INTRODUCCON A LA TEORA GENERAL DE SISTEMAS

DEFINICIN
El concepto de sistema arranca del problema de las partes y el todo, ya
discutido en la antigedad por Hesodo (siglo VIII a.C.) y Platn (siglo IV a.C.)
Sin embargo, el estudio de los sistemas como tales no preocupa hasta la
segunda guerra mundial, cuando se pone de relieve el inters del trabajo
interdisciplinario y la existencia de analogas (isomorfismos) en el
funcionamiento de sistemas biolgicos y automticos.
En los aos cuarenta comienza un vivo inters por los estudios
interdisciplinares con el fin de explorar la tierra de nadie existente entre las
ciencias establecidas. As es como Wiener y Bigelow descubren la ubicuidad de
los procesos de realimentacin, en los que informaciones sobre el
funcionamiento de un sistema se transmiten a etapas anteriores formando un
bucle cerrado que permite evaluar el efecto de las posibles acciones de control
y adaptar o corregir el comportamiento del sistema. Este estudio tomara carta
de naturaleza cuando, en los aos cincuenta, L. von Bertalanffy propone su
Teora General de Sistemas, as el enfoque de sistemas aparece para abordar
el problema de la complejidad a travs de una forma de pensamiento basada
en la totalidad y sus propiedades que complementa el reduccionismo cientfico.
La definicin de Sistema ha sido tratada por varios autores, por ejemplo, el
mismo L. von Bertalanffy (1968), plantea que: es un conjunto de unidades
en interrelacin. Por su parte (Ferdinand de Saussure, 1931), expone que:
es una totalidad organizada, hecha de elementos solidarios que no pueden ser
definidos ms que los unos con relacin a los otros en funcin de su lugar en
esa totalidad.
De acuerdo con Ackoff, un sistema es un conjunto de dos o ms elementos de
cualquier clase que tiene tres propiedades:
Cada elemento del conjunto afecta a las propiedades o al comportamiento del
todo;
La manera en que cada elemento afecta al todo depende, al menos, de un
elemento ms, o, dicho de otra forma, los elementos son independientes; si se
subdividen de alguna forma los elementos del sistema, las partes resultantes
tienen las dos primeras propiedades.
Se ha planteado por diferentes autores que estamos abandonando la era de las
mquinas y hemos entrado en la era de los sistemas. Los responsables del rea
de gestin y administracin se ocupan, preferentemente de un tipo particular
de organizaciones sistemas denominados O. Siguiendo a Ackoff, una
organizacin presenta las siguientes caractersticas:
Es un sistema con finalidad (tiene la capacidad de elegir, los medios o los fines,
o ambas cosas) compuestos, al menos, por dos elementos - personas con
finalidad que tienen un objetivo comn.
Entre los diferentes elementos que la integran existe una divisin funcional del
trabajo.

Los subconjuntos o elementos que realizan funciones diferentes pueden

responder al comportamiento de cada uno de los otros mediante la
observacin y la comunicacin.
Al menos, un subconjunto o elemento del sistema debe tener la funcin de
control.
Si se examinan los 4 puntos anteriores puede constatarse, sin mayor dificultad,
que todas estas caractersticas las posee una empresa. Pero no todas las
organizaciones son empresas. Tambin lo son un ministerio, un hospital, una
universidad, una iglesia, etc. (Leyva Rodrguez, 2002).
Al considerar a la empresa como una organizacin se reconoce la existencia
dentro de la misma de partes (Sistemas), que a su vez estos tambin estn
divididos en (subsistemas), donde estos compuestos que tienen finalidad
propia, en la medida en que los objetivos de los mismos no sean coincidentes
aparecern conflictos que no podrn ser solucionados sino se contempla desde
una perspectiva de sistema.
Segn Schroeder los sistemas productivos son procesos especficos de
transformacin de un conjunto de factores (de entrada) en un conjunto de
productos, bienes o servicios (salida). Es por ello que en la actualidad se
analiza y estudia a la organizacin como un sistema que funciona con un
enfoque por proceso, o sea que todas sus reas funcionales trabajen con un
mismo objetivo: la misin de la Organizacin y no sus metas particulares. Para
ello existen diversos mtodos de gestin empresarial que utilizan ese enfoque:
Control Total de la Calidad, Just In Time (J.I.T), Teora de las Restricciones
(T.O.C), la Logstica Empresarial y particularmente en Cuba el
Perfeccionamiento Empresarial.
Para la realizacin del presente trabajo se combinan: El Perfeccionamiento
Empresarial y la Logstica Empresarial, constituyendo el primero un proceso de
mejora continua para las organizaciones cubanas, el cual surge con el objetivo
de lograr la eficiencia y eficacia de las mismas, partiendo de determinar cuales
son los problemas que presenta la organizacin (diagnstico) en todos sus
sistemas1, para luego realizar el diseo e implementacin de los mismos como
un traje a la medida para lograr los objetivos propuestos teniendo en cuenta
las siguientes caractersticas que pueden ser aplicables a cualquiera de los
mencionados Sistemas:
Debe existir interrelacin entre sus componentes (relacin entre las partes y el
todo).
Los sistemas estn ordenados en una jerarqua.
Las partes de un sistema no son iguales al todo.
Los lmites de los sistemas son artificiales.
Los sistemas pueden ser abiertos o cerrados segn la influencia con el
entorno.
Cada sistema tiene entradas, procesos, salidas y ciclos de retroalimentacin.
1 Estos sistemas conforman el expediente de Perfeccionamiento Empresarial
de la empresa segn Decreto 281/05 del Comit Ejecutivo del Consejo de
Ministros (CECM).

Las fuerzas dentro de un sistema tienden a ser contrarias entre ellas

(feedback) para mantener el equilibrio.

ENFOQUE
EL ENFOQUE SISTEMICO
El enfoque sistmico es la aplicacin de la teora general de los sistemas en
cualquier disciplina.
En un sentido amplio, la teora general de los sistemas se presenta como una
forma sistemtica y cientfica de aproximacin y representacin de la realidad
y, al mismo tiempo, como una orientacin hacia una prctica estimulante para
formas de trabajo interdisciplinarias.
En tanto paradigma cientfico, la teora general de los sistemas se caracteriza
por su perspectiva holstica e integradora, en donde lo importante son las
relaciones y los conjuntos que a partir de ellas emergen.
Los objetivos originales de la teora general de sistemas son las siguientes:
Impulsar el desarrollo de una terminologa general que permita describir las
caractersticas, funciones y comportamientos sistmicos.
Desarrollar un conjunto de leyes aplicables a todos estos comportamientos y,
por ltimo,
Promover una formalizacin (matemtica) de estas leyes.
La primera formulacin en tal sentido es atribuible al bilogo Ludwing von
Bertalanffy en 1.936, para l la teora general de sistema debera constituirse
en un mecanismo de integracin entre las ciencias naturales y sociales. Esta
teora surge en respuesta al agotamiento e inaplicabilidad de los enfoques
analtico reduccionista y sus principios mecnico causales. El principio en
que se basa esta teora es la nocin de totalidad orgnica, mientras que el
paradigma anterior estaba fundado en una imagen inorgnica del mundo.
Los conceptos propuestos por Bertalanffy pueden ser resumidos en que existen
modelos, principios y leyes que pueden ser generalizados a travs de varios
sistemas, sus componentes y las relaciones entre ellos . La integracin y la
separacin representan dos aspectos fundamentalmente diferentes de la
misma realidad, en el momento en que se rompe el todo se pierde alguna de
sus propiedades vitales (Bertalanffy, 1981 in Carr, 1996).
En las definiciones ms corrientes se identifican los sistemas como conjuntos
de elementos que guardan estrechas relaciones entre s, que mantienen al
sistema directo o indirectamente unido de modo ms o menos estable y cuyo
comportamiento global persigue, normalmente, algn tipo de objetivo. Esas
definiciones se concentran fuertemente en procesos sistmicos internos; deben
necesariamente, ser complementadas con una concepcin de sistemas
abiertos, en donde queda establecida como condicin para la continuidad
sistmica el establecimiento de un flujo de relaciones con el ambiente.
Las perspectivas de sistemas en donde las distinciones conceptuales se
concentran en una relacin entre el todo (sistema) y sus partes (elementos).

Las perspectivas de sistemas en donde las distinciones conceptuales se

concentran en los procesos de frontera (sistemas / ambiente).
En el primer caso, la cualidad esencial de un sistema est dada por la
interdependencia de las partes que lo integran y el orden que subyace a tal
interdependencia. En el segundo, lo central son las corrientes de entradas y
salidas mediante las cuales se establece una relacin entre el sistema y su
ambiente. Ambos enfoques son ciertamente complementarios.
La teora general de los sistemas comprende un conjunto de enfoques que
difieren de estilo y propsito, entre las cuales se encuentran la teora de
conjuntos (Mesarovic), teora de las redes (Rapoport), ciberntica (Wiener)1,
teora de la informacin (Shannon y Weaver), teora de los autmatas (Turing),
teora de los juegos (von Neumannn), entre otras. Por eso, la prctica del
anlisis aplicado de sistemas tiene que aplicar diversos modelos, de acuerdo
con la naturaleza del caso y con criterios operacionales, aun cuando algunos
conceptos, modelos y principios de la teora general de sistemas como el
orden jerrquico, la 1Teora fundamental para los nuevos conceptos de la
auditora. Diferenciacin progresiva, la retroalimentacin, entre otras son
aplicables a grandes rasgos a sistemas materiales, psicolgicos y
socioculturales.
Las caractersticas que pueden ser aplicables a cualquier sistema son:
La interrelacin de sus componentes (relacin entre las partes y el todo).
Los sistemas estn ordenados en una jerarqua.
Las partes de un sistema no son iguales al todo.
Los lmites de los sistemas son artificiales.
Los sistemas pueden ser abiertos o cerrados segn la influencia con el
ambiente.
Cada sistema tiene entradas, procesos, salidas y ciclos de retroalimentacin.
Las fuerzas dentro de un sistema tienden a ser contrarias entre ellas
(feedback) para mantener el equilibrio
Entropa.
Al buscar una relacin entre la teora organizacional con la teora de sistemas
se proponen los siguientes tipos de sistemas: racional, natural y abierto. Los
dos primeros, el racional y el natural tienden a ver la organizacin como
sistemas cerrados, esto es, separados del ambiente, en contraste, el sistema
abierto ve a la organizacin receptiva y dependiente del ambiente, hay una
conexin entre los componentes internos y externos.

CLASIFICACIN
SISTEMAS DUROS Y BLANDOS
Tenemos que admitir que en el mundo real nos encontramos con sistemas
"duros" y problemas
"blandos".

Sistema duro: Es un problema del mundo real que se puede formular como la
bsqueda de medios eficientes para lograr un fin definido.
Sistema blando: Es un problema del mundo real que no puede formularse como
la bsqueda de medios eficientes para lograr un fin determinado, es decir un
problema en el cual los fines, metas e
intenciones son en s mismos
problemticos. Se tienen situaciones problemticas complejas, no
estructuradas o difusas, donde los objetivos son difciles de determinar, las
medidas de rendimiento es de tipo cualitativo y el proceso de toma de
decisiones es en condiciones de incertidumbre.
Es decir, cuando los problemas son duros, es posible aplicar para su solucin
alguna tcnica especfica: teora de decisiones, PERT, CPM, econometra,
anlisis costo-beneficio. Es decir se usa la Metodologa de los Sistemas Duros y
cuando los problemas son blandos - mayora de los casos de las organizaciones
y grupos sociales de diverso tipo - la solucin depende de las restricciones de
espacio-tiempo en que surge dicho problema, solucin que sera muy distinta
en otras circunstancias.
Aparte de ello, lo resaltante aqu, es que se cambia el paradigma de la
optimizacin en la administracin por el paradigma del aprendizaje, es decir,
la idea de mejorar (optimizar) la "solucin" elegida (entre otras) de la situacin
problema que se analiza por el de incrementar el conocimiento sobre la misma
(aprender) mediante su observacin a travs de tantos puntos de vista como
sean posibles, tomando conciencia de que cada uno de ellos nos llevar a una
solucin determinada.
Ejemplo: El rea de comercializacin de una empresa podra ser vista como:
* Un sistema que busca colocar unos productos determinados en el mercado.
* Un sistema que permita satisfacer las necesidades de la demanda.
* Un sistema que conduzca a minimizar los costos de comercializacin.
* Un sistema que busca maximizar el margen de utilidad.
* Un sistema que permita fijar la imagen de un producto en el mercado.
Y cada posicin conceptual, nos llevar a un "resultado determinado" para
dicha situacin-problema (el rea de comercializacin).
En resumen la Metodologa de Sistemas Blandos (MSB) est relacionada con el
paradigma del aprendizaje en vez del de optimizacin. Aprendizaje que
proviene de poner en claro los significados que los involucrados en la
situacin-problema atribuyen a aquello que observan y que mediante una
secuencia de etapas permite estructurar debates acerca de puntos de vista,
acerca de conflictos y valores y nos conduce a preciar claramente la
interrelaciones que cada "solucin" origina. En esta metodologa es importante
tener una orientacin hacia el problema ms que una orientacin hacia las
tcnicas.

DISEO
Segn criterios de varios autores incluyendo al autor del presente trabajo, el
Anlisis de Sistemas trata bsicamente de: determinar los objetivos y lmites

del sistema objeto de anlisis, caracterizar su estructura y funcionamiento,

marcar las directrices que permitan alcanzar los objetivos propuestos, y
evaluar sus consecuencias. Dependiendo de los objetivos del anlisis podemos
encontrarnos ante dos problemticas distintas:
Anlisis de un sistema ya existente para comprender, mejorar, ajustar y/o
predecir su comportamiento.
Anlisis como paso previo al diseo de un nuevo sistema.
En cualquier caso, podemos agrupar ms formalmente las tareas que
constituyen el anlisis en una serie de etapas que se suceden de forma
iterativa hasta validar el proceso completo:
Conceptualizacin
Consiste en obtener una visin de muy alto nivel del sistema, identificando sus
elementos bsicos y las relaciones de stos entre s y con el entorno.
Anlisis funcional
Describe las acciones o transformaciones que tienen lugar en el sistema.
Dichas acciones o transformaciones se especifican en forma de procesos que
reciben unas entradas y producen unas salidas.
Anlisis de condiciones (o constricciones)
Debe reflejar todas aquellas limitaciones impuestas al sistema que restringen
el margen de las soluciones posibles. Estas se derivan a veces de los propios
objetivos del sistema:
Operativas, como son las restricciones fsicas, ambientales, de
mantenimiento, de personal, de seguridad, etc.
De calidad, como fiabilidad, mantenibilidad, seguridad, convivencialidad,
generalidad, etc.
Sin embargo, en otras ocasiones las constricciones vienen impuestas por
limitaciones en los diferentes recursos utilizables:
Econmicos (reflejados en un presupuesto).
Temporales (que suponen unos plazos a cumplir).
Humanos, (reflejados en las competencias)
Metodolgicos, (que conllevan la utilizacin de tcnicas determinadas).
Materiales, (como espacio, herramientas disponibles, etc.)
Construccin de modelos
Una de las formas ms habituales y convenientes de analizar un sistema
consiste en construir un prototipo (un modelo en definitiva) del mismo.
Validacin del anlisis
A fin de comprobar que el anlisis efectuado es correcto y evitar en su caso la
posible propagacin de errores a la fase de diseo, es imprescindible proceder
a la validacin del mismo. Para ello hay que comprobar los extremos
siguientes:
El anlisis debe ser consistente y completo.
Si el anlisis se plantea como un paso previo para realizar un diseo, habr
que comprobar adems que los objetivos propuestos son correctos y
realizables.
Una ventaja fundamental que presenta la construccin de prototipos desde el
punto de vista de la validacin radica en que estos modelos, una vez

construidos, pueden ser evaluados directamente por los usuarios o expertos en

el dominio del sistema para validar sobre ellos el anlisis.
De todo lo anteriormente expuesto resulta evidente que, una vez realizado el
proceso de diagnstico como primer paso para la aplicacin del
Perfeccionamiento Empresarial, se requiere tener en cuenta todos estos
elementos para lograr efectividad en el diseo e implementacin de los
sistemas que componen dicho expediente y en particular el Sistema Logstico,
pues constituye un pilar fundamental para el xito de la organizacin
Se denominan Subsistemas las partes que conforma un sistema. Cada
subsistema tiene su propia vida, pero permite que el sistema sea un todo y
produce una serie de variables para establecer el estado del sistema, (Levine
and Fitzgerald, 1992). La funcin y estructura de un sistema puede ser
estudiado, analizado y descrito a travs de los subsistemas bsicos.
Como se pudo observar anteriormente, que muestra la gestin empresarial con
un enfoque logstico, donde se debe abarcar simultneamente a los diferentes
sistemas de la empresa, dando prioridad por su peso e importancia a los
Sistemas de Organizacin de la Produccin de Bienes y Servicios, de
Mercadotecnia y de Relaciones Financieras, donde la interrelacin existente
entre las diferentes partes que conforman la actividad empresarial, conlleva a
que cualquier accin desarrollada en una de ellas tiene una influencia directa
en las otras, de ah la importancia de un enfoque integral que propicie el buen
funcionamiento y competitividad de la organizacin.
La mayora de los autores consideran a la logstica o al sistema logstico con
tres subsistemas fundamentales: aprovisionamiento, produccin y distribucin,
(Ver Torres Gemeil / Daduna / Mederos Cabrera /, 2007), concebidos de forma
integral (ver Figura No. 7) y enfocados hacia la satisfaccin del cliente.

LA SINCRONIZACIN DENTRO DE LA CADENA DE VALOR

El propsito de una cadena de valor es obtener el producto o servicio de la
manera ms eficiente, a tiempo y con un mnimo de inventario para el
consumidor que los requiere. Los eslabones fluctan debido a los cambios en la
demanda de los clientes y la oferta. Una cadena de valor lean sincroniza
todos los eslabones para mantener constante el desempeo de la calidad, el
costo y la entrega.
Por lo que el trmino de cadena de valor se puede entender como; una forma
de anlisis y evaluacin de todas las funciones de la actividad empresarial,
mediante las cuales, se divide una empresa en sus partes constitutivas

(produccin, marketing, investigacin y desarrollo, recursos humanos, sistemas

de informacin y la infraestructura), buscando identificar las ventajas
competitivas en aquellas actividades generadoras de valor.
Otra definicin de cadena de valor, es la propuesta por Hansen y Mowen, en su
libro, Administracin de Costos, contabilidad y control: cadena de valor
industrial, es el conjunto de actividades creadoras de valor desde las materias
primas bsicas hasta la eliminacin del producto terminado por los
consumidores finales.