DESARROLLO DE UN SISTEMA INFORMTICO PARA MEJORAR

EL PROCESO DE TRMITE DOCUMENTARIO DE LA

UNIVERSIDAD PRIVADA ANTENOR ORREGO
Algunos criterios generales a tener en cuenta en el anlisis de la organizacin:

Almacenamiento

Dnde guardaremos nuestros documentos? Cunto podemos pagar para almacenarlos?

Cmo puede la gente encontrar documentos necesarios? Cunto tiempo se puede pasar buscndolo? Qu
Recuperacin
opciones tecnolgicas estn disponibles para la recuperacin?

Cmo organizamos nuestros documentos? Cmo aseguramos que los documentos estn archivados siguiendo
Clasificacin
el sistema ms apropiado?

Cmo evitamos la prdida de documentos, evitar la violacin de la informacin o la destruccin no deseada de

Seguridad
documentos? Cmo mantenemos la informacin crtica oculta a quin no debiera tener acceso a ella?

Cmo decidimos qu documentos conservar? Por cunto tiempo deben ser guardados? Cmo procedemos a
Custodia
su eliminacin (expurgo de documentos)?

Cmo distribuimos documentos a la gente que la necesita? Cunto podemos tardar para distribuir los
Distribucin
documentos?

Si los documentos necesitan pasar a partir de una persona a otra, cules son las reglas para el flujo de estos
Workflow
documentos?

Si ms de una persona est implicada en creacin o modificacin de un documento, cmo se podr colaborar
Creacin

en esas tareas?

Cmo proporcionamos los requisitos necesarios para la validacin legal al gobierno y a la industria privada
Autenticacin
acerca de la originalidad de los documentos y cumplimos sus estndares para la autentificacin?

Datos Generales de la organizacin:

Visin
Ser reconocida por la acreditacin internacional, la certificacin de sus procesos y la participacin
destacada de nuestros egresados y docentes-investigadores en el desarrollo sustentable de
Latinoamrica.

Misin
Generar mejores oportunidades para la vida, formando profesionales que contribuyen al desarrollo
sustentable del pas.

Valores

Identificacin Institucional
Integridad
Emprendedurismo
Creatividad
Responsabilidad

FLUJO DE PROCESOS PARA OBTENER CERTIFICADOS DE

ESTUDIOS:
1. El interesado consulta en Plataforma de Atencin al Cliente en la seccin de
Informes, sobre los requisitos para solicitar un certificado.
2.

El interesado cancela en las Ventanillas de Tesorera el importe por el

documento a solicitar.

3. El interesado presenta en Plataforma de Atencin al Cliente en la seccin

Trmite Documentario, el formato de solicitud de documentos y los recibos por
pago de derechos.
4. La encargada de Trmite Documentario recibe la solicitud, verifica que los
datos y los recibos de pago correspondan a lo solicitado y entrega al
interesado la parte desglosable del formato de solicitud.
5. La encargada de Trmite Documentario enva la solicitud a la Direccin de
Evaluacin Acadmica y Registro Tcnico (DEART).
6. El secretario de la DEART imprime los Certificados de Estudios y el Director de
la Oficina firma dichos certificados.
7. El secretario de la DEART enva los Certificados de Estudios a la Facultad
correspondiente.
8. El Decano de la Facultad, firma los Certificados de Estudios.
9. La Secretaria de Facultad entrega al interesado los Certificados de Estudio
firmados y sellados, previa presentacin de la parte desglosable del formato de
solicitud ingresada en Trmite Documentario.

FLUJO DE PROCESOS PARA OBTENER CONSTANCIAS

1. El interesado consulta en Plataforma de Atencin al Cliente en la seccin de
Informes, sobre los requisitos para solicitar una constancia.
2. El interesado cancela en las Ventanillas de Tesorera el importe por el
documento a solicitar.
3.

El interesado se presenta en Plataforma de Atencin al Cliente en la seccin

Trmite Documentario, el formato de solicitud de documentos y los recibos por
pago de derechos, quedndose con una copia como cargo.

4. La encargada de Trmite Documentario recibe la solicitud y verifica que los

datos y los recibos de pago correspondan a lo solicitado y entrega al interesado
la parte desglosable del formato de solicitud.
5. La encargada de Trmite Documentario enva la solicitud a la Direccin de
Evaluacin Acadmica y Registro Tcnico (DEART).
6.

El secretario de la DEART imprime la constancia y el Director de la Oficina

firma dicho documento

7. El secretario de la DEART enva la constancia al Vicerrectorado Acadmico.

8.

El Vicerrector Acadmico firma las constancias.

9. La Secretaria del VAC entrega al interesado la constancia firmada y sellada,

previa presentacin de la parte desglosable del formato de solicitud ingresada
en Trmite Documentario.

DIAGRAMA CASO DE USO DEL EGOCIO

gestion de informacion
INFORMES

verificacion de docum entos

PERSONA

gestion de documentos

TRAMITE DOCUMENTARIO
seguimiento de documentos
DEPENDENCIA

gestion de pagos
entrega de docum entos

TESORERIA

aprobacion de documentos