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INFORMACIN DE INTERS
QUE INFORMACIN DEBEMOS DILIGENCIAR Y REMITIR A LA OCI?
El Mejorando consta de tres formularios, los cuales deben ser totalmente diligenciados.
Estos son:
Formulario A1:
Corresponde a la Encuesta de Evaluacin del SCI, la cual se
encuentra desarrollada en tres Subsistemas de acuerdo al
MECI 1000:2005.
Formulario A2:
Denominado Plan de Mejoramiento de la dependencia.
Formulario A3:
En el se deben relacionar los hallazgos, las fortalezas,
debilidades y las recomendaciones a otras dependencias.
EN CUANTO TIEMPO SE DEBE DILIGENCIAR EL MEJORANDO?
El diligenciamiento se puede efectuar en una jornada o en 1/2 jornadas
durante dos das. La duracin de la evaluacin de cada proposicin depende
de las discusiones que surjan al interior del grupo respecto a cada una de
ellas.
QUIENES DEBEN PARTICIPAR EN EL DILIGENCIAMIENTO DEL
MEJORANDO?
El Jefe de la dependencia y por lo menos el 50% de los dems funcionarios
que la conforman. El Jefe de la dependencia tambin tiene la obligacin de apoyar aquellas
acciones encaminadas al mejoramiento de su dependencia y aprobar los informes a remitir
a la Oficina de Control Interno.
En cada dependencia los compaeros deben elegir un funcionario responsable de organizar
y monitorear las reuniones de Evaluacin del Sistema de Control Interno, as como
consolidar la informacin para presentar a la Oficina de Control Interno, los resultados de la
metodologa.
SE DILIGENCIA UN FORMATO POR PERSONA?
No. Se debe diligenciar un formato por dependencia. En las Procuraduras
Regionales y Provinciales pueden participar y ser relacionados los funcionarios de
las Procuraduras Judiciales de tales jurisdicciones.
SI TENEMOS ALGUNA DUDA EN EL DILIGENCIAMIENTO DE LA
METODOLOGIA A DONDE PODEMOS RECURRIR?
A la Oficina de Control Interno. All cualquier funcionario podr aclarar sus
inquietudes al respecto y verificar el cumplimiento del programa de mejoramiento.
Esta asesora puede brindarse en forma presencial o telefnica.
Los telfonos de la Oficina de Control Interno son 3360011, 3520066 Extensiones 10816
10832. Correo electrnico: controlinterno@procuraduria.gov.co .
A DONDE DEBEMOS ENVIAR LOS FORMULARIOS DILIGENCIADOS?
A la Oficina de Control Interno de la Procuradura General de la Nacin:
Carrera 5 No. 15 80 Piso 8 Bogot, D.C.
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O C TU BR E - 2004
INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO
Paso 1: En las hojas 1 y 2 se encuentra un formulario denominado RELACIN DE
FUNCIONARIOS QUE PARTICIPARON EN LA EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO. Llene la informacin all solicitada: nombre de la dependencia, la fecha en que
se realiza la evaluacin, el jefe de la misma, el coordinador de Control Interno elegido en la
dependencia y el nmero total de los funcionarios. Registre tambin los participantes,
especificando su cargo. Cada participante debe firmar en la casilla correspondiente.
GUIA No.3
Autoevaluacin
Evaluacin independiente
Planes de Mejoramiento
Paso 4: Lea cada proposicin, analcela y acurdela en grupo. Por consenso general entre
los asistentes a la evaluacin del Sistema de Control Interno, determine el nivel de
cumplimiento de lo expresado en la proposicin aplicado al interior de su dependencia en el
periodo objeto de evaluacin. Al frente de cada frase o proposicin, marque con una equis
X la calificacin al nivel de cumplimiento de cada expresin dentro del rango del 1 al 5,
teniendo en cuenta la siguiente escala:
INTERPRETACION DE LOS NIVELES DE CUMPLIMIENTO
Nivel de
Valores Asignados
Cumplimiento
Descripcin
5
Muy Alto
Mximo Cumplimiento
Alto
Medio
Cumplimiento Parcial
Bajo
Mnimo Cumplimiento
Ninguna
Cumplimiento Satisfactorio
Cumplimiento Nulo
Nota: Por favor, marque nicamente una de las cinco categoras, ya que, una de ellas debe
representar la situacin real de su dependencia.
1.1.4
X
X
10
vi
FECHA
28/08/2004
COD
1.1.3
1.1.4
FECHA DE
SEGUIMIENTO
VAL
FECHA DE
CUMPLIMIENTO
FECHA DE
SEGUIMIENTO
VAL
Pedro
Prez
Solicitar los boletines de prensa Funcionario
de
la
donde se publicaron los principios Oficina
de
Control
y valores de la entidad
Interno
15/11/2004
10/12/2004
Coordinar
reunin
con
funcionarios de la dependencia
con el fin de dar a conocer y
analizar el cdigo de tica.
30/11/2004
10/12/2004
VAL
ACCIONES
RESPONSABLES
FECHA DE
CUMPLIMIENTO
Pedro
Prez
Solicitar los boletines de prensa Funcionario
de
la
donde se publicaron los principios Oficina
de
Control
y valores de la entidad
Interno
15/11/2004
Coordinar
reunin
con
funcionarios de la dependencia
con el fin de dar a conocer y
analizar el cdigo de tica.
30/11/2004
Juan
Valdz
Funcionario
de
la
Oficina
de
Control
Interno
FECHA
10/12/2004
COD
1.1.3
1.1.4
VAL
ACCIONES
RESPONSABLES
Juan
Valdz
Funcionario
de
la
Oficina
de
Control
Interno
vii
FECHA
22/08/2004
RECOMENDACIONES A OTRAS DEPENDENCIAS
RECOMENDACION
HALLAZGOS
Existe un faltante de los inventarios de dependencia.
FORTALEZAS
Se posee un grupo interdisciplinario de funcionarios para el bun desarrollo de las
actividades de la dependencia.
DEBILIDADES
No se cuenta con red de computo.
ABREVIATURAS:
SCI:
OCI:
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PARTICIPANTES
NOMBRES Y APELLIDOS
CARGO
FIRMA
GUA No. 1
Planes y Programas:
Elemento de Control que permite modelar la proyeccin de la Entidad, a corto, mediano y
largo plazo e impulsar y guiar sus actividades hacia las metas los resultados previstos,
materializando las estrategias establecidas para dar cumplimiento a su misin, visin y
objetivos institucionales esperados en un perodo de tiempo determinado, asegurando
adicionalmente los recursos necesarios para el logro de los fines de la Entidad.
Modelo de Operacin:
Elemento de Control que permite conformar el estndar organizacional que soporta la
operacin de la Entidad, armonizando con visin sistmica la funcin, misin y visin
institucional con los componentes corporativos que la conforman. El Modelo de
Operacin, facilita la definicin de una estructura organizacional eficiente, que permita
coordinar y mantener bajo control cada uno de los maprocesos y procesos, a fin de
obtener de ellos resultados que satisfagan las expectativas de la ciudadana y de los
Grupos de inters.
Estructura Organizacional:
Elemento de Control que configura integral y articuladamente los cargos, las funciones,
las relaciones y los niveles de responsabilidad y autoridad que permiten dirigir y ejecutar
los procesos y actividades definidas por la Entidad, de conformidad con su funcin
Contexto Estratgico:
Elemento de Control que permite establecer el lineamiento estratgico que orienta las
decisiones de la Entidad, frente a los riesgos que puedan afectar el cumplimiento de sus
objetivos producto de la observacin, distincin y anlisis del conjunto de circunstancias
que pueden generar eventos de riesgo. Definir el contexto estratgico controla el primer
nivel de exposicin al riesgo.
Identificacin de Riesgos:
Elemento de Control que posibilita conocer los eventos potenciales que ponen en peligro
el logro de su funcin constitucional y legal, el cumplimiento de su misin y objetivos,
permitiendo establecer los agentes generadores, las causas y los efectos originados por
su ocurrencia.
Anlisis de Riesgos:
Permite establecer la probabilidad de ocurrencia de los riesgos y el impacto de sus
consecuencias, calificndolos y evalundolos, a fin de determinar la capacidad de la
entidad para su aceptacin o manejo.
Cdigo
2. Bajo
3. Medio
4. Alto
2. Bajo
3. Medio
4. Alto
Cdigo
2. Bajo
3. Medio
4. Alto
2. Bajo
3. Medio
4. Alto
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ELEMENTOS DE CONTROL
2. Bajo
3. Medio
4. Alto
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GUA No.2
SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIN
Es la estructuracin de Componentes de Control que al interrelacionarse entre s, bajo la
accin de los niveles de autoridad y/o responsabilidad correspondientes, aseguran el control
a la gestin de las operaciones de la Entidad, orientndola a la consecucin de los
resultados necesarios al cumplimiento de sus objetivos institucionales de conformidad con lo
establecido por la Constitucin, la ley, sus reglamentos y las reglas propias de
autorregulacin de la organizacin.
COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL
Constituye el conjunto de elementos que al articularse e interrelacionarse, garantizan el
Control a la ejecucin de la funcin, planes y programas de la entidad, haciendo efectivas las
acciones necesarias al manejo de riesgos y orientando la operacin hacia la consecucin de
sus resultados, metas y objetivos.
Las ACTIVIDADES DE CONTROL constituyen el Componente que permite ejercer control
sobre toda la operacin de la entidad, ocurre en todos los procesos, interviene todas las
funciones y compromete todos los niveles de responsabilidad.
Polticas de Operacin:
Elemento de Control que establece las guas de accin que permiten la implementacin
de las estrategias, definiendo los lmites y parmetros necesarios para ejecutar los
procesos y actividades en cumplimiento de la funcin, los planes, los programas y
proyectos previamente definidos. Las Polticas de Operacin, establecen as mismo las
acciones y mecanismos asociados a los procesos que permite prever los riesgos, que
pueden inhibir el cumplimiento de las metas y sus resultados; definen los parmetros de
medicin del desempeo de los procesos y de los servidores que tienen bajo su
responsabilidad la ejecucin.
Procedimientos:
Es el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de las tareas requeridas
para cumplir con las actividades de un proceso, controlando las acciones que requiere la
operacin de la entidad. Establece los mtodos para realizar las tareas, la definicin de
los perfiles de los cargos necesarios a su realizacin, la asignacin de responsabilidad y
autoridad en la ejecucin de las actividades.
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Controles:
Constituyen acciones o mecanismos definidos para prevenir o reducir el impacto de los
eventos que ponen en riesgo, la adecuada ejecucin de las actividades y tareas
requeridas para el logro de objetivos de los procesos de una entidad pblica. Los
CONTROLES se establecen en las actividades, con el fin de involucrar las acciones
conducentes a reducir los riesgos. Estos deben ser suficientes, comprensibles, eficaces,
econmicos y oportunos.
Indicadores:
Constituyen instrumentos de Control de orden gerencial, necesarios para la evaluacin
de gestin de la Entidad. Reflejan el comportamiento de las variables que representan el
estado actual o la tendencia de los procesos, proyectos, programas y planes; hacen parte
de los sistemas de informacin y facilitan la toma de decisiones.
Manual de Operacin:
Se establece como el Elemento de Control materializado en una normativa que contiene
y regula la forma de llevar a cabo las operaciones de la Entidad, convirtindose en una
gua de uso individual y colectivo que permite el conocimiento de la forma como se
ejecuta o desarrolla su funcin administrativa, todo bajo un lenguaje comn a los
servidores pblicos.
COMPONENTE DE INFORMACIN
Es el conjunto de datos que al ser ordenados y procesados adquiere significado para el
grupo de inters de la entidad al que va dirigido; reduce la incertidumbre y aumenta el
conocimiento con respecto a eventos internos y externos que se suceden en la
organizacin, constituyndose en un Componente de Control necesario para su
administracin. Sustenta la toma de decisiones, vincula la entidad con su entorno y
permite la ejecucin de las operaciones internas; adicionalmente hace parte fundamental
de la operacin de la entidad, al convertirse en insumo para la ejecucin de los procesos
y a su vez en producto de los mismos.
Informacin Primaria:
Es el conjunto de datos provenientes de fuentes externas que se procesan al interior de
la entidad, circunscribindose a dos entornos diferentes, el entorno inmediato es decir las
circunstancias con las que la organizacin est en permanente contacto: la comunidad,
los proveedores, los contratistas, las entidades reguladoras, las fuentes de financiacin y
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Informacin Secundaria:
Conjunto de datos que se origina y procesa al interior de la entidad; proviene de la
fijacin de polticas, de la ejecucin de los procesos y de sus actividades y se obtiene de
los diferentes sistemas de informacin que soportan la gestin de la entidad pblica.
Debe garantizarse su registro oportuno, exacto y confiable para traducirla en reportes
necesarios para su divulgacin, en procura de la realizacin efectiva y eficiente de las
operaciones, soportar la toma de decisiones y permitir su divulgacin a los diferentes
grupos de inters.
Sistemas de Informacin:
Conjunto de recursos humanos y tecnolgicos utilizados para la produccin de
informacin, orientada a soportar la toma de decisiones en cada nivel de la entidad. Los
SISTEMAS DE INFORMACIN se ocupan del tratamiento de la informacin en forma
oportuna, eficaz y eficiente mediante el uso de los recursos necesarios para la captura,
entrada, depuracin, integracin, procesamiento, comparacin, anlisis, almacenamiento
y difusin de datos.
Comunicacin Organizacional:
Es el elemento de Control que orienta la difusin de polticas y la informacin generada al
interior de la entidad pblica para una clara identificacin de los objetivos, las estrategias,
los planes, los programas y los proyectos hacia los cuales se enfoca el accionar de la
entidad; debe convocar a los servidores pblicos entorno a una imagen corporativa que
comprenda una gestin tica, eficiente y eficaz que proyecte su compromiso con la
rectitud y la transparencia, como gestores y ejecutores de lo pblico.
Se constituye por el conjunto de instrumentos y mecanismos que cohesiona y confiere
identidad a las entidades del Estado, buscando que los servidores pblicos se integren a
un proyecto poltico y administrativo, con clara conciencia de su pertenencia y
compromiso con los propsitos misionales definidos por cada administracin.
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Comunicacin Informativa:
Est constituida por la informacin amplia y transparente de la entidad pblica hacia los
diferentes grupos de inters externos, sobre los objetivos y los resultados comparativos
de su gestin. Contribuye a la Rendicin de Cuentas ante los diferentes grupos de
inters, a la Rendicin de la Cuenta a los rganos encargados de la vigilancia Fiscal en el
uso de los recursos pblicos y a generar el respeto colectivo por lo pblico y lo
institucional.
La Rendicin de Cuentas, se refiere al derecho que tienen los diferentes grupos de
inters a estar informados sobre la gestin de la entidad, y al deber de los servidores
pblicos de rendir cuentas.
Medios de Comunicacin:
Constituye el conjunto de mecanismos, mtodos, recursos e instrumentos utilizados para
garantizar la divulgacin y circulacin amplia y focalizada de la informacin y de su
sentido, hacia los diferentes grupos de inters.
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FORMULARIO A1
AUTOEVALUACIN GUA No.2
5. COMPONENTE DE INFORMACIN
La Entidad tiene definidas polticas para el manejo y suministro de la
informacin.
La Entidad cuenta con una dependencia responsable de recibir, manejar y dar
5.2
respuestas a las quejas y reclamos formuladas por los usuarios o la
comunidad.
La informacin generada por su dependencia, es oportuna y confiable, de tal
5.3
manera que le contribuye en la toma de decisiones.
La Entidad cuenta con Sistemas de Informacin que garantizan la calidad,
5.4
exactitud y oportunidad de la informacin,
Desarrollo del Sistema de Control Interno en Informacin
5.1
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2. Bajo
3. Medio
4. Alto
5. Muy Alto
GUA No. 3
COMPONENTE AUTOEVALUACIN
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AUTOEVALUACIN DE GESTIN:
Elemento de Control que basado en un conjunto de indicadores de gestin, diseados en
la Planeacin Estratgica y en la Operacin de la entidad pblica, permite una visin
clara e integral de su comportamiento, del cumplimiento de sus objetivos e identifica
desviaciones sobre las cuales se deben tomar correctivos. Permite evaluar
peridicamente el comportamiento de las variables cuantitativas o cualitativas
establecidas en los Indicadores, con el fin de observar la situacin y las tendencias de
cambio generadas en la entidad con respecto al logro de los objetivos y metas previstos,
evaluar el desempeo de los servidores pblicos, los riesgos que afectan las
operaciones, la gestin, el impacto y la eficacia de los resultados entregados, en razn a
los propsitos y funciones asignadas.
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AUDITORA INTERNA:
Constituye el mecanismo que permite llevar a cabo el examen sistemtico, objetivo e
independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados de una entidad
pblica por servidores o reas de la entidad independientes a su ejecucin, a fin de
determinar si los recursos se han utilizado con la debida consideracin por su economa,
eficiencia, eficacia y transparencia; si se han observado las normas internas y externas
que les sean aplicables y si los mecanismos de Comunicacin Pblica son confiables,
permiten revelar los aspectos ms importantes de la gestin y los resultados obtenidos,
satisfaciendo a los diferentes grupos de inters. Su objetivo es emitir juicios fundados a
partir de evidencias sobre el grado de cumplimiento de los objetivos, los planes, los
programas y los proyectos as como sobre irregularidades o errores presentados en la
operacin de la entidad, apoyando a la direccin en la toma de decisiones necesaria a
corregir las desviaciones, sugiriendo las acciones de mejoramiento correspondientes.
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FORMULARIO A1
AUTOEVALUACIN GUA No.3
SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIN
7. COMPONENTE: AUTOEVALUACIN
Cdigo
Elementos de Control
8.1
8.1.1
8.1.2
Elementos de Control
EVALUACIN INDEPENDIENTE DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
La Entidad tiene conformado el Comit de Coordinacin del Sistema de Control
Interno mediante acto administrativo.
La Entidad evala en cada vigencia su Sistema de Control Interno, de acuerdo a
los parmetros establecidos por el Departamento Administrativo de la Funcin
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2. Bajo
3. Medio
4. Alto
5. Muy Alto
FORMULARIO A1
AUTOEVALUACIN GUA No.3
SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIN
8. COMPONENTE: EVALUACIN INDEPENDIENTE
Cdigo
Elementos de Control
23
2. Bajo
3. Medio
4. Alto
5. Muy Alto
PLAN DE MEJORAMIENTO
FORMULARIO A2
DEPENDENCIA
FECHA
COD
VAL
ACCIONES
RESPONSABLES
FECHA DE
CUMPLIMIENTO
FECHA DE
SEGUIMIENTO
VAL
24
25
PLAN DE MEJORAMIENTO
FORMULARIO A2
DEPENDENCIA
FECHA
COD
VAL
ACCIONES
RESPONSABLES
FECHA DE
CUMPLIMIENTO
FECHA DE
SEGUIMIENTO
VAL
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FORMULARIO A3
DEPENDENCIA
FECHA
RECOMENDACION
HALLAZGOS
FORTALEZAS
DEBILIDADES
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