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Cmo mejorar la escritura de documentos

en Microsoft Word
Jess Carmona-Montalvo
(carmona@ciestaam.edu.mx)

Para mejorar la presentacin de documentos escritos, stos debern ajustarse a las

normas editoriales mnimas que a continuacin se describen y que se refieren a los
puntos siguientes: (1) Diseo global del documento, (2) Aplicacin de estilos a texto
general, ttulos, cuadros, figuras, (3) Arreglo de cuadros, (4) Arreglo de figuras, (5)
Referencias bibliogrficas, y (6) Elaboracin de tabla de contenido. Estas
recomendaciones estn destinadas para que estudiantes y profesores del
CIESTAAM las usen como gua para la elaboracin de sus trabajos.

1. Diseo global del documento

1.1. Diseo de pgina
Hay que asegurarse que se utilizar una pgina tamao carta. En seguida se fijan
los mrgenes: margen superior 2.5 cm, margen inferior 2.5 cm, margen izquierdo
3.0 cm y margen derecho 3.0 cm1.

1.2. Numeracin de pginas

El nmero de pgina podr situarse en cualquier parte. El tipo de letra debe ser
tamao 12, sin interlineado ni espacio superior o inferior.

1.3. Uso de secciones

Con frecuencia los cuadros no caben dentro de los mrgenes del documento, por
lo que es necesario modificar dichos lmites o acomodarlos en una pgina
horizontal (apaisada). Para que esto no afecte los mrgenes ni la orientacin de
pgina del resto del documento se utiliza las secciones.

En los pases europeos y publicaciones de la FAO se usa el tamao de papel A4, que es el que
tiene MS Word por defecto, ya que supone que todos los que hablan espaol viven en Espaa.

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Para definir una parte del documento que tenga mrgenes y orientacin diferente
al resto del documento, lo que se hace es seleccionar con el puntero un prrafo,
cuadro o figura. En seguida se modifican algunas propiedades de la pgina y se
indica a MS Word que esto no se aplicar a todo el documento, sino tan solo a lo
que est seccionado, lo que automticamente constituir una nueva seccin. Los
pasos a seguir en la cinta del men principal se ilustran en la siguiente figura.

Adems, se acostumbra que las primeras pginas de un documento estn

numeradas con nmeros romanos, en vez de arbigos. Esto aplica en las tesis,
donde la hoja de firmas, la hoja de agradecimiento y tabla de contenido se
numeran como i, ii, iii, etc. Sin embargo, en la Introduccin se reinicia la
numeracin o contina con nmero arbigos (1, 2, 3, etc.).
Para lograr esto hay que situarse donde inicia la Presentacin o la Introduccin,
que es donde comienza la numeracin de tipo arbigo e indicarle a MS Word que
se desea insertar una nueva seccin. Las instrucciones a seguir en la cinta del
men principal son estas: Diseo de pgina / Saltos de seccin.

Note que hay dos formas para aadir secciones al documento: insertar un salto de
seccin o modificar las propiedades de pgina de un prrafo, cuadro o figura
seleccionado. Ahora ya existen dos secciones. Sin embargo, todos los cambios
que se hagan a los mrgenes, orientacin de pgina, encabezados, pies de
pgina, numeracin de pgina y numeracin de notas a pies de pgina afectarn
de la misma manera a todas las secciones. Por ejemplo, si se desea poner
numeracin tipo romano, ste estilo se repite automticamente en todas las
secciones, lo cual es indeseable. Para resolver este inconveniente, se debe
indicarle a MS Word que la seccin con numeracin tipo arbigo no heredar las

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propiedades de la seccin anterior, lo que quiere decir que no est ligada o
vinculada a la anterior.
Para desvincular una seccin de otra, se debe hacer doble clic con el puntero
donde est localizado el nmero de pgina. De esa forma se muestran las
propiedades de la seccin. Luego hay que hacer clic en el icono Vincular al
anterior y luego en el botn Cerrar encabezado y pie de pgina.

Una vez que se han desvinculado las secciones ya se puede aplicar un estilo de
numeracin diferente para cualquier seccin del documento. Las instrucciones a
seguir en la cinta del men principal son estas: Insertar / Nmero de pgina
/ Formato del nmero de pgina.

2. Aplicacin de estilos
2.1. Texto general
El texto general del documento debe tener un tipo de letra comn (Arial, Calibri,
Cambria o Times New Roman) de 12 puntos, alineacin completa (justificada) y con
espacio superior e inferior de 12 puntos. En los trabajos acadmicos se prefiere usar
interlineado de 1.5, pero visualmente es mejor uno de 1.25 porque facilita la lectura.

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Para facilitar la edicin del documento se recomienda hacer uso de los estilos de
prrafo (tambin llamados tags o etiquetas) disponibles en Microsoft Word. Para
ello, seleccione el prrafo al que se desea aplicar el formato, vaya a la casilla de
estilos en la cinta de iconos del men principal y elija uno, tal y como se muestra
en la siguiente figura (en color rojo). El estilo para el texto general del documento
se llama Normal (cuadro ms grande).

Para cualquier prrafo que debe tener una apariencia diferente del texto general del
documento (ttulos, ttulo de cuadros, ttulo de figuras, contenido de las celdas de
cuadros, texto de nota al pie de pgina, etc.) se debe hacer clic en el icono sealado
con el cuadro pequeo o tambin el valo. Una vez que uno se acostumbra a utilizar
estilos para cada tipo de prrafo, este procedimiento facilita mucho la elaboracin de
los documentos, garantiza uniformidad del texto y mejora su apariencia.

2.2. Caractersticas de los estilos ms comunes

Nombre del estilo

Tama
Espacio
Posicin
Estilo de
Alineaci
Sangra
o de la
superior e
de la
la fuente
n
francesa
fuente
inferior (pts)
numeracin

Ttulo 1

18

Negrita

24 / 18

Centrada 1.

Ttulo 2

14

Negrita

18 / 12

Izquierda

Ttulo 3

12

Negrita
cursiva

12 / 12

Izquierda

Ttulo 4

12

Negrita

12 / 12

Izquierda a)

Ttulo 5

12

12 / 12

Izquierda

Cuadro

10

18 / 3

Izquierda

N/A

N/A

Figura

10

3 / 18

Izquierda

N/A

N/A

Texto nota pie

10

Normal

6/6

Izquierda

N/A

0.35 cm

Nota (de cuadros y figuras)1,2

8-9

Normal

3/3

Izquierda

N/A

0.35 cm

Fuente (de cuadros)

8-9

Normal

3 / 18

Izquierda

N/A

1.25 cm

Fuente (de figuras)2

8-9

Normal

3/3

Izquierda

N/A

1.25 cm

Negrita
cursiva
Negrita
cursiva
Negrita
cursiva

0.0 cm
1.2.
1.2.3.

0.5 cm
1.0 cm
0.0 cm

a1)

En los cuadros y figuras es conveniente colocar primero el texto de las notas antes que la fuente.

En las figuras se recomienda que las notas y la fuente se coloquen antes que el ttulo de la figura.

0.5 cm

2.3. Aplicacin de estilos que no aparecen en cinta del men

Para que se muestren los dems estilos disponibles se hacer clic en la seccin de
estilos en la cinta del men Inicio. Para ello se posiciona el puntero en la parte
coloreada con rojo de la parte izquierda de la siguiente figura (que corresponde a
la seccin Cambiar estilos de la cinta del men principal), con lo que se abre
la caja de dilogo Estilos, en la que se puede seleccionar cualquier estilo, pero no
se muestra la vista previa (a menos que se marque la casilla de Mostrar vista
previa).

La parte derecha de la figura anterior ofrece la posibilidad de modificar las

caractersticas de un estilo marcado el icono sealado con un crculo. Otra
posibilidad es modificar las propiedades de un prrafo y luego se indica que se
desea Actualizar para que coincida con la seleccin presionando
el botn derecho del puntero. En caso que se desee crear un nuevo estilo a partir
del prrafo se deber elegir la opcin Guardar como estilo rpido.

Arreglo de cuadros
El ttulo de los cuadros deber estar en letra, negrita de tamao 10, alineacin
centrada, sin sangra de prrafo, color azul, con 18 puntos de espacio superior y 3
puntos de espacio inferior. El uso de las letras maysculas se debe limitar a la
letra inicial del prrafo y en nombres propios. Se le debe aplicar el estilo Cuadro.
Hacerlo as permitir elaborar una lista de cuadros en forma automtica. El texto
de las celdas deber estar en letra con 10 puntos, sin espacio adicional entre
prrafos, como se muestra en el siguiente ejemplo.
Cuadro 2. Ejemplo de cmo mostrar los cuadros
Ttulo columna 1
Contenido de la fila 1
Contenido de la fila 2
Contenido de la fila 3
Total de las filas
Nota:

Ttulo columna 2
12,500
3,500
24,600

Ttulo columna 3p
24%
10%
12%

Cifras preliminares.

Fuente: INEGI (2007). Anuario estadstico. Mxico.

Con el fin de dar uniformidad y facilitar la construccin del cuadro, siga estas
recomendaciones. La cabecera del cuadro se alinea al centro, no es con letra
negrita sino cursiva (para que no resalte ms que el ttulo del cuadro). En cuanto
al contenido de las dems celdas se les aplicar el estilo Celda_Izquierda (se
debe hacer clic en la barra de estilos). Las celdas que contienen nmeros van
alineadas a la derecha (usar el estilo Celda_Derecha), a excepcin de los
porcentajes sencillos que se alinean al centro (estilo Celda_Centro).
Respecto a la fuente u origen de los datos del cuadro, se debe usar el estilo
Fuente, con letra de 8-9 puntos, y con espacio superior e inferior de 3 puntos. Las
notas que acompaan al cuadro tambin son de 8-9 puntos y con espacio superior
e inferior de 3 puntos. El estilo de las notas aclaratorias es Nota.
Respecto al grosor de las lneas exteriores o bordes del cuadro, asegurarse que
estas sean de 3/4 o 1/2 puntos. Las lneas interiores deben tener punteado suave
y con 1/4 de punto de grosor, segn lo muestra la siguiente figura (es la segunda
opcin). Para modificar el borde o lneas se selecciona el cuadro, se presiona el
botn derecho del puntero y se elige la opcin Propiedades de la tabla y
luego Bordes y sombreado.

En caso de que el cuadro sea muy grande, se puede reducir el tamao de la letra
de las celdas a 9 puntos. Tambin se puede usar un tipo de letra Narrow. Si aun
as no cabe el cuadro, se puede acomodar la pgina en forma horizontal. Si
todava no cabe, debern modificarse los mrgenes de la pgina o enviar ese
cuadro a los anexos.
Otra forma de optimizar el espacio disponible para los cuadros es reduciendo la
distancia entre las lneas y el texto de los cuadros. Para modificar los mrgenes se
selecciona el cuadro, se presiona el botn derecho del puntero y se elige la opcin
Propiedades de la tabla y luego Opciones, reduciendo el valor de 0.19 a
0.1 cm, pero mayor de 0.0 para que el texto no se pegue a las lneas del cuadro.

En ocasiones, en los cuadros hay filas con diferente altura, como el siguiente, lo
cual perjudica la apariencia y desperdicia espacio:

Una solucin es aplicar el mismo estilo de prrafo a todas las celdas a fin de
eliminar los espacios sobrantes (antes y despus). Si no mejora, es posible forzar
la altura de la fila al mnimo. Para ello se selecciona la tabla, se presiona el botn
derecho del puntero, se elige Propiedades de la tabla / Fila, se marca
la casilla Especificar alto y se asegura que sea el Mnimo. Otras veces es
suficiente con desmarcar la casilla de Tamao / Especificar alto.

Arreglo de las figuras

El ttulo de las figuras deber colocarse debajo de la figura en letra negrita, tamao
10, alineacin centrada, sin sangra de prrafo, color azul, con 3 puntos de espacio
superior y 18 puntos de espacio inferior. El uso de las letras maysculas se debe
limitar a la letra inicial del prrafo y en nombres propios. Algunos distinguen entre
grfico, figura, ilustracin, diagrama, foto o dibujo, pero es mejor tratar todo como
figura. El nombre del estilo para ttulo de la figura es Figura.
Para que la figura aparezca demarcada con una lnea superior se le debe aplicar
el estilo FiguraContenido, que tiene un espacio de 18 puntos en la parte
superior y 0 en la parte inferior. El borde o lnea superior debe ser de 1.5 puntos
de grosor y en color azul.
Asimismo, para la fuente y notas de las figuras se deber aplicar los estilos definidos
para los cuadros, tal y como se observa en la siguiente ilustracin.

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100

Productores nuevos
Productores de seguimiento

Adopcin ( % )

75

50

20

0
Empadre Mejoracontrolado miento
gentico

Flushing

Suplementacin

Creep
feeding

Mezclas Desparaminerales sitacin

Innovaciones de alto impacto

Nota: Las cifras no suman 100% debido al redondeo.

Fuente: Elaborado con datos de la entrevista a productores. 2007.

Figura 1. Adopcin de innovaciones de alto impacto por tipo de productores

Si la figura an no se ha construido, hay que procurar que tenga un tipo de letra

similar y que su tamao de letra no se mayor al del ttulo de la figura.
Por otra parte, un problema frecuente es que la figura flota sobre el texto, ya que
no siempre se desplaza junto con el texto e invade los mrgenes de la pgina, por
lo que puede haber partes invisibles. Observe este problema en la siguiente
imagen. En este caso algunas partes estn fuera del margen de impresin y otras
ocultan el texto que est atrs.

Para que la figura no flote sobre el texto hay que tratarla como prrafo; es decir,
que est en lnea o fluya junto con el texto. De lo contrario, parte de las figuras
invadir los mrgenes o tendr partes invisibles. Para evitar este problema se
debe seguir el siguiente procedimiento: seleccionar la figura, pulsar el botn
derecho del puntero y seleccionar Ajustar texto / En lnea con el
texto.
Por otra parte, la opcin Pegado especial que se localiza en el men Inicio (o
al pulsar el botn derecho del puntero) ofrece varias opciones interesantes para
copiar y pegar imgenes.

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Si el objeto ya no va a cambiar, se recomienda pegarlo como Metarchivo

mejorado porque ocupa poco espacio y se parece ms al original. Si se requiere
cambiar el fondo, el color principal o que sea transparente, lo mejor es usar PNG o
GIF, en lugar de imagen JPEG o Mapa de bits. Pero si la imagen que se est
pegando no es definitiva, es mejor pegarla como Grfico de Microsoft
Excel, ya que al hacer doble clic sobre esta, se abrir la hoja de clculo que le da
origen para hacer las modificaciones correspondientes. Una ventaja adicional es
que la imagen ocupa menos espacio en disco. Una opcin que se usa poco es
Pegar vnculo, que permite que la figura se actualice cuando cambia el
documento fuente o las cifras que le dan origen, pero requiere que el documento
que le da origen est en el mismo lugar.

Ahora observe la parte izquierda de la siguiente figura. Esta tiene varios

problemas. El primero es que el ttulo tiene un fondo azul que dificulta la lectura. El
segundo es que los nmeros colocados en el eje vertical tienen mayor tamao que
los del eje horizontal, adems de tener siete cifras. El tercer problema es que la
leyenda de la serie es innecesaria porque ya est el ttulo y adems el tamao del
texto es pequeo. Observe en la parte derecha cmo queda la misma figura
despus de hacerle algunos arreglos.

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300

Importaciones

250

3,000,000

200

2,000,000

150
Importaciones

1,000,000

100

2000
2001
2002
2003
2004
2005
2006
2007
2008
2009
2010
2011

50
0
2000

2002

2004

2006

2008

2010

Importaciones de maz (millones de toneladas)

Una herramienta til para trabajar con figuras es usar la rueda de color. Esta
rueda presenta el color blanco en el centro y en las orillas los colores obscuros. La
idea es usar colores que contrasten o se distingan claramente unos de otros. Esto
aplica tambin cuando existe texto colocado enfrente de alguna figura.
Para el caso concreto de la figura anterior, se debe buscar en la rueda de color un
fondo cuyo color sea opuesto al color del texto (pudiendo ser blanco con azul o
azul con blanco) que permita el contraste de los elementos de la figura.
Para acceder a la rueda de color se debe poner el puntero en cualquier parte de la
figura, hacer clic con el botn derecho del puntero y elegir Formato de la
imagen / Relleno / Relleno slido / Color de relleno / Ms colores.
A continuacin se selecciona la pestaa Estndar y se elige el color de fondo
que contraste o sea opuesto al objeto que est al frente. Este mismo principio
aplica cuando hay imgenes en blanco y negro o con tonos de gris.

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Algo que representa un reto es colocar varias figuras juntas (en panel) sin que se
muevan. Lo mejor es hacer una tabla y colocar ah as figuras En lnea con el
texto. A continuacin se aplica el estilo Celda_Centro (si aplica) y se numeran
las celdas como (a), (b), (c) y (d), segn se muestra a continuacin.

(a) Empresas del grupo Nestl

(a) Empresas del grupo Pepsico

(a) Empresas del grupo Unilever

(a) Empresas del grupo Procter & Gamble
Figura 2. Las empresas multinacionales controlan lo que usas y comes

Preparacin de las referencias bibliogrficas

Para arreglar la bibliografa deben atenderse las siguientes recomendaciones:

Aplicar el estilo Bibliografa. Dicho estilo tiene letra de 12 puntos, con

separacin superior e inferior de 12 puntos y aplicar una sangra francesa
(hacia afuera) de 2.0 cm.

La bibliografa deber ordenarse alfabticamente.

Listar solamente la bibliografa que fue citada en el texto.

Elegir uno de los estilos de citacin para citar artculos, libros, captulos en
libros, sitios web, clips de vdeo, recortes de peridico, charlas, etc.

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A continuacin se pone el ejemplo para citar un libro para cuatro estilos de citacin
(APA, Chicago, Harvard y MLA). Considere el libro de Horacio Santoyo, Pablo
Ramrez y Murari Suvedi, titulado Manual para la evaluacin de programas de
desarrollo rural, publicado en 2000.

APA: Santoyo, C. V. H., Ramrez, P., & Suvedi, M. (2000). Manual para la
evaluacion de programas de desarrollo rural. Mxico: INCA Rural.

Chicago/Turabian (author-date): Santoyo Corts, V. Horacio, Pablo

Ramrez, and Murari Suvedi. 2000. Manual para la evaluacion de
programas de desarrollo rural. Mxico: INCA Rural.

Harvard: Santoyo Corts, V. H., Ramrez, P., & Suvedi, M. (2000). Manual
para la evaluacion de programas de desarrollo rural. Mxico, INCA Rural.

MLA: Santoyo, Corts V. H, Pablo Ramrez, and Murari Suvedi. Manual para
la evaluacion de programas de desarrollo rural. Mxico: INCA Rural, 2000.

Ahora se pone el ejemplo para citar un artculo en una revista para cuatro estilos
de citacin (APA, Chicago, Harvard y MLA). Considere un artculo de Michael
Porter, que apareci en la revista Harvard Busines Review en 2011.

APA: Porter, M. E., & Kramer, M. R. (2011). Creating shared value. Harvard
Business Review, 89(1/2), 62-77.

Chicago/Turabian (author-date): Porter, Michael E., and Mark R. Kramer.

2011. Creating shared value. Harvard Business Review 89, no. 1/2: 62-77.
Business Source Complete, EBSCOhost (accessed February 3, 2012).

Harvard: Porter, M, & Kramer, M 2011, Creating shared value, Harvard

Business Review, 89, 1/2, pp. 62-77, Business Source Complete,
EBSCOhost, viewed 3 February 2012.

MLA: Porter, Michael E., and Mark R. Kramer. Creating Shared Value.
Harvard Business Review 89.1/2 (2011): 62-77. Business Source Complete.
Web. 3 Feb. 2012.

Elaboracin de la tabla de contenido

Para elaborar una tabla de contenido en forma automtica primero se deben
aplicar estilos a los ttulos y subttulos del documento. Si se quiere hace una lista
de cuadros y de figuras tambin se deben aplicar estilos respectivos.

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A continuacin se ilustra el procedimiento para construir una tabla de contenido
automtica para las figuras. Los pasos a seguir en la cinta del men principal son:
Referencias / Tabla de contenido. Aunque es posible elegir la tabla
automtica 1 y 2, as como la forma manual, es mejor la opcin Insertar tabla
de contenido, localizada al final del cuadro de dilogo porque permite ms control.
De ese modo se puede indicar cuntos niveles tendr dicha tabla de contenido (por
defecto tres), as como diversos elementos relativos a la apariencia o formato
(Personal, Clsico, Elegante, Sofisticado, Moderado, Formal y Sencillo). Adems, se
podr indicar qu estilos se utilizarn (por ejemplo los cuadros y figuras).
Para ello se siguen las instrucciones anteriores: Referencias / Tabla de
contenido / Insertar tabla de contenido / Opciones. Observe que por
defecto estn llenadas con nmeros progresivos las casillas correspondientes a
los primeros tres ttulos. Lo que debe hacerse es escribir el nmero 1 en el estilo
Figura y borrar manualmente el contenido de los espacios asignados para los
ttulos.

Por otra parte, si ya se ha construido una tabla de contenido, y se desea aadir

una lista de anexos, cuadros o figuras, MS Word preguntar al usuario si desea

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sobre-escribir la tabla ya existente. Si se decide no remplazarla, la nueva lista se
colocar debajo de la ya existente.

Si despus de haber construido una tabla de contenido se modifica el documento, ya

sea en los nombres, cantidad niveles de ttulos y en la numeracin de pgina,
entonces se debe indicar a MS Word que se desea actualizarla. Para ello basta
colocarse sobre la tabla o lista deseada y presionar el botn derecho del puntero. Se
elige la opcin Actualizar campos y luego se indica si se desea Actualizar
toda la tabla o Actualizar slo los nmeros de pgina.