UNIVERSIDAD FRANCISCO GAVIDIA

FACULTAD DE INGENIERA Y ARQUITECTURA

Planeacin de una Presentacin

Efectiva
TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN
Y LAS COMUNICACIONES I

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INTRODUCCIN

Todos los profesionales, en algn momento del

ejercicio
profesional,
debemos
realizar
presentaciones de temas de nuestra
especialidad; el punto es, cmo hacerlo y
quedar bien ante la audiencia.

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OBJETIVOS
GENERAL:
Conocer cmo planificar una presentacin
efectiva.
ESPECFICOS:
Conocer los elementos de una buena
presentacin.
Conocer las normas requeridas para
crear una presentacin.
Aplicar
las
normas
para
crear
presentaciones efectivas.

TIC1

QU ES UNA PRESENTACIN?

En trminos generales, una presentacin es un

acto visual y oral cuyo fin es comunicar, con el
propsito de proporcionar informacin, ayudar a
comprender, conseguir un acuerdo y/o motivar a
las personas para que lleven a cabo algn tipo
de actuacin.

TIC1

CONT.

El Propsito de toda presentacin es

comunicar ideas, dichas ideas son a grandes
rasgos de tres tipos:
Motivacin
Informacin

Inspiracin

TIC1

CONT.

Motivacin: Motivar a la audiencia a realizar algo, como

votar por un determinado candidato, comprar un producto,
etc.
Informacin: Nuestro objetivo o intencin es transmitir
algn conocimiento a la audiencia. Por ejemplo: Dar a
conocer un programa informtico o un informe financiero.
Inspiracin: Nuestro objetivo es que la audiencia crea en
algo, como una filosofa, las bondades de un nuevo
producto, etc.

TIC1

ELEMENTOS DE UNA PRESENTACIN

Existen tres elementos para una buena presentacin:
el contenido, el diseo y la exposicin.
Para hacer que la presentacin sea brillante debe
producirse una sinergia de esos tres elementos.
Cada uno de ellos tiene el mismo peso y la misma
importancia. Su presentacin no ser sobresaliente a
no ser que se haya ocupado convenientemente de
esos tres elementos.

TIC1

EL CONTENIDO
Una vez que sepa de qu va a tratar su
presentacin, por qu va a hacer la
presentacin y a quin va dirigida, es hora de
hacer algunas indagaciones.
Empiece a hacer su investigacin lo ms pronto
posible. Tmese tiempo para recopilar cualquier
contenido que necesite con el fin de preparar
adecuadamente su presentacin.

TIC1

CONT.

Mientras investiga el tema, se encontrar con

distintos tipos de informacin. Algunos slo los
utilizar para conocer mejor su rea temtica o a
las personas a las que expone su presentacin. El
resto, los usar en su presentacin. Pero no toda
la informacin tiene la misma importancia.
Debera ser capaz de clasificar toda la
informacin que vaya a usar en dos categoras: la
que necesita saber y la que conviene saber.

TIC1

CONT.

Tenga en cuenta a la
audiencia.
Conocer a la audiencia
tambin le ayudar a
clasificar la informacin en
necesaria y conveniente.
Asegrese siempre de que
conoce a su pblico antes
de clasificar la informacin.

TIC1

CONT.

Elaborar un borrador de
la investigacin.
Una
vez
que
haya
completado
su
investigacin, el siguiente
paso es organizarla en un
borrador. El borrador no es
ms que una ordenacin
lgica de una serie de
pasos.

TIC1

EL DISEO
Ahora que ya ha organizado su contenido y tiene un
borrador, es hora de convertirlo en una presentacin.
El diseo es la arquitectura de las diapositivas y de
los elementos de apoyo grfico.
Reduzca su borrador a los puntos esenciales que su
audiencia necesita conocer para alcanzar su objetivo.
Desarrolle su punto mientras habla y no presente
toda la informacin en la diapositiva.

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QU MEDIO UTILIZAR?
Las presentaciones pueden realizarse utilizando
muchos medios diferentes. Algunos de los medios
posibles para nuestras presentaciones son los
siguientes:

Diagramas
Presentaciones en pantalla
Transparencias
Pelculas o cintas de video

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UTILIZACIN DE DIAGRAMAS
Los diagramas son hojas de papel independientes
unidas por un margen, en la que cada una de
ellas contiene un paso de la presentacin.
Cuando avanzamos en la presentacin, vamos
pasando las hojas de una en una.

Al igual que con cualquier otro tipo de medio de

presentacin, los diagramas permiten que la
audiencia nos escuche y vea todo lo que
queremos comunicarle.

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PRESENTACIONES EN PANTALLA

Las presentaciones en pantalla que son relativamente nuevas

constan de una serie de imgenes presentadas en la pantalla
de la computadora.
Para un pequeo grupo de personas, aproximadamente cinco o
seis una presentacin en pantalla tiene muchas ventajas.
Las presentaciones en pantalla son extremadamente flexibles,
ya que pueden realizar cambios en la presentacin en los
ltimos minutos antes de mostrarla.
Todo el equipo que necesita para dar una presentacin es su
computadora y el monitor.

TIC1

PREPARACIN DE TRANSPARENCIAS

Las transparencias son fciles de preparar y

pueden ser efectivas, con tal de que se utilicen
correctamente.
Cuando preparemos transparencias tengamos en
cuenta que stas deben ser fciles de ver desde la
ltima fila del auditorio.

TIC1

PRODUCCIN DE PELCULAS O CINTAS DE VIDEO

Las pelculas y cintas de vdeo representan un
medio de presentacin sofisticado ya que permiten
movimiento; pero a la vez es ms caro.
Mientras que una presentacin de diapositivas
puede crear en unos cuantos das y a un coste
unos cientos de dlares, una presentacin
pelcula o en cinta de vdeo cuesta varios miles
dlares por minutos de proyeccin.

se
de
en
de

TIC1

CONT.

Los usuarios de un software de presentacin tal

como PowerPoint se sienten tentados a veces a
poner de manifiesto la versatilidad de su hardware y
software y de sus habilidades en su uso, en lugar de
concentrar su atencin en el mensaje que desean
relatar. Procure comunicar sus ideas, no poner de
manifiesto sus habilidades.
A continuacin se muestran algunas normas
importantes a seguir cuando cree una presentacin:

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MOSTRAR UNA NUEVA IDEA EN CADA DIAPOSITIVA

Limitemos la cantidad de informacin en cada

diapositiva. Idealmente, slo deberamos colocar
en cada diapositiva un elemento de informacin.
No debemos presentar una lista completa de
palabras clave. Si lo hacemos, mientras estemos
hablando sobre el primer punto, nuestros oyentes
estarn leyendo la lista y tendrn curiosidad por
saber lo que vamos a decir en los otros puntos.

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AJUSTE A LA REGAL DEL 8 x 8

La regla del 8 x 8 nos ayuda a no abrumar a
nuestra audiencia con demasiada informacin y
debera asegurar que todos los miembros de su
pblico puedan ver y leer el texto.
La regla consiste en no tener ms de ocho lneas
de texto por diapositiva y no ms de ocho
palabras por lnea.
Es posible ajustar un poco esta
dependiendo de la fuente que utilice.

regla,

TIC1

TENER EL NMERO CORRECTO DE DIAPOSITIVA

Si le han asignado cierta cantidad de tiempo

para su presentacin, debe empezar por el
final.
Independientemente
de
cunta
informacin tenga en su borrador, usted
puede presentar slo la informacin que se
ajuste al tiempo que disponga.

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REDUCIR EL NUMERO DE PALABRAS Y ESTABLECER UN

TAMAO DE LETRA GRANDE

Reduciendo el nmero de palabras,

podemos asegurar que nuestro texto sea
fcil de leer.
Miremos la pantalla desde la ltima fila de
la sala en donde realizaremos la
presentacin.

TIC1

REALIZAR UNA COMPOSICIN GRAFICA CONSISTENTE

Seleccionemos un esquema de color y un

diseo bsico y mantengmoslo inalterable
durante toda la presentacin.
No tenemos por que impresionar a nuestra
audiencia con todos los colores y diseos
que podemos realizar.
Impresionmosla con nuestro mensaje!

TIC1

MOSTRAR GRFICAMENTE LOS DATOS NUMRICOS.

Si nuestra presentacin contiene una

informacin financiera o cualquier otra que
implique nmeros, utilicemos grficos y
diagramas siempre que sea posible.
Un buen diseo grfico o un diagrama puede
transmitir el mensaje instantneamente,
mientras que las tablas de nmeros son
difciles de leer e interpretar.

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No abusar del logotipo de la empresa.

Generalmente cuando estamos hablando
no estamos repitiendo constantemente
nuestro nombre en cada frase.
De forma similar, no es necesario
visualizar el nombre de nuestra empresa
en cada una de las diapositivas.

TIC1

Utilizar tantas imgenes o dibujos como sea

posible.
Nuestra audiencia encontrar que la presentacin
es ms interesante e informativa si ilustramos los
datos.
Hacer coincidir la imagen con nuestras palabras.
La imagen de la pantalla debera siempre
complementar nuestras palabras, al igual que nuestras
palabras deberan complementarse con la imagen.

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Eliminar distracciones
Use transiciones naturales
La presentacin debe tener el mnimo
posible de sonidos y animaciones
No utilice colores brillantes, sobre todo
colores primarios

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LA EXPOSICIN
Ha hecho todo lo necesario para preparar adecuadamente su
presentacin. Ha investigado, ha elaborado unas diapositivas
excelentes, ahora va a exponer toda su informacin; aqu es
donde todo se ensambla.
La exposicin es la explicacin y desarrollo de un tema con el
propsito de informar rigurosa y objetivamente sobre l.
Es una importante forma de comunicar y de transmitir
informacin.

TIC1

Los siguientes consejos te ayudarn a preparar

una buena exposicin/ponencia:

1- Prepara la intervencin
Esto es elemental, no se
puede hablar sobre un
tema si no se sabe nada.
Lo primero que debes tener
en cuenta es de qu vas
hablar, y si tienes o no
conocimientos.

TIC1

2- Elabora un guin.
Puede
servirte
el
guin de tu trabajo, con
algunas
anotaciones
sobre detalles que no
debes olvidar.

3- Ensaya en voz alta.

Ensaya frente a un
espejo, o pide a algn
amigo o familiar que haga
de pblico.

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4- Habla despacio.
No te aceleres y haz pausas
durante
la
intervencin.
Ayudars al pblico a digerir
la informacin, y a ti te servir
para centrarte y tranquilizarte.
5Utiliza
los
gestos
adecuadamente.
Esto es elemental, no se piensa
que slo ests comunicando con la
voz; es muy importante que mires al
pblico, y no siempre al mismo sitio.

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RECUERDA:
Preparar un borrador.

A partir de ste se definen

los ttulos de las otras
diapositivas.

No olvide simplificar
Cuidado con la redaccin y
ortografa
Ensaye su actuacin para adquirir
esa experiencia.

El texto de cada diapositiva

se debe limitar a unas
cuantas frases.

Presntese erguido .

Debe recordar adems,

hacer comentarios
adicionales.

Nunca, se pase del tiempo asignado.

Use ropa con la que sabe que se ve

bien.

No deben incluirse prrafos

en las diapositivas.
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 Familiarcese con el equipo, Comunicarse con seguridad

sus
capacidades,
sus
y
transmitir
sus
requerimientos antes de
conocimientos
con
hacer su presentacin.
sinceridad.

Creen empata, generen

preguntas o construyan una Establece contacto visual
relacin con la audiencia
con cada miembro del
grupo
en
diferentes
Los primeros minutos sirven
momentos
de
la
para establecer un contexto
presentacin.
Los minutos finales sirven
para unir todas las piezas y Evitar que el estudiante lea
enfatizar los puntos ms
las diapositivas.
importantes
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TIC1