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UNIVERSIDAD FRANCISCO GAVIDIA FACULTAD DE INGENIERÍA Y ARQUITECTURA Planeación de una Presentación Efectiva

UNIVERSIDAD FRANCISCO GAVIDIA FACULTAD DE INGENIERÍA Y ARQUITECTURA

Planeación de una Presentación Efectiva
Planeación de una Presentación
Efectiva

TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES I

TIC1

INTRODUCCIÓN

Todos los profesionales, en algún momento del ejercicio profesional, debemos realizar presentaciones de temas de nuestra especialidad; el punto es, cómo hacerlo y quedar bien ante la audiencia.

TIC1

OBJETIVOS

GENERAL:

Conocer cómo planificar una presentación efectiva.

ESPECÍFICOS:

Conocer los elementos de una buena presentación. Conocer las normas requeridas para

crear una presentación.

crear

presentaciones efectivas.

Aplicar

las

normas

para

TIC1

¿QUÉ ES UNA PRESENTACIÓN?

En términos generales, una presentación es un

acto visual y oral cuyo fin es comunicar, con el propósito de proporcionar información, ayudar a

comprender, conseguir un acuerdo y/o motivar a

las personas para que lleven a cabo algún tipo de actuación.

a comprender, conseguir un acuerdo y/o motivar a las personas para que lleven a cabo algún

TIC1

CONT.

El Propósito de toda presentación es

comunicar ideas, dichas ideas son a grandes

rasgos de tres tipos:

Motivación

Información

Inspiración

TIC1

CONT.

Motivación: Motivar a la audiencia a realizar algo, como

votar por un determinado candidato, comprar un producto, etc.

Información: Nuestro objetivo o intención es transmitir

algún conocimiento a la audiencia. Por ejemplo: Dar a conocer un programa informático o un informe financiero.

Inspiración: Nuestro objetivo es que la audiencia crea en

algo, como una filosofía, las bondades de un nuevo producto, etc.

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ELEMENTOS DE UNA PRESENTACIÓN

Existen tres elementos para una buena presentación:

el contenido, el diseño y la exposición.

Para hacer que la presentación sea brillante debe producirse una sinergia de esos tres elementos. Cada uno de ellos tiene el mismo peso y la misma

importancia. Su presentación no será sobresaliente a no ser que se haya ocupado convenientemente de

esos tres elementos.

TIC1

EL CONTENIDO

Una vez que sepa

presentación, por qué va a hacer la presentación y a quién va dirigida, es hora de

hacer algunas indagaciones.

de

qué

va

a

tratar

su

Empiece a hacer su investigación lo más pronto

posible. Tómese tiempo para recopilar cualquier

contenido que necesite con el fin de preparar adecuadamente su presentación.

TIC1

CONT.

Mientras investiga el tema, se encontrará con

distintos tipos de información. Algunos sólo los utilizará para conocer mejor su área temática o a las personas a las que expone su presentación. El

resto, los usará en su presentación. Pero no toda la información tiene la misma importancia.

Debería ser capaz de clasificar toda la

información que vaya a usar en dos categorías: la que necesita saber y la que conviene saber.

TIC1

CONT.

Tenga en cuenta a la

audiencia.

Conocer a la audiencia también le ayudará a

clasificar la información en necesaria y conveniente.

Asegúrese siempre de que

conoce a su público antes de clasificar la información.

en necesaria y conveniente. Asegúrese siempre de que conoce a su público antes de clasificar la

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CONT.

Elaborar un borrador de la investigación.

Una

vez

que

haya

completado

su

investigación, el siguiente

paso es organizarla en un borrador. El borrador no es más que una ordenación lógica de una serie de pasos.

paso es organizarla en un borrador. El borrador no es más que una ordenación lógica de

TIC1

EL DISEÑO

Ahora que ya ha organizado su contenido y tiene un

borrador, es hora de convertirlo en una presentación.

El diseño es la arquitectura de las diapositivas y de los elementos de apoyo gráfico.

Reduzca su borrador a los puntos esenciales que su

audiencia necesita conocer para alcanzar su objetivo.

Desarrolle su punto mientras habla y no presente toda la información en la diapositiva.

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¿QUÉ MEDIO UTILIZAR?

Las presentaciones pueden realizarse utilizando muchos medios diferentes. Algunos de los medios posibles para nuestras presentaciones son los siguientes:

Diagramas

Presentaciones en pantalla

Transparencias

Películas o cintas de video

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UTILIZACIÓN DE DIAGRAMAS

Los diagramas son hojas de papel independientes unidas por un margen, en la que cada una de ellas contiene un paso de la presentación.

Cuando avanzamos en la presentación, vamos

pasando las hojas de una en una.

Al igual que con cualquier otro tipo de medio de

presentación, los diagramas permiten que la audiencia nos escuche y vea todo lo que queremos comunicarle.

TIC1

PRESENTACIONES EN PANTALLA

Las presentaciones en pantalla que son relativamente nuevas

constan de una serie de imágenes presentadas en la pantalla de la computadora.

Para un pequeño grupo de personas, aproximadamente cinco o

seis una presentación en pantalla tiene muchas ventajas.

Las presentaciones en pantalla son extremadamente flexibles,

ya que pueden realizar cambios en la presentación en los

últimos minutos antes de mostrarla.

Todo el equipo que necesita para dar una presentación es su

computadora y el monitor.

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PREPARACIÓN DE TRANSPARENCIAS

Las transparencias son fáciles de preparar y

pueden ser efectivas, con tal de que se utilicen

correctamente.

Cuando preparemos transparencias tengamos en cuenta que éstas deben ser fáciles de ver desde la última fila del auditorio.

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PRODUCCIÓN DE PELÍCULAS O CINTAS DE VIDEO

Las películas y cintas de vídeo representan un medio de presentación sofisticado ya que permiten movimiento; pero a la vez es más caro.

Mientras que una presentación de diapositivas se

puede crear en unos cuantos días y a un coste de

unos cientos de dólares, una presentación en

película o en cinta de vídeo cuesta varios miles de

dólares por minutos de proyección.

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CONT.

Los usuarios de un software de presentación tal como PowerPoint se sienten tentados a veces a

poner de manifiesto la versatilidad de su hardware y

software y de sus habilidades en su uso, en lugar de concentrar su atención en el mensaje que desean relatar. Procure comunicar sus ideas, no poner de

manifiesto sus habilidades.

A

continuación

se

muestran

algunas

normas

importantes a seguir cuando cree una presentación:

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MOSTRAR UNA NUEVA IDEA EN CADA DIAPOSITIVA

Limitemos la cantidad de información en cada diapositiva. Idealmente, sólo deberíamos colocar en cada diapositiva un elemento de información.

No debemos presentar una lista completa de palabras clave. Si lo hacemos, mientras estemos hablando sobre el primer punto, nuestros oyentes

estarán leyendo la lista y tendrán curiosidad por

saber lo que vamos a decir en los otros puntos.

TIC1

AJUSTE A LA REGAL DEL 8 x 8

La regla del 8 x 8 nos ayuda a no abrumar a nuestra audiencia con demasiada información y debería asegurar que todos los miembros de su público puedan ver y leer el texto.

La regla consiste en no tener más de ocho líneas de texto por diapositiva y no más de ocho

palabras por línea.

Es

posible

ajustar

un

poco

esta

regla,

dependiendo de la fuente que utilice.

TIC1

TENER EL NÚMERO CORRECTO DE DIAPOSITIVA

Si le han asignado cierta cantidad de tiempo

para su presentación, debe empezar por el

final. Independientemente de cuánta información tenga en su borrador, usted

puede presentar sólo la información que se

ajuste al tiempo que disponga.

TIC1

REDUCIR EL NUMERO DE PALABRAS Y ESTABLECER UN TAMAÑO DE LETRA GRANDE

Reduciendo el número de palabras, podemos asegurar que nuestro texto sea fácil de leer.

Miremos la pantalla desde la última fila de

la

la sala en donde realizaremos presentación.

TIC1

REALIZAR UNA COMPOSICIÓN GRAFICA CONSISTENTE

Seleccionemos un esquema de color y un diseño básico y mantengámoslo inalterable durante toda la presentación. No tenemos por que impresionar a nuestra audiencia con todos los colores y diseños que podemos realizar.

¡Impresionémosla con nuestro mensaje!

TIC1

MOSTRAR GRÁFICAMENTE LOS DATOS NUMÉRICOS.

Si nuestra presentación contiene una información financiera o cualquier otra que implique números, utilicemos gráficos y diagramas siempre que sea posible.

Un buen diseño gráfico o un diagrama puede transmitir el mensaje instantáneamente, mientras que las tablas de números son difíciles de leer e interpretar.

TIC1

No abusar del logotipo de la empresa.

Generalmente cuando estamos hablando no estamos repitiendo constantemente nuestro nombre en cada frase.

similar, no es necesario

visualizar el nombre de nuestra empresa en cada una de las diapositivas.

De

forma

TIC1

Utilizar tantas imágenes o dibujos como sea posible.

Nuestra audiencia encontrará que la presentación es más interesante e informativa si ilustramos los datos.

Hacer coincidir la imagen con nuestras palabras.

La imagen de la pantalla debería siempre complementar nuestras palabras, al igual que nuestras palabras deberían complementarse con la imagen.

TIC1

Eliminar distracciones

Use transiciones naturales

La presentación debe tener el mínimo posible de sonidos y animaciones

No utilice colores brillantes, sobre todo

colores primarios

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LA EXPOSICIÓN

Ha hecho todo lo necesario para preparar adecuadamente su presentación. Ha investigado, ha elaborado unas diapositivas excelentes, ahora va a exponer toda su información; aquí es donde todo se ensambla.

La exposición es la explicación y desarrollo de un tema con el propósito de informar rigurosa y objetivamente sobre él.

Es una importante forma de comunicar y de transmitir información.

TIC1

Los siguientes consejos te ayudarán a preparar una buena exposición/ponencia:

1- Prepara la intervención

Esto es elemental, no se puede hablar sobre un

tema

Lo primero que debes tener en cuenta es de qué vas hablar, y si tienes o no

conocimientos.

si

se sabe

nada.

no

tema Lo primero que debes tener en cuenta es de qué vas hablar, y si tienes

TIC1

2- Elabora un guión. Puede servirte el

guión de tu trabajo, con algunas anotaciones

sobre detalles que no

debes olvidar.

con algunas anotaciones sobre detalles que no debes olvidar. 3- Ensaya en voz alta. un espejo,
con algunas anotaciones sobre detalles que no debes olvidar. 3- Ensaya en voz alta. un espejo,

3- Ensaya en voz alta.

un

espejo, o pide a algún

amigo o familiar que haga

de público.

Ensaya

frente

a

TIC1

4- Habla despacio. No te aceleres y haz pausas durante la intervención. Ayudarás al público a “digerir”

la información, y a ti te servirá

para centrarte y tranquilizarte.

y a ti te servirá para centrarte y tranquilizarte. 5- Utiliza adecuadamente. Esto es elemental, no
y a ti te servirá para centrarte y tranquilizarte. 5- Utiliza adecuadamente. Esto es elemental, no

5- Utiliza

adecuadamente.

Esto es elemental, no se piensa que sólo estás comunicando con la voz; es muy importante que mires al

público, y no siempre al mismo sitio.

gestos

los

TIC1

RECUERDA:

Preparar un borrador.

A partir de éste se definen

los títulos de las otras diapositivas.

El texto de cada diapositiva

se debe limitar a unas cuantas frases.

Debe recordar además,

hacer comentarios

adicionales.

No deben incluirse párrafos

en las diapositivas.

No olvide simplificar

Cuidado con la redacción y

ortografía

Ensaye su actuación para adquirir

esa experiencia.

Preséntese erguido .

Use ropa con la que sabe que se ve

bien.

Nunca, se pase del tiempo asignado.

TIC1

Familiarícese con el equipo, sus capacidades, sus requerimientos antes de hacer su presentación.

Creen empatía, generen

preguntas o construyan una relación con la audiencia

Los primeros minutos sirven

para establecer un contexto

Los minutos finales sirven para unir todas las piezas y enfatizar los puntos más importantes

Comunicarse con seguridad

y transmitir conocimientos sinceridad.

y transmitir conocimientos sinceridad.

sus

con

Establece

contacto

visual

con

cada

miembro

del

grupo

en

diferentes

momentos

presentación.

de

la

Evitar que el estudiante lea las diapositivas.

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