DEFINICIN DE PLANIFICACIN

La Planificacin es la primera funcin de la administracin, y consiste en

determinar las metas u objetivos a cumplir. La planificacin incluye seleccionar
misiones y objetivos como las acciones para alcanzarlos; requiere tomar
decisiones; es decir, seleccionar entre diversos cursos de accin futuros. As la
planificacin provee un enfoque racional para lograr objetivos preseleccionados.
Planificar significa organizar los factores productivos a futuro para obtener
resultados previamente definidos. La planificacin puede considerarse as un
intento de reducir la incertidumbre a travs de una programacin de las propias
actividades, tomando en cuenta los ms probables escenarios donde stas se
desarrollarn.
La planificacin cumple dos propsitos principales en las organizaciones: el
protector que consiste en minimizar el riesgo, reduciendo la incertidumbre que
rodea al mundo de los negocios y definiendo las consecuencias de una accin
administrativa determinada; y el afirmativo que consiste en elevar el nivel de xito
organizacional. Un propsito adicional de la planificacin consiste en coordinar los
esfuerzos y los recursos dentro de las organizaciones.
IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACIN
La planificacin es fundamental por ser el proceso que se establecen las metas y
se eligen los medios para alcanzar dichas metas; sin planes los gerentes no
pueden saber cmo organizar a su personal ni sus recursos debidamente. Sin
planificar son muchas las posibilidades de alcanzar sus metas y saber cuando y
donde se desvan del camino. El control se convierte en un ejercicio ftil, con
mucha frecuencia, los planes diferentes afectan el futuro de toda la organizacin.
Principios de la planificacin.
La planificacin tienes los siguientes principios:
Racionalidad: se requiere el establecimiento de objetivos claros y precisos
encuadrados en el contexto de la realidad. Es la utilizacin de recursos para
alcanzar no slo una buena efectividad, sino una mxima eficiencia.
Previsin: En los planes debe presentarse los lapsos definidos en que se
ejecutarn las diferentes actividades. As mismo, se debern prever y jerarquizar
los recursos necesarios para su realizacin.
Utilidad: Los planes deben formar una integracin orgnica, armnica y coherente
a objeto de obviar la duplicidad de esfuerzos y el mal gasto de los recursos.

Flexibilidad: Los planes deben confeccionarse de manera tal que permitan su

adaptabilidad a cualquier cambio que se suscite en el transcurso de su ejecucin y
ms an tratndose de planes relacionados con el hecho educativo, el cual se
caracteriza por su intenso dinamismo.
Continuidad: Las metas jams deben ser abandonadas, cumplidas unas, se
perseguirn otras, de lo contrario iramos en contra de los principios de
racionalidad, eficiencia y planificacin misma.
Inherencia: La planificacin es inherente al hecho educativo. Se hace necesaria
para alcanzar los fines, objetivos y metas de la educacin. Una buena planificacin
nos permitir el incremento de la calidad y la eficiencia de la educacin
desvindola definitivamente del camino del empirismo y de la improvisacin.
PLANIFICACIN ESTRATGICA
Es la planeacin de tipo general proyectada al logro de los objetivos
institucionales de la empresa y tienen como finalidad bsica el establecimiento de
guas generales de accin de la misma.
Este tipo de planeacin se concibe como el proceso que consiste en decidir
sobre los objetivos de una organizacin, sobre los recursos que sern utilizados, y
las polticas generales que orientarn la adquisicin y administracin de tales
recursos, considerando a la empresa como una entidad total.
Tctica
La parte tctica es un proceso continuo y permanente, orientado al futuro cercano,
racionalizando la toma de decisiones, determinando las acciones. Y es sistmico,
ya que es una totalidad formada por el sistema y subsistemas, visto desde un
punto de vista sistmico. Es iterativo, ya que se proyecta y debe ser flexible para
aceptar ajustes y correcciones. Es una tcnica cclica que permite mediciones y
evaluaciones conforme se ejecuta. Es dinmica e interactiva con los dems, y es
una tcnica que coordina varias actividades para conseguir la eficiencia de los
objetivos deseados.
La incertidumbre provocada por las presiones e influencias ambientales debe ser
asimilada por la parte intermedia o tctica. Se debe convertir e interpretar en las
decisiones estratgicas, del nivel ms alto, en planes concretos en el nivel medio.
Se convierte en planes que se pueden emprender y, a su vez, subdividir y detallar
en planes operacionales a ejecutarse en el nivel operativo.

Operativa
Se refiere bsicamente a la asignacin previa de las tareas especficas que deben
realizar las personas en cada una de sus unidades de operaciones.
Se da en los empleados, en el nivel ms bajo de la organizacin. Realiza un micro
planeamiento de las organizaciones de carcter inmediato, que detalla cmo
debern alcanzarse las metas. En realidad, todos los puntos de la base de la
planeacin se dan en el nivel operativo, lo que en gran medida influye y determina,
en conjunto con la parte tctica, la obtencin de resultados.
La parte operacional incluye esquemas de tareas y operaciones debidamente
racionalizados y sometidos a un proceso reduccionista tpico del enfoque
de sistema cerrado. Se organiza con base en los procesos programables y las
tcnicas computacionales. Se trata de convertir una idea en realidad, o ejecutar el
propsito de una accin a travs de varias vas, se trabaja a corto plazo
generalmente a menos de 1 ao.
Herramientas
Se requiere hacer uso de metodologas, modelos, mtodos y estndares
existentes, principalmente en lo que respecta a derecho y administracin. Cuando
no existen aspectos como los anteriores, es necesario realizar la creacin de
metodologas, modelos o sistemas que permitan establecer las reglas dentro la
organizacin o sociedad. Las reas dentro de las organizaciones que utilizan la
parte normativa suelen ser las principales de las que dependen un sin nmero de
reas, debido a que marcan las lneas ms generales de trabajo, brindan las
pautas para que se alineen en torno a lo que van sealando, son reas
independientes de las que dependen otras estructuras.
Tcnicas y Herramientas de la planeacin
La finalidad de las tcnicas de la planeacin consiste en que el administrador que
las utilice, tome las decisiones ms adecuadas de acuerdo a la situacin ms
especfica del medio y de la organizacin en donde se acte. Las tcnicas pueden
ser usadas en cualquier proyecto. stas tcnicas sirven para obtener una visin
del proceso general de la planeacin estratgica, mediante el manejo de pautas y
guas para estructurar su plan de negocios y adaptar inteligentemente estrategias
al entorno competitivo y econmico en que se desenvuelve su empresa.
Adicionalmente, van apoyadas en unas herramientas las cuales determinarn
cmo realmente puede impactar su estrategia a travs del anlisis de factores
internos y externos, entendern el impacto del entorno sobre su negocio,

reconocern lo realmente importante al llevar a cabo su proceso estratgico y

definirn competencias estratgicas para su organizacin.
TIPOS DE PLANES
El plan es un producto de la planificacin, es un resultado inmediato, es el evento
intermedio entre el proceso de planificacin y el proceso de implementacin del
mismo. El propsito de los planes se encuentra en: La previsin,
la programacin y la coordinacin de una secuencia lgica de eventos. Los planes
deben responder al qu (objeto), cmo (medios), cundo (secuencia), dnde
(local) y por quin (ejecutante o persona).
Entre los diversos tipos de planes figuran: objetivos metas, polticas,
procedimientos, mtodos, programas y presupuestos. Al respecto, algunos
tratadistas consideran que de los anteriores planes, las ms importantes son las
polticas y los programas, dentro de los que se incluyen los objetivos y los
procedimientos.
OBJETIVOS
Son los fines o las metas que se pretende lograr y hacia los cuales se dirige las
actividades de la empresa en su conjunto o uno de sus departamentos, secciones
o funciones. Por lo regular los objetivos de mayor jerarqua representan el fin hacia
el cual se dirige la empresa, la direccin, el staff. Los objetivos son las metas que
se quiere alcanzar con relacin a los inversionistas, a los consumidores, al
personal, entre otros.
Un departamento puede tener sus propios objetivos, siendo diferentes a los que
constituyen el plan bsico de la empresa, pero no por ello dejan de contribuir al
alcance de los de la organizacin. Los objetivos o metas son planes y requieren de
un proceso de planeacin al igual que el resto de los planes.
POLTICAS
Son planes en la medida en que constituyen reglas o normas que permiten
conducir el pensamiento y la accin de quienes se tenga a cargo. Es en este punto
donde los administradores deben ser sagaces para que los subordinados no
acepten como polticas una serie de pequeas decisiones que no se tomaran con
este objetivo. Y usualmente las polticas se apoyan y precisan los objetivos y
cobijan a la empresa en su conjunto. Las polticas generales de la empresa son
tomadas por el consejo de administracin, en las cuales se basaran las polticas
de los departamentos

Todas estas delimitan un rea o marco dentro del cual se debe decidir asegurando
que las decisiones sean slidas y contribuyan al alcance los objetivos. Al igual que
hay diversos tipos de objetivos, tambin los hay de polticas, entre ellas tenemos:
polticas de promocin interna, de competir con base en los precios, polticas
en publicidad o polticas departamentales, como el contratar los ingenieros
egresados de las universidades o impulsar la participacin de los empleados para
contribuir con la cooperacin.
Con respecto a las polticas se debe tener en cuenta que:
Cuando se elaboren las polticas debe tenerse en cuenta la opinin de quienes a
aplicarlos.
Las polticas deben declararse por escrito.
Debe ser difundido y revisada peridicamente, la interpretacin de estas debe ser
uniforme en toda la organizacin.
Existen polticas sobre produccin, finanzas, relaciones pblicas, etc.
Existen polticas relacionas con planeacin, control, organizacin, favorecen, la
coordinacin y el trabajo en equipo, las consultas sobre asuntos fundamentales y
la elaboracin de criterios e iniciativa pero dentro de unos lmites.
PROCEDIMIENTOS
Son planes por que establecen un mtodo o forma habitual para manejar
actividades futuras, es decir, son planes relacionados con mtodos de trabajo o
ejecucin. Sirven como guas de accin ms que de pensamiento pues sealan el
cmo deben hacerse ciertas actividades. Usualmente los procedimientos
corresponden a planes operacionales y se representan a travs de flujo gramas.
Cmo se relacionan los procedimientos y los planes?
Ilustrativamente podemos explicar esta relacin apelando a otro ejemplo ms de
Koontz:
La poltica de la compaa X concede vacaciones a los empleados, los
procedimientos establecidos para llevar a cabo esta poltica deben distribuir las
vacaciones para evitar interrupciones en el trabajo, establecer salarios de
vacaciones y proveer los medios para que soliciten sus vacaciones, etc.
Es importante recordar que los procedimientos sobrepasan la lnea departamental,
es decir, que pasan del departamento de produccin al departamento de ventas, al
de finanzas, etc.

METODO
El mtodo es fundamental para toda accin, el cual puede definirse como la
manera prescrita para el desempeo de una tarea dada con consideracin
adecuada del al objetivo, instalaciones disponibles y gastos totales de tiempo,
dinero y esfuerzo.
Un mtodo trata con una tarea que comprende un paso en un procedimiento y
especfica como se va ejecutar este pas. Por lo general est confinado a un
departamento y con frecuencia a los esfuerzos de un empleado que se dedica a
una tarea especfica.
PRESUPUESTO
Constituye un planteamiento de resultados esperados expresados en trminos
numricos, estn relacionados con dinero, ya sea a travs de ingresos o gastos de
un determinado periodo de tiempo. Estos presupuestos pueden estar expresados
en trminos financieros o en horas-hombre, horas-maquina, entre otros. Puede
estar relacionado a un presupuesto de gasto, de inversin, de operaciones o de
caja. Aunque el presupuesto es una herramienta de control, no sirve como una
medida fiel de ste, si antes no ha reflejado los planes.
Los presupuestos pueden ser planes estratgicos si cubren la totalidad de la
empresa y un largo periodo de tiempo; pueden ser planes tcticos cuando cobijan
una unidad o departamento a mediano plazo y pueden ser planes operacionales.
Si su dimensin es local y de corto plazo.
PROGRAMAS
Son planes relacionados con el tiempo y comprenden la correlacin que se da
entre este ltimo con las actividades que deban llevarse a cabo. Tambin pueden
definirse como un conjunto de metas, polticas, reglas, procedimientos de tareas,
pasos, etc. Para ejecutar una accin especfica, la programacin puede variar
ampliamente e ir desde programas de pequeo tamao o simples por ejemplo es
uso de un calendario para programar actividades, hasta programas complejos o de
gran tamao, en donde ya se requieren tcnicas matemticas, bases de datos,
etc. Un programa primario puede requerir muchos programas derivados de la
planeacin de los negocios, por ejemplo es extrao encontrar un programa que se
sostenga a s mismo, por lo general se subordinan unos con otros, lo que hace
muy difcil la planeacin. Es por esto que la planeacin coordinada requiere de
ciertas habilidades administrativas que permitan el logro de los objetivos

DEFINICION DE PLAN
Documento que contempla en forma ordenada y coherente las metas, estrategias,
polticas, directrices y tcticas en tiempo y espacio, as como los instrumentos,
mecanismos y acciones que se utilizarn para llegar a los fines deseados. Un plan
es un instrumento dinmico sujeto a modificaciones en sus componentes en
funcin de la evaluacin peridica de sus resultados.
TIPOS DE PLANES
Propsitos o Misiones - La misin o el propsito identifican la funcin o tarea
bsica de una empresa o de cualquier parte de ella. Cualquier clase de operacin
organizada tiene propsitos o misiones. En cada sistema social las empresas
tienen una funcin o tarea bsica que les asigna la sociedad.
Objetivos - Los objetivos o metas son los fines a los que se dirige la actividad:
son los resultados a lograr. Representan el fin hacia el que se encamina la
organizacin, la integracin de personal, la direccin y el control. Los objetivos de
la empresa son el plan bsico de la misma, un departamento puede tener tambin
sus propios objetivos. Naturalmente, sus metas contribuyen al logro de los
objetivos de la empresa, pero los dos grupos de metas pueden ser diferentes por
completo.
Estrategias - Denotan casi siempre un programa general de accin y un
despliegue de esfuerzos y recursos para alcanzar objetivos amplios. Se definen
como el resultado del proceso a decidir sobre los objetivos de la organizacin,
sobre los cambios en stos, sobre los recursos usados para alcanzarlos y sobre
las polticas que han de regular la adquisicin, el uso y la disposicin de estos
recursos.
Polticas - Son tambin planes en el sentido de que son enunciados generales o
maneras de entender que guan o canalizan el pensamiento o la accin en la toma
de decisiones, stas delimitan el rea dentro de la cual una decisin ha de ser
tomada y aseguran que est de acuerdo y contribuya a los objetivos. Son
declaraciones o interpretaciones generales que guan o encauzan el pensamiento
en la toma de decisiones.
Las polticas definen un rea dentro de la cual se va a tomar una decisin y
aseguran que sta sea consistente con un objetivo y contribuya al logro del
mismo. Las polticas ayudan a decidir temas antes de que se conviertan en
problemas, hacen que sea innecesario analizar la misma situacin cada vez que
se presenta y unifican otros planes, con lo que permiten a los gerentes delegar
autoridad y mantener control sobre lo que hacen sus subordinados.

Procedimientos - Son planes que establecen un mtodo requerido de manejar

las actividades futuras. Son guas para la accin ms que para el pensamiento,
detallan la forma exacta en que deben llevar a cabo ciertas actividades. Son
sucesiones cronolgicas de acciones requeridas. Los procedimientos cruzan las
lneas de los departamentos. Por ejemplo, en una compaa industrial el
procedimiento para manejar los pedidos con seguridad incluir al departamento de
ventas, el de finanzas, al departamento de contabilidad, al departamento de
produccin y el departamento de transportacin.
Reglas - Explican con claridad las acciones requeridas o las acciones que no se
deben llevar a cabo, sin permitir la discrecin en esto. Son el tipo de plan ms
sencillo.
Las reglas se diferencian de los procedimientos en que guan la accin sin
especificar un orden de tiempo. El procedimiento se podra considerar como una
serie de reglas. La regla puede o no formar parte de un procedimiento. La esencia
de una regla es que refleja una decisin administrativa de que se tiene que llevar a
cabo o que no se tiene que llevar a cabo una cierta accin.
Es necesario asegurarse de distinguir entre reglas y polticas. El propsito de las
polticas es guiar la toma decisiones al sealar reas en las que los gerentes
pueden usar su discrecin. Las reglas, aunque tambin son guas, no permiten
flexibilidad en su aplicacin.
Programas - Son un conjunto de metas, polticas, procedimientos. reglas,
asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos
necesarios para llevar a cabo un determinado curso de accin; por lo general
estn respaldados por presupuestos.
Presupuestos - Es una declaracin de los resultados esperados, expresados en
trminos numricos. Se puede considerar como un programa llevado a nmeros.
El presupuesto se puede expresar en trminos financieros o en trminos de horas
de trabajo, unidades de producto, horas-mquina, o cualquier otro trmino medible
numricamente. El presupuesto es necesario para el control pero no puede servir
como estndar de control sensible a menos que refleje los planes. Por lo general
un presupuesto pone en prctica un programa pero puede ser en s mismo un
programa.
La preparacin de un presupuesto depende de la planeacin, el presupuesto es el
instrumento de planeacin fundamental de muchas compaas y las obliga a
realizar por anticipado una recopilacin numrica del flujo de efectivo, gastos e
ingresos, desembolsos de capital, utilizacin del trabajo o de horas mquina

esperada. Una de las principales ventajas de la elaboracin de presupuestos es

que obliga a los directivos a planear.