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Manuale d'uso del Software Guida Operativa AlexPro di Gestione Studio Professionale. © 2010 El Saidi Software di Karim El Saidi
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con qualsiasi mezzo - Grafica, elettronico o meccanico, quali fotocopie, registrazione, o
memorizzazione dei dati e sistemi di recupero - senza il consenso scritto della "El Saidi Software di
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possono derivare. In nessun caso l'editore e l'autore è responsabile per qualsiasi perdita di profitti o
qualsiasi altro danno causato o asserito di essere stato causato direttamente o indirettamente dal
presente documento.
Indice
Introduzione 0
Part I Installazione 12
4
Contents
5
Guida Operativa AlexPro
15 Traduzione...................................................................................................................................
delle Descrizioni delle Voci 183
16 Tariffa Personalizzata
................................................................................................................................... 185
6
Contents
Modello Microsoft
..........................................................................................................................................................
Word 270
6 Come Creare
...................................................................................................................................
un Documento da Modello 272
7 Copia e Spostamento
...................................................................................................................................
del Documento 275
8 Nota di Iscrizione
...................................................................................................................................
a Ruolo 276
Domande Frequenti
.......................................................................................................................................................... 276
9 AlexPro4Word
................................................................................................................................... 278
Installazione..........................................................................................................................................................
AlexPro4Word 279
Lavorare con..........................................................................................................................................................
AlexPro4Word 282
10 AlexPro4Outlook
................................................................................................................................... 283
Installazione..........................................................................................................................................................
AlexPro4Outlook 284
Lavorare con..........................................................................................................................................................
AlexPro4Outlook 286
11 AlexPro4Excel
................................................................................................................................... 290
Installazione..........................................................................................................................................................
AlexPro4Excel 291
7
Guida Operativa AlexPro
11 Stampa Tabelle
................................................................................................................................... 406
12 Stampa Solleciti
................................................................................................................................... 406
8
Contents
Sezione TelePro
.......................................................................................................................................................... 513
10 Opzioni Autocomposizioni
................................................................................................................................... 514
Caso pratico.......................................................................................................................................................... 523
9
Guida Operativa AlexPro
12 Versione 3.7.1
...................................................................................................................................
Dicembre 2007 596
13 Versione 3.6.7
...................................................................................................................................
Maggio 2007 598
14 Versione 3.6.4
...................................................................................................................................
- Marzo 2007 599
15 Versione 3.6.3
...................................................................................................................................
- Febbraio 2007 599
16 Versione 3.6.2
...................................................................................................................................
Gennaio 2007 600
Indice 613
10
Capitolo
I
Installazione
1 Installazione
All’inserimento del CD nel lettore sarà avviata la procedura guidata per l’installazione del
Software AlexPro, come nella seguente figura:
Installazione Server
SQL Server è il motore che gestisce i dati di AlexPro sul computer centrale. Questa
fase è la prima che deve essere eseguita, anche per l’installazione in monoutenza.
La fase “Installazione Strumenti Server”, presente nel Menù del CD, deve essere avviata dopo l’
installazione di SQL Server sullo stesso computer.
Alla fine dell’installazione sarà eseguita, automaticamente, la procedura di creazione dei dati
di AlexPro come di seguito illustrata. Ad ogni caso, questa procedura può anche essere avviata
manualmente dal menù Start di Windows selezionando “Programmi -> El Saidi Software ->
AlexPro -> Creazione Database AlexPro“
Il campo “nome del Server” fa riferimento al computer sul quale è stato installato SQL Server.
Se l’installazione di SQL Server è stata eseguita dal cd originale di AlexPro, i parametri di
connessione al server, e quelli per la creazione del database sono i seguenti:
In caso di utilizzo di un Server SQL già esistente, fare riferimento ai dati di autenticazione
utilizzati per accedere. Spuntare la casella “Avanzate” per impostare tali dati
Installazione Client
L’installazione “Client” si riferisce all’installazione del programma AlexPro sulle varie
postazioni di lavoro. Effettuare tale installazione su tutti i computer che utilizzeranno
AlexPro.
Fare click sul pulsante “Invia Richiesta” – la richiesta di attivazione sarà visualizzata tramite
una pagina Web, come da figura seguente
Indicare, nella pagina Web, il nome esatto dello studio così come indicato nella fattura di
acquisto; l’indirizzo valido di posta elettronica sul quale si desidera ricevere la chiave di
attivazione ed eventuali note e fare click sul pulsante “Richiedi Attivazione”
Riceverà la chiave di attivazione tramite email sull’indirizzo indicato al più presto possibile. Il
servizio di attivazione è disponibile dal Lunedì al venerdì dalle 09.00 alle 18.00
Installazione AlexPro4Word
· Inserire il CD di installazione di AlexPro nel lettore CD.
· Sarà automaticamente avviata la procedura di Installazione
· Dalla finestra successiva d’installazione (vedi figura), fare click sul pulsante quadrato grande
per avviare l’installazione.
Dalla finestra successiva d’installazione (vedi figura seguente), fare click sul pulsante quadrato
grande per avviare l’installazione.
Installazione AlexPro4Excel
· Inserire il CD di installazione di AlexPro nel lettore CD.
· Sarà automaticamente avviata la procedura di Installazione
Dalla finestra successiva d’installazione (vedi figura seguente), fare click sul pulsante quadrato
grande per avviare l’installazione.
Vedi anche:
Attivazione del Software
Domande Frequenti
- Installo SQL Server 2000 ma mi compare il messaggio “Impossibile aprire il pacchetto di
installazione..” che faccio?
- Significa che esiste già una precedente installazione di SQL Server. Passare direttamente all’
installazione dei Componenti Server.
- Dopo aver installato il server, i componenti server e ho eseguito la fase di creazione del
database Non trovo l'icona di AlexPro sul Desktop!
- Infatti, non deve apparire l'icona di AlexPro sul Desktop finché non viene installata, anche, la
parte chiamata "Client". L'installazione del Client su un Server NON è necessaria per il
funzionamento del server; si può installare la parte "Client" sul Server solo se il Server viene
utilizzato ANCHE come postazione di lavoro.
II
Attivazione del Software
Attivazione del Software
c) Inviare il messaggio;
d) Riceverà, a mezzo e-mail, una risposta con un file allegato che permette di attivare il
software (si può ricevere anche lo stesso file che contiene l’attivazione per più postazioni);
e) IL FILE ALLEGATO ALLA EMAIL DI RISPOSTA NON DEVE ESSERE APERTO MA SALVATO
f) Salvare il file allegato sul computer (desktop, documenti, penna usb e/o altra locazione);
Per chiudere la finestra di attivazione senza attivare nello stesso momento il software fare clic
su ‘Annulla’ (Si potrà eseguire l’attivazione in un secondo momento, una volta ricevuta la
chiave).
I dati di attivazione inviati saranno validi anche dopo una eventuale re-installazione
del sistema operativo mentre saranno richiesti nuovamente a seguito di una nuova
formattazione. In caso si voglia trasferire una licenza ad un altro computer è
necessario eliminare dapprima la licenza dagli strumenti di amministrazione di
AlexPro e poi attivare la nuova postazione come descritto sopra.
III
Come Iniziare
3 Come Iniziare
Al primo avvio di AlexPro®, sarà proposto il nome dello Studio come "Utente
Amministratore" e senza alcuna password. Fare clic sul pulsante "OK" per accedere
ad AlexPro ed iniziare
Prima di iniziare:
a. schede anagrafiche degli operatori dello Studio (almeno uno deve essere
inserito);
b. schede anagrafiche delle voci della tariffa (Le Voci di tariffa professionale
di base sono fornite con il Software);
c. schede anagrafiche dei Clienti (chiamati Contatti);
d. una o più Pratiche per ogni cliente;
e. schede anagrafiche delle attività "Procedure di agenda".
Vedi anche:
Per maggiori dettagli sulla gestione degli Utenti, vedi “Gestione Operatori”.
IV
L'Interfaccia di AlexPro
L'Interfaccia di AlexPro
4 L'Interfaccia di AlexPro
Voci Permanenti:
· Gestione
· Anagrafe
· Stampe
· Visualizza
· Inserisci
· Strumenti
· Finestre
· ?
Voci di contesto:
· Documenti
· Azioni
Sezione Attività
Sezione Stampe
La sezione stampe contiene i pulsanti necessari per effettuare le seguenti stampe :
· Anteprima e stampa della fattura, proforma, nota di credito e nota spese.
· Anteprima e stampa dell'agenda
· Anteprima e stampa dei rapporti sulle prestazioni registrate
· Anteprima e stampa elenchi delle pratiche secondo diversi criteri di ricerca
· Anteprima e stampa analisi statistici sul fatturato
· Anteprima e stampa solleciti di pagamento
· Anteprima e stampa analisi delle attività svolte e della situazione complessiva del cliente.
Barra di Stato
La barra di stato indica la data del giorno e il numero dei record contenuti nella lista.
1. Barra di ricerca, illustrata nella seguente figura, sarà presente in tutte le liste, ad eccezione
delle liste delle parcelle, delle registrazioni e quelle dell’agenda. Per distinzione, sarà
chiamata “Barra di Ricerca Libera”
Ad esempio, la ricerca di tutti i contatti nella provincia “VT”, oppure tutte le pratiche
aperte dopo il 25/03/2004.
Inoltre, la barra di ricerca complessa, contiene un pulsante intitolato “Trova” che permette di
effettuare delle ricerche complesse su più campi e con più valori.
· Scadenze effettuate;
· Tra il 15/03/2004 e il 21/06/2004;
· Eseguite da un determinato Operatore;
· Relativamente ad una determinata Pratica;
· Che contengano una determinata frase nella loro Descrizione.
Per trovare, ad esempio, una Pratica che contiene nel suo campo “Oggetto” la parola
“Consulenza”:
L’utilizzo dei caratteri “jolly” permette di effettuare ricerche specifiche, secondo un modello
particolare di composizione. I seguenti esempi illustrano l’utilizzo di tali caratteri:
· Il simbolo “%” significa “Tutto”; quindi, cercando i contatti nella “Città” che “Contiene” “%
ie%” , verrebbero visualizzati tutti i contatti nella città di Rieti, Chieti e Siena.
· Il Simbolo della sottolineatura indica un carattere qualsiasi nella posizione dove esso si trova.
Per cercare, quindi, una serie di pratiche il cui codice contenga “04V” come quinto, sesto e
settimo carattere, rispettivamente, si può introdurre la ricerca come segue: Il campo Codice
Inizia con ____04V e fare clic su <esegui>. Il risultato includerà tutte le Pratiche il cui
codice abbia come quinto carattere “0”, sesto “4” e settimo “V”.
· Il simbolo “^” indica l’esclusione, quindi la ricerca delle città il cui nome sia così composto
“__e[^t]”, significa tutte le città il cui nome contenga la lettera “e” nella terza posizione,
ma non contenga la lettera “T” nella quinta. Il risultato sarà: Brescia, Blera, Amelia,
Treviso ecc., ma non “Rieti” in quanto il quarto carattere è la lettera “T”.
· La ricerca di tutte le pratiche il cui codice “Inizi con” “[^0-9]”, significa tutte le pratiche il
cui “Codice” non inizi con i numeri da 0 a 9 e viceversa.
Nota Bene: Questi esempi sono espressi solo a scopo illustrativo, per spiegare
l’utilizzo degli strumenti di ricerca.
Sarà presente un meccanismo di ricerca contestuale, nel quale sono disponibili i seguenti
elementi:
· Un campo per il dato da selezionare con sfondo di color giallo
· Icona singola di un binocolo, oppure una con il binocolo e un'altra con una pagina bianca. La
prima serve per avviare la ricerca mentre la seconda è per l'introduzione di un nuovo dato.
· Selezionare il nominativo dalla lista che sarà subito attivata, e clic sul pulsante "Seleziona"
· Selezionare la Pratica dalla lista che sarà subito attivata, e clic sul pulsante "Seleziona"
· Selezionare la Procedura dalla lista che sarà subito attivata, e clic sul pulsante "Seleziona"
Obiettivo:
L'obiettivo di questa fase è quello di dare la possibilità all'utente di AlexPro di personalizzare le
liste di visualizzazione in un mondo compatibile con il suo gusto e esigenze.
Come funziona:
Personalizzare una lista comprende:
· lo spostamento delle colonne da un posto ad un altro,
· il ridimensionamento della larghezza di ciascuna colonna,
· il ridimensionamento dell'altezza delle righe,
· la formattazione di dati inclusi in ogni colonna,
· l'allineamento dei dati inclusi in ogni colonna,
· il tipo e la dimensione del carattere (font) che sarà utilizzato per visualizzare i dati nella
lista,
· e la possibilità di escludere dalla visualizzazione una o più colonne.
Ridimensionare la colonna
· tenere premuto il pulsante sinistro del mouse spostandosi verso sinistra per diminuire la
larghezza della colonna oppure verso destra per aumentare tale larghezza,
· lasciare il pulsante sinistro del mouse.
Ridimensionare la riga
· premere, e tenere premuto, il pulsante sinistro del mouse spostandosi verso l'alto o verso un
basso per ottenere l'altezza desiderata della riga, e lasciare quindi il pulsante del mouse.
V
Gestione delle Pratiche
Gestione delle Pratiche
Vedi anche:
La Scheda Anagrafica delle Pratica
Creare una Pratica da Modello
Cancellare una Pratica
Come Arrivare:
· Clic sul menu laterale "Pratiche"
· Clic sul pulsante "Nuovo" dalla barra degli strumenti in alto per creare una nuova pratica,
oppure
· Individuare la pratica tramite le modalità di ricerca disponibili e fare clic sul pulsante "Apri"
La scheda anagrafica
La scheda anagrafica della pratica è composta, inizialmente (al momento dell'inserimento) da
tre sezioni:
1. La sezione "Generale" per l'inserimento dei dati di base
2. La sezione "Riferimenti" per l'inserimento di riferimenti personalizzati
3. La sezione "Note" per introdurre e gestire
Introdurre una parte della denominazione del Cliente e fare clic sul pulsante "Zoom" ,
(oppure premere il tasto [F4]) per selezionare il nominativo dall'elenco dei contatti). Per
introdurre un nuovo nominativo, invece, fare clic sul pulsante "Nuovo" posizionato a destra
della casella di testo.
Nelle fasi di ricerca e visualizzazione, le pratiche potranno essere trovate anche attraverso il
nome della Controparte.
N.B: Per inserire altre parti relative alla pratica, vedi: Sezione Parti
Campo “Oggetto”:
E' un campo che riassume la Pratica stessa (come ad esempio "risarcimento danni", "recupero
crediti" "sinistro stradale" ecc...). Nella presenza del nome della Controparte, AlexPro
suggerisce automaticamente il nome della pratica nel formato "Nome del Cliente / Nome della
Controparte"; in caso contrario, è l’utente che introduce l’oggetto della pratica.
Nelle fasi di ricerca e visualizzazione, le pratiche potranno essere ricercate anche attraverso il
loro oggetto o una parte di esso.
Campo “Descrizione”:
È un campo descrittivo aggiunto all’oggetto e potrà essere utilizzato appunto per descrivere al
meglio la pratica.
Durante la compilazione di questo campo, l’utente può selezionare la formattazione del
carattere e del paragrafo a piacere. Per maggiori informazioni sulla formattazione e sul
controllo ortografico, vedi i capitoli “Formattazione del Testo” e “Il Controllo Ortografico”.
Campo “Livello”:
Il livello è inteso come livello di difficoltà della pratica. Per assegnare un livello ad una
pratica, introdurre il codice del livello, oppure fare clic sul pulsante "Zoom" (in alternativa
premere il tasto [F4]) per selezionare dall'elenco dei Livelli.
Per maggiori informazioni sulla gestione dei livelli, vedi Anagrafe Livelli.
Campo “Tipo”:
La tabella Tipi Pratiche dovrà essere compilata prima di assegnare un Tipo ad una pratica.
Il campo Tipo Pratica corrisponde ad una sua tipologia definita dall’utente stesso, quindi non ci
sono peculiarità standard da applicare. Il Tipo delle pratiche può essere, ad esempio:
stragiudiziale, collegio sindacale oppure pareri, consulenza periodica ecc. Il Tipo della pratica
non dovrebbe essere confuso con la Materia della pratica.
L’utilizzo del campo Tipo è finalizzato al raggruppamento delle pratiche sotto tipologie
diverse. Tale raggruppamento sarà di grande utilità nelle fasi di stampa, di analisi gestionali e
analisi del fatturato.
Inoltre, il Tipo definisce l’azione da fare all’apertura di una qualsiasi pratica di tale modello,
in forma di scadenza o di registrazione di attività e spesa.
Il Tipo, inoltre, consente di gestire informazioni relative ad esso inerenti. Ad esempio, una
pratica di tipo “incidente stradale”, potrà gestire campi d’informazioni relative al luogo del
sinistro, al nome della compagnia assicurativa, ai dati delle polizze assicurative e così via;
mentre una pratica di tipo “recupero crediti”, potrà gestire campi d’informazioni relative al
totale, alla tipologia e all’età del debito. I campi di input personalizzati nella pratica vengono
stabiliti nella scheda anagrafica del tipo della pratica.
Per assegnare un Tipo ad una pratica, selezionare quello desiderato facendo clic sul pulsante
; per introdurne uno nuovo, fare clic sul pulsante situato a destra dell’elenco e fare clic
su <Aggiungi>.
Campo “Materia”:
Il campo Materia si riferisce ad una delle materie trattate dallo Studio (ad esempio Diritto
Internazionale, Proprietà Intellettuale, Controversie Civili, ecc).
Per assegnare una Materia ad una pratica, fare clic sul pulsante ; per introdurne una nuova,
fare clic sul pulsante situato a destra dell’elenco e fare clic su <Aggiungi>.
La selezione dello Studio o della Filiale da questo elenco attribuisce la titolarità della Pratica
allo Studio selezionato.
Di conseguenza:
· Avranno diritto di accesso a questa Pratica solo gli Utenti appartenenti allo Studio
selezionato (vedi: Gestione Utenti)
· La Pratica può essere fatturata solo dallo Studio selezionato e da operatore
appartenente a tale Studio
· Le Fatture, le Proforma e le Note Credito avranno un numero progressivo autonomo
relativo allo Studio selezionato
· Le attività in agenda, le registrazioni finanziarie ed i documenti relativi a questa Pratica
saranno visibili solo agli utenti appartenenti allo Studio selezionato
Vedi anche: Gestione Utenti
Area“Revisione”:
Alcune pratiche potranno essere soggette a revisione perché si trovano in uno stato di fermo
per un lungo tempo. In ambienti lavorativi vasti, con un grande numero di professionisti e di
pratiche, la pianificazione delle revisioni potrebbe essere fondamentale. (vedi anche “Pratiche
Ferme” e “Stampa Pratiche raggruppata per Revisore”).
Il campo “Revisione” rappresenta lo stato di revisione della pratica, sia fisicamente che a
livello informatico. Lo stato di revisione della pratica ha due possibili valori:
1. Da revisionare: in questo caso, si dovrebbe selezionare il revisore dall’elenco;
2. Revisionate: in questo caso, viene indicato il revisore e la data di revisione.
La scheda anagrafica della pratica è organizzata in diverse sotto schede per facilitare la
gestione e la consultazione dei dati e delle attività ad essa relativi; (vedi immagine). Le sotto
schede sono anche chiamate "Sezioni" e "Linguette".
La sezione "Generale" contiene i dati anagrafici elementari della pratica. La gestione di tale
sezione è spiegata nell'articolo "Creazione di Nuove Pratiche". Per ogni successiva sezione è
stato dedicato un articolo, come meglio di seguito dettagliato.
· Alcune sotto schede non saranno visibili agli "Operatori Standard" e agli
"Operatori con Restrizioni"
· Alcune sotto schede non saranno visibili se l'edizione del software acquistato non
contiene le caratteristiche adatte;
Vedi anche
Operatori
Gestione Utenti
Sezione Riferimenti
Campi "Riferimento 1", "Riferimento 2", "Riferimento 3"
Sono tre campi personalizzabili dall'utente per contenere ulteriori dati su misura.
Si rammenta che i campi "Riferimento 1", "Riferimento 2" e "Riferimento 3" sono
personalizzabili dalla fase "Opzioni Comuni"
Sezione “Dettagli”:
L’obiettivo di questa sezione è quello di gestire i campi informativi aggiuntivi creati dall'utente
stesso ed associati ai vari tipi di pratica.
Oltre ai campi standard forniti da AlexPro, l’utente può aggiungere campi personalizzati alla
scheda anagrafica della Pratica. Tali campi, sono gestiti tramite la tabella “Tipi Pratica”
Sezione "Agenda"
La sezione "Agenda", mostra un elenco di tutti gli interventi / appuntamenti e le scadenze
relativi alla Pratica in corso, già effettuati o ancora da effettuare.
Utilizzare la barra di strumenti locale nella scheda anagrafica per gestire la griglia
visualizzata:
Alternative:
· per ordinare la visualizzazione fare clic con il pulsante destro del mouse
selezionando "Ordina per"
· per aprire il contenuto di una riga, posizionarsi, con il mouse, fare doppio clic
sulla riga interessata.
· per inserire un nuovo elemento, fare clic, con il pulsante destro del mouse, e
selezionare la voce "Nuovo" e poi la sottovoce desiderata.
In questo esempio, il clic sulla voce "Importo Euro" copia l'importo della
registrazione selezionata nella visualizzazione corrente, per poterlo incollare
successivamente in un documento o registrazione ecc.
Sezione Registrazioni
La sezione Registrazioni, contiene un elenco di tutte le registrazioni delle prestazioni e delle
spese relative alla Pratica in corso.
Utilizzare la barra di strumenti locale nella scheda anagrafica per gestire la griglia
visualizzata:
Alternative:
· per ordinare la visualizzazione fare clic con il pulsante destro del mouse
selezionando "Ordina per"
· per aprire il contenuto di una riga, posizionarsi, con il mouse, fare doppio clic
sulla riga interessata.
· per inserire un nuovo elemento, fare clic, con il pulsante destro del mouse, e
selezionare la voce "Nuovo" e poi la sottovoce desiderata.
In questo esempio, il clic sulla voce "Importo Euro" copia l'importo della
registrazione selezionata nella visualizzazione corrente, per poterlo incollare
successivamente in un documento o registrazione ecc.
Opzione "Fatturato":
Attivando questa opzione, sarà possibile visualizzare solo le registrazioni fatturate relative alla
pratica in corso.
Opzione "Non Fatturato":
Attivando questa opzione, sarà possibile visualizzare solo le registrazioni non fatturate relative
alla pratica in corso.
Opzione "Tutto":
Attivando questa opzione, sarà possibile visualizzare tutte le registrazioni relative alla Pratica
in corso, fatturate e non.
Opzione "Fatturabili":
Attivando questa opzione, sarà possibile visualizzare tutte le registrazioni fatturabili relative
alla pratica in corso.
Opzione Non Fatturabili:
Attivando questa opzione, sarà possibile visualizzare tutte le registrazioni non fatturabili
relative alla pratica in corso.
Per ulteriore dettaglio sui termini "Fatturabile" e "Non Fatturabile"; vedi: "Creare
nuove voci di tariffa"
Inoltre, in questa sezione, viene visualizzato un riepilogo semplice della situazione della
Parcella della Pratica:
vedi anche:
· Come inserire una nuova registrazione di Parcella (Registrazioni / Parcellazione)
· Come preparare per la stampa della Fattura / Proforma (Preparazione e Stampa Fatture)
Sezione Fatture
In questa sezione, viene visualizzata una lista delle Fatture, Proforma e Note di Credito
appartenenti alla Pratica in corso di visualizzazione.
Utilizzare la barra di strumenti locale nella scheda anagrafica per gestire la griglia
visualizzata:
Alternative:
· per ordinare la visualizzazione fare clic con il pulsante destro del mouse
selezionando "Ordina per"
· per aprire il contenuto di una riga, posizionarsi, con il mouse, fare doppio clic
sulla riga interessata.
· per inserire un nuovo elemento, fare clic, con il pulsante destro del mouse, e
selezionare la voce "Nuovo" e poi la sottovoce desiderata.
In questo esempio, il clic sulla voce "Importo Euro" copia l'importo della
registrazione selezionata nella visualizzazione corrente, per poterlo incollare
successivamente in un documento o registrazione ecc.
La Sezione Fatture dispone di una serie di “filtri” per una rapida consultazione:
· Attivando questa opzione, sarà possibile visualizzare le fatture definitive
nella lista e vice versa.
· Attivando questa opzione, sarà possibile visualizzare le fatture proforma nella
lista e vice versa.
· Visualizza Originale: facendo clic su questo pulsante "PDF" sarà possibile visualizzare la copia
originale della fattura in formato PDF. È necessario che l’utente abbia il software “Adobe
Acrobat Reader” per poter effettuare correttamente tale funzione di AlexPro®.
Inoltre, nella sezione "Fatture", viene visualizzato – in fondo alla sezione - un
riepilogo dei totali che indica:
· Il numero dei documenti emessi,
· Il valore netto globale dei documenti (totale da incassare),
· Il totale delle somme incassate,
· Il saldo ancora da incassare,
· Il totale dell’imponibile,
· Il totale delle somme non imponibili,
· Il totale delle somme dedicate alla cassa di previdenza,
· Il totale della ritenuta d’acconto relativo alle fatture appartenenti alla pratica in corso di
consultazione.
Sezione Parti
La sezione Parti, è dedicata alla visualizzazione e alla gestione delle Parti correlate alle
Pratiche.
Per definire i vari Ruoli delle Parti; vedi: Amministrazione di AlexPro, Opzioni
Comuni , "Definizione Parti"
· La possibilità di redazione automatica dei documenti (lettere, atti, fax ecc) dove è possibile
includere i dati anagrafici di una Parte qualsiasi collegata alla Pratica.
· Facilitare il riconoscimento della Pratica per l'addebito del traffico telefonico destinato a, o
proveniente da, una delle Parti collegati alla Pratica.
· Facilitare l'archiviazione della Posta Elettronica proveniente da, o destinata ad una delle
Parti collegate alle Pratiche. Vedi: AlexPro4Outlook
Nota Bene: Nella sezione "Pratiche" presente nella scheda anagrafica del Contatto
collegato appariranno riferimenti alle Pratiche alle quali è stato correlato.
Sezione Documenti
La sezione Documenti, contiene un elenco di tutti i documenti relativi alla Pratica. Tali
documenti possono essere di qualsiasi tipo e in qualsiasi formato e sono distinti in tre gruppi
principali:
· Documenti esterni, riferiti come “Collegamento” . Questo gruppo di documenti,
rappresenta documenti memorizzati in una cartella su un computer condiviso (Server),
· Documenti incorporati : questo gruppo di documenti rappresenta documenti memorizzati
all’interno della Pratica.
· Collegamento a "Cartelle" : questo gruppo rappresenta un riferimento ad una Cartella presente
su un computer condiviso (Server).
Nota Bene:
· il documento deve trovarsi su una cartella condivisa (se non si lavora in
mono utenza);
· non è possibile fare collegamenti a documenti che si trovano sul
proprio personal computer, ove altri utenti del software non hanno la
possibilità di accedere;
· non è possibile fare collegamenti a documenti residenti su server http;
ad esempio: http://www.elsaidi.com/index.htm
Vedi anche
Gestione Documenti
Sezione Statistiche
La sezione Statistiche mostra un rapporto statistico relativo alla Pratica. Tale rapporto indica:
· Le ore lavorate da ogni operatore sulla pratica in corso,
· La percentuale di partecipazione di ogni operatore,
· Il numero delle ore fatturate,
· Il numero delle ore ancora da fatturare,
· Il numero delle ore lavorate non fatturabili,
· Il valore complessivo del tempo lavorato sulla pratica,
· La somma dei diritti, degli onorari e delle spese,
· Il totale degli acconti ricevuti dal cliente, sia fatturati che ancora da fatturare,
· Dati relativi all’ultima parcella emessa,
· Grafico che rappresenta la partecipazione di tutti gli operatori nella gestione della pratica in
corso.
vedi anche:
Inserimento delle Prestazioni e delle Spese / Parcellazione
Lavorare con la tariffa
La tariffa a tempo
Gestione degli operatori
Sezione Tariffe
In questa sezione, vengono visualizzate le tariffe personalizzate e non la tariffa standard
della professione. Un elenco vuoto rappresenta l'assenza di una tariffa personalizzata nella
pratica.
Utilizzare la barra di strumenti locale nella scheda anagrafica per gestire la griglia
visualizzata:
Alternative:
· per ordinare la visualizzazione fare clic con il pulsante destro del mouse
selezionando "Ordina per"
· per aprire il contenuto di una riga, posizionarsi, con il mouse, fare doppio clic
sulla riga interessata.
· per inserire un nuovo elemento, fare clic, con il pulsante destro del mouse, e
selezionare la voce "Nuovo" e poi la sottovoce desiderata.
In questo esempio, il clic sulla voce "Importo Euro" copia l'importo della
registrazione selezionata nella visualizzazione corrente, per poterlo incollare
successivamente in un documento o registrazione ecc.
Vedi anche
La Tariffa Personalizzata
Sezione Note:
È una parte dedicata alle libere annotazioni relative alla Pratica in cui si possono inserire testi
formattati, incollare disegni ed immagini o creare collegamenti a filmati, registrazioni audio o
file su cartelle di rete.
Questo quadro non ha una lunghezza massima, quindi potrà contenere una grande quantità di
dati e di oggetti.
Il contenuto di questo campo è chiamato “Rich Text”, ossia “Testo Ricco”; per maggiori
informazioni sulla modalità della gestione dei campi simili, vedi “Gestione Campi RTF”.
è possibile attribuire un particolare stato alla pratica sia quando viene effettuata una scadenza
dall'agenda oppure manualmente modificando la scheda anagrafica della Pratica.
Assicurarsi di aver inserito i diversi Stati richiesti nella tabella "Stati". Per maggior
dettaglio vedi: "Tabella Stati della Pratica"
Vedi anche:
Stampa Pratiche
· Sarà visualizzata la lista delle Pratiche aperte come nella seguente figura:
· Utilizzare la barra di ricerca per introdurre i valori di ricerca e fare clic sul pulsante "Esegui",
oppure premere il tasto <Invio> dalla tastiera:
· Per aprire la scheda anagrafica della Pratica, fare doppio clic sulla riga contenente i dati
della Pratica desiderata, oppure fare clic sulla icona "Apri"
· La scheda anagrafica della Pratica sarà aperta in modalità di "Sola Lettura"; quindi non sarà
possibile modificare alcun dato prima di entrare nella modalità "Modifica"
· Per modificare la scheda anagrafica della Pratica, fare clic sulla icona "Modifica" .
I Ruoli dei contatti che si vedono nell'elenco chiamato "Ruolo" potranno essere
personalizzati tramite la gestione delle "Opzioni Comuni" dagli "Strumenti di
Amministrazione" disponibile nel menù "Strumenti"
Qualsiasi nominativo riferito come Contatto in una Pratica deve essere prima
inserito nell'anagrafica dei Contatti.
Nota Bene che il cambiamento avverrà solo per la Pratica e le Registrazioni delle
Prestazioni non ancora fatturate. Le registrazioni già fatturate rimarranno
attribuiti al nominativo del Cliente precedente prima del cambiamento.
Vedi anche:
Gestione dei Contatti
I campi aggiuntivi saranno visualizzati verticalmente, uno dopo l'altro, nella colonna
denominata "Campo". I rispettivi dati debbono essere introdotti nella stessa riga nella colonna
denominata "Valore", come nella seguente figura:
Nota Bene: AlexPro non effettua alcun controllo, ne sulla congruenza ne sulla
correttezza dei dati inseriti in questa griglia.
Per memorizzare i dati introdotti, fare clic sul pulsante "Salva" dalla barra degli strumenti
in alto.
Vedi anche:
Tabella "Tipi Pratiche"
Sezione Dettagli della Pratica
Obiettivo:
L'obiettivo di questa fase del programma è di individuare le Pratiche che appartengono ad uno
dei seguenti casi:
1. Pratiche senza alcuna registrazione di prestazione o di spese per un determinato periodo di
tempo (Pratiche senza prestazioni),
2. Pratiche senza scadenze per un determinato periodo di tempo,
3. Pratiche senza Fatture / Proforma emesse da un determinato periodo di tempo,
4. Pratiche senza Fatture ne Proforma (Pratiche mai fatturate).
· Introdurre l'intervallo di tempo richiesto (numero di giorni) nella casella "Da oltre n. giorni"
VI
Gestione dei Contatti
6 Gestione dei Contatti
oppure
Per visualizzare un elenco di tutte le schede anagrafiche dei contatti già inserite, selezionare
l’icona "Contatti" dalla barra laterale.
Con la lista dei "Contatti" visualizzata, il pulsante "Nuovo" permette di introdurre un nuovo
contatto (la stessa operazione è ottenibile attraverso il pulsante destro del mouse,
selezionando Nuovo, oppure [CTRL+N]).
Per introdurre un nuovo "mezzo di comunicazione", aprire la lista cliccando sulla linguetta
destra e selezionare la voce "nuovo tipo".
Nota Bene: La presenza del maggior numero di indirizzi email semplifica l'utilizzo
del componente "AlexPro4Outlook" per il salvataggio dei messaggi Outlook di posta
elettronica nelle rispettive Pratiche
Il campo “Lingua”:
E' necessario solo per le schede dei Contatti che dovranno essere gestite nella loro
lingua originaria. I documenti contabili (fatture ecc.) ed i solleciti di pagamento,
potranno essere stampati utilizzando la lingua originaria del destinatario.
Vedi anche:
Traduzione della Tariffa
Opzioni solleciti
Tabella lingue
Le opzioni “Soggetto ad I.V.A. / Soggetto alla Ritenuta d’Acconto”:
Scheda "Note":
È una parte dedicata alle libere annotazioni relative al Contatto in cui si possono inserire testi
formattati, incollare disegni ed immagini o creare collegamenti a filmati, registrazioni audio o
file su cartelle di rete.
Questo quadro non ha una lunghezza massima, quindi potrà contenere una grande quantità di
dati e di oggetti.
Il contenuto di questo campo è chiamato “Rich Text”, ossia “Testo Ricco”; per maggiori
informazioni sulla modalità della gestione dei campi simili, vedi “Gestione Campi RTF”.
Scheda "Referenti"
è Disponibile nella edizione Enterprise o con l'acquisto della estensione "Multi-Studio".
Questa scheda permette l'assegnazione di diversi "Ruoli Amministrativi" a diversi "Operatori"
nelle diverse "Filiali" (o Studi).
L'utilizzo di questa scheda è utile per Studi Professionali con diversi filiali (o settori di
specializzazione); dove il Cliente potrebbe, ad esempio, essere assistito da persone diverse
secondo la filiale (o il settore) in un argomento specifico.
Tali "Referenti" sono disponibili come "Criteri" di analisi e ricerca nelle seguenti fasi di analisi e
ricerca:
In questa scheda, sarà possibile introdurre i dati relativi alle condizioni di pagamento e alle
coordinate bancarie del contatto.
Scheda "Identificazione"
Come arrivare:
· Individuare ed aprire la scheda anagrafica del Contatto,
· Fare clic sulla linguetta "Altri Dati"
· Nella sezione "Altri Dati" sono presenti quattro schede, come dalla seguente figura: "Note",
"Referenti", "Pagamento e dati bancari" e "Identificazione".
Come funziona:
· Fare clic sulla scheda "Identificazione" per introdurre i dati personali relativi al Contatto
NOTA BENE: I formati accettabili della copia del documento sono "JPG" e "BMP".
Vedi anche:
Stampa Contatti
Archivio Unico Informatico
Sezione "Pratiche"
È una sezione dedicata alla visualizzazione delle Pratiche inserite relativamente a
quel Contatto, a prescindere dal suo ruolo nella Pratica (cliente, riferimento,
corrispondente ecc). Da questa sezione, si può selezionare ed aprire una Pratica
facendo doppio clic sulla pratica selezionata.
Per creare una nuova Pratica per il Contatto in corso, utilizzare il pulsante "Nuova
Pratica" in fondo a questa sezione.
Sezione Interventi
È una sezione dedicata alla visualizzazione degli interventi / appuntamenti inseriti
relativamente a quel Contatto. Da questa sezione, si può selezionare ed aprire una
registrazione, facendo doppio clic sul record selezionato.
Sezione "Adempimenti"
È una sezione dedicata alla visualizzazione delle scadenze inserite relativamente a quel
contatto. Da questa sezione, si può selezionare ed aprire una registrazione di scadenza,
facendo doppio clic sul record selezionato.
Sezione "Fatture"
È una sezione dedicata alla visualizzazione delle Fatture / Proforma / Note Credito relative a
quel Contatto. Da questa sezione, si può selezionare ed aprire la scheda anagrafica della
fattura, facendo doppio clic sul record selezionato.
Sezione "Correlati"
I Contatti correlati e le Parti (che si trovano nella scheda anagrafica delle Pratiche) sono la
stessa cosa. Questa sezione contiene una lista di tutte le Parti correlate alle diverse Pratiche
dello stesso Contatto.
Ad esempio nomi di soci, amministratori, consulenti correlati alle Pratiche di un Cliente.
Vedi anche:
Sezione "Parti" nella gestione della Pratica
Sezione Tariffe
È una sezione dedicata alla visualizzazione delle tariffe personalizzate relativamente al
Contatto. Questa caratteristica è disponibile nella Edizione Enterprise o come estensione da
acquistare in aggiunta all'edizione Standard.
Vedi anche:
Tabella Lingue
Tabelle Mezzi di Comunicazione
Tabella Condizioni di pagamento
Tabella Ruoli Amministrativi
Stampa Contatti
Importazione Esportazione Contatti
N.B.: Per salvare le modifiche e chiudere la scheda corrente fare clic sul pulsante
Salva e chiudi , oppure premere i tasti [Ctrl+F7]
Non sarà possibile eliminare una scheda di un contatto se questa scheda ha:
· Registrazioni fatturate, non fatturate, fatturabili o non fatturabili,
· Scadenze effettuate o non effettuate,
· Fatture, Proforma o Note di Credito,
· Documenti collegati,
· Registrazioni nell'archivio unico informatico
· Dalla finestra Esporta Rubrica, che apparirà dopo la selezione, fare clic sulla la voce “File di
testo (Comma Separated Values)";
· Dalla finestra "Esportazione CSV" selezionare un percorso e un nome di file per l'esportazione
dei dati, ad esempio " C:\Documents and Settings\nome \Documenti\addressbook.csv
Vedi anche:
Gestione dei Contatti
Vedi:
Importazione Contatti da Outlook
Importazione Dati da Altre Fonti
Come arrivare:
· Menu Strumenti
· Amministrazione AlexPro
· Importa e Esporta
Come funziona:
· Selezionare, dalla lista, "Esporta Contatti in Outlook" e fare clic sul pulsante "Avanti"
· Sarà aperta una finestra di Microsoft Outlook per poter selezionare la Rubrica di
destinazione
· Selezionare la Rubrica nella quale si vuole esportare i contatti di AlexPro, oppure creare una
nuova Rubrica utilizzando il pulsante "Nuova ...", come da figura precedente.
· Spuntare la casella "Solo nomi e indirizzi email" se l'esportazione è destinata alla creazione di
una Mailing List (Lista di Distribuzione)
Vedi anche:
Esportazione dei Contatti in Outlook
Importazione dei Contatti da Outlook Express
Se tali requisti non sono disponibili, o non hanno importanza, la lingua attribuita alla scheda
avrà un mero ruolo informativo.
· Fare clic sul pulsante "Nuovo" situato a destra dell'elenco delle lingue (vedi figura precedente)
Ogni volta che viene creata una nuova lingua, vengono creati nuovi spazi per i seguenti
elementi:
· Nuovo spazio, dedicato alla nuova lingua, per la personalizzazione delle descrizioni delle fatture e le
proforma,
· Nuovo spazio per la traduzione delle voci di tariffa nella nuova lingua inserita
Vedi anche:
Tabella Lingue
Traduzione delle Descrizioni delle Voci di Tariffa
Impostazione della Fattura / Proforma per altre Lingue
Come arrivare:
· Individuare ed aprire la scheda anagrafica del Contatto,
· Fare clic sulla linguetta "Altri Dati"
· Nella sezione "Altri Dati" sono presenti quattro schede, come dalla seguente figura: "Note",
"Referenti", "Pagamento e dati bancari" e "Identificazione".
Come funziona:
· Fare clic sulla scheda "Identificazione" per introdurre i dati personali relativi al Contatto
NOTA BENE: I formati accettabili della copia del documento sono "JPG" e "BMP".
Vedi anche:
Stampa Contatti
Archivio Unico Informatico
VII
Lavorare con l'Agenda
Lavorare con l'Agenda
Nota Bene: é importante notare sin dall'inizio, che NON si possono gestire
scadenze NON collegate ad una specifica Pratica. Per tutte le scadenze o gli
appuntamenti che non sono realmente attribuibili ad una determinata Pratica, si
può creare un'apposita Pratica generica a tale scopo.
Suggerimento:
Il miglior modo per introdurre un appuntamento o una scadenza è quello
di iniziare dalla scheda anagrafica della Pratica interessata.
· Oppure, dal menù Gestione, selezionare la voce Nuovo e poi la sottovoce Scadenza
Questo campo viene utilizzato per visualizzare, modificare o cancellare una scadenza,
attraverso il suo numero di registrazione. Il numero di registrazione è dichiarato in tutte le
stampe dell’Agenda.
Data di Provenienza
La data di provenienza è una data indicativa. Essa serve per indicare all’utente la provenienza
della scadenza . Questa data viene compilata automaticamente da AlexPro in caso di rinvio
dell'appuntamento / intervento.
La data di preavviso, fa riferimento alla data in cui l’utente vuole essere avvisato prima della
data di scadenza. Il campo "Giorni di preavviso" serve per calcolare la data di preavviso
indicando il numero dei giorni richiesti.
I campi “Codice Pratica” e "Oggetto della Pratica":
Sono due campi che indicano la Pratica per la quale si sta registrando una scadenza o un
appuntamento
Il primo campo, si riferisce al codice / numero della Pratica, mentre il secondo campo si
riferisce al suo oggetto. AlexPro attende l’introduzione del codice di una pratica aperta nel
campo codice. Si può, comunque, introdurre una parte del codice e premere il tasto “Invio”,
per ottenere una finestra di selezione che contiene tutte le pratiche il cui codice contiene
tale parte.
È possibile, inoltre, ignorare il campo “Codice Pratica” e passare direttamente al campo
“Oggetto della Pratica”, dove è possibile introdurre una parte dell’oggetto della pratica
"Zoom"
è un campo libero per aggiungere dettaglio all'attività selezionata. Cliccando sul menù
si può ingrandire e ripristinare il campo e salvare le annotazioni in un file
RTF o incollare annotazioni già pronte da file in formato RTF.
A proposito di questo campo, vedi anche:
Tipi e Colori di Font
Il Glossario
Ottimizzazione del lavoro
La casella "Colore di visualizzazione in agenda":
Fare clic sulla casella del colore per selezionare il colore desiderato con la quale verrà
visualizzata tale scadenza nell'elenco a video delle scadenze. Si può inoltre preimpostare il
colore per ogni tipo di scadenza direttamente nella scheda anagrafica delle procedure.
Questa casella NON sarà visibile nel caso in cui la rispettiva opzione non è stata impostata
nelle "Opzioni Comuni".
Attivando questa casella, prima di salvare i dati, consente ad AlexPro di trasferire la scadenza
nel calendario di Outlook.
Nota Bene: è necessario utilizzare Microsoft Outlook 2000 o maggiore per poter
sfruttare tali caratteristiche dell'agenda di AlexPro.
1. L’attività contiene dei parametri che regolano il comportamento di AlexPro. Per maggior
dettaglio su tali parametri, vedi: "Procedure"
2. Le attività composte (Macro), sono composte da una serie di attività correlate e saranno
inserite dopo aver salvato la scadenza principale, vedi: "Gestione delle Macro Scadenze".
Osservazioni:
La differenza tra Intervento e Scadenza, sta nella configurazione
dell’anagrafica della “Procedura”.
La distinzione tra Intervento e Scadenza comporta quanto segue:
· Nella stampa dell’agenda – stile "Interventi"–, verranno esposti i record
dell’agenda provenienti da procedure contrassegnate come "Intervento"
e non saranno inclusi record relativi alle scadenze;
· Il compimento di una attività inerente una procedura di tipo
"Intervento" nell'Agenda, consente l’utilizzo di una prassi guidata di
“Rinvio”.
· Le attività dell’Agenda di tipo "Intervento", sono visualizzate in una
sezione distinta nella scheda anagrafica della Pratica.
Nota Bene: Si deve abilitare la funzione "Sincronizza Agenda AlexPro con Outlook"
nelle "Opzioni Comuni".
Per evitare l'impostazione manuale per ogni inserimento, si può predisporre alcune procedure,
ovvero, tutte le procedure per essere trasferiti nel calendario di Outlook ad ogni inserimento di
scadenza.
Secondo le impostazioni introdotte nelle "Opzioni Comuni", quando AlexPro trasferisce una
scadenza ad Outlook applica la seguente logica:
5. Confermare l’avvenuta modifica con il tasto [F7] o con un clic sull'icona "Salva" .
Scorciatoia:
1. Premere il pulsante destro del mouse sulla riga contenente la scadenza da espletare,
3. Conferma
Vedi anche:
Le Procedure
Dall'Agenda alla Parcella
Modificare una scadenza
· Il modulo sarà proposto dopo la prima introduzione della scadenza, se nella scheda
“Attività” il parametro è stato impostato nel seguente modo:
· Oppure, presenterà il modulo per l’inserimento delle prestazioni dopo il compiemento della
scadenza, se nella scheda “Attività” il parametro è stato impostato nel seguente modo:
· Il modulo di registrazione delle prestazioni non sarà proposto in nessun caso, se nella
scheda “Attività” il parametro è stato impostato nel seguente modo:
Vedi anche:
Gestione delle Macro Scadenze
Le Procedure Composte
Ci sono due modi per spostare una scadenza da una data ad un'altra:
Modificare la scadenza:
· Individuare la scadenza
· Aprire la scheda della scadenza
· Fare clic sul pulsante "Modifica"
· Cambiare la data di scadenza (e quella di provenienza se necessario)
· Fare clic su "Salva"
Oppure
· Individuare e selezionare la scadenza da eliminare, dall'elenco delle scadenze generale
("Tutta L'Agenda")
· Premere il tasto "CANC"
· Confermare la cancellazione
Come arrivare:
· Direttamente dal modulo di gestione delle scadenze, cliccando sulla icona "Calcola data",
come nella seguente figura:
Oppure
Dal menù "Strumenti" selezionando la voce "Calcolatore termini"
Come funziona:
· Selezionare la base di calcolo dal quadro denominato "Calcola in termine di"; quindi In
termini di giorni, settimane, mesi, anni o giorni lavorativi
· Impostare la data di partenza dal calendario denominato "Data (base di calcolo),
· Impostare il segno di calcolo "+" o "-",
· Introdurre il numero da aggiungere o sottrarre, a secondo del segno selezionato (nel
precedente esempio è 90 giorni),
· Il risultato del calcolo sarà visualizzato nel calendario denominato "Risultato"
· Fare clic sul pulsante "Utilizza Risultato" per inserire il risultato nel campo "Data e ora di
scadenza" del modulo di gestione scadenze, s'è aperto; oppure fare clic sul pulsante chiudi
per chiudere la finestra.
Opzioni da applicare:
· Deselezionare la casella "Conta i fine settimana" se il calcolo deve essere applicato
escludendo tali giorni. Vedi anche "Impostazione Calendario e festività"
· Selezionare la casella "Includi nel conteggio il giorno iniziale e finale" per includere conteggio
il giorno iniziale e finale.
· Selezionare il segno negativo "-" per effettuare il calcolo inverso, ossia 23/11/2008 meno
132 giorni ad esempio.
· Oltre alla scheda normale di introduzione dati dell'Agenda sarà presentata anche una
seconda scheda per selezionare le Pratiche per le quali sarà introdotta la nuova scadenza
Nota Bene: La scadenza sarà introdotta per tutte le Pratiche selezionate, nella
stessa data di scadenza e per lo stesso operatore selezionato.
· Per questo esempio creeremo una nuova Procedura (Attività) nell'anagrafica delle procedura;
con il codice "ToDo", ad esempio e senza descrzione
· Chiuderememo la scheda della Procedura Composta, anche senza salvare perché le regole
sono state salvate al momento della loro inclusione.
· Proviamo adesso ad inserire una nuova scadenza utilizzando la nuova Procedura Composta
"ToDo" per assegnare la stessa scadenza a più persone
· Introdurre una nuova scadenza, come meglio spiegato nell'articolo principale e conferma
l'inserimento cliccando sulla icona "Salva"
· Sarà presentata, subito dopo l'avviso di inserimento, la tabelle per compilare le "Regole /
Macro"
Vedi anche:
Gestione Operatori
Le Procedure dell'Agenda
Procedure Semplici
Procedure Composte
5. La stessa scadenza, secondo l'esempio illustrato, sarà inserita 52 due volte, per lo stesso
operatore e la stessa pratica a partire dal 03/12/2007 e fino al 01/12/2008
Come funziona:
l'introduzione di una scadenza composta non è diverso dall'introduzione di una semplice
scadenza. Partiamo dalla pratica, facciamo un clic sul pulsante scadenza dalla barra di
strumenti di AlexPro per introdurre una nuova scadenza.
· Subito dopo il salvataggio della prima parte saranno visualizzati tutte le regole collegate,
come nel seguente esempio
Nota Bene:
Per confermare la registrazione fare clic sul pulsante "Registra" in fondo alla maschera di
registrazione e non l'icona "Salva" utilizzata di solito per confermare le registrazioni.
Vedi anche:
Lavorare con Le Procedure
Che cos'è una Procedura
Chi può Gestire le Procedure
Le Procedure dell'Agenda
Procedure Semplici
Procedure Composte
Le Procedure e Outlook
Le Procedure e le Festività
VIII
Lavorare con La Tariffa
8 Lavorare con La Tariffa
AlexPro è fornito con la tariffa ufficiale della professione in vigore. È possibile, comunque,
aggiungere, modificare o eliminare voci di tariffa personalizzate. Inoltre è possibile creare
meccanismi di personalizzazione relativi alla pratica o al cliente (vedi “Tariffa
Personalizzata”).
Come arrivare:
Dal menù Gestione selezionare "Nuovo" e poi "Voce / Tariffa"
Compilare la scheda anagrafica della voce, almeno la sezione "Generale" e fare clic sulla icona
"Salva e Chiudi"
Sezione Generale
Questa sezione permette la gestione dei dati di base della Voce:
· il codice,
· la descrizione
· i suoi vari attributi
Il campo “Codice”:
Codice da attribuire a piacere per assegnare un codice identificativo alla voce. È consigliabile
l’uso di codici alfanumerici in quanto AlexPro utilizza i codici numerici per la tariffa ufficiale
fornita ed aggiornata dalla “El Saidi Software”. Il codice ammesso è alfanumerico con
lunghezza massima di 10 caratteri.
Il campo “Descrizione”:
È un campo descrittivo aggiunto e potrà essere utilizzato per descrivere al meglio la voce di
tariffa.
Il Campo “Categoria”:
È un campo (alfanumerico lungo 10 caratteri) facoltativo per il raggruppamento di un insieme
di voci nella stessa categoria, ad esempio:
· T-Studio per “Tempo di Attività in Studio”;
· T-Città per “Tempo di attività in città”;
· T-Viaggio per “Tempo di attività fuori città”;
· qualsiasi codice di raggruppamento ideato dall’utente.
Una voce può essere di un solo tipo (Tempo, Onorario, Diritto, Spesa o Fondo Spese "Acconto")
e può essere mista composta da diversi tipi (escluso il tipo "Fondo Spese o Acconto)
Attraverso la griglia dei valori della voce, è possibile selezionare il tipo di voce (Tempo,
Onorario, Diritto, Spesa o Fondo Spese), introdurre il valore standard della voce e, infine,
l’imponibilità IVA (Imponibile, non imponibile o esente IVA).
· Selezionare il tipo della voce, facendo clic sul pulsante
· Introdurre il valore unitario di ogni tipo se necessario
· Selezionare il campo di applicazione dell’IVA
Queste due sezioni non sono visibili al momento della creazione della scheda
anagrafica della voce per la prima volta. Saranno visibile, solo dopo aver aperto la
Questa sezione facoltativa, fornisce un aiuto in linea per visualizzare istruzioni relative al
corretto utilizzo della voce.
Vedi anche:
La Tariffa della Professione
Modificare una Voce di Tariffa
Eliminare una Voce di Tariffa
Tipologie delle Voci di Tariffa
Rapporto Tariffa e Valore della Pratica
Gli Acconti
La Tariffa a Tempo
Le Macro Tariffa
Gli Scaglioni della Voce di Tariffa
Caratteristiche Avanzate delle Voci
Tariffa Rivalutabile
Rapporto Tariffa e Operatore
Rapporto Tariffa e Cliente
Traduzione delle Descrizioni delle Voci
Tariffa Personalizzata
Non è possibile eliminare una voce già utilizzata nelle registrazioni delle
prestazioni.
Onorari a Tempo:
Sono tratte in modo uguale agli altri voci di "Onorario" ma non hanno scaglioni correlati al
valore della Pratica. Gli onorari a tempo sono rivalutabili se:
· Esiste una tariffa personalizzata relativa alla Pratica o al Cliente,
· Esiste un coefficiente di moltiplicazione nella scheda anagrafica dell'operatore e un Livello
nella scheda della Pratica
In assenza di parametri per la rivalutazione, sarà applicato il prezzo orario relativo
all'operatore se impostato, altrimenti il valore dovrà essere introdotto manualmente al
momento della registrazione della prestazione.
Per calcolare e fatturare gli acconti è consigliabile utilizzare la fase guidata di "
Calcola Acconti" disponibile nel menù "Strumenti"
Qualsiasi voce di tariffa, all'eccezione delle voci di Acconto, potrà essere associata
alla registrazione del tempo
Casi illustrativi:
In questo caso illustrativo studieremo le diverse modalità di applicazione delle voci di tariffa a
tempo.
Caso 1 (Applicazione del valore standard assegnato all'operatore)
La voce da utilizzare in questo esempio, è una voce illustrativa a titolo di esempio.
Il valore standard della voce è di € 125,00 per ogni ora e proporzionale per ogni frazione
d'ora.
L'operatore selezionato per questo caso ha un valore orario di € 100,00 per ogni ora e
proporzionalmente er ogni frazione d'ora.
Nella sezione "riferimenti" della scheda anagrafica della Pratica, impostiamo il livello a "40",
come dalla seguente figura. Il numero "40" è solo un codice che fa riferimento ad un livello
specifico.
Cambiamo anche la scheda anagrafica della voce "c027" impostando il modo di rivalutazione a
"Rivalutabile a livelli", come illustrato dalla seguente figura:
Ora proviamo a registrare la stessa prestazione di "Alessandro Mazzotta" nella stessa pratica "
10600001" dopo questa modifica:
Il valore unitario è stato rivalutato a € 375,00 (il valore standard della voce € 125,00 x 3,00 il
coefficiente "40" attribuito alla pratica)
Questo esempio potrà essere applicato solo nell'Edizione Enterprise o in presenza dell'opzione
"Tariffa Personalizzata".
In questo esempio sarà creata una tariffa personalizzata per la pratica "10600001", relativa
alla voce "c027" ad un valore assoluto di € 150,00 per chiunque degli operatori la eseguisse.
Ora proviamo a registrare la stessa prestazione con la tariffa "c027" eseguita da "Andrea CC"
nella stessa pratica "10600001" dopo questa modifica:
Si nota che la voce "c027" è stata rivalutata a € 150,00 anziché € 18,00 impostata nella
scheda dell'operatore. Si nota, inoltre, che il valore standard della voce € 125,00 è stato
sovrapposto dal valore personalizzata impostato nella scheda anagrafica della Pratica €
150,00.
In questo esempio, non è stato impostato alcun livello nella scheda anagrafica della Pratica.
Impostando il livello a "40" risulterebbe in un valore unitario di € 450,00; cioè l'importo
personalizzata € 150,00 moltiplicato per il coefficiente del livello applicato 3,00 (150 x 3 =
450)
Questo esempio potrà essere applicato solo nell'Edizione Enterprise o in presenza dell'opzione
"Tariffa Personalizzata".
In questo esempio sarà creata una tariffa personalizzata per la pratica "10600001", relativa
alla voce "c027" ad un valore con maggiorazione del 200% per chiunque degli operatori la
eseguisse.
La sezione "Tariffa" nella scheda della Pratica sarà simile alla seguente:
Come si vede da questo esempio, il valore del tempo dell'operatore è stato ignorato ed è stato
sostituito da € 375,00 che rappresenta il risultato dell'applicazione della maggiorazione
impostata nella scheda anagrafica della Pratica.
Valore standard della voce € 125,00 + (125,00 x 200% maggiorazione personalizzata) = €
375,00
Sezione “Macro”:
La sezione “Macro” non è visibile se la voce non è contrassegnata come voce “Composta”.
Tale sezione, visualizza e permette di gestire i componenti di una voce composta.
Come si può vedere dall'esempio illustrato, l'utente può escludere alcuni voci togliendo la
spunta nella colonna "Voce", può cambiare il numero delle prestazioni nella colonna "N°.", può
cambiare il valore unitario di ogni voce e aggiungere descrizioni ad ogni riga.
Sezioni “Scaglioni”:
Tali sezioni sono attive solo per voci contrassegnate come “Tariffa a scaglioni”.
Le voci a scaglione sono fornite con AlexPro, sia al momento della prima installazione che dopo
ogni aggiornamento o modifica della tariffa di professione.
Il valore di una voce di onorario da applicare è determinato da due fattori:
a. Il valore della Pratica;
b. La tabella tariffaria associata alla Pratica
Entrambi sono da impostare nella scheda anagrafica della Pratica
La sezione "Avanzata" nella scheda anagrafica della Voce, permette di specificare ulteriori
parametri di calcolo, di classificazione e/o di automazione. Attraverso questa sezione, inoltre,
si può rendere "Obsoleta" una determinata voce di tariffa per impedire il suo utilizzo nelle
registrazioni delle prestazioni.
I parametri relativi ai quadri "Limite di addebito" e " Intervalli di maggiorazione" sono già
impostati nella tariffa professionale fornita con AlexPro al momento dell'installazione. Tali
parametri possono essere, comunque, introdotti o variati dall'utente per applicare maggiore
flessibilità o restrizione nella fase di registrazione delle prestazioni.
Questo quadro permette di specificare limiti, sia per l'importo sia per il numero delle
prestazioni da addebitare. Nell'esempio illustrato, la prestazione che sarà registrata utilizzando
questa voce deve avere un valore minimo di € 77,47.
Nell'esempio illustrato, la prestazione che sarà registrata utilizzando questa voce deve avere
un valore minimo di € 154,94 ma non deve superare 4 ore giornaliere e un massimo di € 600,00.
Questo quadro permette di specificare altri parametri relativi alla maggiorazione e alla
riduzione del compenso. Tali valori saranno selezionati al momento della registrazione della
prestazione.
Nell'esempio illustrato nella figura precedente, il quadro indica che l'utente potrà, secondo
l'esigenze, applicare sul valore calcolato della voce, una maggiorazione tra il 10 e il 50%
OPPURE una riduzione tra il 20 e il 40%.
Per avere accesso a queste indicazioni durante la fase di registrazione delle prestazioni, se
deve selezionare "Riconciliare" dall'elenco dei valori minimi e massimi della voce, come dalla
seguente figura:
La finalità della spesa viene utilizzata per le analisi delle registrazioni e nella procedura di
fatturazione elettronica in formato "LEDES" tra Studi professionali che l’accettano.
La finalità delle attività viene utilizzata per le analisi delle registrazioni e nella procedura di
fatturazione elettronica in formato "LEDES" tra Studi professionali che l’accettano.
Campo facoltativo, in cui è possibile selezionare una scadenza correlata alla voce in modo
che, al momento dell’inserimento della prestazione o delle spese, venga automaticamente
proposto da AlexPro il modulo per l’introduzione di tale procedura nell’agenda.
è possibile specificare un valore atempo per ogni Operatore registrato nell'anagrafica degli
operatori di AlexPro. Tale valore può riflettere uno di due casi:
· il compenso (onorario) a tempo per ogni ora, oppure
· il costo del lavoro a tempo per un'ora lavorativa
Tale valore sarà proposto, anche secondo l'impostazione della tariffa personalizzata, come
valore unitario per ogni registrazione di prestazioni a tempo associata all'operatore.
Vedi anche:
Tariffa Personalizzata
La Tariffa a Tempo
Il Quadro "Impostazione Tariffa" nella sezione "Riferimenti" della scheda anagrafica della
Pratica
La scheda anagrafica del livello che indica i coefficienti che debbono essere applicati per la
rivalutazione della voce:
In questo esempio:
Qualsiasi voce di tariffa, Rivalutabile, di tipo "Tempo" sarà rivalutata moltiplicando il suo
valore per 3,00 per ottenere il minimo ed il valore da applicare per la Pratica interessata (in
questo caso la "123")
Vedi:
Tariffa Personalizzata
Se la scheda anagrafica del Cliente indica una lingua diversa dalla lingua Italiana, al
momento dell’introduzione della prestazione nella fase Registrazioni, la descrizione
della voce nella lingua del Cliente, sostituirà la descrizione italiana.
Per introdurre una descrizione di una voce con una lingua diversa:
Vedi anche:
Lingue
Contatti
Preparazione e Stampa Fatture
È una maggiore flessibilità per l’applicazione del valore delle prestazioni e delle spese. È
particolarmente importante in ambienti dove vengono applicate tariffe o prezzi diversi,
secondo il grado del professionista, il tipo della Pratica e gli accordi con il Cliente. Alcune
voci della tariffa a tempo, con l’ausilio della personalizzazione, potranno essere applicate
in modi diversi, secondo i parametri di personalizzazione usati. Accordi con un cliente, per
una certa pratica, portano a determinare una regola diversa dallo standard per il prezzo
delle prestazioni; ad esempio:
· Compilare la scheda della tariffa personalizzata e confermare cliccando sul pulsante "Salva"
Se la personalizzazione NON dovesse essere relativa ad una specifica voce, lasciare vuoto il
campo “Voce / Tariffa” e posizionarsi nel campo “Categoria voce”.
Campo “Categoria Voce”:
La categoria è un insieme di voci che hanno una caratteristica in comune. Per maggior
dettaglio vedi: Creare Nuove Voci di Tariffa
Selezionare una categoria di voci, (solo se la personalizzazione non è relativa ad una sola
voce), facendo clic sul pulsante "Zoom" e selezionare la "Categoria" desiderata premendo il
tasto <Seleziona>.
· Attivare l'opzione "Per Questa Pratica" e selezionare la Pratica per la quale verrà applicata la
tariffa personalizzata.
· Se, invece, la tariffa personalizzata dovrà essere applicata su tutte le Pratiche di un
determinato Cliente, selezionare l’opzione "Per Questo Cliente" e selezionare il nominativo
interessato.
Questo campo visualizza il valore standard della voce selezionata. Esso rimarrà vuoto nel caso
della selezione di una Categoria Voce e non di una voce specifica.
· Selezionare l'opzione "Valore Personalizzato" ed introdurre nel campo adiacente il
valore “numerico” del prezzo da applicare.
· Oppure, selezionare l'opzione "% Maggiorazione" e introdurre nel campo
adiacente la percentuale di maggiorazione da applicare.
11.CVG (Valore associato al Cliente, alla Voce di tariffa e ad uno specifico Gruppo di
Operatori)
12.CV (Valore associato al Cliente e alla Voce di tariffa)
13.CTO (Valore associato al Cliente, al Tipo di Voce di tariffa e ad uno specifico
Operatore)
14.CTG (Valore associato al Cliente, al Tipo di Voce di tariffa e ad uno specifico
Gruppo di Operatori)
15.CT (Valore associato al Cliente e al Tipo di Voce di tariffa)
16.CCO (Valore associato al Cliente, alla Categoria di tariffa e ad uno specifico
Operatore)
PRAT 01 02 03 04 05 06 07 08 09
ICA
CLIEN 10 11 12 13 14 15 16 17 18
TE
Modifica/Elimina
Per modificare o eliminare la Tariffa Personalizzata dalla scheda della Pratica:
· Selezionare la pratica dall’elenco generale delle Pratiche;
· Fare clic sulla linguetta "Tariffe";
· Selezionare la tariffa da modificare (o da eliminare) e fare doppio clic con il mouse;
· Effettuare le modifiche dei dati;
· Fare clic sul pulsante "Salva" o "Elimina", secondo il caso.
Modifica/Elimina
Per modificare o eliminare la Tariffa Personalizzata dall'elenco delle tariffe personalizzate:
· Dal menù principale di AlexPro, selezionare Anagrafe e poi la voce Tariffa personalizzata:
sarà visualizzato un elenco di tutte le tariffe personalizzate esistenti;
IX
Lavorare con Le Procedure
9 Lavorare con Le Procedure
Non sarà possibile introdurre alcuna attività da svolgere nell'agenda di AlexPro senza un
riferimento ad una specifica procedura. Ciononostante, non sarà necessario creare una
procedura per ogni attività, è possibile creare una sola procedura generica per utilizzarla
nell'assenza di una specifica.
Vedi anche:
Procedure Semplici
Procedure Composte
Vedi anche:
Operatori
Livelli di Accesso al Programma
Vedi anche:
Che cos'è una Procedura
Chi può Gestire le Procedure
Procedure Semplici
Procedure Composte
Se la lista delle procedure e aperta al momento basterebbe cliccare sulla icona nuovo in
alto a sinistra dello schermo.
Si può anche selezionare nuova procedura dal menu anagrafe.
Per selezionare la procedura che dovrà applicare, indicare una parte del codice o
della descrizione della procedura e fare clic sul pulsante zoom per selezionare la
procedura desiderata.
Per gestire le regole, aprire la scheda grafica della procedura, fare clic sul pulsante modifica
, i poi clic sulla sezione "regole / macro".
· Apportare le modifiche desiderate e fare clic sul pulsante "salva" oppure salva e chiudi.
· Con la lista delle procedure visualizzata, fare doppio clic sulla scheda da eliminare.
Una procedura semplice indica un'attività da svolgere senza osservazione di regole o attività
ne precedente ne successive al suo svolgimento. La procedura composta, invece, contiene
delle regole costo Luigi da altre procedure per lo svolgimento di alcune attività prima e dopo
lo svolgimento di questa attività.
L'Attività da svolgere è:
· Costituzione Società R.L. (appuntamento dal notaio)
Le altre attività dipendenti sono:
· Redazione dello Statuto 30 giorni prima della scadenza (quindi -30)
· Versamento quota obbligatoria nel c/c bancario 20 giorni prima (quindi -20)
· Riunione con i soci 7 giorni prima (quindi -7)
· Conferma appuntamento con il Notaio 3 giorni prima (quindi -3)
· Richiesta Partita IVA entro 10 giorni (quindi +10)
· Iscrizione alla Camera di Commercio entro 30 giorni (quindi + 30)
· ecc..
Quando una procedura viene utilizzata per inserire una scadenza nell'agenda di AlexPro l'utente
può attivare o di disavvisare una casella sulla maschera di gestione per allineare o meno la
scadenza nel calendario di Outlook. Questo comportamento può essere gestito manualmente,
quindi attivare o disattivare l'alleniamento secondo la necessità del momento, oppure
impostare l'anagrafica della procedura per essere registrata o meno in Outlook in modo
automatico.
Per poter gestire l'allineamento delle scadenze con Outlook sia dall'anagrafica della
procedura sia dalla geslatione delle scadenze, si deve prima impostare i parametri
corretti nelle opzioni comuni tramite gli strumenti di amministrazione di AlexPro.
Vedi anche:
Lavorare con L'Agenda
Allineamento Agenda con Outlook
Vedi anche:
Impostazioni Festività
X
Gestione degli Operatori
Gestione degli Operatori
Come Arrivare
· Menù Strumenti di AlexPro
· Amministrazione AlexPro
· Voce Gestione Utenti
Sezione Generale
Questa sezione, permette la gestione dei dati di base: nome, gruppo di appartenenza,
classificazione, valore orario delle prestazioni a tempo, coefficienti di moltiplicazione.
Il campo “Codice”:
Tale campo permette di assegnare un codice identificativo all’operatore (Sigla), normalmente
le lettere iniziali del nome e del cognome.
Il campo “Nome”:
E' il campo principale, in cui vanno inseriti i dati principali del Operatore.
Il campo “Valore tempo”:
Tale campo, permette di introdurre il valore orario (rate per hour) delle prestazioni a tempo
svolte dall’operatore. Questo valore può rappresentare il costo orario, se la gestione del tempo
è utilizzata per il calcolo del "Costo delle risorse umane"; oppure, la tariffa oraria che sarà, in
modo o in un altro, fatturata al cliente.
Questa sezione è disponibile solamente nella Edizione Enterprise di AlexPro attraverso la quale
sarà possibile attribuire l'appartenenza del singolo operatore ad una o più sezioni / filiali /
Studi. Un operatore che NON appartiene ad una specifica Sezione / Filiale / Studio NON potrà
gestire le Pratiche attribuite a tale Sezione / Filiale / Studio. Quindi, per abilitare l'accesso
dell'operatore ad un insieme di Pratiche appartenenti ad una Sezione / Filiale / Studio,
l'operatore deve essere impostato come Membro di essa.
Per maggior dettaglio consultare l'articolo Gestione Filiali / Studi Multipli
Sezione Gruppi
Sezione Profilo
Per impostare la Cartella, quest ultima deve essere già presente tra le cartelle pubbliche di
exchange ed abbia i permessi di
Quadro “Nascondi in gestione”:
Da selezionare nel caso in cui un operatore non deve avere delle
scadenze;
Da selezionare in caso in cui un operatore che non deve avere
registrazioni di onorari, diritti, spese ecc.
Sezione Statistiche
E’ una sezione per la visualizzazione delle pratiche sulle quali l’operatore ha registrato almeno
una prestazione o ha imputato una voce di spese, e delle pratiche nelle quali l’operatore
risulta come titolare della pratica.
Finestra di Autenticazione
· Non sarà possibile RECUPERARE una Password persa
I Gruppi:
I gruppi possono essere creati e gestiti dall'utente amminstratore direttamente nella scheda
anagrafica dell'operatore oppure tramite il menù anagrafe, tabelle, gruppi.
La Classificazione dell'operatore:
Le classi non sono gestiti dall'utente ma sono standard predefiniti nel software e sono:
Soci, Associato, Consulente, Assistente e Altro
· Per impedire l'inclusione del nominativo dell'operatore nelle liste durante l'introduzione di
nuove registrazioni, metti il segno di spunta sulla casella "Nuova Registrazione"
· Per impedire l'inclusione del nominativo dell'operatore nelle liste durante l'introduzione di
nuove scadenze, metti il segno di spunta sulla casella "Nuova Scadenza"
Dettaglio contatto:
Per conoscere i dati anagrafici dettagliati dell'operatore; indirizzo,
telefoni ecc.
Questa opzione non può essere utilizzata senza la presenza di Microsoft outlook e
Microsoft ex change server.
Per associare un calendario pubblico relativo all'operatore, fare clic sul pulsante sfoglia per
selezionare il calendario pubblico adatto dalle cartelle pubbliche di Exchange.
XI
Anagrafiche e Tabelle
11 Anagrafiche e Tabelle
I Livelli
Mezzi di Comunicazione
Materie
Tipi Pratiche
Lingue
IVA
Stati Pratiche e Scadenze
Gruppi Operatori
Casse e Banche
Condizioni di Pagamento
Ruoli Amministrativi
Il Glossario di AlexPro
Modelli Documenti
Cos'è un livello:
Per livello si intende il livello di sconto e/o maggiorazione sui prezzi da attribuire alla pratica.
Ogni livello contiene dei parametri (chiamati "Coefficienti") da applicare sui valori delle
prestazioni al momento del loro inserimento.
È possibile utilizzare tali parametri per creare coefficienti di onorari, spese e prestazioni a
tempo.
I livelli di sconto e/o maggiorazione si applicano sulle voci di tariffa "Rivalutabili" al momento
del loro addebito su una Pratica attribuita ad un livello esistente.
Con la lista dei livelli visualizzata, il pulsante Nuovo Record permette di introdurre un
nuovo livello (la stessa operazione è ottenibile, attraverso il pulsante destro del mouse,
selezionando Nuovo oppure CTRL+N).
La scheda è formata dai seguenti campi, di seguito dettagliati:
Il campo “Codice”:
I campi “Coefficiente”:
In tali campi è possibile inserire i relativi coefficienti per ogni livello. È un campo numerico e
gestisce fino a 4 cifre decimali.
Vedi anche:
· Lavorare con la tariffa
· Tariffa rivalutabile
· Tariffa personalizzata
Come arrivare:
Mezzi di comunicazione
Nota Bene: Per poter trasferire i contatti dalla rubrica di Outlook alla rubrica di
AlexPro è necessario creare una giusta corrispondenza tra le denominazioni
personalizzati dei mezzi di comunicazione in AlexPro e gli stessi gestiti nella rubrica
di Outlook.
· Fare clic sulla icona "Elimina" dalla barra degli strumenti di AlexPro
Vedi anche:
Gestione contatti
Importazione ed esportazione contatti da/a Outlook
11.3 Materie
Obiettivo:
Le materie sono associabile alle Pratiche per classificarele dal tale punto di vista. Non è
obbligatorio, ma utile, attribuire una materia alla Pratica. Le Materie saranno utilizzate nelle
stampa dei rapporti relativi alle Pratiche, alle attività svolte e al fatturato.
Vedi anche:
Stampa Pratiche
Stampa Rapporti
Stampa Ricavi
Obiettivo:
Il Tipo
La gestione dei Tipi permette di introdurre diversi Tipi da collegare alle Pratiche.
della Pratica non è collegato in alcun modo con la "Materia". Il Tipo della
Pratica, oltre a determinare un ulteriore modalità di distensione fra le
Pratiche, permette le seguenti caratteristiche nella gestione delle Pratiche:
· Abbinare ad ogni Tipo, una procedura di Agenda da scadenzare al momento
della creazione di una nuova Pratica,
· Abbinare ad ogni Tipo, una Voce di tariffa da registrare al momento della
creazione di una nuova Pratica,
· Abbinare una serie di campi aggiuntivi da includere nella scheda anagrafica
di tutte le Pratiche appartenenti ad un determinato Tipo.
Come Arrivare
· Menù Anagrafe
· Tipi di Pratiche
· Fare clic sul pulsante "Aggiungi", per aggiungere nuovi campi che saranno
collegati alla Pratica
Nota Bene: I campi aggiuntivi NON sono disponibili per l'inserimento uno ad uno nei
modelli di documento; possono comunque essere inseriti TUTTI in formato lista.
Vedi anche:
Gestione delle Pratiche
Creazione di Nuove Pratiche
La Scheda Anagrafica delle Pratica
Chi può Creare le Pratiche
Creare una Pratica da Modello
Sotto Schede della Pratica
Sezione Dettagli
Campi Aggiuntivi Personalizzati
11.5 Lingue
Obiettivo
È la lista delle varie lingue da attribuire alle schede anagrafiche dei contatti di lingua
madre non italiana.
Attribuire una lingua ad un contatto permette di fatturare al cliente utilizzando la lingua
definita nel campo lingua della scheda anagrafica. La stessa lingua sarà utilizzata per la
stampa dei solleciti di pagamento.
Nota Bene: Attribuire una lingua ad un contatto non basta per sviluppare testi in
lingua estera.; è necessario che le voci di tariffa, l'impostazioni della fattura e
quelli dei solleciti siano altrettanto replicati utilizzando le diverse lingue introdotte.
Vedi anche:
Traduzione delle Descrizioni delle Voci
Impostazione Fatture: Impostazione per altre Lingue
Impostazione dei Solleciti
Si può introdurre nuove lingue direttamente dalla scheda anagrafica del contatto.
A cosa serve!:
Al compimento di ogni attività (Scadenza) nell'agenda di AlexPro verrà attivata una lista
denominata "Stato", che fa riferimento allo stato della scadenza e/o allo stato della Pratica in
relazione all'attività svolta. Si può, quindi, attribuire uno "Stato" che indica l'esito della
scadenza (ad esempio: "Annullata") oppure uno "Stato" che indica il cambiamento della
condizione della Pratica stessa in conseguenza all'attività svolta (ad esempio: "in attesa di
decisione").
La prima categoria sarà assegnata all'attività scadenzata, al momento del suo compimento, e
contemporaneamente sarà anche assegnata come stato della Pratica. La seconda, invece, sarà
assegnata solamente all'attività e NON allo stato attuale della Pratica. Quindi, fare attenzione
alla casella "Impatto" durante l'inserimento nella tabella "Stati".
Vedi anche:
Compiere una scadenza
Obiettivo:
È la lista dei vari "Gruppi" da attribuire agli Operatori registrati in AlexPro.
La gestione dei "Gruppi" non è obbligatoria, ma da la possibilità di visualizzare, consultare e
stampare l'agenda di un gruppo di Operatori: ad esempio "Segretarie", "Collaboratori" ecc.
Come arrivare
Dal menù "Anagrafe", selezionare "Tabelle" e poi "Gruppi"
Vedi anche:
Gestione degli Operatori
Chi può Gestire gli Operatori
Gestione Operatori
Livelli di Accesso al Programma
Classifica degli Operatori
Disattivare la Scheda di un Operatore
Eliminare la Scheda Operatore
Dettaglio Contatto
L'Operatore e Outlook
Obiettivo:
È la lista delle Casse e delle Banche da abbinare ad ogni registrazione di "Anticipazione" o di
"Fondo Spese" in fase di gestione delle "Prestazioni". Sarà possibile consultare un resoconto di
ogni singolo "Conto" o dell'insieme dei conti attraverso la voce "Registro Cassa" dal menù
"Stampe"
Come arrivare:
Dal menù a tendina "Anagrafe", selezionare "Tabelle" e poi "Casse e Banche"
Obiettivo:
L'obiettivo attuale di questa fase è di fornire dati informativi relativi sia alle condizioni di
pagamento assegnate al Cliente che i dati della banca d'appoggio. L'obiettivo futuro di questa
gestione è di abilitare l'emissione DELLE RICEVUTE BANCARIE (RIBA).
L'unico collegamento, per ora, tra questa gestione e la gestione della fatturazione e l'utilizzo in
fattura della descrizione delle istruzioni di pagamento dichiarate in questa parte del
programma.
Come arrivare:
Sarà aperta una lista di visualizzazione delle condizioni già inseriti, se ci sono; come nella
seguente figura.
Nota Bene: Per ora, i campo: "N°. Rate", "Fine Mese" e "Ri.Ba" non sono utilizzati da
AlexPro ma sono impostati in previsione dell'applicazione della generazione "Ri.Ba".
Per eliminare:
Dopo aver individuato la Condizione desiderata, fare clic sulla icona "Elimina" dalla barra degli
strumenti di AlexPro
Obiettivo:
Per conoscere meglio l'obiettivo e l'importanza della gestione dei "Ruoli Amministrativi", è
consigliata la consultazione della sezione "Altri Dati" relativa alla scheda anagrafica del
Contatto in questa guida
In breve:
In ogni "Pratica" si può determinare al massimo 3 operatori:
1. Il Titolare della Pratica,
2. Il Responsabile predefinito della Pratica, e
3. Il Revisore della Pratica
Come si vede, questi nominativi fanno riferimento alla "Pratica" e non al "Cliente". In alcuni
casi è necessario distinguere tra il "Titolare", il "Responsabile", il "Revisore" e - anche - la
persona che ha "Presentato" il Cliente in una "Filiale" o "Studio"; che per esigenze
amministrative e statistiche è diverso dal "Titolare" della "Pratica". Perciò, AlexPro offre
questa estensione nella gestione della scheda anagrafica del "Cliente" per poter attribuire
diversi "Ruoli" amministrativi a quest ultima.
Tali "Referenti" saranno disponibili come "Criteri" di analisi e ricerca nelle seguenti fasi di
analisi e ricerca:
· Analisi del fatturato, vedi la figura seguente:
Sarà aperta una lista di gestione dei ruoli già inseriti, se ci sono; come nella seguente figura.
Attenzione: Non sarà possibile "Eliminare" un "Ruolo" già utilizzato nelle schede
anagrafiche dei "Contatti"
Nota Bene: La modifica del "Ruolo" influenzerà tutte le schede anagrafiche dei
"Contatti" che la utilizzano nella loro scheda "Referenti"
Vedi anche:
Gestione Contatti
Gestione Operatori
Gestione Filiali e Studi Multipli
Obiettivo:
L'obiettivo di questo archivio è di raggruppare tutti i modelli utilizzati dal gruppo di lavoro in
unica scheda di selezione dove ogni modello è associato ad un nome chiaro, una descrizione
dettagliata e una categoria.
Sarà, quindi, molto semplice e facile selezionare un modello senza effettuare ricerche lunghe
sul disco.
Come Arrivare:
· Menù a tendina "Anagrafe"
· Voce "Modelli documenti"
Guida all'uso
Alla selezione della voce "Modelli Documento" verrà visualizzata una lista di tutti i modelli
inseriti, come nella seguente figura:
Nota Bene: in questa fase NON saranno creati i modelli, ma solo registrati
nell'anagrafica dei modelli. Per informazioni sulla creazione dei modelli interni
vedi: Modelli Interni , per informazioni sulla creazione dei modelli Word vedi:
Creazione Modello Word
Nota Bene: Per aggiungere i modelli creati utilizzando l'editor interno di AlexPro;
aprire il documento (menù "Gestione", Voce "Apri Documento") e salavarlo con nome
(Menù File, Salva con nome). Dopo il salvataggio sarà proposta la stessa scheda
anagrafica per registrare il modello nell'anagrafica dei modelli.
Vedi anche:
Come creare un documento da modello
Come abbinare un modello da compilare ad una attività dell'agenda
XII
Gestione dei Documenti
12 Gestione dei Documenti
Vedi Anche:
Sezione Documenti nella scheda anagrafica della Pratica
Con il trascinamento
1. Aprire la scheda anagrafica della Pratica
2. Dalla finestra di "Gestione Risorse" del computer posizionare il puntatore del
mouse sul documento da collegare
3. Fare clic con il pulsante sinistro del mouse e, tenendolo premuto,
trascinare il documento finché non arrivi alla scheda anagrafica della
Pratica
4. Lasciare il pulsante sinistro del mouse
5. Procedere come descritto sopra
Nota Bene: Utilizzare la seguente procedura solo se non si utilizza l'Add-In "
AlexPro4Outlook". Con AlexPro4Outlook sono disponibili pulsanti per l'archiviazione
della posta elettronica nella pratica. Con AlexPro4Outlook si può sia collegare il
messaggio alla Pratica sia incorporarlo all'interno di essa.
Si possono incorporare messaggi di posta elettronica solo da Outlook 2000, Xp, 2003 o 2007.
Nota Bene: Non è possibile gestire i messaggi di Outlook Express, nè di altri gestori
di posta elettronica con AlexPro4Outlook. Ciononostante, è possibile salvare il
messaggio su disco e poi seguire le istruzioni precedenti.
AlexPro compila i modelli, sia interni che quelli di Microsoft Word, sostituendo i dati variabili
con quelli corrispondenti relativi alla Pratica dalla quale è stata data l'azione per la creazione
del nuovo documento.
<Data_odieran> 12/12/2005
Vedi anche:
Opzioni Autocompilazione
Individuato il documento desiderato, fare doppio clic sulla riga che lo contiene per aprire la
sua scheda di proprietà. Da tale scheda fare click su "Apri" per aprire il documento.
Nota Bene: Mentre i modelli utilizzati da AlexPro per il suo elaboratore interno
vengono salvati sul disco con l'estensione ".RTF", i modelli di Microsoft Word
debbono essere memorizzati con l'estensione ".DOT" (".dotx" per Word 2007)
L’elaboratore di testi di AlexPro è un gestore semplice per la redazione di documenti che non
necessitano elaborazioni sofisticate. Ciononostante, è possibile utilizzarlo per la produzione di
documentazioni necessarie allo svolgimento dell’attività professionale.
Per semplificare la lettura del Manuale, l’elaboratore dei testi interno di AlexPro
verrà denominato “Editor”.
4. A lavoro compiuto, selezionare dal menù "File" la voce "Salva con nome... ";
Nota Bene: I modelli di Microsoft Word sono memorizzati sul disco con
l'estensione ".DOT" (".dotx" per Word 2007)
Per creare un nuovo modello Word, si possono effettuare una delle seguenti operazioni:
Creazione di un modello sulla base di un documento esistenteScegliere Apri dal menu File.
Aprire il documento desiderato.
Creazione di un nuovo modello sulla base di un modello esistenteScegliere Nuovo dal menu
File.Nel riquadro attività Nuovo documento scegliere In questo computer in Modelli.
Selezionare un modello simile a quello che si desidera creare, selezionare Modello nella
casella di gruppo Crea nuovo e quindi fare clic su OK.
Nota Bene: per un maggior dettaglio sulla creazione dei modelli Word, consultare
la guida in linea di Microsoft Word e/o visitare il sito Web Microsoft Office Online
http://office.microsoft.com/it-it/word/HA100307541040.aspx
· Introdurre le parti standard nel documento (i testi che saranno quasi sempre statici; ad
esempio l’apertura, i saluti, la firma e l’introduzione);
· Inserire un riferimento alle parti variabili nel documento, utilizzando la seguente procedura:
· Dalla barra degli strumenti di AlexPro4Word, selezionare "Inserisci Campo"
Vedi anche:
Opzioni Autocomposizioni
http://office.microsoft.com/it-it/word/HA100307541040.aspx
8. Dopo aver attribuito un nome e salvato il documento sarà visualizzata la finestra delle
proprietà del documento per compilare i suoi dati di classificazione se necessari. Fare clic su
OK per collegare o incorporare il documento nella rispettiva Pratica.
4. Dal menù a tendina "Documenti" selezionare "Copia in un'altra Pratica" o "Sposta in un'altra
Pratica" secondo le esigenze
Nota Bene: Copiare un documento crea una nuova copia del documento che sarà
archiviata nella pratica di destinazione; spostare il documento invece, cancella il
documento dalla Pratica di origine e lo crea nella Pratica di destinazione.
· Quando provo ad emettere la Nota di Iscrizione a Ruolo ottengo l'errore '380 - Valore di
proprietà non valido'
· Quando devo visualizzare la nota mi compare l'errore 'Errore 339 - Il componente MrvBarCd.
dll o una delle relative dipendenze non sono registrati correttamente. Un file non è stato
trovato o non è valido.'
· Non riesco ad impostare i dati della scheda 'Procedimento' della pratica
· Quando emetto la Nota di Iscrizione a Ruolo nella prima schermata non mi fà vedere il nome
dell'avvocato che voglio selezionare
· Quando stampo la Nota di Iscrizione a Ruolo e la porto in cancelleria mi dicono che non è
leggibile
· Ho trovato un errore nella redazione della Nota di Iscrizione a Ruolo per un particolare
procedimento, come posso segnalarvelo?
D. Quando provo ad emettere la Nota di Iscrizione a Ruolo ottengo l'errore '380 - Valore
di proprietà non valido'
R. E' necessario creare una scheda dedicata all'operatore, fare riferimento alle operazioni
preliminari
regsvr32 %windir%\system32\MrvBarCd.dll
D. Quando emetto la Nota di Iscrizione a Ruolo nella prima schermata non mi fà vedere il
nome dell'avvocato che voglio selezionare
R. E' necessario creare una scheda anagrafica ed assegnarla all'operatore come spiegato nelle
operazioni preliminari.
D. Quando stampo la Nota di Iscrizione a Ruolo e la porto in cancelleria mi dicono che non
è leggibile
R. Quando si stampa il documento bisogna stamparlo senza rimpicciolire e/o ingrandire (es.
esportazione in formato acrobat pdf) il documento poichè i codici PDF417 diventano illeggibili.
D. Ho trovato un errore nella redazione della Nota di Iscrizione a Ruolo per un particolare
procedimento, come posso segnalarvelo?
R. Può effettuare una segnalazione sul nostro helpdesk facendo una descrizione dettagliata del
tipo di problema
Installazione AlexPro4Word
Lavorare con AlexPro4Word
Installazione AlexPro4Word
· Inserire il CD di installazione di AlexPro nel lettore CD.
· Sarà automaticamente avviata la procedura di Installazione
Vedi anche:
Gestione dei Documenti
Collegare Documenti alle Pratiche
Incorporare Documenti nelle Pratiche
Automazione Documenti
Ricerca dei Documenti
Come Creare un Modello di Documento
Modello Interno
Modello Microsoft Word
Come Creare un Documento da Modello
Copia e Spostamento del Documento
AlexPro4Word
Installazione AlexPro4Word
AlexPro4Outlook
Installazione AlexPro4Outlook
Lavorare con AlexPro4Outlook
AlexPro4Excel
Installazione AlexPro4Excel
Lavorare con AlexPro4Excel
12.10 AlexPro4Outlook
Installazione AlexPro4Outlook
Lavorare con AlexPro4Outlook
Installazione AlexPro4Outlook
· Inserire il CD di installazione di AlexPro nel lettore CD.
· Sarà automaticamente avviata la procedura di Installazione
Dalla finestra successiva d’installazione (vedi figura seguente), fare click sul pulsante quadrato
grande per avviare l’installazione.
Come Funziona:
Nota Bene: in ogni caso l'originale del messaggio ricevuto o inviato rimane
comunque all'interno di Microsoft Outlook e NON viene spostato.
· Fare clic sulla icona "Nuova email" dalla barra degli strumenti di
AlexPro4Outlook
Nota Bene: I nominativi e gli indirizzi di posta che saranno visualizzati sono quelli
relativi ai Contatti registrati nella Pratica selezionata.
· Un modello può essere preparato utilizzando Outlook stesso oppure utilizzando Microsoft
Word. Per maggior dettaglio sulle nozioni fondamentali per la creazione dei modelli; vedi:
Modello Microsoft Word
· Utilizzare il pulsante sfoglia, presente nella finestra di selezione destinatari, per indicare il
modello da utilizzare per l'invio del messaggio.
· Attivare la casella di controllo denominata "In formato HTML" per indicare che il modello
selezionato sarà utilizzato per la spedizione di un messaggio di posta elettronica in formato
HTML.
Sezione "Allegati":
Nella sezione allegati, sono presenti tutti i documenti e le Fatture emesse archiviati nella
Pratica selezionata. Si può selezionare uno o più documenti e/o una o più fatture per allegarli
al messaggio di posta elettronica, attivando le rispettive caselle di controllo di ogni documento
o fattura.
12.11 AlexPro4Excel
In questa sezione
Installazione AlexPro4Excel
Lavorare con AlexPro4Excel
Installazione AlexPro4Excel
· Inserire il CD di installazione di AlexPro nel lettore CD.
· Sarà automaticamente avviata la procedura di Installazione
XIII
Anagrafe Fatture / Proforma e NC
13 Anagrafe Fatture / Proforma e NC
Come arrivare
Dal menù laterale sinistro, clic sul pulsante "Fatture" e dal menù a discesa selezionare
"Fatture", come dalla seguente figura
Nota Bene: La stessa modalità si applica per il reperimento delle Fatture, delle
Parcelle Proforma e delle Note di Credito.
Esempio di Ricerca:
Come arrivare
1. Dal menù laterale sinistro, clic sul pulsante "Fatture" e dal menù a discesa selezionare il tipo
di documento da reperire (Fatture, Proforma o Nota di Credito)
2. Dall'elenco dei documenti emessi, individuare il documento nella lista o attraverso la barra
di ricerca
3. Fare doppio clic sulla riga interessata, per aprire la scheda del documento richiesto.
Nota Bene: La scheda anagrafica delle fatture / proforma / nota di credito può
essere modificata solamente per quanto concerne i dati relativi all'incasso. Non si
può, quindi, modificare ne la denominazione del Cliente, gli importi ne qualsiasi
altro dato. Per poter apportare delle modifiche relative a tali dati, si deve
eliminare la scheda anagrafica e eseguire la procedura di stampa della documento
da capo.
Sezione "Anagrafe"
Questa sezione illustra i dati riepilogativi del documento emesso:
· Tipo, Numero, Data e Provenienza (se ce)
· Riepilogo delle somme
· Lo Studio / Filiale mittente (solo se attiva la gestione Multi-Studio)
· Dati relativi alla scadenza e all'incasso del documento
Solo i dati relativi alla scadenza, all'incasso e alla contabilizzazione del documento possono
essere modificati.
Campo Studio:
Lo Studio / Filiale che ha emesso il documento con la sua numerazione progressiva e la sua
partita IVA
Campo "Data Scadenza"
La data entro la quale si dovrebbe incassare il documento. Trascorsa tale data, AlexPro
considererà il documento come "Insoluto" e sarà elencato nelle lettere di sollecito di
pagamento
Casella "Incassata in Data"
Spuntare questa casella per indicare che il documento è stato incassato per intero; inoltre è
necessario indicare la data di incasso.
Nota Bene: La sola spunta non indica il pagamento se non è associata ad una data
di incasso; l'utilizzo di questo metodo è sconsigliabile; è presente solo per
compatibilità con le versioni precedenti.
Questi valori potranno essere utilizzati nella fase di ricerche o stampe dell'elenco
delle fatture incassate per cassa o per banca.
La sezione "Dettagli" presenta due tabelle, nella prima ci sono le Pratiche relative al
documento emesso, nella seconda il dettaglio delle registrazioni fatturate.
Per consultare una Pratica o una registrazione, fare doppio clic sulla riga interessata
Sezione "Quote"
La sezione "Quote" è disponibile solo nella Edizione Enterprise di AlexPro.
All'interno della Sezione "Quote" si può gestire la distribuzione del ricavo della singola fattura
ai vari soci e/o collaboratori secondo percentuali attribuibili all'interno della tabella.
· Il tipo di ricavo sarà (o non sarà) soggetto alla distribuzione attraverso l'attivazione o la
disattivazione delle piccole caselle ( ) nella respettiva colonna
· Per confermare la distribuzione e registrala, fare clic sul pulsante "Salva" che si trova sulla
stessa scheda
Nota Bene:
· La colonna "Saldo" si aggiorna automaticamente secondo la somma totale degli importi
incassati.
· Per eliminare una riga ed escluderla dalla cronologia degli incassi, fare clic sul
corrispondente pulsante "Elimina" della stessa riga.
Vedi anche:
Come Eliminare una Fattura / Proforma / Nota Credito
Trasferimento delle fatture in contabilità
· Confermare inoltre il ripristino delle registrazioni relative al documento che sta per essere
eliminato.
Nota Bene: Si deve accettare il ripristino delle registrazioni per poter rifare il
documento cancellato o perlomeno rendere modificabili e fatturabili tali
registrazioni.
AlexPro non effettua alcun controllo sui numeri dei documenti cancellati, Per
riutilizzare il numero, se non era l'ultimo stampato, si deve impostarlo
manualmente durante la preparazione per la stampa.
XIV
Registrazioni / Parcellazione
14 Registrazioni / Parcellazione
Obiettivo:
Attraverso tale fase saranno introdotte le registrazioni di spese, onorario, competenze, tempo
e acconti. Questa fase è la base indispensabile per la creazione delle parcelle.
Come arrivare:
Oppure
Si può, inoltre, arrivare alla scheda di gestione delle prestazioni attraverso le seguenti vie:
· Premendo la combinazione dei tasti Ctr+Shift+R
· In modo automatico, al compimento di una scadenza ;
· Dalla maschera di gestione pratiche.
In questa sezione, è possibile registrare tempi, onorari, diritti e spese per una pratica
specifica.
Per creare una nuova registrazione, l’utente dovrà compilare i campi richiesti e fare click
sull'icona “Salva” , oppure premere il tasto "F7" dalla tastiera.
Per modificare una registrazione esistente, individuare la registrazione da modificare (dalla
scheda anagrafica della pratica) oppure introdurre il numero della registrazione nel campo
“Numero” e premere “Invio”; apportare le modifiche richieste e fare click sull'icona “Salva”
, oppure premere il tasto "F7" dalla tastiera.
Per eliminare una registrazione esistente, introdurre il numero della registrazione nel campo
“Numero” e premere “Invio”; assicurarsi che si tratti della registrazione giusta e fare click
sulla icona “Elimina” .
Il campo data è gestibile sia manualmente, digitando il giorno, il mese e l'anno da tastiera, sia
con il mouse, attivando il calendario dal pulsante situato a destra del campo.
Questo campo indica la pratica per la quale sarà effettuata la registrazione. Introdurre il
codice della pratica o una parte di esso nel primo campo e premere il tasto Invio:
· se è stato introdotto l'intero codice della pratica, saranno visualizzati: l’oggetto della
pratica, il cliente, il valore, la tabella tariffaria ed il responsabile assegnato;
· se, invece, è stata introdotta una parte qualsiasi del codice, AlexPro visualizzerà un elenco
di tutte le pratiche i cui codici contengono tale parte. In tal caso, selezionare la pratica
desiderata dall’elenco e fare click sul pulsante “Seleziona”.
· Se può utilizzare anche questo campo per individuare la pratica: introdurre qualsiasi parola o
frase contenuta nell’oggetto della pratica desiderata e fare click sul pulsante “Zoom” .
AlexPro visualizzerà un elenco di tutte le pratiche il cui oggetto contiene le parole o la frase
digitata; selezionare la pratica giusta dall’elenco e fare click sul pulsante “Seleziona”.
Se, nè il codice, nè l’oggetto, sono presenti al momento della registrazione, lasciare i campi
(codice e oggetto) vuoti e passare al campo cliente.
Osservazioni:
Il campo “Cliente”:
Solo nel caso che entrambi, il codice e l’oggetto della Pratica, non siano presenti, lasciandoli
vuoti sarà possibile selezionare prima il cliente e poi selezionare una delle sue Pratiche.
Osservazioni:
· Nella lista, non saranno presenti i nomi degli
operatori nella cui scheda anagrafica è stato
attivato il contrassegno “Nascondi in
prestazioni”;
· Una volta selezionato un Operatore dall’elenco,
rimarrà selezionato per tutta la sessione di
registrazione e fino alla chiusura della scheda;
anche se le registrazioni successive sono
relative ad altre pratiche, alle quali sono
assegnati nomi di responsabili diversi. Questa
caratteristica rende più facile il lavoro
d’inserimento di registrazioni multiple, da una
persona sola.
Ogni Pratica dovrebbe avere un "Valore" ed essere associata ad una tabella tariffaria (Vedi
Gestione Pratiche per maggior dettaglio). Di norma la combinazione tra il Valore, La Tabella
Tariffaria e la Voce di tariffa selezionata influenza l'importo da addebitare nella fase di
registrazione delle prestazioni.
Si può, comunque, selezionare un'altra tabella per applicare i valori ad essa associati durante
la fase di registrazione.
secondo campo e premendo il tasto “F4” o ciccando sul tasto “Zoom” , per selezionare
dalla lista la Voce di Tariffa che corrisponde alla descrizione introdotta;
· Attraverso la scelta del tipo di voce desiderata; facendo clic sulla etichetta "Elenco Tariffa":
AlexPro cercherà di visualizzare le voci più adatte alla Pratica selezionato; ad
esempio, nel caso di “Onorari”, saranno visualizzate le voci applicabili secondo la
tabella tariffaria attribuita alla pratica; e così anche per i Diritti.
Osservazioni:
La tabella dei valori è composta da 5 colonne e 5 righe per l'introduzione dei valori della
registrazione in parcella.
Le colonne:
1. Colonna “Tempo (hh.mm)”, per le voci che rappresentano prestazioni a tempo. Tale colonna
sarà disattivata (apparirà di colore grigio) se la voce non contiene un elemento di tempo. La
sigla (hh.mm) fa riferimento al modo di introduzione del tempo in ore e minuti; ad esempio:
02.10 per due ore e dieci minuti;
2. Colonna “Onorari”, per le voci che rappresentano prestazioni per le quali è dovuta una parte
di onorari;
3. Colonna “Diritti”, per le voci che rappresentano prestazioni per le quali è dovuta una parte
di diritti;
4. Colonna “Spese”, per le voci che rappresentano prestazioni per le quali è dovuta una parte
di spese;
5. Colonna “Acconti”, per introdurre l'acconto di fondo spese ricevuto dal cliente.
Le righe:
1. La riga “Prestazioni” fa riferimento al numero delle prestazioni da registrare; ore e minuti
nel caso di prestazioni a tempo e numero intero negli altri casi.
2. La riga “Valore unitario” rappresenta il valore per ogni unità di prestazione ed è,
normalmente, suggerito da AlexPro, secondo la tariffa;
Osservazioni:
Nota Bene: è possibile esclude delle voci dalla lista del modello nella fase di
registrazione, ma non si può aggiungere altre voci. Per aggiungere altre spese,
diritti o onorari; introdurre una nuova registrazione dopo aver terminato la
registrazione dal modello.
Sarà possibile modificare ogni riga di quelle registrate separatamente. Vedi "Come
Modificare una Registrazione"
Il Campo “Dettaglio”
Questo campo è dedicato ad eventuali aggiunte alla descrizione standard della “Voce”.
Osservazioni:
Vedi anche:
Come Eliminare una Registrazione
Stampa Registro delle Fatture
Obiettivo:
L'obiettivo delle registrazioni del tempo è "L'addebito della durata dello svolgimento di una
singola attività ed il suo rispettivo valore monetario".
Tale addebito potrà essere eseguito ad uno dei seguenti titoli:
· a titolo di "Ricavo" che sarà eventualmente fatturato al Cliente,
· a titolo di "Ricavo" ipotetico al fine di stimare un valore di onorario complessivo da
addebitare nella Parcella
· oppure, a titolo di costo delle risorse umane.
Come funziona:
Per effettuare qualsiasi addebiti in Parcella o sul conto di una Pratica si deve utilizzare una
Voce di Tariffa e assegnare un Operatore. Il valore che sarà addebitato può essere di una
sola natura, ad esempio "Spese", oppure di nature multiple "Spese", "Onorario fisso o a
scaglioni", "Diritto" oppure "Onorario a Tempo". Nel presente articolo, ci occuperemo di
quest'ultimo, ossia L'"onorario a Tempo".
Nota Bene: Per ottenere le descrizioni delle attività a Tempo nella Fattura e/o
nella Proforma di Fattura; le Voci di Tariffa utilizzate debbono essere del tipo
"Fatturabile" e debbono essere registrati come tali nella fase di registrazione della
Prestazione. Le Voci NON Fatturabili o le Prestazioni registrate come tali, NON
hanno ne posto ne effetto nella Fattura ne nella Proforma di Fattura.
Nota Bene: per poter fatturare gli onorari a tempo è necessario impostare AlexPro
per attivare tale caratteristiche; vedi: Impostazione Fatture e Dati Studi
Addebito di Onorari a Tempo con un valore orario unico per tutti gli
operatori:
Secondo questa ipotesi, esiste una sola tariffa a tempo con un valore orario fisso a
prescindere da chi svolge l'attività, oppure diverse Voci di tariffa a tempo con valori fissi
uguali o diversi, ma sempre non collegate all'operatore.
Ad esempio: Consultazione telefonica € 65,00 per ogni ora (a prescindere da chi la svolge)
Nota Bene: Il valore unitario della voce, in questo esempio, sarà impostato a €
65,00 e il valore associato ad ogni Operatore sarà impostato a zero.
Addebito di Onorari a Tempo con un valore orario unico per tutti gli operatori
Operatore:
Secondo questa ipotesi, il valore da Parcellare è strettamente legato all'operatore e non alla
voce di tariffa.
Questa ipotesi funziona esattamente come quella precedente, salvo due piccoli dettagli:
1. Le voci di tariffa a tempo sono impostati come "Valori NON IMPONIBILI". Con questa
impostazione sarà sempre possibile includere le descrizioni delle attività svolte nelle
fatture, senza che tale inclusione influenzi il totale degli onorari registrati.
2. L'importo degli onorari da Fatturare sarà registrato manualmente e NON sarà
necessariamente la somma algebrica dei valori a tempo addebitati.
Questa ipotesi funziona esattamente come le due precedenti, salvo i seguenti dettagli:
1. Le voci di tariffa a tempo sono impostati come "Valori NON FATTURABILI", e saranno
addebitati come tali sulle diverse Pratiche. Con questa impostazione NON sarà possibile
includere le descrizioni delle attività svolte nelle fatture.
2. L'importo degli onorari da Fatturare sarà registrato manualmente e NON sarà
necessariamente la somma algebrica dei valori a tempo addebitati.
Osservazioni:
· Mentre per le Voci di Tariffa "NON Fatturabili" è possibile alterare il loro stato durante la
registrazione delle Prestazioni, quindi renderle "Fatturabili", e vice versa; il cambiamento
della "Imponibilità" all'IVA non è modificabile al momento della registrazione delle
Prestazioni.
· Le registrazioni di Prestazioni a Tempo "Fatturabili" avranno un posto nelle Fatture e nelle
Proforma di Fatture, solo se i rispettivi parametri sono stati correttamente configurati nella
fase di "Impostazione Fatture e Dati Studio"
Vedi anche:
Gestione Operatori
Lavorare con La Tariffa
La Tariffa della Professione
Creare Nuove Voci di Tariffa
Modificare una Voce di Tariffa
Eliminare una Voce di Tariffa
Tipologie delle Voci di Tariffa
Rapporto Tariffa e Valore della Pratica
Gli Acconti
La Tariffa a Tempo
Le Macro Tariffa
Gli Scaglioni della Voce di Tariffa
Caratteristiche Avanzate delle Voci
Tariffa Rivalutabile
Rapporto Tariffa e Operatore
Rapporto Tariffa e Cliente
Traduzione delle Descrizioni delle Voci
Tariffa Personalizzata
Sezione Tariffe nella Scheda Anagrafica della Pratica
Obiettivo:
L'obiettivo di tale operazione è quello di addebitare una prestazione su più di una sola Pratica
.
Come arrivare:
· Menù "Gestione"
· "Nuovo"
· "Registrazione per + Pratiche"
Come funziona:
Insieme alla solita finestra di registrazione delle spese e delle prestazioni, sarà aperta una
finestra per la selezione delle Pratiche che saranno soggetto all'eddebito; vedi figura seguente.
Nota Bene: Il valore che sarà applicato dipende dalla personalizzazione della Voce
selezionata per ogni Pratica coinvolta o per ogni Cliente coinvolto. In assenza di
valori personalizzati della Voce di Tariffa selezionata, sarà applicato il valore
standard della voce o il valore a tempo associato all'operatore selezionato.
Non è possibile utilizzare le Voci composte per effettuare una Registrazione per
più Pratiche.
Vedi anche:
Gestione Operatori
Lavorare con La Tariffa
La Tariffa della Professione
Creare Nuove Voci di Tariffa
Modificare una Voce di Tariffa
Eliminare una Voce di Tariffa
Tipologie delle Voci di Tariffa
Rapporto Tariffa e Valore della Pratica
Gli Acconti
La Tariffa a Tempo
Le Macro Tariffa
Gli Scaglioni della Voce di Tariffa
Caratteristiche Avanzate delle Voci
Tariffa Rivalutabile
Rapporto Tariffa e Operatore
Rapporto Tariffa e Cliente
Traduzione delle Descrizioni delle Voci
Tariffa Personalizzata
Sezione Tariffe nella Scheda Anagrafica della Pratica
XV
Preparazione e Stampa Fatture
Preparazione e Stampa Fatture
Come arrivare
Menù: Stampe
Voce: Proforma / Fattura / N.C.
Prima di iniziare
Nota Bene: Non si può stampare parcelle proforma ne fatture definitive senza avere
introdotto prima le registrazioni delle prestazioni e/o delle spese.
L’operazione di preparazione della parcella, può essere effettuata in una delle seguenti tre
modalità:
1. selezionando, dal menù Gestione, la voce Nuovo e poi la sottovoce Parcella;
2. selezionando, sulla barra orizzontale, il pulsante Parcella;
3. selezionando, dalla barra laterale, il menù Stampe poi la voce Parcellazione.
La stessa procedura è da utilizzare sia per la preparazione delle fatture, delle proforma e
delle note di credito.
1. Selezionare lo Studio o la filiale dalla quale verrà preparata la proforma (solo se la gestione
delle filiale è abilitata - "Edizione Enterprise")
2. Selezionare il modello del documento da stampare:
ü Modello a 2 colonne - Imponibile / Non Imponibile
ü Modello a 2 colonne - Competenze / Spese
ü Modello a 4 colonne - Onorari / Diritti /Spese
Imponibili / Anticipazioni
ü Modello a 2 colonne con Riepilogo Orizzontale
6. Dalla seguente finestra si può cambiare il destinatario del documento o accettare il nome
proposto,
7. Cambiare se necessario le Condizioni di Pagamento proposte e fare
clic sul pulsante “Avanti”,
8. Impostare, se necessario, i Parametri di Selezione ed i
Riferimenti da Stampare e fare click su "Avanti",
Il calcolo del nuovo totale ricalcola le sole voci di onorai. In caso Fatture /
Proforma prive di voci di onorari, l'icona “Nuovo Totale” non sarà presente nella
scheda.
Osservazioni:
· Le descrizioni delle righe di dettaglio, vengono stampate secondo la formattazione
selezionata durante l’inserimento del dettaglio nella fase “Registrazione”. Per modificare le
impostazioni predefinite, vedere i capitoli : “Strumenti di amministrazione di AlexPro” –
“Opzioni Comuni”.
· Per eliminare una parcella già stampata e ripristinare le sue registrazioni di dettaglio,
vedere “Anagrafe Fatture”.
· I documenti stampati da questa fase sono memorizzati nel loro formato originale, sia nella
scheda anagrafica della Pratica che nella scheda anagrafica del documento stesso in formato
Adobe PDF file.
Vedi anche:
Per la personalizzazione della stampa: “Strumenti di amministrazione di AlexPro” -
"Personalizzazione della Fattura".
Impostazione delle percentuali (IVA, Ritenuta, Previdenza)
Opzioni Comuni
Anagrafe Fatture
Obiettivo:
Nella sezione denominata "Parametri di selezione", è possibile includere o escludere alcuni
registrazioni nel documento (Fattura / Proforma) e indicare o meno alcuni riferimenti relativi
alla Pratica in corso di fatturazione.
Come funziona:
Dal quadro denominato "Periodo", sarà possibile indicare un determinato periodo di
registrazioni; ad esempio: impostando la data finale a "31/03/2008" saranno fatturate le
registrazioni, che non sono ancora fatturate, che hanno la data di registrazione uguale o
inferiore al "31/03/2008"
Ad esempio: per fare una fattura relativa solo ed esclusivamente alle spese esenti, togliere
tutti i segni di spunta dalle caselle di controllo, lasciando solamente quello relativo alla
casella "Spese esenti"
Vedi Anche:
· IVA
15.3 Acconti
Vedi Menù Strumenti "Calcola Acconti"
Tutti i dati del modello potranno essere personalizzati e/o modificati ma non il Tracciato.
Fattura di Acconto
Vedi anche:
Impostazione e personalizzazione della Fattura
Calcolo e Scorporo degli Acconti
XVI
Stampe e Consultazioni
Stampe e Consultazioni
16 Stampe e Consultazioni
Obiettivo
Consultazione in anteprima di stampa e stampa dell’agenda
Come Arrivare
Dal menù laterale "Stampe" cliccando sulla icona "Agenda", oppure dal menù a tendina
"Stampe" selezionando la voce "Agenda"
Oppure
Come funziona:
Al clic sull'icona “Agenda” – dal menù laterale di stampa – sarà visualizzato un modulo per
impostare criteri di ricerca per la visualizzazione / stampa dell'Agenda, come nella seguente
figura.
I criteri che saranno impostati in questa scheda saranno utilizzati da AlexPro per
visualizzare un rapporto che contiene tutte le Scadenze che soddisfano tutti i
criteri introdotti.
Quadro "Periodo"
Questo quadro è dedicato alla selezione del periodo da consultare. Tale periodo può essere
inteso come intervallo tra:
· due date di Scadenze
· due date di Preavviso
· due date di Rinvio
La selezione dell'opzione "Rinvio", invece, indica implicitamente che si tratti di scadenze già
effettuate. Il risultato di una selezione di un intervallo di date di Rinvio tra il 2 marzo e il 4
marzo sarebbe un elenco di appuntamenti / interventi effettuati e rinviati ad una data tra il
2 marzo ed il 4 marzo.
Sezione "Generale":
L'Elenco "Studio"
Questo elenco sarà disponibile solo se l'opzione "Multi-Studio" è attiva. Per maggior dettaglio
vedi: "Gestione Filiali e Studi".
Selezionare da questo elenco lo Studio / la Filiale per la quale si desidera consultare l'Agenda.
Nell'esempio rappresentato nella precedente figura, la stampa dell'agenda sarà relativa
solamente alle Pratiche dello Studio "RM"
L'Elenco "Stile"
Selezionare, da quest elenco il tipo di Agenda da consultare secondo le esigenze:
La stampa dell'agenda offre i seguenti Stili di stampa:
Stile Agenda Appuntamenti ed Interventi; contiene solo Appuntamenti / Interventi o scadenze
registrate con Procedure contrassegnate come "Appuntamento / Intervento"
· Stile Agenda Appuntamenti ed Interventi Dettagliata; è uguale al precedente stile ma con più
dettaglio
· Stile Elenco delle Scadenze; NON contiene gli Appuntamenti / Interventi ne le scadenze
registrate con Procedure contrassegnate come "Appuntamenti / Interventi"
· Stile Lista di Controllo; contiene una lista semplice delle scadenze.
Attraverso questo quadro, sarà possibile ottenere una stampa degli Interventi / Appuntamenti
e delle scadenze effettuati e contrassegnati con un determinato Stato di compimento. Ad
esempio, tutti gli Appuntamenti "Annullati".
Vedi anche:
Tabella Stati
Come Compiere una Scadenze
· Raggruppamento per Pratica; questo tipo, produce una presentazione con gruppi di
scadenze distinti per ogni Pratica.
· Raggruppamento per Cliente; le scadenze saranno presentate in gruppi, uno per ogni
Cliente con ordinamento cronologico per data all’interno del blocco.
· Raggruppamento per "Riferimento 1";le scadenze saranno presentate in gruppi, uno per
ogni "Riferimento" con ordinamento cronologico per data all’interno del gruppo. Si rammenta
che il termine "Riferimento 1" è un campo relativo alla Pratica ed è personalizzabile nella
fase "Etichette"
Quadro "Operatori"
Tramite questo quadro si può selezionare "Operatori" secondo il loro ruolo, sia nello
svolgimento dell'attività scadenzata sia nella Pratica interessata. Per difetto, il modulo da la
possibilità di consultare l'agenda a prescindere dal "ruolo" dell'operatore. Selezionando uno
specifico, dalle tre liste presenti, limita la presentazione dell'agenda a tale selezione.
Si può, ad esempio, selezionare tutte le scadenze assegnate ad uno specifico operatore
selezionando il suo nominativo dalla lista denominata "Attività assegnata a:", ovvero tutte le
scadenze relative a Pratiche il cui "Titolare" è l'operatore selezionato dalla lista denominata
"Titolare Pratica".
La selezione della casella di cui la figura precedente, limita gli elenchi ai soli operatori attivi.
In questa sezione sarà possibile limitare la presentazione o la stampa dell'Agenda alle scadenze
relative a:
· Un determinato Cliente,
· Una determinata Pratica,
· Delle Pratiche con un determinato "Riferimento 1"
· Delle Pratiche con un determinato "Riferimento 2"
Si rammenta che i campi "Riferimento 1", "Riferimento 2" e "Riferimento 3" sono
personalizzabili dalla fase "Opzioni Comuni"
Quadro Opzioni:
Questo quadro non è abilitato quando se seleziona il primo o il secondo Stile d'Agenda
Dopo aver compilato i campi necessari, fare clic sul pulsante oppure sul
Nota Bene: Tutti i criteri saranno salvati, così come sono stati impostati salvo i
campi relativi all' intervallo delle date.
Come Arrivare
Selezionare, dalla sezione "Stampe" della barra laterale, la voce "Pratiche."
Obiettivo:
Attraverso questo modulo, si possono ottenere una vasta gamma di rapporti relativi alle
Pratiche (Aperte e/o Chiuse). Come ad esempio:
· Il numero ed il dettaglio delle Nuove Pratiche aperte in un intervallo di tempo,
· Il numero ed il dettaglio delle Pratiche Chiuse in un arco specifico di tempo contrassegnate
da uno specifico "Stato",
· Il numero ed il dettaglio delle Pratiche aperte e/o chiuse di un determinato Cliente o Gruppo
di Clienti,
· L'elenco delle Pratiche alle quali NON è stato ancora assegnato un "Referente"
· ecc.
Come Funziona
Al clic sull'icona “Pratiche” – dal menù laterale di stampa – sarà visualizzato un modulo per
impostare criteri di ricerca per la visualizzazione / stampa del rapporto, come nella
seguente figura.
I criteri che saranno impostati in questa scheda saranno utilizzati da AlexPro per
visualizzare un rapporto che contiene tutte le Pratiche che soddisfano tutti i criteri
introdotti.
Sezione "Generale"
L'elenco “Gruppo” e “Sottogruppo”
Il rapporto richiesto, può essere prodotto in forma semplice (quindi una pratica dopo l'altra
ordinate per codice), oppure in formato elenco classificato in uno o due livelli.
Attraverso l'utilizzo del “Gruppo” e del “Sottogruppo”, l’utente può ottenere diversi formati di
stampa secondo l’esigenza del momento.
Le caselle "Pagina Nuova dopo ..."
Attivando la prima casella "Pagina nuova dopo ogni gruppo" il rapporto di stampa inizierà una
nuova pagina per ogni "Gruppo", lasciando il resto della pagina precedente vuoto (e viceversa).
Attivando la seconda casella "Pagina nuova dopo ogni Sottogruppo" il rapporto di stampa
inizierà una nuova pagina per ogni "Sottogruppo", lasciando il resto della pagina precedente
vuoto (e viceversa).
Per difetto, questo elenco fa riferimento alla figura del Cliente; vale a dire che stiamo
preparando un rapporto di stampa delle Pratiche con riferimento al Cliente e non ad altri
"Contatti" ad esse correlati.
Da questo elenco si possono selezionare qualsiasi altra figura di un contatto (queste figure sono
definiti e personalizzabili tramite la fase "Definizione Parti" dal menù "Strumenti",
"Amministrazione AlexPro", "Opzioni Comuni", "Definizione Parti").
La scelta di un'altra tipologia di contatto diversa da "C", ossia "Cliente", deve essere
giustificata:
· O perché si sta cercando tutte le Pratiche alle quale è correllato uno specifico
nominativo,
· O perché si sta cercando tutte le Pratiche raggruppate per "Corrispondente",
· O perché si sta cercando tutte le Pratiche nelle quale NON è stato assegnato il nome
dell' "Amministratore", ad esempio. In quest ultimo esempio si deve attivare la
casella "NON Assegnato".
La seguente figura rappresenta un criterio per la ricerca di tutte le Pratiche prive della figura
di "Amministratore unico"
Per maggior dettaglio sulla Gestione della Parti Vedi: Sezione Parti
Campi "Data":
Questa parte della scheda è dedicata alla determinazione dell'intervallo di tempo come criterio
di ricerca.
Nell'esempio seguente, saranno estratte solo le pratiche aperte che abbiano la data di
apertura tra il primo gennaio 1990 e il 29 dicembre 2007 e non saranno considerate le
Pratiche chiuse.
Nel seguente esempio, invece, verranno estratte le Pratiche chiuse solamente che sono state
chiuse nell'anno 2006 a prescindere dalla data di apertura.
Nel seguente esempio, saranno estratte tutte le pratiche aperte nel 2005 e chiuse nel 2006.
Il seguente esempio illustra i criteri di ricerca per visualizzare tutte le Pratiche che abbiano un
valore tra € 5.000,00 e € 15.000,00
Il seguente esempio, illustra i criteri di ricerca per ottenere un rapporto che contiene le
pratiche di un valore indeterminato o di indeterminato di particolare importanza:
I valori espressi nell'esempio precedente sono (-2) e (-1) e sono i valori utilizzati da
AlexPro per indicare, rispettivamente, "Valore indeterminato con particolare
importanza (-2)" e "Valore indeterminato (-1).
Lasciando questi due campi vuoti, saranno inclusi tutte le Pratiche a prescindere del
loro valore.
Tramite i parametri racchiusi in questo quadro, si può selezionare, o meno, quanto segue:
· Includere, o meno, il campo "note" della scheda anagrafica della Pratica nel rapporto
richiesto.
· Indicare un solo riepilogo dei totali del numero delle pratiche che soddisfano i criteri
di ricerca. In tal caso il rapporto sarà visualizzato senza alcun dato anagrafico, ma
solamente totali. Vedi il seguente esempio delle Pratiche aperte nel 2005 e chiuse
nel 2006:
· Tramite il quadro "Opzioni di stampa" sarà anche possibile includere, o meno, nel
rapporto richiesto un elenco dettagliato dei documenti collegati ed incorporati nelle
Pratiche richieste; utilizzando l'opzione "Lista documenti delle pratiche".
· Attivando la casella "Somma dei valori delle pratiche" sarà possibile avere la somma
algebrica dei valori attribuiti alle Pratiche selezionate. In questo caso, se incluse,
saranno sommati anche i valori (-1) e (-2) precedentemente citati.
· Indicare, o meno, nel rapporto richiesto i nominativi delle Prati correlati alle
Pratiche tramite la casella di selezione "Indica le parti correlati"
· Indicare, o meno, nel rapporto richiesto i nominativi dei responsabili e dei titolari
attribuiti alle Pratiche tramite la casella di selezione "Indica responsabili"
· Indicare, o meno, nel rapporto richiesto il contenuto del campo "Posizione" delle
Pratiche tramite la casella di selezione "Indica posizione".
Opzione "Web":
Opzione Web
La selezione di tale opzione permette di preparare un database Access che contiene i dati da
pubblicare sul proprio sito web per permettere ai clienti di accedere, ognuno ai suoi dati, per
consultare la pratica e i relativi documenti.
Tutti gli altri criteri di selezioni saranno ignorati se si utilizza questo quadro come criterio di
ricerca. La sola indicazione del numero dei giorni attiva questo criterio di selezione. Per
ignorare questo quadro, cancellare il contenuto del campo "Pratiche ferme da".
In questo quadro si può selezionare di ottenere un rapporto relativo alle Pratiche ferme in
quanto non sono state movimentate (ossia senza addebito alcuno ne di spese ne di
prestazioni), ovvero alle Pratiche ferme in quanto non è stata emessa fattura alcuna
riguardante le prestazioni e le spese in essa registrati.
Sezione "Contatti"
Tramite questa sezione si può selezionare uno o più contatti, dall'archivio anagrafico dei
contatti, ed aggiungerli alla lista come criterio di selezione per far si che il rapporto prodotto
includesse le Pratiche relative a tali nominativi.
Nella sezione contatti, si può selezionare uno o più nominativi di "Clienti" per avere un
rapporto relativo alle loro Pratiche.
Questo quadro permette di definire ulteriori criteri di selezione; criteri, questa volta, relativi
agli operatori. Nell'esempio raffigurato in alto, è stato richiesto di considerare le Pratiche il cui
revisore è "Andrea".
Quadro Classifiche:
Questo quadro permette di definire ulteriori criteri di selezione; criteri, questa volta, relativi
alle diverse classifiche e tipologie utilizzati in AlexPro:
· Le Classi dei Contatti
· Le categorie dei Contatti
· Le Attività dei Contatti
· Gli Stati delle Pratiche
· I Tipi delle Pratiche, e
· Le Materie attribuite alle Pratiche.
Nell'esempio raffigurato in alto, è stato richiesto di considerare le Pratiche il cui "Tipo" è
"Proprietà Intellettuale" e la cui "Materia" è "Consulenza".
Utilizzare i pulsanti "Includi tutto" e "Escludi tutto" per velocizzare la selezione. Per ogni lista
sono dedicati due pulsanti.
Almeno un elemento deve essere selezionato in ogni lista. La prima riga in ogni lista
indica l'assenza dell'elemento: ad esempio, quando se seleziona "nessuno" nella lista
"Tipo" significa che si vuole includere solo le Pratiche il cui "Tipo" non è ancora
assegnato.
Nell'esempio illustrato nella figura precedente, saranno incluse nel rapporto soltanto le
Pratiche di competenza dello Studio "AC" relativi a Clienti "Presentati da" "Alessandro
Alessandri"
Lasciando questa sezione senza parametri, significa includere tutte le Pratiche di tutti gli
Studi.
Si rammenta che i campi "Riferimento 1", "Riferimento 2" e "Riferimento 3" sono
personalizzabili dalla fase "Opzioni Comuni"
Si può, inoltre, aggiungere ai criteri di selezione altri relativi allo stato di revisione della
pratica (Disponibile solo nella edizione Enterprise) e inerenti il livello della Pratica.
La precedente figura rappresenta un esempio il cui scopo è di selezionare le Pratiche NON
revisionate sin dal 31/12/2005.
Obiettivo:
Stampa della lista visualizzata sullo schermo; ad esempio la lista di visualizzazione delle
"Pratiche Aperte", dei "Contatti" o delle "Registrazioni delle prestazioni".
· Impostare, se necessario, i margini e l'orientamento del foglio e fare clic sul pulsante "Ok"
Obiettivo:
Questa voce di menù è disponibile solamente all'apertura di una scheda anagrafica di una
Pratica per ottenere una stampa / anteprima del contenuto della scheda.
Come arrivare:
· Menù Stampe
· Voce "Stampa Scheda Corrente"
Esempio:
Obiettivo:
La stampa "Prima nota cassa" fornisce un rapporto sulle "Entrate" e "Uscite" di un determinato
conto "Cassa".
Ogni volta che viene inserita una registrazione di "Spese" o "Fondo spese", c'è la possibilità di
assegnare una contropartita di Cassa o di Banca per indicare la fonte o la destinazione della
registrazione.
Vedi anche:
Tabella Casse e Banche
Registrazione delle prestazioni e delle spese
Come arrivare:
· Menù "Stampe"
Come funziona:
· Selezionare "il conto" da consultare dalla lista
· Indicare l'intervallo delle date da consultare
· Fare clic sul pulsante "OK"
Vedi anche:
Tabella Casse e Banche
Registrazione delle Prestazioni
Obiettivo
Per ottenere rapporti gestionali analitici o cumulativi, sia a livello di valutazione del tempo
delle attività, che a livello di valutazione della situazione monetaria delle Pratiche, dei clienti
e/o del fatturato complessivo dello Studio.
Come arrivare:
Per creare rapporti relativi alle movimentazioni finanziarie (spese, onorari, diritti e prestazioni
a tempo), selezionare “Rapporti” dal menù laterale sotto la sezione “Stampe”.
Oppure
· Menù "Stampe"
· Voce "Rapporti"
Come funziona:
· Il "Riepilogo delle Attività Mensile" è uguale ai precedenti ma con totali mensili delle ore
addebitate
· Il rapporto chiamato "Costi Vs. Ricavi" è valido per chi utilizza le registrazioni a tempo
come indicatori del costo di gestione delle Pratiche; per maggior dettaglio, vedi:
Registrazione del tempo
Selezione "Periodo":
Il periodo da selezionare per la preparazione del rapporto può essere uno dei seguenti:
1. quello relativo alla data della prestazione. In questo caso il rapporto prenderà in
considerazione le registrazioni che hanno la data di prestazione incluso nell'intervallo
selezionata
2. quello relativo alla data della fattura. In questo caso il rapporto prenderà in
considerazione le registrazioni fatturate durante l'intervallo di date specificato.
3. quello relativo alla data d'incasso. In questo caso il rapporto prenderà in
considerazione le registrazioni fatturate ed incassate nell'intervallo specificato.
Quadro "Raggruppamento"
Raggruppare un rapporto significa presentare i dati del rapporto Classificati e Totalizzati
secondo un determinato criterio; ad esempio: un rapporto raggruppato per "Cliente" presenta
le registrazioni delle prestazioni e delle spese Classificati e Totalizzati Cliente per Cliente.
Quadro Raggruppamento
Di seguito saranno esaminati le sezioni della scheda di ricerca per spiegare l'utilizzo e lo scopo
di ognuna di loro.
Sezione "Generale"
Nella sezione "Generale" si possono impostare parametri di ricerca relativi allo stato della
registrazione, alla sua situazione dal punto di vista di incasso, alla sua natura, al suo tipo e,
inoltre, alle informazioni da includere nel Rapporto.
Quadro "Stato"
Tramite tale quadro si possono selezionare le registrazioni "Non fatturati", "Fatturati con
Proforma", "Fatturati con Fatture Definitive" o tutte le registrazioni a prescindere dal loro
stato.
Quadro "Incasso"
L'incasso, naturalmente è relativo alla singola fattura e non alla singola registrazione.
Ciononostante, la funzione "Rapporti" di AlexPro permette di individuare, ad esempio tutte le
registrazioni di prestazioni e/o di spese, svolte da uno o più operatori, fatturati ed anche
incassati.
Quadro "Natura"
La natura di una registrazione la distingue da tre punti di vista:
1. a livello di imponibilità (se o meno soggetta all'IVA)
2. a livello giudiziale specialmente per Studi
Quadro "Tipo"
Questo quadro è dedicato alla scelta del tipo di prestazione / spese da analizzare. Quindi,
selezionare i tipi da analizzare e deselezionare quelli che ignorare nel percorso di analisi.
Quadro "Includi nel rapporto"
Questo quadro permette di impostare i riferimenti da includere nel rapporto (quindi anche i
riferimenti da escludere).
Sezione "Contatto"
Utilizzare questo quadro solo se si desidera limitare le analisi su una Classe specifica di
contatti.
Utilizzare questo quadro solo se si desidera limitare le analisi su uno o più operatori in qualità
di "Titolare della Pratica" e/o assegnatario della prestazioni.
Sezione "Pratiche"
Utilizzare questo quadro solo se si desidera limitare le analisi su una o più pratiche.
Sezione "Referenze"
Come arrivare:
Dal menù laterale “Stampe”, selezionare la voce "Ricavi".
Obiettivo:
Tale fase è dedicata alla stampa di un registro di tutti i documenti emessi dallo Studio,
quindi include: le fatture emesse, le Parcelle Proforma e le Note di Credito.
Sezione Generale
· Raggruppamento secondo le varie materie delle pratiche: per stampare un elenco dei
documenti emessi, con raggruppamento e sotto-totali per ogni materia relativa alle pratiche
fatturate;
· Raggruppamento per Corrispondente: per stampare un elenco dei documenti emessi, con
raggruppamento e sotto-totali per ogni corrispondente coinvolto nelle pratiche fatturate;
· Raggruppamento per classe cliente: per stampare un elenco dei documenti emessi, con
raggruppamento per ogni classe relativa ai clienti fatturati.
Questo quadro permette di stampare solo una fila di documenti, compresi tra il numero iniziale
e il numero finale. L’uso di questo quadro è consigliato solo per il formato “Elenco Parcelle” o
“Quote per Parcelle”, con la selezione della data di emissione e non la data di incasso nel
quadro precedente.
Utilizzare questo quadro solo per filtrare l’elenco da stampare, onde estrarre solo i documenti
emessi che contengono, nel loro oggetto, le parole dichiarate nel campo “Oggetto Parcella”. È
consigliabile utilizzare questo quadro nei casi di ricerca di fatture per le quali si ignora tutto,
fuorché una parte del loro oggetto.
Quadro “Titolare / Chiave”:
Questo quadro è dedicato alla selezione di un titolare di parcelle, di una parola chiave e/o
della sezione, relativi alla stampa richiesta. La selezione di un titolare, fa sì che l’elenco
stampato includa solo i documenti in cui il nome selezionato risulta in qualità di titolare del
documento (per dettaglio, vedi Capitolo 16 (La Parcellazione) pagina 89).
La chiave è quella inserita al momento della stampa del documento. Si può selezionarne una
dall’elenco, per limitare la stampa a tutti i documenti che comprendono tale chiave (per
dettaglio sulla gestione della chiave in fatturazione, vedi Capitolo 16 -La Parcellazione- pagina
89).
La sezione è intesa come reparto indipendente o filiale che emette fatture con numerazione
autonoma. Solo nel caso in cui è stata abilitata la gestione delle sezioni (vedi menù strumenti,
gestione utenti), l’utente potrà selezionare la sezione di fatturazione.
Questi tre quadri consentono l'uso di ulteriori filtri: per stampare tutte le parcelle, solo quelle
incassate o solo quelle non incassate, attivando i rispettivi pulsanti nel quadro “Stato”.
Si può, inoltre, stampare l’elenco che contiene solo le fatture definitive, solo le proforma, solo
le note di credito, tutti e tre i tipi o una combinazione fra di loro, attraverso l’attivazione o la
disattivazione dei pulsanti di scelta presenti nel quadro “Tipo”.
Nel quadro “Incasso”, in combinazione con il quadro “Stato”, si può scegliere di stampare i
documenti incassati per cassa, con la prima banca “Banca (1)”, e/o con la seconda banca
“Banca (2)”. Queste scelte avranno effetto se la selezione attiva riguarda le fatture incassate.
Tale quadro, è utile per verifiche contabili e conciliazioni / quadrature di estratti conto
bancari.
Il quadro “Ritenuta d’acconto”, abilita l’estrazione dei documenti emessi, soggetti e/o non
soggetti alla ritenuta d’acconto ed i documenti per i quali è stata ricevuta la certificazione dal
cliente. È una stampa scopo contabile o di verifica.
Selezionare il formato del file da stampare e la destinazione, poi fare clic sul pulsante <OK>
per eseguire, oppure sul pulsante <Annulla> per abbandonare l’operazione.
Sezione Materie:
La compilazione di questa sezione è facoltativa; in assenza di specifiche la stampa
comprenderà tutti i documenti emessi. Per stampare l’elenco dei documenti emessi,
relativamente a materie specifiche, selezionare le materie desiderate dall’elenco, "spuntando"
la casella corrispondente.
Compilare questo quadro, solo se si desidera stampare l’elenco dei documenti emessi relativi
ad un solo cliente. Introdurre, quindi, il nome del cliente o una parte di esso, fare clic sul
pulsante <zoom> e selezionare il cliente dall’elenco. Per stampare l’elenco dei documenti
emessi per un gruppo di clienti compilare, invece, i quadri “Classe” o “Categoria”.
Dopo aver compilato i campi interessati dalle varie sezioni, fare clic sul pulsante <Anteprima>.
Dalla finestra dell’anteprima, si può stampare o esportare i dati su file, nei formati
precedentemente descritti.
Questo stile di
stampa, si presenta in
3 gruppi:
1. Note di Credito
2. Fatture
3. Proforma
Sotto ogni gruppo è
presente un elenco
dei documenti
emessi, in ordine
cronologico, secondo
il numero del
documento.
Totali e sotto-totali:
· Sotto-totale
mensile nell’ambito
del gruppo
· Sotto-totale per
ogni gruppo (note
credito, fatture e
proforma)
· Totale generale
· Totale generale
dell’incasso
· Totale dei
documenti ancora
da incassare
Percentuali:
Sono presenti le
percentuali del
fatturato mensile per
ogni sotto-totale
mensile.
Grafica:
Essendo un elenco
cronologico, questo
stile di stampa non
presenta nessuna
rappresentazione
grafica.
Formato Totali
Parcelle
Raggruppamento per
numero
Come sopra, ma
senza dettaglio.
Questa stampa
presenta il totale del
fatturato mese per
mese
Come arrivare
Dal menù laterale “Stampe”, selezionare l’icona “Analisi clienti”.
Obiettivo
Stampa dettagliata della situazione del Cliente da tutti i punti di vista
Per preparare un rapporto di “Analisi Cliente”, sarà richiesta la compilazione del seguente
modulo:
Il campo “Cliente”:
· Selezionare una parte della denominazione del e fare clic sul pulsante “Zoom” ,
selezionare il nominativo e fare clic su "Seleziona".
· Fare clic sul pulsante <Aggiungi> per aggiungere il nominativo selezionato alla lista in basso.
· Ripetere la stessa procedura per tutti i nominativi per i quali è richiesto il rapporto
analitico.
Il campo “Classe”:
In alternativa, dopo aver abilitato l'opzione Classe, quindi sul vicino campo vuoto, selezionare
una “Classe di Clienti” dall’elenco che appare cliccando sul pulsante “Zoom” .
Dopo aver compilato i campi appropriati della Scheda “Analisi Clienti”, fare clic sul pulsante “
Anteprima” per visualizzare l’anteprima di stampa del rapporto richiesto.
Come Arrivare
Selezionare dal menù Stampe la voce Contatti.
Per effettuare la stampa delle schede anagrafiche dei Contatti, all’utente sarà
richiesto di compilare il modulo di selezione illustrato nella seguente figura:
Come arrivare
Per la stampa dell’anagrafe voci. selezionare dal menù (o dalla barra laterale) Stampe la voce
Voci.
Dopo aver compilato tutti i campi interessati, fare clic sul pulsante Anteprima.
Come Arrivare:
Dal menù "Stampe" di AlexPro, selezionare "Liste Tabelle".
Obiettivo:
Stampa delle seguenti liste:
· Responsabili;
· Livelli;
· Articoli di esenzione dell'IVA;
· Materie;
· Tipi delle pratiche;
· Tabella stato dell'agenda;
· Tabella gruppi dei responsabili;
· Tabella delle lingue;
· Le procedure dell'agenda.
Obiettivo
L'obiettivo della presente fase è quello di ottenere una serie di lettere di sollecito di
pagamenti relative alle Fatture e alle Proforma ancora non incassate o un rapporto
complessivo degli insoluti.
Come arrivare:
Dal menù Laterale "Stampe" e poi clic sulla icona "Solleciti", oppure dal menù a tendina
"Stampe" e poi clic sulla voce "Solleciti di pagamento".
Menù Stampe
Come funziona:
1. Preparazione delle lettere di sollecito:
· Selezionare, dal quadro "Formato Stampa", la voce "Solleciti per documenti scaduti"
· Selezionare lo "Studio o la Filiale", se ce
Nota Bene: è necessario impostare il testo iniziale ed il testo finale che saranno
utilizzati nella preparazione della lettera di sollecito prima di iniziare. Vedi:
Impostazione dei Solleciti
· Raggruppamento per età del credito (per avere le fatture scadute raggruppate per
età di scadenza; ad esempio: oltre 6 mesi, oltre 3 mesi ecc.)
Vedi anche:
Opzioni Solleciti
Impostazione Fattura e Dati Studio
XVII
Strumenti e Impostazioni
17 Strumenti e Impostazioni
Obiettivo
Questo strumento è dedicato alla composizione degli elementi da fatturare per la somma netta
ricevuta (o da ricevere) dal Cliente a titolo di Acconto. Lo strumento calcolerà l'importo
imponibile da fatturare in modo che, insieme alle anticipazioni già effettuate e ai vari
percentuali di IVA e Ritenta di Acconto ecc, l'importo netto risulti uguale a quello indicato
dall'utente.
Come Arrivare:
Dal menù "Strumenti" seelzionare "Calcola Acconto"
È consigliabile attivare questa voce di menù dopo aver aperto la scheda anagrafica
della Pratica interessata.
Nota Bene: Questo strumento utilizza una Voce di Tariffa di tipo "Acconto
Imponibile". Una voce di tariffa di questo tipo è fornita nelle tabelle di base di
AlexPro. Se per qualsiasi motivi, tale voce non si trovi, si deve prima inserire una
nuova voce simile prima di utilizzare questo strumento di calcolo.
Vedi anche:
· Preparazione Stampa Fatture
Obiettivo:
L'obiettivo di questa operazione è importare appuntamenti ed attività registrate in Outlook
nell'Agenda di AlexPro.
Gli elementi che saranno importati potranno essere:
· Appuntamenti o Attività inseriti direttamente dall'utente stesso in Outlook o nel suo Palmare
sincronizzato a sua volta con Outlook,
· Appuntamenti o Attività trasferiti dall'Agenda di AlexPro ad Outlook e al Palmare
sincronizzato con Outlook
Come arrivare:
· Clic su Menù Strumenti
· Selezionare "Sincronia Agenda con Outlook"
Come Funziona:
Il primo utilizzo di questa fase:
Al primo utilizzo di questa fase, AlexPro chiederà l'impostazione dei parametri necessari per il
corretto trasferimento dei dati da Outlook all'Agenda di AlexPro, quindi la finestra di gestione
che sarà attivata, presenterà i seguenti campi da compilare:
AlexPro utilizzerà la prima Procedure per registrare le scadenze provenienti dal Calendario degli
Appuntamenti di Outlook. Utilizzerà, invece, la seconda Procedura per registrare le scadenze
provenienti dall'elenco delle Attività di Outlook.
Outlook 2003
· Attendere la lettura dei dati. La fine della lettura sarà segnalata da AlexPro tramite
l'attivazione del pulsante "Aggiorna AlexPro".
· AlexPro importa tutti gli elementi presenti in Outlook che abbiano una data di scadenza
uguale o maggiore dell'ultima data di allineamenti dati. L'ultima data di allineamento dati è
registrato nel file di impostazione delle configurazioni di AlexPro "ALEXQL.INI", nella sezione
chiamata "[Outlook]"
Esempio: LastSync=07/05/2007
Questo esempio significa che l'ultima data di allineamento tra AlexPro e Outlook è stata il 7
maggio 2007. Questo parametro può essere modificato manualmente, se necessario, per
eventuali esigenze.
· Intervenire manualmente sugli elementi presentati nella nel "Riepilogo delle scadenze
estratte da Outlook" per impostare l'azione da applicare:
· per ignorare l'elemento,
· per considerarlo "già effettuato" o meno, e/o
· per associare l'elemento alla rispettiva Pratica.
· Per indicare la Pratica relativa alla scadenza presente nella lista, di solito indicata con il punto
interrogativo, posizionarsi nella rispettiva cella, indicare una parte dell'oggetto o del codice della
Pratica richiesta e premere il tasto F4 dalla tastiera.
· Per cambiare la "natura" della scadenza da Appuntamento a Scadenza o viceversa, spuntare o meno
la casella presente nella colonna Intervento
· Per indicare che l'attività presente nella lista come attività già svolta spuntare la rispettiva casella
presente nella colonna "Fatto"
· La presenza di un numero nella colonna "Rif. AlexPro", cioè "Riferimento della rispettiva registrazione
in AlexPro", indica che la scadenza è stata principalmente originata da AlexPro stesso. L'assenza di tale
riferimento, invece, indica il contrario; cioè, che la scadenza è stata generata da Outlook o dal Palmare
sincronizzato con Outlook. Per tutte le righe che non hanno un numero di riferimento nella colonna
"Rif. AlexPro", sarà sempre necessario indicare la relativa Pratica nella colonna "N°. Pratica".
· Per effettuare l'allineamento, fare clic sul pulsante "Aggiorna AlexPro".
Per superare tale inconveniente, modificare la sezione [Outlook] nel file di impostazione delle
configurazioni "ALEXQL.INI" presente nella seguente cartella:
cartella personale: "C:\Documents and Settings\nomeutente\Impostazioni locali\Dati
applicazioni\AlexPro\" (dove nomeutente indica la cartella personale dell'utente) (Windows
200/2003/XP)
Esempio: LastSync=01/01/1980
Vedi anche:
· Impostazione della Procedura di Agenda per la registrazione in Outlook nel capitolo "Lavorare
con le Procedure"
· Opzione "Registra in Outlook" durante l'inserimento delle scadenze nell'Agenda nel capitolo "
Lavorare con l'Agenda"
· File Impostazioni di Configurazione
XVIII
Amministrazione AlexPro
Amministrazione AlexPro
18 Amministrazione AlexPro
Come arrivare
Dal menù strumenti di AlexPro, selezionare la voce “Amministrazione AlexPro”. Dopo aver
effettuato l’accesso alla procedura di amministrazione, selezionare “Opzioni solleciti”.
Nota Bene: Lasciando vuoto uno dei campi (Scaduto da, Oltre 30,60,90) AlexPro
ignorerà il rispettivo valore al momento della stampa del sollecito o l'elenco dei
documenti scaduti.
Obiettivo
Per poter applicare i parametri impostati nelle schede anagrafiche dell procedure, si deve
impostare i giorni non lavorativi tramite questa fase del programma.
Come Arrivare
Dal menù “Strumenti”, selezionare “Amministrazione di AlexPro” e poi “Impostazione Festività
..”
Questa fase è accessibile solo da utenti "Amministratori". Per maggior dettaglio sui
diritti di gestione vedi: "Gestione Utenti"
Sarà possibile impostare i giorni e la date non lavorative, utilizzando il modulo illustrato nella
seguente figura:
Al primo avvio, AlexPro chiederà l'attivazione come meglio specificato nel capitolo "
Installazione".
Come Arrivare:
· Menù Strumenti da AlexPro
· Amministrazione AlexPro
· Gestione Licenze
Come Funziona:
Gestione Licenze
Obiettivo
L’obiettivo delle procedure di manutenzione è quello di fornire vari ingressi per effettuare
operazioni che avrebbero impiegato tempi lunghi, se eseguite manualmente. Ad esempio, la
copia di tutte le registrazioni da una pratica all’altra o la cancellazione di un numero elevato
di registrazioni o di record dall’agenda.
Come Arrivare
Tutte le procedure di manutenzione, nonché quelle dedicate alla gestione dell’impostazione
del sistema, sono raggruppate in un’unica interfaccia, tecnicamente separata da AlexPro e
denominata “AlexPro Management”.
L’accesso a tale procedura è riservato ad utenti “Amministratori” e non è ammesso agli altri
livelli di utenti. (per maggior dettaglio sui livelli di sicurezza in AlexPro, vedi “Gestione utenti
e sezioni”.
Le utilità di manutenzione di AlexPro possono essere attivate dal menù a tendina “Strumenti”,
selezionando la voce “Amministrazione AlexPro”
Procedure di manutenzione
Con la procedura “AlexPro Management” aperta, e dal menù a tendina “File” si può accedere
ai seguenti servizi:
In questo articolo
Apri e Esegui Script
Apri Query Analyzer
Operazioni sulle registrazioni
Verifica Agenda
Cancellazione Scadenze
Cancellazione Contatti Duplicati
Azzera file temporaneo
Come Arrivare
Tutte le procedure di manutenzione, nonché quelle dedicate alla gestione dell’impostazione
del sistema, sono raggruppate in un’unica interfaccia, tecnicamente separata da AlexPro e
denominata “AlexPro Management”.
L’accesso a tale procedura è riservato ad utenti “Amministratori” e non è ammesso agli altri
livelli di utenti. (per maggior dettaglio sui livelli di sicurezza in AlexPro, vedi “Gestione utenti
e sezioni”.
Selezionare dal menù la voce “Esegui Script” per eseguire lo script, come richiesto dalle
istruzioni di aggiornamento allegate.
Nota Bene:
L’esecuzione degli script forniti per aggiornamenti deve essere eseguita una volta
sola. L’esito dell’esecuzione sarà presentato all’utente come segue:
“Script eseguito con successo”, dopo il quale non è richiesta nessuna azione,
oppure
“Script eseguito con errori …”, in tal caso si deve comunicare l’esito all’assistenza
tecnica. Tale messaggio potrà avvenire solo nel caso di aggiornamenti non
omogenei, cioè, quando si sia saltato un precedente aggiornamento vitale.
Obiettivo:
Query Analyzer è una utilità per l'esecuzione di istruzioni per l'impostazione della struttura e
del contenuto del database di AlexPro. Attraverso questa utilità è possibile eseguire le
cosiddette "script sql" per aggiungere un campo ad una tabella o per modificare l'impostazione
di una colonna all'interno di una tabella.
La costruzione di questa fase all'interno di AlexPro ha lo scopo principale di facilitare le
operazioni di aggiornamento del database di AlexPro ed è strettamente riservata ad operazioni
da svolgere indicati da un tecnico AlexPro qualficato.
Come funziona:
Questa utilità sarà indicata in due casi:
1. L'esecuzione di un file (script sql) per modificare una o più tabelle nel database e/o una o
più colonne nelle tabelle del database di AlexPro. Il file (script sql) sarà fornito dai tecnici
AlexPro Software.
2. L'importazione di dati da un database "Microsoft Access" indicato o spedito elettronicamente
da un tecnico AlexPro Software
Obiettivo:
L'obiettivo di questa fase è quello di compiere attività di Modifica o di Cancellazione su più
registrazioni anziché effettuare tali operazioni una ad una; ad esempio: la cancellazione di un
numero elevato di registrazioni o la modifica del loro stato.
Come Arrivare
in questo articolo
Cancellazione delle Registrazioni
Ripristino Fatturato
Cambio Cliente
Copia Registrazioni
Cambio Responsabile
Ricalcolo
Cambio Voce
Modifica Stato
Per cancellare le registrazioni che sono state effettuate senza data alcuna,
disattivare la data iniziale è nella data finale introdurre, ad esempio, 01/01/1980.
Obbiettivo:
Questa operazione permette di cambiare il cliente attribuito ad una specifica Pratica.
Come funziona:
Cambio Cliente
Nota bene: per individuare il nominativo del Cliente desiderato, introdurre una
parte qualsiasi della denominazione e fare clic sul pulsante "Trova" per poi
selezionare il nominativo dall'elenco.
Obiettivo:
Sarà possibile, tramite questa operazione, copiare un numero di registrazioni da una pratica ad
un'altra. Naturalmente, si parla di registrazioni di spese e di prestazioni.
Obiettivo:
tramite questa fase sarà possibile assegnare un responsabile al posto di un altro, sia
relativamente a tutte le registrazioni di parcellazione, che in modo complessivo che include
Pratiche, Agenda è Registrazione di Parcelle.
Come funziona:
18.4.3.6 Ricalcolo
Obiettivo:
Tramite questa operazione sarà possibile ricalcolare il valore delle prestazioni degli onorari e /
o del tempo secondo diversi parametri.
Come funziona:
I parametri disponibili sono i seguenti:
· ricalcolare il valore complessivo degli onorari applicando una percentuale di maggiorazione
o di riduzione sulle registrazioni di onorari e tempo già effettuate; ad esempio 3% oppure -
4%.
· Ricalcolare il valore complessivo degli onorari aumentando o diminuendo
proporzionalmente fino al raggiungimento di un valore specifico. Per applicare questo
metodo selezionare " valore totale onorari e tempo ".
· Ricalcolare il valore complessivo degli onorari secondo il valore attuale, o il livello attuale
, della Pratica. Per applicare questo metodo selezionare l'opzione "Secondo il livello o il
valore". Questo metodo è inteso per un ricalcolo di onorari a scaglioni.
· Ricalcolare il valore complessivo degli onorari secondo una tariffa personalizzata. Per
applicare questo metodo selezionare l'opzione "Secondo la tariffa personalizzata".
Obiettivo:
tramite questa operazione sarà possibile cambiare le registrazioni già effettuate con l'utilizzo
d'una voce di tariffa sostituendo tale tariffa con una diversa.
Nota bene che la tariffa nuova deve essere simile a quella da sostituire a livello di
impostazione del loro tipo. La sostituzione tra due voci diversi di tipologia comporterà perdita
di valori già inseriti; ad esempio sostituire una voce di onorari con un'altra spesa.
Come funziona:
· selezionare " Cambio Voce " dall'elenco " Operazione da Eseguire ",
· indicare la voce da cambiare, inserendo il suo codice o individuandola tramite la sua
descrizione utilizzando il tasto " trova ",
· indicare, successivamente, la nuova voce indicando il suo codice oppure individuandola
tramite la sua descrizione utilizzando il tasto " trova "
· fare clic sul pulsante conferma per avviare l'operazione
Obiettivo:
Attraverso questa operazione sarà possibile cambiare lo stato di alcuni registrazioni da
"registrazioni fatturabili" a "registrazioni non una fatturabili" o viceversa.
Prima di iniziare, assicurarsi di aver inteso la differenza tra " fatturabile " e " non fatturabile ",
che sono attributi relativi alle voci di tariffa. la voce non fatturabile produce registrazioni di
mero costo che indicheranno un costo di gestione delle Pratiche; mentre la voce fatturabile
produce registrazioni di Parcelle che saranno fatturate e trattate come ricavo delle Pratiche.
Come funziona:
· selezionare "Modifica Stato" dall'elenco "Operazione da eseguire",
· indicare la Pratica le cui registrazioni dovranno essere modificate,
· indicare, se necessario, la voce di tariffa le cui registrazioni dovranno essere modificate,
oppure lasciare questi campi vuoti per applicare il cambio su tutte le registrazioni a
prescindere dalla voce utilizzata,
· selezionare il responsabile (colui che ha effettuato le prestazioni) le cui registrazioni
dovranno essere modificate. Lasciare questo campo senza indicazione alcuna per applicare il
cambio su tutte le registrazioni a prescindere dall'operatore chi le ha a inserite,
· indicare l'intervallo di tempo che coinvolge le registrazioni da cambiare dal quadro "Periodo",
· selezionare l'operazione da applicare dal quadro "Operazione",
· fare clic sul pulsante conferma per avviare l'operazione.
Da utilizzare dopo un trasferimento di dati (travaso dati) da altre fonti; come ad esempio nel
caso di importazione dati da altri gestionali.
Obiettivo
La cancellazione delle scadenze dall'agenda di AlexPro secondo criteri di selezione.
Come Arrivare
Tutte le procedure di manutenzione, nonché quelle dedicate alla gestione dell’impostazione
del sistema, sono raggruppate in un’unica interfaccia, tecnicamente separata da AlexPro e
denominata “AlexPro Management”.
L’accesso a tale procedura è riservato ad utenti “Amministratori” e non è ammesso agli altri
livelli di utenti. (per maggior dettaglio sui livelli di sicurezza in AlexPro, vedi “Gestione utenti
e sezioni”.
4. Dalla sezione "Attività" selezionare e/o deselezionare le attività con le quali sono state
registrate le scadenze da cancellare
5. Dalla sezione "Soggetto" selezionare il nominativo del cliente oppure la pratiche per la quale
si desidera effettuare la cancellazione delle scadenze dall'Agenda di AlexPro.
Obiettivo
La cancellazione delle schede anagrafiche duplicate; dopo l'importazione dell'archivio
anagrafico da Outlook, da un foglio Excel o da qualsiasi altra fonte di dati.
Come Arrivare
Tutte le procedure di manutenzione, nonché quelle dedicate alla gestione dell’impostazione
del sistema, sono raggruppate in un’unica interfaccia, tecnicamente separata da AlexPro e
denominata “AlexPro Management”.
L’accesso a tale procedura è riservato ad utenti “Amministratori” e non è ammesso agli altri
livelli di utenti. (per maggior dettaglio sui livelli di sicurezza in AlexPro, vedi “Gestione utenti
e sezioni”.
All'avvio della procedura di cancellazione sarà richiesta una conferma come dalla seguente
figura:
Obiettivo
L'obiettivo dell' applicazione "Variazione Tariffa" è quello di dare all'utente la possibilità di
variare la Tariffa Personalizzata applicata maggiorando o diminuendo il suo valore.
Come arrivare
Per accedere all'applicazione "variazione tariffa", da AlexPro fare clic sul menù strumenti,
selezionare amministrazione AlexPro, e segui l'accesso e dal menù generale selezionare
variazione tariffa.
Come funziona
Semplicemente impostare i parametri necessari alla variazione della tariffa desiderata e
premere il pulsante ok.
Per meglio spiegare il funzionamento di questa fase illustreremo due esempi:
In questo esempio, tutte le tariffe personalizzate per la voce selezionata (in questo caso AT),
subiranno un aumento del 7% senza arrotondamento.
In questo esempio, un aumento del 10% sarà applicato su tutte le tariffe personalizzate per il
tipo (Tempo) ed associate all'operatore "Franco M." con un arrotondamento di € 5,00.
Ad esempio:
· Diminuzione del listino applicato per le Pratiche di Tipo X, solo per clienti di Categoria Y
· Aumento del listino applicato per le pratiche in Materia Z
Nota bene:
1. Le variazioni del Listino (Tariffa Personalizzata) si applica solo per un Listino (Tariffa
Personalizzata) già presente,quindi, se non ci sono Tariffe già Personalizzate per Cliente o
per Pratica, l'applicazione non avrà esito.
2. Le variazioni per un gruppo di clienti, secondo la categoria - la classe o l'attività, non
avranno esito se non ci sono Tariffe Personalizzate per Cliente ma solo per Pratiche.
3. L'arrotondamento sarà applicato secondo la seguente logica:
· 0,01 Nessuno arrotandamento
· 0,10 l'importo di € 15,11 sarà arrotondato a 15,20
· 0,50 l'importo di € 15,23 sarà arrotondato a 15,50 cosi come € 15,59 a € 16,00
· 1,00 l'importo di € 15,23 sarà arrotondato a € 16,00
· e così via anche per il resto della lista di arrotondamenti.
Attenzione:
Prima di inziare qualsiasi procedura di importazione dati in AlexPro, si raccomanda di
effettuare il BackUp (Salvataggio dei dati) per poter ripristinare la situazione come era prima
dell'importazione in caso di importazione di dati indesiderati.
Come arrivare:
1. Aprire il programma Microsoft Outlook se non è aperto
2. Da AlexPro, Menù Strumenti, Amministrazione AlexPro
5. Selezionare dal modulo seguente "Importa Contatti da Outlook" e fare clic su "Avanti"
6. Fare clic sul pulsante "Sfoglia" dalla maschera seguente per selezionare la "Rubrica di
Contatti Outlook" da importare
Se Outlook, in tal momento era ridotto ad icona, la finestra non sarà visualizzata
immediatamente, ma l'icona di Outlook inizierà a "lampeggiare"; quindi cliccare sulla icona
di Outlook nella barra di Windows per visualizzare tale finestra.
8. Selezionare la "Rubrica" desiderata e fare clic sul pulsante "OK"
9. Fare clic sul pulsante "Avanti"
Osservazioni:
· I seguenti campi non saranno impostati nella fase di importazione, quindi dovranno essere
impostati manualmente per ogni contatto importato
· "Natura Giuridica",
· "Soggetto a IVA"
· "Soggetto a Ritenuta d'acconto"
· "Classe"
· "Forma di Cortesia"
· "Lingua"
Attenzione:
Prima di inziare qualsiasi procedura di importazione dati in AlexPro, si raccomanda di
effettuare il BackUp (Salvataggio dei dati) per poter ripristinare la situazione come era prima
dell'importazione in caso di importazione di dati indesiderati.
Per l'importazione dei dati,
· Menu Strumenti
· Amministrazione AlexPro
· Importa e Esporta
Attenzione:
Prima di inziare qualsiasi procedura di importazione dati in AlexPro, si raccomanda di
effettuare il BackUp (Salvataggio dei dati) per poter ripristinare la situazione come era prima
dell'importazione in caso di importazione di dati indesiderati.
Creare ed impostare gli Studi che saranno gestiti con AlexPro (Solo
Edizione Enterprise)
· Strumenti, Amministrazione di AlexPro, Gestione Utenti, Studi Multipli
· Denominare gli Studi con una semplice sigla da due o tre lettere
· Impostare l'appartenenza di ogni operatore, di AlexPro, al rispettivo studio o ai rispettivi
studi
· Se si intende importare i dati da GSL sui vari studi inseriti in AlexPro, utilizzando una
corrispondenza tra "Studio AlexPro" e "Responsabile GSL", aggiungere la sigla dello studio
creato in AlexPro alla fine del nome del responsabile in GSL. Ad esempio, se in AlexPro sono
stati creati 2 studi diversi (ABC e XYZ) e dovranno, rispettivamente, corrispondere alle
pratiche GSL del responsabile "Mario Rossi" e "Paolo Verdi", si dovrà aggiungere - in GSL - alla
fine di ogni nome, la sigla dello studio corrispondente. Quindi, ad esempio "Mario Rossi \ABC"
e "Paolo Verdi \XYZ". In questo modo, la procedura di importazione, importerà le pratiche di
"Mario Rossi" in AlexPro assegnando l'appartenenza allo studio "ABC" e quelle di "Paolo Verdi
allo studio "XYZ".
· Introdurre la stessa codifica descritta precedentemente sui rispettivi campi in GSL per creare
una corrispondenza tra AlexPro e GSL
· Il Database chiamato "Dati4All" deve essere nella stessa cartella del database di GSL.
Gestione Documenti
· Creare una cartella principale condivisa per tutti i documenti che saranno collegate alle
varie pratiche di AlexPro
· Copiare il contenuto della cartella documenti di GSL nella cartella condivisa creata secondo
il passo precedente
***
· Fare clic sul pulsante "Sfoglia" per indicare il Database che contiene i dati da importare,
· Fare clic sul pulsante "Avanti", per passare alla conferma dell'importazione
· Fare clic sul pulsante "Fine" per avviare l'importazione,
· Attendere la fine della operazione che sarà segnalata con un messaggio di avviso.
Attenzione:
Prima di inziare qualsiasi procedura di importazione dati in AlexPro, si raccomanda di
effettuare il BackUp (Salvataggio dei dati) per poter ripristinare la situazione come era prima
dell'importazione in caso di importazione di dati indesiderati.
Prima di Iniziare:
1. Fare una copia di Backup dei dati di AlexPro
2. Se non è ancora creata, creare una cartella condivisa sul Server per i documenti; ad esempio
\\server\documenti\documenti alexpro
3. Impostare la cartella condivisa dei documenti e quella dei Modelli da "Opzioni Comuni". In
caso di utilizzo monoutente (su un solo computer), indicare la cartella "Documenti" presente
sul computer in uso.
4. Copiare tutta la cartella "Atti" di Quick Organizer sotto la nuova cartella condivisa di cui al
punto numero (2)
Come arrivare:
1. Da AlexPro, Menù Strumenti, Amministrazione AlexPro
Nota Bene: Fino all'attuale versione (2008.0.8.0) AlexPro NON importa le fatture
dal database di Quick Organizer.
Attenzione:
Prima di inziare qualsiasi procedura di importazione dati in AlexPro, si raccomanda di
effettuare il BackUp (Salvataggio dei dati) per poter ripristinare la situazione come era prima
dell'importazione in caso di importazione di dati indesiderati.
Obiettivo:
Questa fase aggiunge una nuova tariffa professionale o aggiorna la tariffa professionale
presente.
NON utilizzare questa funzione se non è stata esplicitamente indicata dal supporto tecnico di
AlexPro a seguito di uno dei seguenti casi:
· Al ricevimento di una segnalazione durante la procedura di "Aggiornamento Online" a
seguito dell'entrata in vigore di una nuova tariffa professionale,
· Al ricevimento di file specifici dal supporto tecnico, a seguito di una Vostra richiesta, per
aggiungere una nuova tipologia di tariffa a quella attualmente utilizzata; La Tariffa
Forense.
Come arrivare:
· Menu Strumenti
· Amministrazione AlexPro
· Importa e Esporta
Come Funziona:
· Dalla lista, selezionare, "Aggiungi Nuova Tariffa"
Vedi anche:
Lavorare con la tariffa
La Tariffa Professionale
Personalizzazione della Tariffa
Come arrivare:
· Menu Strumenti
· Amministrazione AlexPro
· Importa e Esporta
Come funziona:
· Selezionare, dalla lista, "Esporta Contatti in Outlook" e fare clic sul pulsante "Avanti"
· Selezionare la Rubrica nella quale si vuole esportare i contatti di AlexPro, oppure creare una
nuova Rubrica utilizzando il pulsante "Nuova ...", come da figura precedente.
· Spuntare la casella "Solo nomi e indirizzi email" se l'esportazione è destinata alla creazione di
una Mailing List (Lista di Distribuzione)
· Fare clic sul pulsante "Avanti"
· Sarà aperta una scheda per determinare "Quali Contatti debbono essere esportati",
· Impostare i criteri di selezione, se necessario:
· Dal lato sinistro, selezionare il campo sul quale si vuole applicare una determinata
selezione; ad esempio il campo "Classe"
· Dalla colonna centrale "Condizione" selezionare la condizione di confronto; ad
esempio "Contiene", "Simile a", "=" ecc.
· Dal lato destro, nella colonna "Valore di confronto", introdurre il dato che sul quale
sarà applicata la condizione di confronto per il campo selezionato,
· L'esempio illustrato nella successiva figura applica la seguente condizione di
selezione:
Selezionare tutti i contatti
La cui "Classe" è uguale a "alexpro", e
La cui "Città" è uguale a "Roma", e
Obiettivo:
L'obbiettivo della gestione degli utenti è quello di associare ad ogni utente una categoria, che
limita oppure estende il suo diritto di accesso alle varie funzionalità di AlexPro.
Come arrivare:
· Dal menù strumenti di AlexPro, selezionare la voce “Amministrazione AlexPro”.
· Dopo aver effettuato l’accesso alla procedura di amministrazione, dal menù laterale
selezionare “Gestione Utenti”.
Come funziona:
L'accesso a tale funzione è riservato all'utente che ha diritto di amministratore sul database di
AlexPro.
Gli utenti sono gli stessi nominativi inseriti nell'anagrafica degli operatori. Il primo operatore
che accede ad AlexPro, subito dopo l'installazione del Software, viene considerato
"L'Amministratore del Sistema", e quindi ad esso viene automaticamente attribuito il livello
"Amministratore"
Vedi anche:
Gestione Filiali / Studi Multipli
Obbiettivo:
L'obiettivo della gestione delle sezioni è quello di dare la possibilità di gestire diverse filiali o
aree dello Studio (ad esempio, Roma e Milano), diverse sezioni dello stesso studio (ad esempio:
sezione legale e sezione tributaria) oppure abilitare il Software per gestire più di un singolo
professionista sullo stesso database. Ogni Studio / Filiale, è gestito in modo completamente
autonomo, sia a livello di appartenenza delle pratiche che a livello di gestione delle scadenze,
delle prestazioni e del fatturato.
Nota Bene: La parola utente riferisce a chi utilizza il Software AlexPro. Lo stesso è
riferito, in altre parti di questa guida, come "Responsabile" oppure "Operatore"; le
tre parole fanno riferimento alla stessa persona gestita nella "Anagrafe Operatori"
Come arrivare:
La gestione "Studi Multipli" è una fase incorporata nella scheda di gestione degli utenti. In
fondo al modulo di gestione utenti, si può abilitare la gestione degli "Studi Multipli", spuntando
la casella "Abilita gestione studi multipli":
Come funziona:
Per gestire gli "Studi Multipli", fare clic sul pulsante "Studi Multipli", presente sul modulo di
gestione utenti.
· Per introdurre un nuovo Studio o una nuova filiale, fare clic sul pulsante <Nuovo>,
digitare la Sigla che dovrà indicare lo Studio o la Filiale e premere il tasto INVIO.
· Per eliminare una delle sigle, fare clic sul pulsante <Elimina> e confermare l'azione.
· Per rinominare una sigla, fare clic sul pulsante <Rinomina>, introdurre il nome
desiderato e premere INVIO.
· Per chiudere il modulo di gestione, fare clic sul pulsante <Chiudi>.
Osservazioni:
· Non sarà possibile eliminare Studi / Filiali per i quali esistono utenti, pratiche o
parcelle associati.
· Gli utenti abilitati all'accesso a più Studi, debbono selezionare la sezione per ogni
richiesta di parcella o di stampa di un rapporto.
· Gli elenchi delle Pratiche e delle Fatture, visualizzati da utenti abilitati a più di uno
Studio, includeranno le Pratiche e le Fatture degli Studi per i quali sono stati
abilitati.
· I numeri dei documenti emessi (Fatture / Proforma / Note Credito) saranno
preceduti dalla sigla dello Studio / Filiale mittente.
Dopo aver creato i diversi Studi (o filiali, aree o settori) sarà necessario associare
ogni "Operatore" ad uno o più Studi. Tale associazione, in fatti, è proprio
l'assegnazione del diritto di accedere alle Pratiche di tale Studio o di tale filiale.
Continueranno, comunque, ad applicarsi le regole relative al "Livello Trust"
discusso nel precedente articolo "Gestione Utenti".
Come funziona:
· Selezionare il nominativo dell'operatore dall'elenco
Nota Bene:
Vedi anche:
La Scheda Anagrafica delle Pratica
Gestione degli Operatori
Chi può Gestire gli Operatori
Gestione Operatori
Livelli di Accesso al Programma
Eliminare la Scheda Operatore
Gestione Utenti
Come Arrivare
L’accesso a tale procedura è riservato ad utenti “Amministratori” e non è ammesso agli altri
livelli di utenti. (per maggior dettaglio sui livelli di sicurezza in AlexPro, vedi “Gestione utenti
e sezioni”.
Sezione Generale
Il Quadro “Percentuali”
Per gestire le percentuali delle aliquote IVA e Ritenuta d’Acconto, nonché la percentuale di
recupero spese forfetario. Quest’ultima, potrà essere applicata anche sui diritti, spuntando la
casella “Anche su diritti”.
Il campo “Importo Massimo” è dedicato ai professionisti che hanno un limite massimo
nell’applicazione della percentuale di recupero delle spese.
Indicare nel campo “Percentuale Cassa di Previdenza” la percentuale della cassa di previdenza
relativa alla categoria professionale.
Il quadro “Registrazione del Tempo”
Tramite questa impostazione si può determinare a monte, quale modello sarà utilizzato per la
stampa della fattura, della parcella proforma e della nota di credito. Si può, comunque,
cambiare il modello nella fase di stampa dove sarà proposto il modello selezionato in questa
fase. Vedi anche "Stampa Fattura"
Modello "Imponibile / Non Imponibile"
Questo modello di Fattura o Proforma contiene due colonne, una per gli importi imponibili e
l'altra per per gli importi esenti dall'IVA.
Modello "Competenze / Spese"
Questo modello di Fattura o Proforma contiene due colonne, una per le competenze (Onorari e
Diritti) e l'altra per per le spese.
Modello "Quattro Colonne"
Questo modello di Fattura o Proforma contiene quattro colonne: Onorari, Diritti, Spese
imponibile e Spese Esente IVA.
Attraverso questa sezione, sarà possibile personalizzare le descrizioni per ogni voce utilizzata
nella stampa della fattura (o la proforma) e all'interno del programma stesso.
L’utente può scegliere di cambiare alcune denominazioni; ad esempio “Competenze” al posto
di “Diritti”, ecc.
Nota Bene: Il testo copiato da altri documenti NON deve essere incluso in tabelle e
NON deve contenere IMMAGINI. Per utilizzare gli immagini, al posto
dell'intestazione "testuale", impostare la sezione "Logo"
Obiettivo:
L'obiettivo di questa scheda è quello di personalizzare la stampa delle Fatture, Proforma e
Note di credito in lingue diverse dall'Italiano.
Come Arrivare
L’accesso a tale procedura è riservato ad utenti “Amministratori” e non è ammesso agli altri
livelli di utenti. (per maggior dettaglio sui livelli di sicurezza in AlexPro, vedi “Gestione utenti
e sezioni”.
Come funziona:
Selezionare la lingua desiderata dall' elenco a discesa posizionato in alto a destra. Questo
elenco è presente solo se sono state già impostate altre lingue. Sarà, inoltre, visibile, solo
nelle sezioni di "Personalizzazione".
Introdurre la traduzione di ogni termine nella lingua selezionata. Ad esempio, nel campo
"Partita IVA" digitare "VAT #" se la lingua selezionata è "Inglese" oppure, "TAV #" se la lingua
selezionata è "Francese".
Il seguente esempio illustra la posizione fisica nella fattura di alcuni termini tradotti. Tali
termini, sostituiranno quelli in Italiano se:
· Esiste una impostazione di Lingua nella scheda anagrafica del destinatario della fattura,
· Tutti o alcuni dei termini sono stati impostati, come nell'esempio precedente, e
· è stato scelto di stampare la fattura in lingua diversa dall'Italiano al momento della stampa
della fattura.
Sezione Titolare
La sezione “Titolare” gestisce le informazioni relativi al titolare delle licenze d'uso di AlexPro.
Sezione Titolare
Per confermare e memorizzare le impostazioni, fare clic sul pulsante <Ok>. Per abbandonare le
modifiche apportate, fare clic sul pulsante <Annulla>.
Obiettivo:
L'obiettivo di questa scheda e quello di dare la possibilità di utilizzare un logo grafico per
l'intestazione dei seguenti documenti:
· Fatture
· Parcelle Proforma
· Note Credito
Come Arrivare:
· Da AlexPro, selezionare menù "Strumenti"
· Selezionare "Amministrazione AlexPro"
· Effettuare il Login (l'utente deve essere un Amministratore)
· Selezionare, dal menù laterale, la voce "Impostazione Fatture e Studio"
· Fare clic sulla sezione "Logo".
Come Funziona:
Assicurarsi prima di avere il logo desiderato in formato "JPG" o "TIF".
· in corrispondenza alla zona dedicata al "Logo dell'Intestazione della Prima Pagina", fare clic
sul pulsante "Sfoglia" per selezionare il file dell'immagine desiderata in formato JPG o TIF
· Fare clic sulla casella "Utilizza logo" per attivare la presenza del logo nelle stampe
· L'intestazione testuale (cioè quella impostata con testi nella sezione "Intestazione ..") potrà
coesistere con l'intestazione grafica. Nella stampa della fattura, sarà messa prima la parte
Grafica seguita dalla parte testuale se ce.
· Fare clic sul pulsante "Ok" per confermare l'impostazione.
Obbiettivo:
L'obbiettivo di questa fase è quello di impostare i seguenti parametri:
· Il rapporto tra AlexPro, Microsoft Outlook e Microsoft Exchange Server;
· La definizione del percorso delle cartelle di rete;
· Il tipo di carattere da utilizzare per la stesura di descrizioni delle prestazioni dell'agenda,
delle note ecc.;
· L'abilitazione del collegamento al Server per l'addebito del traffico telefonico.
· la definizione delle etichette associate ai ruoli delle parti nelle Pratiche. Definizione Ruoli
delle Parti
· La definizione delle etichette associate ai campi personalizzabili in AlexPro
· L'impostazione del trasferimento dei dati dell'agenda da AlexPro al Calendario di Outlook.
Come arrivare
Dal menù strumenti, selezionare la voce “Amministrazione AlexPro”. Dopo aver effettuato
l’accesso alla procedura di amministrazione, dal menù laterale seleziona “Opzioni comuni”.
Sezione "Outlook"
Il quadro "Gestione Posta Elettronica":
Attraverso questa sezione, si può abilitare o disabilitare l'invio della posta elettronica dalla
scheda anagrafica della pratica. È anche possibile definire una voce di tariffa deve essere
utilizzata nell'addebito del costo e/o del tempo di redazione del messaggio sulla pratica. Se
questi due parametri sono abilitati sarà possibile inviare posta elettronica direttamente dalla
pratica ad uno o più persone inclusi nelle parti e subito dopo sarà aperta la maschera di
parcellazione per addebitare il tempo trascorso nella redazione del messaggio.
· Spuntare la casella "Sincronizza l'Agenda di AlexPro con Calendario Personale di Outlook" per
il trasferimento delle scadenze, al momento del loro inserimento o modifica, al calendario
personale di Outlook e, di conseguenza, al dispositivo palmare se c'è.
· Spuntare la casella "Sincronizza l'Agenda di AlexPro con una Cartella Pubblica Exchange" per
ottenere le scadenze in un calendario pubblico nelle cartelle pubbliche di Microsoft
Exchange. Tale opzione è applicabile solo se Microsoft Exchange Server 5.5, 2000 o 2003 è
installato.
· l'inserimento delle scadenze in Microsoft Outlook, richiede l'inserimento di una durata per
ogni impegno. Nella casella "Durata Standard", introdurre la durata standard che AlexPro
applicherà per ogni trasferimento di scadenze ad Outlook. Nell'esempio illustrato, la durata
standard è impostata a 20 minuti per ogni impegno.
Questa sezione consente di personalizzare i dati che saranno trasferiti al calendario personale
di outlook o al calendario pubblico di Exchange.
Le scadenze di AlexPro sono suddivise in due tipi: Interventi / Appuntamenti e Scadenze.
Questi due tipi potranno essere trasferiti al calendario di Outlook come "appuntamenti" o
come "attività"; per maggior dettaglio sulla differenza tra i due tipi consultare la guida in
linea di Outlook. Selezionare quindi l'impostazione adatta dai quadri specifici.
Anche l'organizzazione di dati che saranno esportati al calendario di outlook potrà essere
configurata in questa fase.
Sezione "Avanzate":
Tramite questo quadro sarà possibile abilitare o disabilitare l'utilizzo di diversi tipi di caratteri,
formattare le frasi e cambiare il colore del testo sia in parcella che in agenda. Si può, inoltre,
selezionare il tipo e la grandezza del carattere da utilizzare per tutte le postazioni di lavoro
sia per le annotazioni relativi alle registrazioni delle prestazioni che per le annotazioni relativi
all'inserimento nell'agenda.
Il testo formattato sarà stampato in parcella e nelle stampe dell'agenda così come è stato
digitato inizialmente.
Nota Bene: L'impostazione delle prime tre cartelle è fondamentale per il corretto
funzionamento di AlexPro
Come arrivare:
· Dal menù a tendina "Strumenti" selezionare "Amministrazione di AlexPro
· Selezionare "Opzioni Comuni"
· Fare clic sulla linguetta "Cartelle"
Cartella "Aggiornamenti"
Deve essere una cartella condivisa visibile da tutti gli utenti di AlexPro da qualsiasi
postazione di lavoro, preferibilmente sull'unità Server
L'impostazione di questa cartella facilita la procedura di aggiornamento del software per tutte
le postazioni di lavoro dello Studio. Se tale cartella è impostata, sarà necessario effettuare
l'aggiornamento di AlexPro una sola volta dall'unità Server. Ogni utente, al seguente avvio di
AlexPro, avrà gli aggiornamenti sul suo PC grazie alla presenza e all'indicazione di tale cartella.
Cartella "Documenti"
Deve essere una cartella condivisa accessibile in lettura e scrittura da tutti gli utenti di
AlexPro da qualsiasi postazione di lavoro, preferibilmente sull'unità Server.
Denominazione della Cartella dedicata alla Pratica
All'introduzione di ogni nuova Pratica, AlexPro tenta di creare una relativa sotto-cartella (
directory) dedicata alla nuova Pratica. Tale sotto-cartella sarà il contenitore di tutti i
documenti (o i file di qualsiasi tipo e formato) collegati alla Pratica. Questa sotto-cartella sarà
creata, solo se esiste una cartella principale condivisa in rete indicata in questa fase del
programma.
Quindi, una Pratica chiamato "Consulenza del lavoro" che abbia il codice 001956; avrà
una cartella denominata: Consulenza del lavoro - 001956
Cartella "Modelli"
Anche questa cartella deve essere una condivisa accessibile, almeno, in lettura da tutti gli
utenti di AlexPro da qualsiasi postazione di lavoro, preferibilmente sull'unità Server.
Tale cartella dovrebbe giocare il ruolo del contenitore di tutti i modelli di documenti utilizzati
da tutti gli utenti di AlexPro. Quando sarà chiesto di creare un "nuovo documento da modello"
AlexPro aprirà la finestra di selezione del modello partendo da questa cartella.
La mancanza dell'impostazione di questa cartella, quindi, farà si, che la finestra di selezione
del modello viene aperta in modo casuale lasciato al sistema Windows che di solito si
posiziona nell'ultima cartella adoperata.
Si precisa che le cartelle dei documenti e dei modelli non vengono incluse nei
backup eseguiti dalla procedura di backup del database e, quindi, il loro
salvataggio andrebbe eseguito manualmente.
Vedi anche:
Gestione Documenti
Sezione Documenti della Pratica
18.9.5 Etichette
Sezione Etichette
Sezione dedicata alla personalizzazione delle etichette associate ai campi " note 1 ", " note 2 "
e " note 3 " e all'impostazione di altri campi. Questi tre campi si trovano nella sezione
riferimenti della scheda anagrafica della pratica.
Obiettivo:
Per dare piena libertà all'utente di definire i "Titoli" o i "Ruoli" da attribuire ai diversi contatti,
che per un motivo o un altro, possono giocare un ruolo essenziale nella Pratica aperta per un
determinato Cliente.
Le Parti collegabili ad una Pratica potranno essere denominati con titoli secondo le esigenze
dello Studio all'eccezione del "Cliente" che dovrà rimanere con il titolo "Cliente" associato
alla sigla "C".
AlexPro è fornito con 51 ruoli distinti siglati con lettere, numeri o simboli. Alcuni di questi
ruoli sono già predefiniti come ad esempio:
Sigla Ruolo Ordine di
importan
za
Come funziona:
· Fare doppio clic sulla definizione del "Ruolo" da modificare
· Digitare la denominazione desiderata e premere il tasto "Invio" dalla tastiera
· Fare clic sul pulsante Salva
Le parti sono nominativo di Contatti correlati alla Pratica. Ogni nominativo potrà essere
collegato ad un ruolo dai diversi ruoli definibile tramite questa sezione.
Una definizione visibile vuol dire disponibile nell'elenco dei ruoli nella sezione "Parti" nella
scheda anagrafica della Pratica, e viceversa.
La colonna ordine permette di ordinare i ruoli nella lista secondo l'ordine selezionato, quindi
sarà visibile per prima il numero 2 poi il numero 3 e così via.
Vedi anche:
Opzioni Autocomposizioni
Sezione "TelePro"
Questa sezione è dedicata all'impostazione del collegamento con la fonte dei dati relativa alla
gestione del traffico telefonico ed è visibile soltanto se tale modulo è stato acquistato.
Attivare questa casella per utilizzare la gestione del traffico telefonico sulle postazioni di
lavoro di AlexPro e viceversa.
Impostare in questo quadro il nome del server e gli altri parametri indicati per consentire ad
AlexPro di dialogare con la fonte dei dati relativa al traffico telefonico. AlexPro aggiorna
questa fonte di dati con i nominativi dei contatti inseriti nonché i dati delle relative
Pratiche. In questo modo la gestione del traffico telefonico potrà associare il numero
chiamato ad un nominativo e di conseguenza ad una o più Pratiche per poter selezionare la
Pratica interessata per l'addebito del tempo e/o il costo della chiamata.
Vedi anche:
Telecheck
Cos'è TeleCheck
Il Menù "File"
Impostazione e configurazione
Tutti questi dati sono già presenti in AlexPro, quindi, e sono disponibili e
reperibili facilmente all'interno dei documenti utilizzati frequentemente;
come ad esempio i documenti creati con Microsoft Word, Outlook e/o
Excel.
Per semplificare il lavoro, alla persona che dovrà preparare questa lettera per ogni fattura,
prepareremo un modello di documento che sarà sempre il punto di partenza per generare
nuove lettere di questo tipo, senza dover aggiungere, manualmente, quasi niente nel
documento:
2. Aggiungeremo l'intestazione delle pagine e le pie di pagina, per impostare il logo ed i dati
dello Studio,
3. Creeremo una parte dedicata alla "Data" del documento, utilizzando le funzionalità presenti
nella barra degli strumenti di AlexPro4Word:
4. Immetteremo, ora, un segnaposto per indicare ogni singolo dato relativo al destinatario
della lettera
a. Ci posizioniamo nella zona che sarà dedicata all'indirizzo del destinatario della lettera:
b. Faremo clic sulla icona "Inserisci campo" dalla barra degli strumenti di AlexPro4Word
c. Selezioneremo, rispettivamente, forma di cortesia, ragione sociale, indirizzo, cap, città,
provincia, nazione e numero fax; cliccando per ogni campo il pulsante "Inserisci" per
inserire il segnaposto nella posizione selezionata all'interno del documento
d. La zona dedicata all'indirizzo del destinatario nel documento word, sarà simile alla
seguente:
Un taglio del documento che mostra il testo della lettera con i campi variabili già inseriti. I
diversi segnaposto sono evidenziati con un rettangolo rosso.
8. Salveremo il documento in formato "Modello Microsoft Word", e non come documento Word.
Per rendere il modello disponibile e reperibile a tutti gli utenti di AlexPro, lo salveremo
nella "cartella dei modelli" già impostata tramite le "Opzioni Comuni".
9. Da questo momento in poi, ogni volta che vogliamo preparare una "Lettera
Accompagnatoria" non faremo altro che:
· Aprire la Pratica,
· Cliccare sul menù "nuovo documento da modello", e
· Selezionare questo modello dalla finestra di selezione.
· Nella sezione "Parti" della scheda anagrafica della Pratica, ogni contatto inserito ha un
"Ruolo". Questi "Ruoli" sono riconoscibili da AlexPro tramite la sigla associata ad ogni "Parte
"; ad esempio: N,P,V ecc. ma la definizione stessa della "Parte" è completamente gestita
dall'utente di AlexPro. Quindi, se la definizione della "Parte W" fa riferimento a:
"Amministratore delegato del Cliente", per facilitare l'inclusione dei dati di questa "Parte" nei
documenti, sarà necessario personalizzare i campi variabili relativi alla "Parte W".
· La personalizzazione permette di ricavare dati presenti nel database di AlexPro impostando
quanto segue:
1. La fonte dei dati che contiene il dato richiesto (ad esempio la tabella "contatti" o la
tabella "pratiche" ecc)
2. Il nome esatto del dato richiesto (ad esempio: "codice fiscale")
3. Il riferimento da utilizzare per ricavare il dato richiesto (ad esempio: il numero
identificativo della pratica)
Nota Bene: Le fonti dei dati nel database di AlexPro sono denominati secondo il loro
tipo: le tabelle iniziano sempre con le lettere "AX_", le liste dei dati iniziano sempre
con "VW_" e le procedure memorizzate (Stored Procedures) iniziano con le lettere
"SP_".
Attenzione: La modifica dei campi variabili necessita la revisione dei modelli dei
documenti che ne fanno riferimento.
· se le modifiche da effettuare sono relative alle denominazioni dei dati anagrafici relativi alle
Parti, è necessario prima definire correttamente la denominazione del ruolo della Parte
tramite le "Opzioni Comuni"; vedi la seguente figura:
· fare doppio clic sull'elemento da modificare, e sarà aperta una finestra di gestione, come
nella seguente figura:
Vedi anche:
Definizione Ruoli delle Parti
Sezione "Contatti" nella scheda Anagrafica della Pratica
Anagrafe Contatti
Automazione documenti
Come creare un modello di documento
Come creare un documento da modello
Vedi anche:
Opzioni Autocomposizioni
XIX
Utilità e Funzioni Supplementari
19 Utilità e Funzioni Supplementari
Controllo ortografico
Esportazione Dati Visualizzati
Lavorare su più Server
File Impostazioni di Configurazione
Obiettivo:
Per esportare i dati visualizzati all'interno di una lista su un file in formato Excel (.csv)
Lista Dati
Come funziona:
· aprire la lista desiderata., ad esempio cliccando sul pulsante pratiche dal menu laterale sarà
visualizzata la lista delle pratiche aperte,
· fare clic sul menu "Gestione" dal menu a discesa,
· selezionare la voce "Esporta"
Come Arrivare:
· Aprire la scheda anagrafica della pratica
· Click su Menù "Gestione"
· Nuovo
· Atto di Precetto / Nota Spese
Come Funziona:
La predisposizione del modello dell'atto da utilizzare:
Prima di tentare la preparazione dell'atto di precetto, assicurarsi di aver creato un documento
in formato RTF entro il quale saranno accomodati i dati richiesti. Tale documento sarà
utilizzato da AlexPro come modello e sarà compilato nell'editor interno del programma.
Non sarà possibile utilizzare modelli in formato diverso da RTF. Utilizzare Qualsiasi
elaboratore di testi in grado di sviluppare tabelle e salvare il documento in formato
RTF; ad esempio Microsoft Word, Swriter do Open Office.
Obbiettivo
Per facilitare l'utilizzo di un Portatile nel quale vengono copiati i dati di AlexPro per
consultazione off-line (senza collegamento al server della rete di Studio) quando si stacca il
portatile dalla rete.
In tal caso, l'utente dovrà selezionare "Un Profilo da Utilizzare".
Si possono creare più profili per diverse modalità di connessioni ad AlexPro.
Ogni profilo, conserva i seguenti dati:
1. I parametri del Server SQL di AlexPro (Nome Server, nome Database e nome utente ecc)
2. L'impostazioni personali
3. La cartella temporanea dei documenti
4. Le ricerche personali salvate
Vedi Anche:
File Impostazioni di Configurazione
SplitterVertical=621
5
OrderFieldName=Scade
nza
OrderDirection=0
Responsabile=3r
Periodo=1
[Ultime Pratiche] Elenco delle ultime Pratiche utilizzate nella fase di
Pratica 1=001966 registrazione delle prestazioni
Pratica 2=001953
Pratica 3=003250 Saranno visualizzati con il "Doppio clic" nel campo "Codice
Pratica 4=012450
Pratica 5=785490
Pratica 6=13012
Finestra "Registrazione
Prestazioni" con indicazione
dell'elenco delle ultime Pratiche
Pratica" utilizzate
[Pratiche Ferme] Qui, AlexPro memorizza il numero dei giorni introdotto
Ferme da= 720 per la consultazione delle Pratiche ferme.
XX
Domande frequenti
20 Domande frequenti
Domande frequenti
Registrazioni Duplicate
Cambio Cliente di una pratica
Fatture e Proforma dell'anno precedente
Copia locale del documento
Errori di scrittura sulle cartelle
Domanda:
Come si può creare una fattura con un inserimento libero senza dover dichiarare le
singole prestazioni?
Risposta:
Si può introdurre una registrazione utilizzando la voce "FL" già fornita con AlexPro. Tale voce
contiene tutti i tipi di prestazioni e di spese. Selezionare i tipi da includere, ad esempio
Onorari, Diritti e Spese; introdurre i rispettivi importi e aggiungere la descrizione nel campo
"Dettagli".
Se la voce di tariffa "FL" non è disponibile nell'anagrafica "Tariffa", basta creare una nuova
voce con il codice desiderato, selezionando tutti i tipi e senza aggiunta di descrizioni. Per
maggior dettaglio vedi "Anagrafe Tariffa"
L'errore, come si nota, è nella fase di salvataggio della copia della fattura in formato PDF
Questa copia PDF viene salvato in UNA di DUE Cartelle:
1. La Cartella impostata dall'utente nella fase di Impostazione fattura, oppure, in Mancanza / o
assenza di impostazione,
2. Nella Cartella Temporanea di AlexPro che si trova in c:\programmi\el saidi
software\alexpro\docs.tmp (per versioni precedenti alla 3.7.1);
3. Nella Cartella C:\Documents and Settings\NOMEUTENTE\Impostazioni locali\Dati
applicazioni\AlexPro\temp (per le versioni successive)
Dipende, quindi, da quale cartella viene utilizzata dal programma, SE QUESTA CARTELLA è DI
SOLA LETTURA oppure l'utente che sta stampando la fattura NON NE HA I DIRITTI DI
SCRITTURA Il Sistema Windows causa l'errore visualizzato.
Verificare innanzitutto la presenza della cartella (che non sia stata cancellata)
Inoltre,
· Menù Strumenti
· Amministrazione di AlexPro
· Dati Studio e Impostazione Fattura
· Click sulla linguetta "Descrizione Parcella 1° Parte"
· Verificare il campo "Salva copia delle fatture in formato PDF nel seguente percorso"
· Se questo "Percorso" è assegnato:
· Aprire Risorse del computer dal desktop
· individuare il percorso specificato
· Fare click con il pulsante destro sulla cartella che corrisponde a tale percorso
· Selezionare proprietà
· Esaminare i diritti di accesso, di lettura e di scrittura
· PER MODIFICARE TALI DIRITTI si prega di consultare il tecnico addetto alla manutenzione
Vostro Sistema Informatico
Se invece, tale percorso non è stato assegnato, si deve verificare i diritti di scrittura nella
cartella c:\programmi\el saidi software\alexpro\docs.tmp
Diagnosi:
Significa che l'utente sta cercando di accedere a SQL Server utilizzando una autenticazione
SQL, ma l'istanza è configurata per accettare solo da Windows Authentication.
Soluzione:
· Apri SQL Management Studio
XXI
Domande e Risposte
21 Domande e Risposte
D: Non riesco a sincronizzare i dati con Outlook. Preciso di seguire questi percorsi:
strumenti/sincronizzazione con Outlook/connetti a Outlook. Alla fine delle operazioni
seleziono aggiorna Outlook da Alex Pro e appare il seguente messaggio: "Trasferite 1
registrazioni in Outlook". Passo quindi a Outlook, dove non trovo le udienze presenti in
Alex Pro. Dove sbaglio?
R: Le scadenze trasferite a Outlook sono quelle assegnate al nome utilizzato per entrare in
AlexPro (La prima maschera di autenticazione utente). Le scadenze non assegnate a questo
nome non vengono trasferite.
D: Perché AlexPro nella scheda generale non indica il prossimo intervento ma quello
successivo.
R: AlexPro prevede una sola data futura. Perciò se ce ne sono più di una, AlexPro memorizza la
data più alta.
R: Probabilmente esiste una scadenza in Outlook con data anomala, ad esempio 12/01/4048 o
15/02/1722. Verificare le date nella maschera di acquisizione dati di AlexPro prima di cliccare
su "Aggiorna".
D: Con riferimento alla schermata degli adempimenti (soprattutto quella degli impegni
scaduti) è sparita la griglia. come faccio a ripristinarla?
R: L'inconveniente è dovuto all'impostazione dell'altezza della riga nella griglia (troppo alta).
D: E' possibile impostare preavvisi delle scadenze inferiori ad 1 giorno (es. 1 ora)? Se si
quale parametro va inserito?
D: Vorrei sapere come posso far comparire il nominativo del cliente nella maschera di
"IMPEGNI SCADUTI O NON EFFETTUATI" dell'agenda.
R: Facendo clic con il tasto destro del mouse sull'elenco degli impegni scaduti e selezionando la
voce 'Personalizza Visualizzazione Corrente'.
D: Ho assegnato a più pratiche la medesima scadenza ed ora vorrei modificarla per tutte
le pratiche. Chiedo se è possibile farlo in un unico passaggio, senza entrare in ogni
singola scadenza.
R: Questo accade quando si chiede si salvare la scadenza in Outlook mentre Outlook non è
ancora avviato. Aprire Outlook prima di iniziare a lavorare con AlexPro.
R: Fare click con il destro del mouse all’interno della griglia, selezionare Personalizzazione
Visualizzazione e
attivare la visibilità delle colonne desiderate.
D: E’ possibile utilizzare nella creazione delle scadenze le funzioni tipiche di Word, come
ad esempio sottolineare una frase, evidenziare con il neretto la frase ecc.
R: Sì. Accedere al menu Strumenti e poi "Amministrazione di AlexPro", quindi menù "Opzioni
Comuni",
Sezione "Avanzata". Nel quadro "Gestione Tipi e Colori dei Font" abilitare la gestione dei font
nell'agenda e/o nella parcellazione e salvare le impostazioni. Chiudere AlexPro.
Al prossimo avvio di AlexPro apparirà la barra di gestione dei font e dei colori appena si
posiziona nel campo "Annotazioni" nella gestione delle scadenze o "Dettaglio" nella gestione
della parcellazione.
R: Tali messaggi possono apparire in caso di autorizzazioni limitate e/o problemi sulle versioni
di office. Non è un errore "bloccante" (può essere ignorato) ma un messaggio di avviso che
genera office tramite l'add-in.
D: Quando provo a aggiungere dei documenti su alcune pratiche già esistenti appare il
seguente messaggio: “E’ possibile aggiungere documenti collegati solo da un percorso di
rete”.
R: Aprire la pratica interessata, fare click su modifica o premere F2, salvare la pratica e
chiudere la scheda.
Aprire di nuovo e verificare che il programma abbia creato una sotto cartella dedicata.
D: Quando sono in Outlook e clicco sull’ icona ‘Salva in alexpro’ per salvare una e-mail in
una pratica non succede nulla. Qual è il problema?
Come procedere:
Dal menù strumenti di Outlook selezionare "Componenti aggiuntivi". Rimuovere il componente
AlexPro4Outlook e chiudere.
· Aprire di nuovo menù strumenti di Outlook e selezionare "Componenti aggiuntivi".
· Cliccare su Aggiungi.
· Selezionare il file c:\programmi\alexprosoftware\alexpro4outlook\alexpro4outlook.dll
assicurarsi che il segno della spunta sia presente e chiudere.
D: Nell'incorporare una e-mail da Outlook in una pratica dove ce n'è già una, diversa ma
con lo stesso nome, Alexpro mi impedisce di farlo avvisandomi che esiste già quella e-
mail. Come fare?
R: Nella maschera di salvataggio del documento cambiare il nome del file in modo da renderlo
univoco.
D: In Word non appare la barra indicata di Alexpro, nonostante abbia già effettuato
l'installazione di Alexpro4 Word.
XXII
Manutenzione e Aggiornamenti
Manutenzione e Aggiornamenti
22 Manutenzione e Aggiornamenti
Si precisa che le cartelle dei documenti e dei modelli non vengono incluse nei
backup eseguiti dalla procedura di backup del database e, quindi, il loro
salvataggio andrebbe eseguito manualmente.
· Chiudere il programma
· Installare AlexPro dal suo CD originale sul NUOVO
Computer
· Procedere all'attivazione della licenza
N.B: Se nella configurazione di AlexPro non è stata impostata una cartella centrale
condivisa per gli aggiornamenti delle postazioni di lavoro:
1. Fai clic qui per la guida sull'Installazione dell'Utilità di Aggiornamenti (azione da effettuare
una sola volta)
Nota Bene: gli aggiornamenti sono disponibili solo agli utenti sottoscritti
all'abbonamento annuale di aggiornamenti del software. Per maggior dettaglio
scrivi a: info@alexpro.it
· Clic sulla icona "Live Update" che si trova in basso nella pagina dell'HelpDesk (Come dalla
seguente figura)
· Scaricare questa procedura una volta sola. Non è necessario scaricarla per ogni aggiornamento.
Se accedi al tuo computer con un nome utente (non amministratore) al quale non
sono stati assegnati i diritti di scrittura su tutte le cartelle, sarà necessario creare
una nuova cartella nell'area personale (Nella Cartella Documenti). Vedi la Guida in
Linea del Sistema Operativo Windows per maggior dettaglio sulle categorie di utenti
del computer
· Se sei l'amministratore del computer sul quale stai installando, passa direttamente alla fase di
installazione saltando le seguenti istruzioni
· Fai clic sul pulsante "..." accanto alla casella "Campo", come nella figura precedente per creare una
nuova cartella
· Seleziona la cartella "Documenti"
· Clic sul pulsante "Crea Nuova Cartella"
· Introduci il nome della cartella, ad esempio "AggiornamentiAlexPro" come dalla seguente figura
· Clicca sul pulsante "Extract" per iniziare l'estrazione del contenuto del pacchetto
· Alla fine dell'istrazione del contenuto sarà presentato sullo schermo la finestra di installazione della
procedura di aggiornamenti automatici di AlexPro
· Torna sulla finestra di istrazione del contenuto del pacchetto e clicca sul pulsante "Cancel" per chiudere
· Ora il programma di aggiornamenti è installato come gli altri programmi sul tuo computer
· Ricorda che NON è necessario ripetere questi passaggi per ogni aggiornamento
È consigliabile effettuare questa procedura sul Server Centrale dove sono stati installati i
"Componenti Server di AlexPro". Se, invece, il Server centrale non sia facilmente accessibile,
installare tali componenti dal CD originale di AlexPro sul computer che sarà utilizzato per
effettuare gli aggiornamenti. Assicurarsi, inoltre, di aver precedentemente installato le utilità
di aggiornamento di AlexPro.
3. Introdurre il proprio "nome utente" e "password" (gli stessi utilizzati per accedere
all'HelpDesk).
4. Se all'interno della rete dello studio è presente un firewall; selezionare la casella 'Usa FTP
Passivo' per la compatibiltà con alcuni sistemi firewall, oppure se si stà utilizzando Windows
2000 e si riscontra problemi di collegamento
9. Solo se l'installazione di Microsoft SQL Server NON è stata eseguita dal CD di AlexPro, fare clic
sulla casella "Visualizza Avanzate" per introdurre i dati relativi alla modalità di accesso a tale server.
10. Assicurarsi che nessuno utilizzi AlexPro e che AlexPro e i suoi componenti (AlexPro4Word,
AlexPro4Outlook, AlexPro4Excel, e TeleCheck) non siano avviati su alcuna postazione di
lavoro.
11.Fare clic su "Aggiorna"
14.Fare clic su "Avanti" per procedere all'aggiornamento del Client (se presente sullo stesso
computer);
NOTA BENE: Sui computer dove sono installati solo i componenti server apparirà il
seguente messaggio di avviso "Impossibile trovare un'installazione di AlexPro
valida"; ignorare il messaggio.
L'aggiornamento, a seconda che si lanci dal computer server e/o client aggiornerà
solo i componenti installati;
Il programma effettua, a richiesta, una copia di backup dei dati di AlexPro che si
troverà nella cartella "c:\").
Sui computer dove sono installati solo i componenti server apparirà il seguente
messaggio di avviso "Impossibile trovare un'installazione di AlexPro valida";
L'aggiornamento, a seconda che si lanci dal computer server e/o client aggiornerà
solo i componenti installati (saltando quelli non presenti);
Vedi anche:
Installazione Utilità di Aggiornamenti
XXIII
Note di rilascio delle versioni
Note di rilascio delle versioni
Versione 2008.1.1
Versione 2008.1.0
Versione 2008.0.99
Versione 2008.0.98
Versione 2008.0.97
Versione 2008.0.96
Versione 2008.0.9
Versione 2008.0.5/6/7 2008
Versione 2008.0.3/4 2008
Versione 2008.0.1 Febbraio 2008
Versione 2008 Gennaio 2008
Versione 3.7.1 Dicembre 2007
Versione 3.6.7 Maggio 2007
Versione 3.6.4 - Marzo 2007
Versione 3.6.3 - Febbraio 2007
Versione 3.6.2 Gennaio 2007
La guida online per gli Avvocati si trova nel seguente indirizzo web:
http://www.alexpro.it/helplex/
Novità:
· Il completamento automatico del campo di ricerca nelle liste (Pratiche, Contatti, Voci,
Procedure ecc.), ora, potrà essere attivato o disattivato secondo le esigenze dell' utente
direttamente attraverso la voce di Menù "Opzioni Client" dal Menù "Strumenti" di AlexPro.
· La nuova voce di Menù "Opzioni Client" è stata aggiunta all' interfaccia di AlexPro per poter
impostare i seguenti parametri:
· La conservazione dei parametri di selezioni nei moduli "Stampa Agenda" e "Stampa
Rapporti" per ogni sessione di lavoro (dall' apertura di AlexPro fino alla sua chiusura)
· La variazione del nome dell' operatore in fase di registrazione delle "Prestazioni" durante
una sessione di inserimento di prestazioni e spese. Attraverso tale parametro è possibile
mantenere invariato il nome del responsabile selezionato nella lista "Eseguita da" per
tutta la sessione di lavoro nel modulo anche se le prestazioni sono relativi a pratiche le
cui responsabile è diverso di quello selezionato.
· La cancellazione dei file log temporanei presenti nella cartella dell' utente. Tali file
vengono creati dai componenti aggiuntivi di AlexPro per Microsoft Office per
documentare eventuali errori o incompatibilità.
· La nuova voce di Menù "Opzioni Client" contiene, inoltre, un pulsante per aprire la cartella
locale dell' utente dove sono memorizzati: il file di impostazione delle configurazioni "alexql.
ini", il file delle impostazioni personali "Options.mdb", i file temporanei e i file log.
· Il menù rapido (con il pulsante destro del mouse) sulle liste delle "Fatture", "Proforma" e
"Note di Credito" contiene, ora, una nuova voce per la visualizzazione immediata della copia
PDF del documento selezionato:
· La gestione delle "Procedure Macro" (Procedure Composte) dell' Agenda portano, da questa
versione, una importante novità:
Modifiche:
· L' impostazione del trasferimento delle scadenze in Microsoft Outlook è presente, anche,
nella voce di Menù "Opzioni Client" dal Menù "Strumenti" di AlexPro e non solo nell'
amministrazione di AlexPro sotto la voce "Opzioni Comuni".
·
· La stampa dell' Agenda, come impostazione predefinita, funziona per le scadenze relative a
Tutti gli Studi (Filiali / Sezioni)
La guida online per gli Avvocati si trova nel seguente indirizzo web:
http://www.alexpro.it/helplex/
Novità:
· La procedura composta consente l' inclusione di procedure di tipo Interventi
· La stampa della scheda anagrafica della pratica ora include il dettaglio correlato al tipo
pratica. (menù stampa scheda corrente)
Modifiche:
· Compatibilità della fattura di acconto con il parametro di "Indica codice pratica in parcella".
Il dettaglio relativo alla pratica non sarà indicato qualora tale parametro è disattivato.
La guida online per gli Avvocati si trova nel seguente indirizzo web:
http://www.alexpro.it/helplex/
Novità:
·
· Nuovi metodi di selezione per la preparazione dei rapporti analitici delle prestazioni (vedi:
Stampa Rapporti)
Modifiche:
· Messa a punto dell' errore dopo l' eliminazione di nome di un contatto all' interno della
scheda anagrafica della Pratica in Sezione "Contatti"
La guida online per gli Avvocati si trova nel seguente indirizzo web:
http://www.alexpro.it/helplex/
Novità:
Sono stati aggiunti due nuovi parametri e due nuovi campi personalizzati per l' impostazione
e la personalizzazione della fattura e la proforma di fattura
Modifiche:
· Sono state apportate alcune modifiche sul meccanismo della creazione automatica dei
documenti OpenOffice da modello per risolvere un problema nato dalla personalizzazione
dei campi dell'autocomposizione.
La guida online per gli Avvocati si trova nel seguente indirizzo web:
http://www.alexpro.it/helplex/
Novità:
Aggiunto nuovo campo nella scheda anagrafica del contatto: "Codice Attività ATECO"
· Nuovo modo veloce per l'inserimento delle scadenze semplici NON collegate a pratiche
specifiche L'inserimento avviene tramite la combinazione dei tasti CTRL+M oppure dal
pulsante menù "Scadenze" come nella seguente figura:
Modifiche:
· Sono state aggiunte altre informazioni nella lista dei contatti; ad esempio: la Nazione, il
nome + il cognome, il cognome + il nome, la lingua ...
· La stampa ricavi in formato "Comparativo Annuale" indica un terzo anno oltre ai due
selezionati per il confronto; ad esempio se vengono selezionati gli anni 2009 e 2008 per la
comparazione, nel rapporto troveremo anche indicazioni ai ricavi del 2007.
· Messa a punto la visualizzazione dell ' elenco delle fatture ordinato per numero decrescente
anziché crescente.
Novità:
· Possibilità di selezionare la voce di tariffa da utilizzare durante il calcolo dell'acconto
· Possibilità di effettuare la scadenza con il pulsante destro del mouse senza dover aprire la
sua scheda.
· Nuovi rapporti di analisi del costo delle attività:
· Rapporto di stampa del "Solo costo in dettaglio"
· Rapporto di stampa del "Solo costo (Riepilogo)"
Modifiche:
· Aumentato lo spazio del campo "CAP" nella scheda anagrafica del contatto per i contatti
Esteri
· Personalizzazione modulo solleciti differenziata per studio (solo per versione Enterprise con
gestione MultiStudio)
Novità:
· la tabella mezzi di comunicazione ora contiene un campo aggiuntivo per la corrispondenza
con le tipologie di tali mezzi nella rubrica di Outlook. per maggior dettaglio vedi "Mezzi di
Comunicazione".
· Si può archiviare anche i messaggi Outlook relativi alle conferme di lettura e alle notifica di
consegna del messaggio, sia con il trascinamento del messaggio da Outlook sulla Pratica sia
tramite AlexPro4Outlook
· La Scheda Anagrafica Pratica e Contatti è adattabile alla grandezza dello schermo con
possibilità di visualizzazione maggiore dei dati collegati
· è stata aggiunta nuova voce del menù "Visualizza" denominata "Attiva / Disattiva barra
laterale" per attivare o nascondere la barra laterale del menù. Questa funzione sarà utile per
chi utilizza monitor di dimensione relativamente piccola (come ad esempio 800 x 600) e
desidera guadagnare più spazio di visualizzazione.
· Nuovo layout che permette l'adattamento delle dimensioni della scheda anagrafica alla
risoluzione del monitor in particolare la scheda della Pratica e del Contatto. Con questa
novità, la visualizzazione delle sezioni interne (Agenda, Documenti, Registrazioni ecc.) sono
a tutto schermo.
· Il campo "Oggetto" nella scheda anagrafica della pratica è multi-linee, quindi può contenere
la stessa quantità di dati su più righe.
· Il campo "Descrizione" nella scheda anagrafica della Pratica è stato spostato in fondo alla
scheda per permetterlo di occupare tutta la parte rimanente dello schermo.
· Il campo"Memo/Note" della scheda anagrafica del contatto ora è visibile sia nella prima
sezione sia nella sezione "Altri dati" ed occupa tutta la parte rimanente dello schermo.
· é migliorata la stampa dell'elenco delle Pratiche con più opzioni e filtri di selezione
· é stata aggiunta l'opzione di creare la cartella dedicata alla Pratica utilizzando solo il
codice.
· è stata aggiunta una zona dedicata al trascinamento dei documenti nella sezione
"Documenti" della scheda anagrafica della Pratica.
La categoria "Attività", invece, permette di impostare una Data di Scadenza, Una Data di
Inizio e una Data e Ora per la promemoria, come si vede dalla seguente figura:
Secondo le impostazioni introdotte nelle "Opzioni Comuni", quando AlexPro trasferisce una
scadenza ad Outlook nella categoria "Appuntamento", applica la seguente logica:
Vedi anche:
Mezzi di comunicazione
AlexPro4Outlook
Archiviazione documenti nella Pratica
Personalizzazione Fatture
Gestione Studi multipli
Gestione Operatori
Novità
· Aggiunta nuova colonna "Pratiche" nella lista di visualizzazione contatti. Tale colonna
rappresenta il numero totale delle pratiche (Aperte e Chiuse) collegate al contatto. Con
questa novità, si può individuare i nomi dei contatti, ad esempio, che hanno più di una
pratica oppure i contatti che non sono collegati a nessuna pratica.
· Trasferimento delle fatture (e proforma) emesse in una cartella in formato PDF a richiesta.
Vedi menù
· Strumenti,
· Esporta Fatture nella Cartella ...
· Nuova gestione degli utenti. Vedi:
· Menù Strumenti
· Amministrazione AlexPro
· Gestione Utenti
· Aggiunto "Stato della Pratica" nella stampa dell'Agenda (Stili: "Tutte le Attività" "Scadenze"
· Aggiunta della funzionalità "Salva Allegati" in AlexPro4Outlook. Con questa aggiunta è
possibile salvare separatamente gli allegati di un messaggio di posta elettronica nella pratica
di AlexPro. Prima di questa aggiunta si poteva salvare il messaggio con tutti i suoi allegati,
l'aggiunta da la possibilità di archiviare anche gli allegati come file separati.
· Semplificazione dell'accesso ai modelli da una unica interfaccia. Si consiglia di registrare i
modelli word esterni nell' anagrafica dei modelli
· Sia i modelli interni di AlexPro in formato "RTF" che i modelli esterni di Word in formato
"DOT" potranno essere utilizzati direttamente dalla voce di menù "Nuovo Documento da
modello"
Modifiche
· Sistemazione problemi di memorizzazione manuale dello stato della Pratica
· Sistemazione problemi di memorizzazione della data_1 e data_2 nella scheda anagrafica
della Pratica
· Aggiunto pulsante per salvare l'impostazione della visualizzazione della sezione "Agenda"
nella scheda anagrafica della Pratica.
· Ritorno a capo del testo all'interno delle cella nelle sezioni della scheda anagrafica della
Pratica
· Sistemazione problema proposta tariffa personalizzata per le voci che non hanno alcuna
personalizzazione.
· La descrizione estesa della voce in fase di registrazione da modello viene or suggerita
all'avvicinamento del mouse sulla descrizione desiderata.
· Sistemazione problemi relativi al saldo dovuto con pagamenti parziali in stampa solleciti
Novità
· Inserito indicatore di ordinamento sulla colonna ordinata nelle liste di presentazione
anagrafiche (vedi figura seguente)
Modifiche
· Sistemazione stampa delle Pratiche chiuse con riferimento all'intervallo di apertura (Vedi "
Stampa Pratiche")
· Stampa Contatti, identificati per l'antiricicclaggio, con salto pagina per ogni contatto.
·
· Sistemazione scorrimento delle scadenze utilizzando le frecce nella maschera di introduzione
dati, ora salta le scadenze cancellate senza messaggio di avviso.
Novità
· Nuova Interfaccia per la stampa dell'agenda che prende, ora, in considerazione "Selezioni
multiple" degli "Studi", degli "Stati" e degli "Operatori".
· Nuova opzione "Ometti Promemoria" per Outlook e Palmare in (Opzioni Comuni).
L'impostazione di tale opzione permette di disattivare la promemoria di Outlook sulle
scadenze trasferite da AlexPro.
· L' allineamento di AlexPro con Outlook, che nelle versioni precedenti, si faceva da due fasi
diversi, in questa versione si effettua tutto dal menù "Strumenti", "Sincronia Agenda con
Outlook"
· Nuova opzione in TeleCheck: "Registra ora inizio della telefonata". Attivando tale opzione
permette di includere nella descrizione della registrazione l'ora di inizio della conversazione
telefonica.
· Possibilità di indicare più di un numero d'interno per la stessa postazione di lavoro. Nella
precedente versione, il limite massimo degli interni da monitorare era 2; in questa versione
è possibile indicare più numeri separati da virgola, iniziando sempre con il numero
principale.
Ad esempio: una postazione di lavoro che utilizza l'interno telefonico 13 per la risposta alle
chiamate, l'interno 11 per l'invio e la ricezione dei fax e l'interno 16 per rispondere e
chiamare utilizzando un telefono senza fili; dovrà indicare 13,11,16 nel campo Num. Interni
utilizzati.
Campo Password
· Aggiunta l'opzione di pubblicare un riepilogo delle Pratiche con i relativi Documenti
collegati / incorporati su Web
Modifiche
· Sistemazione messaggio di avviso durante l'inserimento di nuova voce di tariffa
· Sistemazione calcolo cronologico del numero proposto per la nuova pratica in caso di
coesistenza di numeri preceduti da zero
· Sistemazione anomalie nell'assegnazione del numero progressivo della fattura dopo la ricerca
di un nome Cliente che contiene l'apostrofo.
· Nella stampa dei rapporti sono stati apportati alcune rettifiche:
· Ampliamento del campo "Ultimo numero parcella".
· Corretto il salto pagina alla fine del gruppo.
Novità
· Possibilità di impostare la numerazione delle Pratiche con un numero progressivo annuale
che inizia da (1) ogni anno
· Miglioramento della veste grafica generale del programma
· Aggiunta nuova voce di menù "Copia .." nel menù di contesto sulle griglie nelle sotto sezioni
delle schede anagrafiche. Il menù di contesto può essere attivato cliccando con il pulsante
destro del mouse sulla griglia. Tramite tale funzione si può copiare il contenuto di qualsiasi
cella nella riga selezionata.
· Ampliamento dei campi variabili che potranno essere inseriti nei modelli dei documenti per
l'autocompilazione
· Nuova interfaccia per la personalizzazione completa dei campi variabili che potranno essere
inseriti nei modelli dei documenti per l'autocompilazione (Vedi: Amministrazione AlexPro,
Opzioni Autocomposizioni)
Modifiche
· è risolto il problema dell'inserimento del rinvio in Outlook
· è risolto il problema dell'inserimento delle scadenze composte in Outlook
· Registrazione per più Pratiche prende in considerazione la Tariffa Personalizzata
· Sistemazione della visualizzazione dei Preavvisi per "Gruppo".
· Sistemazione ordinamento delle righe nella scheda anagrafica della voce di tariffa composta
in caso di elenco vuoto.
· Sistemazione del ricalcolo della Proforma Fattura dalla scheda anagrafica della stessa.
Novità
· Nuova interfaccia dell'utilità di Backup e Ripristino del database
· Aggiunta la voce "Che Cos'è Questo Campo?" nel menù della Guida. Posizionando sul campo e
premendo i tasti Maiuscolo+F1 si può, così, visualizzare la guida relativa a tale campo.
· Nuova edizione del manuale della Guida Inlinea
· La possibilità di collegare cartelle e documenti locali per chi lavora in monoutenza
· Si può con questa versione indicare una cartella generale locale dei Documenti (cartella sul
disco locale) per chi lavora in monoutenza
· Ampliamento della stampa delle Pratiche. Ora, oltre all'utilizzo di "Contiene", "Corrisponde a"
e "Inizia Con", si può selezionare le pratiche da visualizzare o stampare utilizzando "Non
Contiene", "Non assegnato" e "Non Vuoto". In questo modo si possono individuare le Pratiche
privi di assegnazione di uno dei campi facoltativi.
· Introduzione degli incassi parziali delle Fatture
· Aggiunto elenco "Anni Precedenti" nella visualizzazione dell'elenco delle Fatture per poter
visualizzare velocemente le fatture relative agli anni precedenti. In fondo all'elenco, si può
anche selezionare la voce "Tutto" per visualizzare l'intera lista.
Modifiche
· Migliorata l'interfaccia di impostazione fattura e dati Studi
· Impostazione cartella temporanea su "C:\Documents and Settings\nomeutente\Impostazioni
locali\Dati applicazioni\AlexPro\temp" anziché "c:\programmi\el saidi software\alexpro\doc.
temp"
· Impostazione della cartella per il file "AlexQL.INI" a "C:\Documents and Settings\nomeutente
\Impostazioni locali\Dati applicazioni\AlexPro" anziché "c:\programmi\el saidi software
\alexpro"
· Aggiunto totale orizzontale delle quattro colonne nella stampa delle fatture / proforma (solo
modello 4 colonne)
Novità:
· Aggiunta la possibilità di gestire fino a 20 numeri telefonici, fax, cellulari ed email nella
scheda anagrafica del contatto.
· 46 Definizioni di Parti collegati alla pratica, anziché 20
· Ricerca Agenda per Corrispondente (Versione Ufficio Legale per l'Azienda)
· Stampa Agenda con inclusione e/o esclusione Classi e Categorie
· Adeguamento interfaccia Telecheck (addebiti telefonici su pratiche) alle aggiunte sui
contatti.
· Aggiunta stampa numeri telefonici aggiuntivi su stampa contatti
· Cambiamento della modalità di visualizzazione ed interrogazione dei documenti nella scheda
anagrafica della pratica e nella lista generale. Il cambiamento ha reso la visualizzazione più
rapida. Sono state, inoltre, applicate le stesse criteri di ricerca utilizzate in tutte le liste
anagrafiche di AlexPro.
· Cattura automatica dei messaggi, al momento del loro invio. L'Aggiunta "AlexPro4Outlook"
chiederà, al momento dell'invio di un messaggio di posta elettronica se si vuole archiviare il
messaggio tra i documenti di una pratica.
Modifiche
· Stampa Colonna Anticipi nel Registro delle Fatture Emesse
· Messa a punto di incongruenza nella stampa della fattura di solo spese senza inclusione delle
voci di onorario e diritti.
· Messa a punto maschera nota di iscrizione a ruolo in materia di Separazione
· Messa a punto titolo nota di iscrizione a ruolo dove risultava convenuto al posto dell'attore
· Messa a punto, in anagrafica pratica, invio file collegato per email
· Ampliamento della selezione della cartella di aggiornamenti automatici da "Opzioni Comuni".
Si può selezionare un percorso di rete oppure un cartella di rete condivisa.
· Corretta l'abilitazione della lista "Stato" in Stampa Agenda.
· Messa a punto visualizzazione numero di ruolo per i Palmari.
· Corretta selezione data di nascita in stampa contatti
Novità:
· Stampa Agenda, per grande utenza: possibilità di
visualizzare solo operatori presenti, escludendo dagli
elenchi i nomi degli operatori non operativi. L'elenco dei
titolari non contiene tutti i nomi ma solo quelli assegnati
effettivamente come titolari di una o più pratiche. La stessa
cosa applica per i responsabili delle pratiche.
· La possibilità di cancellare la sola registrazione della Voce
principale di una Registrazione Macro , senza cancellare i
dettagli della registrazione.
· Si può selezionare di stampare o di non stampare il
dettaglio delle spese nella fattura o nella proforma di
fattura.
Fix
· Messa a punto l'apparezione della parola "Nulla" nelle
scadenze trasportate ad Outlook
·
· Aggiunto controllo sull'utilizzo di tipi di Font incompatibili
nelle registrazioni delle prestazioni.
· Cancellazione tabelle Word nell'intestazione della fattura di
AlexPro.
· Cancellazione codice procedura collegato alla voce di
tariffa
· Togliere, anziché Modifica, la data di nascita nella scheda
anagrafica
· Modificato formato data provenienza in "Stampa Scheda
Pratica Corrente" da mm/gg/aaaa a gg/mm/aaaa
· Sistemazione stampa pagina vuota in caso di
trasformazione della Proforma in Definitiva (IN LINGUA
ESTERA).
Novità:
· Possibilità di assegnare un responsabile / operatore di
default per una determinata procedura (Anagrafe
Procedure)
Fix:
· Visualizzazione scadenze in Finestra "Preavvisi"
· Proposta della tariffa secondo il livello di difficoltà nelle
registrazioni composte (macro)
· Arrotondamento del tempo proveniente da cronometro
Novità:
· Introduzione della compilazione automatica dei testi di
ricerca nelle liste di ricerca (nomi, pratiche, voci, procedure
ecc), e memorizzazione locale delle ricerche valide già
effettuate.
· Caratteristiche avanzate per il calendario pubblico per
operatore nella scheda dell'operatore.
· Meglioramento della gestione dei documenti sia all'interno
della scheda della pratica sia nell'elenco generale dei
documenti.
· Impostazione di un percorso comune per il salvataggio dei
documenti.
· Creazione di una cartella sul disco condiviso per ogni nuova
pratica in automatico.
· Possibilità di considerare una pratica come modello e
creare nuove pratiche da modello.
· Introduzioni di tasti veloci per l'inserimento di nuova
scadenza (INS) dalla videata dell'agenda.
· Introduzioni di tasti veloci per la cancellazione di una
scadenza (CANC) dalla videata dell'agenda.
· Introduzioni di tasti veloci (INS & CANC) dalla lista delle
pratiche.
· Applicazione del glossario nei documenti, oltre al suo
funzionamento nelle registrazioni e nell'agenda.
· Visualizzazione del dettaglio delle colonne nelle liste con
l'avvicinamento del mouse
· Introduzione della scheda anagrafica completa della Parte
Modifiche
· Sistemazione di alcuni vizi presentati nelle versioni
precedenti.
· Possibilità di salvare la registrazione della prestazione
anche se posizionato sulla griglia (ciò che non era possibile
nelle versioni precedenti alla 3.6.2)
· Correzione di vizi nell'impostazione del trasferimento delle
scadenze sui palmari, da Opzioni Comuni.
XXIV
Risoluzione Problemi
24 Risoluzione Problemi
Obiettivo
In questa sezione si elencano le possibili cause e le possibili soluzioni a errori di connessione al
server SQL che contiene i dati di alexpro.
Vi state connettendo al server corretto?
Verificare che il nome del Computer Server (e istanza se esistente) siano corretti.
Il nome del server che avete specificato viene risolto nell’indirizzo ip corretto?
Per verificare : ping <nomecomputer> (dalla finestra del prompt dei comandi dos). Andare
nella macchina server e verificare l’indirizzo ip corretto.
Dal computer server andare in "SQL Server Configuration Manager" (C:\Programmi\Microsoft SQL
Server\80\Tools\Binn\SVRNETCN.exe), aprire "Protocolli per MSSQL$<nomeistanza>", verificare
che il TCP sia abilitato.
Ci sono altri programmi sul computer client che utilizzano sql server?
Verificare le impostazioni di MDAC: nel computer client andare su Start -> Esegui e digitare
"cliconfig.exe", verifichiate che non siano stati impostati alias e che le impostazioni TCP siano
corrette e attivate.
Se un altro programma è stato installato è probabile che abbia soprascritto una versione di
mdac con un'altra, per ripristinare la versione di mdac fare come segue :
Nella cartella C:\Windows\Inf, fare clic con il tasto destro sul file Mdac.inf, e fare clic su ‘
installa’. (verrà richiesto il cd-rom di windows oppure, se avete installato l’sp2 di windows xp
da internet, la cartella contenente il service pack, in alternativa potete cercare i file richiesti
sul cd-rom di windows)
Sul computer Server, verificare all’interno del “Pannello di Controllo -> Strumenti di
Amministrazione -> Visualizzatore Eventi” e controllare il log delle applicazioni per verificare il
motivo per cui il server sql ha rifiutato la connessione.
Obiettivo:
Disabilitare il controllo utente (che blocca la scrittura su registro per le versioni professional
[non home]) in Windows Vista:
Come si fa:
· Aprire il Pannello di Controllo.
· Alla voce Account Utente fare clic su "Aggiungi o Rimuovi Account Utente"
· Sotto il nome utente fare clic alla voce "Vai alla pagina principale dell'account".
· Sotto la voce "Gestisci il tuo account utente" fare clic alla voce "cambia impostazioni di
sicurezza".
· Alla voce "Abilita User Account Control (UAC) per rendere il tuo computer più sicuro" fare clic
per deselezionare la casella "Usa User Account Control (UAC) per rendere il tuo computer più
sicuro". Fare clic sul pulsante 'OK'.
Per riabilitare il UAC basta rimettere il segno di spunta alla casella e dare conferma
tramite pulsante 'Ok'.
La cancellazione manuale di tali registri è consentita. Tali registri servono solo per
verificare i messaggi di sistema riscontrati durante l'utilizzo dei componenti
aggiuntivi di AlexPro.
Ammissibile 311
-G- -I-
Garantire 311 identificazione 403
Gentile Signora 98 identificazione dei contatti 403
Gestibile dall’utente osservando 223 Ii 195
Gestibile sia manualmente 311 Iii 195
Gestione 528 Illustrare 223
Gestione agenda” 208 Immagini 311
Gestione dei dati 208 Impatto sul funzionamento del software 98
Gestione dell’agenda sia nella fase 208 Imponibile 311
Gestione della sezione 311 imponibili 162, 480
Gestione delle caratteristiche principali dell’attività Importa da Sole24Ore 460
195 Importa ed Esporta 463
Gestione delle lingue vedi 98 Importa/Esporta” dalle utilità 98
Gestione delle prestazioni attraverso 311 Importanza 98
Gestione delle udienze 195 Importanza nel contesto della registrazione 311
Gestione pratiche 311 Importare 98
Gestione prestazioni” 208 Importazione 98
Gestione Sezioni” accessibile dall’amministratore dal Importazione Contatti dalla Rubrica 98
208 Importi contrassegnati 311
Gestione Utenti 473 Importi fatturabili 311
Gestione Utenti” accessibile dall’amministratore dal Importo totale” 311
208
Imposta 311
Gestione” 208
Impostare 195
Gestisce fino 223
Impostare l’effetto secondario 195
Gestiti 98
impostazioni personali 534
Gestiti tutti 98
Imputato 208
Gestitone 311
inattivo 311
giallo 41
incassi 596
Giorno 195
Incorpora 260
Giudiziali 530
Incorpora il file nel database 260
Giusta posizione IVA 311
Incorporare 256
Gradi 208
Incorporare Documenti nelle Pratiche 256
Grado 98
Incorporare un documento 260
Grado dell’operatore 208
incorporare un messaggio 260
Griglia 311
Incorporato 260
Griglia valori 311
Indica 311
Griglia Valori” 311
Indicano 98
Gruppi 242
Indicano rispettivamente 98
Gruppo anziché 98
indirizzo 514
Gruppo dalla lista 185
Indirizzo valido 98
Gruppo dei responsabili 185
Indispensabile 311
gusto 43
Informativa 197, 262
Inizia timer” 311
-H- Inizia timer” consente 311
Inoltre indica al software 98
Hh.mm 311 Inserimenti 98
Hour 208 Inserimento 195
Inserimento delle spese giudiziali effettuati durante L’importo sovrastante viene fatturato 311
311 L’importo totale” 311
Inserisci da File 12 L’impostazioni 311
Inserisci File 311 L’incontro tra 311
Inserite relativamente 98 L’interpretazione delle prestazioni professionali 311
Inseriti nello scaglione giusto 311 L’introduzione della procedura comporta 195
Insieme chiamato gruppo oppure classe 98 L’introduzione della procedura nell’agenda 195
Insoluti 406 L’oggetto della pratica 311
Installazione Aggiornamenti 12 L’ultimo campo 311
Installazione Alex4Excel 12 L’unica interfaccia attraverso 98
Installazione Alex4Outlook 12 L’uso” 311
Installazione Alex4Word 12 L’Utente comunque 98
Installazione Client 12 L’utente dovrà 223
Interrompere 311 L’utente dovrà compilare 311
Inteso nel design dell’applicativo 311 L’utente dovrà muoversi ad 311
intestazione 267 L’utente può comunque selezionare tra 311
Introdotto 311 L’utente può introdurre direttamente 311
Introdotto nell’apposito spazio 195 L’utilizzo 195
Introducendo 311 L’utilizzo del 311
Introduzione 311 L’utilizzo della procedura 208
Introduzione del codice della voce completo 311 La Tariffa a Tempo 164
Introduzione del tempo 311 Lasciando vuoti tali campi 311
introduzione della Partita I.V.A. 98 l'attività assegnata 128
Introduzione delle prestazioni 208 Lavora 195
Inviare 98 Lavorativo 195
inviato 260 Lavori svolti 311
Invio 311 Lavoro d’inserimento 311
Istruzioni 311 Legata ad 311
Italia 98 lettera 514
IVA 238 lettera accompagnatoria 514
Lettera iniziale del cognome 208
Livelli delle pratiche già inseriti selezionare l’icona Microsoft Excel 311
Livelli dalla 223 Microsoft Exchange Server 195
livelli di accesso 473 Microsoft Outlook 495
Livelli diversi 223 Microsoft Outlook 2000 195
Livelli standard forniti col software 223 Microsoft SQL Server 12
Livelli” 311 Microsoft Word 267, 270, 272, 282
livello 162 Microsoft Word ad esempio 311
Livello di difficoltà 163 Minimi 311
Livello esistente 223 Minimo 311
Livello già associato ad 223 Minimo” 311
Livello Trust 475 Minuti 311
Livello” costituisce 223 Minuti nel caso 311
Logica 311 modelli 267, 495, 505
Login iniziale 208 modelli dei documenti 495, 505
Loro codici contengono tale parte 311 modello 137, 343, 480, 530
Loro date cronologicamente 311 modello di documento 530
Loro lingua originaria 98 modello di lettera 137
Loro oggetto contiene 311 Modi diversi secondo 185
Lungo 223 Modifica della scheda anagrafica della pratica 223
luogo 128 Modificabili nella fase 311
luogo di svolgimento 128 modificare 161
luogo di svolgimento dell'attività 128 Modificare oppure attraverso 98
Modificati nella scheda 195
-X-
-V- X 208
Validi 208
Valore assoluto 185
Valore calcolato 311 -Z-
Valore della pratica 162, 311
Zoom 41
Valore della voce 208
Valore delle spese 311
Valore generico 185
Valore indeterminabile 175, 311