O PDTI como ferramenta de Gesto da TI

Fernando Pires Barbosa, Gustavo Chiapinotto, Srgio Joo Limberger, Marcelo Lopes Kroth,
Fernando Bordin da Rocha, Giana Lucca Kroth, Lucia Madruga, Henrique Pereira, Adriano Pereira, Geferson
Dallanora, Giuliano Ferreira, Luciano Azevedo Cassol
fernando.pires.barbosa@gmail.com, gchiapinotto@cpd.ufsm.br, sergio@cpd.ufsm.br, marcelo.tuco@ufsm.br,
fernando.rocha@ufsm.br, gilucca@gmail.com, luciagm@ufsm.br, henrique@ufsm.br, adriano@ufsm.br,
geferson@cpd.ufsm.br, giuliano@ufsm.br, lcassol@ufsm.br

Resumo: A governana e a gesto de TI so assuntos em pauta em instituies de grande porte, e

a situao no diferente nas instituies federais de ensino superior (IFES). Por outro lado, a
exigncia dos rgos de controle referente elaborao e publicao, por parte de rgos da
administrao pblica federal, de um plano diretor de tecnologia da informao (PDTI)
contribuiu para que o PDTI entrasse na agenda de discusso das IFES. Este artigo apresenta a
metodologia e os resultados da experincia da UFSM na elaborao e execuo do seu PDTI,
discutindo os impactos causados na gesto de TI da universidade a partir da implementao da
estratgia de execuo do PDTI. A metodologia inclui a elaborao de um plano de metas e o
acompanhamento da execuo destas metas por meio de uma pgina web e de um sistema de
planejamento, com destaque especial para a integrao da rea de TI com a alta administrao
por meio do relacionamento com o Comit Gestor de TI. Esta integrao foi um dos pontos fortes
da execuo da metodologia, que deve ter continuidade nos prximos anos.

1. Introduo
A Gesto de Tecnologia da Informao vem ganhando cada vez mais espao nas discusses sobre
como apoiar as instituies no desenvolvimento de suas estratgias. Nos ltimos anos, frameworks
de boas prticas, como o COBIT (Control Objectives for Information and Related Technology),
vm sendo criados e adaptados com o objetivo de facilitar o alinhamento estratgico entre a TI e a
alta administrao das instituies.
O Plano Diretor de Tecnologia da Informao (PDTI) um documento de planejamento que se
tornou obrigatrio na administrao pblica a partir de 2010. Este artigo apresenta metodologia e os
resultados da experincia de elaborao e execuo do PDTI da Universidade Federal de Santa
Maria (UFSM), abordando a forma como ele tem contribudo com o processo de gesto de TI da
universidade.
A seo 2 apresenta uma viso geral sobre o que o PDTI e como ele est inserido na realidade das
instituies federais de ensino superior (IFES). A seo 3 mostra a metodologia que foi utilizada na
UFSM para elabora e executar o PDTI, e a seo 4 apresenta os resultados obtidos at o momento.
Na seo 5 so apresentadas as consideraes finais e a seo 6 lista as referncias utilizadas.

2. Sobre o PDTI
O Planejamento de TI se tornou obrigatrio a partir da Instruo Normativa SLTI 04/2010, que
vincula toda contratao de TI com alguma ao prevista no Plano Diretor de Tecnologia da
Informao. Alm disto, os rgos federais so submetidos a uma auditoria anual, realizada pela
Controladoria Geral da Unio (CGU) na qual um dos itens analisados justamente a existncia dos
planejamentos de TI (estratgico - PETI e ttico - PDTI).
O PETI o documento que define as estratgias gerais de TI da instituio, enquanto o PDTI o
documento que desdobra essas estratgias em aes, isto , planejamento ttico. De acordo com a

Instruo Normativa N. 04/2010, art 2, inciso XXII, o Plano Diretor de Tecnologia da Informao
(PDTI) um instrumento de diagnstico, planejamento e gesto dos recursos e processos de TI que
visa atender s necessidades tecnolgicas e de informao de um rgo ou entidade por um
determinado perodo. O PDTI representa um instrumento de gesto para a execuo das aes de TI
da organizao, possibilitando justificar os recursos aplicados em TI, minimizar o
desperdcio, garantir o controle, aplicar recursos naquilo que considerado mais relevante e, por
fim, melhorar o gasto pblico e o servio prestado ao cidado (MPOG/SLTI, 2012).

2.1. Viso do SISP

O Sistema de Administrao dos Recursos de Informao e Informtica (SISP) o rgo
responsvel por organizar o planejamento, a coordenao, a organizao, a operao, o controle e a
superviso dos recursos de Tecnologia da Informao dos rgos e entidades da administrao
pblica federal direta, autrquica e fundacional.
Com a incluso do PDTI como item obrigatrio no processo de aquisio de bens e servios de
tecnologia de informao, o SISP desenvolveu estratgias para capacitar as instituies pblicas a
elaborar os seus planos. Dentre estas estratgias existe um modelo de referncia (MPOG/SLTI,
2012) para ser utilizado como base para elaborao do plano e tambm uma capacitao de 35 horas
voltada exclusivamente para a elaborao de PDTI1 (ENAP, 2013).
Tanto o modelo de referncia quanto a capacitao do ao PDTI um enfoque bastante voltado para
o planejamento das aquisies de TI. O foco est baseado no levantamento das necessidades
(inventrio de TI) e na priorizao destas necessidades, identificando inclusive uma estimativa de
oramento para atender as necessidades que forem priorizadas. Um exemplo de PDTI seguindo
exatamente o modelo previsto pelo SISP o da UFLA, ilustrado pela Figura 1.

Figura 1: Trecho de PDTI da UFLA, que segue o modelo previsto pelo SISP (UFLA, 2011).

2.2. Realidade das IFES

O PDTI da UFLA mostra que possvel desenvolver um PDTI seguindo exatamente o modelo de
referncia previsto pelo SISP. Entretanto, as instituies federais de ensino superior (IFES)
apresentam algumas particularidades que tornam esse tipo de planejamento uma tarefa onerosa e,
eventualmente, pode dar origem a um plano que ter dificuldades para ser efetivamente executado.

Esta capacitao parte integrante de um treinamento maior, intitulado Programa de Desenvolvimento de Gestores
de Tecnologia de Informao (DGTI), que possui 133 horas de capacitao e inclui orientaes sobre como realizar
compras de TI.

De uma forma geral, as IFES possuem uma estrutura altamente descentralizada, que possui
implicaes em aspectos de planejamento. Este fenmeno foi observado, por exemplo, na
implementao de mecanismos de planejamento estratgico. H estudos indicando que a
singularidade e complexidades das IFES apontam diversos fatores que tendem a restringir o
planejamento estratgico nestas instituies, tais como: as decises so descentralizadas; coexistem
concepes distintas da universidade; o poder ambguo e disperso; e h reduzida coordenao de
tarefas (BORGES, 2001).
Em um levantamento realizado atravs de pesquisas na rede Internet e tambm por meio de
consultas feitas ao sistema e-Sic2, ambos durante o ano de 2012, foi possvel identificar que para
apenas 41% das IFES possvel afirmar com certeza que possuem um PDTI publicado. Este
nmero est abaixo do levantamento realizado em 2012 pela SeFTI Secretaria de Fiscalizao de
Tecnologia da Informao do TCU (SEFTI/TCU, 2012). Segundo este levantamento, 54% dos
rgos pesquisados informaram possuir um PDTI institudo e publicado.

Figura 2: Resumo da situao da IFES em relao existncia de PDTI (elaborado pelos autores).

3. Metodologia do PDTI na UFSM

O desenvolvimento do PDTI na UFSM levou em considerao o modelo e a viso do SISP a cerca
do PDTI e tambm as particularidades da universidade. As particularidades da UFSM, na verdade,
esto relacionadas a caractersticas das IFES como um todo e esto relacionadas sua estrutura
colegiada e alto grau de descentralizao das decises.
Alm das particularidades relacionadas s IFES, o desenvolvimento do PDTI da UFSM teve como
um de seus princpios a elaborao de um plano que pudesse ser efetivamente executado e
acompanhado, servindo como elo entre a rea de TI e a gesto da universidade. Dessa forma, o
desenvolvimento do plano foi orientado para a construo de um conjunto resumido de metas que
pudesse representar o conjunto de necessidades da universidade e, ao mesmo tempo, ser
suficientemente sinttico a ponto de permitir um acompanhamento eficiente.

3.1. Elaborao
A metodologia utilizada para elaborao do PDTI foi baseada no modelo de referncia do SISP
(MPOG/SLTI, 2012) e inspirada na estrutura de metas da EGTI (MPOG/SLTI, 2011). Algumas das
prticas previstas no modelo de referncia do SISP foram mantidas, como propostas originalmente
no modelo, enquanto outras foram adaptadas para se adequar ao modelo da EGTI e realidade da
UFSM.
A equipe de elaborao do PDTI contou com membros da Pr-Reitoria de Administrao, da PrReitoria de Planejamento e do CPD (Centro de Processamento de Dados). O trabalho foi
2

e-SIC o Sistema Eletrnico do Servio de Informao ao Cidado, que permite a qualquer pessoa encaminhar
pedidos de acesso a informao para rgos e entidades do Poder Executivo Federal.

coordenado pela Prof. Lucia Madruga, professora do curso de Administrao e Pr-Reitora Adjunta
da PROPLAN (Pr-Reitoria de Planejamento).
O aspecto central do PDTI da UFSM um plano contendo seis objetivos estratgicos e 25 metas.
Cada uma das metas possui indicadores de acompanhamento e um conjunto de aes previstas para
serem executadas. Este plano resultado de um trabalho de anlise e planejamento desenvolvido no
perodo entre janeiro e maro de 2012 e contou com as fontes de informao ilustradas na Figura 3.

Figura 3: Fontes de informao utilizadas para elaborar o PDTI da UFSM.

3.2. Plano de Metas

As 25 metas e indicadores so a base para acompanhar a execuo do plano. O formato em que
estas metas esto registradas pode ser visualizado na Figura 4.

Figura 4: Subconjunto de metas e indicadores do PDTI da UFSM.

A definio das s metas foi feita a partir da anlise das necessidades identificadas nas fontes de
informao ilustradas na Figura 3. Por exemplo: a pesquisa com as unidades/subunidades (item 2 da
Figura 3) mostrou que vrias unidades consideravam a melhoria da rede como uma de suas
prioridades, ento isto deu origem a duas metas: Meta 16-Modernizar e ampliar a cobertura de rede
wireless institucional e Meta 18-Modernizar e ampliar a infraestrutura de rede lgica no Campus.
No caso da meta 18, tambm contribuiu o fato de haver recursos aprovados no projeto CT-INFRA
(item 5 da Figura 3).
Este tipo de anlise deu origem a todas as metas. O Plano de Desenvolvimento Institucional da
UFSM (PDI) tambm foi uma das fontes de informaes para elaborao do PDTI (item 1 da Figura
3). No PDI havia vrias aes relacionadas a laboratrios, ento foi elaborada a Meta 17Modernizar e ampliar os laboratrios de TI institucionais e promover a criao e manuteno de
novos. J o grande nmero de demandas de sistemas (item 4 da Figura 3) deu origem Meta 5Mensurar e planejar o aumento da capacidade de produo de software. A Meta 7-Incorporar
gesto de projetos e mapeamento de processos ao desenvolvimento de sistemas tem relao com a

demanda por novos sistemas e tambm com orientaes da CGU (item 7 da Figura 3) e da prpria
EGTI (item 6 da Figura 3). As sugestes da comunidade (item 9 da Figura 3) deram origem Meta
12 Promover aes para o tratamento adequado do lixo eletrnico.

3.3. Execuo e Acompanhamento

Uma das preocupaes que se teve durante a elaborao do PDTI foi relacionada viabilidade de se
acompanhar a sua execuo de forma efetiva. Este foi um dos objetivos de elaborar a estrutura
baseada em metas, que semelhante da EGTI.
O CPD foi definido como sendo o rgo responsvel pela execuo do PDTI e a superviso das
metas foi atribuda ao Comit Gestor de TI. A partir destas definies teve incio o desenvolvimento
dos planos de ao de cada meta.
Para fazer o acompanhamento do plano foi utilizado um sistema desenvolvido originalmente para
acompanhar a execuo do PDI. Alm disso, a metodologia de acompanhamento previa que cada
meta fosse atribuda a uma pessoa, que seria responsvel por elaborar o planejamento e conduzir a
sua execuo, utilizando o sistema para manter atualizado o andamento de cada meta (Figura 5) .

Figura 5: Metas do PDTI cadastradas no sistema de planejamento, junto com seus cronogramas de execuo.

O plano de execuo de cada meta foi apresentado ao Comit Gestor de TI em reunies que foram
realizadas periodicamente durante o primeiro semestre de 2012. A partir de ento, os membros do
Comit Gestor passaram a ser notificados por e-mail sobre mudanas ou atrasos na execuo do
plano (Figura 6).

Figura 6: Trecho de e-mail enviado periodicamente ao Comit Gestor de TI para acompanhamento do PDTI.

4. Resultados
O PDTI da UFSM foi publicado em abril de 2012 e j possvel fazer uma avaliao dos primeiros
12 meses de execuo do plano. Nem todas as metas foram efetivamente executadas e alguns
aspectos merecem destaque especial, como a atuao do Comit Gestor de TI e o caso emblemtico
da Meta16, relacionada rede wireless institucional.

4.1. Comit Gestor de TI

A existncia de um Comit Gestor de TI uma recomendao da CGU e do SISP, e tambm faz
parte de um conjunto de boas prticas de governana de TI previstas pelo COBIT (Control
Objectives for Information and Related Technology). O papel deste comit representar a alta
administrao e para isso ele deve ser representativo das principais reas de atuao da instituio.
O Comit Gestor de TI da UFSM composto por sete pessoas de diferentes reas, sendo
coordenado pelo Diretor do CPD. Durante o primeiro semestre de 2012 o Comit de TI da UFSM se
reuniu periodicamente para tratar das metas previstas no PDTI. Foram quatro reunies at o ms de
junho e mais duas durante o ms de agosto. A Figura 7 parte integrante da pgina oficial do PDTI
da UFSM e apresenta os membros do Comit Gestor e tambm as datas em que foram realizadas as
reunies.

Figura 7: Pgina do PDTI - Composio do Comit e relato das reunies de acompanhamento. (UFSM, 2012)

4.2. Resumo da execuo das Metas

A execuo das metas ocorreu de formas diversas. Algumas foram planejadas e executadas, outras
foram apenas iniciadas e h tambm uma meta para a qual ainda no foram realizadas aes
especficas. A Figura 8 mostra um resumo de como est a execuo do PDTI aps os primeiros
doze meses da sua publicao. Apenas uma meta no teve atividades executadas (No iniciada).
Em contrapartida, h 11 metas executadas, das quais 6 tiveram um plano de ao formal aprovado
junto ao Comit (Planejada e Executada) e 5 foram executadas sem um planejamento formal
(Executada sem planejamento). H ainda 3 metas cujo plano est em desenvolvimento (Plano em
desenvolvimento), as quais esto relacionadas ao inventrio de TI e a pesquisas de satisfao
Tambm h 9 metas que foram iniciadas, mas esto com suas atividades suspensas. Dentre
estas, 3 foram planejadas e iniciadas (Planejada e iniciada) e outras 6 foram iniciadas sem
planejamento. Das 6 metas iniciadas sem planejamento, 4 esto com suas atividades suspensas
devido a questes de prioridade (Iniciada sem planejamento), enquanto 2 dependem de articulao
com outros setores da universidade (Iniciada sem planejamento-Articulao). H tambm uma
meta que foi apenas planejada, no tendo nenhuma atividade executada at o momento.

Figura 8: Resumo da execuo das metas nos primeiros 12 meses do PDTI.

Outra viso interessante do envolvimento do Comit Gestor de TI com a execuo das metas
(Figura 9). Do total de 25 metas, 10 foram planejadas e apresentadas ao Comit e outras 3 esto em
processo de planejamento para serem referendadas. Isto significa que pelo menos 13 metas
passaram ou esto previstas para passar formalmente pelo Comit Gestor de TI para terem seu
plano de execuo aprovado. Por outro lado, h 11 metas que foram ou esto sendo executadas sem
que tenha havido um plano formal aprovado pelo Comit Gestor. E h uma meta para a qual ainda
no foram desenvolvidas atividades.

Figura 9: Execuo das metas nos primeiros 12 meses do PDTI: viso do envolvimento c/ o Comit Gestor de TI.

4.3. Indicadores das Metas

A viso da execuo das metas indica se as atividades planejadas esto sendo realizadas, mas no
apresenta um indicativo sobre o resultado final desta execuo. Ou seja, no indica se os objetivos
traados pelo planejamento esto sendo alcanados. Para isso necessrio uma viso sobre os
indicadores do plano.
O resumo dos resultados pode ser visto na Figura 10. Das 25 metas, 12 foram cumpridas,
parcialmente cumpridas ou modificadas em comum acordo com o Comit Gestor de TI. Um
exemplo de meta modificada a do projeto wireless, que foi expandida de forma exponencial. Um
exemplo de meta cumprida parcialmente so as metas 1 e 3, referentes ao catlogo de servios e
implantao do ITIL (quadro esquerda da Figura 4).
As 4 metas no avaliadas esto relacionadas a pesquisas ou medies que ainda devero ser
realizadas durante 2013, inclusive o levantamento referente ao inventrio de TI.
Dentre as 5 metas adiadas, 2 foram prejudicadas pela opo de crescimento exponencial na
execuo da meta 16 (projeto wireless) e as outras 3 so atividades internas do CPD, que foram
prejudicadas por um perodo eleitoral precedido de um longo perodo de greve.

Entre as 3 metas no cumpridas, 2 esto relacionadas a articulaes com outros setores da

universidade e a outra de alada do governo federal. A meta que foi suspensa uma ao que
estava prevista para ser executada em conjunto com o MEC e foi suspensa pelo prprio ministrio.

Figura 10: Resumo dos indicadores de acompanhamento do PDTI.

4.4. Caso Wireless

Durante o perodo de elaborao dos planos de ao para as metas, um caso merece destaque
especial. o caso referente Meta 16-Modernizar e ampliar a cobertura de rede wireless
institucional, que a primeira meta do Objetivo 5 e est destacada na Figura 11.

Figura 11: Metas do Objetivo 5. Destaque para a Meta 16, referente rede wireless institucional.

A melhoria na rede sem fio foi uma demanda gerada principalmente pelos Centros de Ensino, que
utilizam esse tipo de comunicao para expandir a sua rede para laboratrios e salas de aula. Na
poltica vigente no incio de 2012, cada Centro de Ensino era responsvel por fazer esta expanso,
adquirindo e configurando seus prprios aparelhos. Ocorre que, conforme evidenciado pela
pesquisa, esta estratgia no estava produzindo os resultados esperados. Ento foi estabelecida uma
meta para implantar, aos poucos, uma rede sem fio institucional que seria gerenciada de forma
centralizada pelo CPD. A expectativa era fazer um teste em dois prdios durante 2012 e expandir a
experincia para atingir quatro prdios no final de 2013.
O projeto para execuo da meta foi apresentado ao Comit Gestor de TI na terceira reunio de
trabalho, no dia 14 de junho de 2012. Ao visualizar o projeto, o Comit o considerou estratgico e
solicitou um estudo do investimento que seria necessrio para implantar o projeto em todo o
campus universitrio de Camobi de uma s vez. O estudo foi feito e um novo projeto foi
apresentado ao Comit, que se comprometeu a buscar os recursos necessrio, estimados
inicialmente em cerca de R$500.000,00. O prximo passo foi agendar um espao na reunio de PrReitores para que o projeto fosse apresentado. Mais uma vez o projeto foi considerado estratgico e

uma nova expanso foi solicitada: agora o projeto deveria contemplar no apenas o campus de
Camobi, mas tambm os outros campi da UFSM que esto situados em outras cidades que no
Santa Maria. Um novo estudo foi feito e o oramento para execuo do projeto foi liberado no
incio de 2013, com oramento total na casa dos R$700.000,00.

4.5. Pgina para acompanhamento do PDTI

Foi criada uma pgina web com todas as informaes sobre o PDTI, e possvel acompanhar o
andamento do plano consultando esta pgina. A pgina contm um quadro que mostra, de forma online, o andamento das metas e tambm conta com notcias que apresentam informaes sobre como
est a execuo das metas (Figura 12). Tambm constam na pgina as atas e documentos utilizados
nas reunies com o Comit Gestor de TI, conforme ilustrado na parte mais direita da Figura 7.

Figura 12: Pgina do PDTI, com notcias e quadro de acompanhamento on-line. (UFSM, 2012)

O quadro que fica direita da pgina contm um link que aponta para um local de acesso pblico
onde possvel consultar o andamento do cronograma. O cronograma apresentado o mesmo que
est ilustrado na Figura 5. A pgina do PDTI tem vem recebendo cerca de 350 acessos dirios
durante os dias de semana. No ms de maro de 2013 foram 5.331 acessos, sendo 4.740 de Santa
Maria, 488 de Porto Alegre e 277 de So Paulo (Figura 13).

Figura 13: Relatrio de acesso pgina do PDTI durante o ms de mrcio de 2013 (fonte: google analytics).

5. Consideraes Finais
A estratgia de elaborar o PDTI com foco em facilitar o acompanhamento da sua execuo est se
mostrando um caso de sucesso. Embora algumas metas no tenham sido executadas e outras
estejam em atraso, possvel acompanhar de forma efetiva o andamento do plano.
A participao do Comit Gestor de TI foi e continua sendo fundamental para o bom andamento do
plano. Foi devido atuao do Comit que o projeto da rede wireless foi expandido e conseguiu
canalizar os recursos suficientes para implantar um projeto de carter institucional.
Um novo levantamento de necessidades de TI deve ser realizado nos prximos meses e ser
utilizado como base para a elaborao da prxima verso do PDTI. Este levantamento uma das
metas do prprio PDTI (Meta 13-Promover o inventrio de necessidades de TI) e estava previsto
para ser realizado em maro de 2013. Entretanto, devido ao perodo de greve ainda no foi
realizado. A data para realizar este novo levantamento ser definida em reunio junto ao Comit
Gestor de TI, mas provavelmente ele ir ocorrer somente aps o ms de julho, perodo em que ser
eleito o novo reitor da universidade.
O mecanismo de comunicao com o Comit Gestor de TI ainda est em processo de
aperfeioamento. Os e-mails com o status do plano j foram modificados em duas ocasies para
apresentar informaes mais resumidas e objetivas. Por outro lado, a pgina do PDTI tem se
mostrado til, tanto como ferramenta de divulgao como para apoiar a manuteno de um histrico
do andamento do plano.
De uma forma geral, tanto a elaborao quanto a execuo do PDTI tem se mostrado uma
importante ferramenta para orientar a gesto de tecnologia da informao na UFSM. A forma como
o plano foi desenvolvido facilitou a sua execuo e tem ajudado a aproximar a TI da alta
administrao, principalmente por meio do envolvimento do Comit Gestor de TI. O caso do
projeto de rede wireless deixou isto evidente.
Os prximos anos devero ser utilizados para refinar a experincia de planejamento e execuo,
principalmente melhorando a preciso dos indicadores de acompanhamento, para os quais ainda no
havia base de comparao histrica. A expectativa que o PDTI continue ajudando a aproximar
cada vez mais a TI da alta administrao da universidade e permitindo o desenvolvimento de
solues cada vez mais aderentes s necessidades da comunidade universitria.

6. Referncias
BORGES, D. F. (2001). Uma experincia de planejamento estratgico em universidade: o caso do centro de
Cincias Sociais Aplicadas da UFRN. Revista de Administrao Pblica, 63-76.
ENAP. (2013). ENAP - Curso DGTI. Acesso em 08 de 04 de 2013, disponvel em ENAP - Escola Nacional de
Administrao Pblica:
http://www.enap.gov.br/index.php?option=com_include&evento=calendario_cursos_presenciais&
Itemid=47
MPOG/SLTI. (2011). Estratgia Geral de Tecnologia da Informao - EGTI 2011-2012.
MPOG/SLTI. (2012). Guia de elaborao de PDTI do SISP.
SEFTI/TCU. (2012). Relatrio de Levantamento de Governana de TI. Acrdo N 2585/2012-TCU.
UFLA. (2011). PDTI da Universidade Federal de Lavras (UFLA).
UFSM. (2012). Pgina do PDTI da UFSM. Acesso em 04 de abril de 2013, disponvel em Pgina do PDTI da
UFSM: http://www.ufsm.br/pdti