CAPTULO I

FUNDAMENTACIN TEORICA DEL CONTROL DE INVENTARIOS

1.1.- CONSIDERACIONES CONCEPTUALES GENERALES.
La administracin es un tema de especial inters, porque se refiere al
establecimiento, bsqueda y logro de objetivos. De todas las reas
administrativas, la Administracin de la Produccin, es la ms difcil
de definir ya que incorpora tareas interdependientes. Se puede
considerar a un sistema de produccin, como armazn o esqueleto de
las actividades dentro del cual puede ocurrir la creacin del valor, en
un extremo del sistema se encuentran los insumos o entradas en el
otro estn los productos o salidas.
El control de inventarios es necesario en toda empresa de bienes o
servicios para la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de la
rotacin y evaluacin del
inventario de acuerdo a como se clasifique y que tipo reinventario
tenga la empresa, ya que a travs de todo esto determinaremos los
resultados (utilidades o prdidas) de una manera

razonable,

pudiendo establecer la situacin financiera de la empresa y las

medidas necesarias para mejorar o mantener dicha situacin.
1.1.1.- DEFINICION DE ADMINISTRACIN.
En el criterio moderno de la administracin se ha venido cambiando el
concepto de administracin con el trascurso de los aos, al igual que
sucede con otros campos de conocimiento, sin embargo es posible
determinar una definicin que incluya sus aspectos ms importantes,
a travs de un anlisis y sntesis de las principales caractersticas que
se han dado por diferentes estudiosos de la ciencia administrativa.
GEORGE R. TERRY Y STHEPHEN G. FRANKLIN, para estos autores
la administracin es un proceso muy particular, consistentes en las
actividades

de

planeacin,

organizacin,

ejecucin

control,

desempeados para determinar y alcanzar los objetivos sealados

con el uso de seres humanos y otros recursos.
Administracin de la Produccin III

WILLIAM J. Mc LARNEY, la administracin es la combinacin ms

efectiva posible de hombres, materiales, maquinarias y mtodos y
dinero para obtener la realizacin de los fines de la empresa. 1.
Desde cualquier punto de vista que se defina la administracin es
necesario tener presente:
El carcter de la administracin como actividad productiva.
La transformacin de la naturaleza en beneficio de la sociedad.
La obtencin del producto con un efecto natural del proceso
productivo.
El producto se refiere a la produccin de bienes materiales y
servicios.
El

papel

importante

que

juega

la

administracin

en

la

organizacin y direccin de esa produccin. 2

1.1.2.- ADMINISTRACION DE LA PRODUCCION
Se refiere a todo aquello que signifique: producir, fabricar y
transformar. En nuestros tiempos las operaciones tcnicas han
adquirido tal importancia que deja

en la penumbra a otras

capacidades igualmente muy necesarias para la marcha de las

empresas.
En realidad muchos de los administradores piensan primero en las
aplicaciones de la produccin cuando se hace mencin de las tcnicas
administrativas, sin embargo el desarrollo de mtodos y tcnicas
facilitan la labor de la toma de decisiones por la produccin desde la
ptica moderna, para lo cual juega un papel importante la tecnologa
y la actualizacin de conocimientos en la aplicacin de esas tcnicas.
El proceso de produccin de puede definir de la siguiente manera: La
direccin de operaciones o administracin de la produccin como se
llama con frecuencia puede definirse como la administracin de los
1
2

VICTOR HUGO VILLEGAS, Introduccin a la Administracin, Pg. 3-4,2002

COLECCIONES REVISTA LA RAZN, La Administracin como Gestin, Pgs.123, 2006

Administracin de la Produccin III

recursos directos necesarios para producir los bienes y servicios que

ofrece una organizacin 3.
DEFINICION DE PRODUCCION.La produccin puede ser considerada como el acto de cambiar

transformar ciertos factores o insumos en otros previamente definidos

o diseados a priori
1.1.2.1 PROCESO DE LA PRODUCCION
El proceso de produccin de puede definir de la siguiente manera: La
direccin de operaciones o administracin de la produccin como se
llama con frecuencia puede definirse como la administracin de los
recursos directos necesarios para producir los bienes y servicios que
ofrece una organizacin4.
El proceso de produccin identifica cinco reas como se muestra en la
siguiente figura:

3
4

VICTOR HUGO VILLEGAS, Introduccin a la Administracin, Pg. 85, 2002

VICTOR HUGO VILLEGAS, Introduccin a la Administracin, Pg. 88,2002

Administracin de la Produccin III

Fuente: VICTOR HUGO VILLEGAS. Introduccin a la Administracin

1.2

CONSIDERACIONES

GENERALES

DEL

CONTROL

DE

planeamiento

de

INVENTARIOS
El

control

de

inventarios

significa

un

buen

operaciones de produccin a largo plazo y a plazo intermedio como al

igual que buena programacin de la produccin y los mtodos de
control. Un sistema de control amplio e integrado, que incluye el
planeamiento, la programacin y el control de la produccin, ha de
tener una estrecha relacin con otras actividades de planeacion y
control, como el planeamiento del movimiento de caja, el presupuesto
financiero y el pronostico de ventas, ya que tropieza con conjunto de
polticas de venta.
1.2.1 DEFINICION DE CONTROL
Controlar es determinar qu se est realizando-esto es, evaluar el
desempeo y, si es necesario, aplicar las medidas correctivas, de
manera que el desempeo tenga lugar de acuerdo con los planes-. El
control puede considerarse como la deteccin y correccin de las
variaciones de importancia en los resultados obtenidos por las
actividades planeadas.
Es probable que ocurran algunos errores, prdida de esfuerzo y
directrices inefectivas y ser causa de desviaciones injustificadas del
objetivo que se persigue. As que el control es necesario. El control
existe en todos los niveles administrativos, cuando se determinan las
realizaciones reales y se comparan con las respectivas expectaciones,
tenemos el control. 5.
1.2.2 DEFINICION DE INVENTARIO
El inventario es el conjunto de mercancas o artculos que tiene la
empresa para comerciar con aquellos, permitiendo la compra y venta
o la fabricacin primero antes de venderlos, en
5 TERRY

un periodo

Y FRANKLIN, PRINCIPIOS DE ADMINISTRACIN, PGS,518,519, 1985

Administracin de la Produccin III

econmico determinados. Deben aparecer en el grupo de activos

circulantes.
Es uno de los activos ms grandes existentes en una empresa. El
inventario aparece tanto en el balance general como en el estado de
resultados. En el balance General, el inventario a menudo es el activo
corriente mas grande. En el estado de resultado, el inventario final se
resta del costo de mercancas disponibles para la venta y as poder
determinar el costo de las mercancas vendidas durante un periodo
determinado.
Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el
curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la produccin
de bienes o servicios para su posterior

comercializacin. Los

inventarios comprenden, adems de las materias primas, productos

en proceso y productos terminados o mercancas para la venta, los
materiales, repuestos y

accesorios para ser consumidos en la

produccin de bienes fabricados para la venta o en la prestacin de

servicios; empaques y envases y los inventarios en trnsito. 6.
1.2.3 DEFINICION DE CONTROL DE INVENTARIO
Los diversos aspectos de la responsabilidad sobre los inventarios
afectan a muchos departamentos y cada uno de stos ejerce cierto
grado de control sobre los productos, a medida que los mismos se
mueven a travs de los distintos procesos de inventarios. Todos estos
controles que abarcan, desde el procedimiento para desarrollar
presupuestos y

pronsticos de ventas y produccin hasta la

operacin de un sistema de costo pro el

departamento de

contabilidad para la determinacin de costos de los inventarios,

constituye

el sistema del control interno de los inventarios, las

funciones generales son: Planeamiento,

compra u obtencin,

recepcin, almacenaje, produccin, embarques y contabilidad.

http://www.monografias.com/trabajos11/conin/conin.shtml

Administracin de la Produccin III

La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para

los sistemas de contabilidad de mercancas, porque la venta del
inventario es el corazn del negocio. El inventario es, por lo general,
el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por
inventarios, llamados costo de mercancas vendidas, son usualmente
el gasto mayor en el estado de resultados.
Otra definicin de podemos sealar es: El control de inventarios es
una parte integral de la planeacion de produccin, el rea de control
de inventarios es aquella en la cual la empresa debe decidir que
niveles de inventario se puede mantener econmicamente. Tales
inventarios consisten en materias primas y partes componentes que
la compaa adquiere de fuentes externas y partes componentes y
conjuntos terminados que la compaa misma fabrica.
IMPORTANCIA DEL CONTROL DE INVENTARIOS.El control de inventarios es importante para la produccin de
materias primas. Primero, el inventario debe ser lo bastante grande
para equilibrar la lnea de produccin. Si algunas maquinas operan a
distintos volmenes que otras, una forma de compensar este
desequilibrio en los volmenes de produccin es proporcionar
inventarios temporales, o bancos, como suelen ser llamados, entre las
maquinas. Segundo, los inventarios de materias primas, productos
semiterminados y productos terminados absorben la holgura cuando
fluctan las ventas o los volmenes de produccin. Esto conduce a
una tercera razn de la importancia del control de inventario. Los
inventarios tienden a proporcionar un flujo constante de produccin,
lo que facilita la programacin. Finalmente, el control del inventario
conduce a producir y comprar en lotes de tamao econmico. Estos
tamaos econmicos de los lotes representan la cantidad optima que
se debe producir para maximizar los costos.
OBJETIVOS DEL CONTROL DE INVENTARIOS.Eixsten varios objeivos en el control de inventarios. En ocasiones
tienen que hacerse ciertas concesiones al intentar alcanzar estos
Administracin de la Produccin III

objetivos, ya que el alcanzarlos todos a la vez no es posible. Los

objetivos del control de inventarios son:
Minimizar la inversion en el inventario.
Minimizar los costos de almacenamieno.
Minimizar las perdidas por daos, obsolescencia y por articulos
perecederos.
Mantener un inventario suficiente para que la produccin no
carezca de materias primas, partes y suministros.
Mantener un trasporte eficiente de los inventarios, incluyendo
las funciones de despacho y recibo.
Mantener un sistema eficiente de informacin del inventario.
Proporcionar

informes

sobre

el

valor

del

inventario

contabilidad.
Cooperar con compras de manera que se puedan lograr
adquisiciones econmicas y eficientes.
Hacer predicciones sobre las necesidades del inventario.
FUNCIONES DEL CONTROL DE INVENTARIOS. Sirven para compensar los errores que se presentan en la
prediccin de la demanda de los productos de la compaa.

Tipos De Inventario.Inventario Perpetuo:

Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el almacn, por
medio de un registro detallado que puede servir tambin como mayor auxiliar,
donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades fsicas. A
intervalos cortos, se toma el inventario de las diferentes secciones del almacn
y se ajustan las cantidades o los importes o ambos, cuando es necesario, de
acuerdo con la cuenta fsica.
Los registros perpetuos son tiles para preparar los estados
financierosmensuales, trimestral o provisionalmente. El negocio puede
determinar el costo del inventario final y el costo de las mercancas vendidas
Administracin de la Produccin III

directamente de las cuentas sin tener que contabilizar el inventario. El

sistemaperpetuo ofrece un alto grado de control, porque los registros de
inventario estn siempre actualizados.
Anteriormente, los negocios utilizaban el sistema perpetuo principalmente para
los inventarios de alto costo unitario, como las joyas y los automviles; hoy da
con este mtodolos administradores pueden tomar mejores decisiones acerca
de las cantidades a comprar, los preciosa pagar por el inventario, la fijacin de
precios al clientey los trminos de venta a ofrecer. El conocimientode la
cantidad disponible ayuda a proteger el inventario.
Inventario Intermitente:
Es un inventario que se efecta varias veces al ao. Se recurre al, por razones
diversas, no se puede introducir en la contabilidad del inventario contable
permanente, al que se trata de suplir en parte.
Inventario Final:
Es aquel que realiza el comerciante al cierre del ejercicio econmico,
generalmente al finalizar un periodo, y sirve para determinar una nueva
situacin patrimonial en ese sentido, despus de efectuadas todas las
operaciones mercantiles de dicho periodo.
Inventario Inicial:
Es el que se realiza al dar comienzos a las operaciones.
Inventario Fsico:
Es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas y cada una de las
diferentes clases de bienes (mercancas), que se hallen en existencia en la
fecha del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como
una lista detallada y valorada de las existencias.

Administracin de la Produccin III

1.3 CONTROL DE INVENTARIOS

Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancas, por ser
sta su principal funcin y la que dar origen a todas las restantes
operaciones, necesitarn de una constante informacin resumida y
analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una
serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos
controles. Entres estas cuentas podemos nombrar las siguientes:

Inventario (inicial)

Compras

Devoluciones en compra

Gastos de compras

Ventas

Devoluciones en ventas

Mercancas en trnsito

Mercancas en consignacin

Inventario (final)

El Inventario Inicial representa el valor de las existencias de

mercancas en la fecha que comenz el perodo contable. Esta cuenta
se abre cuando el control de los inventarios, en el Mayor General, se
lleva en base al mtodo especulativo, y no vuelve a tener movimiento
Administracin de la Produccin III

hasta finalizar el perodo contable cuando se cerrar con cargo a

costo de ventas o bien por Ganancias y Prdidas directamente.
En la cuenta Compras se incluyen las mercancas compradas durante
el perodo contable con el objeto de volver a venderlas con fines de
lucro y que forman parte del objeto para el cual fue creada la
empresa. No se incluyen en esta cuenta la compra de Terrenos,
Maquinarias, Edificios, Equipos, Instalaciones, etc. Esta cuenta tiene
un saldo deudor, no entra en el balance general de la empresa, y se
cierra por Ganancias y Prdidas o Costo de Ventas. Devoluciones en
compra, se refiere a la cuenta que es creada con el fin de reflejar toda
aquella mercanca comprada que la empresa devuelve por cualquier
circunstancia;

aunque

esta

cuenta

disminuir

la

compra

de

mercancas no se abonar a la cuenta compras.

Los gastos ocasionados por las compras de mercancas deben
dirigirse a la cuenta titulada: Gastos de Compras. Esta cuenta tiene
un saldo deudor y no entra en el Balance General.
Ventas: Esta cuenta controlar todas las ventas de mercancas
realizadas por la Empresa y que fueron compradas con ste fin. Por
otro lado tambin tenemos Devoluciones en Venta, la cual est
creada para reflejar las devoluciones realizadas por los clientes a la
empresa.
En algunas oportunidades, especialmente si la empresa realiza
compras en el exterior, nos encontramos que se han efectuado
ciertos desembolsos o adquirido compromisos de pago (documentos o
giros) por mercancas que la empresa compr pero que, por razones
de distancia o cualquier otra circunstancia, aun no han sido recibidas
en el almacn. Para contabilizar este tipo de operaciones se debe
utilizar la cuenta: Mercancas en Trnsito.
Por otro lado tenemos la cuenta llamada Mercanca en Consignacin,
que no es ms que la cuenta que reflejar las mercancas que han
sido adquiridas por la empresa en "consignacin", sobre la cual no se

Administracin de la Produccin III

tiene ningn derecho de propiedad, por lo tanto, la empresa no est

en la obligacin de cancelarlas hasta que no se hayan vendido.
El Inventario Actual (Final) se realiza al finalizar el perodo contable y
corresponde al inventario fsico de la mercanca de la empresa y su
correspondiente valoracin. Al relacionar este inventario con el inicial,
con las compras y ventas netas del periodo se obtendr las Ganancias
o Prdidas Brutas en Ventas de ese perodo.
El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de
un departamento de compras, que deber gestionar las compras de
los inventarios siguiendo el proceso de compras.
1.3.1 CONTROL DE INVENTARIOS DE MERCANCAS.Muchos de los problemas de cumplimiento de fechas pactadas que
existen en los sistemas industriales, comerciales y de servicios tienen
su causa en pobres decisiones de administracin de materiales.
Es el conjunto de actividades y tcnicas utilizadas para mantener la
cantidad de artculos (materiales, materias primas, producto en
proceso y producto terminado) en el nivel deseado tal que ni el costo
ni la probabilidad de faltante sean de una magnitud significativa.
Esta seccin resume el movimiento de entradas y salidas que
conforman el inventario de mercanca de la empresa. Para registrar la
seccin de control de inventario de mercancas, todas las facturas de
ventas deben contener la informacin del costo de cada artculo
vendido. Este dato se anotar mediante cdigos para proteger la
informacin confidencial.

Lnea de inventario inicial

Diariamente deben anotarse en la columna de hoy el inventario

inicial, que se tomar del rengln que contiene el inventario final del
da inmediatamente anterior.

Administracin de la Produccin III

El inventario inicial que se anotar en la columna de acumulado es

con el que se inicia cada mes. Este dato permanece igual durante
todo el mes de operaciones.
El objetivo de mantener en el inventario de la columna hoy, el
inventario inicial del da anterior y en el acumulado el inventario
inicial del inicio del mes, es para poder hacer el balance entre los
datos diarios y acumulados y que el inventario final refleje igualdad
en ambas columnas.

Lnea de compras.

En la columna "hoy" del rengln de compras, se registran del valor

anotado en totales de "hoy" de la seccin de cheques girados,
compras al crdito. La columna de "acumulado" es el resultado de
sumar el acumulado del da anterior, ms la columna de "hoy".

El

Lnea de costo de la mercanca vendida

rengln

del

costo

de

la

mercanca

vendida,

se

obtiene

transformando diariamente el cdigo de costo que fue anotado a cada

artculo en la factura de venta a valores en dlares (B/.). Este dato se
acumula de todas las facturas emitidas en el da y el resultado se
anota en costo de la mercanca vendida en la columna de "hoy". La
columna de acumulado se obtiene sumando el resultado de "hoy"
ms la columna del acumulado del da anterior.

Lnea de inventario final

El rengln de inventario final se realizar la sumatoria en los

acumulados de "hoy" y "acumulado" de la siguiente manera:
Inventario inicial ms (+) compras, menos (-) costo de la mercanca
vendida igual (=) inventario final.
Al cierre del perodo, deben reconocerse -a travs de una provisinlas contingencias de prdida del valor expresado de los inventarios,
para que ellos queden ajustados a su valor neto de realizacin.

Administracin de la Produccin III

1.3.2 CONTROL INTERNO SOBRE INVENTARIOS

El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los
inventarios

son

el

aparato

circulatorio

de

una

empresa

de

comercializacin. Las compaas exitosas tienen gran cuidado de

proteger sus inventarios. Los elementos de un buen control interno
sobre los inventarios incluyen:

Conteo fsico de los inventarios por lo menos una vez al

ao, no importando cual sistema se utilice

Mantenimiento

eficiente

de

compras,

recepcin

procedimientos de embarque

Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el

robo, dao descomposicin

Permitir el acceso al inventario solamente al personal que

no tiene acceso a los registros contables

Mantener registros de inventarios perpetuos para las

mercancas de alto costo unitario

Comprar el inventario en cantidades econmicas

Mantener suficiente inventario disponible para prevenir

situaciones de dficit, lo cual conduce a prdidas en
ventas

No

mantener

un

inventario

almacenado

demasiado

tiempo, evitando con eso el gasto de tener dinero

restringido en artculos innecesarios. 7.

http://www.monografias.com/trabajos60/control-inventarios/control-inventarios.shtml

Administracin de la Produccin III