I.

INTRODUCCIN

El sistema vtiger CRM es un software que se encuentra implantado como apoyo al

desarrollo de actividades comerciales y de mercadotecnia de la Empresa New Active
Management.
Vtiger CRM contiene mdulos como el de ventas que funciona automatizando
eficientemente su proceso al permitir que los gerentes de operacin y asesores
comerciales organicen contactos, cuentas y clientes potenciales, para evaluar las
oportunidades as como supervisar el flujo de ventas y anlisis relacionados con la
previsin, tambin contiene herramientas de mercadotecnia que con ellas se pueden
planear las campaas publicitarias con una mejor integracin y supervisin. Vtiger cuenta
con la gestin de campaas, el envo masivo de correos electrnicos y la generacin
de prospectos que ayudar a la creacin de productos especializados o para toda la
organizacin que cubra las necesidades de mercadotecnia.
El servicio al cliente es muy importante pues refleja la calidad de la empresa en cuanto la
asistencia y atencin con los clientes, es por eso que vtiger proporciona sistemas de
gestin del conocimiento, portales de autoservicio de clientes, informes, estadsticas
como apoyo para que el equipo de la organizacin de soporte para satisfacer las
necesidades de los clientes exigentes.
El CRM ofrece una gestin del ciclo o proceso de venta, consiste en integrar la pre-venta
y actividades de post-venta mediante la vinculacin de las funciones de inventario (de
productos y listas de precios a los vendedores, los presupuestos de venta, rdenes de
compra, rdenes de venta y facturas) con los mdulos de CRM (clientes potenciales,
cuentas, contactos y oportunidades).
Para la utilizacin de este sistema se busca tener como resultado la comprensin de las
caractersticas de los clientes consumidores y de esta manera adaptar y enfocar la
comercializacin y mercadotecnia a sus necesidades.
Este sistema es un aplicativo de Gestin de las Relaciones con los Clientes (Customer
Relationship Management) de Cdigo Abierto. El CRM vtiger es uno de los productos de
Cdigo Abierto de mayor calidad profesional para ayudar a las empresas a gestionar su
ciclo de ventas. Vtiger proporciona a las empresas una solucin poderosa, completa e
integrada para gestionar las relaciones con los clientes. Debido a ser de Cdigo Abierto
y a que proporciona caractersticas profesionales, el CRM vtiger ha sido adoptado por
una extensa y creciente comunidad de usuarios. Vtiger CRM es fcil de entender y
ampliamente usado.

II.

LA EMPRESA

2.1 Antecedentes de New Active Management

Desde hace dos dcadas se comenz la orientacin de las soluciones hacia el rea
comercial, con la finalidad de cubrir la necesidad de ofrecer soluciones en las reas de
Comercializacin y Mercadotecnia a travs de la Consultora, Asesora, Capacitacin,
Estudios de Mercados, Call center, Posicionamiento digital, MisteryShopper, entre otros.
Esta herramienta apoya en el desarrollo integral de las empresas ofreciendo las
herramientas necesarias que les permitan superarse a travs de modelos de negocios
actualizados y a la medida de cada una de las necesidades de estas empresas.
En el periodo de prueba se realizaron operaciones de Comercializacin promocionando y
vendiendo los productos va telefnica, durante esta operacin se llevaban a cabo
anotaciones en un cuaderno como el nmero de las llamadas, la evolucin de los
prospectos y calificacin de un posible cliente, as como el llenado de reportes diarios en
un formato predeterminado en una hoja de Excel, estos procedimientos tomaban mucho
tiempo de la operacin de Comercializacin por lo que los resultados no fueron los
esperados.
De esta manera se busca automatizar la elaboracin de reportes y anotaciones que
permitan tener un control en el registro de las llamadas; el uso del sistema vtiger
tiene como propsito reducir los tiempos y esfuerzos administrativos en las operaciones
Comerciales, pues este programa gestiona reportes, envos masivos de correos,
grficos y la identificacin del proceso de venta.

2.2 Misin
Integrar modelos de negocios vanguardistas para empresas en las reas de:

Capacitacin
Consultora
Logstica Inversa
Ventas
Desarrollo de mercados
Aplicacin de Tecnologas de vanguardia

Los cuales se caractericen por generar valor a travs de un equipo de trabajo We are
the champions que respeta el modelo de negocios y se establece retos personales para
escribir historias de xito todos los das.

2.3 Visin
Reconocidos por nuestros modelos de negocio, retos cumplidos, historias de xito y ser
los mejores.

2.4 Valores

Reto
Constancia
Capacidad
Auto desarrollo
Crecimiento
Esfuerzo

2.4 Organigrama

III.

OBJETIVOS

Que se comprenda y lleve a cabo al 100% la utilizacin del sistema Vtiger

como apoyo a las operaciones comerciales de la empresa.
Automatizar la fuerza de ventas introduciendo datos en el sistema CRM que
permita reducir a un 50% el tiempo y esfuerzo de los registros diarios.
Identificar a los clientes potenciales en base a informacin generada a travs del
CRM para aprovechar todas las oportunidades de negocios.
Medir los logros obtenidos en periodos determinados por medio de grficos que
demuestren los resultados del equipo de ventas.
Entender las caractersticas del mercado y de los clientes para dirigir los productos
y servicios de la empresa a cubrir las necesidades demandadas.

IV.

ALCANCES

El vtiger ser utilizado por los Asesores Comerciales, Gerentes de operaciones

Digitales y de Contacto Directo y Directores, como apoyo para sus gestiones, es
necesaria para q ue las actividades del rea Comercial y de Mercadotecnia sean ms
automatizadas para lograr una mejor atencin al Cliente y generen un incremento en las
Ventas.

V.

SISTEMA VTIGER CRM

V.1 PGINA DE INICIO DEL CRM)

Tras registrarse al programa, se mostrar la pgina de inicio. Tener en cuenta que cada
usuario ver una pgina inicial adaptada a sus preferencias e informacin.

Dependiendo del Tema seleccionado, los ajustes del sistema y los datos alojados en el
sistema CRM, la pantalla puede diferir de la mostrada. Los siguientes Captulos explicarn
como personalizar la pgina de inicio, y como usar las funciones del CRM.

Contenido de la Pgina de Inicio

El rea principal de la Pgina de Inicio, tal como muestra la ilustracin, muestra una serie
de bloques resumiendo la informacin ms relevante del CRM. Puedes cambiar el
orden de estos bloques arrastrando y soltando. Tambin se puede cambiar el
contenido de tu pgina de inicio utilizando la funcin de edicin de la pgina de inicio o
seleccionando los componentes visibles.

5.2 PROSPECTOS
Un prospecto es un cliente que podra o no estar interesado en su producto / servicio.
Usted puede recoger los contactos de los eventos de marketing, tales como conferencias,
feria de publicidad, etc.
El objetivo de un vendedor es convertir un cliente potencial en un cliente.

5.2.1 Importar Prospectos

Puede importar prospectos a partir de fuentes externas, tales como ferias comerciales,
seminarios, publicidad, clientes potenciales de compra, y otras campaas de marketing.
Hacer clic en Finalizar para poner fin a la importacin, importar ms Deshacer ltima
importacin para cancelar
la
importacin, y revisarlos registros importados para
ver los registros que se han importado correctamente.
5.2.2 Exportacin de Prospectos
Vtiger CRM le permite las exportaciones generadas de archivos de hoja de clculo como
Microsoft Excel, Open Office, y otros para anlisis de datos.
5.2.3 Creacin de Duplicados
Si bien la creacin de duplicados es una ventaja, si la mayora de los detalles de los
partidos de un nuevo registro con un registro existente, puede duplicar el registro actual
con ediciones menores.
5.2.4 Edicin de Prospectos
Funcin de edicin le permite actualizar todos los valores de los campos de un registro.
La funcin de edicin tambin est disponible para actualizar al mismo tiempo los
mismos campos de varios registros.
5.2.5 Eliminacin de Prospectos
Puede eliminar prospectos no deseados ya sea de Vista de Lista o Vista a Detalle.
5.2.6 Seguimiento de Clientes potenciales
Puede seguir el liderazgo mediante el envo de mensajes de correo electrnico, SMS, la
creacin de una reunin o llamada o crear tareas pendientes para seguir y completar
los pendientes con los prospectos.
Todas las interacciones y las comunicaciones realizadas hacia el prospecto se registraran
en la seccin de Actividades de la iniciativa respectiva. Considerando que las actividades
privadas se archivan en la seccin Actividad de la Historia.
5.2.7 Conversin de un Prospecto
Una vez que el prospecto est calificado y se determin que puede haber una posible
venta, el prospecto se convierte en una organizacin que se convertir en cliente
despus en contacto y al final en una oportunidad.
Al convertir un cliente potencial, Vtiger CRM crea una nueva organizacin, contacto y
opcionalmente, una oportunidad de utilizar la informacin de la iniciativa. Todas las
comunicaciones de correo electrnico, archivos adjuntos, abiertos y cerrados, las
actividades de la iniciativa se unen a la Organizacin, contactos y oportunidades.
7

5.2.8 Gestin de Duplicados de Registro

La deteccin de registros duplicados le da la capacidad para detectar y manejar los
registros
duplicados. La funcin
de
combinacin le
ayuda a administrar el
consumo de sistema de almacenamiento y mantener la calidad de los datos al liberar el
sistema de datos antiguos, obsoletos o no vlidos. Reglas de deteccin pueden ser
definidas para diferentes tipos de registros, incluidas las entidades personalizadas, etc.