Hernn Jimnez & Asociados

Divisin de Consultora
Serie de Manuales Tcnicos

PROGRAMA DE ORDEN
EN EL PUESTO DE
TRABAJO PARA HSEQ

(Versin 1.49 de Enero de 2014)

Seminarios de Educacin Continuada

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ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD INTELECTUAL DE HERNN JIMNEZ &

ASOCIADOS, POR LO TANTO QUEDA PROHIBIDA SU REPRODUCCIN O
UTILIZACIN.
DERECHOS RESERVADOS LEY 23 DE 1982 Y LEY 44 DE 1993

En nuestra empresa cada cosa est en su lugar y eso nos facilita la labor de

mantenimiento, la localizacin de documentos y la fcil reparacin o ajuste de

mquinas.

PROGRAMA DE ORDEN EN EL
PUESTO DE TRABAJO PARA
HSEQ

Este material ha sido producido empleando las licencias de Microsoft para Windows Ocho, Visio 2003 y
Office 2010. Office MAC 2011 y OS Lion.
Hernn Jimnez & Asociados.
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Bogot Colombia.

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INTRODUCCIN
Este material permite al lector colocar los puestos de trabajo en orden para
garantizar una operacin sin prdidas de tiempo siguiendo parmetros de
categora mundial.
Este documento forma parte del proceso de sensibilizacin en las empresas y
permite en pocas semanas lograr resultados financiaros visibles por la alta
gerencia al disminuir costos de operacin.
Cada campaa puede realizar en una semana o un mes, de acuerdo con la
cultura de su empresa. De la buena programacin dependen los resultados
finales.
HERNN JIMENEZ BARRERO
GERENTE GENERAL Y CONSULTOR
HJ & ASOCIADOS

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NDICE
INTRODUCCIN..............................................................................................................................................3
INTRODUCCIN
NDICE................................................................................................................................................................4
CAMPAA DE LAS SEIS "S".........................................................................................................................5
MTODO DE LAS SEIS ESES.......................................................................................................................5
PRIMERA ETAPA...........................................................................................................................................6
SEGUNDA ETAPA..........................................................................................................................................7
TERCERA ETAPA...........................................................................................................................................8
CUARTA ETAPA.............................................................................................................................................9
ARREGLAR: SEMANAS 1 Y 2....................................................................................................................10
ORDENAR Y LIMPIAR: SEMANAS 3, 4 Y 5.............................................................................................11
MANTENER: SEMANA 6............................................................................................................................12
HABITO: PERMANENTEMENTE..............................................................................................................14
DISCIPLINA: PERMANENTEMENTE.......................................................................................................15
BIBLIOGRAFA..............................................................................................................................................16
DOCUMENTOS Y LIBROS..........................................................................................................................16

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CAMPAA DE LAS SEIS "S"

La organizacin logra un primer nivel de calidad y disciplina si aplica las
tcnicas descritas en este manual. Esta es la mnima calidad interna que es
necesario llevar a cabo para asegurar que exista un primer nivel de sistema de
aseguramiento integral que podemos clasificar como bsico, como plataforma
mnima. Puede emplear cada paso como una campaa semanal.

MTODO DE LAS SEIS ESES

METODO DE LAS SEIS S

SEIRI - Arreglar
SEITON - Orden
SEISOU - Limpieza
SEIKETSU - Mantenimiento
SHUKAN - Habito
SHITSUKE - Disciplina

El mtodo de las seis eses (6 S) es una tcnica japonesa basada en

actividades que propenden por hacer que en cada proceso de una empresa, el
sitio de trabajo sea un lugar agradable y ordenado en dnde resulte fcil la
consecucin de los objetos necesarios para llevar a cabo las labores con
seguridad y respetando el medio ambiente. A travs de este mecanismo se
pretende mejorar la eficiencia en el desarrollo de las labores por la ausencia de
largos periodos de bsqueda de algunos elementos necesarios para realizar de
manera eficiente las actividades.
Esta tcnica se constituye en una herramienta muy valiosa en una compaa
que quiere dar paso a la implementacin de un programa de gerencia integral.

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Los aspectos que toca el mtodo de las seis eses estn basados en la
realizacin de seis actividades generales a saber:

ORIGEN DE LAS SEIS S (TRADUCCIN)

SEIRI
SEITON
SEISOU
SEIKETSU
SHUKAN
SHITSUKE

ARREGLO
ORDEN
LIMPIEZA
MANTENIMIENTO
HBITO
DISCIPLINA

La metodologa sigue (4) cuatro etapas:

ETAPAS A SEGUIR
Fomentar el inters por
Mejorar
Identificar un rea
problema
Formar un equipo de
personas comprometidas
con la empresa
Informar al personal en
general sobre el programa
Implementar las seis s

PRIMERA ETAPA
Fomentar en la Gerencia General el inters por realizar un Plan Piloto de
accin en un rea que presenta un aspecto desagradable y de desorden a la
vista. Normalmente, se toma un rea que carece de un espacio adecuado para
realizar las actividades, sin ningn sistema de control, para llegar a
comprometerlo para que al final de la prctica sean las personas que
transmitan su experiencia a otros y sirvan a la vez de jueces de sus propias

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actividades. No se realiza esta actividad para crear mal ambiente, lo que se

busca en fermentar entre las personas un cambio de mentalidad y cultura de la
organizacin en la cual no se emplee la frase: eso siempre ha estado en ese
estado.

PASO A SEGUIR:
SELECCIONAR UN AREA COMO PILOTO. En
ella se presenta el nivel de desorden existente en una fecha y luego se presenta
en una segunda fecha la el nuevo orden alcanzado.

SEGUNDA ETAPA
Reunir al personal del rea escogida para que sea informado sobre el plan a
seguir, el tiempo de ejecucin y el coordinador encargado de llevar a cabo la
actividad, esto se har con un enfoque de Gerencia Participativa en el cual
cada miembro del grupo tiene especial importancia para el xito del programa,
de esta manera cualquier decisin que se tome ser el resultado del consenso
de todos los participantes.
Los participantes se les asigna tiempo de su semana laboral para lograr llevar
a cabo el aseo y cambio del rea de trabajo para que se convierta en un
modelo. Procure que no sea necesario invertir casi dinero, que todas las
mejoras se lleven a cabo mediante la venta de residuos, el reciclaje, el buen
uso de equipos abandonados en los patios o en los almacenes, la
reconstruccin de estantera a partir de las cajas de madera con las cuales
llegan los productos importados para solo mencionar algunas posibilidades.
Por ejemplo si se requiere una estantera para colocar herramienta, hgala con
la madera de las estibas y de los embalajes que llegan a la empresa e los
contendedores. Fomente el reciclaje y las soluciones de bajo costo dentro del
personal operativo y que se cree una cultura de todo aprovechar, reutilizar o
reciclar.
Las personas deben tomar conciencia de la importancia de tener sus reas de
trabajo aseadas y con todos sus implementos cerca y en lugares visibles para
poder tener un sentido de buen vivir y de orden en los sitios dnde el personal
pasa la mayor parte de su vida: los lugares de trabajo. Procure que se hagan

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breves charlas de 10 minutos unas tres veces en la misma semana que estn
arreglando su rea para reforzar la importancia de lo que se est llevando a
cabo, la toma de conciencia de las leyes vigentes, los peligros detectados y la
mejora manera de mitigarlos.

Durante la segunda etapa, ser la propia gerencia general la encargada de

evaluar los resultados obtenidos a medida que se vayan realizando las
actividades y se encarga de difundirlos internamente.

TERCERA ETAPA
Acudir directamente al sitio de trabajo para detectar el estado actual de las
instalaciones y la forma en que se estn desarrollando las labores. Para poder
cuantificar el xito del programa se recomienda documentar el estado actual
del rea de trabajo a travs de una serie de fotografas que capten los aspectos
a corregir, en su lugar podr realizarse una grabacin de vdeo del entorno de
trabajo, siempre buscando mostrar que se ha llevado un cambio de cultura.

Cualquiera sea el mecanismo usado la informacin debe estar de manera

permanente a disposicin de las personas que all trabajan, lo cual se puede
hacer colocando en una cartelera las fotografas o pasando en los horarios de
descanso la grabacin realizada, al mismo tiempo que se cuenta con una
seccin en la Internet de la empresa, su pgina Web y su revista interna.

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Haga una lista de chequeo sobre lo que ser evaluado en las visitas:
reas demarcadas
Todo etiquetado: producto aprobado, rechazado,
Basuras clasificadas y recogidas a diario.
Uniformes en buen estado
Personal empleando los equipos de seguridad industrial.
Registros a diario diligenciados en letra legible.
Extintores debidamente cargados, con fecha de vencimiento clara y
despejada su rea de maniobra.
Todas las toma corrientes en buen estado, limpias y marcadas los
voltajes y los colores reglamentarios.
Hojas de vida de mantenimiento de los equipos al da y plan de
mantenimiento.
Herramientas bsicas en cada puesto de trabajo al alcance de la
mano. Se adquiere la costumbre de usarla y dejarla en su sitio, nadie
se va para la casa sin dejar la herramienta en su sitio.

CUARTA ETAPA
Esta considera bsicamente el desarrollo del programa en el cual se
establecer el siguiente cronograma de accin:

CRONOGRAMA

Arreglar (2 semanas)
Ordenar (2 semanas)
Limpiar (2 semanas)
Mantener 1 semana
Crear el habito en la gente
(Permanente)
Volverlo una disciplina
(Permanente)

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ARREGLAR: SEMANAS 1 Y 2
Para ello se debe en primera instancia colocar en lugar visible la actividad que
se esta realizando, para que sea un medio sugestivo de compromiso de todo el
personal con algn tipo de lema, tal es el caso de:
TODOS VAMOS A ARREGLAR LAS INSTALACIONES EN LAS
LABORAMOS. Este es nuestro segundo hogar.
Adems de:
1. Tirar lo que no sea til, reciclar o vender lo que no se necesite pero pueda
ser til para otra organizacin.
2. Guardar en estantes o archivadores aquello que se utiliza a veces.
3. Dejar lo que se utiliza de manera frecuente lo ms cerca posible al sitio de
trabajo.
4. Llevar a la bodega aquello que rara vez se utiliza. Clasificar en forma fcil
de ubicar las cosas archivadas.
5. Arreglar los pequeos desperfectos, tal como los bombillos fundidos, las
carteleras cadas, los escritorios rotos, las baldosas levantadas, los grifos de
agua con fugas. EL lugar de trabajo debe ser agradable, nadie dijo lujoso, solo
funcional y con los avisos de seguridad industrial que recuerden los
implementos que se deben emplear.
6. Clasificar los elementos que se tienen en los sitios de trabajo de acuerdo
con su naturaleza y uso.

ARREGLAR
SELECCIONAR
REA MAS
DESORDENADA
COMPROMETER A
LA GENTE .
ORGANIZAR
JORNADA PARA
AREGLAR EL REA

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ORDENAR Y LIMPIAR: SEMANAS 3, 4 Y 5

Al igual que en el caso anterior se debe reemplazar el lema por uno nuevo que
tenga alusin a la nueva fase de trabajo que se est llevando a cabo, por
ejemplo:
LA LIMPIEZA Y EL ORDEN HARN DE LA EMPRESA UN SITIO
AGRADABLE DE TRABAJO. UN LUGAR PARA CADA COSA Y CADA
COSA EN SU LUGAR.
Las actividades de orden deben pretender cubrir los siguientes aspectos:
1. definir un lugar fijo para los tiles de trabajo, las herramientas, los equipos
y los instrumentos usados para el desarrollo de las actividades de un proceso.
Un lugar visible, cmodo, preferiblemente construido por los propios
trabajadores con materiales reutilizables: cajas de madera de material
importado, madera de estibas deterioradas, tubos retirados del servicio,
estantera instalada y todos esos materiales que solo requieren un poco de
trabajo.
2. Sealizar de manera adecuada los espacios con letreros que correspondan a
la identificacin del departamento, por ejemplo en la puerta de entrada de la
oficina de gerencia colocar: GERENCIA GENERAL, de igual manera se
debe demarcar las reas de trnsito libre y circulacin restringida, los sitios
dnde se prohbe fumar o comer, los sitios dnde se encuentran los servicios
de aseo.
3. Retirar todos aquellos objetos que se encuentren dificultando el paso de las
personas o los vehculos o que generen posibilidades de accidentes.
4. Instalar a le entrada de la empresa un mapa general de la distribucin de la
planta, la ubicacin de cada departamento, dnde estn descritos los accesos y
salidas de cada sector.
Las actividades de limpieza contemplan la elaboracin de un lema: ASEO ES
SALUD y las siguientes acciones:
1. Eliminar el polvo, las basuras, los desechos, los regueros de materiales o de
aceite y en general todo aquello que genere mala apariencia del sitio, cree
contaminacin y este en contra de las normas vigentes de medio ambiente.

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2. Asear, lavar o pintar los sitios que presenten un estado deteriorado.

3. Recoger y colocar en su lugar las piezas o tiles que se encuentran tiradas
en cualquier lugar.
4. Solucionar los pequeos desperfectos que se presenten en las mquinas,
equipos o dispositivos.

ORDENAR
DEFINIR LUGAR
PARA CADA COSA
SEALAR
ESPACIOS
DESPEJAR AREAS
CONGESTIONADAS
ASEAR., LAVAR Y
RECOGER

MANTENER: SEMANA 6
En esta etapa se insistir en cada persona sobre la importancia de mantener el
orden y aseo logrado hasta la fecha en la empresa, haciendo uso del mensaje
general:
LO DIFCIL NO FUE HACERLO; ES MANTENERLO. AYDANOS
Es importante recalcar a cada empleado la importancia de mantener la por
estacin de cada sitio de trabajo despejado, libre de incomodidades, en orden,
aseado y una presentacin personal agradable y limpia.

1. Involucrar a las personas en el programa que desarrolla la empresa.

2. Ofrecer a cada participante los medios para realizar sus labores en las
condiciones deseadas.
Cumpliendo con este cronograma se notar fcilmente la transicin entre un
sitio desordenado y en apariencia estrecho a uno ordenado, limpio y agradable,
con espacio suficiente para desarrollar la labor, lo que motiva al trabajador y
por lo tanto aumentar los rendimientos de produccin de cada individuo y

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disminuir los riesgos de accidentalidad en la empresa. Aspectos que los vern

no slo las personas que trabajan en el rea sino en general todos los
miembros de la organizacin y por supuesto la Gerencia de la empresa.
Para realizar todos esos cambios, cmo los otros que exige un proceso de
Calidad Total es importante generar en cada persona compromisos consigo
mismo y con su alrededor, a travs de la Gerencia Participativa lo que
implementar en las personas una idiosincrasia de trabajo en grupo que le
permitir a los participantes en el Plan Piloto compartir sus experiencias con el
resto de las reas para que el trabajo en ellas d resultados prsperos en ms
corto tiempo. A partir de este momento el rea se encontrar en capacidad de
cumplir con las dos (2) ltimas actividades que sern de carcter permanente.

MANTENER
GENERAR MAS
COMPROMISOS EN
LAS PERSONAS
MANTENER LO
QUE SE HA
LOGRADO
EXPANDIR
METODOS EN LAS
DEMAS AREAS

HABITO: PERMANENTEMENTE
Es necesario que las actividades realizadas anteriormente se conviertan en una
costumbre de actuar de todo el personal de la empresa, esto estar dado en la
medida en que se revisen y corrijan los detalles que rodean el trabajo de
manera frecuente, constante para con el tiempo lograr que se haga de manera
permanente. Hbito quiere decir que se hace una actividad en forma igual, casi
sin pensar, sin reflexionar. Se posee una costumbre

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HACER
LAS
COSAS
BIEN
ES
NUESTRA
RESPONSABILIDAD. HAGAMOS DE ESTE COMPROMISO
PARTE DE NUESTRA VIDA

HABITO
CONVERTIR LAS
ACTIVIDADES EN
COSTUMBRE
HASTA SER
HABITOS
CREAR UN
COMPROMISO EN
TODO EL
PERSONAL

Elabore un tablero en el cual cada rea de trabajo sea calificada cada

semana sobre su nivel de cumplimiento de las buenas prcticas de
industria. Eso desata una sana competencia que obliga al personal a
realizar la operacin de mantener y adquirir el hbito.
DISCIPLINA: PERMANENTEMENTE
Para lograr mantener los resultados se requiere de la participacin de todos los
miembros de una organizacin basados en los siguientes principios:
LA MEJOR MANERA DE EVITAR UN INCIDENTE, ES HACER TODO COMO
SE DEBE
1. No se puede asegurar el logro de un objetivo si no se tiene la seguridad de
que cada quin hace lo que debe. Revisar manuales, funciones, competencias
y criterios de aceptacin es necesario en esta etapa.
2. El xito depender de que se usen correctamente las herramientas, equipos,
tiles y en general los elementos de seguridad.
3. Todos y cada uno de los involucrados en el proceso deben respetar y cumplir
las normas y estndares establecidos, tal es el caso de los horarios de
asistencia al trabajo, las llegadas tarde y las salidas temprano de las oficinas,
los manuales de funciones y los manuales de procedimiento.

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4. Todos los individuos pertenecientes a una organizacin deben guardar las

mnimas normas de urbanidad y respeto por el otro.

DISCIPLINA
TENER
RESPOSABILIDAD
CADA CUAL EN SU
FUNCION
USAR
CORRECTAMENTE
LAS HERRAMIENTAS
RESPETAR NORMAS
DE TRABAJO

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BIBLIOGRAFA

DOCUMENTOS Y LIBROS
Hiebeler, Robert y otros autores. Las Mejores Prcticas. Arthur Andersen. Identifica
soluciones enfocadas en el cliente para disparar los resultados de la empresa. Editorial
Norma, 1998.
Goldratt, Eliyahu. La Carrera. Ediciones el Castillo, cuarta edicin, 1996, Mxico.
Goldratt, Eliyahu M. Necesario mas no Suficiente. Una novela de negocios sobre teora
de restricciones. Ediciones Castillo. Monterrey, Mxico, 2001.
Jimnez, Hernn, ISOMANIA. Revista de la empresa HJ & Asociados sobre los temas de
ISO9001, ISO14001, OHSAS18001, ISO17025 y SA8000. Publicacin mensual de HJ &
Asociados. Disponible desde 1995.
Jimnez, Hernn. Gua para la implementacin de sistemas de gestin de la calidad
basado en la norma ISO9001. CD con 68 ejemplos y guas para implementar,
mantener, mejorar y disear sistemas de gestin para varios sectores. Publicacin
actualizada cada seis meses. Para copias puede contactarnos en el telfono 3133210580 de Bogot. HJ & Asociados, Bogot, April de 2015
Kriegel, Robert. De las vacas sagradas se hacen las mejores hamburguesas. Estrategias
rompeparadigmas para desarrollar personas y organizaciones dispuestas al cambio.
Editorial Editolaser, Noviembre 1996.
Masaaki, Imai. GEMBA KAIZEN. Como implementar el kaizen en el sitio de trabajo
(GEMBA). Editorial McGraw Hill, 1998.
Masaaki, Imai. KAIZEN. La clave de la ventaja competitiva japonesa. Editorial CECSA,
1989.
SGS, Curso de auditor Lder, certificado IRCA A17038, Gerente del curso P.J. Crack.,
Londres, 2002.