UNIDAD I

FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACIN
TEMA N 1
LA ADMINISTRACIN
1.- Definicin de Administracin: Segn Robbins y Coulter consiste en coordinar las ac
tividades de trabajo de modo que se realicen de manera eficiente y eficaz con ot
ras personas y a travs de ellas.
Segn Chiavenato Es la direccin racional de las actividades de una organizacin, ya s
ea lucrativa o no, en ella se aborda la planeacin, organizacin (estructura), direc
cin y control de las actividades separadas por la divisin del trabajo que ocurre d
entro de la organizacin.
* Eficiencia: Consiste en obtener los mayores resultados con la mnima inversin. S
e define como hacer bien las cosas.
* Eficacia: Consiste en completar las actividades para conseguir las metas de la
organizacin. Se define como hacer las cosas correctas.
2.- Elementos de la Administracin: Luther Gulick propone siete (07) elementos de
la administracin, que son:
* Planeacin: Es la actividad de trazar las lneas generales de lo que debe hacerse
y fijar los mtodos de hacerlo.
* Organizacin: Es el establecimiento de la estructura formal de autoridad, por m
edio de subdivisiones de trabajo, integradas, definidas y coordinadas, con el fi
n de conseguir el objetivo buscado.
* Asesora: Es la funcin de preparar y entrenar al personal, y mantener condicione
s adecuadas de trabajo.
* Direccin: Es la actividad continua de tomar decisiones y traducirlas en ordene
s e instrucciones especificas y generales; asimismo asumir el liderazgo de la em
presa.
* Coordinacin: Es el establecimiento de relaciones entre las diversas partes de
trabajo.
* Informacin: Es la actividad de mantener informado de lo que pasa a aquellos an
te quienes el jefe es responsable; esta actividad presupone la existencia de reg
istros, documentacin, investigacin e inspecciones.
* Presupuestacin: Funcin que incluye lo relacionado con la elaboracin, ejecucin y f
iscalizacin presupuestal, es decir, el plan fiscal, la contabilidad y el control.
3.- Importancia de la Administracin: La administracin es fundamental en la conducc
in de la sociedad moderna; no es un fin en si misma sino un medio de lograr que l
as cosas se realicen de la mejor manera, al menor costo y con la mayor eficienci
a y eficacia.
La importancia de la administracin se ve en sta ya que imparte efectividad a los
esfuerzos humanos. Ayuda a obtener mejor personal, equipo, materiales, dinero y
relaciones humanas. Se mantiene al frente de las condiciones cambiantes y prop
orciona previsin y creatividad. El mejoramiento es su consigna constante.
Reyes Ponce nos enumera la importancia de la administracin como:
* La administracin se aplica a todo tipo de empresa.
* El xito de un organismo depende directa e inmediatamente de su buena administr
acin.
* Una adecuada administracin eleva la productividad.
* La eficiente tcnica administrativa promueve y orienta el desarrollo organizaci
onal.
* En los organismos grandes la administracin es indiscutible y esencial.
* En la pequea y mediana empresa la nica posibilidad de competir, es aplicando la

administracin.
4.- Caractersticas de la Administracin: Las caractersticas de la administracin son o
cho (08):
* Universalidad: El fenmeno administrativo se da donde quiera que existe un orga
nismo social.
* Especificidad: Aunque la administracin se auxilie de otras ciencias y tcnicas,
tiene caractersticas propias que le proporcionan su carcter especfico.
* Unidad Temporal: Aunque se distingan etapas, fases y elementos del fenmeno adm
inistrativo, ste es nico y, por lo mismo, en todo momento de la vida de una empres
a se estn dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor parte de los elementos
administrativos.
* Unidad Jerrquica: Todos cuantos tienen carcter de jefes en un organismo social,
participan en distintos grados y modalidades, de la misma administracin.
* Valor Instrumental: La administracin es un medio para alcanzar un fin, es deci
r, se utiliza en los organismos sociales para lograr en forma eficiente los obje
tivos establecidos.
* Amplitud de Ejercicio: Se aplica en todos los niveles de un organismo formal,
ejm.: Presidentes, gerentes, ama de casa, entre otros.
* Interdisciplinariedad: La administracin hace uso de los principios, procesos,
procedimientos y mtodos de otras ciencias que estn relacionadas con la eficiencia
en el trabajo, ejem.: matemticas, estadsticas, derecho, economa, contabilidad, entr
e otras.
* Flexibilidad: Los principios y tcnicas administrativas se pueden adaptar a las
diferentes necesidades de la empresa o grupo social.
5.- Origen de la Administracin: Los emprendimientos organizados y encabezados por
personas responsables de planear, organizar, dirigir y controlar las actividade
s han existido desde hace milenios. Por ejemplo, las Pirmides de Egipto y la Gran
Muralla China son pruebas palpables de que mucho antes de la edad contempornea s
e emprendan proyectos de tremenda envergadura en los que participaban miles de pe
rsonas.
Para el estudio de la administracin, resultan particularmente significativos dos
(02) acontecimientos previos al siglo XX; Primero: la publicacin de Adam Smith e
n 1776 del libro La riqueza de las Naciones, en el que argument las ventajas que ge
neraba para las organizaciones y la sociedad, La Divisin del Trabajo, que consist
e en la descomposicin de los trabajos en tareas pequeas y repetidas. Segundo: La R
evolucin Industrial, que se inici en Inglaterra y cruz el Atlntico a finales de la G
uerra Civil estadounidense; sustituy la fuerza humana con la potencia de las mquin
as, lo que abarat la manufactura de bienes en las fabricas, y que a su vez hizo ms
econmico manufacturar los productos en las fabricas en vez de los hogares.
La historia de la administracin se ha desarrollado con bastante lentitud, pero a
partir del siglo XX tuvo un avance y una innovacin notable. Actualmente, la soc
iedad tpica de los pases desarrollados es plural, la mayor parte de las obligacion
es sociales (como la produccin de bienes o servicios) se confa a organizaciones (c
omo industrias, universidades y escuelas, hospitales, comercio, comunicaciones,
servicios pblicos, entre otros) que deben administrarse para ser eficientes y efi
caces.
TEMA N 2
CORRIENTES DEL PENSAMIENTO ADMINISTRATIVO
6.- Escuela Cientfica: El enfoque de la escuela de la administracin cientfica se ba
sa en las tareas de la organizacin. Su nombre obedece al intento de utilizar los
mtodos de la ciencia a los trabajos operacionales, con el fin de aumentar la efi
ciencia. Fue creada por el Ingeniero Estadounidense Frederick Winslow Taylor, a
l principio del siglo XX. Taylor provoc una revolucin en el mundo industrial de s
u poca y tuvo como seguidores a Gantt, Gilberto, Emerson, Ford y Barth, entre otr
os. Su preocupacin original fue eliminar el desperdicio y las prdidas de las indus

trias, as como elevar la productividad mediante la aplicacin de mtodos y tcnicas de

la ingeniera industrial.
Para Taylor, la administracin debe tratarse cientfica y no empricamente, la improv
isacin debe dar lugar a la planeacin y al empirismo a la ciencia. El mrito de Tayl
or reside en que enfrent sistemticamente el estudio de la organizacin.
Fue el primero en analizar el trabajo, los tiempos y los movimientos, en defini
r estndares de ejecucin, capacitar operarios, especializar al personal, incluyendo
al de la gerencia. Tambin fue pionero en asumir una actitud metdica para analiza
r y organizar el trabajo desde la base hasta la parte superior de la organizacin.
Para lograrlo, Taylor estableci cuatro (04) principios de administracin:
* Establecer la ciencia de cada parte del trabajo del individuo, que reemplace
el antiguo mtodo de hacerlo al ojo.
* Escoger cientficamente al trabajador y luego a capacitarlo y desarrollarlo.
* Cooperar entusiastamente con los trabajadores para asegurarse de que todo el
trabajo se realice de acuerdo con los principios de la ciencia que se desarroll.
* Dividir el trabajo y la responsabilidad casi por el igual entre la gerencia y
los trabajadores.
7.- Escuela Clsica: Surge en Francia en 1916 y se expande por Europa, se caracter
iza por el nfasis otorgado a la estructura que la organizacin debe poseer para se
r eficiente; la teora clsica parte de la organizacin como un todo, y de su estructu
ra para garantizar eficiencia en todas las partes involucradas, fueran rganos (di
visiones, departamentos, u otros) o personas (ocupantes de cargos y ejecutores d
e tareas).
Henry Fayol (Ingeniero Francs 1841-1925) fundador de la teora clsica de la adminis
tracin, parti de un enfoque sinttico, global y universal de la empresa, con lo que
inaugur un enfoque anatmico y estructural que rpidamente sustituy al enfoque analtico
y concreto de Taylor.
Como toda ciencia, la administracin debe basarse en leyes o principios. Fayol de
fini los principios generales de la administracin sistematizndolos, apartndose de cual
quier idea de rigidez, pues nada existe rgido o absoluto en materia administrativ
a. Todo en la materia administrativa es cuestin de medida, ponderacin y buen sent
ido.
Los catorce (14) principios generales de la administracin segn Fayol, son:
* Divisin del Trabajo: Consiste en la especializacin de las tareas y de las pers
onas para aumentar la eficiencia.
* Autoridad y Responsabilidad: Autoridad, es el derecho de dar rdenes y el poder
de esperar obediencia. La responsabilidad, es una consecuencia natural de la au
toridad e implica el deber de dar cuentas. Ambas deben equilibrarse entre s.
* Disciplina: Depende de la obediencia, aplicacin, energa, comportamiento y respe
to a los acuerdos hechos.
* Unidad de Mando: Cada empleados debe obedecer las rdenes de un solo superior.
* Unidad de Direccin: Una cabeza y un plan para cada conjunto de actividades que
tengan el mismo objetivo.
* Subordinacin de los intereses individuales a los generales: Los intereses gene
rales de la empresa deben sobreponerse a los particulares.
* Remuneracin del Personal: Debe haber una justa y garantizada satisfaccin de los
empleados y de la organizacin en trminos de retribucin.
* Centralizacin: Se refiere a la concentracin de la autoridad en la cpula jerrquica
de la organizacin.
* Jerarqua: Es la lnea de autoridad que va del escaln ms alto al mas bajo, en funcin
del principio de mando.
* Orden: un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. Es el orden material
y humano.
* Equidad: Amabilidad y justicia para alcanzar la lealtad del personal.
* Estabilidad del Personal: La rotacin del personal es perjudicial para la efici
encia de la organizacin. Mientras ms tiempo una persona permanezca en el cargo, t
anto mejor para la empresa.
* Iniciativa: La capacidad de visualizar un plan y asegurar personalmente su xit
o.

* La Unin del Personal: La armona y la unin entre las personas son grandes fuerzas
para la organizacin.
8.- Escuela Estructuralista: El estructuralismo fue la ms fuerte influencia de la
sociologa y se preocup por el estudio de la organizacin formal (oficialmente estab
lecida por la organizacin a travs de organigramas y manuales de la organizacin), pe
ro tambin incorpor a la organizacin informal (consecuencia del comportamiento de l
os grupos sociales informales de la organizacin formal) para compatibilizar ideas
de la teora clsica y la teora de relaciones humanas.
La inspiracin para esa nueva teora fue de un economista y socilogo Max Weber, el c
ual estudi la teora estructuralista por medio de la teora de la burocracia y de la
teora estructuralista que le dio continuidad.
* Teora de la Burocracia: La burocracia es una forma de organizacin humana que s
e basa en la racionalidad, es decir, en la adecuacin de los medios a los objetivo
s pretendidos, con la finalidad de garantizar la mxima eficiencia posible en el a
lcance de esos objetivos. Se desarroll en la administracin alrededor de la dcada de
1940, en funcin de los siguientes aspectos:
La fragilidad y la parcialidad de la teora clsica.
La necesidad de un modelo de organizacin racional: capaz de caracterizar todas l
as variables involucradas, as como el comportamiento de los miembros que en ella
participan.
El creciente tamao y complejidad de las empresas: exigieron modelos organizacion
ales mucho ms definidos.
El resurgimiento de la sociologa de la burocracia: a partir del descubrimiento d
e los trabajos de Marx Weber, su creador.
* Teora Estructuralista: Surgi por la dcada de 1950, es un desdoblamiento de la te
ora de la burocracia y una aproximacin a la teora de las relaciones humanas y repre
senta una visin crtica de la organizacin formal. Para los estructuralistas, los co
nflictos, son elementos generadores de cambios e innovacin en la organizacin. Los
estructuralistas indican importantes funciones sociales del conflicto y no estn
de acuerdo con su represin, el conflicto genera cambios y provoca innovaciones en
la medida en que las soluciones se alcanzan.
Los orgenes de la teora estructuralista en la administracin son los siguientes:
La oposicin que surgi entre la teora tradicional y la teora de las relaciones human
as, incompatibles entre s. La teora estructuralista pretende ser una sntesis de stas
.
La necesidad de visualizar la organizacin como una unidad social compleja en la c
ual interactan grupos sociales
La influencia del estructuralismo en las ciencias sociales y su repercusin en el
estudio de las organizaciones.
Nuevo concepto de estructura: La estructura es el conjunto formal de dos (02) o
ms elementos y que permanece inalterada en el cambio o en la diversidad de conte
nidos.
9.- Escuela Humano Relacionista: El nfasis en las personas comenz con la teora de l
as relaciones humanas, enfoque que surgi de los resultados del famoso experimento
llevado a cabo en Hawthorne durante la dcada de 1930 para investigar el efecto d
e las condiciones ambientales en la productividad del personal y confirmar o no
los preceptos de la administracin cientfica.
El experimento tom rumbo diferente y demostr la importancia del factor humano en
la organizacin y la necesidad de humanizar y democratizar las organizaciones. Es
ta teora inici el movimiento humanista que tuvo gran efecto en los pases democrticos
por combatir el carcter formalista y autocrtico de la teora clsica, aunque luego ca
y en descrdito por su romanticismo ingenuo y la superficialidad de sus conclusione
s.
La mayor contribucin de la teora de las relaciones humanas fue destacar la necesi
dad de establecer buenas relaciones humanas en el ambiente de trabajo, fomentar
el trato ms humano hacia las personas y apoyar la adopcin de una administracin ms de
mocrtica y participativa en el que las personas tuviesen un papel ms destacado y d

inmico. Como consecuencia de esta teora, en la gran mayora de las organizaciones,

surgieron los cursos de relaciones humanas en el trabajo para los supervisores d
e primera lnea, con el fin de mejorar el trato que se daba a las personas y propi
ciar un ambiente psicolgico de trabajo ms favorable y amigable.
10.- Enfoque Contemporneos sobre la Administracin: Algunos enfoques actuales sobre
la administracin son los siguientes:
* Teora del Comportamiento en la Administracin: Surge al final de la dcada de 1940
con la redefinicin total de conceptos administrativos. Los administradores nece
sitan conocer las necesidades humanas para comprender mejor la conducta humana y
utilizar la motivacin como poderoso medio para mejorar la calidad de vida dentro
de las organizaciones. Dentro de las principales teoras motivacionales presenta
das tenemos: Jerarqua de las necesidades de Abraham Maslow, Teora de los dos facto
res de Frederick Herzberg y Teora X y Y de Douglas McGregor.
* Teora del Desarrollo Organizacional (D.O.): Surgi a partir de 1962 como un conj
unto de ideas sobre el hombre, la organizacin y el ambiente con el propsito de fac
ilitar el crecimiento y el desarrollo de las organizaciones. El concepto de D.O
. est relacionado con los conceptos de cambio y de capacidad de adaptacin de la or
ganizacin al cambio que ocurre en el ambiente. La organizacin debe estructurarse y
dinamizarse en funcin de las condiciones y circunstancias que caracterizan el me
dio en que opera. Entre estas tenemos: Cultura, clima, cambio y desarrollo organ
izacional.
* Teora de la Tecnologa: La tecnologa siempre influy en el funcionamiento de las or
ganizaciones a partir de la Revolucin Industrial; al final del siglo XVIII, la in
vencin de la mquina de escribir fue el primer paso en la aceleracin del proceso pro
ductivo en las oficinas. La invencin del telfono al final del siglo XIX, permiti l
a expansin y descentralizacin de las organizaciones rumbo a nuevos y diferentes me
rcados.
El desarrollo tecnolgico constituy la plataforma bsica que impuls tambin a las orga
nizaciones y permiti la consolidacin de la globalizacin. Aunque fue con la invencin
de la computadora, en la segunda mitad del siglo XX, lo que permiti las caracters
ticas actuales de automatizacin de las organizaciones.
* Teora Matemtica de la Administracin: La administracin recibi contribuciones de la
matemtica a travs de modelos matemticos para proporcionar soluciones a problemas or
ganizacionales. Muchas decisiones administrativas que se basan en soluciones co
ntenidas en ecuaciones matemticas, estimulan situaciones reales y obedecen a cier
tas leyes o regularidades.
* Teora de la Contingencia: Es la ms reciente de las teoras administrativas, esta
teora resalta que no se alcanza la eficacia organizacional al seguir un nico y ex
clusivo modelo; o sea; no existe una forma nica y mejor para organizar en el sent
ido de alcanzar los diferentes objetivos de las organizaciones dentro de un ambi
ente tambin diverso.
Estudios recientes sobre organizaciones complejas llevaron a una nueva perspec
tiva: la estructura de la organizacin y su funcionamiento dependen de su relacin c
on el ambiente externo. Diferentes ambientes requieren de diferentes diseos orga
nizacionales para obtener eficacia.
Con la teora de la contingencia surge un desvo de la visualizacin de adentro haci
a fuera de la organizacin: el nfasis se coloca en el ambiente y en las demandas am
bientales sobre la dinmica organizacional. Segn esta teora, las caractersticas ambi
entales son las que condicionan a las organizaciones, y as necesitan adaptarse a
ellas para poder sobrevivir y crecer.
TEMA N 3
ADMINISTRACIN Y GERENCIA

11.- Gerente: Es alguien que trabaja con otras personas y a travs de ellas coordi
na sus actividades laborales para cumplir con las metas de la organizacin. Su tra
bajo no es de realizaciones personales, sino ayudar a los dems a hacer su trabajo
y conseguir logros.
12.- Funciones del Gerente (PROCESO ADMINISTRATIVO): Los gerentes realizan ciert
as actividades o deberes al tiempo que coordinan de manera eficaz y eficiente el
trabajo de los dems. Todos los gerentes deben desempear cuatro (04) funciones que
son:
* Planeacin: Funcin en la que se definen las metas, se fijan las estrategias para
alcanzarlas, y se trazan planes para integrar y coordinar las actividades.
* Organizacin: Consiste en determinar qu tareas hay que hacer, quin las hace, cmo s
e agrupan, quin rinde cuentas a quin y dnde se toman las decisiones.
* Direccin: Consiste en motivar a los subordinados, influir en los individuos y
los equipos mientras hacen su trabajo, elegir el mejor canal de comunicacin y ocu
parse de cualquier otra manera del comportamiento de los empleados.
* Control: Consiste en vigilar el desempeo actual, compararlo con una norma y em
prender las acciones que hicieran falta.
13.- Habilidades del Gerente: El trabajo del gerente es variado y complejo. Los
gerentes necesitan ciertas habilidades para desempear los deberes y actividades
que caracterizan su trabajo. Roberts L. Katz encontr en sus investigaciones que
los gerentes necesitan tres (03) habilidades bsicas, que son:
* Habilidades Tcnicas: Son los conocimiento y competencias en un campo especiali
zado, como ingeniera, cmputo, contabilidad. Estas habilidades son ms importantes e
n los niveles inferiores de la administracin, pues estos gerentes tratan directam
ente con los empleados que hacen el trabajo de la organizacin.
* Habilidades de Trato Personal: Capacidad de trabajar bien con otras personas,
tanto en forma individual como en grupo. Como los gerentes tratan directo con
las personas, estas habilidades son cruciales.
* Habilidades Conceptuales: Son las que deben poseer los gerentes para pensar y
conceptuar situaciones abstractas y complicadas. Con estas habilidades los ger
entes contemplan la organizacin en su totalidad, comprenden las relaciones entre
sus unidades y ven el lugar que ocupa en el entorno general. Estas habilidades
son ms importantes en los niveles administrativos superiores.
14.- Roles del Gerente: El destacado investigador de la administracin, Henry Mint
zberg, dice que la mejor manera de describir lo que hacen los gerentes es observ
ar los roles que representan en el trabajo y los divide en tres (03) que son:
* Roles Personales: Son aquellos que tienen que ver con la gente (subordinados
e individuos que no pertenecen a la organizacin) y otros deberes de ndole protocol
aria y simblica (lder, figura de autoridad, enlace).
* Roles Informativos: Consisten en recibir, almacenar y difundir informacin (sup
ervisor, difusor, vocero).
* Roles de Decisin: Giran en torno a la toma de decisiones (empresario, distribu
idor de recursos, negociador).