http://www.lem.ep.usp.br/Pef411/~Marcel%20Abe/Ms%20Project98.

htm

Escola Politcnica da Universidade de So Paulo

Departamento de Engenharia de Estruturas e Fundaes
PEF 411 - Engenharia de Software Aplicada Engenharia de
Estruturas
Professor: Jos Antonio Lerosa de Siqueira

Aluno: Marcel Takeshi Abe

NoUSP 2235002

Junho/2000

MS Project
INTRODUO
O MS PROJECT um software de Gerenciamento de Projetos desenvolvido
pela MICROSOFT Corporation, constituindo-se uma das ferramentas mais
utilizadas pelo mercado em funo dos recursos de gerenciamento que oferece
e da facilidade operacional que apresenta.
Os softwares de gerenciamento realizam o processamento de planejamento
utilizando as Tcnicas de Caminho Crtico (PERT/CPM), como ferramenta
base.

APLICAES DO PROGRAMA
A ferramenta de gerenciamento MS Project aplicvel aos mais diversos tipos
de Projetos sejam na Gesto de Projetos de Engenharia (Implantao e
manuteno de empreendimentos) ou na rea de Gesto Empresarial
(Planejamento Estratgico ou Gesto de Projetos Especficos).
Dentro da Engenharia Civil temos como principais aplicaes:

CONSTRUO
CIVIL
- identificao dos servios que impactam diretamente sobre o prazo de
entrega
da
obra;
distribuio
de
recursos
humanos
e
equipamentos;
estudo
de
simulaes
para
avaliar
prazos
e
custos;
visualizao
de
longo
prazo
do
empreendimento;
- localizao de gargalos em processos prprios da obra ou que envolva
terceiros,
e
- coordenao dos esforos logsticos.
PROJETOS
determinao
da
estrutura
de
diviso
dos
trabalhos;
identificao
do
caminho
crtico
do
projeto;
- administrao do volume de trabalho dos colaboradores;
- visualizao simples da evoluo do empreendimento, e
coordenao
de
mltiplos
projetos.

APLICAO NO GERENCIAMENTO DE PROJETOS

Conceitos Bsicos

Existem diversas tcnicas e ferramentas sofisticadas que podem ser aplicadas

ao gerenciamento de programas. Para entend-las, necessrio ter o
conhecimento dos conceitos bsicos de Projetos. Suas definies,
funcionamento e suas principais caractersticas.

O que um projeto?

Um projeto pode ser definido como uma seqncia de atividades ou eventos

com incio e fim definidos dirigidos por pessoas que se destinam a alcanar
um dado objetivo dentro de parmetros de custo, tempo, recursos e qualidade.
Segundo Francisco Constant de Figueiredo e Helio Carlos Maciel Figueiredo,
um projeto "...um conjunto de atividades ou tarefas inter-relacionadas
levadas a cabo objetivando alcanar uma meta temporal predeterminada."
Um projeto , todavia, nico. Mesmo que haja alguma similaridade com um
empreendimento executado, h caractersticas especficas e diferenciadoras.

Como vive um projeto?

Podemos dividir um projeto em quatro fases distintas que o caracterizam:

fase conceitual, fase de planejamento, execuo e fase final ou

desmobilizao.
1) Fase conceitual
A primeira fase do projeto (conceitual) se define pela busca da identificao
das necessidades, pelo estudo da viabilidade, pela discusso das alternativas,
planos de ataque, elaborao dos oramentos, formatao de propostas e
cronogramas mestres, alm da consolidao da equipe de trabalho que ir
desenvolver a prxima etapa, a fase de planejamento.
2) Fase de planejamento
A fase de planejamento do projeto ou obra, diz respeito programao dos
recursos, humanos, recursos materiais e equipamentos. nessa fase que so
criados prottipos do projeto e onde acontecem as simulaes que porventura
venham dar idias claras de problemas futuros e do melhor caminho a ser
seguido na fase de execuo do empreendimento.
3) Fase de execuo do projeto
Na fase de execuo, acontece o cumprimento das atividades planejadas e, a
depender das interfaces e novos obstculos surgidos (o inesperado), tambm
onde acontecem as mudanas de direo ou, como se costuma dizer, o
replanejamento do projeto que advm, entre outras coisas, de uma boa
monitorizao e do controle das atividades programadas.
4) Fase final
A ltima etapa de um projeto, fase final, caracteriza a desmobilizao e
entrega do empreendimento. Deve-se ter especial cuidado com a
desmobilizao e entrega de todos os servios que fazem parte do escopo
contratado.
Acontece que alguns empreendimentos pura e simplesmente no conseguem
ser terminados devido aos mais variados tipos de servios extras que
aparecem, seja por m concepo do projeto de engenharia, por um
planejamento inadequado ou por outra razo menos tcnica.
A soluo encontrada tem sido terminar por "decreto" o que, no mnimo,
causa um certo desconforto naquele que planeja ou gerencia pelo custo cada
vez menos justificvel. Alm disso, a mobilizao de profissionais
especializados na resoluo de "pequenos detalhes" de final de projeto tem se
mostrado caro e desgastante.
O melhor planejar bem para evitar que problemas como esses ocorram.

Redes PERT/CPM

Segundo Z. S. Cukierman, as redes PERT/CPM abordam o projeto de um

ponto de vista sistmico, j que fornecem uma viso de totalidade devido
necessidade de se estabelecer interdependncia entre todas as atividades. Alm
disso, ressaltam as entradas, o processo ou o desenvolvimento das aes de
acordo com as relaes de correspondncia entre elas e as sadas resultado
final desejado. Conduzem ainda montagem de todo um esquema de
feedback, atravs do estabelecimento de um sistema de comunicaes, que
abastea e permita administrao gerncia do projeto decidir, em funo
dos dados e informaes que convergem de diversos setores, sobre o
andamento do projeto.
As redes PERT/CPM do nfase aos objetivos, visam a otimizao poltica, da
performance, do prazo, do preo e do risco (indicadores presentes em
qualquer projeto), so uma ferramenta interdisciplinar e de comunicao e
estabelecem de forma clara as relaes entre clientes e fornecedores.
Cabe notar que o modelo PERT/CPM no cria situaes, mas revela situaes,
evitando ou minimizando os efeitos oriundos de ocorrncias no previstas ao
longo do projeto. Por isso, ele ajuda a decidir, mas no a deciso, isto , se
ocorrerem chuvas, se no caminho de uma escavao foi encontrada uma
grande pedra, etc., no significa necessariamente que o PERT/CPM no
funcionou. O mtodo no pode evitar chuvas ou atrasos de fornecedores, mas
ir revelar ou at mesmo prevenir contra tais ocorrncias: o que fazer, onde e
como atuar, quando agir e com que recursos, tendo em vista a ocorrncia de
eventos estranhos ao planejamento inicial ou base.

SOFTWARE DE GERENCIAMENTO POR QUE USAR?

Existem diversos motivos que justificam a utilizao de um aplicativo ou
software de Gerenciamento de Projetos, dentre os quais podem ser destacados:

a maneira mais eficaz e rpida de representar graficamente (Gantt e

PERT) o projeto atravs de apresentaes bem elaboradas e precisas;

direciona
a
uma
metodologia
eficaz
de
planejamento, pois obriga a
utilizao de um mtodo
para o detalhamento de cada
atividade;

mostra automaticamente as
inconsistncias entre a
execuo do projeto e o que
fora
previsto
pelo
planejamento;

auxilia o Gerente de Projetos na tomada de decises relativas a prazos,

custos e recursos;

permite, de maneira muito rpida e eficiente, o clculo do caminho crtico

do empreendimento.

Softwares de Planejamento e Controle, no so meros fazedores de

cronogramas, mas poderosssimos gerenciadores de redes de planejamento.
Alis, os cronogramas so apenas um sub-produto dentre os diversos contidos
em um aplicativo como o MS Project. Para o bom uso do aplicativo, no basta
apenas o conhecimento dos menus, comandos e modos de exibio.
necessrio um perfeito entendimento da extenso de suas possibilidades
No desenvolvimento do Projeto Polaris (1957), a Marinha Americana
envolveu-se no gerenciamento de tantas tarefas, que se viu na contingncia de
desenvolver um sistema que permitisse planejar, acompanhar, rastrear,
programar e estipular prazos. Surgiu ento o conhecido diagrama PERT
(Program Evaluation and Review Technique), que tem sido valiosa ferramenta
de planejamento.
Cedo se percebeu a necessidade de criar sistemas informatizados que
facilitassem a tarefa de planejar empreendimentos, mas s nos ltimos anos
esses sistemas tm se tornado suficientemente amigveis e de custo acessvel
para a maioria das empresas. No entanto, raramente os usurios utilizam todo
o potencial destes programas.
Assim, estas poderosas ferramentas acabam se transformando em sofisticados
editores de cronogramas e relatrios, coloridos, bem impressos e de excelente
aspecto visual, quando poderiam aportar muito mais.

Quando vamos executar uma obra, os tcnicos detalham uma seqncia de

atividades, atribuindo tempos, recursos, subdividindo e hierarquizando tarefas.
Esta lista de atividades o primeiro input para o sistema. A cada tarefa podem
ainda ser atribudos custos, condicionantes, comentrios especiais,
interdependncias, datas, metas, etc.
A partir dessa lista, que facilmente pode atingir quinhentas ou mais atividades,
o software organiza as atividades na forma de cronograma. Mas, ao contrrio
dos cronogramas feitos mo, em que no se visualiza as interdependncias
entre tarefas, o software mantm vlidas todas as interdependncias, estejam
elas exibidas ou no no cronograma.
Desta forma, se uma determinada atividade tiver seu prazo ou datas de incio e
trmino alteradas, as demais atividades acompanham estas mudanas,
mantendo a lgica da execuo da obra.
Calculando de maneira rpida e precisa as datas mais cedo e mais tarde de
cada evento, e as folgas de cada atividade, o programa nos permite identificar
o caminho crtico e toda vez que, por fora de mudanas na execuo de
atividades, este caminho crtico mudar, isto nos ser claramente indicado.
Conhecido o prazo requerido de nossa obra, podemos adequar atividades no
sentido de conseguirmos atingir o prazo estipulado, ou, havendo folga, alocar
da melhor forma as tarefas ao longo desta.
Ao atribuirmos s atividades os recursos e custos correspondentes, podemos
gerar um histograma de recursos associado ao cronograma, e a partir deste,
nivelar os recursos.
Diferentemente de uma produo seriada, um empreendimento tem como
caracterstica a inconstncia na utilizao de recursos: h, por exemplo, fases
da obra em que utilizamos mais serventes, em outras fases a atividade de
corte e dobra a mais freqente, em outros momentos estaremos utilizando
carpinteiros, etc. Portanto, normal que exista uma certa ociosidade. O
nivelamento de recursos minimiza esta ociosidade, deslocando atividade
dentro de suas respectivas folgas, de maneira a requerer um mnimo efetivo de
pessoal para a execuo.
Nivelados os recursos e alocados os custos pertinentes a cada recurso, obtmse facilmente um oramento econmico da obra, alm da curva de avano
fsico. A obteno do oramento pode ser facilitada pelo fato de que alm das
interdependncias que resguardam a lgica de execuo, as atividades podem
ser agrupadas segundo a Estrutura Analtica de Projeto (EAP).

Pronto o planejamento inicial, ao comear a obra teremos os relatrios de

programao, discriminando por equipe as atividades a serem desenvolvidas
naquele dia, semana ou ms, conforme a sua necessidade de programao.
O retorno da programao, informando o cumprimento das atividades e os
desvios em relao ao programado, nos permite obter a curva do avano fsico
realizado, indicando a necessidade ou no de replanejar a obra e reprogramar
as atividades, de forma a atender o prazo estipulado ou informando o novo
prazo previsto para a concluso dos servios. a etapa do Acompanhamento e
Controle.

PRINCIPAIS FUNES E COMANDOS

Grfico de Gantt
Criada em 1918 por Henry L. Gantt, engenheiro industrial norte-americano, o
grfico de Gantt, tambm conhecido como Cronograma de Barras, uma das
ferramentas mais difundidas mundialmente. As barras horizontais representam
as duraes das atividades. Quanto maior a barra, maior ser a durao de
uma tarefa. As divises verticais representam as unidades de tempo.
No cronograma de barras notvel a excelente comunicao visual
proporcionada e justamente esta a razo de seu uso generalizado, mas a
ferramenta no mostra claramente, o que constitui sua maior desvantagem, a
interdependncia entre as atividades, ainda que sejam usadas as setas
indicadoras das ligaes.
Mais sofisticados e flexveis, seja no monitor ou no campo, os cronogramas de
barras mantm a importncia de sua comunicao e, por isso mesmo,
aumentam sobremaneira a visualizao do planejamento errado, tanto para o
operrio que executa quanto para o cliente que, sabedor das tcnicas de
elaborao, no encontra dificuldades para ler no relatrio o uso incorreto da
tcnica PERT/CPM.
No Project 98, esse modo consiste em uma planilha localizada esquerda e
um grfico de barras direita. Como padro, cada linha da planilha exibe o
nome e a durao de uma tarefa no projeto. Ao redimensionar a planilha ou
rolar por ela, podemos obter mais informaes sobre cada tarefa. H uma
linha de tempo na parte superior do grfico. Abaixo, ficam as barras que
representam cada tarefa correspondente na planilha. A localizao de uma
barra de tarefas na linha de tempo mostra o incio e trmino da tarefa. O
tamanho da barra indica a durao da tarefa. Ao alterar as informaes na
planilha, a barra de tarefas muda para refletir a alterao feita na tarefa. Na

figura abaixo temos uma amostra do layout do modo Grfico de Gantt no MS

Project 98.

Grfico de Rede PERT

O modo de exibio Grfico PERT de tarefas uma verso especializada do
grfico PERT que mostra as predecessoras e sucessoras imediatas de uma
tarefa. Se tiver um projeto com muitas tarefas inter-relacionadas, voc poder
usar o modo de exibio Grfico PERT de tarefas para enfocar apenas as
tarefas vinculadas a determinada tarefa.
Os campos a seguir representam todos os campos de anlise PERT no
Microsoft Project 98.

Trmino esperado

O campo Trmino esperado contm a data na qual espera-se que a tarefa seja
terminada. Podemos inserir essa data como parte de um clculo de anlise
PERT, que considera uma mdia ponderada das duraes e datas esperadas,
pessimistas e otimistas.

Incio esperado

O campo Incio esperado contm a data na qual espera-se que a tarefa seja
iniciada. Podemos inserir essa data como parte de um clculo de anlise

PERT, que considera uma mdia ponderada das duraes e datas esperadas,
pessimistas e otimistas.

Trmino otimista

O campo Trmino otimista contm a data que representa a melhor

possibilidade para o trmino de uma tarefa. Podemos inserir essa data como
parte de um clculo de anlise PERT, que considera uma mdia ponderada das
duraes e datas esperadas, pessimistas e otimistas.

Incio otimista

O campo Incio otimista contm a data que representa a melhor possibilidade

para o incio de uma tarefa. Podemos inserir essa data como parte de um
clculo de anlise PERT, que considera uma mdia ponderada das duraes e
datas esperadas, pessimistas e otimistas.

Trmino pessimista

O campo Trmino pessimista contm a data que representa a pior

possibilidade para o trmino de uma tarefa. Voc pode inserir essa data como
parte de um clculo de anlise PERT, que considera uma mdia ponderada das
duraes e datas esperadas, pessimistas e otimistas.

Incio pessimista

O campo Incio pessimista contm a data que representa a pior possibilidade

para o incio de uma tarefa. Voc pode inserir essa data como parte de um
clculo de anlise PERT, que considera uma mdia ponderada das duraes e
datas esperadas, pessimistas e otimistas.

Durao esperada

O campo Durao esperada contm o perodo de trabalho total ativo esperado

para uma tarefa, ou seja, o perodo de tempo desde o incio esperado at o
trmino esperado de uma tarefa. Voc poder inserir a durao esperada como
parte de um clculo de anlise PERT, que considera uma mdia ponderada de
duraes e datas esperadas, otimistas e pessimistas, ou que pode ser calculada
pelo MS Project.

Durao otimista

O campo Durao otimista contm a melhor possibilidade para o perodo de

trabalho total ativo esperado para uma tarefa, ou seja, o perodo de tempo a
partir do incio otimista at o trmino otimista de uma tarefa. Voc poder
inserir a durao otimista como parte de um clculo de anlise PERT, que

considera uma mdia ponderada das duraes e datas esperadas, pessimistas e

otimistas, ou que pode ser calculada pelo MS Project.

Durao pessimista

O campo Durao pessimista contm a pior possibilidade para o perodo de

trabalho total ativo esperado para uma tarefa, ou seja, o perodo de tempo a
partir do incio pessimista at o trmino pessimista de uma tarefa. Voc poder
inserir a durao pessimista como parte de um clculo de anlise PERT, que
considera uma mdia ponderada de duraes e datas esperadas, pessimistas e
otimistas, ou que poder ser calculada pelo MS Project.
Usamos os campos indicados acima para estimar as probabilidades das datas
das tarefas.
Exemplo: Voc tem vrias tarefas crticas das quais deseja ver as duraes
esperadas, o melhor caso e o pior caso. Insira as datas de incio e trmino
esperadas para a tarefa, bem como suas datas de incio e trmino otimistas e
pessimistas e, em seguida, execute o clculo da anlise PERT.

Grfico de Alocao de Recursos

As tarefas em seu projeto precisaro de recursos para serem realizadas. Um
recurso pode ser uma nica pessoa ou uma pea de equipamento ou pode

representar um grupo, como por exemplo, encarregados ou marceneiros.

Como padro, o Microsoft Project calcula a durao de cada tarefa com base
no nmero de recursos atribudo e na quantidade de recursos dedicada
tarefa. Por exemplo, se duas pessoas que trabalham em tempo integral so
atribudas a uma tarefa de dois dias e voc as coloca trabalhando meio
expediente, a durao atribuda tarefa ser de quatro dias. Ocasionalmente,
pode ser um recurso especfico seja atribudo a todos os projetos nos quais
esse recurso est trabalhando. Como as informaes sobre a atribuio de
recursos so armazenadas no conjunto de recursos, podemos obt-las abrindo
o arquivo de projeto que contm o conjunto dos recursos que esto
trabalhando em vrios projetos.
O modo de exibio Grfico de recursos exibe graficamente as informaes
sobre a alocao, o trabalho ou o custo dos recursos ao longo do tempo.
Podemos analisar as informaes sobre um recurso de cada vez, sobre
recursos selecionados ou, simultaneamente, sobre um recurso e os recursos
selecionados. Ao exibir as informaes simultaneamente, veremos dois
grficos um para o recurso individual e outro para os recursos selecionados
de modo que possamos compar-los.
O modo de exibio Grfico de recursos pode ser utilizado para:

Verificar quais recursos esto superalocados e a porcentagem de

superalocao;

Verificar quantas horas cada recurso est agendado para trabalhar;

Verificar a porcentagem de capacidade em que cada recurso trabalha;

Determinar quanto tempo um recurso tem disponvel para trabalho

adicional;
Analisar os custos dos recursos.

Curva S

Alm das funes apresentadas anteriormente, o MS Project pode realizar

ainda:

Customizao de Novos Relatrios;

Criao de Calendrio de Trabalho;

Relatrios de Acompanhamento;

Interface com Excell e Access;

Nivelamento de Recursos;

Grficos de Ganho Real;

Deteco de Conflitos de Recursos;

Compartilhamento de Recursos entre Projetos.

DICAS PARA A UTILIZAO DO MS PROJECT

- Alterando o Perodo de Trabalho Project 98.
Atravs do menu Ferramentas Alterar o perodo de trabalho,
podem ser criados diferentes regimes de trabalho para o projeto.
Esses regimes tambm podem ser associados a diferentes
recursos. Ao criar um calendrio para o seu projeto atravs do
menu Ferramentas Alterar Ferramentas Alterar o perodo de
trabalho, acesse tambm o menu Ferramentas Opes
Calendrio Calendrio e altere os dados do formulrio para
tornar os horrios compatveis com aqueles do regime de
trabalho indicado por voc no calendrio do projeto.
Feito isso, acesse tambm o menu Projeto Informaes sobre o
projeto e esteja certo de que o horrio de incio do projeto
indicado por voc no campo Data de incio seja comum ao
primeiro horrio contido em seu calendrio (tambm informado
nesse menu). Como padro, o Project 98 assume 09:00h j que o
regime do calendrio padro de 09:00 s 13:00 e de 14:00 s
18:00h.
Se voc no estiver visualizando o horrio de trabalho, acesse o
menu Ferramentas Opes Modo de exibio Opes
Modo de exibio Opes Modo de exibio e altere o
"Formato de data" escolhendo na caixa de listagem aquele que
mostre tambm o horrio.
Ao atribuir recursos a uma atividade, note que a mesma ser
programada seguindo apenas o horrio de trabalho comum a
todos.
Ao informar duraes para tarefas com base em um dia de 24
horas e uma semana de 7 dias (incluindo folgas e feriados), caso
da "cura do concreto", use mind minuto decorrido, hd hora
decorrida, dd dia decorrido ou semd semana decorrida, aps
o tempo estimado. Por exemplo: 8hd, 12dd ou 1semd.

- Controlando o desembolso de contratos atravs do MS Project e Excel.

Na administrao de projetos, um dos itens mais importantes
se refere ao desembolso financeiro do empreendimento ao longo
de sua execuo, no qual os detalhes de prazos de medio e
prazos de pagamentos j esto previamente acordados atravs do
instrumento contratual. O MS Project atravs do ambiente "Uso
da tarefa", associado utilizao da tabela custos, possibilita
prever o desembolso econmico do contrato em diversos
perodos (dirio, semanal, mensal, trimestral etc.). A tabela
custos permite associarmos custos fixos s tarefas da estrutura
analtica de projeto ( E.A.P) do projeto. Esta associao pode ser
definida atravs de trs opes de distribuio: custos alocados
no incio da tarefa, custos rateados durante a execuo da tarefa e
custos associados ao fim da tarefa. Utilizando uma E.A.P que se
assemelhe em termos de tarefas sumrias estrutura da planilha
contratual de servios, obteremos o desembolso econmico do
contrato nos diversos perodos, o que corresponde aos valores de
medies previstas para os mesmos perodos.
Utilizando a planilha eletrnica Excel, poderemos confeccionar
as curvas de avano fsico para as diversas tarefas da E.A.P do
projeto, utilizando as distribuies de percentuais de curvas "S"
que melhor se encaixem para cada tipo de empreendimento a ser
gerenciado. Associando no mesmo grfico a curva de avano
fsico previsto e realizado e os histogramas de barras de
desembolsos econmicos previsto x realizado, teremos um
instrumento eficaz para verificar rapidamente se o valor de uma
medio em um determinado perodo do contrato estar coerente
com o avano fsico realizado da obra at aquele momento, pois
para um determinado avano fsico realizado associa-se um
respectivo desembolso econmico do contrato extrado do
mesmo perodo do avano fsico de mesmo valor, extrado da
curva de avano fsico previsto. Este desembolso previsto, para
um avano fsico previsto de igual valor ao avano fsico
realizado, comparado ao valor da medio no perodo do avano
fsico realizado, evidenciar a respeito da pertinncia do valor
medido naquele perodo. Para que isto se verifique, algumas
premissas devem ser satisfeitas: a sequncia executiva deve ser a
preconizada no planejamento e as avaliaes de avano fsico,
nos respectivos perodos de medio, devem refletir fielmente e
percentualmente o que est executado.
A seguir os passos necessrios para implementar
acompanhamento fsico e econmico-financeiro do contrato:

a) planeje o seu projeto no MS Project utilizando uma E.A.P.

semelhante planilha de medio (ao nvel das tarefas
sumrias);
b) v para o menu exibir, alterne para o ambiente uso da tarefa e
acesse a tabela "custos" para entrar com custos das atividades
nos campos de custo fixo, utilizando as trs opes de
acumulao de custo fixo na coluna ao lado;
c) verifique se o custo total do projeto coincide com o custo total
da planilha de medio, e se no, confira as entradas de custos
nos campos de custo fixo, para todas as tarefas;
d) na escala de tempo do ambiente "uso da tarefa" (timescale)
clique com o boto direito do mouse e acesse o menu de atalho
do
menu
"Formatar",
estilo
de
detalhes;
e) escolha as opes de custo e custo acumulado para serem
exibidas
na
escala
de
tempo;
f) a partir dos valores obtidos de desembolso econmico
acumulado para os perodos considerados, poderemos, utilizando
o editor de grficos do Excel, desenhar no mesmo grfico o
diagrama de barras de desembolso acumulado previsto e a curva
de avano fsico previsto do contrato. Sugerimos utilizar o
perodo semanal como base para o desembolso econmico, pois
este facilita a avaliao, no grfico, da veracidade do valor de
medio adotado, em confronto com o valor de medio previsto
a ser obtido a partir do ponto da curva do avano fsico previsto
de valor igual ao avano fsico realizado, para aquele perodo de
medio.
Nota: um outro procedimento seria utilizar as datas calculadas
pelo Project para uso em um software de oramentos, para que o
mesmo calcule o cronograma de desembolso fsico e econmico
do contrato, e a partir da construirmos o grfico de avano fsico
x desembolso econmico do contrato, conforme descrito
anteriormente. Alguns softwares de oramentos existentes no
mercado j apresentam rotinas de programao para uso
integrado com o MS Project 98.

- Editar a data de hoje e/ou de amanh no campo de incio e /ou trmino

da tarefa.

Podemos inserir a data de hoje ou de amanh (em relao

data do sistema) no campo de incio e /ou trmino da tarefa,
simplesmente escrevendo "hoje" e/ou "amanh" nos referidos
campos. Lembre-se que, quando inserimos uma data para incio
ou trmino de uma tarefa, estamos impondo uma restrio do
tipo "no iniciar antes de" e/ou "no terminar antes de".

- Modelagem de Curvas "S" em Softwares de Gerenciamento

Para se implantar o conceito de modelagem da curva "S"
nestes softwares, comum a aplicao de um processo longo de
tentativas at que se chegue a um resultado geralmente no
satisfatrio do modelo da CURVA "S", desejado. Uma alternativa
para obteno da modelagem da CURVA "S", seria
disponibilizar os recursos segundo uma distribuio
preestabelecida, modelada conforme o tipo de curva S desejada,
e solicitar que o software realize seus clculos com base nesta
disponibilidade de recursos (mo de obra/equipamentos)
previamente modelada. O resultado obtido ser mais realista,
uma vez que, alm de estar compatvel com a metodologia de
execuo, ou seja, de acordo com a rede de precedncia, estar
associado a distribuio do efetivo ao longo do desenvolvimento
do projeto (previamente modelado).

- Otimizao de Resultados Atravs de Taxas Diferenciadas de BDI em

Contratos de Longa Durao.
O fluxo de caixa tem uma importncia fundamental no
estabelecimento de preos e na avaliao do desempenho de
contratos de longa durao, com altas taxas de juros. Na
formao de preos, geralmente h possibilidade de se aplicar
taxas diferenciadas de "BDI" sobre os custos diretos de
produo, mantendo-se constante o preo desejado. Desta forma,
poderemos aplicar sobre os custos unitrios, das atividades que
iro ser realizados no incio do empreendimento, uma sobretaxa
diferenciada e de maior valor numrico, e da mesma forma uma
sobretaxa de menor valor numrico sobre as atividades que sero
realizadas prximo ao trmino do empreendimento, procurando
manter o mesmo preo total. A partir da diferena entre os
Valores Presente Lquido (NPV), descontados a Taxa Interna de
Retorno Modificada (MIRR), dos fluxos de caixa gerados,

obteremos um acrscimo de rentabilidade em relao ao fluxo de

caixa original.

- Filtro para Verificar o Fechamento da Rede no Project.

Para fazer um filtro de verificar fechamento da rede:
01. acesse o menu Projeto Filtro para Mais filtros (figura 66);

02. no quadro Mais filtros, clique no boto novo;

03. no quadro de definio de filtro (figura 67), digite Verifica
fechamento no campo Nome;

04.
selecione
a
opo
Mostrar
no
menu;
05. na coluna Nome do campo, na primeira linha, abra a caixa de

listagem
e
escolha
predecessoras;
06.
na
coluna
Teste,
escolha

igual
a;
07.
deixe
a
coluna
Valor
(es)
em
branco;
08. na segunda linha, coluna E/ou, escolha a condio Ou;
09. ainda na segunda linha, coluna Nome do campo, abra a caixa
de
listagem
para
escolher
sucessoras;
10.
deixe
a
coluna
Valor
(es)
em
branco;
10. clique no boto OK para confirmar suas alteraes.
Testando o novo filtro.
Voltando ao quadro da figura 66, clique no boto Aplicar para
testar o novo filtro de verificar fechamento.
O argumento "Ou" informa ao programa que se um dos dois
campos (Predecessoras ou Sucessoras) for igual a vazio, a
atividade retornada como verdadeira "true". Se escolhermos o
argumento "E", o Project s retorna verdadeira a atividade que
atender s duas condies: ambos os campos tm que ser iguais a
vazio.
Acesse o menu Projeto Filtro para Verifica fechamento para
testar novamente o filtro, j disponibilizado, inclusive, na caixa
de listagem da barra de ferramentas.
De acordo com as necessidades do seu projeto, voc vai criar
muitos outros filtros. Por exemplo: pode ser que seja exigido um
relatrio que retorne, entre 1.800 atividades, as que sofreram
atualizao no perodo; um relatrio que retorne atividades
crticas com folga menor ou igual a 3 dias; pode ser solicitado,
ainda, que voc formate um relatrio com as atividades sob
responsabilidade de um determinado recurso ou fornecedor.
Estude as vrias possibilidades de filtragem, mas escolha aqueles
que de fato lhe sero teis disponibilizando todos para outros
projetos no sentido de poupar tempo no futuro.

- O ORGANIZADOR do Project 98
O "Organizador" uma caixa de dilogo com guias (fichas)
atravs da qual voc pode copiar modos de exibio
personalizados (tabelas, filtros, calendrios, relatrios,
formulrios, barras de ferramentas, mapas e mdulos do
Microsoft Visual Basic for Applications) para outros projetos.

Imagine, por exemplo, que voc criou uma tabela para

sequenciao de tarefas no projeto "16835-00" (arquivo 1683500.MPP). Se no for compartilhada atravs do Global.MPT, voc
ter que repetir os mesmos procedimentos para a confeco da
tabela
de
sequenciao
em
um
outro
projeto.
Arquivo

Global.MPT

Arquivo do Microsoft Project (Global.mpt) contm informaes

que voc pode usar para diferentes projetos. As informaes
contidas em um arquivo global podem incluir modos de
exibio, calendrios, formulrios, relatrios, tabelas, filtros,
barras de ferramentas, barras de menus, macros e definies de
opes.
Acessando o "Organizador"
Acesse o menu Ferramentas, comando Organizador...

No lado direito da caixa de dilogo esto contidos todos os

modos de exibio, calendrios, formulrios, relatrios, tabelas,
filtros, barras de ferramentas, barras de menus, macros e
definies de opes que voc elaborou para o seu projeto ativo
(no exemplo acima 16835-00); no lado esquerdo da caixa
constam os elementos "default", isto , padres disponveis para
qualquer projeto.

Copiando um elemento do seu projeto para o Global.MPT:

selecione a ficha (guia) que contm o elemento a ser copiado
(tabela, filtro, calendrio, etc.);
selecione o elemento contido em seu projeto (lado direito da
caixa de dilogo);
clique no boto copiar.
Para deletar um calendrio ou uma tabela descartvel em seu
projeto, acesse o "Organizador", escolha o elemento a ser
eliminado e pressione o boto excluir.

- Gerenciamento Financeiro no Project

Quanto a aplicaes relacionadas com desembolso financeiro,
cabe um forte alerta, pois via de regra, os softwares de
gerenciamento de projetos tratam exclusivamente de Oramento
Econmico (Regime de Competncia) e no foram projetados
para Operaes Financeiras (Regime de caixa).
A nica forma transferir o oramento econmico para outro
software. Atravs do Access ou do Excel, por exemplo, pode ser
feito todo o desdobramento tpico do regime de caixa e, na
medida do andamento do projeto, pelas inferncias entre
porcentagem fsico completado e a quantidade efetiva de horas
de tarefa executada, proceder as reprogramaes tpicas de cada
desmembramento
financeiro.
Quanto ao emprego de materiais aqui vo umas dicas iniciais que
podem
ajuda-lo
no
trabalho:
Na planilha de recursos insira um campo que em ingls CAN
LEVEL e marque com NO para materiais, pois materiais no so
sujeitos a nivelamento, materiais so comprados a medida da
necessidade do projeto.
Caso precise fazer um cronograma do emprego dos materiais,
disponibilize o Resource Usage (emprego de recurso) e aplique o
formato Peak Units com filtro para CAN LEVEL= NO.

- Limites do MS Project 98 para Windows 95 & NT

Atividades por projeto depende da memria

Recursos por projeto depende da memria
Quantidades mximas de recursos 10.000
Dependncias de tarefas por projeto no h limite
Nmero de predecessoras por atividade sem limite
Sucessoras por atividade sem limite
Nveis da EAP 65.535
Nmero de projetos consolidados 1.000 arquivos
Janelas abertas 50
Nmero de calendrios base sem limite
Atividades imprimveis no calendrio mensal 4.000

Vale ressaltar que limites de desempenho esto diretamente

ligados configurao do computador.
Erros de memria podem ocorrer antes mesmo que sejam
alcanados os limites.

EXEMPLO DE APLICAO EM UM CASO REAL

Condado de Santa Barbara, CA
A diviso de engenharia da estrada do condado de Santa Brbara na Califrnia lida com
aproximadamente 2.000 projetos anualmente com somente seis engenheiros e uma pequena
equipe de funcionrios.
Um sistema convencional usado para o gerenciamento de projetos e mo-de-obra provou ser
inadequado para controlar os recursos limitados da diviso. A agncia necessitava de um
sistema que pudesse rapidamente avaliar o impacto de projetos novos no trabalho dos
engenheiros.
Foi utilizado o MS Project como a ferramenta de planejamento para criar um sistema
programao que automatizasse e melhorasse o sistema convencional existente. O desafio era
de desenvolver um sistema que criasse uma programao mestra para todos os projetos do
departamento e procedimentos padronizados para a entrada de dados.
Um novo sistema era necessrio para corrigir os problemas inerentes do sistema j existente.
Um dos principais problemas era a falta de centralizao no gerenciamento de projetos. Os
engenheiros mantinham suas prprias programaes, o que fazia necessrio reunies
freqentes para ajustar datas e detalhes no gerenciamento de projetos grandes.
Um outro problema era que o sistema existente no permitia que o gerente da diviso tivesse
uma viso detalhada das cargas de trabalho e das programaes de todos os engenheiros. Isto
era essencial para prever com exatido futuras necessidades de mo-de-obra e recursos.
Melhora no gerenciamento de recursos

Uma das caractersticas mais teis do MS Project sua habilidade de criar controles
centralizados de recursos. Isto fornece aos planejadores uma viso instantnea de todos os
recursos disponveis. A alocao de recursos para cada projeto ligada programao mestra.
Apresentar a quantidade total de recursos disponveis de forma centralizada permite que os
planejadores maximizem seu uso.
O MS Project pode tambm apresentar somente informaes especficas, quando requerido.
Os filtros podem ser usados para mostrar somente os recursos que so alocados a
determinados projetos. Isto facilita uma comunicao com outros membros da equipe que
trabalham no mesmo projeto.
medida em que novos projetos so adicionados s programaes individuais, a alocao de
recursos seguida de acordo com a programao mestra. O MS Project indica quando um
recurso interno est superalocado.
Aumento na eficincia do planejamento
O software utilizado permite que os planejadores tomem decises que fazem o uso mais
eficiente de recursos disponveis. A diviso da engenharia da estrada deve monitorar
continuamente os recursos disponveis, dados sua pequena da equipe de funcionrios e seu
oramento limitado.
O gerente da diviso usa o MS Project para visualizar a carga de trabalho de todos os
membros da equipe de funcionrios e determinar se os engenheiros tm tempo disponvel para
verificar projetos adicionais. A data de incio de um projeto novo pode ser atrasada se a equipe
de engenheiros estiver sobrecarregada.
Estabelecimento de Prioridades

Um outro benefcio de usar o MS Project que os projetos podem ser automaticamente

ranqueados de acordo com suas prioridades. Os planejadores podem classificar tarefas com
valores que variam de alto a baixo, de acordo com sua importncia. As tarefas podem ento ser
classificadas para programar projetos de alta prioridade para que sejam concludos antes de
projetos de baixa prioridade.
A diviso de engenharia de estradas usou a capacidade do software de dar prioridade a tarefas
para melhorar o gerenciamento do fluxo de caixa. As datas do pagamento so incorporadas
como artigos de alta prioridade na programao mestra. As cpias das programaes de
pagamento so emitidas ento ao departamento de contabilidade da diviso, assegurando-se
de que a engenharia e a equipe de funcionrios da contabilidade estejam informados de datas
importantes de pagamento.
As necessidades futuras de dinheiro podem ser avaliadas com maior exatido, eliminando
problemas de falta de pagamentos.