DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS BSICOS EN LA EMPRESA PRIVADA.

DOCUMENTOS INTERNOS.
CONVOCATORIAS:
Documento por el cual se cita de forma oficial a un grupo de personas para tratar en un
lugar determinado temas que figuran en la propia convocatoria. Tambin puede ser la
publicacin y difusin de notas informativas de inters general que hacen las empresas a
sus empleados. (en tabln de anuncios o particular)
Se indica el lugar, la hora, y el orden del da por apartados.
ACTAS.
Documento por medio del cual se da fe de los hechos o de lo sucedido en reuniones, as
como de los acuerdos tomados en las mismas y previamente han sido convocadas con
carcter oficial. La anotacin de lo acordado se har siguiendo el orden del da que figurar
en la convocatoria a esa reunin.
Es el secretario por medio de su firma el que se encarga de dar fe de ese documento por
medio de su firma y la de los restantes miembros que conforman el rgano que convoca la
reunin.
Suelen reflejarse en el libro de actas o registro, actualmente tambin son informatizadas.
El acta suele ser del siguiente modo:
ACTA
En la ciudad de .... siendo las..... horas del da..... del ..... de 2004, se
renen ................. en ....................con el siguiente orden del da.
-Primero:
-Segundo:
-Tercero:
....
Se abre la sesin..... se delibera..... y se llega al acuerdo siguiente.....
Se abre un nuevo dilogo.... y se acuerda.....
Ruegos y preguntas:.............................
Y al no haber ms asuntos que tratar se levanta la sesin a las ...... horas, y yo
secretario doy fe.
AUTORIZACIONES:
Peticin que hace un empleado a su jefe. Puede obedecer a varios motivos. No existe un
formato o estilo normalizado para este documento, simplemente hay que expresarlo con
claridad, brevedad y concisin.

AVISOS Y ANUNCIOS
Informaciones o noticias de carcter general que afecta a la organizacin y, por tanto, al
personal de la empresa. Se suele colocar en el tabln de anuncios. Debe confeccionarse de
forma clara y concisa, expresando el anuncio con claridad.
BOLETN O REVISTA
Suele confeccionarse en imprentas y contiene informacin referente al ocio y a la cultura
ligadas directamente con la empresa que la edita.
MEMORIAS
Redaccin de las actividades que se han llevado a cabo del programa de principio de
temporada. Reflejan los datos y actividades llevados a cabo por la empresa, suele hacerse
con carcter anual.
No debemos confundir este tipo de memorias con las memorias de cuentas anuales que son
anotaciones contables que forman parte del libro de cuentas anuales.
NOTA INTERIOR
La finalidad de este documento es que los diferentes departamentos de una empresas se
comuniquen entre si incidencias, peticiones, etc.
Partes de las que consta:

Inicio: nombre de la empresa y fecha en formato corto. La palabra DE: y a

continuacin el cargo de la persona que emite la nota. La palabra A: y el cargo y
departamento de la persona a la que va dirigido. La palabra ASUNTO: y un resumen del
motivo del documento.

Contenido: se especifica el motivo de la nota, su redaccin debe ser breve y concisa.

La exposicin del documento ha de ser directa.

Final: firma de la persona que enva el mensaje.

ASINQUE
Empresa de publicidad
Fecha: 24-03-2004
DE: Jefe de departamento de contabilidad.
A: jefe de departamento de ventas.
Asunto: peticin de extractos de cuentas.
Te ruego nos remitas cuanto antes los extractos de cuentas de este trimestre, as
como todo lo relativo al estado general de las cuentas trimestrales susceptible
de ser incluido en la declaracin del segundo trimestre.
Se hace con lenguaje que denote compaerismo (Te ruego...)

DOCUMENTOS EXTERNOS DE LA EMPRESA.

ANUNCIOS
ASINQUE
Empresa de publicidad
Editor artstico:
Para ingresar en plantilla inmediatamente.
Se requiere ser mayor de 25 aos, tener la
titulacin apropiada y al menos un ao de
experiencia en un puesto similar.
Se ofrece contrato indefinido a jornada
completa y sueldo anual de 15.000 .
Interesados enviar currculo a Avenida de la
Gaviota 5, 7J 04008 Almera, adjuntar foto
y carta de presentacin.
Es el modo de publicar determinadas noticias que pueden ser de inters fuera de la empresa.
Los motivos del anuncio pueden ser diversos, unas veces es obligatorio (oferta pblica de
adquisicin) y otras veces es voluntario. El medio de difusin de los anuncios son los
diarios.
Partes de las que consta

Logotipo de la empresa, razn social, la palabra AVISO o ANUNCIO, motivo que

lo origina, localidad y fecha de emisin, antefirma y firmado.
No hay modelo normalizado de anuncio.
CARTA CIRCULAR
Se utiliza principalmente para hacer el papel de carta comercial para anunciar algn evento
a otras empresas o personas (cambio de domicilio social, inauguraciones, lanzamiento de
productos..). por otro lado tambin sirve para dar instrucciones, procedimientos u rdenes
sobre algn tema. En este caso es normal que vayan enumeradas correlativamente. Su
presentacin suele ser bastante sobria.
ASINQUE
Empresa de publicidad
Avd. Gaviota 5, 7 J
04008 Almera.
Seor Adolfo Martnez Ruiz
Calle Paloma 6

04008 Almera
24 de marzo de 2004
Estimado seor Martnez,
Nos dirigimos a usted para notificarle el reciente cambio de domicilio
de nuestra empresa. Actualmente estamos situados en la calle Gaviota
nmero 5, 7 J, en Almera.
Esperamos poder seguir ofrecindole nuestros servicios y recibiendo
su confianza desde nuestras nuevas instalaciones.
Le agradecemos la atencin prestada.
Cordialmente
ASINQUE.
Directora gerente.
Ruth Manzanares Ruiz.
TARJETAS:
Pueden ser de dos tipos; de VISTA o COMERCIALES.
Las primeras sueles ser de tamao pequeo y rectangular y su contenido suele tener la
identificacin de la persona o empresa que la entrega, as como su direccin, telfono, fax y
otros datos de contacto.
El segundo tipo de tarjetas, las comerciales, son tarjetas de respuesta comercial y el
franqueo est pagado.
INVITACIONES.
Documento por el cual un anfitrin invita a otra persona a asistir a algn tipo de acto o
evento. Si el acto es pblico, la invitacin se enviar a empresas o personas relativas a estas
y es costumbre utilizar el SALUDA. Para actos privados o familiares suele hacerse por
medio de invitacionesASINQUE
Se complace en invitarles al acto de inauguracin de sus nuevas
oficinas que tendr lugar el prximo da 1 de abril en la nueva
sede situada en la calle Gaviota, nmero 5, 7-j de Almera, a las
17 horas.
Rogamos confirmen asistencia.
24 de marzo de 2004

SALUDA.
Documento utilizado en la empresa o cargos pblicos para comunicar nombramientos,
tomas de posesin de cargos, invitaciones a eventos, agradecimientos... Suele escribirse en
tamao A4 o A5.
Partes de las que consta:

INICIO: descripcin del cargo de la persona que emite el documento en el centro y

la palabra SALUDA en el centro mas abajo.

CONTENIDO: a... seguido de la persona con nombre, apellidos y cargo a la que va

dirigido y con una breve exposicin del motivo.

FINAL: nombre y dos apellidos de la persona que lo emite en el centro de la hoja y

en el siguiente rengln y con minscula una frmula de despedida. El lugar de emisin y la
fecha.
Frase de cortesa para el despido:
aprovecha la ocasin para reiterarle el testimonio de su consideracin ms distinguida.
NO se firma, se redacta en 3 PERSONA, NO se escribe la direccin del destinatario y no
hay sello de la empresa.
Los mrgenes: Izquierdo: 2 centmetros. Derecho 2 centmetros. Centrado por igual arriba
y abajo.
DOCUMENTOS EXTERNOS

12. Nombrar los documentos externos

Anuncios.

Carta Circular

Tarjetas (de visita o cortesa y comerciales)

Invitaciones

Saluda

13. Anuncios

Se emplean cuando la empresa publica determinadas noticias que interesen a sectores

empresariales concretos o a determinados segmentos de poblacin, bien sean clientes o n o

de la empresa emisora.

14. Partes que consta un anuncio.

Logotipo de la empresa

La razn social

AVISO o ANUNCIO

Motivo o contenido

Localidad y fecha de expedicin

Antefirma y firmado (no rbrica)

15. Carta Circular

Atendiendo al tipo de carta comercial, se utiliza para anunciar algn acontecimiento o

evento a otras empresas o personas, tales como clientes, proveedores, etc.

Y tambin obedeciendo a las instrucciones, procedimientos, rdenes o informacin sobre

algn tema o asunto que se enva a los empleados, etc., para su conocimiento y efecto o

cuando las entidades pblicas transmiten informacin a sus subordinaos o administrados.

16. Invitaciones, qu son?

Son documentos que surgen como consecuencia de la necesidad de establecer un

acercamiento entre el anfitrin de un acto social o familiar y los asistentes a ellos.

Estos actos pueden ser:

17. Saludas, qu son?

Es el documento por excelencia utilizado por el personal de empresa, por los cargos

pblicos de las entidades, organismos e instituciones oficiales, en definitiva por aquellos

con trascendencia en las relaciones profesionales para comunicar nombramientos, tomas de

posesin, etc.

18. Partes del saluda.

Inicio: descripcin del cargo de la persona que emite el documento, razn social y a

continuacin la palabra Saluda que ya viene impresa.

Contenido: figura la persona con nombre y dos apellidos, o cargo al que se dirige el

saluda para continuar con una exposicin muy breve del motivo que lo origina.

Final: consta del nombre y dos apellidos de la persona que remite el saluda, as con

la frmula de despedida, que adopta una forma protocolaria y comn para este tipo

de comunicaciones, estas frases comienzan en minscula pero si el emisor figurase

en el inicio, la frase comenzara por mayscula.

19. Consideraciones del saluda.

Se redacta en tercera persona.

Contenido breve.

No se firma.

No se escribe la direccin del destinatario.

No figura el sello de la empresa u organizacin.

20. Tarjetas.

Las tarjetas se dividen en dos clases: las de visita o cortesa y las comerciales.

21. Tarjetas de visita y cortesa.

Son de tamao pequeo y rectangular y sus usos son los siguientes:

Personal: para uso de particulares. Contenido: nombre y apellidos, domicilio

completo y el telfono.

Profesional: para uso personal de la empresa y de actividades profesionales.

Contenido: nombre y apellidos del titular, profesin liberal o cargo que ocupa en la

empresa, el domicilio fiscal o el de la empresa, no de telfono y de fax y correo

electrnico si se tiene.

Oficial: para indicar el carcter oficial o cargo pblico de su titular.

20. Tarjetas comerciales.

Se las conocen tambin como tarjetas de respuesta comercial. Estn encuadradas dentro de

los productos que oferta Correos y Telgrafos. El franqueo est pagado.

Pblicos: eventos, congresos, simposios,....

Privados o familiares: bautizos, bodas...