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Facilidade de uso
Suporte tcnico
Adequao
Segurana
Facilidade de instalao
A instalao do SophiA Biblioteca simples e
rpida, podendo ser feita pelo
prprio cliente.
Descritivo
Cadastro do acervo
Devido s especificidades de cada tipo de material, dividimos o cadastro do acervo em 3 partes: cadastro de
obras, peridicos e legislaes.
Cadastro de Obras
Em Obras, possvel armazenar e acessar dados sobre itens em qualquer suporte de seu acervo (CD, Fita
de vdeo, hemeroteca etc. ) Tudo organizado de forma que voc tenha acesso s informaes de maneira
rpida e descomplicada. A visualizao das informaoes do registro normalizada de acordo com o AACR2
(Anglo American Cataloging Rules). Para acrescentar novos intens ou fazer alteraes, o SophiA dispe de
planilhas onde facilmente e rapidamente voc pode trabalhar. Possui busca simples e avanada.
Na parte inferior da tela, so registradas informaes sobre os exemplares, com o nmero de exemplares
referentes ao ttulo em destaque no grid, forma de aquisio, situao do exemplar, localizao dentre
outras informaes.
Acima, est o Grid com todas as obras encontradas para a pesquisa feita no acervo. Ao lado, a descrio do
item, indicado pela setinha no grid, visualizada segundo padres e normalizaes da biblioteconomia.
O SophiA tambm permite a associao de mdias como imagens, arquivos de udio ou at mesmo vdeos
a uma obra. Estas mdias podero ser acessadas pelos usurios da biblioteca no ato de consulta do
acervo, ilustrando e complementando as informaes sobre as obras.
Para o cadastro de mltiplos exemplares, no necessrio redigitar os dados. O SophiA realiza esta tarefa
automaticamente, poupando tempo e esforo.
possvel, tambm, cadastrar analticas de uma obra, descrevendo captulos e contedos recuperveis
pelo usurio. Alm disso, o sistema controla as reservas, criando uma lista de usurios interessados em
determinada obra.
Outro recurso do SophiA a possibilidade de diviso do acervo em mltiplas bibliotecas, atravs da
definio do local do exemplar.
Cadastro de Peridicos
O Cadastro de Peridicos permite o cadastro e o acesso a dados sobre revistas, jornais, boletins e artigos
que eventualmente constem nestes materiais. Controle de assinaturas.
Ele controla nmeros e artigos de peridicos, armazenando para cada peridico seus nmeros sem
necessidade de redigitao. A apresentao dos nmeros de cada exemplar feita de forma bastante
amigvel, permitindo a visualizao cronolgica dos nmeros.
Para aquelas publicaes adquiridas por assinatura possvel especificar o nome e o cdigo de assinante,
o valor e o perodo de assinatura. Pode-se at imprimir um relatrio de assinaturas ordenado
cronologicamente.
Assim como no cadastro de obras, define-se tambm dados sobre a aquisio do exemplar.
As buscas por peridicos podem ser feitas com base em um dos critrios a seguir ou atravs de uma
combinao deles: nmero de tombo, dia de tombamento, data de aquisio do exemplar, localizao, ttulo,
editora, assuntos e autores de artigos da revista, etc.
Informaes cadastradas
Ttulo, subttulo, classificao, editora, not. autor, local de publicao, periodicidade, idioma, ISSN, tamanho,
prazo de emprstimo, assuntos abordados, nome do assinante do peridico, cdigo de assinante, valor
pago pela assinatura, perodo da assinatura, observaes, ano, volume e nmero da edio, nmero de
tombo, data de tombo e perodo de circulao.
Relatrios gerados
Informaes de peridicos, ordenadas por ttulo, periodicidade ou assinatura;
Etiquetas;
Informaes de nmeros (exemplares) de peridicos, ordenados por nmero, situao ou ttulo;
Seleo do relatrio de exemplares pela situao do exemplar (todos, emprestados, disponveis,
reservados);
Artigos do nmero.
Pode-se imprimir a etiqueta de uma obra especfica, de todos os exemplares de uma obra ou optar por
imprimir a etiqueta de todas as obras filtradas previamente, de uma s vez.
Cadastro de usurios
O cadastro de usurios permite que voc armazene e acesse informaes teis sobre os clientes da sua
biblioteca.
Na coluna do lado esquerdo da tela, voc seleciona um usurio especfico (ou realiza uma busca por nome).
Do lado direito, tem-se acesso aos dados pessoais do usurio, cadastrados previamente. Logo abaixo,
possvel visualizar a ficha de circulaes do freqentador, com o nmero de tombo das obras, previso e
data de entrega e data de emprstimo.
Uma das principais qualidades do SophiA a possibilidade de personalizao, permitindo ao software
atender as necessidades especficas das instituies. No cadastro de usurios, por exemplo, existem 9
campos e 4 tabelas que voc pode usar para armazenar outros dados que a sua biblioteca precisar.
Em Sanes, o operador do sistema tem acesso ao nmero de vezes que o usurio da biblioteca atrasou o
retorno de livros, pode aplicar multas e realizar o pagamento delas e at mesmo bloquear o usurio at uma
data definida. Assim, evita-se o emprstimo de obras aos alunos que sempre atrasam as devolues.
O Cadastro de Usurios tambm permite que voc associe uma imagem (foto) ao cadastro, permitindo ao
bibliotecrio uma rpida e acurada identificao dos usurios.
As informaes cadastradas no sistema podero ser utilizadas depois, na criao de carteirinhas para os
usurios da biblioteca.
Informaes cadastradas
Nome, tipo (aluno, estagirio, ex-aluno, funcionrio, ncleo de pesquisa avanada ou professor), cdigo,
endereo, bairro, telefone, cidade, CEP, e-mail, nmero do documento, sexo, data de nascimento, curso,
cargo, turma, multa acumulada, data de bloqueio e observaes.
Relatrios gerados
Informaes de usurios, em listagem (dados bsicos) ou formato ficha completa (todas as
informaes);
Ficha de circulao;
Etiquetas (identificao e endereamento);
Carteirinha.
Controle de Circulao
O Controle de Circulao do SophiA gerencia informaes relacionadas a emprstimos e devolues. Com
um clique do mouse, possvel visualizar todos os exemplares emprestados ou atrasados. Para os
atrasados, possvel emitir cartas de cobrana personalizadas e etiquetas de endereamento de maneira
fcil e rpida, com dados obtidos automaticamente do sistema.
O SophiA tambm permite o bloqueio de usurios por indisciplina ou por outros motivos, alm de gerar
recibos de emprstimo (em uma ou duas vias) e de pagamento de multas.
No ato de devoluo do exemplar, o SophiA automaticamente apresenta o nmero de dias em atraso, a
multa e o prazo de bloqueio.
Todo o processo de leitura de dados de usurios e dos exemplares pode ser simplificado e otimizado, com a
utilizao de uma leitora de cdigo de barras.
Para atender necessidades especficas de cada biblioteca, desnvolvemos o SophiA pensando nas
possiblidades de personalizao. Seguem os campos que podem ser configurados pelo bibliotecrio:
Prazo de devoluo de obras e peridicos. Possibilidade de controle individual de cada obra ou
peridico;
Nmero mximo de exemplares que podem ser retirados por tipo de usurio (os tipos so definidos pelo
bibliotecrio);
Prazo de carncia;
Utilizao de multas monetrias e bloqueios de emprstimo;
Definio dos valores de multa por tipo de usurio;
Definio do prazo de bloqueio por tipo de usurio;
Controle de bloqueio pode ser definido em funo dos dias de atraso.
Relatrios gerados:
Estatstica de circulao;
quem foram os X melhores leitores em um determinado perodo? X parametrizado pelo
bibliotecrio;
quais foram os X ttulos que mais foram retirados em um determinado perodo?;
Circulao de exemplares por situao: (todos, emprestados e atrasados);
Ordenao dos relatrios por nome do usurio, data de emprstimo e data prevista de devoluo;
Cartas de cobrana personalizadas (ttulo atrasados, tempo de atraso, etc.).
Relatrios
Um dos processos mais importantes porm mais demorados da administrao de uma biblioteca a criao
de relatrios. Com o SophiA, voc cria e imprime, em poucos segundos, relatrios completos que lhe daro
uma visao clara da situao da sua biblioteca.
Todos os relatrios gerados pelo SophiA podem ser enviados pela internet, atravs de e-mail ou
exportados para diversos formatos de documentos, como Word, Excel, HTML e TXT.
Estatsticas do acervo
O tamanho do acervo e estatsticas de circulao da biblioteca podem ser consultados a qualquer hora,
rapidamente. O SophiA realiza a contagem automtica de exemplares e ttulos.
Auditoria do sistema
O SophiA mantm registro de todas as operaes efetuadas pelos usurios do sistema, permitindo que o
supervisor facilmente identifique todas as operaes realizadas por um certo usurio no sistema ou quem
realizou determinada operao.
Mdulo Jurdico
Este mdulo permite o cadastro de legislaes e se apresenta como uma aba na tela principal, entre
peridicos e usurios.
Este mdulo permite o cadastro de normas (tabela adicional) tais como legislao, decretos-lei, dentre
outros, o nmero da norma, datas de edio e publicao, ementa, autores e assuntos relacionados.
H ainda o controle de alteraes na norma, que permite a descrio e o relacionamento com documentos
externos, tais como pginas HTML, documentos Word, Excel, PDF, dentre outros. Como exemplo, tomemos
um decreto-lei que possui vrias alteraes editadas como medidas provisrias e outros, relacionados no
Dirio Oficial da Unio (DOU). Estas alteraes podem redirecionar diretamente pagina do DOU que
contm a alterao, ou um documento Word mantido no escritrio.
Os ttulos no grid esquerdo da tela apresentam as normas seguidas dos respectivos nmeros.
Este mdulo permite a busca por vrios campos do cadastro e altera o terminal de consultas verso rede
para permitir a busca por norma e nmero.
possvel realizar pesquisas a partir do gerenciador, com uma interface amigvel. Os registros encontrados
so apresentados no formato MARC e o usurio poder facilmente importar estes registros para a base do
SophiA.
No terminal de consulta, o bibliotecrio poder habilitar seus clientes a pesquisarem em bases Z39,
permitindo que o cliente faa sugestes de aquisio com base nos registros encontrados. Por estar
totalmente integrado ao SophiA, o uso do protocolo Z39.50 ao bibliotecrio transparente e muito eficiente.
Mdulo Inventrio
Mdulo separado, em que o bibliotecrio registra os existentes em sua biblioteca (atravs da leitura por
cdigo de barras), e depois exporta essas informaes para o mdulo gerenciador.
Com estas informaes, o Sophia pode emitir relatrios do inventrio do sistema, com listagem de todos os
exemplares existentes na biblioteca, mas no cadastrados no sistema e de todos os exemplares
cadastrados no sistema, mas no localizados na biblioteca.
por biblioteca,
Relatrios do MEC e consultas ao acervo podem ser relizados considerando toda a rede de bibliotecas ou
pelo filtro de uma unidade da rede.
Ainda possvel configurar o sistema com polticas de emprstimo, sanes, multas, bloqueios, reservas
etc localmente por unidade de biblioteca, permitindo q ue cada biblioteca da rede mantenha caractersticas
particulares.
Atravs do Mdulo CCN do SophiA possvel, para as bibliotecas participantes da rede, enviar de forma
simples e automtica dados de coleo para o Ibict, bem como armazenar informaes exigidas pelo CCN
para ttulos de peridicos. (ttulo anterior, posterior, equivalente, qualificador do ttulo, cdigo CCN etc).
Permite ainda gerao de relatrio que permite visualizar de forma compacta coleo completa de
peridicos de cada biblioteca, seguindo o padro TTULO ANO VOLUME(NMEROS).
Cidade
SO PAULO
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Telefone
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3315-0986
3252-4033
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3722-9600
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