Reglamento de Adquisiciones-Modificado Mayo 2012 PDF

Manual de Adquisicin de Bienes y
Prestacin de Servicios
Versin: 1.0
Fecha: Abril-2012
Colegio Qumico Farmacutico

Departamental de Lima
Generalidades, Alcances y Disposiciones

Normativas
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I. GENERALIDADES
1.1 OBJETIVOS
A. Regular de una manera integral y uniforme las normas y procedimientos tcnicoadministrativos para la Adquisicin de Bienes y Prestacin de Servicios por parte
del Colegio Qumico Farmacutico Departamental de Lima (CQFDL), necesarios
para la implementacin de sus metas.
B. Garantizar y promover la prestacin de servicios en forma oportuna y eficiente
para el CQFDL.
C. Permitir que las adquisiciones se realicen oportunamente y en las mejores
condiciones econmicas logrando costos razonables, competitivos con los mejores
del mercado.
D. Mostrar transparencia de gestin, permitiendo decisiones eficientes y eficaces para
el CQFDL.
1.2. BASE LEGAL
Reglamento de la Ley de Creacin del Colegio Qumico Farmacutico del Per,

aprobado por DECRETO SUPREMO N 006-99-SA y modificada con D.S. N 0222008-SA
Ley de Creacin el Colegio Qumico Farmacutico del Per, LEY N 15266 y su
modificatoria Ley N 26943
II. ALCANCES
Las disposiciones contenidas en el presente Manual son de cumplimiento obligatorio por
parte de los Directivos del CQFDL y el personal vinculado al proceso de adquisicin del
CQFDL
III. DISPOSICIONES NORMATIVAS
3.1 GENERALIDADES
3.1.1.
El presente manual est destinado a regular las Adquisiciones de Bienes y

Contratos de locacin de Servicios del CQFDL.
Cuando se refiera a Servicios, entindase como la Locacin de Servicios
regulada por el Cdigo Civil.
Elaborado por:
Dra. Karla Bernal
(Tesorera)
Revisado por:
Dr. Mario Vias
(Decano)
Aprobado por:
Consejo Directivo
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Modificado Mayo 2012


Normativas
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3.1.2. Para los efectos de la aplicacin del presente Manual, el CQFDL seguir las
siguientes modalidades:
3.1.2.1 Concurso por Invitacin
3.1.2.2 Adjudicacin Directa
3.1.2.3 Compra Directa
3.1.3. Para la adquisicin de bienes, se tendr en cuenta la siguiente escala
3.1.3.1 Concurso por Invitacin:
3.1.3.2 Adjudicacin Directa:
3.1.3.3 Compra Directa:
Ms de 3 UIT
Ms de 2 a 3 UIT
de 0.20 a 2 UIT
3.1.4. Para la Locacin de Servicios:

Ms de 1 UIT
hasta 1 UIT
3.1.5. Para la Locacin de Servicios por concepto de Consultora

3.1.5.1 Concurso por Invitacin: Cualquier monto.
3.1.6.
Los topes mximos totales indicados, en los casos de adjudicaciones directas

se refieren a cada bien o servicio requerido separadamente o por cada
actividad para los cuales sean contratados. El concepto de bien o servicio
requerido separadamente est referido a cada bien o servicio, entendido
como unidades individualizables, de la
misma especie y naturaleza,
susceptibles de ser necesitados y utilizados por CQDL para el desarrollo de
sus actividades. Este concepto no engloba tipos clases, gneros o categoras
de bienes o servicios para efectos de calcular los topes mximos totales en
trminos anuales establecidos para cada modalidad.
Para efectos del presente Manual se entender por costo total, aquel que
incluye todo tributo que grave la contratacin.
3.1.7.
Los montos fijados en el presente Manual, slo podrn ser variados por
acuerdo de la Junta Directiva.
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3.1.8.
Las Bases para la adquisicin de Bienes y Prestacin de Servicios, sern

aprobados por el Decano Departamental. La implementacin correr a cargo
de la Administracin o quien el Decano encargue.
3.1.9.
Las fianzas exigidas por las Bases debern ser otorgadas por entidades que
se encuentren supervisadas y controladas por la Superintendencia de Banca
y Seguros; excepcionalmente se presentar Cheque de Gerencia, cuando el
monto no exceda de S/. 20,000.00.
3.1.10. Las Bases estipularn la cantidad total de Bienes a adquirirse o de Servicios

a contratarse, as como los lotes mnimos en que puedan ser adjudicados
fraccionadamente, salvo que el suministro por lotes o sublotes sea imposible
por razones fsicas o tcnicas.
Se podr adquirir fraccionadamente por tems o grupo de tems siempre y
cuando se obtenga de esta forma la mejor economa global.
Si el requerimiento se presenta diferido en el tiempo, las bases estipularn la
posibilidad de satisfacerlo con prestaciones peridicas o continuadas,
expresndose los trminos o perodos.
3.1.11. Salvo que la Junta Directiva decida lo contrario, las bases sern gratuitas.
3.1.12. En las Bases se especificar obligatoriamente que el suministro de los lotes o
sublotes mnimos podr ser satisfecho en forma individual o colectiva, sea
que las empresas participen solas o asociadas; salvo que el suministro por
lotes o sublotes sea imposible por razones fsicas o tcnicas.
La asociacin de empresas se entiende referida al compromiso solidario
adquirido respecto de la provisin de Bienes o Prestacin de Servicios.
3.1.13. Las Bases contendrn el conjunto de condiciones especficas para el
Concurso por Invitacin.
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Del Comit de Adquisiciones
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IV. DEL COMITE DE ADQUISICIONES

4.1
El Comit de Adquisiciones podr ser permanente o especial segn el tipo de

contratacin. El Comit Permanente de Adquisiciones estar conformado por el
Decano (a) quien lo presidir, Tesorero (a) y el Administrador del CQFDL o un Vocal
del Consejo Directivo. Para el Comit Especial de Adquisiciones se incorporarn los
miembros de la Comisin de Economa, debiendo ambos Comits ser nombrados
por el Consejo Directivo.
4.2
El Comit Permanente de Adquisiciones estar a cargo de las Adjudicaciones

directas y el Comit Especial de Adquisiciones, de los concursos por invitacin.
4.3. Las funciones y atribuciones, que como mnimo tendr el Comit de Adquisiciones
son las que a continuacin se detallan:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
4.4.
Elaborar las bases del proceso;

Recibir las propuestas de los postores a Concursos;
Conducir los actos relacionados con los procesos;
Otorgar la Buena Pro luego de analizar las propuestas y el informe tcnico, si
fuera el caso;
Resolver las observaciones que fueran formuladas durante el Acto de Recepcin de
Propuestas;
Declarar desierto el Concurso en los casos establecidos en el presente Manual;
Emitir los informes correspondientes; y,
Otras derivadas de mandatos expresos contenidos en este Reglamento.
El Comit de Adquisicin goza de plena autonoma en el ejercicio de sus funciones,

una vez constituido.
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Del Concurso por Invitacin
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V. DEL CONCURSO POR INVITACION

El procedimiento que regir el Concurso por Invitacin es el siguiente:
5.1. Invitacin
5.1.1.
Las invitaciones se efectuarn mediante comunicaciones cursadas por el

Administrador a no menos de tres (3) proveedores de bienes o servicios, as
como tambin a otros proveedores potenciales de dichos bienes y servicios
que renan las mismas condiciones exigidas para ser inscritos en el citado
Registro.
5.1.2.
La invitacin deber cursarse con una anticipacin no menor de tres (03)

das calendario de la fecha del Acto de Recepcin de Propuestas.
La invitacin deber precisar lo siguiente:
a) Fecha, hora y lugar del Acto de Recepcin de Propuestas;
b) Lugar y fecha lmite para la presentacin y absolucin de consultas de los
postores, entendindose por tales a quienes hubiesen adquirido
previamente las bases; y,
c) De ser el caso, presupuesto Base o Monto Estimado, a una fecha
determinada.
5.1.3.
Todas las consultas efectuadas debern ser absueltas por escrito y puestas a
disposicin de los postores en el plazo de 24 horas de recibido. Dicha
absolucin deber hacerse va correo electrnico.
5.1.4.
A juicio del Comit de Adquisicin, podr postergarse la fecha del Acto de

Recepcin de Propuestas indicado en la Invitacin. En este caso, se
comunicar con la debida anticipacin (no menor a tres das tiles), la nueva
fecha por medio de comunicacin escrita cursada a todos y cada uno de los
postores.
5.2. Acto de Recepcin de Propuestas

5.2.1.
El Acto de Recepcin de Propuestas se llevar a cabo en el da, hora y lugar

fijado en la invitacin. El Acto lo preside el Comit de Adquisiciones en
ejercicio de su funcin.
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En el Acto de Recepcin de Propuestas podr intervenir un Notario, quien

certificar la documentacin presentada y dar fe del Acto. En caso que no
intervenga Notario pblico, el Comit proceder a realizar la recepcin y
apertura de los sobres asumiendo su Presidente las labores
correspondientes.
No podr recibirse propuesta alguna a partir de ese momento.
5.2.2.
Las propuestas debern ser presentadas a la mano, en sobres cerrados,

debidamente foliadas, selladas y firmadas y sern ledas pblicamente. El
Comit de Adquisicin rechazar las propuestas con enmendaduras,
borraduras o correcciones.
5.2.3.
Se levantar un acta del Acto de Recepcin de Propuestas, la que ser

firmada por los miembros del Comit, por los asistentes que deseen hacerlos,
as como por el Notario, si estuviera presente.
Si alguno de los postores durante el Acto de Recepcin de Propuestas,
formulara alguna observacin, se dejar constancia de ello en el acta. En
caso que el postor que hizo la observacin no suscriba el acta, se tendr por
no presentada la observacin.
El Comit de Adquisicin en el mismo acto, resolver las observaciones y
tomar decisin fundamentada sobre ellas, las cuales constarn en el acta.
5.2.4.
Terminado el Acto de Recepcin de Propuestas, el Comit de Adquisicin

proceder a evaluar y calificar las Propuestas, de acuerdo a los criterios y
parmetros indicados en las Bases.
5.3. Adjudicacin de la Buena Pro

5.3.1.
El Comit de Adquisicin otorgar la Buena Pro a la Propuesta o Propuestas

ms convenientes en el mismo acto de recepcin de las Propuestas, salvo
casos especiales que sern previamente indicados por la Junta Directiva al
aprobar las Bases. El Acuerdo de Adjudicacin constar en Acta y deber
estar debidamente sustentado y a disposicin de los postores.
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En caso de igualdad de condiciones de calidad, precios y oportunidad de

entrega, la adjudicacin de la buena pro ser otorgada proporcionalmente a
los postores que empaten, salvo que la adquisicin no sea fsica o
tcnicamente susceptible de ser fraccionada, en cuyo caso la adjudicacin de
la buena pro quedar a criterio del Comit de Adquisicin, tomando en
cuenta los antecedentes de los ofertantes.
5.3.2.
La Adjudicacin de la Buena Pro ser dada a conocer a los postores mediante

correos electrnicos.
5.3.3.
Se podr declarar desierto el Concurso por Invitacin en los casos siguientes:

a) Cuando los precios unitarios no guarden relacin adecuada con los que
sirvieron de referencia en la Convocatoria;
b) Cuando las caractersticas de las propuestas no se ajusten o aproximen a
las especificaciones tcnicas estipuladas en las Bases.
5.3.4.
Consentida la Adjudicacin de la Buena Pro, los postores no ganadores

retirarn sus documentos legales y de garanta.
5.3.5.
Contra el acuerdo del Comit de Adquisicin no procede impugnacin o

reconsideracin alguna.
5.3.6
El plazo entre la convocatoria y el otorgamiento de la buena pro no deber

ser menor de 5 das hbiles.
5.4. Orden de Compra o Contrato

5.4.1.
El CQFDL extender la Orden de Compra y/o Servicio o Contrato respectivo

al ganador de la Buena Pro, la misma que ser remitida por correo
electrnico.
Si el postor, dentro del plazo de cinco (05) das hbiles de adjudicada la
Buena Pro no se acercara a suscribir el Contrato, perder su derecho a la
Adjudicacin de la Buena Pro y el CQFDL ejecutar las garantas fijadas en
las Bases, si es que las hubiera. Adems, dado este caso, el CQFDL podr
optar entre invitar a un nuevo Concurso o adjudicar la Buena Pro a quien
ocup el segundo lugar, informando a los postores por escrito de este hecho
dentro de los tres (3) das posteriores a la culminacin del plazo para la
suscripcin del Contrato.
Si el CQFDL opta por adjudicar la Buena Pro al postor que ocup el segundo
lugar y ste no se acercara a su requerimiento a recabar la Orden de Compra
y/o Servicio o a suscribir el Contrato, el CQFP proceder a invitar a un nuevo
Concurso.
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De la Adjudicacin Directa
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VI. DE LA ADJUDICACION DIRECTA

El procedimiento que regir la Adjudicacin Directa a que se hace mencin en el
presente Manual ser el siguiente:
6.1. Las adquisiciones por Adjudicacin Directa estarn a cargo del Comit Permanente
de Adquisiciones y lo ejecutar a travs de la administracin.
6.2. Peridicamente, pero cuando menos cada tres (3) meses el Administrador o persona
encargada informar a la Presidencia de CQFDL, el monto global y los principales
rubros de las Adjudicaciones Directas efectuadas al amparo del presente Manual.
6.3. Se efectan bajo la modalidad de Adjudicacin Directa, las adquisiciones cuyo
monto de referencia no exceda el mximo fijado en el presente Manual.
Se efectan tambin bajo esta modalidad las adquisiciones que se realicen en las
condiciones que se detallan a continuacin:
a) Cuando los Servicios estn sujetos a tarifas;
b) Cuando se trate de necesidades de Bienes o Servicios no previsibles, previo
informe al Decano Departamental.
6.4. Para adquirir directamente se requiere de un mnimo de dos (2) cotizaciones o
propuestas sobre el mismo tipo de Bien o de Servicio.
6.5. No se requiere de dos cotizaciones o propuestas, cuando habindose invitado a no
menos de dos (02) proveedores, se presenten menos de dos (2) propuestas.
6.6
Para proceder a la contratacin bastar la propuesta o cotizacin del Bien o Servicio

que satisfaga las especificaciones tcnicas definidas con anterioridad. Las
especificaciones tcnicas tienen carcter referencial.
6.7
Para la Adjudicacin directa, el Comit Permanente aprobar el cuadro comparativo

de propuestas autorizando la respectiva adquisicin (Anexo N 1), con el visto
bueno del Decano. En dichos cuadros se emplearn los siguientes criterios:
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De la Adjudicacin Directa
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a) Calidad de los Bienes o Servicios considerando el material, durabilidad,

resistencia, tolerancia, rendimiento, etc.
b) Cantidad disponible y ofertada de entregas o capacidad de Servicios Ofertados,
capacidad operativa, stock disponible, etc.
c) Oportunidad, fecha de entrega, suministro o fecha de inicio en la prestacin;
y,
d) Lugar ofrecido de entrega o prestacin del Servicio en relacin a las
condiciones planteadas.
6.8
El resultado de la Adjudicacin Directa ser comunicado al proveedor que obtuvo la

buena pro a travs de la Orden de Compra, Orden de Servicio o suscripcin del
Contrato.
El cuadro comparativo debe formar parte integrante del Contrato a ser suscrito u
orden de compra.
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De la Compra Directa
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VII. DE LA COMPRA DIRECTA

El procedimiento que regir la Compra Directa a que se hace mencin en el presente
Manual ser similar con las excepciones siguientes:
7.1
Los montos para las compras directas los establece el punto 3 del presente Manual.
7.2
Para la compra directa se requieren como mnimo 01 cotizacin.
7.3
No se requiere cuadro comparativo con los datos consignados en el punto 6.7.
7.4. La aprobacin de la compra la podr realizar el Decano(a) o Tesorero(a) del Consejo

Directivo, para su ejecucin por parte del Administrador o persona que el Decano
encargue la adquisicin.
7.5
En este rubro no se incluyen las compras realizadas con fondo de caja chica.
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Disposiciones Finales
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VII. DISPOSICIONES FINALES

8.1. La Junta Directiva podr argumentar razones especiales para no aplicar,
excepcionalmente, el presente Manual. Dichas razones deben constar en Actas.
8.2
La Comisin de Economa y Presupuesto efectuar peridicamente controles

inopinados con el objeto de verificar la correcta aplicacin del presente Manual.
8.3
Las rdenes de Compra o los Contratos contendrn necesariamente la obligacin

individual de pagos por la Adquisicin de Bienes y Servicios. La obligacin de pago
tendr carcter de irrevocable y estar condicionada nicamente a la entrega de los
Bienes o prestacin de los Servicios, sin perjuicio del pago por adelantado y, de ser
el caso, de la conformidad de servicios.
8.4
En todos los casos la Adquisicin de Bienes o Prestacin de Servicios debern estar

previamente programadas y aprobada por la Junta Directiva, salvo en la necesidad
urgente por imprevistos que correspondan al monto de Compras directas.
8.5
Procede otorgar adelantos de dinero al ganador de la buena pro si ste otorga fianza
bancaria en garanta del cumplimiento del Contrato por el 100% del monto
adelantado.
8.6
El Decano Departamental, suscribir los contratos a que se refiere el presente

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Anexo

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Anexo N 1
Los montos a considerar en las adquisiciones seran (Punto 3.1):

3.1.3. Para la adquisicin de bienes, se tendr en cuenta la siguiente escala:
Ms de 3 UIT
Ms de 2 a 3 UIT
3.1.3.3 Compra Directa:
de 0.20 a 2 UIT
3.1.3.4 Caja Chica:
Menos de 0.20 UIT
3.1.4. Para la Locacin de Servicios:

Ms de 1 UIT
hasta 1 UIT
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Colegio Qumico Farmacutico

Generalidades, Alcances y Disposiciones

Reglamento de la Ley de Creacin del Colegio Qumico Farmacutico del Per,

El presente manual est destinado a regular las Adquisiciones de Bienes y

Manual de Adquisicin de Bienes y

Colegio Qumico Farmacutico

Generalidades, Alcances y Disposiciones

3.1.4. Para la Locacin de Servicios:

3.1.5. Para la Locacin de Servicios por concepto de Consultora

Los topes mximos totales indicados, en los casos de adjudicaciones directas

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Colegio Qumico Farmacutico

Generalidades, Alcances y Disposiciones

Las Bases para la adquisicin de Bienes y Prestacin de Servicios, sern

3.1.10. Las Bases estipularn la cantidad total de Bienes a adquirirse o de Servicios

Manual de Adquisicin de Bienes y

Colegio Qumico Farmacutico

Del Comit de Adquisiciones

IV. DEL COMITE DE ADQUISICIONES

El Comit de Adquisiciones podr ser permanente o especial segn el tipo de

El Comit Permanente de Adquisiciones estar a cargo de las Adjudicaciones

Elaborar las bases del proceso;

El Comit de Adquisicin goza de plena autonoma en el ejercicio de sus funciones,

Manual de Adquisicin de Bienes y

Colegio Qumico Farmacutico

Del Concurso por Invitacin

V. DEL CONCURSO POR INVITACION

Las invitaciones se efectuarn mediante comunicaciones cursadas por el

La invitacin deber cursarse con una anticipacin no menor de tres (03)

A juicio del Comit de Adquisicin, podr postergarse la fecha del Acto de

5.2. Acto de Recepcin de Propuestas

El Acto de Recepcin de Propuestas se llevar a cabo en el da, hora y lugar

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Colegio Qumico Farmacutico

Del Concurso por Invitacin

En el Acto de Recepcin de Propuestas podr intervenir un Notario, quien

Las propuestas debern ser presentadas a la mano, en sobres cerrados,

Se levantar un acta del Acto de Recepcin de Propuestas, la que ser

Terminado el Acto de Recepcin de Propuestas, el Comit de Adquisicin

5.3. Adjudicacin de la Buena Pro

El Comit de Adquisicin otorgar la Buena Pro a la Propuesta o Propuestas

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Colegio Qumico Farmacutico

Del Concurso por Invitacin

En caso de igualdad de condiciones de calidad, precios y oportunidad de

La Adjudicacin de la Buena Pro ser dada a conocer a los postores mediante

Se podr declarar desierto el Concurso por Invitacin en los casos siguientes:

Consentida la Adjudicacin de la Buena Pro, los postores no ganadores

Contra el acuerdo del Comit de Adquisicin no procede impugnacin o

El plazo entre la convocatoria y el otorgamiento de la buena pro no deber

5.4. Orden de Compra o Contrato

El CQFDL extender la Orden de Compra y/o Servicio o Contrato respectivo

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Colegio Qumico Farmacutico

VI. DE LA ADJUDICACION DIRECTA

Para proceder a la contratacin bastar la propuesta o cotizacin del Bien o Servicio

Para la Adjudicacin directa, el Comit Permanente aprobar el cuadro comparativo

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Colegio Qumico Farmacutico

a) Calidad de los Bienes o Servicios considerando el material, durabilidad,

El resultado de la Adjudicacin Directa ser comunicado al proveedor que obtuvo la

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