You are on page 1of 157

i

UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR


DECANATO DE ESTUDIOS DE POSTGRADO
ESPECIALIZACIN FINANZAS PBLICAS

MODELO DE GESTIN PARA OPTIMIZAR EL CONTROL DE


INVENTARIO DE COMPRAS Y SUMINISTROS EN LA U. S. B.

MANUEL BALAB
YORGE VILLAVICENCIO

Mayo, 2006

ii

UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR


DECANATO DE ESTUDIOS DE POSTGRADO
ESPECIALIZACIN FINANZAS PBLICAS

MODELO DE GESTIN PARA OPTIMIZAR EL CONTROL DE


INVENTARIO DE COMPRAS Y SUMINISTROS EN LA U. S. B.

Informe Final del Modelo de Gestin para Optimizar el Control de Inventario de


Compras y Suministros en la U.S.B.
Presentado a la Universidad Simn Bolvar por:
MANUEL BALAB
YORGE VILLAVICENCIO
Como requisito parcial para optar al ttulo de
Especialista en Finanzas Pblicas en el Sector Universitario

Realizado con la tutora de la Profesora


VIDALINA DE FREITAS

Mayo, 2006

iv

AGRADECIMIENTO

Primeramente a Dios, quien es el gua que nos da luz en los momentos


difciles, fortaleza para no derrumbarnos y nos acompaa en todo
momento para alcanzar nuestras metas.
Al personal de la Direccin de Servicios de la Universidad Simn Bolvar
por permitirnos trabajar con ellos para el logro de esta tesis, sin ellos no
hubisemos logrado este objetivo.
A la Universidad Simn Bolvar por brindarnos la oportunidad de
realizar esta especializacin, que nos enriqueci en nuestro crecimiento
personal en el rol de profesionales.
A todos nuestros profesores de Postgrado que nos ayudaron en nuestro
crecimiento profesional, aportndonos herramientas que son de mucha
utilidad en el desenvolvimiento profesional y en especial a la profesora
Mara Anna Amerio y a nuestra tutora, profesora Vidalina De Freitas.
A nuestros familiares por apoyarnos y brindarnos solidaridad en los
momentos difciles.
A los compaeros de estudios del Postgrado por apoyarnos en la
realizacin de esta tesis.

DEDICATORIA

A Dios.
A mi padre, Jos de Jess Villavicencio (Q.E.P.D)
A mi hermano, Jess Hebert Villavicencio (Q.E.P.D)
A mi madre, hermanos y sobrinos.
A todas las personas que les tengo aprecio.
Yorge Villavicenio

A mi madre, Merys Stredel


A mi padre, Manuel Balab
A mi hija, Patricia Balab
Manuel Balab

vi

RESUMEN

El propsito de la presente investigacin consisti en disear un Modelo de Gestin


para Optimizar el Control de Inventario de Materiales y Suministros del
Departamento de Compras y Suministros de la Universidad Simn Bolvar, en tal
sentido, sobre la base de los objetivos especficos, se realiz el anlisis de la situacin
actual de los procesos utilizados en el almacn del Departamento de Compras y
Suministros para mantener el registro de los materiales y suministros, con la finalidad
de establecer sus fortalezas y debilidades, se estudiaron los diferentes modelos de
inventarios que se adaptan a la estructura y a los procesos que se llevan a cabo en este
departamento, se efectuaron las recomendaciones para la implantacin del modelo de
gestin que permita la optimizacin del control de entradas y salidas de materiales y
suministros de la misma. El estudio se enmarc bajo la modalidad de investigacin de
campo de carcter descriptivo. La tcnica e instrumento utilizado fue la documental,
mediante la utilizacin de fichas bibliogrficas y encuesta. El proyecto se desarroll
en tres fases: recopilacin, anlisis de informacin y la presentacin de resultados. En
la investigacin se concluy que el proceso de control de inventarios presenta
debilidades, tales como: carencia de un sistema automatizado, falta de adecuados
controles de inventarios y falta de una adecuada planificacin de compras segn las
ventas y mercancas en existencia. Se recomend, que para optimizar el modelo
propuesto en esta investigacin, es conveniente y necesario que el departamento,
mantenga profesionales con experiencia en mtodos y procedimientos inherentes al
control de inventario; procurar contrarrestar los efectos inflacionarios especulativos,
optimizar el control de entradas y salidas de materiales y artculos de oficina, el
manejo contable, de costos y administrativo de los mismos.

Palabras Clave: control, compras, suministros, almacn e inventario.

vii

NDICE
Contenido

Pg.

Portada

Contraportada

ii

Hoja de aprobacin

iii

Agradecimiento

iv

Dedicatoria

Resumen

vi

ndice

vii- x

ndice de cuadros

xi

ndice de grficos

xii

ndice de figuras

xiii

Introduccin

CAPTULO I. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.1. Planteamiento del problema

1.2. Delimitacin espacial

10

1.3. Delimitacin temporal

10

1.4. Accin social

11

1.5. Sujetos sociales

11

1.6. Objetivos del estudio

11

1.6.1. Objetivo general

11

1.6.2. Objetivos especficos

11

1.7. Justificacin e importancia

12

CAPTULO II. MARCO CONCEPTUAL REFERENCIAL

14

2.1. Antecedentes de la investigacin

14

2.2. Bases tericas

18

2.2.1. Teora de la administracin

18

2.2.1.1. Principios de la administracin cientfica

18

2.2.1.2. Principios de la administracin cientfica de Taylor

18

2.2.1.3. Otros principios implcitos de la

19

administracin

viii

cientfica de Taylor
2.2.1.4. Principios de eficiencia de Emerson

20

2.2.1.5. Principios bsicos de Ford

21

2.2.1.6. Principio de excepcin

21

2.2.2. Teora sobre modelos administrativos gerenciales


2.2.2.1 Aplicables a la gestin de inventarios
2.3. Teora de inventario

22
22
23

2.3.1. Origen de los inventarios

23

2.3.2. Concepto de inventarios

25

2.3.3. Clasificacin de los inventarios

26

2.3.4. Contabilizacin y valuacin de inventarios

26

2.3.5. Costo de los inventarios

28

2.3.6. Administracin de los inventarios

29

2.3.7. Objetivos de la administracin de inventarios

31

2.3.8. Control interno de inventarios

32

2.3.9. Bases del control interno de inventarios

32

2.3.10. Control interno de compras

35

2.3.11. Mtodo de valoracin de inventarios

36

2.3.12. Importancia de un buen sistema de control de inventarios

36

2.3.13. Los inventarios fsicos

37

2.3.14. El almacenamiento de las existencias

37

2.3.15. La importancia financiera del inventario

38

2.3.16. Razones para el mantenimiento de inventario

38

2.3.17. Objetivos de la administracin de inventarios

39

2.3.18. Costos del mantenimiento de inventarios

40

2.3.19. Factores asociados a la gestin de inventarios

41

2.3.20. Stocks o inventario

42

2.3.21. Modelos de inventario

42

2.4. Servicio logstico al cliente


2.5. Modelos

para

la

demanda

43
independiente y demanda

44

dependiente
2.5.1. Lote econmico

45

ix

2.5.2. Justo a tiempo

48

2.5.3. Sistemas de control de stocks

49

2.6. Teora sobre procesos administrativos

56

2.7. Teora sobre presupuesto y presupuesto pblico

58

2.8. Presupuesto pblico

59

2.9. Plan nico de cuentas

63

2.10. Teora sobre adquisicin de materiales y suministros

64

2.11. Principios de contabilidad del sector pblico

65

2.12. Bases legales

67

2.12.1. Constitucin de la Repblica de Venezuela

71

2.12.2. Ley Orgnica de la Administracin Financiera

71

2.12.3. Ley de Universidades

77

2.12.4. Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica

77

CAPTULO III. MARCO ORGANIZACIONAL

78

3.1. Marco Organizacional

78

3.1.1. Antecedentes histricos de la USB

78

3.1.2. Misin de la USB

79

3.1.3. Estructura de la USB

80

3.1.4. Direccin de Servicios

81

CAPTULO IV. MARCO METODOLGICO

83

4.1. Tipo y diseo de la investigacin

83

4.2. Poblacin y muestra

84

4.3. Operacionalizacin de variables

86

4.3.1. Nivel conceptual

87

4.3.2. Nivel operacional

88

4.4. Tcnicas e Instrumentos de recoleccin de datos

89

4.4.1. La entrevista

89

4.4.2. La encuesta

90

4.4.3. Observacin directa

90

4.4.4. Tcnicas documental o fuentes bibliogrficas

91

4.5. Confiabilidad y validez del instrumento

91

4.6. Anlisis y procesamiento de datos

92

CAPTULO V. PRESENTACION DE LOS RESULTADOS

94

5.1. Anlisis de

95

la

situacin

actual

de los

procesos

utilizados en el almacn de Departamento de Compras y Suministros


5.1.1. Anlisis cualitativo de la observacin directa y

96

recomendaciones
5.1.2. Anlisis cuantitativo
5.2. Diferentes enfoques de modelos gerenciales de inventarios que se

98
109

adaptan a la estructura y a los procesos que llevan en la USB


CAPTULO VI. PROPUESTA DE LA INVESTIGACIN

116

6.1. Modelo propuesto

116

6.2. Justificacin

117

6.3. Fundamentacin

118

6.4. Estructura

119

6.5. Administracin de la propuesta

128

6.6. Factibilidad

129

6.7. Recomendaciones para la implantacin del modelo

129

CAPTULO VII. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

132

7.1. Conclusiones

132

7.2. Recomendaciones

133

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

133

xi

NDICE DE CUADROS
CUADRO N
1

Pg.

Proceso administrativo y sus funciones bsicas segn diversos


autores

56

Poblacin y muestra

85

Definicin de variables a nivel conceptual

87

Definicin de variables a nivel operacional

88

Fortalezas y oportunidades

96

Debilidades y amenazas

97

Resultados de la encuesta

99

Formato propuesto para la recepcin de mercanca

124

Formato propuesto para reportes de material obsoleto o daado

125

10

Formato para solicitud de mercanca

126

xii

NDICE DE GRFICOS
GRAFICO N

Pg.

Control de inventarios

101

Estructura de control de inventarios

103

Normas y procedimientos

103

Control sobre recepcin de mercancas

104

Niveles de inventarios

105

Resultados de la encuesta

106

Tiempo de requisicin de compras

107

Registro de entradas y salidas / registro contable

107

Tiempo de envo de los movimientos de inventario al


Departamento de Contabilidad

108

10

Valoracin de los inventarios

109

xiii

NDICE DE FIGURAS
FIGURA N

Pg.

Modelo tradicional de inventario

45

Modelo de Lote ptimo

46

Modelo de compra especulativa. Evolucin del precio del bien


vs. la Inflacin General

52

Modelo de compra especulativa. ahorro vs meses de compra

53

Secuencia de informacin para el control de inventarios

123

Introduccin

INTRODUCCIN
Los organismos que forman parte de la administracin pblica deben cumplir con una
serie de requisitos para la ejecucin de sus procesos administrativos basados en un
Plan Operativo Anual, que se presenta ante el Ministerio de Planificacin y
Desarrollo, a fin de que el Estado pueda aprobar los recursos econmicos necesarios
para su funcionamiento.
En este sentido, la Universidad Simn Bolvar requiere de unos controles adecuados
de entradas y salidas de sus materiales y suministros con la finalidad de presentar los
inventarios a costos reales. Como es sabido el proceso administrativo de las
adquisiciones y la ejecucin presupuestaria de los rganos de Poder Nacional se
encuentran enmarcados por numerosas leyes, reglamentos, decretos, directivas,
publicaciones y rdenes emanadas de las distintas instancias que en l intervienen.
La disponibilidad presupuestaria de la Universidad Simn Bolvar y los mltiples
trmites administrativos a cumplir ante los diferentes entes que intervienen, generan
demoras desde el inicio del proceso del inventario hasta que se concreta la
distribucin de los materiales y suministros. Esta situacin ha venido afectando
sensiblemente la eficiencia de la ejecucin presupuestaria por parte de la Universidad,
generando como consecuencia las insubsistencias presupuestarias sobre la
disponibilidad presupuestaria no comprometida, recursos stos vitales para el apresto
operacional y funcionamiento de la Institucin.
Despus de evaluar la situacin que atraviesa la Universidad se ha propuesto El
Diseo de un Modelo de Gestin para Lograr la Optimizacin del Control de
Inventario de Materiales y Suministros en la Universidad Simn Bolvar, con el
objeto de presentar recomendaciones que permitan minimizar los tiempos de
respuesta en los procesos administrativos, al momento de hacer las solicitudes de

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Introduccin

materiales y suministros y controlar el inventario, cumpliendo con las metas


financieras establecidas en su Plan Operativo Anual y procurando evitar la dispersin
en la asignacin de recursos presupuestarios. Para el logro de este objetivo se
tomaron en cuenta los criterios sustentados en las bases legales y administrativas que
tiene la Universidad Simn Bolvar.
El primer captulo referido al Planteamiento y formulacin del problema, donde se
seala la justificacin, los objetivos de la investigacin, alcance y limitaciones.
El segundo captulo Marco conceptual referencial, donde se hace una revisin de la
literatura relacionada con el problema a investigar, contiene los antecedentes de la
investigacin y de la Universidad Simn Bolvar, las bases tericas y legales y la
definicin de trminos bsicos.
El tercer captulo Marco organizacional, donde se hace una breve resea histrica
de la Universidad Simn Bolvar y del departamento de Compras y suministros.
El cuarto captulo Marco metodologico explica la metodologa utilizada y contiene
el diseo y tipo de investigacin, poblacin y muestra, operacionalizacin de
variables, tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos y su procesamiento.
El quinto captulo Presentacin de los resultados el cual contempla el anlisis y los
resultados de la investigacin dando cumplimiento a los objetivos especficos
establecidos para este estudio.
En el sexto captulo Propuesta de la investigacin se realiza una propuesta donde se
pueden apreciar algunas recomendaciones a la hora de implementar el modelo para el
control de entradas y salidas de los materiales y suministros.
En el sextimo captulo Conclusiones y recomendaciones donde se formulan las
conclusiones del trabajo y se plantean algunas recomenaciones.
Finalmente se presenta la bibliografa utilizada para el desarrollo de la investigacin.

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Captulo I. Planteamiento del problema

CAPTULO I
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1.1. Planteamiento del problema
Todo organismo de la Administracin Pblica a nivel nacional debe cumplir con una
serie de normativas para ejecutar sus procedimientos administrativos y activar medios
de financiamiento para la adquisicin de sus materiales y suministros, para ello se
debe elaborar un Plan Operativo Anual y una asignacin Presupuestaria.
Ciertamente, este requerimiento de estructurar un Plan Operativo Anual que est
sustentado con el Presupuesto se origina de la visin de planificacin en Venezuela,
la cual describe Giordani (1998), como:
Mecanismo ideolgico que desarrolla el Estado con el propsito de
legitimar su accin. El rol que la planificacin ha cumplido debe ser
entendido dentro de su propio devenir histrico, ligado a la forma del
Estado y a la forma de rgimen que ha prevalecido en el pas durante el
ltimo cuarto de siglo (p. 106).
Adicionalmente, desde el ao 1999 a raz de la aprobacin de la Constitucin de la
Repblica Bolivariana de Venezuela, se han presentado reformas en el sector pblico
y privado que han generado ciertas transformaciones a nivel institucional, generando
cambios en sus organizaciones y en los procedimientos administrativos y de
financiamiento. Entre estos procedimientos afectados se encuentra el rea de compras
pblicas para la adquisicin y control de inventarios de materiales y suministros, el
cual refleja debilidades de control interno por no adaptarse a la nueva realidad legal
del pas, ya que los aspectos novedosos de la Constitucin requieren de la
actualizacin de la legislacin que abarca las compras y contratos pblicos, como por

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Captulo I. Planteamiento del problema

ejemplo la Ley de Licitaciones, que se ocupa de regular las compras de la


administracin pblica en Venezuela.
Los fondos para las adquisiciones de materiales y suministros de las universidades del
sector pblico provienen de los ingresos ordinarios y extraordinarios del Estado.
En el caso que compete a esta investigacin, en la Universidad Simn Bolvar se
ejecutan procedimientos administrativos y se solicitan los recursos financieros para
adquisicin de materiales y suministros con cargo a su Presupuesto.
En la Universidad Simn Bolvar, los inventarios de materiales y suministros se
encuentran en el almacn del Departamento de Compras y Suministros. De acuerdo
con la poltica que la institucin lleva a cabo con respecto al almacenamiento de
materiales y suministros, este departamento es el nico responsable de administrar el
uso, custodia, existencia y control de entradas y salidas de los insumos solicitados por
las diferentes unidades a travs del sistema SAINT.
No obstante, existen algunas unidades que son centros de compras y adquieren el
material especfico que utilizan. stas son:
a) Biblioteca, que compra con su presupuesto los siguientes materiales: cintas
magnticas, cdigos de barra para libros, las tarjetas Copy Card y etiquetas
para las cotas de los libros.
b) Direccin de Servicios Telemticos, encargada de comprar todo lo
relacionado con equipos de computacin y sus accesorios.
c) Direccin de Planta Fsica, a travs del Departamento de Mantenimiento,
tiene bajo su responsabilidad la supervisin, dotacin y control de entradas y
salidas de los materiales que se utilizan en el rea de: herrera, plomera,
carpintera, pintura y refrigeracin.
d) Direccin de Servicios Multimedia, est integrada por los siguientes
departamentos:

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Captulo I. Planteamiento del problema

Departamento de Audiovisuales: encargado de prestar servicios de


proyectores y retroproyectores a la parte acadmica que lo solicite. Sus
insumos son: bombillos, lmparas y otros accesorios que estos equipos
utilicen.
Departamento de Produccin Audiovisual: se encarga de los servicios de
videos pre y pos (eventos, conferencias, entre otros). Su insumo principal
son las cintas para los videos.
Departamento de Produccin de Multimedia: presta servicio de pginas
WEB y su insumo principal es la adquisicin de programas de
computacin para mantener actualizados los diseos de pginas WEB. La
Direccin se encarga de pedir las cotizaciones para las compras de los
insumos para las impresoras y cuando necesita materiales y suministros
los pide a travs de una requisicin de materiales al almacn principal.
e) La Unidad de Laboratorios: Est compuesta por seis laboratorios y se
encarga de adquirir los insumos especficos de cada laboratorio. Hay un
almacn central en la Unidad de Laboratorios donde se guarda la mercanca
en trnsito y cuatro almacenes ubicados en el Laboratorio B (Qumica), en el
Laboratorio C (Electrnica), en el Laboratorio D (Fsica) y en el Laboratorio
E (Materiales).
Todas las unidades que son centros de compras poseen su propio almacn. Estos
almacenes compran sus materiales especficos, pero tambin tienen la facultad de
adquirir materiales y suministros generales cuando no hay existencia en el almacn
central.
Por otra parte, a pesar de contar con una base legal para la administracin del
presupuesto para la adquisicin de materiales y suministros, se observan debilidades
en los centros de compras producto de la falta de control del inventario. Entre ellas se
pueden mencionar:

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Captulo I. Planteamiento del problema

- la diferencia que existe entre la asignacin y ejecucin presupuestaria,


manifestndose en la rendicin y ejecucin mensual del Presupuesto. Esto como
producto de la carencia de un control centralizado en las compras y el stock de
inventarios de materiales y suministros.
- influencia de factores externos que inciden directamente en los procedimientos
administrativos de control de costo de los inventarios, tales como: tipo de
cambio, inflacin, presentacin de ofertas por parte de proveedores, entre otros.
- limitaciones en los procedimientos producto de factores internos tales como:
seleccin de proveedores y perodo de compras (demora).
- demora en los procesos de contabilizacin de inventarios y compra de
materiales y suministros, sin determinar la disponibilidad en la asignacin
presupuestaria e independientemente del nivel de gasto que implique.
- incremento de los costos de los materiales y suministros en el proceso de
adquisicin, debido al largo perodo de ejecucin de los procedimientos
administrativos.
- los proveedores no pueden dar garanta en la existencia de bienes (stock),
debido al largo perodo de ejecucin de los procedimientos administrativos.
- retardo en la toma de decisiones y en el control administrativo para la
adquisicin de materiales y suministros.
Los problemas antes mencionados afectan la eficiencia de la administracin en el
Departamento de Compras y Suministros, la cual no va acorde con la estructura
operacional.

Por tanto, aun cuando se hace indispensable cumplir con los

requerimientos legales y administrativos, se deben tomar medidas efectivas


planificadas en forma estratgica para que los procesos administrativos de
adquisicin y control de los inventarios de materiales y suministros, se cumplan en
forma expedita, tomando en cuenta las metas pautadas del Plan Operativo Anual y en
su Presupuesto Anual, los cuales incluyen las proyecciones econmicas del enfoque
Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Captulo I. Planteamiento del problema

tradicional normativo, considerando objetivamente los instrumentos de referencias


para la asignacin y distribucin de los recursos financieros del Estado.
De acuerdo con este planteamiento, en esta investigacin se realiz un diagnstico de
la situacin actual del control de inventarios sobre materiales y suministros del
Departamento de Compras y Suministros, con la finalidad de presentar
recomendaciones que permitan que los procesos administrativos sean efectivos y
eficientes, siempre cumpliendo con las normativas legales que lo regulan. Esto
permitir el mejor desempeo organizacional, basado en una asignacin
presupuestaria suficiente, supervisada por los entes contralores durante su ejecucin y
en el cumplimiento de su Plan OperativoAnual, logrando el registro oportuno de los
pagos generados a travs de un modelo de control de gestin.
La motivacin e inters personal en el desarrollo de esta investigacin surgi de la
necesidad de dar respuestas oportunas en el plano operacional para el funcionamiento
eficiente de la organizacin, considerando que se deben buscar posibles soluciones
que permitan el cambio de los esquemas vigentes en los procesos administrativos
para el control de inventarios de materiales y suministros por parte del Departamento
de Compras y Suministros.
Esta formulacin de recomendaciones involucr aspectos como registro del
inventario, procesos de compra de materiales y suministros, mtodos de anlisis de
precios, costos, registro de proveedores, estrategias para las adquisiciones, stock de
materiales y suministros (que por sus caractersticas puedan mantener el inventario a
un menor costo), tcnicas de negociacin, tcnicas para la reduccin de costos, entre
otros. Estos aspectos pueden permitir que los procesos administrativos sean ms
efectivos y cumplan sus funciones a tiempo determinado, cubrindose as las
expectativas del rea operacional y funcional de la Universidad Simn Bolvar.
Por otra parte, uno de los elementos que debe tomar en consideracin el
Departamento de Compras y Suministros y la alta gerencia de la Universidad es el

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Captulo I. Planteamiento del problema

peso determinante del control de inventarios para la operatividad efectiva de la


organizacin.
Aun en ambientes econmicos estables la planificacin no es un asunto fcil. Los
procesos administrativos son por naturaleza de largo plazo y requieren estabilidad. En
cambio, las fuerzas del mercado son dinmicas y otros factores como inseguridad en
las entregas de materiales y suministros o deficiencias en su calidad, adems de la
carencia de una data confiable en los registros, dificultan la labor de acoplar un
proceso voltil con un proceso estable. Por tanto, es imprescindible llevar un control
de los procesos, tanto administrativos como operativos, para as lograr la
optimizacin de los mismos con el propsito de obtener resultados rentables.
Para llegar a este control en el rea de almacn se deben tomar en consideracin
sistemas de inventario que ayuden a la gestin del administrador. Es por eso que
existen diferentes modelos de inventario que ayudan a la labor de controlar los
niveles permitidos de inventario, garantizando la minimizacin de los costos de
inventarios y ayudando al cumplimiento de las metas y objetivos propuestos.
Cabe agregar que estos modelos facilitan el determinar la cantidad econmica o
tamao ptimo de pedido que minimiza el costo total del inventario, logrando un
balance entre los costos de adquisicin y los costos de mantenimiento bsico para no
sobrepasar la asignacin presupuestaria. Igualmente determinan el punto de
reposicin o re-orden y los niveles de inventarios mximos y mnimos. Esto ayuda a
definir el stock de seguridad necesario para garantizar la satisfaccin de los usuarios
de ese inventario.
Para poseer un inventario acorde con las exigencias de la organizacin se debe
elaborar un modelo de gestin de stocks, as como determinar con qu frecuencia
debe comprobarse el nivel de inventarios existente. Para ello se cuenta con los
modelos de gestin:

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Captulo I. Planteamiento del problema

1.- Modelo Determinstico, donde la demanda y el tiempo de suministro es


conocido. Este modelo se compone de dos sistemas: el primero de cantidad
fija de pedido y el segundo de perodo fijo.
2.- Modelo Probabilstico, donde las demandas y los tiempos de suministros
pueden ser aleatorios y ciertos, ciertos y ciertos, aleatorios y aleatorios, y
ciertos y aleatorios. Como en el modelo anterior, existen dos sistemas: el de
cantidad fija de pedido y el de perodo fijo.
A fin de conocer cul es el modelo de gestin gerencial de inventario para
lograr la optimizacin del control de entrada y salida de materiales en el
Departamento de Compras y Suministros, se efectu un recorrido en la sede con la
finalidad de tener una visin general del sistema que utilizan, lo cual permiti la
recoleccin de la siguiente informacin:
El proceso que se cumple actualmente para llevar el control de inventario est
acompaado de una serie de formatos, los cuales son llevados a mano
diariamente.
No se realiza un cuadre diario de las entradas y salidas de materiales.
No se cuenta con un sistema automatizado para el control de inventario.
Se observ una prdida de tiempo (horas-hombre) para contabilizar los
inventarios en el almacn.
En algunas oportunidades se ha requerido del suministro de materiales que no
estn disponibles en el almacn y se han comprado con carcter de urgencia.
Existen varias reas en la Universidad que realizan compras y cuentan con
almacenes de materiales y suministros, lo que dificulta el control y la
supervisin por parte del Departamento de Compras y Suministros.

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Captulo I. Planteamiento del problema

10

Gracias a esta evaluacin realizada durante la etapa de diagnstico para la


presentacin de la propuesta de investigacin, se detect el manejo inapropiado del
control de los inventarios, los cuales se llevan en forma manual y obsoleta,
incurriendo en costos elevados.
Igualmente se pudo averiguar que el Departamento de Compras y Suministros no
utiliza un sistema automatizado de inventarios que permita llevar una de gestin
administrativa gerencial eficiente y efectiva, acorde a los requerimientos del rea. Por
tanto, si se aplicara un modelo de gerencia estratgica en cuanto a direccin y
organizacin de inventarios y control automatizado, sera importante preguntarse si
esto lograra mejorar los procesos administrativos y operativos en el almacn y de
esta manera lograr la rentabilidad deseada.
Por otro lado, en el presente estudio se propone el Diseo de un Modelo de gestin
que permita optimizar el control de Inventario de Materiales y Suministros en el
Departamento de Compras de la U.S.B., realizado bajo el esquema propio de las
necesidades de los usuarios, ya que los sistemas contables automatizados con que
cuentan algunas de las instituciones de este sector son paquetes comprados

sistemas desarrollados por analistas. En el primer caso, la contabilidad de la


institucin est amoldada a las caractersticas del software adquirido y no est sujeto
a las particularidades reales de la institucin. En el segundo caso, la organizacin
cuenta con un analista de sistemas o contrata los servicios para el diseo del sistema.
1.2. Delimitacin espacial
El presente trabajo de investigacin est orientado a disear un modelo de gestin que
permita lograr la optimizacin del control de Inventario de Materiales y Suministros
del Departamento de Compras y Suministros.
1.3. Delimitacin temporal
Se analiz el proyecto sobre las bases legales, jurdicas y reglamentarias que rigen
actualmente a la Universidad Simn Bolvar, debido a que se dispone de

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Captulo I. Planteamiento del problema

documentacin que soport el estudio, y que permiti formular propuestas y


recomendaciones no slo en materia de planificacin presupuestaria y de control de
gestin de inventario, sino tambin en materia legal.
1.4. Accin social
El diseo de un modelo de gestin que permita optimizar el control de inventario de
materiales y suministros para del Departamento de Compras y Suministros, permitir
a los usuarios del mismo obtener nociones bsicas para efectuar los respectivos
anlisis y apoyar las recomendaciones presentadas.
1.5. Sujetos sociales
La Universidad Simn Bolvar, la Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE), el
Consejo Nacional de Universidades (C.N.U.) la Oficina de Planificacin del Sector
Universitario (O.P.S.U.) y dems organismos que conforman el Sector Pblico,
facilitaron informacin para el desarrollo del presente proyecto.
1.6. Objetivos del estudio
Con base en el planteamiento del problema, se presenta el objetivo general y los
objetivos especficos.
1.6.1. Objetivo general
Disear un modelo de gestin para optimizar el control de inventario de materiales
y suministros del Departamento de Compras y Suministros en la U.S. B.
1.6.2. Objetivos especficos
Entre los objetivos especficos, se encuentran:
Realizar un anlisis de la situacin actual de los procesos utilizados en los
almacenes del Departamento de Compras y Suministros para mantener el

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

11

Captulo I. Planteamiento del problema

registro de los materiales y suministros, con la finalidad de establecer sus


fortalezas y debilidades.
Estudiar los diferentes enfoques de modelos gerenciales de inventarios que se
adapten a la estructura y a los procesos que se llevan a cabo en la U.S.B.
Realizar las recomendaciones para la implantacin del modelo de gestin
para lograr la optimizacin del control de entradas y salidas de materiales y
suministros del Departamento de Compras y Suministros.
1.7. Justificacin e importancia
El estudio realizado para disear un modelo de gestin que permita optimizar el
control de inventario se consider importante debido a su grado de complejidad y la
responsabilidad directa e indirecta tanto de los entes que intervienen internamente
como de las organizaciones externas (ONAPRE y el Ministerio de Planificacin).
Por otra parte, es relevante resaltar que se incluy en la investigacin el concepto de
modelo de control de gestin, el cual est considerado en la formulacin de
propuestas, ya que permitir a la alta gerencia de la Universidad Simn Bolvar
conocer y dar juicio de valor sobre la eficiencia con que se estn llevando a cabo el
control de inventario de materiales y suministros, as como conocer cmo se estn
utilizando los recursos econmicos del presupuesto asignado, lo cual favorecer no
slo al desempeo de las operaciones de la Universidad sino al cumplimiento de su
misin ante el pas.
De acuerdo con los resultados obtenidos, si se aplican las recomendaciones que se
presentan en esta investigacin, el Departamento de Compras y Suministros podr
conocer si es eficiente el control de gestin en el inventario y sobre la base de la
informacin recabada y el modelo elaborado se podra aplicar la filosofa de calidad
total. Esta investigacin servir de marco referencial a futuras investigaciones que se
realicen, con el propsito de mejorar y afinar la gestin. Esto es un factor motivador
ya que no slo permitir conocer las actividades del Departamento de Compras y

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

12

Captulo I. Planteamiento del problema

Suministros, adems facilitar, bajo esta modalidad, perfeccionar el proceso de


compras y control de inventarios de las universidades del sector pblico.
En el terreno personal, el resultado de este trabajo constituy un gran reto, ya que la
aplicacin de las propuestas de la investigacin permiti la realizacin de un trabajo
en beneficio institucional, porque los investigadores contaran con experiencia y
desarrollo profesional en el manejo de la gestin para el control de inventario, que
garantizar un alto nivel de control de gestin.

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

13

Captulo II. Marco conceptual referencial

CAPTULO II
MARCO CONCEPTUAL REFERENCIAL
2.1. Antecedentes de la investigacin
Entre las investigaciones realizadas en universidades y centros de investigacin en
diferentes trabajos especiales de grado que se relacionan con el tema objeto de
estudio y que sirvieron para motivar y dar una gua a los investigadores, se pueden
mencionar los siguientes:
Len y Prez (1999) llevaron a cabo un diagnstico de la situacin de las empresas en
cuanto al sistema contable actualmente utilizado, determinando sus fortalezas y
debilidades. Se concluye que las empresas del sector deben aplicar un sistema
contable estructurado por mdulos que abarquen el movimiento contable, control de
inventario y el costo de la produccin; estableciendo las cuentas que deben ser
consideradas para el movimiento contable de la empresa de acuerdo al objeto de la
misma y aplicar criterios de control interno. El aporte de este estudio a la
investigacin estuvo enmarcado en la consideracin del control de inventario en el
sistema de la empresa el cual sirvi de base para la propuesta.
En 1998 Molina y Uban evaluaron los tipos de modelos de control de inventarios y
organizacional, frecuencia de las transacciones; tipo, gravedad y causas del problema.
El modelo propuesto se fundament en la valoracin y valuacin del inventario,
medicin del ingreso, la planeacin y aplicacin del inventario fsico; en tal sentido,
el sistema computarizado de control de inventarios fue la base que sustent la
propuesta de investigacin para el Departamento de Compras y Suministros.
Orense (1997) muestra la necesidad de crear un sistema adecuado de control de
inventarios, debido a la carencia de normas, polticas y reglas definidas que rijan los

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

14

Captulo II. Marco conceptual referencial

procedimientos a seguir en el rea, debido al deficiente sistema de control de los


inventarios de productos terminados, ya que no incluye todas las tareas y
responsabilidades asignadas al personal involucrado en el proceso, impidiendo que
todos los documentos lleguen al lugar de transcripcin. Esta investigacin representa
una til referencia para el actual estudio, debido a que, refleja en su diagnstico, el
propsito de mejorar y verificar la inexistencia de controles en los inventarios de
productos terminados, en cuanto al correcto flujo de informacin entre el rea de
almacn y contabilidad, ofreciendo as, una herramienta para la correcta toma de
decisiones, disminuyendo a su vez, las constantes insatisfacciones de los clientes
motivado por faltantes de existencias que vienen repercutiendo directamente en los
resultados operativos de la empresa. El aporte de este estudio a la investigacin del
Trabajo Especial de Grado se bas en la metodologa de anlisis utilizada para la
presentacin de la Propuesta del Sistema de Control de Inventario, a objeto de
determinar su aplicacin en el Departamento de Compras y Suministros.
Moreno (1996) propone un sistema administrativo que permita controlar los
inventarios de materia prima, repuestos y productos terminados, contribuyendo a
solucionar gran parte de los problemas de la empresa inherentes a los inventarios, con
la finalidad de generar informacin ms confiable que se reflejara en sus estados
financieros. El autor lleg a la conclusin de que los actuales controles para el
manejo de los inventarios no eran los correctos, debido a la ausencia de formatos y de
otros documentos que renan todos los requisitos para registrar los datos; as como la
forma tradicional y prctica con que se desempean las funciones dentro de esta
organizacin.
La relacin de esta propuesta con la presente investigacin del Trabajo Especial de
Grado se fundamenta en la bsqueda de soluciones por la falta de controles, poca
importancia para uso de formatos y documentos como orden de compra y la nota de
entrega del proveedor para el ingreso de materiales, los cuales tienen estrecha
relacin con la propuesta planteada para el Departamento de Compras y Suministros

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

15

Captulo II. Marco conceptual referencial

Bonilla (1996) demostr la importancia que conlleva el establecimiento de controles


efectivos en el rea de inventarios para garantizar una buena administracin que
contribuya a la correcta toma de decisiones. Adems resalt la aplicacin de ciertas
normas de control para una correcta toma fsica de inventarios, incluyendo los cortes
de documentos y el registro oportuno de las operaciones. Este trabajo ofreci aportes
necesarios para el desarrollo de esta investigacin, ya que permiti definir las
consecuencias que ocasiona el no llevar un control efectivo de inventarios.
Gonzalo (1996) seala que la tarea de administrar los inventarios consiste en
controlarlos mediante la eleccin del momento para colocar un pedido y de la
cantidad por pedir, teniendo en cuenta la demanda y los costos de mantenimiento.
Asimismo, indica que cada situacin de existencias presenta su propio y exclusivo
conjunto de problemas y que para seleccionar el sistema de control de inventarios que
se ajuste a las necesidades de la empresa depende de obtener la mayor informacin
disponible para ponerlo en prctica y del grado de rendimiento que se exija del
inventario. En tal sentido, el aporte de este estudio a la investigacin del Trabajo
Especial de Grado se fundament en la planificacin y el control de inventario para
el modelo de gestin que permita la optimizacin del control de Inventario de
Materiales y Suministros para el Departamento de Compras y Suministros.
Acevedo (1985) define diferentes alternativas para el mejoramiento de los procesos,
polticas y controles basados tanto en un marco terico como en un criterio de
seleccin, y por ltimo seala la propuesta y los pasos a seguir para su implantacin,
la cual es suministrada a la gerencia a fin de que analice su factibilidad.
Rojas (1995) mediante la aplicacin de redes establece las caractersticas actuales del
proceso de inventario de una empresa poniendo en evidencia deficiencias que sern
mejoradas mediante la aplicacin de un modelo de control de inventario. Entre otras
cosas, enumera y define las variables que intervienen en el proceso de inventario,
como son: demanda, punto de pedido, la incertidumbre y la planificacin para tener
una gestin de inventario eficiente.

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

16

Captulo II. Marco conceptual referencial

Naranjo (1995) propone realizar mejoras y actualizar el sistema de control de


inventario, proporcionndole a la empresa mayor dinamismo en cuanto a la
organizacin,

procedimientos, personal y supervisin. Este aporte fue de gran

utilidad respecto a la importancia que representa realizar mejoras en el manejo de los


inventarios, as como la actualizacin de sistema de control de los mismos. Por lo
tanto, este trabajo se relaciona con el Trabajo especial de Grado propuesto, por
considerar como fundamento el dinamismo que se le inyecta a la organizacin y su
efecto en el control de los inventarios, adems de la importancia que sta representa
para el Departamento de Compras y Suministros, debido a la ausencia de un
adecuado sistema de control de inventario.
Garca (1995) logra determinar que hay una serie de fallas referidas especialmente a
las discrepancias que existen en los controles internos, como el hecho de que las
cantidades registradas en los inventarios no coincidan con las cantidades fsicas en el
almacn. Es por ello que el proceso de toma de decisiones, planificacin y
programacin no se basa en una informacin confiable. Este se vincula con el
presente estudio, en la agilizacin del proceso de toma de decisiones y planificacin
en la organizacin de una forma correcta, por lo que es indispensable crear un modelo
administrativo de control para un excelente manejo del inventario de productos
terminados.
En 1993 Rey destaca la necesidad de un control en los inventarios para manejar
efectivamente los niveles ptimos de las existencias para minimizar los costos, a fin
de obtener una sana administracin de los mismos, solventando los incumplimientos
en los compromisos con los clientes. Las ideas expresadas a travs del antecedente
mencionado concuerdan claramente con la presente investigacin dada la afinidad en
lograr un manejo eficiente de los inventarios mediante modelos de control, tanto
contables como administrativos.

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

17

Captulo II. Marco conceptual referencial

2.2. Bases tericas


Las bases tericas que conformarn la presente propuesta de investigacin y que ser
fuente fundamental del marco terico de la investigacin definitiva, estarn enfocadas
hacia algunas de las teoras que sustentarn el Diseo de un Modelo de gestin para
lograr la optimizacin del control de Inventario de Materiales y Suministros en
el Departamento de Compras y Suministros en la Universidad Simn Bolvar.
A partir de una revisin bibliogrfica de autores como Redondo (1999), Brito (1999)
y Silva (1990) se analizarn los conceptos de inventario, registro de inventarios,
modelos y estrategias.
2.2.1. Teora de la administracin
2.2.1.1. Principios de la administracin cientfica
Segn Chiavenato (1999):
La preocupacin de racionalizar, estandarizar y establecer normas de
conducta al administrador condujo a la mayora de los ingenieros de la
administracin cientfica a pensar que estos principios podan aplicarse a
todas las situaciones posibles de la empresa, luego de interpretar y
tabular todos los datos de los resultados los debemos presentar ya sea en
forma escrita o en forma grfica. Cada autor busc establecer sus propios
principios de administracin. Un principio es una afirmacin vlida de
una determinada situacin prevista; es una previsin anticipada de lo que
deber hacerse cuando ocurra aquella determinada situacin (p. 57).
Dentro de la profusin de principios defendidos por los diversos autores de la
administracin cientfica, los ms importantes son:
2.2.1.2. Principios de la administracin cientfica de Taylor
Segn Chiavenato (1999), para Taylor la gerencia adquiri nuevas atribuciones y
responsabilidades descritas por los cuatro principios siguientes:

Principio de Planeacin. Sustituir en el trabajo el criterio


individual del operario, la improvisacin y la actuacin empricoprctica, por los mtodos bsicos en procedimientos cientficos.

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

18

Captulo II. Marco conceptual referencial

Sustituir la improvisacin por la ciencia, mediante la planeacin


del mtodo.
Principio de la Preparacin. Seleccionar cientficamente a los
trabajadores de acuerdo
con sus aptitudes y prepararlos,
entrenarlos, para producir ms y mejor, de acuerdo con el mtodo
planeado. Adems de la preparacin de la mano de obra, preparar
tambin las mquinas y equipos de produccin, as como la
distribucin fsica y la disposicin racional de las herramientas y
materiales.
Principio del Control. Controlar el trabajo, para certificar que el
mismo est siendo ejecutado de acuerdo con las normas
establecidas y segn el plan previsto. La gerencia debe cooperar
con los trabajadores para que la ejecucin sea la mejor posible.
Principio de la Ejecucin. Distribuir distintamente las atribuciones
y las responsabilidades, para que la ejecucin del trabajo sea
disciplinada (pp. 57-58).

2.2.1.3. Otros principios implcitos de administracin cientfica de Taylor


Chiavenato (1999) considera otros principios que Taylor enunci en forma dispersa
en su obra:

Estudiar el trabajo de los operarios, descomponerlo en sus


movimientos elementales y cronometrarlo para despus de un
anlisis cuidadoso, eliminar o reducir los movimientos intiles y
perfeccionar y racionalizar los movimientos tiles.
Estudiar cada trabajo antes de fijar el modo como deber ser
ejecutado.
Seleccionar cientficamente a los trabajadores de acuerdo con las
tareas que le sean atribuidas.
Dar a los trabajadores instrucciones tcnicas sobre el modo de
trabajar, o sea, entrenarlos adecuadamente.
Separar las funciones de planeacin de las de ejecucin, dndoles
atribuciones precisas y delimitadas.
Especializar y entrenar a los trabajadores, tanto en la planeacin y
control del trabajo como en su ejecucin.
Preparar la produccin, o sea, planearla y establecer premios e
incentivos para cuando fueren alcanzados los estndares
establecidos, tambin como otros premios e incentivos mayores
para cuando los patrones fueren superados.
Estandarizar los utensilios, los materiales, la maquinaria, el
equipo, los mtodos, y procesos de trabajo a ser utilizados.

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

19

Captulo II. Marco conceptual referencial

Dividir proporcionalmente entre la empresa, los accionistas, los


trabajadores y los consumidores las ventajas que resultan del
aumento de la produccin proporcionado por la racionalizacin.
Controlar la ejecucin del trabajo, para mantenerlo en los niveles
deseados, perfeccionarlo, corregirlo y premiarlo.
Clasificar de forma prctica y simple los equipos, procesos y los
materiales a ser empleados o producidos, de forma que sea fcil su
manejo y uso (p. 57).

2.2.1.4. Principio de eficiencia de Emerson


Chiavenato (1999) explica:
Emerson populariz la administracin cientfica y desarroll los
primeros trabajos sobre seleccin y entrenamiento de los empleados.
Los principios de rendimiento pregonados por Emerson en su libro The
Twelve Principles of Efficiency son los siguientes:
Trazar un plan objetivo y bien definido, de acuerdo con los
ideales.
Establecer el predominio del sentido comn.
Mantener orientacin y supervisin competentes.
Mantener disciplina.
Mantener honestidad en los acuerdos, es decir, justicia social en el
trabajo.
Mantener registros precisos, inmediatos y adecuados.
Fijar remuneracin proporcional al trabajo.
Fijar normas estandarizadas para las condiciones de trabajo.
Fijar normas estandarizadas para el trabajo.
Fijar normas estandarizadas para las operaciones.
Establecer instrucciones precisas.
Fijar incentivos eficientes al mayor rendimiento y a la eficiencia.
(Harrington, 1931, p.58)
Harrington se anticip a la Administracin por objetivos propuesta por Peter
Drucker en la dcada de los aos 60, definida por los autores Stoner y Wankel (1989)
como: La administracin por objetivos se refiere a un conjunto formal o
moderadamente formal, de procedimientos que comienzan con el establecimiento de
metas y prosiguen hasta llegar a la evaluacin del desempeo (p. 354).

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

20

Captulo II. Marco conceptual referencial

2.2.1.5. Principios bsicos de Ford


Los principios bsicos de Ford son los siguientes:

Principio de intensificacin: Consiste en disminuir el tiempo de


produccin con el empleo inmediato de los equipos y de la materia
prima y la rpida colocacin del producto en el mercado.
Principio de la economicidad: Consiste en reducir al mnimo el
volumen de materia prima en transformacin. Por medio de ese
principio, Ford consigue hacer que el tractor o el automvil fuesen
pagados a su empresa antes de vencido el plazo de pago de la
materia prima adquirida, as como el pago de salarios.
Principio de la productividad: Consiste en aumentar la capacidad
de produccin del hombre en el mismo perodo (productividad)
mediante la especializacin y la lnea de montaje. As el operativo
puede ganar ms, en un mismo perodo de tiempo, y el empresario
tener mayor produccin. El esquema se caracteriza por la
aceleracin de la produccin por medio de un trabajo rtmico,
coordinado y econmico (p.59)

2.2.1.6. Principio de excepcin


En este orden de ideas, Chiavenato (1999) seala:
Taylor adopt un sistema de control operacional bastante simple que
se basaba no en el desempeo medio, sino en la verificacin de las
excepciones o desvos de los patrones normales. En otros trminos,
todo lo que ocurre dentro de los patrones normales no debe ocupar
demasiada atencin del administrador. Este debera verificar
prioritariamente los hechos que estn fuera de los patrones, o sea, las
excepciones, para corregirlas adecuadamente. De esta forma, tanto los
desvos positivos como los negativos que estuvieren fuera de los
patrones normales deberan ser rpidamente identificados y
localizados para la debida toma de decisiones (p. 60).
El principio de excepcin se fundamenta en informes condensados y resumidos que
muestran apenas los desvos, omitiendo los hechos normales, volvindolos
comparativos y de fcil utilizacin y visualizacin.

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

21

Captulo II. Marco conceptual referencial

2.2.2. Teora sobre modelos administrativos gerenciales


2.2.2.1. Aplicables a la gestin de inventarios
Para tener a su disposicin un abanico de soluciones a situaciones diversas el
administrador necesita conocer bien los distintos sistemas o modelos administrativos.
Sin embargo, una de las mayores dificultades que confrontan los especialistas en
ciencias gerenciales es el alcance limitado que tienen sus modelos y enfoques ante las
variadas situaciones que se presentan en este mundo cambiante.
Por lo antes expuestos, se puede decir que no existen modelos o recetas mgicas para
lograr la optimizacin de los procesos en las empresas, lo importante es evaluar cada
uno de ellos y seleccionar aquel o aquellos que permitan lograr los objetivos
deseados.
a) Desarrollo organizacional
En opinin de Colunga (1993), el Desarrollo Organizacional (DO) se define como:
Un proceso sistemtico planificado, en el cual se introducen los
principios y las prcticas de las ciencias del comportamiento en las
organizaciones, con la meta de incrementar la efectividad individual
y de la organizacin. El Desarrollo Organizacional se inici y se ha
mantenido primordialmente como una forma de entrenamiento para
la alta direccin y para la gerencia media (p. 45).
El DO presenta un concepto dinmico de organizacin, cultura organizacional y
cambio organizacional, dentro de supuestos bastante avanzados para la prctica
administrativa.
Como seala Chiavenato (1999), el DO trata toda una gama de problemas de las
personas en las organizaciones. Existe una variedad de modelos del DO que son una
alternativa democrtica y participativa muy interesante para la renovacin y
revitalizacin de las organizaciones.

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

22

Captulo II. Marco conceptual referencial

b) Gerencia estratgica
Toda empresa procura formular y plasmar en la realidad de forma exitosa las
estrategias que le garanticen rentabilidad y crecimiento continuado en el futuro. Tal
es el caso de la empresa objeto del presente estudio. En vista de que actualmente est
afrontando problemas de direccin gerencial requiere de un modelo de gestin
orientado a decidir los objetivos de la organizacin y las polticas que van a regir la
adquisicin, uso y la disposicin de sus recursos.
La gerencia estratgica puede definirse, en opinin de David (1991), como la
formulacin, ejecucin y evaluacin de acciones que permitirn que una organizacin
logre sus objetivos.
David (1991) esclarece este concepto cuando seala lo siguiente:
La formulacin de estrategias incluye la identificacin de las
debilidades
y fortalezas internas de una organizacin, la
determinacin de las amenazas y oportunidades externas de una
firma, el establecimiento de misiones de la compaa, la fijacin de
objetivos, el desarrollo de estrategias alternativas, el anlisis de
dichas alternativas y la decisin de cules escoger. La ejecucin de
estrategias requiere que la firma establezca metas, disee polticas,
motive a sus empleados y asigne recursos de tal manera que las
estrategias formuladas puedan ser llevadas a cabo en forma exitosa
(p.25).

c) Mejoramiento contino
El nuevo sistema de gerencia de mejoramiento continuo identifica el desperdicio, lo
elimina, y evita que vuelva a aparecer.
2.3. Teora de inventario
2.3.1. Origen de los inventarios

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

23

Captulo II. Marco conceptual referencial

Es opinin de los investigadores que se debe analizar la evolucin de los inventarios


en vista de la importancia que stos tienen ya que forman parte de los activos
empresariales y constituyen un elemento indispensable para la toma de decisiones.
La realizacin de actividades de movimiento y almacenamiento de productos y
mercaderas se remonta a los orgenes de la historia. A lo largo del siglo pasado, las
empresas descubrieron que los inventarios permiten desacoplar los procesos y
facilitan la respuesta y el control de los mismos, ya que cada eslabn debe estar
pendiente del proceso que le antecede. Esta facilidad tiene su precio, ya que esto
implica tener mayores inventarios. Adicionalmente a esto, las empresas descubren
que de esta manera se generaba una visin fragmentada de la organizacin y no de su
conjunto.
Cabe destacar, que el manejo de inventarios ha llegado a ser uno de los problemas de
la administracin de empresas debido a que es un componente fundamental de la
productividad. Las empresas hoy por hoy deben ser productivas para sobrevivir y
para mantenerse competitivas deben saber qu tipo o modelo de inventario deben
mantener.
Los inventarios forman un vnculo entre la produccin y la venta de un
producto. El inventario de productos terminados permite a la empresa
tener flexibilidad en sus programas de produccin y en su estrategia de
mercado. No es necesario adaptar la produccin directamente a las
ventas. Las grandes existencias permiten atender de modo eficiente las
demandas de los clientes. Las ventajas tradicionalmente alabadas de
inventarios incrementados son, por tanto, diversas: la empresa puede
llevar a cabo economa de produccin y compras y puede despachar los
pedidos con mayor rapidez, lo que hace a dicha empresa ser flexible
(Juran, 1977, p. 24).
Por otro lado, existen desventajas. Una de ellas es el costo total de mantener el
inventario, incluyendo los costos de almacenamiento y manejo y el rendimiento
requerido sobre el capital inmovilizado en inventarios. Otra de las desventajas es el
peligro de caer en el desuso. Para el gerente de la organizacin la inclinacin es a
Inventarios relativamente grandes. Para el director de compras tambin es favorable
ya que con frecuencia puede obtener descuentos por cantidades con grandes pedidos.

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

24

Captulo II. Marco conceptual referencial

Corresponde al director financiero frenar la tentacin de mantener grandes


existencias. Esto se hace obligando a tomar en cuenta el costo de los fondos
necesarios para mantener inventarios, as como tambin, quizs, los costos de manejo
y almacenamiento.
En los ltimos aos del siglo pasado y en la actualidad se ha incrementado el apoyo
hacia el cuestionamiento del administrador financiero acerca del mantenimiento de
grandes inventarios. Esto tiene su razn en la comprensin de sistemas de control de
inventarios. Dichos modelos administrativos rompen con el concepto convencional
de mantener grandes existencias como paliativos contra la incertidumbre.
2.3.2. Concepto de inventario
Segn Moskowitz (1982), los inventarios se definen como la cantidad de artculos,
mercancas y otros recursos econmicos que son almacenados o se mantienen
inactivos en un instante de tiempo dado (p. 560).
De este concepto se despejan los tipos de inventarios posibles para una empresa;
segn el autor Moskowitz (1982):
9 Inventario de materia prima: La Materia Prima comprende los
elementos principales que entran en la elaboracin de un
producto, pero a las cuales todava no se ha aplicado ningn
trabajo de transformacin por parte de la empresa.
9 Inventario de productos en proceso: Son bienes o artculos cuya
transformacin no se ha terminado para la fecha del balance, y
que representan un valor real acumulado correspondiente a
materiales, mano de obra y horas mquinas utilizadas.
9 Inventario de productos terminados: Son productos que se
encuentran manufacturados 100% en los almacenes de la
empresa. Sirven para satisfacer la demanda de los clientes.
9 Inventario de suministro: Artculos terminados que se adquieren
para ser usados en el proceso de fabricacin en forma directa o
individualmente y que por razones de costo o cantidad no se
computan por unidad producida (p. 561).

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

25

Captulo II. Marco conceptual referencial

2.3.3. Clasificacin de los inventarios


Segn Buffa (1985), los inventarios se clasifican en:

Inventario en trnsito: Son las existencias mnimas que deben


poseer los elementos que integran un sistema de produccin de
inventario para satisfacer la demanda durante el perodo en trnsito,
donde se debe cubrir exactamente el tiempo que dura el transporte
desde la fbrica hasta el consumidor final; a razn de las fases de
demanda de manera que no se produzcan demanda insatisfecha.
Inventario cclicos: Es el que se asocia con la cantidad que se debe
solicitar y que corresponde al ciclo de las demoras del sistema,
considerando la tasa de la demanda promedio.
Inventario de seguridad: Son los que sirven para absorber las
posibles variaciones de la demanda tpica. Estos inventarios existen en
un lugar dado de la empresa, como incertidumbre de la oferta y la
demanda de unidades en tal lugar u otro.
Inventario estacionales: Son los que sirven para satisfacer la
demanda cuando la misma se incrementa en determinados perodos
de tiempo, de manera que en los perodos de tiempo en que las
existencias excedan de la demanda promedio, sern las utilizadas para
satisfacer la demanda promedio que supera a la produccin real
uniforme en otros perodos de tiempo.
Inventario de previsin: Se tiene con el fin de cubrir una necesidad
perfectamente definida.
Inventario de contingencia: Son aquellos que funcionan para
solventar cualquier situacin que se pretende y sirva incluso segn las
condiciones que se susciten como inventarios de seguridad (p. 23).

2.3.4. Contabilizacin y valuacin de inventarios


El inventario es la propiedad tangible que se espera vender en el curso ordinario del
negocio. El inventario puede consistir de materias primas, o estar en varias etapas de
produccin (productos en proceso), o puede constar de productos terminados (Bornes,
1998, p. 21).
Un objetivo muy importante de la contabilizacin de inventarios es la imputacin de
los costos a los ingresos para asegurar la medicin apropiada de las utilidades de
acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.
La contabilizacin de los inventarios se basa en el costo (principio
bsico), que se define como el precio pagado o la compensacin
Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

26

Captulo II. Marco conceptual referencial

entregada para adquirir el artculo. El costo es igual a la suma de todos


los desembolsos y cargos, directos o indirectos, necesarios para que
los inventarios adquieran su condicin actual y se encuentren en su
ubicacin actual. El costo puede determinarse por el mtodo de la
identificacin especfica o por mtodos (UEPS, PEPS, o Promedio),
que suponen cierto movimiento de los costos. Un objetivo importante
en la seccin de mtodos de costeo del inventario es escoger el
mtodo que, dadas las circunstancias, mejor refleja la utilidad
peridica (Borns, 1998, pp.21-22).
Cuando en el curso normal de las operaciones el valor neto de realizacin del
inventario se vuelve menor que su costo. Se vala el inventario de acuerdo con el
costo o mercado _ el ms bajo_. Esta valuacin puede hacerse artculo por artculo,
para distintas categoras dentro del inventario, o para el total del inventario.
El mercado se define como el costo corriente de reposicin, ya sea por compra o
reproduccin, excepto que debe limitarse a un mximo o a un mnimo. La evaluacin
del inventario por medio del costo o mercado _ el ms bajo_ resulta en el registro de
prdidas, pero no de utilidades, con anterioridad a la venta del inventario. Se utilizan
los inventarios iniciales y finales para determinar el costo de las ventas del ejercicio.
UEPS (ltimo en entrar primero en salir) y PEPS (primero en entrar primero en salir)
son los dos mtodos del costeo del inventario empleados para medir el "movimiento
de los costos". El mtodo PEPS relaciona el primer costo incurrido con el primer
ingreso producido, mientras que el mtodo UEPS relaciona el ltimo costo incurrido
con el primer ingreso producido. En perodos de precios cambiantes, se relacionan
diferentes costos con los ingresos por ventas del mismo inventario, segn el mtodo
que se utilice, UEPS o PEPS.
El mtodo UEPS relaciona los costos corrientes con los ingresos corrientes. Cuando
los precios suben, se imputan costos ms altos a los ingresos corrientes. Cuando los
precios bajan, se imputan costos ms bajos. Esto disminuye el impacto de las
ganancias o prdidas por posesin (debidas a fluctuaciones del valor del inventario)
sobre la utilidad del ejercicio. Cuando la base de un inventario UEPS se agota
sustancialmente, con posterioridad a un extenso perodo de aumentos de precios, el

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

27

Captulo II. Marco conceptual referencial

efecto acumulativo de los costos antiguos que se estn imputando contra los ingresos
corrientes puede distorsionar la utilidad neta del perodo.
2.3.5. Costo de los inventarios
Para tomar decisiones sobre los inventarios, es necesario tomar en cuenta los costos
que se ven afectados por cada decisin especfica; Plossl (1987) explica las clases de
costos que se consideran:

Costos de pedido: Estos costos estn referidos a todos aquellos al


colocar pedidos de compra para adquirir material de un proveedor a
los provenientes de papeleo, arreglo de maquinarias, etc.
Costo de tenencia de inventario: Estos costos incluyen todos los
gastos en que incurre la compaa por el volumen de inventario que
lleva; se destacan los siguientes:
9 Por obsolescencia: Se incurren en estos costos al cesar las ventas
debido a patrones de ventas cambiantes y a deseos de los clientes.
Ejemplos: artculos de moda, de alta tecnologa, entre otros.
9 Por deterioro: El material que se mantiene en inventario puede
humedecerse, secarse, ser ensuciado por el manejo o deterioro de
muchas maneras que impidan su uso o venta.
9 Por impuestos: Cuando los inventarios estn sujetos a impuestos
municipales o estatales. Este tipo de costo no se aplica en nuestro
pas.
9 De garanta: Los inventarios, son protegidos por un seguro
generalmente llevado como parte de las polticas de seguro de la
compaa.
9 De almacenamiento: El almacenamiento de los inventarios
requiere de una bodega con personal de supervisin y operativo,
de equipo de manejo de material, de registros necesarios, etc.
9 De capital: El dinero invertido en inventario no est disponible
para ser usado en otras actividades de la empresa, y de hecho,
puede ser pedido prestado a los bancos. El costo de pedir prestado
el dinero debe cargarse a la inversin en inventario como el costo
de capital.
9 Costos de agotamiento de Existencias: Estos costos son los
provenientes cuando el material no se encuentra disponible en el
momento que el cliente lo solicita, pueden perderse las ventas, por
ejemplo: el trabajo de procesar una orden regresada (embarque,
facturacin, papeleo de control de inventario y tiempo extra).
9 Costos Asociados con la capacidad: Se incurren en estos costos
cuando es necesario aumentar o disminuir la capacidad, o cuando
por un tiempo existe demasiada o muy poca capacidad (tiempo
extra, subcontratacin, entrenamiento, despido, ocio) (p. 28).

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

28

Captulo II. Marco conceptual referencial

2.3.6. Administracin de los inventarios


El trmino administracin tiene dos significados: un grupo de personas que dirigen
las actividades de otras personas o un proceso que todas las personas utilizan para
lograr que la organizacin realice su trabajo.
De acuerdo con la Enciclopedia Biblioteca Mc Graw-Hill de Contabilidad (1992)
Las decisiones de la administracin que tomen en cuenta factores tales
como pronsticos de ventas, la programacin, la optimizacin de las
compras y los efectos de mantener cantidades excesivas (o insuficientes)
se conocen comnmente como un sistema de administracin de
inventarios, el cual persigue minimizar los gastos asociados con el
mantenimiento de los artculos y debe reconocer la interaccin de las
decisiones sobre los inventarios con otras funciones en la compaa
(p.137).
La administracin del inventario no consiste simplemente en llevar cuentas de los
materiales. Esta funcin es slo una parte necesaria, pero no suficiente del problema
de administracin del inventario. Deben existir metas para el comportamiento del
inventario, de manera que se puedan emprender las acciones necesarias para lograr
esas metas. Corresponde a la gerencia general formular las polticas de
administracin y control del inventario. Esas polticas determinarn las inversiones en
inventario para un cierto perodo de planeacin y para cada una de las diversas
categoras del mismo.
Desde el punto de vista de cualquier empresa, los inventarios representan una
inversin, ya que se requiere de capital para su adquisicin. Y es con ellos que la
empresa va a realizar sus actividades. Por estas razones, es de vital importancia para
todo tipo de empresa, poseer una adecuada Administracin de Inventarios.
La administracin de inventarios, tiene tres propsitos fundamentales. El primero,
consiste en asegurar que los capitales inmovilizados en inventarios no sean excesivos,
porque ello puede generar insuficiencia de fondos, prstamos intiles y gastos
financieros superfluos. El segundo es el mantenimiento de existencias que permitan

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

29

Captulo II. Marco conceptual referencial

responder a un incremento eventual de la demanda o de compensar algn retardo en


el reaprovisionamiento de materiales, esto no es ms que la necesidad de crear un
inventario de fluctuacin o de seguridad. Y el tercero, es el de comprar materiales y
productos en cantidades suficientes para responder a las necesidades y exigencias de
los clientes.
Tomando la misma fuente bibliogrfica de la Enciclopedia (1992), la Administracin
de Inventarios se estudia desde cuatro niveles diferentes: Seleccin de Materiales y
Mercancas, Seleccin de Proveedores y Recepcin de Mercancas:

Seleccin de materiales y mercancas: es la primera etapa de la


administracin de inventarios y cualquier error en este nivel puede repercutir
en los siguientes. Aqu es necesario que se haga un estudio de los gastos y
necesidades de los consumidores para as seleccionar los productos y
materiales, preparar los presupuestos de compras y seleccionar
adecuadamente los proveedores. As mismo la empresa debe realizar un
estudio de sus registros de inventarios, para determinar los artculos de mayor
y menor demanda, en un tiempo determinado. Los materiales deben llegar en
cantidades adecuadas y en el tiempo y condiciones establecidas, la seleccin y
evaluacin de los materiales, es responsabilidad del rea de control de calidad.

Seleccin de proveedores: Los proveedores deben ser consecuentes con sus


clientes, en lo que respecta al servicio, al tiempo de entrega y a la calidad de
los productos; a su vez de garantizar el reemplazo de todo artculo defectuoso
en plazos razonables. Para seleccionar los proveedores es importante
considerar criterios de precio, fiabilidad y servicio. El precio de la compra
incide directamente en el precio de los bienes y servicios, esto no quiere decir
que se debe comprar a los precios ms bajos del mercado, sino que hay que
tomar en cuenta la calidad, los gastos de transporte, descuentos, servicios y
crdito.

Recepcin de mercanca: Se realiza para asegurarse de que los despachos


correspondan con los pedidos y para garantizar que stos estn disponibles en
el momento que se necesiten.
La recepcin de mercancas puede dar lugar a ciertos problemas, como:
9 Inconformidad del envo con relacin al pedido.
9 Cantidades destinadas a las ordenadas.
9 Despachos incompletos por diversas razones.

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

30

Captulo II. Marco conceptual referencial

9 Precios errneos.
9 Artculos daados o defectuosos.
Para evitar esta serie de problemas al recibir la mercanca o los materiales, la empresa
debe tener un sistema que le permita verificar cada despacho contra la Orden de
Compra emitida. Cualquier diferencia de cantidad o precios debe ser anotada y
comunicada de inmediato al proveedor. En el caso de materiales daados, la
reclamacin debe hacerse sobre terreno.
Un buen sistema de almacenamiento de los inventarios contribuye a evitar el
deterioro, la prdida y el uso incorrecto de los materiales y mercancas.
2.3.7. Objetivos de la administracin de inventarios
Entre los objetivos de la administracin de Inventarios, se pueden mencionar:

Determinar la inversin ptima de inventarios de acuerdo a las posibilidades


financieras de la empresa.

Hacer coincidir los intereses y posibilidades, de produccin, ventas y


finanzas; armonizando capacidad de produccin, penetracin en el mercado y
capacidad financiera.

Rotar adecuadamente las existencias para evitar deterioros, obsolescencia,


mermas o bien desperdicios.

Contar con las existencias suficientes para hacer frente a las demandas de los
clientes.

Evitar al mximo el dejar de realizar ventas por falta de mercanca.

Eliminar la posibilidad de detener la produccin por falta de materia prima,


con los consiguientes costos al desaprovechar la capacidad instalada.

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

31

Captulo II. Marco conceptual referencial

2.3.8. Control interno de inventarios


Perdomo (1997) define el control interno de inventarios como:
Plan de organizacin entre el sistema de contabilidad, funciones de
empleados y procedimientos coordinados, que tienen por objeto obtener
informacin segura, salvaguardar las mercancas, materia prima,
productos en proceso y productos terminados propios, en existencia y de
disponibilidad inmediata, que en el curso normal de operaciones estn
destinados a la venta ya sea en su estado original de compra o despus de
transformados (p.87).
A su vez, Perdomo establece los siguientes principios de control interno de
inventarios:

Separacin de funciones de adquisicin, custodia y registro contable.

Ninguna persona que interviene en Inventarios deber tener acceso a los


registros contables que controlen su actividad.

El trabajo de empleados de almacn de inventarios ser de complemento y no


de revisin.

La base de valuacin de inventarios ser constante y consistente (p.88).

De igual forma el mismo autor determina los objetivos del control interno de
inventarios:

Prevenir fraudes de inventarios.

Descubrir robos y substracciones de inventarios.

Obtener informacin administrativa, contable y financiera confiable de


inventarios.

Valuar los inventarios con criterio razonable, consistente y conservador.

Proteger y salvaguardar los inventarios.

Promover la eficiencia del personal de almacn de inventarios (p. 88)

2.3.9. Bases del control interno de inventarios


Las bases del control de inventario, son:

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

32

Captulo II. Marco conceptual referencial

Control contable de inventarios: Mediante el establecimiento del


sistema de inventario perpetuo, que descansa en tres cuentas del libro
mayor, denominadas, Almacn, costo de ventas, y ventas. La cuenta de
almacn tiene el carcter de colectiva, y su saldo es analizado por subcuentas, una para cada clase de artculo, formando el auxiliar de
almacn con tarjetas, hojas sueltas, discos o cinta magntica, donde se
registran todas las entradas, salidas y existencias de cada clase de
artculo, tanto en unidades como en importes a precio de costo, la suma
de saldos de las subcuentas del auxiliar de almacn, ser igual al saldo
global de la cuenta mayor Almacn; cualquier discrepancia se
investiga y se corrige (Perdomo,1997, p.88).

La fuente de informacin para el registro, tanto en contabilidad como en el


departamento de almacn, deber ser distinta, de tal forma que las facturas de
compra, pedidos de compras y notas de entrada al almacn, servirn a contabilidad
para los cargos a la cuenta de almacn; las notas de remisin del proveedor
servirn par anotar las entradas en unidades del departamento de almacn.
Para los crditos o abonos en contabilidad, se tomarn las copias de facturas de
venta y copias de las notas de salida de almacn; para anotar las salidas de unidades
en el departamento de almacn, se tomarn las notas firmadas de salidas de
almacn, as como las notas de entrega o embarque.

Autorizacin de compra, produccin y venta de inventarios: El control de


entradas, ser controlado por las compras y produccin; el control de salidas,
ser el control de las ventas.

Para el control de compras se requiere:


a.- Pedido de compra al proveedor Requeridas
b.- Orden de compra Requeridas
c.- Orden de produccin Requeridas
d.- Recepcin de unidades por el almacenista
e.- Nota de entrada al almacn Requeridas
f.- Nota de remisin del proveedor
g.- Factura del proveedor

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

33

Captulo II. Marco conceptual referencial

34

h.- Registro de compras


Para el control de ventas se requiere (Perdomo, 1997, p.89):
a.- Pedido del cliente - Requeridas
b.- Orden de entrega
c.- Orden de embarque
d.- Nota de remisin de venta
e.- Factura de venta
f.- Registro de ventas

Inventarios

fsicos

peridicos:

Se

realizan

para

descubrir

errores,

irregularidades, equivocaciones, robos, etc., mediante la comparacin del


inventario fsico contra el auxiliar de la cuenta del libro mayor Almacn
(Perdomo, 1997, p.89).
La forma del inventario fsico se sujetar a instrucciones por escrito segn
instructivo, observando indicaciones, tales como:
9 El recuento sea ordenado
9 El recuento se har peridicamente
9 De preferencia cuando el movimiento de almacn sea menor
9 El recuento se har con personal que conozcan las mercancas
9 Se calificar el estado de conservacin y antigedad.
Al departamento de almacn, slo tendr acceso el personal de dicho almacn,
quin deber estar afianzado. El recuento fsico del inventario, deber compararse
con el mximo o mnimo que indican las tarjetas del auxiliar del almacn, para
poder determinar y efectuar un control administrativo y tomar las decisiones
acertadas para alcanzar los objetivos de la empresa.
El control interno de inventarios debe estar enfocado a cubrir varios aspectos, sin
embargo el ms importante es el de salvaguardar su valor como activo. Meigs
(1993)

define seis (6) funciones bsicas que conlleva el control interno de

inventarios en:

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Captulo II. Marco conceptual referencial

1. Funciones de compras: las funciones de compras, recepcin y registro deben


estar claramente establecidas y en lo posible, dependientes de distintos
departamentos.
2. Funciones de recibo.
3. Funciones de almacenamiento.
4. Funcin de entrega: constancia de entrega contra solicitudes o requisiciones
hechas de manera ordenada.
5. Funcin de procesamiento.
6. Funcin de despacho y embarque: est ligada a las operaciones de venta de
los productos terminados, en este sentido las medidas de control debern
prever que no se realicen despachos sin autorizacin adecuada,
generalmente emitida por el departamento de ventas (p.90).

2.3.10. Control interno de compras


Perdomo (1997) define control interno de compras como un: Plan de organizacin
entre el sistema de contabilidad, funciones de empleados y procedimientos
coordinados, que tienen por objeto obtener informacin segura, oportuna y confiable,
as como promover la eficacia de operaciones de adquisicin o compra (p. 93).
El mismo autor establece los siguientes principios:
1. Separacin de funciones de adquisicin, pago y registro de compras.
2. Ninguna persona que interviene en compras debe tener acceso a los registros
contables que controlen su actividad.
3. El trabajo de empleados que intervienen en compras, ser de complemento y
no de revisin.
4. La funcin de registro de operaciones de compra ser exclusiva del
departamento de contabilidad.
De estos principios se desprenden los siguientes objetivos:
1. Prevenir fraudes en compras por favoritismo, confabulacin, etc.
2. Localizar errores administrativos, contables y financieros.

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

35

Captulo II. Marco conceptual referencial

3. Obtener informacin segura, oportuna y confiable de compras.


4. Promover la eficiencia del personal de compras.
2.3.11. Mtodo de valoracin de inventario
Redondo (1992) expone los siguientes mtodos de valoracin de inventario:
Primero en Entrar Primero en Salir (PEPS-FIFO): Este mtodo se
basa en que las existencias estn formadas por las compras mas
recientes, debido a que los primeros artculos adquiridos son los
primeros que se usan o que se venden.
Ultimo en Entrar Primero en Salir (UEPS-LIFO): Este mtodo supone
que los ltimos materiales comprados son los primeros en salir del
almacn, para ser usados o vendidos, tiene la ventaja de que cuando se
presentan las tendencias de alza de precios, el inventario mantiene su
valor estable en relacin con los niveles de precio.
Costos Promedios: Este mtodo representa un intermedio entre los
mtodos anteriores (PEPS y UEPS), debido a que evita los desniveles
que ocasionan los mismos. Supone que los artculos que salen del
almacn se valoran a un costo de los materiales disponibles entre el
nmero de unidades disponibles (p. 318).
A tal efecto Redondo (1992) afirma que en el denominado costo promedio mvil
cuando los artculos salen del almacn se valoran a un costo promedio de las
existencias. Para determinar el costo promedio mvil se procede de la siguiente
forma:

Al costo de las existencias, se le suma el costo total del nuevo lote


de artculos que entran en el almacn..
Al nmero de artculos que existen en el almacn se le suma el
nmero de artculos que entran.
Se divide la suma obtenida en el apartado a, representar bolvares.
Entre la suma obtenida en el apartado, representar unidades el
cociente que obtenga indicar el nuevo costo promedio por unidad
(p.318).
2.3.12. Importancia de un buen sistema de control de inventario
Para el Departamento de Compras y Suministros de la Universidad Simn Bolvar, es
necesario tener conocimiento y mantener un buen sistema de control de inventario;
Green (1988) menciona razones importantes, las cuales estn adaptadas a la

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

36

Captulo II. Marco conceptual referencial

organizacin:
1. Reduce en gran porcentaje la posibilidad de los retrasos en la operatividad de
la organizacin.
2. Permite a la organizacin hacer economas de diversas formas, a travs de
eliminar la duplicacin de los pedidos, favoreciendo la mejor utilizacin de
los materiales disponibles mediante transferencias entre departamentos.
3. Contribuyen a la eficacia de la contabilidad, en especial la contabilidad de
costos.
4. Puede disuadir a las personas pocas honradas que tuvieron la intencin de
robar material o suministros de la organizacin.
5. Impone el respeto al material y reduce al mnimo las prdidas por maltratos o
descuidos, naturalmente, es deseable para facilitar la formulacin de los
estados financieros.
2.3.13. Los inventarios fsicos
Green (1988) enumera los mtodos que se utilizan para realizar el inventario fsico:
1. Siempre que llega una solicitud se comprueba el material que queda en el
almacn con el registro.
2. Cada da, el oficinista del almacn comprueba el balance de unos pocos
artculos con el registro.
3. El mtodo ms comn es el de la cuenta material al fin del perodo contable,
de 6 meses o 1 ao. Entonces se suspenden las actividades mientras se cuenta
el material. Esto exige mucho esfuerzo del personal del almacn y de fbrica,
y con frecuencia hay que suspender las actividades en los talleres, lo cual
aade nuevo costo a esta operacin.

2.3.14. El Almacenamiento de las Existencias


Hoy en da se considera el almacn es un medio para lograr economas potenciales y
para aumentar las utilidades de la empresa.

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

37

Captulo II. Marco conceptual referencial

Cant (1989) define: El almacn es una unidad de servicio en la estructura orgnica


y funcional de una empresa comercial o industrial, con objetivos bien definidos de
resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos (p.16).
Entre las funciones que debe cumplir un almacn dentro de una empresa se destacan:
1. Recibir, para su cuidado y proteccin, todos los materiales suministros.
2. Proporcionar materiales y suministros mediante solicitudes autorizadas, a
los departamentos o unidades organizativas que lo requieran.
3. Controlar los materiales para su posterior destino.
4. Hacerse cargo de los materiales en curso de fabricacin o de las materias
primas que se almacenen, con el fin que maduren o se curen para poder
utilizarlas.
5. Mantener el almacn limpio y en orden, teniendo un lugar para cada cosa, es
decir, en los lugares destinados segn los sistemas aprobados para la
clasificacin y localizacin.
6. Custodiar fielmente todo lo que se ha dado a guardar, tanto su cantidad
como su buen estado.
7. Realizar los movimientos de recibo, almacenamiento y despacho con el
mismo tiempo y costo posible.
2.3.15. La importancia financiera del inventario
El inventario existe en toda clase de empresa, con excepcin de aquellas que prestan
servicios. El inventario desempea un papel importante en cuanto a determinar la
eficiencia interna de una empresa, es decir, con cuanta eficiencia se llevan a cabo las
operaciones financieras de las empresas.
2.3.16. Razones para el mantenimiento del inventario
De acuerdo con Daz (1991), existen mltiples razones para el mantenimiento de un
nivel dado de inventarios, entre las cuales pueden mencionarse:

El inventario permite ganar tiempo, puesto que los actos de produccin y


entrega no son simultneos habr de contarse con existencias de

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

38

Captulo II. Marco conceptual referencial

productos a los cuales recurrir de forma rpida, para que la


materializacin de la venta no tenga que esperar hasta que termine el
proceso de produccin.
El inventario permite hacer frente a la competencia, ya que si la empresa
no es capaz de satisfacer los niveles de demanda de los clientes en forma
rpida y eficiente, el cliente ir con un competidor que s pueda hacerlo.
Por esta razn, la empresa habr de conservar inventarios para atender la
demanda presente y cualquier eventual aumento en los requerimientos de
los clientes.
El inventario permite reducir los costos que se generan por la falta de
continuidad en el proceso de produccin. Esto se refiere a que si la
empresa cuenta con suficiente inventario de materias primas, puede
abocarse a la produccin en exceso de un modelo determinado y
mantenerlo almacenado, a esto se le llama nivelar la produccin, para
afrontar exitosamente cualquier elevacin inesperada en la demanda de un
producto, pudindose dedicar posteriormente a la produccin de otro
modelo sin peligro de incumplir con cualquier pedido eventual.
El inventario es una proteccin contra el aumento de los precios y contra
la escasez de materias primas, ya que si se prev un aumento sustancial en
el precio de las materias primas, puede tomarse hoy una posicin
favorable que coloque a la empresa en franca ventaja frente a sus
competidores.

2.3.17. Objetivos de la administracin de inventarios


Continuando con la referencia de Daz (1991), el objetivo de la administracin de
inventarios tiene dos partes que se contraponen:

Minimizar inversin en inventarios, puesto que los recursos que no se destinan a


este fin pueden ser invertidos en otros proyectos aceptables que de otro modo
no podran ser financiados. El inventario absolutamente mnimo es cero. La
empresa bien podra no tener ningn inventario y producir sobre cada pedido;
sin embargo, los pedidos de los clientes han de ser satisfechos a la brevedad
posible para evitar su desplazamiento a la competencia, adems la empresa debe
contar con inventarios para asegurar los programas de produccin.
Hacer frente a la demanda del producto facilitando las funciones de produccin
y ventas. Si el objetivo de la administracin de inventarios fuera slo maximizar
las ventas satisfaciendo de inmediato la demanda de los clientes, la empresa
almacenara grandes cantidades del producto, no incurriendo jams en los
costos derivados de la insatisfaccin de dicha demanda, ni soportara los costos
que provienen de la prdida de un cliente que se pasa al competidor, de la
prdida de la buena voluntad del cliente, de la prdida de utilidades y de las
interrupciones y demoras en la produccin.

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

39

Captulo II. Marco conceptual referencial

El administrador financiero tiene que determinar el nivel apropiado de inventarios en


trminos de la opcin entre los beneficios que se esperan no incurriendo en faltantes y
el costo del mantenimiento del inventario que se requiere.
2.3.18. Costos del mantenimiento de inventarios
Los costos de los materiales se deben conocer para alimentar al sistema de
contabilidad financiera, cuyo propsito es suministrar reportes del estado de la
empresa a entes externos y para tomar decisiones de inversin e impuestos. Para este
sistema los inventarios representan una parte importante de los activos de la empresa.
Otro sistema contable aplicado en inventarios es el de Contabilidad Gerencial o de
Costos, el cual est orientado a la toma de decisiones interna en planificacin y
control de operaciones.
Segn Daz (1991), los costos derivados del mantenimiento de inventarios son:
1.

Los costos de los pedidos comprender todos aquellos costos en que se incurre
cada vez que se ordena un pedido de inventario ya sea a un proveedor externo o
al propio departamento de produccin. Entre estos costos puede mencionarse el
costo de formulacin de la orden que incluye gastos secretariales, de papel y de
contabilidad.
En lneas generales el costo de adquisicin puede estimarse a partir del clculo
de los costos del personal del rea de compras, la depreciacin de los equipos de
oficina, el costo de las cartas y fax y el costo de los consumibles usados por este
departamento, sin embargo, en el caso del modelo de Inventario que se est
estudiando, solo se tomar en cuenta el costo del personal involucrado en el
proceso de compras (paquete anual de los empleados de la Gerencia de
Compras y el porcentaje de tiempo que dedica el Vicepresidente de
Administracin y el Gerente de logstica. Por ende, el clculo del costo de
adquisicin, contempla el costo del personal involucrado en el proceso de
compras y el total de artculos comprados en el periodo analizado. Entonces:
Costo de Adquisicin = Total Costo de Personal / Total de Artculos.

2.

Los costos de manejo se asocian principalmente con el financiamiento,


almacenamiento y conservacin del inventario. Entre ellos pueden mencionarse
los impuestos municipales, la depreciacin de las instalaciones de
almacenamiento, el personal del almacn, servicios y vigilancia. Tambin ha de

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

40

Captulo II. Marco conceptual referencial

41

tomarse en cuenta los gastos de seguro contra robo o incendio y los generados
por deterioro por hurto u obsolescencia.
Finalmente, ha de mencionarse el costo del capital (inters pagado por el
prstamo) necesario para financiar la compra del inventario.
3.

Los costos de penalizacin: es el costo que se incurre por escasez de un


producto y se calcula en funcin del dinero que se dej de percibir por no
atender a un cliente o por el nmero de unidades que se dejaron de producir y
vender. La estimacin de estos costos es una tarea compleja y requiere, en
muchas oportunidades, de la intervencin de las reas de contabilidad o de
administracin

2.3.19. Factores asociados a la gestin de inventarios


Para comprender mejor cul debe ser la gestin de inventarios es necesario conocer
los factores que estn asociados a la misma, entre los cuales se encuentran:

Logstica: A travs de la logstica se integran los inventarios al resto de la


organizacin, es por eso que la logstica se ha llegado a definir como la
tcnica de planificar, organizar y ordenar la combinacin ms factible de los
recursos, personal y tiempo a fin de llevar a cabo los objetivos, polticas y
procedimientos. Bajo el concepto de inventario, la logstica se encarga de
suministrar lo que haga falta para que el ciclo productivo se realice de forma
eficiente. Las funciones logsticas son ms amplias de lo que cabe suponer, ya
que se solapan con las actividades desarrolladas

por las clsicas reas

funcionales de mercadeo y produccin.

Procedimientos: Tener claro los procesos de compras, recepcin y despacho


de material es uno de los factores ms importantes en la gestin de inventario.

Clasificacin de los Artculos ABC: La clasificacin ABC tambin es


conocida como diagrama de Pareto, seala que el 20% de las personas
poseen el 80% de las riquezas.

En el contexto de Inventario hay dos formas para aplicar este principio: el primero es
cuando se considera que el 20% de los artculos representa el 80% del beneficio de la

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Captulo II. Marco conceptual referencial

empresa y aquellos que entran en este grupo llamando A debe ser el que la gerencia
preste mayor atencin. El segundo es en funcin del valor de uso de los items, es
decir, en funcin del consumo de un artculo en un perodo por el precio ponderado
del mismo. El ms recomendable es este ltimo en vista de que se posee mayor
informacin sobre el historial de los productos.

2.3.20. Los stocks o inventario


Segn Daz (1991), los inventarios, o stocks, son considerados tradicionalmente
como una inversin, pues se definen como cualquier recurso ocioso que es
almacenado en espera de ser utilizado.

En definitiva, tanto en las empresas de produccin como en las de servicios (grandes


almacenes, hospitales, bancos, lneas areas, entre otras) estn presentes los
inventarios. Sin embargo, estas ltimas suelen tener un volumen de inversin por
dicho concepto bastante menor que el de las empresas manufactureras, donde el
correspondiente capital inmovilizado puede llegar a representar un elevado porcentaje
del activo.

De acuerdo con Daz (1991), existen diversos conceptos asociados al manejo de


control de inventarios, entre ellos se pueden mencionan: inventario inicial, compras,
devoluciones en compras, gastos de compras, ventas, devoluciones en ventas, gastos
de ventas, mercanca en camino, mercanca en consignacin, inventario actual o final
de mercanca, diferencias entre bonificacin y descuento por pronto pago, consumo,
demanda y tiempo de reposicin.
2.3.21. Modelos de inventario
Segn Thierauff y Grosse (1989), un modelo es una abstraccin o una
representacin idealizada de un sistema de la vida real. El propsito del modelo es
proporcionar un medio para analizar el comportamiento del sistema con el fin de
mejorar su desempeo (p.51).

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

42

Captulo II. Marco conceptual referencial

El desarrollo del primer modelo de inventario se le acredita a Harris (1915).


Raymond (1931) extendi el trabajo de Harris a comienzos de los aos 1930. Esto ha
hecho, que muchos investigadores se aboquen a la tarea de desarrollar nuevos
modelos de inventarios; determinar las posibles aplicaciones que pueden tener los
mismos y establecer cules son los elementos necesarios a considerar para formular
un modelo de inventario.

Dentro de estos investigadores se tienen a Weston y Copeland (1988), los cuales


establecen que el primer paso en el proceso para construir un modelo de inventarios
consiste en especificar aquellos costos que aumentan y aquellos que disminuyen con
el tamao y la frecuencia de las rdenes y los niveles resultantes de inventarios.

Tambin se hace mencin que los modelos de inventarios, han demostrado ser tiles
para minimizar los costos de efectivo. Cualquier procedimiento que pueda reducir la
inversin requerida para generar un volumen dado de ventas, puede tener un efecto
benfico sobre la tasa de rendimiento de la empresa y, por lo tanto, sobre el valor del
negocio.

2.4. Servicio logstico al cliente


La visin que tienen los consumidores de los productos de cualquier empresa est en
funcin del precio, de la calidad y del servicio. Por ello, al comprender cmo estn
relacionados el servicio y la respuesta a esto, es muy importante para realizar una
eficiente planificacin real de los almacenes, y de esa manera establecer los niveles
de inventarios adecuados.

Para poseer un Inventario acorde con las exigencias de cualquier empresa se debe
seleccionar un modelo de gestin de stocks que est acorde con las necesidades de la
empresa, as como se debe determinar con qu frecuencia debe comprobarse el nivel
de inventarios existente.

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

43

Captulo II. Marco conceptual referencial

Tal como se seal anteriormente, los sistemas de control de stocks se caracterizan


por desarrollarse a lo largo de mltiples perodos, dando as lugar a decisiones
repetitivas en cada uno de ellos, es por eso que a continuacin se desarrollan modelos
ms concretos los cuales estn clasificados en funcin del tipo de demanda y del
tiempo de suministro (ciertos y aleatorios) as como del sistema elegido.

2.5. Modelos para demanda independiente y demanda dependiente


Una distincin de gran importancia en la administracin de inventarios es si la
demanda es independiente o dependiente.

Tomando como referencia la Biblioteca Prctica de Negocios (1998), en ella se


explica:
La demanda independiente es aquella que se ve influida por condiciones
de mercado que se encuentran fuera del control de las operaciones; por lo
tanto es independiente de las operaciones. Los inventarios de productos
terminados tienen una demanda independiente.
La demanda dependiente es aquella que se relaciona con la demanda de
otro artculo y que no se determina en forma independiente por el
mercado. Cuando los productos se construyen a partir de partes y
ensambles, la demanda de estos componentes depende de la demanda que
haya del producto final (p.143).
Las demandas dependientes e independientes muestran patrones de uso o de demanda
de naturaleza muy distintas. Puesto que la demanda independiente se encuentra sujeta
a las fuerzas del mercado, a menudo muestra un patrn fijo a la vez que responde a
influencia aleatoria, la cual se origina principalmente de las preferencias de los
clientes. Por otra parte, la demanda dependiente muestra un patrn con acumulacin
que sube y baja porque la produccin se programa, por lo general, en lotes. Se
requiere una cierta cantidad de partes cuando se produce un lote; despus no hasta
que se produzca otro (Figura N 1).

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

44

Captulo II. Marco conceptual referencial

Por tanto, la naturaleza de la demanda conduce a dos filosofas distintas en la


administracin de los inventarios. A su vez estas filosofas generan diferentes
conjuntos de mtodos y sistemas de computacin.
2.5.1. Lote econmico
En 1915, Harris desarroll la famosa frmula del lote econmico (EOQ). Ms tarde
su frmula gan gran aceptacin y se us en la industria gracias a los esfuerzos de un
consultor llamado Wilson.

Tomando como referencia la Biblioteca Prctica de Negocios (1998), en ella se


explica:
El modelo de lote econmico se usa aun ampliamente en las empresas
para la administracin de los inventarios de demanda independiente. La
derivacin del modelo del lote econmico se basa en los siguientes
supuestos:
9 La tasa de la demanda es constante, recurrente y conocida.
9 El tiempo de entrega es constante y conocido.
9 No se permiten faltantes

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

45

Captulo II. Marco conceptual referencial

9
9

El material se ordena o se produce por lotes o tandas y todo el lote


se coloca en el inventario al mismo tiempo.
Se usa una estructura especfica de costos como sigue: costo
unitario del artculo es el costo constante y no se hacen descuentos
por la cantidad comprada. Los costos de mantener el inventario
depende linealmente del nivel promedio del inventario. Existe un
costo fijo de ordenar para cada lote y este costo es independiente del
nmero de artculos que contenga el lote.
El artculo es un producto individual; no hay interaccin con otros
productos (p.144).

Al elegir el tamao del lote, existe un trueque entre la frecuencia con que se ordena y
el nivel del inventario (ver Figura N 2).

Lotes pequeos darn lugar a rdenes frecuentes pero a un bajo nivel promedio de
inventario. Si se ordena un lote de mayor tamao, la frecuencia de las rdenes
disminuirn

pero se mantendr un mayor inventario. Este trueque puede

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

46

Captulo II. Marco conceptual referencial

representarse mediante una ecuacin matemtica en la que se usan los siguientes


smbolos:
D = Tasa de la demanda, unidades por un ao
A = Costo por orden colocada, Bs. por orden
C = Costo por unidad, Bs. por unidad
i = Tasa de inters de mantener inventarios, porcentaje del valor en Bs. por ao
Q = tamao del lote, unidad.
C (Q) = Costo total de ordenar ms costo que mantener, bolvares por ao.
El costo anual de ordenar es:

Costo de ordenar anual = (Costo por orden) (Ordenes por ao) = A D


Q
En la ecuacin anterior D es la demanda total para un ao y el producto se ordena en
Q unidades a la vez. De este modo en un ao se colocan D/Q rdenes.
El costo anual de mantener es:
Costo de mantener anual = (tasa de mantener) (costo unitario)
(inventario promedio) = i CQ
2
El Costo Total Anual

= Costo anual de ordenar + costo anual de mantener


= A D + = i CQ
Q
2

Luego de operaciones matemticas pertinentes, la ecuacin de Wilson minimizada


queda:
Q=

2AD
IC

Q = cantidad ptima de pedido


D = demanda anual de un artculo
C = costo de adquisicin costo de solicitar un artculo

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

47

Captulo II. Marco conceptual referencial

48

i = Costo de mantenimiento costo anual de almacenamiento de una unidad de un artculo,


expresado como un porcentaje de su costo unitario.
A = costo promedio de los artculos comprados

Los costos de almacenamiento no son fcilmente controlables por las empresas, ya


que dependen fundamentalmente de la tasa de inters. La empresa debe, por tanto, en
condiciones de alto costo de tenencia de inventario, tratar de reducir los costos de
compra, racionalizando las operaciones de esta unidad

a fin de reducir los

inventarios.

A pesar de esto, este modelo es el ms empleado para la determinacin del tamao


del lote, debido a la facilidad de su aplicacin y tolerancia ante variaciones en la
cantidad ptima.

2.5.2. Justo a tiempo


El concepto de justo a tiempo proviene de la cultura oriental, en especfico del Japn.
El justo a tiempo es bsicamente un sistema de control de inventario cuyo objetivo es
que todos los materiales estn activamente en uso como elementos de la produccin
en proceso, nunca en descanso para que no se acumulen costos de almacenaje. El
espritu de justo a tiempo es que los inventarios representan un gasto o desperdicio ya
que son el resultado de la incapacidad de crear un flujo uniforme de materiales. Segn
esta idea los inventarios son los principales causantes de la falta de calidad, ya que la
produccin por lotes imposibilita la inspeccin de cada pieza y hace necesario
recurrir a procedimientos estadsticos.

Como seala Van Horne para lograr el Justo a Tiempo se requiere una produccin y
un sistema de informacin de inventarios muy precisos, compras muy eficientes,
proveedores muy confiables y un sistema de manejo de inventarios eficientes.

Las caractersticas principales del sistema justo a tiempo se resumen en:


1. Reducciones sistemticas en los tiempos de compras. Shingeo Shingo,
citado por Matamoros, comenz un proceso sistemtico de reduccin de

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Captulo II. Marco conceptual referencial

tiempos de compras, el cual le permiti alcanzar resultados espectaculares,


por ejemplo en el tiempo de ajustar presas de 800 toneladas, el cual se
redujo de una hora a doce minutos.
2. Demanda estable, ya que los sistemas de justo a tiempo responden ms a
variaciones fuertes en los consumos.
3. La produccin en pequeos lotes favorece la inspeccin de cada pieza, lo
que facilita alcanzar altos niveles de calidad.

2.5.3. Sistemas de control de stocks


Tomando como referencia la Biblioteca Prctica de Negocios (1998), en ella se
explica:
a) Sistema de revisin continua:
En este sistema, de forma continua o despus de cada transaccin (es
decir, de cada llegada de stocks a almacenar o de demanda a satisfacer)
se computa el nivel de inventarios. Al hacerlo, no debe caerse en el error
de considerar a este ltimo como las existencias fsicamente presentes en
el momento de control, pues a stas habr que sumar las cantidades ya
solicitadas y pendientes de recibir (recepciones programadas) y deducir
los pedidos pendientes (solicitados pero an no servidos) (p.147).
La frmula en este caso es la siguiente:

NI = E + RP - PP

Donde:
NI: Nivel de inventarios
E: Existencia fsicamente presente
RP: Recepciones programadas
PP: Pedidos pendientes.

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

49

Captulo II. Marco conceptual referencial

b) Sistema de revisin peridica


Este sistema est asociado con los modelos de perodo fijo, que responden a la
pregunta cul debe ser el momento ideal de emitir un pedido para reponer el
inventario? Es decir, cmo se determina el tiempo ptimo de pedido, el cual
minimizar los costes totales de gestin. En este caso, cada vez que transcurre
dicho tiempo se mide el nivel de inventarios y se emite el pedido de un lote,
que se calcula restando el nivel de inventarios de una cierta cantidad
previamente establecida, la cual se denomina nivel mximo de stocks y que
representa el nivel objetivo de inventarios a reponer.

c) Sistema mixto o de Mnimo Mximo


Sistema de mximos y mnimos
Existen muchas razones para que las empresas de fabricacin cuentan con un sistema
de control de inventarios; una de las principales es la de mantener un nivel ptimo de
inversin sobre los mismos, con el fin de permitir y garantizar la continuidad de las
diferentes operaciones del proceso productivo. En tal sentido, Roscoe (1981) afirma:
Al tratar con materiales de demanda continua es necesario mantener las
exigencias entre niveles mximos convenientes. El punto mximo indica
cundo debe enviarse una requisicin por ms material. El punto
mximo limita la cantidad que debe permitirse, que entre las
especificaciones de tales lmites mximos y mnimos para el inventario
es uno de los problemas ms importantes en el control de inventario. Se
determina el punto mximo para impedir la escasez de materiales. El
inventario mximo est controlado por muchos factores relacionados
principalmente por la inversin de capital, costos de operacin,
condiciones de almacenamiento y necesidades futuras (p.261).
Con lo planteado anteriormente, se destaca la necesidad e importancia de establecer
niveles mximos y mnimos para evitar la inversin excesiva de capital en
inventarios, grandes costos de almacenamiento y conservacin, interrupciones en la
produccin por falta de materiales e insumos, prdidas de ventas por falta de
produccin, entre otros. A tal efecto, Opeman (1992) describe que:
El sistema de inventarios de mximos y mnimos existe un nivel de
inventario mximo para frenar el abarrotamiento antes de la colocacin

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

50

Captulo II. Marco conceptual referencial

del pedido, este mximo deber compararse con el nivel de inventarios


existentes, dando debida consideracin a las necesidades del tiempo
requerido, adems se establece el nivel mximo de inventarios para
cubrir los tiempos requeridos. Esto activa el reabastecimiento como el
punto de re-pedido y debe proporcionar una proteccin adecuada contra
las carencias en la mayora de los casos. Sin embargo, una proteccin
adicional est representada por una existencia de seguridad (p.334).
Cuando se emite un lote, ste se mide como en el sistema de revisin peridica, en
relacin con el nivel mximo de inventario a reponer de forma que:

Q = NI max NI
Donde:
Q: Emisin del pedido de un lote
NI max: Nivel de inventario mximo
NI: Nivel de inventario.
d) Modelo de compra especulativa
Segn Indacochea (1984), en su bibliografa denominada Finanzas en Inflacin,
expresa: Un modelo de compras especulativa que permita utilizar el conocimiento de
las inminentes alzas de precios de las existencias, con la finalidad de obtener
ganancias, aprovechando las variaciones de los precios relativos (p. 279).

Como se mencion anteriormente, la inflacin afecta los criterios tradicionales de


manejo de inventarios, pero no slo en cuanto a la fijacin de parmetros de
reposicin, sino tambin en las decisiones coyunturales de compra.

Para el Departamento de Compras y Suministros, las diferencias en las variaciones


relativas de los precios de los bienes presentan un nuevo aspecto con el que pueden
obtener ganancias a corto plazo: la especulacin.

La inflacin, al ser medida a travs del ndice general de precios al consumidor (IPC)
se observa usualmente en forma continua, mientras que el incremento del precio de
un bien especfico se aprecia en forma directa (a saltos). (Ver Figura N 3).

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

51

Captulo II. Marco conceptual referencial

A. Hiptesis del modelo


Los supuestos contenidos en el modelo de compra especulativa son:
a) La materia prima o insumo analizado tiene un consumo estable de q
unidades por mes.
b) Normalmente se repone el stock con frecuencia (aproximadamente cada
mes).
c) La materia prima es susceptible de ser almacenada.
d) No se han acumulado anteriormente inventarios con fines especulativos.
e) El bien sufrir un incremento porcentual de su precio en un futuro
inmediato.
f) An se puede adquirir la materia prima en las cantidades requeridas al
precio actual.
g) La materia prima o insumo no ser financiado por el proveedor.
h) Se puede pronosticar razonablemente el ritmo de la inflacin.

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

52

Captulo II. Marco conceptual referencial

i) No se consideran restricciones de espacio, ni financieras, ni de


perecibilidad de la materia prima.

B. Desarrollo del modelo


La incgnita por resolver es cuntos meses de existencia debe comprar la
organizacin, para maximizar el ahorro que se puede lograr con esta compra
especulativa. Ver Figura No. 4.
Las variables por utilizarse son:
Q= unidades por comprar de la materia prima al precio actual.
q= consumo mensual de la materia prima Q.
n= duracin del stock adquirido en meses n= Q/q.
p= precio actual de la materia prima.
s = ahorro que se consigue con la compra especulativa
A= incremento porcentual del precio esperado.
R= tasa de descuento del flujo o costo de oportunidad del dinero.

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

53

Captulo II. Marco conceptual referencial

54

Vale la pena comentar que, cuando se da el fenmeno de tasas de inters negativas en


la economa, un adecuado costo de oportunidad lo constituye la inflacin misma.
(Indacochea, 1984, p. 280). Es decir, lo mnimo que se debera pedir a cualquier
inversin efectuada en el Departamento de Compras y Suministros de la Universidad
Simn Bolvar es que permita mantener el poder adquisitivo del dinero a travs del
tiempo, o sea:
R= > Inflacin
.
Las alternativas por considerarse segn Indacochea (1984), son:
a) comprar y pagar ahora Q unidades al precio p siendo el egreso:
p . Q= p. n. q

b) comprar n lotes al nuevo precio p(1+A), siendo el egreso mensual:

(1 + A) p.q

Se computa el valor actual de cada alternativa:

Va = p n q

El propsito es encontrar el valor n, que maximiza el ahorro calculado como:

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Captulo II. Marco conceptual referencial

55

s = Vb -Va
Se deriva e iguala a cero:

Despejando n:

Se puede apreciar que el nmero ptimo de meses de compra slo en funcin del
porcentaje de incremento inminente del precio A, de la tasa mensual que combina la
inflacin y el costo de oportunidad del dinero R.

Este modelo propuesto tiene una serie de observaciones, entre las cuales se pueden
mencionar:
1) El modelo de compra especulativa se debe combinar con las polticas de
reposicin de stock en ambientes inflacionarios, con el fin de lograr
optimizar el manejo de inventarios.
2) El modelo solamente debe aplicarse en aquellas situaciones donde se
cumplen los supuestos sobre los cuales est basado.
3) Al adquirir n meses de stock con fines especulativos, se deber
consumir dichos inventario hasta su nivel corriente, antes de volver a
realizar una compra especulativa segn los resultados del modelo.
4) El modelo no considera la posibilidad de un aumento adicional de precios
durante el tiempo que dure el stock especulativo (n meses).
5) El modelo no considera los costos operativos de mantenimiento de
inventario ni los costos de emisin de rdenes de compra.

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Captulo II. Marco conceptual referencial

56

6) No considera las restricciones financieras, que suelen ser importantes en


pocas inflacionarias.
7) Como una aproximacin de aplicacin rpida, algunos autores presentan la
frmula: n = A/R.

2.6. Teora sobre procesos administrativos


La administracin como proceso constituye una de las teoras administrativas de gran
vigencia, al tratar de ver a la administracin como un ciclo que comprende diversas
funciones para llevar a cabo su funcin y cumplir sus objetivos. Diversos autores han
tratado de distinguir elementos integrantes de la administracin vista como un
proceso, lo que incluira una serie de subprocesos o funciones dentro del proceso
global de la administracin. Pero esta divisin tiene un carcter meramente
conceptual y en ningn caso implica secuencia, pues los subprocesos y funciones son
en s inseparable en todos los momentos o fases del proceso (Requeijo y Lugo 1985)
En el Cuadro 1 se puede observar de manera objetiva las diferentes concepciones del
proceso administrativo y sus funciones principales segn diversos autores: Fayol,
Uewick, Gullick, Koontz y P`Donnell y Dale. El desempeo de estas cinco (5)
funciones

forma el llamado proceso administrativo, visto como un proceso de

interaccin en el cual todas las funciones son interdependientes. Para el desarrollo de


la presente investigacin se considerarn las funciones expuestas por Koontz y
O`Donnell (1974): Planificacin, Organizacin, Integracin de Personal, Direccin y
Control.

Cuadro N1
Proceso administrativo y sus funciones bsicas segn diversos autores.
Fayol
Prever
Organizar
Comandar
Coordinar
Controlar

Urwick
Investigacin
Previsin
Planeamiento
Organizacin
Coordinacin
Comando
Control

Gullick
Planeamiento
Organizacin
Administrac. del Personal
Direccin
Coordinacin
Informacin
Presupuesto

Koontz y O`Donnell
Planeamiento
Organizacin
Integracin del Personal
Direccin y Control

Dale
Planeamiento
Organizacin
Direccin
Control

Fuente: Chiavenato (1999), p.198.

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Captulo II. Marco conceptual referencial

El proceso administrativo, como se ha hecho referencia, consta de un conjunto de


funciones que proporcionan una estructura til para organizar el trabajo
administrativo. Segn Koontz y Weihrich (1994) no han surgido nuevas ideas,
resultados de investigacin o tcnicas que no se puedan ubicar fcilmente en las
clasificaciones de planeacin, organizacin, integracin de personal, direccin y
control" (p. 20).

Planeacin: La planeacin incluye seleccionar misiones y objetivos y las


acciones para alcanzarlos; requiere tomar decisiones, es decir, seleccionar
futuros de accin entre varias opciones, involucra la evaluacin del futuro y el
aprovisionamiento en funcin de l.

Organizacin: La organizacin, segn Hampton (1993), es definida como:

...la divisin de la organizacin entera en unidades, comnmente


llamadas divisiones o departamentos, y en subunidades conocidas con
el nombre de secciones, que tienen determinadas responsabilidades, y
una jerarqua de relaciones jerrquica: una estructura. Con ese vocablo
tambin se denota la coordinacin de dichas unidades y subunidades, a
fin de que sus esfuerzos se combinen y cumplan con los objetivos
globales de la organizacin (p. 23).

En otras palabras, el trmino organizacin implica una estructura intencional y


formalizada de papeles o puestos; es el proceso de relacionar el trabajo de las
personas con los recursos materiales y financieros disponibles, para que las tareas
propuestas se cumplan eficientemente, segn las exigencias de los objetivos ya
establecidos en la planificacin.

Integracin de personal: La funcin administrativa de Integracin de


Personal definida por Koontz y Weihrich (1994), se define como:

... cubrir y mantener cubiertos los puestos de la estructura


organizacional. Este objetivo se cumple al identificar los
requerimientos de la fuerza de trabajo, realizar un inventario del
personal disponible y reclutar, seleccionar, ascender, evaluar,
Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

57

Captulo II. Marco conceptual referencial

desarrollar las carreras, remunerar y capacitar o desarrollar en alguna


otra forma a todos los candidatos como a los titulares de los puestos,
para que puedan cumplir con sus tareas de un modo eficaz y eficiente
(p. 356).
La integracin de personal, no es otra cosa que la administracin de los
recursos humanos de la organizacin a travs de la planeacin, organizacin,
desarrollo, coordinacin y control de tcnicas capaces de promover el
desempeo eficiente del personal, en la medida en que la organizacin
representa el medio que permite a las personas alcanzar los objetivos
individuales relacionados directa o indirectamente con el trabajo.

Direccin: Es el proceso de influir sobre las personas para que stas


contribuyan al logro de las metas de la organizacin y del grupo.
Esta es la fase en que se destacan la motivacin del grupo, la comunicacin
eficiente, la toma de decisiones y el rol de lder del administrador o director.

Control: El Control cierra el ciclo del Proceso Administrativo al vigilar dicho


proceso basndose en los objetivos y normas establecidos de la planificacin.
El control es la medicin y correccin del desempeo con el fin de asegurar
que se cumplan los objetivos de la empresa y los planes diseados para
alcanzarlos" (Koontz y Weihrich, 1994, p. 578).

2.7. Teora sobre presupuesto y presupuesto pblico


El presupuesto es un plan sistemtico expresado en trminos de unidades fsicas o
monetarias, que persigue proyectar los gastos y estimar los ingresos, as como
anticiparse a las desviaciones; permitiendo a la organizacin medir su capacidad
administrativa (Burbano y Ortiz, 1993, p.11).

Por tanto, los presupuestos pueden servir para el anlisis del diseo de diversas
funciones adicionales, tales como: la evaluacin del desempeo, la coordinacin de
actividades y la ejecucin de los planes, as como comunicar y motivar acciones. Los
presupuestos son una caracterstica importante de la mayor parte de los sistemas de
control. Cuando se administra con inteligencia los presupuestos:

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

58

Captulo II. Marco conceptual referencial

a) Obligan a la planificacin
b) Proporcionan criterios de desempeo y
c) fomentan la coordinacin (Burbano y Ortiz, 1993, p.12).

Segn el "Manual de Elaboracin del Presupuesto por Programas", conocido como


documento de Tucumn con ligeras adaptaciones, y del que se extracta las Bases
Tericas del Presupuesto por Programas, publicacin hecha por la Oficina Nacional
de Presupuesto (ONAPRE), se conoce como Presupuesto al sistema mediante el cual
se elabora, aprueba, coordina la ejecucin, controla y evala la produccin pblica
(Bien o Servicio) de una institucin, sector o regin, en funcin de las polticas de
desarrollo previstas en los Planes.

2.8. Presupuesto pblico


Los Presupuestos del Sector Pblico:
Son los que involucran los planes, polticas, programas, proyectos,
estrategias y objetivos del Estado. Son el medio ms efectivo de control
del gasto pblico y en ellos se contempla las diferentes alternativas de
asignacin de recursos para gastos e inversiones (ONAPRE, 2004).
Segn Villalobos (2002) el presupuesto pblico es el principal documento que emite
el gobierno, en donde se muestran los aspectos ms relevantes y sustantivos de la
poltica econmica de corto plazo. El anlisis del presupuesto permite prever el
comportamiento del sector pblico y en consecuencia estimar su efecto sobre el
sistema econmico nacional.

La importancia del presupuesto radica en el hecho de que la mayor parte de las


finalidades del Estado requieren de la ejecucin de acciones cuya materializacin
demanda transacciones financieras. De esta condicin surgi en el pasado el concepto
del presupuesto como aquella expresin en trminos financieros de lo que el gobierno
pretende llevar a cabo en un perodo determinado que por regla general, es de un
ao.

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

59

Captulo II. Marco conceptual referencial

El presupuesto es un medio para prever y decidir la produccin que se va


a realizar en un perodo determinado, as como para asignar formalmente
los recursos que esa produccin exige en la praxis de una institucin,
sector o regin (Prez y Levane, 2000, p.4).
Este carcter prctico del presupuesto implica que debe concebrselo como un sistema
administrativo que se materializa por etapas: formulacin, discusin y sancin,
ejecucin, control y evaluacin.

Las etapas para formular y gestionar el presupuesto pblico, son:

Programacin y formulacin. En Venezuela la preparacin del Proyecto de


Presupuesto le corresponde a la Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE),
como rgano rector del sistema presupuestario, de acuerdo con la Ley
Orgnica de Administracin Financiera del Sector Pblico. El financiamiento
pblico constituye un aspecto comn en todas las actividades del Estado, por
cuanto le permite movilizar los recursos fsicos que demanda el gobierno en
funcin de los objetivos y metas que pretende lograr en el contexto de su
poltica de gastos. Ello induce al Estado a captar parte de la renta nacional a
travs de procedimientos acordes con las caractersticas de la economa,
con el fin de proveerse de los recursos necesarios que hagan compatible su
poltica financiera. El presupuesto de ingreso del gobierno central es una
herramienta que permite proporcionarle el poder de compra necesario para
satisfacer la demanda de los recursos fsicos. La formulacin del presupuesto
de ingresos implica un proceso de anlisis del sistema de ingresos pblicos
que se traducen en el nivel de medios que utiliza el Estado para obtener los
recursos, conformados por la tributacin, las tasas, el endeudamiento y otras
formas de financiamiento.

Discusin y aprobacin. En trminos generales se puede afirmar que la


aprobacin de la Ley de Presupuesto, en lo que se refiere a la Administracin

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

60

Captulo II. Marco conceptual referencial

61

Central, es una facultad que la Constitucin de la Repblica ha otorgado


siempre al Poder Legislativo.

A la Asamblea Nacional, se le debe

dotar de un personal

experto en

Administracin Presupuestaria que posibilite formar, en corto tiempo, los


recursos humanos necesarios para realizar la etapa mencionada con criterios
tcnicos y tener un conocimiento cabal de cmo se llevar a cabo las
restantes etapas del citado proceso. De esta manera, debe tenerse presente
siempre que el presupuesto opera como un sistema, y por consiguiente, de la
forma como se realice cualquiera de sus etapas, depender el desarrollo y
xito de las restantes. Tambin se hace necesario que la Asamblea Nacional
de la Repblica Bolivariana de Venezuela y el personal tcnico y poltico que
lo integra, est en contacto permanente con el rgano rector en materia
presupuestaria del Ejecutivo Nacional, a los fines

de que disponga

oportunamente de la informacin de las reformas que dicho rgano adelanta


para el sector pblico. Segn el Artculo 22 de la Ley Orgnica de Rgimen
Presupuestario, el Proyecto de presupuesto ser presentado por el Ejecutivo
Nacional a la Asamblea Nacional (1999).

Ejecucin. La ejecucin del presupuesto comprende una serie de decisiones y


numerosas operaciones fsicas y financieras que permitan concretar
anualmente los objetivos y metas determinadas para el sector pblico en plano
de mediano y largo plazo.
En el plano fsico, la ejecucin del presupuesto implica la movilizacin de la
administracin a efecto de llevar a cabo las acciones y procesos necesarios,
utilizando los recursos humanos, materiales y dems insumos, con la finalidad
de lograr los productos en la calidad y cantidad adecuada, en el tiempo y
lugar previstos. En el plano financiero y en materia de gastos, la ejecucin del
presupuesto consiste en el uso de las asignaciones presupuestarias corrientes y
de capital, segn los procedimientos y criterios establecidos para tal fin. A
medida que se va ejecutando el presupuesto, se va obteniendo la informacin

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Captulo II. Marco conceptual referencial

62

fsica y financiera que permite el control y evaluacin de los planes de


ejecucin.
Segn el artculo 39 de Ley Orgnica del Rgimen Presupuestario, se
establece que para cada ejercicio presupuestario, los organismos pblicos
ejecutores del presupuesto programarn la ejecucin fsica financiera,
especialmente en los compromisos y desembolsos mximos que podrn
contraer o efectuar para cada sub- perodo del ejercicio. Dicha programacin
estar sometida en el plazo determinado al Ejecutivo Nacional, quien la
aprobar o modificar las variaciones que se estimen necesarias para
coordinar con el flujo estacional de ingresos.
Los rganos contralores de los organismos ordenadores de pagos (Tesorera
Nacional) se abstendrn de dar curso a los compromisos, si previamente no
han sido informados por la Oficina Central de Presupuesto acerca del
cumplimiento de esta disposicin por parte del respectivo organismo.
Etapas de la Ejecucin de los Ingresos y los Gastos:
1. De los ingresos: La ejecucin de un ingreso es un proceso que
comienza en el momento que nace el derecho de percibirlo y termina
en el momento en que se recauda.
2. De los gastos: La ejecucin de un gasto es un proceso que comienza
en el momento cuando se solicita la realizacin de un gasto y termina
en el momento de extincin de la obligacin con terceros derivadas de
ese gasto.
Se pueden considerar

tres pasos fundamentales simultneos o

separados en el tiempo y que se definen de la siguiente manera:


9 Compromiso: es el momento en que se dispone formalmente la
realizacin de un gasto, establecindose una relacin jurdica con
un tercero.
9 Gasto Causado: es el momento en que nace la obligacin de pago.
9 Pago: es el momento en que se extingue la obligacin.

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Captulo II. Marco conceptual referencial

63

4. Control y evaluacin. Los conceptos de control y evaluacin no son


independientes uno de otro, sino que por el contrario, forman parte de un mismo
proceso de medicin de eficiencia y eficacia. Constituyen una fase de la
administracin presupuestaria que implica verificar y valorar las acciones
comprendidas con el objeto de apreciar la medida en que se han ido cumpliendo
cualitativa y cuantitativamente los propsitos y polticas fijados con anterioridad.

En Venezuela, en los ltimos tiempos se han hecho grandes esfuerzos vinculados


directamente con el control presupuestario, dentro de los cuales se pueden citar:
las diversas publicaciones emanadas de la Contralora General de la Repblica,
los instructivos de seguimiento de la ejecucin fsico-financiera mensual y
trimestral

del

presupuesto

de

los

organismos

de

la

Administracin

Descentralizada, elaborados por la Oficina Central de Presupuesto y, finalmente,


la creacin y adopcin del clasificador Plan nico de Cuentas.
Bsicamente se distinguen tres sistemas de control presupuestario, segn el poder
que lo realice:
1. Control legislativo: se refiere no slo a la legislacin sino al control de
los actos de la Administracin Pblica especialmente aquellos de la
gestin

administrativa que tienen relacin con la Hacienda Pblica

Nacional.
2. Control jurisdiccional: este control corresponde a la Corte Suprema de
Justicia y los dems tribunales a los cuales se les haya asignado
competencia en materia contencioso administrativo, de acuerdo a la ley.
3. Control administrativo: En algunos pases, se les ha fijado como
objetivo la verificacin y crtica de las actividades relacionadas con la
planificacin y el presupuesto y ms recientemente sobre el examen de
actividades y los resultados obtenidos.

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Captulo II. Marco conceptual referencial

2.9. Plan nico de cuentas

El Plan nico de Cuentas, puesto en vigencia por la Oficina Central de Presupuesto,


por primera vez, mediante Resolucin N 69, publicada en Gaceta Oficial N 4.540
Extraordinario de fecha 12 de marzo de 1993, debe emplearse en la formulacin,
ejecucin y control del Presupuesto de Sector Pblico.

El Plan nico de Cuentas toma en consideracin trabajos y estudios publicados por


las Naciones Unidas, Fondo Monetario Internacional y Banco Mundial, en cuanto a la
uniformidad y homogeneidad que deben tener las cuentas pblicas, recogidos en sus
respectivos manuales e informes. Esta herramienta tambin permite la conformacin
del Sistema de Cuentas Nacionales y Estadsticas de las Finanzas Pblicas y de las
clasificaciones presupuestarias.

2.10. Teora sobre adquisiciones de materiales y suministros

Un plan anual de adquisiciones debe prever los materiales y suministros que se


requerirn durante el ejercicio presupuestal y el monto del presupuesto requerido
aprobado por el Titular del Pliego o la mxima autoridad administrativa de la
Institucin, donde sealar sus necesidades, en funcin de sus respectivas metas,
sealando las prioridades, la programacin respectiva y un perfil genrico de las
especificaciones tcnicas.

Un plan para la adquisicin de materiales y suministros debe contener como mnimo


la siguiente informacin:
9

Las licitaciones pblicas, concursos pblicos y adjudicaciones directas


que se realizarn en el ao fiscal. Opcionalmente, podr incluirse
informacin relativa a las adjudicaciones de menor cuanta.

El objeto de la adquisicin de materiales y suministros.

La sntesis de las especificaciones tcnicas de los materiales y suministros.

El valor estimado de los materiales y suministros a adquirir o contratar.

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

64

Captulo II. Marco conceptual referencial

65

La fuente de financiamiento.

Los niveles de centralizacin y desconcentracin de la facultad de adquirir


y contratar.

Las fechas probables de las convocatorias de los procesos de seleccin


planificados.

Los bienes y servicios a adquirir deber estar definido detalladamente por la


dependencia encargada de las adquisiciones y contrataciones de la entidad, la
cantidad y las caractersticas de los bienes, servicios y obras que se van a adquirir o
contratar, los cuales debern cumplir obligatoriamente con las normas tcnicas,
metodolgicas y/o sanitarias nacionales si las hubiere.

2.11. Principios de Contabilidad del Sector Pblico


Los Principios de Contabilidad del Sector Pblico, relacionadas con los inventarios,
los sistemas de registros y los controles de inventarios, normativas y cmo se valoran
los inventarios, son:

Registro.

Los

hechos

contables

deben

reconocerse

registrarse

oportunamente, de una sola vez y en orden cronolgico, consecutivo, sin que


existan vacos u omisiones en la informacin y en moneda de curso legal,
conforme a los sistemas, mtodos y procedimientos que se estimen adecuados,
a fin de garantizar la coherencia de la informacin.

Revelacin suficiente. Los estados financieros deben comprender en forma


clara y comprensible toda la informacin necesaria que exprese los resultados
y la situacin econmica financiera del ente, de manera que facilite a los
usuarios la toma de decisiones pertinentes e igualmente, deben revelarse las
polticas contables ms importantes utilizadas por el ente contable.

Prudencia. Al efectuar el registro de una transaccin o hecho financiero se


debe adoptar la alternativa que ofrezca resultados ms prudentes o
conservadores. Se deben contabilizar los ingresos y gastos efectivamente

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Captulo II. Marco conceptual referencial

realizados, as como tambin los gastos que suponen riesgos previsibles o


prdidas eventuales.

Uniformidad. El registro contable y los estados financieros deben elaborarse


mediante la aplicacin en el tiempo de los principios, polticas, normas y
procedimientos de contabilidad, a los fines de que la informacin sea
comparable. Todo cambio de importancia ser revelado mediante nota a los
estados financieros que exponga la naturaleza y razones del mismo y
cuantifique sus efectos.

Precio de adquisicin. Los bienes, derechos y obligaciones se deben registrar


al valor original de la adquisicin, produccin, construccin o intercambio,
representado por la suma de efectivo pactada a su equivalente, como si lo
hubiesen adquirido de contado y pagado en efectivo, salvo cuando sean
autorzados por los rganos competentes o por disposicin legal, otros
mtodos de valuacin alternativos, en cuyo caso deber revelarse el mtodo
de valuacin adoptado. Las cifras de los estados financieros representarn
valores histricos o modificaciones de ellos sistemticamente obtenidos.

Causado y devengado. Los gastos e ingresos sern reconocidos para su


registro en el momento en que se causen o se devenguen respectivamente,
haya o no movimiento de efectivo. Un gasto se considera causado al hacerse
exigible el pago de la obligacin correspondiente y un ingreso se considera
devengado cuando se adquiere el derecho de percibir una cantidad
determinada de recursos.

Unidad y universalidad. La contabilidad fiscal o pblica constituir un


sistema nico e integral que cubra todas las operaciones financieras de los
entes pblicos.

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

66

Captulo II. Marco conceptual referencial

Registro e imputacin presupuestaria. La contabilidad registrar de acuerdo


con el Plan de Cuentas que se prescriba y las normas que al afecto se dicten, la
obtencin de los ingresos y la ejecucin de los gastos autorizados en el
presupuesto del ente pblico, los cuales debern imputarse a las
correspondientes partidas presupuestarias, de conformidad con las normas y
criterios que establezca la Oficina Central de Presupuesto (OCEPRE). Las
transacciones presupuestarias de gastos debern registrase en la contabilidad
por el sistema de partida doble en todas sus etapas.

Principios contables supletorios. En caso de situaciones no previstas en los


anteriores principios, se tomar como marco de referencia los Principios de
Contabilidad de Aceptacin General emitidos por la Federacin de Colegios
de Contadores Pblicos de Venezuela.

2.12. Bases legales

Tomando en cuenta que este trabajo esta basado en un modelo para mejorar el control
de registro de inventarios de materiales y suministros de la Universidad Simn
Bolvar, se requiere tener en cuenta los principios administrativos y el fundamento
legal del cual hemos extrado los instrumentos jurdicos para el sano funcionamiento
del sistema de inventarios acorde con los requerimientos la Administracin Pblica.
Entre los principios administrativos y el fundamento legal, vale la pena mencionar:
9 Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela (Gaceta Oficial N
5.453 del 24 de Marzo de 2000). la cual en sus artculos: 136, dispone la
separacin orgnica de Poderes; 137, el Principio de Legalidad relativo a las
atribuciones de los rganos que ejercen el Poder Pblico, en el sentido que
las actividades que realicen los mismos deben someterse a la Constitucin y
a las Leyes; 156, ordinales 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 21, 23, 25, 29 y 33,
establecen las competencias al Poder Nacional; 225 que prev los rganos
que ejercen el Poder Ejecutivo; y 242 que establece el carcter de los
Ministerios.
Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

67

Captulo II. Marco conceptual referencial

9 Ley N 40 Ley Orgnica de la Administracin Pblica: publicada en la


Gaceta Oficial N 37.305 del 17de Octubre de 2.001, la cual tiene por objeto
establecer los principios y bases que rigen la organizacin y el
funcionamiento de la Administracin Pblica; los principios y lineamientos
de la organizacin y funcionamiento de la Administracin Pblica Nacional
y de la Administracin descentralizada funcionalmente; as como regular los
compromisos de gestin, crear mecanismos para promover la participacin y
el control sobre las polticas y resultados pblicos; y establecer las normas
bsicas sobre los archivos y registros pblicos.
9 Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico (Gaceta
Oficial N 37.029 del 05 de Septiembre de 2000).
9 Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica (Gaceta Oficial N
5.017 del 13 de Diciembre de 1995).
9 Ley Orgnica de Administracin Central. (Decreto N369 del 14 de
Diciembre de 1999 Gaceta Oficial N 36.850).
9 Ley de Universidades y su Reglamento.
9 Ley de Licitaciones (Gaceta Oficial N 37.097 del 12 de Diciembre de
2000).
9 Reglamento de la Ley de Licitaciones (Gaceta Oficial N 34.830 30/10/91).
9 Ley

Orgnica

de

Procedimientos Administrativos (Gaceta Oficial

Extraordinaria N 2.818, del 1 de julio de 1.981). Esta Ley ajusta la


actividad de la Administracin Pblica Nacional y la Administracin
Pblica Descentralizada, al principio de legalidad administrativa.
9 Ley contra la Corrupcin. (Gaceta Oficial Extraordinaria N 5.637, del 07 de
abril de 2003). El objeto de esta ley es salvaguardar el patrimonio pblico,
garantizar el manejo adecuado y transparente de los recursos pblicos, as
como la tipificacin de los delitos contra la cosa pblica y las sanciones que
debern aplicarse a quienes infrinjan sus disposiciones y cuyos actos,
hechos u omisiones causen daos al patrimonio pblico.
9 Ley N 59.- Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del
Sistema Nacional de Control Fiscal (Gaceta Oficial de la Repblica

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

68

Captulo II. Marco conceptual referencial

69

Bolivariana de Venezuela N 37.347 de fecha 17 de diciembre de 2.001).


Esta Ley tiene por objeto regular las funciones de la Contralora, el Sistema
Nacional de Control Fiscal y la participacin de los ciudadanos en el
ejercicio de la funcin contralora.
9 Cdigo Orgnico Tributario (Gaceta Oficial N 37.305 del 17 de octubre de
2001); cuyas disposiciones son aplicables a los tributos nacionales y a las
relaciones jurdicas derivadas de esos tributos.
9 Ley del Estatuto de la Funcin Pblica (Gaceta Oficial N 37.522, de fecha
06 de septiembre de 2002): la cual rige las relaciones de empleo pblico
entre los funcionarios y funcionarias pblicas y las administraciones
pblicas nacionales, estadales y municipales.
9 Ley sobre Adscripcin de Institutos Autnomos, Empresas del Estado,
Fundaciones, Asociaciones y Sociedades Civiles del Estado, a los rganos
de la Administracin Central (Gaceta Oficial Extraordinario N 5556, del 13
de noviembre de 2.001); cuyo objetivo fundamental es adecuar la
adscripcin

de

los

Institutos

Autnomos,

Empresas

del

Estado,

Fundaciones, Asociaciones y Sociedades Civiles del Estado a los rganos de


la Administracin Central, de acuerdo con el mbito sectorial que
corresponda en virtud del contenido material de las actividades que
desarrollan estos entes, a fin de lograr una mayor eficiencia, coordinacin y
control de la actividad administrativa.
9 Decreto con Rango y Fuerza de Ley sobre Simplificacin de Trmites
Administrativos (Gaceta Oficial Extraordinaria N 5.393, de fecha 22 de
octubre de 1.999). Este Decreto Ley, tiene por objeto establecer los
principios y bases conforme a los cuales, los rganos de la Administracin
Pblica Central y Descentralizada, funcionalmente en el mbito nacional,
realizarn la simplificacin de los trmites administrativos que se efecten
ante los mismos.
9 Ley de Especial de Presupuesto de Ingresos y Gastos de la Repblica para el
Ejercicio Fiscal 2004 (Gaceta Oficial Extraordinario N 5.678, de fecha 16
de diciembre de 2003).

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Captulo II. Marco conceptual referencial

70

9 Leyes Orgnica del Rgimen Presupuestario Anuales.


9 Decreto N 2.360, Reforma Parcial del Decreto sobre Organizacin y
Funcionamiento de la Administracin Publica Central, Publicado en
Gaceta Oficial de la Republica Bolivariana de Venezuela N 37.672 de
fecha 15 de abril de 2003.
9 Decreto N 1.835, Reforma Parcial del Reglamento N 1 de la Ley
Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico, sobre el
Sistema Presupuestario (Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de
Venezuela Extraordinaria N5.592) de fecha 26 de Junio de 2002. El
Presente

Reglamento

tiene

por

objeto

establecer

las

normas

complementarias para el desarrollo del proceso presupuestario que


cumplirn los rganos y entes sujetos a la Ley Orgnica de la
Administracin Financiera del Sector Pblico.
9 Decreto N 2.259, Reglamento Parcial N 4 de la Ley Orgnica de la
Administracin Financiera del Sector Pblico, sobre el Sistema de
Contabilidad Pblica. Publicado en la Gaceta Oficial de la Repblica
Bolivariana de Venezuela Extraordinaria N 5.623 de fecha 29 de diciembre
de 2002.- El presente Reglamento tiene por objeto establecer las
disposiciones bsicas para el funcionamiento del sistema de contabilidad
pblica, el cual ser nico, integrado y aplicable a todos los rganos de la
Repblica, as como a sus entes descentralizados funcionalmente. Dicho
sistema estar fundamentado en las normas generales de Contabilidad
Pblica, de acuerdo con lo establecido en el numeral 1 del artculo 127 de la
Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico,
debidamente aprobado por la Contralora General de la Republica y en los
dems principios de contabilidad de general aceptacin validos para el
Sector Publico.
9 Reglamento sobre la Organizacin del Control Interno de la Administracin
Pblica Nacional (Gaceta Oficial N 36.318, de fecha 22 de octubre de
1.997). El objeto del Reglamento en cuestin es establecer las disposiciones
relativas a la organizacin del control interno de los Organismos de la

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Captulo II. Marco conceptual referencial

Administracin Pblica Nacional cuyos bienes constituyen patrimonio


pblico y definir las competencias atribuidas al Ministerio de Finanzas en
materia de contabilidad.
9 Reglamento de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica
(Gaceta Oficial Extraordinaria N 5.128, del 30 de diciembre de 1.996).
Establece que los funcionarios o empleados pblicos y los particulares,
deben colaborar con la realizacin de todas aquellas actuaciones que se
consideren necesarias para hacer posible o para facilitar el cumplimiento de
las funciones de la Contralora.

2.12.1. Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela

La Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela, establece en la Seccin


Segunda de la Administracin Pblica:

Artculo 141.- La Administracin Pblica est al servicio de los


ciudadanos y ciudadanas y se fundamenta en los principios de honestidad,
participacin, celeridad, eficacia, eficiencia, transparencia, rendicin de
cuentas y responsabilidad en el ejercicio de la funcin pblica con
sometimiento pleno de ley y al derecho.
2.12.2. Ley Orgnica de la Administracin Financiera
Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico: en el Titulo I
Disposiciones Generales, establece:
Artculo 6. Estn sujetos a las regulaciones de esta ley, con las
especificaciones que la misma establece, los entes u organismos que
conforman el sector pblico, enumerados seguidamente:
1. La Repblica
2. Los Estados
3. El Distrito Metropolitano de Caracas
4. Los Distritos
5. Los Municipios
6. Los Institutos autnomos
7. Las Personas jurdicas estatales de derecho pblico
8. Las sociedades mercantiles en las cuales la Repblica o las dems
personas a que se refiere el presente artculo tengan participacin igual

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

71

Captulo II. Marco conceptual referencial

o mayor al cincuenta por ciento del capital social. Quedaran


comprendidas adems, las sociedades de propiedad totalmente estatal,
cuya funcin, a travs de la posesin de acciones de otras sociedades,
sea coordinar la gestin empresarial pblica de un sector de la
economa nacional
9. Las sociedades mercantiles en las cuales las personas a que se refiere
el numeral anterior tengan participacin igual o mayor al cincuenta por
ciento del capital social
10. Las fundaciones, asociaciones civiles y dems instituciones
constituidas con fondos pblicos o dirigidas por algunas de las
personas referidas en este artculo, cuando la totalidad de los aportes
presupuestarios o contribuciones en un ejercicio, efectuados por una o
varias de las personas referidas en el presente artculo, represente el
cincuenta por ciento o ms de su presupuesto.
En el Ttulo V Del Sistema de la Contabilidad Pblica y el Reglamento Parcial Nro. 4
de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del sector Pblico, sobre el
Sistema de Contabilidad Pblica, establece:

Artculo 121.- El Sistema de Contabilidad Pblica comprende el conjunto


de principios, rganos, normas y procedimientos tcnicos que permiten
valorar, procesar y exponer los hechos econmicos financieros que afecten
o puedan llegar a afectar el patrimonio de la Repblica o de sus entes
descentralizados.
Artculo 122.- El Sistema de Contabilidad Pblica tendr por objeto:
1. El registro sistemtico de todas las transacciones que afecten la
situacin econmica financiera de la Repblica y de sus entes
descentralizados funcionalmente.
2. Producir los estados financieros bsicos de un sistema contable que
muestren los activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos de entes
pblicos sometidos al sistema.
3. Producir informacin financiera necesaria para la toma de decisiones
por parte de los responsables de la gestin financiera pblica y para los
terceros interesados en la misma.
4. Presentar informacin contable, los estados financieros y la respectiva
documentacin de apoyo, ordenados de tal forma que facilite el
ejercicio del control y la auditoria interna o externa.
5. Suministrar informacin necesaria para la formacin de cuentas
nacionales.
Artculo 123.- El Sistema de Contabilidad Pblica, ser nico, integrado
y aplicable a todos los rganos de la Repblica y sus entes

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

72

Captulo II. Marco conceptual referencial

descentralizados funcionalmente; estar fundamentado en las normas


generales de contabilidad dictadas por la Contralora General de la
Repblica y en los dems principios de contabilidad de general aceptacin
validos para el sector pblico.
La contabilidad se llevar en los libros, registros y con la metodologa que
prescriba la Oficina Nacional de Contabilidad Pblica y estar orientada a
determinar los costos de la produccin pblica.
Artculo 124.- El Sistema de Contabilidad Pblica podr estar soportado
en medios informticos. El reglamento de esta ley establecer los
requisitos de integracin, seguridad y control del sistema.
Artculo 125.- Por medios informticos se podrn generar comprobantes,
procesar y transmitir documentos e informacin y producir los Libros
Diarios y Mayor y dems libros auxiliares. El reglamento de esta Ley
establecer los mecanismos de seguridad y control que garanticen la
integridad y seguridad de los documentos e informaciones.
Articulo 126.- Se crea la Oficina Nacional de Contabilidad Pblica, como
rgano rector del Sistema de Contabilidad Pblica, la cual estar a cargo
de un jefe quien ser de libre nombramiento y remocin del Ministerio de
Finanzas.
Artculo 127.- Corresponde a la Oficina Nacional de Contabilidad Pblica:
1. Dictar las normas tcnicas de contabilidad y los procedimientos
especficos que considere necesario para el adecuado funcionamiento
del Sistema de Contabilidad Pblica.
2. Prescribir los Sistemas de Contabilidad para la Repblica y entes
descentralizados sin fines empresariales, mediante instrucciones y
modelos que publicarn en la Gaceta Oficial.
3. Emitir opinin sobre los planes de cuentas y sistemas contables de las
sociedades del Estado, en forma previa a su aprobacin por stas.
4. Asesorar y asistir tcnicamente en la implantacin de las normas,
procedimientos y sistemas de contabilidad que prescriba.
5. Llevar en cuenta especial el movimiento de las erogaciones con cargo
a los recursos originados en operaciones de crdito pblico de la
Repblica y de sus entes descentralizados.
6. Organizar el sistema contable de tal forma que permita conocer
permanentemente la gestin presupuestaria, de tesorera patrimonial de
la Repblica y sus entes descentralizados.
7. Llevar la contabilidad central de la Repblica y elaborar los estados
financieros correspondientes, realizando las operaciones de ajustes,
apertura y cierre de la misma.
8. Consolidar los estados financieros de la Repblica y sus entes
descentralizados.

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

73

Captulo II. Marco conceptual referencial

9. Elaborar la Cuenta General de Hacienda que debe presentar


anualmente el Ministerio de Finanzas ante la Asamblea Nacional, los
dems estados financieros que considere conveniente, as como los que
solicite la misma Asamblea Nacional y la Contralora General de la
Repblica.
10. Evaluar la aplicacin de las normas, procedimientos y sistemas de
contabilidad prescrita y ordenar los ajustes que estime procedente.
11. Promover o realizar los estudios que considere necesarios de la
normativa vigente en materia de contabilidad, a los fines de su
actualizacin permanente.
12. Coordinar la actividad y vigilar el funcionamiento de las oficinas de
contabilidad de los rganos de la Repblica y de sus entes
descentralizados sin fines empresariales.
13. Elaborar las cuentas econmicas del sector pblico, de acuerdo con el
sistema de cuentas nacionales.
14. Dictar las normas e instrucciones tcnicas necesarias para la
organizacin y funcionamiento del archivo de documentacin
financiera de la Administracin Nacional. En dichas normas podr
establecerse la conservacin de documentos por medios informticos,
para lo cual debern aplicarse los mecanismos de seguridad que
garanticen su estabilidad, perdurabilidad, inmutabilidad e
inalterabilidad.
Articulo 128.- Los entes a que se refiere los numerales 6, 7, 8, 9 y 10 del
artculo 6 de esta ley suministraran a la Oficina Nacional de Contabilidad
Pblica los estados financieros y dems informacin de carcter contable
que esta les requiere, en forma oportunidad que determine.
Artculo 129.- La Oficina Nacional de Contabilidad Pblica solicitar a
los estados, al Distrito Metropolitano de Caracas, as como a los distritos y
municipios la informacin necesaria para el cumplimiento de sus
funciones; as mismo, coordinar con estos la aplicacin, en el mbito de
sus competencias, del sistema de informacin financiera que desarrolle.
Artculo 130.- El Ministerio de Finanzas presentar a la Asamblea
Nacional, antes del 30 de junio de cada ao, la Cuenta General de
Hacienda, la cual contendr, como mnimo:
1.- Los estados de ejecucin del presupuesto de la Repblica y de sus
entes descentralizados sin fines empresariales.
2.- Los estados que demuestren los movimientos y situacin del Tesoro
Nacional.
3.- El estado actualizado de la deuda pblica interna y externa, directa e
indirecta.
4.- Los estados financieros de la Repblica.

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

74

Captulo II. Marco conceptual referencial

75

5.-

Un informe que presente la gestin financiera consolidada del sector


pblico durante el ejercicio y muestre los resultados operativos,
econmicos y financieros y un anexo que especifique la situacin de
los pasivos laborales.
La Cuenta General de Hacienda contendr adems de comentarios sobre el
grado de cumplimiento de los objetivos y metas previstas en la ley de
presupuesto; y el comportamiento de los gastos y de los indicadores de
eficiencia de la produccin pblica.
Al realizar un anlisis de esta base legal, se explica que la Universidad Simn Bolvar
como ente descentralizado se rige por esta ley especificada en artculo 6 del ttulo I.
En el Ttulo V y el reglamento parcial nmero 4, se ubica lo referente a la regulacin
y supervisin de los materiales y suministros que requieren las diversas unidades de
la institucin para mantener el control para lo cual se deben realizar transacciones en
el sistema de contabilidad que reflejen fielmente su ejecucin para que puedan ser
mostrados en los diversos estados financieros para una oportuna toma de decisiones.
Asimismo, que terceros puedan constatar el tipo de inventario que existe en la
institucin.

Por otra parte, la institucin debe reflejar trimestralmente todos los gastos ejecutados
en el instructivo nmero 7, ante la Oficina Nacional de Contabilidad y otros entes
involucrados.
Ley Orgnica de la Administracin Pblica. Ttulo I. Disposiciones Generales.
Principio de rendicin de cuentas. Artculo 11.- Las Autoridades, funcionarios y
funcionarias de la Administracin Pblica debern rendir cuentas de los cargos que
desempeen, en trminos y condiciones que determine la ley.

Principios que rigen la actividad de la Administracin Pblica. Artculo 12.-

La

actividad de la Administracin Pblica se basa en los principios de economa,


celeridad,

simplicidad

administrativa,

eficacia,

objetividad,

imparcialidad,

honestidad, transparencia, buena fe y confianza. Asmismo, se efectuar dentro de


los parmetros de racionalidad y jurdica.

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Captulo II. Marco conceptual referencial

La simplificacin de los trmites administrativos ser tarea permanente de los


rganos y entes de la Administracin Pblica, as como la supresin de los que fueron
innecesarios, todo de conformidad con los principios y normas que establezcan la ley
correspondiente.

A fin de dar cumplimiento a los principios ya establecidos en esta Ley, los rganos y
entes de la Administracin Pblica debern utilizar las nuevas tecnologas que
desarrolle la ciencia, tales como medios electrnicos, informticos y telemticos, para
su organizacin, funcionamiento y relacin con las personas.

En tal sentido, cada rgano y ente de la Administracin Pblica deber establecer y


mantener una pgina en Internet, que contendr entre otra informacin que se
considere relevante, los datos correspondientes a su misin, organizacin,
procedimientos, normativa que lo regula, servicios que presta, documentos de inters
para las personas, as como un mecanismo de comunicacin electrnica con dichos
rganos y entes disponible para todas las personas va Internet.

Principio de responsabilidad patrimonial de la administracin Pblica. Artculo 14.La Administracin Pblica ser responsable ante los particulares por la gestin de
sus respectivos rganos, de conformidad con la Constitucin de la Repblica
Bolivariana de Venezuela y la ley, sin perjuicio de la responsabilidad que
corresponde a los funcionarios o funcionarias por su actuacin. La Administracin
Pblica responder patrimonialmente por los daos que sufran los particulares,
siempre que la lesin sea imputable a su funcionario. La Universidad Simn Bolvar,
cumple con la normativa vigente estipulada en esta ley, realizando las rendiciones de
cuentas cada trimestre avalado por instructivo nmero 7, para ello hay funcionarios
encargados de realizar las tareas relativas al almacn tales como: adquisicin,
distribucin y stock de inventarios de materiales.

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

76

Captulo II. Marco conceptual referencial

2.12.3. Ley de Universidades

Ley de Universidades y Reglamento Parcial. Artculo 9.- Las Universidades son


autnomas. Dentro de las previsiones de la presente Ley y de su reglamento, disponen
de: Autonoma econmica y financiera para organizar y administrar su patrimonio.
Las Universidades Pblicas elaboran su presupuesto amparado en las normativas del
Ministerio de Educacin Superior, a travs del Consejo Nacional de Universidades
C.N.U. y la Oficina de Planificacin del Sector Universitario O.P.S.U.

2.12.4. Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica

Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de


Control Fiscal. Ttulo I. Disposiciones Fundamentales. Captulo I Disposiciones
Generales. Artculo 9.- Estn sujetos a las disposiciones de la presente Ley y al
control, vigilancia y fiscalizacin de la Contralora General de la Repblica:8.- Las
Universidades Pblicas. La Contralora General de la Repblica y el Sistema
Nacional de Control Fiscal es el encargado de regular las Universidades Pblicas a fin
de hacer funcional el control interno.

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

77

Captulo III. Marco organizacional

78

CAPTULO III
MARCO ORGANIZACIONAL
3. Marco oganizacional
3.1. Antecedentes histricos de la USB
Tomando como referencia el Catlogo Decanato de Estudios Profesionales. USB.
2000-2002, en l se expresa que en 1967 surgi la idea en las instancias
gubernamentales de crear una nueva universidad, con el fin de contribuir a solucionar
el problema universitario existente para la poca. El 18 de julio de 1967, el Doctor
Ral Leoni, Presidente de la Repblica, firm el decreto N 878, mediante el cual se
cre la Universidad como Instituto Experimental de Educacin Superior con el
nombre de Universidad de Caracas, destinada a instituir los estudios y las
investigaciones de carcter cientfico, tecnolgico y humanstico que requera, para
ese momento, el pas.
El primer Reglamento se dict el 4 de marzo de 1969. Posteriormente, numerosos
integrantes de la comunidad universitaria, la Academia Nacional de la Historia, la
Sociedad Bolivariana de Venezuela y otras instituciones, manifestaron su deseo de
que la Universidad se vinculara al nombre del Libertador. El 9 de julio de 1969, el
decreto N 4, cambi el nombre por Universidad Experimental Simn Bolvar (USB,
2002).
Cabe sealar que las clases comenzaron en enero de 1970, las carreras profesionales
se establecieron casi un ao despus del perodo de un ciclo bsico comn. El ciclo
profesional de la Universidad Simn Bolvar comenz con cinco carreras: Ingeniera
Elctrica, Ingeniera Mecnica, Ingeniera Qumica, Licenciatura en Matemticas y
Licenciatura en Qumica. Dos aos despus se crearon tres nuevas carreras:

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Captulo III. Marco organizacional

Ingeniera Electrnica, Ingeniera en Computacin y Arquitectura. En 1974 arranc


la Licenciatura en Fsica, Urbanismo e Ingeniera de Materiales, en 1975 la
Licenciatura en Biologa, en 1990 Ingeniera Geofsica y en 1992 Ingeniera de
Produccin (USB, 2002).
El 14 de diciembre de 1970 se cre el Decanato de Estudios de
Postgrado; el 11 de enero de 1971 fueron aprobadas por el Consejo
Nacional de Universidades las Especializaciones en Filosofa, Ciencias
de la Salud, Urbanismo, Economa y Administracin.
Asimismo, para cubrir las necesidades en la formacin de tcnicos superiores en el
pas, el 16 de enero de 1976 se aprob la creacin del Ncleo Universitario del
Litoral, el cual fue inaugurado el 12 de febrero de 1977 en una antigua hacienda del
Valle de Camur. Inici sus actividades acadmicas el 23 del mismo mes. En esta
sede, la USB ofrece un conjunto de carreras tcnicas en las reas industrial y
administrativa.
El 18 de julio de 1995 en el Decreto No 755 emanado de la Presidencia de la
Republica, el Dr. Rafael Caldera otorga autonoma a la Universidad Simn Bolvar
(USB, 2002).
3.2. Misin de la USB
La Universidad Simn Bolvar es una comunidad acadmica, innovadora,
participativa, productiva y plural, en permanente aprendizaje y desarrollo, y
comprometida con la excelencia, cuya misin fundamental es contribuir
significativamente con (USB, 2006, Web):
-

La formacin sustentada en valores ticos de ciudadanos libres, lderes


emprendedores, de alta calidad profesional y humana, orientados hacia la
creatividad, la innovacin, la produccin, la sensibilidad y la solidaridad
social;

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

79

Captulo III. Marco organizacional

La bsqueda y transmisin universal del saber, la generacin, difusin y


aplicacin del conocimiento; dentro de un foro libre, abierto y crtico;

La transferencia directa de su labor investigativa, acadmica, creativa y


productiva, a manera de soluciones y respuestas a las necesidades y
demandas de la sociedad, a cuyo servicio se encuentra, en pos de un
mundo mejor.

La Universidad entiende esta misin como su particular manera de participar


activamente en el logro de una sociedad ms justa, y de promover el desarrollo
armnico y sustentable de sus dimensiones sociales, polticas, culturales y
econmicas.
3.3. Estructura de la USB
La Universidad Simn Bolvar est conformada por dos (2) Unidades: Unidades
Administrativas y Unidades Acadmicas.
1. Unidades Acadmicas: Las unidades acadmicas son las que se encargan del
diseo, planificacin, coordinacin y evaluacin de los programas bajo su
responsabilidad, as como de llevar adelante la ejecucin de esos programas.
En los programas de enseanza las unidades responsables de estas funciones
son los Decanatos, las Divisiones con sus departamentos y la Unidad de
Laboratorios. Los Decanatos disean los programas de enseanza e
investigacin, segn sea el caso, y coordinan y evalan su ejecucin. A los
Decanatos estn adscritos las Coordinaciones de cada una de las carreras que
son las unidades operativas, mientras que las Divisiones son las encargadas de
ejecutar los programas de enseanza, investigacin y extensin. Agrupa a los
departamentos e Institutos de acuerdo a los diferentes campos del
conocimiento. Los Departamentos son las unidades operativas de las
Divisiones, a los cuales estn adscritos los profesores de la Universidad segn
el rea.

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

80

Captulo III. Marco organizacional

2. Unidades Administrativas: La Universidad cuenta con organismos o


dependencias que le brindan apoyo o soporte en sus distintas actividades de
Docencia, Investigacin y Extensin segn la naturaleza de ellas, al tiempo
que le ofrecen asistencia al estudiantado. Entre estas dependencias se
encuentran:
Direccin de Seguridad Integral
Direccin de Admisin y Control de Estudios (DACE)
Direccin de Cultura
Direccin de Deportes
Direccin de Desarrollo Estudiantil (DIDE)
Direccin de Desarrollo Profesoral
Direccin de Finanzas
Direccin de Ingeniera de Informacin (DII)
Direccin de la Biblioteca Central
Direccin de Asuntos Pblicos
Direccin de Planta Fsica
Direccin de Recursos Humanos
Direccin de Servicios
Direccin de Servicios Multimedia (DSM)
Direccin de Servicios Telemticos (DST)
Direccin Centro de Documentacin y Archivo (CENDA)

3.4. Direccin de Servicios


El presente trabajo de investigacin se desarrolla en la Direccin de Servicios en el
Departamento de Compras y suministros.
La Direccin de Servicios tiene como objetivo fundamental planificar, coordinar y
ejecutar las polticas de compras, produccin de impresos, prestacin de servicios
bsicos y prestacin de servicios especiales. La Direccin de Servicios est a su vez

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

81

Captulo III. Marco organizacional

conformada por: Departamentos de Compras, Departamento de Servicios Generales,


Servicio de Comedores, Servicio de Transporte Colectivo y Servicio de Produccin
de Impresos. Su ubicacin es en el Edificio Ciencias Bsicas II, Piso 2, oficina 217.
Apartado 89000. Valle de Sartenejas. Baruta. Edo. Miranda. Telfono: 02129063453/9063454 Fax: 58-0212-9063454, Correo electrnico: dir-ser@usb.ve
Tomando en cuenta el organigrama de la institucin se har una revisin bibliogrfica
de la documentacin en la Universidad Simn Bolvar, se analizar especficamente
al Departamento de Compras y Suministros.

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

82

Captuo IV. Marco metodolgico

83

CAPTULO IV
MARCO METODOLGICO
Todos los aspectos relacionados con la metodologa que se seleccion para el
desarrollo de la presente investigacin se detallan en este captulo, indicando el tipo y
diseo de investigacin elegido, lo que permiti dar respuestas a las interrogantes
inicialmente planteadas en el problema y recogidas en los objetivos de este trabajo
especial de grado.

4.1. Tipo y diseo de la investigacin

De acuerdo a lo planteado en el primer captulo sobre la contextualizacin y


delimitacin del problema en cuanto al modelo de gestin gerencial de inventarios
para lograr la optimizacin del control de entradas y salidas de materiales y
suministros en el Departamento de Compras y Suministros de la Universidad Simn
Bolvar y en funcin de los objetivos sealados, se puede decir, que este trabajo
investigativo es de tipo documental sustentado en un estudio de campo y de carcter
descriptivo.

Segn Sabino (1992), existen tres tipos de investigaciones: la exploratoria,


explicativa y la descriptiva. En relacin a la descriptiva el autor seala lo siguiente:
En las investigaciones descriptivas se proponen conocer grupos
homogneos de fenmenos, utilizando criterios sistemticos que permitan
poner de manifiesto su estructura o comportamiento. No se ocupan, pues,
de la verificacin de hiptesis, sino de la descripcin de hechos a partir de
un criterio o modelo terico definido previamente (p. 93).

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Captulo IV. Marco metodolgico

En este orden de ideas, y en concordancia con lo expuesto por Bavaresco (1994,


p.24), la investigacin descriptiva "consiste en describir y analizar sistemticamente
caractersticas homogneas de los fenmenos estudiados sobre la realidad
(individuos, comunidad). Se puede decir que el presente estudio define, en forma
generalizada, los modelos de inventario actualmente utilizados en la administracin,
a objeto de determinar cul de ellos es el que aplica a la empresa bajo estudio.
En cuanto al diseo de la investigacin, se consider el concepto de Balestrini
(2002), quien seala:
Un diseo de investigacin se define como el plan global de investigacin
que integra de un modo coherente y adecuadamente correcto, tcnicas de
recogida de datos a utilizar, anlisis previstos y objetivos... el diseo de
una investigacin intenta dar, de una manera clara y no ambigua,
respuestas a las preguntas planteadas en la misma (p. 118).

En este sentido, el diseo de la investigacin es de campo ya que la informacin


correspondiente al diagnstico se obtuvo de fuente primaria, y posteriormente se
desarroll el modelo de gestin para lograr la optimizacin del control de entradas y
salidas de materiales y suministros en el Departamento de Compras y Suministros de
la Universidad Simn Bolvar.

4.2. Poblacin y muestra

Una vez definido el campo del estudio, se introduce en este captulo lo relacionado
con la delimitacin de la poblacin o universo de estudio, pero antes se define el
concepto de poblacin, el cual es: Un conjunto finito o infinito de personas, casos o
elementos que presentan caractersticas comunes (Balestrini, 2002, p.123.).

Otra definicin es la expresada por la Universidad Nacional Abierta (1985), que dice:
"...es el conjunto de elementos o unidades, que pueden ser personas, documentos,
instituciones, etc. a las que se refieren las conclusiones o generalizaciones logradas en
una investigacin" (p.73).

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

84

Captulo IV. Marco metodolgico

En el caso de la presente investigacin la poblacin est conformada por 150


personas que laboran en la Universidad. Se cont con la participacin de todo el
personal de la Universidad Simn Bolvar que laboran en el Departamento de
Compras y Suministros, la Biblioteca, la Direccin de Servicios Telemticos, la
Direccin de Planta Fsica, el Departamento de Mantenimiento, la Direccin de
Servicios Multimedia y la Unidad de Laboratorios; los cuales tienen bajo su
administracin el buen manejo de inventarios para el xito y logro de la rentabilidad.

En el caso de la muestra, su seleccin fue de forma intencional y se hizo sobre la


literatura de Ary y Jacobs (1989, p. 141), quienes sealan: En la investigacin
descriptiva se emplean muestras grandes. Algunas veces se recomiendan seleccionar
de un 10% a un 20% de la poblacin accesible.. De acuerdo a eso, la muestra estuvo
conformada en un total de 15 personas; por tanto, la muestra represent un 10% de la
poblacin definida considerndose representativa, segn la estructura presentada en el
Cuadro N 2.

Tal como lo seala Sabino (1992), el concepto de muestreo intencional es el que


Escoge sus unidades no en forma fortuita sino completamente intencional,
designando a cada unidad segn caractersticas que para el investigador resulte de
relevancia. Estas muestras son muy tiles y se emplean frecuentemente en los
estudios de casos (p.106).
Cuadro N 2
Poblacin y Muestra
Muestra
Concepto
No. de Personas
%
Direccin de Servicios (Departamento
5
33%
de Compras y Suministros) de la
Universidad Simn Bolvar
Biblioteca
1
7%
Direccin de Servicios Telemticos
2
13%
Direccin de Planta Fsica
2
13%
Departamento de Mantenimiento
3
20%
Direccin de Servicios Multimedia
1
7%
Unidad de Laboratorios
1
7%
Total
15
100%
Fuente: Elaboracin Manuel Balabu y Yorge Villavicencio. Estudiantes de Postgrado

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

85

Captulo IV. Marco metodolgico

El criterio de seleccin de la muestra fue de carcter intencional, ya que se consider


a las personas relacionadas con el control de los inventarios, calificado en sus
funciones y que pueden agregar valor a la investigacin. Ciertamente, para las
clasificaciones de los materiales en los almacenes y el conocimiento de las personas
en su rea de trabajo (almacenes), se consideraron:
Pesonal del almacn del Departamento de Compras y Suministros.
Personal de las Unidades Descentralizadas y el Departamento de Compras y
Suministros con las cuales se espera obtener una idea clara sobre los posibles
problemas de los Departamentos involucrados en las compras de los materiales y
suministros.
El Departamento de Contabilidad para evaluar cmo se llevan los registros
de los materiales y suministros de la institucin.

4.3. Operacionalizacin de variables

Para Hernndez, Fernndez, y Baptista (1998), la variable ...es una propiedad que
puede variar y cuya variacin es susceptible de medirse. La variable se aplica a un
grupo de personas u objetos, los cuales pueden adquirir diversos valores (p. 75).

Toda investigacin pretende descubrir de qu manera uno o varios factores cambian


cuando otro u otros lo hacen. Las caractersticas que varan en tales factores se
denominan variables. El plan debe contener un listado de las variables a estudiar
junto con sus definiciones, su funcin dentro de la investigacin e incluso, el nivel de
medicin o categora correspondiente a cada una de ellas.

Las variables pueden ser, segn su funcin dentro de la investigacin:


a) Dependientes, o efectos que se estudian;
b) Independientes, o posibles causas de los efectos.
Conviene citar en el plan, las variables que intervienen, es decir, aquellas que
posiblemente afecten a las variables en estudio, pero que no van a ser sometidas a

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

86

Captulo IV. Marco metodolgico

87

investigacin en el presente caso. En funcin a este planteamiento, las variables que


sern consideradas para la investigacin, se detallan a continuacin:

4.3.1. Nivel conceptual

Tomando como referencia bibliogrfica las normas para la elaboracin, presentacin


y evaluacin de los trabajos de grado de la Universidad Santa Mara (2000), se tiene
que: Las variables representan a los elementos, factores o trminos que pueden
asumir diferentes valores cada vez que son examinados, o que reflejan distintas
manifestaciones segn sea el contexto en el que se presentan (p.17). Sustentando
estos conceptos: La definicin conceptual de la variable es la expresin del
significado que el investigador le atribuye y con ese sentido debe entenderse durante
todo el trabajo (p.17). (Ver Cuadro N 3).
Cuadro N 3
Definicin de variables a nivel conceptual

Objetivos especficos

Variables

Definicin conceptual

Realizar un anlisis de la situacin


La Administracin de Inventarios se
actual de los procesos utilizados en el Administracin estudia desde cuatro niveles diferentes:
Actual de
almacn de la institucin para
Seleccin de Materiales y Mercancas,
Inventarios
mantener el registro de los materiales y
Seleccin de proveedores, Recepcin de
suministros y de esa manera poder
Mercancas y el control de las existencias.
establecer las deficiencias en los
(Mc Graw-Hill de Contabilidad. Tomo II
procesos de registros y control de
,1992)
existencias
como base para la
seleccin del modelo a adoptar
Estudiar los diferentes enfoques de
Plan de organizacin entre el sistema de
modelos gerenciales de inventarios que Enfoques de contabilidad, funciones de empleados y
Modelos
se adapten a la estructura y a los
procedimientos coordinados, que tienen
procesos que se llevan a cabo en el Gerenciales de por objeto obtener informacin segura,
Inventarios
Departamento
de Compras y
salvaguardar las mercancas en existencia
suministros objeto de estudio
y de disponibilidad inmediata, que en el
curso normal de operaciones estn
destinados a la venta ya sea en su estado
original de compra o despus de
transformados. (p.87).
Realizar las recomendaciones para la
Modelo de
Al tratar con materiales de demanda
implantacin del modelo de gestin
gestin
continua es necesario mantener las
para lograr la optimizacin del control
gerencial de
exigencias
entre
niveles
mximos
de entradas y salidas de materiales y
Inventario
convenientes. El punto mximo indica
suministros en la Universidad Simn
propuesto.
cuando debe enviarse una requisicin por
Bolvar
ms material. El punto mximo limita la
cantidad que debe permitirse, que entre las

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Captulo IV. Marco metodolgico

88

especificaciones de tales lmites mximos


y mnimos para el inventario sea uno de
los problemas ms importantes en el
control de inventario. Se determina el
punto mximo para impedir la escasez de
materiales. El inventario mximo est
controlado
por
muchos
factores
relacionados principalmente por la
inversin de capital, costos de operacin,
condiciones
de
almacenamiento
y
necesidades futuras. (p.261)
Fuente: Elaboracin Manuel Balabu y Yorge Villavicencio. Estudiantes de Postgrado

4.3.2. Nivel operacional


La definicin operacional de la variable representa el desglosamiento de
la misma en aspectos cada vez ms sencillos que permitan la mxima
aproximacin para poder medirla, estos aspectos se agrupan bajo las
denominaciones de dimensiones, indicadores y, de ser necesario,
subindicadores (Universidad Santa Mara, 2000, p.18).
En funcin a este planteamiento, la operacionalizacin de las variables que fueron
consideradas para la investigacin, se detallan en el cuadro N 4.

Tomando como referencia Tamayo (1995), ste define:


La tcnicas de recoleccin de datos es la parte operativa del diseo
investigativo. Hace relacin al procedimiento, condiciones y lugar de la
recoleccin de datos.
Es importante considerar los mtodos de recoleccin de datos y calidad
de informacin obtenida, de ello depender que los datos sean precisos y
obtener as resultados tiles y aplicables (p.108).
Cuadro N 4
Definicin de variables a nivel operacional
Variable
Procesos de
Inventarios

Enfoques de
Modelos
Gerenciales de

Dimensin
Procesos
Administrativos

Resultados de los
Modelos Actuales

Indicadores
Cumplimiento de
los Procesos
Administrativos

Indicadores de
Gestin

Sub-Indicadores
Planificacin
Organizacin
Direccin
Control
Sistema
Fortalezas
Debilidades

Instrumento
Encuesta

Encuesta

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Captulo IV. Marco metodolgico

89

Inventarios

Modelo de
gestin gerencial
de Inventario
propuesto.

Oportunidades
Amenazas

Aplicabilidad de
un nuevo Modelo
Gerencial de
Inventarios

Sistema propuesto

Efectividad
Operatividad
Tiempo de
Respuesta

Entrevista
Matriz
DOFA

Formulario

Fuente: Elaboracin Manuel Balabu y Yorge Villavicencio. Estudiantes de Postgrado

4.4. Tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos

Tamayo (1995), seala que en esta seccin se debe describir:


a) El proceso de clasificacin, registro y codificacin de los datos; y, b)
Las tcnicas analticas (lgicas y estadsticas) que se utilizarn para
obtener las conclusiones. El anlisis lgico corresponde a investigaciones
en las cuales las unidades de investigacin son pocas (estudios histricos
o de casos especficos), mientras que el anlisis estadstico que supone el
anlisis lgico, se utiliza cuando se tienen conjuntos numerosos de datos
(p.18).
Con respecto a estas tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos requeridos en
funcin de los objetivos de la investigacin, se utilizaron: la entrevista, la encuesta, la
observacin directa y fuentes bibliogrficas.

4.4.1. La entrevista

Se entrevist Jefa de la Seccin del Almacn General de el Deparamento de Compras


y Suministros, donde mostr las instalaciones del almacn, cmo se distribuye el
personal que ah labora y en forma general, las funciones del jefe del almacn y del
personal.

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Captulo IV. Marco metodolgico

4.4.2. La encuesta

Se seleccion como base terica a nivel metodolgico, la teora de Lpez (1979),


quien indica que el cuestionario consiste en un ... mtodo para obtener informacin
de manera precisa, donde existe un formato estandarizado de preguntas y donde el
informante debe reportar sus respuestas (p.60).

La ventaja principal de tal procedimiento, radica en la gran economa de tiempo y


personal que implica, pues no existe all el elemento de interaccin personal que la
define. El cuestionario aplicado fue de tipo estructurado el cual consiste en un mtodo
para obtener informacin de manera precisa de la muestra seleccionada de el
Departamento de Compras y Suministros de la Universidad Simn Bolvar donde
existe un formato estandarizado de preguntas y donde el informante debe reportar sus
respuestas.

Se elabor un cuestionario para ver el funcionamiento de la seccin de Almacn


General para poner algunas cualidades del movimiento de algunos materiales y
suministros, y cuantificar los movimientos de entradas y salidas del almacn de los
mismos.

4.4.3. Observacin directa

Mndez (1998) define la observacin como:

...el uso sistemtico de nuestros sentidos en la bsqueda de los datos que


necesitamos para resolver un problema de investigacin......... la ventaja
principal de esta tcnica, en el campo de las ciencias del hombre, radica
en que los hechos son percibidos directamente, sin ninguna clase de
intermediacin, colocndonos ante la situacin estudiada, tal como sta
se da naturalmente (p.105).
La modalidad de observacin se aplic mediante las visitas guiadas que se realizaron
a el Departamento de Compras y Suministros de la Universidad Simn Bolvar y se

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

90

Captulo IV. Marco metodolgico

utiliz como instrumento para la recopilacin de datos un formulario para describir


los requerimientos de informacin, los hechos observados y aspectos particulares que
puedan agregar valor a la investigacin.

Se estudi la situacin actual de las Unidades Descentralizadas y del Departamento


de Compra y Suministros de la siguiente manera: se realiz un levantamiento de
informacin con la finalidad de determinar si se tiene un sistema adecuado que
cumpla con sus requerimientos, ver sus debilidades y fortalezas.

4.4.4. Tcnica documental o fuentes bibliogrficas

La tcnica de anlisis de documentos segn Tamayo (1995), explica: los datos tienen
un significado en funcin de las interpretaciones que les da el investigador, de nada
servir una abundante informacin si no se somete a un adecuado tratamiento
analtico (p.124).

Las fichas bibliogrficas y otras herramientas impresas sirvieron de ayuda para


recolectar la informacin, entre las cuales se puede nombrar: documentacin propia
de el Departamento de Compras y Suministros de la Universidad Simn Bolvar
como rea objeto de este estudio, organigramas, as como otro material impreso
concerniente a la investigacin, tales como bibliografa, notas de prensa, artculos de
internet y publicaciones.

4.5. Confiabilidad y validacin del instrumento

En cuanto a la confiabilidad y validez del instrumento, se consider el concepto de


los autores Hernndez, Fernndez, y Baptista (1998), los cuales indican: La
confiabilidad de un instrumento de medicin se refiere al grado en que su aplicacin
repetida al mismo sujeto u objeto produzca iguales resultados (p.235).

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

91

Captulo IV. Marco metodolgico

92

En cuanto a la validez de los instrumentos de recoleccin de informacin, en trminos


generales, se refiere al grado en que un instrumento realmente mide la variable que
pretende medir (p.236).

En este sentido, el cuestionario utilizado estuvo

estructurado en funcin a las variables, diseando los grupos de preguntas orientadas


a responder lo que se pretende medir en cada variable definida.

Para la determinacin de la validez de la encuesta, fueron presentados para ser


sometido a juicio de dos (2) expertos, uno con experiencia en materia de inventarios
y otro metodolgico, asignando para ello la siguiente valoracin:
-

Muy Bueno = 5

Bueno

Regular

= 3

Deficiente = 2

No aplica

Seguidamente, se calcul la frecuencia de las respuestas para determinar la


aplicacin o no de la encuesta, y en el caso que se requiri modificaciones, se hizo y
nuevamente se entreg a los expertos.

En resumen, para la recoleccin de los datos se utilizaron como instrumentos una


encuesta estructurada con preguntas cerradas que permitieron diagnosticar la
situacin actual de la Direccin de Servicios (Departamento de Compras y
Suministros) de la Universidad Simn Bolvar, en cuanto la gestin gerencial para el
control de inventario de materiales y suministros, objeto de este estudio.

4.6. Anlisis y procesamiento de datos


En esta fase de procesamiento y anlisis de datos de la presente investigacin se
efectuaron los siguientes procedimientos que sirvieron de base para la elaboracin de
la propuesta planteada:

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Captulo IV. Marco metodolgico

93

1. Se realiz el levantamiento de informacin terica que sustenta la investigacin,


de acuerdo a los objetivos del estudio.
2. Se disearon los instrumentos de recoleccin de datos (cuestionario y formulario).
3. Se solicit a la Direccin de Servicios (Departamento de Compras y Suministros)
de la Universidad Simn Bolvar, informacin relativa a los antecedentes, tipo de
Inventario y dems informacin que fue de utilidad para la investigacin.
4. Se aplicaron los instrumentos de recoleccin de datos.
5. Para analizar los datos se emple la estadstica descriptiva y la estadstica
inferencial. La primera se utiliz para conocer la distribucin de las respuestas
emitidas en el cuestionario utilizado para la recoleccin de los datos.

La

estadstica inferencial se utiliz para la confiabilidad del instrumento y para


evaluar las diferencias en las opiniones emitidas por los estratos encuestados.
6. Se calcul la frecuencia de los diferentes items del cuestionario aplicado a la
muestra, realizando seguidamente la evaluacin en funcin a los objetivos
establecidos.
7. Se realiz el diagnstico cuantitativo de la empresa, basndose en la informacin
suministrada por la misma.
8. Se procedi al anlisis cualitativo de los resultados arrojados por la muestra,
generndose como producto la elaboracin de la matriz DOFA, la cual incluy
dos matrices, como son: matriz situacional, que expres las fortalezas y
debilidades de la empresa; y la matriz de oportunidades y amenazas, donde se
plante la probabilidad de aceptacin y posibles limitaciones de la aplicacin del
modelo propuesto.
9. Paralelo a los procedimientos escritos, se procedi a la elaboracin de cuadros y
grficos, para la presentacin, tabulacin y anlisis de los resultados obtenidos.
10. Se procedi al diseo de la Propuesta de la investigacin.

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Captulo V. Presentacin de los resultados

CAPTULO V

PRESENTACIN DE LOS RESULTADOS


En el presente captulo se realiza el anlisis para la presentacin de los resultados a
objeto de cumplir con el objetivo de realizar el Diseo de un Modelo de Gestin
para lograr la optimizacin del control de Inventario de Materiales y
Suministros para la control de entradas y salidas de materiales y suministros en
el Departamento de Compras y Suministros de la Universidad Simn Bolvar.

En esta parte del proyecto se trata todo lo relacionado a la interpretacin desde el


punto de vista cualitativo y cuantitativo de la informacin proveniente de la fuente
primaria y secundaria, y que fue procesada en el mbito de tratamiento estadstico.
Este anlisis permite la contrastacin de la teora con la realidad objeto de este
estudio.

Igualmente, en esta seccin del proyecto se realiza el anlisis de los resultados en


funcin a los criterios de tipo contable, legal, econmico y estadsticos fundamentales
para poder realizar una comparacin justa de dichos resultados con la base terica.

Una vez realizada la observacin directa de la Universidad Simn Bolvar, se le


suministr a las personas encargadas del Inventario, un formulario que permiti
reflejar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas de esta rea segn su
opinin, con el objeto de complementar la informacin obtenida verbalmente para
realizar el anlisis y las recomendaciones pertinentes de acuerdo a la problemtica
individual planteada.

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

94

Captulo V. Presentacin de los resultados

95

Luego de obtenida la informacin requerida, se procedi a unificar los criterios en un


cuadro nico que englobara los problemas particulares de cada una de las personas
consultadas, ya que la informacin suministrada reflejaba problemas comunes sobre
el Inventario.

5.1. Anlisis de la situacin actual de los procesos utilizados en el almacn en el


Departamento de Compras y Suministros.

Con el objeto de diagnosticar la situacin actual de los controles de inventarios de el


Departamento de Compras y Suministros de la Universidad Simn Bolvar

establecer las caractersticas generales de la estructura de control de inventarios


vigente, se procedi a

realizar una anlisis cualitativo para evaluar en forma

independiente cada una de las opiniones de las personas seleccionadas como muestra
y se procedi a reflejar en un cuadro de fortalezas y oportunidades, debilidades y
amenazas,

la estructura de control de los inventarios, describiendo en trminos

generales, las observaciones que sobre el mismo fueron comunes para las diferentes
personas de la Direccin de Servicios.

Asimismo, las respuestas obtenidas de los involucrados en el proceso se evaluaron en


forma confidencial para le uso de la presente investigacin.

Adicional al levantamiento de informacin mediante la observacin directa, se


procedi a realizar una anlisis cuantitativo a travs de la aplicacin de una encuesta
estructurada, de la cual se obtuvo resultados producto de la respuesta de la muestra
seleccionada, en relacin a las variables denominadas: niveles de inventarios,
estructura de control de inventarios, control sobre recepcin de mercancas, control de
inventarios, normas y procedimientos de la

Direccin de Servicios, registro y

contabilizacin de inventarios.

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Captulo V. Presentacin de los resultados

96

5.1.1. Anlisis cualitativo de la observacin directa y recomendaciones


El resultado de este diagnstico se pueden observar en los cuadros N 5 y 6.

Cuadro N 5
Fortalezas y debilidades

FORTALEZAS

OPORTUNIDADES

El Departamento de Compras y
Suministros de la Universidad Simn
Bolvar est dispuesto a incorporar un
nuevo Sistema de Administracin de los
Inventarios.

Solicitante de materiales y suministros


claramente definidos.

Uso racional de los materiales y


suministros.

Rapidez en la preparacin de las


requisiciones.

Cultura de estimacin de las entradas y


salidas de materiales y suministros por
parte del Departamento de Compras y
Suministros de la Universidad Simn
Bolvar.

Ordenamiento y resguardo de los


materiales y suministros, de acuerdo a
las caractersticas de estos.

Garanta de existencias de materiales y


suministros mnimos requeridos para el
funcionamiento de las unidades.

Organizacin del almacn de acuerdo


al tipo de materiales y suministros.

Facilidad para la
Inventario Fsico.

ejecucin

del

Elaboracin
de
proyecciones
presupuestarias y de consumo.

Fuente: Elaboracin Manuel Balab y Yorge Villavicencio. Estudiantes de Postgrado

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Captulo V. Presentacin de los resultados

97

Cuadro N 6
Debilidades y amenazas

DEBILIDADES
-

El sistema de control es manual diariamente.


El control de inventario se lleva por formato.
Re-procesos en la realizacin del cuadre de entradas y salidas.
Demora en los procesos de contabilizacin de inventarios y la
compra de materiales y suministros.
No se determina la disponibilidad en la asignacin presupuestaria
y se solicitan requisiciones independientemente del nivel de gasto.
Se incurre en incremento de los costos de los materiales y
suministros en proceso de adquisicin, debido al largo perodo de
ejecucin de los procedimientos administrativos.
Los procesos de mayor frecuencia son: Despacho recibido y
requisicin de materiales y suministros.
Existen debilidades en el clculo de la jornada de trabajo requerida
o tiempo de respuesta de los trabajadores.
Prdida de tiempo (Horas-Hombre), al tener que registrar en
formatos de entrada y salida de materiales y suministros.
Procesos poco prcticos y desventajosos para la Direccin de
Servicios.
Prdida de materiales, suministros y horas hombre en casos de
errores en el cuadre del almacn.
Carencia de polticas, normas y procedimientos formales.
Ejecucin de las instrucciones de trabajo de acuerdo a la
experiencia del Personal y no a las exigencias del Departamento
de Compras y Suministros.
Desconocimiento de los gastos en forma expedita, por concepto de
materiales y equipos solicitados por contar con un sistema manual.
Registro y clculo no automatizados del costo de los materiales y
suministros solicitados al Departamento de Compras y
Suministros.
Prdida de tiempo para conocer la valoracin actual del inventario
existente.
Los proveedores no pueden dar garanta en la existencia de bienes
(stock), debido al largo perodo de ejecucin de los
procedimientos administrativos.
Retardo en la toma de decisiones y en el control administrativo
para la adquisicin de materiales y suministros.
Discrecionalidad en los criterios de evaluacin y control de
inventario y para la adquisicin de materiales y suministros,
dependiendo de la persona autorizada para tal fin, el analista que le
corresponda evaluar la orden de compra y en algunos casos la
obsolescencia de la normativa legal con la cual se debe sustentar
dicha orden.
Falta de informacin veraz y oportuna sobre estadsticas de
consumo por artculos, reas, costo, contabilizacin, entre otras.
Carencia de toma de decisiones sobre bases certeras de
inventarios.
Carencia de fuente de informacin sobre los inventarios.

AMENAZAS
-

Descuadre
parcial
del
inventario fsico vs. inventario
de contable y de sistema, que
puede ser evidenciado en una
auditoria interna.
Desconocimiento
del
inventario real, lo que dificulta
la poltica de consumo.
Suministro de informacin
irreal para formulacin del
presupuesto y flujo de fondos,
lo que genera descuadre de
caja.
No envo de materiales y
suministros solicitados con
existencias en el almacn, lo
cual
puede
afectar
el
funcionamiento efectivo de las
unidades.
Prdida de materiales y
suministros; conocimiento a
destiempo de lo ocurrido, que
puede afectar el patrimonio de
la Universidad Simn Bolvar.
Desconocimiento de la calidad
de los artculos y formas
recibidas en el almacn, por
deficiencias
en
las
caractersticas presentadas en
rdenes de Compra, lo cual no
permite evaluar la efectividad
y
honestidad
de
los
proveedores.
Recepcin de material en
cantidades
y
con
especificaciones indebidas, que
puede afectar el cumplimiento
de las demandas de las
unidades
Pago de facturas no conformes
con el material recibido, que
puede generar una estafa del
proveedor.

Fuente: Elaboracin Manuel Balab y Yorge Villavicencio. Estudiantes de Postgrado

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Captulo V. Presentacin de los resultados

98

5.1.2. Anlisis cuantitativo

Para completar la informacin sobre la estructura de control de inventarios vigentes


en el Departamento de Compras y Suministros de la Universidad Simn Bolvar, a
travs de la aplicacin de la encuesta a la muestra seleccionada, se obtuvo el siguiente
resultado:

a. Resultados del cuestionario

Continuando con los objetivos planteados para la presente investigacin, se procedi


a analizar si las normas y procedimientos son adecuados para el control y la
administracin del inventario de materiales y suministros de compras de el
Departamento de Compras y Suministros de la Universidad Simn Bolvar,
diseando un cuestionario que adicionalmente abarca todos los aspectos que
contemplan los objetivos especficos de este estudio, ya que, a travs de este
instrumento, se pudo obtener las prioridades que tienen las reas relacionadas a los
inventarios de el Departamento de Compras y Suministros de la Universidad Simn
Bolvar. En este sentido, se aplic el instrumento a la muestra seleccionada,
obteniendo la informacin en forma estructurada, de acuerdo a las variables
establecidas:
1. Control de inventario
2. Estructura de control de inventarios
3. Normas y procedimientos para el inventario de materiales y suministros
4. Control sobre recepcin de mercancas
5. Niveles de inventario

Con relacin a estas variables, la informacin estadstica obtenida sobre el


Departamento de Compras y Suministros de la Universidad Simn Bolvar, tal como
se presenta en el Cuadro N 7, refleja que el orden de prioridad de las variables
evaluadas se orientan a darle mayor relevancia inicialmente a

los niveles de

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Captulo V. Presentacin de los resultados

99

inventarios para cubrir con la demanda, posteriormente a la estructura de control de


inventarios, seguidamente al control sobre la recepcin de mercancas, luego al
control de inventario y por ltimo a las normas y procedimientos para el inventario de
materiales y suministros.
Cuadro N 7
Resultados de la encuesta

ENCUESTA
1. CONTROL DE INVENTARIO
a. Considera que el control interno aplicado
por el
Departamento de Compras y Suministros, cumple con los
requerimientos mnimos de autorizacin, procesamiento,
clasificacin y contabilizacin del inventario de los materiales y
suministros?
b. La gerencia del Departamento de Compras y Suministros de
la Universidad Simn Bolvar lleva un control interno relativo al
procesamiento electrnico de datos (sistema computarizado)
sobre el inventario de materiales y suministros?
c. Los inventarios de materiales y suministros son debidamente
solicitados,
recibidos,
usados,
contados
fsicamente,
suministrados y contabilizados por el Departamento de Compras
y Suministros de la Universidad Simn Bolvar?
2. ESTRUCTURA DE CONTROL DE INVENTARIO
a. El Departamento de Compras y Suministros de la
Universidad Simn Bolvar, brinda la importancia requerida a la
estructura de control de inventarios?
b. Existe coherencia entre el inventario fsico, el contable y el
registrado por el sistema manual del Departamento de Compras y
Suministros de la Universidad Simn Bolvar?
3. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL
INVENTARIO DE MATERIALES Y SUMINISTROS
a. El Departamento de Compras y Suministros de la
Universidad Simn Bolvar cuenta con normas y procedimientos
para el control de inventarios de materiales y suministros?
b. El Departamento de Compras y Suministros de la
Universidad Simn Bolvar se rige por algunas normas y
procedimientos definidos para el inventario de materiales y
suministros?
4. CONTROL SOBRE RECEPCION DE MERCANCIAS
a. El proceso de recepcin de materiales y suministros cumple
con las condiciones mnimas necesarias de acuerdo a un Manual
de Normas y Procedimientos?
b. No existen discrepancias considerables entre entradas y
salidas de los materiales y suministros en el Departamento de
Compras y Suministros de la Universidad Simn Bolvar?

FRECUENCIA

SI

NO

SI

NO

38%

62%

12

20%

80%

11

27%

73%

10

67%

33%

57%

43%

10

67%

33%

47%

53%

12

20%

80%

12

20%

80%

12

20%

80%

51%

49%

12

20%

80%

10

67%

33%

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Captulo V. Presentacin de los resultados

100

Cuadro N 7
Resultados de la encuesta

ENCUESTA
c. Dentro del control interno de inventarios est considerado
la recepcin de materiales y suministros?
5. NIVELES DE INVENTARIO
a. Los niveles de inventarios generalmente satisfacen la
demanda de las uniddes que lo requieren en el Departamento
de Compras y Suministros de la Universidad Simn Bolvar?
b. Actualmente evalan los niveles de inventarios ptimos
para satisfacer la demanda de materiales y suministros?
c. Existe una custodia adecuada de los inventarios de
materiales y suministros?
6. REGISTRO Y CONTABILIZACIN DE
INVENTARIO
a. Cada cunto tiempo la seccin de almacn de la Direccin
de Servicios, realiza la requisicin para la compra de
materiales de oficina en la Universidad Simn Bolvar?
1.- Una vez al ao (cuando ejecutan el presupuesto)
2.- Dependiendo de las necesidades de las unidades por
materiales especficos.
3.- Dependiendo de las existencias de los materiales, si
estn en mnimo, se hace una requisicin por los
materiales que falten.

FRECUENCIA

SI

NO

SI

NO

10

67%

33%

62%

38%

10

67%

33%

40%

60%

12

80%

20%

13%

10

67%

20%

33%

0%

10

67%

b. Cmo se registran las entradas y salidas de los materiales


de oficina en la seccin de almacn y el registro contable?
1.- Se registran en un sistema computarizado y se manda
la informacin a contabilidad.
2.- Se registran por pedidos de las unidades Tarjetas
Kardex
3.- Se registran por pedidos de las unidades y se van
rebajando de las existencias.
c. Cada cunto tiempo se enva al Departamento de
Contabilidad los movimientos de entradas y salidas de los
materiales de oficina?
1.- Mensualmente

60%

2.- Cada dos meses

40%

3.- Cada semestre

0%

4.- Anualmente

0%

1.- Mtodo PEPS

15

100%

2.- Mtodo UEPS

0%

3.- Ambos, dependiendo del material

0%

0%

d. Cmo se valoran los inventarios?

Fuente: Elaboracin Manuel Balab y Yorge Villavicencio. Estudiantes de Postgrado

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Captulo V. Presentacin de los resultados

101

Con un 62% en contra, la muestra considera que el Control de Inventario es uno de


los aspectos dbiles y ms relevantes considerados por el Departamento de Compras
y Suministros de la Universidad Simn Bolvar en lo que se refiere a inventarios de
materiales y suministros, tal como se muestra en el Grfico N 1. En este sentido,
pese a las debilidades evidenciadas, la muestra seleccionada asegura cumplir con los
requerimientos mnimos, para el suministro de materiales y suministros al momento
de la solicitud por parte de las reas. En cuanto al control interno relativo al sistema
manual de cuadre de almacn, el 60% confirma existir dicho control an cuando el
sistema es manual; sin embargo, se presentan problemas de conciliacin entre el
inventario fsico del almacn y la conciliacin contable.

Un 80% de la muestra considera que el control interno aplicado por el Departamento


de Compras y Suministros no cumple con los requerimientos mnimos de
autorizacin, procesamiento, clasificacin y contabilizacin del Inventario de los
materiales y suministros; adems, el 73% de las personas encuestadas consideran que
la gerencia no lleva un control interno relativo al procesamiento electrnico de datos
(sistema automatizado) sobre el inventario de materiales y suministros; sin embargo,
Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Captulo V. Presentacin de los resultados

102

los inventarios de materiales y suministros son debidamente solicitados, recibidos,


usados, contados fsicamente, suministrados y contabilizados por el Departamento de
Compras y Suministros de la Universidad Simn Bolvar, de acuerdo con el 67% de
la muestra.

En cuanto a la Estructura de Control de Inventarios, el 57% de la muestra es de la


opinin que la misma es favorable, ya que el Departamento de Compras y
Suministros de la Universidad Simn Bolvar brinda la importancia requerida a la
estructura de control de inventarios en un 67%; y adems, existe coherencia entre el
inventario fsico, el contable y el registrado por el sistema manual del Departamento
de Compras y Suministros de la Universidad Simn Bolvar segn el 47% de las
personas encuestadas, resaltando que existe la necesidad de implementar un
procedimiento de control acorde con la organizacin, ya que no se cuenta con
definiciones y formalizaciones en este sentido (ver Grfico N 2).

En lo que se refiere a las Normas y Procedimientos de el Departamento de


Compras y Suministros para el inventario de materiales y suministros, tal como
se muestra en el Grfico N 3, el 80% de los encuestados consideran que es muy
importante establecer criterios en el proceso de control de los inventarios que sean
por escrito y formalmente aprobados por las autoridades de la institucin, por cuanto
existen debilidades en el cumplimiento de normativas vigentes.

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Captulo V. Presentacin de los resultados

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

103

Captulo V. Presentacin de los resultados

104

En lo que se refiere al Control sobre Recepcin de Mercancas, el 51% de la muestra


reconoce que se evidencia la carencia de control y la necesidad de disear nuevos
mecanismos que regularicen esta situacin; tal vez, que el 80% de la muestra el
proceso de recepcin de materiales y suministros no cumple con las condiciones
mnimas necesarias de acuerdo con el Manual de Normas y Procedimientos, a pesar
de que no existen discrepancias considerables entre entradas y salidas de los
materiales y suministros en el Departamento de Compras y Suministros de la
Universidad Simn Bolvar y que el control interno de inventarios considera la
recepcin de materiales y suministros, segn el 67% de la muestra, tal como se
muestra en el Grfico N 4.

Por ltimo, en relacin con los niveles de inventario, un 62% de la muestra la


manifest que se cumple con los requerimientos de la demanda de materiales y
suministros de el Departamento de Compras y Suministros de la Universidad Simn
Bolvar, ya que el 67% de los encuestados manifesto que los niveles de inventarios
generalmente satisfacen la demanda; aunque mientras que el 60% afirma que
actualmente no se evalan los niveles de inventarios ptimos para satisfacer la
Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Captulo V. Presentacin de los resultados

105

demanda de materiales y suministros; y el 80% considera que existe una custodia


adecuada de los inventarios de materiales y suministros (ver Grfico N5).

Las debilidades detectadas en la encuesta sustenta la informacin obtenida a travs de


la observacin directa, donde el control de inventario y la carencia de normas y
procedimientos en el Departamento de Compras y Suministros son las debilidades
ms significativas y, por ende, requieren de una mayor atencin cuya carencia genera
exceso de determinados artculos, volmenes de compras elevados, debilidades en la
contabilizacin de inventarios, falta de aplicacin de niveles mnimos de stock, baja
rotacin de inventarios; carencia de un control de calidad en la recepcin de la
mercanca recibida del proveedor, entre otras, tal como se refleja en el Grfico N 6.

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Captulo V. Presentacin de los resultados

106

En lo relativo a la variable denominada Registro y Contabilizacin de Inventario, se


pudo conocer que el tiempo que utiliza la Seccin de Almacn de la Direccin de
Servicios, para realizar la requisicin para la compra de materiales y suministros en la
Universidad Simn Bolvar, depende de los requerimientos segn el 67% de la
muestra, luego el 20% confirm que es segn las existencias y el 13% considera que
es una vez al ao, cuando ejecutan el presupuesto. Esto refleja la falta de una
metodologa efectiva para realizar la requisicin y por ende mejorar los tiempos de
respuestas en este proceso (ver Grfico N 7).

En cuanto a la interrogante sobre cmo se registran las entradas y salidas de los


materiales y suministros en el almacn, y el registro contable, el 33% de la muestra
considera que es a travs de un sistema automatizado y se manda la informacin a
contabilidad, mientras que el 67% afirma que se registran por pedidos de las unidades
y se van rebajando de las existencias. Esta respuesta confirma la necesidad de
establecer un modelo de gestin gerencial para lograr la optimizacin del control de
Inventario de Materiales y Suministros para la Direccin de Servicios (Departamento
de Compras y Suministros) de la Universidad Simn Bolvar (Ver Grfico N 8).

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Captulo V. Presentacin de los resultados

107

Otro de los aspectos relevantes en el proceso de registro y contabilizacin de


inventarios es el tiempo que transcurre para enviar a la Direccin de Finanzas
Departamento de Contabilidad los movimientos de entradas y salidas de los

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Captulo V. Presentacin de los resultados

108

materiales y suministros; al respecto, tal como se muestra en el Grfico N 9, el 60%


de la muestra afirma que es mensualmente y el 40% de la muestra considera que es
cada dos meses, ya que se presentan retardos en el proceso.

Finalmente, en cuanto a la forma de como se valoran los inventarios, en el Grfico N


10, se puede observar que el 100% de la muestra respondieron que es el Mtodo
PEPS (primero en entrar primero en salir).

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Captulo V. Presentacin de los resultados

109

5.2. Diferentes enfoques de modelos gerenciales de inventarios

En el presente objetivo se evaluaron los diferentes enfoques de modelos gerenciales


de inventarios que se adaptaron a la estructura y procesos que se llevan a cabo
actualmente para considerar la base a objeto de disear un modelo de gestin que
logre la optimizacin del control de Inventario de Materiales y Suministros para la
Direccin de Servicios (Departamento de Compras y Suministros) de la Universidad
Simn Bolvar, los cuales se detallan a continuacin:
- Modelo Gerencial de Control de Inventario
El rea o departamento que tenga la responsabilidad de los inventarios de
materiales y suministros del Departamento de Compras y Suministros de la
Universidad Simn Bolvar, debe velar para que consecuentemente se
cumplan los objetivos relativos a procesamiento y clasificacin de
transacciones, salvaguarda fsica y de verificacin y evaluacin, incluyendo
los que sean aplicables a la actualizacin de cifras y a los controles relativos al
registro del inventario en un sistema automatizado.

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Captulo V. Presentacin de los resultados

110

El control interno de inventarios est vinculado con las actividades de compra,


distribucin y consignacin. Para que se logre un adecuado control interno de los
inventarios de materiales y suministros, el rea encargada de los materiales y
suministro exige que los inventarios sean debidamente pedidos, recibidos,
controlados, segregados, usados, contados fsicamente, embarcados y facturados.

Ejemplo de estos aspectos, en forma enunciativa pero no limitativa, son los controles
internos clave en cuanto a:
a) Autorizacin del mtodo de inventario seleccionado por la empresa
En trminos generales, por su importancia, la autorizacin de los mtodos de
valuacin de los inventarios a cifras histricas y actualizadas, deber ser
otorgada por las personas encargadas de el Departamento de Compras y
Suministros de la Universidad Simn Bolvar.
b) Segregacin adecuada de las funciones de autorizacin, custodia y
registro
La segregacin de las funciones relativas a inventarios, tales como
adquisicin, recepcin, almacenaje y embarque, evita que un departamento o
persona controle todas las fases de una transaccin o controle los registros
contables relativos a sus propias funciones. La segregacin tambin propicia
una vigilancia permanente entre los departamentos o personas involucradas en
una misma transaccin.
c) Registro oportuno de la inversin en inventarios de materiales y
suministros y del pasivo correspondiente
El registro oportuno de los inventarios, tiene por objeto asegurar que se estn
registrando en su totalidad dichos inventarios de materiales y suministros
dentro del perodo correspondiente.
d) Registro oportuno de todos los inventarios de materiales y suministros y,
en su caso, su facturacin, incluyendo la contabilizacin correspondiente
El establecimiento de formas prenumeradas facilita el control y la captacin
oportuna en registros contables y, en su caso, el registro de la factura,
asegurando as la correccin de los crditos al rubro de inventarios por estos

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Captulo V. Presentacin de los resultados

111

conceptos y los movimientos correlativos en otras cuentas afectadas por estas


transacciones dentro del perodo correspondiente.
e) Control de devoluciones
La existencia de controles para el manejo de las devoluciones deben permitir
asegurar que las mismas sean procedentes, estn debidamente autorizadas,
valuadas y oportunamente registradas dentro del perodo al que correspondan.
f) Custodia fsica adecuada de los inventarios de materiales y suministros
Deber existir custodia fsica y acceso restringido a las zonas de almacenaje
de los materiales y suministros, con el propsito de establecer e identificar
claramente la responsabilidad del personal involucrado en el manejo fsico de
los bienes.
g) Inventarios fsicos de los materiales y suministro
Deber existir una planeacin adecuada de la toma peridica de los
inventarios fsicos de materiales y suministros, as como de su recopilacin,
valuacin y comparacin con registros contables, incluyendo la investigacin
y ajuste oportuno de las diferencias resultantes.
Por la naturaleza de estos bienes, susceptibles a mermas, deterioros, faltantes,
etc., deber planearse en forma adecuada y llevarse a cabo peridicamente
(por lo menos una vez cada ejercicio, salvo que exista un sistema que integre
los conteos rotatorios) un conteo de los inventarios propios y de terceros para
constatar

su

existencia.

Como

consecuencia,

ser

necesario

hacer

comparaciones con los auxiliares de inventarios respectivos, realizar las


investigaciones en caso de existir diferencias sustanciales y, por ltimo,
autorizar y registrar oportunamente los ajustes correspondientes y prevenirlos
en el futuro.
h) Registros adecuados para el control de existencias y anticipos a
proveedores
El mantenimiento de registros auxiliares de las existencias en trnsito, en los
almacenes de el Departamento de Compras y Suministros de la Universidad
Simn Bolvar, en consignacin o en poder de terceros, as como los anticipos
otorgados a los proveedores, representan controles que mediante la

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Captulo V. Presentacin de los resultados

112

verificacin por recuentos fsicos, confirmaciones, etc., ayudan a determinar


la existencia y adecuada valuacin de los inventarios de materiales y
suministros, as como para investigar el origen de las diferencias, mermas,
entre otros.
i) Comparacin peridica de la suma de los registros auxiliares con el saldo
de la cuenta mayor correspondiente
Con el propsito de asegurar la correccin de la cifra total de inventarios de
materiales y suministro, es necesario verificar peridicamente la igualdad
entre el saldo de la cuenta mayor y la suma de los registros auxiliares e
investigar y ajustar, en su caso, las diferencias, previa autorizacin
correspondiente.
j) Comprobacin de los inventarios fsicos por personal interno
independiente.
Es conveniente que el personal distinto (por ejemplo auditora interna) de
quien autoriza, custodia, registra y tenga acceso a los almacenes lleve a cabo
comprobaciones de los inventarios fsicos de materiales y suministros que han
sido efectuados adecuadamente desde su planeacin hasta el ajuste en
registros contables.
k) Procedimientos para determinar la prdida de valor de los inventarios y
el registro de las estimaciones correspondientes
En atencin a que pueden generarse prdidas de valor de los inventarios de los
materiales y suministros en el proceso de las operaciones de el Departamento
de Compras y Suministros de la Universidad Simn Bolvar, deben existir
procedimientos permanentes que permitan identificar las existencias con estos
problemas, lo que dar lugar, previos los estudios y autorizaciones
correspondientes, a correcciones en su valuacin mediante estimaciones o
cancelaciones.

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Captulo V. Presentacin de los resultados

113

l) Adecuada proteccin a la entidad mediante la contratacin de seguros y


fianzas
Una medida complementaria del control interno, desde el punto de vista de la
proteccin de sus inventarios, lo constituye un adecuado plan de seguros y la
contratacin de fianzas de fidelidad del personal que mantenga estos bienes.
m) Sistemas de informacin sobre cifras actualizadas sobre el inventario de
materiales y suministros
Es necesaria la existencia de sistemas de informacin para la determinacin y
registro de los materiales y suministros, que incluyan:
-

Medios que permitan asegurar que se actualicen todos los inventarios.

Determinacin de las caractersticas, cantidad, requerimiento, ubicacin,


etc. de cada uno de los rubros que integran los materiales y suministros

Separacin de funciones en cuanto a la preparacin, supervisin y


aprobacin de la informacin actualizada.

Verificacin del adecuado y oportuno registro de las cifras actualizadas en


los libros de contabilidad.

n) Definir procedimientos de auditora


El rea responsable de los inventarios de el Departamento de Compras y
Suministros de la Universidad Simn Bolvar, debe participar en la
determinacin de la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos
de auditora en las reas de inventarios; por su parte, el auditor debe
considerar, entre otros elementos, la importancia relativa de estos renglones
en relacin con los estados financieros en su conjunto, as como los riesgos de
auditora.

La planeacin de las pruebas de auditora en el inventario de la empresa debe


incluir el anlisis de los factores o condiciones que puedan influir en la
determinacin del riesgo de auditora. Dichos factores se pueden relacionar
tanto al riesgo del error inherente al rengln de que se trate, como al riesgo de
que los controles relativos no lo detecten, o bien que el auditor no los

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Captulo V. Presentacin de los resultados

114

descubra cuando aplica tcnicas de muestreo. Ejemplos de estos factores


pueden ser los siguientes:
-

Naturaleza y caractersticas propias del inventario.

Cambios o fluctuaciones importantes en la cantidad y precios de


materiales y demanda de materiales.

Requerimiento

de

nuevos

materiales,

cambios

tecnolgicos

modificaciones de ingeniera.
-

Nuevos equipos de oficina.

Materiales, suministros o equipos de oficina descontinuados.

Disminucin o aumento de la capacidad de almacenamiento.

Requerimiento de materiales importantes, cerca del fin del ejercicio.

Contratos importantes con trminos y condiciones especficas en cuanto a


calidad, fechas de entrega, penas convencionales por incumplimiento,
entre otros.

Falta de procedimientos para salvaguarda fsica de los materiales.

Falta de segregacin adecuada de funciones.

Deficiencias en los procedimientos para inventarios fsicos.

Frecuencia de ajustes importantes por inventarios fsicos.

Inventarios fsicos en fechas que difieran de la del fin del ejercicio.

Inventarios fsicos rotatorios en lugar de totales.

Cambios propuestos o definidos para practicar inventarios fsicos


rotatorios en vez de totales.

Registros auxiliares poco confiables.

Cifras importantes de inventarios identificados como obsoletos o de lento


movimiento, pero no investigados ni registrado como tales.

Materiales en poder de terceros o recibidos de terceros.

Caractersticas del sistema de control de inventarios o del modo de


valuacin y cambios de los mismos.

) Definir accin por actividad relacionado con el inventario


Las acciones por actividad propuestas contemplan todas las debilidades y
amenazas que fueron diagnosticadas durante el desarrollo de la investigacin

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Captulo V. Presentacin de los resultados

115

en el Departamento de Compras y Suministros de la Universidad Simn


Bolvar, al realizar el levantamiento de informacin durante la etapa de
diagnstico; sin embargo, esta propuesta es aplicable en forma genrica para
cualquier empresa que la requiera, siempre que realice el ajuste respectivo de
acuerdo con los lineamientos de cada una de ellas.
Las actividades consideradas en el estudio, se describen como:
1.

Actualizacin del inventario fsico del almacn y conciliacin con un


sistema automatizado.

2.

Establecer criterios comunes entre compra e inventarios.

3.

Asignacin de espacio fsico idneo para la custodia y suministro de los


materiales.

4.

Disear e implementar mtodos de recepcin de los artculos y


materiales comprados.

5.

Desarrollar un nuevo esquema de control de inventario.

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Captulo VI. Propuesta de la Investigacin

116

CAPTULO VI
PROPUESTA DE LA INVESTIGACIN

6.1. Modelo Propuesto


La propuesta Disear un modelo de gestin para lograr la optimizacin del
control de Inventario de Materiales y Suministros para el Departamento de
Compras y Suministros en la Universidad Simn Bolvar, se orienta hacia la
presentacin de un plan de accin que debe ser aplicado por la gerencia de esta
universidad. A travs de este modelo, se proponen tcnicas para optimizar la
recepcin de materiales suministradas por los proveedores y determinar los niveles de
inventario ptimos para el manejo de los mismos, cumplir con los requerimientos de
los clientes, y el adecuado almacenaje.

En este sentido en el Departamento de Compras y Suministros de la Universidad


Simn Bolvar, se evidenci la estrecha relacin que tiene esta unidad con sus
inventarios, procedimientos administrativos y los problemas que confrontan. Esta
situacin conlleva a presentar esta propuesta de investigacin mediante la cual se
logra establecer en el procedimiento del control de inventario de materiales ms
eficiente y las actividades deben realizar cada uno de los trabajadores que integran el
departamento.

Cabe destacar que los datos utilizados en el Trabajo Especial de Grado fueron
tomados directamente del Departamento de Compras y Suministros de la Universidad
Simn Bolvar, con el fin de conocer las debilidades del departamento. Asimismo
estos aspectos fueron la base de seleccion del modelo que se adecu a las condiciones
del almacn, adems de las revisiones bibliogrficas que permitieron efectuar la
presente propuesta.

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Captulo VI. Propuesta de la Investigacin

117

Todo esto en la bsqueda de que el Departamento de Compras y Suministros de la


Universidad Simn Bolvar pueda adecuar con mayor rapidez y mayor facilidad la
gestin administrativa, con el objeto de desarrollar un control eficaz de los
inventarios y costos de los materiales.

6.2. Justificacin

Para el Departamento de Compras y Suministros de la Universidad Simn Bolvar, se


justific ampliamente la realizacin de esta propuesta, debido que la misma no
dispona de controles de inventarios que permitieran fluir la informacin de los
mismos y determinar los costos en este departamento con la finalidad de ser exacto y
confiable.

En este sentido, la creacin del Modelo de Control de Inventarios para el


Departamento de Compras y Suministros en la Universidad Simn Bolvar es
una alternativa para solucionar todos los problemas que han sido detectados en el
transcurso de la presente investigacin.

Por lo tanto, la necesidad de aplicar controles efectivos en el rea de inventarios,


justific plenamente la investigacin y, por ende, la implementacin de la propuesta,
debido que en el Departamento de Compras y Suministros est en marcha en el
proceso de mejor de sus niveles de inventario a travs de los costos de
mantenimiento y el registro de los costos reales de los inventarios. Asimismo al
lograr estos objetivos las partidas en existencia estarn sujetas al sistemas de control
contable y de proteccin fsica, debido que el registro de entradas, transferencias y
salidas de materiales reflejarn en los sistemas de control las cantidades realmente
disponibles.

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Captulo VI. Propuesta de la Investigacin

118

6.3. Fundamentacin

La propuesta se fundament en aportes tericos obtenidos a travs de la revisin de


material bibliogrfico, la cual estuvo basada en la administracin de inventarios y en
el control de los mismos. Asimismo, comprendio el estudio y anlisis de la situacin
y las respectivas debilidades del Departamento de Compras y Suministros de la
Universidad Simn Bolvar.

De esta manera, se constataron por medio de la tabulacin de los resultados obtenidos


las diferencias contables y administrativas del inventario de materiales y suministros.
Es por ello que esta propuesta busca corregir las diferencias, afianzndose en
argumentos tericos y prcticos.

Por otro lado, la propuesta objeto de esta investigacin, se fundament en la Ley


Organica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de
control Fiscal (L.O.C.G.R.S.N.C.F.), en referencia al control interno que debe realizar
de compras y suministros de la Universidad Simn Bolvar a fin de lograr una
informacin veraz y oportuna.

En este sentido, se consideran los procedimientos de comprobacin de las Normas


Generales de Auditora de Estado y control interno:
1. Debe fijarse la responsabilidad.
2. La contabilidad y las operaciones deben estar separadas.
3. Deben utilizarse todas las pruebas disponibles para comprobar la exactitud de los
registros.
4. Ninguna persona individualmente debe realizar completamente una transaccin
comercial.
5. Debe seleccionarse y entrenarse cuidadosamente al personal.
6. Debe haber rotacin entre los empleados de confianza.
7. Las instrucciones de operacin por cada puesto deben estar siempre escritas.

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Captulo VI. Propuesta de la Investigacin

119

En este contexto, la propuesta se fundament en las caractersticas bsicas de un


sistema de control, como lo son:
1. Debe ser claro, sencillo y gil
2. Flexible y adaptable
3. Econmico y eficaz
4. Objetivo y realista
5. Adecuado y apropiado
6. Continuo

6.4. Estructura

La estructura del Modelo de gestin para lograr la optimizacin del control de


Inventario de Materiales y Suministros del Departamento de Compras y
Suministros en la Universidad Simn Bolvar, ha sido diseado de tal manera que
logre abarcar cada una de las actividades de la misma, disendose la propuesta en
funcin de los objetivos fundamentales:
I.- Planificacin y control
II.- Documentacin apropiada
III.- Toma de inventario fsico
IV.- Estructura contable

I.- Planificacin y control


En funcin a este objetivo se definen reas especficas de funcionamiento del
Inventario de materiales y suministros del Departamento de Compras y
Suministros de la Universidad Simn Bolvar en las cuales se consideran los
siguientes aspectos:
Funciones de los empleados: En este aspecto se propuso que los empleados
deban conocer todas las funciones del rea operativa del Departamento de
Compras y Suministros de la Universidad Simn Bolvar. Esta situacin
permitiria instruir a dicho personal y hacerlo ms verstil en su desempeo. A

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Captulo VI. Propuesta de la Investigacin

120

travs de la rotacin y permitiendo que conozca las distintas funciones del


almacn.
Paso restringido al almacn: En el Departamento de Compras y Suministros,
se observ que no se limita el acceso al rea del almacn. El equipo de
postgrado present estrategias sobre el paso restringido al almacn debido a
que toda organizacin que maneje materiales susceptibles de ser sustrados
fcilmente, debido a su tamao, debe tomar todas las previsiones necesarias y
restringir el paso de personas extraas en rea de almacn.
Responsable del almacn: Debe instruirse a un empleado en las funciones
de jefe o responsable del almacn, esta persona debe tener slidos
conocimientos en cuanto al manejo de existencias; el candidato debe poseer
ciertas caractersticas de instruccin y como requisito mnimo Tcnico
Superior Universitario en Administracin o manejo de Almacenes, y su
obligacin de al jefe el Departamento de Compras y Suministros, siendo esa
su unidad de adscripcin. Asimismo debe asignrsele a un custodio de todos
los materiales existentes en el almacn la realizacin de todos los
movimientos del departamento y el control de sus registros.
Planeacin del rea de almacenamiento: La planeacin del rea de
almacenamiento requiere de conocimientos especficos en el rea, ya que la
misma debe estar dirigida a la ubicacin ideal para cada producto o material
como aquellos que tienen caractersticas similares, que deben ubicarse en las
mismas reas. En el rea de almacn, debe evitarse todo tipo de humedad
debido a que la misma es sntoma de corrosin y enmohecimiento de los
materiales.
Mercanca daada u obsoleta: En estos casos especficos, deben reportarse
con la celeridad que el caso amerita, ya que los daos se pueden subsanar, ya
sea porque la mercanca ingres as al almacn o porque por error u omisin
ocurri el dao; en cualquiera de los casos debe reportarse de inmediato a fin
de tomar las acciones necesarias.
Devoluciones a proveedores: Al ocurrir esta situacin el Departamento de
Compras y Suministros de, ya sea porque la mercanca est daada o porque

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Captulo VI. Propuesta de la Investigacin

121

no es la especificada en la nota de despacho o factura, debe documentarse


debidamente la mencionada devolucin, ya que la misma representa la
evidencia de salida de material.
Productos despachados segn su ingreso: En los sistemas de control de
inventarios, sta es una prctica comn, que sin embargo en muchas
organizaciones no se establece. En el caso del Departamento de Compras y
suministros, se propone utilizar el sistema denominado PEPS (Primero en
Entrar, Primero en Salir). Esta condicin permite mantener mejor el aspecto
de los costos, as como tambin el control de la mercanca, y a su vez evitando
que aumenten los niveles de obsolescencia.
Lmites de existencia: A fin de no correr riesgos en cuanto a tener que
efectuar compras de emergencia, saturacin del almacn, obsolescencia y
deterioro de la mercanca, se propone la fijacin de los llamados niveles o
lmites de existencia los cuales limitan o restringen las cantidades mnimas
que debe poseer un almacn de determinado material, con el propsito de
cubrir hasta un pedido de emergencia as como tambin la cantidad mxima
que le permita cubrir sus expectativas de salidas sin saturar el almacn.
Tambin permite un rgimen de compras ponderado y de acuerdo nicamente
con las necesidades dictadas por los niveles de existencia.
Automatizar las entradas y salidas de almacn: Al igual que el proceso de
control de entrada de mercanca al almacn, debe ser automatizado el sistema
de registro de salida, ya que el mismo genera mltiples beneficios al
Departamento de Compras y Suministros empresa, desde la optimizacin del
control de las salidas y la emisin de su respectivo soporte, hasta

los

controles de ingreso de mercanca y la presentacin de saldos o listados de


existencias.

II. Documentacin Apropiada


Normas y procedimiento: Es necesaria la implementacin de manuales de
normas y procedimientos sobre las actividades relacionadas con el control de
inventarios. En estos se reflejaria las instrucciones precisas que definen las

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Captulo VI. Propuesta de la Investigacin

122

actividades a desarrollar a fin de mantener un eficiente control de los


inventarios del Departamento de Compras y Suministros de la Universidad
Simn Bolvar.
Codificacin de los materiales: A fin de lograr un mayor o mejor control de
los materiales manejados por el Departamento de Compras y Suministros de
la Universidad Simn Bolvar, se hace necesario establecer un cdigo que
identifique plenamente a estos materiales. El mismo debe disearse de forma
tal que permita su comprensin y uso, pero, sobre todo, tomar esta opcin
como prioritaria, si se considera el hecho de la automatizacin del sistema.
Reportes o listados de existencias: Una de las ventajas que se disponen al
poseer un sistema automatizado en el Departamento de Compras y
Suministros de la Universidad Simn Bolvar, es el de poder contar, en
cualquier momento, de listados o reportes de existencias actualizadas. Esta
misma condicin permite igualmente ejercer controles sobre el movimiento de
los materiales.
Formatos de control de materiales: La implementacin del modelo de
control de inventario, requiere el establecimiento de formularios tiles que
satisfagan los requerimientos bsicos necesarios en el manejo de informacin.
Los resultados visualizados en la figura N 5 obligan a establecer criterios
para el control de las salidas y entradas de materiales. Por otra parte, la figura
del control de inventarios para el Departamento de Compras y Suministros de
la Universidad Simn Bolvar, evidencia la insuficiencia de formatos
existentes para el manejo de los inventarios de los materiales (Figura N 5).

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Captulo VI. Propuesta de la Investigacin

123

Figura N. 5. Secuencia de Informacin para el Control de Inventarios

Dentro del contexto de la propuesta y con el objetivo de ejercer un mejor control en el


manejo de los materiales en el almacn se hace necesario la implementacin y uso de
formatos. Los mismos son:
Formato de recepcin de mercanca
El mismo se utilizara para dar ingreso al sistema de los materiales recibidos en
el almacn. Conteniendo los siguientes aspectos: nmero, fecha, proveedor,
cdigo del proveedor, factura o nota de entrega, el cdigo del artculo recibido, la
unidad de medida, la descripcin del artculo y su precio unitario. Debe tener un
espacio para las observaciones y para identificar la persona que recibi el material
(ver Cuadro N 8).

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Captulo VI. Propuesta de la Investigacin

124

Cuadro N 8
Formato Propuesto para la Recepcin de Mercanca

Universidad Simn Bolvar


Direccin de Servicios
Departamento de Compras y Suministros

Proveedor:
Cdigo del Proveedor:

RECEPCIN DE MERCANCA
Recepcin N:
O/C N :

Fecha:
UNIDAD DE
CODIGO CANTIDAD

PRECIO UNITARIO DESCRIPCION

MEDICION

OBSERVACIONES:
Recibido por Almacn:
Verificado por Calidad:
Fuente: Elaborado por: Manuel Balab y Yorge Villavicencio. Estudiantes de Postgrado

Formato para reportes de material obsoleto o daado


Este formato se utilizara para reportar al Departamento de Compras y
Suministros aquellos materiales obsoletos, daados o de lento movimiento, a fin
de tomar los correctivos necesarios. Conteniendo los siguientes datos: nmero del
formato, cdigo, unidad de medida, descripcin, cantidad, precio unitario, fecha
de ingreso al almacn, motivo de la elaboracin, observaciones, la identificacin
de quien lo elabora y la fecha de elaboracin del reporte, tal como se muestra en
el Cuadro N 9.

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Captulo VI. Propuesta de la Investigacin

125

Cuadro N 9
Formato Propuesto Para Reportes De Material Obsoleto O Daado

Universidad Simn Bolvar


Direccin de Servicios
Departamento de Compras y Suministros

N del Formato:

REPORTES DE MATERIAL OBSOLETO


Fecha de Ingreso:

CODIGO CANTIDAD

PRECIO
UNITARIO

DESCRIPCION

UNIDAD DE
MEDIDA

Motivo de la Elaboracin:
Observaciones:

Elaborado Por:
Fecha de Elaboracin del Reporte:

Fuente: Elaborado por Manuel Balab y Yorge Villavicencio. Estudiantes de Postgrado

Documento o formato que indique las necesidades de materiales


El mismo se utilizara para reportar las necesidades de materiales o las fallas que
para la fecha existan. Conteniendo: nmero del formato, fecha de elaboracin,
cdigo del artculo, descripcin, unidad de medida, lmite mnimo de existencia,
identificacin de quin lo elabora y las observaciones pertinentes (ver Cuadro N
10).

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Captulo VI. Propuesta de la Investigacin

126

Cuadro N 10
Formato para la Solicitud de Mercanca

Universidad Simn Bolvar


Direccin de Servicios
Departamento de Compras y Suministros
FORMATO PARA SOLICITUD DE MERCANCA
N de Formato:
N del Formato:
CODIGO

CANTIDAD

DESCRIPCION

UNIDAD DE MEDIDA

Limite Mnimo de Existencia:


Limite Mximo de Existencia:
Elaborado Por:
Observaciones:

Fuente: Elaborado por Manuel Balab y Yorge Villavicencio. Estudiantes de Postgrado

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Captulo VI. Propuesta de la Investigacin

127

Notas de Crdito
Las mismas permitiran registrar y controlar contablemente los ingresos de
mercancas al almacn. Estos ingresos sern de tipo extraordinario, ya que se
propone el uso de formatos de ingreso normal de mercanca al almacn.
Notas de Dbito
Igualmente son formatos de control y registro contable que permitan conocer las
salidas de mercancas del almacn por causas extraordinarias.

III.- Toma de inventario fsico

Al efecto de mantener un control estricto sobre los materiales depositados en el


almacn, el Departamento de Compras y Suministros debe conjuntamente con
el personal indicado o responsable planificar inventarios semestrales y anuales.
Los primeros permiten conocer los niveles de existencia y la rotacin de los
materiales, a fin de establecer o corregir los lmites mnimos y mximos de
existencia. Los segundos o anuales son de tipo obligatorio en la elaboracin de
los estados financieros.

Asimismo, el Departamento de Compras y Suministros de la Universidad


Simn Bolvar debe establecer la poltica de realizar inventarios selectivos, con
la finalidad de evitar desviaciones en el manejo de los materiales. Este tipo de
inventario se debe realizar o planificar en funcin de uno o varios materiales,
tomando en consideracin el valor de los materiales, su rotacin y cualquier
aspecto relevante que considere la gerencia.

Deben establecerse los lineamientos bsicos para la toma de inventarios, como


por ejemplo el uso de tarjetas diseadas para tal fin, as como tambin los
manuales de instrucciones respectivos en las cuales se definan claramente las
instrucciones que deben cumplir los participantes en la actividad.

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Captulo VI. Propuesta de la Investigacin

128

IV.-Estructura contable

En funcin de un eficiente control de inventario, no bastan los controles fsicos


establecidos, se hacen necesario los controles contables establecidos o por
establecer. En este caso especfico se supone que la estructura contable de control
de inventarios del Departamento de Compras y Suministros de la Universidad
Simn Bolvar, se actualice en funcin de lograr en primera instancia,
transparencia en los registros y como resultado de la misma, la confiabilidad de
las cifras en los balances y estados financieros respectivos.

Igualmente, se propone el movimiento contable del flujo de costos de una forma


transparente, que garantice la efectividad de los costos en el proceso productivo.

6.5. Administracin de la propuesta

La presente propuesta de un modelo administrativo para el control de inventario de


materiales de el Departamento de Compras y Suministros de la Universidad Simn
Bolvar es que sea administrada por el contador de la institucin, por el sentido de
resonsabilidad de velar por el cumplimiento de los planes impartidos, mantener
estricta y adecuada supervisin, efectiva las actividades de despacho y recepcin de
materiales, as como cumplir con el suministro de informacin veraz y oportuna para
la correcta toma de decisiones.

Para el cumplimiento de esta actividad, cuenta con el soporte de materiales y el rea


de contabilidad. De esta manera se garantiza que el planteamiento realizado en el
presente Trabajo Especial de Grado ser administrado debidamente.

Asimismo, al designar al responsable de la administracin de la propuesta, este estar


en la obligacin de realizar el seguimiento respectivo con el objetivo de conocer su
adaptacin y aceptacin, as como conocer las desviaciones que surjan en el proceso
de implantacin y tomar los correctivos necesarios hasta su adaptacin total.

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Captulo VI. Propuesta de la Investigacin

129

6.6. Factibilidad

El Modelo de gestin para lograr la optimizacin del control de Inventario de


Materiales y Suministros el Departamento de Compras y Suministros en la
Universidad Simn Bolvar, contribuir a que el flujo de informacin sobre el
inventario sea el ms adecuado; a su vez, los datos sobre los mismos sern ms
exactos y confiables, favoreciendo los resultados de los estados financieros.

Asimismo, la implantacin de este modelo no implica que el Departamento de


Compras y Suministros se vea obligada a realizar grandes erogaciones de dinero,
especialmente si se toma en consideracin el beneficio estimado que representa;
debido a que implicar ahorro de tiempo e informacin confiable.

Del mismo modo, la disposicin del recurso humano capaz, suficiente y tcnicamente
preparado, facilita el anlisis e implementacin del modelo administrativo propuesto
en este Trabajo Especial de Grado.

Desde el punto de vista metodolgico es factible de implementar, ya que es suficiente


con que se preparen circulares dirigidas a los departamentos involucrados en el
proceso de entrada, recepcin, almacenamiento y salida de mercanca, ordenando
cumplir los procedimientos que aqu se indican.

Finalmente, el proceso se completa con un plan de supervisin, estrecha al principio y


eventual despus, en la medida en que desaparezcan las deficiencias encontradas
mediante la parte diagnstica de la investigacin inherente a este estudio.

6.7. Recomendaciones para la implantacin del modelo

Se recomienda la aplicacin del modelo propuesto, adaptndolo a los requerimientos


reales del Departamento de Compras y Suministros de la Universidad Simn Bolvar

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Captulo VI. Propuesta de la Investigacin

130

con la ayuda de un sistema computarizado, que permita llevar el control contable,


administrativo y estadstico de los inventarios de la empresa.

Las ventajas que podra ofrecer a nivel gerencial es que permita realizar una
planeacin y supervisin del inventario, realizar un trabajo de auditora permanente,
mantener tcnicas de revisin analtica, realizar estudios y evaluaciones preliminares
del control interno, aplicar pruebas de cumplimiento y sustantivas, mantener una
observacin clara del inventario fsico, realizar una revisin del proceso
administrativo adaptndolo a las nuevas tecnologas, permitir la comprobacin de
existencias en poder de terceros y comprobacin de existencias de terceros en poder
de la empresa, realizar una observacin y pruebas fsicas de inventarios rotatorios,
aplicar una observacin y pruebas fsicas de la toma de inventarios de materiales y
suministros en fecha distinta a la del fin del ejercicio y realizar una comprobacin de
la sumarizacin y conteo de los inventarios fsicos.

Conjuntamente, l permite tomar en consideracin la finalidad de los inventarios:


1. De operacin, ligada a aspectos de transaccin comercial
2. De precaucin, que involucra aspectos de reserva
3. De especulacin, muy unida a la proteccin financiera

Asimismo la finalidad de reserva o de stocks de precaucin debe estar destinada a


enfrentar eventualidades. Existen bsicamente dos tipos de imprevistos: el aumento
de la demanda y el atraso no programado en el tiempo de entrega. Asimismo, es
obvio que el tamao del stock de reserva depende de muchos factores propios de la
gestin y el giro en el Departamento de Compras y Suministros de la Universidad
Simn Bolvar.

Finalmente, las existencias para especulacin deben estar destinadas a poder lograr
ventajas econmicas, considerando las futuras oscilaciones del precio de los
productos producidos por el Departamento de Compras y Suministros de la
Universidad Simn Bolvar.

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Captulo VI. Propuesta de la Investigacin

131

Si los recursos financieros lo permiten, el Departamento de Compras y Suministros


de la Universidad Simn Bolvar puede especular con las eventuales variaciones de
precios de las materias primas que compran. Este hecho genera una fuerte actividad
lucrativa, que en cierta forma implica actividades no directamente relacionadas con el
giro de operacin de la institucin.

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Captulo VII. Conclusiones y recomnedaciones

132

CAPTULO VII

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

En este captulo se refelajan las conclusiones y recomendaciones del Trabajo Especial


de Grado las cuales aportan la apliacacin de mejora y sugerencias para el
Departamento de Compras y Suministros.

7.1. Conclusiones

El resultado y logros obtenidos a travs de la implatacin del proceso de cambio en el


Departamento de Compras y Suministros nos permiten formular las siguientes:
a. El Departamento de Compras y Suministros, especficamente donde funciona
el almacn, no dispone de una plataforma tecnolgica acorde con las
necesidades y exigencias de este departamento por la debida ausencia de
sistemas automatizados que sirva de base para el modelo de control de
inventario de materiales y sumnistros.
b. El Departamento de Compras y Suministros actualmente no posee formatos
adecuados para controlar las entradas y salidas de mercanca; adems no
mantiene una adecuada planificacin de compras segn las salidas con respecto
a las mercancas en existencia, debido a que varias personas realizan esta misma
funcin sin llevar un control al respecto.
c. El personal que labora

en el departamento de Compras y Suministros

Almacn, es un personal propenso al cambio y con disposicin al crecimiento, a


pesar que no poseen un grado de instruccion tcnica en el rea.

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Captulo VII. Conclusiones y recomendaciones

133

d. En el almacn los registros de los inventarios de mercancas arrojan


informacin distorsionada, lo cual le quita confiabilidad a los registros
contables.
e. No se lleva un control efectivo sobre aquellas mercancas que se encuentran
inactivas, generando prdidas en el capital que fue invertido en ese inventario.
f. La unidad no cuenta con manuales de Norma y Procedimientos para el control
de inventario de almacn.
g. Este trabajo constituye para el equipo de postgrado una excelente oportunidad
para afianzar las diferentes habilidades y destrezas en el rea gerencial y
convertirse en agente de cambio del continuo mejoramiento en la organizacin
para mantener una gestin eficaz y eficiente.

7.2. Recmendaciones
Las principales recomendaciones que se desprenden del desarrollo de este trabajo son
las siguientes:
a. Se recomienda realizar un estudio de mercado de los materiales que son
adquiridos y utilizados por el Departamento de Compras y Suministros de la
Universidad Simn Bolvar, tomando en consideracin calidad y precios, con el
fin de obtener materiales de alta calidad a mejores precios, para luego ser
distribuidos de una manera eficiente y eficaz, que permita obtener ganancias
reales iguales o superiores a las esperadas, aun cuando est presente el efecto
inflacionario en el entorno econmico en que se desenvuelve la institucin.
b. El Departamento de Compras y Suministros de la Universidad Simn Bolvar
debera implementar el modelo propuesto y desarrollar mejoras adaptadas a sus
requerimientos en cuanto al control de los inventarios, con la finalidad de
contrarrestar efectos inflacionarios especulativos.
c. Se debe contemplar la aplicacin de un sistema de seguridad efectivo, que
permita evitar siniestros en los almacenes de mercancas, considerando los tipos
de materiales y volmenes.

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Captulo VII. Conclusiones y recomendaciones

134

d. La Direccin de Servicios debe analizar el modelo de gestin propuesto, para


lograr la optimizacin del control de entradas y salidas de materiales y
suministros; el manejo contable, de costos y administrativo de los mismos y de
esta manera obtener resultados beneficiosos para la organizacin desde el punto
de vista de minimizar costos. Posteriormente, debe proponer a las mximas
autoridades su discusin, la aprobacin y puesta en marcha, logrando controlar
el manejo administrativo de los inventarios en el Departamento de Compras y
Suministros.
e. Para optimizar las mejoras propuestas en esta investigacin, es conveniente y
necesario que la Direccin de Servicios capacite a su personal para que tengan
experiencia en mtodos y procedimientos inherentes al control de inventario.
f. Por otra parte, se recomienda que la organizacin estudie la posibilidad de
disear e implementar un Manual de Normas y Procedimientos para
Inventarios, el cual permita un control interno ms efectivo.
g. Es necesario implementar un sistema de control de inventario automatizado que
ofrezca a la gerencia informacin continua de la disponibilidad de existencia
real, eliminndose as los procesos engorrosos que causan errores por
imperfecciones humanas, adicional a lograr satisfacer los mrgenes de
requerimientos mnimos establecidos por la institucin. Este sistema de control
de inventario generar beneficios para el almacn como son:
- Control de su inventario.
- Agilizar el proceso de despacho.
- Efectuar una programacin de compras.
h. Se requiere mejorar el flujo de informacin entre el rea de materiales y
contabilidad, a travs de reportes peridicos de todos los movimientos que se
originen como las entradas y salidas de materiales; y se debe mantener un
estricto control en las autorizaciones y aprobaciones de actividades cumpliendo
con las normas de control interno requeridas en cada caso. Para ello toda
documentacin debe mantener un espacio destinado para tal fin.
i. La Direccin de Servicios debe sensibilizar a sus miembros o empleados sobre
la importancia que tiene el control de inventarios y adems se recomienda que

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Captulo VII. Conclusiones y recomendaciones

135

la institucin tome las medidas necesarias para sacarles provecho a ciertos


productos que se encuentran en el departamento de compras y suministros
inactivos ya sea por causas de obsolescencia o dao, entre otros.

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Conclusiones y Recomendaciones

136

REFERENCIAS BIBLIOGRAFIA

ACEVEDO Osorio, Penlope, (1985) Diseo de una Propuesta para la Planificacin


y Control de Inventarios. Trabajo Especial de Grado .Universidad nacional Abierta
ARMSTRONG, David J.(1987) Perfeccionamiento de la Gestin de las Existencias,
Harvard-Deusto Business Review, Bilbao. Cuarto Trimestre
ARY, D. y CH., Jacobs (1989) Introduccin a la Investigacin Pedaggica, Mxico,
Editorial McGraw Hill.
Balestrini, M. (2002). Como se Elabora el Proyecto de Investigacin. (6. ed.).
Caracas: BL Consultores y Asociados.
BALESTRINI, Miriam (1987) Procedimientos Tcnicos de la Investigacin
Documental. Consultores Caracas. Asociados Editorial.
BAVARESCO D, p. Aura (1994).Proceso Metodolgico en la Investigacin.
Academia Nacional de Ciencias Econmicas. Servicios Bibliotecarios de la
Universidad del Zulia. Caracas - Venezuela.
BIBLIOTECA PRCTICA DE NEGOCIOS (1992), Contabilidad, Tomo IV,
McGraw-Hill
BONILLA, C. (1996).
Propuesta de un Modelo de Control de Gestin
Administrativa que Permita el Buen Manejo de los Inventarios de Productos
Terminados de la Empresa POLYQUIM C.A., Maracay, Estado Aragua. Trabajo
Especial de Grado no publicado. Universidad Bicentenaria de Aragua.
BORNS, Rafael (1998) Finanzas para Ejecutivos no Financieros. IESA - Centro de
Desarrollo gerencial, abril de1998.
BRITO, J. (1992) Contabilidad Bsica e Intermedia (Contabilidad I y II ) 5ta
edicin Caracas Ediciones Centro de Contadores .
BUFFA, Edwood.(1985) Administracin y Control de Inventarios. Ediciones Limusa.
Mxico
CANT, A. (1986). Almacenes: Planeacin, Organizacin y Control. Mxico.
Editorial Trillas.

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Captulo VII. Conclusiones y Recomendaciones

137

CAPUTO, G. (1998). Propuesta de un Modelo Administrativo que Permita el


Manejo de los Inventarios en el Almacn de Repuestos y Suministros para Weplast
C.A., Ubicada en la Victoria Estado Aragua. Trabajo Especial de Grado no
publicado. Universidad Bicentenaria de Aragua.
CHACN Navarro, Alejandra, (1995) Evala la Situacin Actual de una Empresa de
Computacin Indicando la Estructura Organizativa.
CHIAVENATO,I (1999). Iniciacin a la Organizacin y Control. McGraw HILL
Editorial. McGraw-Hill. Mxico.
CDIGO DE COMERCIO DE VENEZUELA (1955) Congresos de la Repblica de
Venezuela G.O. Nro. 475 Extraordinaria.
DAVID (1991) citado por CHIAVENATO,I (1999). Iniciacin a la Organizacin y
control. McGraw HILL Editorial. McGraw-Hill. Mxico.
DAVIDSON, Sidney (1995). Biblioteca Mc Graw-Hill de Contabilidad. Editorial Mc
Graw-Hill. Mxico.
DI LORENZO, R. (1996). Propuesta de un Plan de Accin y Mejoramiento en los
Controles Administrativos para Inventarios de Productos Terminados en la
Empresa Semillas Hbridas de Venezuela C.A., Ubicada en la Zona Industrial de
Cagua, Estado Aragua. Trabajo Especial de Grado no publicado. Universidad
Bicentenaria de Aragua.
DIAZ MATALOBOS, Angel (1991), Gestin de Inventario en Mantenimiento.
FEDERACIN DEL COLEGIO DE CONTADORES PBLICOS DE VENEZUELA
(1974). Normas Bsicas y Principios de Contabilidad de Aceptacin General. No. 3,
Publicaciones Tcnicas.
FINNEY, H.
&
Miller , H. (1978) Curso de Contabilidad Intermedia:
(5ta..ed.).Mxico, D.F. Unin Tipogrfica Editorial Hispano-Americana.
GARCA, M. (1995). Propuesta de un Sistema de Control para el Departamento de
Almacn de Repuestos de la C.A. Tabacalera Nacional. Trabajo Especial de
Grado no publicado. Universidad Bicentenaria de Aragua. Maracay.
GONZALO Carnevaly, Antonieta, (1996) Diseo de un Sistema de Planificacin y
Control de Inventarios en una Fabrica de Rejillas
GREEN, J. (1988). Control de la Produccin. Sistemas y Decisiones. Editorial
Dianca. Mxico.

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Captulo VII. Conclusiones y Recomendaciones

138

HANGREN, C., Harrison W. y Robinson M. (1997) Contabilidad. 2da Edicin


Mxico: Prentice Hall Hispanoamericana.
HARRINGTON (1931) citado por THIERAUF, R. Y Grosse, R. (1989). Toma de
Decisiones por Medio de Investigacin de operaciones. Editorial Limusa. Mxico.
HARRIS(1915). RAYMOND (1931) citado por THIERAUF, R. Y Grosse, R. (1989).
Toma de Decisiones por medio de Investigacin de Operaciones. Editorial
Limusa. Mxico.
HERNANDEZ, FERNANDEZ, y BAPTISTA (1998). Metodologa de la Investigacin.
Segunda Edicin, Editorial Mc Graw Hill, Mxico.
INDACOCHEA, (1989) Reflexiones sobre el punto de equilibrio: Hacia un equilibrio
financiero en inflacin., Buenos Aires, Asamblea Adjunta, The Bussiness
Associacin of Latina American Studies (BALAS) y el Consejo Latinoamericano de
Escuelas de Administracin (CLEDEA).
JURAN M, Jhon. (1977) Planificacin y Control de Inventarios. Ediciones Reverte.
Barcelona (Espaa), 1977
LEON O. y Prez M. (1999) Propuesta de un Sistema Contable aplicable a las
empresas del sector Productor de Muebles Universidad Nacional Abierta.
LIRA GUZMAN, Vctor Gabriel (1991) Planificacin y Control de Inventarios.
Caracas, 1991
LOPEZ V., Pick (1979). Cmo Investigar en Ciencias Sociales. Editorial Trillas,
Mxico.
MEIGS, R. (1993). Contabilidad: La Base para Decisiones Gerenciales.
Edicin, Mxico. Editorial Mc Graw Hill.

8va

METCALFE, Robert (1969), La Inflacin y los Modelos de Inventario, Santiago de


Chile, INSORIA.
MILLER, Martn (1988) Gua de Principios de Contabilidad Generalmente
Aceptados.- Captulo No. 24: Mtodos de Contabilizacin y Valuacin de
Inventarios. Editorial Harcourt Brace Jovanovich.
MOLINA, Ana Luca y Uban Elia (1998) Sistematizacin del Control de Inventario
de Materiales y Productos Terminados para una Empresa de Productos Qumicos.
Caso: "QUIMICA VIA TECNICA, QUIVITECA, C.A. Universidad Nacional
Abierta.

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Captulo VII. Conclusiones y Recomendaciones

139

MORALES FELGUERRES, Carlos (1982). Portuario de Contabilidad de Costos.


Ediciones Contables y administrativas. Mxico
MORAMONTES, Ricardo.(1982) La Funcin Financiera en la Empresa, 1. ED,
Mxico D.F. Editorial Interamericana.
MORENO, M. (1996), realiz en su Trabajo Especial de Grado titulado Propuesta
de un Sistema Administrativo para el Control de los Inventarios de Materias
Primas, Repuestos y Productos Terminados de la Empresa Productos Lcteos
Flor de Aragua. Trabajo Especial de Grado para optar al titulo de Licenciado en
Administracin de Empresas. Universidad Bicentenaria de Aragua. (U.B.A.)
MOSKOWITZ, H. (1982). Investigacin de Operaciones. Editorial Prentice Hall.
Mxico.
NARANJO, L. (1995). Propuesta de un Sistema de Control de Inventario para la
Farmacia San Judas Tadeo, Ubicada en Calabozo, Estado Gurico. Trabajo
Especial de Grado no publicado. Universidad Bicentenaria de Aragua.
OPEMAN, R. (1992)Administracin de Produccin y Operaciones.
Continental. Mxico.

Editorial

ORENSE, A. (1997). Propuesta de un Sistema de Control de Inventarios de


productos terminados y material de recuperacin en la empresa Manufacturera
de Vidrios Planos C.A., Ubicada en la Victoria Estado Aragua.Trabajo Especial
de Grado no publicado. Universidad Bicentenaria de Aragua.
PECHENY, David M. (1971), Comportamiento de un Modelo de Control de Stock en
condiciones de Inflacin. Administracin de Empresas, Buenos Aires.
PERDOMO, A. (1997). Fundamentos de Control Interno. Ediciones Contables,
Administrativas y Fiscales S.A. Mxico. Editorial Mc Graw Hill.
PETER Drucker (1960) citado por CHIAVENATO,I (1999). Iniciacin a la
Organizacin y control. McGraw HILL Editorial. McGraw-Hill. Mxico.
PLOSSL, G. (1987). Control de la Produccin y de los Inventarios. Principios y
Tcnicas. Editorial Mc Graw Hill. Mxico.
REDONDO, A. (1992). Curso Prctico de Contabilidad general y Superior. Tomo
I, 3era edicin. Caracas. Centro Contable Venezolano.
REY, N. (1993). Propuesta de un Modelo de Control de Inventario de productos
terminados en la empresa Manufacturera de Papel C.A. (MANPA). Trabajo
Especial de Grado no publicado. Universidad Bicentenaria de Aragua.

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

Captulo VII. Conclusiones y Recomendaciones

140

ROJAS, Ral (1995) Planteamiento y formulacin de un Modelo de Pronstico de


inventario.
ROSCOE, E. (1981). Organizacin para la Produccin. Una Introduccin a la
Administracin Industrial. Editorial Continental. Mxico.
SABINO, C. (1992). El Proceso de la Investigacin Cientfica. Editorial Panapo,
Caracas Venezuela.
SILVA, J. (1990) Fundamentos de la Contabilidad I Caracas: Ediciones CO-BO
STONER, J. y Wankel C. (1989). Administracin. Mxico: Editorial Prentice-Hall
Hispanoamericana, S.A.
TAMAYO, M. (1995). El Proceso de Investigacin Cientfica. (3 ed.) Mxico:
Editorial Limusa, S.A. de C.V. Grupo Noriega Editores.
THIERAUF, R. Y Grosse, R. (1989). Toma de Decisiones por medio de
Investigacin de operaciones. Editorial Limusa. Mxico.
UNIVERSIDAD SANTA MARA(2000) Normas para la elaboracin, presentacin
y evaluacin de los trabajos de grado.
VILLEGAS, EDURADO Y CORDOVILLA, Luis (1997) en su trabajo de grado
titulado: Criterios a aplicar en la Traduccin a Moneda Extranjera. Caso
Venezolano Actual. Trabajo realizado para optar al titulo de Licenciado en
Contadura Pblica en la Universidad Nacional Abierta.
WALESKA, A. (1992) Orientacin para la tramitacin, preparacin y presentacin
del trabajo especial de grado, U.N.E.S.R., Caracas.
WESTON, F. y Copeland. (1988). Finanzas en Administracin. Editorial Mc Graw
Hill. Mxico.

Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.

MODELO DE LA ENCUESTA
PREGUNTAS
SI

1. CONTROL DE INVENTARIO
a. Considera que el control interno aplicado por la Direccin de Servicios
(Departamento de Compras y Suministros), cumple con los requerimientos mnimos de
autorizacin, procesamiento, clasificacin y contabilizacin del Inventario de los
materiales y suministros ?

b. La gerencia de la Direccin de Servicios (Departamento de Compras y


Suministros) de la Universidad Simn Bolvar lleva un control interno relativo
al procesamiento electrnico de datos (sistema computarizado) sobre el
inventario de materiales y suministros?
c. Los inventarios de materiales y suministros son debidamente solicitados,
recibidos, usados, contados fsicamente, suministrados y contabilizados por la
Direccin de Servicios (Departamento de Compras y Suministros) de la
Universidad Simn Bolvar?
2. ESTRUCTURA DE CONTROL DE INVENTARIO
a. La Direccin de Servicios (Departamento de Compras y Suministros) de la
Universidad Simn Bolvar. brinda la importancia requerida a la estructura de control
de inventarios?
b. Existe coherencia entre el Inventario Fsico, el Contable y el registrado por el
sistema manual de la Direccin de Servicios (Departamento de Compras y Suministros)
de la Universidad Simn Bolvar?

3. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL INVENTARIO DE


MATERIALES Y SUMINISTROS
a. La Direccin de Servicios (Departamento de Compras y Suministros) de la
Universidad Simn Bolvar cuenta con Normas y Procedimientos para el control de
inventarios de materiales y suministros?
b. La Direccin de Servicios (Departamento de Compras y Suministros) de la
Universidad Simn Bolvar se rige por algunas normas y procedimientos definidos para
el inventario de materiales y suministros?

4. CONTROL SOBRE RECEPCION DE MERCANCIAS


a. El proceso de recepcin de materiales y suministros cumple con las condiciones
mnimas necesarias de acuerdo a un Manual de Normas y Procedimientos?
b. No existen discrepancias considerables entre entradas y salidas de los materiales y
suministros en la Direccin de Servicios (Departamento de Compras y Suministros) de
la Universidad Simn Bolvar?
c. Dentro del control interno de inventarios est considerado la recepcin de
materiales y suministros?

NO

MODELO DE LA ENCUESTA
PREGUNTAS
SI

5. NIVELES DE INVENTARIO
a. Los niveles de inventarios generalmente satisfacen la demanda de las reaqs que lo
requieren a la Direccin de Servicios (Departamento de Compras y Suministros) de la
Universidad Simn Bolvar?
b. Actualmente evalan los niveles de inventarios ptimos para satisfacer la demanda
de materiales y suministros?
c. Existe una custodia adecuada de los inventarios de materiales y suministros?

6. REGISTRO Y CONTABILIZACIN DE INVENTARIO


a. Cada cuanto tiempo la Seccin de Almacn de la Direccin de Servicios, realiza la
requisicin para la compra de materiales de oficina en la Universidad Simn Bolvar?
1.- Una vez al ao (cuando ejecutan el presupuesto)
2.- Dependiendo de las necesidades de las unidades por materiales especficos.
3.- Dependiendo de las existencias de los materiales, si estn en mnimo, se hace
una requisicin por los materiales que falten.
b. Como se registran las entradas y salidas de los materiales de oficina en la seccin
de Almacn, y el registro contable?
1.- Se registran en un sistema computarizado y se manda la informacin a
contabilidad.
2.- Se registran por pedidos de las unidades Tarjetas Kardex
3.- Se registran por pedidos de las unidades y se van rebajando de las existencias.
c. Cada cuanto tiempo se enva a la Direccin de Finanzas Departamento de
Contabilidad los movimientos de entradas y salidas de los materiales de oficina?
1.- Mensualmente
2.- cada dos meses
3.- Cada semestre
4.- Anualmente.
d. Como se valoran los inventarios?
1.- Mtodo PEPS
2.-Mtodo UEPS
3.- Ambos, dependiendo del material.

NO