Sistemas de gestin de compras

Norma UNE-CWA 15896:

Gestin de compras de valor aadido

SISTEMAS DE GESTIN DE COMPRAS

En la actualidad, a mayor complejidad de

los aspectos econmicos e internacionales,
el impacto de la funcin de compras ya no
se limita a beneficios y rentabilidad, sino
que tiene consecuencias directas en la
rentabilidad e imagen de la empresa ya que
se enfrenta a un escenario con un mayor
nmero de actores y riesgos en la adquisicin
de materiales, artculos y servicios.

Actualmente se quiere ir ms all, y abarcar

al mundo de las compras. Para ello se
dispone de una Norma propia de mbito
europeo, desarrollada en Bruselas y en la
que han participado activamente todas las
Asociaciones Europeas de Compras, entre
ellas la espaola AERCE (Asociacin de
Profesionales de Compras, Contratacin y
Aprovisionamientos en Espaa).

A nivel internacional y en el contexto de las

compras a nivel de empresa, se ha hecho
necesario asegurar la calidad de las compras,
para garantizar que los productos o servicios
adquiridos cumplen con los requisitos
necesarios.

Se trata de la Norma UNE-CWA 15896

Gestin de Compras de Valor Aadido,
que tiene como principal objetivo el
logro de la excelencia en la gestin en
los departamentos de compras de las
organizaciones.

Hasta ahora, el comprador para asegurarse la

calidad de los productos y servicios se basaba
en la responsabilidad del proveedor, para
fabricar un buen producto y que este aportara
las pruebas de calidad correspondientes.
Para ello, el comprador solicitaba a sus
proveedores que dispusieran de certificados
ISO 9000 para calidad e ISO 14000 para
medioambiente.

Esta Norma est dirigida a empresas,

cuyo objetivo de la Direccin de Compras
sea obtener un mejor rendimiento de
sus actividades, alineando sus objetivos
con los objetivos globales y estratgicos
de la Organizacin a la que pertenece,
contribuyendo a los resultados de la
Compaa siguiendo un modelo de mejora
continua.
Esta iniciativa ser referente entre el resto de
organizaciones que buscan la excelencia en
las compras y que comienzan a trabajar de
acuerdo a esta Norma UNE-CWA 15896.

Certificacin por
entidad externa

5
Ejecutar el Plan de
Accin implantando
el Modelo

1
3

Definir un Plan de
Accin para la
consecucin de
los requisitos del
Modelo

2
Realizar el
diagnstico sobre
el anlisis de la
situacin actual

Analizar la
situacin actual
de la organizacin
con respecto al
cumplimiento del
Modelo CWA
15896

NORMA UNE-CWA 15896 : Gestin de compras de valor aadido

NORMA UNE-CWA 15896:

GESTIN DE COMPRAS DE VALOR AADIDO
Que es la norma UNE-CWA 15896?
ambas partes apuesten por el desarrollo de
sus organizaciones.

UNE-CWA 15896
UNE-CWA 15896, documento que unifica
los procedimientos de trabajo y da criterios
de actuacin para guiar a los responsables
del rea de Compras hacia una gestin
excelente.
La norma se basa en las mejores prcticas
empresariales europeas y establece un
estndar de calidad cuyo cumplimiento
aporta valor a la empresa. La norma permite
garantizar que las operaciones del
departamento respetan tambin aspectos
medioambientales, ticos y de sostenibilidad.

La norma UNE-CWA 15896 Gestin de

compras de valor aadido desarrollada
en Bruselas y en la que han participado
activamente todas las Asociaciones Europeas
de Compras, nace como transposicin de la
normativa europea y es el primer estndar
supranacional en el mbito de las compras.
Su finalidad es mejorar la gestin de las reas
de compras para optimizar recursos, impulsar
la competitividad de la empresa, reducir
costes y as impulsar los beneficios de la
organizacin que la aplique.
Es la primera normativa de Compras
comunitaria, que unifica los procedimientos
de trabajo y da criterios de actuacin para
guiar a los responsables del rea de Compras
hacia una gestin excelente.

La norma se basa en las mejores prcticas

empresariales europeas y establece un
cumplimiento estndar de calidad que
aporta valor a la empresa. Adems asegura
la excelencia de la funcin de Compras
y garantiza que las operaciones del
departamento respetan tambin aspectos
medioambientales, ticos y de sostenibilidad.
Esta normativa da a las organizaciones unos
criterios comunes para calibrar su nivel en
la gestin de compras, definir un proceso de
mejora continua y comparar los diferentes
procesos que se aplican en las organizaciones
con una referencia a nivel europeo.
Las empresas que adoptan los principios
o tengan la acreditacin CWA-PUMA ganan
en efectividad, eficiencia y comunicacin, lo
que se traduce en valor aadido, ventajas
competitivas, diferenciacin comercial y
excelencia en el servicio.
La utilizacin del estndar ayuda a priorizar
las actividades del dpto. de Compras y a
definir una estrategia que tenga en cuenta
los recursos, presupuestos y plazos de las
operaciones, as como los beneficios y riesgos
que conllevan.
.

En esta norma se explica cmo organizar

un departamento de compras para obtener
un mejor rendimiento, alineado con los
objetivos globales de la compaa y cmo
articular las relaciones con los proveedores
desde un punto de vista estratgico y tctico,
estableciendo un vnculo que permita que

SISTEMAS DE GESTIN DE COMPRAS

Objetivos de la norma
La norma UNE-CWA 15896 Gestin de Compras de Valor Aadido, pretende alcanzar los
siguientes objetivos:
Implementar un modelo de valor aadido en la gestin de compras mediante la aplicacin de las
normas UNE-CWA 15896.
Alinear los objetivos del rea de compras con la estrategia de la organizacin.
Conseguir mayores eficiencias en el ciclo de vida de las compras.
Profesionalizar la funcin del rea de compras en las organizaciones.
Potenciar la optimizacin de costes de la compaa.

Requisitos de la norma UNE-CWA 15896

La norma incluye un requisito expreso para que el departamento de compras establezca un proceso
de mejora continua para reducir las diferencias entre el rendimiento de compras en la actualidad y el
objetivo de rendimiento de compras.
Se puede representar El modelo de gestin de compras de valor aadido de una organizacin tal y
como se muestra en la siguiente imagen:

LIDERAZGO DE LA ORGANIZACIN
POLTICA, ESTRATEGIA Y OBJETIVOS ESTRATGICOS DE LA ORGANIZACIN
LIDERAZGO DEL REA DE COMPRAS
POLTICA, ESTRATEGIA Y OBJETIVOS CLAVE DE COMPRAS

CDIGO DE CONDUCTA DE COMPRAS

CDIGO DE CONDUCTA
PERSONAL Y TICA
FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES

PROCESO ESTRATGICO DE COMPRA

Y GESTIN DEL SUMINISTRO

PROCESO DE RELACIN
DE LOS PROOVEDORES

PROCESOS OPERACIONALES DE COMPRA

CAPACIDADES
Y HABILIDADES

DESARROLLO DEL EQUIPO DE COMPRAS

PROVEEDORES

RESULTADOS
DE LAS COMPRAS

GESTIN DE LOS PROCESOS

GESTIN DE LAS PERSONAS

INNOVACIN EN LOS PROCESOS DE COMPRA

MEJORA CONTINUA: REVISIN DE LOS RESULTADOS Y DEL SISTEMA DE GESTIN

La norma desarrolla el modelo de gestin de compras a travs de una introduccin y 11 apartados.

A continuacin se exponen los requisitos ms significativos.

NORMA UNE-CWA 15896 : Gestin de compras de valor aadido

la norma desarrolla los requisitos con

relacin al liderazgo de compras, las
capacidades y habilidades fundamentales
de las personas que integran el equipo de
compras, la estructura del departamento,
las responsabilidades de cada miembro y
como se desarrolla el equipo.

En el punto 5 Responsabilidad de las

compras se establecen, entre otros,
los requisitos que debe cumplir el
departamento de compras respecto
a disponer de una visin, una poltica
de compras alineada con la poltica de
la organizacin, unos objetivos clave
del departamento de compras que se
deriven directamente de la poltica y que
sean fundamentales para el rendimiento
del departamento y para el xito de la
organizacin.

En los dos siguientes puntos (8 y 9),

la norma diferencia los requisitos
relacionados con la gestin de dos
grandes procesos: el proceso estratgico
de compra y gestin del suministro y el
proceso operacional de compra.

As mismo pide que se disponga de una

declaracin de un cdigo de conducta de
compras y un cdigo de conducta personal
y tica, una declaracin de funciones
y responsabilidades y que se realicen
auditoras internas.
En el punto 6 Responsabilidad de
gestin se establecen los requisitos
relacionados con la gestin del rea de
compras. As se requiere que los objetivos
de compras estn alineados con los
objetivos estratgicos de la organizacin,
que haya un compromiso de la direccin,
que la estrategia del departamento
de compras est alineada con la de la
organizacin, que se mida el rendimiento
de las compras, que se fomente la
innovacin en las compras y que se proteja
la informacin intelectual y comercial.

Para guiar a las organizaciones en la

identificacin de ambos procesos, la
norma proporciona un ejemplo de los
elementos que conforman cada uno de
los procesos.

Seguidamente, en el punto 7 Equipo

de compras y gestin de suministro

Relacin de la norma UNE-CWA 15896 con otras normas

Las normas UNE-CWA 15896 Gestin de compras de valor aadido estn alineadas con otras normas
que se aplican habitualmente en las organizaciones, entre otras:
Salud y seguridad (OHSAS 18001,...).

Sostenibilidad.

Medio ambiente (ISO 14001,...).

Responsabilidad social empresarial.

Gestin de la calidad (ISO 9001,...).

Pacto Mundial de las Naciones Unidas.

Seguridad de tecnologa de la informacin

y las comunicaciones (ISO 27001,...).

Modelo Europeo de Excelencia en la

Gestin (EFQM).

SISTEMAS DE GESTIN DE COMPRAS

IMPLANTACIN DE UN SISTEMA DE GESTIN DE

COMPRAS COMO ESTRATEGIA DE COMPETITIVIDAD
DE LAS EMPRESAS
La coyuntura econmica actual, de recesin, descenso en las ventas y con una complejidad econmica
que aumenta da a da, lleva a las empresas a la necesidad de actuar sobre sus costes si quieren
sobrevivir en un mercado cada vez ms competitivo y globalizado.
En los ltimos tiempos, empresas punteras en distintos sectores a nivel europeo han optado por
desarrollar nuevas formulas en los departamentos de compras que permitan controlar el gasto y reducir
costes, con el fin de aumentar la rentabilidad de la propia empresa.

SITUACIN MACROECONMICA ACTUAL

RETOS EN EL MBITO DE COMPRAS

Desplazamiento de los centros productivos hacia pases

de bajo coste y mercados emergentes.

Bsqueda de nuevos proveedores que permitan

acompaar estos movimientos, reducir el riesgo y
gestionar global sourcing.

Desaceleracin econmica, menor crecimiento la cifra

de negocios y mayor presin competitiva.

Potenciacin de las alianzas a medio y largo plazo con

proveedores estratgicos que puedan acompaar el
desarrollo de la compaa.

Escalada continua de los precios de las materias

primas, lo que obliga a buscar y desarrollar materiales
alternativos.

Integracin de los proveedores en el desarrollo de

nuevos productos y creacin de oportunidades de
negocio. Decisiones make or buy.
Bsqueda de continuas reducciones de precios para
compensar la disminucin de los ingresos y poder
mantener las tasas de rentabilidad.

Para hacer frente a los nuevos retos en el mbito de compras, es fundamental evolucionar la funcin
de compras hacia la estrategia y desarrollar buenas prcticas y herramientas de soporte del proceso
de compras.
Por todo ello, tener una funcin de compras desarrollada, permitir aumentar la rentabilidad de su
organizacin.
Es importante identificar la funcin de Compras como rea estratgica de la compaa, no slo para la
mejora continua de los costes, sino tambin por la bsqueda de innovacin y competitividad.
En este mbito, y para dar respuesta a esta necesidad, Informtica El Corte Ingls, desde el Centro
Experto de Calidad y Procesos, ofrece los servicios de Diagnstico, Implantacin y Auditoras del Sistema
de Gestin de Compras de Valor Aadido, siguiendo el modelo CWA 15896 Gestin de Compras de Valor
Aadido, disponiendo de consultores cualificados reconocidos por AERCE.

NORMA UNE-CWA 15896 : Gestin de compras de valor aadido

SERVICIOS DE INFORMTICA EL CORTE INGLS

PLAN

ACT

Definir acciones de mejora

(tras analizar el proceso
y detectar debilidades)

Analizar
lo conseguido
mediante
estandarizacin
y formacin

La metodologa desarrollada por el

Centro Experto de Calidad y Procesos
de Informtica El Corte Ingls, cumple
con uno de los requisitos de la Norma
UNE CWA 15896 que es la aplicacin
de la MEJORA CONTINUA.

Ejecutar
las acciones
definidas

DO

El Centro Experto de Calidad y

Procesos de Informtica El Corte
Ingls ofrece los servicios para la
realizacin del diagnstico, definicin
e implantacin de un Sistema de
Gestin de Compras, as como la
auditora del mismo, para evaluar su
cumplimiento con los requisitos de la
Norma UNE-CWA 15896.

Comprobar resultados
y llegar a conclusiones

CHECK
... y considerar que todo es mejorable

Esta metodologa se basa en la necesidad de conocer la situacin de la gestin actual, de los procesos,
procedimientos y organizacin respecto a la norma indicada para que, en base al anlisis de la situacin
y su diagnstico, elaborar un Plan de Accin, u Hoja de Ruta, que marque el proceso a seguir para realizar
la Implantacin de un Sistema de Gestin de Compras de valor aadido y conseguir la certificacin CWA
15896.
Para ello, se deben llevar a cabo las siguientes actuaciones:
IMPLANTACIN

DIAGNSTICO

DOCUMENTACIN
DEL SISTEMA

IMPLANTACIN
DEL SISTEMA
DE COMPRAS

AUDITORAS
AUDITORA
INTERNA DEL
SISTEMA DE
GESTIN
DE COMPRAS

AUDITORA
DE CERTIFICACIN

SISTEMAS DE GESTIN DE COMPRAS

Las actuaciones a llevar a cabo son:

Elaboracin del Diagnstico:

Anlisis de la Situacin actual del modelo

de gestin de la Direccin de Gestin de
Compras respecto a la Norma UNE-CWA
15896.

El objetivo de esta fase es recabar y revisar

toda la informacin y documentacin
necesaria que permita conocer la situacin
actual de las Compras en la Organizacin,
respecto de la Norma CWA 15896, para
realizar el diagnstico de cumplimiento, y as
poder determinar los gaps existentes en la
propia gestin de los procesos de compras
dentro de la organizacin.

Elaboracin del Diagnstico de

Cumplimiento de la Norma UNE-CWA
15896.
Definicin del Plan de Accin para la
implantacin y futura certificacin segn la
Norma UNE-CWA 15896.

Implantacin del Sistema de Gestin de Compras:

El objetivo de esta fase es llevar a cabo las actuaciones necesarias para la definicin, elaboracin y
certificacin del Sistema de Gestin de Compras.
Las actuaciones a llevar a cabo son:
Ejecucin de las acciones especificadas en el Plan de Accin para la implantacin y futura certificacin
segn la Norma UNE-CWA 15896.
Diseo y desarrollo de la documentacin que dar soporte al Sistema de Gestin de Compras (Manual
de Gestin de Compras, Manual de Procesos y Manual de Procedimientos del Sistema de Gestin).
La estructura y modelo documental descrito tendr fiel soporte en el Modelo de Procesos:

PR
OC

ES

OS

Procesos Estratgicos: Procesos que orientan a la

organizacin de compras y a su visin y estrategia.
Procesos Operativos: Procesos de la
cadena de valor, es decir, los procesos
bsicos inherentes al servicio de compra.
Procesos de Soporte: Procesos que
complementan a los Procesos Operativos

Implantacin del Sistema de Gestin de Compras.

Durante esta fase se realiza la puesta en prctica de los procedimientos definidos dentro del marco
del Sistema de Gestin de Compras.
Adems se lleva a cabo la formacin especfica del personal afectado directamente por el Sistema
de Gestin de Compras; de igual manera tambin se realiza la difusin y sensibilizacin al resto del
personal de la Organizacin. La formacin y sensibilizacin de toda la Organizacin es un elemento
fundamental para la consolidacin de un Sistema de Gestin de Compras.

NORMA UNE-CWA 15896 : Gestin de compras de valor aadido

Auditora Interna del Sistema de Gestin de Compras:

El objetivo de esta fase es comprobar el grado de implantacin y la eficacia del Sistema de Gestin
de Compras, para cumplir con la poltica y los objetivos de la Direccin de Compras, tomando como
referencia la norma UNE-CWA 15896. Al mismo tiempo se prepara al personal de la direccin para el
proceso de certificacin.
A travs de la auditora interna se realiza una primera evaluacin del cumplimiento del sistema respecto
a la norma de referencia, lo que detecta puntos dbiles y reas de mejora, para la preparacin de la
organizacin ante la auditora de Certificacin.
A partir de los resultados de la auditora, y las deficiencias detectadas, se define un Plan de Acciones
Correctoras.

Auditora de Certificacin del Sistema de Gestin de Compras:

Durante esta fase Informtica El Corte Ingls realiza el acompaamiento y soporte en el proceso
de auditora externa realizado por la entidad de Certificacin. En la actualidad, la nica entidad de
certificacin reconocida por AERCE es
.

SISTEMAS DE GESTIN DE COMPRAS

VENTAJAS DE LA IMPLANTACIN DE UN SISTEMA DE

GESTIN DE COMPRAS DE VALOR AADIDO
Entre los diversos beneficios que han obtenido las diferentes organizaciones que ya han implantado esta
normativa de gestin de compras, cabe destacar:
La mejora del rendimiento del departamento de compras a travs de un anlisis organizacional.
La alineacin de sus objetivos con los objetivos globales de la organizacin.
La utilizacin del estndar ayuda a priorizar las actividades del departamento de Compras y a definir
una estrategia que tenga en cuenta los recursos, presupuestos y plazos de las operaciones, as como
los beneficios y riesgos que conllevan.
Homogeneizar los procesos de Compras dentro de la Organizacin.
La articulacin de las relaciones con los proveedores desde un punto de vista estratgico y tctico,
estableciendo vnculos que contribuyen al desarrollo de ambas organizaciones y la orientacin
de las acciones del departamento hacia una mejora continua, sin dejar de lado cuestiones
medioambientales, ticas o de sostenibilidad.
Promueve la proteccin de los consumidores.

10

NORMA UNE-CWA 15896 : Gestin de compras de valor aadido

ACUERDOS
Informtica El Corte Ingls ha establecido
un acuerdo estratgico de colaboracin con
AERCE para la implantacin de los Sistemas
de Gestin de Compras segn la norma de
referencia UNE-CWA 15896, disponiendo de
expertos acreditados (consultores y auditores)
en la norma.
AERCE (Asociacin Espaola de
Profesionales de Compras, Contratacin y
Aprovisionamientos) naci en 1981 como una
asociacin de corte profesional que agrupa
a los responsables de compras de medianas
y grandes empresas, y cuya finalidad es la
investigacin, promocin, difusin y formacin
de tcnicas y la aplicacin de metodologas
adecuadas para una correcta y eficaz gestin
en todo el mbito de Compras, Contratacin y
Aprovisionamientos de la empresa.

AERCE trabaja para el bien comn, no

tiene afn de lucro y forma parte de la
Federacin Internacional de Compras y
Aprovisionamientos (International Federation
of Purchasing and Supply Management,
IFPSM), organismo que agrupa actualmente
a 43 asociaciones similares en el mundo.
Asimismo, AERCE es miembro asociado de la
Confederacin Espaola de Organizaciones
Empresariales (CEOE), de la Confederacin
Espaola de la Pequea y Mediana Empresa
(CEPYME) y de la Confederacin Espaola de
Directivos y Ejecutivos (CEDE).
AERCE es una gran conocedora de los retos
a los que se enfrentan los profesionales
de Compras, por lo que decidi impulsar la
creacin de la normativa que definiera la
excelencia en la gestin de las compras y
permitiera la mejora continua.

Referencias
El Centro Experto de Calidad y Procesos de Informtica El Corte Ingls, ha llevado a cabo el
Diagnstico y Plan de Accin para establecer el nivel de cumplimiento de la Norma UNE-CWA
15896 del departamento de compras de ALTADIS.
Durante el proceso de anlisis se revisaron aspectos tales como:
Interaccin de la funcin de compras dentro de la organizacin.
La poltica y estrategia del departamento de compras.
La relacin con otras reas de la organizacin.
Los objetivos e indicadores estratgicos y operacines de control y seguimiento.
El proceso global de las compras, desde que se detecta la necesidad hasta que se realiza
el pago.
Los recursos tanto humanos como materiales que permiten realizar la funcin de
compras.
Las funciones y responsabilidades dentro del proceso.
La alineacin con otras normas de calidad.
Con el resultado obtenido se establecieron las acciones necesarias para asegurar la mejora,
racionalizacin y homogeneizacin de los procesos de compras frente a la norma de
referencia.

11

 Copyright Informtica El Corte Ingls.

Edicin: Noviembre 2012
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