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SOMMAIRE
INTRODUCTION...................................................................................................................................................1
CONCLUSION......................................................................................................................................................84
BIBLIOGRAPHIE................................................................................................................................................85
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Introduction
Dans le contexte actuel, le cadre contemporain de la gestion est celui de la recherche
d'une comptitivit permanente. La part des achats dans le prix de vente peut varier
considrablement ; reprsentant 5 15% dans certains produits de luxe, elle peut atteindre
80% dans le ngoce, et se situe souvent entre 50 et 60% dans lindustriel. Cependant le poids
financier de la fonction achats nest pas toujours un bon indicateur des enjeux stratgiques
quelle comporte.
Dune part, des facteurs cls de succs significatifs -spcialement dans les stratgies de
diffrenciation- et des sources de productivit non ngligeables peuvent exister dans des
fonctions qui semblent peser modestement dans le cot de revient du produit ou du service
final.
Dautre part, les caractristiques techniques et qualitatives des approvisionnements,
tout comme la nature des relations avec les fournisseurs, ont toujours un impact sur le cot
dachat et dusage.
La fonction achats du fait mme de sa situation en tte de la chane logistique de
lentreprise, peut, par ses insuffisances, tre la source de dysfonctionnements srieux
perturbant la plupart des autres fonctions de lentreprise. Elle peut gnrer des pertes
substantielles.
Pour permettre l'entreprise de bien cerner les risques affrents ses activits, la mise
en oeuvre d'un contrle interne est indispensable. C'est ainsi que dans notre travail, nous
essaierons de prsenter une partie thorique qui traitera les aspects conceptuels du contrle
interne ainsi que la mthodologie d'audit interne et oprationnel dans la fonction achats, et
ensuite, dans une seconde partie, une tude de cas, portant sur l'application des concepts
thoriques prcdemment dcrits.
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(OECCA)
Audit interne: est lintrieur de lentreprise une activit dapprciation du contrle
des oprations; il est au service de la direction.(IFACI)
Contrle de gestion: cest le processus par lequel les dirigeants sassurent que les
ressources sont obtenues et utilises, avec efficience, efficacit et pertinence.
I.2 Objectifs du CI :
Matrise de lentreprise :
Il incombe aux dirigeants de lentreprise de concevoir et de mettre en uvre les
incombe aux dirigeants dentreprises en tant que mandataires des actionnaires qui
dtiennent des participations au capital.
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Ils doivent sassurer que les actifs de la socit acquis grce au capital sont protgs en
permanence, leur protection exige la mise en place dun ensemble cohrent de moyens de
contrle. La sauvegarde des actifs exige que toutes les entres et sorties pendant un
exercice soient compltes, rgulires, autorises et justifies, mais aussi que lexistant
physique concorde avec lenregistrement comptable de lactif.
pour bien grer une entreprise, il faut un systme dinformation de qualit. Ce dernier doit
permettre laccs une information objective, donnant une image fidle de lentreprise ; et
disponible dans le format voulu et dans les dlais appropris.
La qualit de linformation exige un systme de contrles rguliers qui assurent la fiabilit
des procdures de collecte, de traitement et de diffusion des informations.
automatises, crites ou verbales ; elles sont souvent filtres plusieurs fois avant darriver
la personne pour laquelle elles doivent avoir une signification immdiate. Pour atteindre
cet objectif, trois niveaux de contrle sont prvus :
o Contrle a priori qui consiste assurer, dune part, que lobjectif des
instructions est bien dfini, les instructions sont claires, appropries et
comprhensibles, et dautre part, elles sont adresses aux personnes aux
personnes habilites et formes pour les interprter correctement.
o Contrle posteriori consistant assurer la bonne application des
instructions.
o Un troisime contrle consistant faire comparer les instructions donnes
et les actions dexcution afin de donner des garanties sur lapplication
effective des instructions.
contrle interne. En effet, lefficacit dune entreprise est sa capacit atteindre les objectifs
quelle sest fixe. Lefficience quant elle est la capacit de lentit tre efficace au
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moindre cot. Pour se permettre une efficacit et une efficience satisfaisantes, lorganisation
doit tre dote dun processus de communication interne qui recouvre les informations
quantitatives et qualitatives menant la mise en place des procdures et des systmes
oprationnels et administratifs tels que :
Manuels de procdures ou notes de services ;
Organigrammes et descriptions de postes ;
Rapports priodiques dinformations de gestion couvrant lensemble des activits, dans le
cadre dun systme de contrle budgtaire et de mesure des performances.
Le percept dorganisation :
Pour que le contrle interne soit satisfaisant, il est ncessaire que lorganisation de
Adapte et adaptable, se conformer aux objectifs, mais aussi tre souple pour ne pas tre
vulnrable aux vnements exceptionnels,
Elle doit comporter une sparation convenable des fonctions. Lorganisation doit tre tablie
sous la responsabilit du chef dentreprise.
La rgle de sparation des fonctions a pour objectif dviter que dans lexercice dune activit
de lentreprise un mme agent cumule :
-
Le percept dintgration
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Le percept de permanence :
Pour la mise en place de lorganisation de lentreprise et de son systme de rgulation
quest le contrle interne, il faut une prennit de ce dernier, elle aussi indpendante de la
continuit dexploitation. Les systmes de contrle interne doivent tre maintenus aussi
bien quil ya une continuit dexploitation.
Le percept duniversalit :
Pour que le contrle interne soit dune qualit satisfaisante, il doit couvrir toutes
les personnes exclues du contrle par privilge, ni de domaines rservs ou
dtablissements mis en dehors du contrle interne.
Le percept dindpendance :
Ce principe implique que les objectifs du contrle interne sont atteindre
indpendamment
Le percept dinformation :
Linformation doit rpondre certains critres tels que la pertinence, lutilit,
Le percept dharmonie :
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a. Principes dvaluation du CI :
A ce stade, nous allons examiner les diffrents principes du contrle interne quant la
procdure dachat.
Pour sassurer de lexhaustivit des procdures, lauditeur effectue les tests suivants :
Il slectionne des bons de rception et sassure de lenregistrement des factures
correspondantes.
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Il slectionne les relevs fournisseurs et les compare avec les factures enregistres.
En somme, lauditeur doit acqurir la certitude que toutes les oprations intervenues
ont t bien communiques la comptabilit et traites par cette dernire.
Il sagit de sassurer que toutes les procdures effectues traduisent correctement une opration
relle. Les risques qui peuvent porter atteinte au respect de ce principe sont les suivants :
Lautorisation :
Lobjectif ce niveau est de sassurer que :
-
Les rceptions sont valides par les personnes habilites pour ce fait,
Les rglements des factures sont autoriss et en cas de paiement par traite sassurer
que leur acceptation est faite par les personnes comptentes ;
Les risques qui peuvent exists sont : (le manque de prcision, existence dachats fictifs,
dtournements).
Loptimisation :
Il sagit doptimiser les besoins et les conditions dachats de ces besoins via la matrise
du processus dachats. Pour cela, il faut disposer dinformations fiables afin de prendre une
trs bonne dcision, car cela est reflt dans les documents comptables de la socit.
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Risques propres
Manque de prcision (quantit, qualit)
Abus de pouvoir
Des demandes dachats non justifies
Engagements non autoriss
Fraudes et dtournements
Omission de la comptabilisation ou double comptabilisation
Coupure
Exhaustivit
Optimisation
Ralit
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aux
spcifications
des
utilisateurs
et
contrlables
par
les
rceptionnaires ;
Obtenues dans des conditions comptitives de cot net, compte tenu des oprations
qui affecteront ces approvisionnements dans lentit et donc les charges quils engendreront ;
Disponibles dans la forme, et les conditions ncessaires et souhaites, sans rupture
de la continuit des approvisionnements
La hirarchie de ces trois missions peut voluer selon les types dactivit et la nature
des biens achets mais aussi dans lchelle du temps.
Les facteurs que doit prendre en considration, la fonction achats sont gnralement
multiples et complexes :
La dfinition des spcifications acceptables ;
Le nombre de fournisseurs pour les produits stratgiques ;
La qualit du service attendu (rgularit, prennit, souplesse et extensivit) ;
Le prix dans toutes ses composantes ;
Les conditions permettant de simplifier la tche de lentreprise ;
Lattitude du fournisseur sa capacit dentrer dans les contraintes du mtier du client
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b. La dcision dapprovisionnement :
La dcision de procder lachat est prise au terme dune procdure qui doit permettre
de valider le bien fond de la demande dachat, le besoin exprim tant suppos rel.
Le risque est de rpondre de manire non optimale un besoin rel, soit parce que ce
besoin naurait pas d dboucher sur un achat, soit parce que celui-ci naurait pas d tre
effectu pour la priode et lchance considre, soit enfin parce que le besoin exprim aurait
pu tre satisfait par un autre approvisionnement.
Le risque a plus de chance de se raliser si :
La demande dachats peut tre mise par une personne incomptente,
La demande dachats peut tre mise en dpassement des budgets allous, ou des
plans court terme tablis,
La demande dachats porte sur un produit qui est difficilement disponible, ou qui
nest pas le meilleur,
La dcision dachat est prise alors que lapprovisionnement demand existe dans
lentit sans tre immdiatement ncessaire pour son dtenteur, par suite de rvision de ses
prvisions de consommation,
La routine conduit acheter des produits que lentreprise pourrait fabriquer ellemme,
La dcision dachat est prise par une personne non qualifie,
La dcision dachat peut tre prise et les oprations ncessaires peuvent tre
engages alors que la situation financire de lentreprise devrait conduire diffrer les
dpenses non urgentes,
Lacheteur pris par ses fonctions quotidiennes, nglige sa fonction de ngociateur
pour ne se consacrer qu celle dapprovisionneur.
Sagissant de tels risques, laudit doit valuer les procdures dinformation internes et
externes, en vue de :
Vrifier et identifier lexistence, dans les documents de demande dachat, des visas
des personnes habilites autoriser ou mettre la demande,
Vrifier et sassurer que des limites chiffres ont t dfinies pour chaque personne
ayant autorit pour approuver la demande dachat,
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Vrifier que les demandes dachats sont rapproches aux budgets prvus, encore
plus court terme (programme de production), et en cas de dpassement du montant ou de
la quantit autoriss, vrifier l'existence et l'application d'une procdure dautorisation,
Tester la frquence dannulation des commandes et tudier les causes de ces
annulations, ainsi que la connaissance que lon en a dans lentit,
Vrifier que les contrats permettent une certaine souplesse pour faire face soit des
accroissement soit des allgements de besoins.
c. La slection des fournisseurs:
Les acheteurs doivent examiner les conditions proposes par les fournisseurs possibles
compte tenu des politiques dfinies par lentit.
Si les tches associs au moyen terme ont t effectues, la fonction achats dispose
dun rfrencement des fournisseurs auxquels il peut tre fait appel pour les fournitures
rgulires. Restent cependant les cas poss par les achats ponctuels.
Dans le premier cas, les risques rsident dans le laisser aller : dgradation de la
performance des fournisseurs, non prise de conscience temps de la ncessit de rviser la
cotation de ses fournisseurs rfrencs.
Les sources de risque sont :
Linsuffisance de la recherche des solutions possibles,
Labsence de rexamen priodique de la comptitivit des fournisseurs habituels,
Linsuffisance des fichiers fournisseurs. Ces fichiers sont incapables didentifier les
fournisseurs adquats par produit,
La mconnaissance dactes dachat perptrs par des non acheteurs,
Les solutions de faciliter la tche un personnel plus proccup par la poursuite
dune routine que daller la recherche de nouveaux fournisseurs, procder des
mises en concurrence et rinitier des discussions,
Une dfaillance du suivi des prestations relles obtenues des fournisseurs avec
lesquels lentreprise est en relation daffaire.
Laudit doit par consquent examiner :
Les systmes dinformation mis en place pour suivre la comptitivit des
fournisseurs habituels relativement aux fournisseurs possibles,
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La qualit des tableaux de bord mis en place pour suivre les performances des
fournisseurs dans tous les domaines auxquels lentit attache de limportance,
Lexploitation qui est faite des tableaux de bord,
Les rles des utilisateurs dans la confection des tableaux de bord, la qualit de la
collecte des informations qui y figurent, et des dcisions prises lgard des
fournisseurs,
Linformation provenant des services de contrle des factures des fournisseurs sur
les achats "pirates" effectus par les utilisateurs.
d. La ngociation:
Dans le processus dachats, la ngociation est laction la plus importante, car cest sur
elle que repose lefficacit et lefficience de lacheteur dans la composante visible des cots.
La ngociation est, en outre, un compromis de rapports de forces, de ressentis, de faiblesses,
de rsistances physiques et morales, de complicits, de laisser faire, et enfin de corruption.
Les risques associs la ngociation se situent plusieurs niveaux :
Obtention dune performance insuffisante qui engendre des cots de revient trop
levs par rapport aux objectifs de rentabilit conomique et financire, de conqute et
maintien de part de march, et defficacit des outils de production, utilisateur dans la chane
de valeur,
Perte dimage vis--vis du march des fournisseurs qui engendrent des cots de
difficults potentielles dans les ngociations futures,
Perte de crdibilit de la fonction vis--vis des autres parties prenantes internes
Les sources de risques se rfrent linsuffisance ou labsence dutilisation doutils
de matrise des oprations de ngociation.
Laudit portera son action sur :
Le systme de documentation, de notation, denregistrement des phases successives
de la ngociation,
Le systme de suivi des engagements verbaux (notes de suivi, note de
consultation)
La formalisation de la ngociation : via le fax, les notes tlphoniques, la
commande, lacceptation de devis, la liste des signataires du rapport dactivit permettant
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didentifier autant les ralisations que les checs analyss par causes, que les propositions
dorientation, et enfin les analyses concurrentielles sur les marchs en amont et en aval.
e. La passation de la commande :
Les acheteurs passent commande dans les conditions spcifiques de prix, service,
dlais et modalits de rglement ; une fois passe, la commande engage lentit. Cest donc
lacte dachat qui dtermine laccord pass sur le produit, le prix, les conditions et modalits
de livraison, dexcution, de paiement et ventuellement de garantie. Cest aussi le rsultat de
ngociation.
Le risque est ici de libeller les clauses de la transaction de manire incorrecte et incontrlable
par le rceptionnaire, lutilisateur, le fournisseur, le personnel charg du rglement.
Les sources du risque rsident dans :
Le caractre inadquat des documents utiliss, leur insuffisante normalisation, et
formalisation.
Un circuit dinformation et de documents dfaillants.
La mconnaissance, de la part de la fonction achats, des pratiques commerciales
applicables la transaction ou la ngligence de clauses contractuelles protgeant
lentreprise en cas de non-respect de ses engagements par le fournisseur.
Laudit a donc la charge de vrifier :
La qualit des contacts passs par lentreprise ;
Lexistence de bons de commande appropris et pr numrots,
Lutilisation systmatique de bons de commande formaliss, dont toutes les rubriques,
celles du prix en particulier, doivent tre remplies par les acheteurs ; lorsque lemploi des
bons de commande nest pas systmatique, rechercher les causes et modes de
remplacement de ces documents.
Le respect de dlais normaux voire lgaux entre la dcision dachat et la passation de
commande.
f. Le suivi du sort de la commande :
Il revient la fonction achats de suivre lacte commercial quest la commande entre sa
passation et sa rception par lentit (fournisseur), afin dassurer le respect des conditions
prvues et lemploi de solutions de rechange optimales si le besoin sen manifeste.
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b. Service Achats:
Il tablit les bons de commande sur la base des demandes dachats soit des besoins
spcifiques. Il ngocie les prix, choisit les fournisseurs et surveille les dlais de livraison.
c. Service Rception:
Il sassure de la conformit de la livraison avec la commande (quantit et qualit).
d. Service Stocks:
Il reoit la marchandise du service Rception et procde aux enregistrements permettant un
suivi quantitatif.
e. Service Comptable:
Il enregistre les factures aprs leur approbation.
f. Service Trsorerie :
Il rgle les factures en sassurant de leur approbation par les personnes comptentes.
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Articles courants consommation irrgulire : dans ce cas, le suivi e fait laide dune
fiche de stock et la mise en uvre des rgles rgissant le systme de
rapprovisionnement qui dclenche le besoin. Parfois, on nassiste pas une demande
dachat proprement dite, mais ce sont les fiches de stock qui jouent ce rle.
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Commandes urgentes : le caractre durgence peut provenir de plusieurs causes telles les
ruptures de stocks, les mauvaises prvisions des besoins, les erreurs dans les
programmes des besoins
Dans ce cas, les demandes dachats doivent prvoir un reprage de lurgence des
commandes destination des acheteurs.
Gnralement, Une demande dachat est tablie par les services utilisateurs et transmise au
service Achats ;
Enfin, les besoins de rapprovisionnement peuvent, par exemple, tre dtermins par les
magasiniers en fonction dun niveau minimal de stocks par produit dtermin lavance, ou
par le service Approvisionnement en fonction des besoins de production. La date de
passation de la commande et les quantits commander, dpendent essentiellement des
quantits en stocks, des consommations et des dlais de livraison. Une procdure particulire
doit tre envisage afin de procder la relance des marchandises non livres la date prvue.
b. Autorisation dachats :
Les fonctions ayant trait aux commandes doivent tre distinctes de celles de rception,
de stockage, dexpdition, de tenue de linventaire permanent, de lenregistrement comptable
et du rglement des factures ; de ce fait, la demande dachat doit tre signe par le service
achats soit par le Directeur Gnral, et ce avant de passer la commande.
c. Slection et ngociation des conditions dachats :
A ce stade de traitement de la commande, la collecte du maximum dinformations
internes et externes lentreprise est un gage de la qualit de la procdure de slection des
fournisseurs. Le choix du fournisseur doit permettre dobtenir, par comparaison des
possibilits offertes, le meilleur prix eu gard la qualit exige.
Gnralement, il existe une liste de fournisseurs agres pour les diffrents produits ou services
achats comprenant les prix obtenus et leur dlais de livraison, cette liste fait lobjet dune
remise en cause et dune mise jour priodique. Il doit y avoir une procdure dappels
doffres dment documente et une justification, au cas o le fournisseur le moins disant na
pas t retenu. Aussi, la recherche de linformation se fait sur la base des tudes de marchachat et des ngociations directes avec les fournisseurs, notamment dans le cas de
fournisseurs en nombre rduit ou dun fournisseur en situation de monopole.
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d. Passation de la commande :
La commande est considre, sur le plan juridique, comme le contrat liant lentreprise
et le fournisseur. Le bon de commande, document qui matrialise la commande, exprime
clairement les intentions des deux parties. Pour remplir cette obligation, il faut que ce dernier,
comporte un certain nombre dinformations telles que le nom et ladresse de lentreprise, le
numro et la date de la commande, le nom et ladresse du fournisseur, la description et la
quantit des articles commands
Le bon de commande est gnralement tabli en 5 exemplaires :
-
Un bon de commande est systmatiquement tabli, si possible sur des exemplaires standard et
prnumrots, partir des demandes dachats par le service Achats ;
Les personnes autorises mettre des bons de commande sont dsignes par crit et un
montant maximun autoris est dfini ;
Le non respect de telles procdures peut conduire :
Soit des achats excessifs par rapport aux besoins normaux, pouvant se traduire par des
frais financiers ou des cots de stockage trop levs, ainsi que par des pertes dues au
vieillissement ou la dtrioration des produits.
La signature des personnes autorises doit apparatre clairement sur le bon de commande ; ce
qui suppose que cette signature soit connue de la personne charge de vrifier le bon de
commande avant son envoi. Dans les socits importantes, il est recommand quun cahier de
signatures reproduise un fac-simil des signatures autorises,
Soit des achats insuffisants ou contre-temps, pouvant se traduire par des retards de
production, des pertes de vente, des frais excessifs de rapprovisionnement et des
conditions moins avantageuses quant aux prix.
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Les livraisons, (ou les services reus) ne peuvent tre accepts que sils
correspondent une demande,
Organisation correspondante :
Les lments suivants constituent, en gnral, les bases dune organisation
satisfaisante :
Elle assure gnralement par le service charg de la rception et dans certains cas par le
service de la gestion des stocks. Ce service a pour tches :
De recevoir les arrivages des transporteurs ou des fournisseurs ;
De signer les dcharges prsentes par ceux- ci ;
Didentifier et denregistrer les marchandises qui entrent ;
De mettre plus rapidement possible les marchandises disposition.
Un bon dentre (ou de rception) est tabli pour chaque rception. Il est particulirement
utile que ces bons soient pr-numrots. Il doit contenir : lidentit du fournisseur, le
numro de commande, la quantit reue et la quantit rejete ventuellement.
Dans les petites entreprises, un double du bon de commande peut servir de bon de
rception. On pourra mme admettre dans certains cas lutilisation du bon de livraison du
fournisseur, mais la condition que celui-ci soit numrot ds son arrive.
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Un certain nombre de vrifications doivent tre effectues : elles sont gnralement faites en
deux temps :
Contrle de qualit de la marchandise reue : il ne peut tre fait que par une personne
comptente (en gnral un technicien) qui procdera soit de manire exhaustive, soit par
sondages.
Les vrifications de qualit et de quantit doivent tre matrialises sur le bon de rception.
Les dettes sont constates au fur et mesure de la rception des fournitures et des
services,
lesquelles aucune facture nest encore parvenue. A cet gard, une bonne procdure (parmi
dautres possibles) consiste transmettre systmatiquement la comptabilit les doubles des
bons de commande et des bons de rception. Ceci permet cette dernire, dune part,
deffectuer le regroupement en liasse du bon de commande, du bon de rception et de la
facture ; dautre part de pouvoir connatre tous moments lensemble des rceptions
effectues pour lesquelles la facture na pas encore t reue.
Il est ncessaire que la comptabilit soit organise de la manire que soient vits :
-
La perte ou simplement labsence de suivi des factures fournisseurs. Dans cet esprit, il est
indispensable que les factures soient centralises ds rception par la comptabilit. Celleci peut alors sans risque les transmettre aux diffrents services qui peuvent avoir les
utiliser. De plus, les dlais de circulation dans les diffrents services et les litiges ventuels
ne doivent pas faire obstacle la rcupration de la T.V.A dans les dlais normaux,
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Les confusions dans la tenue des comptes fournisseurs qui peuvent donner lieu des
litiges et dtriorer limage de marque de lentreprise,
Les retards de rglement qui peuvent se traduire par le versement dindemnits,
Lenregistrement incorrect des charges nes de ces oprations,
A cet gard, on peut mentionner les procdures suivantes :
-
Ds leur rception, les factures sont numrotes, afin de permettre leur identification et
dates afin de mmoriser leur date darrive,
Les doubles doivent tre oblitrs dun tampon Duplicata ne pas enregistrer ,
Avant dtre vrifies, elles doivent tre classes ne attente (il convient de noter que
lensemble des factures classes en attente devra tre examin avec soin en fin dexercice,
au moment de ltablissement du Bilan),
Une fois enregistre, la facture doit tre classe dans un chancier jusqu ce quelle soit
paye.
Certains cas particuliers sont susceptibles de se produire et la comptabilit doit tre en mesure
de les suivre, par exemple :
-
En cas de retour des marchandises, aprs un premier usage qui na pas donn satisfaction,
il convient dobtenir du fournisseur un avis de rception et il faut demander au fournisseur
dtablir un avoir. Ce genre de situation se traduit, en gnral, par diverses ngociations
qui se prolongent dans le temps. Dans tous les cas, il est indispensable que lensemble des
rclamations soit suivi par un responsable.
En cas de livraison incomplte, des prcautions doivent tre prises quant aux modalits de
rglement ;
Si des avances sont verses au fournisseur, une procdure doit tre mise en place pour
quelles viennent en dduction du rglement dfinitif ;
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Conclusion
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Le contrle interne, comme dfini auparavant, est lensemble des scurits contribuant
la matrise de lentreprise. Il se manifeste par lorganisation, les mthodes et procdures de
chacune des activits de lentreprise pour maintenir la prennit de celle-ci.
Ainsi, une entreprise appliquant les principes, rgles, mthodes et procdures de ce
contrle cerne la majorit des risques pouvant perturber son fonctionnement et pouvant
toucher son efficacit et sa performance globale.
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Bibliographie