Errores Ms Comunes

Errores Ms Comunes

Los 23 errores ms
comunes que hay
que evitar al vender
servicios para
eventos
Una gua para no cometer los
errores tpicos que pueden impedir
que cierres un trato

Errores Ms Comunes
ALWAYS*GREAT*EVENTS es el paquete de conocimientos sobre eventos de entretenimiento ms
completo y prctico que se ha compilado, que te revela las tcnicas y procedimientos que he
recabado a lo largo de ms de 20 aos de carrera en esta industria, para que inicies desde casa un
exitoso negocio de organizacin de eventos especiales.
Te garantizo que si sigues cada uno de los pasos y consejos que te expongo en esta serie de
manuales para organizar eventos, llegars a construir un negocio rentable, duradero, y lo ms
importante: muy divertido.
Convierte tu pasin en un exitoso negocio de organizacin de eventos, fiestas temticas y
actividades de integracin; lo nico que necesitas es tomar la decisin y dar el primer paso en el
camino al xito profesional.
Que tengas un Gran Evento!

Jorge Zurita
Creador del Sistema
Always Great Events - Eventos con Experiencia
El paquete de conocimientos Always Great Events abarca todo lo que necesitas saber para iniciar
tu propio negocio de eventos desde casa, y cubre temas como:
Cmo iniciar tu negocio desde casa
La base legal y contable del negocio
Cmo crear y mantener un equipo de trabajo altamente efectivo
Introduccin a la industria de la organizacin de eventos
Qu servicios ofrecer y cmo cobrar por ellos
Cmo desarrollar un plan de marketing
Cmo vender tus servicios de una manera activa y eficaz
Estrategias de mercadotecnia, publicidad y promocin
Tcnicas de negociacin
Cmo preparar una propuesta comercial ganadora

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Cmo planificar, preparar y operar eventos de principio a fin
Cmo producir fiestas y eventos temticos paso a paso
Compendio de ideas para desarrollar ms de 50 fiestas y eventos tema
Manual para operar eventos con tema de casino y juegos de destreza
Catlogo de juegos de casino y juegos de destreza
Manual para operar eventos con actividades recreativas
Catlogo de actividades de integracin (para playa, piscina y jardn)
Catlogo de actividades de entretenimiento
Catlogo de actividades para salones de fiestas
Catlogo de actividades infantiles
Maneras prcticas y divertidas para llevar a cabo una asignacin de premios
Manual para llevar a cabo un montaje paso a paso
Manual del jefe de montaje
Manual del montajista
Manual del transportista de equipos
Manual del coordinador de eventos
Manual del animador de eventos
Principales labores del DJ durante un evento
Set de ejemplos de documentos operativos
Y muchos, muchos ms

Ests listo? Entonces empecemos!

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Contenido
Pg. 6

Introduccin

Pg. 9

No posicionar tu empresa y/o a ti mismo

Pg. 11

No buscar suficientes prospectos

Pg. 15

No planificar tus llamadas y/o presentaciones por

anticipado

Pg. 17

No darle a tu cliente toda tu atencin

Pg. 18

No realizar suficientes preguntas

Pg. 18

Presentar aquello que tu cliente no est buscando o que

no le interesa para organizar su evento

Pg. 19

Hablar demasiado sobre ti, tu negocio y tus servicios

Pg. 19

Presentar demasiados servicios o caractersticas de modo

que tu cliente no pueda entender y/o decidir

Pg. 20

No crear valor para tu cliente

Pg. 20

Dar el precio de un gran evento o servicio complejo de

inmediato en la primera entrevista

Pg. 21

No brindar pruebas de otros eventos exitosos u otros

clientes satisfechos

Pg. 22

No ser lo suficientemente flexible para resolver problemas

Pg. 22

Bajar tus precios drsticamente

Pg. 23

Reducir tu precio demasiado pronto

Errores Ms Comunes
Pg. 23

No dar una razn para una respuesta que no le viene bien

al cliente

Pg. 23

No tener un conocimiento profundo del producto o

servicio

Pg. 24

Prometer demasiado y no entregar lo que prometiste

Pg. 24

No cerrar el trato

Pg. 25

No solicitar la orden de pago, cheque, depsito o

transferencia bancaria por adelantado

Pg. 25

Llegar tarde a una cita de ventas o no llegar nunca

Pg. 26

Entregar tu propuesta tarde o no entregarla

Pg. 26

No realizar un seguimiento de tus prospectos calificados,

antes del cierre de la venta o despus del evento

Pg. 27

No lucir bien

Errores Ms Comunes
Introduccin
En el camino que he recorrido como empresario y como productor de
eventos, me he equivocado ms de una vez en lo que a vender mis
servicios se refiere. Para ayudarte a evitar estos mismos errores,
elabor una lista de los errores ms frecuentes que cometen los
profesionales de la organizacin de eventos en el terreno de las
ventas.
En la lista que te presento a continuacin vers 23 errores que
retomar individualmente a lo largo de este informe para ahondar en
cmo cada uno de ellos podra afectar tu negocio, y para darte una
respuesta a la pregunta que seguramente te estars haciendo ahora:
qu puedo hacer para evitarlos?
Estos son los 23 errores ms comunes que tienes que evitar al
momento de vender tus servicios de organizacin de eventos
especiales; los enlistar primeramente y ms adelante los explicar en
detalle.
1. No posicionar tu empresa y/o a ti mismo adecuadamente en
el mercado de la organizacin de eventos, y particularmente
en tu especialidad
2. No buscar suficientes prospectos que puedan
interesados en contratar tus servicios para eventos

estar

3. No planificar tus llamadas y/o presentaciones por anticipado

4. No darle a tu cliente toda tu atencin antes, durante y
despus de la venta
5. No realizar suficientes preguntas sobre los requerimientos,
necesidades, deseos, opiniones y actividades de tus clientes al
7

Errores Ms Comunes
momento de venderles tus servicios de planificacin de
eventos
6. Presentar aquello que tu cliente no est buscando o que no le
interesa para organizar su evento
7. Hablar demasiado sobre ti, tu negocio y tus servicios
8. Presentar demasiados servicios o caractersticas en lugar de
concentrarte en aquellos aspectos ms importantes para la
organizacin del evento de tu cliente
9. No crear valor para tu cliente en cada uno de los servicios
para eventos que le ofreces
10. Dar el precio de un gran evento o servicio complejo en la
primera entrevista con tu cliente
11. No brindar pruebas de otros eventos exitosos u otros
clientes satisfechos
12. No ser lo suficientemente flexible para resolver los
problemas que pueden ir surgiendo a medida que buscas
cerrar el trato
13. Bajar drsticamente los precios de
organizacin de eventos

tus servicios de

14. Reducir tu precio demasiado pronto

15. No explicar la razn para dar un NO como respuesta al
cliente impidindole realizar su evento de la manera que lo
tena pensado
16. No tener un conocimiento profundo del producto o servicio
que ests vendiendo
8

Errores Ms Comunes
17. Prometer demasiado y/o no entregar lo que prometiste
18. No cerrar el trato con el cliente luego de tus esfuerzos de
venta para realizar su evento
19. No solicitarle al cliente la orden de pago, cheque, depsito o
transferencia bancaria por adelantado, antes de empezar a
planificar el evento
20. Llegar tarde a una cita de ventas o no llegar nunca
21. Entregar tarde tu propuesta para la planificacin del evento
de un cliente o simplemente no entregarla
22. No realizar un seguimiento de tus prospectos calificados,
antes del cierre de la venta o despus del evento
23. No lucir bien o vestir apropiadamente para cada reunin o
presentacin con tus clientes y clientes potenciales
Ahora evaluemos ms en detalle cada uno de estos errores cometidos
comnmente en alguno de los pasos del proceso de vender tus
servicios para eventos, y veamos cmo evitarlos.

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1. No posicionar tu empresa y/o a ti mismo
"Posicionar tu negocio" significa construir una fuerte presencia de
mercado que les permita a tus potenciales clientes pensar primero en
tu negocio cuando necesitan el servicio en particular que t ofreces. En
otras palabras, es lo que hace que tu negocio se destaque entre la
multitud.
Recuerda, siempre tendrs competencia. Obviamente, entonces, el
proceso por el cual se crea una imagen o identidad para el mercado
objetivo es muy importante. Es algo que les permite a los posibles
clientes identificar fcilmente tu marca y tus servicios. Por lo tanto, si
quieres vender tus servicios a un sector del mercado claramente
definido, tienes que crear una imagen o identidad para tu negocio que
llame la atencin de tus clientes potenciales.
Por ejemplo, yo vendo una amplia variedad de servicios relacionados a
eventos especiales, pero nuestros clientes y potenciales clientes
tienden a identificarnos como la alternativa ideal para producir y
recrear eventos temticos espectaculares y divertidos. Me ven as
porque desde que comenc mi negocio, me he posicionado (a mi
empresa y a m mismo) como la mejor alternativa en el mercado para
los clientes que buscan eventos temticos muy entretenidos y
agradables para llevarse a cabo en un entorno espectacular.
En primer lugar, logr que todos se enteraran
de nuestra experiencia en el desarrollo de
conceptos, desde la idea original hasta su
finalizacin. Realic presentaciones en las que
mostr imgenes de personas felices en
nuestros eventos, invitados que estaban
divirtindose mucho. Dise un sitio web muy interesante y folletos
con imgenes y fotografas de escenarios espectaculares y gente
disfrutando.
NO OLVIDES QUE
Como he descubierto,
posicionarte nunca es
una tarea fcil o que
sucede de un da para
otro.

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Errores Ms Comunes
Luego, establec contactos con las personas adecuadas para destacar
mi experiencia en este tema. Llev a cabo campaas de correo
electrnico para reforzar nuestra estrategia de posicionamiento y
tambin escrib artculos sobre cmo crear eventos espectaculares y
entretenidos. Patrocin eventos a los que asista mi pblico objetivo y
habl con ellos acerca de temas tales como las tendencias de eventos
temticos y decoracin, as como sobre entretenimiento e
interactividad. Para reforzar y demostrar nuestras ideas, les envi
videos de eventos que hemos organizado, del personal y de las
instalaciones de produccin. Cerr el contacto con la presentacin de
testimonios positivos de clientes satisfechos y las opiniones de las
principales autoridades de nuestra industria.
Es mucho trabajo y toma mucho tiempo y esfuerzo, pero as es como
posiciono constantemente mi negocio y lo distingo de la competencia.
He hecho esto desde el primer da para seguir construyendo y
fortaleciendo nuestra identidad y as posicionar mi marca, mis servicios
de produccin de eventos especiales e incluso a m mismo.
Por supuesto, no tienes que hacer todo esto desde un primer
momento. Desarrollar tu propio estilo es un proceso largo y continuo,
pero puedes dar el primer paso y empezar haciendo al menos una o
dos de las actividades que ahora mismo acabo de mencionar. Tienes
que recordar, sin embargo, que el posicionamiento es la manera en
que posibles clientes te perciben a ti y a tu negocio, ya sea que quieras
posicionarte como el experto en actividades interactivas para eventos
corporativos, o como especialista en alternativas de alto nivel para bar
mitzvahs o fiestas de quinceaeras, por mencionar slo algunos
ejemplos.
Tienes que ofrecer ciertos servicios y comunicar un mensaje muy
especfico a tu pblico objetivo con el fin de ocupar el lugar que elijas,
de tal manera que los clientes potenciales no slo te consideren un
organizador de eventos en general, sino un experto en tu campo. Esta
diferenciacin, por cierto, aade mucho valor a la relacin comercial.
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2. No buscar suficientes prospectos
Una vez que comiences a posicionar tu negocio, tienes que empezar a
buscar clientes. Buscar simplemente significa comenzar a identificar a
los clientes potenciales y ponerte en contacto con ellos.
Eventualmente, algunos de estos clientes potenciales te pedirn que
hagas una presentacin. Esta es la oportunidad de hacer tu oferta.
Con el fin de identificar con precisin a tus clientes potenciales y
ponerte en contacto con ellos, tienes que hacer varias cosas.
En primer lugar, tienes que identificar a las personas, corporaciones e
instituciones que probablemente utilicen tus servicios. As, por ejemplo,
supongamos que vives en una ciudad bastante grande y sabes que hay
muchas empresas que realizan fiestas de Navidad para sus empleados
cada ao.
Digamos tambin que es mayo, junio, julio o agosto o cualquier mes
previo a diciembre en el que crees que es oportuno ofrecer tus
servicios para la fiesta de fin de ao. Lo que yo hara si fuera t es,
literalmente, llamar a todas estas empresas y pedir para hablar con la
persona encargada de la organizacin de la fiesta anual de Navidad.
Anota el nombre de esa persona. Cuando le hables por telfono,
presntate de una manera profesional, pero agradable. Entonces
mencinale brevemente lo que tienes para ofrecerle.
Te dars cuenta bastante rpido si estn interesados en saber ms.
Pedirn una reunin contigo o bien solicitarn ms informacin por
escrito. Una advertencia: nunca, jams, ataques a la competencia
durante esta discusin inicial. Recuerda, t eres la incgnita y te
encuentras en una posicin donde tienes que ponerte a prueba.
Imprime buenos folletos y realiza una excelente
presentacin. Haz que tu empresa se vea bien y
que sea atractiva para el posible cliente. Ests

CONSEJO:
Una vez que consigues
esa primera cita o
solicitud de informacin,
esfurzate por brillar en
el prximo paso.
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frente a la puerta; ahora depende completamente de ti si entras o
cmo entras.
Si rechazan tu oferta, pregunta amablemente si saben de alguien ms
que pudiera estar interesado en tus servicios. Te sorprendera saber
que son realmente muy pocas las personas que piensan en hacer esta
pregunta. Muchas personas hablan entre s, por lo que aunque una
determinada empresa pueda haberse comprometido ya con otra
organizacin, podran decirte: "Bueno, Mara en XYZ Corp. estaba
diciendo que necesita a alguien que planifique su fiesta de Navidad.
Si buscas de manera efectiva, hablars con la persona adecuada en el
momento adecuado. Esto, a su vez, te permitir exponer tu argumento
de venta, que es la forma de transmitir el mensaje sobre tus servicios
y de explicar todos los beneficios que puedes ofrecerle al cliente
potencial si te contrata. Si realmente eres bueno en tu bsqueda, les
ofrecers el servicio que necesitan, cuando ms lo necesitan.
Estos son algunos conceptos e ideas bsicas respecto a la bsqueda de
clientes potenciales, para ayudarte a ser ms eficaz en tus esfuerzos.

Cliente Potencial o Pre-Cliente

Un posible cliente o pre-cliente es alguien con quien te pones en
contacto porque podra tener una necesidad que puede ser satisfecha
por tu servicio, incluso aunque l o ella no lo sepan. El cliente puede
estar interesado o no en lo que tienes que decir.
Segmento de Mercado
Un segmento de mercado es un grupo de posibles clientes en el nicho
especfico en el que deseas establecer tu negocio. Puedes dirigirte a
segmentos de mercado diferentes. Por ejemplo, si vendes servicios de
eventos para fiestas de nios en el rea de, digamos, juegos y
actividades, podras vender eso mismo para diferentes segmentos,
como por ejemplo: fiestas de cumpleaos, picnics corporativos para los
hijos de los trabajadores, o festivales escolares para nios. En todos
estos casos, puedes ofrecer servicios de eventos dirigidos a entretener
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a los nios, pero debes dirigirte a cada segmento con una estrategia
diferente, ya que tratars con clientes potenciales muy distintos en
trminos de presupuesto, objetivos y necesidades especficas, por citar
slo algunos aspectos.
Si de verdad quieres convertirte en un buen buscador de prospectos,
asegrate de segmentar el mercado y buscar cada segmento mediante
una estrategia diferente. Ofrcele a cada segmento lo que est
buscando, y adapta tus servicios de eventos para resolver sus
necesidades especficas, para agregar valor a las relaciones y para
realizar los mejores eventos posibles.

Clientes Potenciales Calificados

Por ltimo, un cliente potencial calificado es alguien con una necesidad
preexistente de obtener el servicio que vendes. Tiene el poder de
tomar la decisin de contratarte como su proveedor o vendedor, y
tiene una cierta urgencia para tomar la decisin. Los clientes
potenciales calificados conocen y confan en ti y en tu negocio y estn
dispuestos a escucharte.
Un cliente potencial se convierte en un cliente potencial calificado
cuando est dispuesto a comprar tu producto. Pero no esperes a que
ese momento suceda de forma que coincida con tus cronogramas,
agenda o itinerarios. Nunca sabrs cundo esperarlo, porque la base
de la solicitud es el propio cronograma o agenda del cliente. Es por eso
que el posicionamiento del que habl anteriormente se vuelve
pertinente: tienes que estar delante del cliente cuando llegue el
momento con el fin de cerrar el trato ah mismo. Y estar delante del
cliente puede tambin significar que el cliente te tenga en mente por
la misma labor de posicionamiento que has realizado. Por eso, cuando
ests bien posicionado, generalmente eres el primero en el que piensa
el cliente potencial, de manera que se contactar contigo para cerrar el
trato.

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Errores Ms Comunes
Cmo encontrar prospectos o pre-clientes
Despus de definir tu rea de especializacin, posicionar tu negocio y
distinguirlo de la competencia, tienes que determinar qu clientes se
beneficiarn al mximo de lo que mejor sabes hacer. Esto significa
identificar quines son y dnde estn.
Para responder estas preguntas, tienes que llevar a cabo un anlisis de
mercado que te permita identificar quin representa tus mejores
oportunidades de negocio en trminos de vender la mayor cantidad
posible con los mejores mrgenes de ganancia. Despus de eso, tienes
que centrarte en ponerte en contacto con esos clientes en primer
lugar, y slo con esos.
Usa tu creatividad y sentido comn, pero asegrate de formularte las
siguientes preguntas y contestarlas de la manera ms detallada
posible:
Quin es tu cliente ideal? Trata de identificar a tu cliente ideal.
Los factores a considerar incluyen, sin limitacin, aspectos
bsicos como la edad, la educacin, su ubicacin geogrfica, si
son empleados corporativos o particulares, qu posicin ocupan
dentro de la corporacin, o si son familias que buscan un experto
en eventos familiares. Forman parte de una institucin, un
organismo gubernamental o una gran empresa de produccin de
eventos que te contratar como trabajador independiente para
ayudarla en sus grandes producciones? Hay muchos, muchos
factores que puedes utilizar para modificar esta frmula bsica
que ser especfica para tus propios objetivos de negocio.
Quin est comprando o quin ha comprado uno o ms de tus
servicios de eventos ya sea a ti o la competencia? Si ya tienes
clientes, aprende lo ms que puedas sobre su perfil. Tambin es
importante tener muchos clientes potenciales que compren de la
competencia exactamente lo que t vendes. Por lo tanto,
observa lo que tienen en comn y contina definiendo a tus
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clientes ideales de modo que comenzars a deducir dnde
puedes encontrar ms clientes potenciales.
Puedes identificar a un grupo de gente, a una empresa o a un
individuo que puedan convertirse en tus clientes en el futuro?
Descubre quines quieren convertirse en clientes y ve tras ellos.
As, por ejemplo, podras descubrir que una nueva tienda en la
ciudad est planeando organizar un evento para abrir sus
puertas al pblico. Puedes anticipar ese momento y ofrecerle tus
servicios. Adems, si alguien en tu comunidad est celebrando
un aniversario, ya sea una empresa o un matrimonio, puedes
adelantarte y ofrecerles tus servicios tambin.
Pregntate qu nuevos mercados existen a los que puedas
vender tus servicios. Si piensas detenidamente en los posibles
clientes que no has identificado, o a los que no has llegado
todava, ellos podran ser un nuevo mercado para ti. Concntrate
en ellos, ya que tambin son clientes potenciales. Siempre
puedes solicitarles a algunos de tus clientes anteriores, a
familiares, amigos o incluso a compaeros de trabajo u otros
organizadores de eventos en diferentes especialidades, que te
recomienden clientes potenciales. Podras incluso ofrecerles una
comisin por cada recomendacin.
Otros medios eficaces para conseguir clientes potenciales incluyen
auspiciar eventos a los que asisten personas que pueden estar
interesadas en tus servicios, y unirte a organizaciones a las que
pertenecen tus clientes potenciales. Como puedes ver, hay muchsimos
nuevos prospectos esperando que los encuentres; todo lo que tienes
que hacer es realizar el esfuerzo para conseguirlo.
3. No planificar tus llamadas y/o presentaciones por
anticipado
Hasta el momento, has analizado el mercado y has identificado tu
ventaja competitiva y tu propuesta de venta nica. Tambin te has
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Errores Ms Comunes
posicionado a ti mismo y a tu empresa para que tus clientes
potenciales te perciban de la manera en que deseas, y has buscado
inteligentemente conquistar un pblico objetivo compuesto por las
personas adecuadas.
Pero antes de comunicarte con un cliente potencial, tienes que
planificar tu llamada con antelacin. Esta es una habilidad de ventas
esencial. Tienes que reunir cierta informacin mnima antes de intentar
hacer tu presentacin ante cualquier prospecto. Si sabes tanto como
sea posible acerca de tu cliente potencial antes de llamarlo, y eres
capaz de convertir esa informacin en soluciones para l, ests en el
camino correcto para lograr una venta.
Tmate tu tiempo para aprender acerca de lo
que esa persona vende o hace, si ha
organizado eventos formales en el pasado y,
en caso afirmativo, si han contratado algunos
o todos los servicios que ests vendiendo. Una
vez que encuentres las respuestas a estas
preguntas, establece el proceso de compra:
quin es el que toma las decisiones en ltima instancia, qu es
exactamente lo que busca tu cliente potencial, y cmo eso concuerda
con lo que tienes para ofrecer.
IMPORTANTE
Asegrate de saber lo
ms posible sobre tu
cliente potencial y su
rol en el negocio u
organizacin.

Ahora viene la parte difcil: ponerte en contacto con tu cliente

potencial. Ya sea por telfono o personalmente, esta es una de las
partes ms terribles de la venta hasta que sepas cmo hacerlo
perfectamente y te sientas cmodo con el proceso. En realidad, es
muy similar a tener miedo escnico.
Cuando llamas a alguien, lo primero que pides es un momento de su
tiempo para presentarte. Si la persona est de acuerdo, debes
identificarte a ti mismo y a tu empresa y luego preguntar si tienen dos
minutos para escucharte.

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Errores Ms Comunes
Si te dicen que s, hagas lo que hagas, no hables de tus servicios de
organizacin de eventos en forma especfica. Trata de programar una
cita para presentarle tu empresa al cliente potencial. Si hablas sobre
tus servicios la primera vez que te pones en contacto por telfono con
un cliente potencial, l no va a escucharte. Debes tener el sentido
comn de comprender que todos estamos muy ocupados, sobre todo
en la oficina, as que en vez de vender tus servicios, vende la cita. En
este negocio casi nunca puedes realizar y concluir una venta sin ver al
cliente potencial en persona.
Por ltimo, para conseguir la atencin de tu cliente potencial y la
voluntad para darte una cita, tienes que romper su estado mental de
estar preocupado por otras cosas. De ese modo, en realidad te
escuchar. Esto se traduce en condensar tu mensaje en unas cuantas
frases cortas, concisas, por as decirlo. Estructura tu argumento de
ventas para que sea corto, agradable y que vaya al grano, y contina
con "Si le interesa, me gustara concertar una cita para mostrarle esto
ms en detalle", o algo similar. Como dije anteriormente, siempre
cierra la cita.
Obviamente, si el cliente potencial est de acuerdo con la cita,
asegrate de que tu presentacin sea profesional y bien pensada, y
practcala al menos tres veces delante de otras personas para que te
ayude a superar el inevitable miedo escnico.
4. No darle a tu cliente toda tu atencin
Cuando ests frente a tu cliente potencial por primera vez, antes de
comenzar tu presentacin o de hablar acerca de tus soluciones, es una
buena idea dejar que tu cliente hable. Puedes hacer esto al preguntar
lo que l o ella espera o desea lograr cuando contratan un especialista
en eventos o cuando organizan un evento determinado. En otras
palabras, quieres saber de tu cliente potencial porque ests teniendo
una conversacin en primer lugar. Esta es la etapa crtica en la que
averiguas si eres el apropiado para lo que quiere tu cliente potencial.

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Errores Ms Comunes
Esto no slo le dar al cliente la oportunidad de expresar sus
necesidades e inquietudes libremente, sino que tambin te permite
detectar algunos puntos focales importantes que puedes usar
posteriormente para cerrar la venta.
Por ejemplo, si el cliente potencial te indica que lo ms importantes
son los arreglos florales, seguramente querrs mencionar cun
hermosos y nicos son tus arreglos florales... tan bellos y nicos que
expresarn perfectamente su buen gusto durante el evento. Eso puede
ser un tema importante que active su decisin de compra. En
resumen, nunca subestimes el poder de los halagos y el cumplimiento
total de la visin de un cliente potencial sobre su evento.
Dar toda tu atencin significa escuchar. No es suficiente escuchar las
palabras y entenderlas, tienes que tener una idea de lo que el cliente
est comunicando realmente en trminos de su evento soado.
Encontrars que la mayora de la gente quiere que sea mgico. Eso es
algo emocional. Con esto en mente, en primer lugar escucha, en
segundo lugar habla.
5. No realizar suficientes preguntas
Si deseas asegurarte de que entiendes exactamente lo que tu cliente
quiere, es muy importante hacer tantas preguntas relevantes como sea
posible. Recuerda que debes preguntar el porqu, el cundo, el quin,
el cmo y el dnde del evento. Esto te asegurar presentar una
propuesta que resuelva la mayor parte, si no todas, las necesidades de
tu cliente potencial. A su vez, aumentar tus posibilidades de cerrar la
venta.
6. Presentar aquello que tu cliente no est buscando o que
no le interesa para organizar su evento
Una vez ms, para presentar lo que el cliente est buscando, tienes
que entender sus necesidades y requerimientos al pie de la letra.
Tienes que tener cuidado de no ofrecer propuestas, servicios o
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Errores Ms Comunes
caractersticas que al cliente no le interesan y que nunca le
interesarn. Despus de todo, no deseas distraer su atencin de los
puntos principales para que tome una decisin. Aadir detalles
secundarios, sin que te importe lo que el cliente quiere, slo lograr
que acabes como un perdedor y que te alejes del cierre de la venta en
lugar de acercarte.
7. Hablar demasiado sobre ti, tu negocio y tus servicios
Sin intencin de faltarte el respecto, a tu cliente potencial realmente
no le interesa mucho tu negocio, tus logros o las caractersticas
incluidas en tus servicios o productos. Lo ms probable es que en su
mayor parte, tu cliente slo est interesado en cmo puede
beneficiarse de contratarte a ti en lugar de contratar a tus
competidores.
Por ejemplo, el beneficio podra ser cuidar cada detalle, por pequeo
que sea, al organizar un evento, garantizando que todo funcionar sin
problemas, permitindole enfocar su tiempo en otras tareas
importantes. Esa es la habilidad que te distingue de los otros
competidores, no el hecho de que puedes planificar un evento. Por lo
tanto, no te centres en las virtudes de tu negocio y de tus servicios. En
su lugar, cntrate en las necesidades y dificultades del cliente potencial
y en cmo podr solucionarlos al contratarte.
8. Presentar demasiados servicios o caractersticas de modo
que tu cliente no pueda entender y/o decidir
Casi todas las personas a las que le he preguntado acerca de este
problema, me dieron la misma respuesta: cuando se enfrentan con
una variedad muy amplia de opciones, simplemente no pueden decidir
cul es mejor para ellos. Simplifica las cosas para tu cliente potencial al
ofrecer slo las alternativas que crees que son las mejores para
resolver sus necesidades. No lo conviertas en una tarea para que ellos
decidan.
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Errores Ms Comunes
No estoy diciendo que tienes que limitar el nmero de alternativas que
ofreces a tus clientes. Lo que sugiero es que aprendas todo lo que sea
posible sobre los servicios que ofreces, y que slo presentes las
alternativas que funcionan mejor para el cliente potencial en cada caso
particular. La ventaja aadida de hacer esto es que tambin te har
ver como un experto.
9. No crear valor para tu cliente
Siempre insisto constantemente en que para ganarte la lealtad del
cliente y cerrar los primeros tratos, debes ofrecerles algo de valor que
les haga sentir que hicieron un gran trato al contratarte a ti en lugar
de la competencia. Por ejemplo, si ests con poco efectivo en
determinado mes, no te beneficiar empezar a cobrar tarifas ms
elevadas que tus competidores por tus servicios o eventos. Puede que
cierres el trato, pero te garantizo que sin negociacin y sin lograr que
el cliente se sienta como si estuviese involucrado en una situacin
ganar-ganar, ellos nunca regresarn. Peor an, le darn malas
referencias de ti a sus pares, que es veneno para tu negocio.
Esto no significa que tengas que actuar en detrimento de tu margen de
beneficio, sino que participes en el toma y cede que se traduce en
que tanto t como el cliente sean felices. No te arrepentirs de esta
decisin porque no hay duda de que dar lugar a nuevos negocios
para ti y que atraer muchos nuevos clientes en el futuro.
10. Dar el precio de un gran evento o servicio complejo de
inmediato en la primera entrevista
Cuando un cliente pregunta: "Y alrededor de cunto me costar
esto?", a menos que ests absolutamente seguro del precio,
condiciones y disponibilidad de cualquier servicio en particular, trata de
no dar cotizaciones verbalmente. Los eventos no son como muchos
otros bienes o servicios que puedes comprar en el mercado. Los
eventos estn sujetos a muchos factores que pueden hacer que los
precios flucten enormemente, tanto que no es posible tenerlos todos
21

Errores Ms Comunes
presentes y resueltos con certeza durante la primera entrevista con un
cliente.
As, en lugar de responder de inmediato slo para demostrar que
sabes de lo que ests hablando, explcale amablemente a tu cliente
potencial que no quieres hacerlo esperar, pero que preferiras verificar
algunas cosas antes de darle un precio, para entonces s enviarle una
cotizacin formal con un presupuesto preciso. Esto te ahorrar mucho
tiempo y prdidas monetarias por no cotizar correctamente, y te
evitar pasar vergenza en caso de dar un precio equivocado que
luego tendrs que cambiar.
11. No brindar pruebas de otros eventos exitosos u otros
clientes satisfechos
Asegrate de documentar todos tus trabajos. Y cuando digo "todos",
definitivamente me refiero a todos ellos. Desarrolla el buen hbito de
tomar fotos con tu cmara digital antes de empezar a configurar tu
evento y durante todo el proceso. Por supuesto, toma tus fotografas
desde el mismo lugar de modo que los clientes puedan ver la
transformacin o los detalles del espacio y el evento, y si es posible,
utiliza un trpode: generar una gran diferencia en la calidad de las
fotografas.
Debes hacer esto porque nunca sabes cundo la imagen de uno de tus
eventos o la imagen de un determinado servicio o producto que
proporcionas puede, ms adelante, desencadenar la decisin de
compra de otra persona. Adems, cada vez que creas que es posible,
solicita a tus clientes ms satisfechos que te enven un testimonio
sobre su experiencia de trabajo contigo.
Estas fotos y documentos les proporcionan a otras personas una
prueba objetiva de que eres tan bueno en lo que haces como dices
que eres. Despus de todo, estoy seguro de que has odo el viejo
proverbio: "Una imagen vale ms que mil palabras", verdad? Bueno,
22

Errores Ms Comunes
pues yo dira que en relacin a los testimonios, una palabra dice ms
que mil imgenes, as que no lo olvides: en este negocio, las fotos y
los testimonios pueden ayudarte a cerrar una venta.
12. No ser lo
problemas

suficientemente

flexible

para

resolver

Pocos proveedores de servicios tienen que lidiar con tantos cambios

durante el proceso, desde el inicio de las negociaciones hasta la etapa
final en la que efectivamente ocurre el evento tal como t lo
planificaste. Para atravesar este proceso con sensatez y aplomo, debes
ser flexible en hacer esos cambios, con conocimiento, profesionalismo
y actitud positiva. Si no eres flexible, ya sea con el tiempo o a ltimo
momento, no tendrs xito en este negocio.
13. Bajar tus precios drsticamente
En primer lugar, tienes que asegurarte de que cobras un precio
razonable, competitivo y justo. Pero a menos que ests en condiciones
de ofrecer un descuento demasiado atractivo, trata de no hacerlo
porque simplemente parecer sospechoso y har que el cliente se
preocupe.
Pinsalo. Cuando ves un producto a la venta en la televisin y el
locutor dice que cuesta muy poco, no te preguntas qu tiene de malo
o cul es el truco? Tus clientes potenciales no son diferentes. Ofrecer
un precio muy bajo, obviamente, inspirar preguntas acerca de tu
experiencia, credibilidad y, quiz peor an, har que el cliente crea que
ests desesperado.
Una vez ms, ofrece un descuento (a) si puedes y (b) si es apropiado
segn las circunstancias. Pero no bajes los precios hasta el punto de
no obtener ganancias y que el evento del cliente no sea espectacular,
o hasta el punto en que resulte injustificado y hasta sospechoso.

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Errores Ms Comunes
14. Reducir tu precio demasiado pronto
Reducir tu precio demasiado pronto te hace ver como desesperado.
Opera desde una posicin de fortaleza y parecer que tu servicio tiene
ms valor.
15. No dar una razn para una respuesta que no le viene
bien al cliente
Est bien que le digas a tu cliente que no puedes darle rosas. Sin
embargo, omitir el detalle de que la razn es que eres totalmente
alrgico a la flor, podra matar el acuerdo.
En este negocio te conviertes en un maestro del lenguaje corporal
porque tus clientes no siempre te dirn abiertamente que estn
enfadados. Debes ver y escuchar a fin de detectar los cambios sutiles
en el estado de nimo y el comportamiento del cliente, lo que te
permite darte cuenta de si hay algo que les molesta. Una vez que
reconozcas las seales verbales y no verbales, responde de manera
apropiada.
Por supuesto, esto no significa que tengas que explicar todo lo que
dices o haces. Pero si capturas seales verbales y no verbales de que
algo puede ir mal, pregntale al cliente "Est todo bien?". Abre la
puerta para generar un dilogo y, sobre todo, no te pongas a la
defensiva si el cliente quiere cambiar algunas de tus ideas. Despus de
todo, el evento es del cliente, cierto?
16. No tener un conocimiento profundo del producto o
servicio
Un vendedor exitoso sabr tanto como sea posible sobre el producto o
servicio que est vendiendo. Debera ser fantico de ese servicio y
comunicar el entusiasmo de amar o disfrutar lo que est vendiendo.

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Errores Ms Comunes
Adems, debe ser capaz de convencer al cliente de que no hay
alternativa teniendo en cuenta todos los factores involucrados.
Por qu venderas un servicio de bar-mitzvah sin entender la historia
de los rituales y quines son las personas que deben estar
involucradas (los padres, un rabino), as como el equipo y la comida
adecuada para la ocasin? El mejor consejo que puedo darte es que
disparar en la oscuridad nunca es una buena idea, porque cuando el
evento ocurre, tu evidente falta de conocimiento se convertir en
humillacin cuando alguien, por ejemplo, te llame la atencin por
sugerir carne de cerdo en un bar mitzvah o por contratar un imn para
presidir una boda cristiana.
17. Prometer demasiado y no entregar lo que prometiste
Es bueno venderte a ti mismo y presentar tu negocio con una imagen
tan positiva como sea posible, pero el exceso de promesas, o no
entregar lo que prometiste, realmente perjudica cualquier negocio. La
razn es que te percibirn como una persona deshonesta porque no
ests diciendo la verdad.
No prometas la luna y las estrellas si en realidad no puedes traerlas.
Presentar una imagen realista de tu servicio y de tus capacidades
mejorar tu credibilidad, y le ofrecers al cliente una base real para
decidir si contratarte o no contratarte. Asegrate de ser honesto y
legal y siempre ganars, consigas o no el trabajo.
18. No cerrar el trato
Tu reunin va bien, la conversacin fluye, sientes esa conexin con el
clientey luego te vas, prometiendo llamar ms tarde con una oferta.
Qu ests haciendo?
Si sientes que el cliente potencial est listo para contratarte, arrisgate
y di: "Entonces, qu te parece? Podemos tener por confirmado este
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evento?". Y si te dice que s, cierra en el acto diciendo: Perfecto;
maana mismo te envo el contrato para que lo revises y, despus de
hacer los ajustes pertinentes, lo firmamos. Cuando el cliente est
preparado porque le has ofrecido una buena presentacin y un servicio
honesto, no hay razn para esperar. Recuerda, no quieres darle a tu
cliente potencial la posibilidad de que cambie de idea y contrate a otra
persona para hacer el trabajo.
19. No solicitar la orden de pago, cheque, depsito o
transferencia bancaria por adelantado
Esta es la pregunta obvia: Quieres trabajar gratis? Si tu respuesta es
"No", siempre pide dinero por adelantado para poder empezar. No te
ests haciendo ningn favor al permitirles a tus clientes que te paguen
cuando quieran porque adivina qu?, podran acabar pagndote
menos de lo acordado o, peor an, no pagndote nada.
La solucin es simple: en una forma educada, pregntale al cliente
cmo quiere hacer el depsito y luego parte de ah. Si no aceptas
cheques personales, dilo antes de la reunin. S honesto contigo
mismo, ya que los clientes honestos esperan pagar por adelantado; si
no solicitas un pago por adelantado, a algunos clientes les puede
parecer extrao y sospecharn que algo anda mal.
20. Llegar tarde a una cita de ventas o no llegar nunca
Suceder siempre que habr una o dos veces que inevitablemente
llegues tarde a una cita. Pero si puedes evitarlo, simplemente no hay
excusa para llegar tarde o no aparecerte en la reunin con un posible
cliente. La solucin: asegrate de mantener tu calendario al da.
Ponte recordatorios visuales y auditivos (una alarma en tu telfono
celular) que te den espacio suficiente para llegar y regresar de la cita a
tiempo. Escribe todo lo que necesitas hacer y, mejor an, que alguien
lleve tu cuaderno de citas cuando hayas dado el paso de contratar a
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una asistente y mantente en contacto con esa persona para saber lo
que est planificado para cada da.
21. Entregar tu propuesta tarde o no entregarla
De nuevo, por qu te perjudicaras a ti mismo al concertar una cita y
luego presentar tu propuesta tarde, o no presentarla nunca? Eso no
tiene sentido y muestra una gran falta de profesionalismo de tu parte.
As que no lo hagas.
Esto nos recuerda que la mejor defensa es preparar tus presentaciones
antes de concertar una cita. Hazlo primero y no tendrs que
preocuparte nunca de que esto ocurra.
22. No realizar un seguimiento de tus prospectos
calificados, antes del cierre de la venta o despus del
evento
Realizar un seguimiento muestra tu cuidado por el cliente y por el
proyecto. A cada cliente deberas hacerle sentir que su evento es la
cosa ms importante en la que ests trabajando. Esto es una gran
verdad independientemente de si ests supervisando dos o una docena
de eventos al mismo tiempo.
Realizar un seguimiento adecuado significa mantener un calendario
ordenado y al da y anotar cundo es necesario enviar un avance de
los materiales: como fotografas, mens, presentaciones, confirmacin
de la oferta, o agradecimiento a un cliente por la contratacin de tu
empresa. Esto demuestra profesionalismo y una actitud servicial, lo
que genera negocios repetidos.

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23. No lucir bien
Es una verdad fundamental que las personas forman una opinin de ti
a los primeros 30 segundos de verte. Para evitar dar una mala primera
impresin a un posible cliente, vstete profesionalmente, camina
erguido con la cabeza en alto, da la mano con firmeza y comprtate
como si fueras el mejor organizador de eventos en tu rea de
especializacin.
Si todava no sabes lo que significa vestirte "profesionalmente",
bscalo en Google. Hay literalmente millones de fotos en lnea que te
darn una buena idea de lo que parece y no parece un aspecto
profesional.
Lo esencial es no permitir que el hecho de que cometers errores te
intimide o te haga renunciar por completo. Nadie es perfecto y, an
con esta gua, todava cometers errores. Pero tendrs la fortaleza y la
actitud para salir adelante incluso si sigues solamente algunas de mis
pautas.
Y no te preocupes, con el tiempo llegars a tener tus propios consejos
y guas, que tambin podrs revelrselos a otros para que aprendan de
ti.

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