MANUAL DE PROCESOS DE

PROCEDIMIENTOS

CONTENIDO
INTRODUCCION
POR QU SE CRE EL MANUAL
PARA QUE SE CRE EL MANUAL
NORMATIVIDAD
SU FINALIDAD
OBJETIVOS GENERAL
OBJETIVOS ESPECIFICOS
MISION Y VISION
RECOMENDACIONES GENERALES
PROCEDIMIENTOS
PRINCIPIO ORGANIZACIN DE ARCHIVOS
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
APLICACIN
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
ESTRUCTURA INTERNA DE LA ENTIDAD
ORGANIGRAMA
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
SECCIONES DOCUMENTALES
PASOS PARA LA IDENTIFICACION DE LAS SERIES

TIPOS DOCUMENTALES

INTRODUCCION
Teniendo en cuenta los procedimientos de gestin de la ley general de
archivos, conforman uno de los elementos principales de las actividades
administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin y el manejo de
organizacin documental producida y recibida desde su origen hasta su
disposicin final; por lo cual, deben ser plasmados en manuales de funciones y
procedimientos que sirvan como mecanismo de consulta permanente ya que
tienen como objetivo facilitar la utilizacin y conservacin de la documentacin
as como el debido manejo.

Por parte de todos los trabajadores de la entidad, permitindoles un mayor

desarrollo en la bsqueda de un mecanismo confiable y efectivo, ya que es
importante sealar que los manuales de procedimientos son la base del
sistema de calidad y del mejoramiento continuo de la eficiencia y la eficacia.

basndonos en lo anterior, se ha preparado el presente manual de

procedimientos, contiene diferentes conceptos de carcter tcnico que se
emplean en los procedimientos; describe cada una de las etapas por la que
transita el documento desde que se genera como resultado de la gestin de la
administracin, el conjunto de caractersticas y factores que intervienen en la
creacin, gestin, ubicacin, eliminacin de los documentos e incluye los
modelos de registro y control a utilizar, un glosario de trminos archivsticos y la
bibliografa consultada.

POR QUE SE CREO EL MANUAL?

La empresa SEGUCOL busca estandarizar los procesos archivsticos y
utilizarlo como una herramienta para mantener centralizado y organizado la
documentacin, garantizado su conservacin y acceso con el fin de cumplir con
un servicio oportuno y eficiente.
Reflejando un sistema de archivo, en el cual se rige por el marco legislativo y
las normas tcnicas emitidas por el Archivo General de la Nacin.

PARA QUE SE CREO EL MANUAL?

Se cre con el fin de instruir a los miembros que componen SEGUCOL sobre
los distintos aspectos archivsticos, procurando evitar el desconocimiento de las
funciones y permitiendo la continuidad de los procesos, con el objetivo de
mejorar la eficiencia y productividad de cada las dependencias y
responsabilidad.

EN CUAL NORMATIVIDAD ESTA SOPORTADA

Ley 594 de 2000 Ley general de archivos
Acuerdo 07 de 1994 el cual se expide y adopta el reglamento general de
archivo
Acuerdo 049 de 2000 conservacin de documentos, condiciones de edificios y
locales destinados a archivos
Acuerdo 039 de 2002 regula el procedimiento para la creacin y aplicacin de
las TRD
Acuerdo 042 de 2002 regula el inventario nico documental.
Acuerdo 060 de 2001 El cual se establecen pautas para la administracin de
las comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y las privadas

SU FINALIDAD

Nos da a conocer el proceso de aplicacin con respecto a la organizacin

documental, donde emplearemos cada uno de los procesos como lo son la
clasificacin, ordenacin y descripcin archivstica ya que son fundamentales
en la ejecucin de estas tareas.
Sirve para el anlisis y revisin de los procedimientos interviniendo en la
consulta del personal.
Implementa una solucin que garantice la aplicacin del programa de gestin
documental

OBJETIVO GENERAL
Este manual es una herramienta organizacional que permite mejorar las
prcticas en la gestin documental, a travs de la estandarizacin de los
documentos del Sistema de Gestin Integral de SEGUCOL LTDA.

ESPECIFICOS
Construir un manual adecuado que cumpla las funciones de todas las
dependencias y la del objetivo general.
Realizar sensibilizacin y capacitacin de los objetivos organizacionales para la
adecuada aplicacin de PGD.
Consolidar el sistema de gestin documental de acuerdo a lo normalizado por
el AGN.

RECOMENDACIONES GENERALES
Identificar la documentacin que corresponde a los archivos de gestin, central
o final basndonos en la TRD (tablas de retencin documental).
La primera fase que es archivo de gestin, se deben realizar los procesos de
organizacin porque nos permite dar continuidad de los procesos, adems
evita retrocesos.
Para organizar un Archivo de gestin es necesario distinguir claramente los
distintos grupos de documentos de archivo.
Trabajo en equipo entre el personal informtico, archivero y las propias oficinas
de gestin.
Establecimiento de polticas de evaluacin y seleccin de los documentos a
aplicar desde el momento de concepcin y creacin de los mismos.
Eliminar todos aquellos documentos electrnicos que hayan sido impresos e
integrados en su expediente en papel, excepto cuando se trate de documentos
reutilizables o actualizables. Por ejemplo: documentos que se actualizan
peridicamente; documentos que se puedan aprovechar como modelos o
patrones (actas de reuniones, oficios, circulares) y las versiones definitivas.

PROCEDIMIENTOS
El procedimiento define la forma como deben realizarse las fases o etapas de
los procesos. Identificado los procesos, el ejercicio siguiente es determinar que
procedimiento permite que aquel se cumpla. Es necesario identificar lo que se
pretende generar con el reconocimiento de un procedimiento, es decir su
producto y alcance, as como verificar las reas responsables que participan en
el procedimiento, pues de forma se puede definir la necesidad de crearlo o
llevarlo a un siguiente nivel de la documentacin.
En la organizacin del fondo documental, se tendrn en cuenta los principios
de la organizacin archivstica a saber:

Principio de procedencia: Se define como aquel segn el cual cada

documento debe estar situado en la dependencia de la cual procede, teniendo
en cuenta que debe mantenerse la unidad e independencia de cada seccin y
en este la integridad y carcter seriado de los documentos.
Este principio es vlido tanto para los archivos administrativos como para los
histricos, pues en todos los casos debe reconstruirse la historia de la
Institucin que produce los documentos identificando en ella las dependencias
y funciones, integrando en torno a stas los documentos agrupados en series.
Para aplicar el principio de procedencia es importante tener en cuenta los
siguientes aspectos:
- Identificar el nombre de la dependencia productora de los documentos.
- Reconstruir la organizacin jerrquica de la dependencia productora.
- Precisar funciones y actividades correspondientes a cada dependencia.

DEFINICIONES
Archivo: Es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y
soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad,
en el transcurso de su gestin, conservados para servir como testimonio e
informacin a la persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o
como fuentes de la historia.

Archivo Central: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por

los distintos archivos de gestin de la entidad respectiva, cuya consulta no
estn frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por
las propias oficinas y particulares en general.
Archivo de Gestin: Comprende toda la documentacin que es sometida a
continua utilizacin y consulta administrativa por las oficinas productoras u
otras que la soliciten. Su circulacin o trmite se realiza para dar respuesta o
solucin a los asuntos iniciados.
Clasificacin: Operacin archivstica que consiste en el establecimiento de las
categoras o grupos que reflejan la estructura jerrquica del fondo. Es el primer
paso del proceso de organizacin
Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en
desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad,
independientemente del medio utilizado.
Conservacin Total: Aplica a aquellos documentos que tienen valor
permanente, es decir, los que lo tienen por disposicin legal o los que por su
contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y
polticas de la Unidad productora convirtindose en testimonio de su actividad y
trascendencia.
Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carcter privado que
llegan a las entidades, a ttulo personal, citando o no el cargo del funcionario.
No generan trmites para las instituciones.
Depuracin: Retiro de duplicados idnticos, folios en blanco y documentos de
apoyo en los archivos de gestin.
Documento de Archivo: Registro de informacin producida o recibida por una
entidad pblica o privada en razn de sus actividades o funciones
Documentos de Apoyo: Es aquel de carcter general (leyes, decretos,
resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la informacin que contiene,
incide en el cumplimiento de funciones especficas de la gestin administrativa.
Pueden ser generados en la misma institucin o proceder de otra, y no forman
parte de las series documentales de las oficinas. Estos documentos no se
transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina
cuando pierdan utilidad o vigencia, y segn las necesidades de la dependencia
Eliminacin de documentos: Es la actividad realizada para aquellos
documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio
de conservar su informacin en otros soportes.

Expediente: El expediente es un conjunto de tipos documentales que tratan de

un mismo asunto o materia, producido a medida que se desarrollan los
trmites. Cada pieza, es decir, cada tipo documental individual e indivisible, es
un eslabn en una cadena que est inserta en un contexto que le da un valor
que no tendra el documento visto aisladamente. El expediente comporta una
nocin funcional y probatoria, da fe y debe ser conservado en su integridad.
Folio: Hoja.
Foliar: Accin de numerar hojas.
Foliacin: Acto de numerar los folios slo por su cara recta.
Folio Recto: Primera cara de un folio, cuya numeracin se aplica solamente a
sta.
Folio Vuelto: Segunda cara de un folio y a la cual no se le escribe nmero.
Formato nico de Inventario Documental: Instrumento que describe la
relacin sistemtica y detallada de las unidades de un fondo (archivo de una
entidad), con el fin de asegurar el control de los documentos en sus diferentes
fases.
Ordenacin: Operacin archivstica realizada dentro del proceso de
organizacin que consiste en establecer secuencias naturales cronolgicas y/o
alfabticas, dentro de las categoras o grupos definidos en la clasificacin
Organizacin: Proceso que, mediante las etapas de clasificacin y ordenacin,
aplica las conclusiones establecidas en la fase de identificacin a la estructura
de un fondo Organizacin = Clasificacin + Ordenacin + Descripcin
Serie Documental: La serie documental est integrada por documentos
resultados de la repetitividad de los procesos y procedimientos administrativos
o tcnicos en las oficinas, generalmente estn formados por el mismo tipo
documental (unidades documentales) que tambin responden a unos asuntos
similares, generando como resultado una informacin seriada.
Subserie Documental: Es el conjunto de unidades documentales que forman
parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto
de la serie por los tipos documentales que varan de acuerdo con el trmite de
cada asunto
Tabla de Retencin Documental: Listado de series con sus correspondientes
tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada
etapa del ciclo vital de los documentos.
MISIN

Somos una empresa privada de servicios de seguridad, que genera

confiabilidad y tranquilidad a nuestros clientes y usuarios, con talento humano
competente, un sistema de gestin de riesgos eficaz e integracin eficiente de
la tecnologa a los servicios y procesos, para contribuir con la calidad de vida
de la sociedad.

VISION
En el ao 2020 seremos una organizacin lder en servicios integrales de
seguridad, ubicados dentro de las 10 principales empresa del sector, con un
posicionamiento nacional destacado por los ingresos operacionales y la
excelencia organizacional, que genere rentabilidad financiera sostenible, lo cual
nos permita promover programas orientados a la responsabilidad social y al
desarrollo de servicios y procesos competitivos.

ORGANIGRAMA

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

Se define como aquel segn el cual cada documento debe estar situado en la
dependencia de la cual procede, teniendo en cuenta que debe mantenerse la
unidad e independencia de cada seccin y en este la integridad y carcter
seriado de los documentos.
Este principio es vlido tanto para los archivos administrativos como para los
histricos, pues en todos los casos debe reconstruirse la historia de la
Institucin que produce los documentos identificando en ella las dependencias
y funciones, integrando en torno a stas los documentos agrupados en series.
Para aplicar el principio de procedencia es importante tener en cuenta los
siguientes aspectos:
- Identificar el nombre de la dependencia productora de los documentos.
- Reconstruir la organizacin jerrquica de la dependencia productora.
- Precisar funciones y actividades correspondientes a cada dependencia.

ORDEN ORIGINAL
Hace relacin al orden que conservan los documentos dentro de cada serie de
acuerdo a la secuencia que origin el expediente y en el orden en que se
dieron los documentos que materializan las actuaciones y diligencias
encaminadas a la resolucin administrativa de un asunto determinado, iniciado
y resuelto en la oficina que tiene la competencia especfica.
En consecuencia debe respetarse el orden natural de los documentos, ya que
son producidos en una relacin de causa-efecto, el documento con fecha ms
antigua de produccin, ser el primer documento que se encontrar al abrir la
carpeta y la fecha ms reciente se encontrar al final de la misma.
Ejemplo: Un Contrato ilustra el orden original que deben conservar los
documentos dentro del expediente:

Estudio de Conveniencia
Aviso de solicitud de Oferta
Pliego de Condiciones
Ofertas
Garantas
Resolucin de Adjudicacin

DATOS PARA LA IDENTIFICACION DE UN FONDO DOCUMENTAL

Los tipos documentales
Son la expresin de las actividades tanto personales como administrativas,
reflejadas en un determinado soporte, los cuales determinan su contenido.
Pueden ser tipos documentales, entre otros: un acta, un contrato, una hoja de
vida, una factura. Ejemplo: Dentro de la Subserie Contratos de prestacin de
Servicios, podramos encontrar los siguientes tipos documentales: Contrato,
fotocopia de la cdula, Plizas de cumplimiento y calidad, trminos de
referencia, Informes, propuestas, Actas alusivas.
Unidades documentales
La reunin de diversos tipos documentales que tienen que ver con un mismo
asunto relacionado con las actividades o funciones de carcter personal,
administrativo, econmico, judicial, forman las Unidades documentales.
La Unidad Documental puede ser simple cuando est constituida por un solo
documento, por ejemplo: Acuerdos o compleja cuando la constituyen varios,
formando un expediente, por ejemplo: Historias Laborales.
Series documentales
Las series son el testimonio documental continuado de las actividades
repetitivas desarrolladas por una Entidad en cumplimiento de una funcin
determinada. Cada Seccin o Subseccin est constituida por documentos
agrupados en Unidades y Series Documentales. Entre otras series
documentales
se
pueden
mencionar:
CONTRATOS,
INFORMES,
INVENTARIOS, ESTADOS FINANCIEROS. Para la identificacin de las Series
Documentales se tuvo en cuenta: Identificacin de la Seccin Administrativa u
oficina que produce los documentos (Principio de Procedencia).
Identificacin de las unidades documentales producidas como consecuencia y
expresin de las actuaciones de cada Seccin o Unidad Administrativa en el
ejercicio de sus funciones. Conocimiento del proceso de formacin de las
Series para facilitar un tratamiento adecuado en las mismas.
Subserie Documental
Son todas las subdivisiones que se desprenden de las series y que renen
documentos de estructura y contenido homogneos conformando los

expedientes. Ejemplo: De la serie contratos, podran desprenderse las

subseries: Contratos de prestacin de servicios, contratos de suministro,
contratos de arrendamiento, entre otros.
Orden Original: Es el que hace relacin al orden que conservan los
documentos dentro de cada serie, de acuerdo con la secuencia que origin el
expediente y en el orden en que se dieron los documentos que materializan las
actuaciones y diligencias encaminadas a la resolucin administrativa de un
asunto determinado, iniciado y resuelto en la oficina que tiene la competencia
especfica. En consecuencia, debe respetarse el orden natural de los
documentos ya que son producidos en una relacin causa-efecto.
Ejemplo: Un Contrato ilustra el orden original que deben conservar los
documentos dentro del expediente:
Estudio de Conveniencia
Aviso de solicitud de Oferta
Pliego de Condiciones
Ofertas
Garantas
Resolucin
Las series documentales equivalen a la gestin documental de un archivo de
oficina. Estn limitadas a una funcin y actividad especfica de la vigencia de
las mismas, las cuales originan la agrupacin de documentos. (Ver Cuadro de
clasificacin de series y subseries documentales).
Ser responsabilidad de la Oficina de Archivo y Correspondencia liderar con
apoyo de la Secretara General, la elaboracin, actualizacin y seguimiento de
las Tablas de retencin documental vigentes.

Estructura interna de la entidad Es una empresa familiar conformada

actualmente por tres socios. Se constituy como una sociedad comercial de
responsabilidad limitada, determinada con base en estructuras o polticas de
una organizacin.
Como el organigrama refleja la entidad productora de documentos, debe ser
tambin la base fundamental para la organizacin de cada archivo teniendo en
cuenta el principio de procedencia. Los organigramas representan las
dependencias, divisiones administrativas u oficinas cuya produccin
documental conforma unidades documentales; estas unidades son el conjunto

de documentos generados por una unidad administrativa, en el ejercicio de sus

funciones, las cuales, segn su jerarqua ilustrada en el organigrama, originan
los fondos, las secciones y las series documentales.
Codificacin
Cada una de las oficinas, se codificaron numricamente teniendo como base
principal la Estructura Orgnica de la Entidad, aprobada mediante acto
administrativo. La Codificacin de las unidades documentales tambin est
reflejada en la Estructura Interna de la Entidad.
Correspondencia:
Es un tipo de documentacin que reciben todas las unidades administrativas de
SEGUCOL LTDA.
- Pueden ser originales o copias.
- No est vinculada a ningn procedimiento administrativo.
- Aporta informacin de muy distinto tipo.
Organizacin:
La correspondencia no se debe clasificar y ordenar por entradas y salidas, sino
que cada carta debe ir unida a su respuesta.
- La correspondencia, tanto emitida como recibida, que forma parte de un
expediente, se ordena con dicho expediente.
- La correspondencia que acompaa a una informacin importante, facturas,
informes u otros documentos, se archiva en funcin de esta informacin
adjunta. - La correspondencia que se organiza como tal es la que no forma
parte de un expediente ni acompaa a una informacin importante, es decir,
que se limita a una informacin ms genrica.
Se debe agrupar en:
- Correspondencia externa: Cuando se trata de correspondencia entre una
unidad administrativa de SEGUCOL LTDA y personas o instituciones ajenas a
la misma.
- Correspondencia interna: Cuando se trata de correspondencia o notas
interiores entre unidades administrativas de SEGUCOL LTDA.
En cada una de estas dos grandes divisiones de la correspondencia pueden
aplicarse a su vez nuevas subdivisiones, de acuerdo con el volumen y
diversidad de correspondencia que se genere en cada dependencia.

PROCESOS PARA ORGANIZAR SU ARCHIVO DE GESTIN

Para tener organizado nuestro archivo de Gestin debemos cumplir
con la siguiente frmula:
Organizacin = Clasificacin + Ordenacin + Descripcin
Clasificar los documentos en: Documentos de Archivo
Los Documentos de Archivo son registros de informacin producida o recibida
por una persona o entidad en razn de sus actividades o funciones, que tienen
valor administrativo, fiscal, legal, cientfico, econmico, histrico o cultural y
debe ser objeto de conservacin; estos documentos son los que estn listados
en la Tabla de Retencin Documental.
La apertura e identificacin de las carpetas debe reflejar las series y subseries
correspondientes a cada unidad administrativa.
El primer documento que debe aparecer al abrir la carpeta, ser el de fecha
ms antigua, y el ltimo el de fecha ms reciente.
Foliacin
Foliar cada una de las tipologas (documentos) de las series y subseries
documentales, previendo para ello la numeracin de los folios en el extremo
superior derecho, con un lpiz de mina negra y blanda (HB, B), en forma
legible, sin enmendaduras, empezando por el documento ms antiguo hasta el
ms reciente al final de la carpeta y as sucesivamente (se adjunta gua de
foliacin del Archivo General de la Nacin).
Cada carpeta deber contener mximo 200 folios.
Ejemplo:
SERIE:

INFORMES

SUBSERIE: INFORMES DE GESTIN

ARCHIVO
CENTRAL
INFORME DE
GESTION

Ibagu, 30 de junio

ARCHIVO
CENTRAL
INFORME DE

Ibagu, 8 de enero de
2015

Con base en estas prioridades y teniendo cuenta la ley general de archivos se

debe realizar los siguientes procesos:
Clasificar los documentos en:
Los documentos de archivo: son conjuntos orgnicos de documentos que
responden a la dinmica de la oficina que los produce, son fuentes primarias de
informacin y ejemplares nicos que testimonian la actividad de esta entidad,
los cuales, una vez transcurridos los plazos establecidos de validez
administrativa, legal, fiscal e informativa, debern ser transferidos al Archivo
Central.
Los documentos de apoyo informativo: son los que sirven de ayuda a la gestin
administrativa, tales como boletines oficiales, revistas, publicaciones o informes
elaborados por otras instituciones, etc.
No sern transferidos al Archivo Central y se destruirn en la propia oficina.
Ordenar los documentos de apoyo en asuntos o temas

Una vez organizados los documentos de archivo de la dependencia,

aparecern algunos documentos que no se pueden ubicar dentro de las

series y subseries, estos constituyen los documentos de apoyo que son

de carcter general, sirven nicamente de soporte a la gestin de la
dependencia, y por lo tanto no se transfieren al Archivo Central.

Se organizan en orden Alfabtico y despus de cumplir su funcin el

Jefe de la Unidad Administrativa, apoyado por la secretaria o auxiliar, los
eliminar, y en constancia diligencian el Formato nico de Inventario
Documental.

Ejemplo:

Copias de
Copias de
Acuerdos
Actas del
USCO
Administrativas

3. DESCRIPCIN
Identificar y Describir cada una de las carpetas (celuguas o cuatro aletas), en
la esquina superior derecha, con el formato y ubicar en la gaveta
correspondiente.

Ejemplo: utilizando las Series y Subseries Documentales de la Oficina de Gerencia

4
Resoluciones

3
Informes de Gestin

2
Informes de Otras Dependencias

1
Informes del comit administrativo

Una vez se ubiquen las carpetas de los documentos de Archivo (Series y

Subseries Documentales como lo especifica la Tabla de Retencin
Documental), se procede a ubicar los documentos de Apoyo, en orden
alfabtico.
3.2. Numerar las carpetas colgantes, utilizando el formato GDC-FO-03, y ubicar
en la gaveta correspondiente

Identificar la gaveta y el archivador,

utilizando el siguiente formato

Diligenciar el formato nico de Inventario Documental.

ARCHIVO CENTRAL
Este es el que recibe la documentacin transferida por la dependencia y verifica
que la documentacin transferida cumpla con los lineamientos y polticas
establecidas
Con el objetivo fundamental de orientar y servir a los funcionarios del archivo
central en sus labores rutinarias. Es un desglose detallado de los que hacerles y
forma de llevar a cabo los mismos.
Velar por la proteccin, y conservacin del patrimonio documental de la entidad
Segucol LTDA

FUNCIONES OPERATIVAS ARCHIVO CENTRAL

CLASIFICAR EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS MEDIANTE SUS TRES

FASES O ETAPAS:
Identificando la documentacin que corresponde a los archivos de gestin, central
o final.
Lo anterior se realiza mediante la utilizacin de las Tablas de Plazos Documentales
de cada oficina.