DISEO Y CONTROL DE FORMULARIOS

INTRODUCCION
Los formularios son documentos que permiten a los usuarios
registrar, transportar y comunicar datos e informaciones a
travs de papel o electrnicamente.
DEFINICION
Los formularios, electrnicos o en papeles, pueden ser
definidos como instrumentos destinados a codificar, transmitir,
comunicar, recibir y conservar cualquier tipo de datos,
informes e informaciones seleccionadas y tiles en una
organizacin.
DISEO DE FORMULARIOS
El analista de organizacin y procesos debe considerar una
gran variedad de aspectos para la creacin y el diseo de
formularios. Entre los ms importantes se pueden citar:
La determinacin de los objetivos del formulario
La especificacin de las funciones a ser cumplidas por el
formulario.
La determinacin de su contenido.
La redaccin del texto.
El diseo del formulario.
La adecuacin al proceso o procedimiento.
El formato.
Las condiciones de orden fsico del papel a utilizar para
la impresin, como:
Las medidas
El tipo y calidad del papel.

Los colores a ser utilizados.

El tipo de letra
La impresin del formulario
La forma de presentacin
Archivo de las copias originales de cada formulario
impreso.

Objetivos de los formularios

Los formularios pueden tener diversos objetivos para los
cuales son diseados.
Algunos de los varios usos que pueden tener los formularios:
Comunicar: cuando el objeto del formulario es transmitir
una informacin o mensaje respecto a algo.
Tomar nota: cuando el objeto del formulario es facilitar el
registro de datos o hechos.
Autorizar: cuando el objeto del formulario es facultar o
dar consentimiento para realizar algo.
Certificar: cuando el objeto del formulario consiste en
asegurar o afirmar la certeza de algo.
Remitir: cuando el objeto del formulario facilita el envio o
de algo a alguna parte.
Formularios especiales
Son aquellos que son preparados para cierto tipo de trabajo
Y presentan caractersticas fsicas fuera de lo tradicional.
Estos formularios presentan diferencias fundamentales con
relacin a los comunes. Por ejemplo: los requisitos y la forma
de un diseo de un formulario especial son mas especficos y
preciso y su costo de impresin es mucho mas elevado que el
formulario comn.

Se justifica la preparacin de formularios especiales para

casos concretos. Por ejemplo:
Cuando se utilizan equipos electrnicos.
Cuando el formulario se emite en varias copias y su
contenido un registro perfecto de todas las copias.
Cuando existe la necesidad de llenar gran cantidad de
un mismo formulario en un solo lugar y momento.
Uno de los tipos principales de formularios especial es el
continuo.
Los formulario continuos son los confeccionados en banda o
tira, mas utilizado actualmente debido al uso de la tecnologa
de la informtica.
Control de formularios

Suprimir los formularios que sean innecesarios.

Estandarizar las mediad y lograr la multiplicidad de uso.
Elaborar los formularios mediante tcnicas cientficas.
Elaborar los formularios mediante tcnicas cientficas.
Registro sobre el tiempo de validez de cada formulario.