IDENTIFICACIN DEL DOCUMENTO

Divisin:
Documento:
Cdigo del
documento:
Tipo de documento:
Vigilancia del
documento:

Todas
Gestin de documentos
IM-OP.01.00
Procedimiento Operativo
Original

REGISTRO DE APROBACIN INTERNO

Fecha
Aprobaci
n
28/07/20
00
14
Firmas de la
revisin en
vigencia:

Revisi
n

Revisi
n
00

Fecha
Revisi
n
28/07/20
14

Elaborado por:

Revisado por:

Aprobado por:

D. Olmos

J. Lpez

J. Lpez

PENDIENTE

PENDIENTE

HISTORIAL DE REVISIONES
Paginas
afectada
Motivo de la revisin
s
Todo

Elaboracin del documento

CONTROL DE DISTRIBUCIN
Ubicacin

Original

Divisin de Gestin de Calidad

Gerente General
Divisin de Asesora Legal
Divisin Administrativa y Financiera
Divisin de Seguridad Salud y Ambiente
Divisin de Ingeniera, Construccin y
Mantenimiento
Divisin de Inspeccin
Contratistas

Copia
controla
da
X
X
X
X
X

Copia no
controlad
a

X
X
X

IM-F-OP.01.01 Rv.00
La informacin del presente documento es de propiedad exclusiva de INGEMAPRE Ingeniera y Mantenimiento Petrolero S.A. y no
debe ser usada para otros propsitos distintos a los especificados.

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REVISI
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PROCEDIMIE
NTO
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GESTIN DE DOCUMENTOS

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NDICE
1. OBJETIVO....................................................................................................................................... 2
2. ALCANCE....................................................................................................................................... 2
3. REFERENCIAS................................................................................................................................ 2
4. TERMINOS Y DEFINICIONES............................................................................................................ 2
4.1. DEFINICIONES......................................................................................................................... 2
4.2 ABREVIATURAS........................................................................................................................ 3
5. DESCRIPCIN................................................................................................................................. 3
5.1. ELABORACIN DE DOCUMENTOS INTERNOS........................................................................... 3
5.1.1. Codificacin de los documentos internos......................................................................... 3
5.1.1.1. Codificacin utilizada antes o durante la planificacin del proyecto..........................3
5.1.1.2. Codificacin utilizada durante la ejecucin del proyecto...........................................4
5.1.2. Estructura de los captulos del manual de calidad, procedimientos operativos,
procedimientos tcnicos e instructivos...................................................................................... 4
5.1.2.1 Portada....................................................................................................................... 5
5.1.2.2 ndice......................................................................................................................... 8
5.1.2.3 Cuerpo del documento............................................................................................... 8
5.1.2.4 Cuerpo del documento para instructivos..................................................................10
5.1.2.5 Encabezado del documento..................................................................................... 10
5.1.2.6 Pie de pgina............................................................................................................ 10
5.1.3. Estructura de los formatos............................................................................................. 11
5.1.3.1 Comentarios en formatos......................................................................................... 11
5.2. REVISIN DE DOCUMENTOS INTERNOS................................................................................ 12
5.2.1. Revisin tcnica............................................................................................................. 12
5.2.2. Revisin de gestin........................................................................................................ 13
5.3. APROBACIN DE DOCUMENTOS INTERNOS........................................................................... 13
5.4. ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS INTERNOS..................................................................13
5.4.1. Listas de documentos internos....................................................................................... 14
5.5. CONTROL Y DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS INTERNOS......................................................14
5.5.1. Control de documentos.................................................................................................. 14
5.5.1.1 Control de hojas de clculo...................................................................................... 15
5.5.2 Distribucin y difusin de documentos internos..............................................................15
5.5.2.1. Distribucin de documentos contratistas.................................................................16
5.6. CONTROL DE CAMBIOS (ACTUALIZACIN) DE DOCUMENTOS INTERNOS...............................16
5.4.1. Control de cambios formatos......................................................................................... 16
5.5. GESTIN DE DOCUMENTOS EXTERNOS................................................................................. 17
5.5.1. Documentos externos utilizados durante ejecucin del proyecto...................................18
5.6. RESPONSABILIDADES............................................................................................................ 18
6. FORMATOS................................................................................................................................... 18
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7. ANEXOS....................................................................................................................................... 18

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GESTIN DE DOCUMENTOS

1. OBJETIVO
Describir la sistemtica que INGEMAPRE aplica para elaboracin, aprobacin,
control y distribucin de la documentacin empleada en el sistema de gestin de
la calidad.

2. ALCANCE
El procedimiento operativo, es de obligatoria aplicacin para todos los
documentos del sistema de gestin descritos a continuacin:

Manual de Calidad.

Procedimientos Operativos.

Procedimientos Tcnicos.

Instructivos.

Formatos.

3. REFERENCIAS

IM-DE-2014-01:

NTE

INEN

ISO/IEC

17020:2013

Evaluacin

de

la

conformidad: Requisitos para el funcionamiento de diferentes organismos

que realizan inspeccin.

IM-DE-2014-15: ISO 9001:2008 Sistemas de gestin de la calidad

Requisitos.

IM-DE-2014-19: ISO/TR 10013 Directrices para la documentacin del

sistema de gestin de la calidad.

IM-OP-01.00: Gestin de Documentos.

4. TERMINOS Y DEFINICIONES
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4.1. DEFINICIONES

Nota: A lo largo de la documentacin se colocar la palabra nota para

realizar alguna aclaracin especfica o para realizar alguna recomendacin.

4.2 ABREVIATURAS
Con fines de la documentacin se utilizaran las siguientes abreviaturas.

NA: Para expresar que no se aplica.

ND: Para expresar que no se dispone.

5. DESCRIPCIN
5.1. ELABORACIN DE DOCUMENTOS INTERNOS
La sistemtica de elaboracin de documentos internos es la siguiente:
5.1.1. Codificacin de los documentos internos
Se realizaran dos clases de codificacin de los documentos correspondientes a la
etapa en la cual se los elaboran, es decir una codificacin cuando se elaboran
antes o durante la etapa de planificacin del proyecto y otra cuando se elaboran
durante la ejecucin del proyecto.
5.1.1.1. Codificacin utilizada antes o durante la planificacin del proyecto
Manual de Calidad (captulos), Procedimientos Operativos, Procedimientos
Tcnicos e Instructivos:
IM-XX-YY.RV
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IM

XX

YY
RV

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Indica las siglas de INGEMAPRE

Se colocar MC cuando: Indica que es un captulo del manual
de calidad
Se colocar OP cuando: Indica que es un Procedimiento
Operativo
Se colocar OT cuando: Indica que es un Procedimiento Tcnico
Se colocar IN cuando: Indica que es un Instructivo
Nmero de captulo o procedimiento que es consecutivo
empezando desde 01
Nmero revisin del documento, en la revisin inicial se coloca
el nmero 00 y en las siguientes el nmero consecutivo

Formatos:
IM-F-YY.ZZ.AA Rv.NN
IM
F
YY
ZZ
AA
NN

Indica las siglas de INGEMAPRE

Indica que es un Formato
La siglas del documento en que se gener: MC para los
captulos del Manual de Calidad, OP para los procedimientos
Operativos, OT para los Procedimientos Tcnicos o IN para los
instructivos.
Nmero del captulo o procedimiento en el que se gener el
instructivo o formato
Nmero de instructivo o formato que va en orden secuencial
desde 01
Nmero revisin del instructivo o formato, en la revisin inicial
se coloca el nmero 00 y en las siguientes el nmero
consecutivo

5.1.1.2. Codificacin utilizada durante la ejecucin del proyecto

Se utilizarn el siguiente cdigo:
PP-XX-YY.RV
PP

Cdigo que hace referencia al proyecto: Orden de compra

(OC), Orden de trabajo (OT), Orden de servicio (OS), la que
corresponda

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XX

YY
RV

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Se colocar MC cuando: Indica que es un captulo del manual

de calidad
Se colocar OP cuando: Indica que es un Procedimiento
Operativo
Se colocar OT cuando: Indica que es un Procedimiento Tcnico
Se colocar IN cuando: Indica que es un Instructivo
Se colocar F cuando: Indica que es un formato
Se colocar DE cuando: Indica que es un documento externo
Nmero de captulo, procedimiento, etc. que es consecutivo
empezando desde 01
Nmero revisin del documento, en la revisin inicial se coloca
el nmero 00 y en las siguientes el nmero consecutivo

5.1.2. Estructura de los captulos del manual de calidad, procedimientos

operativos, procedimientos tcnicos e instructivos.
El formato de letra del cuerpo de los documentos ser indicado utilizando la
siguiente simbolizacin (tipo de letra, tamao de letra, especificacin del tipo de
letra negrita, cursiva, tipo de oracin mayscula, minscula).

5.1.2.1 Portada
Los documentos indicados a continuacin contendrn la portada indicada en el
formato IM-F-OP.01.01; indiferentemente de la etapa del proyecto en que fueron
elaborados.

Captulos del manual de calidad.

Procedimientos operativos.

Procedimientos tcnicos.

Instructivos.

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GESTIN DE DOCUMENTOS

La portada se divide en las secciones: identificacin del documento, registro de

aprobacin interno, registro de identificacin y aprobacin del cliente, historial de
revisiones y control de distribucin los cuales son descritos a continuacin:
Identificacin del documento: En la Figura 5.1 se indica los campos que
identifican al documento.

Figura 5.1. Seccin de identificacin de la portada de los documentos

Campo 1: Divisin en la cual fue elaborado el documento (Perpetua, 12).

Campo 2: Nombre del documento (Perpetua, ajustar el tamao al nombre

del documento).

Campo 3: Cdigo del documento, acorde a los puntos 5.1.1.1 o 5.1.1.2

(Perpetua, 12).

Campo 4: Indicar que tipo de documento es: Captulo del manual de

calidad,

Procedimiento

operativo,

procedimiento

tcnico,

instructivo

(Perpetua, 12).

Campo 5: Indicar si el documento es original, copia controlada o copia no

controlada (Perpetua, 12).

Nota: ORGINAL: Corresponde a los documentos en formato editable los cuales

son custodiados y mantenidos por el director de gestin de calidad para evitar su
alteracin no autorizada; estos documentos estn protegidos con una clave la
cual est registrada en el formato IM-F-OP.01.10 Lista de claves.
Nota: COPIA CONTROLADA: Corresponden a copias sujetas de control, es decir se
las entregan a las partes interesadas manteniendo un control de entrega o

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difusin

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en el formato IM-F-OP.01.04 Lista de distribucin/difusin de

documentos.
Nota: COPIA NO CONTROLADA: Corresponde a copias para difusin masiva sin
limitaciones.
Registro de aprobacin interno: En la Figura 5.2 se indica los campos del
registro de aprobacin interno, en este registro se colocar nicamente el
registro correspondiente a la ltima revisin aprobada.

Figura 5.2. Seccin de registro de aprobacin interno

Campo 6: Indicar el nmero de revisin del documento en vigencia es decir

la ltima revisin que elaborada, revisada y aprobada (Perpetua, 11).

Campo 7: Indicar la fecha de aprobacin del documento en formato

DD/MM/AAAA (Perpetua, 11).

Campo 8: Colocar los nombres de los responsables de elaboracin, revisin

y aprobacin en la casilla correspondiente (Perpetua, 11).

Campo 9: Firmar los documentos del responsable que correspondan en la

casilla correspondiente (Preferentemente color azul).

Registro de identificacin y aprobacin del cliente: En la Figura 5.3 se

indica los campos del registro de identificacin y aprobacin del cliente, este
registro es opcional, se lo requiere utilizar nicamente en los documentos que el
cliente requiera revisin y aprobacin, cuando este colocado se dejaran vacas
las casillas.

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Figura 5.3. Seccin de identificacin y aprobacin del cliente

Campo 10: Logo tipo o nombre del cliente o ambos; tomar en cuenta que
permita identificar claramente al cliente (Perpetua, ajustar tamao que
permita identificar claramente).

Campo 8: Colocar los nombres de los responsables de revisin y

aprobacin en la casilla correspondiente (Perpetua, 11).

Campo 9: Firmar los documentos del responsable que correspondan en la

casilla correspondiente (Preferentemente color azul).

Campo 10: Fecha de aprobacin o de revisin del cliente segn

corresponda en formato DD/MM/AAAA (Perpetua, 11).

Historial de revisiones: En la Figura 5.4 se indica los campos del historial de

revisiones, el cual contendr todas la revisiones ordenadas de menor a mayor.

Figura 5.4. Seccin de historial de revisiones

Campo 6: Indicar el nmero de revisin del documento; si es elaborado por

vez primera contendr la revisin nmero 00 y el resto de revisiones en
orden secuencial (Perpetua, 11).

Campo 11: Indicar la fecha de revisin del documento en formato

DD/MM/AAAA (Perpetua, 11).

Campo 12: Indicar las pagina afectadas en la revisin, si es todo se puede

colocar todo el documento (Perpetua, 11).

Campo 13. Indicar el motivo de la revisin.

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Control de distribucin: En la Figura 5.5 se indica el control de la distribucin

interna o externa del documento, lo cual permite identificar claramente el tipo de
control de distribucin antes de realizarlo.

Figura 5.5. Seccin de control de distribucin

Campo 14. Indicar la divisin interna o externa donde ser ubicado o

destinar el documento por ejemplo:
Ubicacin
Divisin de Gestin de Calidad
Gerente General
Divisin de Asesora Legal
Divisin Administrativa y Financiera
Divisin de Seguridad Salud y Ambiente
Divisin de Ingeniera, Construccin y
Mantenimiento
Divisin de Inspeccin
Subcontratistas
Proveedores
Cliente

Campo 15. Colocar una equis (X) donde corresponda segn el tipo de te
control del documento, por ejemplo colocar una (X) en original si el
documento lo es.

5.1.2.2 ndice
El ndice se coloca nicamente en los documentos que no son elaborados durante
ejecucin del proyecto en la segunda pgina (Perpetua, 11) y contendr los
campos Ttulo 1, Ttulo 2, Ttulo 3, Ttulo 4 y nmeros de pgina.

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5.1.2.3 Cuerpo del documento

El cuerpo del documento contendr las caractersticas indicadas en el formato
IM-F-OP.01.02 hoja de cuerpo manual de calidad, es de aplicabilidad a los
siguientes documentos:

Captulos del manual de calidad.

Procedimientos operativos.

Procedimientos tcnicos.

Contiene los siguientes ttulos principales:

OBJETIVO: Indicar claramente el cual es el objetivo del documento

(Perpetua, 12, mayscula, negrita).

ALCANCE: Establecer el campo de aplicacin del documento (Perpetua,

12, mayscula, negrita).

REFERENCIAS: Se indicarn los documentos internos o externos utilizados

como referencia para realizar el procedimiento (Perpetua, 12, mayscula,
negrita).

DEFINICIONES Y ABREVIATURAS: Cuando sea necesario, este apartado

detallar toda aquella informacin que se considere til y/o ayude a la
utilizacin y comprensin del documento (Perpetua, 12, mayscula,
negrita).

DESCRIPCIN: Detallar, siempre que sea posible, la secuencia de

actuacin en la actividad objeto del documento, medios necesarios,
responsabilidades, registros generados, criterios de aceptacin o rechazo,
si procede, y archivo o registro (Perpetua, 12, mayscula, negrita).

FORMATOS: Se detallaran todos los formatos generados en los distintos

documentos (Perpetua,12, mayscula, negrita).

ANEXOS: Contendrn todos aquellos documentos, planos, fotos, grficos,

etc., que se consideren necesarios (Perpetua, 12, mayscula, negrita).

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GESTIN DE DOCUMENTOS

Cualquiera de los ttulos puede tener subttulos los cuales corresponden a la

siguiente secuencia:

TTULO 1: OBJETO, ALCANCE,

REFERENCIAS,

DEFINICIONES Y

ABREVIATURAS, DESCRIPCIN, FORMATOS Y ANEXOS (Perpetua,

12, mayscula, negrita)

TTULO 2: (Perpetua, 11, mayscula negrita)

Ttulo 3: (Perpetua, 11, Tipo oracin, negrita)

Ttulo 4: (Perpetua, 11, cursiva)

Adicionalmente cualquier figura o tabla que sea colocada en los documentos

mencionados ser numerada de acuerdo al captulo al que corresponda, adems
el formato de letra ser Perpetua nmero 10, las tablas se enumeran en la parte
superior indicando la palabra Tabla y el nmero que corresponda con negrilla
y las figuras en la parte inferior indicado la palabra Figura y el nmero que
corresponda con negrilla.
Nota 1: Los documentos generados durante la etapa de ejecucin del proyecto
no necesariamente requieren mantener el formato de especificacin del tipo de
letra, tamao, etc. pero si es necesario mantener el contenido indicado en el
formato IM-F-OP.01.02 hoja de cuerpo manual de calidad.
Nota 2: Al mencionar los formatos durante la redaccin de los documentos se
recomienda colocar el nombre y cdigo del formato; no obstante en el cdigo del
formato se puede omitir el nmero de revisin. Sin embargo en el captulo
formatos si se debe indicar el nmero de revisin al que corresponde.

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GESTIN DE DOCUMENTOS

5.1.2.4 Cuerpo del documento para instructivos

La estructura, formato y nivel de detalle de los instructivos sern adaptados a las
necesidades del personal de la organizacin y esto depende de la complejidad
del trabajo, mtodos utilizados, formacin recibida, habilidades y calificaciones
del personal.
Estas instrucciones pueden estar incluidas en los procedimientos documentados,
deben hacer referencia a los documentos pertinentes, el contenido puede
reducirse a instrucciones detalladas que permitan al personal ejecutar su trabajo
correctamente.

5.1.2.5 Encabezado del documento

El encabezado indicado en la figura 5.6 ser colocado desde la segunda pgina
en adelante y contiene los siguientes campos:
CODIGO
Campo 3
:
REVISI
Campo 4
N:
FECHA:
Campo 5
Campo 6
Campo 2
Pgina Campo7 de
Campo 7
Figura 5.6. Encabezado de los documentos

Campo 1

Campo 1: Indicar que tipo de documento es: Captulo del manual de

calidad,

Procedimiento

operativo,

procedimiento

tcnico,

instructivo

(Perpetua, 10, negrita).

Campo 2: Nombre del documento (Perpetua, 10).

Campo 3: Cdigo del documento, acorde a los puntos 5.1.1.1 o 5.1.1.2

(Perpetua, 10).

Campo 4: Indicar el nmero de revisin vigente (Perpetua, 10).

Campo 5: Indicar fecha en el formato DD/MM/AAAA (Perpetua, 10).

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GESTIN DE DOCUMENTOS

IM-OP-01.00

Campo 6: Indicar si el documento es original, copia controlada o copia no

controlada (Perpetua, 10, negrita).

Campo 7: Indicar el nmero de pgina (Perpetua, 10, negrita)

5.1.2.6 Pie de pgina

En el pe de pgina de los documentos en todas las pginas se indicara el cdigo
del formato ocupado en la portada y la hoja de cuerpo segn corresponda y la
siguiente leyenda La informacin del presente documento es de propiedad
exclusiva de INGEMAPRE Ingeniera y Mantenimiento Petrolero S.A. y no debe ser
usada para otros propsitos distintos a los especificados (Perpetua, 7).

5.1.3. Estructura de los formatos

Los formatos nicamente contendrn el encabezado normalizado descrito en la
Figura 5.6, mientras que el resto del documento ser elaborado conforme a las
necesidades que deba solventar, sin embargo no es necesario colocar la palabra
original, copia o copia controlada en el encabezado.
Formatos como planificaciones, bases de datos u hojas de clculo no contendrn
el encabezado cuando los programas en los que se los crea no lo permiten, sin
embargo deben contener informacin acerca del nombre del formato, cdigo,
revisin y fecha de revisin; esta informacin puede estar contenida dentro del
formato o en el nombre de almacenamiento del formato como se indica en el
ejemplo.
Los requerimientos de cronogramas y planificacin que se generen en la
estructura documental del sistema de gestin de la calidad sern elaborados en
el software informtico Microsoft Project, para casos especiales en los que no se
puede

utilizar

esta

herramienta

se

creara

formatos

de

planificacin

cronogramas.

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EJEMPLO: Nombre de identificacin del formato al ser almacenado en la nube

electrnica:
IM-F-OP.01.00 Rv.00 Gestin de documentos 15012014
Dnde:

5.1.3.1 Comentarios en formatos

Con el fin de asegurar la total comprensin de los formatos creados en la
documentacin, cuando sea necesario se indicaran comentarios del contenido de
los formatos utilizando la herramienta comentarios del programa WORD o EXCEL
tal como se observa en la Figura 5.7.

Figura 5.7. Ejemplo de comentarios en formatos WORD o EXCEL

5.2. REVISIN DE DOCUMENTOS INTERNOS

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GESTIN DE DOCUMENTOS

Existen dos clases de revisin que sern realizadas a los documentos generados,
la cual consisten en: la revisin tcnica y la revisin de gestin.

5.2.1. Revisin tcnica

Esta revisin consiste en la verificacin de todos los lineamientos tcnicos
descritos en el documento normalmente la realizan los directores de divisin o
los supervisores en su campo de competencia de acorde a la etapa en que se
haya generado el documento (ver captulo IM-MC-11 Documentos del sistema de
gestin

de

calidad);

cuando

los

documentos

tienen

observaciones

las

correcciones las realiza el director o el encargado de la elaboracin del

documento. Cuando sea practicable los usuarios de los documentos tambin
tendrn la oportunidad de evaluar y comentar sobre la facilidad de uso de los
documentos y sobre si los mismos reflejan prcticas reales.
Cuando el encargado de la revisin del documento fue el que elabor el
documento, la revisin la realizara personal de la organizacin delegado con
competencias similares u organizando un comit para revisin del documento
(esta revisin puede ser registrada en el formato IM-F-OP.02.04 Ficha de
capacitacin interna), adems si es necesario se puede utilizar personal externo
el cual demostrar competencia por medio de su curriculum vitae y firmara una
carta de confidencialidad tal como se especifica en el procedimiento operativo
IM-OP-07 Gestin de subcontratistas.
5.2.2. Revisin de gestin
La revisin de gestin se la realiza una vez que el documento fue revisado por la
parte tcnica, esta notificacin se la realizar va mail o por medio del registro
del comit.

IM-F-OP.01.02 Rv.00
La informacin del presente documento es de propiedad exclusiva de INGEMAPRE Ingeniera y Mantenimiento Petrolero S.A. y no
debe ser usada para otros propsitos distintos a los especificados.

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La revisin de gestin la realiza la divisin de gestin de calidad y consiste en

cumplimentar la portada, encabezado, pie de pgina del documento, en resumen
revisar que la elaboracin del documento cumpla con los lineamientos descritos
en este procedimiento. Una vez terminada la revisin el director de calidad
firmar la portada del documento en la seccin de revisado.

5.3. APROBACIN DE DOCUMENTOS INTERNOS

La aprobacin o liberacin de los documentos ser llevada a cabo por la divisin
responsable de su implementacin tal como se indica en el captulo del manual
de calidad IM-MC-11 Documentos del sistema de gestin de la calidad.

5.4. ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS INTERNOS

Los documentos se almacenan en los computadores personales de cada uno de
los responsables, estos contendrn en su nombre de identificacin en la nube
electrnica el Cdigo del documento, nombre del documento y la fecha de
elaboracin o revisin (la ms actual) en formato da, mes y ao; ejemplo:
EJEMPLO: IM-OP-01.00 Gestin de documentos 15012014

Los documentos fsicos sern almacenados en carpetas de anillos las cuales se

etiquetaran en su lomo segn el formato IM-F-OP.01.06; tomando en cuenta que
el nombre de la carpeta permita identificar claramente los documentos
contenidos. Preferentemente cuando sea apropiado se prefiere digitalizar los
documentos fsicos de modo que sean almacenados en la nube electrnica.

IM-F-OP.01.02 Rv.00
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debe ser usada para otros propsitos distintos a los especificados.

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5.4.1. Listas de documentos internos

Los documentos que forman parte del sistema de gestin global se registrarn en
la Lista maestra de documentos internos IM-F-OP.01.03.
Los documentos internos creados durante la ejecucin de los proyectos sern
ingresados en la lista de documentos por proyecto IM-F-OP-01.11

5.4.2. Copias de seguridad de los documentos internos

El director de gestin de calidad o el QA/QC realizar una copia de seguridad de
los documentos de la nube electrnica cada quince das y los guardara en un
disco duro externo acorde a la planificacin del mantenimiento del SGC (IM-FOP.01.07).

5.5. CONTROL Y DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS INTERNOS

5.5.1. Control de documentos
Previo

su

distribucin

los

documentos

sern

controlados

para

evitar

modificaciones de la siguiente manera:

Documentos solo de lectura: Utilizarn documentos en formato PDF.

Documentos que requieran acceso de datos: de acuerdo a la importancia

del contenido los formatos se permitir total edicin de los documentos o
edicin de ciertas partes del documento.

Hojas de clculo: se bloquearan las celdas de tal manera que no se puedan

modificar clculo y se permita el acceso nicamente a las celdas de
ingreso de datos (ver procedimiento IM-OP-06 Elaboracin de hojas de
clculo).

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Cuando se requiera utilizar claves para bloquear alguna parte del documento o
todo el documento, las claves sern ingresadas en el formato IM-F-OP.01.10
Lista de claves; cuando las claves sean generadas en documentos durante
ejecucin del proyecto sern registradas en el formato IM-F-OP.01.12 Lista de
claves por proyecto, las sern custodiadas por el director de gestin de calidad o
el QA/QC segn corresponda; adems el GG ser el encargado de autorizar el
cambio de claves y el Director de gestin de calidad o el QA/QC de ejecutar la
disposicin. En este listado se mantiene las claves anteriores, puesto que no se
requiere cambiar las claves de todos los registros generados anteriormente;
nicamente se cambia y actualiza desde la fecha de cambio de clave.
El cambio y actualizacin de claves se da por:

Reemplazo permanente del personal clave de la divisin.

Reemplazo del GG de la empresa (cambio de todas las claves).

Reemplazo del Director de la divisin (cambio de todas las claves de la

divisin que corresponda)

Deteccin de algn tipo de intromisin voluntaria o involuntaria (se

requiere tratar como incidencia ver IM-MC-15.00 Acciones correctivas).

5.5.1.1 Control de hojas de clculo

Las hojas de clculo sern controladas a travs de claves de proteccin de
acceso (contrasea cifrada) y si es necesario de proteccin contra modificaciones
tal como se especifica en el procedimiento operativo IM-OP-06 Elaboracin de
hojas de clculo.

5.5.2 Distribucin y difusin de documentos internos

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La distribucin de documentos se la realizara utilizando los documentos que

fueron previamente sujetos de control; esta distribucin se la realizar por medio
del Dropbox de cada uno de los miembros de la organizacin, va e-mail o en
medio fsico.
Los documentos originales y copias controladas se llevara registro de difusin y
distribucin por medio de la Lista de distribucin/difusin de documentos IM-FOP.01.04. Donde la difusin del documento consiste en la instruccin de la parte
interesada en el documento. La cual se evidenciara por medio del acuse de
recibido de la difusin del documento o a travs de la firma del registro de
difusin.
Adems este tipo de difusiones se las puede realizar como capacitaciones
internas cuya difusin de la registrar en el formato IM-F-OP.02.04 Ficha de
capacitacin interna.

IM-F-OP.01.02 Rv.00
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5.5.2.1. Distribucin de documentos contratistas

Normalmente los documentos distribuidos a los contratistas se los realizar en la
etapa de planificacin del proyecto enviando en formato digital o fsico, los
documentos que sean necesarios para el buen hacer de su trabajo; la divisin de
gestin de calidad realizara esta actividad. La distribucin y difusin de los
documentos seguirn los mismos lineamientos descritos anteriormente.

5.6.

CONTROL

DE

CAMBIOS

(ACTUALIZACIN)

DE

DOCUMENTOS

INTERNOS
Una vez que se actualicen los documentos, los que quedan fuera de uso sern
identificados como OBSOLETOS, a travs de marca de agua en el documento
digital, y escrito en un lugar visible en el documento de soporte fsico.
Los cambios de los documentos se los realizarn en el formato editable siguiendo
la siguiente secuencia:
1. Abrir el documento de Word editable.
2. Activar la funcin control de cambios.
3. Realizar los cambios pertinentes.
4. Guardar esta versin colocando en el nombre la palabra control de
cambios y el documento con marca de agua con la palabra control de
cambios.
5. Aprobar los cambios realizados y guardar el documento actualizando el
cdigo de revisin y llenando el cuadro de control de cambios. Este
documento ser el nuevo que entra en vigencia; mientras que el
documento establecido en la parte 4 solo permite identificar los cambios
realizados a la versin anterior.
Una vez que se realice un conjunto de cambios a un documento se establecer
este como una nueva revisin actualizando la fecha de revisin del documento y

IM-F-OP.01.02 Rv.00
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el nmero de revisin tanto en el documento como tal, en los documentos que se

hace referencia y en el nombre del documento en la nube virtual.

5.4.1. Control de cambios formatos

Los cambios realizados en los formatos sern descritos en el formato IM-FOP.01.09 el cual describe en que formato, qu cambio y porque se realiz el
cambio y

la revisin; nicamente los cambios realizados a los formatos

correspondientes a planificaciones y cronogramas sern identificados en el

formato IM-F-OP.01.08, puesto que permite mejor seguimiento.
Una vez que se realice un conjunto de cambios a un formato se establecer este
como una nueva revisin actualizando la fecha de revisin del formato y el
nmero de revisin tanto del formato como tal, en los documentos que se hace
referencia y en el nombre del formato en la nube virtual.

5.5. GESTIN DE DOCUMENTOS EXTERNOS

Los documentos externos que INGEMAPRE emplee, tales como normas,
manuales, leyes, etc. sern controlados a travs del formato IM-F-OP.01.05 Lista
maestra de documentos externos. El director de gestin de calidad debe realizar
semestralmente una verificacin para comprobar la edicin de cada documento
externo de acuerdo a la planificacin del mantenimiento del SGC (IM-F-OP.01.07).
En caso de requerir sern almacenados en medio fsico con la misma sistemtica
descrita para los documentos internos, acpite 5.3.2.
Cuando los documentos externos sean suministrados por el cliente la divisin de
gestin de calidad revisara que la versin de estos documentos antes de la
ejecucin de cada proyecto de modo que se utilicen las versiones vigentes, esta
confirmacin de versin se la aceptar por medio del comunicado va mail u otro

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medio; opcionalmente los documentos sern aceptados como versin vigente

cuando sean entregados por el cliente como parte de la documentacin para
ofertar.
Los documentos externos sern codificados de la siguiente manera:

IM-DE-XXXX-YY
IM
DE
XXX
X
YY

Indica las siglas de INGEMAPRE S.A.

Indica que es un documento externo
Se colocara el ao de ingreso al sistema de calidad o de
actualizacin del documento
Nmero de documento externo que es consecutivo empezando
desde 01

Adems sern distribuidos o difundidos al personal personalmente o va correo

electrnico en el formato IM-F-OP.01.04 y sern almacenados en la nube
electrnica. Los documentos externos que salgan de circulacin sern retirados
de la nube electrnica de documentos y se informara al personal va mail de su
retiro.
Para mayor facilidad los documentos externos sern vinculados a su cdigo en el
formato IM-F-OP.01.05 Lista maestra de documentos externos, al igual que se
indicara el vnculo de la pgina web en la cual se puede revisar su estado de
vigencia.
5.5.1. Documentos externos utilizados durante ejecucin del proyecto
Los documentos externos utilizados durante la ejecucin del proyecto sern
registrados en la lista de documentos por proyecto (IM-F-OP.01.11); sern
codificados acorde a lo descrito en el acpite 5.1.1.2 y gestionados conforme lo
descrito anteriormente.

5.6. RESPONSABILIDADES

IM-F-OP.01.02 Rv.00
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Gestin de calidad: Velar por el cumplimiento de las directrices aqu

descritas en los mbitos aplicables a la documentacin del sistema de
gestin.

QA/QC: Ejecutar los lineamientos descritos en este procedimiento en lo

que respecta a la generacin de documentos durante ejecucin del
proyecto.

Contratista: Cumplir con los lineamientos descritos en este procedimiento.

6. FORMATOS

Portada del manual de calidad:

Hoja de cuerpo del manual de calidad:

IM-F-OP.01.01 Rv.00
IM-F-OP.01.02

Rv.00

Lista maestra de documentos internos:

IM-F-OP.01.03

Rv.00

Lista de distribucin/difusin de documentos:

IM-F-OP.01.04

Rv.00

Lista maestra de documentos externos:

IM-F-OP.01.05

Rv.00

Lomo de carpetas:

Planificacin del mantenimiento del SGC:

IM-F-OP.01.06 Rv.00
IM-F-OP.01.07

Rv.00

Control de cambios en cronogramas y planificaciones:

IM-F-OP.01.08

Rv.00

Control de cambios en formatos:

IM-F-OP.01.09

Rv.00

Lista de claves:

IM-F-OP.01.10 Rv.00

Lista de documentos por proyecto:

IM-F-OP.01.11 Rv.00

Lista de claves por proyecto:

IM-F-OP.01.12 Rv.00

IM-F-OP.01.02 Rv.00
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FECHA:

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7. ANEXOS
No aplica.

IM-F-OP.01.02 Rv.00
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debe ser usada para otros propsitos distintos a los especificados.