Metodologa para la elaboracin de manuales

administrativos
Para la elaboracin de los Manuales Administrativos no existen reglas
universales, ni metodologas pre-establecidas, solamente existen
lineamientos lgicos para su conformacin, los cuales pueden integrarse
de la siguiente forma:

Recopilacin de informacin

Interpretacin y diseo de la informacin

Elaboracin del manual

Aprobacin y actualizacin del manual

Recopilacin de informacin

La recopilacin de informacin depender de las condiciones especficas

del manual que se quiera elaborar, por lo que en esta etapa es necesario
tener presente el objetivo general y los objetivos especficos del Manual,
definir a quienes estar dirigido, los trminos que sern utilizados dentro
de l y todos aquellos aspectos tcnicos que se adecen a las
caractersticas particulares del documento.
La informacin debe recopilarse con el apoyo del personal de toda la
organizacin, obviamente para la elaboracin de Manuales de tipo
general, la informacin debe ser recopilada con ayuda de las altas
autoridades, mientras que para la elaboracin de los Manuales
especficos la informacin debe ser recopilada directamente de los
responsables de los procesos y las funciones objeto de estudio.
La informacin puede ser recopilada a travs de entrevistas directas con
el personal, cuestionarios y por medio de la observacin directa, es
recomendable utilizar las tres tcnicas e interrelacionar la informacin
resultante en cada una de ellas.
Interpretacin y diseo de la informacin
La etapa de interpretacin y diseo de la informacin, no es ms que
darle forma a la informacin recopilada bajo lineamientos tcnicos y el
criterio del personal encargado de elaborarlos.

Interpretar la informacin significa analizar en todos los datos

recopilados, su importancia y aporte al diseo del Manual,
probablemente mucha de la informacin no ser necesario incluirla
dentro del documento por considerar que no agrega ningn valor para los
usuarios directos, pero tambin se puede determinar que an hacen falta
algunos otros datos y que es necesario realizar una segunda etapa de
recopilacin de informacin.
Es en esta etapa en donde se confrontan los resultados de la informacin
recopilada verbalmente contra la informacin que proviene de las
respuestas a los cuestionarios y de lo observado durante la primera
etapa.
La depuracin y complemento de informacin es muy importante para no
elaborar documentos administrativos que se alejen de la realidad, por lo
que toda la informacin al momento de ser diseada es importante que
sea revisada por los entrevistados y aprobada por los funcionarios
superiores de cada uno de ellos.
El diseo del Manual es darle forma a la informacin para crear un
borrador que permita visualizar claramente el contenido del documento y
realizar los ajustes necesarios para su mejor comprensin.
Elaboracin del manual
La elaboracin del Manual es la etapa ms sencilla pero laboriosa de la
metodologa, su finalidad es la creacin del documento final bajo
lineamientos claros y homogneos, utilizando para ello un lenguaje
sencillo que logre la comprensin y la adecuada aplicacin de los
usuarios directos del documento y de todos los niveles jerrquicos de la
organizacin. Debe evitarse el uso de tecnicismos exagerados a menos
de que se trate de un manual especfico para una tarea de tipo tcnico.
Dentro de la elaboracin del manual es importante incluir las
conclusiones y recomendaciones que ayuden a facilitar la interpretacin
del contenido del mismo.
Aprobacin y actualizacin del manual

La etapa de aprobacin de los Manuales independientemente a su

objetivo particular es de suma importancia para la adecuada utilizacin
de los mismos y para el fomento de dicha cultura dentro de la
organizacin en general.
El rgano encargado de la aprobacin de los Manuales puede ser el
Gerente General, el Jefe de la dependencia, un departamento y/o comit
especfico para el efecto, etc. No importa quien o quienes lo aprueben lo
importante es que se haga por medio de un mecanismo formal, ya que
solamente de esa forma los Manuales sern consultados y respetados
por todos los integrantes de la organizacin.
Si los manuales no son aprobados y puestos en vigencia formalmente, su
elaboracin ser un trabajo innecesario, que incluye costos y esfuerzos
bastante altos.
Toda modificacin y/o ampliacin al contenido del Manual debe
realizarse por medio de los encargados de la elaboracin y diseo de los
mismos, y a su vez ser aprobados por el rgano competente para que
tenga la validez y el respaldo necesario. Cualquier modificacin que se
realice por separado y que no se comunique formalmente puede
considerarse invlida y los responsables de llevar a cabo las actividades
dentro de la organizacin podrn hacer caso omiso a las mismas.
A continuacin el Licenciado Oscar Yambay, consultor empresarial
experto en Organizaciones y Mtodos, ensea cmo elaborar el manual
de procedimientos y el manual de cargos y funciones. Un complemento
muy didctico para continuar aprendiendo sobre los manuales
administrativos.