CONTROL

INTERNO

SERIE GUAS TCNICAS NO. 5

SERIE GUAS TCNICAS PARA LAS TESORERAS MUNICIPALES

D.R. Instituto Hacendario del Estado de Mxico (IHAEM)

Av. Mxico No. 604, col. Amricas
Toluca de Lerdo, Estado de Mxico
C.P. 50130
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Hacienda de Sols No. 7 col. Echegaray
Naucalpan de Jurez, Estado de Mxico
Telfono: (55) 53734287
pgina web: www.ihaem.org
correo electrnico: webmaster@ihaem.org

Comit Editorial de la Administracin Pblica Estatal

Autorizacin primera edicin, 2002
A: 203/1/031/025
Autorizacin segunda, 2003
A: 203/1/025/035
La reproduccin total o parcial de este documento podr efectuarse
mediante la autorizacin expresa de la fuente y dndose el crdito
correspondiente.

DIRECTORIO
INSTITUTO HACENDARIO DEL ESTADO DE MXICO
Lic. Enrique Pea Nieto
Gobernador Constitucional del Estado de Mxico
Dr. Luis Videgaray Caso
Secretario de Finanzas
y Presidente del Consejo Directivo del IHAEM
Lic. Fernando R. Portilla Snchez
Vocal Ejecutivo
Lic. Jorge G. Prez Cuevas
Coordinador de Estudios Hacendarios
Lic. Jenaro Romero Moreno
Subdirector de Asistencia Tcnica
Lic. Marco A. Garay Martnez
Subdirector de Estudios Fiscales
Investigacin
L.A.E. Juan Carlos Noguez Ortiz
C.P. Jos ngel Ordez y Corts
Edicin
Lic. Jorge Guillermo Prez Cuevas
Lic. Jenaro Romero Moreno

CONTENIDO
PRESENTACIN
1. OBJETIVO DE LA GUA

PG.
7
9

2. EL CONTROL
2.1
2.2
2.3
2.4

Qu es el Control?
Tipos de Control
Proceso Bsico del Control
Los Beneficios del Control

10
11
12
13

3. EL CONTROL ORGANIZACIONAL
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5

Qu es el Control Organizacional?
El control interno
Caractersticas de un Buen Control Interno
Controles administrativos
Principios del control interno

15
15
17
22
23

4. EL CONTROL INTERNO EN EL MBITO MUNICIPAL

4.1
4.2
4.3
4.4

La Hacienda Pblica Municipal

El Control Interno Municipal
Sustento Jurdico del Control Interno Municipal
Objetivos del Control Interno Municipal

5. EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO MUNICIPAL

5.1

Contenido de un Sistema de Control Interno

Municipal
5.1.1 Obtencin de los Recursos
Financieros
5.1.2 Ejercicio del Gasto Pblico Municipal
5.1.3 Operacin del Control Interno
5.1.4 Generacin de Informacin Financiera
5.1.5 Entrega Recepcin (Al Cierre)

24
24
25
26
29

29
29
35
40
56
59

PRESENTACIN
En el marco del Nuevo Federalismo, los gobiernos municipales tendrn
un papel central en la apertura de espacios democrticos y en la
definicin de nuevas formas de relacin entre grupos, sectores e
intereses.
El municipio mexicano se perfila ante todo, como una instancia poltica,
de gobierno y de representacin de la sociedad. Con mayores
atribuciones y recursos legales para atender las demandas sociales, lo
que implica que accedan formalmente a Sistemas Modernos de
Administracin.
De igual manera, est clara la necesidad de instrumentar medios
adecuados para el eficiente y honesto manejo de los recursos de la
Nacin en donde se definan y coordinen las responsabilidades,
obligaciones y derechos de los servidores pblicos.
Desde esta perspectiva de la realidad municipal, el Instituto Hacendario
del Estado de Mxico presenta el documento Gua Tcnica de Control
Interno, el cual servir a las tesoreras municipales para mejorar el
ejercicio de los recursos pblicos y el cuidado del patrimonio municipal
por parte de sus integrantes, a travs del fomento a la eficacia y
honestidad en sus operaciones.

1. OBJETIVO DE LA GUA

Dotar a las Tesoreras Municipales de un instrumento eficaz, que con

estricto apego a las leyes, stas administren dentro de los parmetros
de economa, eficiencia, eficacia y honradez, los ingresos, gastos y
bienes puestos a su guarda, y cumplan con las obligaciones del
municipio.

10

2. EL CONTROL

2.1 Qu es el control?

El trmino control proviene del vocablo francs control que significa

literalmente: contra un listado o relacin, esto es, un cotejo o
verificacin, que se efecta al comparar dos relaciones. Este significado
se contina utilizando ya que el control denota la comparacin o

comprobacin de la accin contra lo que se espera.

Henry Fayol, creador del proceso administrativo, y en consecuencia del
cuarto elemento del mismo, referido al control, dijo que: en una
empresa, el control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad

con el plan adoptado, las instrucciones impartidas y los principios

establecidos. Tiene por objeto sealar las debilidades y los errores para
rectificarlos y evitar su incidencia. Opera en todo: cosas, gente,
acciones. 1
En este sentido, el control lo ejercemos todos los das en nuestras
actividades privadas y en las organizaciones. Brink y Witt en su libro de
Auditora Interna Moderna sealan: El control es un proceso necesario
en todo el mbito de la actividad humana, dentro de una organizacin
y hacia la sociedad en general. En muchos aspectos sus conceptos y
principios son usados en ambas vertientes y agregan: el control como
actividad organizacional o como componente de cualquier actividad
organizacional, existe en todos los niveles de una organizacin y es
aplicable a todos los individuos que la integran.
Por esto, el control tiende a disminuir los impactos que puede sufrir una
organizacin, a prevenir los posibles errores de sus integrantes y dar
pauta para comparar lo realizado contra lo planeado.
En conclusin, el control se aplica en todo el proceso administrativo.

KOONZ y WEIHRICH Administracin, Editorial Mc Graw Hill. 1990

11

2.2 Tipos de Control

Conforme a lo mencionado, el control ejerce su campo en todo el
proceso administrativo y si lo situamos en ese proceso, podemos definirlo
como: ex ante, concurrente y ex post es decir antes de , en el
momento y despus de.
En general el control en algunas organizaciones lo aceptan desde el
momento que se estn definiendo objetivos en otras cuando las
operaciones se estn realizando y tambin cuando ya se realizaron.
Mencionaremos algunos ejemplos que pueden dar una ms clara idea
sobre los diferentes tipos de control:

Ex ante (antes de)

Establecemos en nuestro plan de accin el objetivo de incrementar la
recaudacin de la Tesorera en un 3% anual real (objetivo cuantificado)
para alcanzar el 10% real en tres aos.
Para alcanzar este objetivo, debemos tomar en cuenta: la situacin
econmica del pas, el ambiente social, los medios a utilizar para
promover la recaudacin, la capacidad de respuesta de las oficinas
recaudadoras, el recurso humano, los medios informticos de apoyo,
etc. Estos aspectos nos dan elementos para conocer si estamos en el
camino adecuado y cul ser el posible comportamiento de todas las
variables y llevar un control.

Concurrente (en el momento)

Continuando con el ejemplo anterior, podramos
situarnos en el
presente y mencionar: el crecimiento de la recaudacin, segn los
reportes realizados cada da, no llegar a su objetivo anual los
problemas de la economa nacional se han agudizado. Entonces,
algunas acciones de control que se podran instrumentar para disminuir
estos impactos, es la aplicacin de una tcnica de promocin de la
recaudacin, que provoque el acercamiento de los contribuyentes. O
en el ltimo de los casos, hacer ajustes al presupuesto de egresos.

12

Ex post (despus de)

Generalmente y el ms conocido es el que se realiza posteriormente,
cuando por los resultados obtenidos se tienen que tomar decisiones que
van afectar al recursos humano, a la estructura de la organizacin o se
debe de cambiar actividades para hacerlas ms acordes a la realidad
y conseguir los objetivos planteados. Un caso especial y que vemos
todos los das es la actividad que realizan los auditores internos y el de
los auditores externos cuando se emite una opinin sobre los estados
financieros de una organizacin o de una actividad especfica.

2.3 Proceso Bsico del Control

El proceso bsico del control comprende cuatro etapas: 2

Establecimiento de estndares,
Medicin del desempeo frente a estos estndares,
Correccin de las variaciones en relacin con los estndares y
planes, y
Evaluacin contnua.

2.3.1 Establecimiento de estndares

Los planes son los puntos de referencia con que los directivos disean los
controles, por lo que el primer paso en el proceso del control ser el

establecimiento de planes.

2.3.2 Medicin del desempeo

La evaluacin del desempeo frente a los estndares o planes debe
realizarse con base al futuro para que puedan detectarse las
desviaciones antes de que ocurran y se eviten mediante acciones
apropiadas.

LARA PREZ SERGIO ARMANDO. Cursos en Materia Hacendaria Pblica. Curso de Control Interno. Universidad
Autnoma del Estado de Mxico. Instituto Hacendario del Estado de Mxico. Junio 2002.

13

2.3.3 Correccin de desviaciones

Los directivos podrn corregir las desviaciones mediante una nueva
elaboracin de sus planes o la modificacin de sus metas.
Tambin es posible que se corrijan las desviaciones mediante el
ejercicio de su funcin organizacional a travs de la reasignacin o
clarificacin de responsabilidades.
2.3.4 Evaluacin Contnua
El paso final en el proceso de control es la evaluacin de resultados
despus de que las acciones han sido ejecutadas. Esto se convierte en
un chequeo adicional del estado de salud de las recientes necesidades
de accin y determinaciones, as como la manera en que fueron
adoptadas.
Finalmente, el control es la mquina que asegura que el objetivo se

logre visto as, significa entonces un seguro, una garanta de la eficacia

de la accin.

2.4 Los Beneficios del Control

El control es una herramienta que fortalece al individuo, a una
organizacin y a la sociedad. El control representa el prevenir para que
se tomen las medidas correctivas adecuadas y coadyuve para el logro
de los objetivos. De igual forma, sirve para que se cumplan normas y
procedimientos en una entidad.
Entre las bondades que tiene el control, podemos mencionar aquellas
que estn dirigidas a fortalecer los principios ticos de la organizacin,
que son fundamentales en la actualidad.
En este sentido, si la organizacin se sustenta en principios ticos y los
lleva a la prctica, se tiene la autoridad moral suficiente para que los
integrantes de una organizacin los acepten y cumplan de acuerdo a
las normas establecidas.

14

La aceptacin de los controles por los individuos, sustentados en

principios ticos y llevados a la prctica, representan tcitamente la
legitimidad de los mismos.
Por otra parte, los controles en general en una organizacin y bajo las
premisas antes mencionadas, hacen que los individuos tengan una
mayor participacin en su cumplimiento y tienden a refrendar que los
controles, tanto a nivel directivo como operativo, sean llevados a cabo
para el bienestar de la organizacin.

15

16

3. EL CONTROL ORGANIZACIONAL

3.1 Qu es el Control Organizacional?

El control organizacional tiende a verificar que el conjunto de
responsabilidades y actividades sean realizadas por la organizacin sin
que haya un traslape o confusin en las mismas. Cuando esto sucede,
es necesario recurrir a modificar el organigrama, a reclutar nuevo
personal o a intercambiar responsabilidades dentro de la organizacin.
En la actualidad, uno de los aspectos en el control organizacional ms
importante es la descentralizacin, es decir, repartir responsabilidades, y
como se menciona en el Plan de Desarrollo Estatal 19992005, repartir
poder para que la toma de decisiones se realice en su lugar de origen.
Para lo anterior es necesario tener buenos controles para que stos
reflejen el uso eficiente y eficaz de los recursos.
El control organizacional tiende a la coordinacin de esfuerzos, a
establecer reas de responsabilidad, centros de costos, etc., pero uno
de los elementos importantes en el desarrollo del control organizacional
es el liderazgo. En l descansa que las organizaciones fomenten
cdigos de conducta, valores que son de suma importancia para que el
control sea una herramienta til y ayude a sus integrantes a realizar sus
actividades.

3.2 El Control Interno

En 1949 el Comit de Procedimientos del American Institute of
Accountants (AIC), defini el control interno de la siguiente forma:
El control interno abarca el plan de organizacin y los mtodos
coordinados y medidas adoptadas dentro de la empresa para
salvaguardar sus activos, verificar la adecuacin y fiabilidad de la
informacin de la contabilidad, promover la eficacia operacional y
fomentar la adherencia a las polticas establecidas de direccin. 3
3

CASHIN J., NEUWIRTH P., LEVY J. Manual de Auditora 2, Biblioteca Master Centrum Grupo Editorial Ocano
Espaa 1987. p. 278

17

El Instituto Mexicano de Contadores Pblicos, en su glosario de trminos,

menciona que el control interno est representado por el conjunto de
polticas y procedimientos establecidos para proporcionar una
seguridad razonable de poder lograr los objetivos especficos de la
entidad. La estructura del control interno consta de los siguientes
elementos: el ambiente de control, el sistema contable y los
procedimientos de control.
A fin de hacer referencia en forma constante a lo que es el control
interno, es recomendable tomar en consideracin los conceptos y
caractersticas que cita el boletn 5030, de Normas y Procedimientos de
Auditora, y que integran el control, y que mencionamos a
continuacin:

Ambiente de Control: Por este concepto se entiende como la

combinacin de factores que afectan las polticas y procedimientos de
una entidad, fortaleciendo o debilitando los controles. Algunos de estos
factores son los siguientes:

Actitud de la administracin hacia los controles establecidos

Estructura orgnica de la entidad
Funcionamiento del Consejo de Administracin y sus comits
Mtodos de control administrativo para supervisar y dar
seguimiento al cumplimiento de las polticas y procedimientos,
incluyendo la funcin de la auditora interna
Polticas y prcticas del personal
Influencias externas que afecten las operaciones y prcticas de
la entidad.

Sistema Contable: Consiste en las polticas, mtodos y registros

establecidos para identificar, reunir, analizar, registrar y producir
informacin cuantitativa de las operaciones que realiza una entidad
econmica. Es importante que se conozca el sistema de contabilidad
que tiene una entidad para el registro de sus operaciones. En el caso
particular de las tesoreras, el clasificador por objeto del gasto y el
catlogo de cuentas municipal, son vitales para que se pueda obtener
informacin oportuna y veraz de la entidad.

18

Los procedimientos de control: Los procedimientos marcan la pauta de

cmo se deben realizar las operaciones y sobre todo, que de ellos
emana el tipo de documentacin que representa el origen de la
operacin o la actividad realizada, situacin que permite verificar,
como se menciona en la definicin de control, que las normas, polticas,
leyes, reglamentos, acuerdos, decretos, etc., se han cumplido.

3.3 Caractersticas de un Buen Control Interno

El Informe Especial de AIC de 1949 enumeraba 4 caractersticas, an
vigentes: 4
1. Un plan de organizacin que facilite la divisin adecuada de las
responsabilidades y funciones.
2. Un sistema de procedimientos de autorizacin y de registro que
sea suficiente para proporcionar un control contable razonable
sobre el activo, pasivo y sobre los ingresos y gastos.
3. Unas prcticas coherentes que se han de seguir en la realizacin
de las responsabilidades y funciones de cada uno de los
departamentos de la organizacin.
4. Un personal de una calidad proporcional a las responsabilidades
que les corresponde.
Jack Robertson, en su obra Auditing (Auditora), aadi una quinta
caracterstica: 5
5. Un sistema fiable de control interno funciona en realidad de
forma eficaz para detectar y corregir los errores del
procesamiento de datos.
A continuacin se comentar cada una de esas caractersticas:

Plan de Organizacin: La estructura de una organizacin vara

dependiendo de la naturaleza de la empresa, su mtodo de
funcionamiento, tamao, nmero de componentes, etc. Lo que tienen
4

CASHIN J.,LEVY J., Y NEUWIRTH P. Manual de Auditora 2. Biblioteca Master Centrum. Grupo Editorial Ocano.
1987.
ROBERTSON JACK, AUDITING, Bussiness Publications, Inc., Dallas 1979, p.191.

19

en comn las instituciones que aspiran a contar con unos planes de

organizacin satisfactorios podra definirse mediante dos objetivos:
1. Independencia de la organizacin: separacin adecuada de las
funciones operacionales, de custodia, contabilidad y auditora
interna.
2. Lneas de responsabilidad: definiciones inequvocas de las
responsabilidades, de acuerdo con las normas y procedimientos
globales establecidos por la direccin.

Sistema de procedimientos de autorizacin y de registro: Que permitan

la revisin y autorizacin de todas las transacciones antes de que stas
queden registradas en los libros de contabilidad de la empresa. El
catlogo de cuentas y el manual de contabilidad constituyen tambin
unos componentes esenciales del sistema.

Prcticas de sondeo: e incluye la divisin de obligaciones o

competencias y el sistema de procedimientos de autorizacin y registro.

Calidad del personal: Indudablemente las caractersticas anteriores no

pueden resultar eficaces a no ser que los altos cargos y empleados
clave de la empresa sean competentes para cumplir con sus
obligaciones de manera eficaz.

Sistema Fiable: Un auditor debe realizar las pruebas objetivas de los

controles importantes en los que pretende basarse para determinar si el
sistema, en efecto, funciona eficazmente tal y como se haba previsto.
Por otra parte, la efectividad del control interno se da cuando existe el
compromiso de los integrantes de la administracin en ser promotores
de un ambiente de control.
La actitud optimista de la administracin hacia el cumplimiento de
normas, reglas y procedimientos, y de no aceptar riesgos y cambios
continuos de responsables, indicar que existe un buen control.
El registrar las operaciones de acuerdo a principios de contabilidad, a la
aceptacin de ajustes y mostrar en los estados financieros de la

20

organizacin cifras razonables, indica un sistema de control interno

congruente con los objetivos de la entidad.
La aceptacin de mejores prcticas en la organizacin indicar la
promocin constante de un buen control para ser ms eficaz y eficiente
y por ende, la correcta evaluacin y seguimiento de los logros
alcanzados.
Una adecuada estructura de organizacin y de administracin debe
proporcionar una base efectiva para la planeacin, ejecucin y control
de las operaciones y de la emisin de la informacin.
Los mtodos que normalmente se emplean para definir los objetivos
especficos del control que permitan alcanzar metas, son:

Por ciclos financieros: se agrupan los controles por el conjunto de

actividades que llevan a un fin en s mismo, ejemplo: manejo eficiente
del flujo de efectivo.

BANCOS
CAJA

MULTAS

INVERSIONES

INTERESES

DERECHOS

APROVECH
AMIENTOS

IMPUESTOS

INTERESES

CICLODE
INGRESOS

SERVICIOS
PERSONALES.
APLICACIN

INVERSIONES
FISICAS.
SERVICIOSA
CORTO
PLAZO

PRODUCTOS
DIVERSOS
PAGOS
ANTICIPADOS

21

Por sistemas: esto sera la agrupacin en funcin a elementos distintos,

pero que deben trabajar en una misma funcin, como pueden ser
adquisiciones, cuentas por pagar, etc.

REQUISICIN
DECOMPRA
AUTORIZACIN
DELACOMPRA
CONCURSOS
COTIZACIN
DEPRECIOS

ORDENDE
COMPRA

COMPRAS
GENERALES

RECEPCIN
DEMATERIAL

CICLODE
COMPRAS

CUENTASPOR
PAGAR

PLANDE
COMPRAS.

COMPRASDE
EMERGENCIA

22

Por reas funcionales: se agrupan los mtodos de control dependiendo

del departamento como
Administracin, etc.

puede

ser

Tesorera,

Obras

Pblicas,

SEGUROS,INMUEBLES,
EQUIPOS,OTROS.
SERVICIOS
PERSONALESY
OTROS

CICLODE
TESORERA

RECAUDACION.

INVERIONES
TEMPORALES

CAJAGENERAL

23

El enfoque por ciclos es uno de los ms utilizados, ya que se puede

emplear para definir los objetivos especficos del control de manera
sencilla y lgica este enfoque es el que desarrollaremos en la presente
gua.

3.4 Controles Administrativos

3.4.1 El Presupuesto
El plan de la organizacin debe estar soportado por un presupuesto, en
trminos monetarios y en tiempos definidos para que se cumplan los
objetivos que tenga correspondencia con las reas de la organizacin
y por ende, permita que la autoridad se delegue sin prdida de control.
Se ha considerado que el presupuesto es el instrumento ideal para lograr
el control.

3.4.2 Medios soporte del Presupuesto

Existen muchos dispositivos de control tradicional que son soporte de
los presupuestos. Entre los ms importantes, destacan:
Datos estadsticos: El anlisis estadstico, ya sea de naturaleza histrica o
de proyeccin, es importantes para el control. Una manera amigable
de presentar los datos estadsticos es en forma de grfica o cuadros, ya
que se aprecian mejor las tendencias y relaciones.
Informes y anlisis especiales: Los informes relativos a recaudacin,
catastro, mercados, uso de suelo, consumo de agua, etc. y los
especiales sobre contribuyentes morosos, tenencia de tierra, etc., son
importantes para el control.
Observacin de campo y administrativa: Nunca debe pasarse por alto
la importancia del control a travs de la observacin personal. Es
sorprendente la cantidad de informacin que se puede obtener de un
recorrido ocasional por el municipio y las oficinas.

24

3.5 Principios del Control Interno

Para lograr sus objetivos, el control interno debe disearse en funcin de
los siguientes principios: 6

Aprobacin: que implica que todas las operaciones deben realizarse de

acuerdo con la aceptacin expresa de la autoridad competente.

Racionalizacin: supone que todas las transacciones deben realizarse

de la manera ms econmica y en las mejores condiciones.

Procesamiento y Registro de Transacciones: requiere que todas las

operaciones se registren para permitir la preparacin de reportes, de
conformidad con criterios aplicables a dichos reportes y para mantener
en archivos apropiados datos relativos a los activos en custodia.

Clasificacin

y Documentacin: todas las operaciones deben

clasificarse correctamente, documentndose con toda claridad y que
est disponible en todo momento la informacin.
Custodia y Salvaguarda: implica que el acceso a los activos slo debe
permitirse con autorizacin de la administracin.

Verificacin, Conciliacin y Evaluacin: supone que los datos relativos a

las operaciones, la contabilidad y los procedimientos administrativos,
deben compararse y examinarse a intervalos razonables y tomarse las
medidas apropiadas respecto de las diferencias que existan.

Sistemas Integrales de Instructivos para las Tesoreras. Gobierno del Estado de Mxico. 1990

25

26

4. EL CONTROL INTERNO EN EL MBITO MUNICIPAL

4.1 La Hacienda Pblica Municipal

Es conveniente cuando mencionamos el concepto de hacienda
pblica y su control, tener en consideracin algunos puntos de carcter
normativo :

Los Municipios administrarn libremente su hacienda.

Se formar de los rendimientos de los bienes que les

pertenezcan de las contribuciones y otros ingresos que las
legislaturas establezcan a su favor.

Los presupuestos de egresos sern aprobados

Ayuntamientos con base en sus ingresos disponibles.

por

los

4.2 El Control Interno Municipal

El control interno municipal tiene una actividad mltiple y de gran
responsabilidad, que le permite dirigir sus esfuerzos para que se cumplan
con eficiencia, eficacia y economa las tareas encomendadas al
Ayuntamiento.
El control interno municipal lo definiremos como: el plan que nos

permite, conocer y estudiar el manejo de la hacienda pblica y su

patrimonio, analizar la estructura organizacional del municipio estudiar y
evaluar: las operaciones sustantivas la puesta en marcha de las
acciones de modernizacin y desarrollo administrativo implantadas que
permitan determinar el grado de cumplimiento de los objetivos, metas y
prioridades propuestas e identificar fuerzas y debilidades en el desarrollo
de las operaciones, de conformidad con las normas establecidas. 7
De igual manera, el Lic. Juan Carlos Enrquez Reyes y el Mayor y Lic.
Fausto Abraham Valverde Muoz, en la Conferencia sobre Control
Interno Municipal, lo definen como: el plan de organizacin, mtodos y
7

Sistemas Integrales de Instructivos para las tesoreras. Gobierno del estado de Mxico. 1990

27

procedimientos que se adoptan en forma coordinada, para

salvaguardar los activos, verificar la razonabilidad de la informacin
financiera, promover la eficiencia operacional y provocar la adherencia
a las polticas prescritas por la administracin.
Es evidente que la funcin de control interno municipal recae en las
contraloras municipales. Sin embargo, debemos tener en cuenta que es
necesario que sus integrantes tengan talento o sean eficientes para
lograr sus objetivos internos y externos, que tengan la capacidad
suficiente para realizar sus tares con eficacia y que realicen sus
actividades en forma sencilla, para inculcar el sentido de economa en
los Ayuntamientos.
La contralora municipal deber convertirse en el asesor de las distintas
reas que integran la administracin, y no que stas la vean como el
rgano fiscalizador que nicamente busca errores para aplicar
sanciones.

4.3 Sustento Jurdico del Control Interno Municipal

El Artculo 129 de la Constitucin Poltica del Estado Libre y Soberano de
Mxico, plasma el fundamento jurdico del control interno municipal:
Los recursos econmicos de que dispongan los poderes pblicos del
Estado y los Ayuntamientos de los Municipios, as como sus organismos
auxiliares y fideicomisos pblicos, se administrarn con eficiencia,
eficacia y honradez, para cumplir con los objetivos y programas a los
que estn destinados.
Las adquisiciones, arrendamientos y enajenaciones de todo tipo de
bienes, la prestacin de servicios de cualquier naturaleza y la
contratacin de obra, se llevarn a cabo y se adjudicarn por medio
de licitaciones pblicas, mediante convocatoria pblica, para que se
presenten propuestas en sobre cerrado, que ser abierto pblicamente,
a fin de asegurar al Gobierno del Estado y a los Municipios, las mejores
condiciones disponibles en cuanto a precio, calidad, financiamiento,
oportunidad y dems circunstancias pertinentes.

28

Las licitaciones a que hace referencia el prrafo anterior sern idneas

para asegurar dichas condiciones, y las leyes establecern las bases,
procedimientos, reglas, requisitos y dems elementos para acreditar la
economa, eficacia, eficiencia, imparcialidad y honradez que aseguren
las mejores condiciones para el Estado y los Municipios.
El manejo de los recursos econmicos estatales y municipales se
sujetarn a las bases de este artculo.
Todos los pagos que efecte el gobierno se harn mediante orden
escrita en las que se expresar la partida del presupuesto a cargo de la
cual se hacen stos.
La Contadura General de Glosa del H. Poder Legislativo, la Secretara
de la Contralora del Estado y las contraloras de los Ayuntamientos,
vigilarn el cumplimiento de lo dispuesto en este ttulo, conforme a su
respectiva competencia.

4.4 Objetivos del Control Interno Municipal

Los principales objetivos de control interno en el mbito municipal, son:
Jurdico: Proteger la hacienda pblica y su patrimonio mediante la
correcta aplicacin de leyes y disposiciones reglamentarias.
Gestin: Determinar el grado de cumplimiento de los objetivos, metas y
prioridades propuestas e identificar fuerzas y debilidades en el desarrollo
de las operaciones.
Administrativo: Ejecutar las actividades de acuerdo a manuales,
reglamentos, normas y procedimientos .
Contable: Rendir cuentas de acuerdo a principios de contabilidad y de
conformidad a los sistemas de contabilidad establecidos.
Fsico y Financiero: Establecer ndices que permitan conocer la
efectividad del gasto realizado en obras y servicios y su impacto en la
comunidad.
29

De lo anterior, se desprenden los siguientes objetivos especficos:

Dotar a la institucin municipal de un instrumento eficaz que

vigile y evale los ingresos, gastos, recursos y obligaciones del
municipio, con objeto de que su administracin se efecte con
estricto apego a las leyes y dentro de los parmetros de
economa, eficiencia, eficacia y honradez.

Lograr que los recursos destinados a los municipios, se optimicen

mediante su integracin en un solo instrumento de los
Ayuntamientos, bajo polticas, normas y directrices comunes.

Permitir que mediante el control ms eficiente de la

administracin pblica municipal se coadyuve al crecimiento y
desarrollo de la economa nacional.

Promover que la vigilancia, supervisin, evaluacin y control que

se desarrolle, se constituya en medio preventivo para evitar la
corrupcin dentro de la administracin pblica municipal,
llevando as a la prctica los conceptos de renovacin moral
requeridos por el pas.

Velar por que a travs de los ms modernos conceptos sobre el

control administrativo se abandonen caducos sistemas de
vigilancia y control tan parciales como superfluos, orientndose
de una mejor manera al cuidado de programas prioritarios, de
proyectos estratgicos y de sectores vitales, en detrimento de la
atencin que en esencia corresponde a toda la funcin pblica.

Adicionalmente, el Instituto Hacendario del Estado de Mxico elabor la

Gua Tcnica de Control Interno para las Tesoreras Municipales, con el
fin de que stas desarrollen mejor sus funciones en cuanto a:

Planear, organizar y coordinar la funcin de control,

Auditar los ingresos ordinarios, extraordinarios y prstamos

asimismo el ejercicio del gasto pblico municipal y su
congruencia presupuestal,

30

Practicar auditoras especiales, de control de gestin y de

fondos y valores,

Revisar, inspeccionar e intervenir en las obras pblicas y

adquisiciones respecto al cumplimiento de las leyes y normas,

Evaluar el manejo y aplicacin de recursos federales, transferidos

o coordinados,

Evaluar los resultados de los programas y acciones del gobierno

municipal, y

Vigilar y evaluar la eficiencia y honestidad de los servidores

pblicos.

31

32

5. EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO MUNICIPAL

5.1 Contenido de un Sistema de Control Interno Municipal

El Sistema de Control Interno Municipal que propone el Instituto
Hacendario a las Tesoreras Municipales, est integrado por 5 lneas de
accin o estrategias generales:
5.1.1
5.1.2
5.1.3
5.1.4
5.1.5

Obtencin de los Recursos Financieros

Ejercicio del Gasto Pblico Municipal
Operacin del Control Interno
Generacin de Informacin Financiera
EntregaRecepcin (Al Cierre)

Enseguida presentamos el contenido mnimo de un Sistema de Control

Interno Municipales, con el propsito de que sirva de base a los
municipios, para que en funcin de sus necesidades, elaboren sus
propios sistemas.

Sistema de Control Interno

5.1.1 Obtencin de los Recursos Financieros
5.1.1.1 Recaudacin de Recursos Financieros

Objetivo
Percibir el pago de tributos de manera gil y transparente de todos los
contribuyentes que en forma voluntaria acuden a las oficinas y evitar
lejana de las oficinas recaudadoras, lentitud en los trmites, falta de
informacin oportuna, y malos tratos por parte de los servidores
pblicos.

Aprobacin
Las tarifas para el cobro de impuestos, derechos, productos,
aprovechamientos y dems ingresos que genere el municipio, deben
33

corresponder a las sealadas en la Ley de Hacienda Municipal deber

existir el acuerdo de Cabildo que autorice los subsidios, disminuciones o
incrementos a las tarifas sealadas por la ley as como las razones que
motivaron estas circunstancias.
Los ajustes a las liquidaciones deben ser autorizados por una persona
ajena a quien determin el monto a cubrir y deber anotarse el ajuste
en el recibo de ingresos correspondiente.
Deber generarse una liquidacin, la cual ser autorizada antes de que
se realice cualquier cobro.
Los procedimientos del ciclo de los ingresos debern ser autorizados por
las reas responsables de emitir manuales y ratificados por el rgano
con la aceptacin del rea responsable de la operacin y cumplirse
de manera irrestricta.
Para el cobro de ingresos concordados deber mediar un acta en la
que se seala y autoriza el monto a cobrar.

Procesamiento y Registro de Transacciones

Todos los ingresos por cobros debern registrarse mediante un recibo, y
en caso contrario debe justificar la falta de dicho recibo o deber existir
un acta circunstanciada.
Debe controlarse e identificarse el efectivo cobrado desde su recepcin
hasta su depsito diariamente.
Los recibos de cobro deben:

Prepararse correcta y oportunamente en base a las

liquidaciones efectuadas y contabilizarse en el corte de caja , en
el diario o pliza de ingresos segn sea el caso.

Describir la informacin necesaria para determinar el monto

recaudado por los diferentes conceptos de recaudacin.

34

En sistemas automatizados la computadora generar el recibo

de ingresos y su acumulacin por conceptos.

5.1.1.2 Aplicacin del Procedimiento Administrativo de Ejecucin

Objetivo
Instaurar las medidas de carcter administrativo o iniciar los
procedimientos judiciales de cobro coactivo, hasta que se logre el
ingreso del adeudo en la caja de la Tesorera.

Aprobacin
Los mandamientos de ejecucin, notificaciones, embargos, subastas,
etc. debern ser autorizados por el Tesorero Municipal o en su defecto
se deber sealar la habilitacin por acuerdo suscrito por ste. Las
cancelaciones en los procedimientos instaurados sern autorizados por
el titular del rea de Cobranza.
El Sndico municipal autorizar los procedimientos de remate de bienes.
nicamente procedern los descuentos cuando se haya instaurado el
Procedimiento Administrativo de Ejecucin, y si esta cancelacin est
autorizada por el Presidente Municipal.
Se determinar la eficacia de la Unidad de Cobranza verificando el
porcentaje de crditos recuperados por la va coactiva. Por otra parte
el procedimiento para el pago de los notificadores y ejecutores debe
ser claro y preciso a fin de evitar sanciones administrativas.
Por muestreo se verificarn los actos cancelados directamente en
campo.

Procesamiento y Registro de Transacciones

El Procedimiento Administrativo de Ejecucin iniciar con la notificacin
del adeudo correspondiente.

35

Todas las notificaciones sern registradas en el libro correspondiente,

abrindose un expediente para cada contribuyente.
Despus de cada notificacin seguir una liquidacin y requerimiento
de pago, cuidando de cubrir las fechas que la ley seala.
No se realizar ningn acto de autoridad fiscal si no media el
mandamiento de ejecucin y deber cumplirse con todos los
procedimientos a fin de evitar su anulacin.
Si pasados los plazos que la ley seala no se cumple con el crdito,
deber en todos los casos, iniciarse el embargo.
Existir un registro de fechas en el que se vayan registrando los plazos
que la ley seala.
La conclusin del procedimiento si no se cubre el pago, ser con el
remate de los bienes.

Clasificacin y Documentacin
Cada etapa del procedimiento deber estar perfectamente estipulada.
Existir un registro del procedimiento por etapa del proceso y por
contribuyente.

Verificacin, Conciliacin y Evaluacin

Peridicamente se verificarn los expedientes de los procedimientos
administrativos instrumentados, en cuanto a etapas realizadas, fechas
de las mismas, etc.
5.1.1.3 Fiscalizacin del Cumplimiento de Obligaciones

Objetivo
Comprobar el cumplimiento de las obligaciones de los contribuyentes
para disminuir la brecha de inobservancia e incrementar la
recaudacin.

36

Aprobacin
Deber llevarse el registro de todos los contribuyentes que paguen al
municipio. Este control podr ser de manera manual mediante tarjetas o
en forma automatizada, el cual se autorizar por el Tesorero Municipal.
Todas las altas, bajas o modificaciones al padrn de contribuyentes
sern autorizadas por un rgano ajeno a la unidad de fiscalizacin.
Cuando se determine la realizacin de visitas de inspeccin para
comprobar si se est cumpliendo con las obligaciones tributarias, stas
debern ser autorizadas por el Tesorero Municipal mediante
mandamiento de ejecucin.
Los mandamientos debern estar foliados y su entrega se efectuar
mediante autorizacin expresa.

Procesamiento y Registro de Transacciones

Todas las altas, bajas y modificaciones al padrn de contribuyentes
debern estar autorizadas y se realizarn en forma inmediata .
La actualizacin de los pagos efectuados ser de manera permanente.
El padrn de contribuyentes deber contener todos los datos necesarios
para identificar a los contribuyentes: nombre, domicilio, clave, etc.
Las verificaciones que se realizan en campo siempre generan un
producto, el cual ser asentado en el padrn.
El registro de contribuyentes ser comn para todos los impuestos y
derechos municipales.
Las formas de liquidacin alimentarn la informacin del padrn de
contribuyentes.
Las verificaciones en campo sern prcticas cotidianas y de ellas se
generarn incluso los padrones, cuando stos no existan o no sean
confiables.
37

Clasificacin y Documentacin
Las liquidaciones, altas, bajas y cambios sern clasificadas segn el tipo
de impuesto o derecho que se cubra, independientemente de ello, se
tendr un registro nico de contribuyentes.
Los padrones se clasificarn por tipo de impuestos o derechos, pero
siempre existir la posibilidad de cruce de informacin.

Verificacin, Conciliacin y Evaluacin

El padrn de contribuyentes por ramo se verificar peridicamente,
contra otros padrones y las diferencias se verificarn en campo.
Las liquidaciones, altas, bajas y cambios se verificarn en su totalidad
contra el padrn de contribuyentes.
De manera selectiva se verificarn los recibos de pago contra las
anotaciones de los padrones.
Regularmente se efectuarn barridos de campo para incorporar nuevos
contribuyentes y actualizar la informacin de los ya existentes.
Se cotejar la informacin de los padrones contra los procedimientos
instaurados para medir la efectividad de stos.

Custodia y Salvaguarda
No tendr acceso ninguna persona ajena a los padrones de
contribuyentes, solamente el personal autorizado y dejar constancia
de la labor realizada.
Las formas de altas, bajas y cambios a los padrones se manejarn como
formas valoradas, realizando corte de formas
y verificando su
aplicacin.
Las verificaciones en campo sern realizadas por personal debidamente
identificado.

38

5.1.2 Ejercicio del Gasto Pblico Municipal

5.1.2.1 Elaboracin del Proyecto de Presupuesto de Egresos

Objetivo
Mantener el ejercicio del gasto pblico atendiendo los principios de
legalidad, transparencia y racionalidad, a travs de acciones
responsables y coordinadas, para alcanzar de manera sistemtica la
asignacin racional de los recursos en la satisfaccin de las demandas
de la sociedad.

Aprobacin
El Presupuesto de Egresos del municipio debe corresponder
ntegramente a los propios objetivos, sealados en el Plan de Desarrollo
Municipal.
Los Presupuestos deben ser autorizados por el Cabildo Municipal,
concordando las demandas sociales contra la capacidad econmica
emanada del anteproyecto de Ley de Ingresos.
Los procedimientos debern fijarse con base a las disposiciones que
determine la Legislatura, el Cabildo, y la propia unidad responsable de
la elaboracin del presupuesto.
El Proyecto de Ley de Ingresos y el Plan de Desarrollo Municipal sern
autorizados por la Legislatura del Estado y por el propio Cabildo.

Procesamiento y Registro de Transacciones

La informacin presupuestal deber ser clasificada, por lo menos en:
Objeto de Gasto, Unidades Administrativas y Programas.
La presentacin de los reportes del presupuesto seguir los lineamientos
de la Contadura General de Glosa del H. Poder Legislativo y el propio
Ejecutivo Municipal.

39

Las modificaciones al presupuesto deben ser rpidamente identificadas,

reportadas y autorizadas con el protocolo que para el caso seale el
reglamento correspondiente.
Los presupuestos aprobados deben incorporarse a los registros y
comunicarse con oportunidad a todas las reas.

Clasificacin y Documentacin
El presupuesto invariablemente debe incorporarse a los informes de la
cuenta pblica.
Todos los informes y reportes del presupuesto debern contener
informacin programtica y administrativa.
El registro del avance presupuestal se asentar en los Estados
Comparativos Presupuestales.
El avance de los programas se registrar en la Relacin de Egresos.

Verificacin, Conciliacin y Evaluacin

El presupuesto y su ejecucin deber corresponder a las plizas
generadas por la contabilidad.
El presupuesto deber corresponder de manera importante con el Plan
de Desarrollo Municipal y los programas que en l se registren.

Custodia y Salvaguarda
El acceso a las formas, registros y procedimientos, as como las reas
donde se aplican solo se permitir al personal autorizado.

40

5.1.2.2 Aplicacin del Presupuesto de Egresos

Objetivo
Coadyuvar con la administracin para suministrar racionalmente en
tiempo y forma, los recursos necesarios para el cumplimiento de los
programas municipales.

Aprobacin
Los egresos deben autorizarse de acuerdo al Reglamento de
Presupuesto, Contabilidad y Gasto Pblico as como de todas las
disposiciones que sobre el particular se den.
Los ajustes a los egresos solo procedern mediante autorizaciones del
Ayuntamiento a peticin del Presidente Municipal.
Debern existir por escrito los procedimientos para efectuar egresos.

Racionalizacin
Los resultados de las transacciones de egresos deben estar en
concordancia con los programas y presupuestos.
Los egresos deben
eficientemente.

realizarse

al

costo

mnimo

administrarse

Los procedimientos para registrar, reconocer y efectuar los egresos y las

transacciones relativas deben ser acordes a la contabilidad
gubernamental.

Procesamiento y Registro de Transacciones

Es conveniente establecer un programa de pagos de comn acuerdo
con el rea responsable del manejo del presupuesto en caso de que no
se cuente con ello, la Tesorera Municipal establecer un programa de
pagos conforme a la disponibilidad financiera.

41

Slo debe aprobarse el registro de aquellos egresos que renan los

requisitos legales establecidos en el reglamento y en la legislacin
correspondiente.
Los egresos deben registrarse de manera gil y sealando claramente el
destino del gasto.
Los montos de los bienes y servicios recibidos de proveedores se deben
determinar, clasificar y asentar cuando se conozcan y los adeudos, en
su caso, deben registrase como pasivos.
La Tesorera Municipal deber conocer a fin de ao, los pasivos
pendientes de pago que existan a fin de liquidarlos antes de la
presentacin de la cuenta pblica.
Cada salida de efectivo debe estar fundada en un pasivo reconocido o
en un bien devengado, debe haberse preparado y procesado
adecuadamente
y
contar
con
todas
las
autorizaciones
correspondientes.
Tanto los gastos como las salidas en efectivo y los ajustes
correspondientes se deben clasificar, integrar y registrar correctamente.
Los pasivos incurridos, los gastos en efectivo y los ajustes relacionados
con stos deben ser aplicados correctamente de conformidad al
Manual de Contabilidad.
El Tesorero vigilar que se elaboren las formas llamadas cheque
acuerdopliza y se presenten acompaados de los documentos
justificantes para su autorizacin en caso de que sean ms de uno,
deber agregarse la sumatoria correspondiente.
Todos los pagos debern hacerse con cheque nominativo y en su caso
para abono en cuenta del beneficiario, excepto aquellas erogaciones
denominadas menores.
Para el pago de gastos menores deber establecerse un fondo fijo, a
cargo de una persona quien ser responsable absoluta del mismo.

42

Las transacciones relativas a montos que se adeudan a proveedores,

pagos en efectivo y los ajustes relativos a estas operaciones, se deben
preparar peridicamente a fin de que se registren oportunamente.
Los egresos deben ser integrados y clasificados de acuerdo al catlogo
de cuentas por objeto del gasto, por unidades administrativas y por
programas.

Verificacin, Conciliacin y Evaluacin

Los comprobantes de egresos se verificarn contra el chequepliza
acuerdo, stos a su vez se cotejarn contra la relacin de egresos y la
hoja de trabajo.
Los estados comparativos del presupuesto y los cortes de caja, debern
verificarse peridicamente.
Sern los propios municipios los que debern revisar que los documentos
que amparen los egresos, renan los requisitos legales.

Custodia y Salvaguarda
El acceso a los registros de egresos y a las reas de procesamiento, se
deben permitir solamente a quien formalmente se le autorice para ello.
Los documentos soporte de las operaciones debern tener constancia
de firmas, sellos de recibido, pagado y autorizado a efecto de que no
puedan utilizarse en segunda ocasin y se verifique que se cumpli con
los procedimientos administrativos aprobados.
Los comprobantes originales de los egresos sern turnados a la
Contadura General de Glosa del H. Poder Legislativo.

43

5.1.3 Operacin del Control Interno

5.1.3.1 Procedimientos de Control Interno

Objetivo
Regular de manera oportuna y precisa los diferentes procesos y
actividades que ejercen las tesoreras municipales.
5.1.3.2 Nminas

Aprobacin
Los servidores pblicos deben contratarse de acuerdo con las polticas
establecidas por la Administracin Pblica, Estatal y Municipal para los
empleados numerarios, supernumerarios y eventuales.
Los tipos de percepcin y las deducciones de nmina deben autorizarse
con arreglo a las polticas establecidas por la administracin pblica
municipal, apegndose a los lineamientos que seala el Estado.
Las aplicaciones a cuentas y los desembolsos de efectivo a cuenta de
los servidores pblicos, pagos anticipados y pasivos acumulados, deben
autorizarse por el ejecutivo municipal, sealando las razones que los
motivaron.
Los pagos de nminas deben efectuarse apegndose a los lineamientos
que para tal efecto seale el Ayuntamiento, sin que stos contravengan
los sealamientos que el gobierno estatal ha sealado.

Racionalizacin
Los resultados del proceso de nmina deben estar en concordancia
con las normas de austeridad y racionalidad del gasto, sealadas en el
presupuesto de egresos as como con los planes y polticas de la
Administracin Pblica Municipal.
Los procesos de nmina deben realizarse de manera econmica y
racional.
44

Los procedimientos empleados para el manejo de las nminas deben

ser econmicos y eficientes.

Procesamiento y Registro de Transacciones

Los montos adeudados a los servidores pblicos deben calcularse de
manera correcta y de conformidad a ley y registrarse como pasivo en
forma oportuna.
Los pagos relacionados con la nmina deben basarse en un pasivo
reconocido y prepararse con exactitud.
Los importes adeudados a los servidores pblicos deben concentrarse
oportunamente en la tesorera. Los pagos efectuados a los servidores
pblicos y los ajustes incurridos deben aplicarse de conformidad a los
procedimientos establecidos.

Clasificacin y Documentacin
Las aplicaciones contables de la nmina deben concentrar y clasificar
las transacciones de acuerdo con las polticas establecidas por la
Contadura General de Glosa del H. Poder Legislativo.

Custodia y Salvaguarda
El acceso a los registros del personal, nmina, formas, cheques y reas
de proceso debe permitirse nicamente al personal autorizado, a fin de
evitar el manejo inadecuado de la documentacin o su desaparicin.
Las nminas y listas de raya deben ser preparadas por personal que no
participe en el pago ni en la contabilidad de las mismas.
Los sueldo no reclamados debern ser entregados de inmediato a la
Tesorera para ser acreditados a la cuenta sueldos por pagar.
Para el clculo de los das laborados se utilizar de preferencia tarjetas y
reloj de asistencia o en defecto listas de asistencia firmadas.

Verificacin, Conciliacin y Evaluacin

45

Los saldos registrados en cuentas de nminas y las transacciones

relativas se deben verificar, conciliar y evaluar en forma peridica
contra los costos de operacin.
5.1.3.3 Adquisicin de bienes y servicios

Aprobacin
Los proveedores deben registrarse en el padrn de proveedores del
municipio, no autorizndose facturas y proveedores no inscritos, salvo en
adquisiciones espordicas.
El precio y las condiciones de los bienes, mercancas y servicios que han
de proporcionar los proveedores se deben autorizar en el comit de
compras instruido para tal fin.
Las distribuciones de cuentas, los pagos en efectivo y las cuentas de
proveedores, de pagos anticipados y de pasivos acumulados deben
autorizarse cuando existan argumentos slidos que los justifiquen, los
cuales estarn por escrito.
Todos los pagos por concepto de bienes y servicios recibidos, deben
efectuarse de conformidad con las polticas establecidas en el
reglamento interior.
Los procedimientos del ciclo de adquisiciones deben estar de acuerdo
con los que seala la Ley de Adquisiciones y los procedimientos que
utiliza el Gobierno del Estado.

Racionalizacin
Los procedimientos empleados para la adquisicin de bienes y servicios
deben ser econmicos y racionales.
Las operaciones y transacciones para adquirir bienes y servicios deben
realizarse de acuerdo a las leyes, la normatividad, la racionalizacin del
gasto y de las operaciones y las polticas y planes de Administracin
Pblica Estatal o Municipal.

46

Las adquisiciones deben llevarse a cabo en forma econmica,

oportuna y racional.

Procesamiento y Registro de Transacciones

Slo deben aprobarse aquellos pedidos que se refieran a bienes o
servicios cuya adquisicin se encuentre plenamente justificada.
Slo deben aceptarse bienes y servicios que se hayan solicitado.
Los bienes y servicios recibidos deben reportarse con exactitud y en
forma oportuna.
Los montos que se adeudan a proveedores por bienes y servicios
recibidos, as como la distribucin de dichos adeudos en la
contabilidad, deben calcularse con exactitud y registrarse como pasivo
en tiempo y de conformidad a la normatividad aplicable.

Clasificacin y Documentacin
Los pagos y los ajustes relativos a las adquisiciones se deben clasificar y
concentrar correcta y oportunamente, informando sobre la afectacin
presupuestal correspondiente de acuerdo con la normatividad
aplicable.
Los pasivos incurridos, los pagos efectuados y los ajustes relativos, deben
aplicarse correcta y oportunamente en las subcuentas de cada
proveedor.
Deben prepararse en cada periodo contable, asientos de contabilidad
por los pagos efectuados .
Los asientos de contabilidad correspondientes a las adquisiciones deben
concentrar y clasificar las transacciones de acuerdo con las
disposiciones establecidas por la administracin pblica estatal y
municipal.

47

Custodia y Salvaguarda
El acceso a los registros de adquisiciones (recepcin y pago), y formas
utilizadas, slo debe permitirse a los servidores pblicos que estn
autorizados para tal efecto.
Se debe de realizar pruebas de circularizacin y conciliarse en forma
peridica los saldos de las cuentas.
5.1.3.4 Construcciones y obras

Aprobacin
Las construcciones y obras deben estar contempladas en el Plan de
Desarrollo Municipal y aprobadas en el presupuesto y debern ser
autorizadas mediante los concursos correspondientes en caso de ser
obras por contrato o a los presupuestos en caso de ser obras por
administracin.
Las especificaciones de los proyectos de construccin deben ser
autorizadas por la unidad responsable de la obra y su cuantificacin
monetaria autorizada por el rea del presupuesto.
Los procedimientos para las obras por administracin, de construcciones
y obras deben realizarse conforme la normatividad establecida en la
Ley de Obras Pblicas del Estado de Mxico.

48

Racionalizacin
La obra ejecutada debe cumplir las especificaciones sealadas en el
proyecto aprobado respectivo.
Se deben determinar previamente los procedimientos para el control,
como son: los nmeros generadores de obra, los reportes de avance y
estimacin de los proyectos de construccin o de obra y tambin
observar el avance fsico financiero.

Procesamiento y Registro de Transacciones

Los recursos utilizados en cada proyecto de construccin o de obra se
deben reportar correcta y oportunamente.
Los resultados de las actividades de los proyectos se deben reportar
correcta y oportunamente.
La valuacin de los recursos utilizados y su distribucin en la contabilidad
deben ser registradas correcta y oportunamente.

Clasificacin y Documentacin
Los costos incurridos en cada proyecto se deben clasificar por
programa, obra y unidad administrativa.
Los costos incurridos deben aplicarse correctamente en los registros de
obras por cada una de ellas y tener un anlisis pormenorizado de
aquellas que estn en proceso al cierre del ao.

Custodia y Salvaguarda
El acceso a los materiales de un proyecto por obra por administracin
debe restringirse a las personas previamente autorizadas.

49

El acceso a los registros, formatos, reas de construccin y

procedimientos de los proyectos debe permitirse solamente a las
personas previamente autorizadas.

Verificacin, Conciliacin y Evaluacin

Las condiciones en que se van a realizar los proyectos se deben
comprobar y evaluar su viabilidad antes de ser autorizados.
El avance de los proyectos debe reportarse semanalmente en todos los
casos.
5.1.3.5 Subsidios, concesiones, transferencias y apoyos

Aprobacin
Los requisitos de solicitud de subsidios, concesiones, transferencias y
apoyos deben ser autorizados de acuerdo con los lineamientos que
para el efecto seale el ejecutivo municipal.
El proceso de solicitud de subsidios, concesiones, transferencias y
apoyos debe ser establecido y sostenido por la Tesorera Municipal de
comn acuerdo con las necesidades planteadas y su viabilidad.
Los procedimientos para la ejecucin, control y reporte de operaciones
de subsidios, concesiones, transferencias y apoyos deben ser
autorizados por el Tesorero en funcin de los lineamientos existentes.

Racionalizacin
El resultado del programa de subsidios, concesiones, transferencias y
apoyos debe ser congruente con el Plan de Desarrollo Municipal y los
programas anuales.
El resultado del programa de subsidios, concesiones, transferencias y
apoyos se deben lograr de una manera econmica y racional.

50

Los procedimientos empleados para la ejecucin, examen y reporte de

las operaciones de subsidios, concesiones, transferencias y apoyos
deben ser econmicos y racionales.

Procesamiento y Registro de Transacciones

Los requisitos para la solicitud de subsidios, concesiones, transferencias y
apoyos deben autorizarse de acuerdo con la normatividad aplicable.
Los recursos utilizados en el proceso (recursos humanos, materiales, etc.)
deben ser veraces y oportunamente reportados.
Los resultados de aplicacin de subsidios, concesiones, transferencias y
apoyos deben ser correcta y puntualmente reportados.
Deben establecerse y mantenerse registros y comprobacin de
subsidios, concesiones, transferencias y apoyos que permitan conocer
los recursos utilizados y los resultados del programa.

Clasificacin de Transacciones
Los subsidios, concesiones, transferencias y apoyos deben ser totalizados
y clasificados en el captulo de transferencias y soportados en forma
analtica.
Los reportes por concepto de subsidios, concesiones, transferencias y
apoyos se deben preparar correcta y puntualmente sobre bases
consistentes que presenten la informacin de la manera ms
adecuada.

Verificacin, Conciliacin y Evaluacin

El registro de datos respecto a subsidios, concesiones, transferencias y
apoyos se debe comprobar y evaluar peridicamente contra lo
recibido.
La distribucin de subsidios, concesiones, transferencias y apoyos debe
examinarse y evaluarse peridicamente contra los programas .

51

Los registros de aplicacin de los subsidios, concesiones, transferencias y

apoyos deben comprobarse y evaluarse peridicamente contra lo
realizado .
5.1.3.6 Otorgamiento de crditos y prstamos

Aprobacin
Los deudores y los tipos de crditos se deben autorizar de manera
excepcional por el ejecutivo municipal de conformidad con las normas
y polticas establecidas en la materia.
Las afectaciones a las cuentas de los deudores, los intereses y las
distribuciones en la contabilidad, deben autorizarse por el Tesorero
conforme a polticas especficas establecidas para el efecto.
Los procesos de otorgamiento y los procedimientos correspondientes se
deben establecer, ajustar y mantener por escrito y darles difusin.

Racionalizacin
Los resultados de los programas de otorgamiento
congruentes con las leyes, normas y polticas aplicables.

deben

ser

Los resultados de los programas relativos se deben alcanzar de la

manera ms racional posible.
Los procedimientos utilizados para examinar, procesar y reportar las
operaciones relacionadas con el otorgamientos de crditos y prstamos
deben ser econmicos y racionales.
Slo se deben aprobar las solicitudes para el otorgamientos de crditos
y prstamos que llenen los requisitos previstos.
El deudor debe firmar los documentos respectivos antes de que le sea
otorgado el crdito o prstamo y el otorgamiento debe registrarse de
inmediato y en forma correcta.

52

El cobro del principal y de sus intereses debe registrarse correctamente,

as como las dems comisiones y accesorios.
En su caso, los derechos por el aval debern registrarse en la
contabilidad antes de que pueda perderse o prescriban.
Los intereses y comisiones deben calcularse y registrase de inmediato y
en forma correcta.
Las afectaciones a las cuentas de los deudores, los intereses y las
distribuciones relativas en la contabilidad se deben clasificar, resumir y
registrar correctamente.
Las transacciones de otorgamiento y entrega deben registrase y
reportarse de manera oportuna.

Clasificacin y Documentacin
Los asientos por transacciones de otorgamiento de crditos y prstamos
se deben preparar sobre la base de un tiempo fijado de antemano y las
operaciones se deben clasificar y resumirse.

Custodia y Salvaguarda
Debe ser posible localizar y entrar en contacto con el aval, as como
custodiar adecuadamente sus documentos.
Peridicamente se revisar la antigedad de los adeudos hacindose
efectivos cuando hayan transcurrido los plazos estipulados.

Verificacin, Conciliacin y Evaluacin

Los saldos registrados por crditos o prstamos y las operaciones
relativas se deben verificar, conciliar, circularizar y evaluar
peridicamente.

53

5.1.3.7 Inventario de bienes muebles e inmuebles

Aprobacin
Debe realizarse el inventario municipal con una metodologa que sea
autorizada por el Secretario y Sndico Municipal.
Cada jefe de rea se har responsable de los bienes a l asignados,
mediante el resguardo correspondiente.
El inventario terminado ser autorizado por el Presidente Municipal,
Secretario y Sndico de Egresos.
La venta de bienes inmuebles requiere la autorizacin de la Legislatura y
la de los bienes muebles deber informarse a la Legislatura a travs de
la Contadura General de Glosa.
El Secretario autorizar peridicamente la verificacin fsica de cada
una las partidas que lo integran para aumentar los bienes que no
aparezcan en el inventario y dar de baja los que fsicamente no existen
se deber tener especial atencin sobre los faltantes.

Procesamiento y Registro de Transacciones

Los bienes muebles debern estar identificados con placas, o etiquetas
que tengan el mismo nmero, el cual aparecer en el inventario.
El importe total de los inventarios debe coincidir con los saldos que
aparezcan en los registros contables.
En la Cuenta Pblica Mensual deber incluirse una forma por cuenta
colectiva de Muebles e Inmuebles consignando el saldo anterior y
listando enseguida las adquisiciones o restando las enajenaciones o
bajas ocurridas en el mes que se reporta.

Custodia y Salvaguarda
El inventario de bienes muebles e inmuebles deber estar bajo custodia
del Secretario Municipal en lugar seguro.
54

La unidad de administracin conservar debidamente ordenadas y

aseguradas las copias de los resguardos.
Los originales de los resguardos los conservarn en lugar seguro los
propios jefes de rea responsables de los bienes.

Verificacin, Conciliacin y Evaluacin

Los bienes existentes debern corresponder a los relacionados en el
inventario en todo momento.
Todos los bienes debern contar con resguardo suscrito por el
responsable del rea en la que fsicamente se localiza el bien.
Todos los bienes muebles estarn identificados con una placa la cual
corresponder al resguardo y a la relacin de los bienes.
Todas las altas y bajas se registrarn en el inventario tan luego como
ocurran, verificndose que el procedimiento as lo contemple.
5.1.3.8 Almacenamiento de materiales y herramientas

Aprobacin
Todas las salidas de materiales y herramientas debern ser autorizadas
por los titulares de las reas demandantes , por el responsable del
almacn y deber existir el comprobante de recibido.
Una vez realizada la recepcin de materiales, dar motivo a la
autorizacin de la factura para el cobro de la misma.

Registro y Procesamiento de Transacciones

Todos los materiales y herramientas debern controlarse por medio de
tarjetas para cada tipo de artculo, en las que se anotar por fecha las
entradas y las salidas con su importe.
Las entradas al almacn estn comprobadas con informe del recibo de
los materiales y copias de las facturas.
55

Las salidas debern comprobarse con requisiciones numeradas,

debidamente autorizadas y haciendo mencin de su destino.
Las herramientas sern entregadas mediante resguardos, los cuales se
cancelarn cuando se reciban stas.
Peridicamente se realizarn inventarios fsicos para cotejarlos contra los
registros en libros.
La facturacin deber coincidir siempre contra lo recibido en
descripcin, calidad, cantidad, etc.
El estado de conservacin de los bienes se verificar de manera
peridica.

Custodia y Salvaguarda
Las instalaciones de los almacenes debern encontrarse totalmente
seguras, incluyendo los acondicionamientos que permitan la
conservacin de los bienes.
Los artculos debern estar debidamente estibados y ordenados
permitan su fcil localizacin.

que

El acceso a los almacenes estar permitido nicamente al personal

responsable del manejo de los mismos y por ningn motivo se permitir
el acceso a personal ajeno.
5.1.3.9 Control contable

Objetivo
Custodiar y dar origen al registro contable del flujo de efectivo del
Municipio, ingresando y asegurando los recursos y efectuando los pagos
correspondientes.
La funcin contable comprende todas aquellas operaciones y
actividades que permiten registrar en forma ordenada, completa y
detallada, los ingresos y egresos, para determinar la situacin financiera
56

del organismo en tal virtud se divide en dos etapas: Caja y Operacin o

Registro.
A continuacin se explicar el objetivo de las 2 etapas del control
contable as como los lineamientos que deben acatarse para cumplir
con los objetivos sealados.
5.1.3.10 Caja

Aprobacin
Suscribir el corte de caja diario amparando los ingresos y egresos con la
documentacin soporte.
Depositar diario el ingreso del da, autorizando las fichas de depsito e
identificando su origen.
Sellar o impostar los recibos de ingresos una vez que se hizo el cobro y
sellar o impostar las plizas de egresos, tan luego como se haya
entregado el cheque.

Registro y Procesamiento de Transacciones

Registrar la emisin de cheques manteniendo actualizado el Estado de
Cuenta Bancaria.
Se elaborarn recibos de ingresos por las participaciones, donativos,
aportaciones especiales, venta de bienes, etc. el mismo da que se
reciban, debiendo tambin depositarse inmediatamente.
Las liquidaciones diarias, acompaadas de las fichas de depsito, se
entregarn al departamento de contabilidad para su proceso.

Verificacin, Conciliacin y Evaluacin

Diario se verificar que el ingreso reportado en los recibos corresponda
al corte de caja y ste a la ficha de depsito.
Los cheques entregados debern corresponder a las plizas y stas
contener la documentacin que dio origen al pago.
57

Las personas que reciban los pagos, no deben encargarse de preparar

ni efectuar los depsitos bancarios y tampoco debern intervenir en la
contabilidad.
Los recibos de ingresos debern ser manejados por una sola persona,
quien ser responsable de ellos adems, mantendr actualizado un
inventario de los mismos.
Se deber ejercer un control estricto de: los anticipos a funcionarios y
empleados, deudores diversos, anticipos a contratistas, anticipos para
gastos y en general de todas aquellas cuentas que representen
propiedades del municipio con el fin de lograr su reembolso en las
fechas previstas y realizar los descuentos asimismo contabilizar a tiempo
los traspasos a cuentas permanentes.
El nico y absoluto responsable de la caja general del municipio es el
Tesorero, quin por ley deber caucionar su manejo.
Como medida de control y para seguridad del propio Tesorero, debern
efectuarse arqueos sorpresivos en nmero suficiente durante un periodo
determinado.
Los arqueos siempre debern ser comparados con los saldos que
aparezcan en los Estados Financieros, y de haber diferencias de
tomarn medidas adecuadas a fin de subsanarlas.
Los saldos de los Estados de Cuentas Bancarias debern ser conciliados
en cada mes con el saldo en libros. Las diferencias deben identificarse y
hacer un seguimiento para resolverlas lo ms pronto posible.
Tambin con los fondos fijos debern hacerse arqueos peridicamente y
sus resultados se cotejarn con el saldo que aparezca en el Estado de
Posicin Financiera.
Cualquier diferencia deber ser investigada y corregida de inmediato.

58

Custodia y Salvaguarda
La caja del Ayuntamiento deber estar totalmente aislada con
protecciones de todo tipo, debiendo existir una caja de seguridad y
prohibir la entrada absoluta a personal ajeno.
5.1.3.11 Operacin

Aprobacin
El sistema contable que utilice el municipio deber ser autorizado por el
rgano tcnico de la Legislatura.
Todas las operaciones
contablemente.

debern

ser

autorizadas

registrarse

Todas las transacciones de la entidad debern ser iniciadas por una

persona, terminadas por otra y autorizadas por una tercera.

Registro y Procesamiento de Transacciones

Los diarios de ingresos y las plizas de ingresos a partir de los
comprobantes fuente, sern revisados y registrados en la hoja de
distribucin de pliza.
Los acuerdoschequespliza sern elaborados en contabilidad por la
parte de la pliza, estos documentos estarn foliados y tendrn el mismo
control de las formas valoradas.
Una vez que las plizas de ingresos y de egresos se encuentren
debidamente elaboradas, se proceder a registrarlas en las hojas de
trabajo, en el estado de distribucin de plizas y de ah al Estado de
Posicin Financiera.

59

Las plizas de diario sern elaboradas exclusivamente por el rea

contable y en ellas se registrarn operaciones que no impliquen flujo de
recursos como pueden ser:

Financiamiento en los que se desee destacar el importe de los

intereses, comisiones y fechas de vencimiento.
Creacin de pasivo por crditos en cuentas abiertas.
Importe de materiales de almacn entregados para diferentes
obras en proceso.
Importe de formas valoradas que se hayan utilizado.
Enajenacin de activos, verificacin, conciliacin y evaluacin.

Debern realizarse las sumatorias de los diferentes Estados Financieros

para comprobar que se hayan efectuado correctamente los pases.
Las plizas debern corresponder contra
comprobatoria y que rena los requisitos legales.

las

documentacin

Los saldos de los estados financieros debern apoyarse en las existencias

fsicas reales.

Custodia y Salvaguarda
Deber protegerse el rea en la que se conserven la documentacin
comprobatoria.
El personal de contabilidad deber ser altamente calificado y de
probada honorabilidad.
5.1.3.12 Administracin de activos

Aprobacin
Las fuentes y orgenes de los activos y los pasivos relativos, en su caso,
debern autorizarse de conformidad con la normatividad y las polticas
de la Administracin Pblica Municipal.

60

Los montos, tiempos y condiciones de las transacciones con activos se

deben autorizar de acuerdo con la normatividad y las polticas de la
Administracin Pblica Municipal.
Los montos, tiempos y condiciones de las inversiones y utilizacin de
fondos, deben ser autorizados con arreglo a la normatividad y a las
polticas de la Administracin Pblica Municipal.
Las afectaciones a las cuentas de activos y de pasivos, en su caso,
deben ser autorizados de acuerdo con las polticas establecidas.
Los procedimientos administrativos relativos a activos y pasivos, se
deben establecer y mantener en concordancia con las polticas
establecidas.

Racionalizacin
Los resultados de la administracin de activos deben ser congruentes
con los planes, normas y polticas de la Administracin Pblica
Municipal.
Los resultados deben lograrse en forma econmica y racional.
Los procedimientos utilizados para crear, reconocer, reportar y registrar
las actividades y las transacciones relativas a activos debern ser
econmicos y eficientes.

Procedimiento y Registro de Transacciones

Deben aprobarse slo aquellos requerimientos para comprar o vender
activos que llenen los requisitos legales y los fijados por las polticas
administrativas.
Los activos adquiridos, y en su caso, los pasivos relativos deben ser
registrados correcta y rpidamente. Es conveniente establecer un
archivo separado de las adquisiciones de activos, facturas y sus bajas
Los retiros o disposiciones de activos por personas extraas al municipio,
en caso de ser autorizados sern registrados correcta y prontamente.
61

Las cantidades a favor o a cargo de deudores o acreedores y sus

distribuciones en la contabilidad, se deben calcular correctamente y
reconocerse rpidamente como activos o pasivos.

Clasificacin de Transacciones
Deben clasificarse, totalizarse y registrarse correcta y rpidamente los
montos adeudados a acreedores, as como las afectaciones a dichos
montos se deben clasificar, totalizar y registrar rpida y correctamente.
Los traspasos en la contabilidad deben clasificarse adecuadamente.
Las compras y ventas de activos, as como los ajustes a estas
operaciones, deben aplicarse correctamente a las subcuentas y
auxiliares relativos.
Los asientos por activos y sus pasivos se deben preparar y registrar en la
contabilidad en el ejercicio en el que se presenten.
Los asientos en el libro diario se deben totalizar, agrupar, resumir y
distribuir conforme a la clasificacin econmica de las actividades y los
planes relativos.

Verificacin, Conciliacin y Evaluacin

Los saldos de las cuentas de activos y pasivos, as como las
transacciones relativas, se deben verificar, conciliar y evaluar
peridicamente.

Custodia y Salvaguarda
Deben establecerse reas para salvaguardar y con seguridad fsica
donde se almacenen activos y se procesen las transacciones.

62

5.1.4 Generacin de Informacin Financiera

Objetivo
Estructurar en apego a la ley y principios contables los Estados
Financieros que muestren de manera oportuna y confiable la situacin
financiera del municipio.
5.1.4.1 Generacin de reportes

Aprobacin
Se deben establecer sistemas para reportar las actividades y los
resultados de la Administracin Pblica Municipal.
Los sistemas para la presentacin de reportes deben establecerse de
conformidad con los lineamientos generados por la Contadura General
de Glosa y las polticas y planes que seale el propio Ayuntamiento.

Racionalizacin de las Operaciones

Los reportes se deben presentar con la informacin suficiente para su
comprensin.
Los reportes de contabilidad deben ser oportunos
fehacientemente la posicin financiera del municipio.

reflejar

Procedimiento y Registro de Transacciones

La informacin significativa e importante se debe reportar rpida y
correctamente.
La informacin significativa e importante se debe resumir y presentar de
manera simplificada.
La informacin de cuentas y expedientes y otros registros importantes
debe ser reportada oportuna y correctamente.
La consolidacin de reportes debe efectuarse correcta y rpidamente.
63

Clasificacin de Transacciones
Los reportes se deben preparar sobre bases consistentes y presentar
adecuadamente la informacin.

Verificacin, Conciliacin y Evaluacin

La informacin y los saldos en registro y cuentas
peridicamente verificar, conciliar y evaluar.

se deben

El acceso a los registros, formas y reas de procesamiento de

informacin, debe permitirse solamente de conformidad con la
normatividad establecida.

5.1.5 Entrega Recepcin (Al Cierre)

Objetivo
Realizar la entregarecepcin con la mayor transparencia, relativa a los
recursos recibidos y que fueron administrados.

Aprobacin
Es el proceso mediante el cual el servidor pblico saliente entrega y el
servidor pblico entrante recibe una oficina, con todos los recursos y
dems elementos que tenga asignados.
Se considera como servidor pblico a toda persona que desempea un
empleo, cargo o comisin, de cualquier naturaleza en la Administracin
Publica Estatal o Municipal, en sus Organismos Auxiliares y Fideicomisos
Pblicos y en los Poderes Legislativo y Judicial del Estado, con
independencia del acto jurdico que les dio origen.
Tambin incluidos como sujetos de la Ley, quienes participen en los
actos u omisiones que originen responsabilidad administrativa en los
trminos de la propia iniciativa constituyendo una responsabilidad
solidaria con los responsables directos y subsidiarios en su carcter de
servidores pblicos y que en tal virtud, tanto unos como otros quedan
64

obligados al pago de los daos y perjuicios que se causen a la

hacienda pblica del Estado, o al patrimonio de sus organismos
auxiliares y fideicomisos pblicos.
Fecha de la entregarecepcin: 18 de agosto del ao final del perodo
municipal, a partir de las 9:00 hrs.
Coordinador del programa al interior de la entidad municipal:

Contralor Interno Municipal

Se efectuar en el momento en que el servidor pblico tome posesin

del empleo, cargo o comisin, previa protesta que en trminos de ley
proceda. Si no se hubiera nombrado al nuevo titular de la oficina, la
entrega recepcin se realizar con el servidor pblico que para tal
efecto se designe.
Como consecuencia de la separacin del cargo, por cualquier motivo,
de los servidores pblicos, as como por liquidacin, fusin o
transferencia total o parcial de las oficinas, funciones o recursos, segn
corresponda.

Racionalizacin
Al separarse de su empleo, cargo o comisin, rendirn, a quienes los
sustituyan en sus funciones, un informe del estado que guardan los
asuntos de su competencia, incluyendo los relativos a las unidades
administrativas dependientes, y entregarn los recursos que tengan
directamente asignados para el ejercicio de sus atribuciones.

Procesamiento y Registro de Transacciones

Los servidores pblicos sujetos al proceso de entrega recepcin de
oficinas debern tener permanentemente actualizados sus registros,
controles y dems documentacin relativa.
La entrega recepcin de una oficina se efectuar por escrito,
mediante acta administrativa que contendr los aspectos y elementos

65

relativos a los recursos humanos, financieros, materiales y documentales

que se establezcan en el manual que al efecto se emita.
La Secretara de la Contralora, por s o a travs de los rganos de
control interno de las dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos
pblicos, participar, invariablemente, en todos los actos de entrega
recepcin de oficinas que comprendan hasta el nivel de subdireccin.

Clasificacin y Documentacin
El Ayuntamiento saliente, a travs del Presidente Municipal, presentar
al Ayuntamiento entrante, con una copia para la Legislatura, un
documento que contenga sus observaciones, sugerencias y
recomendaciones en relacin a la administracin y Gobierno Municipal.

Verificacin, Conciliacin y Evaluacin

En todos los casos, la Secretara de la Contralora verificar que los actos
de entrega recepcin se hubiesen efectuado conforme a la
normatividad aplicable.
Los servidores pblicos saliente y entrante debern verificar con
precisin los datos asentados en el acta de entrega recepcin, as
como en sus respectivos anexos. El acta y sus anexos sern firmados por
los servidores pblicos saliente y entrante, y por dos testigos de
asistencia, as como por el representante de la Secretara de la
Contralora o del rgano de control interno, cuando esto corresponda.
Asimismo, se enviarn a las Secretaras de Finanzas y Planeacin, de
Administracin y de la Contralora, copia del acta y, de acuerdo al
mbito de su respectiva competencia, copia de los soportes
documentales que se recaben en los actos de entrega recepcin, en
un plazo no mayor de cinco das hbiles a la fecha en que ste se
hubiese efectuado, de conformidad con lo sealado en el manual
correspondiente.
El servidor pblico entrante verificar el contenido del acta de entrega
recepcin, as como de sus anexos, en un trmino no mayor de quince
das hbiles y, para tal efecto, el servidor pblico saliente podr ser
66

requerido por el rgano de control interno correspondiente, para que

realice las aclaraciones o proporcione la informacin adicional que se le
solicite.
El servidor pblico saliente que no haga la entrega de su oficina, ser
requerido por el rgano de control interno correspondiente, para que
en un trmino de quince das hbiles, contados a partir de la fecha de
su separacin del empleo, cargo o comisin, cumpla con esta
obligacin.
A continuacin se proceder a la suscripcin de las actas y dems
documentos relativos a la entregarecepcin de la administracin
municipal, con la participacin de los miembros de los Ayuntamientos y
los titulares de sus dependencias administrativas salientes y entrantes,
designados al efecto la cual se realizar siguiendo los lineamientos,
trminos, instructivos, formatos, cdulas y dems documentacin que
disponga la Contadura General de Glosa de la Legislatura del Estado
para el caso, misma que tendr en este acto la intervencin que
establezcan las leyes. La documentacin que se seala anteriormente
deber ser conocida en la primera sesin de Cabildo por los integrantes
del Ayuntamiento, a los cuales se les entregar copia de la misma.

Finalmente, algunas recomendaciones importantes, son:

Por trmino de periodo constitucional, la Tesorera elaborar un
calendario o programa que le permita reducir gradualmente las
operaciones financieras y compromisos, para estar en condiciones de
integrar oportunamente las carpetas de entregarecepcin.
Se recomienda que 60 das antes de que concluya la gestin, las
Tesoreras Municipales encaminen la mayor parte de sus actividades al
trmite de pagos pendientes a proveedores, instituciones de crdito,
acreedores y los correspondientes a sueldos y salarios.
Tomar las previsiones de recursos financieros para hacer frente a los
gastos de fin de ao y dejar recursos suficientes para que la nueva
administracin cubra el gasto corriente del inicio de su gestin,
particularmente en lo referente a sueldos y salarios, pagos de impuestos
67

y cuotas retenidas que habrn de enterarse a Hacienda Federal,

ISSEMYM y otros.
El inventario general de bienes muebles e inmuebles se elaborar a la
fecha del cierre del ltimo mes de la gestin, para lo cual debern
coordinarse el Sndico, el Secretario, el Tesorero y Contralor Interno
Municipales, de acuerdo a lo establecido en la propia Ley Orgnica
Municipal.
El Tesorero Municipal saliente gestionar en el o los bancos
correspondientes, la cancelacin de las cuentas bancarias, solicitando
por los saldos de cada una de ellas, la expedicin de los respectivos
cheques de caja, mismos que entregar al Tesorero entrante.
Se recomienda a las Tesoreras emitir una circular a las diferentes reas
de la administracin municipal, para informarles que 90 das antes de
finalizar la gestin, se realizarn las ltimas adquisiciones de materiales
con el objeto de que oportunamente se efecten los pagos
correspondientes a stas y en el ltimo mes cubrir nicamente los pagos
de sueldos y salarios.
Durante los ltimos 60 das de la gestin se sugiere dar trmite a
adquisiciones que tengan el carcter de urgentes as como el gasto
corriente.
Asegurarse de depurar las cuentas de mayor a fin de que los Estados
Financieros reflejen cifras reales.
Cancelar en el penltimo mes de gestin los fondos fijos y reintegrar los
saldos a tesorera, a fin de que en el Estado de Posicin Financiera al
concluir la gestin, no aparezca cantidad alguna por este concepto.
Asegurarse de registrar debidamente los pasivos a la fecha del cierre
del ltimo mes del periodo de la gestin, as como el estado de deuda
pblica para que la nueva administracin los reconozca y proceda a su
pago, en la forma siguiente:

Quedar debidamente registrado en la contabilidad municipal,

68

Cuidar
que
la
documentacin
comprobatoria
est
debidamente autorizada por la persona responsable de la
adquisicin de bienes y servicios o por la autoridad municipal
competente, y
Cuidar
que
la
documentacin
comprobatoria
est
debidamente requisitada en trminos de ley.

69