Excel

UNIDAD 1
UNIDAD 1
ADMINISTRACIN DE LIBROS DE TRABAJO
Vamos a ver con ms detalle las opciones disponibles

en Excel XP a la hora de guardar un libro de trabajo,
como puede ser la creacin de copias de seguridad, o la
proteccin de libros de trabajo
1.1 CREAR AUTOMTICAMENTE COPIAS DE SEGURIDAD
Podemos tener siempre una copia de los archivos por si le pasara algo al archivo original. Para ello:
1.
Seleccionar el men Archivo
2.
Elegir la opcin Guardar como...
3.
Hacer clic sobre la flecha de la derecha del

botn
4.
Aparecer el cuadro de dilogo de la figura

1.1.
FIGURA 1.1 Opciones para guardar
5.
6.
Hacer clic sobre el botn Aceptar para cerrar el

cuadro de opciones.
7.
Hacer clic sobre el botn Aceptar para cerrar el

cuadro de guardar como.
Elegir la opcin Opciones generales...
El archivo copia de seguridad es un duplicado que tiene

el mismo nombre que el original, anteponindole Copia
de seguridad de y con la extensin .XLK.
Si es la primera vez que se guarda el libro, no existir
copia, pero sino, al guardar un libro, la copia de
seguridad ser el libro antes de la ltima modificacin.
Activar la casilla Crear siempre una copia de

seguridad.
1.2 PROTEGER LIBROS DE TRABAJO
Excel XP nos permite proteger nuestros libros de

trabajo mediante contraseas.
Existen dos tipos de contraseas:
Libro 1
Libro 2
Libro 3
1.
Contrasea de proteccin: para que slo

puedan acceder al libro aquellas personas que
conocen la contrasea.
2.
Contrasea contra escritura: para que

cualquiera pueda acceder al libro de trabajo,
pero solamente lo puedan modificar aquellas
personas que conozcan la contrasea.
Las contraseas pueden tener como mximo 15

caracteres, distinguiendo entre maysculas
y
minsculas.
Si deseas proteger el acceso a libros de trabajo, seguir
los siguientes pasos:
1.
Seleccionar el men Archivo
2.
Elegir la opcin Guardar como...
3.
Hacer clic sobre la flecha de la derecha del

botn
4.
Elegir la opcin Opciones generales...

Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha.
5.
Escribir la contrasea en el recuadro

Contrasea de proteccin 0 en el recuadro
Contrasea contra escritura dependiendo del
tipo de contrasea.
Al escribir la contrasea aparecern ***** para
que nadie pueda verla.
6.
Hacer clic sobre el botn Aceptar.

Aparecer el cuadro de dilogo de la izquierda
para confirmar la contrasea.
7.
Volver a escribir la contrasea en el recuadro.
8. Hacer clic sobre el botn Aceptar para salir

de la confirmacin.
Si no hemos escrito las dos veces la misma
contrasea, Excel XP nos pedir volver a
introducirla.
9. Hacer clic sobre el botn Guardar para cerrar
el cuadro de guardar como.
FIGURA 1.4 Error en las contraseas
El efecto de la proteccin al acceso de libros de

trabajo, se comprueba a la hora de abrirlo
Si haz utilizado una contrasea de proteccin,
aparecer el cuadro de dilogo de la figura 1.5.
Si conocemos la contrasea, escribirla en el recuadro y
Aceptar.
Excel XP recuperar el libro para poder realizar
cualquier modificacin sobre ste.
FIGURA 1.5 Contrasea
Si no conocemos la contrasea, Excel XP no nos dejar

abrirlo.
Si tambin existe una contrasea contra escritura,

aparecer el cuadro de dilogo de la figura 1.6.
Si conocemos la contrasea, escribirla en el recuadro y
Aceptar.
Excel XP recuperar el libro para poder realizar
cualquier modificacin sobre ste.
En el caso de que no conozcas la contrasea, puedes
pulsar el botn Slo lectura en cuyo caso Excel XP lo
abrir pero cualquier modificacin se tendr que guardar
con otro nombre.
FIGURA 1.6 Contrasea
Si queremos borrar una contrasea, tenemos que abrir el

libro con la contrasea para tener la posibilidad de
modificarlo, y a continuacin realizar los mismos pasos
que a la hora de ponerla pero borrando lo que hay en el
recuadro de contrasea.
1.3 PROTEGER HOJAS DE UN LIBRO
Se puede impedir que los usuarios inserten, eliminen y

den formato a columnas y filas, cambien el contenido de
celdas bloqueadas y muevan el cursor a celdas que
estn bloqueadas o desbloqueadas.
De manera predeterminada, las celdas de una hoja de
clculo estn bloqueadas. Antes de proteger una hoja de
clculo, puede desbloquear las celdas en las que desea
que los usuarios escriban y cambien datos, de dos
formas.
Para proteger una hoja de clculo debes ir al men
Herramientas, y escoger la opcin Proteger y Poteger
hoja y te aparecer el cuadro de dialogo de la figura 1.7,
en el cul podrs escoger lo que quieres proteger dentro
de la hoja.
FIGURA 1.7 Proteger hoja
1.4 CERRAR TODOS LOS LIBROS ABIERTOS
Si tenemos abiertos varios libros de trabajo, podemos

decirle a Excel XP que cierre automticamente todos
ellos con una sola operacin. Para ello debemos
seguir los siguientes pasos:
1.
Pulsar la tecla SHIFT del teclado.
2. Manteniendo pulsada la tecla SHIFT, seleccionar

el men Archivo.
3.
Elegir la opcin Cerrar todo
4.
Si al cerrar algn libro encuentra alguna modificacin no guardada, nos avisar como vimos en la operacin
normal para cerrar un libro.
Se cerrarn automticamente todos los libros abiertos y la pantalla ser de color gris.
1.5 BOTONES DEL CUADRO DE DILOGO ABRIR
Cuando se abre el cuadro de dilogo aparecen varios botones en la parte superior. A continuacin te los
explicamos:
Este botn slo estar disponible en caso de haber
cambiado de carpeta, y nos permitir volver atrs,
es decir, la carpeta abierta anteriormente.
Nos permite ir al nivel anterior. Por ejemplo si
estamos en la carpeta Mis documentos, como sta
se encuentra en el disco duro C:, ir directamente
a ste.
Permite borrar el archivo seleccionado de la lista.
Nos permite crear una nueva carpeta dentro de la
que se encuentra abierta. A continuacin habr
que especificarle un nombre.
Permite cambiar la forma de visualizar la lista de

archivos. Al hacer clic sobre la flecha de la
derecha, elegiremos entre:
Lista: para ver nicamente los nombres de los
archivos.
Detalles: para ver adems del nombre, el
tamao, el tipo y la fecha de modificacin.
Propiedades: para que aparezca una serie de
propiedades del archivo en la parte derecha del
recuadro, dependiendo del archivo seleccionado.
Organizar iconos: Nos permite ordenar la lista
de archivos por nombre, tamao, tipo o fecha.
Adems, en la parte izquierda, aparecen las
carpetas ms usadas, como Historial, Favoritos,
Mis documentos,... para acceder directamente a
ellas.
1.6 ABRIR VARIOS LIBROS DE TRABAJO A LA VEZ
Vamos a conocer y manejar con ms precisin las

opciones disponibles en Excel XP a la hora de abrir un
libro de trabajo, como puede ser la apertura de varios
libros a la vez o la apertura de libros de trabajo como
libros de slo lectura.
Podemos abrir varios archivos a la vez desde el
cuadro de dilogo Abrir. Para ello debemos seguir los
siguientes pasos:
1.
Seleccionar el men Archivo.
2.
Elegir la opcin Abrir...

O hacer clic sobre le botn Abrir
barra de herramientas.
de la
3.
Seleccionar un archivo a abrir.
4.
Pulsar la tecla CTRL del teclado, y

mantenindola pulsada seleccionar otro
archivo.
5.
Repetir el paso 4 hasta que estn

seleccionados todos los archivos que
deseamos abrir.
6.

Todos los archivos se abrirn solo que uno de
ellos se visualizar en pantalla, los dems
estarn por debajo.
FIGURA 1.8 Abrir
1.7 ABRIR LIBROS DE TRABAJO DE SLO LECTURA
Para evitar modificar la versin de un archivo al guardarlo en disco, podremos abrir como archivo de slo lectura
Para ello debemos seguir los siguientes pasos:
1.

2.
Elegir la opcin Abrir...

O hacer clic sobre le botn Abrir
barra de herramientas.
de la
3.
4.
Hacer clic sobre la flecha de la derecha para

que se abra la lista desplegable del botn
Abrir .
5.
Elegir la opcin Abrir como slo lectura.
Excel XP abrir el archivo, lo podremos leer e incluso

modificar, pero no podremos guardarlo con el mismo
nombre. A la hora de guardarlo nos pedir otro nombre
mediante el cuadro de dilogo Guardar como.
1.8 BOTONES DEL CUADRO DE DILOGO NUEVO
Cuando se abre el cuadro de dilogo de la figura 1.9

aparecen tres botones en la parte derecha. stos sirven
para cambiar la forma de visualizar la lista de archivos
disponibles.
Nos visualiza la lista de archivos como iconos
grandes, en horizontal.
Nos visualiza la lista de archivos como iconos
pequeos pero en lista, es decir en vertical.
Nos visualiza la lista de archivos como detalles, es
decir, especificando adems del nombre, el
tamao, el tipo y la fecha de ltima modificacin
FIGURA 1.9 Plantillas
1.9 USAR PLANTILLAS
Una plantilla es un modelo que puede servir como

base para muchas hojas de clculo. Puede incluir
tanto datos como formatos.
Para crear un libro de trabajo utilizando plantillas:
1.
2.
Elegir la opcin Nuevo...

Para utilizar plantillas no sirve el botn Nuevo
de la barra de herramientas.
3.
Seleccionar la ficha o pestaa Soluciones de

hoja de clculo.
Aparecern las plantillas instaladas, si no lo
estuviesen habra que volver a instalar Excel
XP con las opciones de plantillas activadas.
4.
Seleccionar el tipo de plantilla deseada, como

Factura o Pedido.
5.
Posiblemente nos avise de la habilitacin de macros

junto con la plantilla, y al final aparecer una copia de
nuestro modelo elegido
FIGURA 1.10 Plantillas
6.
Rellenar la plantilla
7.
Al guardar nuestro modelo, nos aparecer el cuadro Guardar como para tener siempre la plantilla original
1.10 CREAR PLANTILLAS
Para crear una plantilla, seguir los siguientes pasos:

1.
Crear un libro de trabajo con todos los datos y

los formatos que sern comunes a todos los
libros de trabajo creados a partir de esta plantilla.
2.
3.
Elegir la opcin Guardar como.
4.
Escribir el nombre de la plantilla en el recuadro

Nombre de archivo.
5.
En el recuadro Guardar como tipo, haz clic

sobre la flecha de la derecha para que se
abra la lista desplegable y elegir la opcin
Plantilla.
6.
Hacer clic sobre el botn Aceptar
Excel XP cambia automticamente a la carpeta de

plantillas, para que tu nueva plantilla est siempre
disponible al seleccionar la opcin Nuevo... del men
Archivo.
FIGURA 1.11 Guardar como
1.11 EVALUACIN DE LA UNIDAD
Ejercicio 1:
Explica que pasos se deben seguir para que se active la opcin de crear siempre
copias de seguridad y con que extensin se crea dicha copia de seguridad
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Ejercicio 2:
Describe de una forma rpida para que se protegen tanto los documentos como las
hojas de calculo y que pasos se deben seguir para realizar esta actividad.
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Ejercicio 3:
1. Abre varios documentos de Excel que existan en tu ordenador
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Ejercicio 4
Cree un nuevo libro de trabajo con el nombre de Nomina.xls. en el cual
debe ingresar la nomina de 20 alumnos con sus respectivos
nombres, apellidos, nmeros de telfono y direccin. Tal como se
indica en la figura.
1. Una vez ingresado los datos gurdelo estableciendo una
contrasea tanto de lectura como de escritura en el libro
Nomina.xls
2.
Guardar con una copia automtica del documento.
3. Cierre el documento y vulvalo a abrir

4. Ahora gurdelo con el nombre de Nomina1.xls pero esta
vez como plantilla
Nomina de Alumnos
10
UNIDAD 2
UNIDAD 2
AUTOMATIZAR TAREAS
2.1 INTRODUCCION
Si realizas frecuentemente una tarea en Microsoft Excel,

al igual que en Microsoft Word, puedes automatizarla
mediante una macro. Una macro consiste en una serie
de comandos y funciones que se almacenan en un
mdulo de Microsoft Visual Basic y que puede ejecutarse
siempre que sea necesario realizar la tarea.
Por ejemplo, si sueles escribir cadenas largas de texto
en las celdas, puede crear una macro para dar formato a
esas celdas y que se ajuste el texto.
2.2 GRABAR UNA MACRO
Para grabar una macro debes seguir los siguientes
pasos:
4.
Si deseas ejecutar la macro presionando un

mtodo abreviado, escribe una letra en el
cuadro Tecla de mtodo abreviado. Puedes
utilizar CTRL+ letra (para letras minsculas) o
CTRL+ MAYS + letra (para letras
maysculas), donde letra es cualquier tecla del
teclado. La tecla de mtodo abreviado que se
utilice no puede ser ni un nmero ni un
carcter especial como @ o #.
5.
En el cuadro Guardar macro en, haz clic en la

ubicacin en que deseas almacenar la macro.
1.
Establece el nivel de seguridad en Medio o Bajo.
2.
En el men Herramientas, elige Macro y haz

clic en Grabar nueva macro.
3.
En el cuadro Nombre de la macro, escribe un

nombre para la macro. El primer carcter del
nombre de la macro debe ser una letra. Los
dems caracteres pueden ser letras, nmeros
o caracteres de subrayado.
Para que la macro est disponible siempre que

utilices Excel, selecciona Libro de macros
personal.en la casilla Guardar macro en:
6.
Para incluir una descripcin de la macro,

escrbela en el cuadro Descripcin.
7.
Haz clic en Aceptar
FIGURA 2.1 Grabar macro
11
2.3 EJECUTAR UNA MACRO
Para ejecutar una macro debes seguir los siguientes

pasos:
1.
Establece el nivel de seguridad en Medio o

Bajo.
2.
Abre el libro que contiene la macro
3.
Selecciona
Macro
en
el
men
Herramientas y, a continuacin, haz clic
en Macros.
4.
En el cuadro Nombre de la macro,

escribe el nombre de la macro que deseas
ejecutar
Sigue uno de estos procedimientos:
FIGURA 2.2 Macro
a. Ejecutar una macro en un libro de Microsoft Excel
Haz clic en Ejecutar.

Si deseas interrumpir la ejecucin, presiona
ESC.
b. Ejecutar una macro desde un mdulo de Microsoft

Visual Basic
Haz clic en Modificar.

Haz clic en Ejecutar Sub/UserForm
2.4 MODIFICAR UNA MACRO
Antes de modificar una macro, deber familiarizarse con

el Editor de Visual Basic. Puede utilizarse el Editor de
Visual Basic para escribir y modificar las macros adjuntas
a los libros de Microsoft Excel
Para modificar una macro debes seguir los siguientes
pasos:
1.
Establece el nivel de seguridad en Medio o Bajo.
2.
Selecciona Macro en el men Herramientas y, a

continuacin, haz clic en Macros.
3.
En el cuadro Nombre de la macro, escribe un

nombre para la macro
FIGURA 2.3 Macros
12
4.
Haga clic en Modificar
5.
Para obtener Ayuda para el Editor de Visual Basic, haga clic en Ayuda de Microsoft Visual Basic en el
men Ayuda
2.5 DETENER UNA MACRO
Para detener una macro debes seguir uno de los

siguientes pasos:
Si desea detener la ejecucin de una macro,

presione ESC y haga clic en Finalizar en el cuadro
de dilogo Microsoft Visual Basic
Si desea evitar que una macro se ejecute

automticamente al iniciar Microsoft Excel,
mantenga presionada la tecla MAYS durante el
inicio.
2.6 CREACIN DE LA BARRA DE BOTONES PERSONALIZADA
Para personalizar una barra de botones, daremos clic en

el icono
Escogeremos Agregar o quitar botones, Personalizar
A continuacin nos aparece una ventana (Figura 2.4) con

la solapa Comandos activada, podremos observar dos
secciones: categoras y comandos. En Categoras vemos
una lista de todas las categoras existentes dentro de
Excel como son: Archivo, Edicin, Ver, etc. Mientras que
en Comandos podemos observar
toda la lista de
botones que se encuentran disponibles para la categora
seleccionada.
FIGURA 2.4 Personalizar botones
13
Si necesitamos agregar un botn a nuestra barra de

herramientas, primero debemos seleccionar la
categora, luego buscar el botn (comando) que
necesitamos con el clic sostenido lo llevamos fuera
de la ventana personalizar hacia la barra de
herramientas donde lo soltaremos
FIGURA 2.5 Ventana personalizar
Para crear una nueva barra de herramientas con

nuestros propios botones debemos seguir los siguientes
pasos:
1. En la figura 2.5 damos clic sobre la pestaa Barra de
herramienta.
2. Damos clic sobre Nueva, que nos dar paso a un
cuadro de dialogo en el cual debemos ingresar el
nombre de la barra de herramientas
FIGURA 2.6 Nueva Barra de herramientas
3. Y presionamos sobre Aceptar.
Una vez que aparezca nuestra nueva barra de

herramientas ir agregando los botones que
necesitemos tan solo con escogerlos de la lista que
nos presenta la figura 2.5.
En el caso de que escojamos Macros nos aparecer
Personalizar elemento del men o personalizar
botn, lo que hacemos es escoger la deseamos y
arrastrarla hasta nuestra barra de herramientas.
FIGURA 2.7 Mi Propia Barra
14
Para cambiar el nombre de nuestro nuevo elemento

debemos seguir los siguientes pasos:
1. Antes de cerrar la ventana personalizar dar clic
derecho sobre el elemento que deseamos
modificar y nos aparecer el men desplegable de
la figura 2.8
2. En el cual damos clic sobre Nombre y ponemos el
nombre que deseamos que aparezca en la barra,
si damos clic en cambiar imagen del botn nos
aparecer un sin nmero de imgenes para
asignarle a nuestro nuevo elemento, con un clic en
Asignar macro podemos escoger la macro que
deseamos asignar al botn.
3. Presionamos Cerrar de la pantalla personalizar.
FIGURA 2.8 Modificar nuevo elementote la barra
15
Ejercicio 1:
1.
Crear una nueva Barra de Herramientas llamada Mis Macros, la cual debe
5 botones diferentes a los cuales debe estar asignada una macro que
deben realizar las siguientes tareas:
a. El primer botn debe permitir que un texto seleccionado sea Centrado,
con un tipo de letra Arial de 20.
b. El segundo botn debe permitir trazar lneas .sobre las celdas
marcadas.
c.
El tercer botn debe poder agrupar 5 celdas para que aparezcan como
una sola celda.
d. Y el cuarto botn debe poder borrar el texto de las celdas

seleccionadas.
Ejercicio 2:
Agregar un nuevo men de botones en la barra de herramientas llamada Mis Macros.
A dicho men agrgale 5 botones con diferentes imgenes, y asigna una macro diferente
a cada botn, las macros deben realizar las siguientes tareas:
a. Que pueda realizar la suma de dos celdas previamente seleccionadas
b. Que calcule el mximo numero de una lista de 20 nmeros previamente
ingresados por el usuario
c.
Calcular el valor absoluto de un nmero ingresado
d. Calcular el IVA de una lista 20 productos vendidos, de una lista de valores de

las ventas que el usuario debe ingresar.
16
UNIDAD 3
UNIDAD 3
FUNCIONES AVANZADAS
3.1 INTRODUCCIN
Las funciones son frmulas predefinidas que ejecutan

clculos utilizando valores especficos, denominados
argumentos, en un orden determinado o estructura. Las
funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones
simples o complejas. Por ejemplo, la funcin SUMA,
suma la celda A10. ms 2
3.2 FUNCIONES LGICAS
Las funciones lgicas ms utilizadas son:
Y: Devuelve VERDADERO si todos sus argumentos

son verdaderos
Sintaxis : Y(valor_lgico1;valor_lgico2; ...)
Valor_lgico1, Valor_lgico2, ...: son entre 1 y 30
condiciones que se desea comprobar y que pueden ser
VERDADERO o FALSO.
SI: Especifica un texto lgico para ejecutar

Sintaxis
SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Prueba_lgica: Es cualquier valor o expresin que

pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por
ejemplo, A10=100 es una expresin lgica; si el valor
de la celda A10 es igual a 100, la expresin se evala
como VERDADERO. De lo contrario, la expresin se
evala como FALSO.
Valor_si_verdadero: Es el valor que se devuelve si el
argumento prueba_lgica es VERDADERO.
Valor_si_falso: Es el valor que se devuelve si el
argumento prueba_lgica es FALSO.
17
FALSO: Devuelve el valor lgico FALSO
NO: Invierte la lgica de sus argumentos
O: Devuelve VERDADERO si algn argumento es

VERDADERO
Sintaxis : O(valor_lgico1;valor_lgico2; ...)
Valor_lgico1;valor_lgico2,...: Son entre 1 y 30
condiciones que desea comprobar y que pueden ser
VERDADERO o FALSO.
3.3 FUNCIONES MATEMTICAS
Las funciones matemticas ms utilizadas son:
PI: Devuelve el valor de Pi
POTENCIA: Devuelve el resultado de elevar el

argumento nmero a una potencia.
Sintaxis : POTENCIA(nmero;potencia)
Nmero: Es el nmero base. Puede ser cualquier
nmero real.
Potencia: Es el exponente al que desea elevar el
nmero base.
18
ABS:
Devuelve el valor absoluto de un
nmero
COS: Devuelve el coseno de un nmero
EXP: Devuelve e elevado a la potencia de un

nmero determinado
FACT: Devuelve el factorial de un nmero
LOG: Devuelve el logaritmo de un nmero en

una base especificada
LOG10: Devuelve el logaritmo en base 10 de

un nmero
REDONDEAR.MAS:
Redondea un nmero
hacia arriba, en direccin contraria a cero
RAIZ: Devuelve la raz cuadrada de un nmero
SENO: Devuelve el seno de un ngulo dado
TAN: Devuelve la tangente de un ngulo dado
SUMA: Suma sus argumentos
PRODUCTO: Multiplica sus argumentos
REDONDEAR: Redondea un nmero a un

nmero especificado de dgitos
REDONDEAR.MENOS:
hacia abajo, hacia cero
Redondea un nmero
SUMAR.SI: Suma las celdas en el rango que

coinciden con el argumento criterio.
Sintaxis: SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma)
Rango:
evaluar.
Es el rango de celdas que desea
Criterio:
Es el criterio en forma de nmero,
expresin o texto, que determina las celdas que
se van a sumar. Por ejemplo, los criterios pueden
expresarse como 32, "32" ">32", "manzanas".
Rango_suma : Son las celdas que se van a
sumar.
TRUNCAR: Trunca un nmero y lo convierte en

entero
ENTERO: Redondea un nmero hasta el entero

inferior ms prximo
RESIDUO: Devuelve el resto de la divisin
19
3.4 FUNCIONES TEXTO
CONCATENAR: Une varios elementos de texto en

uno solo
DERECHA: Devuelve los caracteres especificados

en el extremo derecho de un valor de texto ingresado
en la funcin
HALLAR: Busca un valor de texto inicial (Hola),

dentro de otro largo (Hola CECAI) , no distingue
entre maysculas y minsculas
IZQUIERDA: Devuelve los caracteres especficos en

el extremo izquierdo de un valor de texto ingresado
en la funcin
IGUAL: Comprueba si dos valores de texto son

exactamente iguales, devuelve Verdadero si lo son
caso contrario devuelve Falso
3.5 FUNCIONES FECHA Y HORA
FECHA: Devuelve una fecha determinada
DIA: Convierte un nmero que representa una fecha

en el da del mes correspondiente
DIAS360: Calcula el nmero de das entre dos

fechas basndose en un ao de 360 das
HORA:
Convierte
correspondiente
MINUTO:
Convierte un nmero en el minuto
correspondiente
un
nmero
en
la
hora
20
LARGO: Devuelve el nmero de caracteres de una

cadena de texto
MINUSC: Convierte texto en minsculas
EXTRAE:
Devuelve un nmero especfico de
caracteres de una cadena de texto, empezando en la
posicin que especifique
MONEDA: Convierte un nmero en texto, usando el

formato de moneda $ (dlar)
MAYUSC: Convierte el texto en maysculas
HOY: Devuelve el nmero que representa la fecha

actual
AHORA: Devuelve el nmero de serie de la fecha y

hora actuales
MES:
Convierte
correspondiente
SEGUNDO: Convierte un nmero en el segundo

correspondiente
un
nmero
en
el
mes
21

Ejercicio 1:
Llena la siguiente tabla utilizando las funciones de Excel XP
Funcin
450
Angulo
150
33
Seno
Coseno
Tangente
Numero entero
Valor Absoluto
Raiz Cuadrada
Redondear en +
Redondear en Total
Ejercicio 2:
Obtenga los resultados que se piden en la siguiente hoja de datos,
utilizando solo las funciones de Excel XP
22
Ejercicio 3:
Abra una nueva hoja de Excel en la cual deber ingresar los nombres y apellidos de 20
alumnos, as como tres notas para cada estudiante, aplicar el diseo que se presenta a
continuacin. Graba la hoja de trabajo con el nombre de Notas.xls.
El cuadro debe tener las siguientes caractersticas:
1. El promedio de las notas de ser calculado mediante la suma de las tres notas y luego
dividido para 3.
Adems se debe utilizar la funcin Truncar para convertir el
promedio a entero.
2. En la columna estado utilizar la funcin SI para validar si el promedio es mayor que
13 escribir Aprobado caso contrario escribir Reprobado.
3. Para el promedio general utilizar la funcin Suma y luego dividir el resultado para 20
para sacar el promedio.
23
24
UNIDAD 4
UNIDAD 4
TABLAS DINMICAS
4.1 INTRODUCCIN
Una tabla dinmica es una hoja de clculo interactiva,
que permite mostrar y analizar fcilmente informacin
resumida sobre datos ya creados en Excel o en otra
aplicacin. Por ejemplo, a partir de una base de datos de
Excel que contiene registros de ventas de varios
vendedores, se puede crear una tabla dinmica para
organizar y calcular totales de ventas usando diferentes
categoras o campos de los datos fuente, y obtener as
las ventas por ao, por regin, etc.
Se pueden escoger los mtodos de clculo, o funciones
de resumen, que se utilizarn para crear el resumen de
los datos. Por ejemplo, se puede escoger la funcin
SUMA, PROMEDIO, MAX, MIN, etc.
Cuando se cambian los datos fuente, se puede actualizar
o volver a calcular los datos de la tabla dinmica de una
manera fcil y rpida.
Es posible crear tablas dinmicas a partir de datos, tanto
de una hoja de clculo de Excel que contenga columnas
con rtulos, como de un archivo o de una tabla de base
de datos de un sistema de administracin de bases de
datos externo, como podra ser: Access, FoxPro, dBASE,
ORACLE, etc. Adems, usando el ratn, se pueden
mover los campos y los datos asociados, para
presentarlos de la forma deseada.
Finalmente, tambin se pueden crear grficos a partir de
los datos de la tabla dinmica, de forma que, a medida
que se cambian los detalles o la presentacin de la tabla
dinmica, el grfico cambiar automticamente.
4.2 FUNCIONAMIENTO DE UNA TABLA DINMICA
En una tabla dinmica se pueden usar dos tipos de

campos de la lista o de la tabla fuente:
Los campos que sern usados en la tabla dinmica

como rtulos del campo de fila, o del campo de
columna y del campo de pginas. Normalmente son los
campos que contienen un conjunto limitado de valores
de texto, como por ejemplo: Norte, Sur, Este y Oeste.
Mientras que los Campos de datos que contienen los

valores que se desean resumir. Normalmente estos
campos contienen datos numricos, como por ejemplo,
cantidades de ventas, pero tambin pueden contener
texto.
25
Supn que tienes una tabla con las ventas realizadas por
varios vendedores en diferentes regiones durante varios
aos. La tabla podra ser algo parecido a la figura 4.1.
Se puede, a partir de la tabla de la figura 4.1, se puede
crear una tabla dinmica para sumar las ventas por ao y
regin. Dicha tabla dinmica podra ser, por ejemplo, la
de la figura 4.2:
FIGURA 4.1 Tabla de ventas
Es decir, el campo Ao de la tabla fuente, aparece como

campo de fila en la tabla dinmica, el campo Regin
aparece como campo de columna, y los elementos
(valores) de los campos fuente Ao y Regin se
convierten en rtulos de filas y de columnas,
respectivamente (aparece una fila para cada valor de
Ao y una columna para cada valor de Regin).
Los datos resumidos aparecen en el rea de datos de la
tabla dinmica. En el ejemplo, se hace un resumen del
campo Ventas. Se dice que Ventas es el campo de datos
de la tabla dinmica.
FIGURA 4.2 Ejemplo de tabla dinmica
Si el campo de datos elegido de la lista o tabla fuente,

contiene datos numricos, se usar la funcin SUMA
para calcular los valores del rea de datos de la tabla
dinmica. Si el campo de datos elegido contiene
elementos de texto, se usar entonces la funcin
CUENTA. Sin embargo, se puede cambiar la funcin que
se utiliza para hacer el cmputo.
Supngase ahora que, en el ejemplo anterior, se desea
obtener el resumen de ventas para cada vendedor. Se
debe utilizar para ello un campo de pgina.
FIGURA 4.3 Argumentos de Funcin
El campo de pgina divide la tabla dinmica en pginas

individuales, de forma que se pueden ver uno por uno los
datos que corresponden a cada elemento, en este
ejemplo, a cada vendedor.
Un campo de pgina aparecer en forma de una lista
desplegable, en la que se puede seleccionar aquel
elemento del que se desea obtener el resumen.
De lo anterior se deduce el enorme inters que las tablas
dinmicas tienen para el anlisis de bases de datos
(denominadas en Excel como listas), como se ver a
continuacin, mediante un sencillo ejemplo.
26
4.3 CREAR UNA TABLA DINMICA
Para crear una tabla dinmica usaremos el Asistente

para tablas dinmicas: un conjunto interactivo de cuadros
de dilogo que permiten elegir los datos fuente y la
distribucin de la tabla dinmica. Como ejemplo de su
utilizacin se aplicar al conjunto de datos de la figura
4.4.
El asistente se inicia eligiendo el comando Informe de
tablas y grficos dinmicos del men Datos.
FIGURA 4.4 Datos
4.4 ESPECIFICAR EL TIPO DE DATOS FUENTE
Opcin
Descripcin
Lista o base
de datos de
Microsoft
Excel
Crea un resumen de datos de una

lista con mltiples columnas creada
con Excel. Las columnas deben tener
rtulos.
Crea una consulta y un resumen de
datos a partir de un archivo o una
tabla creada con una aplicacin
externa, como Access, FoxPro,
dBASE, etc.
Combina y resume datos de mltiples
rangos de hojas de clculo creadas
con Excel, y que tienen tanto rtulos
de fila como de columna.
Utiliza datos de otra tabla dinmica
existente en el mismo libro de trabajo.
Fuente de
datos externa
Rangos de
consolidacin
mltiples
Otra tabla
dinmica
En el primer del asistente para tablas dinmicas (Figura

4.5), debes indicar el tipo de datos fuente que se deseas
utilizar.
Puedes escoger entre las opciones que aparecen en la
siguiente lista:
Tabla 4.1 Tipos de datos fuente
27
FIGURA 4.5 Asistente para tablas
4.5 ESPECIFICAR LA UBICACIN DE LOS DATOS FUENTE
En el paso 2, debes especificar la ubicacin de los

datos fuente. Por ejemplo, si en el paso 1 haz
seleccionado la opcin Lista o base de datos de
Microsoft Excel, debes especificar el rango de
celdas que deseas utilizar, o bien seleccionarlo
usando el ratn, en el caso de que tengas el libro
de trabajo abierto. Debes incluir en el rango de
celdas los rtulos de columna, pues Excel utiliza
los datos de la primera fila del rango especificado
como nombres de campos.
4.6 SELECCIONAR EL DESTINO Y LAS OPCIONES DE LA TABLA DINMICA.
En el paso 3, puedes especificar dnde

quieres que aparezca la tabla dinmica.
Puedes colocar una tabla dinmica en
cualquier hoja de clculo de cualquier libro
de trabajo. Basta con escribir la referencia de
la celda superior izquierda del rango que
ocupar la tabla dinmica, o bien
seleccionarla si la hoja de clculo destino
est en pantalla. Si la hoja de clculo destino
no est abierta, se debe escribir la ruta de
acceso, el nombre del libro de trabajo, el
nombre de la hoja y la referencia de celda. Si
quieres colocar la tabla dinmica en una
hoja de clculo nueva, bastar con marcar
la opcin correspondiente, o dejar en blanco
el cuadro donde se especifica la celda inicial.
28
En el paso 3, tenemos la posibilidad de finalizar la

creacin de la tabla dinmica o bien modificar algunas
opciones de la misma antes de su finalizacin.
Si
finalizamos la creacin pulsando el botn Finalizar de la
fig. 4.7, observaremos que se a creado una nueva hoja
de trabajo en nuestra hoja de calculo en nuestro libro, en
cuyo interior se habr colocado la tabla dinmica de la
fig.4.8. Adems se visualizar una nueva barra de
herramientas Tabla dinmica, que nos permitir ejecutar
diferentes acciones sobre la nueva tabla dinmica
creada.
a
FIGURA 4.8 Tabla dinmica vaca
Esta tabla tiene la particularidad de que esta vaca, es

decir, no tiene definidos los campos ni datos que debe
contener. El diseo de los campos que compondrn la
tabla dinmica lo podemos realizar de dos maneras:
1
Arrastrando los diferentes campos del interior de la

barra de herramientas Tabla dinmica hacia las
diferentes reas definidas en la tabla dinmica.
En esta nueva versin Excel XP adems de arrastrar
el valor desde la tabla origen se puede optar por
utilizar el botn Agregar a (a). de la fig. 4.8
Para cambiar la funcin que se utiliza para realizar el
cmputo de los datos resumidos (que aparecen en el
rea de datos), basta con hacer doble clic sobre el
nombre del campo y aparecer una lista con las
funciones disponibles.
FIGURA 4.9 Campo de la tabla dinmica
29
A travs del botn Diseo que podemos encontrar

en el tercer paso del Asistente para tablas y
grficos dinmicos (fig.4.7), Podemos acceder a
este botn durante el proceso de creacin de la tabla
dinmica, antes de finalizar su creacin o bien
volviendo a mostrar el paso 3 del Asistente para
tablas y grficos dinmicos, de la barra de
Herramientas Tabla dinmica dando clic en el
botn del Asistente, como se muestra en fig. 4.10.
Para nuestro ejemplo utilizaremos el cuadro de
dialogo del Asistente para tablas y grficos
dinmicos y se nos presentar una pantalla como la
de la figura 4.11
FIGURA 4.10 Barra de Herramientas Tabla dinmica
FIGURA 4.11 Cuadro de dialogo Asistente para tablas y grficos dinmicos - diseo
Mediante la pantalla de la Fig. 4.11, podremos disear el

aspecto que tendr la Tabla dinmica arrastrando los
botones de la derecha sobre el diagrama de la izquierda.
Para nuestro ejemplo realizaremos lo siguiente
arrastraremos el botn Departam al rea indicada como
COLUMNA y el botn Seccin, al rea FILA, mientras el
botn Salario ser arrastrado al rea de DATOS.
El diseo final de la tabla dinmica ser como el de la
Fig. 4.12, donde el campo Salario a sido modificado
automticamente a Suma de Salario, para mostrar el
total del salario por departamento o seccin.
30
FIGURA 4.12 Diseo de la tabla dinmica
El resultado final ser una tabla dinmica como la mostrada en la Fig. 4.13.
FIGURA 4.13 Tabla dinmica con subtotales por departamento y seccin
Se deben tener en cuenta algunas consideraciones

respecto al formato que debe tener una lista antes de
utilizarla para la creacin de una tabla dinmica.
Hay que tener en cuenta que Microsoft Excel

generar, de forma automtica, sumas, totales y
subtotales en la tabla dinmica. Por lo tanto si la
lista de origen contiene sumas totales y subtotales
generados automticamente debemos eliminarlos
antes de proceder a la creacin de la tabla dinmica.
31
Como Microsoft Excel utiliza los datos de la primera

fila de la lista para los nombres de los campos de la
tabla dinmica, la lista o base de datos origen deber
contener rtulos de columna.
4.7 FORMATO DE LA TABLA DINMICA
El Asistente para tablas y grficos dinmicos,

formatea inicialmente todas las tablas dinmicas
utilizando un formato con sangra, es decir incluyendo
dentro del rea de la tabla dinmica los recuadros que
forman parte de las diferentes celdas que contienen.
Posteriormente podemos modificar este formato a travs
del botn Dar formato al informe de la barra de
Herramientas Tabla dinmica, de la Fig.4.14.
FIGURA 4.14 Barra herramientas Tabla dinmica
En la Fig.4.15 podemos observar parte

de la lista de autoformatos que estn
diseados para las tablas dinmicas.
FIGURA 4.15 Autoformato de las Tabla dinmica
Podemos distinguir dos tipos de formatos que son:

.
Los formatos sin sangra, que se encuentran
etiquetados desde Tabla 1 a Tabla 10, as como el
formato clsico de tabla dinmica al final de la lista
de autoformatos.
Estos formatos estn pensados
para utilizar en aquellas tablas dinmicas que
incluyen campos de columna. En todas, excepto en
el formato clsico, se omite el nombre de la funcin
resumen en los nombres de los campos de datos.
32
Los llamados formatos con sangra, que se

encuentran etiquetados desde informe 1 a informe
10. al seleccionar uno de estos formatos, ste se
aplicar a toda la tabla dinmica, cambiando su
diseo y aplicando los formatos predeterminados a
texto y celdas. As todos los campos de columna de
la tabla dinmica se transforman en campos de fila:
los campos de columna se mueven a la izquierda de
los actuales campos de fila, de forma que los
primeros pasan a ser campos de fila exteriores.
Tambin los campos de datos son movidos a la
derecha de los actuales campos de fila,
modificndose tambin el nombre del campo si ste
se refera a una funcin de resumen.
Las tablas comprendidas entre la nmero 1 y 5, as como la nmero 7, aaden una lnea en blanco en el campo de
fila ms externo despus de cada elemento.
Al ejemplo anterior si le aplicamos el formato Informe 7 obtendremos una tabla dinmica como la que se muestra en
la Fig.4.16. De esta manera podemos ir dando el formato que mas nos convenga para nuestras tablas dinmicas.
FIGURA 4.16 Tabla dinmica con formato
33

Ejercicio 1:
Da una breve explicacin de los pasos que se deben seguir para realizar una tabla
dinmica:
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Ejercicio 2:
Explica que tipos de datos fuente se pueden se pueden tener en las tablas
dinmicas, y desde donde pueden ser tomados dichos datos.
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
34
Ejercicio 3
En base al ejemplo Explicado en la unidad realice el siguiente informe mediante una
tabla dinmica. Utilizando los datos que se presentan a continuacin
Tabla de Datos
35
El resultado que se debes obtener es el siguiente:
Ejercicio 4
Elige el formato adecuado para que la tabla dinmica tenga el siguiente aspecto.
36
UNIDAD 5
UNIDAD 5
AUDITORIA
5.1 INTRODUCCIN
Para detectar y solucionar problemas, Excel XP pone a

tu disposicin una serie de herramientas que pueden
utilizarse
conjunta
o
separadamente,
dichas
herramientas son:
Rastrear niveles precedentes y/o dependientes.
Comentarios
Validacin de datos.
La barra de herramientas de Auditoria permite acceder a
estas herramientas fcilmente. Para mostrar/ocultar esta
barra. Iremos al men Herramientas y dentro de
Auditoria, escogeremos Mostrar barra de Auditoria.
Nos aparecer la barra de la figura 5.1
FIGURA 5.1 Herramientas de Auditoria
5.2 RASTREAR NIVELES
Esta
herramienta
nos
permite
averiguar
las
dependencias de datos que existen entre las celdas.
Para utilizarla, seleccionamos la celda de la que
queremos
averiguar
sus
precedentes
y
sus
dependientes. Luego pulsaremos una de las siguientes
opciones de la barra de herramientas Auditoria.
Quitar un nivel de precedencia. Elimina las

flechas del ltimo nivel de precedencia de la celda
actual.
37
Rastrear precedente. Muestra mediante flechas

las celdas y rangos de las que depende la celda
actual. Cada vez que pulsemos este botn nos
aparecer un nivel ms de precedencia.
Rastrear dependientes. Muestra mediante flechas las

celdas que son dependientes de la celda actual. Cada
vez que pulsemos este botn nos aparecer un nivel
ms de dependientes.
Quitar un nivel de dependientes. Elimina las flechas

del ltimo nivel de dependencias de la celda actual.
Elimina todas las flechas que haya en pantalla.
Precedentes
En la figura 5.2 podemos observar un ejemplo de

precedentes y dependientes de la celda C3:
Dependencia
FIGURA 5.2 Datos Precedentes y Dependientes
5.3 COMENTARIOS
Tambin podemos insertar un comentario a travs de la

barra de herramientas Auditoria pulsando en Insertar
Comentario.
FIGURA 5.3 celda con comentario
38
5.4 VALIDACIN
Mediante las opciones de validacin de datos podemos

asegurar que cuando se procede al ingreso de datos en
las celdas se los realicen de manera correcta.
Las restricciones podrn hacer referencia tanto al tipo de
datos concretos que podrn ser introducidos.
De
manera predeterminada no existe ninguna restriccin
alguna para el ingreso de algn valor o tipo de datos,
para una celda.
Para establecer restricciones a los valores, seguiremos

los siguientes pasos:
1.
2.
FIGURA 5.5 Validacin de datos
En donde:
Permitir: Selecciona el tipo de dato que debe

ocupar la celda. Puede ser: Cualquier tipo, Nmero
entero, Hora, Fecha, etc.
Datos: Ingresa el tipo de restriccin que debe

cumplir el valor del dato de la celda. Puede obligarse
a que el valor est dentro de un rango o fuera de l,
que tenga una longitud fija, etc.
Si en la opcin Datos ingresamos entre, se activan

las opciones Mnimo y Mximo, en donde se
establecen los valores de la restriccin
39
Selecciona la celda o rango de celdas a las que

queremos aplicar la restriccin.
Da clic en el men Datos y selecciona

Validacin. En la ventana que aparece en la
figura 5.5, escoge la pestaa Configuracin
Podemos hacer que aparezca una ventana de texto

cuando seleccionemos la ventana donde hemos definido
la restriccin. Para ello, en la ventana anterior,
seleccionamos la carpeta Mensaje entrante y
escribimos el mensaje que queremos. Este mensaje se
puede utilizar para indicar qu restricciones sufre la
celda.
Dato numrico
Ingrese un nmero entre 0 y 100
Se diferencia de los comentarios en que stos aparecen

cuando pasamos el puntero del ratn por encima de la
celda pero no cuando la seleccionamos mientras que los
mensajes entrantes aparecen cuando seleccionamos la
celda y no cuando pasamos el puntero del ratn sobre
ella.
Tambin podemos hacer que aparezca una ventana de
error cuando introducimos un valor no vlido en una
celda donde se han definido restricciones. Para ello da
un clic en la pestaa Mensaje de error en la ventana
Validacin de datos. Aqu introduciremos el ttulo de la
ventana de error y el mensaje que nos mostrar.
ERROR: Valor Fuera de Rango
Debe ingresar un valor

entre 0 y 60
Si se ingresa un valor fuera del rango al especificado en

la validacin se presentar el cuadro de dialogo de la
figura 5.8
FIGURA 5.8 Mensaje de error
40
Ejercicio 1
Crea un nuevo Libro de trabajo y gurdalo con el nombre de Alumnos.xls, el cual
contendr datos con las siguientes caractersticas:
a. Ingrese un mnimo de 20 alumnos
b. Ingresar tres notas parciales para cada alumno
c.
Validar que las notas se encuentren en el rango de 0 a 20 puntos
d. Insertar un comentario que indique el error en el caso de que se trate

de ingresar una nota fuera del rango establecido en el punto anterior.
e. Calcular el promedio de la tres notas para cada alumno
f.
Escribir una formula que escriba automticamente APROBADO si el

promedio es igual o mayor que 14, y REPROBADO si el promedio
final es menor que 14
Nombres y Apellidos
Pedro Velez
Matalia Montenegro
Nota 1
Nota 2
Nota 3
15
12
14
13
15
12
41
Aprobado /
Reprobado
15 Aprobado
12 Reprobado
Promedio
Ejercicio 2
Crea un nuevo Libro de trabajo y gurdalo con el nombre de DatosAlumnos.xls, el
cual contendr datos con las siguientes caractersticas:
a. Ingrese los datos personales de un mnimo de 20 alumnos
b. Validar que los campo Nombres y Apellido no excedan de un mximo
de 30 caracteres
c.
Que el campo Telfono este en un rango de 0 a 999999999
d. El campo Direccin no debe exceder de un mximo de 50 caracteres

e. Adems cada celda donde se van a ingresar los datos debe tener un
comentario de ingreso indicando el valor de la validacin para el
ingreso del dato en el campo
f.
Para terminar con el ejercicio aade mensajes de Error en el caso de

que se ingrese un dato no valido para la celda.
Nombre
Ingrese los nombres
con un mximo de 30
caracteres
42
UNIDAD 6
UNIDAD 6
VINCULOS
6.1 INTRODUCCIN
Los vnculos son enlaces o punteros que permiten

relacionar datos de diferentes libros. En concreto se
traduce a la posibilidad de que una frmula en una hoja
haga referencia a una celda situada en otro libro. Cuando
se trabaja con vnculos se utilizan las siguientes
expresiones:
Referencia Externa. Una referencia a una celda,

rango de celdas, o nombre definido en una hoja
situada en otro libro.
Libro Fuente. Un libro que es el origen o fuente de

datos para otro (llamado libro dependiente).
Libro 1
Libro 2
Libro Dependiente. Un libro que contiene

vnculos (frmulas de referencias externas) a otro
libro, y que por tanto su informacin depende del
contenido del otro libro.
Libro 3
Para ver el funcionamiento de los vnculos vamos a ver
un ejemplo. Tenemos tres Libros (Libro1, Libro2 y Libro3)
y vamos a definir en la celda A1 del Libro1 la suma de la
celda B2 del Libro2 y la celda C2 del Libro3. Los pasos a
seguir son:
1.
Seleccionar la celda A1 en el Libro1
2.
Introduce el signo = en dicha

activara el men Ventana
3.
En el men Ventana selecciona el Libro2, a

cual vas a hacer referencia
4.
Seleccionar la celda B2 del Libro2.
5.
Introducir el signo +.en la celda B2 del Libro2
6.
Ve al men Ventana y seleccionar Libro3.
celda y se
FIGURA 6.1 Men ventana
7.
Seleccionar la celda C2 del Libro3.

8. Pulsar la tecla Enter para aceptar la frmula
de referencia externa.
En celda A1 del Libro1, obtendras como resultado

una formula como la de la figura 6.1, en la cual se van
a sumar la celda B2 del Libro2 y la celda C2 del
Libro3
FIGURA 6.2 Formula resultante
43
Los vnculos son tiles cuando se desea tomar datos procedentes de distintos libros. En el ejemplo anterior, cada libro
fuente puede ser responsabilidad de un departamento diferente en una empresa, y el director puede reunir la
informacin que desea analizar estableciendo vnculos a distintos libros.
Cada vez que un departamento modifique sus datos, la hoja del director reflejar inmediatamente los cambios.
6.2 REFERENCIAS EXTERNAS
A continuacin se muestra las partes de una referencia

externa.
Primero aparece encerrado entre corchetes, el nombre
del fichero del libro fuente. Despus aparece el nombre
de la hoja y la celda a la que se hace referencia,
separados por una admiracin.
En el ejemplo anterior las referencias externas fueron
ingresadas mediante el ratn. Tambin podramos
introducirla mediante el teclado siguiendo la estructura
de la figura 6.2. Pero esto resultara muy difcil puesto
que deberamos saber de memoria el lugar exacto de la
celda y libro donde se encuentra cada dato.
6.3 GRABAR LIBROS CON VNCULOS
Como regla general, se debe grabar los libros

fuente antes de grabar en disco el libro
dependiente. Esto asegura que las frmulas de
referencia externa contenidas en el libro
dependiente contienen los nombres de las
hojas fuente.
Si en algn momento cambia el nombre de una
hoja o libro que sea fuente de otro, si el libro
dependiente est abierto, los vnculos se
actualizan automticamente, en caso contrario
deber cambiar manualmente los vnculos
dando clic en el men Edicin y
seleccionando Vnculos. Aparecer la ventana
de la figura 6.3
FIGURA 6.3 Modificar vnculos
44
Donde aparece una lista con los archivos de los libros fuente. Si pulsamos en Cambiar origen podemos asignar el
nuevo fichero fuente.
FIGURA 6.4 Cambiar origen
45
Ejercicio 1:
Crea un nuevo libro de trabajo con el nombre de Reporte.xls, el cul
debe hacer referencia al libro creado en el Unidad 5 denominado
Alumnos.xls y al libro creado en el Unidad 3 denominado Notas.xls,
para presentar el siguiente Reporte:
46
Ejercicio 2:
1
En un nuevo libro de trabajo crea un cuadro de ventas como el que se

presenta a continuacin. Gurdalo con el nombre de Ventas1.xls. Ingresa
por lo menos 5 datos para cada tipo de vehculo que tiene el cuadro de
ventas.
2. Crea un nuevo libro de trabajo con el nombre de ReporteVentas.xls, el cul

debe hacer referencia un libro creado con anterioridad y al libro creado en el
punto anterior denominado Ventas1.xls, para presentar el siguiente Reporte:
47
48
UNIDAD 7
UNIDAD 7
ESCENARIOS
7.1 INTRODUCCIN
Excel XP puede crear y guardar conjuntos de variables

que producen resultados diferentes. Los escenarios son
tiles en el anlisis de datos, ya que se podra ver, por
ejemplo como afectaran distintas condiciones (tasa de
inters, plazo de devolucin, etc.) en un prstamo. Se
pueden definir escenarios diferentes, cambiar de uno a
otro para realizar anlisis y guardarlos con el modelo.
Un escenario es un conjunto de variables llamadas
celdas cambiantes que se guardan con un nombre y se
aplican a una hoja de clculo para ver los distintos
resultados producidos.
Un escenario est compuesto por dos partes principales:
Celdas cambiantes. Son las celdas en las cuales se van a introducir

datos (que se van a modificar) y no deben contener frmulas.
Celdas resultantes. Son las celdas donde se ve el resultado. Deben

ser celdas que contengan frmulas o que dependan de las celdas
cambiantes.
Un escenario puede dar como resultado:
Resumen. Muestra los resultados (celdas cambiantes y las celdas resultantes) en una hoja de clculo.
Tablas dinmicas. Da el resultado en una tabla dinmica.
Mostrar. Muestra las variaciones dentro de la hoja de clculo activa.
7.2 CREACIN DE UN ESCENARIO
Para crear un escenario es conveniente que se asigne

un nombre a las celdas involucradas. Los pasos para
crear un escenario son:
FIGURA 7.1 Opcin Escenarios
49
Ir al men Herramientas y seleccionar

Escenarios; aparece el cuadro de dilogo de la
figura 7.2.
En donde:
Aparece una lista con todos los escenarios creados

(los ocultos no aparecen, si se activ la proteccin).
Celdas cambiantes. Las celdas en las que van a

introducir datos.
Comentario. Explicacin de lo que hace un

escenario; si no se introduce nada, Excel de forma
automtica, coloca el nombre que figure como
usuario y la fecha en que fue creado o modificado.
Mostrar. Presenta los resultados del escenario

seleccionado sobre la hoja de clculo y se
actualizan.
Agregar. Agrega un escenario.
Eliminar. Elimina el escenario sobre el que se est

posicionado.
FIGURA 7.2 Administrador de escenarios
Modificar. Sirve para realizar cambios en un

escenario, siempre que la proteccin no est
activada.
Combinar. Combina los escenarios de las hojas de

clculo seleccionadas en cualquier libro de trabajo
abierto.
Resumen. Crea un resumen o una tabla dinmica en

una hoja en blanco con los escenarios definidos.
En este cuadro de dilogo se llevan a cabo todas las

operaciones que se realizan con escenarios.
FIGURA 7.3 Resumen del escenario
Se pulsa Agregar; aparece el cuadro de dilogo de la figura 7.4, que permitir introducir el nombre del escenario,
as como, cules sern las celdas cambiantes e introducir los valores correspondientes:
FIGURA 7.4 Modificar escenario

50
En donde:
a.
Se escribe el nombre del escenario.
b.
Celdas cambiantes. Se establecen las celdas

cambiantes para ese escenario, que son las
que aparecen con lneas punteadas (e).
c.
Comentarios. Explicacin o seguimiento del

escenario.
d.
Proteccin. Evita que se

modificaciones en los escenarios.
e.
Celdas cambiantes que aparecen en el

escenario
produzcan
Cuando se pulsa Aceptar, aparecer una ventana donde se introducirn los valores correspondientes para
cada celda cambiante. Se repite esta operacin en cuantos escenarios se deseen.
De esta forma mediante un escenario podemos tener un resumen de las celdas ms importantes de nuestras hojas de
Excel.
7.3 PROTEGER LOS ESCENARIOS.
Los cuadros de dilogo Agregar y Modificar escenario,

contienen dos opciones de proteccin:
Evitar cambios.
Ocultar.
FIGURA 7.5 opciones de proteccin
Si seleccionas Evitar cambios, el escenario que se defina no podr ser editado. Sin embargo, esto no impide editar
directamente en la hoja los valores de las celdas cambiantes (a menos que las propias celdas estn bloqueadas).
La casilla Ocultar, evita la presentacin en la lista de escenarios.
51
7.4 MOSTRAR
Para ver el resultado de los escenarios directamente

sobre la hoja de clculo, simplemente se posiciona sobre
el escenario que se desee ver el resultado y se pulsa
Mostrar, automticamente se ven los resultados sobre la
hoja de clculo.
7.5 RESUMEN DE LOS ESCENARIOS
Se puede ver el resultado en un resumen, en el que se

incluyen todos los escenarios creados, con las variables
(celdas cambiantes y celdas resultantes), incluyendo
adems un escenario con los valores actuales.
Automticamente se crea una hoja en el libro de trabajo
activo, llamada Resumen de escenarios. Para ello, se
pulsa Resumen en la ventana de Administrador de
escenarios. Aparecer la ventana de la figura 7.6, donde
se selecciona la opcin Resumen (a) y se indican las
celdas resultantes (b).
El resultado final ser algo as:
Nota: La columna de valores actuales representa los

valores de las celdas cambiantes en el momento en
que se cre el Informe resumen de escenario. Las
celdas cambiantes de cada escenario se muestran en
gris.
FIGURA 7.7 Resumen de escenario
52
7.6 TABLAS DINMICAS
Tambin se puede ver el resultado en una tabla

dinmica. En ella se incluyen todos los escenarios
creados con las variables (celdas cambiantes y celdas
resultantes).
Automticamente se crea una hoja en el libro activo
llamada Tabla dinmica del escenario. Para ello, se
selecciona la opcin Tabla dinmica en la ventana
Resumen del escenario.
7.7 UTILIZACIN DE TABLAS DE DATOS
Se define una tabla de datos como un rango de celdas

que muestra los resultados de sustituir diferentes valores
en una frmula. En las tablas de una variable se
introducen diferentes valores (fila o columna) y se ve el
resultado en una frmula. Para tablas de dos variables,
se introducen valores (fila y columna) para las dos
variables y se ve el resultado en una frmula. Para
utilizar una tabla de datos con una sola variable, los
pasos a seguir son:
1.
Se crea una columna o fila con los valores de

la variable (b) que sern sustituidos en la
frmula. Y en la celda siguiente, en la parte
superior, se coloca la frmula que va ser
sustituida (a).
b
a
FIGURA 7.9 Tabla de datos
2.
3.
FIGURA 7.10 Tabla
53
Se selecciona la zona donde se encuentren

los datos variables y la frmula. En el ejemplo
anterior sera A10..B19.
Ir al men Datos, seleccionar Tabla, aparece
el siguiente cuadro de dilogo de la figura
7.10.
Para el anlisis con una variable, se le indica el dato que

va a ser utilizado para la realizacin del clculo. Al pulsar
Aceptar aparecern los datos con los nuevos valores
debajo de la frmula y al lado de su correspondiente
parmetro. En este ejemplo, el dato variable es la tasa
de inters y est en la celda B7.
Se indicara como Celda de entrada (columna) (b) B7. El
resultado sera el de la figura 7.13.
FIGURA 7.11 Datos
En el anlisis con dos variables, los pasos son

semejantes a los de una variable, con la diferencia de
que la frmula est en la interseccin de la fila con la
columna.
En el siguiente ejemplo, los datos variables son el precio
de venta, que est en la celda B5, y la tasa de inters
que est en la celda B7. Se indicara en Celda de
entrada (fila) (a) B5 y Celda de entrada (columna) (b) B7
en la ventana Tabla de la figura 7.12.
FIGURA 7.12 Datos
54
El resultado final sera:
FIGURA 7.13 Datos
7.8 BUSCAR OBJETO
Si se desea encontrar el nmero preciso en una frmula

para alcanzar un determinado valor (objetivo), los pasos
a seguir son:
a
1. Se posiciona sobre la celda que se quiere

encontrar el valor.
b
c
2. Ir al men Herramientas, seleccionar Buscar

objetivo, aparece el cuadro de dilogo de la figura
8.16.
FIGURA 7.14 Buscar objeto
En donde:
a.
La celda sobre la que se va a obtener el

resultado.
b.
Se escribe el valor que se quiere alcanzar.
c.
Se escribe la celda que se va a modificar, y

que ser sustituida por el valor que encuentre.
FIGURA 7.15 Definir celda a buscar
55
3.
Si encuentra la solucin, la insertar el valor

necesario en su celda correspondiente y
aparecer la imagen de la figura 8.16.
Pulsaremos Aceptar si aceptamos el valor encontrado.

Cancelar si queremos dejarlo como estaba.
FIGURA 7.16 Resultado de la bsqueda
56
Ejercicio 1:
Realice un Ejercicio completo en el cual se involucre
todos los pasos explicados en esta unidad sobre el
funcionamiento de los escenarios.
Para desarrollar el ejercicio utiliza la siguiente tabla de
datos
57
58
UNIDAD 8
UNIDAD 8
PREGUNTAS FRECUENTES
8.1 INTRODUCIR TEXTO
Qu considera Microsoft Excel como texto?

Texto es cualquier combinacin de nmeros, espacios y caracteres no numricos. Por ejemplo, Excel
tratar como texto las siguientes entradas:
10AA109, 127AXY, 12-976, 208 4675.
Cmo se muestra todo el texto de una celda?

Active la casilla de verificacin Ajustar texto en la ficha Alineacin.
Cmo se introduce un retorno de carro en una celda?
Presione ALT+ENTRAR.
8.2 INTRODUCIR NMEROS

Qu caracteres se puede utilizar como nmeros?
En Excel, un nmero puede contener slo los siguientes caracteres:
0123456789+-(),/$%.Ee
Excel ignora los signos ms (+) a la izquierda y trata los puntos como separadores decimales. Todas las dems
combinaciones de nmeros y caracteres no numricos son consideradas texto.
Cmo se evita que las fracciones se introduzcan como fechas?
Escriba 0 (cero) delante de las fracciones; por ejemplo, escriba 0 1/2.
Cmo determina Excel el formato de nmero que va a utilizar?
En general, el formato de nmero aplicado a una celda determina el modo en que Excel presenta los nmeros
en una hoja de clculo. Sin embargo, si escribes un nmero en una celda que tiene el formato de nmero
General, Excel podr aplicarte un formato de nmero diferente. Por ejemplo, si escribe 14,73 $, Excel aplicar
un formato de moneda.
Para cambiar el formato de nmero, selecciona las celdas que contengan los nmeros. En el men Formato,
haz clic en Celdas, haz clic en la ficha Nmero y, a continuacin, selecciona una categora y un formato.
59
En qu consiste el formato de nmero General?

En las celdas con el formato de nmero General predeterminado, Excel muestra los nmeros como enteros
(789), fracciones decimales (7,89) o notaciones cientficas (7,89E+08). Las notaciones cientficas se utilizan
automticamente si los nmeros superan el ancho de la celda. El formato General muestra hasta un mximo de
11 dgitos, incluyendo un separador decimal y caracteres tales como "E" y "+". Para utilizar nmeros con ms
de 11 dgitos, podr aplicar un formato de nmero cientfico integrado (notacin exponencial) o un formato de
nmero personalizado.
Cuntos dgitos significativos admite Excel?
Independientemente del nmero de dgitos mostrados, Excel guarda nmeros con una precisin de 15 dgitos.
Si un nmero contiene ms de 15 dgitos significativos, Excel convertir los dgitos adicionales en ceros (0).
Cmo se introducen los nmeros como texto?
Excel almacena los nmeros como datos numricos incluso si se aplica el formato Texto a las celdas que
contienen los nmeros. Para que Excel interprete como texto los nmeros como, por ejemplo, los nmeros de
pieza, aplica primero el formato Texto a las celdas vacas (en el men Formato, haz clic en Celdas, haz clic en
la ficha Nmero y, despus, haz clic en Texto en el cuadro Categora) y, a continuacin, escribe los nmeros.
Si ya se han introducido los nmeros, aplica el formato Texto a las celdas, haz clic en cada una de las celdas,
presione F2 y, a continuacin, presione ENTRAR para volver a introducir los datos.
La configuracin regional del Panel de control afecta a los formatos de nmero?
Las opciones seleccionadas en la configuracin regional del Panel de control determinan los caracteres que
Excel reconoce como nmeros y determinan asimismo el formato predeterminado de los nmeros; por ejemplo,
el punto (.) que se utiliza como smbolo decimal en los sistemas basados en el ingls de Estados Unidos.
8.3 INTRODUCIR FECHAS Y HORAS
Excel trata las fechas y horas como texto o nmeros?

Excel trata las fechas y las horas como si fuesen nmeros. El modo de presentacin de una hora o una fecha
en la hoja de clculo depender del formato de nmero aplicado a la celda. Cuando se escribe una fecha o una
hora que Excel reconoce, el formato de la celda cambia del formato de nmero General a un formato integrado
de fecha u hora. De manera predeterminada, las fechas y horas se alinean a la derecha dentro de una celda. Si
Excel no puede reconocer el formato de fecha u hora, dicha fecha u hora quedar introducida como texto y, por
consiguiente, se alinear a la izquierda dentro de la celda.
La configuracin regional del Panel de control afecta al formato de fecha y hora?
Las opciones seleccionadas en la configuracin regional del Panel de control determinan el formato
predeterminado de la fecha y la hora actuales as como los caracteres reconocidos como separadores de fecha
y hora; por ejemplo, la barra diagonal (/) y el guin (-) para las fechas y los dos puntos (:) para las horas en los
sistemas basados en el ingls de EE.UU.
Cmo reconoce Excel las fechas?
Cuando se introducen fechas como, por ejemplo, 01 Diciembre, Excel definir primero el da y despus el ao.
Por ejemplo, 01 Diciembre se introducir como 1 de diciembre del ao en curso y no como Diciembre del ao
2001.
Cmo se introducen fechas y horas en la misma celda?
Separa la fecha y la hora mediante un espacio.
60
Cmo se introducen las horas basadas en un reloj de 12 24 horas?

Para introducir una hora basada en el reloj de 12 horas, detrs de la hora inserta un espacio seguido de a.m. o
p.m. (o bien a o p). De lo contrario, Excel interpretar la hora basndose en el reloj de 24 horas. Por ejemplo, si
escribes 3:00 en lugar de 3:00 p.m., la hora se almacenar como 3:00 a.m.
Cmo se muestra el nmero de serie detrs de una fecha u hora?
Independientemente del formato empleado para mostrar una fecha o una hora, Excel almacenar todas las
fechas como nmeros de serie y todas las horas como fracciones decimales. Para mostrar una fecha como
nmero de serie o para mostrar una hora como fraccin, selecciona las celdas que contengan la fecha o la
hora. En el men Formato, haz clic sucesivamente en Celdas, en la ficha Nmero y en General del cuadro
Categora.
Cmo utiliza Excel las fechas y horas en frmulas?
Las horas y fechas se pueden agregar, restar e incluir en otros clculos. Para utilizar una fecha u hora en una
frmula, introdcela como funcin FECHA. Por ejemplo, la siguiente frmula mostrar una diferencia de 68:
=FECHA(2004,5,12)-FECHA(2004,3,5)
8.4 COMO COPIAR UNA TABLA DE WORD EN EXCEL?
Para copiar una tabla de Microsoft Word en una hoja de clculo debes:
Selecciona las filas y columnas de la tabla que desees copiar. Para seleccionar toda la tabla, haz clic
en la tabla, elije Seleccionar en el men Tabla y, a continuacin, haz clic en Tabla.
Haz clic en Copiar.
Pasa a la hoja de clculo de Microsoft Excel.
Haz clic en la esquina superior izquierda del rea de la hoja de clculo en que desee pegar la tabla.
Las celdas de la tabla copiada sustituyen a las celdas existentes en el rea.
Haga clic en Pegar.
Para ajustar el formato, haz clic en Opciones de pegado, situado junto a los datos, y despus haz clic en
Coincidir con formato de destino para utilizar cualquier formato previamente aplicado a las celdas de Excel,
o bien en Mantener formato de origen para hacer coincidir el formato de la tabla de Word tanto como sea
posible.
Nota Excel pega el contenido de cada celda de la tabla de Word en una celda de Excel independiente.
Si deseas dividir los datos en ms celdas, por ejemplo, dividir nombre y apellido de modo que queden en
celdas separadas, utilice el comando Texto en columnas del men Datos
8.5 COMO VINCULAR O INCRUSTAR UN GRFICO?

Para vincular o incrustar un grfico debes aplicar uno de estos procedimientos:
Crear un nuevo grfico de Microsoft Excel incrustado
Abre un nuevo documento o diapositiva en la que desee insertar el objeto incrustado.
En el men Insertar, haz clic en Objeto.
Haz clic en Crear nuevo.
61
En el cuadro Tipo de objeto, haz clic en Grfico de Microsoft Excel y, a continuacin, haz clic en
Aceptar.
El grfico con los datos de ejemplo se agrega a la diapositiva.
Haz clic en Hoja1 para reemplazar los datos de muestra.
Crear un grfico de Excel vinculado o incrustado desde un archivo existente
Haz clic en el cuadro de texto del elemento en el que desea colocar el objeto vinculado o incrustado.
En el men Insertar, haz clic en Objeto.
Haz clic en Crear desde archivo.
En el cuadro Archivo, escribe el nombre del archivo desde el que desea crear un grfico de Excel
vinculado o incrustado, o bien haz clic en Examinar para seleccionarlo en la lista.
Para crear un objeto vinculado, activa la casilla de verificacin Vnculo.
Nota Al crear un objeto vinculado (objeto vinculado: objeto que se crea en un archivo de origen y
se inserta en un archivo de destino, manteniendo una conexin entre los dos archivos. El objeto
vinculado se actualizar en el archivo de destino cuando se actualice el archivo de origen) o un
objeto incrustado (objeto incrustado: informacin contenida en un archivo de origen e insertada en
un archivo de destino. Una vez incrustado, el objeto pasa a ser parte del archivo de destino. Los
cambios realizados en el objeto incrustado se reflejan en el archivo de destino.) a partir de un libro
existente de Microsoft Excel, el libro entero se inserta en la diapositiva. Slo se muestra un
libro cada vez. Para mostrar una hoja de clculo distinta, haz doble clic en el objeto de Excel y
despus en otra hoja de clculo.
8.6 COMO IMPRIMIR UNA SELECCIN DE CELDAS ?
Si trabajas con grandes cantidades de datos, quizs desees imprimir slo un intervalo de informacin, por
ejemplo para compartirla con otros colegas en una reunin. Puedes seleccionar celdas especficas de dos
maneras. La primera proporciona el mximo control mientras selecciona. La segunda permite seleccionar
celdas rpidamente, as como seleccionar varias celdas de una hoja de clculo y todas las celdas que
contienen datos en las columnas que seleccione.
Para imprimir una seleccin de celdas
Haz clic en la primera celda del intervalo que desea imprimir. Realiza uno de estos procedimientos:
Para seleccionar celdas de datos de una en una, presione la tecla MAYS y utilice las teclas de flecha
para seleccionar las celdas que desee.
- O bien Para seleccionar un rango de celdas adyacentes, presione MAYS+CTRL y utilice las teclas de flecha
para seleccionar las teclas que desee.
Nota Si presionas la flecha ABAJO se seleccionan todas las celdas que contienen datos en esa
columna. Si utilizas las flechas DERECHA o IZQUIERDA se seleccionan intervalos de celdas en
incrementos ms pequeos.
- O bien Para seleccionar celdas no adyacentes o rangos de celdas, selecciona la primera celda o intervalo de
celdas, presiona CTRL y selecciona las otras celdas o rangos.
En el men Archivo, haz clic en Imprimir.

En Imprimir, haz clic en Seleccin y, a continuacin, en Aceptar.
62
8.4 CUALES SON LAS ESPECIFICACIONES Y LMITES DE EXCEL ?
Especificaciones de hojas y libros

Funcin
Lmite mximo
Libros abiertos
En funcin de la memoria disponible y

los recursos del sistema
Tamao de hoja
65.536 filas por 256 columnas
Ancho de columna
255 caracteres
Alto de fila
409 puntos
Saltos de pgina
1000 horizontal y vertical
Longitud del contenido de una celda (texto)
32.767 caracteres. Slo se muestran 1.024

en una celda; los 32.767 caracteres se
muestran en la barra de frmula.
Hojas en un libro
En funcin de la memoria disponible (el

nmero predeterminado es 3)
Colores en un libro
56
Estilos de celda en un libro
4,000
Vistas (vista: conjunto de valores de visualizacin e impresin a

los que se puede dar un nombre y se pueden aplicar a un libro.
Se pueden crear ms de una vista del mismo libro sin guardar
copias diferentes del libro.) con un nombre asignado en un libro
En funcin de la memoria disponible
Formatos de nmero personalizados
Nombres en un libro
Ventanas en un libro
En funcin de los recursos del sistema
Paneles en una ventana
Hojas vinculadas
Escenarios (escenario: conjunto de valores de entrada, al que se

ha asignado un nombre, que puede sustituirse en un modelo de
hoja de clculo.)
En funcin de la memoria disponible, un

informe de resumen slo muestra los
primeros 251 escenarios
Celdas cambiantes en un escenario
32
Celdas ajustables en Solver
200
Funciones personalizadas
Escala de zoom
del 10 % al 400 %
Informes
Criterios de ordenacin
3 combinados en una nica operacin;

ilimitado en operaciones de ordenacin
secuenciales
Niveles de deshacer
16
Campos en un formulario
32
Barras de herramientas personalizadas en un libro
Botones de las barras de herramientas personalizadas
Especificaciones del grupo de trabajo

Funcin
Lmite mximo
Usuarios que pueden abrir y compartir simultneamente un libro

compartido (libro compartido: libro configurado para permitir que varios usuarios
en una red lo vean y realicen cambios al mismo tiempo. Cada usuario que
guarda el libro ve los cambios realizados por otros usuarios. Debe disponer de
Excel 97 o posterior para modificar un libro compartido.)
63
256
Vistas (vista: conjunto de valores de visualizacin e impresin a los que se

puede dar un nombre y se pueden aplicar a un libro. Se pueden crear ms de
una vista del mismo libro sin guardar copias diferentes del libro.) personales en
un libro compartido
Das que se mantendr el historial de cambios (historial de cambios: en un libro
compartido, informacin que se mantiene sobre los cambios realizados en
sesiones de edicin pasadas. La informacin incluye el nombre de la persona
que realiza cada cambio, cundo se realiz el cambio y los datos que han
cambiado.)
Libros que pueden combinarse a la vez
Celdas que pueden resaltarse en un libro compartido
32,767
Colores utilizados para identificar los cambios realizados por diferentes usuarios
si el resaltado de cambios est activado
32 (cada usuario se identifica

mediante un color; los cambios
realizados por el usuario actual se
resaltarn en color azul marino)
32.767 (el valor predeterminado es

30 das)
Especificaciones de clculos
Funcin
Lmite mximo
Precisin numrica
15 dgitos
Nmero ms alto que se puede

escribir en una celda
9,99999999999999E307
Nmero positivo ms alto

permitido
1,79769313486231E308
Nmero negativo ms bajo

permitido
-2,2250738585072E-308
Nmero positivo ms bajo

permitido
2,229E-308
Nmero negativo ms alto

permitido
-1E-307
Longitud del contenido de una

frmula
1.024 caracteres
Iteraciones
32,767
Matrices en una hoja
En funcin de la memoria disponible. Adems, las matrices no

pueden hacer referencia a columnas enteras. Por ejemplo, una
matriz no puede hacer referencia a toda la columna C:C o al
rango C1:C65536. Sin embargo, una matriz puede hacer
referencia al rango C1:D65535 porque al rango le falta una fila
para llegar al tamao mximo de la hoja y no incluye toda la
columna C o D.
Rangos seleccionados
2,048
Argumentos en una funcin
30
Niveles anidados de funciones
Nmero de funciones de hoja de

clculo disponibles
329
Primera fecha permitida en un

clculo
1 de enero de 1900 (1 de enero de 1904, si se utiliza la fecha

del sistema)
ltima fecha permitida en un

clculo
31 de diciembre de 9999
Perodo de tiempo mximo que

puede escribirse
9999:59:59
Especificaciones de los informes de tabla dinmica

Funcin
Lmite mximo
Informes de tabla dinmica (informe de tabla dinmica: informe de Excel interactivo de tablas
cruzadas que resume y analiza datos, como registros de una base de datos, de varios orgenes,
incluidos los que son externos a Excel.) en una hoja
En funcin de la
memoria
disponible
64
Nmero de elementos nicos por cada campo
32.500
Campos de fila (campo de fila: campo asignado a una orientacin de fila en un informe de tabla
dinmica. Los elementos asociados a un campo de fila se muestran como rtulos de fila.) o
columna (campo de columna: campo asignado a una orientacin de columna en un informe de
tabla dinmica. Los elementos asociados a un campo de columna se muestran como rtulos de
columna.) en un informe de tabla dinmica
Campos de pgina (campo de pgina: campo asignado a una orientacin de pgina en un informe
de tabla dinmica o de grfico dinmico. Puede mostrarse un resumen de todos los elementos de
un campo de pgina o bien un elemento cada vez que filtre los datos para los dems elementos.)
en un informe de tabla dinmica
En funcin de la
memoria
disponible
Campos de datos (campo de datos: campo de una lista, tabla o base de datos de origen que
contiene datos que se resumen en un informe de tabla dinmica o de grfico dinmico. Un campo
de datos suele contener datos numricos, como estadsticas o ndices de ventas.) en un informe
de tabla dinmica
Frmulas de elementos calculados (elemento calculado: elemento de un campo de tabla dinmica
o grfico dinmico que utiliza una frmula que usted cree. Los elementos calculados pueden
realizar clculos utilizando el contenido de otros elementos del mismo campo del informe de tabla
dinmica o grfico dinmico.) en un informe de tabla dinmica
256
256 (puede estar

en funcin de la
memoria
disponible)
En funcin de la
memoria
disponible
Especificaciones de grficos
Funcin
Lmite mximo
Grficos vinculados a una hoja
En funcin de la memoria
disponible
Hojas a las que hace referencia un grfico
255
Series de datos (serie de datos: puntos de datos relacionados que se trazan en un

grfico. Cada serie de datos de un grfico tiene una trama o color exclusivo y se
representa en la leyenda del grfico. Puede trazar una o ms series de datos en un
grfico. Los grficos circulares slo tienen una serie de datos.) en un grfico
Puntos de datos (puntos de datos: valores individuales que se trazan en un grfico. Los
puntos de datos relacionados constituyen una serie de datos. Los puntos de datos se
representan con barras, columnas, lneas, sectores, puntos y otras formas. Estas formas
se denominan marcadores de datos.) en una serie de datos para grficos 2D
255
Puntos de datos en una serie de datos para grficos 3D
32,000
4,000
Puntos de datos en todas las series de un grfico
256,000
Estilos de lnea
Grosores de lnea
Diseos de rea (en pantalla)
18
Total de combinaciones de diseos de rea y colores (pantalla en color)
56,448
Combinaciones de diseos y colores (impresora a color)
56.448 (el nmero real

depender de la impresora
utilizada y del software
correspondiente)
Campos de pgina (campo de pgina: campo asignado a una orientacin de pgina en

un informe de tabla dinmica o de grfico dinmico. Puede mostrarse un resumen de
todos los elementos de un campo de pgina o bien un elemento cada vez que filtre los
datos para los dems elementos.) en un informe de grfico dinmico (informe de grfico
dinmico: grfico que proporciona anlisis de datos interactivo, como un informe de
tabla dinmica. Puede cambiar las vistas de los datos, ver niveles de detalle diferentes o
reorganizar el diseo del grfico arrastrando campos y mostrando u ocultando
elementos de los mismos.)
Campos de datos (campo de datos: campo de una lista, tabla o base de datos de origen
que contiene datos que se resumen en un informe de tabla dinmica o de grfico
dinmico. Un campo de datos suele contener datos numricos, como estadsticas o
ndices de ventas.) en un informe de grfico dinmico
256 (puede estar en funcin

de la memoria disponible)
Frmulas de elementos calculados en un informe de grfico dinmico
En funcin de la memoria
disponible
65
256

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UNIDAD 1

ADMINISTRACIN DE LIBROS DE TRABAJO

Vamos a ver con ms detalle las opciones disponibles

1.1 CREAR AUTOMTICAMENTE COPIAS DE SEGURIDAD

Seleccionar el men Archivo

Elegir la opcin Guardar como...

Hacer clic sobre la flecha de la derecha del

Aparecer el cuadro de dilogo de la figura

FIGURA 1.1 Opciones para guardar

Hacer clic sobre el botn Aceptar para cerrar el

Hacer clic sobre el botn Aceptar para cerrar el

Elegir la opcin Opciones generales...

El archivo copia de seguridad es un duplicado que tiene

Activar la casilla Crear siempre una copia de

1.2 PROTEGER LIBROS DE TRABAJO

Excel XP nos permite proteger nuestros libros de

Contrasea de proteccin: para que slo

Contrasea contra escritura: para que

Las contraseas pueden tener como mximo 15

Seleccionar el men Archivo

Elegir la opcin Guardar como...

Hacer clic sobre la flecha de la derecha del

Elegir la opcin Opciones generales...

Escribir la contrasea en el recuadro

Hacer clic sobre el botn Aceptar.

FIGURA 1.3 Opciones para guardar

Volver a escribir la contrasea en el recuadro.

8. Hacer clic sobre el botn Aceptar para salir

FIGURA 1.4 Error en las contraseas

El efecto de la proteccin al acceso de libros de

FIGURA 1.5 Contrasea

Si no conocemos la contrasea, Excel XP no nos dejar

Si tambin existe una contrasea contra escritura,

FIGURA 1.6 Contrasea

Si queremos borrar una contrasea, tenemos que abrir el

1.3 PROTEGER HOJAS DE UN LIBRO

Se puede impedir que los usuarios inserten, eliminen y

FIGURA 1.7 Proteger hoja

1.4 CERRAR TODOS LOS LIBROS ABIERTOS

Si tenemos abiertos varios libros de trabajo, podemos

Pulsar la tecla SHIFT del teclado.

2. Manteniendo pulsada la tecla SHIFT, seleccionar

Elegir la opcin Cerrar todo

1.5 BOTONES DEL CUADRO DE DILOGO ABRIR

Permite cambiar la forma de visualizar la lista de

1.6 ABRIR VARIOS LIBROS DE TRABAJO A LA VEZ

Vamos a conocer y manejar con ms precisin las

Seleccionar el men Archivo.

Elegir la opcin Abrir...

Seleccionar un archivo a abrir.

Pulsar la tecla CTRL del teclado, y

Repetir el paso 4 hasta que estn

Hacer clic sobre el botn Aceptar.

FIGURA 1.8 Abrir

1.7 ABRIR LIBROS DE TRABAJO DE SLO LECTURA

Seleccionar el men Archivo.

Elegir la opcin Abrir...

Seleccionar un archivo a abrir.

Hacer clic sobre la flecha de la derecha para

Elegir la opcin Abrir como slo lectura.

Excel XP abrir el archivo, lo podremos leer e incluso

1.8 BOTONES DEL CUADRO DE DILOGO NUEVO

Cuando se abre el cuadro de dilogo de la figura 1.9

FIGURA 1.9 Plantillas