TRABAJO EN GRUPO

Integrantes:
Jaime Benavides Amarillo
Fernando Blanco Guerrero
Ruth Delina Cardenas
Hector Diaz Polo

ANLISIS DE CASO
Diagnstico y propuesta para mejorar el funcionamiento de un centro de servicios
informativos de desarrollo y operacin en la rbita del Estado.

DIAGNSTICO
Un consultor acaba de ser contratado para realizar un diagnstico y propuestas
para mejorar el funcionamiento de un centro de servicios informticos de
desarrollo y operacin en la rbita del Estado.
De la primera reunin con el responsable superior del servicio ha obtenido la
siguiente informacin:

"La imagen del servicio se est deteriorando gradualmente y el

administrador del Centro no logra revertir la situacin.

"Los costos del servicio se han incrementado, sin que los beneficios
puedan ser percibidos".

"Ya llevamos ms de un ao de retraso en los planes preparados hace tres

aos".

"La contratacin de empresas externas para el desarrollo nos est dando

dolores de cabeza".

"Voy a tener que tomar cartas en el asunto...".

Profundizando en su trabajo, logr obtener de los servicios la siguiente

informacin sobre incidentes ocurridos recientemente en forma de hallazgos:

1. Protestas de las oficinas usuarias que sostienen, que los cambios en la

programacin de los sistemas en produccin no se realizan teniendo en
cuenta las necesidades planteadas por el personal que va a utilizar los
servicios en sus tareas habituales.
2. Por falta de coordinacin en la utilizacin de los recursos del sistema por
parte de personas ajenas al Centro de Cmputos, promediamente 2 cadas
a la semana en la red principal provocan interrupciones en el servicio.
3. Retrasos en los cronogramas de desarrollo debido a consultas sobre
funcionamiento y pedidos de cambios que requieren atencin inmediata,
afectando el desarrollo de las tareas planificadas por los servicios
especializados del Centro de Procesamiento de Datos.
4. Fijacin de la fecha de lanzamiento de un nuevo sistema desarrollado
externamente sin consultar al Centro de Procesamiento de Datos, para
que analizara la factibilidad tcnica de la propuesta, esto provoca
contramarchas en la entrada en produccin
.
5. Introduccin descontrolada de software "pirata por parte de usuarios
de equipos microcomputadores, quienes introdujeron "virus" que afectaron
a la red general, que se comunica con las dems redes de la organizacin.
Con base en la informacin suministrada, conteste las siguientes preguntas:
1. La visin del superior y las de los subordinados son consistentes?
2. De los hechos detectados, cules estn relacionadas con aspectos de
organizacin y cules con aspectos de funcionamiento?
3. Hay hallazgos relacionados con aspectos de personal o de tecnologas de
la informacin? Cules seran?
4. Encuentra fallas en la comunicacin?

SOLUCIN
1. Evidentemente la visin del supervisor y los subordinados es diferente, se
encuentra que no estn comprometidos con los objetivos establecidos en el centro
de servicios informticos. Este, tal vez es uno de los problemas ms frecuentes y
graves de las empresas. La imagen de servicio se deteriora porque no tiene una
poltica de servicio establecida, en este caso cada empleado trabaja de manera
individual.
Una posible solucin es implementar una cultura corporativa, y la
comunicacin efectiva es clave en este propsito, sera lo que popularmente
decimos todos debemos hablar el mismo idioma, si todos los componentes de

un sistema trabajan para lograr un objetivo general se pueden lograr una

organizacin exitosa.
2. HALLAZGOS DETECTADOS:
2.1. ASPECTOS DE ORGANIZACIN:
Hallazgo 3, 4,
La organizacin debe ser sinnimo de planeamiento. En ese orden de
ideas, todas las actividades, procesos y procedimientos deben obedecer a un plan
de trabajo orientado al cumplimiento de metas y basado en el desarrollo de
estrategias que permitan cumplir la misin. Estas estrategias deben involucrar
aspectos de administracin de recursos humanos, materiales, financieros y de
comunicacin organizacional, los cuales deben ser conocidos por todo el personal.
2.2 ASPECTOS DE FUNCIONAMIENTO:
Hallazgos 1, 5,3
Otros aspectos relacionados con el funcionamiento y el personal se mencionan en
el quinto hallazgo, donde se menciona la introduccin descontrolada de software
pirata por parte de usuarios de equipos microcomputadores, quienes introdujeron
una serie de virus informticos que afectaron a la red en general, estos empleados
sin ninguna restriccin incorporan este software no autorizados. Todo esto se debe
a la ausencia de polticas de funcionamiento de cada proceso.
2.3 ASPECTOS DE PERSONAL:
Hallazgo 1, 5
En todo proceso, cualquiera que sea; debe ser liderado de forma organizada, el
gerente o ente responsable de este proceso debe tener el control de todas las
actividades que se adelantan y prever las consecuencias, por ningn motivo
deben integrar al proceso ya establecido eventos o procedimientos externos sin el
previo estudio de viabilidad y sin su respectiva autorizacin, de hacerlo se corre el
riesgo de provocar contramarchas, atrasos y problemas en el funcionamiento del
proceso, como se present en este caso.
Los funcionarios deben conocer los procesos y procedimientos que se
deben realizar para lograr el cumplimiento de la misin de la organizacin. De
igual manera, las reglas de comunicacin, disciplina y protocolos para el uso de
los recursos institucionales deben ser observados bidireccionalmente desde la
gerencia hasta el ltimo escaln en la cadena del sistema organizacional.
2.4 ASPECTOS DE TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN:
Hallazgo 5, 1, 2
Las plataformas y recursos informticos deben ser planeados, adquiridos y/o
desarrollados obedeciendo a las necesidades institucionales con el fin de facilitar y

optimizar el cumplimiento de las funciones del personal; sin embargo, en caso de

ser necesario, deberan ser lo suficientemente robustos para permitir el acceso de
otros usuarios previa autorizacin del administrador de red y bajo los protocolos
que el caso amerite.
2.5 ASPECTOS DE COMUNICACIN:
Hallazgos 2, 4,
Es evidente que existe un problema de comunicacin, teniendo en cuenta que no
logran resultados en equipo, la efectividad y el buen rendimiento de una empresa
van de la mano con la comunicacin que permite alcanzar los objetivos propuestos
para proyectar una buena imagen al cliente interno y externo.
Desde nuestro punto de vista falta una comunicacin efectiva que permita al
coordinador como los subordinados aportar al desarrollo de los objetivos, en esta
comunicacin debe existir intercambio de ideas y respeto con el fin de lograr la
identidad que la empresa necesita para lograr superar exitosamente los
obstculos.

Conclusiones
Identificar cual es la misin y visin de la organizacin, dar a conocer los planes y
plantear objetivos claros hacia los cuales el personal debe orientar sus labores.
Organizar al personal mediante actividades que prioricen las tareas planeadas sin
que lo urgente desplace lo importante o planeado.
Establecer protocolos de seguridad informtica para el uso de equipos y redes
limitando ciertos privilegios.
Hacer partcipes a los empleados en el proceso de toma de decisiones teniendo
cuenta las necesidades y sugerencias que sean acordes a la misin de la
organizacin.
Implementar estrategias de gestin humana donde el proyecto de vida personal se
alinee con el objetivo general de la empresa; se ha demostrado que un empleado
da resultados ms efectivos cuando tiene un sentido de pertenencia por la
empresa, esto se da por el compromiso que existe entre empleado y empleador,
compromiso ajeno al netamente laboral.