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FAPROA, C.A.

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

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09

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1.- PROPSITO:
El presente manual contiene las normas y procedimientos del rea de vigilancia de
la empresa FAPROA, C.A.; su importancia radica en la optimizacin de los procesos y
acciones que debe cumplir el personal de vigilancia privada asignado para dar custodia
al patrimonio de la empresa.

2.- OBJETIVOS:
2.1.- General:
Disear los mecanismos que contribuyan al control y resguardo de los bienes de la
empresa FAPROA, C.A. y a la vigilancia y custodia de su capital humano.
2.2.- Especficos:
Establecer claramente las normas y procedimientos de seguridad de la empresa
FAPROA, C.A.
Crear cultura organizacional en cuanto a la seguridad de bienes y recurso humano.
Disminuir riegos y prevenir emergencias.

3.- ALCANCE:
Este manual tiene aplicacin especficamente para el rea de vigilancia, y a todo
Oficial de Guardia contratado por la empresa de servicios de vigilancia privada para la
proteccin de las instalaciones de FAPROA, C.A.

FIRMA:
NOMBRE:
CARGO:

ELABORADOPOR:

Lcda.MayerlingGuarirapa
Coord.DeAdministracin

FIRMA:
NOMBRE:
CARGO:

REVISADOPOR:

Ing.JustoCedeo
GerentedeOperaciones

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CARGO:

APROBADOPOR

Lcda.AuraCitti
DirectorGeneral

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As mismo tiene su alcance para todo el personal, principalmente el de aquellas


reas involucradas en determinados procedimientos: Director General, Gerente. De
Operaciones, Gerente de Finanzas, Gerente de Administracin, Coordinador de
Recursos Humanos, Jefe de Produccin, Jefe de Mantenimiento, Jefe de Compras,
Coordinador de Calidad, Coordinador de Despacho, Almacenista, Choferes.

4.- DEFINICIONES:
4.1.- Cliente-Proveedores- Cobradores: Tales como las denominaciones lo indican,
se trata de personas que concurren con un propsito determinado, y con la intensin de
concurrir a un rea determinada de la empresa, para la cual se encontraran habilitados
para transitar nicamente previa autorizacin de la persona que los atender.
4.2.- Contratistas: Es la persona o empresa que es contratada para la construccin de
un edificio u oficinas, instalacin o algn trabajo especial. Estos trabajos pueden
representar la totalidad de la obra, o bien partes de ella, divididas de acuerdo con su
especialidad, territorialidad, horario, u otras causas.
4.3.- Emergencia: Toda situacin que implique un estado de perturbacin parcial o total
a un sistema, generalmente ocasionado por la ocurrencia real o no de un evento
indeseado, y cuya magnitud requiere de una ayuda superior a la disponible. Para la
empresa FAPROA, C.A., se califica como emergencia:
4.3.1.- presencia de un individuo extrao con la tenencia o no de armas en las
instalaciones de la empresa.

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NOMBRE:
CARGO:

ELABORADOPOR:

Lcda.MayerlingGuarirapa
Coord.DeAdministracin

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CARGO:

REVISADOPOR:

Ing.JustoCedeo
GerentedeOperaciones

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DirectorGeneral

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4.3.2.- Activacin frecuente del sistema de alarma.


4.3.3.-Fenmenos fsico naturales: Incendios, Inundacin, Sismo, Explosin.
4.3.4.- Robo.
4.3.5.- Secuestro.
4.4.- Empleados: Toda persona que desempea un cargo en la empresa, la cual ser
debidamente identificada (carnet, uniforme, memorndum), existiendo a tal fin diversos
mtodos, con el propsito de evitar el ingreso de extraos.
4.5.- Libro de Servicio: Herramienta de servicio que ser llevado, en lo que a su
confeccin y registro de informacin se refiere por el oficial encargado del turno. El
mismo debe estar rubricado y foliado y all asentar las novedades correspondientes de
cada guardia.
4.6.- Ronda: Es el recorrido que realiza el Oficial de Guardia dentro del permetro o
predio de la empresa, con el propsito de prevenir ilcitos o siniestros y/o detectarlos
para actuar en conformidad.
4.7.- Transportista: Persona que traslada efectivamente las mercancas o que tienen el
mando del transporte o de la responsabilidad de ste. Es el encargado de llevar de un
punto al otro los contenedores con mercaderas, o bien, la mercadera solamente.

FIRMA:
NOMBRE:
CARGO:

ELABORADOPOR:

Lcda.MayerlingGuarirapa
Coord.DeAdministracin

FIRMA:
NOMBRE:
CARGO:

REVISADOPOR:

Ing.JustoCedeo
GerentedeOperaciones

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CARGO:

APROBADOPOR

Lcda.AuraCitti
DirectorGeneral

FAP
PROA,, C.A.

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N

MA
ANUAL DE NORMAS
N
YP
PROCEDIMIE
ENTOS

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4.8.- Visitantes:
V
: Toda pers
sona que no
n pertenecce a la emp
presa y que
e concurre por vez
prime
era o asidu
uamente, a entrevista
arse con el responsab
ble o integ
grante de u
un rea
determ
minada, por razones la
aborables, comerciale
es, persona
ales u otras.

5.- ES
STRUCTUR
RA ORGAN
NIZATIVA:
ESTRUCT
TURA ORGA
ANIZATIVA
GERENCIA
A
GENERALL

GERENCIA DE
OPERACION
NES

OFICIALD
DE
GUARDIA
A
(4)

O
de Guardia
G
(V
Vigilante)
5.1.- Oficial
Vig
gila y custo
odia la integridad fsic
ca de las p
personas y los bienes materialess dentro
de las
s instalacion
nes de la empresa FA
APROA, C.A
A.
5.1.1.- Funcione
es del Ofic
cial de Seguridad (Vig
gilante)
5.1.1.1.- Al recib
bir la guardia, debe cum
mplir con la
as siguiente
es disposiciiones:

FIRMA:
NOMBRE:
CARGO:

ELABORADO
OPOR:

Lcda.MaayerlingGuarirapa
Coord.D
DeAdministracin

FIRMA:
NOMBRE:
CARGO:

REVISADOPO R:

Ing.JusstoCedeo
GerentedeeOperaciones

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APROBADOPOR

Lcda.AurraCitti
DirectorG
General

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Presentarse en el puesto de guardia 10 minutos antes del horario del turno.

Presentarse correctamente vestido con el uniforme asignado por su empresa,

afeitado, manteniendo buena apariencia.

Presentarse en buen estado fsico y mental; de lo contrario deber manifestarlo al

Supervisor inmediato con el fin de tomar las acciones correctivas de atencin a la


dolencia o realizar su relevo oportuno.

Presentarse en estado consiente y lucido sin ningn signo de ingesta de bebidas

alcohlicas o sustancias alucinantes o psicotrpicas.

Inspeccionar visual, fsica y operativamente los equipos y materiales asignados, en

presencia del oficial saliente, asegurndose de que estn en buen estado y en completo
funcionamiento.

Ponerse al corriente de las novedades ocurridas durante la guardia anterior y hacer

seguimiento de las novedades que estn pendientes.


5.1.1.2.- Controlar y registrar la entrada y salida de los trabajadores exigir que los
mismos porten su carnet de identificacin.
5.1.1.3.- Controlar y registrar la entrada y salida de visitantes (proveedores, cobradores,
clientes, accionistas, familiares, etc.); y que los mismos estn debidamente autorizados,
bien sea va telefnica o mediante autorizacin escrita (memorndum).
5.1.1.4.- Controlar y registrar vehculos tanto particulares como de carga pesada que
ingresen y salgan de las instalaciones de la empresa e informar a cada rea que le
corresponda la atencin de cada uno de estos.

FIRMA:
NOMBRE:
CARGO:

ELABORADOPOR:

Lcda.MayerlingGuarirapa
Coord.DeAdministracin

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NOMBRE:
CARGO:

REVISADOPOR:

Ing.JustoCedeo
GerentedeOperaciones

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Lcda.AuraCitti
DirectorGeneral

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5.1.1.5.- Colaborar con el Coordinador de RRHH el cumplimiento de las normas


establecidas para el caso de los egresados de la empresa.
5.1.1.6.- Mantener todos los controles de acceso cerrados, a excepcin de cuando sea
necesario para el ingreso o salida de los trabajadores y personas previamente
autorizados.
5.1.1.7.- Realizar los registros diarios de las novedades ms resaltantes de la guardia.
5.1.1.8.- Notificar de inmediato al Gerente de Operaciones, cualquier novedad ordinaria
o resaltante de la guardia, de manera verbal o utilizando los medios de comunicacin
disponibles. Registrando las mismas en el respectivo Libro de Servicio o a travs de la
consignacin de informes, dando respuesta a los cuantificadores o interrogantes
siguientes: (Quin?, Qu?, Cundo?, Dnde?, Cmo? y Por qu?). Adems,
de estas, el informe debe presentarse en forma clara y precisa, con buena redaccin,
cuidando la observancia de las normas de ortografa, concretndose a los hechos de
manera objetiva, sin plasmar opiniones ni dar recomendaciones que denoten
subjetividad en el documento.
5.1.1.9.- Recibir comunicaciones, paquetes, encomiendas y entregar nicamente a la
unidad o persona correspondiente (Destinatario).
5.1.1.10.- Dar adecuado uso al servicio telefnico, no para tratar asuntos personales o
diferentes a las funciones del servicio, ni facilitndolo a terceras personas ajenas
(trabajadores, visitante, etc.).

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CARGO:

ELABORADOPOR:

Lcda.MayerlingGuarirapa
Coord.DeAdministracin

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Ing.JustoCedeo
GerentedeOperaciones

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5.1.1.11.- Evitar hablar con personas extraas que le dispersen del control de sus
actividades.
5.1.1.12.- Mantener en todo momento una conducta irreprochable, con base en el
cumplimiento de las normas, dignidad, moral e identificacin con sus funciones, lo cual
repercutir en el respeto debido de los dems a su imagen como representante de la
legalidad y disciplina.
5.1.1.13.- No debe solicitar, exigir, ni aceptar ningn tipo de recompensa, obsequio,
dadiva o presente a otros trabajadores, colaboradores de la empresa o terceros,
evitando con esta actitud crear compromisos morales que pudieran afectar el buen
desempeo del servicio, o cuestionar su desempeo.
5.1.1.14.- Mantener la prohibicin de fumar en las reas comunes y confinadas de las
instalaciones y edificaciones de la empresa, reforzando esta accin asumiendo postura
de modelo.
5.1.1.15.- Al dar atencin, a las llamadas telefnicas en el puesto de guardia, debe
conservar las siguientes normas:

Utilizar las Normas de cortesa, (BUENOS DIAS, BUENAS TARDES, BUENAS

NOCHES).

Identificarse dando el Cargo y el Nombre, e identificar el servicio o puesto que

desempea.

Manifestar su intensin de prestar la mayor colaboracin posible a la persona que

llama, (EN QUE LE PUEDO AYUDAR).

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NOMBRE:
CARGO:

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Lcda.MayerlingGuarirapa
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GerentedeOperaciones

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Utilizar la cortesa como norma de presentacin en todo momento, utilizando para

ello un lenguaje y tono de voz adecuado y en concordancia con las correctas normas de
educacin y atencin correspondientes. (POR FAVOR, DISCULPE USTED, ESTAMOS
A LA ORDEN, GRACIAS, ETC).
5.1.1.16.- Salvo causa debidamente justificada, no abandonar su puesto de guardia aun
cuando no haya sido relevado a la finalizacin de su respectivo turno sin la debida
autorizacin.
5.1.1.17.- Debe estar en todo momento atento y presto a reaccionar ante cualquier
eventualidad.
5.1.1.18.- No debe distraerse de sus funciones, realizando actividades ajenas a las
mismas. (LEER REVISTAS, PERIODICOS, LIBROS, ESCUCHAR MUSICA, VER
TELEVISION, UTILIZAR APARATOS CELULARES, ETC).
5.1.1.19.- Debe mantener una actitud y aptitud adecuada y estratgica, evitando poses
y posiciones contrarias a la buena presencia y percepcin que las dems personas
puedan cuestionar, o que denoten apata, modorra y desinters con el servicio.
(RECOSTARSE DE LAS PAREDES, MESAS, SILLAS, BARANDAS, MANTENER
LAS MANOS EN LOS BOLSILLOS DEL PANTALON, ETC).
5.1.1.20.- No entrar en diatribas o discusiones, usar la comunicacin asertiva, repitiendo
con amabilidad las indicaciones y en los casos de ofensa, dar siempre la razn a la
contraparte, e informarlo de inmediato al supervisor y a su vez redactar el informe
respectivo.

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Lcda.MayerlingGuarirapa
Coord.DeAdministracin

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5.1.1.21.- Mantener en buen estado de orden y limpieza el puesto de trabajo.


5.1.2.- Responsabilidades del Oficial de Guardia (Vigilante)
5.1.2.1.- Cumplir y hacer cumplir todas las Normas y Procedimientos, establecidos por
la empresa en materia de proteccin y seguridad.
5.1.2.2.- Velar por la custodia y resguardo de la integridad fsica de las personas y los
bienes materiales dentro de las instalaciones de la empresa.
5.1.2.3.- Cumplir fiel y estrictamente, el horario de trabajo establecido y aprobado por la
empresa, para el ejercicio de sus funciones.
5.1.2.4.- Portar en todo momento el carnet de identificacin de la empresa que lo
acredite como Oficial de Seguridad.
5.1.2.5.- Prestar personalmente el servicio con responsabilidad, eficiencia, capacidad y
diligencia.
5.1.2.6.- Guardar el secreto y mantener la mxima discrecin para los asuntos relativos
a la empresa.

6.- NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL REA DE VIGILANCIA:


6.1.- Normas del rea de Vigilancia.
6.1.1.- No est permitido el acceso a trabajadores antes de las 7:00 a.m. ni la
permanencia en sus puestos de trabajo antes de su jornada laboral sin la presencia de

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su superior inmediato. As mismo, no est permitida su permanencia despus de las


5:00 p.m. Salvo estas excepciones:
6.1.1.1.- Choferes y ayudantes (por motivos de despachos). En
otros casos, deben cumplir con su respectivo horario.
6.1.1.2.- Horas Extras, debidamente autorizadas y previa
comunicacin del Coordinador de RRHH.
6.1.1.3.- Otras actividades a realizarse dentro de las instalaciones
de la empresa fuera de horario previa notificacin de la gerencia
responsable y/o Coordinadora de RRHH.
6.1.2.- Toda persona ajena que ingrese a las instalaciones de la empresa FAPROA,
C.A. debe estar debidamente autorizada e identificada con el carnet de visitante, de
acuerdo a lo sealado en Cuadro N.1.- Autoridad para Acceso al rea de
Vigilancia [Ver anexo N 1] . . y dejar registro de su ingreso (Nombre y apellido,
organismo o institucin a la que representa, cdula de identidad, persona que
solicita/departamento, nmero de pase asignado, hora de entrada y hora de salida).
6.1.3.- Todo trabajador que ingrese a las instalaciones de la empresa FAPROA, C.A.
debe estar identificado portando su respectivo carnet desde su ingreso y durante su
estada, adems de estar correctamente uniformado.
6.1.4.- Los Gerentes de reas tienen libre acceso a las instalaciones de la empresa en
cualquier da y cualquier hora. El resto de los trabajadores tiene restricciones de
acuerdo a su horario y rea de trabajo, salvo comunicacin escrita por la Coordinadora
de RRHH en caso de ser necesario realizar horas extras.

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6.1.5.- Todo trabajador que ingrese a las instalaciones de la empresa en vehculo debe
detenerse frente al portn de acceso, bajar el vidrio con el fin de facilitar su
identificacin para otorgarle el acceso.
6.1.6.- Los vendedores y empleados temporales, entre estos los estudiantes (pasantes,
tesistas, aprendices), contratistas y relacionados tienen acceso a las dependencia de la
empresa en razn de su trabajo y horario, y deben portar su carnet de identificacin
durante su permanencia en ella.
6.1.7.- Todo trabajador que venga de acompaante de otro que solicite acceso
vehicular, debe bajarse del vehculo y realizar su ingreso e identificacin por la puerta
de acceso peatonal.
6.1.8.- Todo trabajador que llegue con ms de 10 minutos de retardo a cumplir con su
jornada laboral, debe esperar en la casilla de vigilancia la autorizacin de su jefe
inmediato para su acceso.
6.1.9.- No est permitida la permanencia de personas (trabajador, proveedores,
cobradores, visitantes) dentro de la oficina de vigilancia o puesto de guardia. Al
transcurrir 5 minutos de su estancia, debe llamar nuevamente a la persona solicitada.
6.1.10.- Ningn Trabajador podr salir de las instalaciones de la planta durante su
jornada de trabajo sin presentar el respectivo permiso de salida, firmado por su jefe
inmediato y la Coordinadora de RRHH.
6.1.11.- Se prohbe el consumo de bebidas alcohlicas o de cualquier otra ndole, salvo
agua potable, en los puestos de trabajo.

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6.1.12.- No se permite a ningn trabajador comenzar o continuar sus labores si se


encuentra bajo los efectos de alcohol u otra droga. Ser retirado inmediatamente de las
instalaciones de la empresa.
6.1.13.- Toda persona ajena a la empresa (visitantes, proveedores, cobradores,
clientes) debe estacionar su vehculo fuera de las instalaciones de la misma. Salvo
previa autorizacin de la Gerencia.
6.1.14.- Se prohbe realizar el mantenimiento del armamento dentro del puesto de
guardia.
6.1.15.- Se prohbe la permanencia de mercancas (productos de la empresa) dentro
del puesto de guardia y sus adyacencias.
6.1.16.- Toda irregularidad debe ser notificada de manera inmediata al Gerente de
Operaciones a la Coordinadora de RRHH.
6.2.- Procedimiento Para Recibir el Turno o Guardia.
6.2.1.- El Oficial que recibe la guardia, notifica va telefnica al supervisor de zona que
se encuentra en el puesto de guardia dispuesto a recibir el turno.
6.2.2.- El Oficial de Guardia inspecciona visual, fsica y operativamente los equipos y
materiales que se detallan a continuacin en presencia del oficial saliente:
6.2.2.1.- Armamento y Pistolera
6.2.2.2.- Telfono y radio transmisor

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6.2.2.3.- Impermeable y linterna.


6.2.2.4.- Libro de servicio, material y equipos de oficina
(computadora).
6.2.2.5.- Carnet de visitantes.
6.2.2.6.- Control diario de entrada y salida del personal de la
empresa.
6.2.2.7.- Control diario de entrada y salida de visitantes,
proveedores, cobradores, clientes, contratistas y otros).
6.2.2.8.- Control de entrada y salida de maquinas, equipos y
herramientas de la empresa y/o contratistas.
6.2.2.9.- Listado de claves para casos de emergencias. Cuadro
N 2 [Ver anexo N 2]. . .
6.2.2.10.- Listado de extensiones del personal de la empresa.
Cuadro N 3 [Ver anexo N 3]. . .
6.2.2.10.- Procedimiento para casos de emergencia.
6.2.3.- El Oficial de Guardia solicita reporte de novedades al oficial que entrega el turno
para ponerse al corriente y darle seguimiento a las que estn pendientes.
6.2.4.- El Oficial que recibe la guardia en compaa del oficial que le hace entrega,
realizan la ronda por las instalaciones de la empresa para dejar constancia de que todo
se encuentra tal como ha sido indicado en el libro de servicio.
6.2.5.- Finalmente el oficial que entrega la guardia realiza el registro de cierre en el libro
de servicio debidamente firmado, indicando en forma legible fecha y hora de cierre,
nombre y apellido del oficial y las novedades del turno. As mismo el oficial que recibe,

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debe realizar el registro de apertura de guardia indicando en forma legible fecha y hora
de apertura, nombre y apellido del oficial, turno que recibe y las novedades al momento.
6.3.- Procedimiento Para el Control de Entrada y Salida del Personal.
6.3.1.- El Oficial de Guardia inspecciona que el trabajador se encuentra debidamente
identificado con la credencial que le asigna la empresa para darle acceso a las
instalaciones.
6.3.1.1.- Si el trabajador solicita acceso por la va vehicular
(Portn), el vigilante debe solicitar que el mismo baje la ventanilla
del vehculo para cerciorarse de que est debidamente
identificado y que no se encuentre acompaado. (Aplica para
visitantes)
6.3.1.2.- Si se trata de un nuevo ingreso. El Oficial de guardia
debe revisar la carpeta de memorndum para confirmar que ha
recibido de parte del Coordinador de Recursos Humanos la
comunicacin respectiva, en la que podr corroborar los datos de
identificacin del trabajador y consignarle el carnet Provisional
del Trabajador para darle acceso a las instalaciones.
6.3.2.- Si el trabajador llega con retardo superior a los 10 minutos permitidos, el Oficial
de Guardia debe retenerlo en la casilla de vigilancia y llamar al jefe inmediato para que
le autorice el acceso a las instalaciones de la empresa. Segn lo sealado en Cuadro
N.4.- Direccin Administrativa. [Ver anexo N 4] . .. En su defecto llamar a la
Coordinadora de RRHH.
6.3.3.- El Oficial de Guardia registra en el formulario de Control Diario de Entrada y
Salida del Personal [Ver anexo N 5] . .todas y cada uno de las entradas y salidas
que realice el trabajador durante su jornada de trabajo.

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6.3.4.- Si el trabajador requiere retirarse de las instalaciones de la empresa antes de


culminar su jornada de trabajo, bien sea por motivos de salud o personal, el Oficial de
Guardia debe solicitar al trabajador el Permiso de Salida [Ver anexo N 6] . .;
previamente firmado por el trabajador y por el jefe inmediato en conjunto con la
autorizacin del Coordinador de RRHH para permitirle la salida.
6.3.5.- Si el trabajador no cuenta con la autorizacin requerida, el Oficial de Guardia
debe redirigirlo a su jefe inmediato para que solicite el permiso de salida. Y no permitir
su salida hasta tanto presente la autorizacin.
6.3.6.- Una vez consignado por el trabajador el permiso de salida debidamente firmado,
el oficial de guardia verifica el horario del permiso:
6.3.6.1.- Si se encuentra abierto el campo de regreso, indica que
el trabajador va a regresar a la empresa. Por lo que debe esperar
su retorno para indicar la hora en que ingrese nuevamente a la
empresa.
6.3.6.2.- Si se encuentran abiertos ambos campos, es porque el
permiso ha sido otorgado para primera hora de la jornada laboral
del da siguiente. Por lo que el Oficial de Guardia debe esperar la
llegada del trabajador a la planta para indicar la hora de salida
(7:00 a.m.) como la hora de regreso.
6.3.7.- Una vez completado el tiempo de permiso y llenado los campos del formulario, el
Oficial de Guardia debe devolver todos los permisos otorgados al Coordinador de
Recursos Humanos.
6.3.8.- Finalizada la jornada Laboral, el Oficial de Guardia al momento de retirarse los
trabajadores de las instalaciones de la empresa, debe inspeccionar sus bolso y bolsas

FIRMA:
NOMBRE:
CARGO:

ELABORADOPOR:

Lcda.MayerlingGuarirapa
Coord.DeAdministracin

FIRMA:
NOMBRE:
CARGO:

REVISADOPOR:

Ing.JustoCedeo
GerentedeOperaciones

FIRMA:
NOMBRE:
CARGO:

APROBADOPOR

Lcda.AuraCitti
DirectorGeneral

FAPROA, C.A.

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DIA

MES

AO

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09

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N. REVISION:

para cerciorarse de la extraccin de materiales, herramientas y equipos de la empresa


sin autorizacin.
6.3.8.1.- En caso de detectar dentro de las pertenencias del
trabajador algn objeto de la empresa, deber detenerlo en la
oficina de vigilancia y notificar a su jefe inmediato, adems de
registrar la novedad en el libro de servicios.
6.3.9.- El Oficial de Guardia registra en el formulario la hora de salida de cada uno de
los trabajadores, para asegurarse de la no permanencia de trabajadores al momento de
cerrar las instalaciones.
6.4.- Procedimiento Para el Control de Entrada y Salida de Visitantes (Accionistas,
Proveedores, Cobradores, Clientes, Contratistas y Otros).
6.4.1.- El Oficial de Guardia antes de dar acceso al puesto de guardia solicita el
documento de identidad del visitante (cdula o carnet), se comunica va telefnica con
la persona solicitada para anunciar la visita y solicitar autorizacin para su ingreso,
Segn lo sealado en Cuadro N.1.- Autoridad para Acceso al rea de Vigilancia.
6.4.1.1.- Las personas indicadas en el Cuadro N. 1; que no estn
facultadas para activar el dispositivo de acceso, debern solicitar
su activacin a los autorizados en el momento que reciba la
llamada de anuncio de la visita.
6.4.2.- El Oficial de Guardia una vez autorizado el acceso procede con el registro de los
datos del visitante en el formulario

Control Diario de Entrada y Salida de

Visitantes [Ver anexo N 7] . ., entre los que debe detallar: Nombre y Apellido,
cdula de identidad, N de pase o carnet de visitante, ente que representa, en carcter

FIRMA:
NOMBRE:
CARGO:

ELABORADOPOR:

Lcda.MayerlingGuarirapa
Coord.DeAdministracin

FIRMA:
NOMBRE:
CARGO:

REVISADOPOR:

Ing.JustoCedeo
GerentedeOperaciones

FIRMA:
NOMBRE:
CARGO:

APROBADOPOR

Lcda.AuraCitti
DirectorGeneral

FAPROA, C.A.

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DIA

MES

AO

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N. REVISION:

de

(accionistas,

proveedor,

cobrador,

cliente,

contratista,

familiar,

etc.),

persona

solicitada/departamento, fecha, hora de entrada y hora de salida.


6.4.3.- El Oficial de Guardia devuelve el documento de identificacin al visitante y le
asigna la credencial de la empresa que lo acredita como tal, dando la instruccin de
colocarla en un lugar visible e indicando la ubicacin del rea a la cual fue autorizado.
En este momento registra su hora de acceso y nmero de carnet asignado.
6.4.3.1.- En caso de ser cliente y viene a retirar mercanca. El
Oficial de Guardia, se comunica con la Administradora de Ventas
para que autorice su acceso. Quien a su vez, coordinar con el
Almacenista la entrega de la mercanca en el rea de despacho,
previa comunicacin con el oficial de turno.
6.4.4.- Una vez culminada la visita y la persona disponga retirarse de las instalaciones
de la empresa, el Oficial de Guardia solicita la credencial de visitante y le permite la
salida. Finalmente realiza el registro de la hora de salida.
6.5.- Procedimiento Para el Control de Entrada y Salida de Transportistas con
Fines de Despacho Entrega de Mercanca.
6.5.1.- El Oficial de Guardia antes de dar acceso solicita el documento de identidad del
Transportista o Proveedor (cdula o carnet), se comunica va telefnica con el Jefe de
compras para que autorice su acceso a la zona de carga y descarga, quien a su vez
indicar al Almacenista dirigirse hasta el portn de acceso para guiar al transportista
hasta la zona de descarga.

FIRMA:
NOMBRE:
CARGO:

ELABORADOPOR:

Lcda.MayerlingGuarirapa
Coord.DeAdministracin

FIRMA:
NOMBRE:
CARGO:

REVISADOPOR:

Ing.JustoCedeo
GerentedeOperaciones

FIRMA:
NOMBRE:
CARGO:

APROBADOPOR

Lcda.AuraCitti
DirectorGeneral

FAPROA, C.A.

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MES

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N. REVISION:

6.5.2.- El Oficial de Guardia una vez autorizado el acceso procede con el registro del
transportista en el libro de servicio indicando lo siguiente: (nombre y apellido del
transportista, empresa, unidad de transporte-placas, hora); seguido del acceso por la
va vehicular (portn).
6.5.3.- Una vez realizado el despacho de la mercanca, el Oficial de Guardia, previa
autorizacin del Almacenista, le permite la salida a la unidad de transporte y registra la
hora respectiva.
6.5.4.- Si el transportista se presenta para realizar el retiro de una mercanca puesta en
reclamo o devolucin, el Oficial de Guardia antes de permitir la salida solicita la Nota
de Entrega Autorizacin de Salida de Material [Ver anexo N 8] . ., y verifica que
el material est en concordancia con los documentos y que la misma se encuentre
debidamente autorizada por el Gerente de Operaciones.
6.6.- Procedimiento Para el Control de Entrada y Salida de Choferes de la
empresa.
6.6.1.- El Oficial de Guardia antes de abrir el portn principal, se acerca a la unidad
(Vehculo-Camin) para identificar al Chofer, al ayudante, los datos del vehculo, fecha
y hora de salida y destino. Informacin que debe registrar en el formulario de Control
de Salida y Retorno de Choferes y Ayudantes [Ver anexo N 9] . ..
6.6.2.- El Oficial de Guardia una vez registrado los datos requeridos, se asegura de que
no existe riesgo alguno y procede a abrir el portn principal para darle salida a la unidad
de transporte.

FIRMA:
NOMBRE:
CARGO:

ELABORADOPOR:

Lcda.MayerlingGuarirapa
Coord.DeAdministracin

FIRMA:
NOMBRE:
CARGO:

REVISADOPOR:

Ing.JustoCedeo
GerentedeOperaciones

FIRMA:
NOMBRE:
CARGO:

APROBADOPOR

Lcda.AuraCitti
DirectorGeneral

FAPROA, C.A.

PAG.

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N. REVISION:

6.6.3.- El Oficial de Guardia, una vez que la unidad retorna y solicita acceso. Indica al
chofer cumplir con la norma de seguridad de bajar la ventanilla para asegurarse de que
se encuentra slo o en compaa nica de su ayudante; y cumplidos los mecanismos
de seguridad procede a darle acceso.
6.6.4.- Finalmente el Oficial de Guardia realizar el registro de la fecha y hora de retorno
del Chofer en el formulario de Control de Salida y Retorno de Choferes y
Ayudantes.
6.7.- Procedimiento Para el Registro de Novedades en el Libro de Servicio.
6.7.1.- El Oficial de Guardia debe asentar las novedades relevantes del turno o guardia,
siendo consideradas las siguientes:
6.7.1.1.- Horario del turno de vigilancia o guardia.
6.7.1.2.- Nombre del Oficial de Turno.
6.7.1.3.- Listado de elementos provistos para el puesto de
vigilancia (Botiqun de primeros auxilios, linternas, impermeable,
armamento, carnet de visitantes, etc.)
6.7.1.4.- Notificacin de las rdenes impartidas con anterioridad a
la toma del turno o guardia.
6.7.1.5.- Novedades ocurridas durante el horario de trabajo, en
forma clara y precisa, sin omitir detalles o dato alguno dejando
constancia de numeraciones cuando correspondan a documentos
de identidad de personas o identificaciones de vehculos y/o
mercanca.
6.7.1.6.- Objetos y/o valores hallados en las rondas.

FIRMA:
NOMBRE:
CARGO:

ELABORADOPOR:

Lcda.MayerlingGuarirapa
Coord.DeAdministracin

FIRMA:
NOMBRE:
CARGO:

REVISADOPOR:

Ing.JustoCedeo
GerentedeOperaciones

FIRMA:
NOMBRE:
CARGO:

APROBADOPOR

Lcda.AuraCitti
DirectorGeneral

FAPROA, C.A.

PAG.

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DIA

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N. REVISION:

6.7.1.7.- Verificacin de las puertas y/o portones, que las mismas


estn debidamente cerradas.
6.7.2.- Una vez completo el libro de servicio, ser entregado al supervisor de guardia, o
jefe inmediato quien arbitrar los medios para su inmediato remplazo por otro nuevo, y
procediendo al archivo por el trmino que corresponda. En todos los casos se
mantendr reserva absoluta de su contenido.
6.8.- Procedimiento Para Casos de Emergencia.
6.8.1.- Mantener absoluta calma.
6.8.2.- Llamar al organismo de seguridad y/o persona responsable segn listado de
claves telefnicas para casos de emergencia.
6.8.3.- Resguardar su integridad fsica.
6.8.4.- Realizar ronda o recorrido en los (casos que sea posible) para constatar la
magnitud de la emergencia y mantener informado al jefe inmediato y/o responsable de
la empresa
6.8.5.- Estar atento a la llegada del ente de seguridad pblico, jefe inmediato.
6.8.6.- Elaborar informe o reporte de la incidencia, en el que realice mayores detalles de
lo ocurrido y de los involucrados, previamente firmado por los ah presente.

FIRMA:
NOMBRE:
CARGO:

ELABORADOPOR:

Lcda.MayerlingGuarirapa
Coord.DeAdministracin

FIRMA:
NOMBRE:
CARGO:

REVISADOPOR:

Ing.JustoCedeo
GerentedeOperaciones

FIRMA:
NOMBRE:
CARGO:

APROBADOPOR

Lcda.AuraCitti
DirectorGeneral

FAPROA, C.A.

PAG.

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2013

N. REVISION:

ANEXO N. 1

FIRMA:
NOMBRE:
CARGO:

ELABORADOPOR:

Lcda.MayerlingGuarirapa
Coord.DeAdministracin

FIRMA:
NOMBRE:
CARGO:

REVISADOPOR:

Ing.JustoCedeo
GerentedeOperaciones

FIRMA:
NOMBRE:
CARGO:

APROBADOPOR

Lcda.AuraCitti
DirectorGeneral

Cuadro 1.- Autoridad Para Acceso Al rea de Vigilancia.


ENTE O EMPRESAS
1

Accionistas, Familiares de
Accionistas
u
Otros
Acompaantes

Entes
Gubernamentales
SURECA:
(IVSS,
INCE,
ALCALDIA, SENIAT)
(PROVEEDORES) En caso de
pagos.
Entes
Gubernamentales
FAPROA, C.A.: (IVSS, INCE,
MINTRA, INPSACEL, Dr.
Bisogno)
Entes Gubernamentales y
Privadas FAPROA, C.A.:
(SENIAT,
ENTIDADES
BANCARIAS)
Entes
Gubernamentales
FAPROA, C.A.: (Ministerio
del
Ambiente
G.N,
Sencamer,
Bomberos,
Corpoelec, Pdvsa Gas,
Hidrocentro,
Alcaldas,
Consejos
Comunales,
Contratistas,
Cisternas,
Medidor
Consumo
Elctrico.)
Clientes

AUTORIDAD
C/Clave de Acceso
S/Clave de Acceso
Lcda. Aura Citti
Tondini
Ing. Justo Cedeo
Lcdo. Miguel Croquer

Gerente General
Gerente de Operaciones
Gerente de Finanzas
Lcda. Glorimar Linero

Lcda. Khary Rodrguez

Lcdo. Miguel Croquer

Proveedores

Lcda. Deyanira Arcia.

Ing. Justo Cedeo

Gerente de Finanzas
Contador
Gerente de Operaciones

Lcdo. Manuel Pereira

T.S.U. Manuel Cabezas

Tesorera

Coord. De RRHH

Lcdo. Norberto Sierra


T.S.U. Yusmary Castro
7

CARGO

T.S.U. Mercuin Nez


T.S:U. Freddy Pedr

Gerente de
Comercializacin
Coordinador de Ventas
Administrador de
Ventas
Jefe de Compras
Coord. Compras e
Importaciones
Jefe de Mantenimiento

OBSERVACIONES:

Toda persona que ingrese a las instalaciones de la empresa FAPROA, C.A. debe estar debidamente registrada en el
Formulario FVIG-01.- Control de Visitantes, Proveedores y Contratistas.
Las personas facultadas para activar el dispositivo de seguridad son las siguientes:
**Lcda. Aura Citti Tondini.
**Ing. Justo Cedeo
**Lcdo. Miguel Croquer
**Lcda. Khary Rodrguez
**T.S.U. Manuel Cabezas
El resto de las personas aqu autorizadas que no tenga acceso al dispositivo de seguridad debern solicitar a uno de los
facultados activar el dispositivo inmediatamente despus que le ha sido anunciada la visita.

FAPROA, C.A.

PAG.

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N. REVISION:

ANEXO N. 2

FIRMA:
NOMBRE:
CARGO:

ELABORADOPOR:

Lcda.MayerlingGuarirapa
Coord.DeAdministracin

FIRMA:
NOMBRE:
CARGO:

REVISADOPOR:

Ing.JustoCedeo
GerentedeOperaciones

FIRMA:
NOMBRE:
CARGO:

APROBADOPOR

Lcda.AuraCitti
DirectorGeneral

Cuadro 2.- Listado de Claves Telefnicas Para


Casos de Emergencia.
CLAVE

*00

CONTACTO

N. CELULAR

N. CANTV

0243-6711972

*02

Emergencia
Emergencia Modulo
Policial San Vicente
Vepreca

*03

Vepreca

0243-2478232

*04

Cepro Alarma

0243-2350164

*05

Justo Cedeo

0412-4442380

*06

Miguel Croquer

0412-4442487

*07

Freddy Pedr

0416-3464587

*08

Freddy Pedr

0412-7588926

*09

Richard Valdez

0412-3550377

*10

Manuel Cabezas
Corpoelec

0412-4442376

*01

171

0243-5532079

*11

(Jef. De Distribucin: Ing.


Correa)

0416-6057334

*12

Hidrocentro

0243-2340278

ORDEN DE LLAMADO A LAS CLAVES


PARA CASOS DE EMERGENCIAS
EMERGENCIA
VEPRECA
CEPRO ALARMA
ING. JUSTO CEDEO
LCDO. MIGUEL CROQUER
Sr. RICHARD VALDEZ
Sr. FREDDY PEDR
Sr. MANUEL CABEZAS

FAPROA, C.A.

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N. REVISION:

ANEXO N. 3

FIRMA:
NOMBRE:
CARGO:

ELABORADOPOR:

Lcda.MayerlingGuarirapa
Coord.DeAdministracin

FIRMA:
NOMBRE:
CARGO:

REVISADOPOR:

Ing.JustoCedeo
GerentedeOperaciones

FIRMA:
NOMBRE:
CARGO:

APROBADOPOR

Lcda.AuraCitti
DirectorGeneral

Cuadro 3.- Listado de Extensiones.

LISTADO DE EXTENSIONES
DEPARTAMENTO

NOMBRE Y APELLIDO

EXTENSIN

Administracin

Lcda. Mayerling Guarirapa

101

T.S.U. Karen Parra

102

T.S.U. Elaine Vera

103

Gerencia General

Lcda. Aura Citti

104

Administracin/Tesorera

Lcda. Glorimar Linero

105

RRHH

Lcda. Khary Rodrguez

106

Calidad

Lcda. Anglica Briez

107

IT

Rilly Prez

108

Produccin

Richard Valdez

109

Operaciones

Ing. Justo Cedeo

110

Finanzas

Lcdo. Miguel Croquer

111

Lcda. Deyanira Arcia

112

Lcda. Betzania Vera

113

Sr. Luciano Citti

114

Sr. Jean Silva

115

Lcda. Mnica Estaba

116

Crdito y Cobranza

Contabilidad

Lcdo. Manuel Pereira


Lcdo. Norberto Sierra
T.S.U. Yusmary Castro

118

T.S.U. Adriana Martnez

119

T.S.U. Mercuin Nuez

120

T.S.U. Manuel Cabezas

121
122

Mantenimiento

Sr. Alejandro Chinchilla


Sr. Winder Gutirrez
Sr. Freddy Pedr

Vigilancia

Oficial de Guardia

124

Comercializacin

Compras y Suministros
Almacn

117

123

FAPROA, C.A.

PAG.

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DIA

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AO

DEL REA DE VIGILANCIA

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2013

N. REVISION:

ANEXO N. 4

FIRMA:
NOMBRE:
CARGO:

ELABORADOPOR:

Lcda.MayerlingGuarirapa
Coord.DeAdministracin

FIRMA:
NOMBRE:
CARGO:

REVISADOPOR:

Ing.JustoCedeo
GerentedeOperaciones

FIRMA:
NOMBRE:
CARGO:

APROBADOPOR

Lcda.AuraCitti
DirectorGeneral

Cuadro 4.- Direccin Administrativa.


DEPARTAMENTO

JEFE INMEDIATO

Administracin

Gerente de Administracin

Comercializacin

Gerente de Ventas

Compras

Jefe de Compras

Contabilidad
Gerente de Finanzas
Crdito y Cobranza
Mantenimiento

Jefe de Mantenimiento

Produccin

Jefe de Produccin

Recursos Humanos

Coordinador de Recursos Humanos

EMPLEADOS
Coordinador de Administracin
Tesorera
Coordinador de Ventas
Coordinador de Mercadeo
Administrador de Ventas
Analista de Ventas
Choferes
Ayudante de Choferes
Coordinador de Compras Nac. E
importaciones.
Analista de Compras
Asistente Administrativo
Contador
Analista de Contabilidad
Analistas de Crdito y Cobranza
Mecnico
Electricista
Ayudante Mecnico
Ayudante Electricista
Personal de Mtto. General
Todo personal de planta del rea
de tazas, prismtico, FM,
empaque. Almacenista
Ayudante de Almacn
Analista de Recursos Humanos
Personal de Mtto. De Oficinas
Asistente Administrativo

OBSERVACIN: En caso de no encontrarse en el momento el jefe inmediato, notificar a la Coordinadora de


recursos Humanos para que autorice el acceso.

FAPROA, C.A.

PAG.

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APROBACIN

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DIA

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DEL REA DE VIGILANCIA

25

09

2013

N. REVISION:

ANEXO N. 5

FIRMA:
NOMBRE:
CARGO:

ELABORADOPOR:

Lcda.MayerlingGuarirapa
Coord.DeAdministracin

FIRMA:
NOMBRE:
CARGO:

REVISADOPOR:

Ing.JustoCedeo
GerentedeOperaciones

FIRMA:
NOMBRE:
CARGO:

APROBADOPOR

Lcda.AuraCitti
DirectorGeneral

Fecha:
DEPARTAMENTO DE RRHH

CONTROL DIARIO DE ENTRADA Y SALIDA DEL PERSONAL


NOMBRE Y APELLIDO DEL
TRABAJADOR
BRACAMONTE JUAN
CHINCHILLA WILLIAMS
DELGADO MIRIAM
ESTRADA JHANKEYBERT
GONZALEZ DAVID
GRATEROL ROBERT
GUERRERO ORLANDO
GUTIERREZ ANDY
GUTIERREZ WINDER
LOPEZ ORLANDO
MACHO REINES
MATA FREDDY
MEDINA GIOVANNI
MONTES JOS
MORENO JOSE
MORENO JUNIOR
PALACIOS YEFERSON
PEROZA LUIS
RODRIGUEZ JHONNY
ROSALES JOSE
SANTAELLA EFRAIN
SOLIS CHRISTOPHER
SUAREZ JOSE
TOLEDO CLARO
TOVAR CESAR
USTARIS MERVIN
YEPEZ JUNIOR

ENTRADA
a.m
p.m
a.m
p.m
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SALIDA
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ENTRADA
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SALIDA
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ENTRADA
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SALIDA
a.m
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ENTRADA
a.m
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Fecha:
DEPARTAMENTO DE RRHH

CONTROL DIARIO DE ENTRADA Y SALIDA DEL PERSONAL


NOMBRE Y APELLIDO DEL
TRABAJADOR
ANGULO KATHERIN
ARCIA DEYANIRA
BRIEZ ANGELICA
CABEZA MANUEL
CARRASQUEL MAIRA
CASTRO YUSMARY
ESTABA MONICA
GUARIRAPA MAYERLING
LINERO GLORIMAR
MARTINEZ ANDREINA
NUEZ MERCUIN
PARRA KAREN
PEDRA FREDDY
PINTO MARIA
RODRIGUEZ KHARY
RUIZ MELISA
SIERRA NORBERTO
SILVA JEAN
VALDEZ RICHARD
VERA BETZANIA
VERA ELAINE

ENTRADA
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FAPROA, C.A.

PAG.

32/39

APROBACIN

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

DIA

MES

AO

DEL REA DE VIGILANCIA

25

09

2013

N. REVISION:

ANEXO N. 6

FIRMA:
NOMBRE:
CARGO:

ELABORADOPOR:

Lcda.MayerlingGuarirapa
Coord.DeAdministracin

FIRMA:
NOMBRE:
CARGO:

REVISADOPOR:

Ing.JustoCedeo
GerentedeOperaciones

FIRMA:
NOMBRE:
CARGO:

APROBADOPOR

Lcda.AuraCitti
DirectorGeneral

PERMISO DE SALIDA
NOMBRES Y APELLIDOS

CEDULA DE IDENTIDAD

CARGO

TIPO
Diligencia Empresa

DEPARTAMENTO/GERENCIA

REMUNERADO JUSTIFICADO FECHA DEL PERMISO

SI

SI

NO

NO

Da

Mes

DURACIN DEL PERMISO

Ao

HORARIO DEL PERMISO


Salida

Regreso

Diligencia Personal
Enfermedad
Permiso Contractual
Otros
MOTIVO:

OBSERVACIONES:

Da

ELABORADO
FECHA
HORA
Ao
Mes
FIRMA TRABAJADOR

AUTORIZADO JEFE INMEDIATO

RELACIONES INDUSTRIALES

FAPROA, C.A.

PAG.

34/39

APROBACIN

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

DIA

MES

AO

DEL REA DE VIGILANCIA

25

09

2013

N. REVISION:

ANEXO N. 7

FIRMA:
NOMBRE:
CARGO:

ELABORADOPOR:

Lcda.MayerlingGuarirapa
Coord.DeAdministracin

FIRMA:
NOMBRE:
CARGO:

REVISADOPOR:

Ing.JustoCedeo
GerentedeOperaciones

FIRMA:
NOMBRE:
CARGO:

APROBADOPOR

Lcda.AuraCitti
DirectorGeneral

DEPARTAMENTO DE RRHH

CONTROL DE ENTRADA Y SALIDA DE VISITANTES


N.

NOMBRE Y APELLIDO

C.I.

N.
CARCTER DE
PASE

ENTE EMPRESA QUE


REPRESENTA

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15

Oficial de Guardia.

CARCTER: Visitante
Proveedor
Cobrador
Cliente
Contratista

OBSERVACIONES:

PERSONA QUE SOLICITA

FECHA

HORA DE HORA DE
ENTRADA SALIDA

FAPROA, C.A.

PAG.

36/39

APROBACIN

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

DIA

MES

AO

DEL REA DE VIGILANCIA

25

09

2013

N. REVISION:

ANEXO N. 8

FIRMA:
NOMBRE:
CARGO:

ELABORADOPOR:

Lcda.MayerlingGuarirapa
Coord.DeAdministracin

FIRMA:
NOMBRE:
CARGO:

REVISADOPOR:

Ing.JustoCedeo
GerentedeOperaciones

FIRMA:
NOMBRE:
CARGO:

APROBADOPOR

Lcda.AuraCitti
DirectorGeneral

AUTORIZACIONDESALIDA
DEMATERIAL
CANTIDAD

UND/KG

ELABORADOPOR:

FECHA://.
DESCRIPCIONDEMATERIAL

AUTORIZADOPOR:

OBSERVACION

DESTINO:

FAPROA, C.A.

PAG.

38/39

APROBACIN

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

DIA

MES

AO

DEL REA DE VIGILANCIA

25

09

2013

N. REVISION:

ANEXO N. 9

FIRMA:
NOMBRE:
CARGO:

ELABORADOPOR:

Lcda.MayerlingGuarirapa
Coord.DeAdministracin

FIRMA:
NOMBRE:
CARGO:

REVISADOPOR:

Ing.JustoCedeo
GerentedeOperaciones

FIRMA:
NOMBRE:
CARGO:

APROBADOPOR

Lcda.AuraCitti
DirectorGeneral

DEPARTAMENTODECOMERCIALZIACIN

CONTROLDESALIDAYRETORNODECHOFERESYAYUDANTES
Chofer
Ayudante
Destino:
Salida
Fecha:
Retorno: Fecha:
Chofer
Ayudante
Destino:
Salida
Fecha:
Retorno: Fecha:
Chofer
Ayudante
Destino:
Salida
Fecha:
Retorno: Fecha:
Chofer
Ayudante
Destino:
Salida
Fecha:
Retorno: Fecha:
Chofer
Ayudante
Destino:
Salida
Fecha:
Retorno: Fecha:
Chofer
Ayudante
Destino:
Salida
Fecha:
Retorno: Fecha:

OficialdeGuardia:

Hora:
Hora:

Chofer
Ayudante
Destino:
Salida
Fecha:
Retorno: Fecha:

Hora:
Hora:

Hora:
Hora:

Chofer
Ayudante
Destino:
Salida
Fecha:
Retorno: Fecha:

Hora:
Hora:

Hora:
Hora:

Chofer
Ayudante
Destino:
Salida
Fecha:
Retorno: Fecha:

Hora:
Hora:

Hora:
Hora:

Chofer
Ayudante
Destino:
Salida
Fecha:
Retorno: Fecha:

Hora:
Hora:

Hora:
Hora:

Chofer
Ayudante
Destino:
Salida
Fecha:
Retorno: Fecha:

Hora:
Hora:

Hora:
Hora:

Chofer
Ayudante
Destino:
Salida
Fecha:
Retorno: Fecha:

Hora:
Hora:

Fecha

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