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Banco de la Nación

Departamento de Audit oría Interna

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA INTERNA

TITULO

BN­PRO­1100­001­02

2009

CÓDIGO

FECHA DE

APROBACIÓN

15.00.001

San Isidro, 13 de Abril de 2009 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS, BN­PRO­1100 N° 001­02

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA INTERNA

ELABORADO POR: APROBADO POR: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS VERSION 02 1 de 76
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

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FECHA DE

APROBACIÓN

1. OBJETIVO

El presente Manual tiene como objetivo establecer los procedimientos correspondientes al Departamento de Auditoría Interna, de acuerdo a las funciones asignadas en el Manual de Organización y Funciones; el mismo que servirá para uniformizar, instruir e informar los criterios y lineamientos de trabajo y permitirán optimizar cada una de las actividades.

2. ALCANCE

Las normas que se establecen en la presente Directiva son de aplicación en todas las unidades orgánicas del Banco de la Nación.

3. BASE LEGAL Y/O ADMINISTRATIVA

Seguimiento de Medidas Correctivas

­ NAGU 4.60; Seguimiento de Recomendaciones de Auditorías Anteriores del 25 de Noviembre

de 1999

­ Resolución de Contraloría General N° 279­2000­CG, de 2000.12.30, se aprueba la Directiva N°

014­2000­CG/B150 “Verificación y Seguimiento de Implementación de Recomendaciones

derivadas de Informes de Acciones de Control”

­ Resolución de Contraloría N° 070­2001­CG del 30 de mayo del 2001

­ Normas de Control Interno , Resolución N° 320­2006­CG

­ Ley N° 28716, Ley de Control Interno de las Entidades del Estado

­ Normas de Control Interno. Resolución de Contraloría General N° 320­2006­CG, publicado

03/11/2006

­ Reglamento Interno de Trabajo del Comité de Auditoría

­ Manual de Organización y Funciones. Departamento Auditoría Interna

­ Ley No 26702 y sus modificatorias – Ley General del Sistema Financiero y del Sistema de

Seguros y Orgánica de la Superintendecia de Banca y Seguros

Denuncias

­ Directiva “SERVICIO DE ATENCIÓN DE DENUNCIAS” Resolución de Contraloría N° 443­2003­ CG.

Veedurías

­ Ley Nº 27785 “Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República”, de 23.07.2002.

­ Reglamento de los OCI, aprobado por Resolución de Contraloría N° 114­2003­CG.

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­ Directiva N° 001­2005­CG/OCI­GSNC, aprobada por Resolución de Contraloría N° 528­2005­ GC.

­ Resolución de Contraloría N° 340­2006­GC, que aprueba los procedimientos para la ejecución de Veedurías a procesos de selección por los órganos del SNC.

Retiro de Documentos del Archivo de Gestión

­ Directiva N° 018­02­BN­DIR­2200 “Archivo Documentario del Banco de la Nación” del 22 de Junio del 2006.

­ Directiva N° 007­86­AGN­DGAI “Normas para la Conservación de Documentos de los Archivos del Sector Público Nacional”.

Retiro y Remisión de Documentos al archivo Central del Banco de la Nación

­ Directiva N° 018­02­BN­DIR­2200 “Archivo Documentario del Banco de la Nación” del 22 de Junio del 2006.

­ Decreto Ley N° 19414­AGN “Defensa, Conservación e Incremento del Patrimonio Documental

de la Nacion” de fecha 16 de mayo de 1972.

­ Decreto Supremo N° 022­75­ED Reglamento del Decreto Ley 19414­AGN de fecha 29 de octubre de 1975.

­ Resolución Jefaturas N° 073­85/AGN­J “Normas Generales del Sistema Nacional del Archivo, para el Sector Público Nacional AGN”.

­ Ley N° 25323 “Ley del Sistema Nacional de Archivos” de fecha 10 de junio de 1991.

­ Decreto Supremo N° 008­92­JUS “Reglamento de la Ley N* 25323 de fecha 26 de junio de

1992.

­ Directiva N° 007­86­AGN­DGAI “Normas para la Conservación de Documentos de los Archivos

del Sector Público Nacional”.

­ Decreto Supremo N°. 002­2004­PCM.

Evaluación del Plan Anual de Control

­ Directiva Nº 012 – 2008 – CG / PL “Lineamientos de Política para la Formulación de los Planes de Control de los Órganos del Sistema Nacional de Control año 2009 y Formulación y Evaluación del Plan Anual de Control de los Órganos de Control Institucional para el año 2009“, aprobado mediante Resolución de Contraloría N° 447­2008­CG de 28.Oct.2008

Programación y Aprobación del Plan Anual de Control

­ Directiva Nº 012 – 2008 – CG / PL “Lineamientos de Política para la Formulación de los Planes de Control de los Órganos del Sistema Nacional de Control año 2009 y Formulación y Evaluación del Plan Anual de Control de los Órganos de Control Institucional para el año 2009“, aprobado mediante Resolución de Contraloría N° 447­2008­CG de 28.Oct.2008

Seguimiento del Plan Anual de Control

­ Manual de Organización y funciones del Departamento de Auditoria Interna, aprobado en sesión de directorio N° 1704 de fecha 27 de marzo de 2008.

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Visitas Rápidas

­ Las Normas de Auditoría Gubernamental, aprobadas por la Contraloría General mediante Resolución N° 162­95­CG del 22.09.1995 y por normas sustitutorias contenidas en las Resoluciones de contraloría N° 141­99­CG del 29.11.1999 y N° 259­2000­CG del 13.12.2000.

­ Adicionalmente las Normas de control interno aprobada mediante Resolución de Contraloría General N° 320­2006­CG de 03.11.2006

4. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS

a) Acciones de Control:

Son acciones de carácter selectivo y posterior, que se efectúan mediante la aplicación de normas y procedimientos de control gubernamental, de cuyos resultados se emiten los correspondientes informes, con el debido sustento técnico y legal, constituyendo prueba pre constituida para el inicio de acciones legales si las hubiera. Se efectúan mediante Exámenes Especiales, Auditorias Financieras o de Gestión.

b) Acta de Coordinación

Al término de cada reunión del Departamento de Auditoría Interna con un coordinador de un Departamento implicado se levanta un Acta en la cual se indica los puntos que se trataron en la

reunión

c) Acta de Comité de Auditoría Al término de cada reunión del Departamento de Auditoría Interna Con el Comité de Auditoría se levanta un Acta la cual muestra los acuerdos que se trataron en dicha reunión y los responsables encargados del cumplimiento de los acuerdos tomados.

d) Actividades de Control Labor complementaria, inherente al proceso de control que genera un producto o servicio que no constituye Acción de Control. Cabe precisar que si durante el desarrollo de una Actividad de Control, el OCI detecta indicios razonables de la comisión de delito, podrá efectuar una Acción de Control No Programado

e) Afectado Persona natural o jurídica, Entidad, incluidos los funcionarios y todos los ciudadanos en su conjunto individual o colectivamente, pueden ser los denunciantes, para detalles del documento las estamos llamando como “Afectado”.

f) Antecedentes de Investigaciones Son los documentos que sirven como sustento a las Investigaciones realizadas por el

Departamento de Auditoría Interna como consecuencia de los denuncias/quejas de los usuarios

o entidades.

g) Archivo de Gestión Es el archivo que existe en cada dependencia y en el cual se mantienen documentos de origen

y trámite reciente a los que se recurre con relativa frecuencia.

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h) Archivo Central del Banco Es aquel que se encarga de efectuar servicios de administración, custodia e información del patrimonio documental del Banco, a fin de conservar la documentación originada y/o recibida en la institución. Esta documentación ha sido internada a solicitud de cada dependencia u Oficina de Lima y Callao y previamente ha permanecido el tiempo necesario en los Archivos de Gestión de cada dependencia debidamente clasificada, codificada, registrada y ordenada.

i) Archivo de Gestión Es el archivo que existe en cada dependencia y en el cual se mantienen documentos de origen y trámite reciente a los que se recurre con relativa frecuencia. (Documentación activa).

j) Auditor Responsable Es el auditor que es delegado para realizar el procedimiento detallado en el presente documento.

k) Auditor Solicitante Auditor que solicite un Informe ante la Secretaría de la División Auditorías Especiales, será el único responsable ante cualquier ocurrencia; comprometiéndose a devolverlo en la fecha acordada.

l) Carpeta compartida Es una carpeta que se encuentra ubicada en la computadora de 1 Auditor del Departamento de Auditoría Interna, a la que tiene acceso de lectura todo el personal de Auditoría Interna.

m) Carta de respuesta Documento dirigido al Área que envió la Denuncia, como resultado de la Investigación realizada por el Departamento de auditoría Interna.

n) Carpeta Compartida Es una carpeta que se encuentra ubicada en la computadora de 1 Auditor del Departamento de Auditoría Interna, a la que tiene acceso de lectura todo el personal de Auditoría Interna.

o) Comité de Auditoría Realizado por la Alta dirección del Banco de la Nación, mediante la cual se comunica los avances y trabajos realizados por el Departamento de Auditoría Interna en conjunto con los Departamentos implicados.

p) Contraloría General de la República (CGR) Es el órgano superior del Sistema Nacional de Control, que cautela el uso eficiente, eficaz y económico de los recursos del Estado, la correcta gestión de la deuda pública, así como la legalidad de la ejecución del presupuesto del sector público y de los actos de las instituciones sujetas a control; coadyuvando al logro de los objetivos del Estado en el desarrollo nacional y bienestar de la sociedad peruana.

q) Cronograma de Implementación Cronograma de tiempo estimado en el que cada departamento Implicado se compromete en implementar las recomendaciones bajo su responsabilidad el cual es remitido por los coordinadores de cada Departamento

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r) Denuncia Acto por el cual se pone en conocimiento de la autoridad competente la inminencia de perpetración de un hecho que se considera irregular.

s) Formulario de Retiro de Documentos del Archivo Central. Documento que será llenado cuando se solicite algún o algunos Documentos que se encuentren en el Archivo Central del Banco.

t) FONAFE Fondo Nacional de Financiamiento de la Actividad Empresarial (FONAFE) del Estado, es una empresa de Derecho Público adscrita al Sector Economía y Finanzas creada por la Ley No. 27170, encargada de normar y dirigir la actividad empresarial del Estado. Al momento de su creación, FONAFE asumió las funciones de la desaparecida Oficina de Instituciones y Organismos del Estado –OIOE.

u) Formulario de Devolución de Documentos del Archivo Central. Documento que se llena al momento que se hace la devolución del Documento Solicitado.

v) Guías de Internamiento de Documentos Son los documentos donde se describen el contenido de los Paquetes que han sido trasladados al Archivo Central del Banco, se encuentran detallados y por fecha de entrega, estos documentos son resguardados por la Sección del Archivo Central y por el Departamento de Auditoría. Ordenados correlativamente por Paquetes.

w) Informe Es el Documento donde el equipo de Auditoría formaliza las observaciones encontradas en el examen que realizan a alguna entidad, es el producto final del examen. Este documento, después del control de calidad post­auditoria, mediante el que se confirman los requisitos de calidad y confiabilidad, es finalmente aprobado y remitido a la entidad auditada, en la forma y modo establecido por la Contraloría General de la República.

x) MEF Ministerio de Economía y Finanzas (MEF), es un organismo integrante del Poder Ejecutivo que regula y armoniza todas las actividades que le competen al Sector Economía y Finanzas y constituye un Pliego Presupuestal. Tiene como finalidad formular, supervisar y evaluar las políticas y planes del Sector en armonía con la política general del Estado

y) NAGU Normas de Auditoría gubernamental, son los criterios que determinan los requisitos de orden personal y profesional del auditor, orientados a uniformar el trabajo de la auditoría gubernamental y obtener resultados de calidad.

z) Normas de Control Interno Son guías generales dictadas por la Contraloría General de la República, con el objeto de promover una sana administración de los recursos públicos en las entidades en el marco de una adecuada estructura del control interno. Estas normas establecen las pautas básicas y guían el accionar de las entidades del sector público hacia la búsqueda de la efectividad, eficiencia y economía de las operaciones.

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aa)

bb)

cc)

dd)

OCI. Órgano de Control Institucional, que tienen todas las entidades del Estado, está regido por la Contraloría General.

Papeles de Trabajo Los papeles de trabajo reúnen material obtenido de los registros y archivos de distintas oficinas o locales de la entidad, que sustentan a sus respectivos Informes.

Resumen de Guías Archivo digital, donde se encuentra el contenido de las Guías de Internamiento, pero de manera más detallada para su fácil búsqueda, están ordenados por tipos de documentos.

SAGU Sistema de Auditoría Gubernamental (SAGU), es un sistema desarrollado por la Contraloría General con el objeto de facilitar el registro e intercambio de información estructurada con las Entidades y Órganos de Auditoría Interna del Sistema Nacional de Control y con las Sociedades de Auditoría designadas.

El SAGU permite el registro de información básica de las Entidades, planes de control, acciones

e informes de control, seguimiento de recomendaciones contenidas en los informes de control y seguimiento a los procesos judiciales.

ee)

ff)

SBS Superintendencia de Banca, Seguros y AFP (SBS), es el Organismo encargado de la regulación

y supervisión de los Sistemas Financieros, Seguros y AFPs. Su objetivo primordial es preservar los intereses de los depositantes, de los asegurados y de los afiliados al SPP.

Seguimiento de Acuerdos Nace cuando con los acuerdos tomados en la reunión del Comité de Auditoría, donde el Departamento implicado se compromete en dar cumplimiento a dichos acuerdos; Auditoría

Interna es el encargado de hacer el Seguimiento respectivo y otorga conocimiento de los mismos

a Gerencia General

Fuente: Contraloría, MEF, compendio normativo de Auditoría Interna. Directiva N° 018­02­BN­DIR­2200.

Directiva N° 018­02­BN­DIR­2200, la MAGU

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5.

PROCEDIMIENTOS

5.1

SEGUIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTIVAS

OBJETIVO

Asegurar el cumplimiento oportuno en la implementación de las recomendaciones y verificar el grado de cumplimiento para evaluar el impacto de la recomendación implantada en los departamentos implicados a la vez promover la actividad de Control a efectos de lograr una alta eficacia de la auditoría.

PROCEDIMIENTO

El seguimiento de medidas correctivas que realiza el órgano de Control Interno del Banco de la Nación, incluye las actividades que realiza la comisión encargada de este proceso a efectos de establecer procedimientos, organización de funciones, responsabilidades en la ejecución del Seguimiento de Medidas Correctivas

Cabe resaltar que el proceso de Seguimiento de Medidas correctivas proviene de informes de Auditorías externas e internas al Banco de la nación y de los informes de Gestión de Contraloría General de la República los cuales se detallan a continuación:

PRIMERA ETAPA:

1° Etapa: EMISIÓN DE INFORME 2° Etapa: DE ACTUALIZACIÓN A LOS DEPARTA MENTOS 3° Etapa:
1° Etapa: EMISIÓN DE INFORME
2° Etapa: DE ACTUALIZACIÓN
A LOS DEPARTA MENTOS
3° Etapa: DE SEGUIMIENTO
DE RECOMENDACIONES
INVOLUCRADOS.
DE RECOMENDACIONES Y
ELAB ORACIÓN DE INFORME
ALACONTRALORÍA.
Se da inicio cuando el Dpto.
de Auditoría emite un informe
y
lo
deriva
a
los
departamentos involucrados
previo ingreso del informe al
SAGU
En esta etapa la comisión de
Seguimiento ingresan al SAGU
para actualizar el cuadro de
posiciones de
recomendaciones y
Elaboración de informe
las
En esta etapa muestra el
proceso que se le sigue a una
a las recomendaciones por
parte de la comisión encargada
hasta la implementación de la
recomendación e ingreso al
SAGU.

EMISIÓN DE INFORME A LOS DEPARTAMENTOS INVOLUCRADOS

DESCRIPCIÓN:

En esta etapa inicia con la emisión del informe del Departamento de Auditoría Interna, el ingreso del Informe al SAGU, el trámite administrativo respectivo hasta llegar en conocimiento de los departamentos responsables.

El tiempo que dura este proceso Administrativo es de 9 días.

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FECHA DE

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Actividad

Descripción

Responsable

 

Secretaria recepciona informe del auditor encargado de realizar la auditoría

Secretarias

de

1

Divisiones

   

Secretarias

de

2

Ingreso de los Informes al SAGU (Acciones de Control)

Divisiones

 

Remisión de Informes a Instituciones: Contraloría, SBS, FONAFE,

 

3

MEF) y Presidencia excepto a SBS cuando es Acción de Control No Programada; en el caso que sean Actividades de Control los informes solo se remiten a Presidencia

Secretarias

de

Divisiones

4

Tiempo de espera: la cual se inicia con la emisión del Informe mediante carta a Presidencia hasta el retorno de las mismas con firmas de Presidente y Gerente General para la remisión a los Departamentos Involucrados

Presidencia

y

Gerencia General

 

Recepción de memos con firma de Gerencia General para la remisión de copia de informes a los departamentos involucrados; esto traerá

Secretarias

5

como consecuencia que los departamentos respondan haciendo llegar al Departamento de Auditoría Interna documentación que sustente el avance en la implementación de recomendaciones

Divisiones

de

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FECHA DE

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SEGUNDA ETAPA

1° Etapa: EMISIÓN DE INFORME 2° Etapa: DE ACTUALIZACIÓN A LOS DEPARTA MENTOS INVOLUCRADOS. DE
1° Etapa: EMISIÓN DE INFORME
2° Etapa: DE ACTUALIZACIÓN
A LOS DEPARTA MENTOS
INVOLUCRADOS.
DE RECOMENDACIONES Y
ELAB ORACIÓN DE INFORME
ALACONTRALORÍA.
3° Etapa: DE SEGUIMIENTO
DE RECOMENDACIONES
Se da inicio cuando el Dpto
de Auditoría emite un informe
En esta etapa la comisión de
y
lo
deriva
a
los
departamentos involucrados
previo ingreso del informe al
SAGU; el cual tiene una
duración de 2 días.
Seguimiento ingresan al SAGU
para actualizar el cuadro de
posiciones de
recomendaciones 1 día
Elaboración de informe (30 días)
las
En esta etapa muestra el
proceso que se le sigue a una
a las recomendaciones por
parte de la comisión encargada
hasta la implementación de la
recomendación e ingreso al
SAGU.
Días: 9 días
Días: 41 días
Días: 37 días

ETAPA DE ACTUALIZACIÓN DE RECOMENDACIONES Y ELABORACIÓN DE INFORME A CONTRALORÍA

DESCRIPCIÓN:

En esta etapa la comisión de Seguimiento de medidas correctivas ingresa al SAGU para revisar las recomendaciones de los Informes siempre que esta provenga de una Acción de Control; en el caso que sea una Actividad de Control el cuadro se actualiza ingresando directamente a los Informes por medio de la carpeta compartida.

Si se acerca el fin de semestre la comisión encargada del Seguimiento de Medidas Correctivas elabora el Informe de Seguimiento de Medidas Correctivas que será presentada a la Contraloría

Si no se acerca la fecha de entrega del informe el cuadro de Excel se seguirá actualizando recibiendo documentación sustentatoria de los avances e implementación de las observaciones hasta que llegue la fecha de elaboración del Informe respectivo.

Actividad

Descripción

Responsable

 

Tiempo de espera: es indeterminado, se espera la emisión de un

 

1

nuevo informe para la actualización e ingreso de las nuevas recomendaciones

 

¿Es Acción de Control? En caso que No sea Acción de Control se pasa

 

2

a la actividad 3 y en caso que Si sea Acción de control se inicia la Actividad 4

 

En caso que el informe “NO” derive de una Acción de Control éste vendría a ser Actividad de Control, el auditor encargado del

Auditor 1 División Auditoría Financiera y Administrativa

3

Seguimiento de Medidas Correctivas actualiza el cuadro de la posición de recomendaciones copiándolos directamente de cada informe lógico que se encuentra en la carpeta compartida del Departamento

4

Actualización del cuadro en Excel de la última posición de las recomendaciones por Departamento copiándolos directamente

Auditor 3 División Auditorías

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FECHA DE

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del SAGU

Especiales

 

Cada seis meses la comisión encargada del Seguimiento de Medidas

Auditor 1,2 y 3 División Auditorías Especiales

5

Correctivas elabora el Informe para su presentación ante la Contraloría (2 veces por año) Julio y Enero.

TERCERA ETAPA

1° Etapa: EMISIÓN DE INFORME 2° Etapa: DE ACTUALIZACIÓN A LOS DEPARTA MENTOS DE RECOMENDACIONES
1° Etapa: EMISIÓN DE INFORME
2° Etapa: DE ACTUALIZACIÓN
A LOS DEPARTA MENTOS
DE RECOMENDACIONES Y
3° Etapa: DE SEGUIMIENTO
DE RECOMENDACIONES
INVOLUCRADOS.
ELAB ORACIÓN DE INFORME
A LA CONTRALORÍA.
Se da inicio cuando el Dpto
de Auditoría emite un informe
y
lo
deriva a los
departamentos involucrados
previo ingreso del informe al
SAGU
En esta etapa la comisión de
Seguimiento ingresan al SAGU
para actualizar el cuadro de
posiciones
de
las
recomendaciones y
Elaboración de informe
En esta etapa muestra el
proceso que se le sigue a una
a las recomendaciones por
parte de la comisión
encargada hasta la
implementación de la
recomendación e ingreso al
SAGU.

ETAPA DE SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES

DESCRIPCIÓN:

Es la etapa de Seguimiento que se le realiza a una recomendación hasta la implementación de la misma.

Esta etapa se inicia con la recepción de la documentación sustentatoria, evaluación y calificación de las recomendaciones, ingreso al SAGU y termina con el ordenamiento de los papeles de trabajo;

Esta Etapa contiene dos Sub Procesos,

La Primera consta de un conjunto de actividades que realiza la COMISIÓN SEGUIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTIVAS con los coordinadores de los diferentes Departamentos.

La Segunda es básicamente las actividades que realiza Gerencia del Departamento de Auditoría Interna con la alta dirección del Banco mediante las reuniones del Comité de Auditoría donde se toman acuerdos, en el cual de realiza el seguimiento respectivo.

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Actividad

Descripción

Responsable

 

Tiempo de espera: 7 días el cual es el plazo límite para la presentación

Departamentos

observados

 

1

del cronograma estimado para la implementación de recomendaciones que auditoría emitió a los Departamentos involucrados

 

Recepción de Cronograma de Implementación de recomendaciones de cada Departamento observado

Secretaria

de

2

Gerencia

 

Tiempo de espera: indeterminado, hasta que los departamentos

Departamentos

observados

 

3

respondan a Auditoría enviando documentación sobre el avance en implementación de las recomendaciones bajo su responsabilidad.

 

Recepción de documentación sustentatoria sobre avances realizados para la implementación de las recomendaciones

Secretaria de

4

Gerencia

5

Revisión de Documentación por parte de Gerencia para derivarla a las Divisiones encargadas del Seguimiento

Auditor Interno

 

Remisión de documentación sustentatoria a Comisión de Seguimiento de Medidas Correctivas

Secretaria de

6

Gerencia

   

Persona

7

Recepción de documentación sustentatoria de avances en la implementación de las Acciones y Actividades de Control

designada por

Jefatura

   

Persona

8

Ingreso de datos de documentos recepcionados, Memo, en cuadro de Excel

fecha, N° de carta o

designada por

Jefatura

   

Persona

9

Remisión de documentación al auditor encargado del Seguimiento adjuntando Acta de Coordinación

designada por

Jefatura

 

Verifica, revisa y califica el estado de las recomendaciones. Pueden ser:

Auditor 1, División Auditorías Especiales

10

­ En Proceso

­ Implementada

   

Auditor encargado

11

Supervisión y aprobación de jefe de Comisión para la implementación de las recomendaciones

de Seguimiento

de Medidas

   

Correctivas

12

Sella los Documentos como constancia de la evaluación e indica la posición de ellas: En proceso u implementada

Auditor 1, División Auditorías Especiales

 

¿Es Acción de Control?

 

13

En caso que No sea Acción de Control se inicia la actividad 13 y en caso que Si sea Acción de control se inicia la Actividad 12

14

Ingreso al SAGU de la Información de Documentación, posición, fecha, contenido y demás detalles

Auditor 1, División Auditorías Especiales

15

Actualiza cuadro de la posición de las recomendaciones ingresando directamente al SAGU y haciendo un copiado a la Hoja de Excel

Auditor 3, División Auditorías Especiales

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FECHA DE

APROBACIÓN

 

Ordena la documentación en los Archivadores de Seguimiento, según

Auditor 2, División Auditorías Especiales

16

número de informe y de recomendación, para luego resguardarlo en un ambiente especial de SSMMCC del departamento

 

¿Implementada? Si la documentación se encuentra implementada todo el proceso de

 

17

seguimiento termina, de lo contrario todo este proceso vuelve a iniciarse desde la actividad N° 1 hasta lograr la implementación de la recomendación

 

Sub­Proceso 1: Comisión Seguimiento de Medidas Correctivas

 

Revisión de Reporte de Recomendaciones por Departamento con los

estados actuales de las mismas para tener conocimiento a través de la carpeta compartida

Auditor encargado

A

de Seguimiento

de Medidas

Correctivas

1

Reunión de Coordinación con Gerencia del departamento de Auditoría

Auditor Interno

   

Persona

2

Elaboración de Cronograma de Reuniones mensuales con los diferentes Departamentos observados

designada por

Jefatura

   

Persona

3

Remisión a cada Departamento la posición de sus recomendaciones

designada por

Jefatura

   

Auditor encargado

4

Reuniones de coordinación con los diferentes Departamentos

de Seguimiento

de Medidas

   

Correctivas

 

Breve revisión de Documentación sustentatoria de avances en

Auditor encargado

5

implementación de recomendaciones, la cual será formalizada al concluir la reunión por medio de una carta o memo dirigida a Gerencia del Departamento

de Seguimiento

de Medidas

 

Correctivas

   

Auditor encargado

Levantamiento de un Acta de Coordinación conteniendo un resumen de avances en implementación de recomendaciones el cual será evaluada

de Seguimiento

de Medidas

6

minuciosamente con su respectiva documentación. Esta acta contiene la firma del Coordinador del Departamento y el del Auditor encargado del Seguimiento de Medidas correctivas.

Correctivas y

Persona

designada por

 

Jefatura

7

Reunión de Coordinación con Gerencia del departamento de Auditoría

Auditor Interno

   

Persona

8

Se entrega acta de Coordinación a Auditor encargado de la evaluación de documentación

designada por

Jefatura

9

Elaboración de consolidado en Número de recomendaciones por departamentos y progreso de implementaciones, “ Presentación

Auditor encargado

de Seguimiento

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mensual al Comité de Auditoría” ; el cual sirve como herramienta de evaluación para medir el nivel de cumplimiento

de Medidas

Correctivas y

 

Persona

designada por

Jefatura

Sub­Proceso 2: Seguimiento de Acuerdos

   

Auditor

Interno,

Auditor encargado

B

Reunión con el Comité de Auditoría, los días Viernes de cada semana

de

Seguimiento

de

Medidas

Correctivas

   

Auditor

Interno,

Comunicación de Auditoría sobre avances y posición de las recomendaciones del Departamento a tratar en la reunión

Auditor encargado

1

de

Seguimiento

 

de

Medidas

Correctivas

   

Comité

de

2

Se toman acuerdos, los Departamentos implicados se comprometen a cumplir con ellos

Auditoría,

Departamento

   

Implicado

   

Auditor

y

3

Levantamiento de Acta del Comité de Auditoría

 

Persona

 

designada

por

Jefatura

   

Auditor

Interno,

4

Reuniones

Auditoría Interna

de

Coordinación

con

Gerencia

del

Departamento

de

Auditor encargado

de

Seguimiento

   

de

Medidas

 

Correctivas

   

Secretaria

de

5

Remisión del Acta a directores del Comité de Auditoría para la firma correspondiente

Gerencia

de

Auditoría

 

Retorno

del

Acta

debidamente

visado

y

firmado

sustentando

los

Secretaria

de

6

acuerdos tomados en la reunión del comité de Auditoría para su

Gerencia

de

custodia

Auditoría Interna

   

Auditor encargado

7

Elaboración de cuadro en Excel con resumen de los acuerdos tomados para iniciar el Seguimiento por cada Departamento

de

Seguimiento

de

Medidas

 

Correctivas

 

Gerencia de Auditoría quien hace las veces de secretario del Comité

remite carta dirigida al Departamento implicado haciendo mención al acuerdo tomado y pidiendo avances del mismo, lo mismo se vuelve a repetir cada vez que se incorpora un acuerdo al departamento.

Secretaria

de

8

gerencia

de

Auditoría Interna

 

Tiempo de espera: 7 días el cual es el plazo límite para la presentación

Departamento

Implicado

9

del cronograma estimado para el cumplimiento de los Acuerdos tomados en la región del Comité de Auditoría

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CÓDIGO

FECHA DE

APROBACIÓN

   

Secretaria

de

10

Recepción de Cronograma de Implementación de recomendaciones de cada Departamento observado

Comisión

de

Seguimiento

 

Tiempo de espera: Indeterminado, hasta que el Departamento

 

11

implicado responda a la carta de Gerencia de auditoría, el que puede tardar 30 días

12

Remisión de documentación sustentatoria sobre avances o implementación de los acuerdos

Departamento

Implicado

   

Auditor encargado

13

Revisión de documentación sustentatoria, calificación del estado de los acuerdos

de

Seguimiento

de

Medidas

 

Correctivas

   

Auditor encargado

14

Actualización de cuadro de Seguimiento de Acuerdos con la documentación recibida de los departamentos

de

Seguimiento

de

Medidas

 

Correctivas

   

Auditor

Interno,

15

Reuniones

Auditoría Interna

de

Coordinación

con

Gerencia

del

Departamento

de

Auditor encargado

de

Seguimiento

 

de

Medidas

 

Correctivas

 

Remisión de documentación de avances en cumplimiento de acuerdos a Gerencia General para conocimiento

Secretaria

de

16

Gerencia

 

¿Se implementa? Si cumple con la realización del acuerdo tomado termina el proceso de

 

17

Seguimiento de Acuerdos En caso que NO se implemente el proceso continúa y para iniciar la actividad N° 9

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CÓDIGO

FECHA DE

APROBACIÓN

Sub­Proceso 3: Seguimiento de Medidas Correctivas de la SBS

Este Sub­ Proceso consta de tres etapas que se constan de la siguiente manera: 1°
Este Sub­ Proceso consta de tres etapas que se constan de la siguiente manera:
1° Etapa:
2° Etapa: SEGUIMIENTO DE
MEDIDAS CORRECTIVAS SBS
Recopilación de información,
coordinación con los
departamentos involucrados;
evaluación de cumplimiento
del cronograma de
implementación por cada
mes y elaboración de
Informe para la SBS.
3° Etapa: NEGOCIACIÓN.
RECEPCIÓN DE
INFORME DE SBS
Recepción de Informe,
Ingresar
Informe
al
Documento
de
Seguimiento Digital.
Negociación con la SBS
respecto a la posición de
las observaciones para
llegar a un acuerdo en el
informe final

PRIMERA ETAPA: RECEPCIÓN DE INFORME DE SBS

DESCRIPCIÓN:

En esta etapa la Superintendencia de Banca y Seguros ­ SBS remite el Informe. Se revisa, analiza y clasifica cada observación por Departamentos ingresando en un Documento en Word para su posterior actualización.

En el cumplimiento de esta primera etapa la SBS elabora el informe, el mismo que es resultado de la visita de Inspección que la superintendencia realiza a todos los departamentos del Banco, donde levantan observaciones, la Inspección se realiza 1 o 2 veces al año. El tiempo que dura la inspección al Banco es de 1 mes.

de la SBS es 1 mes después de terminada la

El tiempo de entrega del Informe por parte Inspección.

Actividad

Descripción

Responsable

 

Redacción de Informe basándose en la visita de inspección q realiza al

 

1

Banco para identificar las Observaciones respectivas que le hace a todos los Departamentos, que puede ser 1 o 2 veces al año y lo remite a Presidencia.

SBS

   

Presidencia del

2

Recepción el Informe enviado por la SBS.

BN

   

Presidencia del

3

Remisión de Informe al Directorio del Banco.

BN

4

Recepción dicho Informe y después de tomar conocimiento de ello lo envía a Gerencia General.

Directorio del BN

 

Remisión de las Observaciones a los respectivos Departamentos del

 

5

Banco solicitando se cumpla su implementación y envíen documentación pertinente al Departamento de Auditoría Interna, como también los cronogramas de la implementación con un plazo de 7 días.

Gerencia General

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CÓDIGO

FECHA DE

APROBACIÓN

6

Remisión la copia del Informe de la SBS al Departamento de Auditoría.

Gerencia General

 

Recepción de Informe de la SBS y lo remisión a la Comisión encargada del seguimiento de Medidas Correctivas.

Secretaria de

7

Gerencia

   

Secretaria de

8

Recepción Informe y designa la Comisión encargada de realizar el Seguimiento respectivo a los Departamentos Observados.

Comisión de

Seguimiento

9

Revisión, análisis y clasificación de las observaciones, clasificándolas por Departamentos.

Auditor 1 y 2, División Auditoría Financiera y Administrativa

10

Las observaciones ya Clasificadas por Departamentos son ingresadas a un Documento Digital, para su posterior evaluación y actualización.

Auditor 1 y 2, División Auditoría Financiera y Administrativa

3° Etapa: NEGOCIACIÓN. 1° Etapa: RECEPCIÓN DE INFORME DE SBS Recepción de Informe, Ingresar Informe
3° Etapa: NEGOCIACIÓN.
1° Etapa:
RECEPCIÓN DE
INFORME DE SBS
Recepción de Informe,
Ingresar
Informe
al
Documento
de
Seguimiento Digital.
2° Etapa: SEGUIMIENTO DE
MEDIDAS CORRECTIVAS
Recopilación de información,
coordinación con los
departamentos involucrados;
evaluación de cumplimiento
del cronograma de
implementación por cada
mes y elaboración de
Informe para la SBS.
Negociación con la SBS
respecto a la posición de
las observaciones para
llegar a un acuerdo en el
informe final
SEGUNDA ETAPA: SEGUIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTIVAS

DESCRIPCIÓN:

En esta etapa Auditoría Interna recibe los documentos de los departamentos observados para su posterior evaluación. El seguimiento se realiza de forma constante durante los 5 meses previos a la entrega del Informe a la SBS. El control se realiza finalizando los meses. Se remite informe a la SBS con la información actualizada

Actividad

Descripción

Responsable

 

Recepción de documentación enviada por los Departamentos,

 

1

sustentando el avance de sus Observaciones o Cronograma y esto se remite a la División de Auditoría Financiera y Administrativa.

Secretaria de

Gerencia

 

Recepción de la documentación ingresa a cuadro de documentación

Secretaria de

2

recibida y se entrega al auditor responsable de Seguimiento de Medidas correctivas de SBS

Comisión de

Seguimiento

3

¿Se recibió Cronograma?, Si es así pasamos a la actividad contrario pasamos a la actividad 6.

4 , caso

 

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CÓDIGO

FECHA DE

APROBACIÓN

   

Auditor

4

Revisión de Cronograma para conocimiento y Verificación del cumplimiento de la implementación.

responsable

 

de

seguimiento

de

 

SBS

   

Auditor

1

y

2

de

5

Actualización del archivo digital “Resumen de Posición de Cronogramas por Departamento”. Pasamos a la actividad 8.

División Auditoría

Financiera

 

y

 

Administrativa

   

Auditor

1

y

2

de

6

Análisis y evaluación de la documentación respectiva para calificarla y verificar si esta en el estado de "En Proceso" o "Implementada".

División Auditoría

Financiera

 

y

 

Administrativa

   

Auditor

1

y

2

de

7

Actualización de archivo digital que se realizó en la etapa anterior la posición de las Observaciones. Pasamos a la actividad 8.

División Auditoría

Financiera

 

y

 

Administrativa

8

¿Cuarta Semana del mes?, Si es, pasa a la actividad 9, caso contrario retorna a la actividad 1 de esta etapa.

 
   

Auditor

9

Análisis del archivo “resumen de los cronogramas” con el documento q indica la posición de las observaciones.

responsable de

 

Seguimiento de

   

SBS

   

Auditor

1

y

2

de

10

Comunicación a los departamentos pendientes sobre su situación con el fin de que cumplan con las observaciones.

División Auditoría

Financiera

 

y

 

Administrativa

   

Auditor

responsable

 

de

¿Es la 4° semana de Abril u Octubre?. Si es así , pasa a la actividad 12, , caso contrario retorna a la actividad 1 de esta etapa.

Seguimiento SBS.

11

Auditor

1

y

2

de

División Auditoría

 

Financiera

 

y

Administrativa

   

Auditor

responsable

 

de

Redacción de Informe de la posición actual de las Observaciones que se remitirá a la SBS.

Seguimiento SBS.

12

Auditor

1

y

2

de

División Auditoría

 

Financiera

 

y

Administrativa

 

Remisión de Informe a la SBS y pedir se entregue en un plazo te “30” días la conformidad del estado de las observaciones.

Secretaria de

 

13

Gerencia

 

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TITULO

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CÓDIGO

FECHA DE

APROBACIÓN

1° Etapa: 2° Etapa: SEGUIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTIVAS Recopilación de información, coordinación con los
1° Etapa:
2° Etapa: SEGUIMIENTO DE
MEDIDAS CORRECTIVAS
Recopilación de información,
coordinación con los
departamentos involucrados;
evaluación de cumplimiento
del cronograma de
implementación por cada
mes y elaboración de
Informe para la SBS.
3° Etapa: NEGOCIACIÓN.
RECEPCIÓN DE
INFORME DE SBS
Recepción de Informe,
Ingresar
Informe
al
Documento
de
Negociación con la SBS
respecto a la posición de
las observaciones para
llegar a un acuerdo en el
informe final
Seguimiento Digital.
TERCERA ETAPA: NEGOCIACIÓN

DESCRIPCIÓN:

Esta etapa inicia con la recepción del documento de Conformidad de la SBS dirigida a la Comisión de SBS del Departamento de Auditoría Interna.

En caso existan contradicciones con respecto al estado de las recomendaciones se llama a reunión y se realizan acuerdos, posteriormente se remite el Informe Final.

Actividad

 

Descripción

 

Responsable

 
 

Recepción de respuesta de SBS, con respecto a la posición de las observaciones que consideran adecuadas

Auditor responsable

1

de

Seguimiento

SBS

   

Auditor responsable

2

Análisis de la información recibida, y la posición que sostiene la SBS

de

Seguimiento

SBS

 

¿Existen Discrepancias?, si NO las hubiese el proceso concluiría; en

Auditor responsable

3

caso contrario y SI existiera discrepancias el proceso continúa en la actividad 4

de

Seguimiento

SBS

 

Se solicita reunión de Negociación con SBS para que de esta manera

Auditor responsable

4

la posición de las

de

Seguimiento

se pueda llegar a un acuerdo sobre recomendaciones

 

SBS

     

Auditor responsable

5

1era reunión con SBS:

Negociación sobre la posición de las observaciones

 

de

SBS

Seguimiento

   

Auditor

1

y

2

de

6

Actualización

de

la

posición

de

las

observaciones,

Según

las

División

Auditoría

Negociaciones

Financiera

 

y

 

Administrativa

 
 

2da reunión con SBS:

 

Auditor responsable

7

Conocimiento y estado final de las observaciones que se incluirán en el Informe final (modificado)

de

Seguimiento

SBS

   

Secretaria

 

de

8

Remisión de Informe Final (modificado) a SBS

 

Gerencia

 

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CÓDIGO

FECHA DE

APROBACIÓN

REGISTROS

 

Registro

   

Ejemplares

Anexo

Reporte

Pendientes

 

1

Original para resguardo de auditoría

 

Con

Las

Recomendaciones

y

Implicado

1 copia por Departamento

Anexo N° 1

 

Con

Las

Recomendaciones

1

Original para resguardo de auditoría

 

Reporte

Pendientes De La Sbs

y

Implicado

1 copia por Departamento

Anexo N° 2

Acta De Coordinación

 

2

copias:

Auditoría,

Departamento

Anexo N° 3

Implicado

 

Acta Del Comitá De Auditoría

2

copias, Auditoría, Alta Dirección

Anexo N° 4

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CÓDIGO

FECHA DE

APROBACIÓN

5.2

DENUNCIAS

OBJETIVOS

El presente procedimiento tiene como objetivo principal el permitir una fácil y rápida atención de las Denuncias que llegan al Departamento de Auditoría Interna.

PROCEDIMIENTOS

El procedimiento de Denuncias es realizado en la División Auditorías Especiales. Las Denuncias inician con la llegada de un correo o un Memo donde se detalla lo acontecido para su posterior investigación, y después de que se designe a un Auditor para resolver el caso, se debe recoger la suficiente información, analizarlo y realizar una Carta de Respuesta donde se plasman las conclusiones de la Denuncia.

Actividad

Descripción

Responsable

1

Realiza Denuncia al área que le corresponde la queja.

Afectado

 
 

Evalúa el Tipo de Denuncia, para poder derivarlo a donde le

 

Área

2

corresponde, o en todo caso quedarse con la denuncia que será resuelta por el administrador del área.

Jefe

Responsable

del

 

¿Es necesario enviarlo a Auditoría? SI, pasa a la Actividad 5; NO, pasa a la Actividad 4.

Jefe

del

Área

3

Responsable

   

Jefe

del

Área

4

Se envía denuncia a otro Departamento del Banco para ser resuelto.

Responsable

5

Recibe y/o Deriva Documentación a la División Auditorias Especiales.

Gerencia ­ Auditor

   

Jefe

Div.

6

Deriva Documentos y/o correos al Auditor Responsable para realizar la evaluación.

Auditorías

Especiales

 

Organiza documentación física adjuntando la impresión de todos los correos involucrados.

Auditor

7

Responsable

 
   

Auditor

8

Evalúa la documentación

Responsable

 
 

¿La información es suficiente para emitir Conclusiones? SI, pasa a la Actividad 20; NO, pasa a la Actividad 10.

Auditor

9

Responsable

 
 

Envía correos y/o Cartas a las entidades, implicados, es decir, a todos

 

aquellos que estén involucrados en el caso o que se necesiten sus servicios para acelerar el proceso. Pasa a la Actividad 14 y a la Actividad 11.

Auditor

10

Responsable

 
   

Auditor

11

ESPERA: 1 SEMANA

Responsable

 
 

¿Llegó información solicitada? SI, pasa a la Actividad 13; NO, pasa a la Actividad 10.

Auditor

12

Responsable

 

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CÓDIGO

FECHA DE

APROBACIÓN

     

Auditor

 

13

Se archiva nueva documentación. Pasa a la Actividad 8

Responsable

 
 

¿Es necesaria la presencia del afectado? SI, pasa a la Actividad 15; NO, pasa a la Actividad 11.

Auditor

 

14

Responsable

 
 

Enviar Correo y/o Memo, indicando al Afectado acercarse a las Oficinas de Auditoría Interna

Auditor

 

15

Responsable

 
 

16

El afectado se dirige a las oficinas de Auditoría para rendir declaración.

Afectado

 
   

Auditor

 

17

Se realiza entrevista entre el Afectado y el Auditor Responsable.

 

Responsable

 
 

18

¿Desiste en la denuncia? Actividad 8.

SI,

pasa a la Actividad 19; NO, pasa a la

Afectado

 
 

Se adjunta el Acta de Desistimiento como resultado de la declaración, con conocimiento del Afectado.

Auditor

 

19

Responsable

 
 

Elaboración de la Carta de Respuesta dirigida al Área Responsable,

 
 

20

donde el Auditor Responsable presenta el resultado de la investigación de la Denuncia.

Auditor

Responsable

 
   

Jefe

Div.

 

21

Verifica Informe, ¿Conforme? SI, pasa a la Actividad 22; NO, pasa a la Actividad 8.

Auditorías

 

Especiales

 

22

Verifica Informe, ¿Conforme? SI, pasa a la Actividad 23; NO, pasa a la Actividad 8.

Gerencia­ Auditor

 

23

Recibe

el

Informe

aprobado

para

efectuar

las

acciones

Jefe

del

Área

correspondientes.

 

Responsable

REGISTROS

 
   

Registro

   

Ejemplares

   

Carta De Respuesta

 

1 Copia.

 

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CÓDIGO

FECHA DE

APROBACIÓN

5.3 VEEDURÌAS A LOS PROCESOS DE SELECCIÒN

OBJETIVOS Establecer los procedimientos a ser aplicados por el Órgano de Control Institucional del Banco de la Nación para un eficaz Control en las veedurías a los procesos de selección para la adquisición de bienes, servicios y obras, así como; de los contratos de concesión, a cargo de la entidad.

PROCEDIMIENTOS

PRIMERA ETAPA:

1° Etapa: PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS. En esta etapa el Departamento de Auditoría Interna toma conocimiento
1° Etapa: PRESENTACIÓN DE
PROPUESTAS.
En
esta
etapa
el
Departamento
de
Auditoría
Interna
toma
conocimiento
del
Acto
público, designa al veedor,
para que de apersone a la
presentación de propuesta y
verifique el accionar del
Comité especial

PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS

DESCRIPCIÓN:

2° Etapa: OTORGAMIENTO DE BUENA PRO En esta etapa se otorga la buena Pro y
2° Etapa: OTORGAMIENTO
DE BUENA PRO
En esta etapa se otorga la
buena Pro y el consentimiento
de la misma, a la vez que el
veedor elabora los formatos
que se remitirán a Contraloría e
Informe para conocimiento a
gerencia de Auditoría Interna

Esta etapa se inicia con la comunicación del Acto Publico mediante la remisión de una carta a gerencia del Departamento de Auditoría Interna, la designación del veedor depende de la División de Auditoría Financiera y Administrativa.

El veedor se apersona al acto público “Presentación de Propuestas” de acuerdo al cronograma

establecido y publicado en el SEACE proceso

y verifica todo el accionar del comité especial en el citado

Actividad

Descripción

Responsable

 

Comunicación de Acto Publico, Redacción de carta

y/o correo para

Departamento de Logística ­ Comité Especial

A1

comunicar los proceso de Presentación de Propuestas y otorgamiento

de Buena Pro

 

Recepciona carta (Bases, relación de postores e integrantes del comité) y remite a Auditoría Financiera

Secretaria de

A2

Gerencia

A3

Recepción y respuesta de designación de Auditor Veedor

Jefe de División de Auditoría Financiera y Administrativa

A4

Recepción de Carta con nombre de Auditor que hará de veedor del

Departamento de

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CÓDIGO

FECHA DE

APROBACIÓN

 

Acto Público

Logística ­ Comité Especial

A5

Absolución de Consultas y observaciones a las bases

Departamento de Logística ­ Comité Especial

A6

Tiempo de espera: Fecha de reunión Propuestas”

de “Presentación de

 

A7

Recepción de Propuesta Técnica y económica

Departamento de Logística ­ Comité Especial

A8

Apertura de sobres con propuesta técnica

Departamento de Logística ­ Comité Especial

A9

Verificación de documentación según Bases del concurso

Departamento de Logística ­ Comité Especial

A10

Levantamiento de Acta con resultado de participantes

Departamento de Logística ­ Comité Especial

A11

Tiempo de espera: hasta la fecha de otorgamiento de buena Pro

 

A12

Se evalúa y califica propuesta técnica, en una reunión celebrada por el comité Especial

Departamento de Logística ­ Comité Especial

A13

¿Alcanzó puntaje Mínimo? En caso que no se haya alcanzado el puntaje mínimo el postor queda descalificado en la actividad N° A14; en caso que si se haya alcanzado el puntaje mínimo se realiza la actividad N° A15

Departamento de Logística ­ Comité Especial

A14

Descalificación, del participante en caso que su puntaje no alcance el mínimo establecido

Departamento de Logística ­ Comité Especial

A15

Se levanta acta con calificación de postores, con los resultados de la calificación de la propuesta técnica

Departamento de Logística ­ Comité Especial

A16

¿Un solo postor?, En caso que hubiese un solo postor

Departamento de Logística ­ Comité Especial

   

Auditor de

Veedor revisa Bases y otros documentos recibidos

División Auditoría

B1

Financiera y

 

Administrativa

B2

Veedor se apersona en acto público, se presenta ante el Comité especial y verifica su conformación y presencia del Notario

Auditor de División Auditoría Financiera y Administrativa

   

Auditor de

B3

¿Ausencia de alguno?

División Auditoría

Financiera y

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CÓDIGO

FECHA DE

APROBACIÓN

   

Administrativa

   

Auditor de

No se da inicio al acto Público, lo decide el Comité Especial

División Auditoría

B4

Financiera y

 

Administrativa

   

Auditor de

Tiempo de espera: indeterminado siguiente fecha de presentación de propuesta

División Auditoría

B5

Financiera y

 

Administrativa

   

Auditor de

Verifica actos que realiza el Comité Especial en su calidad de veedor

División Auditoría

B6

Financiera y

 

Administrativa

   

Auditor de

Al término del acto público documento

firma el acta y se solicita una copia del

División Auditoría

B7

Financiera y

 

Administrativa

   

Auditor de

Tiempo de espera hasta la fecha de otorgamiento de buena Pro

División Auditoría

B9

Financiera y

 

Administrativa

SEGUNDA ETAPA

1° Etapa: PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS. 2° Etapa: OTORGAMIENTO DE BUENA PRO En esta etapa el
1° Etapa: PRESENTACIÓN DE
PROPUESTAS.
2° Etapa: OTORGAMIENTO
DE BUENA PRO
En esta etapa el Departamento
de Auditoría Interna toma
conocimiento del Acto público,
designa al veedor, para que de
apersone a la presentación de
propuesta y verifique el accionar
del Comité Especial
En esta etapa se otorga la
buena Pro y el consentimiento
de la misma, a la vez que el
veedor elabora los formatos
que se remitirán a Contraloría e
Informe para conocimiento a
Gerencia de Auditoría Interna

OTORGAMIENTO DE BUENA PRO

DESCRIPCIÓN:

En esta etapa el veedor se hace presente ante el Comité Especial para constatar el “Otorgamiento de Buena Pro”, En esta etapa existe un plazo de 8 días para el consentimiento de la Buena Pro, durante este plazo el veedor tiene acceso al expediente del proceso y aplica los procedimientos de Veedurías de la Contraloría para la elaboración del informe y formularios correspondientes.

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CÓDIGO

FECHA DE

APROBACIÓN

Actividad

Descripción

Responsable

   

Departamento de

1

Se da lectura de Acta con calificación de propuesta técnica

Logística –

Comité Especial

   

Departamento de

2

Apertura de sobre con propuesta económica

Logística –

Comité Especial

   

Departamento de

3

Otorgamiento de Buena Pro, el mismo día y queda consentido

Logística –

Comité Especial

 

Calificación de Propuesta económica y calificación total a postores y otorgamiento de Buena Pro

Departamento de

4

Logística –

Comité Especial

5

Plazo 8 días para consentimiento de Buena Pro

 
 

¿Existe apelación?, en caso que no exista apelación se realiza la

Departamento de

6

actividad N° A10, en caso que si exista apelación se inicia la actividad N° 7

Logística –

Comité Especial

 

Se remite documentación de la apelación presentada al tribunal de contrataciones y adquisiciones del estado

Departamento de

7

Logística –

Comité Especial

 

Tiempo de espera: Se espera resolución del Tribunal de contrataciones y adquisiciones del estado

Departamento de

8

Logística –

Comité Especial

 

Se da cumplimiento de lo establecido por el tribunal, según resolución recepcionada por el comité especial o la entidad

Departamento de

9

Logística –

Comité Especial

 

La Buena Pro queda consentida una vez que se haya dado el

Departamento de

10

cumplimiento de lo dispuesto por el tribunal de contrataciones y adquisiciones del estado, FIN.

Logística –

Comité Especial

   

Auditor de

Presencia en apertura de sobres de Propuesta económica y calificación final para otorgamiento de Buena Pro

División Auditoría

B1

Financiera y

 

Administrativa

   

Auditor de

Plazo 8 días para otorgamiento de Buena Pro quede consentido

División Auditoría

B2

Financiera y

 

Administrativa

   

Auditor de

Verificación de expediente del acto público del Departamento de Logística y aplicación de procedimientos de veedurías de Contraloría

División Auditoría

B3

Financiera y

 

Administrativa

 

Elaboración de Formulario CREP, CCCE y remisión a Contraloría

Auditor de

B4

División Auditoría

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CÓDIGO

FECHA DE

APROBACIÓN

   

Financiera y

Administrativa

B5

Recepción de formularios de resultados del proceso

Contraloría

   

Auditor de

Elaboración de Informe con los resultados del proceso

División Auditoría

B6

Financiera y

 

Administrativa

B7

Recepción y revisión de Informe y Anexos para conocimiento

Auditor Interno

B8

Remisión de Informe a Auditor responsable de Veedurías

Auditor Interno

B9

Recepción de Informe para su custodia y archivo

Responsable de

veedurías

REGISTROS

Registro

Ejemplares

Anexo

 

Formato CREP

1 Copia.

Anexo N° 05

Formato CREP

1 Copia

Anexo N° 06

 

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA INTERNA

TITULO

BN­PRO­1100­001­02

2009

CÓDIGO

FECHA DE

APROBACIÓN

5.4 RETIRO DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO DE GESTIÓN

OBJETIVOS

El presente procedimiento tiene como objetivo principal el asegurar un buen resguardo y control de los Informes, Papeles de Trabajo y Antecedentes de Investigaciones emitidos por el Departamento de Auditoría Interna dentro de las instalaciones de su Archivo de Gestión.

PROCEDIMIENTOS El procedimiento del Retiro de Documentos del Archivo de Gestión es realizado por la Secretaría de la División Auditorías Especiales, son solicitados por todo el personal del Departamento de Auditoría Interna; la secretaria es la responsable de llevar un registro, control y seguimiento de cada Documento.

Actividad

Descripción

Responsable

 

Envía CORREO a la Secretaria de División Auditoría Especiales solicitando Informe N° XX y/o Papeles de Trabajo del Informe N° YY ó Antecedentes de Investigaciones, e indica:

 

1

Fecha que lo necesita Tiempo que lo necesita: 7 días máximo Objetivo (Para que se solicita) Ver Anexo N°01

Auditor solicitante

   

Secretaria División

2

Recibe correo, tomando conocimiento y Busca Documentación solicitada en los Archiveros.

Auditorías

Especiales

   

Secretaria División

3

¿Existe Documentación solicitada en el Archivero? SI, pasa a la Actividad 7; NO, pasa a la Actividad 4.

Auditorías

Especiales

   

Secretaria División

4

Busca en el “cuaderno CARGO”, para saber que Auditor tiene en su poder la documentación solicitado.

Auditorías

Especiales

   

Secretaria División

5

Pide Devolución de documentación al Auditor.

Auditorías

Especiales

 

Verifica conformidad del Informe/Papeles de

Secretaria División

6

Trabajo/Antecedentes de Investigaciones y Actualiza cuaderno “Cargo”: Indicando la devolución del Informe: DEVUELTO.

Auditorías

Especiales

 

Registra en cuaderno “Cargo” el nuevo Pedido, lo siguiente:

 

Nombre del Responsable.

Secretaria División

7

Fecha de entrega. Nombre del documento. Firma del solicitante.

Auditorías

Especiales

   

Secretaria División

8

Entrega Documentos al Auditor Solicitante

Auditorías

Especiales

VERSION

02

Banco de la Nación

Departamento de Audit oría Interna

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA INTERNA

TITULO

BN­PRO­1100­001­02

2009

CÓDIGO

FECHA DE

APROBACIÓN

9

Tiempo de espera:

7 días.

Auditor Solicitante

10

Devuelve documentación.

Auditor Solicitante

   

Secretaria División

11

Verificación y conformidad de los documentos.

Auditorías