AUDITORA ADMINISTRATIVA

INFORME

Naturaleza

Auditoria Administrativa

Alcance Toda
la empresa
Antecedentes No
existen
Objetivos
1. Brindar a la organizacin los elementos necesarios para mejorar su
funcionamiento.

2. Implementar un programa de trabajo que incluya guas de accin que

permitan a la organizacin mejorar su desempeo.

3. Fomentar la satisfaccin de las necesidades de los clientes.

PLANEACIN
Visin
Status: la visin s se encuentra formalizada dentro de la empresa, es decir, est por escrito
y bien definida. Sin embargo los empleados no se sienten identificados con sta, porque no
la conocen en su totalidad.
Recomendacin: dar a conocer la misin durante la induccin de los empleados a la
organizacin; asimismo, se puede colocar la misin en los pasillos y puertas de las
instalaciones, con la finalidad de que los empleados la tengan presente. Ello es de suma
importantica, porque es la forma en que el personal sabr a donde se dirigen sus esfuerzos;
cul es la posicin que se quiere tener en un futuro.
Misin
Status: al igual que la visin, s se encuentra por escrito, y presente en los documentos
que as lo requieren. La misin se formul conforme a los servicios que ofrece la empresa
y los beneficios que stos brindan.
Elabor:
Esparza Vanegas Renata
Mojica Domnguez Myriam
Uribe Garca Michelle

Revis:
Enrique Benjamn Franklin
Fincowsky

Autoriz:
Roberto Carlos Borbolla
Alvarado

A pesar de que los empleados no tienen presente textualmente la misin, si se identifican

con ella.
Recomendacin: igualmente colocar la misin en las instalaciones de la clnica, para que
los empleados realicen sus tareas con la mejor calidad posible, y se brinden servicios que
realmente satisfagan al cliente. Asimismo, esto ayudar a que el personal se sienta parte de
la organizacin.
Objetivos
Status: los objetivos fueron formulados por la direccin mdica; principalmente, estn
enfocados en el rea de marketing, por lo que es necesario plantear otros enfocados al
resto de las reas.
Recomendacin: se deben formular nuevos objetivos enfocados al incremento en ventas y
utilidades; al incremento en la rentabilidad y liquidez de la empresa. Por otro lado, se deben
realizar nuevos objetivos enfocados a la mejora de los procesos y calidad de los servicios.
Tambin deben revisarse los objetivos existentes, para saber si an son aplicables a la
situacin actual de la empresa.
Por ltimo, tanto la revisin como al formulacin de los objetivos, debe realizarse por parte
del director mdico, as como un representante de cada rea, con al finalidad de que stos
aporten ideas y el director tenga una visin ms amplia para su formulacin.
Estrategias
Status: estn establecidas de manera formal y fueron planteadas por la direccin general o
mdica.
Recomendacin: dado a que las estrategias ya existen, slo sera til revisarlas y
actualizarlas si es que lo necesitan, con el objetivo de que sean las adecuadas a la
situacin actual de la clnica.
Polticas
Status: las polticas de cada rea y procedimiento se encuentran ubicadas en el manual de
procedimientos, y en otros documentos que as lo requieren.
Recomendacin: revisar la vigencia y grado de aplicacin de las polticas
Elabor:
Esparza Vanegas Renata
Mojica Domnguez Myriam
Uribe Garca Michelle

Revis:
Enrique Benjamn Franklin
Fincowsky

Autoriz:
Roberto Carlos Borbolla
Alvarado

AUDITORA ADMINISTRATIVA
existentes; asimismo se debe revisar el vocabulario
que se utiliza en stas, para saber si es el adecuado para que todo el
personal de la empresa las entienda, comprenda y las lleve a cabo.

ORGANIZACIN
Estructura organizacional
Status: s existen un organigrama formal dentro de la empresa, y las personas
comprenden el lugar que ocupan en l, as como qu rea est a cargo de ellos y cul es
la superior.
Recomendacin: se debe revisar el organigrama y plantear una estructura nueva que se
adecue al tipo de trabajo que se realice, es decir, una estructura de equipos, ya que la
naturaleza de los servicios lo exige de esa forma. Dicha revisin debe realizarse en
conjunto con todas las reas, para que conozcan los cambios a la misma, y empiecen a
identificarse con ella.
Divisin y distribucin de funciones
Status: los empelados conocen sus tareas y responsabilidades, ya que las funciones
estn bien definidas en el manual de organizacin de la empresa.
Recomendacin: se debe realizar una actualizacin de las funciones, ya que las
contenidas en el manual, no se han actualizado desde su elaboracin. Tambin, se deben
revisar para evitar una duplicidad de funciones y que falte alguna actividad por realizar.
Recursos humanos
Status: la rotacin en los puestos es mnima, ya que el personal se siente satisfecho con
el trabajo que realizan, el ambiente en el mismo y el salario que recibe.
Recomendacin: se deben implementar acciones y medidas para motivar a los empleados
an ms, como actividades culturales y deportivas.

Cultura organizacional
Status: la cultura que prevalece en la empresa, es de respeto y cordialidad;
Elabor:
Esparza Vanegas Renata
Mojica Domnguez Myriam
Uribe Garca Michelle

Revis:
Enrique Benjamn Franklin
Fincowsky

Autoriz:
Roberto Carlos Borbolla
Alvarado

asimismo, est basada en el trabajo en equipo y una alta calidad en los

materiales y servicios que se ofrecen.
Recomendacin: en trminos generales, prevalece una cultura organizacional adecuada,
slo sera necesario implementar una base ms, que es la mejora continua en los procesos.
DIRECCIN
Liderazgo
Status
Los empleados de la clnica reconocen y aceptan el estilo directivo de manera ptima,
aunque no hay una verdadera funcin liderazgo, en todo caso seria una funcin gerencial. Y
su autoridad esta dada por el puesto que ocupa.
Recomendacin:
El nico aspecto que podra ser mejorado en el liderazgo de la empresa es que se fomente
el estilo de manera ms arraigada y que los empleados lo ejerzan en cada una de sus
reas y no se realice de manera lineal y jerrquica.
Comunicacin
Status
La comunicacin formal se realiza a travs de reportes, e-mail, memorandums, y de manera
personal. La comunicacin informal se da de manera inherente pues la empresa es
pequea y todos los empleados se encuentran en constante interaccin.
Recomendacin:
Se podran establecer ciertos controles en cuanto al manejo y entendimiento de la
informacin, para cerciorarse que los empleados la reciban y comprendan
satisfactoriamente.
Motivacin
Status
Se otorgan algunos incentivos econmicos y tambin verbales, como reconocimiento a los
mejores mdicos o empleados, pero no existe un sistema que apoye esto y se da de
manera informal.

Recomendacin:
Elabor:
Esparza Vanegas Renata
Mojica Domnguez Myriam
Uribe Garca Michelle

Revis:
Enrique Benjamn Franklin
Fincowsky

Autoriz:
Roberto Carlos Borbolla
Alvarado

cnjTiiifijs ________________________
AUDITORA ADMINISTRATIVA
Sera recomendable que se consideren ms incentivos en todos los
niveles, aunque no es un aspecto esencial para el funcionamiento de la organizacin, si se
realiza de manera formal puede reforzar la cultural organizacional.
Grupos y equipos de trabajo
Status
Existe una cultura de trabajo en equipo dentro de la empresa, ya que todos los empleados
se complementan entre s y se apoyan en la realizacin de sus
funciones.
Recomendacin:
El trabajo en equipo puede resultar muy til en el mejoramiento del servicio al cliente, ya que
al encontrase en contacto directo con ellos pueden contribuir a resolver problemas que se
presenten.
Tecnologa de la informacin
Status
No existe un uso adecuado de la tecnologa pues de lo contrario ayudara a que muchos
procesos se realizaran con mayor rapidez.
Recomendacin:
Es esencial que se tenga mayor conocimiento en cuanto al apoyo en la tecnologa como
factor de optimizacin de funciones y procesos, por lo que los empleados deben tener mayor
conocimiento en este rubro para poder usarlo de mejor manera.
Toma de decisiones
Status
Existe una centralizacin de la toma de decisiones.
Recomendacin:
La direccin puede delegar algunas decisiones a niveles medios, como el administrador o los
mdicos asistentes, para de este modo quitarle carga de trabajo y responsabilidad a ste,
pues en ocasiones no afectan de manera significativa dichas decisiones por lo que pueden
ser delegadas sin problemas.

Elabor:
Esparza Vanegas Renata
Mojica Domnguez Myriam
Uribe Garca Michelle

Revis:
Enrique Benjamn Franklin
Fincowsky

Autoriz:
Roberto Carlos Borbolla
Alvarado

AUDITORA ADMINISTRATIVA
CONTROL
Naturaleza
Status
Se utilizan principalmente para controlar los procesos de la empresa as como fortalecer las
finanzas de sta. Se basan en la misin y en metas, a su vez, las metas se establecen de
acuerdo al resultado de la revisin de los controles. Asimismo se trata de que sealen los
puntos crticos y se ajusten a la cultura organizacional.
Recomendacin:
Lo importante de la etapa de control es que se analicen los resultados y que se de un
seguimiento para corregir las desviaciones del desempeo. Asimismo debe existir una
retroalimentacin, es decir, que los empleados al finalizar cada auditoria tengan
conocimiento de cuales fueron las fallas detectadas, para as mismos, que ellos tambin
puedan realizar las mejoras.
Herramientas
Status
No se utilizan herramientas de ningn tipo ni grficas, diagramas de flujo, grficas de
control, diagramas de dispersin. Se basan nicamente en el buzn de quejas y
sugerencias de los clientes.
Recomendacin:
Una problemtica que existe en cuanto al control, es la falta de sistemas para optimizarlo
tales como el uso de software o personal especializado en dicho rubro. Asimismo no se
utilizan en gran cantidad los documentos referentes al control, nicamente los
presupuestales.
Podra ser de gran utilidad que se difundan las herramientas de control utilizadas ya que el
personal no tiene conocimiento del tema y no existe una cultura de control la organizacin.

Elabor:
Esparza Vanegas Renata
Mojica Domnguez Myriam
Uribe Garca Michelle

Revis:
Enrique Benjamn Franklin
Fincowsky

Autoriz:
Roberto Carlos Borbolla
Alvarado

AUDITORA ADMINISTRATIVA

SERVICIO AL CLIENTE
Capacidad de respuesta
Status
Es de vital importancia cumplir con las expectativas de los clientes para la empresa, pues
stos son la base del funcionamiento, por lo que se tiene una buena capacidad de respuesta
para lograr que se encuentren satisfechos con los servicios recibidos.
Recomendacin:
Mantener la atencin a todos los comentarios y sugerencias que se realicen para mejorar el
servicio.
Capacitacin
Status
Con respecto a la capacitacin del personal, la direccin lo considera como fundamental
para todos los empleados debido al tipo de servicios que se manejan en la empresa,
considerando que todo el personal debe estar actualizado constantemente en cuanto a la
realizacin de sus funciones, sean o no de ndole mdica.
Recomendacin:
Se debe priorizar la capacitacin de todos los empleados para que siga teniendo la imagen
que tiene actualmente ante los clientes, y que la atencin sea de primera calidad.
Mejoras, quejas y seguimiento
Status
Existe un buzn de quejas y sugerencias de los cuales se realiza un seguimiento minucioso
de cada una, con la finalidad de mantener un servicio al cliente ptimo.
Recomendacin:
Tomar como base la opinin de los clientes para realizar mejoras en el servicio y de esta
manera incrementar la cartera de stos y mantener los que ya se encuentran satisfechos con
los servicios brindados.

Elabor:
Esparza Vanegas Renata
Mojica Domnguez Myriam
Uribe Garca Michelle

Revis:
Enrique Benjamn Franklin
Fincowsky

Autoriz:
Roberto Carlos Borbolla
Alvarado

AUDITORA ADMINISTRATIVA
INFORME

AUDITORA ADMINISTRATIVA
Etapas del
proceso
administrativo

Planeaci
n

Factores a
revisar

Misin

Visin
Objetivo
s

Conclusiones
Recomendaciones

La empresa cuenta con una

misin y visin establecida
por la Gerencia claramente
definida y difundida en toda
la organizacin
La mitad de todos los
objetivos establecidos se
han cumplido
Mantener la comunicacin y
seguir informando a los

nuevos integrantes de
la misin y visin de la
organizacin.
Hacer
una revisin de los
objetivos faltantes e
identificar las cusas por
la que no se han
llevado
cabo.
Establecer un plan de
accin para que se
cumplan los objetivos
que faltan.

Proceso
s

Poltica
s

Hay muy pocos procesos de

control para poder cubrir
todas las normas de calidad
de todos los procesos El
70% de las polticas se han
aplicado dando un dficit del
30%
mas
Implementar
procesos de control para
cubrir con todas las normas
de calidad Capacitar a todos
los empleados para que
cumplan con todas las
polticas.

AUDITORA ADMINISTRATIVA

Organizaci
n

Estrategias
y Tcticas

Habiendo un total de 11
estrategias establecidas por
la Gerencia solo 4 se han
cumplido

Estructura
organizaciona
l

La empresa tiene muy bien

establecidas todas las lneas
de
autoridad y
responsabilidad.
Modificar las estrategias y

crear un plan de accin

para que facilite su
cumplimiento.
Mantener
bien
estructurada la lnea de
autoridad para que en
el momento de crecer
se
mantenga
esa
estructura.

Cultura
organizaciona
l

Cuenta con una cultura

organizacional optima lo que
favorece
a
todos
los
empleados, mejorando el
ambiente y la participacin
de los mismos para que la
organizacin cuente con una

mejora continua.

Mantener el desarrollo
organizacional
por
medio de un equipo
integrado para difundir
esta cultura y valores
siempre teniendo una
mejora continua.

AUDITORA ADMINISTRATIVA
Direccin

Liderazgo

Comunicacin

Motivacin

Control

reas de
aplicacin

Herramientas

Calidad

Elabor:
Esparza Vanegas Renata
Mojica Domnguez Myriam
Uribe Garca Michelle

En la organizacin se percibe Integrar mas al equipo d

un liderazgo democrtico ya
la organizacin y
que el Director permite la
tomando en cuenta sus
participacin de los empleados, opiniones para la toma
y ellos siempre respetando las de decisiones.
decisiones del mismo
La comunicacin es muy
Continuar con los canale
clara ya que al ser una
de comunicacin
empresa pequea no hay
establecidos.
fallas en los canales de
comunicacin.
El personal de confianza es el Proporcionar ms
incentivos a todos los
que mas incentivos recibe,
miembros de la
siendo solo el 36% de los
organizacin para que
empleados.
trabajen ms
productivamente.
Solo en 2 reas de la
Extender los controles
organizacin se encontraron subjetivos a todas las
controles, y al ser 5 las reas reas de la organizacin
se concluye que hacen falta
establecer en todas las reas.
Integrar al
Hay controles
administrador para que
presupuestales pero todos
los controles
van dirigidos al Gerente.
presupuestales pasen p
un filtro
Existen controles preventivos y Certificarse con las
de retroalimentacin para
normas ISO 9000
mantener una mejora continua.

Revis:
Enrique Benjamn Franklin
Fincowsky

Autoriz:
Roberto Carlos Borbolla
Alvarado

AUDITORA ADMINISTRATIVA

SEGUIMIENTO
Objetivo general
Una vez concluida la auditoria administrativa se pretende definir las propuestas pertinentes a
seguir para dar un adecuado seguimiento, as como las recomendaciones dadas por la
investigacin que realiz el equipo auditor.

i- La implementacin se comprobar en todas las reas en las que la institucin acepte que
se lleven a cabo las mejoras propuestas por el equipo auditor.
J- El equipo auditor se compromete a apoyar en todo lo posible al rea para implementar
las mejoras

i- Los resultados obtenidos con la implementacin del o los proyectos implementados

sern evaluados al trmino de un semestre.
J- Una vez evaluado el resultado del proyecto, se proceder a adecuarlo conforme a las
necesidades del rea para implementar las mejoras como tales.

i- Se elaborar un nuevo plan de trabajo para seguir mejorando y actualizando las

recomendaciones implementadas dentro del rea.

i- El equipo auditor se compromete a entregar los informes que se consideren convenientes

de las actividades y evaluaciones realizadas.

Elabor:
Esparza Vanegas Renata
Mojica Domnguez Myriam
Uribe Garca Michelle

Revis:
Enrique Benjamn Franklin
Fincowsky

Autoriz:
Roberto Carlos Borbolla
Alvarado