Guia Paso A Paso Reconversion

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GUA PASO A PASO PARA RECONVERTIR CON XITO:

PROFIT PLUS ADMINISTRATIVO 7.0.1
PROFIT PLUS CONTABILIDAD 2.6.9
PROFIT PLUS NMINA 1.8.9
Elaborado por: Unidad Calidad y Mejoras
Ultima Modificacin: 10/12/2007
Softech Consultores C.A.
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GUA PARA RECONVERTIR CON XITO
PROFIT PLUS ADMINISTRATIVO
Los pasos a seguir para ejecutar el proceso de Reconversin Monetaria pueden observarse en el siguiente grfico:
RECONVERSION
Preparacin Previa
Clonacin de la Empresa
Operativa
Verifique su versin
de Profit Plus
Administrativo
Haga una copia de su

empresa
Cierre el ciclo de la
empresa en Bs.
Cree una nueva

empresa (Clon)
Tenga sus datos en

buen estado
Pase la copia de los

datos de su empresa a
la empresa clon
Decida el nmero de
decimales para
precios y costos
MONETARIA
Ejecucin del Proceso

Cree la nueva moneda BSF
Ejecute el proceso Reconvertidor
de Datos
Divide los importantes monetarios
entre 1000 y aplica el criterio de
redondeo
Ejecute el proceso Ajustador de
Diferencias
Actualiza los valores almacenados
segn lo que indican los movimientos, y
asegura que los documentos cancelados
conserven su status
Validacin
Resumen de
Reconversin
Preprese para
validar la
reconversin
Compare ambas
empresas (la
original y la
reconvertida)
PREPARACIN PREVIA
1.
Verifique su versin de Profit Plus Administrativo: La reconversin requiere que tenga instalada la versin 7.0.1. con
ejecutable de fecha igual o superior al 20/10/2007.
2.
Cierre el ciclo de la empresa en Bs.

Ingrese los documentos pendientes y actualice las operaciones en trnsito al 31/12/2007
Si posee instalado el sistema Profit Plus Nmina y la empresa que va a reconvertir se encuentra integrada/conectada, es
recomendable que transfiera las nminas al administrativo antes de proceder con la reconversin.
3.
Tenga sus datos en buen estado

Realice un respaldo de sus datos antes de ejecutar labores de mantenimiento (si la versin es corporativa recuerde que sus
datos estn en SQL SERVER).
Ejecute Validar Base de Datos (slo para la versin profesional, verifique registros duplicados y realice correcciones, en
caso de que aplique).
Ejecute Reconstruir ndices (slo para la versin profesional).
Ejecute Validar Consistencia.
4.
Decida el nmero de decimales para precios y costos. El proceso ejecutar el redondeo de precios y costos, de acuerdo a los
decimales indicados en Parmetros de la empresa.
CLONACIN DE LA EMPRESA OPERATIVA

5.
Haga una copia de su empresa

Asegrese de que ningn usuario este utilizando los datos de la empresa a partir de este momento y hasta que culmine
completamente el proceso de reconversin.
Para realizar la clonacin de la empresa operativa, desde el sistema Profit Administrativo seleccione el mdulo
Mantenimiento, men Procesos y la opcin Respaldar/Recuperar:
o Si posee la edicin profesional en la pantalla Respaldar Archivos presione el botn Iniciar y ubique la carpeta
donde desea almacenar el respaldo a realizar. Presione el botn Guardar
o Si posee la edicin Corporativa, seleccione el dispositivo de respaldo de la empresa y presione el botn Aceptar
(tambin puede realizar el respaldo directamente desde SQL Server.
NOTA: Con esto se obtendr una copia idntica (Clon) de los datos de la empresa operativa. La reconversin se efectuar en la
empresa Clon, dado que los datos en la empresa operativa se mantendrn como histricos
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6.
Cree una nueva Empresa

Desde el sistema Profit Plus Administrativo, seleccione el mdulo Mantenimiento men Procesos y la opcin Empresas.
Cree un nuevo registro ([CTRL+N] o haga clic en el botn Nuevo)
Asgnele un cdigo representativo a esta empresa (clon), que permita distinguir que es la empresa de reconversin, y a la vez
relacionarla con la empresa operativa, y guarde los datos ([CTRL+G] o haga clic en el botn Guardar).
7.
Pase la copia de los datos de su empresa a la empresa Clon

Cmbiese a la nueva empresa (clon): seleccione el men Archivo y en la opcin Seleccionar Empresa [ALT+F2] elija la
empresa creada en el paso anterior.
Ubicado en la empresa (clon) seleccione el mdulo Mantenimiento, el men Procesos y la opcin Respaldar/Recuperar
o Si posee la edicin profesional, en la pantalla Seleccionar dispositivo de la copia de seguridad seleccione la
ubicacin del respaldo y en la pantalla Extraer del Archivo seleccione el archivo del respaldo realizado en el
paso 5. Presione el botn Aceptar
o Si posee la edicin Corporativa, seleccione el dispositivo donde coloc el respaldo realizado en el paso 5 y
presione el botn Aceptar (si el respaldo lo realiz directamente desde SQL Server, realice la recuperacin del
mismo modo).
EJECUCIN DEL PROCESO

8.
Cree la nueva moneda BSF Bolvar Fuerte.

Seleccione el mdulo Ventas y Cuentas x Cobrar, el men Tablas y la opcin Monedas.
Ingrese en Cdigo las siglas BSF sin ningn signo o smbolo adicional y en descripcin Bolvares Fuertes.
Ingrese en Cambio mil (1000). Para ello haga clic sobre el botn Tasas. El sistema le solicitar guardar el registro y all
asignar dicho valor.
9.
Ejecute el proceso Reconvertidor de Datos

Seleccione el men Reportes y la opcin Reportes y Procesos Adicionales.
Ubique el Proceso Adicional RM1 - Reconvertidor de Datos.
El sistema le solicitar los siguientes parmetros:
o
o
o
Moneda Actual: Seleccione la moneda base de su empresa la cual deber ser BS Bolvares. Si posee cualquier
otro cdigo que representa la moneda Bolvares seleccinelo. El sistema asume que la moneda seleccionada es la
moneda base del sistema, en caso de no ser as emitir un mensaje de advertencia de la posible inconsistencia.
Moneda Nueva: Seleccione la nueva moneda creada en el paso 8, la cual debe ser BSF Bolvares Fuertes.
Dividendo: Indique el valor que se utilizara para dividir los importes monetarios, mil (1000).
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Presione el botn Aceptar, para iniciar la reconversin

o
Se despliega un mensaje de informacin indicando Para este proceso no sern tomados en cuenta los decimales
definidos en el campo factor, presione el botn Aceptar.
Se despliega un mensaje de advertencia indicando Recuerde haber realizado labores de mantenimiento y

respaldo de su base de datos antes de continuar. Est seguro que desea realizar la reconversin monetaria?.
Presione el botn Si
El proceso realizar las siguientes acciones:

o
Cada campo con importes monetarios se divide entre el factor seleccionado por el usuario, redondeando a (02)
dos decimales de forma equitativa. Se excluye de esta regla:
* A la unidad tributaria y la tasa de cambio, las cuales se redondean a (05) cinco decimales.
* A los precios y los costos, los cuales son redondeados al nmero de decimales indicados en parmetros de
la empresa.
o
o
o
o
Los campos de cdigo de moneda de todos los registros cuyo valor sea el de la Moneda base sern
cambiados por el valor de la Moneda Nueva.
Colocar de forma automtica como nueva moneda base al Bolvar Fuerte (BSF) (el proceso modificar esta
moneda para que quede con tasa= 1 y la asignar como moneda base en parmetros de la empresa).
Los Documentos afectados por el proceso sern marcados en los campos descripcin o comentario con el tag
<RECONVERSIN>
Se crea un archivo llamado LogProcess_NombreEmpresa.txt en la carpeta raz de Profit Plus Administrativo
el cual contiene el nombre de las tablas procesadas.
10. Ejecute el proceso Ajustador de Diferencias

Salga de Profit Plus Administrativo (cierre la aplicacin)
Vuelva a ejecutar Profit Plus Administrativo y seleccione la empresa reconvertida (clon).
En el mdulo Ventas y Cuentas x Cobrar seleccione el men Reportes y la opcin Reportes y Procesos Adicionales.
Ubique el Proceso Adicional RM2 - Ajustador de Diferencias.
El sistema le solicitar los parmetros Vendedor y Caja, los cuales sern utilizados para el ajuste de saldos de encontrarse
diferencias por redondeo
NOTA: Se sugiere crear un nuevo vendedor (una vez finalizado el proceso inhabiltelo)
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El proceso ejecutar las siguientes acciones:

o
o
o
Los documentos de cxc / cxp con saldo 0, que por diferencia de redondeo sus abonos no coincidan con el monto
total del documento, sern incluidos en un cobro/pago siendo neteados con un Ajuste Positivo Manual (AJPM)
o Ajuste Negativo Manual (AJNM) segn corresponda. Este cobro/pago en caso ser creado, ser por cliente y
proveedor de fecha 31/12/2007.
Actualiza el saldo de las cajas y cuentas bancarias para que correspondan a la sumatoria de sus movimientos.
Actualiza slo para las transacciones internas del sistema (notas de despacho, plantillas de venta, cotizaciones a
proveedores, entre otras) la relacin encabezado sumatoria de renglones en caso de encontrar diferencias
Nota: El ajustador de diferencias, no alterar las transacciones de carcter legal como: facturas de compra, facturas
de venta, devoluciones de clientes, devoluciones de proveedores y notas de recepcin.
VALIDACIN
11.
Preprese para validar la reconversin de su empresa

Vuelva a ejecutar Profit Plus Administrativo y seleccione la empresa clon (la empresa con los datos reconvertidos).
Seleccione el mdulo Mantenimiento, men Procesos y la opcin Actualizar Tablas Locales (slo para la versin
corporativa)
12.
Compare ambas empresas (la original y la reconvertida)

Emita el reporte Resumen de Reconversin el cual realiza una comparacin entre la empresa original y la empresa
reconvertida. Para su emisin siga los siguientes pasos:
o
Seleccione el men Reportes y la opcin Reportes y Procesos Adicionales. Ubique el Reporte

RM3-Resumen de Reconversin Monetaria y presione el botn Aceptar
El reporte le mostrar el siguiente mensaje y debe indicar en la pantalla Seleccionar directorio el cdigo de la
empresa operativa (la que mantendr el histrico de sus datos)
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Aparecer el siguiente reporte:
El Resumen de Reconversin mostrar para cada mdulo de Profit Plus Administrativo los siguientes valores:
Inventario
Valor Actual de Inventario: Total del costo promedio y ltimo costo en inventario
Artculos con su Precio: Precio del artculo con mayor cdigo por cada lnea de artculos
Ventas y Cuentas por Cobrar
Estado de Cuentas (Clientes): Saldo total de las cuentas por cobrar
Margen de Ganancias de la Empresa: Total de ventas, total devoluciones, total costo y margen de ganancia.
Pedidos: Total del monto neto en Pedidos
Compras y Cuentas por Pagar
Estado de Cuentas (Proveedor): Saldo total de las cuentas por pagar
rdenes de Compra: Total del monto neto en rdenes de Compra
Caja y Bancos
Estado de Cuentas (Cajas): Total saldo de cada una de las cajas de la empresa
Estado de Cuentas (Bancos): Total saldo de cada una de las cuentas bancarias de la empresa
El Resumen de Reconversin tendr el siguiente comportamiento:
Empresa (Bs.): Mostrar el valor monetario almacenado para cada item en la empresa operativa
Empresa (BSF): Mostrar el valor monetario almacenado para cada item en la empresa reconvertida (Clon)
Dif. Bs.: Mostrar la diferencia expresada en Bs. entre la empresa operativa y la empresa reconvertida (Clon)
Dif.%: Mostrar el valor porcentual que representa el monto de la columna Dif. Bs. en relacin al monto de la columna
Empresa (Bs.)
Estado: Indicar el estado de cada item
Ok: Indica que el valor porcentual de la diferencia es aceptable
Revisar: Indica que para la magnitud de la diferencia reflejada, se sugiere se haga una revisin ms detallada de los
valores haciendo uso de los reportes del sistema.
13.
Fin de la Reconversin con xito

Si los valores de la columna Estado reflejan OK para todos los item, usted ha finalizado con xito el proceso de
reconversin. Recomendamos que a partir de ahora permita el acceso a la empresa operativa (que ahora ser la empresa
histrica) slo a usuarios supervisores.
Si alguno de los valores de la columna Estado refleja REVISAR, vea la lista de problemas ms frecuentes en la siguiente
pgina
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MANEJO DE PROBLEMAS FRECUENTES

En el Reconvertidor de Datos
Si al iniciar el proceso aparece el siguiente mensaje:
o
o
o
Presione OK y el proceso se detendr

Licencie el producto
Ejecute nuevamente el proceso de reconversin a partir del paso 9
Si durante la ejecucin del proceso aparece el siguiente mensaje al reconvertir la tabla docum_cp:
o
o
Presione Aceptar y el proceso se detendr

Se crear un archivo de nombre LogError_NombreEmpresa.txt, en la carpeta raz de Profit Plus
Administrativo, este archivo contendr una descripcin de lo ocurrido.
Para solventar la situacin, seleccione alguna de las dos opciones que se le presentan:
Reconvirtiendo a partir del respaldo
a. Restaure la copia que hizo de su empresa en el paso 5.
b. Ubique el documento indicado en el mensaje y borre
para ese documento el contenido del campo Prog_Pago.
c. Borre los archivos generados por el proceso:
LogProcess_NombreEmpresa.txt y
LogError_NombreEmpresa.txt ubicado en la raz de Profit
Plus Administrativo
d. Ejecute nuevamente el proceso de reconversin a partir
del paso 8.
Reconvirtiendo slo las tablas faltantes

a. Ubique el documento indicado en el mensaje y borre para
ese documento el contenido del campo Prog_Pago.
b. Ejecutar nuevamente el proceso de reconversin a partir
del paso 9.
c. Cuando el proceso le pregunte si desea volver a
reconvertir cada una de las tablas que ya proces, indique la
opcin NO en cada mensaje, y de all en adelante
finalizada las preguntas procesar aquellas tablas que
quedaron pendientes de la ejecucin anterior.
En el Ajustador de Diferencias
Si al presionar aceptar para iniciar la ejecucin del proceso aparece el siguiente mensaje:
o
o
o
Presione Aceptar
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o
o
Verifique el cdigo de la moneda que cre en el paso 8. Si no es BSF, debe volver a ejecutar el proceso de
reconversin a partir del paso 7.
Verifique que haya ejecutado previamente el proceso Reconvertidor de Datos, para ello chequee que en la raiz
del directorio profit_a exista el archivo LogProcess_NombreEmpresa.txt. Si no existe, debe ejecutar el proceso
Reconvertidor de Datos (paso 9)
Vuelva a ejecutar el proceso Ajustador de Diferencias
Si durante la ejecucin del proceso aparece el siguiente mensaje reconvirtiendo esta tabla (pagos) u otra tabla del sistema:
o
o
o
o
Presione Aceptar y el proceso se detendr en un punto dado.

Seleccione el mdulo Ventas y Cuentas x Cobrar, men Reportes y la opcin Reportes y Procesos Adicionales
Elija el proceso adicional Chequeo de base de datos para migrar Versin 5.1.13 a 6.0 y ejectelo
Ejecute nuevamente el proceso ajustador de diferencias (paso 10)
Si durante la ejecucin del proceso aparece el siguiente mensaje sobre el campo fecha:
o
o
o
o
Presione Aceptar y el proceso se detendr

Seleccione el mdulo Mantenimiento, men Procesos y la opcin Reconstruir/Compactar
Seleccione la opcin Reconstruir ndices y ejectela
Ejecute nuevamente el proceso ajustador de diferencias (paso 10)
En el Resumen de Reconversin
Si al presionar aceptar para iniciar la ejecucin del reporte, aparece el siguiente mensaje:
o
o
o
Presione Abort
Vuelva a ejecutar el reporte Resumen de Reconversin (Paso 12).
Si al ejecutar el reporte, en alguno de los tem se visualiza para la columna estado REVISAR:
o
Verifique que en el archivo LogProcess_NombreEmpresa.txt el primer nombre en el archivo es par_emp. De

no ser as, ejecute de nuevo el proceso reconvertidor de datos, a partir de un respaldo o reconvirtiendo solo las
tablas faltantes.
Si la situacin para revisar es en el mdulo Inventario, verifique en los listados de precios y valor del inventario
del sistema, si la situacin es causada porque algunos artculos al reconvertirlos y redondearlos tienen valor 0 en
el precio y/o en el costo. Si ese es el caso, realice los ajustes correspondientes al costo/precio en la empresa clon.
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Si al ejecutar el reporte, en todos los tem se visualiza para la columna estado REVISAR:
o
o
o
Cierre el reporte
Asegrese que est emitiendo el reporte ubicado en la empresa reconvertida (Clon)
Emita el reporte nuevamente y asegrese de seleccionar como empresa origen el cdigo de la empresa
operativa (la que mantiene el histrico de sus datos).
LISTADO DE TAREAS A VERIFICAR PARA EJECUTAR LA RECONVERSIN MONETARIA
ASPECTOS A VERIFICAR \ EJECUTAR
CHECK
PREPARACIN PREVIA
1. Verifique que su versin de Profit Plus Administrativo sea 7.01
2. Cierre el ciclo de la empresa en Bs.
3. Tenga sus datos en buen estado
Realice un respaldo de sus datos
Ejecute Validar Base de Datos
Ejecute Reconstruir ndices
Ejecute Validar Consistencia
4. Decida el nmero de decimales para precios y costos

5. Haga una copia de su empresa
6. Cree una nueva empresa
7. Pase la copia de los datos de su empresa a la empresa Clon

8. Cree la nueva moneda BSF
9. Ejecute el proceso Reconvertidor de Datos
10. Ejecute el proceso Ajustador de Diferencias
VALIDACIN
11. Preprese para validar la reconversin
12. Compare ambas empresas (la original y la reconvertida)
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PROFIT PLUS CONTABILIDAD
RECONVERSION
Preparacin Previa
Verifique su versin
de Profit Plus
Contabilidad
MONETARIA

Operativa
empresa
empresa en Bs.
Cree una nueva

empresa (Clon)
Tenga sus datos en

buen estado

datos de su empresa a
la empresa clon
Validacin
Cree la nueva moneda BSF
Ejecute el proceso
Reconvertidor de Datos, e
Indique la cuenta contable
para la que se registrarn las
diferencias por redondeo
Resumen de
Reconversin
Preprese para
validar la
reconversin
Compare ambas
empresas (la
original y la
reconvertida)
PREPARACIN PREVIA
14. Verifique su versin de Profit Plus Contabilidad: La reconversin requiere que tenga instalada la versin 2.6.9 con ejecutable
de fecha igual o superior al 20/10/2007.
Si posee instalado el sistema Profit Plus Administrativo y/o Profit Plus Nmina y la empresa que va a reconvertir se
encuentra integrada/conectada, es recomendable que contabilice todos los documentos y nminas antes de proceder con la
reconversin.
Realice los respectivos cierres contables al 31/12/07 de la empresa. De esa forma se evita tener que realizar en el futuro
cierres tanto en la empresa denominada en BS Bolvares (histrica) como en la empresa representada en BSF Bolvares
Fuertes.
datos estn en SQL SERVER).
Ejecute Reconstruir ndices (solo para la versin profesional).
Ejecute Validar Consistencia.
Para realizar la clonacin de la empresa operativa, desde el sistema Profit Contabilidad seleccione el men Mantenimiento y
la opcin Respaldar/Recuperar
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18. Cree una nueva Empresa (Clon)

Desde el sistema Profit Plus Contabilidad, seleccione el men Mantenimiento y la opcin Empresas.
Asgnele un cdigo representativo a esta empresa (clon), que permita distinguir que es la empresa de reconversin, y a la vez
relacionarla con la empresa operativa, y guarde los datos ([CTRL+G] o haga clic en el botn Guardar).

Ubicado en la empresa (clon) seleccione el men Mantenimiento, y la opcin Respaldar/Recuperar
mismo modo).
20. Cree la nueva moneda BSF Bolvar Fuerte.
Seleccione el men Tablas y la opcin Monedas.
Ingrese en Cdigo las siglas BSF sin ningn signo o smbolo adicional y en descripcin Bolvares Fuertes.
Ingrese en Tasa de Cambio mil (1000).

Ubique el Proceso Adicional RM1-Reconvertidor de Datos.
El sistema le solicitar los siguientes parmetros:
o
o
o
Moneda Actual: Seleccione la moneda base de su empresa la cual deber ser BS Bolvares. Si posee cualquier
otro cdigo que representa la moneda Bolvares seleccinelo. El sistema asume que la moneda seleccionada es la
moneda base del sistema, en caso de no ser as emitir un mensaje de advertencia de la posible inconsistencia.
Moneda Nueva: Seleccione la nueva moneda creada en el punto 7, la cual debe ser BSF Bolvares Fuertes.
Dividendo: Indique el valor que se utilizara para dividir los importes monetarios, mil (1000).
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Presione el botn Aceptar, para iniciar la reconversin.

Se muestra la pantalla Proceso de Reconversin Monetaria. All en la lista de cuentas contables de tipo detalle, debe
indicar la cuenta que utilizar el proceso, en caso de requerir realizar los asientos para ajustar diferencias por reconversin.
Seleccione su cuenta y presione el botn Reconvertir

o
o
Se despliega un mensaje de advertencia indicando Recuerde haber realizado labores de mantenimiento y
respaldo de su base de datos antes de continuar. Est seguro que desea realizar la reconversin monetaria?.
Presiones el botn Si
Se despliega un mensaje de advertencia indicando Si existe un monto escrito configurado en las reglas de
integracin que represente un valor de la moneda base, deber actualizarlo manualmente, presione el botn
Aceptar.
El proceso arrojar los siguientes resultados:

o
o
o
o
o
o
Cada campo con importes monetarios es dividido entre el factor seleccionado por el usuario, redondeado a dos
decimales de forma equitativa.
Colocar de forma automtica como nueva moneda base al Bolvar Fuerte (BSF) (el proceso modificar esta
moneda para que quede con tasa= 1 y la asignar como moneda base en parmetros de la empresa).
La cuenta de detalle seleccionada en el punto anterior, se incluir en caso de ser necesario, en los comprobantes
de diario y de presupuesto para ajustar diferencias entre el debe y haber.
Los comprobantes y activos fijos reconvertidos sern marcados con el tag <RECONVERSION> en el campo
comentario de los renglones y en el campo4 respectivamente.
El proceso actualiza los saldos de las cuentas para que correspondan con la sumatoria de los comprobantes
Se crea un archivo llamado LogProcess_NombreEmpresa.txt en la carpeta raz de Profit Plus Contabilidad el
cual contiene el nombre de las tablas procesadas.
VALIDACIN
22.
Preprese para validar la reconversin de su empresa

Salga de Profit Plus Contabilidad (cierre la aplicacin)
Vuelva a ejecutar Profit Plus Contabilidad y seleccione la empresa clon (la empresa con los datos reconvertidos).
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Seleccione el men Mantenimiento, y la opcin Actualizar Tablas Locales (slo para la versin corporativa)
23.
Compare ambas empresas (la original y la reconvertida)

Emita el reporte Resumen de Reconversin el cual realiza una comparacin entre la empresa original y la empresa reconvertida.
Para su emisin siga los siguientes pasos:
o

RM2 - Resumen de Reconversin Monetaria y presione el botn Aceptar
El Resumen de Reconversin mostrar los siguientes valores:

Movimiento de Cuentas: Total de Saldo Inicial, total del debe, total del haber y total del saldo, al nivel 1 del plan de cuentas
contable para el ejercicio actual.
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Movimiento de Presupuestos Cuentas: Total de Saldo Inicial, total del debe, total del haber y total del saldo, al nivel 1 del
plan de cuentas para el ejercicio actual.
Activos Fijos: Total del valor de adquisicin, total depreciacin acumulada, total valor contable para el ejercicio actual.
Dif.%: Mostrar el valor porcentual que representa el monto de la columna Dif. Bs. en relacin al monto de la columna
Empresa (Bs.)
Estado: Indicar el estado de cada item:
24.
Fin de la Reconversin con xito

Si los valores de la columna Estado reflejan OK para todos los item, usted ha finalizado con xito el proceso de
reconversin. Recomendamos que a partir de ahora permita el acceso a la empresa operativa (que ahora ser la empresa
histrica) slo a usuarios supervisores.
seccin

o
o
o

Si durante la ejecucin del proceso se presenta cualquier situacin que lo detenga, para solventar la situacin, seleccione
alguna de las dos opciones que se le presentan:
a. Restaure la copia que hizo de su empresa en el paso 4.
b. Corrija la situacin
c. Borre los archivos generados por el proceso:
LogProcess_NombreEmpresa.txt y
LogError_NombreEmpresa.txt ubicado en la raz de Profit
Plus Contabilidad
d. Ejecute nuevamente el proceso de reconversin a partir
del paso 7.

a. Corrija la situacin
b. Ejecutar nuevamente el proceso de reconversin a partir
del paso 8.
reconvertir cada una de las tablas que ya proces, indique la
opcin NO en cada mensaje, y de all en adelante
finalizada las preguntas procesar aquellas tablas que
quedaron pendientes de la ejecucin anterior.
Si en alguno de los tem la columna estado indica REVISAR:
o
Verifique que en el archivo LogProcess_NombreEmpresa.txt el primer nombre en el archivo es par_emp. De

no ser as, ejecute de nuevo el proceso reconvertidor de datos, a partir de un respaldo o reconvirtiendo solo las
tablas faltantes.
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Si al ejecutar el reporte, en todos los tem se visualiza para la columna estado REVISAR:
o
o
o
Cierre el reporte
CHECK
PREPARACIN PREVIA
1. Verifique que su versin de Profit Plus Contabilidad sea 2.8.9


7. Cree la nueva moneda BSF
VALIDACIN
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PROFIT PLUS NMINA
RECONVERSION
MONETARIA

Preparacin Previa
Verifique su versin
de Profit Plus Nmina
empresa en Bs.
Tenga sus datos en
buen estado
Verifique cuales
valores sern
reconvertidos
Operativa
empresa
Cree una nueva
empresa (Clon)
datos de su empresa
a la empresa clon
Reconvertidor de Datos
Validacin
Resumen de
Reconversin
Ejecute el proceso
Reconvertidor de
Datos e Indique: el
factor de reconversin
y los valores de
nomina que sern
reconvertidos
Preprese
para validar la
reconversin
Compare
ambas empresas
(la original y la
reconvertida
PREPARACIN PREVIA
1.
Verifique su versin de Profit Plus Nmina: La reconversin requiere que tenga instalada la versin 1.8.9 con ejecutable de fecha
igual o superior al 20/10/2007.
2.
Cierre el ciclo de la empresa en Bs.

Ingrese los registros pendientes y actualice los valores de nmina que sean necesarios
Realice los respectivos cierres de nmina al 31/12/07, a fin de evitar realizar cierres tanto en la empresa cargada en BS
Bolvares (Histrica) como en la empresa representada en BSF Bolvares Fuertes.
Si posee instalado el sistema Profit Plus Administrativo y la empresa que va a reconvertir se encuentra integrada/conectada,
es recomendable transfiera las nminas al administrativo antes de proceder con la reconversin.
3.
Tenga sus datos en buen estado

datos estn en SQL SERVER)
Ejecute Reconstruir ndices (solo para la versin profesional).
4.
Verifique cuales valores sern reconvertidos de los Campos de Trabajador, Constantes, Fichas de Trabajadores, Tablas de Valores
y Conceptos (de los valores numricos identifique los que corresponden a importes monetarios). Se recomienda realice este
anlisis para simplificar el proceso de reconversin.

5.
Haga una copia de su empresa

Para realizar la clonacin de la empresa operativa, desde el sistema Profit Nmina seleccione el men Mantenimiento y la
opcin Respaldar/Recuperar
Seleccione la opcin Respaldar Datos y presione el botn Aceptar
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6.
Cree una nueva empresa (Clon)

Desde el sistema Profit Plus Nomina, seleccione el men Mantenimiento y la opcin Empresas.
Asgnele un cdigo representativo a esta empresa, que permita distinguir que es la empresa de reconversin, y a la vez
relacionarla con la empresa original, y guarde los datos ([CTRL+G] o haga clic en el botn Guardar).
7.
Pase la copia de los datos de su empresa a la empresa Clon

Ubicado en la empresa (clon) seleccione el men Mantenimiento, y la opcin Respaldar/Recuperar
mismo modo).

8.
Ejecute el proceso Reconvertidor de Datos

Seleccione en la lista el proceso adicional RM1 - Reconvertidor de Datos.
El sistema le solicitar como parmetro el Dividendo, coloque en este campo el valor mil (1000). Presione el botn
Aceptar y se mostrar la pantalla Proceso de Reconversin Monetaria
9.
Indique los valores de nmina que sern reconvertidos (si efectu el anlisis de los valores de nmina en la fase de Preparacin
Previa, haga uso de l). Para los que desee reconvertir, marque la casilla correspondiente. La pantalla est dividida en cinco (5)
secciones tal como muestra la figura:
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Campos de Trabajador: Se listarn los campos de tipo numrico. La columna valor mostrar el mayor valor
almacenado para este campo en los histricos. Marque la columna Sel, para sealar los campos monetarios que desee
reconvertir. Si el campo no maneja histricos, mostrar en la columna valor cero (0). De ser este el caso, ejecute otra
sesin de Profit Plus Nmina, y verifique a travs de los reportes del sistema para campos de trabajador, un valor que le
permita identificar si es monetario o no. Al seleccionar la columna Res. RM (Resolucin de Reconversin Monetaria),
el reconvertidor realiza el redondeo del valor del campo hacia arriba, de acuerdo a las normas que rigen los salarios y
dems prestaciones de carcter social. Es importante destacar que solo seleccionar esta columna no tiene ningn efecto,
debe estar seleccionada la columna Sel.
Constantes: Se listarn las constantes de tipo numrico. La columna valor mostrar el valor que posee dicha
constante. Marque la columna Sel para sealar las constantes monetarias que desee reconvertir. Al seleccionar la
columna Res. RM (Resolucin de Reconversin Monetaria), el reconvertidor realiza el redondeo del valor de la
constante hacia arriba, de acuerdo a las normas que rigen los salarios y dems prestaciones de carcter social. Es
importante destacar que solo seleccionar esta columna no tiene ningn efecto, debe estar seleccionada la columna Sel.
Fichas del Trabajador: Se listarn todas las fichas de trabajador que utilicen al menos uno de los dos valores numricos
disponibles en cada una de ellas. Marque la columna Cam_Num1 si desea reconvertir el primer valor numrico de la
ficha, y/o marque la columna Cam_Num2 si desea reconvertir el segundo valor numrico de la ficha, apoyndose en
las columnas Valor 1 y Valor 2 respectivamente.
Tabla de Valores: Se listarn todas las tablas de Valores de la Empresa. Marque la columna Sel.Rango si el rango
corresponde a un valor numrico monetario, y/o marque la columna Sel.Valor si el valor corresponde a un importe
monetario. Si su empresa maneja sueldo en otra moneda seleccione la tabla Tasa para sueldos en Otra moneda para
que la tasa sea reconvertida.
Conceptos: Se listarn todos los conceptos de nmina y la columna Valor Monto, mostrar el mayor valor encontrado
en los recibos para cada uno de ellos, del mismo modo para el valor auxiliar del concepto. No ser necesario seleccionar
la columna Act.Monto si la columna Valor Monto muestra 0.00, dado que esto indica que el concepto no ha
generado ningn valor. Al seleccionar la columna Res. RM (Resolucin de Reconversin Monetaria), el reconvertidor
realiza el redondeo del valor del concepto hacia arriba, de acuerdo a las normas que rigen los salarios y dems
prestaciones de carcter social. Es importante destacar que solo seleccionar esta columna no tiene ningn efecto, debe
estar seleccionada la columna Sel.
Puede marcar las casillas haciendo clic sobre cada una de ellas, o utilizando la barra espaciadora cuando tenga la columna
seleccionada, y desplcese con las flechas de direccin. (Importante: si sale de la pantalla presionando el botn cancelar
perder las selecciones realizadas, por tanto si requiere realizar alguna verificacin en el sistema le sugerimos que inicie otra
sesin del sistema Profit Plus Nmina ingresando a la misma empresa).
Recuerde que cualquier importe en moneda diferente a la moneda base no debe ser seleccionado. Por ejemplo si su empresa
maneja sueldos en otra moneda y los almacena en el Campo Sueldo en Otra moneda, este campo no debe ser reconvertido.
Ya finalizada la seleccin de los valores de nomina que apliquen, recomendamos presione el botn Examinar Campos,
para desplegar una lista de todos los campos seleccionados y no seleccionados a fin de que verifique si la informacin
marcada es la correcta.
Si la seleccin no es correcta regrese a la pantalla Proceso de Reconversin Monetaria y tilde y destilde segn requiera
Si la seleccin es correcta presione el botn Reconvertir
o
o
Se despliega un mensaje de advertencia indicando Recuerde haber realizado labores de mantenimiento y respaldo
de su base de datos antes de continuar. Est seguro que desea realizar la reconversin monetaria?. Presione el
botn Si
El proceso arrojar los siguientes resultados:
Pg. 19/22
Cada campo sealado por el usuario con importes monetarios es dividido entre el factor seleccionado por el
usuario, redondeado a dos decimales de forma equitativa. (Recuerde que: si existe un monto escrito en la
programacin de conceptos que represente un valor de la moneda base, deber actualizarlo manualmente, dado que
el proceso no reconvertir dicho valor)
Se crea un archivo llamado LogProcess_NombreEmpresa.txt en la carpeta raz de Profit Plus Nomina el cual
contiene el nombre de las tablas procesadas.
VALIDACIN
10. Preprese para validar la reconversin de su empresa
Salga de Profit Plus Nmina (cierre la aplicacin)
Vuelva a ejecutar Profit Plus Nmina y seleccione la empresa clon (la empresa con los datos reconvertidos).
Seleccione el men Mantenimiento, y la opcin Actualizar Tablas Locales (slo para la versin corporativa)
Emita el reporte Resumen de Reconversin el cual realiza una comparacin entre la empresa original y la empresa reconvertida.
Para su emisin siga los siguientes pasos:
o

RM2 - Resumen de Reconversin Monetaria y presione el botn Aceptar
Pg. 20/22
El Resumen de Reconversin mostrar los siguientes valores:

Movimiento de Nomina: Total de Asignaciones, Deducciones y Retenciones agrupadas por contrato, desde la fecha de
inicio de operaciones hasta la fecha indicada en la emisin del reporte
Valores Acumulados: Valor para cada campo de tipo numrico No Editable que haya sido seleccionado durante el
proceso para su reconversin.
Prstamos: Saldo de prestamos agrupado por contrato desde la fecha de inicio de operaciones hasta la fecha indicada en
la emisin del reporte
Dif.%: Mostrar el valor porcentual que representa el monto de la columna Dif. Bs. en relacin al monto de la
columna Empresa (Bs.)
Estado: Indicar el estado de cada item:
12. Compruebe el clculo de la nmina Post Reconversin

Genere una nmina para cada contrato.
Revise los valores generados.
Verifique cualquier otro clculo en el sistema que usted considere.
13. Fin de la Reconversin con xito

Si los valores de la columna Estado reflejan OK para todos los tem y las comprobaciones de los clculos de su nmina han
sido exitosos, usted ha finalizado con xito el proceso de reconversin. Recomendamos que a partir de ahora permita el acceso
a la empresa operativa (que ahora ser la empresa histrica) slo a usuarios supervisores.
seccin
Pg. 21/22
o
o
o

Si durante la ejecucin del proceso se presenta cualquier situacin que lo detenga, debe seleccionar algunas de las dos
opciones que se le presentan:
a. Restaure la copia que hizo de su empresa en el

paso 5.
b. Solvente la situacin presentada
c. Borrar el archivo LogProcess_NombreEmpresa.txt
y LogError_NombreEmpresa.txt (en caso de que se
haya generado) ubicados en la raz de Profit Plus
Nmina
d. Ejecute nuevamente el proceso de reconversin a
partir del paso 8
a. Solvente la situacin presentada

b. Ejecute nuevamente el proceso de reconversin a
partir del paso 8
reconvertir cada una de las tablas que ya proces,
indique la opcin NO en cada mensaje, y de all en
adelante finalizada las preguntas procesar aquellas
tablas que quedaron pendientes de la ejecucin anterior.
Si no marc un campo, concepto, constante ,valor o ficha que deba ser reconvertido y ya finaliz la ejecucin el proceso
Reconvertidor de Datos:
o
o
o
o
o
Salga de Profit Plus Nmina (cierre la aplicacin)

Vuelva a ejecutar Profit Plus Nmina y seleccione la empresa clon (la empresa con los datos reconvertidos).
Ejecute nuevamente el proceso Reconvertidor de Datos, y en la pantalla seleccione nicamente el campo,
concepto, constante, valor o ficha del trabajador que se haya omitido.
Presione el botn Reconvertir
El proceso comenzar a mostrar mensajes como el de la siguiente figura:
Responda Si, a la pregunta de volver a procesar nuevamente las tablas si corresponden a uno de los siguientes
casos que vamos a mencionar, para los restantes tablas responda No. Las reglas son las siguientes:
* Si omiti la reconversin de algn campo, debe procesar nuevamente snem_va y snvaria
* Si omiti la reconversin de algn concepto, debe procesar nuevamente snconcep, y snnomi
* Si omiti la reconversin de alguna constante, debe procesar nuevamente snconst
* Si omiti la reconversin de alguna tabla de valores, debe procesar nuevamente snren_ta
* Si omiti la reconversin de alguna ficha del trabajador, debe procesar nuevamente snfic_em
Pg. 22/22
Si al emitir el Resumen de Reconversin la columna estado indica para todos los tem REVISAR
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
Cierre el reporte
CHECK
PREPARACIN PREVIA
1. Verifique que su versin de Profit Plus Nmina sea 1.8.9
4. Verifique cuales valores sern reconvertidos


VALIDACIN

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GUA PASO A PASO PARA RECONVERTIR CON XITO:

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GUA PARA RECONVERTIR CON XITO

PROFIT PLUS ADMINISTRATIVO

Haga una copia de su

Cree una nueva

Tenga sus datos en

Pase la copia de los

Ejecucin del Proceso

Cierre el ciclo de la empresa en Bs.

Tenga sus datos en buen estado

CLONACIN DE LA EMPRESA OPERATIVA

Haga una copia de su empresa

Elaborado por: Unidad Calidad y Mejoras

Ultima Modificacin: 10/12/2007

Softech Consultores C.A.

Cree una nueva Empresa

Pase la copia de los datos de su empresa a la empresa Clon

EJECUCIN DEL PROCESO

Cree la nueva moneda BSF Bolvar Fuerte.

Ejecute el proceso Reconvertidor de Datos

Elaborado por: Unidad Calidad y Mejoras

Ultima Modificacin: 10/12/2007

Softech Consultores C.A.

Presione el botn Aceptar, para iniciar la reconversin

Se despliega un mensaje de advertencia indicando Recuerde haber realizado labores de mantenimiento y

El proceso realizar las siguientes acciones:

10. Ejecute el proceso Ajustador de Diferencias

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Ultima Modificacin: 10/12/2007

Softech Consultores C.A.

El proceso ejecutar las siguientes acciones:

Preprese para validar la reconversin de su empresa

Compare ambas empresas (la original y la reconvertida)

Seleccione el men Reportes y la opcin Reportes y Procesos Adicionales. Ubique el Reporte

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Ultima Modificacin: 10/12/2007

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Aparecer el siguiente reporte:

Fin de la Reconversin con xito

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MANEJO DE PROBLEMAS FRECUENTES

Presione OK y el proceso se detendr

Presione Aceptar y el proceso se detendr

Reconvirtiendo slo las tablas faltantes

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Presione Aceptar y el proceso se detendr en un punto dado.

Presione Aceptar y el proceso se detendr

Verifique que en el archivo LogProcess_NombreEmpresa.txt el primer nombre en el archivo es par_emp. De

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LISTADO DE TAREAS A VERIFICAR PARA EJECUTAR LA RECONVERSIN MONETARIA

ASPECTOS A VERIFICAR \ EJECUTAR

CLONACIN DE LA EMPRESA OPERATIVA