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El presente Manual tiene por objeto orientar a los Profesionales de los Diferentes Proyectos de A&Q para que realicen correctamente sus funciones. Y asimismo dar las pautas de los
reportes y controles minimos que deben realizar. Tambin servir Para cuantificar / valorar su trabajo realizado.
VISION:
MISION
Nuestra empresa esta basada en personas con valores y conocimientos que tiene la misin de: Contribuir al xito de nuestros clientes, desarrollando
sus proyectos con calidad, seguridad, y dentro del plazo y presupuesto previstos. Logrando un lugar de trabajo seguro y saludable, respetuoso del
ambiente natural. Fomentando el desarrollo personal y profesional de cada uno de nuestros trabajadores. A la par de generar utilidades para nuestra
empresa con el fin de impulsar el crecimiento de la misma.
(Los mas confiables significa no los mas baratos, ni los mas rpidos, ni lo mas grandes. Confiables significa que cumplimos Nuestros ofrecimientos (plazos, con la calidad
debida y estndares ofrecidos, todo ello dentro del Presupuesto Pactado.))
1.0.0
GENERALIDADES
a.- Dependiendo de la magnitud y complejidad de la Obra, Un Profesional puede cumplir las funciones de varios Puestos.
b.- Los Bonos por buen desempeo y/o trabajos extras (amanecida - nocturnos, etc. ) se darn en funcin del Cumplimiento del Presente Manual de Funciones y sus Anexos.
c.- Se deber asistir a las reuniones de coordinacin tcnica y/o administrativas que sean coordinadas por la Oficina Principal de A&Q, para lo cual se enviara va email el
cronograma de reuniones respectivo.
d.- Cada Profesional deber ser consciente del valor para la empresa de su tiempo, as las tareas de menor valor que las pueda delegar lo deber hacer con tal de no descuidar las
tareas importantes que dan valor directo y su descuido perjudique a la empresa. El delegar implica supervisar cumplimiento de tareas delegadas.
e.- El no cumplimiento del presente Manual , implica descuentos en los Sueldos y/o paralizar sueldos hasta que cumplan con lo estipulado en este Manual.
f.- Deberan respetar los horarios de trabajo
2.0.0
3.0.0
4.0.0
4.1.0 Funciones
Realizaran las Funciones de Residencia de Obra, siendo los responsables del desarrollo satisfactorio del Mismo, reportaran directamente al Gerente de Operaciones.
- Gestin Integral de la obra
- Planificacin de obra -Control del cronograma y Plazos , Anlisis de reportes de Control de rendimientos / costos
- Control y seguimiento del Presupuesto de Obra ( Margen - costos )
- Manejo contractual, Relacin con el cliente y entendimiento de sus necesidades
- Reportes a Oficina Principal , - Informes Valorizaciones solicitados por Cliente.
- Prevencin de riesgos y gestin ambiental, - Aseguramiento y control de la calidad
- Levantar observaciones Internas (oficina Tcnica ) de Calidad / Seguridad / Administrativas/ Produccin /Etc.
- Responsable de la produccin en el campo, controlando la planificacin, costos y avance de la misma
- Negociacin Preliminar de subcontratos y equipos (Solamente como avance, cierre de condiciones finales las har el Gerente de Operaciones y Gerente
General)
.- Es responsable del cumplimiento de las funciones y reportes del Ing. De Campo en caso exista, caso contrario el ser el encargado de ejecutar
directamente dichas funciones y reportes.
- Preparar requerimiento de recursos
- Control de equipos, propios y alquilados
- Compatibilizacin de planos , planos as built
- Control de compras tcnicas
- Programacin detallada de actividades y recursos en la obra as como de su control.
- Implementar lo solicitado por Ministerio de trabajo: Planillas abiertas, Plan de Seguridad, Bao, Comedor, Vestuario, Sealizacin, implementos de
seguridad, etc. Pedir listado completo a rea administrativa.
4.2.0 Reportes Mnimos
Sera responsable de hacer cumplir a los Ingenieros de Campo y Asistentes los informes que ellos deben realizar, Asimismo realizara los necesarios para el correcto
a.- funcionamiento de la Obra. Cada reporte debera ser revisado y visado por el Ing. Residente
El Estilo AyQ
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Al comenzar la obra deber realizar Planificacin General de Obra (Cronograma General ) y dar listado general de recursos a utilizarse en el Proyecto., para lo cual deber
b.- revisar planos , presupuestos y dems documentos contractuales. Asimismo indicara marguen previsto del proyecto.
Cuando el cliente pida trabajos adicionales hacerlo firmar en cuaderno de obra - Antes de ejecutar trabajos- que sea firmado por personal autorizado del cliente. No
c.- ejecutar ningn trabajo adicional sin que antes este aprobado por el Cliente, por escrito tanto el concepto como el monto aceptado y de la ampliacin de plazo
que implique ejecutar los trabajos adicionales.
d.- Todos los reportes e informaciones adicionales -que solicite el Cliente y Oficina Administrativa de AyQ .
e.-
Cuaderno de Obra , llenarlo permanentemente, asentando todas las anotaciones necesarias en cuanto a ampliaciones de plazo, falta de detalles de ingeniera, aprobacin
de adicionales, interferencias que impidan normal desarrollo de obras, eventos de fuerza mayor, etc.
f.-
Toda consulta cambios de la Ingeniera y/o alcances que el Cliente indique deben quedar por escrito en el cuaderno de Obra, No aceptar cambios sin sustento
documentado.
g.-
Asimismo, elaborar y presentar las Valorizaciones de Obra, de acuerdo a formatos y plazos estipulados con cada cliente. Presentar con cargo con anticipacin las
valorizaciones y seguimiento al cobro de las mismas
Antes de finalizar la Obra (15 das antes del fin del plazo contractual como minimo, plazo dependera de tipo de obra ), elaborara el Plan de cierre de Obra, formato 11,
que tiene como fin Ordenar y Planificar adecuadamente el cierre de los trabajos entre todos los involucrados y que no queden puntos pendientes al cierre de la Obra y as el
cierre de la obra sea lo mas rpido posible. Deber indicar al detalle los recursos que necesita para poder cerrar la obra en el tiempo ofrecido. Asimismo coordinara con el
h.Gerente General y Oficina Tecnica para realiza el punch list (listado de observaciones interna ) , tomando como base el Formato 15 (Listados de No conformidades de
proyectos pasados ) , una vez culminado el proyecto el Ing. Residente presentara sus observaciones-aportes al Formato 15, con el animo de recojer nuevos items observaciones .aprendidas en el proyecto culminado
i.-
Elaborar pedidos de materiales y tramitarlos con anticipacin (Llevando control de pedidos acumulados vs listado total de materiales del presupuesto base + materiales
de presupuestos adicionales).
j.-
Los das sbados preparar el plan semanal de Obra.- segn formato 2. EL cual se realiza en funcin al cronograma general de obra (Macro, de la buena Pro). Dar seal
de alerta en caso no se vaya a cumplir con cronograma general.
k.-
Es importante tratar de conseguir trabajos adicionales con el cliente y asimismo trabajos en el entorno de la obra, para ello si necesita apoyo de proyectistas, cadistas,
metradores, decoradores, etc, ..solicitar apoyo para armar propuestas que le pueda interesar al cliente y otros de trabajos anexos al que se viene ejecutando
Es muy importante que el Ing. Residente, cada partida a ejecutar previamente analisis sus costos y compare con los precios unitarios y metrados del presupuesto, dando
l.- seales de alerta a la oficina principal, en cuanto desviaciones significativas asimismo planteara alternativas , los metrados y precios deberan ser revisados lo antes posible,
si es necesario contratar un metrados / asistente hacerlo.
m.-
Se lo mantendr al Cliente permanentemente informado, mediante Informes de Avance de Obra, formato 13, su frecuencia depender del plazo de ejecucin de obra.
MARTES
MIERCOLES
JUEVES
VIERNES
Charla 5'
Charla 5'
Charla 5'
Charla 5'
Charla 5'
Charla 5'
Valorizaciones
Subcontratistas F6
Programacin Semanal
F2
SABADO
Tramitar Pedido
Recursos / Materiales
Fines de Mes
Permanentes
Puntuales
5.0.0
En funcin de la complejidad de cada proyecto y la disponibilidad de tiempo que tengan los Ingenieros Residentes ser necesario la incorporacin de Ingenieros de Campo.
La capacidad y experiencia de los mismos debe ir acorde con el Proyecto a ejecutar (Pudiendo ser: practicantes, egresados, Ingenieros, Arquitectos, en funcion de la
magnitud y complejidad del proyecto)
Funciones
5.1.0
Reportes Mnimos
5.2.0
a.-
Presentar todos los das viernes las valorizaciones acumuladas formato 6- de cada subcontratista (mano de obra, proveedores de agregados- ladrillos, etc.). Asimismo,
deber tener actualizado los metrados (con las modificaciones que se den en el transcurso de la obra) ordenados por partidas contractuales y adicionales.
los 25 de cada mes presentar listado de trabajadores con copias de DNI (nombres completos DNI fecha de nacimiento telf.- Celular- direccin- puesto- calificacin)
b.- que trabajarn el siguiente mes para tramitar seguro. Lo mismo al inicio de obra y al momento de ingreso de nuevos trabajadores durante el mes. No permitir que ningn
trabajador labore sino cuenta con seguro actualizado.
c.-
Cada fin de mes presentar los krdex de materiales llenados por almacenero- actualizados revisados vs avances reales de campo. Asimismo revisar stocks tericos con
reales. Verificar constantemente. que Almacenero tenga al da los krdex segn formato 5.
El Estilo AyQ
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f.-
Formato de entrega al personal de equipo de proteccin personal, donde firmen aceptando lo que han recibido. Todos los obreros deben firmar formato por los implementos
de seguridad que han recibido.
g.- Dar charlas de 5 minutos , antes de empezar cada jornada laboral. Formato de charlas de seguridad - firmadas por personal aceptando que ha recibido las charlas
6.0.0
6.1.0
Funciones
Administracin de activos de obra (inventario actualizado y sgmto - mantenimiento preventivo- predictivo, reparacion de equipos, herramientas,
vehiculos)
-
Reportes Mnimos
6.2.0
Tener en archivador ordenado todos los pedidos tramitados por las diferentes obras sealado claramente que pedidos han sido ya atendidos y cuales no, dicha
informacin debe estar al alcance de todos.
Listado de activos de la empresa (equipos, herramientas, bales, casetas, etc. ) actualizados, indicando ubicacin, estado, etc.
Mantener actualizado formato F22, con datos de proveedores, personal, trabajadores. Indicando calificacion de cada uno asi como datos de contacto - marca los
que esten en la Lista Negra
Comunicacin constante con los Residentes en cuanto el estado de las compras y fechas de llegadas de recursos a Obra. Decir siempre la Verdad y pedir apoyo
cuando no pueda hacer determinada gestin, as deber indicar al residente que lo apoye en alguna coordinacin- cotizacin- transporte- etc....y se vera la forma
de si se apoya con personal de obra , Residente, practicantes, etc.
7.0.0
7.1.0
Funciones Principales
-
Cobranzas - facturacion
- Apoyo al area de presupuestos en cuanto a documentacion que sea necesario para las propuestas
- Inscripcion y renovacion de acreditaciones, homologaciones, etc ( Cosucode, Grupo Romero, etc, etc)
-
Contabilidad
Reportes Mnimos
7.2.0
8.0.0
8.0.1
Funciones Principales
a.- Responsable de los Presupuestos de Obra
b.- Apoyo tecnico en el rea comercial (para visitas de cotizacion)
Sus funciones de coordinacion con los clientes, en las propuestas, culminaran una vez que entregue la informacion al Ing. Residente que se designe para el proyecto,
c.- pudiendo realizar las corodinaciones iniciales para iniciar los proyectos hasta que se designe al Ing. Residente
En funcion de la carga laboral (propuestas a elaborar ) y complejidad de las mismas, podra coordinar con el Gerente General, contratar de apoyo para trabajos puntuales
d.- (metradores, proyectistas, topografos, asesores externos, etc).
e.- Apoyo tecnico a los Proyectos en ejecucion, asi como visar pedidos de obras, otros
f.-
Seguimiento al desarrollo de los Proyectos en ejecucion , velando para que se ejecuten siguiendo el presente Manual de Funciones, asi como que esten dentro del
presupuesto y plazo contratado y con los estandares de calidad- seguridad debidos
g.- Seguimiento al cumplimiento del presente manual por todos los integrantes de la empresa
8.0.2
Reportes Mnimos
Los Presupuestos en General se harn siguiendo las pautas del formato 16. (para visitas de obra p/ concursar/ usar Formato 18 y para la entrega de la Propuesta se
harn con los documentos modelos del Formato 19).
Tener actualizado en forma permanente el cuadro de control de propuestas (en la Pizarra de la Oficina Tecnica )
Se elaborara el Plan de inicio de Obra, formato 9, que tiene como fin Ordenar y Planificar adecuadamente el inicio de los trabajos entre todos los involucrados y asimismo
entregarles toda la informacin del proyecto y del presupuesto, para as todo el equipo tenga los conocimientos completos de cmo se cotizo y que consideraciones se
tomaron. Anexar toda la informacion -cotizaciones- consultas- etc de la etapa de cotizacion, el fin es que el Ing. Residente este al tanto de todo lo contemplado en la etapa
de cotizacion
9.0.0
El Estilo AyQ
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Tener actualizado y proporcionar a todos los involucrados las Normas de Inspeccin de Campo de A&Q formato 15
Durante el desarrollo de la Obra se elaborara un informe de seguimiento de Obra , formato 10, que tiene como fin llevar control de verificaciones del manejo de la obra
as como de los costos de la misma, su frecuencia depender del plazo de la obra.
Tener actualizado la Base de datos de formatos de modelos de documentos Varios para usar en Obra e informacin de capacitacin en general, formato 17.
Apoyar al area Logistica en actualizar Formato 22, con datos de contacto de Proveedores - Subcontratistas . Los cuales debern ser aprobados y acreditados por el Gerente
General para poder cotizar y/o trabajar con ellos.
9.0.0
10.0.0
GESTOR COMERCIAL
Seguimiento comercial a clientes Presentes, Pasados y Potenciales.
Trabajara en coordinacion estrecha con el Area de Presupuesto, teniendo como prioridades: Seguimientos a Propuestas presentandas, apoyo en cotizaciones en curso,
seguimiento - visitas permanentes a clientes actuales y visitas nuevos clientes
Tener actualizado cuadro de control de seguimiento comercial y distribuirlo a los involucrados , as como solicitar las reuniones de coordinacin que sean necesarias.
FORMATO 24, en dicho formato debe incluir todos los datos de los clientes (nombres, direccion, telef, celulares, fecha cumpleaos, etc)
Solicitar con anticipacin recursos que necesiten para el correcto funcionamiento de su trabajo: viticos, tarjetas de presentacin, cartas de presentacin, apoyo - respaldo
tecnico, etc.
Responsable del seguimiento y ejecucion de items sealado en 23.0.0- Labor Comercial. Debiendo fijar metas para cada punto. Debiendo tener actualizado
permanentemente cuadro de control de proyectos
11.0.0
BIBLIOGRAFIA RECOMENDADA.
Los Profesionales que trabajan en A&Q deben conocer los Estndares de Gerencia de Proyectos (PMBOK Guide- versin actual; 3era 2,004, en elaboracin la 4ta
2,008) y aplicarlos en los Proyectos que Participan. Solicitar CD (formato 14) en Oficina de A&Q Con informacin y textos completos del libro PMBOK
Asimismo, solicitar en Oficina de A&Q:
Normas de Inspeccin de Campo de A&Q formato 15. que ser actualizada permanentemente.
Esta por descontado, que deber conocer la totalidad del expediente tcnico del proyecto (memoria descriptiva, contrato, planos, especificaciones tcnicas, bases
del concurso, consultas y respuestas, etc.).
12.0.0
Base de datos de formatos de modelos de documentos Varios para usar en Obra e informacin de capacitacin en general, solicitar CD formato 17.
Para Obras con el Estado, se deber revisar al detalle el Reglamento de Contrataciones COSUCODE y aplicar los procedimientos que all se indica en el desarrollo
de la obra, solicitar a la oficina central de A&Q, Archivos de reglamentacin, manuales, leyes aplicables, etc. Formato 21.
Pedir las facturas con los siguientes datos ( en el caso que la obra sea por direccin tcnica y/o administracin preguntar a nombre de quien debe salir las facturas), la
Verificar que cada factura tenga los datos completos y exactos de A&Q (Razn comercial, RUC y Direccin), asimismo revisar que este bien calculado el IGV (18% ) y no
olvidar que todo pago mayor o igual a 3,500 soles no puede ser en efectivo sino con cheque o con depsito en cuenta del proveedor (en dicho caso adjuntar el voucher del
deposito a la factura respectiva).
A partir de S/ 5 Nuevos soles se puede solicitar factura , ello por disposicin de la Sunat, en el caso sea menor el monto en la Boleta se debe consignar el nombre completo
de la empresa (A&Q Contratistas Generales SRL)
En el caso que presenten boletas por valor mayor a S/ 5 Soles no se justificara el gasto (por lo cual se le descontara de sus honorarios)
No se aceptara rendiciones de caja chica mayores de 15 das
13.0.0
ORGANIGRAMA
Gerente General- Juan Arroyo
Gerente de Operaciones- Dean
Carrasco
ASESORES - APOYO
EXTERNO
El Estilo AyQ
5/6
CONTROL CALIDAD,
Cesar Arroyo
ING SEGURIDAD
ASESOR
Personal de Obra
(Maestro, Almacenero,
Guardin, etc.)
Personal de Obra
(Maestro, Almacenero,
Guardin, etc.)
Personal de Obra
(Maestro, Almacenero,
Guardin, etc.)
Personal de Obra
(Maestro, Almacenero,
Guardin, etc.)
Dependiendo de las caractersticas y complejidad de cada Obra , se puede aumentar personal adicional (Topgrafo, QA/QC , Seguridad /MA, asistente administrativo, Asistente
logstico, Ing. De Campo por frente de obra , etc. )
14.0.0
GESTION CONTRACTUAL
15.0.0
AREA TECNICA
16.0.0
PERSONAL - PROVEEDORES
17.0.0
ADMINISTRACION - FINANZAS
18.0.0
AMENAZAS, RUBROS SENSIBLES , QUE PUEDEN HACER QUE NOS VAYA MAL EN LAS OBRAS
19.0.0
PROTOCOLO DE SOCIOS
20.0.0
PRESUPUESTOS
21.0.0
22.0.0
GESTION DE INGENIERIA
23.0.0
LABOR COMERCIAL
24.0.0
CODIGO DE ETICA
25.0.0
PROGRAMACION Y PRODUCTIVIDAD
26.0.0
27.0.0
28.0.0
29.0.0
30.0.0
31.0.0
33.0.0
34.0.0
35.0.0
GESTION DE LA PRODUCCION
36.0.0
APRENDIENDO A DELEGAR
El Estilo AyQ
6/6
37.0.0
POLITICA DE EQUIPOS
38.0.0
GESTION DE PROYECTOS
39.0.0
40.0.0
PROYECTOS EN EJECUCION
Fin
El Estilo AyQ