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Si una institucin, sea de naturaleza pblica o privada no tiene una herramienta

tcnica en la cual se agrupen todas las acciones y funciones que debe


desarrollar, o la manera en que debe de realizarlas, esta deficiencia hace que
el riesgo de brindar los bienes y/o servicios a los usuarios de forma ineficiente
se incremente exponencialmente. Dentro de los problemas que esta situacin
puede acarrear se pueden mencionar: que la estructura orgnica que funciona
en la prctica difiera de la estructura aprobada por los jerarcas institucionales;
que la forma en la cual se ejecutan las actividades sea producto de la
costumbre, la tradicin o la ocurrencia, existiendo en algunos diversidad de
maneras de brindar un mismo bien y/o servicio; que no exista un mecanismo
para transmitir el conocimiento de un funcionario a otro, teniendo entonces que
dedicar largas horas al entrenamiento de nuevos funcionarios, ya que estos no
cuenta con una herramienta prctica que le muestre los pasos bsicos para
desempear sus labores; que no existan elementos bsicos para medir el
desempeo, ya que al no estar normadas las formas correctas de realizar las
tareas, no es posible sealar objetivamente los defectos en la ejecucin de las
mismas, entre otros.
-Este tipo de problemas que presentan las Instituciones se pueden solucionar
con la realizacin de Manuales Administrativos de Contenido Normas y
Procedimientos que les permitan registrar y transmitir en forma ordenada y
sistemtica la informacin de una organizacin y servir como medio de
comunicacin y coordinacin entre los funcionarios de la misma. El uso de
manuales administrativos en la administracin pblica contribuye a solucionar
problemas tales como la falta de comunicacin adecuada en la cadena de
mando en todos los niveles jerrquicos institucionales, ya que suministrar a
los funcionarios el medio de recibir instrucciones e informaciones, de
estudiarlas metdicamente e instruirse en los detalles de las directivas
generales y administrativas de la institucin.
Manuales de Contenido Normas, Procedimiento y su aplicacin
-Los manuales administrativos: son aquellos instrumentos que apoyan el
funcionamiento de la organizacin a travs de la especificacin de bases
jurdicas, atribuciones, estructuras, objetivos, polticas, determinacin de
campos de competencia, deslindamiento de responsabilidades, funciones,
actividades, operaciones o puestos, y en general toda la informacin amplia y
detallada del quehacer de la organizacin.
-Los manuales, son una forma sencilla, directa, uniforme y autorizada de
presentar la informacin que trata de los deberes y responsabilidades de un
empleado, los reglamentos bajo los cuales tendr que trabajar y las polticas y
prcticas de la empresa.
-La empresa en el momento de implementar el sistema de control interno, debe
elaborar un manual de procedimientos, en el cual debe incluir todas las
actividades y establecer responsabilidades de los funcionarios, para el
cumplimiento de los objetivos organizacionales.

-Tambin llamados manuales de operacin, de prcticas estndar, de


introduccin sobre el trabajo, de rutinas de trabajo, de trmites y mtodos de
trabajo.
-El manual de procedimientos presenta sistemas y tcnicas especficas,
"seala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo del personal de oficina o
de cualquier otro grupo de trabajo".
-Los manuales de procedimientos, son aquellos instrumentos de informacin en
los que se consignan en forma metdica, las operaciones que deben seguir
para la realizacin de las funciones de una entidad o de varias de ellas.
-Los manuales de procedimientos, por sus caractersticas diversas pueden
clasificarse en manuales de procedimientos de oficina y de fbrica.
Tambin pueden referirse:

I. A tareas y trabajos individuales por ejemplo, cmo operar una mquina


de contabilidad.
II. A prcticas departamentales, en el que se indican los procedimientos
de operacin de todo un departamento.
III. A prcticas generales en un rea determinada de actividad como
manuales de procedimientos, comerciales, de produccin, financieros,
(entre otros.)

Definiciones de Manual de procedimientos


-El manual de procedimientos es un componente del sistema de control interno,
el cual se crea para obtener una informacin detallada, ordenada, sistemtica e
integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e informacin
sobre polticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas
operaciones o actividades que se realizan en una organizacin.
Las empresas en todo el proceso de disear e implementar el sistema de
control interno, tiene que preparar los procedimientos integrales de
procedimientos, los cuales son los que forman el pilar para poder desarrollar
adecuadamente sus actividades, estableciendo responsabilidades a los
encargados de las todas las reas, generando informacin til y necesaria,
estableciendo medidas de seguridad, control y autocontrol y objetivos que
participen en el cumplimiento con la funcin empresarial. El sistema de control
interno aparte de ser una poltica de gerencia, se constituye como una
herramienta de apoyo para las directivas de cualquier empresa para
modernizarse, cambiar y producir los mejores resultados, con calidad y
eficiencia.
Manual de Procedimientos

-Es una gua de trabajo para los funcionarios de cmo hacer las tareas y es
muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. Sirve para aumentar la
certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos
establecidos para realizar su trabajo.
-Es un documento que describe en forma lgica, sistemtica y detallada las
actividades de una institucin o unidad organizativa de acuerdo con sus
atribuciones y tomando en cuenta lo necesario para la ejecucin eficiente de
las mismas, generalmente sealan quin, cmo, cundo, dnde y para qu han
de realizarse estas actividades. Este tipo de Manual se orienta a especificar
detalles de la ejecucin de actividades organizacionales, con el fin de unificar
criterios a lo interno de la institucin sobre la manera correcta en que deben ser
realizadas. Al recuperar la informacin de la forma ms adecuada de
desempear las tareas se logra asegurar su calidad, as como agilizar la
circulacin de la informacin para que esta llegue oportunamente a las
unidades organizativas que la requieran.
-Como un instructivo de las operaciones que integran los procedimientos
administrativos en el orden secuencial de su ejecucin y las normas a cumplir
por los miembros de la organizacin compatibles con dichos procedimientos.
Este manual describe las tareas rutinarias de trabajo, por medio de la
descripcin de los procedimientos que se utilizan dentro de la organizacin y la
secuencia lgica de cada una de sus actividades, para unificar y controlar de
las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria.
-El Manual de Normas y Procedimientos es aconsejable elaborarlo para cada
una de las reas que integran la estructura organizacional de la institucin, ya
que elaborar uno solo en forma general representara ser un documento muy
complejo, por pequea que sea la organizacin.
Mejoramiento contino
-La evaluacin del sistema de control interno por medio de los manuales de
procedimientos afianza las fortalezas de la empresa frente a la gestin.
-En razn de esta importancia que adquiere el sistema de control interno para
cualquier entidad, se hace necesario hacer el levantamiento de procedimientos
actuales, los cuales son el punto de partida y el principal soporte para llevar a
cabo los cambios que con tanta urgencia se requieren para alcanzar y ratificar
la eficiencia, efectividad, eficacia y economa en todos los procesos.
Objetivos y polticas

1. -El desarrollo y mantenimiento de una lnea de autoridad para


complementar los controles de organizacin.

2. -Una definicin clara de las funciones y las responsabilidades de cada


departamento, as como la actividad de la organizacin, esclareciendo todas
las posibles lagunas o reas de responsabilidad indefinida.

3. -Un sistema contable que suministre una oportuna, completa y exacta


informacin de los resultados operativos y de organizacin en el conjunto.
4. -Un sistema de informacin para la direccin y para los diversos niveles
ejecutivos basados en datos de registro y documentos contables y diseados
para presentar un cuadro lo suficientemente informativo de las operaciones, as
como para exponer con claridad, cada uno de los procedimientos. -Todos los
procedimientos que se encuentran dentro del manual deben ser objetiva y
tcnicamente identificados, dndole la importancia que cada uno merece
dentro del proceso productivo u operacional.
5. -La existencia de un mecanismo dentro de la estructura de la empresa,
conocido como la evaluacin y autocontrol que asegure un anlisis efectivo y
de mxima proteccin posible contra errores, fraude y corrupcin.
6. -La existencia del sistema presupuestario que establezca un procedimiento
de control de las operaciones futuras, asegurando, de este modo, la gestin
proyectada y los objetivos futuros.
7. -La correcta disposicin de los controles validos, de tal forma que se
estimulen la responsabilidad y desarrollo de las cualidades de los empleados y
el pleno reconocimiento de su ejercicio evitando la necesidad de controles
superfluos as como la extensin de los necesarios.
Contenido del manual de procedimientos
1.- Ttulo y cdigo del procedimiento.
2.- Introduccin: Explicacin corta del procedimiento.
3. -Organizacin: Estructura micro y macro de la entidad.
4.- Descripcin del procedimiento.
4.1.- Objetivos del procedimiento
4.2. -Normas aplicables al procedimiento
4.3. -Requisitos, documentos y archivo
4.4. -Descripcin de la operacin y sus participantes
4.5. -Grfico o diagrama de flujo del procedimiento
5. -Responsabilidad: Autoridad o delegacin de funciones dentro del proceso.
6.- Medidas de seguridad y autocontrol: Aplicables al procedimiento.
7. -Informes: Econmicos, financieros, estadsticos y recomendaciones.

8. -Supervisin, evaluacin y examen: Entidades de control y gestin de


autocontrol.
Justificacin del contenido manual de procedimientos frente al control
interno
-Estos manuales, se desarrollan para cada una de las actividades u
operaciones que tengan que ver con los procesos administrativos y operativos,
de acuerdo con los lineamientos y exigencias establecidas por la ley. -La
generacin y aplicacin de procedimientos son aplicables a cada una de las
empresas, en los diferentes artculos referentes al Control Interno se podr
ahondar sobre los temas especficos de cada departamento o seccin
empresaria.
-Los manuales de procedimientos contienen un conjunto de definiciones
operacionales, sealando la secuencia lgica de las acciones o pasos a seguir
para la consecucin de bienes o servicios determinados. Adems, contienen
ilustraciones a base de formularios, fluxogramas y diagramas, cuyo objetivo es
recurrir a la representacin grfica de la secuencia de actividades para hacerla
ms fcilmente comprensible.
-Dependiendo de estos elementos la aplicacin se dara en el momento de
plantear y justificar:
El establecimiento de objetivos.
*- La definicin de polticas, guas, procedimientos y normas.
*- La evaluacin del sistema de organizacin.
*- Las limitaciones de autoridad y responsabilidad.
*- Las normas de proteccin y utilizacin de recursos.
*- La aplicacin de un sistema de mritos y sanciones para la administracin de
personal.
*- La generacin de recomendaciones.
*- La creacin de sistemas de informacin eficaces.
*- El establecimiento de procedimientos y normas.
*- La institucin de mtodos de control y evaluacin de la gestin.
*- El establecimiento de programas de induccin y capacitacin de personal.
*- La elaboracin de sistemas de normas y trmites de los procedimientos.
En el manual de procedimientos se especfica:

*_ Quin debe hacer una actividad;


*_ Qu debe hacerse en esa actividad;
*_ Cmo debe hacerse la actividad;
*_ Dnde debe hacerse; y
*_ Cundo debe hacerse la actividad.
-En este manual se enfatiza quin debe hacer y cmo debe hacerse alguna
actividad. Los Manuales de Procedimientos por el alcance de su informacin se
clasifican en:
*--Manual General de Procedimientos: contiene la descripcin de los
procedimientos de toda la Institucin.
*--Manual Especfico de Procedimientos: comprende las actividades a
realizarse en una unidad organizacional especfica de la Institucin, por
ejemplo: direccin, departamento, unidad, entre otros.
Objetivos del Manual de Procedimientos
-Los objetivos que persigue este tipo de manual son los siguientes:
*_ Es un medio de induccin para los nuevos funcionarios.
*_ Brinda direccin a los funcionarios.
*_ Comunica los objetivos y metas de la organizacin.
*_ Sirve como un conducto de comunicacin oficial del jerarca institucional.
*_ La uniformidad de polticas y procedimientos aseguran los recursos de la
organizacin que sern utilizados hacia el logro de las metas y objetivos
institucionales.
*_ Sirve como un excelente instrumento interno de fiscalizacin para exigir el
cumplimiento de las polticas o procedimientos y controles de la institucin.
*_ Se puede revisar polticas y procedimientos para determinar si ciertas
personas o unidades administrativas estn necesariamente realizando
operaciones que incumben a otra persona o unidad administrativa (duplicidad
de funciones).
Contenido bsico del Manual de Procedimientos
-La informacin que integrar el Manual de Procedimientos va a depender de lo
que la Institucin pretenda mostrar o dar a conocer con este documento, como

objetivo de esta Gua se mostrar la informacin bsica que debera contener


este tipo de Manual a continuacin:

Portada: en dicha seccin se debe incorporar el logotipo de la institucin,


nombre de la institucin o unidad administrativa, el tipo de manual que
se presenta, la fecha y el lugar de elaboracin del Manual de
Procedimientos, denominacin y extensin. De corresponder a una
unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma, unidad (es)
responsable (s) de su elaboracin, revisin y/o autorizacin.
Introduccin: se indica una breve exposicin sobre el documento, su
contenido, objeto, reas de aplicacin o alcances e importancia de su
revisin y actualizacin.

Objetivo de los procedimientos: es una explicacin del propsito que se


pretende cumplir con los procedimientos.

Alcance de los procedimientos: representa la esfera de accin que


cubren los procedimientos.

Responsable (s): en este apartado se indican las unidades


administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en
cualquiera de sus fases.

-Polticas o Normas de Operacin: se incluyen, en esta seccin, los


criterios o lineamientos generales de accin que se determinan en forma
explcita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas
instancias que participaban en los procedimientos.

-Conceptos: se indican las palabras o trminos de carcter tcnico que


se emplean en el procedimiento, las cuales, por su significado o grado
de especializacin requieren de mayor informacin o ampliacin de su
significado, para hacer ms accesible al usuario la consulta del manual.

-Procedimientos: se realiza la presentacin por escrito, en forma


narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan
en un procedimiento, explicando en qu consisten, cundo, cmo,
dnde, con qu, y cunto tiempo se hacen, sealando los responsables
de llevarlas a cabo. Cuando la descripcin del procedimiento es general,
y por lo mismo comprende varias reas, debe anotarse la unidad
administrativa que tiene a su cargo cada operacin. Si se trata de una
descripcin detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que
indicarse el puesto responsable de cada operacin. Se debe indicar el
objetivo del procedimiento, la base jurdica, los rganos que intervienen,
las polticas y normas de operacin.

-Diagramas de flujo: se incluye la representacin grfica de la sucesin


en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido
de formas o materiales, en donde se muestran las unidades
administrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen
(procedimiento detallado), en cada operacin descrita. Los diagramas

representados en forma sencilla y accesible en el manual, brinda una


descripcin clara de las operaciones, lo que facilita su comprensin.

-Formularios: se adjunta todos los formularios e instructivos empleados


para el desarrollo de los procedimientos. Se incluye una muestra de los
formularios que se utilizan en el procedimiento y sus respectivas
instrucciones de llenado.

-Glosario de trminos: es la lista de conceptos de carcter tcnico


relacionados con el contenido y tcnicas de elaboracin de los manuales
de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta.

-Firmas de autorizacin: en este apartado se Indica el nombre, cargo y


firma de los titulares de la Institucin que autorizan el manual, as como
de las unidades administrativas que los elaboran y revisan.

-Una de las actividades de mayor trascendencia de organizacin y


mtodos, consiste en el anlisis de los procedimientos administrativos
vigentes o en la definicin de los circuitos para nuevas empresas y/o
nuevas actividades que encare una empresa constituida.

-Un procedimiento administrativo implica la definicin de:


1.- Funciones y tareas para cada rea en que se halle estructurada una
organizacin, con especificaciones claras y precisas del tratamiento o curso de
accin a seguir ante cada alternativa factible de ocurrencia de cada variable
constituida de un circuito administrativo.
2.- Formularios a utilizar, especificando. Emisor, oportunidad de emisin,
cantidad de copias, instrucciones para el llenado de cada uno de los datos que
lo integran, distribucin de las copias, etc.
3.- Archivos a utilizar, en cuanto a: contenido, perodo de resguardo legal y
operativo, clasificacin de la informacin contenida, entre otros.
4.- Un esquema de control operativo y patrimonial.
Estructura de un manual de procedimientos

Contenido
Objetivos

Responsabilidad

Alcance de los procedimientos

Instrucciones

Normas de procedimientos

ndice Temtico

ndice de referencias cruzadas

Verificacin y asesoramiento

Indicacin de fechas

Numeracin de pginas

Formato

Armado.

La seccin "contenido" del manual incluir:


a) -Enunciacin de la codificacin
b) -Enunciacin de la nominacin de cada norma
c) -Cantidad de pginas de cada norma de procedimiento o parte del manual.
En "objetivos" contendr la explicacin de los propsitos de la aplicacin del
manual y, cuando fuese necesario, los motivos que le dieron origen.
En "responsabilidad" se indicar la unidad orgnica responsable del
cumplimiento de los procedimientos en cuestin.
En "alcance de los procedimientos" contendr la explicacin de los entes sobre
los cuales se aplican los procedimientos y las circunstancias en que deben ser
empleados o por la va de excepcin, cuales son los lmites en que cesa la
aplicabilidad de los procedimientos.
La seccin "instrucciones" contendr las concernientes a:
a) -Estructura
b) -Codificacin
c) -Actualizacin
d) -Criterios de cumplimiento
En "estructura" se indicar cual es la disposicin y los fundamentos de las
partes en que est ordenado el manual en "codificacin" se indicar el sistema
y criterios de codificacin utilizados.
Por ejemplo: X X XX XX
*-El primer digito: representa el sistema

*-El segundo digito: representa el subsistema componente del sistema


codificado con el primero.
*-El tercer digito: representa el nmero de procesos correspondiente.
*-El cuarto digito: identifica cada uno de los formularios que intervienen en el
sistema Los aspectos que imprescindiblemente deben ser sometidos a normas
son:
a)- Tareas y decisiones
b)- Archivos
c)- Circuito o flujo de la informacin y la va de su materializacin en
formularios.
En materia de Tareas y Decisiones, el manual debe incluir:

-Una descripcin clara y completa de cada paso a seguir ante cualquier


evento.
-Momento y oportunidad en que debe ser ejecutado cada paso.

-Responsable de la ejecucin de cada paso

-Informacin requerida para la ejecucin de cada paso.

-Informacin que se debe generar como consecuencia del resultado de


la ejecucin de cada uno de los pasos.

-Medios a utilizar: archivos, formularios, equipos de comunicaciones y/o


procesamiento.

-Decisiones a tomar previendo todos los eventuales cursos de accin de


posibles aplicacin

-Controles a efectuar y cursos de accin a tomar segn el resultado del


control.

Respecto a los Archivos, los manuales deben incluir una explicacin que
permita:

-Informacin a contener.
-Mtodo de clasificacin de la informacin contenida.

-Mtodo de bsqueda de la informacin y tratamiento posterior al mismo.

-Responsable de su custodia y mantenimiento actualizado.

-Detalle taxativo de quienes tiene acceso ha dicho archivo para consulta


y para extraccin de su contenido.

En lo concerniente al flujo de informacin, el manual de procedimientos


contiene:

Ejemplares de los formularios, listados, planilla y todo tipo de impresos a


utilizar.
Responsables de la emisin de cada uno de ellos.

Momento en que deben ser emitidos.- Cantidad de copias y tratamiento


y distribucin a darle a cada una de ellas.

Instrucciones para el llenado de cada uno de los datos que integran el


formulario.

Conclusiones
-Los manuales constituyen una de las herramientas con que cuentan las
organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y
operativas. Son fundamentalmente, un instrumento de comunicacin y existen
diferentes tipos de manuales, que satisfacen distintos tipos de necesidades,
pueden clasificarse como un cuerpo sistemtico que contiene la descripcin de
las actividades que deben ser desarrolladas por los miembros de una
organizacin y los procedimientos de los mismos se diferencian por su
especificacin para los cuales son implementados, entre ellos tenemos: El
manual de organizacin el cual describe la organizacin formal, mencionado,
para cada puesto de trabajo, los objetivos del mismo, funciones, autoridad y
responsabilidad.
-El manual de polticas contiene los principios bsicos que regirn el accionar
de los ejecutivos en la toma de decisiones y El manual de procedimientos y
normas que describe en detalle las operaciones que integran los
procedimientos administrativos en el orden secuencial de su ejecucin y las
normas a cumplir por los miembros de la organizacin compatibles con dichos
procedimientos. Una de las actividades de mayor trascendencia dentro de la
organizacin y sus mtodos, consiste en el anlisis de los procedimientos
administrativos vigentes o en la definicin de los circuitos para nuevas
empresas y/o nuevas actividades que encare una empresa constituida.
-Cuando determinamos un procedimiento dentro del entorno administrativo lo
especificamos, como aquellos que se realizan en una presentacin por escrito,
en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones, explicando en
qu consisten, cundo, cmo, dnde, con qu, y cunto tiempo se hacen,
sealando los responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripcin del
procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias reas, debe
anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada operacin. En
definicin "El manual de Normas y Procedimientos" presenta sistemas y
tcnicas especficas, "seala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo del
personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo".
Leer ms: http://www.monografias.com/trabajos82/manual-contenido-normas-

procedimientos/manual-contenido-normasprocedimientos2.shtml#ixzz3UxLblWAV
Autor: Chiavenato, Idalberto. Introduccin a la Administracin General.
Editorial /Mc Graw Hill, /Mxico, 1993.
Autor:
Paul Latouche
San Carlos, Mayo del 2010.
Admn. en R.R.H.H
Curso: Anlisis y Evaluacin de Cargos...
Leer ms: http://www.monografias.com/trabajos82/manual-contenido-normasprocedimientos/manual-contenido-normasprocedimientos2.shtml#ixzz3UxLk4KNl