AB

SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS

Cdigo: AB-SGC-001
Versin: 1
Vigencia: Enero 2015

INDICE

1.

OBJETIVO ............................................................................................................. 2

2.

ALCANCE.............................................................................................................. 2

3.

RESPONSABLES.................................................................................................. 2

4.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA ....................................................................... 2

5.

DEFINICIONES ..................................................................................................... 2

6.

DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES ................................................................ 3

7.

FLUJOGRAMA ...................................................................................................... 5

8.

REGISTROS ......................................................................................................... 6

9.

CONTROL DE CAMBIOS ...................................................................................... 6

CONTROL DE EMISIN
Versin

Elaborado por

Revisado por

Autorizado por

Vigencia
Enero 2015

Firma

Firma

Firma

RD

Subdirector(a) de
Planeacin y
Vinculacin

Director

Fecha

Fecha

Fecha

CONFIDENCIAL Este documento no debe ser alterado ni reproducido total o parcialmente sin el
consentimiento previo de la Unidad de Gestin de la Calidad
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1.

SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS

Cdigo: AB-SGC-001
Versin: 1
Vigencia: Enero 2015

OBJETIVO
Establecer y mantener un adecuado control de los documentos del Sistema de Gestin de la
Calidad, a travs de una metodologa para la generacin, aprobacin, revisin, actualizacin,
distribucin y control de los documentos internos y externos de la organizacin.

2.

ALCANCE
Aplica para todos los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad de la organizacin:
manual de calidad, procedimientos documentados, instructivos de trabajo, planes de calidad
y registros.

3.

RESPONSABLES
Unidad de Gestin de la Calidad (UGC).

4.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA
-

5.

Norma para el Sistema de gestin de la Calidad Fundamentos y Vocabulario. ISO

9000-2005.
Norma para el Sistema de gestin de la Calidad Requisitos. ISO 9001-2008.
Norma para el Sistema de gestin de la Calidad Directrices para la mejora del
desempeo. ISO 9004.

DEFINICIONES
Documento Controlado: Documento que pertenece al Sistema de Gestin de la Calidad
que cumple con el punto 4.2.3 de la norma ISO 9001, que presente informacin que afecte a
la calidad de los productos / servicios proporcionados por la organizacin.
Documento de Externo: Documento generado fuera del Sistema de Gestin de la Calidad,
necesario y/u obligatorio para la operacin de los procesos.
Lista Maestra de Documentos Controlados: Registro de calidad en donde se encuentran
relacionados todos los documentos controlados que integran el Sistema de Gestin de la
Calidad.
Manual de Calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestin de la Calidad de una
organizacin (3.7.4 ISO 9000).
Procedimiento documentado: Documento utilizado por el Sistema de Gestin de la
Calidad para describir su operacin.
Instructivo de trabajo: Documento detallado de como se realizan y registran las
actividades.
Plan de la calidad: Documento que especifica que procedimientos y recursos asociados
deben aplicarse, quin debe aplicarlos y cundo deben aplicarse a un proyecto, producto,
proceso o contrato especifico (3.7.5 ISO 9000).
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeadas (3.7.6 ISO 9000).

CONFIDENCIAL Este documento no debe ser alterado ni reproducido total o parcialmente sin el
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6.

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS

Cdigo: AB-SGC-001
Versin: 1
Vigencia: Enero 2015

DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES

Secuencia de

Actividad

etapas

Responsable

1. Elabora / Revisa 1.1 Detecta necesidad de creacin o revisin de

Documento.
documento (Manual de calidad, Procedimiento
documentado, Instructivo, Plan de calidad,
Registro), define el nombre con el que se dar a
conocer el documento. El nombre deber hacer
referencia a la actividad propia a realizar. En caso
de revisin del documento, emite la nueva versin
y la enva al Responsable de revisar.

Elaborador de
documentos

1.2 Elabora documento.

1.3 Asigna cdigo y nmero de revisin al documento,
fecha de revisin. (Ejemplo: AB-PRO-consecutivo
para procedimientos, AB-IT-consecutivo para
instrucciones, los formatos heredan el cdigo de
su documentos de origen ms un consecutivo)
2. Revisa
Documento.

2.1

Revisa que el documento

especificaciones aplicables.

cumpla

con

las

2.2 Los documentos del SGC debern ser revisados por

el subdirector correspondiente al proceso y
autorizado por el director.
SI es correcto pasa a la etapa 3.

Responsable de
revisar

NO es correcto regresa a la etapa 1.

3. Firma de
revisado

3.1. Firma documento en el campo correspondiente de

4. Autoriza
documentos

4.1 Autoriza documento y firma en el campo

5. Identifica
Cambios y
Nmero de
Revisin.

revisado

correspondiente
5.1

El Controlador de Documentos recibe la

documentacin revisada y autorizada verifica
cambios y nmero de revisin.

Responsable de
autorizar
Responsable de
autorizar
Controlador de
Documentos

5.2 En caso de identificar algunas inconsistencias en

los documentos en cuanto a cdigos, nmero de
revisin, denominaciones, fechas de elaboracin,
revisin y autorizaciones debe notificar al RD para
su aclaracin.

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Secuencia de
etapas
6.Publica
documentacin

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DOCUMENTOS

Actividad

Responsable

6.1 Da de alta en el portal institucional los documentos

actualizados una vez autorizados y los registra en la
lista maestra de documentos y los formatos en la
lista para control de registros de calidad.

Controlador de

6.2 Difunde a travs del portal Institucional

disponibilidad de la documentacin.
7. Consulta y
aplica
documentacin
publicada en el
portal

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Documentos

la

7.1. El usuario consultara en el portal institucional la

documentacin del Sistema de Gestin de Calidad
para su aplicacin.

Usuario

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7.

Cdigo: AB-SGC-001
Versin: 1
Vigencia: Enero 2015

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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS

FLUJOGRAMA
CONTROL DE DOCUMENTOS
Elaborador de
documentos

Responsables de
Revisar y Autorizar

Controlador de
Documentos

Usuario

Inicio
2

1
Revisa
Documento.

Elabora
Documento.

NO

Es
Correcto?

SI
3
Firma de
revisado
4
Autoriza
documento

5
Identifica Cambios y
Nmero de Revisin.

6
Publica
Documentacin e
informa a los
responsables de los
procesos

7
Consulta y aplica
documentacin
publicada en el
portal

Fin

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8.

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS

REGISTROS

Registros

Tiempo de
Retencin

Lista Maestra de
Documentos Internos
Controlados SGC

9.

Cdigo: AB-SGC-001
Versin: 1
Vigencia: Enero 2015

Hasta la
siguiente
modificacin

Responsable de
conservarlo

Cdigo de

Controlador de
documentos

AB-SGC-001

registro

CONTROL DE CAMBIOS

Nmero de
revisin

Fecha de
actualizacin

Descripcin del cambio

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