Manual Curso Word

Microsoft WORD
FORMACIN PRCTICA
PARA EL EMPLEO
GOOACHI.COM
Curso de Microsoft Word

Formacin Prctica para el Empleo
2008 Gooachi.com. Algunos derechos reservados. Esta obra se distribuye bajo licencia
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gratuito
Puede contactar con el autor mediante correo electrnico: Ignacio@Gooachi.com
Prlogo
Este libro ha sido desarrollado con un fin didctico, especialmente orientado a la
formacin para el empleo, es decir, para aquellas personas que necesiten un conocimiento
bsico pero a su vez lo suficientemente slido para poder manejar con soltura un ordenador
en su puesto de trabajo.
Nace como resultado de una larga experiencia docente en el mbito de la Formacin
Profesional Ocupacional y de la Formacin Continua para el Empleo, y espero que sirva de
apoyo a futuras acciones formativas en este o en otros marcos de desarrollo similares.
ndice de temas
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Introduccin a Microsoft Word

Formato del texto
Bordes, sombreados y estilos
Correccin e Impresin del Documento
Columnas y Tabulaciones
Tablas
Mailings y combinacin de correspondencia
Grficos y dibujos
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Introduccin a Microsoft Word

ndice de lecciones
1. Primer contacto con Word
2. Modos de trabajo y visualizacin
3. Administracin de documentos
4. Editar un documento
5. La ayuda de Word
Objetivo del tema

Conocer las caractersticas principales de Word y aprender conceptos bsicos sobre edicin de
documentos.
Aprender a utilizar la ayuda de Word.
Primer contacto con Word

Cuando se entra al procesador de textos Microsoft Word, aparece la pantalla de
trabajo, en la cual hay gran cantidad de elementos comunes a cualquier otro programa
(cuadro de cierre, barra de ttulo, botones maximizar/minimizar, barras de
desplazamiento...) y otros exclusivos de este procesador.
Barra de mens
Los comandos de la barra de mens se refieren a las funciones del procesador de

textos:
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Archivo:
Archivo contiene aquellos comandos relacionados con la gestin de archivos,
as como las opciones para preparar la pgina antes de imprimir y las opciones
de impresin.
Edicin:
Edicin contiene los comandos relativos a la edicin de texto como pueden
ser aquellos que permiten copiar o mover informacin, as como las de
bsqueda y sustitucin de palabras.
Ver:
Ver contiene los comandos de visualizacin del documento, como son los
modos de trabajo, las barras de herramientas y los encabezados y pies de
pgina.
Insertar:
Insertar en este men estn los comandos que permiten insertar todo tipo de
elementos en un documento, desde la fecha hasta una imagen o cualquier
otro objeto.
Formato:
Formato con l se accede a todos aquellos comandos que facilitan la mejora
en la presentacin de la informacin, como pueden ser los cambios de
formato de carcter, prrafo, o la creacin de columnas o estilos.
Herramientas:
Herramientas como su nombre indica, facilita el corrector ortogrfico y los
sinnimos, as como los comandos de combinar correspondencia para envos
masivos de informacin.
Tabla:
Tabla contiene todos los comandos para la creacin y manejo de tablas.
Ventana:
Ventana muestra los comandos para gestionar el manejo de varias ventanas
de documentos simultneamente.
? : da acceso al men de ayuda que permite consultar de modos distintos

cualquier duda que pueda surgir.
Barras de herramientas
Las barras de herramientas son un sistema cmodo y rpido para ejecutar
directamente cualquier comando de los mens. Cuando se entra al procesador de
textos aparecen visibles una serie de barras de herramientas, aunque se pueden
visualizar otras,
otras quitar las que no interesen, o incluso crear nuevas barras de
herramientas.
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Mostrar y ocultar barras de herramientas

En el cuadro de dilogo Barras de herramientas del men Ver aparece una lista de
todas las barras de herramientas disponibles, las activas tienen una marca en el
cuadro de verificacin de la izquierda. Desde aqu con el ratn podremos activar o
desactivar las que interesen. Normalmente estarn activadas nicamente las barras
de herramientas de Estndar y Formato.
Regla
En el modo de Presentacin de Word aparece una regla horizontal. Si no est visible
se debe activar desde la opcin Regla del men Ver.
La regla muestra una escala horizontal que refleja el ancho de la caja de escritura.
Mediante la regla es posible cambiar las sangras y tabuladores desde el propio
documento sin necesidad de entrar en los mens.
Barra de estado
La Barra de estado est situada en la parte
parte inferior de la pantalla,
pantalla y muestra
constantemente una serie de informacin muy til: la pgina en la que est situado el
cursor, la seccin y el nmero de pginas del documento activo, la posicin del
cursor con respecto a la altura, la lnea y la columna de la pgina, etc.
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Los caracteres invisibles

Como se puede ver en las ilustraciones de muestra, cada palabra aparece separada por
un espacio sealado mediante un punto, los prrafos acaban con un smbolo , y los
tabuladores con una flecha. Estos son marcas que luego no se imprimirn y que
tienen como funcin indicar los espacios, saltos de prrafo, tabulaciones, etc., que se
van insertando. Aunque estas marcas al principio pueden resultar incmodas son de
una gran utilidad para llevar un correcto control del formato.
Word no muestra por defecto estas marcas por lo que conviene activar su
presentacin al empezar a trabajar. Para ello se presiona el botn
herramientas Estndar. Se desactiva presionando el mismo botn.
de la barra de
Modos de trabajo y de presentacin del documento

Vistas del documento
Word presenta varios modos de trabajo y de presentacin de los documentos. El paso
de un modo a otro se realiza desde el men Ver, excepto para el caso de la
Presentacin preliminar que se activa desde el men Archivo o desde el botn
la barra de herramientas Estndar.
de
Normal:
Normal forma de visualizacin en el proceso de confeccin del documento.
Diseo de Web:
Web Visualiza el documento de una manera muy aproximada a como se
visualiza si se guarda como pgina HTML.
Diseo de impresin:
impresin Modo de visualizacin en el cual los documentos se ven tal
como se imprimirn. Es la opcin ms cmoda y prctica para trabajar en la mayora
de los casos.
Esquema:
Esquema Si se emplean estilos o ttulos podremos ver el documento esquematizado,
esquematizado
en este modo de visualizacin podemos actuar sobre cada una de las partes del
documento empleando su ndice o ttulo.
Se puede acceder a estos modos de visualizacin desde el men de Ver o con los
iconos de modo de visualizacin de la parte inferior izquierda de la pantalla de
documento.
Otros modos de visualizacin son:
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Mapa de documento
Ver/Mapa de documento):
documento (Ver/Mapa
documento Aparece una ventana lateral que
permite los desplazamientos rpidos entre objetos y prrafos de un documento.
Pantalla completa (Ver/Pantalla
Ver/Pantalla completa):
Se visualiza el documento con el
completa
mximo espacio posible, prescindiendo de las barras tpicas de mens, de las barras
de herramientas etc.
Vista preliminar (Ver/Vista
Ver/Vista preliminar o hacer clic sobre el botn vista preliminar
de la barra de herramientas estndar): visualizamos el documento tal y como se
imprimir. Se pueden visualizar varias pginas al mismo tiempo.
Adems de estos modos de visualizacin, la versin 2003 nos ofrece la vista Diseo
de lectura y la vista Miniatura.
1. La vista Diseo de lectura,
lectura como su nombre indica, es una vista especialmente
indicada para leer el documento, ya que oculta todas las barras de
herramientas excepto Diseo de lectura y Revisin. Para acceder a esta vista
podemos ir a travs del men Ver/Diseo de lectura o haciendo clic en el
botn de la parte inferior izquierda de la pantalla de documento.
Hay que tener en cuenta que las pginas representadas en la vista Diseo de
lectura estn diseadas para que se ajusten a la pantalla y no son iguales a las
pginas que obtendramos para imprimir el documento. Si deseamos ver el
documento tal y como se mostrara en la pgina impresa, sin cambiar a la
vista Diseo de impresin, haremos clic en Pgina real en la barra de
herramientas Diseo de lectura.
lectura
2. Para volver a la vista diseo, basta hacer clic en el botn Cerrar de la barra de
herramientas Diseo de lectura.
lectura
3. La vista en Miniatura presenta unas versiones pequeas de cada una de las
pginas del documento. Estas miniaturas aparecen en un panel independiente
situado a la izquierda del rea de trabajo. Las miniaturas proporcionan una
impresin visual del contenido de las pginas. Para acceder a esta vista
podemos ir a travs del men Ver/Vista en Miniatura.
Miniatura Podemos acceder
directamente a una pgina haciendo clic en la miniatura de la pgina que nos
interese. Las miniaturas estn disponibles en las vistas Normal, Diseo de
impresin, Esquema y Diseo de lectura. No estn disponibles en la vista
Diseo Web ni con el Mapa del documento
Video
Vista de lectura (Disponible online)
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Zoom de pgina
Independientemente del modo de visualizacin del documento siempre podremos
realizar un zoom,
zoom ampliacin o reduccin visual del documento, se puede hacer de
dos formas.
1. Ver/Zoom
Zoom.
Zoom Permite determinar un porcentaje prefijado, 200, 100, 75.
Establecer un porcentaje de visualizacin manual (Ejemplo 85%) o las
opciones especiales siguientes:
Ancho de texto:
texto Reduce o aumenta la presentacin del documento a la
anchura del texto en la pgina.
Ancho de pgina:
pgina Los mrgenes derecho e izquierdo de la pgina
coinciden con la pantalla.
Toda la pgina:
pgina Se visualiza toda la pgina en la pantalla actual.
Varias pginas:
pginas Muestra dos o ms pginas en la ventana actual. El
nmero de pginas se puede elegir pulsando en el botn que tiene el
icono de una pantalla.
Vista Previa.
Previa Se obtiene una previsualizacin de cmo se ver el
documento en pantalla.
Estas opciones estn o no activadas dependiendo del modo de visualizacin

en el que estemos.
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2. Barra de herramientas Estndar :

Se pueden elegir tecleando en la casilla o pulsando sobre la flecha las opciones
ms usuales de zoom.
zoom
Administracin de documentos
Es conveniente guardar el documento nada ms empezar a trabajar con cualquier
programa, y guardar los cambios cada cierto tiempo,
tiempo para evitar prdidas de trabajo
debidas a cortes de la energa elctrica o a errores del programa o del sistema.
Para guardar un documento recin creado hay que elegir la opcin Guardar
del men Archivo o pulsar el botn
de la barra de herramientas Estndar.
Aparecer un cuadro de dilogo distinto segn el sistema operativo que se
est empleando, aunque en todos tendr parecidas opciones:
En el cuadro Nombre del archivo hay que escribir el nombre del documento,
procurando que sea lo ms descriptivo posible para facilitar su posterior localizacin.
En la parte superior de la ventana aparece el contenido de la carpeta o directorio en
el que se est trabajando. Antes de guardar hay que localizar la unidad de disco y
dentro de esta, la carpeta o directorio en el que se debe guardar.
Una vez puesto el nombre y localizado el directorio de destino hay que pulsar el
botn Guardar.
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Para guardar los cambios hechos sobre un documento ya almacenado en disco

hay que volver a seleccionar la opcin Guardar del men Archivo o a
presionar el botn
de la barra de herramientas Estndar. Como el
documento ya est guardado con un nombre y localizacin concretos, Word
guardar los cambios sin preguntar nada.
La opcin Guardar como del men Archivo se utiliza cuando se quiere

guardar una copia de un documento ya guardado.
guardado Cuando se elige esta opcin
Word presenta el mismo cuadro de dilogo que para guardar un documento
nuevo.
La copia que se haga tiene que tener un nombre distinto o debe estar guardada en un
directorio distinto,
distinto porque no es posible tener dos documentos con el mismo nombre
en la misma carpeta o directorio.
Editar un documento
Desplazamiento del cursor por el documento
Un documento puede tener una extensin que va desde una lnea hasta varios
cientos de pginas. Para moverse a travs de los documentos, Word presenta
una barra
barra de desplazamiento vertical a la derecha de la ventana y otra de
desplazamiento horizontal en la parte baja de la ventana. Para desplazarse
arriba y abajo basta con presionar las flechas que aparece en los extremos o
arrastrar el cuadro que se muestra en medio de las barras de desplazamiento.
Cuando arrastre el cuadro de la barra de desplazamiento vertical Word
indicar el nmero de las pginas por las que se va desplazando.
Cuando se empieza a trabajar, Word muestra una lnea vertical parpadeante en la

parte superior del rea de trabajo: es el llamado punto de insercin (o cursor) que va
indicando el lugar en que se inserta lo que se va escribiendo. La lnea horizontal que
aparece al final del texto escrito es la gua de escritura que indica el lmite inferior
del documento.
Para mover el punto de insercin para escribir en otro sitio basta con hacer clic con
el ratn all donde se quiera empezar a escribir. Cuando se desplaza el ratn en
medio del texto, la flecha se transforma en un cursor con forma de I. Tambin se
pueden utilizar las teclas de cursor para desplazar el cursor por el texto.
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Seleccionar texto
Para aplicar cualquier modificacin sobre un texto hay que indicar a Word sobre qu
elemento se quiere que lo haga. As, para poner una palabra en cursiva hay que
mostrarle al programa sobre cul de ellas se quiere aplicar ese formato. Esto se
consigue seleccionando la palabra.
Cuando cualquier palabra o frase est seleccionada aparece resaltada con un cambio
de fondo y color de texto: se pone en negativo
A partir de este momento, cualquier comando que se efecte (borrar, aplicar cursiva,
negrita, subrayar, etc.) se aplicar nicamente sobre el texto seleccionado.
Los distintos mtodos que hay para seleccionar texto son:
1. Usando el ratn:
ratn Hay dos punteros que podemos usar:
1. El puntero en forma de
seleccionar:
Este puntero tiene tres formas de
ARRASTRANDO.
ARRASTRANDO Haga clic y arrastre el ratn desde el comienzo de la seleccin
deseada hasta el final de sta. Se puede arrastrar horizontalmente, verticalmente
y en diagonal.
DOBLE CLIC.
CLIC Haciendo doble clic sobre una palabra se selecciona la palabra
entera automticamente.
TRIPLE CLIC.
CLIC Con esto se selecciona el prrafo entero sobre el cual est ubicado
el cursor.
2. El puntero en forma de flecha hacia la derecha:
derecha (no el comn hacia la
izquierda). Este puntero aparece cuando nos posicionamos en el
margen izquierdo de la hoja. Con l no podemos seleccionar palabras
sino que seleccionamos renglones Enteros. Este puntero tiene tres
formas de seleccionar.
CLIC. Selecciona el rengln a la derecha de la flecha. Se puede arrastrar hacia

abajo o hacia arriba para seleccionar ms de un rengln.
DOBLE CLIC.
CLIC Selecciona el prrafo entero.
TRIPLE CLIC.
CLIC Selecciona todo el documento.
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2. Usando el teclado:
teclado Debemos usar el cursor (en pantalla) y las teclas de
movimiento del cursor (flechas
flechas del teclado).
teclado
Con las flechas ubique el cursor en un extremo del texto a seleccionar.
Mantenga presionado [Mays] mientras usa las flechitas para realizar la
seleccin hasta cubrir el rea de texto deseado. (vuelva a mantener
presionado [Mays] si quiere modificar la seleccin)
Importante:
Importante Para eliminar una seleccin (borrar el texto), basta
con pulsar cualquier tecla que ingrese un dato que la reemplace
(por ejemplo una letra) o que la borre ([Retroceso] o [Supr]).
Para deseleccionar,
deseleccionar basta con hacer clic fuera de la seleccin o pulsar una
'flechita'.
Para seleccionar todo el documento puede utilizar el comando del men
Edicin - Seleccionar todo.
Funciones de edicin: cortar,

cortar, copiar y pegar. Arrastres de texto
Las funciones de edicin aparecen en prcticamente todos los programas. Su utilidad
es muy simple: permiten copiar, cortar y pegar trozos de texto, ahorrando as gran
trabajo cuando se quiere repetir palabras frases, o desplazar trozos de texto de un
lugar a otro.
El primer paso para copiar o cortar un texto es seleccionarlo para indicarle al
programa sobre que texto se quiere ejecutar la accin. Despus se va al men Edicin
y se aplica Copiar o Cortar segn el caso. Por ltimo se desplaza el cursor hasta
donde se quiere pegar el texto cortado o copiado y se aplica Pegar del men Edicin.
Una vez que un texto se ha copiado o cortado permanece en la memoria mientras no
se copie o corte otra cosa. As, si se necesita volver a pegar ese mismo texto no hace
falta volver a copiar.
Todo este proceso se puede hacer directamente desde la barra de herramientas
Estndar usando el botn
para cortar,
para copiar y
para pegar.
Word permite realizar estas mismas funciones mediante arrastres con el ratn:
ratn una
vez se ha seleccionado el texto basta con hacer clic sobre la palabra seleccionada y
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sin soltar el botn del ratn arrastrar hasta el lugar en que se quiere dejar el texto.
Para duplicar la palabra hay que seguir el mismo procedimiento pero manteniendo la
tecla de Control [Ctrl] pulsada durante el proceso de arrastre.
Video:
Cortar, Copiar y Pegar (Disponible online)
Deshacer
Como la inmensa mayora de los programas, Word tiene la opcin de deshacer, pero
con una gran diferencia: mientras otros slo permiten deshacer la ltima instruccin
hecha, el tratamiento de textos de Microsoft permite deshacer todos
todos los pasos dados
desde la ltima vez que se guard.
guard
Para ello hay que aplicar la opcin Deshacer del men Edicin, o presionar el
botn
Tambin es posible repetir la ltima instruccin hecha, y rehacer las instrucciones

que se han deshecho mediante la opcin Rehacer del men Edicin o el
botn
Ambos botones presentan a su izquierda un men con una lista de las acciones
hechas o deshechas para facilitar el proceso.
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Sustitucin y bsqueda de texto

Para sustituir un texto por otro, hay que elegir el comando Reemplazar del men
Edicin. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
En Buscar debe escribirse el texto que se quiere sustituir, y en Reemplazar, escribir el

texto que debe reemplazar al anterior. Para sustituir cada vez que aparezca, se hace
un clic directamente sobre Reemplazar
Reemplazar todo.
todo Para comprobar antes de sustituir, se
hace clic en Reemplazar. En este caso, cada vez que Word localice el texto buscado
lo dejar seleccionado en el documento y esperar rdenes sobre el cuadro de
dilogo. La ventana de dilogo, al estar sobre el documento, puede tapar la
localizacin del texto buscado. Puede moverse como cualquier ventana. Cuando
haya localizado el texto en cuestin las posibilidades son Buscar siguiente,
Reemplazar y Cancelar.
Buscar siguiente realiza la siguiente bsqueda sin reemplazar la ltima

localizacin. Reemplazar sustituye la actual localizacin del texto buscado por
el texto y busca la siguiente ocurrencia. Cancelar sale de la utilidad
Reemplazar.
Tanto para el texto buscado como para el que debe sustituirlo es posible
especificar algunas cuestiones de formato con el men desplegable Formato.
Se pueden hacer, adems, bsquedas especiales con el men desplegable
Especial, que permite buscar retornos de carro, tabulaciones, etc.
Las opciones Coincidir mays/mins y Palabras completas sirven para limitar

la bsqueda a la localizacin de esa secuencia de caracteres cuando constituya
una palabra completa, o limitar la bsqueda a la perfecta coincidencia de
maysculas y minsculas con el trmino definido de bsqueda.
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El comando Buscar del men Edicin permite buscar un texto, formato, o carcter
especial. No difiere de la primera parte del punto anterior.
Ayuda de Word
Word presenta una ayuda bien desarrollada que permite resolver problemas en los
momentos de desconcierto, es posible emplear la ayuda de diferentes formas:
Ayuda general
Para acceder basta con elegir la opcin ? de la barra de mens. Este men de ayuda
consta de las siguientes opciones:
Ayuda de Microsoft Word F1

Se trata del ayudante de Word, ofrece la posibilidad de realizar preguntas sobre la
aplicacin de Word que queremos emplear, el ayudante busca temas relacionados
con la pregunta realizada.
Configurar el ayudante (Si no est visible hacer clic en Mostrar el ayudante de Office
del men ). Es posible configurarlo segn nuestras necesidades. Para ello, hacer clic
sobre el botn Opciones que aparece al activar el ayudante. En la solapa Galera
podremos cambiar su aspecto y en la solapa Opciones elegir su comportamiento.
Bsqueda de ayuda por temas desactivar la casilla Responder a la tecla F1 en la
lengeta Opciones del cuadro; de dilogo descrito antes. De esta forma, al pulsar F1
se acceder al sistema tradicional; de ayuda de Windows (hacer clic en
para ver
Contenido e ndice).
ndice Esto permite explorar los contenidos de la ayuda a modo de
manual de usuario, seleccin del tema mediante un ndice de material alfabtico o la
bsqueda de temas a partir de una palabra contenida en los mismos.
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Qu es esto? Ayuda en pantalla

Se puede obtener ayuda de cualquier elemento de pantalla haciendo un clic sobre el,
previo activar la ayuda sobre un elemento con la pulsacin previa de las teclas
MAY+F1 . El icono del puntero del ratn cambia cuando esta ayuda est activada a
Tras visualizar la ayuda sobre un elemento, se desactiva esta opcin.
Office en la Web
Nos conecta a travs de nuestro navegador con las principales pginas Web que
ofrecen informacin y ayuda de Microsoft.
Ayuda para WordPerfect

Teniendo en cuenta que WordPerfect (programa de la casa Corel) es otro programa
procesador de textos bastante implantado en el mundo ofimtico, esta ayuda muestra
la forma de realizar en Word una tarea concreta de WordPerfect . A partir de la
funcin en WordPerfect se obtiene la funcin alternativa de Word. Va dirigidos a
usuarios de WordPerfect que han migrado a Word y estn acostumbrados a realizar
las operaciones de una determinada manera con WordPerfect . Facilita la adaptacin
a este tipo de usuarios.
Detectar y reparar
Ofrece un diagnstico y una solucin de problemas cuando Word no funciona
correctamente. Es posible que se pidan los discos de instalacin originales de Word.
Acerca de Microsoft Word

Nos da informacin de la versin, usuario y fabricante de Microsoft Word.
Versin 2003
En esta versin se ha suprimido la Ayuda en pantalla, sin embargo nos ofrece dos
nuevos tipos de ayuda, "Pngase en contacto con nosotros" y "Microsoft Office
Online". La primera nos permite enviar sugerencias y comentarios sobre el
programa, mientras que la segunda da acceso directo para visitar la pgina de ayuda
de Microsoft desde el explorador de Web teniendo en cuenta que el sitio se actualiza
con regularidad para incluir contenido nuevo basado en sugerencias y peticiones
especficas que proceden directamente de los usuarios de Office.
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Formato del texto

ndice de lecciones
1. Introduccin a los formatos
2. Formatos de pgina
3. Formato de carcter
4. Formato prrafo
5. Sangras
6. Alineaciones
7. Letra capital
8. Numeracin y vietas
Objetivo del tema

Aprender a dar formato al texto a nivel de pgina, prrafo y carcter.
Introduccin a los formatos

Word permite que el resultado final del trabajo sea idntico al que saldra de una
imprenta profesional. Para ello tiene todas las posibilidades de formato que se
aplican en cualquier libro. Estas opciones se van aplicando conforme se va
escribiendo, pero para una mayor claridad de la exposicin se vern agrupadas en
tres categoras:: pgina, carcter y prrafo.
prrafo
Las ms habituales de estas opciones se pueden aplicar desde la regla
regla o las barras de
herramientas sin necesidad de entrar en los mens, por ellos se vern primero cmo
se aplican por este procedimiento, completando la explicacin en algunos casos con
la opciones de los mens.
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Formato de pgina
Dentro de esta categora se agrupan instrucciones como el tamao y orientacin del
papel,
papel los mrgenes, encabezados y pies de pgina, etc. La mayor parte de ellas se
concentran en el cuadro de dilogo Preparar pgina al que se accede desde el men
Archivo.
Este cuadro de dilogo presenta cuatro lengetas
lengetas, una para cada grupo de
instrucciones: Mrgenes, Tamao del papel, Fuente del Papel y Diseo de pgina.
Aunque presentan este orden se empezar por el que lgicamente parece el primer
paso: la eleccin del papel.
La lengeta Fuente del papel sirve para indicar de qu bandeja de la impresora se
quiere que se tome el papel. Como depende totalmente de la impresora que se tenga,
las opciones variarn segn esta. Por este motivo no se estudiar.
El cuadro de opcin Aplicar a que aparece en la parte inferior de las cuatro lengetas
se puede utilizar cuando se est trabajando con secciones. Se ver su empleo cuando
se llegue a la parte correspondiente a las secciones.
Tamao del papel

En esta lengeta se configura el tamao y la orientacin del papel. En el submen
Tamao del papel aparecen los tamaos soportados por la impresora que se tenga
seleccionada. En la versin castellana del programa suele estar puesto el Din A4,
tamao normal para prcticamente todas las impresoras.
En el caso de que se quiera utilizar un tamao de papel no estndar u otro que no

aparezca listado, es posible dar sus medidas en los cuadros Ancho y Alto.
Alto
En la imagen Muestra aparecer el tamao y orientacin que se haya seleccionado.
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Mrgenes
Los mrgenes marcan el espacio que el programa debe dejar entre el borde del papel
y donde se empieza a escribir.
escribir Basta con introducir las medidas en el cuadro
correspondiente: superior, inferior, izquierdo o derecho.
El llamado margen de encuadernacin es el espacio de la hoja que ser ocupado por

la encuadernacin. No basta con hacer ms grande el margen izquierdo porque, en el
caso de que se vaya a imprimir a dos caras,
caras la encuadernacin ir en la parte
izquierda de las pginas impares,
impares pero en la derecha de las pares.
pares
En el caso de que se vaya a imprimir el trabajo a dos caras hay que activar el cuadro
de Mrgenes simtricos. Cuando se activa, los cuadros de margen Izquierdo y
Derecho cambian de nombre a Interior y Exterior.
Exterior
Diseo de pgina
La mayor parte de las opciones de esta ltima lengeta son aplicables a los
encabezados y pies de pgina y a las secciones, por lo que se estudian junto con stas
en un prximo apartado de este curso.
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Formatos de carcter
Recuerde que para aplicar cualquier formato a un trozo de texto hay que
seleccionarlo previamente.
previamente
Las opciones de formato que se pueden aplicar a los caracteres son:
Fuente:
Fuente es el tipo o familia de letra que se aplica como pueden ser la Times, Arial,
Courier, BooK Antiqua, Rokwell, etc. Se pueden aplicar desde el selector
Fuente
de la barra de herramientas Formato.
Tamao:
Tamao se mide en puntos (pto), medida tipogrfica que equivale a 0,35 mm. La
letra de este manual es una Sylfaen 12 pto., para el texto normal y Eurostyle 18 para
los ttulos. Se aplica desde el selector Tamao de fuente
Formato.
Estilo de fuente:
fuente se refiere a los modos de resaltar la letra: negrita
subrayado
de la barra de
, cursiva
, que se pueden aplicar al mismo tiempo: negrita cursiva subrayado.
Efectos: se llaman efectos al superndice, subndice, Tachado, VERSALES, etc. que se aplican
desde el cuadro Fuentes del men Formato.
Formatos de prrafo
Un prrafo es, en principio, cada una de las divisiones del texto que comienza por
una letra en mayscula y termina con un punto y aparte.
aparte Word los presenta adems
delimitados por una marca (marcas de prrafo).
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Las instrucciones para prrafos estn agrupadas en el cuadro Prrafo del men
Formato, aunque gran parte de ellas, las ms habituales (sangras, alineaciones,
tabulaciones,) se pueden aplicar desde la regla y la barra de herramientas Estndar.
Para aplicar una instruccin de prrafo basta con tener el cursor en medio del que se
quiera modificar, sin necesidad de seleccionarlo.
seleccionarlo En el caso de que se quiera aplicar
el mismo formato a varios prrafos se tendr que seleccionar al menos una parte de
cada uno de ellos.
Sangras
Una sangra es la separacin que se puede dejar entre un prrafo y el margen.
margen Si es
slo la primera lnea la que se separa, se le llama Sangra de primera lnea; si lo hacen
todas con respecto al margen izquierdo, sangra izquierda; si lo hacen por la derecha,
Sangra derecha, y si se separan todas las lneas del prrafo menos la primera, Sangra
francesa. Esta ltima es la que se suele emplear en prrafos numerados.
Los prrafos numerados o con una vieta con sangra francesa se pueden hacer
directamente con los botones
de la barra de herramientas de formato.
Los prrafos se sangran mediante los controles que aparecen en la regla: dos en la
parte izquierda
y uno en la derecha
regla y colocarlos como se ve en esta ilustracin:
Sangra primera
lnea
Sangra izquierda
. Basta con arrastrarlos sobre la
Sangra derecha
Sangra francesa
Esto mismo se puede hacer desde la opcin Prrafo del men Formato. En este caso
hay que introducir los valores en el cuadro de opcin correspondiente:
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Alineaciones
Tipos de alineacin
Word admite todos los tipos de alineacin: izquierda, derecha, centrada y justificada
justificada.
ada
La alineacin por defecto es la izquierda.
izquierda Para poner cualquier otra basta con pulsar
el botn correspondiente en la barra de herramientas de formato o elegirla del
cuadro de dilogo Prrafo del men Formato.
Izquierda
Centrada
Derecha
Justificada
Interlineado y separacin entre prrafos

Estas dos opciones se aplican desde el cuadro Prrafo el men Formato.
Los interlineados la separacin entre las lneas ms normales son lo tpicos

de una mquina de escribir: sencillo, 1,5 lneas y doble. Para aplicarlos hay
que seleccionarlos del men de seleccin del cuadro interlineado.
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El espacio entre prrafos es la separacin que se deja entre un prrafo con

respecto al que le sigue y al que le precede. Aunque un efecto parecido se
puede conseguir dndole varias veces a la tecla de retorno de carro, as no se
puede dar medidas concretas e inferiores al espacio dejado por un retorno.
Como se ver ms adelante, esta instruccin es fundamental dentro de los
estilos.
Control de lneas viudas y hurfanas

Las lneas viudas son aquellas que inician un prrafo y quedan solas, al final de una
pgina. Las lneas hurfanas son aquellas que concluyen un prrafo y quedan solas, al
inicio de una pgina. Es conveniente evitarlas usando Control de Lneas viudas y
hurfanas, dentro de Prrafo.
Puede modificar las opciones sobre viudas y hurfanas desde el men formato
prrafo, en la lengeta Lneas y saltos de pgina .
Divisin de palabras
Si una palabra es demasiado larga para caber al final de una lnea, Microsoft Word la
mueve al principio de la siguiente lnea en lugar de dividirla. No obstante, puede
utilizar la funcin de guiones para insertar guiones y eliminar espacios en textos
justificados o igualar la longitud de las lneas en columnas estrechas. Puede insertar
un guin opcional (guin opcional: guin que se utiliza para controlar dnde se
divide una palabra o frase si coincide con el final de una lnea. Por ejemplo, puede
especificar que la palabra "imprimible" se divida segn "Impri-mible" en vez de "imprimible.") un guin individual o un guin de no separacin (guin de no separacin:
guin que se utiliza para impedir que una palabra, nmero o frase con guiones se
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divida si coincide con el final de una lnea. Por ejemplo, puede impedir que 5550123 se divida; en su lugar, todo el elemento se mueve al inicio de la lnea siguiente.)
individual,
individual o puede configurar Word para que utilice guiones en una parte o en todo
el documento.
Divisin automtica:
Al activar la divisin automtica, Word inserta automticamente guiones en
el documento donde sean necesarios.
necesarios Si posteriormente modifica el
documento y cambia los saltos de lnea, Word aplica de nuevo los guiones al
documento.
Para activarla, siga los siguientes pasos:
1. En el men Herramientas, seale Idioma y haga clic en Guiones.
2. Active la casilla de verificacin Divisin automtica del documento.
3. En el cuadro Zona de divisin, escriba un valor para el espacio que se
deba incluir entre el final de la ltima palabra de una lnea y el
margen derecho.
4. Para reducir el nmero de guiones, especifique un ancho mayor en la
zona de divisin. Para reducir el aspecto irregular del margen derecho,
especifique un ancho menor en la zona de divisin.
5. En el cuadro Limitar guiones consecutivos a, escriba el nmero de
lneas consecutivas que pueden llevar un guin al final.
Divisin manual:
manual
Al elegir la divisin manual, Word busca el texto al que se desea aplicar
guiones, pide que se confirme cada guin opcional propuesto y, a continuacin, inserta los guiones opcionales. Si ms tarde modifica el documento y
cambia los saltos de lnea, Word slo muestra e imprime los guiones
opcionales que sigan apareciendo al final de las lneas. Word no aplica de
nuevo los guiones al documento.
Para dividir manualmente, siga los siguientes pasos:
1. En el men Herramientas, seale Idioma y haga clic en Guiones.
2. Haga clic en Manual.
3. Si Microsoft Word identifica una palabra o una frase que debe separar,
siga uno de estos procedimientos:
Para insertar un guin opcional en el lugar que propone Word,

haga clic en S.
Si desea insertar un guin opcional en otra parte de la palabra,

utilice las teclas de direccin o el ratn para desplazar el punto
de insercin hasta dicha ubicacin y despus haga clic en S.
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Letra Capital
La opcin letra capital puede dar formato a un prrafo para que tenga una letra
inicial capitular. Note la distincin entre aumentar el tamao de la letra y crear una
letra capital: esta queda inserta en el texto como un objeto, no slo en la lnea como
una letra. Para crear una letra capital en Word siga los siguientes pasos:
1. Ubique el cursor en el prrafo del documento al que desea insertar una letra
capital (conviene haberlo escrito antes).
2. Abra el men Formato - Letra Capital... A continuacin visualizar un cuadro
de dilogo mostrando tres opciones:
La primera opcin (Ninguna) se utilizara para quitar una letra capital

en caso de que la hubiera.
La segunda (En texto) nos indica que la letra capital aparecer rodeada
de texto por la derecha y por abajo.
La ltima (En margen) sita la letra capital junto al margen dejando el

texto a su derecha.
3. Escoja la segunda opcin (En texto), seleccione el tipo de fuente y pulse sobre
el botn Aceptar.
Numeracin y vietas
Vietas
La vieta es un smbolo que se coloca delante del texto a escribir. Se puede aplicar
desde la barra de formato en el icono
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Cada vez que se escribe algo despus de una vieta y se pulsa [Entrar] se agregar
otra vieta en el rengln siguiente. As puede ir completando su lista y cada vieta
indica un 'tem'.
Si desea terminar la lista de vietas debe teclear un [Entrar] de ms y se borrar la
ltima vieta que se acaba de agregar. Otra forma es utilizar [Backspace] para borrar
la vieta. Tambin puede desactivar la vieta del rengln en el que se encuentra
haciendo clic sobre el botn Vietas.
Para agregarle a una lista con vietas que ya existe puede ubicar el cursor al final del
ltimo rengln con vieta y pulsar [Entrar]. Tambin puede ir al rengln nuevo y
hacer clic sobre el botn Vietas.
Para seleccionar otro smbolo que representa a la vieta, haga clic en el men
Formato - Numeracin y Vietas... Se encontrar con una serie de smbolos a su
disposicin, entre los que podr seleccionar uno haciendo clic sobre l.
Numeracin
La numeracin es sencillamente una lista numerada en orden. Se puede usar para
listas de palabras, prrafos o cualquier otra cosa. Word considera el [Entrar] como
indicador de otro elemento a numerar.
Para crear una lista numerada en un nuevo rengln, pulse una vez sobre el botn
Numeracin
de la barra de herramientas. Aparecer el primer nmero.
Como puede comprobar es bastante sencillo crear una lista numerada. Otra forma
sera seleccionar los renglones de texto a los que quiere aplicarles numeracin,
numeracin hacer
clic sobre el botn Numeracin y Word enumerar automticamente cada una de las
oraciones en orden.
Modificar el tipo de numeracin: Haga clic en el men Formato - Numeracin y
Vietas... Se encontrar con una serie de smbolos a su disposicin, entre los que
podr seleccionar uno haciendo clic sobre l:
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Personalizar vietas y numeracin

Cuando utilizamos numeracin y/o vietas podemos seleccionar entre diferentes
estilos. Por ejemplo, en las listas numeradas encontramos nmeros, letras palabras
etc., y para las vietas distintos tipos de smbolos. Para comprobar las opciones que
Word nos ofrece ejecute el comando Formato - Numeracin y vietas... de la barra
de mens, elija un estilo y luego cambie el tamao y el color de stas a travs de
Personalizar y luego con las opciones que aparecen: fuente, vieta, estilo, sangra,
posicin etc.
Los cuadros para personalizar vietas y numeracin son los siguientes:
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Desde estos cuadros puede explorar las distintas posibilidades, como tipografas
diversas para las numeraciones, smbolos distintos para las vietas y con muchos
colores y tamaos disponibles. Tambin puede decidir en qu nmero empezar
numeraciones, especificar sangras, alinear etc.
Esquema numerado
Para crear un esquema numerado, procederemos igual que para crear vietas, pero
indicndole que se trata de un esquema numerado, y seleccionando el tipo de
esquema.
esquema
Para aumentar la indentacin o profundidad dentro de un esquema,
esquema utilizamos el
aumento de sangra o la tabulacin al comienzo de la lnea.
Para disminuir la indentacin, disminuimos la sangra o utilizamos la combinacin
de teclas [Mays]+[Tab] al comienzo de la lnea.
Si queremos, podemos personalizar el tipo de esquema.
esquema Para ello tendremos en
cuenta que cada nivel del esquema va a admitir distintos parmetros, as que
tendremos que personalizarlo uno a uno.
uno
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Bordes, sombreados y estilos

ndice de lecciones
1. Bordes y sombreados
2. Estilos
3. Copiar formato
Objetivo del tema

Aprender a establecer bordes de pgina, prrafo y texto as como estilos y copia de formato.
Bordes y sombreados
La opcin Bordes y Sombreados, le permitir realzar el aspecto de sus documentos
remarcando la presentacin en las zonas que usted desee y aplicando un recuadro y/o
un sombreado.
Esta opcin le permitir colocar un marco a su pgina o a una seleccin de texto que
usted realice. Tambin le permitir colocar una zona sombreada en todos grises o a
colores. Y adems podr utilizarla en las tablas para definir el tipo de lneas que
utilizar, as como las zonas de su tabla que desea sombrear.
Para acceder a esta opcin deber seleccionarla del men formato, lo que le
presentar en pantalla la siguiente ventana:
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En esta ventana podr seleccionar entre tres lengetas diferentes: Bordes, Borde de
pgina y Sombreado.
Bordes
La opcin Bordes le permitir aplicar un recuadro a la zona seleccionada del
documento. En esta ventana podr escoger entre las siguientes opciones de borde:
Ninguno.
Ninguno Le permite retirar el borde de la zona seleccionada.
Cuadro.
Cuadro Le permite aplicar un borde similar a la seleccin realizada.
Sombra.
Sombra Esta opcin es similar a la anterior aadindole una sombra al
recuadro aplicado.
3D.
3D En este caso el marco aadido tendr un efecto tridimensional.
Personalizado
Personalizado.
ado Con esta opcin podr definir cada lado del recuadro de una
forma diferente, permitindole combinar en un msmo recuadro diferentes
estilos de lnea.
Otras opciones de esta ventana son:
Estilo.
Estilo
La opcin estilo le permitir seleccionar el diseo de lnea que desea aplicar a
su recuadro pudiendo seleccionar entre 22 diferentes.
Color.
Color
Desde aqu podr seleccionar el color que debe tener el marco.
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Ancho.
Ancho
Esta opcin le ofrecer la posibilidad de variar el ancho del trazo
manteniendo el estilo seleccionado.
Vista previa.
previa
La vista previa le permite ver como quedarn las diferentes selecciones que
realizando sobre el borde del texto, permitindoloe seleccionar un estilo,
color o ancho y aplicarlo directamente sobre el borde que desee.
Importante
La opcin de establecer o quitar bordes desde esta herramienta se debe hacer
siempre en combinacin con un borde personalizado
Aplicar a.
a Esta opcin le permitir seleccionar entre prrafo o texto (cuando
trabajemos con tablas tambin tendremos las opciones de celda y tabla),
permitindole aplicar el recuadro al conjunto del prrafo o a cada una de las
lneas que forman el prrafo (opcin texto). Importante
Hay que tener cuidao con esto: ambos, tanto el texto como el prrafo, pueden
tener bordes aplicados. Si nos confundimos, tendremos que desactivar bordes
especficamente al elemento que se los hemos aplicado anteriormente.
Opciones
Este botn le permite abrir una ventana desde la cual usted podr seleccionar
qu separacin en puntos debe quedar entre los diferentes bordes de su marco
y el texto escrito en l.
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Borde de pgina
Esta opcin nos permite aadir un borde a las pginas de nuestro documento.
Es similar a la anterior con la excepcin de que nos permite utilizar bordes de arte y
que se aplica a todo el documento.
Para utilizar bordes artsticos sigue los siguientes pasos:
1. Despliega la lista Arte.
2. Escoge de toda la lista el borde que ms te guste.

3. Observa como en la vista previa aparece una representacin de cmo quedar
nuestro documento.
4. Pulsa el botn Aceptar para poder ver el borde seleccionado en nuestro
documento.
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5. Observa como todo el borde de la pgina ha quedado marcado con este borde,
tengamos o no escrito texto.
Sombreado
La opcin sombreado le permite dar color o aplicar una sombra sobre la zona de
texto que seleccione.
Relleno.
Relleno
Le permitir escoger el color que desea aplicar al relleno, pudiendo ser este de
color o una determinada escala de grises.
Tramas.
Tramas
Esta opcin le permite definir si sobre el color de rellenos desea superponer
una retcula de puntos, la cual se define con el nombre de Trama. Al aplicar la
trama, podr variar el Estilo y el Color. El primero de ellos le permite alterar
la densidad de puntos aplicada pudiendo variar desde clara (0%) a slidad
(100%). El segundo le permite especificar el color de los puntos que forman la
trama.
Aplicar a.
Esta opcin es idntica a la vista anteriormente para bordes.
Estilos
En algunas ocasiones leemos documentos que nos causan una buena impresin, sin
embargo, no sabemos exactamente por qu. Cuando esto sucede, es una muestra de
que el documento est muy bien elaborado.
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Un documento as, bien elaborado, toma en cuenta una serie de principios bsicos
referentes al contenido, a la estructuracin, a las tablas, las grficas, la tipografa,
entre otras cosas. Adems, si est realizado con el procesador de palabras Word, hace
uso de los llamados estilos, que no slo mejoran la apariencia, sino que, adems,
facilitan el trabajo. Los estilos tienen muchas ventajas al escribir. Entre otras cosas, si
usas los estilos podrs crear automticamente ndices o tablas de contenidos.
En este tema revisaremos algunos de los temas anteriores, bajo el supuesto de que t
cuentas ya con experiencia en el uso del procesador de palabras Word. En este
mdulo revisaremos los estilos de Word, que son parte de un documento profesional.
El estilo es una combinacin de caractersticas de formato, como fuente, tamao de
fuente y sangra, que se nombra y almacena como un conjunto. Cuando aplicas un
estilo, todas las instrucciones de formato de ese estilo se aplican al mismo tiempo a
todo el texto seleccionado, lo cual te ahorrar mucho trabajo. Adems, si en algn
momento quieres hacer una modificacin, con slo hacerla en el estilo, se aplicar
automticamente al resto del texto que haya sido marcado con ese estilo.
Existen bsicamente dos tipos de estilos:
De prrafo: al aplicarlos, afectan a todo el prrafo en el que est situado el

cur-sor
De carcter: slo afectan al texto seleccionado al aplicar el estilo
Cmo aplicar un estilo ya existente a un texto

1. Introduce el texto que deseas formatear. A continuacin, sita el cursor en
cualquier punto del texto.
2. Despliega la lista de estilos de la barra de herramientas Formato.
Cuando se abre un nuevo documento en Word, el cursor parpadeante parece

significar que debemos comenzar a escribir. Sin embargo, eso no es lo ms
recomendable. Antes de escribir, con la idea clara de nuestro documento, es
conveniente revisar los estilos de Word y hacer las modificaciones necesarias.
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En la pantalla de Word, los estilos se encuentran dentro del men de Formato, como
puede verse a continuacin:
Definir y usar los estilos te permitir que tus documentos tengan una presentacin
homognea. Adems, si requieres hacer algn cambio en los formatos (fuente,
prrafos, ttulos, espaciados, tamao de letra, etc.), slo con modificar el estilo ser
suficiente. Tambin podrs hacer ndices y tablas de contenido en forma automtica.
Para ver los estilos actuales y/o modificarlos, es suficiente elegir la opcin Estilos y
formato del men Formato, con lo cual se tendrn las siguientes opciones, en el
extremo derecho de tu pantalla:
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En la parte inferior, donde dice Mostrar, pueden seleccionarse las opciones de

Formatos disponibles, Estilos disponibles, Todos los estilos, etc. En principio, Word
te ofrece (en Estilos o Formatos Disponibles) cuatro estilos bsicos para un
documento impreso:
Normal:
Normal se utiliza para la mayora del texto de tu documento. Es el estilo que,
por omisin, presenta siempre Word en todos tus documentos. Si no has
usado otro estilo, estars usando el estilo Normal, puedes constatarlo en la
ventana, generalmente arriba a la izquierda:
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Ttulo 1:
1 se utiliza para el ttulo principal o de primer nivel.
Ttulo 2:
2 se utiliza para el ttulo de segundo nivel.
Ttulo 3:
3 se utiliza para el ttulo de tercer nivel.
Estilos adicionales:
adicionales nota de pie de pgina, nmero de pgina, listas,
encabezados, tablas, etc. Si seleccionas Mostrar: "Todos los estilos" en el pie
del sub-men Estilos y Formato, podrs verlos.
Adems, t puedes modificar los estilos o crear tus estilos personalizados con
su propio nombre y caractersticas.
Borrar formato sirve para eliminar el estilo aplicado a un texto seleccionado.
El estilo Normal
Dedicaremos un espacio propio al estilo llamado Normal. ste es el estilo que
utilizars para la mayora de tu texto. Una vez que lo definas, prcticamente todo
(excepto ttulos), tendr como base este estilo. Esto es muy bueno porque dar
homogeneidad a tu documento. Word coloca la fuente Times New Roman de 12
puntos (llamada Fuente Predeterminada), si no lo modificas. Sin embargo, vers que
puedes cambiarlo, por ejemplo, por Arial de 10 puntos.
Ahora cambiaremos el estilo Normal de Word, a fuente Arial de 10 puntos. Primero
se selecciona en el men Formato, la opcin de Estilos y formato, con lo cual se
obtiene la lista de la que se selecciona Normal y Modificar:
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Aqu podemos modificar el estilo, de manera que el Formato cambie de la fuente

Times New Roman a Arial de 10 puntos, como sigue:
En la parte inferior, despus de Fuente, aparece la descripcin del Estilo en cuestin,

la Fuente, Tamao, Idioma, Alineacin, Interlineado y Control de lneas viudas y
hurfanas.
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Aplicar un estilo
estilo
Es probable que tengas algunos documentos en los cuales no utilizaste los estilos de
Word y ahora, despus de ver las ventajas, desees aplicar los estilos. Para hacerlo
basta con seleccionar el texto, abrir Formato, Estilos y formato, y seleccionar el estilo
de tu preferencia. As, posteriormente, si necesitas hacer algn cambio en tu texto,
bastar con modificar el estilo y, automticamente, quedar modificado todo el texto
con ese estilo. ste es uno de los premios que recibirs por haber utilizado estilos.
Una forma ms rpida de hacer lo anterior, es seleccionar con el mouse todo el texto
al cual se aplicar el formato y, posteriormente, en la ventana superior izquierda
oprimir el estilo deseado. Por ejemplo, aqu se abri el men desplegable y se seala
con el mouse el estilo de Texto Normal:
Modificar un estilo
Cada vez que requieras modificar un estilo, slo es necesario abrirlo con Formato,
Estilos y formato, se selecciona con el mouse el estilo en cuestin, con lo cual el
estilo aparecer en la ventana superior de la columna. Se oprime la pequea flecha
hacia abajo (del lado derecho del estilo) y se despliega la ventana siguiente:
Se elige la opcin de Modificar, y una vez dentro de ella, haces los cambios
correspondientes. Por ejemplo, modificaremos el estilo Ttulo 1 para hacerlo con
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letra Tahoma (en lugar de Arial). Entonces, seleccionamos el estilo Ttulo 1 y

Modificar:
Hacemos las modificaciones ya sealadas, en la pantalla que aparece despus de la

anterior:
Aqu puede verse, en el prrafo sealado por la flecha roja, que el estilo Ttulo 1 se
basa en el estilo Normal (generalmente es as), usa Fuente Tahoma, de 16 puntos de
tamao, en Negrita, abarca el espacio ajustado de sus 16 puntos, siempre dejar un
espacio antes de 12 puntos (para separar de la seccin anterior), y un espacio despus
de 3 puntos, no muy separado del siguiente texto; Conservar con el siguiente
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(prrafo) sirve para que un ttulo nunca quede solo al final de una hoja; Nivel 1 es el
nivel jerrquico mayor: el siguiente subttulo tendr Nivel 2, menor que el anterior,
por ejemplo.
De esta forma, los ttulos siempre quedarn bien, sin necesidad de agregar espacios o
renglones en blanco. Tambin tendrs la ventaja de que, si el documento cambia, se
agrega texto o se elimina, los ttulos se colocarn, automticamente, en un lugar
adecuado, junto con el resto del texto. Si ms adelante deseas modificar los ttulos,
bastar con cambiar el estilo.
Crear un estilo
Si deseas crear estilos propios, con el nombre y las caractersticas que t definas,
selecciona de nuevo Formato>Estilos y formato, y marca Nuevo:
Una vez hecho esto, aparecer nuevamente la pantalla para seleccionar las
caractersticas, con el nombre de Estilo1, que puedes modificar a tu gusto. Para
aplicar tu nuevo estilo, recuerda, seleccionas el texto, luego Formato>Estilos y
formato, y posteriormente, el estilo deseado.
Copiar formato
Si ha dado formato a un bloque de texto de un documento y quiere asignar el mismo
formato a uno o ms bloques de texto, puede ahorrar tiempo copiando el formato.
Un modo de copiar el formato consiste en utilizar la herramienta Copiar formato de
la barra de herramientas Estndar, del modo que se explica a continuacin:
1. Seleccione el texto que contiene el formato que desea copiar. Si quiere copiar
tanto el formato de carcter como el de prrafo, incluya la marca de prrafo
en la seleccin; de otro modo, solamente se copiar el formato de carcter.
2. Pulse el botn Copiar formato
Aparecer un pincel pequeo junto al puntero estndar del ratn.
3. Mueva el puntero de palo al texto al que quiere dar formato, y arrastre el
resaltado sobre el texto. Cuando suelte el botn del ratn, se copiar el
formato en el texto.
Si quiere copiar el formato en varios bloques de texto, puede ahorrar tiempo haciendo
una doble pulsacin sobre el botn Copiar formato en el paso 2. A continuacin, d el
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paso para cada bloque de texto al que quiera dar formato; cuando lo haya hecho, pulse
el botn Copiar formato de nuevo o pulse la tecla Escape.
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Correccin e impresin del documento

ndice de lecciones
1. Correccin ortogrfica y gramatical
2. Encabezado y pie de pgina
3. Impresin del documento
Objetivo del tema

Ser capaz de preparar un texto para su impresin, utilizando correccin ortogrfica, establecer
encabezados, numerar las pginas, etc..
Correccin ortogrfica
Correccin mientras escribe
De manera predeterminada, Microsoft Word revisa automticamente la ortografa y
la gramtica mientras escribe, utilizando un subrayado ondulado de color rojo para
indicar los posibles errores ortogrficos y un subrayado ondulado de color verde para
indicar los posibles errores gramaticales.
Para corregir una palabra subrayada, basta con pulsar el botn derecho del ratn
sobre ella y elegir una candidata entre la lista de posibles correcciones que nos
muestra Word.
Sugerencia:
Si escribe incorrectamente una palabra pero el resultado no es una palabra mal
escrita (por ejemplo, "mas" en lugar de "ms" o "se" en lugar de "s"), el revisor
ortogrfico no marcar la palabra. Para buscar ese tipo de errores, utilice el revisor
gramatical.
El corrector gramatical es un corrector de "lenguaje natural" que identifica los
posibles errores mediante un anlisis exhaustivo del texto. El corrector gramatical no
busca todos los tipos de errores ya que est diseado para centrarse en los errores
ms habituales o frecuentes.
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Para que la correccin mientras escribe funcione, debe estar configurada dicha
opcin. Por defecto viene marcada en la configuracin de Word. Si desea cambiarla,
deber seguir los siguientes pasos:
1. En el men Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuacin, en la
ficha Ortografa y gramtica.
2. Active las casillas de verificacin Revisar ortografa mientras escribe y
Revisar gramtica mientras escribe.
Correccin completa del documento

Este mtodo resulta til si desea realizar la revisin del documento cuando haya
terminado de modificarlo. Puede buscar los posibles errores ortogrficos y
gramaticales y confirmar cada correccin.
De manera predeterminada, Word revisa la ortografa y la gramtica. Si slo desea

revisar la ortografa, haga clic en Opciones en el men Herramientas, luego en la
ficha Ortografa y gramtica, desactive la casilla de verificacin Revisar gramtica
con ortografa y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
1. En la barra de herramientas Estndar, haga clic en Ortografa y gramtica
.
Tambin puede acceder a esta opcin desde la barra de men, herramientas,
ortografa y gramtica.
2. Cuando Word encuentre un posible error ortogrfico o gramatical, realice los
cambios en el cuadro de dilogo Ortografa y gramtica.
Para obtener ayuda acerca de una opcin, haga clic en el signo de
interrogacin y, despus, en la opcin.
Las opciones de que disponemos en este cuadro de dilogo son:
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o
Omitir una vez:

vez Omite la comprobacin de esa falta y pasa a la
siguiente.
Omitir todas:
todas Omite la comprobacin de esa falta en cualquier parte
de nuestro documento.
Cambiar:
Cambiar Cambia la palabra con falta por la que hemos seleccionado
de la lista de sugerencias.
Cambiar todas:
todas Igual que la anterior, pero para todas las apariciones de
dicha palabra en el texto.
Agregar al diccionario:
diccionario Puede que la palabra no sea una falta,
simplemente no est en el diccionario de Word. Desde esta opcin
podemos aadirla para que nunca ms nos marque esa palabra como
falta.
Autocorreccin:
Autocorreccin Nos da la posibilidad de que Word Corrija
automticamente esa palabra la prxima vez que la tecleemos mal.
Autocorreccin
Puede utilizar Autocorreccin para corregir automticamente la ortografa mientras

escribe, sin tener que confirmar cada correccin. Por ejemplo, si escribe definitiva
y, a continuacin, deja un espacio o escribe cualquier otro signo de puntuacin,
Autocorreccin lo sustituye por "definitiva".
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Si Word encuentra una palabra en minsculas, por ejemplo "londres," que slo
aparece en el diccionario principal con un uso distinto de maysculas ("Londres,"),
puede marcar o corregir automticamente el uso de maysculas mientras escribe.
Puede especificar que Word no marque este uso de maysculas agregando la forma
en minsculas al diccionario personalizado.
Puede acceder al men de autocoreccin desde la barra de men, herramientas, y
pulsando en el comando Opciones de autocorreccin:
Desde esta ventana podr agregar nuevas palabras para que word las corrija
automticamente, as como definir mltiples opciones para la correccin automtica
mientras escribe.
Sinnimos
Word tambin nos da la posibilidad de reemplazar palabras por sinnimos.
Para buscar palabras en el diccionario de sinnimos siga los siguientes pasos:
1. Seleccione o escriba la palabra que desee buscar.
2. En el men Herramientas, elija Idioma y haga clic en Sinnimos.
3. Si el comando Sinnimos no aparece en el submen Idioma, es posible que
necesite instalar el diccionario de sinnimos.
4. Seleccione las opciones que desee.
5. Para obtener ayuda acerca de una opcin, haga clic en el signo de
interrogacin y, despus, en la opcin.
Nota:
Nota: El diccionario de sinnimos proporciona una lista de sinnimos para el texto
que busca y resalta el sinnimo ms cercano a la palabra que haya escrito. La
aparicin de trminos aparentemente inapropiados es fortuita.
Encabezado y pie de pgina

Los documentos de papel tienen con frecuencia, informacin arriba o abajo que
aparece en todas las pginas o en pginas alternadas - numeracin de la pgina,
ttulos de captulo, nombre del autor o ttulo del libro.
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El encabezado es el rea de la parte superior de la pgina que se halla reservada para

ese tipo de texto. El pie es la zona de abajo de la pgina para esa informacin. En
algunos procesadores de textos el encabezado y el pie permanecen visibles todo el
tiempo, igual que el texto normal. En otros, permanece escondido hasta que se
imprime. Word los oculta a medias. El encabezado y el pie son visibles pero grisados
y no con el color que sern impresos.
En el men Ver, haga clic en Encabezado y pie de pgina para abrir el rea del
encabezado o pie de pgina en una pgina.
Dejando el puntero del ratn colocado encima de cada elemento unos segundos nos
dir para que sirve.
Para crear un encabezado, escriba el texto o incluya el grfico en el rea del
encabezado.
Para crear un pie de pgina, haga clic en Cambiar entre encabezado y pie
en la
barra de herramientas Encabezado y pie de pgina para ir al rea del pie de pgina y,
a continuacin, escriba el texto o incluya el grfico.
Si es necesario, d formato al texto mediante los botones en la barra de herramientas
Formato.
Cuando termine, haga clic en Cerrar de la barra de herramientas Encabezado y pie
de pgina.
Para crear un encabezado o pie distinto para una pgina particular, utilice el
comando configurar pgina
de la barra de encabezado y pie.
Impresin del documento

Vista preliminar
En la Vista Preliminar, podr ver qu aspecto tendrn sus pginas al imprimirse.
Algunos procesadores de palabras, no tienen una vista preliminar de impresin,
porque su vista normal de trabajo es en si misma una vista previa de impresin.
La Vista Preliminar aplica sus ajustes respecto al tamao de la pgina, orientacin,
mrgenes, etc. y dispone la pgina como si estuviera realmente imprimindose en la
impresora que usted ha elegido.
Si usted siempre mira en la Vista Preliminar, antes de realmente imprimir, puede
reducir el tiempo y la cantidad de tinta que le insumir obtener una buena impresin
de salida.
Para ello hay que seguir los siguientes pasos:
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Comprobar en la Presentacin preliminar que todo est correctamente: este modo de

trabajo presenta las hojas tal y como luego saldrn impresas. Hacer esta
comprobacin ahorra gran cantidad de papel.
Para activar la presentacin preliminar hay que pulsar el botn de la barra Estndar
o elegir la opcin Presentacin preliminar del men Archivo.
Mediante el botn
se indica el nmero de pginas que deben aparecer a la vez en
pantalla y con
el nivel de zoom.
zoom Si se quiere ampliar la visin de una zona
basta con hacer clic sobre ella; para reducir otra vez, se vuelve a hacer clic con el
ratn. Para salir hay que pulsar el botn Cerrar.
Una vez que se ha comprobado que lo que se va a imprimir es correcto se elige al
opcin Imprimir del men Archivo o se presiona el botn
herramientas Estndar.
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de la barra de
Gooachi.com
Este cuadro variar segn la impresora y el sistema operativo que se emplee, pero las
opciones sern bsicamente las mismas:
Impresora
Impresora: permite seleccionar de la lista la impresora sobre la que se quiere
imprimir. En MacOs la eleccin de impresora se hace mediante el Selector en el
men Apple.
Intervalo:
Intervalo aqu se debe indicar las pginas que se desean imprimir: todas, la pgina
actual (sobre la que est el cursor en el momento de imprimir) o un intervalo
irregular de hojas (3,5 imprimir la pgina 3 y la 5; 35, 9 imprimir de la pgina 3 a
la 5 y la pgina 9).
Copias:
Copias aqu hay que indicar el nmero de copias que se quiere imprimir de cada
hoja. Una vez seleccionadas las opciones que interesen hay que presionar el botn
Aceptar.
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Columnas y tabulaciones
ndice de lecciones
1. Columnas de estilo periodstico
2. Tabulaciones
Objetivo del tema

Aprender a establecer columnas y tabulaciones correctamente dependiendo del formato que
queramos darle al texto.
Columnas de estilo periodstico

A continuacin aprenderemos a trabajar con columnas estilo periodstico. Estas
columnas son las tpicas de los peridicos en las que el texto de un artculo contina
en la columna de la derecha, o incluso puede estar distribuido en ms de dos
columnas.
A diferencia de las columnas que se crean con las tablas, las columnas estilo
periodstico no se dividen en filas como elementos colindantes. Ms bien, el texto
fluye desde la parte inferior de una columna hasta la parte superior de la siguiente.
Un dato importante para la visualizacin de estas en pantalla es que, cuando se
trabaja con columnas de este tipo, se debe seleccionar el modo de visualizacin
Diseo de impresin en el men Ver. De lo contrario aunque estn creadas
creadas no las
ver en pantalla.
Para utilizar ms de una columna en un documento siga los siguientes pasos:
1. Para crear columnas en una seccin del documento seleccione dicha seccin
(seleccin del texto que ir dividido en columnas). Para crear columnas desde
una posicin determinada del documento hasta el final del mismo, site el
punto de insercin en dicha posicin. Para crear columnas en todo el
documento site el punto de insercin en cualquier parte del documento.
2. Se selecciona Columnas del men Formato para abrir el cuadro de dilogo
Columnas.
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3. En la parte inferior de este cuadro de dilogo, se selecciona una opcin de la

lista despleglable Aplicar a, para indicar a Word que seccin del documento
se quiere modificar.
4. Se elige una distribucin de columnas. Para utilizar una distribucin de
columnas estndar,
estndar elija uno de los elementos del rea Preestablecidas. Para
crear una distribucin de columnas personalizadas, elija el nmero de
columnas que desee en el cuadro Nmero de columnas. A continuacin, en el
cuadro Ancho, especifique el ancho de cada columna e introduzca el espacio
que quiere poner entre esa columna y la siguiente en el cuadro Espacio.
Para hacer que se mantengan los anchos de columnas uniforme,
uniforme active la
opcin Columnas de igual ancho.
Para aadir una lnea vertical entre cada columna, active Lnea entre
columnas.
Tabulaciones
Cuando se necesita dar al texto dos alineaciones distintas en la misma lnea
lnea (como en
un ndice de un trabajo) o hacer un formato como el que aparece en la ilustracin
siguiente, se tiene que usar obligatoriamente tabulacin.
Como se puede ver en el ejemplo hay cuatro tipos de altos de tabulacin segn el
tipo de alineacin que se quiera.
Estas son (por orden segn el dibujo de arriba):
Alineacin a la izquierda
Centrada
Centrada a la coma decimal
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Alineacin a la derecha
La tecla de tabulacin desplaza el cursor 1,5 cm por defecto.

defecto Si se quiere que se
detenga en un punto concreto hay que poner en l una marca de tabulacin.
Establecer tabulaciones:
1. Seleccione los prrafos en los que desee establecer tabulaciones.
2. Haga clic en el cuadro en el extremo izquierdo de la regla horizontal hasta
que aparezca el tipo de tabulacin que desee
3. Haga clic en la posicin de la regla horizontal donde desee establecer una

tabulacin.
Nota: Si desea establecer medidas precisas para las tabulaciones, haga clic en
Tabulaciones en el men Formato.
Borrar o mover tabulaciones

1. Seleccione los prrafos en los que desee borrar o mover una tabulacin.
2. Para borrar una tabulacin, arrastre el marcador de tabulacin fuera de la
regla horizontal.
3. Para mover una tabulacin, arrastre la marca de tabulacin hacia la derecha o
hacia la izquierda en la regla horizontal. Importante
Si se quiere mover uno de los altos de tabulacin una vez hecha la tabla, hay
que tener en cuenta que son independientes para cada prrafo,
prrafo por lo que si
se quiere que se mantengan las alineaciones hay que seleccionar todos los
prrafos que compongan la tabla antes de hacerlo.
Establecer tabulaciones con caracteres

caracteres de relleno
1. Seleccione los prrafos en los que desee insertar caracteres de relleno antes de
una tabulacin.
2. En el men Formato, haga clic en Tabulaciones.
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3. En el cuadro Posicin, escriba la posicin que desee para una tabulacin

nueva o seleccione una tabulacin existente a la que desee agregar caracteres
de relleno.
4. En Alineacin, seleccione la alineacin que desee para el texto escrito en esa
tabulacin.
5. En Relleno, haga clic en la opcin de relleno que desee y, a continuacin,
haga clic en Fijar.
6. Cuando haya acabado de fijar todas las tabulaciones, haga clic en aceptar.
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Tablas
ndice de lecciones
1. Insertar tablas
2. Alto y ancho de celdas
3. Formato de tabla
4. Combinar celdas de una tabla
5. Dividir una celda en varias
Objetivo del tema

Utilizar con soltura la estructuracin en tablas de un documento Word.
Insertar tablas
Las tablas de Word tienen una funcin similar a las tabulaciones pero con muchas
ms opciones
opciones de formato permitiendo mejores acabados. Mediante tablas se puede:
o
Generar columnas de texto y nmeros
Disponer texto en columnas paralelas (para traducciones por ejemplo)
Situar imgenes junto a textos como se puede ver en el apartado Alto y

ancho de celdas de esta misma seccin del manual.
Para crear tablas hay que pulsar en el botn

de la barra de herramientas Estndar
y seleccionar el nmero de celdas que se quiere insertar.
Tambin se puede insertar tablas desde la opcin Insertar tabla del men Tabla:
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Alto y ancho de celdas

Para modificar el ancho y alto de las celtas hay que ir a la opcin propiedades de
tabla del men Tabla.
Tambin se puede modificar directamente situando el puntero del ratn entre las
lneas de separacin de las celdas y arrastrando estas.
Formato de tabla
Las opciones de formato para tablas son las mismas que para las de un prrafo
normal, con la diferencia de que cada celda se comporta como un prrafo
independiente.
independiente Esto permite que se pueda aplicar distintos
distintos estilos a cada celda,
celda o
incluso a cada prrafo dentro de la celda.
Los bordes se aplican de la misma forma que se explic para los prrafos en temas
anteriores de este curso.
La opcin ver/ocultar lneas de divisin del men Tabla, nos permite mostrar los
bordes estructurales de una tabla, aunque los bordes en s no existan.
existan Estas lneas de
divisin no se imprimirn en ningn caso:
caso nicamente muestran informacin de la
estructura de la tabla.
Combinar celdas en una tabla

Puede unir dos o ms celdas de la misma fila o columna en una sola celda. Por
ejemplo, puede unir varias celdas en sentido horizontal para crear un ttulo que
ocupe varias columnas.
Para ello:
1. Seleccione las celdas que desee combinar.
Para seleccionar:
o
Una celda:
celda Haga clic en el borde izquierdo de la celda.
Una fila:
fila Haga clic a la izquierda de la fila.
Una columna:
columna Haga clic en la lnea de separacin superior o en el
borde superior de la columna.
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o
Varias celdas,
celdas filas o columnas: Arrastre a lo largo de la celda, fila o
columna.
O bien, seleccione varios elementos que no necesariamente estn
ordenados. Haga clic en la primera celda, fila o columna que desee,
presione [Ctrl] y, a continuacin, haga clic en las siguientes celdas,
filas o columnas que desee.
Tambin puede seleccionar filas, columnas o toda la tabla haciendo

clic en la tabla y utilizando los comandos Seleccionar del men Tabla
o las teclas de mtodo abreviado.
2. En el men Tabla, haga clic en Combinar celdas
Dividir una celda de una tabla en varias celdas

1. Haga clic en una celda o seleccione las celdas que desee dividir.
2. En el men Tabla, haga clic en Dividir celdas
3. Seleccione el nmero de columnas o filas en las que desee dividir las celdas
seleccionadas.
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Mailing y combinacin de
correspondencia
ndice de lecciones
1. Mailings
2. Combinar correspondencia
3. El problema del gnero
4. Mailing de etiquetas
5. Sobres y etiquetas
Objetivo del tema

Entender los conceptos asociados al mailing y ser capaz de gestionar documentos de
combinacin de correspondencia, as como sobres y etiquetas.
Mailings
El trmino Mailing proviene del Marketing y se utiliza para designar el
procedimiento por el cual se manda una carta (normalmente publicitaria) a un
elevado nmero de clientes.
Seguro que alguna vez ha recibido en su casa una carta publicitaria destinada a usted.
Esta carta no fue creada personalmente para usted, sino que por el contrario,
posiblemente ha sido enviada a cientos o miles de clientes.
Word le permite la realizacin de estos mailings y precisamente sobre la forma de
realizarlos tratar gran parte del tema.
En una empresa podemos hablar de bases de datos que contienen tablas que a su vez
contienen campos.
As por ejemplo podemos tener un "fichero
fichero"
fichas"
fichero de clientes que contiene las "fichas
fichas con
los datos de los clientes, que a su vez contienen una serie de "datos
datos"
datos como Nombre,
Direccin, Fecha de la ltima compra, etc...
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En terminologa informtica los conceptos son los mismos, cambiando la forma de

designarlos. As por ejemplo un registro es el equivalente a una ficha y un campo es
el equivalente a un dato.
El mismo ejemplo en terminologa informtica quedara as: Fichero de clientes que
contiene los registros de los clientes, los cuales a su vez contienen una serie de
campos como: nombre, direccin, Fecha de la ltima compra, etc.
Los mailings pueden clasificarse de la siguiente forma:
Un mailing impersonal es aquel que no va dirigido a nadie en particular. Se

caracterizan por empezar con frases como "Estimado Cliente", "Sr./Sra." "Estimado
amigo/a", etc.
Este tipo de mailing no lleva ningn tipo de personalizacin siendo quizs lo nico
que lo relaciona con nosotros el hecho de que el sobre tenga una etiqueta con
nuestros datos, con lo cual sera la etiqueta del sobre la personalizada y no la carta.
Los mailings personalizados son aquellos cuyo documento principal contiene algn
tipo de informacin que se refiere a nosotros personalmente y puede clasificarse a su
vez en dos tipos: parciales y totales.
Un mailing parcial es cuando el ordenador no genera al completo la carta que recibe
el destinatario, sino que se trata de un documento parcialmente escrito, limitndose
el ordenador a rellenar determinados huecos dentro de ste.
Ejemplo de este tipo de mailings pueden ser avisos, recibos, formularios de cualquier
tipo, Boletines de notas, etc.
Un mailing total es aquel en que el ordenador realiza todo el proceso, es decir,
escribe la carta al completo, con lo cual el destinatario puede creerse en mayor
medida que en los casos anteriores que la carta ha sido escrita para l de forma
personal y exclusiva.
Hoy en da se hace cada vez mayor uso de este tipo de documentos por lo cual
desarrollaremos a lo largo del tema diferentes tipos de mailings con mltiples
problemticas.
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Para la realizacin de un mailing deber realizar tres fases:

1. Generacin de la carta modelo.
2. Creacin del archivo de datos.
3. Combinacin de los dos procesos anteriores.
anteriores
El primero y el segundo pueden intercambiar su orden,
orden si bien el tercero
evidentemente tiene que ser el ltimo. De los dos primeros procesos obtendremos
dos archivos diferentes. El primero dar origen al documento principal que se
guardar con un nombre. El segundo dar origen a los datos y se archivar con un
nombre diferente al anterior.
Combinar correspondencia
El proceso de generacin de un mailing recibe en Word el nombre de combinar
correspondencia y se accede a l a travs del men de herramientas de la barra de
mens.
Cuando seleccione esta opcin, Word le devolver una pantalla similar a la siguiente:
Esta pantalla puede variar dependiendo de la versin de MS Word que est

ejecutando, pero bsicamente los pasos sern los mismos.
Sobre esta pantalla el primer paso que deber seguir ser Pulsar el botn crear, que le
permite hacer la seleccin del tipo de documento principal que desea realizar
pudiendo seleccionar entre cuatro posibles:
Carta modelo
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Se trata de la tpica carta dirigida a una persona y que Word le permitir

combinar con todos y cada uno de los datos.
Etiqueta postal
Se trata de la realizacin mediante un mailing de una serie de etiquetas
adhesivas que posteriormente podr pegar en un sobre u otros documentos.
Sobres
Similar al caso anterior pero el mailing escribir los sobres directamente,
ahorrando as la colocacin manual de la etiqueta.
Catlogo
Le permite realizar listas de datos con los contenidos de un archivo de
combinacin, volcando en una o ms lneas los contenidos de cada registro.
Este tipo de documentos recibe tambin el nombre de "listados
listados".
listados
Una vez seleccionado el tipo de documento que va a realizar, Word mostrar la

siguiente pantalla:
En esta pantalla se le solicita que escoja entre situar su documento en la ventana

activa o en una nueva ventana. El propsito de esto es que usted pueda aprovechar
los cambios que previamente hay aplicado (Encabezados, formatos, orientacin, etc.)
o por el contrario los ignore.
Normalmente pulsaremos la opcin Ventana activa para usar aquellos cambios que
hayamos realizado.
Finalizada la seleccin anterior, Word le devolver a la primera ventana, donde
comprobar que Word ha reflejado en sta el tipo de documento que usted
seleccion.
El siguiente paso ser hacer clic sobre el botn Obtener datos. Cuando lo haga
comprobar que Word le ofrece nuevamente cuatro opciones:
Crear origen de datos

Esta opcin es la que utilizaremos ms comnmente y es la que nos permite
definir el fichero de datos que utilizaremos en nuestro mailing.
Abrir origen de datos

Permite utilizar un archivo de datos que fue creado en un proceso anterior de
combinacin.
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Usar libreta de direcciones

Esta opcin permite utilizar una lista de direcciones de correo electrnico o
enlazar con la libreta de direcciones de Microsoft Outlook.
Opciones de Registro Inicial

Permite modificar la disposicin inicial de los campos que por defecto ofrece
Word para la realizacin de un Mailing.
Supongamos que selecciona la opcin Crear origen de datos. Nuevamente Word le

devolver otra ventana en la cual deber eliminar aquellos campos que no necesita
para la realizacin de su mailing y crear los que no aparezcan en ste.
La pantalla que muestra Word es similar a la de la siguiente imagen.
En esa pantalla podr ir haciendo clic en cada uno de los campos que desea eliminar,
porque no le son tiles, y pulsando a continuacin el botn Quitar campo. Esto har
que Word coloque el campo eliminado por usted en el recuadro de Nombre de
campo, desde el cual podr recuperarlo si lo elimin por error o lo borrar
definitivamente cuando introduzca en l un nuevo contenido.
Una vez eliminados de la lista todos aquellos campos que no le son tiles, podr
ahora incorporar aquellos que necesite introduciendo su nombre en el recuadro de
Nombre de campo y pulsando a continuacin el botn agregar.
Todos los campos que agregue sern incorporados al final de la lista de campos, de
donde los puede mover con las flechas de desplazamiento que figuran al lado
derecho de la lista.
Cualquier nombre de campo que introduzca tendr que componerse nicamente de
letras, nmeros y guiones bajos (_), no permitindose la utilizacin de ningn otro
carcter para su nombre. As por ejemplo no podr usar: "C.Postal" o "Cdigo Postal",
pero s podr usar "Cpostal" o "C_postal".
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Una vez terminada la definicin de todos los campos que componen el registro
inicial de datos, deber pulsar el botn de Aceptar. A continuacin Word le
solicitar que introduzca un nombre para almacenar la estructura de datos que usted
defini.
Una vez que introdujo el nombre, Word le mostrar la siguiente ventana en su
pantalla:
En esta ventana Word le solicita que escoja entre introducir informacin en la

estructura de datos que acaba de definir o que por el contrario empiece a definir el
formato del documento principal, es decir, la carta.
carta
Normalmente pulsaremos la opcin Modificar origen de datos para pasar a la
introduccin de los contenidos de los registros.
En esta pantalla iremos rellenando los datos que se nos solicitan y pasando de uno a
otro pulsando la tecla [Entrar]. Si al introducir el ltimo dato de una ficha pulsamos
[Entrar], pasaremos de forma automtica al primer dato de la siguiente ficha.
En esta ventana nos encontraremos con varias posibilidades:
Aceptar
Esta opcin da por terminada la introduccin de datos y nos saca de la
ventana Ficha de datos.
Agregar nuevo
Es similar al hecho de pulsar [Entrar] al final de una ficha, es decir, pasa de
forma automtica al principio de la siguiente.
Eliminar
Borra los contenidos del registro eliminndolo de la base de datos.
Restaurar
Restaurar
Deshace los cambios que haya aplicado sobre el registro activo.
Buscar
Le permite localizar todos aquellos registros que coincidan con los criterios
que usted especifique en cada uno de los campos del registro activo. As por
ejemplo si escribe Mlaga en Provincia, le permitir moverse a travs de
todos los registros que contienen la palabra "Mlaga" en el campo Provincia.
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Ver Origen
Visualiza la estructura del registro junto con la informacin introducida en
forma de tabla, permitindole alterar todos los valores.
Botones de desplazamiento
Estos botones le permiten moverse a travs de los registros de su fichero,
saltando respectivamente al primero, al anterior, al siguiente o al ltimo de
todos.
Una vez introducidos todos los contenidos, pulsaremos el botn de aceptar para dar
por terminada la introduccin de datos, lo que nos llevar directamente al
documento principal para comenzar a escribir la carta.
En esta pantalla veremos que aparece una nueva barra de herramientas, la cual
recibe el nombre de "combinar correspondencia"
Sobre este documento deber escribir la carta en modo normal con la particularidad
de que, cuando deba introducir un dato que vara en cada carta, deber introducir el
campo que lo compone, para lo cual pulsar el botn Insertar campo de
combinacin, lo que har que en pantalla vea una lista con todos los campos que
defini anteriormente. Haga clic sobre el que desea colocar y Word devolver el
nombre del campo entre un doble smbolo de mayor y menor, a modo de comillas.
Estos campos sern posteriormente sustituidos por los datos pertinentes en cada
documento cuando pulse cualquiera de las opciones de combinacin.
En cualquier momento, puede desear ver cmo quedar su carta cuando realice la
combinacin. Para esto no tiene que esperar a terminar el proceso. Simplemente
pulse el botn Ver datos combinados, el cual har que Word muestre en pantalla los
datos del registro seleccionado en "Ir a un registro" en lugar de los nombres de los
campos. As el ejemplo anterior al pulsar este botn se vera as:
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Con los botones de desplazamiento puede ver como quedara su documento con
diferentes registros de su base de datos.
Puede que an tenga dudas de si realiz o no correctamente su mailing: para
asegurarse pulse el botn Revisar errores, el cual le informar de si Word detect
algn problema en la realizacin de su mailing.
Una vez ha terminado la carta, deberamos almacenarla siguiendo los procedimientos
usuales para almacenar un documento de Word.
Importante : Recuerde que el nombre que le de al documento no puede ser el mismo
que le dio a los datos ya que de hacerlo as eliminara el archivo que contiene los
registros de informacin.
El ltimo paso que le queda ahora es combinar la carta con los datos, lo cual podr
hacerlo de tres formas diferentes:
Combinar en un nuevo documento

Esta opcin generar un documento que contiene todas las cartas que se creen
como resultado de combinar cada uno de los registros de su base de datos con
la carta modelo. As por ejemplo si la base de datos contiene 200 registros el
nuevo archivo contendra 200 pginas, y cada una de ellas sera una carta
personalizada a cada uno de los individuos de su base de datos.
Este procedimiento se suele utilizar cuando son pocas cartas y adicionalmente
se desea incluir algn tipo de retoque personal en algunas de ellas,
imprimindose a continuacin.
El archivo obtenido con este procedimiento no se graba usualmente ya que
usted como resultado de un mailing almacena la carta y la base de datos como
archivos independientes, por lo cual, en cualquier momento pude volver a
realizar el proceso de combinacin y por tanto no existe la necesidad de
ocupar espacio en disco con una informacin duplicada.
Combinar al imprimir
Esta opcin lleva directamente la combinacin a la impresora. Es la que se
utiliza normalmente para obtener los resultados del mailing, ahorrando la
necesidad de realizar el paso anterior.
Combinar
Mostrar en pantalla la ventana de combinacin de correspondencia, en la
cual podr definir determinados parmetros de cmo tiene que ser llevada a
cabo la combinacin.
Finalmente si opta por cerrar el documento se encontrar con que Word le
recuerda que no grab el archivo de datos. Pero, no lo grabamos al principio
del proceso? Recuerde que slo grab la estructura y posteriormente
introdujo los datos, de ah que Word le muestre la pregunta.
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Evidentemente si no quiere perder todos los datos introducidos deber pulsar

el botn de S.
El problema del gnero

Uno de los errores que aparecen frecuentemente en los mailings es la utilizacin de
expresiones como:"Estimado/a", "Amigo/a", "Vecino/a". Recuerde que uno de los
objetivos principales de un mailing es que la persona que recibe la carta piense que
ste fue dirigido a l personalmente, con lo cual las opciones mencionadas no
encajan muy bien con el propsito.
Para solucionar este problema, usted puede optar a dos soluciones.
soluciones
Por un lado utilizar trminos indeterminados los cuales no tengan gnero. Esto no
siempre es posible ya que hay palabras que no tienen sinnimos indeterminados.
El segundo procedimiento es ms laborioso pero sus resultados son los correctos. Si
analiza las palabras que tienen gnero en castellano, comprobar que un elevado
nmero de ellas forman el masculino en "o" y el femenino en "a". Esto simplifica el
mtodo reducindolo a slo incluir la terminacin de la palabra. Expliqumoslo
detenidamente y paso a paso.
Su gran problema es que el ordenador sea capaz de poner la terminacin "o" para las
palabras en masculino (estimado
o, amigo
o, vecino
o) y la terminacin "a" para las
palabras en femenino (estimadaa, amigaa, vecinaa).
Para ello cuando creemos la ficha de datos crearemos un campo adicional al que
denominaremos "Gnero" y que rellenaremos con la terminacin "o" en las fichas de
los hombres y "a" en las fichas de las mujeres.
Posteriormente cuando se encuentre escribiendo la carta y aparezca una palabra que
tiene gnero, escribiremos toda la palabra menos la terminacin. En su lugar
introduciremos el campo gnero. El resultado sera algo como lo siguiente:
Esto har que al combinar la carta y los datos Word sustituya el campo gnero por su
valor (o/a). Con lo cual aparecer Estimado en los hombres y Estimada en las
mujeres.
Si...Entonces...Sino...
Es posible que usted haya pensado ya, que lo explicado anteriormente no sirve en
todos los casos, y que hay muchas palabras que no forman el masculino en "o" ni el
femenino en "a". Ejemplos de estas palabras son Actor/actriz, Sr./Sra., Don/Doa.
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En este caso tendremos que recurrir al botn "insertar campo Word" el cual abrir
un desplegable con mltiples opciones, entre las cuales se encuentra la opcin
"Si...Entonces...Sino...". Seleccinela y aparecer en pantalla al siguiente ventana:
Esta ventana le permite aplicar una condicin en su documento, de tal forma que en
caso de cumplirse la condicin Word introducir un texto, en caso contrario
introducir otro diferente. Asocie esto que acabamos de explicar al campo gnero
que ya tiene y se dar cuenta que por medio de ste podr solucionar el problema del
gnero para cualquier palabra.
Por ejemplo suponga que usted desea que el ordenador coloque Don o Doa y que
usted slo introdujo el campo gnero. El proceso a seguir para que Word le
introduzca el saludo apropiado ser el siguiente:
Abra el desplegable de Nombre de campo y seleccione el campo gnero. A

continuacin en el recuadro de comparacin no deber cambiar nada ya que
la relacin "Igual a" es perfecta para nuestros propsitos. En "Comparado con"
escogeremos el trmino que nos servir para que el ordenador distinga entre
hombres y mujeres. Recuerde que en este caso rellenamos el campo con "a" y
"o". Escriba por ejemplo una "o".
En el apartado "Insertar este texto" deberemos escribir la expresin que Word

debe mostrar en el caso de que el campo gnero del registro en combinacin
coincida con el texto introducido en "Comparado con". En nuestro caso el
texto deber de ser "Don".
Por ltimo en el apartado "Sino insertar este otro", escribiremos la expresin

que debe figurar en el caso de que el dato introducido en "Comparado con" no
coincida con el campo gnero del registro en combinacin. En nuestro caso el
texto ser Doa. Pulse aceptar y Word aplicar directamente la expresin
correspondiente al registro activo en ese momento.
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Si usted se equivoca al realizar la expresin "Si...Entonces...Sino...", no podr

corregirla, tendr que eliminarla y volverla a hacer de nuevo.
El uso de este campo de Word no slo se limita a solucionar el problema del gnero
en las palabras, sino que por el contrario le permitir establecer todo tipo de
condiciones en sus documentos de "combinacin de correspondencia".
Mailing de etiquetas
El mailing de etiquetas no es muy diferente al explicado anteriormente, pero dada la
importancia que tiene, aprovecharemos para explicarlo al mismo tiempo que
desarrollamos un caso prctico en el que utilizaremos el fichero de datos que se cre
en el apartado anterior.
Para empezar seguiremos el mismo procedimiento que en el apartado anterior, es
decir, seleccionaremos la opcin Combinar correspondencia del men de
Herramientas.
A continuacin pulsaremos el botn Crear del apartado de Documento principal y
dentro del men que se abre seleccionaremos al opcin Etiquetas postales.
Una vez hecho esto, Word preguntar si deseamos dirigir el documento hacia un
nuevo documento o utilizaremos el abierto por defecto. La seleccin ser la misma
que hemos visto antes, o sea, el documento en uso.
Como resultado de lo anterior Word nos devolver a la pantalla principal de
combinar correspondencia, en la cual, seleccionaremos Obtener datos. En el men
de posibilidades que Word nos abre, escoger ahora Abrir origen de datos y
seleccionaremos el nombre del archivo de datos que creamos anteriormente.
Cuando lo haya hecho Word nos preguntar por el diseo del documento principal.
Seleccionaremos el tipo etiqueta que ser el que utilicemos en la combinacin. Una
vez hecho esto, pulsamos el botn aceptar y Word nos introduce en una nueva
pantalla en la que podremos definir los campos que componen la etiqueta.
Una vez terminada al definicin de la etiqueta pulse el botn aceptar y Word le
devolver nuevamente a la pantalla principal de Combinar correspondencia. Pulse el
botn combinar y ste le llevar a la ventana de Combinar que ya se explic
anteriormente. Seleccione los parmetros apropiados y vuelva a pulsar combinar. El
resultado ser un nuevo documento que contiene las etiquetas de sus cartas ya listas.
Imprmalo y si lo desea, gurdelo o slo guarde el documento maestro de etiquetas,
ya que el archivo de datos no recibi cambios como resultado del proceso.
Sobres y etiquetas
La opcin sobres y etiquetas es una pequea utilidad que le permite realizar de forma
fcil y rpida un sobre o etiqueta a travs de Word. Su funcionamiento es muy
simple como veremos a continuacin.
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Sobres
Si hace uso de esta utilidad puede encontrarse con un pequeo problema. Word
escribe los datos del destinatario y del remitente en la parte frontal del sobre, no
hacindolo como habitualmente se realiza en Espaa, es decir, colocando el
destinatario en la parte delantera y el remitente en la parte posterior.
En esta utilidad usted deber rellenar el recuadro de Direccin con los datos del
destinatario y el recuadro Remite con los del remitente.
En el caso del Remite si usted introduce un remitente que Word desconoce, el
programa le preguntar si desea colocarlo como el Remite predeterminado, es decir,
el que colocar por defecto cada vez que utilice esta herramienta.
Igualmente en el caso del remitente podr marcar la casilla Omitir si no desea que
Word aplique el remite al sobre que desea imprimir.
Vista Previa
Permite ver la forma en modo general en la cual Word imprimir su sobre. Si hace
clic sobre ella aparecer una ventana en la que podr definir el tipo de sobre que va a
utilizar y la distancia desde los mrgenes izquierdo y derecho tanto del remite como
del destino de su sobre.
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Papel
Al igual que en el caso anterior le
permite ver la forma en la que debe
disponer sus sobres en la impresora.
Si hace un clic sobre la imagen
aparecer una pantalla similar a la
siguiente:
Desde
esta
pantalla
podr
seleccionar la bandeja desde la cual
deber arrastrar los sobres y la
disposicin
en
que
estarn
colocados.
Agregar al documento
Incorpora el Remite y
destinatario al documento
pantalla.
el
en
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Opciones
Este botn le lleva a las pantallas de vista previa y papel.
Etiquetas
Esta opcin le permitir generar una etiqueta o una pgina de etiquetas con la misma
informacin para todas. Su cometido es facilitarnos realizar etiquetas con nuestro
remite o etiquetas para una direccin a la que solemos escribir con cierta frecuencia.
El recuadro Usar direccin de remite le permite rellenar la etiqueta con el contenido
guardado como Remite por defecto.
Una vez haya introducido los datos y realizado los cambios que desee, pulse el botn
imprimir para sacar su etiqueta/as por impresora.
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Imgenes
ndice de lecciones
1. Insertar una imagen
2. Modificar las imgenes
3. WordArt y Autoformas
4. Efectos
Objetivo del tema

Aprender a insertar imgenes y colocarlas apropiadamente dentro del documento, ajustando el
texto alrededor de la imagen y haciendo uso de todas las posibilidades que Word nos ofrece para
el tratamiento de imgenes
Insertar una imagen

Word cuenta con la ventaja de que adems de tratar textos se puede trabajar con
imgenes. Esto nos permite ilustrar textos, lo que realza en gran medida la calidad de
nuestros trabajos.
Insertar una imagen prediseada

Si queremos insertar una imagen prediseada, es decir, una imagen que nos
proporciona el propio programa, debemos acudir al men Insertar, Imagen y de ah a
Imgenes prediseadas, tal y como podemos ver en la siguiente imagen:
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Una vez hayamos seguido estos pasos entraremos en un men de Imgenes

prediseadas. El catlogo de imgenes prediseadas que nos ofrecen es bastante
amplio. Qu tenemos que hacer si queremos insertar una de estas imgenes en
nuestro documento?
Una vez que hayamos elegido la imagen, si hacemos clic sobre ella nos conducir a
un subcatlogo de imgenes relacionadas con el tema elegido. Si hacemos clic sobre
la imagen del subcatlogo Word nos muestra las cuatro posibilidades que tenemos de
trabajar con dicha imagen: insertar clip, vista previa del clip, agregar clip a favoritos
o a otra categora, buscar clips similares.
Si optamos por la opcin Insertar clip, la imagen se insertar directamente justo en el
lugar donde tengamos en ese momento el cursor del ratn en nuestro documento.
Una vez tengamos la imagen pegada en el documento, podemos trabajar con ella
como queramos. Podemos variarla de tamao, rellenarla de color, ajustarla al texto,
superponerla al texto, etc. Para ello, tenemos que hacer clic con el ratn sobre la foto
para que nos salga el siguiente cuadro:
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Insertar una imagen desde un archivo

Adems de trabajar con imgenes prediseadas, disponemos de la posibilidad de
insertar una imagen que tenemos guardada en nuestro ordenador. Para ello tenemos
que seguir la siguiente ruta: nos iremos a Insertar, Imagen y Desde Archivo.
Esta ruta nos gua directamente al disco duro de nuestro ordenador, donde podremos
buscar la imagen que previamente tendremos que tener guardada.
guardada
Modificar las imgenes

Cambiar el tamao de una imagen
Para variar la imagen de tamao sin utilizar el cuadro de Formato de imagen
tambin podemos hacer clic sobre la imagen. sta nos aparecer enmarcada: si
ponemos el ratn sobre uno de los cuadrados nos aparece una flecha. Esto significa
que sin dejar de pulsar el ratn podremos expandir o contraer la imagen a voluntad.
Desplazar una imagen

Adems de variar su tamao, tambin podremos mover la imagen por cualquier parte
del documento. Para hacerlo, colocamos el cursor del ratn sobre la imagen
seleccionada. Nos aparecen cuatro flechitas que nos indican que la imagen est lista
para ser movida. Sin dejar de pulsar el ratn, podremos llevar la imagen hasta donde
queramos.
-79-
Gooachi.com
Ajustar texto e imgenes

Word va ms all y, adems de poder insertar imgenes nos ofrece la posibilidad de
interactuar con el texto, es decir, podemos ajustar texto e imgenes e incluso
superponerlas.
Para ello, una vez tengamos insertada la imagen debemos irnos al cuadro anterior de
Formato de imagen (haciendo doble clic sobre la misma imagen) y a Diseo. Aqu se
nos ofrecen las siguientes variantes:
Estilos
Estilos de ajuste
En lnea con el texto
Cuadrado
Estrecho
Detrs del texto
Delante del texto
Poniendo un ejemplo, vamos a insertar una imagen con el estilo de ajuste Cuadrado.
Quedara as:
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Fjese con este ejemplo las enormes posibilidades que ofrece esta aplicacin.
Copiar una imagen

Un documento de Microsoft Word es un s mismo una gran imagen. Podemos
capturar el documento que tengamos abierto y convertirlo en una imagen. Lo nico
que tenemos que hacer es apretar la tecla [Impr Pant], que se encuentra en el teclado
al lado de la tecla [F12]. De esa manera tenemos copiada la imagen. Para verla se
necesita un programa trate imgenes. Si abrimos en ese programa un nuevo
documento podemos copiar la imagen que hemos capturado de Word.
Recortar una imagen

Podemos recortar una imagen que tenemos insertada en el documento de Word.
Para ello hay que abrir el cuadro Formato de imagen y buscaremos el botn Imagen.
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Como podemos observar, tenemos la opcin de recortar dndole unos valores en

centmetros a la imagen: podemos recortar por la izquierda, por la derecha, hacia
arriba o hacia abajo. Tambin poseemos un control de imagen, que nos permite dar
ms brillo, contraste y cambiar el color de la imagen que tenemos en el documento.
Bordes para las imgenes

Las imgenes tambin pueden llevar bordes. En este caso procederemos de igual
forma como lo haramos con un prrafo o con una tabla. nicamente tendremos que
seleccionar la imagen y dirigirnos al men Formato , Bordes y sombreado. Aqu
podemos elegir el borde que queremos que lleve la imagen y aplicarlo. Nuestra
imagen aparecer con el borde elegido. De la misma manera, podremos sombrear
una imagen. Veamos el ejemplo:
-82-
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La barra de herramientas Dibujo

Adems de imgenes, Word nos permite crear nuestros propios dibujos en un
documento. Para ello es fundamental conocer y experimentar con la barra de
herramientas Dibujo.
Para acceder a esta barra, hay que buscar el icono Dibujo que se encuentra en la
parte superior del men.
Una vez que accedamos a la barra, ya podemos dibujar lo que necesitemos. Un
ejemplo sera el siguiente:
Con esta funcin conseguimos una gran versatilidad y podemos personalizar

nuestros textos.
WordArt y Autoformas
WordArt
WordArt nos permite insertar textos artsticos, es decir, con fuentes estilsticas. Para
acceder a WordArt, tenemos que ir al men Insertar, Imagen, WordArt. Nos
aparecer el siguiente cuadro:
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Gooachi.com
Como podemos observar, el nmero de estilos WordArt es amplio y variado. Ahora

slo tenemos que elegir el que ms se ajuste a nuestras necesidades. Cuando lo
elijamos nos aparecer el siguiente cuadro:
Nos da la posibilidad de elegir entre varios tipos de fuente, el tamao, negrita o

cursiva... Procederemos a escribir el texto que queramos:
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Esto podra ser un ejemplo de un texto artstico en WordArt.
Autoformas
Las autoformas sirven para decorar nuestro documento. Para llegar a ellas tenemos
que ir al men Insertar, Imagen y Autoformas. Llegaremos a la siguiente barra de
herramientas.
Con estas formas podremos decorar un documento. Veamos otro ejemplo:
Como se puede observar, las opciones son mltiples.
Cuadros de texto
Una forma hbrida entre la imagen y el texto son los cuadros de texto. Para acceder a
ellos, nos dirigimos al men Insertar y buscamos Cuadro de texto.
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Al acceder a dicha funcin, el cursor del ratn se convierte en una cruz. Cmo
debemos operar? Si pinchamos en el documento y arrastramos el ratn vemos que se
nos formar un cuadro de texto. Cuando dejemos de arrastrar, se formar el cuadro
propiamente dicho, que estar listo para que escribamos en l.
La caracterstica principal de este cuadro de texto es que puede ser tratado como una
imagen, puede desplazarse libremente por el documento, y, adems, podemos
escribir en l.
Efectos
Efectos tridimensionales
Uno de los efectos ms efectivos, valga la redundancia, son los efectos
tridimensionales. Parra llegar hasta ellos tenemos que abrir la barra de herramientas
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de Dibujo. El ltimo icono es 3D. Si tenemos una figura o imagen seleccionada lo

tendremos activo. Nos aparecer lo siguiente:
Con dicha barra de herramientas podremos crear efectos en tres dimensiones, como
el que proponemos en el ejemplo:
Nuevamente vemos las grandes posibilidades que ofrece Word. No slo podemos
escribir, sino que adems lo podemos hacer de una forma atractiva.
Sombras
Se trata de un efecto complementario al dibujo. Para poder trabajar con sombras, hay
que acudir al icono Dibujo. En la barra de herramientas tenemos un icono de
Sombra. Para emplearlo, tenemos previamente que tener dibujada una figura. Una
vez dibujada, podremos completarla con efectos de sombra.
Con dicha barra podemos insertar una sombra, empujarla hacia arriba, hacia abajo,
hacia la izquierda o hacia la derecha y aplicarle el color que deseemos.
Vamos a ver un ejemplo de sombra:
La sombra es otro de los elementos de decoracin que permite usar Word.

Consejo:
Consejo: Utiliza estos efectos con moderacin. Un uso abusivo puede convertir tu
documento en algo catico. Ten siempre presente que el diseo est al servicio de la
informacin y no al revs.
-87-
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