Elaboracin e inscripcin de

actas dedelegados
las sociedades
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Elaboracin e inscripcin de actas de
las sociedades comerciales

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INFORMACIN GENERAL

Qu es un acta?
Un acta es un texto escrito en el cual se seala lo sucedido y acordado en una determinada reunin. En el acta se enuncian
hechos y se da cuenta de acuerdos o decisiones que tomaron los rganos colegiados de las sociedades (Asambleas de
accionistas, Juntas de Socios, Junta Directiva, Consejos Directivos, entre otros)
Para que las decisiones tomadas por los rganos colegiados de las sociedades existan, sean eficaces y vlidas, el acta debe
cumplir con los requisitos que la Ley establece.
Qu requisitos debe contener un acta?
Las actas que se presenten para inscripcin pueden presentarse ante la Cmara de Comercio de Bogot en cualquiera de
las siguientes formas:
a.
b.

Completas: es decir con trascripcin de todas las deliberaciones y las decisiones que se tomaron en la reunin,
Resumen del acta: es decir, un extracto.

En cualquiera de los casos el acta debe contener los siguientes requisitos:

Nmero del acta.

Fecha y lugar de la reunin de la reunin.

Nombre completo de la sociedad, de acuerdo como figura en el certificado de existencia y representacin legal. etc.

Nombre del rgano social que se rene: (asamblea de accionistas, junta de socios, junta directiva, Junta de asociados)

Naturaleza de la reunin: ordinaria, extraordinaria, etc.

La informacin correspondiente a la convocatoria para la reunin, que debe ser conforme a los estatutos y la ley;
indique quin realiza la convocatoria, el medio con el que convoca y la antelacin para la misma.

El qurum de la reunin: nombre las personas presentes para el caso de las juntas de socios y juntas directivas; el
nmero de acciones suscritas presentes para el caso de las asambleas de accionistas

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La decisin tomada por el rgano social que se rene con indicacin del nmero de votos con los cuales se da la
aprobacin.

Constancia de aprobacin del texto del acta por parte del rgano social que se rene, en caso de haberse designado
una comisin para la aprobacin del acta, las personas designadas deben firmar en seal de aprobacin

Firma del presidente y secretario de la reunin

Aspectos a tener en cuenta en la convocatoria

Es necesario que antes de realizar la convocatoria se verifique las disposiciones estatutarias al respecto del rgano, medio
y antelacin para convocar.
En el acta se debe mencionar la persona u rgano que realiz la convocatoria (el representante legal, el revisor fiscal,
la junta directiva), el medio por el cual se comunic a los miembros del rgano social acerca de la reunin (carta, aviso
en peridico, llamada telefnica) y la antelacin de dicha comunicacin (15 das hbiles, cinco das calendario) Todo lo
anterior debe estar acorde a lo dispuesto en los estatutos sociales.
Si en los estatutos de la sociedad existe vaco acerca del rgano, medio o antelacin se aplican las normas del cdigo de
comercio al respecto. El rgano que convoca ser el representante legal; el medio ser un aviso publicado en un diario de
amplia circulacin en el domicilio principal de la sociedad y la antelacin de quince (15) das hbiles para las reuniones
ordinarias, o cinco (5) das comunes para las reuniones extraordinarias.
Para calcular los das, no debe contarse el da de la citacin a la reunin, ni el da dispuesto para su realizacin.
En las reuniones en que se encuentren presentes o representados la totalidad de los asociados o accionistas o los miembros
de Junta directiva, esto es el 100% no es necesario dejar constancia de la forma en que se realiz la convocatoria.
Qurum
El qurum es el mnimo de socios, accionistas, o miembros de la Junta Directiva, etc., que deben estar presentes para que
voten y tomen las decisiones.
Si se trata de sociedades personales (Sociedad Colectiva, Sociedad Comandita Simple, Sociedad Limitada) se debe hacer la
lista de los socios presentes y los representados en la reunin.
En caso de sociedades por acciones (Sociedad Annima, SAS, Sociedad Comandita por Acciones), debe expresarse el
nmero total de acciones suscritas presentes y debidamente representadas y el nmero total de acciones suscritas que
componen el capital.
Decisiones
En el acta se transcribirn las decisiones adoptadas, indicando con cuntos votos aprobaron cada una de las ellas,
especialmente las relativas a reformas estatutarias y nombramientos. Por ejemplo: la decisin se aprob por el 70% de
los presentes, por 30 votos a favor, 4 en blanco y 7 en contra; por 80 acciones suscritas. En caso de unanimidad, se debe
expresar as en el acta.
Para los nombramientos, le recomendamos ver la Gua No. 6 del Registro Mercantil.
Para las reformas recomendamos ver la Gua No. 16 del Registro Mercantil
Constancia de aprobacin integral del texto del acta
Consiste en el visto bueno que imparten los asistentes a la reunin al texto del acta, esto es sobre la trascripcin de los
hechos y decisiones consignados.
Esta aprobacin puede hacerse directamente por las personas que participaron en la reunin; bien a travs de una comisin
de aprobacin que se designe quienes deben firmar el acta o realizar la aprobacin en documento anexo, o en una reunin
posterior caso en el cual se deber presentar tambin el acta de la misma.
Recuerde que la aprobacin del texto del acta no implica la aprobacin de las decisiones tomadas.

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Firmas de Presidente y Secretario de la reunin
Cuando se allega para registro un acta o un extracto donde no estn las firmas del Presidente y Secretario de la reunin se
debe dejar expresa constancia que el original se encuentra firmado por ellos. Esta constancia la expedir con firma original
y bajo su responsabilidad el Secretario de la reunin, o un Representante Legal, o el revisor fiscal indicando que es fiel copia
tomada de su original.
Otra posibilidad es que se presente para inscripcin una fotocopia del original debidamente autenticada ante notario.
Que tipo de actas deben presentarse para registro?
Se deben presentar para registros las actas que contengan los siguientes actos:

Nombramientos de representantes legales, revisor fiscal, administradores, etc.

Remocin de representantes legales, revisor fiscal, administradores, etc.
Aceptacin de renuncias de representantes legales, revisor fiscal, administradores, etc.
Reformas estatutarias de empresas unipersonales, empresas asociativas de trabajo y sociedades regidas por la Ley
1014 de 2006.
Actas de liquidacin de sociedades comerciales, empresas unipersonales, empresas asociativas de trabajo y sociedades
regidas por la Ley 1014 de 2006.
Apertura y cierre de sucursales y agencias.

Dnde debo efectuar el registro?

El acta debe ser presentada para registro ante la Cmara de Comercio de la jurisdiccin, por lo general en el domicilio
principal de la sociedad. Si la decisin afecta sucursales o agencias tambin se inscribir en la Cmara de Comercio donde
stas estn ubicadas.
Como efectuar el registro?
Para realizar el registro de las actas, usted deber entregar una copia autentica del acta en cualquiera de las sedes de la
Cmara de Comercio de Bogot, que cumpla con los requisitos mencionados anteriormente.
La copia que remita para inscripcin deber ser totalmente legible con el fin de garantizar su reproduccin por medios
electrnicos.
Tenga en cuenta que el original del acta debe reposar en el libro de actas de la sociedad.
Qu pagos debo realizar?

Usted deber cancelar el valor de los derechos de inscripcin por el acta, los cuales liquidar el cajero.
La inscripcin del acta causa adicionalmente, un impuesto de registro a favor del Departamento de Cundinamarca y el
Distrito Capital de Bogot, en una tarifa equivalente a cuatro salarios diarios legales vigentes al momento de la presentacin
del acta ante la cmara de comercio, o al 0.7% del valor de los actos incorporados en el acta, dependiendo de los actos
contenidos en el documento. Tenga en cuenta que estos valores le sern liquidados en nuestras cajas en cualquiera de
nuestras sedes.
Tenga en cuenta que:

La falta de uno o ms de los requisitos del acta, Impide la inscripcin y ocasiona la devolucin de los documentos por
parte de la cmara de comercio.

La falta de pago de los derechos de inscripcin y/o del impuesto de registro correspondientes impide el registro.

Por qu es importante registrar el acta?

Realizar la inscripcin del acta, es un deber legal y permite que los actos contenidos en ella surtan efectos frente a terceros
a partir de la fecha del registro. Si la sociedad no registra las decisiones adoptadas stas no existirn y no sern oponibles
frente a terceros.
As mismo, al efectuarse el registro se modifica el certificado de Cmara y se acreditan las modificaciones.

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Servicios

en lnea CCB

La Cmara de Comercio de Bogot tiene un espacio diseado para que a travs de nuestros
Servicios en Lnea pueda realizar virtualmente los siguientes Servicios Registrales:

Renovacin de matrcula mercantil.

Calculadora valor renovacin matrcula mercantil o inscripcin ESAL.

Consulta para el trmite de actualizacin de la actividad econmica (Cdigo CIIU).

Asistencia virtual para la elaboracin de actas, donde podr resolver todas sus inquietudes a travs de un chat en lnea
con abogado especializado y revisar previamente las actas emitidas por las Juntas de Socios, Asamblea de Accionistas
y Juntas Directivas, de las Sociedades Comerciales inscritas en la Cmara de Comercio de Bogot

Trmites virtuales para el Registro nico de Proponente (Nuevo).

CERTIFICADOS ELECTRNICOS

Podr adquirir los siguientes Certificados Electrnicos de las personas jurdicas, naturales y establecimientos de comercio,
inscritos en la Cmara de Comercio de Bogot:

Certificado de Matrcula.

Certificado de Existencia y Representacin Legal.

Certificado del Registro nico de Proponentes

Certificado Especial Negativo de Libros.

Certificados que pueden ser solicitados en nuestra pgina web, con total celeridad, seguridad y validez tcnica y jurdica,
tanto el mundo fsico como en el electrnico.

Mayores informes
019003318383 - www.ccb.org.co
Este documento contiene informacin y orientaciones de carcter general sobre algunos
aspectos legales aplicables a los actos y documentos sujetos a inscripcin en el Registro Pblico.
El presente texto no suple la normatividad vigente ni evita la aplicacin de la misma.
Fecha de publicacin septiembre de 2013.

Cdigo 827-1