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Hoy ms que nunca las empresas requieren de herramientas que les proporcionen
control y centralizacin de su informacin, esto con el fin tomar las mejores
decisiones para sus procesos y estrategias de negocios. Los ERP son una
solucin robusta para aquellas empresas que buscan una solucin universal
a la centralizacin de su informacin.
La implementacin de un sistema de ERP por lo general es larga y compleja, ya
que implica redisear los esquemas de trabajo. Su implementacin es de alto
riesgo, ya que envuelve complejidad, tamao, altos costos, un equipo considerable
de desarrollo, adems de inversin de tiempo.
En la mayora de las empresas, se requiere remplazar la infraestructura existente,
lo que implica inversin de capital adicional, especializacin y hasta la posibilidad
de parar el negocio temporalmente para la implementacin: por otra parte es
importante sealar que el grado de experiencia de los proveedores es un factor
importante para el buen funcionamiento del sistema.
Revisin de la literatura
Definicin de sistemas ERP
En un sistema ERP los datos se ingresan slo una vez y deben ser
consistentes, completos y comunes.
Las empresas que lo implanten suelen tener que modificar alguno de sus
procesos para alinearlos con los del sistema ERP. Este proceso se conoce
como Reingeniera de Procesos, aunque no siempre es necesario.
Controles de calidad.
Benchmarking de la implantacin.
i. Entrenamiento sala piloto: Una vez instalada la sala piloto, se debe pasar
a la utilizacin de la misma por medio del entrenamiento que al personal se
le dar de ella.
j. Integracin de datos: Consiste en la recopilacin de la informacin
proveniente de diferentes fuentes o reas organizacionales que hasta el
momento han sido organizados, esto se convierten en la base del
funcionamiento del sistema.
k. Ejecucin: Poner en marcha el sistema ERP no es fcil, se debe pasar por
todas las etapas anteriores teniendo en cuenta que el xito o fracaso en
cualquiera de ellas puede limitar la ejecucin del sistema.
l. Mejoramiento continuo: Tener un registro del desarrollo del sistema, hacer
una continua retroalimentacin de este e implementar un mejoramiento
continuo son las caractersticas de las compaas que han sido victoriosas
en la implementacin de este tipo de sistemas.
stos son simplemente varios beneficios que usted puede lograr al implementar
un software ERP para su negocio. Como se mencion anteriormente, hay varia
marcas desarrolladoras de ERP, siempre es bueno asegurarse de los beneficios
que ofrece cada unos de ellos, para esto es importante poner una versin de
prueba antes de que usted decida casarse con uno de ellos.
La pgina www.cio.com en su artculo The ABCs of ERP menciona que hay cinco
razones por las cuales las empresas desean emprender un ERP:
1. Integracin de la informacin financiera. El CEO (Chief Executive Officer)
siempre busca tener informacin financiera vers, en su bsqueda
financiera se puede encontrarse con muchas versiones diferentes a la real.
Cada departamento tiene por lo regular sus propios nmeros financieros,
finanzas tiene su propio juego de nmeros, el rea de ventas tiene otra
versin y las diferentes unidades comerciales de la empresa pueden tener
sus nmeros propios referente a cuanto estn contribuyendo para la
empresa. Con la implementacin de los ERP todos tendrn solo una
versin de los nmeros, con esto no habr vuelta de hojas, todo estar
unificado.
2. Integracin de la informacin de los pedidos de los clientes Con los
sistemas ERP es posible centralizar y darle un seguimiento a los
pedidos de los clientes, desde que se recibe el pedido hasta que se
surte la mercanca. Esto en lugar de tener varios sistemas los cuales se
encarguen del seguimiento de los pedidos, ya que por lo regular se originan
problemas de comunicacin entre los sistemas. Con los ERPs esto ser
ms fcil.
3. Estandarizar y agilizar los procesos de manufacturacin Compaas
manufactureras los sistemas de ERP vienen con los mtodos estndares
para automatizar algunos de los pasos de un proceso de fabricacin.
Estandarizar esos procesos y usar un solo sistema informtico, integrado
pueden ahorrar tiempo, aumentar productividad y reducir la cuenta
principal.
4. Minimiza el inventario Los ERPs agiliza el flujo del proceso industrial ms
fcilmente, y mejora la visibilidad del proceso de cumplimiento de orden por
parte de la empresa. Eso puede originar que los inventarios sean reducidos,
ayuda a los usuarios para que desarrollen mejores planes de entrega con
respecto a los pedidos de los clientes. Claro est que para mejorar
realmente el flujo de la cadena de suministro, sera necesario implementar
un sistema que administre dicha, sin embargo los ERPs ayudan en gran
parte.
5. Estandarizacin de la informacin de RH (Recursos Humanos)
Especialmente en compaas con mltiples unidades de negocios, RH
puede no tener un simple mtodo unificado, para seguir el tiempo de los
empleados y comunicarse con ellos sobre beneficios y servicios. ERP
puede encargarse de eso.
Para arreglar estos problemas, las compaas a menudo pierden de vista el hecho
de que los sistemas o paquetes ERP no son ms que unas representaciones
genricas de las formas tpicas de hacer negocio en las empresas. Mientras que la
mayora de los paquetes son exhaustivamente integrales, cada industria tiene sus
caractersticas que lo hacen nico
Ventajas
Una empresa que no cuente con un sistema ERP, en funcin de sus necesidades,
puede encontrarse con muchas aplicaciones de software cerradas, que no se
pueden personalizar, y no se optimizan para su negocio. Diseo de ingeniera para
mejorar el producto, seguimiento del cliente desde la aceptacin hasta la
satisfaccin completa, una compleja administracin de interdependencias de los
recibos de materiales, de los productos estructurados en el mundo real, de los
cambios de la ingeniera y de la revisin y la mejora, y la necesidad de elaborar
materiales substitutos, etc. La ventaja de tener un ERP es que todo esto, y ms,
est integrado.
El cambio como un producto est hecho en los detalles de ingeniera, y es como
ahora ser hecho. La efectividad de datos puede usarse para el control cuando el
cambio ocurra desde una versin anterior a la nueva, en ambos productos los
datos van encaminados hacia la efectividad y algunos van a la suspensin del
mismo. Parte del cambio puede incluir la etiqueta para identificar el nmero de la
versin (cdigo de barras).
La seguridad de las computadoras est incluida dentro del ERP, para proteger a la
organizacin en contra de crmenes externos, tal como el espionaje industrial y
crimen interno, tal como malversacin. Una falsificacin en el escenario de los
datos puede involucrar terrorismo alterando el recibo de materiales como por
ejemplo poner veneno en los productos alimenticios, u otro sabotaje. La seguridad
del ERP ayuda a prevenir el abuso.
Hay conceptos de mercadotecnia y ventas (los que incluyen CRM o la relacin
administrativa con los consumidores, back end (el trabajo interno de la compaa
para satisfacer las necesidades de los consumidores) que incluye control de
calidad, para asegurarse que no hay problemas no arreglados, en los productos
finales; cadena de abastecimiento (interaccin con los proveedores y la
infraestructura). Todo esto puede ser integrado a travs de la ERP, aunque
algunos sistemas tengan espacios de menos comprensibilidad y efectividad. Sin
un ERP que integre todo esto, puede ser complicado para la administracin de la
manufactura.
Desventajas
Muchos de los problemas que tienen las compaas con el ERP son debido a la
inversin inadecuada para la educacin continua del personal relevante,
incluyendo los cambios de implementacin y de prueba, y una falta de polticas
corporativas que afectan a cmo se obtienen los datos del ERP y como se
mantienen actualizados.
Limitaciones y obstculos del ERP incluyen:
Los ERP son vistos como sistemas muy rgidos, y difciles de adaptarse al
flujo especfico de los trabajadores y el proceso de negocios de algunas
compaas, este punto se cita como una de las principales causas de falla.
Una vez que el sistema est establecido, los costos de los cambios son
muy altos (reduciendo la flexibilidad y las estrategias de control).
Pero definitivamente no todo lo que rodea a un ERP es bueno, tambin tienen sus
desventajas:
datos a travs de una sola red conocida como Internet, haciendo que el proceso
sea mucho ms eficiente y barato. En este punto se funda la visin de la compaa
que puede ser resumida en las palabras de su CEO: Information at your finger
tips, with a computer in every desk and in every home.
Internet es una red fundada en estndares abiertos, lo creo un nuevo frente de
batalla para la vertical de negocio a la que pertenece Cisco, donde compiten
grandes empresas de telecomunicaciones regulares como AT&T, Verizon, British
Telecom y Deutsche Telecom. Este nuevo negocio de transmisin de datos ha
permitido el surgimiento de nuevas compaas que se dedican a ofrecer servicios
como el acceso a Internet, hosting, email, y servicios de bsqueda de informacin.
Todas estas actividades aceleraron aun ms las redes IP, haciendo que para el
ao 2000 el trfico de datos exceda ampliamente el trfico de voz. Siendo Cisco
el principal proveedor, se estim que el 70% de estos datos viajaban soportados
en productos de la compaa Cisco.
En 1988 fue contratado John Morgridge como CEO de la compaa debido a su
experiencia en la industria de la computacin. Inmediatamente comenz a
construir inmediatamente un equipo de administracin profesional. Morgridge
implant un sistema basado en la idea de un control centralizado general y tres
ramas descentralizadas en el rea de Investigacin y Desarrollo, una para cada
lnea de negocio: Negocios pequeo, medianos y proveedores de servicios.
En 1991 Morgridge contrat a John Chambers, quien asumi el rol de CEO en
1995. En 1993, Morgridge y Chambers, junto a Ed Kozel quien era el CTO en el
momento, generaron un plan de estrategia constituido por 6 elementos, que se
explican a continuacin.
Resultados
Se logr mostrar como la empresa Cisco, despus de realizar un anlisis y
contando con la experiencia de su CIO y su CIO se lleg a la conclusin de la
necesidad de la implementacin de nuevos sistemas de informacin que soportara
todos los procesos de negocio de la compaa. Dentro del plan estratgico de la
misma se tena previsto un gran crecimiento, como ocurrira con la adicin de
nuevos productos para poder ofrecer una solucin a todas las necesidades de
redes de un cliente. Este crecimiento no estaba siendo soportado por los sistemas
actuales, quienes no tenan una coordinacin o una integracin completa, lo que
incluso llevaba un desperdicio de horas hombre y de grandes cantidades de dinero
en la realizacin de procesos que no estaban optimizados.
La implementacin de un ERP en una empresa tan grande como estas lleva
grandes riesgos y muchas complicaciones tanto tcnicas como de negocio. Es
importante que el proceso est soportado directamente por toda la empresa para
poder culminarlo de manera satisfactoria.
Entre las ventajas de un ERP encontramos le centralizacin de la informacin. Es
muy importante que toda la organizacin o compaa funcionen como una sola
unidad y no como varias dependencias que parecen incluso compaas diferentes.
Con la centralizacin es posible realizar anlisis del estado de todos los procesos
de negocio, permitiendo optimizarlos al encontrar los defectos de estos. Al tener
una sola fuente de informacin se logra tambin mejorar la experiencia del
usuario, ya que la empresa responde como una unidad ante todas sus solicitudes
o inconformidades, pudiendo encontrar la fuente del problema en caso de
Discusin
Como conclusin, el objetivo primordial de un ERP es proporcionar informacin
oportuna, veraz y confiable que pueda ser utilizada para una planeacin
estratgica. Existen varios ERP en el mercado, sin embargo no todos se adaptan
a las necesidades de la empresa, por lo cual ser necesario tener un conocimiento
amplio de la misma para determinar cul es el ERP que le conviene.
En la actualidad las tecnologas de informacin juegan un papel importante en las
estrategias de negocios, ya que estn cambiando la forma en que las empresas
realizan sus procesos. Los sistemas de informacin permiten a las compaas
lograr ventajas competitivas de diferentes maneras: coordinando actividades de
valor en localidades que se encuentran en una amplia geografa, o tambin
mediante la creacin de nuevas interrelaciones entre los negocios, ampliando el
alcance de las industrias.
Asimismo le sirve a las empresas para soportar sus estrategias competitivas, ya
sea para ir un paso delante de la competencia o reducir las ventajas que la misma
pueda presentar.
Referencias