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ORGANIZACIN Y
FUNCIONES
MANUAL DE
ORGANIZACIN Y FUNCIONES
MANUAL DE FUNCIONES
DIRECCIN GENERAL DE AUDITORIA
DE GESTIN JUDICIAL
Pg.
CAPITULO 1 - INTRODUCCIN
5
5
6
1. Organizacin
2. Funciones
3. Metas de la DGAGJ
11
11
11
12
12
13
13
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CONTENIDOS
MANUAL DE
ORGANIZACIN Y FUNCIONES
CAPITULO 1
INTRODUCCIN
MANUAL DE
ORGANIZACIN Y FUNCIONES
CAPITULO 2
ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE LA
DIRECCIN GENERAL DE AUDITORA DE
GESTIN JUDICIAL
1. Organizacin
La organizacin administrativa se ha diseado en funcin y siguiendo la
decisin de la Corte Suprema de Justicia de crear una Direccin General de
Auditoria de Gestin Judicial (DGAGJ), conforme a la Acordada N 478 de
fecha 9 de octubre de 2007), dependiente directamente de la Corte Suprema
de Justicia a travs del Consejo de Superintendencia de Justicia, con tres
unidades funcionales.
Direccin General
de Auditora de
Gestin Judicial
(DGAGJ)
Unidad de Anlisis
y Programacin
Unidad de
Auditora
de Campo
Programada
Unidad de
Auditora
de Reaccin
Inmediata
2. Funciones
a.- De la Direccin
1. Dirigir y coordinar el trabajo de las unidades a su cargo.
2. Supervisar la ejecucin de auditorias de gestin judicial.
3. Emitir y remitir informes, al Consejo de Superintendencia de la Corte
Suprema de Justicia, de auditoria de gestin judicial.
4. Formar parte y dirigir un Comit de Control de Calidad de Auditora
Judicial, que estar conformado por el Director y los jefes de las tres
Unidades. Dicho Comit apoyar las funciones de la Direccin.
5. Representar a la Direccin ante el rgano Disciplinario.
6. Elaborar y presentar, antes del primero de Diciembre de cada ao, al
Consejo de Superintendencia y por su medio a la CSJ la propuesta del
Plan anual de Auditoras de Gestin Judicial.
7. Proponer al Consejo de Superintendencia iniciativas para organizar y
fiscalizar todos los despachos judiciales y ejercer el control sobre los
auxiliares de justicia.
MANUAL DE
ORGANIZACIN Y FUNCIONES
MANUAL DE
ORGANIZACIN Y FUNCIONES
MANUAL DE
ORGANIZACIN Y FUNCIONES
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MANUAL DE
ORGANIZACIN Y FUNCIONES
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ANEXOS
CAPACITACIN CONTINUA
15
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DIRECCIN GENERAL DE AUDITORIA
DE GESTIN JUDICIAL
CONTENIDOS
Tema
Pg. N
PROCEDIMIENTOS
1. Para la UNIDAD DE ANLISIS Y PROGRAMACIN
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MANUAL DE
ORGANIZACIN Y FUNCIONES
ANEXOS
16
30
35
37
42
PROCEDIMIENTOS PARA LA
UNIDAD DE ANLISIS Y PROGRAMACIN
I.- OBJETIVO
Mantener actualizado y administrar un sistema de administracin de
riesgos de la gestin judicial capaz de suministrar informacin que permita
la previsibilidad, prevencin e identificacin de obstculos que afecten el
correcto funcionamiento de los despachos judiciales as como los deberes,
obligaciones, responsabilidades y prohibiciones de jueces, funcionarios y
auxiliares de justicia de conformidad con la legislacin vigente y en atencin
a los objetivos de la potestad de superintendencia de la Corte Suprema de
Justicia.
III.- ALCANCE
II.- ACTIVIDADES
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IV.- RESPONSABLE
Estar a cargo de la Unidad de Auditora de Anlisis y programacin, con el
apoyo de las dems unidades de la Direccin General de Auditora de Gestin
Judicial.
VI.- METODOLOGA
La metodologa de trabajo consistir en el desarrollo de las siguientes
actividades:
MANUAL DE
ORGANIZACIN Y FUNCIONES
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PROCEDIMIENTOS PARA LA
UNIDAD DE AUDITORA PROGRAMADA
I.- OBJETIVO
Controlar, en forma programada, la gestin de los despachos Judiciales y de
los auxiliares de justicia, de acuerdo con la legislacin vigente y respetando la
independencia judicial, con el propsito de asegurar el buen funcionamiento
del sistema de administracin de justicia y de prevenir vicios e inconductas
que puedan afectarlo; a la vez de detectar posibles desviaciones o riesgos
inherentes y realizar las recomendaciones necesarias a fin de poder realizar
las correcciones pertinentes en tiempo y forma.
II.- ACTIVIDADES
Realizar auditoras de campo programadas de acuerdo con un Plan Anual de
Auditora de Gestin Judicial, aprobado por la Corte Suprema de Justicia.
MANUAL DE
ORGANIZACIN Y FUNCIONES
III.- ALCANCE
Las actividades de esta Auditora se aplicarn al control programado de la
gestin judicial, que no incluye el contenido ni el sentido de los fallos judiciales,
de las Salas de la Corte Suprema de Justicia, los Tribunales de Apelacin,
los Juzgados y Oficinas de Apoyo de todos los fueros y Circunscripciones.
Alcanzar tambin a la gestin de todo el personal de esas dependencias y
a los auxiliares de justicia, que de acuerdo con la legislacin vigente estn
cubiertos por la potestad de superintendencia de la CSJ. (Art. 3. de la Ley 879/81-Art.
23 Ley 609/95).
IV.- RESPONSABLE
Estar a cargo de la Unidad de Auditora Programada, con el apoyo de las
dems unidades de la Direccin General de Auditora de Gestin Judicial.
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VI.- METODOLOGA
El plan general de auditorias, que constituye la base de la Auditora Programada,
debe ser aprobado por la Corte Suprema de Justicia y elaborado sobre la base
de la informacin que suministre el sistema de administracin de riesgos y
las prioridades que establezcan para estos propsitos, tanto el Consejo de
Superintendencia de Justicia como la Corte Suprema de Justicia. Este puede
ser ajustado durante el transcurso del ao, en consideracin a la informacin
que elabora la Unidad de Anlisis y Programacin y del surgimiento de
nuevos elementos que justifiquen un cambio en las evaluaciones inicialmente
previstas en el plan de trabajo.
MANUAL DE
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Resumen Ejecutivo,
Alcance de la Auditoria,
Metodologa de Trabajo;
Hallazgos, Observaciones y Recomendaciones;
Anexos.
El Encargado del equipo de trabajo deber poner a consideracin del
Director de la DGAGJ el Pre-Informe quien, con el Comit de Calidad,
revisar el contenido, la redaccin y evidencia de respaldo obtenida
sobre cada punto presentado en dicho documento.
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Resumen Ejecutivo,
Alcance de la Auditoria,
Metodologa de Trabajo;
Hallazgos, Observaciones, Conclusiones y Recomendaciones;
Opinin del Auditado.
Recomendaciones al Consejo de Superintendencia de plazos para
implementar recomendaciones y establecer el periodo de seguimiento
a cargo de la Unidad de Anlisis y Programacin.
Anexos
El informe final, firmado por el Director General deber remitirse,
va oficio, al Consejo de Superintendencia de Justicia y a los sectores
auditados. Copia de dicho informe deber remitirse simultneamente
a la Unidad de Anlisis de la DGAGJ para su consideracin en el sistema
de administracin de Riesgo.
MANUAL DE
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PROCEDIMIENTOS PARA LA
UNIDAD DE AUDITORA DE REACCIN INMEDIATA
I.- OBJETIVO
Controlar, en forma reactiva, por indicacin de la Direccin General de
Auditora de Gestin Judicial, la gestin de los despachos Judiciales y de los
auxiliares de justicia, de acuerdo con la legislacin vigente y respetando la
independencia judicial, con el propsito de investigar el alcance de denuncias
sobre hechos que le han sido solicitados. La informacin recopilada deber
guardar la formalidad necesaria para poder ser utilizada eventualmente como
prueba en un sumario administrativo.
II.- ACTIVIDADES
Realizar auditoras de reaccin inmediata por indicacin de la Direccin
General de Auditora de Gestin Judicial.
MANUAL DE
ORGANIZACIN Y FUNCIONES
III.- ALCANCE
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IV.- RESPONSABLE
Estar a cargo de la Unidad de Auditora de Reaccin Inmediata, con el
apoyo de las dems unidades de la Direccin General de Auditora de Gestin
Judicial.
VI.- METODOLOGA
Las actividades de la Auditora de Reaccin Inmediata debern haber sido
previamente aprobadas y especficamente solicitadas por el Director sobre
la base de Denuncias recibidas a travs del sistema de Quejas y Denuncias,
o por solicitud de la Corte Suprema de Justicia a travs de su Consejo de
Superintendencia.
El Director General comunica al Jefe de esta Unidad la decisin de realizar
una auditora de reaccin inmediata con indicacin del lugar y motivos que
la justifican.
El Jefe de la Unidad de Auditora de Reaccin Inmediata realizar la
planificacin del trabajo siguiendo el siguiente esquema bsico:
a) Analizar la denuncia presentada sobre el mbito a auditar o justificacin
dada por el Director;
b) Determinar la estrategia de auditora a aplicar;
c) Analizar la informacin disponible proporcionada por la unidad de
Anlisis y programacin;
d) Prever los aspectos logsticos para cumplir con las auditorias en los
lugares designados (viticos, transporte, alojamiento, equipos, etc.).
MANUAL DE
ORGANIZACIN Y FUNCIONES
Resumen Ejecutivo,
Causas que motivaron la auditora y alcance del trabajo realizado
Hallazgos, Observaciones y Recomendaciones;
Anexos.
El responsable de la investigacin deber poner a consideracin del
Director de la DGAGJ el Informe quien, con el Comit de Calidad,
revisar el contenido, la redaccin y evidencia de respaldo obtenidas
sobre cada punto presentado en dicho documento y una vez
aprobado, deber remitirse simultneamente, va oficios, al Consejo
de Superintendencia de Justicia para su informacin y conocimiento; a
la Oficina Disciplinaria de la Superintendencia General de Justicia, para
la atencin correspondiente; a la Unidad de Anlisis y Programacin de
la DGAGJ para consideracin en el sistema de administracin de Riesgo
y a los sectores auditados.
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Las tareas de auditora de esta unidad en los Juzgados, abarcar los siguientes
tems:
1. Anlisis de la gestin:
Fecha:________________
Juzgado:_______________________
Circunscripcin:________________________
Tarea
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30
Comentarios
Hecho
por
Fecha
Tarea
Comentarios
Hecho
por
Fecha
Observacin y consulta
Acceso de personal no autorizado vendedores
y otros
Mobiliario y equipos:
31
Tarea
MANUAL DE
ORGANIZACIN Y FUNCIONES
32
Comentarios
Hecho
por
Fecha
Tarea
Comentarios
Hecho
por
Fecha
33
Tarea
MANUAL DE
ORGANIZACIN Y FUNCIONES
34
Comentarios
Hecho
por
Fecha
Cantidad
DIRECCIN GENERAL DE AUDITORA DE GESTIN JUDICIAL
Informacin
35
Informacin
Cantidad
MANUAL DE
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NOTA: Esta informacin debe llenarse sobre la base de los registros que debe llevar cada
juzgado a este efecto. Estos registros sern sujetos de revisin por parte de la Auditora de
Gestin.
CIRCUNSCRIPCIN JUDICIAL
Nmero de hechos
ocurridos en el
periodo:
Ausencias
injustificadas
Llegadas tardas
Enfermedad
Otros
Relacin entre la
cantidad de hechos
ocurridos y la
cantidad de personal:
Ejemplo:
Cantidad de
ausencias= Promedio
de ausencias
Cantidad de
empleados por
empleado
Canindeyu
Pdte. Hayes
Cordillera
San Pedro
Caazap
Paraguari
Misiones
eembuc
Caaguaz
Alto Paran
Amambay
Itapa
Total
DIRECCIN GENERAL DE AUDITORA DE GESTIN JUDICIAL
Nmero de
funcionarios a cargo
del Juzgado
Actuarios
Ujieres
notificadores
Oficiales de
Secretara
Dactilgrafos
Auxiliares
Practicantes
Indicar si posee
personal no
nombrado
(individualizar cargo)
Guair
Capital
Informacin
Concepcin
Cantidad
37
CIRCUNSCRIPCIN JUDICIAL
Cantidad de
escritorios disponibles
en el Juzgado
Relacin entre la
cantidad de personal
del Juzgado vs.
la cantidad de
escritorios.
Metros cuadrados
de estanteras y
armarios disponibles
para el archivo de
expedientes.
MANUAL DE
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Cantidad de
expedientes obrantes
en el Juzgado.
Relacin entre
la cantidad de
expedientes y los
metros cuadrados de
mobiliario para su
archivo.
Cantidad de
computadoras con
las que cuenta el
Juzgado.
Relacin entre la
cantidad de de
personal del Juzgado
vs. la cantidad de
computadoras.
Metros cuadrados
cubiertos de las
instalaciones del
Juzgado.
38
Total
Canindeyu
Pdte. Hayes
Cordillera
San Pedro
Caazap
Paraguari
Misiones
eembuc
Caaguaz
Alto Paran
Amambay
Itapa
Guair
Capital
Cargos vacantes
(indicar categora)
Concepcin
Cantidad
Informacin
Informacin
Total
Canindeyu
Pdte. Hayes
Cordillera
San Pedro
Caazap
Paraguari
Misiones
eembuc
Caaguaz
Alto Paran
Amambay
Concepcin
Itapa
Guair
Capital
CIRCUNSCRIPCIN JUDICIAL
Cantidad
Relacin entre la
cantidad de personal
del Juzgado y la
cantidad de los
metros cuadrados
disponibles.
Nmero de
expedientes
ingresados.
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CIRCUNSCRIPCIN JUDICIAL
MANUAL DE
ORGANIZACIN Y FUNCIONES
En lo Penal - audiencia
suspendida por:
Incomparecencia
del acusado
Incomparecencia
de la Fiscala
Incomparecencia
del abogado
defensor
Incomparecencia
del Defensor
Pblico
Falta de
notificacin
Pedido de
suspensin
Otros
40
En las dems
Jurisdicciones
audiencia suspendida
por:
Incomparecencia
del declarante
Falta de
notificacin
Pedido de
suspensin
Otros
Total
Canindeyu
Pdte. Hayes
Cordillera
San Pedro
Caazap
Paraguari
Misiones
eembuc
Caaguaz
Alto Paran
Amambay
Itapa
Guair
Capital
Nmero de audiencias
fijadas, especificando
las realizadas y
las suspendidas,
con los motivos de
suspensin:
Concepcin
Cantidad
Informacin
CIRCUNSCRIPCIN JUDICIAL
Total
Canindeyu
Pdte. Hayes
Cordillera
San Pedro
Caazap
Paraguari
Misiones
eembuc
Caaguaz
Alto Paran
Amambay
Itapa
Guair
Capital
Concepcin
Cantidad
Informacin
Nmero de
resoluciones contra
las cuales se haya
interpuesto recurso de
apelacin y/o nulidad:
Autos Interlocutorios
Sentencias Definitivas
Nmero de
resoluciones contra
las cuales se haya
interpuesto recurso de
apelacin y/o nulidad
que hayan sido
confirmadas por el
Tribunal de Apelacin:
Autos Interlocutorios
Sentencias Definitivas
Nmero de
resoluciones contra
las cuales se haya
interpuesto recurso de
apelacin y/o nulidad
que hayan sido
revocadas o anuladas
por el Tribunal de
Apelacin:
Autos Interlocutorios
Sentencias Definitivas
Nmero de
resoluciones dictadas:
Autos Interlocutorios
Sentencias Definitivas
Detallar en los
Juzgados Civiles y
Comerciales el tipo de
juicio:
Ordinario
Ejecutivo
Otros
Preparado por:_____________________
Aprobado por:______________________
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CIRCUNSCRIPCIN JUDICIAL
MANUAL DE
ORGANIZACIN Y FUNCIONES
Indicar si posee
personal no nombrado
(individualizar cargo)
Nmero de hechos
ocurridos en el
periodo:
Ausencias
injustificadas
Llegadas tardas
Enfermedad
Otros
Relacin entre la
cantidad de hechos
ocurridos y la cantidad
de personal:
Ejemplo:
Cantidad de
ausencias=
Promedio de ausencias
Cantidad de empleados
por empleado
42
Total
Canindeyu
Pdte. Hayes
Cordillera
San Pedro
Caazap
Paraguari
Misiones
eembuc
Caaguaz
Alto Paran
Amambay
Itapa
Guair
Capital
Nmero de
funcionarios a cargo
del Juzgado
Actuarios
Ujieres
notificadores
Oficiales de
Secretara
Dactilgrafos
Auxiliares
Practicantes
Concepcin
Cantidad
Informacin
CIRCUNSCRIPCIN JUDICIAL
Total
Canindeyu
Pdte. Hayes
Cordillera
San Pedro
Caazap
Paraguari
Misiones
eembuc
Caaguaz
Alto Paran
Amambay
Itapa
Guair
Capital
Concepcin
Cantidad
Informacin
Cargos vacantes
(indicar categora)
Cantidad de escritorios
disponibles en el
Juzgado
Relacin entre la
cantidad de personal
del Juzgado vs.
la cantidad de
escritorios.
Cantidad de
expedientes obrantes
en el Juzgado.
Relacin entre
la cantidad de
expedientes y los
metros cuadrados de
mobiliario para su
archivo.
Cantidad de
computadoras con
las que cuenta el
Juzgado.
Relacin entre la
cantidad de de
personal del Juzgado
vs. la cantidad de
computadoras.
Metros cuadrados
de estanteras y
armarios disponibles
para el archivo de
expedientes.
Metros cuadrados
cubiertos de las
instalaciones del
Juzgado.
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CIRCUNSCRIPCIN JUDICIAL
Nmero de
expedientes
ingresados.
MANUAL DE
ORGANIZACIN Y FUNCIONES
Nmero de audiencias
fijadas, especificando
las realizadas y
las suspendidas,
con los motivos de
suspensin:
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En lo Penal - audiencia
suspendida por:
Incomparecencia
del acusado
Incomparecencia
de la Fiscala
Incomparecencia
del abogado
defensor
Incomparecencia
del Defensor
Pblico
Falta de
notificacin
Pedido de
suspensin
Otros
En las dems
Jurisdicciones
audiencia suspendida
por:
Incomparecencia
del declarante
Falta de
notificacin
Pedido de
suspensin
Otros
Total
Canindeyu
Pdte. Hayes
Cordillera
San Pedro
Caazap
Paraguari
Misiones
eembuc
Caaguaz
Alto Paran
Amambay
Itapa
Guair
Capital
Relacin entre la
cantidad de personal
del Juzgado y la
cantidad de los metros
cuadrados disponibles.
Concepcin
Cantidad
Informacin
CIRCUNSCRIPCIN JUDICIAL
Total
Canindeyu
Pdte. Hayes
Cordillera
San Pedro
Caazap
Paraguari
Misiones
eembuc
Caaguaz
Alto Paran
Amambay
Itapa
Guair
Capital
Concepcin
Cantidad
Informacin
Nmero de
resoluciones dictadas
Autos Interlocutorios
Sentencias Definitivas
Nmero de
resoluciones contra
las cuales se haya
interpuesto recurso de
apelacin y/o nulidad:
Autos Interlocutorios
Sentencias Definitivas
Nmero de
resoluciones contra
las cuales se haya
interpuesto recurso de
apelacin y/o nulidad
que hayan sido
confirmadas por el
Tribunal de Apelacin:
Autos Interlocutorios
Sentencias Definitivas
Nmero de
resoluciones contra
las cuales se haya
interpuesto recurso de
apelacin y/o nulidad
que hayan sido
revocadas o anuladas
por el Tribunal de
Apelacin:
Autos Interlocutorios
Sentencias Definitivas
Detallar en los
Juzgados Civiles y
Comerciales el tipo de
juicio:
Ordinario
Ejecutivo
Otros
Preparado por:_____________________
Aprobado por:______________________
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