Noes de Arquivologia

Autor: Evelin Mintegui

1.
Caractersticas
documentos de arquivo

dos

Documentos, de forma geral, podem ser

compreendidos como qualquer tipo de
informao registrada em um suporte. O
suporte, por sua vez, o material fsico
em que a informao registrada. Os
documentos de arquivo so distintos de
outros tipos de documentos, como os
bibliogrficos e os museolgicos por
apresentarem algumas caractersticas que
terminam por definir a especificidade de
seu tratamento (ou seja, as intervenes
feitas nesses documentos desde sua
produo at sua destinao final, que
pode ser a guarda permanente ou sua
eliminao).

Assim,
apresentamos
algumas
caractersticas de diferentes tipos de
documentos (baseado em Arajo et al.,
2012).

Documentos bibliogrficos: so aqueles

documentos escolhidos de acordo com a
anlise tcnico-cientfica de seu contedo,
e nfase nesse contedo que o torna
significante para seus usurios. Assim, a
biblioteca faz uma coleo de obras,
existentes em diversos exemplares, de
acordo com a necessidade ou orientao
do perfil da instituio.

Exemplo: livros de uma biblioteca

especializada em literatura brasileira. Os
livros so selecionados (j que podem vir
por doao ou compra) de acordo com a
utilidade e caracterstica da prpria
biblioteca.

Com o desenvolvimento tecnolgico, as

bibliotecas
passam
tambm
a
disponibilizar
seus
documentos
em
formato
digital,
geralmente
em
plataformas conhecidas como repositrios
digitais, o que ainda configura-se como
coleo.

Documentos museolgicos: so aqueles

que so selecionados por seu sentido
histrico e esttico, a partir da nfase nas
caractersticas intrnsecas e extrnsecas
do objeto em questo. As colees
museolgicas so fruto de escolhas em
funo do valor artstico-cultural desses
objetos. Assim como os conjuntos de
documentos bibliogrficos, so resultado
de escolhas.

Exemplo: espadas utilizadas na Guerra do

Paraguai, expostas no Museu Nacional.
Tais objetos s apresentaro o sentido
museolgico
quando
conseguirem
representar alguma informao e esse
o trabalho da museologia transformar
um objeto em meio de informao, seja
por seu processo de produo, o
significado do seu porte, a simbologia
expressa por seus detalhes, etc.

Documentos arquivsticos: existem trs

caractersticas capazes de definir os
documentos de arquivo, de acordo com
Rodrigues (2006), resultado dos princpios
arquivsticos:
a) a singularidade do produtor do arquivo
os documentos de arquivo tem relao
direta com seu produtor, e assim que
eles se definem.
b) a filiao dos documentos s aes que
promovem a misso definida; e

c) e a dependncia dos documentos dos

seus pares.

Para exemplificar esse conjunto de

caractersticas
definidoras
dos
documentos de arquivo, consideremos
quais seriam os documentos arquivsticos
de uma empresa de consultoria contbil:
so aqueles produzidos e recebidos por
ela (caracterstica a) no decurso de suas
atividades de acordo com sua misso
(caracterstica b), e que s podem ser
compreendidos em conjunto, ou seja, no
h documento de arquivo como pea
isolada (caracterstica c).

Ainda que essa empresa de consultoria

contbil
trabalhe
embasada
em
documentos de suas empresas cliente, o
arquivo da empresa contbil composto
somente por documentos produzidos por
ela no decurso de suas atividades fim de
prestao de servios contbeis, quanto
as meio, de gesto de recursos e
administrao.
Os
documentos
das
empresas cliente no fazem parte do
fundo arquivstico da empresa contbil. O
arquivo dessa empresa contbil um
conjunto de documentos, ou seja, um
comprovante de pagamento de salrio
isolado desse contexto no faz sentido,
no permite que se compreenda de que
atividade resultou.

A principal caracterstica dos documentos

arquivsticos diz respeito a sua fora
probatria, ou seja, sua capacidade de
provar algo. A fora probatria dos
documentos
arquivsticos
deriva
de
algumas qualidades, listadas a seguir
(BELLOTTO, 2002, p. 20-21):

a) Imparcialidade:
qualidade
que
deriva
do
fato
de
que
os
documentos de arquivo no foram
criados
para
dar
contas

posteridade, mas para levar a cabo

procedimentos sem os quais a
pessoa ou instituio que os
produziu no consegue cumprir
suas atividades. Suas informaes
seriam imparciais por no terem
sido criadas intencionalmente para
deixar registros, apenas para que
algo pudesse se realizar. Assim, os
arquivos teriam caractersticas de
vestgio.
b) Autenticidade: qualidade ligada
adequao
da
produo
do
documento em relao a um
procedimento
pr-definido
para
isso.
Quando
consideramos
a
autenticidade, outra caracterstica
lembrada a veracidade. Um
documento pode ter sido produzido
de acordo com o procedimento
devido, pela pessoa autorizada,
utilizando os meios adequados - ser
autntico

mas
carregar
informaes no verossmeis. Por
exemplo,
uma
certido
de
nascimento pode ser lavrada no
cartrio de registro de nascimentos,
pelo tabelio, apresentando os
dados requeridos pelo cdigo civil,
o que no significa que os pais
sejam os pais verdadeiros da
criana. Autenticidade e veracidade
no andam sempre juntas.
c) Naturalidade: qualidade derivada
do fato de que os documentos de
arquivo no so colecionados, mas
acumulados naturalmente ao se
executarem as atividades da pessoa
ou
instituio.
Documentos
escolhidos de forma isolada no
podem
ser
considerados
documentos de arquivo. Sempre
devemos relacionar naturalidade
como uma caracterstica ligada
acumulao.

d) Organicidade: qualidade que deriva

da
interdependncia
entre
o
documento de arquivo e seu
conjunto, sua relao com o
contexto de produo. Ela se deve
ao fato de que os documentos de
arquivo revelam as relaes entre
as atividades e os rgos ou
estruturas que lhe deram origem.
Em alguns autores como Duranti
(apud
FONSECA,
1998)
essa
caracterstica
pode
ser
compreendida
como
interrelacionamento.
e) Unicidade: qualidade derivada do
fato de que cada documento
assume um lugar nico na estrutura
documental
a
qual
pertence.
Embora existam diversas notas
fiscais e elas paream iguais, cada
uma delas revela uma operao.
Isso demonstra a unicidade dos
documentos
de
arquivo.
Diferentemente de dois livros iguais
em uma biblioteca, que so
realmente
idnticos,
no
so
nicos, foram criados pelo mesmo
motivo, em um mesmo momento.

Questes de concurso comentadas

1. (CESPE - 2013 - TRE-MS - Tcnico
Judicirio - rea Administrativa) A
relao natural entre documentos de um
arquivo dada pela sua
a) autenticidade.
b) unicidade.
c) veracidade.
d) organicidade.
e) imparcialidade.

Comentrio:

Para responder a esta questo precisamos

refletir sobre as caractersticas dos
documentos de arquivo. A alternativa a

refere-se adequao da produo de um

documento com um procedimento prdefinido, logo, no pode ser considerada
correta.
A alternativa b refere-se caracterstica
que remete ao lugar nico do documento
na estrutura documental. Assim, tambm
no correta.
A alternativa c tambm incorreta, uma
vez que a veracidade uma caracterstica
ligada verossimilhana com a realidade.
A alternativa e no se aplica como
verdadeira, uma vez que imparcialidade
uma caracterstica ligada ideia de que a
informao registrada nos documentos de
arquivo uma consequncia.
A alternativa d apresenta-se como correta,
uma vez que a palavra chave desta
caracterstica

a
relao
entre
documentos,
atividades
e
rgos,
revelando
inter-relacionamento,
organicidade relao entre rgos. Uma
outra possibilidade de confuso seria
incluir a naturalidade como alternativa, o
que ainda seria incorreto, uma vez que a
naturalidade deve ser uma caracterstica
sempre
associada

acumulao
(cumulatividade diferente das colees
biblioteconmicas e museolgicas).
Gabarito: Alternativa d.

2 A poltica nacional
arquivos no Brasil

de

Uma poltica pode ser entendida como um

conjunto de diretrizes em que se devem
basear aes em determinada rea para
atingir um determinado objetivo. No
Brasil, o conjunto de diretrizes em que
devemos nos basear no que tange
organizao e gesto de documentos de
arquivo, especialmente os pblicos, mas
no
somente,
est
baseada
na
Constituio Federal de 1988, bem como
na Lei 8.159, de 8 de Janeiro de 1991.
Essa lei dispe sobre a poltica nacional de
arquivos pblicos e privados e outras
providncias.
Esta lei exige ateno especial, pois
sempre citada nos concursos pblicos.
Portanto, cabe apresenta-la de forma
integral:
LEI N 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991.
O PRESIDENTE DA REPBLICA, fao saber
que o Congresso Nacional decreta e eu
sanciono a seguinte Lei:

CAPTULO I
DISPOSIES GERAIS
Art. 1 - dever do Poder Pblico a
gesto documental e a proteo especial
a
documentos
de
arquivos,
como
instrumento de apoio administrao,
cultura, ao desenvolvimento cientfico e
como elementos de prova e informao.
Art. 2 - Consideram-se arquivos,
para os fins desta Lei, os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos por
rgos pblicos, instituies de carter
pblico
e
entidades
privadas,
em
decorrncia do exerccio de atividades
especficas, bem como por pessoa fsica,
qualquer que
seja
o suporte
da
informao
ou
a
natureza
dos
documentos.
Art. 3 - Considera-se gesto de
documentos o conjunto de procedimentos
e operaes tcnicas referentes sua
produo, tramitao, uso, avaliao e
arquivamento
em
fase
corrente
e
intermediria, visando a sua eliminao
ou recolhimento para guarda permanente.
Art. 4 - Todos tm direito a receber
dos rgos pblicos informaes de seu
interesse particular ou de interesse
coletivo
ou
geral,
contidas
em
documentos de arquivos, que sero
prestadas no prazo da lei, sob pena de
responsabilidade, ressalvadas aquelas
cujos
sigilo
seja
imprescindvel

segurana da sociedade e do Estado, bem

como inviolabilidade da intimidade, da
vida privada, da honra e da imagem das
pessoas.
Art. 5 - A Administrao Pblica
franquear a consulta aos documentos
pblicos na forma desta Lei.
Art. 6 - Fica resguardado o direito de
indenizao pelo dano material ou moral
decorrente da violao do sigilo, sem
prejuzo das aes penal, civil e
administrativa.
CAPTULO II
DOS ARQUIVOS PBLICOS
Art. 7 - Os arquivos pblicos so os
conjuntos de documentos produzidos e
recebidos, no exerccio de suas atividades,
por rgos pblicos de mbito federal,
estadual, do Distrito Federal e municipal
em
decorrncia
de
suas
funes
administrativas, legislativas e judicirias.
Regulamento
1 - So tambm pblicos os
conjuntos de documentos produzidos e
recebidos por instituies de carter

pblico,
por
entidades
privadas
encarregadas da gesto de servios
pblicos no exerccio de suas atividades.
2 - A cessao de atividades de
instituies pblicas e de carter pblico
implica
o
recolhimento
de
sua
documentao instituio arquivstica
pblica ou a sua transferncia instituio
sucessora.
Art. 8 - Os documentos pblicos so
identificados
como
correntes,
intermedirios e permanentes.
1 - Consideram-se documentos
correntes aqueles em curso ou que,
mesmo sem movimentao, constituam
objeto de consultas freqentes.
2 - Consideram-se documentos
intermedirios aqueles que, no sendo de
uso corrente nos rgos produtores, por
razes
de
interesse
administrativo,
aguardam
a
sua
eliminao
ou
recolhimento para guarda permanente.
3 - Consideram-se permanentes os
conjuntos de documentos de valor
histrico, probatrio e informativo que
devem ser definitivamente preservados.
Art. 9 - A eliminao de documentos
produzidos por instituies pblicas e de
carter pblico ser realizada mediante
autorizao da instituio arquivstica
pblica, na sua especfica esfera de
competncia.
Art. 10 - Os documentos de valor
permanente
so
inalienveis
e
imprescritveis.
CAPTULO III
DOS ARQUIVOS PRIVADOS
Art. 11 - Consideram-se arquivos
privados os conjuntos de documentos
produzidos ou recebidos por pessoas
fsicas ou jurdicas, em decorrncia de
suas atividades.
Art. 12 - Os arquivos privados podem
ser identificados pelo Poder Pblico como
de interesse pblico e social, desde que
sejam considerados como conjuntos de
fontes relevantes para a histria e
desenvolvimento cientfico nacional.
Art. 13 - Os arquivos privados
identificados como de interesse pblico e
social no podero ser alienados com
disperso
ou
perda
da
unidade
documental, nem transferidos para o
exterior.
Pargrafo nico - Na alienao
desses arquivos o Poder Pblico exercer
preferncia na aquisio.

Art. 14 - O acesso aos documentos

de arquivos privados identificados como
de interesse pblico e social poder ser
franqueado mediante autorizao de seu
proprietrio ou possuidor.
Art. 15 - Os arquivos privados
identificados como de interesse pblico e
social podero ser depositados a ttulo
revogvel, ou doados a instituies
arquivsticas pblicas.
Art. 16 - Os registros civis de
arquivos
de
entidades
religiosas
produzidos anteriormente vigncia do
Cdigo Civil ficam identificados como de
interesse pblico e social. Regulamento
CAPTULO IV
DA ORGANIZAO E ADMINISTRAO DE
INSTITUIES ARQUIVSTICAS PBLICAS
Art. 17 - A administrao da
documentao pblica ou de carter
pblico
compete
s
instituies
arquivsticas
federais,
estaduais,
do
Distrito Federal e municipais.
1 - So Arquivos Federais o
Arquivo Nacional os do Poder Executivo, e
os arquivos do Poder Legislativo e do
Poder
Judicirio.
So
considerados,
tambm, do Poder Executivo os arquivos
do Ministrio da Marinha, do Ministrio das
Relaes Exteriores, do Ministrio do
Exrcito e do Ministrio da Aeronutica.
2 - So Arquivos Estaduais os
arquivos do Poder Executivo, o arquivo do
Poder Legislativo e o arquivo do Poder
Judicirio.
3 - So Arquivos do Distrito Federal
o arquivo do Poder Executivo, o Arquivo do
Poder Legislativo e o arquivo do Poder
Judicirio.
4 - So Arquivos Municipais o
arquivo do Poder Executivo e o arquivo do
Poder Legislativo.
5 - Os arquivos pblicos dos
Territrios so organizados de acordo com
sua estrutura poltico-jurdica.
Art. 18 - Compete ao Arquivo
Nacional a gesto e o recolhimento dos
documentos produzidos e recebidos pelo
Poder Executivo Federal, bem como
preservar e facultar o acesso aos
documentos
sob
sua
guarda,
e
acompanhar e implementar a poltica
nacional de arquivos.
Pargrafo nico - Para o pleno
exerccio de suas funes, o Arquivo
Nacional poder criar unidades regionais.

Art. 19 - Competem aos arquivos do

Poder Legislativo Federal a gesto e o
recolhimento dos documentos produzidos
e recebidos pelo Poder Legislativo Federal
no exerccio das suas funes, bem como
preservar e facultar o acesso aos
documentos sob sua guarda.
Art. 20 - Competem aos arquivos do
Poder Judicirio Federal a gesto e o
recolhimento dos documentos produzidos
e recebidos pelo Poder Judicirio Federal
no exerccio de suas funes, tramitados
em juzo e oriundos de cartrios e
secretarias, bem como preservar e
facultar o acesso aos documentos sob sua
guarda.
Art. 21 - Legislao estadual, do
Distrito Federal e municipal definir os
critrios de organizao e vinculao dos
arquivos estaduais e municipais, bem
como a gesto e o acesso aos
documentos, observado o disposto na
Constituio Federal e nesta Lei.
CAPTULO V
DO
ACESSO
E
DO
SIGILO
DOS
DOCUMENTOS PBLICOS (Revogado pela
Lei 12.527, de 2011).
DISPOSIES FINAIS
Art. 25 - Ficar sujeito
responsabilidade
penal,
civil
e
administrativa, na forma da legislao em
vigor, aquele que desfigurar ou destruir
documentos de valor permanente ou
considerado como de interesse pblico e
social.
Art. 26 - Fica criado o Conselho
Nacional de Arquivos (CONARQ), rgo
vinculado ao Arquivo Nacional, que
definir a poltica nacional de arquivos,
como rgo central de um Sistema
Nacional de Arquivos (SINAR).
1 - O Conselho Nacional de
Arquivos ser presidido pelo Diretor-Geral
do Arquivo Nacional e integrado por
representantes
de
instituies
arquivsticas e acadmicas, pblicas e
privadas.
2 - A estrutura e funcionamento do
conselho criado neste artigo sero
estabelecidos em regulamento.
Art. 27 - Esta Lei entra em vigor na
data de sua publicao.
Art. 28 - Revogam-se as disposies
em contrrio.
Braslia, 8 de janeiro de 1991; 170
da Independncia e 103 da Repblica.

FERNANDO COLLOR
Jarbas Passarinho
Para facilitar o estudo, considere o
seguinte quadro em relao Lei 8.159:
Capt
ulo
I

II

III

Nome

Contedo

Disposies
gerais

Reconhecimento
do
dever
do
estado para com
a documentao
pblica.
Definio
de
arquivo.
Definio
de
gesto
de
documentos.
Definio
do
custo de acesso
franqueado pela
adm. Pblica.
Resguardo
do
direito de sigilo.
Definio
de
arquivos
pblicos.
Definio
do
destino
dos
arquivos pblicos
de rgos que
findem
suas
atividades.
Definio
de
arquivos
correntes,
intermedirios e
permanentes.
Condicionalidade
para eliminao
de
docs.
pblicos.
Definio
de
arquivos
privados.
Possibilidade de
identificao de
arquivos
privados
como
de
interesses
pblico e social.
Destino
dos
arquivos
privados
de
interesse pblico
e
social.
Condies
de
acesso
aos
arquivos
privados
considerados de
interesse pblico

Dos
arquivos
pblicos

Dos
arquivos
privados

IV

Da organizao e
administrao de
instituies
arquivsticas
pblicas

Do acesso e do
sigilo
dos
documentos
pblicos
Disposies
finais

e
social.
Declarao
de
arquivos
de
instituies
religiosas
produzidos
anteriormente ao
cdigo civil como
de
interesse
pblico e social
Definio
de
arquivos
federais,
estaduais
e
municipais.
Declarao
da
competncia
para
administrao de
documentos dos
Trs
Poderes
(Executivo.
Legislativo,
Judicirio).
Revogado
pela
Lei
12.527, de
2011 Lei de
Acesso

Informao.
Declarao
de
sano
para
destruio
de
documentos de
interesse pblico
e social. Criao
do
Conselho
Nacional
de
Arquivos

CONARQ.

Nas disposies finais da Lei 8.159 est

colocada a criao do CONARQ, Conselho
Nacional de Arquivos, cuja competncia
seria a de definir a poltica nacional de
arquivos a partir de ento, criando o
Sistema Nacional de Arquivos. Este rgo
e este sistema esto melhor definidos no
Decreto N 4.073, de 3 de Janeiro de
2002.

Questes de concurso comentadas

2. (CESPE - 2013 - TRE-MS - Tcnico
Judicirio - rea Administrativa) A lei
de arquivos Lei n. 8.159/1991
dispe que

a) os documentos privados no podem

ser considerados de interesse pblico.
b) a administrao pblica deve definir os
custos
relativos

consulta
aos
documentos pblicos.
c) o Arquivo Nacional do Poder Executivo,
os arquivos do Poder Legislativo, do Poder
Judicirio e aqueles dos ministrios da
Marinha, das Relaes Exteriores, do
Exrcito
e
da
Aeronutica
so
considerados arquivos federais.
d) os registros civis de arquivos de
entidades religiosas no podem ser
identificados como de interesse pblico e
social.
e) os arquivos privados so os conjuntos
de documentos produzidos ou recebidos
exclusivamente por pessoas fsicas.

Comentrio:

Esta questo exige que se tenha domnio

a respeito do contedo da Lei 8.159.
Sugere-se que se faa um esquema com
as principais definies da lei por captulo
para estudo. A alternativa a no correta,
o que podemos verificar no Captulo III,
Art. 12 (Os arquivos privados podem ser
identificados pelo Poder Pblico como de
interesse pblico e social, desde que
sejam considerados como conjuntos de
fontes relevantes para a histria e
desenvolvimento cientfico nacional).
A alternativa b est incorreta, uma vez
que a Lei 8.159 dispe no Captulo I, Art.
5,
que
a
administrao
pblica
franquear (isentar de imposto) o acesso
aos documentos pblicos.
A alternativa d tambm est incorreta,
uma vez que no Cap. III, Art. 16 a lei
considera que os registros civis de
entidades religiosas anteriores ao cdigo
civil so de interesse pblico. Isto ocorre
porque antes da vigncia do Cdigo Civil,
a competncia para o registro de
nascimentos, casamentos e bitos no era
uma funo atribuda ao Estado. O
costume era que se registrassem tais
fatos
em
instituies
religiosas,
principalmente pela Igreja Catlica. Por
isso, os registros anteriores ao Cdigo Civil
feitos em instituies religiosas foram
considerados como de interesse pblico e
social.
A alternativa e no correta, como se
pode verificar pela definio de arquivos
privados constante no Captulo III, Art. 11 Consideram-se arquivos privados os
conjuntos de documentos produzidos ou

recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas,

em decorrncia de suas atividades.
A nica alternativa correta, portanto, a
alternativa c, em que se encontra a
definio de arquivos federais, conforme
visto no Captulo IV, Art. 17, pargrafo 1:
So Arquivos Federais o Arquivo Nacional
os do Poder Executivo, e os arquivos do
Poder Legislativo e do Poder Judicirio. So
considerados,
tambm,
do
Poder
Executivo os arquivos do Ministrio da
Marinha, do Ministrio das Relaes
Exteriores, do Ministrio do Exrcito e do
Ministrio da Aeronutica.
Gabarito: Alternativa C

3- Gesto de documentos
A gesto de documentos uma aplicao
da administrao no tratamento da
documentao. De acordo com Moreno
(2008, p. 85), as aes de gesto
objetivam,
entre
outros,
assegurar
documentao adequada, garantir a
preservao e o acesso aos documentos,
permitindo
uma
recuperao
das
informaes de forma gil e eficaz,
proporcionar o cuidado adequado e o
armazenamento a baixo custo, reduzir ao
essencial a massa documental, otimizar
recursos humanos, fsicos e materiais.
No que se refere aos rgos pblicos, ela
est institucionalizada na Lei 8.159 de
1991, em seu artigo 3: Considera-se
gesto de documentos o conjunto de
procedimentos e operaes tcnicas
referentes sua produo, tramitao,
uso, avaliao e arquivamento em fase
corrente e intermediria, visando a sua
eliminao ou recolhimento para guarda
permanente..
As fases documentais, considerando o
contexto das instituies pblicas, esto
definidas na mesma lei, como segue:
Art. 8 - Os documentos pblicos so
identificados
como
correntes,
intermedirios e permanentes.
1 - Consideram-se documentos
correntes aqueles em curso ou que,
mesmo sem movimentao, constituam
objeto de consultas freqentes.
2 - Consideram-se documentos
intermedirios aqueles que, no sendo de

uso corrente nos rgos produtores, por

razes
de
interesse
administrativo,
aguardam
a
sua
eliminao
ou
recolhimento para guarda permanente.
3 - Consideram-se permanentes os
conjuntos de documentos de valor
histrico, probatrio e informativo que
devem ser definitivamente preservados.
Art. 9 - A eliminao de documentos
produzidos por instituies pblicas e de
carter pblico ser realizada mediante
autorizao da instituio arquivstica
pblica, na sua especfica esfera de
competncia.
Art. 10 - Os documentos de valor
permanente
so
inalienveis
e
imprescritveis.
A lei 8.159 traz uma definio de gesto
documental baseada na Teoria das Trs
Idades, representadas por fases. Podemos
compreender essas fases como um ciclo
de vida dos documentos, em que cada
idade definida pela frequncia de uso e
pelo valor que apresentam.
A frequncia de uso pode ser bem
compreendida
se
imaginarmos
que
quando um documento criado ele
bastante utilizado at cumprir uma
determinada
atividade.
Conforme
a
necessidade de consulta diminui, ele vai
sendo transferido ou recolhido para outros
espaos. O senso comum tende a
identificar como arquivo somente aqueles
documentos
sem
muita
consulta,
estocados em ambientes conhecidos
como arquivo morto. Em arquivologia,
todo documento criado para execuo da
misso de uma pessoa fsica ou jurdica
arquivo,
eles
apenas
diferem
na
frequncia e no tipo de uso.
A frequncia de uso em grande parte
determinada
pelo
valor
que
os
documentos apresentam. Os valores
documentais podem ser:
Primrio: ligado ao valor administrativo,
legal ou fiscal que os documentos
possuem
para
realizar
atos
administrativos, servir como base para a
defesa de direitos ou registrar operaes
de natureza contbil. Representa o valor
que os documentos tm para os seus
produtores.
Secundrio: ligado aos valores probatrio
e informativo. Representa o valor que o

documento pode apresentar para outros

pblicos alm de seus produtores, devido
ao registro que apresentam sobre a
existncia de determinada organizao ou
pessoa, bem como informaes de
interesse cientfico e cultural.
Desta forma podemos definir
documental da seguinte forma:
Valor Primrio
Arquivos
correntes
Primeira
Idade
Consulta
frequente

Arquivos
Intermediri
os
Segunda
Idade
Aguardam
destinao:
eliminao
ou
guarda
permanente

ciclo

Valor
Secundrio
Arquivos
permanente
s
Terceira
Idade
Inalienveis,
imprescritv
eis.

Compreender essas fases permite que se

possa gerir os documentos dentro desse
ciclo.
A gesto documental pode ser
ento dividida em trs etapas, de acordo
com
Paes
(2002):
produo
de
documentos, utilizao de documentos e
avaliao e destinao de documentos.
I - Produo de documentos: etapa que
compreende a elaborao de documentos,
de
modo
que
se
criem
apenas
documentos essenciais administrao
da instituio. Intervenes arquivsticas
nessa etapa envolvem a sugesto ou
aperfeioamento
de
formulrios,
racionalizao para evitar duplicaes e
emisso de vias desnecessrias, contribuir
com
estudos
que
permitam
o
aproveitamento de recursos informticos,
reprogrficos, etc. Ressalta-se que a
gesto de documentos to importante
quanto a gesto de materiais ou recursos
humanos.
II - Utilizao de documentos: etapa que
inclui
atividades
de
protocolo,
de
expedio,
de
organizao
e
arquivamento de documentos em fase
corrente e intermediria, elaborao de
normas de acesso documentao e
recuperao de informaes. Nela
a) Protocolo,
recebimento
e
classificao,
registro
e
movimentao.

b) Expedio
c) Arquivamento ordenao nos
arquivos correntes
d) Emprstimo e Consulta
e) Destinao
a. Protocolo,
classificao,
movimentao

recebimento
registro

e
e

Protocolo pode ser entendido tanto como

o setor responsvel quanto as prprias
atividades de recebimento, classificao,
registro e movimentao. Isto quer dizer
que ele esta ligado a atividades de
controle. No caso de ser um setor, o
protocolo tambm inclui atividades de
expedio. no protocolo que os
documentos so autuados, ou seja,
tornam-se autos, recebendo carimbos ou
etiquetas que o identifiquem atravs de
uma numerao ou cdigo.
b. recebimento e classificao
registro e movimentao
A expedio a atividade de protocolo
que envolve a sada de correspondncias
e demais documentos .
A classificao no sentido de protocolo
pode ser tanto a classificao de sigilo
quanto a classificao representada em
um plano de classificao.

III
Avaliao
e
destinao
de
documentos: etapa mais complexa, que
envolve anlise e determinao de prazos
de guarda dos documentos, visando
estabelecer sua destinao final guarda
permanente ou eliminao.

Questes de concurso comentadas

3. (CESPE - 2013 - TRE-MS - Tcnico
Judicirio - rea Administrativa) A
gesto de documentos contribui para as
funes arquivsticas, de modo que
a) sejam eliminados documentos em todo
o ciclo de vida documental.

b) apenas os documentos com valor

administrativo sejam organizados.
c) uma parcela dos documentos que
constituem o patrimnio arquivstico do
pas seja descartada.
d) os documentos sejam avaliados como
de guarda permanente.
e) as polticas e atividades dos governos
sejam documentadas adequadamente.

Comentrio:

A alternativa a est incorreta. Uma vez

que a gesto de documentos prev que os
mesmo sejam avaliados de forma a definir
seu prazo de guarda. Os documentos s
podem ser eliminados se no forem
considerados de guarda permanente, ou
seja,
se
no
apresentarem
valor
secundrio. Logo, no se pode eliminar
documentos em todas as fases do ciclo
documental, porque um documento de
terceira idade, que esteja na terceira fase
do ciclo de vida documental nunca pode
ser eliminado.
A alternativa b est incorreta, uma vez
que o valor administrativo somente um
dos valores primrios dos documentos,
existindo ainda os valores legal e fiscal. A
alternativa d a entender que a gesto
documental s organiza documentos que
tenham sido criados em funo de atos
administrativos, o que no verdade.
A alternativa c est incorreta, uma vez
que o patrimnio arquivstico s pode ser
identificado depois do processo de
avaliao e determinao dos prazos de
guarda:
o
patrimnio
arquivstico
corresponde
queles
documentos
considerados de guarda permanente. No
se devem eliminar documentos de guarda
permanente, logo no se pode considerar
correta a alternativa que sustenta que a
gesto de documentos contribui para que
uma parcela do patrimnio arquivstico
seja descartada.
A alternativa d correta, mas no em sua
totalidade. Alm contribuir para que os
documentos sejam avaliados como de
guarda
permanente,
a
gesto
de
documentos contribui no processo de
produo
e
definio
daqueles
documentos que podem ser eliminados.
A ltima alternativa correta, porque a
gesto de documentos permite que as
aes das instituies refletidas nos
documentos que elas criaram sejam
devidamente produzidas e devidamente
preservadas, se for o caso.

Gabarito: Alternativa e.

Questes de concurso comentadas

4. (CESPE - 2013 - TRE-MS - Tcnico
Judicirio - rea Administrativa) No
que se refere s atividades de protocolo,
assinale a opo correta.
a) A anexao de documentos
temporria.
b) Os documentos apensados passam a
fazer parte do processo original.
c) A apensao a juntada de
documentos em carter definitivo.
d) Os processos e os dossis constituem
unidades de arquivamento.
e) A anexao a juntada do documento
ou
processo
a
outro
processo,
prevalecendo o nmero do documento
mais recente.

Comentrio:

Esta questo necessita do domnio das

rotinas de protocolo para que seja
respondida.
De acordo com a Portaria normativa N 5
do ministrio do Planejamento e Gesto,
que dispe sobre os procedimentos gerais
para utilizao dos servios de protocolo
no mbito da Administrao Pblica
Federal, a juntada por anexao a unio
definitiva e irreversvel de um ou mais
processo(s)/documento(s), a um outro
processo (considerado principal), desde
que
pertencentes
a
um
mesmo
interessado e que contenham o mesmo
assunto. Para fins de referncia, prevalece
o nmero do documento ou processo mais
antigo. J a juntada por apensao a
unio provisria de um ou mais processos
a um processo mais antigo, destinada ao
estudo e uniformidade de tratamento
em matrias semelhantes, com o mesmo
interessado ou no. Esta definio j
consegue
eliminar
como
respostas
verdadeiras as alternativas a, b, c e e.
Alternativa a: incorreta. A anexao de
documentos definitiva.
Alternativa b: incorreta. Os documentos
apensados esto l de forma provisria,
logo no passam a fazer parte do
processo original.
Alternativa c: incorreta. A apensao
provisria.
Alternativa e: incorreta. Na anexao os
documentos so juntados, prevalecendo

para referncia o nmero do processo

mais antigo.
A alternativa c correta. Ela refere-se
unidade tomada por base para fins de
tratamento
arquivstico
(classificao,
armazenamento, notao). Lembrando
que processo o documento ou o
conjunto de documentos que esto unidos
porque tratam de um mesmo assunto.
Os processos e dossis em arquivologia
constituem unidades de arquivamento,
assim como documentos isolados, pois
partindo
deles
que
se
classifica,
armazena-se, faz-se a notao, etc.
Processo:
Conjunto
de
documentos
oficialmente reunidos no decurso de uma
ao administrativa ou judicial, que
constitui uma unidade de arquivamento.
Dossi:
Conjunto
de
documentos
relacionados entre si por assunto (ao,
evento, pessoa, lugar, projeto), que
constitui uma unidade de arquivamento.
Gabarito: Alternativa d.

Questes de concurso comentadas

5. (CESPE - 2013 - TRE-MS - Tcnico
Judicirio - rea Administrativa) Ainda
com relao ao protocolo, correto
afirmar que
a) a expedio de documentos no
realizada com o mesmo controle dado
entrada de documentos, visto que sairo
da instituio.
b) a entrada de documentos no arquivo
acontece
exclusivamente
por
transferncia ou recolhimento.
c) o registro de entrada de documentos
feito, geralmente, considerando-se o tema
dos documentos.
d) a distribuio e a tramitao de
documentos
acontecem,
atualmente,
somente em meio eletrnico.
e) a unidade de protocolo responsabilizase, institucionalmente, pela autuao de
documentos.

Comentrio:
Gabarito:

Questes de concurso comentadas

6. (CESPE - 2013 - TRE-MS - Tcnico
Judicirio - rea Administrativa) A
classificao de documentos arquivsticos

a) a ao fsica de acondicionar os
documentos a partir do plano de
classificao.
b) determinada pelas espcies de
documentos.
c) deve ignorar os princpios da
provenincia e de respeito ordem
original.
d) uma atividade intelectual voltada
para o agrupamento dos documentos a
partir das funes e atividades geradoras
desses documentos.
e) a disposio dos documentos dentro
das divises estabelecidas no instrumento
de descrio.

Comentrio:
Gabarito: Alternativa d.

Questes de concurso comentadas

7. (CESPE - 2013 - TRE-MS - Tcnico
Judicirio - rea Administrativa) A
respeito da ordenao dos documentos,
assinale a opo correta.
a) Na ordem alfabtica, considera-se a
sequncia numrico- cronolgica.
b) Os documentos, no sistema numrico
simples, so agrupados em sequncia
numrica, exigindo o ndice alfabtico
remissivo.
c) A ordenao pelo sistema numrico
cronolgico determina que os documentos
sejam
organizados
conforme
sua
sequncia numrica, dispensando o ndice
alfabtico remissivo.
d) Na ordenao temtica dicionria, as
letras so distribudas conforme a
sequncia dos assuntos.
e) A ordem geogrfica prev que os
verbetes sejam ordenados por temas.

Comentrio:
Gabarito: Alternativa b.

Questes de concurso comentadas

8. (CESPE - 2013 - TRE-MS - Tcnico
Judicirio - rea Administrativa) Ao
lidar com os documentos, usa-se a tabela
de temporalidade como instrumento para
a
a) avaliao.
b) codificao.

c) classificao.
d) descrio.
e) indexao.

Comentrio:
Gabarito: Alternativa a.

4-Preservao e Conservao
de Documentos

Questes de concurso comentadas

9. (CESPE - 2013 - TRE-MS - Tcnico
Judicirio - rea Administrativa) A
embalagem ou a guarda de um
documento, com o fim de preservao e
acesso, denomina-se
a) encolagem.
b) acondicionamento.
c) armazenamento.
d) aditamento.
e) amostragem.

Comentrio:
Gabarito: b

Questes de concurso comentadas

10.(CESPE - 2013 - TRE-MS - Tcnico
Judicirio
- rea Administrativa)
Acerca dos cuidados necessrios relativos
ao acondicionamento e armazenamento
dos documentos, assinale a opo correta.
a) O empilhamento uma forma
adequada
de
armazenamento
de
documentos.
b) Para que se ajustem embalagem, os
documentos devem ser dobrados.
c) A qualidade do material da embalagem
no afeta o documento.
d) A troca das pastas e caixas deve
adequar-se
ao
armazenamento
de
documentos.
e) Os tamanhos das embalagens devem
ser fixos.

Comentrio:
Gabarito: d

Questes de concurso comentadas

11. (CESPE - 2013 - TRE-MS - Tcnico

Judicirio - rea Administrativa) Para
o arquivamento de documentos, o local
prprio, dotado de condies especiais,
para restringir o acesso e propiciar a
mxima segurana contra furtos e
sinistros a cmara de
a) acondicionamento.
b) estocagem.
c) vigilncia.
d) armazenamento.
e) segurana.

Comentrio:
Gabarito: e

Questes de concurso comentadas

12. (CESPE - 2013 - TRE-MS - Tcnico
Judicirio - rea Administrativa) O
plano de emergncia o esquema que
a) determina prazos e condies de
guarda dos documentos.
b) distribui documentos em classes.
c) estabelece medidas preventivas e de
segurana em caso de sinistros.
d) indica a disposio do mobilirio e a
utilizao atual ou futura do espao
disponvel.
e) prev a destinao dos documentos.

Comentrio:
Gabarito: c

Questes de concurso comentadas

13. (CESPE - 2013 - TRE-MS - Tcnico
Judicirio - rea Administrativa) Na

preservao de documentos arquivsticos,

deve-se considerar
a) a classificao dos documentos, tendo
em vista a sua recuperao.
b) a avaliao dos documentos, mediante
o uso de instrumentos de pesquisa.
c) as atividades relacionadas ao
recebimento, distribuio, tramitao e
expedio de documentos.
d) as polticas institucionais voltadas para
a preveno de danos aos documentos.
e) os mtodos de arquivamento e
ordenao de documentos.

Comentrio:
Gabarito: d
REFERNCIAS
BELLOTTO, H. L. Arquivstica: objetos,
princpios e rumos. So Paulo: ARQ SP,
2002.
FONSECA, M. O. Informao, arquivos e
instituies arquivsticas. In: Arquivo &
Administrao, Rio de Janeiro, v.1, n.1, p.
33 45, 1998.
MORENO, N. A. Gesto documental ou
gesto
de
documentos:
trajetria
histrica. IN: BARTALO, L.; MORENO, N.A.
(Org.)
Gesto
em
Arquivologia:
abordagens mltiplas. Londrina: Eduel,
2008.
PAES, M. L. Arquivo: teoria e prtica. Rio
de Janeiro: Editora FVG, 2002.