RESUMO ARQUIVOLOGIA

ARQUIVO
A palavra arquivo um termo polissmico, com quatro significados. So
eles:
1. Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma entidade
no decorrer de suas funes;
2. Mvel destinado guarda desses documentos (armrio, estante,
etc.);
3. Edifcio, ou parte deste (sala, andar) destinado guarda de
documentos;
4. Unidade administrativa, prevista em organograma institucional, com
a responsabilidade de gerenciar e guardar documentos (setor de
arquivo, diviso de arquivo, departamento de documentao, etc.).
importante tambm saber que a funo do arquivo tornar disponvel e
acessvel os seus documentos.
DOCUMENTO
O documento, em seu conceito mais bsico, a informao registrada em
um suporte. Ento, para termos um documento, so necessrios dois
elementos:
1. Informao: o conhecimento, a mensagem, a ideia que se deseja
transmitir.
2. Suporte: o material fsico onde est registrada a informao.
Podemos concluir, por uma frmula bem simples:
INFORMAO + SUPOTE = DOCUMENTO
Porm, para pertencer a um arquivo o documento tem que ter sido
resultado, consequncia, produto de uma ao referente atividade da
instituio.
o que preceitua a Lei n 8.159/91 (Lei dos Arquivos):
Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos
ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, EM DECORRENCIA DE SUAS
ATIVIDADES.
Mas, alm de ser fruto de uma atividade, o documento de arquivo deve ser
capaz de provar, testemunhar que a referida atividade realmente
aconteceu.
rgos de Documentao
Arquivo
O arquivo guarda documentos com finalidades funcionais. Os documentos
de arquivo so ACUMULADOS de forma orgnica e natural, geralmente em
exemplar nico ou limitado nmero de cpias ou vias. Os documentos que
tratam do mesmo assunto ou assuntos correlatos so mantidos como um
conjunto, e no como peas isoladas. Por isso o documento de arquivo
possui muito mais valor quando inserido em seu conjunto do que fora dele

(carter orgnico). Os documentos so unidos pela sua origem ou

provenincia. O arquivo rgo receptor e seu pblico so os
administradores (ou quem tenha produzido seus documentos) e
pesquisadores. Sua funo provar e testemunhar.

Biblioteca
A biblioteca conserva documentos com finalidades educativas e culturais.
Seus documentos so obtidos por compra, doao ou permuta de diversas
fontes. So tratados como peas isoladas. Aqui, os documentos so
colecionados. Seu pblico so estudantes e pesquisadores em geral. Sua
funo instruir e educar.
Centro de documentao/informao
Agrupa qualquer tipo de documento de qualquer fonte, sendo necessria
uma especializao para que funcionem de forma eficiente. Seus
documentos geralmente so reprodues (audiovisuais) ou referncias
(base de dados). Sua finalidade simplesmente informar.
Museu
Guarda documentos com a finalidade de educar e entreter. Por serem
objetos, seu documentos so classificados como tridimensionais.
CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS
Classificao quanto entidade mantenedora: podem ser pblicos
ou privados.
Os arquivos pblicos so aqueles produzidos por documentos de carter
pblico. So de responsabilidade do Estado e devem estar disponveis para
consulta por parte dos cidados, exceto os documentos de carter sigilosos.
Os arquivos privados so aqueles mantidos por pessoas fsicas ou por
instituies de carter privado. No obrigatria a sua disponibilidade para
consulta da sociedade, contudo, existe a possibilidade de esses arquivos
serem declarados de interesse pblico, por meio de decreto presidencial
atravs de parecer favorvel do CONARQ. Caso isso ocorra, seu mantenedor
ter o dever de zelar pelos documentos e deix-los disposio do Estado.
Classificao quanto natureza dos documentos: podem ser
classificados em especiais ou especializados.
Os arquivos especiais guardam documentos em suportes variados
precisando de cuidados especiais. Os documentos so diferenciados
considerando primeiro o suporte e depois utiliza-se outros critrios para a
sua organizao.
Os arquivos especializados ou arquivos tcnicos so aqueles que guardam
arquivos de determinado assunto considerando primeiramente o assunto
para a sua organizao.

Classificao quanto a extenso de atuao: podem ser setoriais ou

centrais
Os setoriais so alocados prximos aos seus produtores e interessados
diretos. Utilizado por empresas de grande porte, com grande nmero de
departamentos ou de estrutura administrativa complexa.
Os arquivos centrais guardam todos os documentos de uma entidade em
um s lugar. Utilizado por empresas pequenas ou com estruturas
administrativas simples.
importante ressaltar que esta classificao se aplica somente aos arquivos
correntes! Somente estes podem ser divididos em setorial ou geral.
Classificao quanto aos estgios de evoluo: os arquivos podem
ser correntes, intermedirios ou permanentes.
Os arquivos correntes so aqueles que guardam documentos
constantemente utilizados por seus produtores, ou que sejam objetos de
consultas frequentes. A Lei de Arquivos assim conceitua documentos de
arquivos correntes: aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao,
so objeto de consultas frequentes.
Os arquivos intermedirios so aqueles que guardam documentos que no
so mais objeto de consultas frequentes, mas aguardam cumprimento de
prazos legais, ou que ainda sejam prova de direitos e obrigaes. A Lei de
Arquivos assim define os documentos de arquivos intermedirios: aqueles
que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de
interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para
guarda permanente.
Os arquivos permanentes so aqueles que guardam documentos que no
tem mais valor administrativo, mas pelo seu contedo ou pelo assunto de
que tratam, tem grande relevncia para a Histria ou para a Cultura, e por
isso devem ser guardados por tempo indeterminado. A Lei de Arquivos
define assim os documentos de arquivo permanente: conjuntos de
documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser
definitivamente preservados.
CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS
Quanto ao Gnero: os documentos podem ser textuais (ou escritos),
iconogrficos, sonoros, filmogrficos, informticos (ou digitais), cartogrficos
e microgrficos.
Textuais ou escritos so aqueles que apresentam a informao de modo
escrito ou em forma de texto. Exemplo: carta, relatrios, certides, atas,
etc.

Iconogrficos so aqueles que apresentam a informao em forma de

imagem esttica. Exemplo: fotografia, desenhos, gravuras, diapositivos
(slides), etc.
Sonoros so aqueles que apresentam a informao em foram de som ou
udio. Exemplo: disco de vinil, escuta telefnica, sons gravados em fitas
cassete.
Filmogrficos so aqueles que apresentam a informao em forma de
imagens dinmicas ou em movimento (sem som). Exemplo: filmes de
cinema mudo.
Audiovisuais so aqueles que apresentam a informao em forma de
imagens dinmicas ou em movimento (com som). Exemplo: filmes em VHS.
Notem que a diferena
entre estes e os filmogrficos sutil, sendo apenas a presena ou ausncia
de som!
Informticos, eletrnicos ou digitais so aqueles gravados em meio
digital, e por isso necessitam de equipamentos eletrnicos para serem lidos.
Exemplo: som no formato MP3, arquivo de texto do Word, filmes em formato
DVD, etc.
Cartogrficos so aqueles que cuja informao representa, de forma
reduzida, uma rea maior. Exemplo: mapas, plantas, perfis, etc.
Microgrficos so aqueles apresentados no suporte microfichas, resultados
do processo de microfilmagem. Trataremos da microfilmagem em nossa
ltima aula do curso.
Ateno: possvel, e j ocorreu antes, que a banca considere o gnero
cartogrfico como uma espcie de subgnero do iconogrfico, pois ambos
apresentam imagens estticas. Portanto fiquem atentos: caso isso ocorra,
se no tiver nada mais que torne o item falso, estar correto.
Quanto Espcie/Tipologia Documental: os documentos so classificados de
acordo com seu aspecto formal (aparncia que assume de acordo com as
informaes) e sua funo (o objetivo para o qual o documento foi
produzido).
Ex: Contrato.
Para saber a tipologia documental, ou simplesmente tipo, acrescentamos a
funo. No caso do contrato, acrescentamos, por exemplo, aluguel de
imvel. Ento a funo do contrato realizar um acordo de aluguel de
imvel.
muito importante tambm conhecer dois outros conceitos: formato e
forma.
O formato a configurao fsica que o suporte assume. Ex: livro, caderno,
folheto, cartaz, etc.

A forma o estgio de preparao do documento, o seu estado de produo

atual. Ex: rascunho, minuta, original e cpia.
Quanto Natureza do Assunto: os documentos podem ser ostensivos (ou
ordinrios) ou sigilosos.
Ostensivos ou ordinrios so os que podem ser de conhecimento geral.
Sigilosos possuem o contedo de conhecimento restrito.
Esses documentos s podem ser consultados pelo seu destinatrio ou de
pessoa autorizada.
Ateno: Quando um documento pertencer a um dossi, conjunto ou
processo for classificado em um grau de sigilo, todo conjunto ser
classificado no mesmo grau de sigilo mesmo que no tenha informaes
deste carter.
Princpios Arquivsticos
Princpio da Provenincia ou do Respeito aos Fundos:
Afirma que os documentos e arquivos originrios de uma pessoa ou
instituio devem manter sua individualidade, no podendo ser misturados
com os arquivos de origem diversa. Os documentos de arquivo so
complementares, e possuem mais valor quando em seu conjunto. O arquivo
deve refletir a organizao e funcionamento de seu produtor, razo pela
qual no deve ser alterado (ter documentos retirados ou acrescidos de
forma indevida, ou misturados com os de outras pessoas ou instituies). Ao
conjunto arquivstico de uma pessoa ou entidade chamamos de fundo
arquivstico.
Princpio da Organicidade:
Este deriva do Princpio da Provenincia. A organicidade a qualidade
segundo a qual os documentos devem manter uma organizao que reflita
fielmente a estrutura, funcionamento e relaes internas e externas de seu
produtor.
Princpio da Ordem Original:
Princpio segundo o qual o arquivo deve conservar o arranjo dado pela
entidade coletiva, pessoa ou famlia que o produziu. Este princpio enuncia
que, considerando as relaes estruturais e funcionais que presidem a
origem dos arquivos, a sua ordem original deve ser mantida quando o
mesmo for recolhido, pois garante sua organicidade.
Princpio da Unicidade:
a qualidade pela qual os documentos de arquivo, independentemente de
sua forma, espcie, tipo ou suporte, preserva seu carter nico, pelo
contexto de sua produo. Os documentos so criados por uma atividade
especfica e para atender necessidade determinada; portanto, mesmo que
haja outro documento igual no arquivo, ainda assim eles sero nicos, pois
as atividades e necessidades que motivaram sua produo so nicas.

Princpio da Indivisibilidade ou Integridade Arquivstica:

Tambm derivado do Princpio da Provenincia, a qualidade pela qual os
fundos devem manter-se preservados sem disperso, mutilao, alienao,
destruio no autorizada ou acrscimos indevidos de peas documentais.
Como dito anteriormente, os fundos de arquivo devem refletir a estrutura e
o funcionamento da instituio, e os documentos que o compem tm
muito mais valor quando no seu conjunto do que fora dele. Portanto, os
fundos devem manter-se completos para refletir o mais fielmente possvel o
seu produtor, o que no ocorrer se o mesmo no estiver ntegro.
Princpio da Cumulatividade:
Este princpio afirma que os arquivos so uma formao progressiva, natural
e orgnica. Diferente da biblioteca e de outros rgos de documentao
(que veremos mais adiante), em que a cumulao de documentos se d de
forma gradativa (com a aquisio dos documentos por compra, permuta ou
doao), o arquivo acumula seus documentos conforme seu produtor realiza
suas atividades. Os documentos de arquivo so, ento, um produto
imediato, natural e direto dessas atividades.
Princpio da Territorialidade:
O documento deve se manter o mais prximo possvel do local onde foi
produzido, seja uma instituio, uma regio especfica ou uma nao. Como
exceo, no se aplica este princpio a documentos produzidos por acordos
diplomticos ou por aes militares.
Teoria das Trs Idades:
Tambm conhecida como Ciclo Vital dos Documentos, ou Estgio de
Evoluo dos Arquivos, afirma que os documentos de um arquivo passam
por estgios conforme seus valores mudam. Quando um documento
produzido, ele possui um valor primrio, que sua importncia para a
atividade que o gerou. Contudo, esse valor temporrio: cessa logo que a
atividade acaba. Mas alguns documentos (no todos) ainda possuem o valor
secundrio, que sua importncia para outras atividades ou outros campos
diferentes daqueles que o geraram (podem ser importantes para a pesquisa
histrica, ou para a cultura de uma sociedade, por exemplo). Esse valor
definitivo, e todo documento que o possui deve ser preservado
permanentemente.
Princpio da Reversibilidade:
a ideia de que as atividades realizadas nos arquivos podem ser revertidas,
se necessrio. Significa dizer que nenhuma ao realizada nos arquivos ou
documentos definitiva. Claro que isso se trata de uma ideia, pois algumas
atividades no podem ser revertidas em funo da lgica, como por
exemplo, a eliminao de documentos; uma vez que se destri um
documento, impossvel recuper-lo. Outro caso seria o envio de
documentos; aqui o mximo que se pode fazer pedi-lo de volta, ou enviar
um segundo pedindo que se desconsidere o primeiro. Mas para nossa prova,
considerem que todas as atividades podem ser revertidas.

Princpio da Pertinncia ou Temtico: a qualidade pela qual os

documentos, quando recolhidos a uma instituio arquivstica, devem ser
reclassificados e reorganizados por assuntos, independentemente da sua
provenincia e organizao originais. Este conceito no mais adotado na
Arquivstica por ir de encontro ao Princpio da Provenincia. Se todos os
documentos so classificados e reorganizados de acordo com um plano
geral, desprezando a organizao original, o conjunto perder sua razo de
ser, que refletir e mostrar as atividades e organizao das instituies.
Gesto de Documentos
Fases da Gesto de Documentos

Dica de prova: Notem que uma vez que o documento recolhido ao arquivo
permanente, ele no pode ser descartado.
Dica de prova 2: Notem tambm que a passagem do documento de um
arquivo a outro recebe nomes especficos. As bancas tentam
constantemente confundir os candidatos trocando esses nomes, fazendo um
item correto ficar errado. Assim, a passagem para o arquivo intermedirio
sempre se chama transferncia, e a passagem para o arquivo permanente
sempre se chama recolhimento. Ento, numa questo pode no aparecer
o nome do arquivo, mas se aparecer algum desses termos, o candidato
deve ficar atento para saber a qual arquivo se refere.
Dica de prova 3: Notem ainda que no h obrigao de o documento passar
pelas trs fases, nessa ordem. Alguns documentos so recolhidos do
arquivo corrente direto para o permanente, ou podem ser descartados sem
mesmo passar pelo arquivo intermedirio. Ainda, h casos em que o
documento correr em fluxo contrrio, passando do arquivo permanente ou
intermedirio de volta para o corrente. Esse caso no comum em provas,
mas pode ser pedido, ento no custa saber.
A Gesto de Documentos tem todas as suas atividades embasadas nessa
teoria. Contudo, essas atividades buscam gerenciar o fluxo de documentos
enquanto o mesmo possui valor primrio, ou seja, tem utilidade
administrativa. Assim, somente se fala em Gesto de Documentos nos
arquivos corrente e intermedirio, onde os documentos tm finalidades
meramente administrativas. No arquivo permanente os documentos
possuem outras utilidades, como servir de fonte de pesquisa histrica, por
exemplo.

A Gesto de Documentos passa pelo controle em trs fases: a produo, a

utilizao e a destinao.
Produo: onde os documentos so criados/confeccionados/recebidos e
so inseridos nos sistemas de controle da instituio. Aqui so exercidas
atividades que controlam a produo de documentos, como a elaborao de
formulrios, estabelecimento de padres, verificao da necessidade do
documento, etc.
Utilizao: onde os documentos so criados com a finalidade principal
para que foram criados. Os documentos tramitam internamente na
instituio percorrendo todo caminho necessrio para que se cumpra
atividade.
Destinao: onde os documentos sofrem o fim que lhes destinado pelo
processo de destinao.
Arquivos Correntes e Intermedirios
Correntes
A primeira das fases, o arquivo corrente, guarda documentos que so
consultados frequentemente pelo seu produtor. So documentos de grande
valor primrio. Este arquivo vital para o funcionamento de toda instituio,
pois abriga todos os documentos que foram e sero produzidos ou
recebidos. Sua localizao deve ser a mais prxima possvel do produtor,
para que possa ter acesso facilitado aos seus documentos.
Entre suas atividades esto:
Atividades de Protocolo (recebimento, classificao, registro, distribuio) e
expedio; Arquivamento, emprstimo e consulta; Avaliao de
Documentos; Classificao de Documentos; Conservao de Documentos.
Dica de prova: Nesta fase os documentos no so de interesse pblico, por
mais que tenham o valor secundrio. Por isso o acesso aos documentos
somente autorizado ao seu produtor, e a terceiros somente com a
permisso daquele.
Intermedirios
Os arquivos intermedirios so a segunda fase, e so responsveis por
guardar documentos ainda de valor primrio, mas que no so
frequentemente utilizados.
Esses arquivos, pela caracterstica, possui a funo de depsito de
documentos, pois ali devem mant-los at que se cumpra sem tempo de
guarda e se inicie sua destinao, que pode ser guarda permanente ou
eliminao.
Ainda com valor primrio, seus documentos somente podem ser acessados
pelo produtor ou por terceiros com a autorizao deste.
Suas atividades so:

Arquivamento; Emprstimo e Consulta; Conservao de Documentos.

Dica de prova: Os arquivos intermedirios devem ser entendidos como uma
extenso dos arquivos correntes. Todas as atividades realizadas aqui so as
mesmas do arquivo corrente, exceto por aquelas que controlam o fluxo de
documentos, pois no h movimentao (administrativa).
Protocolo
Tem por objetivo controlar o trmite, a movimentao interna do documento
na organizao.
um conjunto de atividade que est inserida na fase de utilizao da gesto
de documentos.
As atividades de protocolo se resumem em dois grupos: recebimento e
classificao e registro e movimentao. Algumas bancas ainda consideram
a expedio como atividade de protocolo.
So atividade de recebimento e classificao:
Receber o documento
Separa os oficiais dos particulares
Enviar os particulares ao seus destinatrios
Separar os ostensivos dos sigilosos
Enviar os sigilosos aos destinatrios
Interpretar e classificar os ostensivos
Enviar os ostensivos ao setor de registro e movimentao
As atividades de registro e movimentao so as que tratam da distribuio,
redistribuio e entrega de documentos dentro da instituio.
A expedio trata da sada de documentos para outra instituio. Todos os
documentos de carter oficial, mesmo os sigilosos, devem ser remetidos ao
protocolo que deve cuidar de envia-los ao rgo externo.
Dica de prova: As atividades de protocolo somente esto presentes com
arquivos da fase corrente.
Avaliao de Documentos de Arquivo
Na fase de destinao de documentos realizada a mais complexa das
atividades: a Avaliao de Documentos. Essa atividade tambm realizada
pela Comisso Permanente de Avaliao de Documentos. A comisso deve
ser formada por arquivistas, profissionais da rea de contabilidade, direito,
administrao, por representantes da direo e profissionais que trabalham
diretamente com as atividades fim da instituio. Ela deve ser convocada
quando da elaborao da Tabela de Temporalidade e do Plano de
Classificao, assim como quando for necessrio programar mudanas
nessas ferramentas.
Sendo assim, a Tabela de Temporalidade e o Plano de Classificao so
resultado direto dos trabalhos da Comisso Permanente de Avaliao.

Ento, por definio, a Tabela de Temporalidade a ferramenta da Gesto

de Documentos resultante da atividade de avaliao documental. Ela
determina o prazo de guarda dos documentos em cada arquivo, assim como
sua destinao final.
Voltando Resoluo CONARQ n 14, a Tabela de Temporalidade para os
documentos da atividade meio j est definida, cabendo aos rgos e
entidades elaborar a tabela para os documentos da atividade fim.
Dica de prova: No se esqueam de que a Tabela no define prazos de
guarda no arquivo permanente! Neste arquivo, os documentos que ali
entram devero ser mantidos indefinidamente, pelo mximo de tempo
possvel. Alm disso, sabemos que a Tabela de Temporalidade resultado da
Avaliao de Documentos, que atividade da Gesto de Documentos; e a
Gesto de Documentos para no arquivo intermedirio.
Arranjo em Arquivos Permanentes
O arranjo em arquivo permanente trata-se de organizar logicamente o fundo
arquivstico (conjunto de documentos que pertence a um mesmo produtor)
de modo que se reflita a sua estrutura, histria e atividades. No significa
que o conjunto de documentos ter sua classificao original desconsidera,
mas to somente que na fase permanente ele ganhar outra, de forma a
contribuir para a recuperao da informao para os pesquisadores.
A sistemtica do arranjo se inicia com o recolhimento do documento caso
no se conserve a classificao inicial. Mesmo assim existem algumas fases
preliminares, que so:
Levantamento da evoluo institucional da entidade produtora:
consulta a todas as normas que a regulamenta, procedimentos
administrativos, funes, misso, valores, regimentos, alteraes na
composio, documentos produzidos e sua tipologia.
Estudo dos documentos a serem arranjados: uma identificao
preliminar e superficial. Trata-se de uma triagem para identificar as
lacunas que podem existir, bem como peas documentais que no
pertenam ao fundo, ou estejam fora de contexto.
Acondicionamento e armazenamento
Acondicionamento:
a embalagem ou guarda de documentos para a sua conservao. Trata-se
do invlucro.
Armazenamento: a colocao do documento no arquivo.
Recomendaes de armazenamento

As reas de armazenamento de documentos devem ser totalmente

independentes das demais.
Deve-se evitar subsolos e pores
Ter limite de 200m

Devero ser compartimentados e independentes entre si, separados

por corredores com portas corta-fogo e, de preferncia com sistema
independente de energia eltrica, areao ou climatizao.
Evitar caixas, dgua, quadros de energia e tubulaes sobre as reas
Utilizar recursos construtivos para amenizar a temperatura interna
Evitar a presena de pessoas em consulta ou trabalho no local
Manter suprimento eltrico de emergncia

Recomendaes de acondicionamento
Os documentos de valor permanente que apresentem grandes formatos
devem ser armazenados horizontalmente ou enrolados em tubos
confeccionados em carto alcalino e armazenados em gavetas.
Nenhum documento deve ser armazenado diretamente no cho.
O armazenamento dever ser feito em mobilirio de ao tratado com
pintura sinttica de efeito antiesttico
As medidas de caixas e envelopes devem ser padronizados e sempre
superiores ao tamanho do documento
Conservao e Preservao de Documentos
A conservao se divide em atividades de preservao, que so as aes
preventivas, e as atividades de restaurao, que so aes corretivas.
Vamos estudar cada uma delas.
Tcnicas de Restaurao:
Banho de gelatina mergulha-se o documento em cola especfica,
aumentando sua durabilidade. Contudo maior a possibilidade de ataque
de fungos e bactrias.
Tecido utiliza duas folhas de tecido muito finas, que so ligadas ao
documento por uma pasta de amido, para reparar pequenos danos.
Silking variao do mtodo anterior, substituindo os tecidos por outros
especficos (musseline de seda ou crepeline). Estes tm maior durabilidade,
mas devido ao uso da pasta de amido, suas qualidades so um pouco
afetadas. Alm disso o material muito especfico o deixa com custos altos.
Laminao envolve o documento, nas duas faces, em uma folha de seda e
outra de acetato de celulose. Em seguida coloca-se o documento em uma
prensa hidrulica com presso entre 7 e 8 Kg/cm, e temperatura entre 145
a 155C.
Laminao manual variao do mtodo anterior, acrescentando acetona
folha de acetato de celulose.

Encapsulao o documento envolto em pelculas de polister e fita

adesiva de duplo revestimento.
Noes de Preservao:
A preservao o conjunto de aes de carter preventivo, portanto relata
sobre os cuidados dispensados aos documentos para evitar a sua
deteriorao. Dificilmente pedido em provas, at mesmo por serem um
tanto bvias.
As orientaes sobre preservao de documentos foram publicadas pelo
CONARQ. Vamos a elas:
Evitar a luz natural onde funcionar o arquivo (a luz prejudica o
suporte). At mesmo a luz artificial deve ser moderada.
Evitar o ar seco e a umidade que enfraquecem as fibras do papel.
Ainda, a umidade pode provocar mofo.
Manter temperatura e umidade baixas e estveis. A temperatura
ideal deve estar entre 16 e 22C.
Estar com as mos limpas e livres de gorduras. Em caso de
fotografias e gravuras, usar luvas de algodo sempre que possvel.
Evitar tintas e grafites, pois podem causar manchas, rasgos ou
riscos.
No dobrar canto da pgina. Deve ser utilizado um marcador de papel
livre de acidez.
No umedecer os dedos com saliva. A saliva no papel favorece o
desenvolvimento de microorganismos que vo destru-lo.
No usar objetos metlicos, como grampos ou clipes. Os clipes devem
ser de plstico, e o local de contato com o documento deve estar
protegido com um pequeno pedao de papel.
Evitar cpias dos documentos. A luz ultravioleta provoca danos
irreversveis e o manuseio pode provocar danos nas lombadas.
Cuidado ao retirar documentos de dentro das pastas e caixas.
Segure-o de forma correta para evitar rasgos e amassados.
Evitar substncias poluentes, pois so os principais agentes de
deteriorao do acervo, catalisando as reaes qumicas (formao
de cidos, sujeira, desfigurao dos materiais).
Somente utilizar aparelhos de ar condicionado se os mesmos
puderem ficar ligados ininterruptamente, dia e noite. Caso contrrio
recomenda-se no usar, pois os danos sero muito maiores.
Fitas de vdeo devem ser rebobinadas periodicamente e mantidas na
posio vertical com a bitola cheia voltada para baixo.
Suportes eletrnicos devem ser mantidos longe de campos
eletromagnticos (computadores e eletrodomsticos em geral) e
livres de poeira, umidade e temperaturas altas.
Documentos em papel:
Estantes e arquivos devem ser de metal e revestidos de pintura (para evitar
a ferrugem);
Deve-se manter as mos limpas ao manusear os documentos;
Evitar qualquer tipo de alimento junto aos documentos;

No utilizar fitas adesivas tipo durex e fitas crepe ou cola branca (PVA), para
evitar a perda de um fragmento do volume em degradao. Esses materiais
possuem alta acidez e provocam manchas irreversveis no local de
aplicao.
No escrever nos documentos;
No dobrar as pginas;
Na apoiar os cotovelos ou braos ao ler ou consultar;
No umedecer os dedos com saliva ou qualquer outro lquido;
Para a remoo do p das lombadas e partes externas dos livros, pode ser
utilizado o aspirador com escova circular especial, adaptada com tecido de
fil ou gaze;
Para limpeza das folhas, utilizam-se trinchas, escovas macias, flanelas de
algodo ou borracha em p;
Remover grampos metlicos, etiquetas, fitas adesivas, papis e cartes
cidos;
Fazer anotaes e observaes somente lpis.
Caixas de Arquivo (caixa-box):
Utilizar caixas de papelo e no as de plstico; esta tendem a transpirar
quando submetidas a altas temperaturas. Alm disso, o papel em que forem
confeccionadas deve ser alcalino ou com pH neutro, pois so livres de
acidez. Ainda, suas medidas devem ser maiores que as dos documentos que
vai acondicionar, utilizando calos ou apoios para evitar que os documentos
se dobrem ou rasguem. Podem ser empilhadas.
Limpeza do assoalho:
No utilizar gua, nem mesmo no piso. A limpeza deve ser feita com pano
umedecido e aspiradores;
Remover a poeira com cuidado para no desloc-la para as estantes e para
os documentos. No utilizar vassouras ou espanadores. sempre
aconselhvel utilizar panos umedecidos e aspiradores.
O pano nunca deve estar molhado, apenas umedecido. necessrio
tambm lav-lo sempre que ficar totalmente sujo.