Gestión Contable en OpenERP

Gestin contable en OpenERP
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Gestione sus libros contables

Cuando est bien integrado con el sistema de gestin, un sistema de contabilidad ofrece
beneficios especiales a la empresa, adems de las funcionalidades bsicas que debe
tener para informar sobre la situacin financiera. Esta parte se ocupa de los aspectos
prcticos de la contabilidad, y el papel de la contabilidad en toda la empresa.
Los mdulos de contabilidad de OpenERP le permiten gestionar sus operaciones con
claridad, siguiendo el flujo de trabajo desde la facturacin hasta pago. Adems se pueden
utilizar diferentes herramientas para el anlisis financiero basado en datos en tiempo real
y los movimientos recientes.
Facturacin y pagos del Cliente

OpenERP proporciona varias caractersticas para realizar un seguimiento de la
facturacin y de los pagos. En esta seccin, se discuten dos procesos, el flujo de trabajo
para no slo los contadores puedan hacer un seguimiento de los pagos, y la seccin de
contabilidad completa. Tenga en cuenta que slo se describir el proceso realizado con
los clientes, pero OpenERP ofrece la misma funcionalidad para el control de la facturacin
y formas de pago para los proveedores.
Flujo de trabajo
En OpenERP, el flujo de trabajo de facturacin es muy simple. Se puede ver en la Figura
1.
Una factura puede ser generada a partir de diversos documentos, tales como rdenes de
venta y rdenes de compra, o en el momento de confirmar el envo de productos. Estos
mtodos se utilizan cuando se configura OpenERP como un sistema contable
verdaderamente integrado en los procesos de negocio.
Algunas compaas trabajan con un contador externo que es el que se encarga de
mantener los libros. En ese caso, le puede proporcionar fcilmente la informacin sobre
las facturas que existen y las que ya han sido pagadas.
La Versin vigente de este documento se encuentra en la Intranet, si est revisando una versin
impresa o ubicada en otro sitio electrnico, verifique que corresponde a la versin vigente, de lo
contrario, podra estar utilizando un documento obsoleto!
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Figura 1: Flujo de trabajo de facturacin

El sistema de facturacin en OpenERP le permite mantener un registro de su contabilidad,
incluso cuando usted no es un contador. Proporciona una forma fcil de hacer un
seguimiento a sus proveedores y clientes. Se puede utilizar una contabilidad simplificada
para el caso de trabajar con un contador externo, de forma que usted pueda realizar un
seguimiento de los pagos de clientes y proveedores.
Comprobantes simples
Cuando usted vende productos a un cliente, se le puede dar una factura o Recibo de
Venta, que tambin se llama Recibo de Cliente. Los recibos de ventas no son ms que
una especie de comprobante de ingresos y no una factura real.
Cuando se confirman los recibo de ventas, OpenERP crea automticamente los asientos
contables correspondientes para registrar el pago de los clientes en relacin con este
recibo.
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Puede crear y modificar un recibo de ventas utilizando el men Contabilidad >> Clientes
>> Recibo de Ventas.
Figura 2: Definicin de un recibo de ventas

Cuando se crea un nuevo recibo de ventas, tiene que seleccionar en el cliente para el que
se desea crear el comprobante. Tambin puede definir las lneas de venta en la pestaa
de informacin de ventas. Tambin se pueden definir los artculos, las cantidades y su
descripcin. En la parte inferior del formulario, se encuentran dos opciones para
seleccionar el tipo de pago: uno es Pagar Directamente y la otra opcin es Pagar tarde o
Agrupar Fondos. Cuando se selecciona la opcin de Pagar Directamente, tiene que
introducir la cuenta bancaria a donde entrar el pago. La cantidad total se actualiza
automticamente con el clculo de los impuestos, si selecciona el IVA, al hacer clic en el
botn Calcular Impuestos.
Cuando se compra productos de un proveedor, usted recibir un recibo de compra (un
ticket), que tambin se llaman Notas por pagar en la terminologa contable. De la misma
forma que se hace con los recibos de venta, se pueden registrar los pagos a los
proveedores utilizando el men Contabilidad >> Proveedores >> Comprobantes
proveedores.
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Figura 3: Recibo de compras

El formulario de Recibo de compras es el mismo formulario que el usado para los Recibos
de ventas. Es importante seleccionar cuidadosamente el Diario Auxiliar a la hora de hacer
los registros.
Facturas de clientes
De firna predeterminada, OpenERP soporta un mecanismo de Intercambio Electrnico de
Datos (EDI) simple para ciertos documentos, como las rdenes de venta, las rdenes de
compra y las facturas.
De hecho, OpenERP integra el correo electrnico con el sistema de facturacin de tal
forma que le permite crear una factura y enviar automticamente un enlace a la factura a
un correo electrnico del cliente.
El cliente tiene varias opciones. Si su cliente tiene tambin una instancia OpenERP, puede
importar fcilmente la factura que le ha enviado, simplemente haciendo clic en el enlace.
A continuacin, encontrar un ejemplo de este flujo de tragajo:
1. Su empresa emite una Orden de Venta, Orden de Compra o una Factura a un
socio de negocios, digamos Camptocamp.
2. Su socio Camptocamp recibe un correo electrnico con un vnculo a una vista
previa del documento en lnea.
3. En la vista previa del documento, Camptocamp puede revisar el documento,
descargarlo o imprimir la versin PDF, y luego elegir entre dos opciones:
1. Importar este documento en su propia instancia de OpenERP, simplemente
proporcionando la direccin de la instancia;
2. descargar el documento en formato EDI de forma que se pueda importar en su
propio software utilizando el formato estndar de intercambio electrnico de
datos.
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4. Camptocamp tambin puede optar por pagar directamente el documento a travs

de Paypal o de cualquier otro mecanismo de pago online proporcionado por su
compaa.
La notificacin que se enva por correo electrnico es completamente personalizable
como cualquier plantilla de correo electrnico desde el men Configuracin >>
Configuracin >> Email >> Plantillas de correo.
Para enviar la notificacin de cada factura por correo electrnico, es necesario agregar
una direccin de correo a cada uno de los socios de negocios y asegurarse de que la
casilla de verificacin "opt-out" no est seleccionada. Tenga en cuenta que las
notificaciones se aaden a la cola de correo que se procesa una vez cada cierto tiempo,
este tiempo de espera se puede configurar en el men Configuracin >> Configuracin
>> Email >> Mensajes.
El correo electrnico que su cliente recibir, se ver como la Figura 4.
Figura 4: Correo enviado a los clientes
Lleve un registro de los pagos de sus clientes

Es importante mantener un seguimiento eficiente de los pagos que le han hecho sus
clientes y que le ha hecho a sus proveedores.
El men Contabilidad >> Clientes >> Pago cliente le permite registrar los pagos que
recibe de sus clientes. Para registrar un pago, haga click en Crear y en el formulario
deber seleccionar el cliente, la forma de pago y el importe del mismo. OpenERP
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propondr automticamente la conciliacin de este pago con cualquier factura pendiente o

recibos de ventas y notas de crdito, Figura 5.
Figura 5: Pago de cliente

Ahora, supongamos que tiene una factura de 3.000 pesos, la cantidad que usted recibe
del cliente es 2,995 pesos. Se podra considerar la factura pagada por completo?
Cmo proceder en estos casos?
Para crear un nuevo Pago del cliente, seleccione el cliente, ingrese la cantidad pagada,
por ejemplo, 2,995 y seleccione el mtodo de pago, es decir, el diario de banco. Las
facturas pendientes, notas de crdito o anticipos para este socio se mostrarn en la
pestaa Informacin de Pago. En este ejemplo, se propondr la factura cuyo importe es
de 3,000 pesos.
Ahora, si quiere decirle a OpenERP que desea considerar la factura como pagada
totalmente. Simplemente haga clic en la lnea de factura en la pestaa de Informacin de
Pago para hacerla editable. Ahora marque la casilla Reconciliacin completa, y notar que
la cantidad camba para reflejar el importe total de la factura, Figura 6.
Figura 6: Pago completo
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Seleccione la opcin adecuada en el campo Diferencia del pago, en este caso Conciliar
saldo del Pago, si desea reclamar los 5 pesos faltantes al cliente debera seleccionar la
opcin Mantener abierto. Los importes para la generacin de los asientos contables se
proponen de forma automtica, pero se tiene que ingresar la cuenta que har la
contrapartida para que se puedan generar por OpenERP. Tambin se puede introducir un
comentario acerca de la conciliacin, por defecto es Write-Off. Finalmente puede Validar
el pago.
Este sistema de pago tambin le permite registrar un pago que no se puede atribuir
directamente a una factura de forma anticipada.
Tomemos el siguiente ejemplo. Un cliente tiene dos facturas pendientes, una de 2,000, y
otra de 1,500. El cliente paga 1,000, pero no se puede asignar este pago a ninguna de las
dos facturas directamente. Slo se puede registrar este pago como un anticipo. Cmo se
procede?.
Cuando se introduce el Importe pagado de 1,000 en el pago del cliente, el importe se
atribuye a la factura ms antigua. Como no es lo que se quiere registrar, porque no se
sabe todava a que factura debe estar vinculado el pago, se hace clic en el monto de la
primera lnea y se poner a 0. Posteriormente se procede a Validar el pago. El sistema
crear un anticipo de 1,000 para que el cliente en cuestin.
Tip
El formulario Pago del proveedor le permite registrar los pagos a sus

proveedores en la misma forma que un pago del cliente.
Para registrar un pago a proveedor utilice el men Contabilidad >>
Proveedores >> Pago del proveedor.
Mantenga el control de su negocio

OpenERP proporciona varias herramientas para llevar a cabo la gestin de cuentas de
clientes y proveedores. En esta seccin se explica como:
Realizar un anlisis financiero global de sus socios de negocios.

Programar recordatorios a varios niveles, a travs del correo electrnico, cuando
hay facturas pendientes de pago.
Realizar un anlisis detallado de cada socio.
Anlisis financiero de los socios

Cuando los miembros de su departamento de contabilidad inician sesin en OpenERP,
inmediatamente se les presenta el Dashboard de Contabilidad. De forma predeterminada,
este tablero contiene las facturas de los clientes pendientes de aprobacin, un anlisis de
la empresa segn el tipo de cuenta, un grfico de la Tesorera y un grfico til para
analizar la edad de las cuentas por cobrar. Para ver el dashboard haga clic en el botn
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Contabilidad de la barra de herramientas superior. Tambin puede ver el tablero

utilizando el men Contabilidad >> Contabilidad >> Tablero >> Contabilidad.
En el tablero de contabilidad, la grfica de la derecha titulada Saldos Pendientes
representa los montos de las cuentas a cobrar por semana. A primera vista, se puede ver
el importe acumulado de lo que sus clientes le deben por semana.
Para obtener un informe ms detallado de los saldos vencidos, o cambiar el orden de los
datos, utilice el men Contabilidad >> Contabilidad >> Informes Genricos >>
Empresas >> Saldos vencidos de empresas.
Al hacer clic en ese informe, OpenERP muestra un asistente que le pide el plan de
cuentas, la fecha de inicio del perodo de anlisis y el tamao del intervalo a analizar (en
das). La fecha de inicio determinar qu documentos se incluirn en el informe (aquellos
documentos en que la fecha del mismo sea posterior a la fecha de inicio seleccionada) y
servirn como fecha de referencia para el clculo de las cantidades debidas en el
intervalo seleccionado. Puede imprimir un balance de saldos vencidos para las cuentas
por cobrar y cuentas por pagar por separado o al mismo tiempo. La direccin de anlisis
puede ser Anterior (para las cuentas que se deben) o Futuro para realizar un
seguimiento de su flujo de caja en los prximos das o semanas (segn la seleccin).
OpenERP calcula una tabla de saldos vencidos por perodo. Por ejemplo, si solicita un
intervalo de 30 das, OpenERP genera un anlisis de los saldos vencidos durante el mes
pasado, los ltimos dos meses, y as sucesivamente. Este tipo de informes son tiles para
identificar las cuentas por cobrar que tienen algn retraso. Asimismo, se obtiene
informacin del tiempo que llevan esas cuentas en vencimiento (nmero de das).
Tip
Este informe funciona mejor cuando se usan las condiciones de pago para
los socios de negocios, o si se establece una fecha de vencimiento
manualmente para cada factura.
Figura 7: Balance de saldos vencidos en el Pasado usando un perido de 30 das
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Figura 8: Balance de saldos vencidos en el Futuro usando un perido de 30 das

Para realizar un anlisis por socio, se puede utilizar el reporte de saldos por socio que se
obtiene a travs del men Contabilidad >> Contabilidad >> Informes Genricos >>
Empresas >> Balance de empresa. A continuacin el sistema le proporciona un informe
PDF que contiene una lnea por cada socio o empresa mostrando el dbito, el crdito y el
saldo. El total se muestra por cada cuenta por cobrar, Figura 9.
Figura 9: Balance por empresa

Si desea informacin detallada sobre todas las facturas, notas de crdito y los pagos
relacionados por una empresa, imprimir el libro mayor de empresa en el men
Contabilidad >> Contabilidad >> Informes Genricos >> Emoresas >> Libro mayor
de empresa. Puede elegir imprimir una empresa por pgina, Figura 10.
Adems, OpenERP tambin proporciona informacin sobre las entradas individuales de
cuenta, facturas y tesorera, por ejemplo. Para consultar informacin estadstica acerca de
su contabilidad, utilice el men Contabilidad >> Contabilidad >> Informes Estadsticos.
All encontrar reportes como el Anlisis de Facturas, Anlisis de asientos y Anlisis
de tesorera, por nombrar algunos. Por defecto estas estadsticas se muestran como una
lista que se puede filtrar para satisfacer sus necesidades. Los botones de filtro estndar,
filtros extendidos y caractersticas de agrupacin le permiten realizar un anlisis en
profundidad de su contabilidad.
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Figura 10: Libro mayor de empresa

Estos informes y estadsticas se pueden visualizar tambin como un grfico simplemente
haciendo clic en el botn Grfico en la parte superior derecha de la pantalla. Observe que
los grficos permiten agrupar slo por un concepto a la vez.
Figura 11: Vista de lista del anlisis de asientos
Figura 12: Vista de grfico del anlisis de asientos
Tip
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Recuerde que usted puede exportar todo tipo de recursos en OpenERP.

Navege en el men hasta llegar a una lista de bsqueda de los recursos,
haga clic en el enlace Exportar situado en la parte inferior izquierda de la
lista.
La funcin de exportacin le permite crear fcilmente su propio anlisis en
herramientas como Microsoft Excel o Calc (LibreOffice u OpenOffice).
Seguimientos de pago
En OpenERP existe un mdulo que le permite gestionar los seguimientos de pago de
forma integrada con las funciones de correo electrnico.
Una vez instalado el mdulo, se pueden configurar los niveles de seguimiento a travs del
men Contabilidad >> Configuracin >> Varios >> Seguimientos.
Slo puede definir los seguimientos de pago de forma global por compaa,
porque no se puede vincular los seguimientos de pago por empresas.
Nota
Los seguimientos son relativos a la fecha de vencimiento de la factura, y

cuando no se especifica ninguna fecha de vencimiento se tomar la fecha de
la factura como la fecha de vencimiento.
Para cada seguimiento se debe definir el nmero de das y crear una nota que se aadir
automticamente a la carta de recordatorio que se enve a la empresa. El orden en que se
definen los distintos niveles de seguimiento determina el orden en que se enviarn los
recordatorios.
Table 1: Ejemplo de configuracin de los niveles de seguimiento
Secuencia
Nivel
Das
Descripcin
Nivel 1
15 das netos
Primer recordatorio de pago
Nivel 2
30 das netos
Segundo recordatorio
Nivel 3
45 das desde el fin

de mes
Pasar a cobranza
Puede enviar los recordatorios por correo electrnico utilizando el men Contabilidad >>
Procesamiento peridico >> Facturacin >> Enviar seguimientos.
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Figura 13: Preparar el envo de los seguimientos

OpenERP le permite planificar sus recordatorios en el futuro, por ejemplo se podra iniciar
un ciclo desde para las facturas pendientes desde el da de hoy hasta finales de la
semana. OpenERP le presenta una lista de las empresas a las que se le debe recordar el
pago, dicha lista se puede modificar antes de iniciar el proceso. En la pestaa
Configuracin del correo electrnico del formulario se puede proporcionar la
informacin que se enviar en el recordatorio.
Puede imprimir los recordatorios o enviarlos por correo electrnico. Desde la pestaa de
Configuracin del correo electrnico se puede realizar una prueba de impresin
marcando la casilla de verificacin Prueba de impresin, de esta forma se genera slo
una vista previa sin aadir los datos de seguimiento a las facturas de las cuales se
record el pago. De esta manera se puede previsualizar fcilmente los recordatorios antes
de enviarlos.
A continuacin el sistema le da un informe PDF con todas las cartas de recordatorio para
cada empresa. Cada carta se produce en el idioma de la empresa, si que se especifica,
por lo que es posible tener cartas en diferentes idiomas en el mismo archivo PDF.
Desde la pestaa Seleccin de empresa, se puede verificar la fecha de vencimiento de
los clientes antes de iniciar el procedimiento de envo de recordatorios.
Para obtener un informe estadstico detallado de los seguimientos enviados utilice el
men Contabilidad >> Contabilidad >> Informes Genricos >> Empresas >>
Informes de seguimiento enviados. Esta pantalla le permitir analizar los datos de
recordatorio de varias maneras, por ejemplo, por el nivel de seguimiento, por empresa o
por una combinacin de estos datos. Tambin puede agrupar los datos por ltimo
Seguimiento, Fecha o Empresa.
Los diferentes informes son pantallas estndar de OpenERP, por lo que puede filtrarlos y
explorar los elementos en detalle, Figura 14.
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Figura 14: Estadsticas de seguimientos
Analice su Facturacin
Puede analizar su facturacin en OpenERP a travs de la pantalla de anlisis de las
facturas que se encuentra en el men Contabilidad >> Contabilidad >> Informes
Estadsticos >> Anlisis de facturas.
En este informe estadstico, las columnas que se muestran variarn en funcin de las
selecciones realizadas y de la agrupacin, por lo que es un informe muy flexible para
analizar las facturas.
Este informe ofrece una visin general de lo que se ha facturado a sus clientes, as como
los retrasos medios de pago. Para ver la media de retraso en los pagos, utilice el
agrupamiento Fecha de Vencimiento. Tambin se puede agrupar por empresa, categora
de producto, o seleccionar slo las facturas que no han sido confirmados todava, etc.
Esta es tambin es una forma de comprobar el impacto de su personal de ventas en el
crecimiento de su negocio. Se puede ver el volumen de negocios por categora de
producto, por vendedor, por empresas, y muchas ms opciones, Figura 15.
Figura 15: Anlisis de facturas

Para ver rpidamente la facturacin total por cliente en forma grfica, utilice el
agrupamiento por empresas y haga clic en el botn Grfico para cambiar al modo grfico,
Figura 16.
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Figura 16: Anlisis de su volmen de negocios
De la Facturacin a los Pagos

La contabilidad es el ncleo de la gestin de una empresa: todas las operaciones de la
compaa tienen un impacto aqu. Tiene un papel informativo: que cantidad de dinero se
tiene disponible? Qu deudas tienen que ser pagadas? Cul es el valor de la empresa?).
En la mayora de las empresas, la contabilidad se limita a la elaboracin de informes
legales y satisfacer la curiosidad de los directores acerca de ciertas decisiones
estratgicas, as como la impresin de la hoja de balance y la cuenta de resultados varias
veces al ao. Incluso entonces, en muchas ocasiones existen varias semanas de retraso
entre la realidad y el informe.
En muchas empresas pequeas, la funcin de la contabilidad est muy
devaluada.
Nota
No solamente se ve en los datos de los documentos que se introducen en el

sistema dos veces, sino tambin los resultados, ya que a menudo solo se
utiliza para producir documentos legales e impresiones regulares del
balance y estado de resultados varias semanas despus de la fecha de
cierre.
Por el contrario, la integracin de sus cuentas con su sistema de administracin significa

que se puede:
Reducir el esfuerzo de captura de datos - slo se tiene que hacer una vez.
Ejecutar los procesos con el beneficio de tener una visin financiera: por ejemplo,
en la gestin de proyectos, negociacin de contratos, y la previsin de flujo de
efectivo.
Tener a la mano fcilmente la informacin cuando se necesita, como la cantidad
adeudada por cada uno de los clientes.
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La informacin que aporta la contabilidad la convierte en una herramienta muy eficaz para
el correcto funcionamiento de la empresa si se integra en el sistema de administracin. La
informacin contable es realmente necesario en todos los procesos de la empresa para
que sea eficaz, por ejemplo:
Para la preparacin de presupuestos, es importante conocer la situacin financiera

exacta del cliente, y saber si tiene un historial de pagos retrasados.
Si un cliente determinado ha superado su lmite de crdito, se puede detener

automticamente la siguiente entrega de mercancas.
Si el presupuesto de un proyecto se ha agotado en un 80%, pero el proyecto slo

lleva un 20% de avance, se puede renegociar con el cliente, o revisar y controlar
los objetivos del proyecto,
Si usted necesita mejorar el flujo de efectivo de su empresa, puede planear sus

proyectos de servicio con base en las tasas de facturacin y condiciones de pago
de los distintos proyectos, y no slo las fechas de entrega.
La contabilidad general y la contabilidad analtica que ofrece OpenERP ayudan a manejar

estas necesidades as debido a la estrecha integracin entre todos los mdulos de la
aplicacin. Por otra parte, las operaciones, las acciones y los anlisis financieros se hacen
en tiempo real, de modo que usted no slo puede controlar la situacin, sino tambin
gestionarla de manera eficaz.
El mdulo de contabilidad en OpenERP soporta la contabilidad general, la contabilidad
analtica, y las contabilidades auxiliares y presupuestaria. Es un sistema de doble entrada,
multi-moneda y multi-empresa.
La contabilidad general o contabilidad financiera se utiliza para

identificar los activos y pasivos de la empresa. Se administra mediante
un sistema de doble entrada que asegura que cada transaccin se
abona a una cuenta y carga a otra.
La contabilidad Analtica, contabilidad de gestin o contabilidad de

costes, es un sistema de contabilidad independiente, que refleja la
contabilidad general pero que se estructura en torno a distintos ejes
que representan las necesidades de gestin de la empresa.
La contabilidad auxiliar refleja las cuentas de los clientes y / o

proveedores.
La contabilidad presupuestaria ayuda a planear la asignacin prevista

de recursos, por lo general en el inicio de un ejercicio fiscal.
Nota
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Existen varios mtodos para realizar la integracin de OpenERP en un

entorno multi-empresa:
Si las empresas tienen pocos documentos en comn (por ejemplo,

productos o clientes o cualquier otro recurso de OpenERP), se pueden
instalar bases de datos independientes,
Si las empresas comparten muchos documentos, se puede registrar en

la misma base de datos e instalar el sistema multi-empresa de
OpenERP para gestionar detalladamente los derechos de acceso.
Tip
Una de las grandes ventajas de la integracin de las cuentas con todos los otros mdulos
est en evitar la doble entrada de datos en los documentos contables. As en OpenERP,
una Orden genera automticamente una factura y la factura genera automticamente los
asientos contables. Estos a su vez generan impuestos fiscales, recordatorios de pago a
los clientes, y as sucesivamente. Esta fuerte integracin permite:
Reducir el trabajo de entrada de datos,

Reducir en gran medida el nmero de errores de entrada de datos,
Obtener informacin en tiempo real y tener tiempos de reaccin muy rpidos,
Ejercer un control puntual sobre todas las reas de gestin de la empresa.
Tip
Con una adecuada gestin de los permisos de acceso correspondiente a

cada usuario, se proporcionar a los clientes acceso en tiempo real a sus
datos. Tambin les da la oportunidad de trabajar en algunos documentos
que no tienen impacto directo en la contabilidad, como los presupuestos.
Flujo de trabajo contable y creacin de facturas

La Figura 17 ilustra flujo de trabajo del sistema contable para cada una de las facturas.
Figura 17: Flujo de trabajo contable para facturacin y pagos

En general, al utilizar toda la funcionalidad de OpenERP, las facturas no tienen que ser
introducidas de forma manual. Las facturas en estado de Borrador se generan
automticamente desde otros documentos tales como las rdenes de compra.
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Facturas en borrador
El sistema genera propuestas de facturas en estado Borrador. Mientras estas facturas
permanecen sin confirmar, no tienen impacto contable en el sistema. No hay nada que
impida a los usuarios crear sus propias facturas en borrador si quieren.
Puede crear una factura en borrador para un cliente de forma manual utilizando el men
Contabilidad >> Clientes >> Facturas de clientes.
La informacin necesaria para la facturacin se toma automticamente de la informacin
de la empresa, tales como las condiciones de pago y la direccin de facturacin, o del
producto, por ejemplo, la cuenta contable, o de una combinacin de los dos, como los
impuestos, y el precio del producto.
Hay varias ventajas de trabajar con borradores de facturas:
Se dispone de un estado de validacin antes de la aprobacin final de

la factura. Esto es til cuando los contadores no son las personas que
crean la factura inicial, pero tienen que aprobarlas antes de que se
introduzca la factura en las cuentas contables.
Le permite crear facturas por adelantado, sin tener que aprobarlas al

mismo tiempo.
Tip
Facturas Abiertas o Pro Forma

Puede aprobar o validar una factura en los estados Abierta o Pro-forma. Una factura pro
forma no tiene asignado todava un nmero de factura ni ningn asiento contables. Se
utiliza comnmente como una factura preliminar o para propsitos internos de la empresa.
Es ms formal que una factura en estado Borrador. Una factura pro forma puede ser
convertida a una factura abierta.
Una factura abierta tiene un nmero de factura nico. Es la factura que se enva al cliente
y est marcada en el sistema como en espera de pago.
Conciliacin y pagos
En OpenERP, una factura se considera pagada cuando los asientos contables se han
conciliado con los registros de pago. Si no ha habido una conciliacin, una factura puede
permanecer en estado Abierto hasta que se haya introducido el pago.
Para evitar sorpresas, es importante comprender el concepto de conciliacin
y su relacin con el pago de las facturas.
Tip
Encontrar la casilla de verificacin Pago / Conciliada en todas las facturas.

La casilla se marca si la entrada del diario de la factura ha sido totalmente
conciliada con uno o varios asientos del diario de pago.
Nota
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Revisin 14/10/13
La conciliacin liga dos entradas en una cuenta que se anulan entre s - se

concilian entre si, es decir la suma de las entradas es igual a la suma de las
salidas.
Esto se aplica en general a los pagos y a las facturas correspondientes.
Sin el proceso de conciliacin OpenERP sera incapaz de marcar las facturas que han
sido pagadas. Supongamos que usted tiene la siguiente situacin para el cliente Smith y
Offspring:
Factura 145: 50,

Factura 167: 120,
Factura 184: 70
Si usted recibe un pago de 120, OpenERP retrasar la reconciliacin porque hay varias
facturas a pagar. El pago se podra conciliar contra las facturas 145 y 184 o contra la
factura 167.
Tip
Por lo general, las diferentes transacciones se agrupan y se manejan al

mismo tiempo en lugar de factura por factura. Esto se llama el trabajo por
lotes.
Puede seleccionar varios documentos en la lista de facturas seleccionando las casillas de

cada una de las lneas que le interesen y hacer clic en el botn de acceso directo
correspondiente a la derecha de la pantalla.
A intervalos regulares, e independiente de las facturas, se puede llevar a cabo un
procedimiento de conciliacin de las cuentas utilizando los estados de cuenta bancarios.
Estos estados de cuenta comprenden todos los pagos realizados a los proveedores y
recibidos por los clientes, adems de otras transacciones generales.
Cuando se valida un movimiento, los asientos contables correspondientes se generan de
forma automtica por OpenERP.
Las facturas se marcan como Pagada cuando los asientos contables en la factura se han
conciliado con los asientos contables de los pagos.
Esta operacin de conciliacin puede llevarse a cabo en varias partes diferentes del
proceso, dependiendo de sus preferencias:
Cuando se capturan los datos de los estados de cuenta bancarios.

Manualmente de los registros de cada cuenta.
De forma automtica utilizando la reconciliacin inteligente de OpenERP.
Puede crear los registros contables directamente, sin necesidad de utilizar la factura y
llevar un registro de los estados de cuenta. Para ello, utilice el formulario de entrada
rpida de datos en un diario. Algunos contadores prefieren este enfoque, ya que estn
acostumbrados a pensar en trminos de los registros contables y no en trminos de las
facturas y pagos.
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Sin embargo se recomienda utilizar los formularios diseados para capturar las facturas y
los estados de cuenta bancarios en lugar de realizar registros manuales de datos, ya que
los formularios son ms simples y estn gestionados dentro de un sistema de control de
errores.
Asientos contables
Todas las operaciones contables en OpenERP se basan en los asientos contables, ya
sean creados por una factura o capturados directamente.
Por lo tanto, los recordatorios de los clientes se generan rpidamente de la lista de
entradas sin conciliar en la cuenta de cada empresa. En un solo recordatorio, se
encuentran agrupadas todas las facturas pendientes de pago, as como los pagos sin
conciliar y los pagos anticipados.
Del mismo modo, los estados financieros, tales como el libro mayor, balance de cuentas,
balance de saldos y los diarios auxiliares se basan en los asientos contables. No importa
si el asiento contable se gener desde un formulario de factura o directamente en el
formulario del diario contable. Lo mismo aplica para la declaracin de impuestos y otros
estados financieros legales.
Cuando se utiliza el sistema de contabilidad integrado, an se debe realizar el proceso
normal de facturacin debido a que algunos mdulos dependen directamente de los
documentos de facturacin. Por ejemplo, un pedido de cliente se puede configurar para
esperar el pago de la factura antes de realizar la entrega de las mercancas. En tal caso,
OpenERP genera automticamente una factura en Borrador para enviar al cliente.
Facturas
En OpenERP, el concepto de "factura" incluye los siguientes documentos:
La factura del cliente

La factura del proveedor
Un cliente Nota de Crdito o reembolso al cliente
Una nota de crdito o reembolso del proveedor
Slo el tipo de factura y el modo de representacin son diferentes para cada uno de los
cuatro documentos. Sin embargo, todos ellos son tratados por el sistema de la misma
forma.
El formulario correcto para cada uno de los cuatro tipos de factura se determina en base
al men que se utiliza para abrir el documento. El nombre del formulario le permite saber
los tipos de factura sobre los que est trabajando.
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Hay muchas ventajas en tratar los diferentes tipos de factura de la misma

forma. Dos de las ms importantes son:
En un entorno multi-empresa donde se elaboran facturas entre ellas,

una factura de cliente en una empresa se convierte en una factura de
proveedor para la otra.
Permite trabajar y buscar todas las facturas desde el mismo men. Si

usted est buscando una historia facturacin, OpenERP ofrece las
facturas de los proveedores y de los clientes en la misma lista.
Nota
Nota
Una nota de crdito es un documento que le permite cancelar una factura o

parte de una factura.
Para acceder a las facturas de los clientes en OpenERP, se utiliza el men Contabilidad
>> Clientes >> Facturas de clientes, y para las facturas de proveedores, se utiliza el
men Contabilidad >> Proveedores >> Facturas de proveedores.
La mayora de las veces, las facturas se generan de forma automtica por OpenERP, a
partir de otros procesos en el sistema. Por lo tanto, no suele ser necesario crear facturas
de forma manual, sino que simplemente se necesita aprobar o validar las facturas ya
existentes. En OpenERP se utilizan las siguientes formas para generar facturas:
Desde las rdenes de compra y de venta.
Desde la recepcin o envo de las mercancas.
A partir del trabajo realizado.
Con base en las tareas cerradas.
Desde los cargos de comisiones u otros gastos.
Cada uno de estos procesos generan facturas en estado Borrador. Estas facturas deben
ser aprobados por un usuario del sistema con el adecuado nivel de permisos y enviados a
los clientes.
Tambin es posible introducir manualmente las facturas. Esto se hace para las facturas
que no estn asociados con un pedido (por lo general las rdenes de compra) o notas de
crdito. Adems, si el sistema no se ha configurado correctamente puede que necesite
editar la factura antes de enviarlas a los clientes.
Por ejemplo, si no se ha dado cuenta de que a un cliente se le debe facturar en una taza
de impuestos especiales, la factura que se genere a partir de una orden contendr lneas
para todos los impuesto normales, por lo que deber editar esta factura antes de validarla.
Captura de facturas de clientes

El principio de la introduccin de datos de facturas en OpenERP es muy simple, ya que
permite a los usuarios sin conocimientos de contabilidad crear sus propias facturas. Esto
significa que la informacin contable de la empresa se puede mantener al da cada vez
que se hace o se recibe un pedido y se calculan sus impuestos.
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Al mismo tiempo, permite a las personas que tienen ms conocimientos de contabilidad

mantener el control total sobre los asientos contables que se estn generando ya que
cada uno de los valores propuesto por OpenERP se puede modificar si es necesario.
Para introducir manualmente una factura de cliente se utiliza el men Contabilidad >>
Clientes >> Facturas de clientes y a continuacin haga clic en el botn Nuevo.
Se abrir un formulario para introducir la informacin relevante a la nueva factura, Figura
18.
Figura 18: Ingresando los datos de una factura nueva

Una factura se compone de tres partes:
La parte superior de la factura, contiene la informacin de los clientes.

El cuerpo principal de la factura, con lneas de detalle de factura.
La parte inferior de la factura, con el detalle de los impuestos, y los totales.
Para introducir un documento en OpenERP, siempre hay que rellenar los campos en el
orden en que aparecen en la pantalla. Al hacerlo de esta manera algunos de los campos
ms tarde se llenan en forma automtica a partir de las selecciones realizadas en los
campos anteriores. As por ejemplo, al seleccionar el cliente los siguientes campos se
completan automticamente:
La direccin de facturacin corresponde al contacto con el cliente al que se le dio

el tipo de direccin de Factura en el formulario de empresa, o en su defecto la
direccin por defecto.
La cuenta contable de la empresa correspondiente a la cuenta dada de alta en la
pestaa Contabilidad del formulario de empresa.
Las condiciones de pago pre determinadas que se pueden definir para esta
empresa en la pestaa de Contabilidad del formulario asociado. Las condiciones
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de pago son generados por las reglas configuradas para el pago de la factura. Por
ejemplo: el 50% en 21 das y 50% en 60 das a partir del final del mes.
Los campos de propiedades en el formulario de empresa o el formulario de
producto son campos multi-empresa. El valor que el usuario ve en estos
campos depende de la empresa que el usuario trabaja.
Nota
Si usted trabaja en un ambiente multi-empresa que utiliza una base de datos

compartida, se tiene varios planes de cuentas activos. Las cuentas de
activos y pasivos de una empresa dependern de la empresa en que el
usuario trabaja.
Hay varias maneras de obtener mayor informacin sobre ciertos campos de

relacin en un formulario.
Tip
En un campo de slo lectura, una relacin es comnmente un

hipervnculo que le lleva al formulario principal para esa entidad, con
todas las acciones y enlaces.
En el modo de edicin se puede hacer clic en el campo para conseguir

un men contextual con enlaces y otras opciones.
As que de una manera u otra se puede ver rpidamente la siguiente

informacin de una empresa:
Ventas y compras actuales.
Solicitudes de CRM.
Facturas pendientes.
Registros de cuentas contables.
Cuentas por pagar y por cobrar.
Se puede agregar informacin adicional para detallar cada factura y seleccioner la

moneda que desea realizar la factura.
Una vez que la factura ha sido generada, se deben introducir las diferentes lneas de
factura. Puede utilizar cualquiera de las dos tcnicas:
Ingresar todo los datos de forma manual.

Utilizar un producto para completar los diferentes campos de forma automtica.
Tip
La descripcin de lnea de factura es ms un ttulo que un comentario. Si

desea agregar comentarios detallados a la factura puede utilizar el campo
Notas que se encuentra en la segunda pestaa del formulario.
Al seleccionar un producto, por ejemplo PC Bsica, en el campo del producto en una lnea
de factura, los siguientes campos se completan automticamente:
Descripcin: se toma del producto, en el idioma de la empresa.
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Cuenta contable: determinado por las cuentas de compra o de ventas definas en

las propiedades del producto. Si no se especifica ninguna cuenta en el formulario
de producto, OpenERP utiliza las propiedades de la categora a la que pertenece
el producto.
Unidad de medida: esto se define por defecto en el formulario del producto.
Precio unitario: esto se da por el precio de venta en el formulario del producto y se
expresa sin impuestos.
Impuestos: proporcionado por el formulario del producto y el formulario de la
empresa.
Tip
Por defecto, en las facturas y procesos de OpenERP, el precio se considera

sin impuestos, que se gestionan como una cantidad separada. OpenERP
tambin puede manejar los precios con impuestos incluidos cuando se
marca el campo El Impuesto est Incluido en el precio del formulario de
configuracin del impuesto.
Al introducir los datos de facturacin a veces puede ser til tener ms

informacin sobre el producto que se est facturando. Dado que ya se
encuentra en modo de edicin, hay que hacer un clic derecho sobre campo
de producto. A continuacin, seleccionar los informes disponibles.
Nota
OpenERP proporciona tres informes estndar sobre el producto:
Previsiones de inventario a futuro.
Estructura de costo del producto.
Ubicacin del producto en sus almacenes.
Puede introducir varias lneas a la factura y modificar los valores que se completan
automticamente por OpenERP. Una vez que se han introducido todas las lneas de
factura, puede hacer clic en Calcular Impuestos sobre la factura para obtener la
siguiente informacin:
Detalles de impuestos calculados.

Tasa de impuestos.
El total de impuestos.
El precio total.
En la parte inferior izquierda de la factura se encuentra el rea de Impuestos donde se

muestran los detalles de los totales calculados para los diferentes tipos de impuestos
utilizados en la factura.
Tip
Puede hacer doble clic en una de las lneas en las reas de resumen de
impuestos en la factura.
OpenERP le mostrar el detalle de las cargas fiscales que formarn su
declaracin de impuestos al final del perodo, Figura 19.
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Antes de la aprobacin de la factura se puede modificar la fecha y el perodo contable,

que se registran de forma predeterminada como la fecha del da de hoy. Estos campos se
encuentran en la segunda pestaa Informacin Adicional.
Figura 19: Detalle de los impuestos agregados a una factura

Haga clic en el botn Validar si desea aprobar la factura. La factura de estado de
Borrador a Abierta.
Cuando haya validado una factura, OpenERP le da un nmero nico de una secuencia
definida. Por defecto el nmero se crea de la forma Cdigo de Diario / Ao / Nmero de
Secuencia, por ejemplo, SAJ/2010/005. No es posible modificar un nmero de factura,
pero se pueden modificar los nmeros de la secuencia a travs del men Configuracin
>> Configuracin >> Secuencias e Identificadores >> Secuencias.
Las entradas contables correspondientes a esta factura se generan automticamente
cuando se aprueba la factura.
Administracin de Impuestos
Los detalles sobre la forma del producto determinan la seleccin de los impuestos
aplicables a una lnea de factura. De forma predeterminada, OpenERP tiene en cuenta
todos los impuestos que se definen en el formulario del producto.
Tomemos el caso de los siguientes productos
Impuestos aplicables:
IVA: Tipo de 19.6% IVA
DEEE: 5.5, Tipo DEEE
Nota
El impuesto DEEE (eliminacin de aparatos elctricos y electrnicos) es un

impuesto ecolgico que se impuso en Francia desde 2009. Se aplica a las
bateras para financiar su reciclaje y es una cantidad fija que se aplica a la
cantidad antes de impuestos en la factura.
Si se est comerciando con una empresa en su propio pas, y el pas tiene un impuesto
similar al DEEE, los impuestos aplicables a la factura pueden ser:
DEEE: 5.5,
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IVA: 19,6%.
Sin embargo, si le vende a un cliente de otra compaa en la comunidad, intracomunitario,

entonces el impuesto DEEE no debe cobrarse. En el formulario de la empresa, en la
pestaa de Contabilidad, el campo Posicin Fiscal mantiene la informacin de si el
cliente est dentro de la regin o no. Cuando se crea una factura para este cliente,
OpenERP calcular los siguientes impuestos sobre el producto:
DEEE: 5.5,
IVA intracomunitario: 0%.
Si no ha introducido los parmetros correctos en el formulario del cliente, OpenERP le

sugerir impuestos incorrectos en la factura. Eso no es un problema real, porque siempre
se puede modificar la informacin directamente en la factura antes de aprobarla.
Al crear una factura para un producto que slo se compra o se vende una
vez, no se tiene que codificar un nuevo producto. En su lugar, se puede dar
un poco de informacin de forma manual en la lnea de la factura como:
Tip
Precio de venta.
Los impuestos aplicables.
Cuenta contable
La descripcin del producto
Cancelar una factura

De forma predeterminada, OpenERP no permitir cancelar una factura, una vez que haya
sido aprobada. Ya se han creado los asientos contables, y tericamente no se puede
volver atrs y borrar dichos asientos. Sin embargo, en algunos casos, es ms conveniente
cancelar una factura cuando hay un error que producir una nota de crdito y reconciliar las
dos entradas. Por cual de las dos formas de trabajo opte se ver determinado por la
legislacin vigente en su jurisdiccin contable.
OpenERP se acomoda a uno u otro enfoque. Para poder cancelar una factura se necesita
marcar la casilla Permitir Cancelacin de entradas en el Diario al que corresponden a esta
factura. A continuacin, se pueda cancelar la factura si se cumplen las dos condiciones
siguientes:
1. Los asientos contables no se han conciliado o pagado: si los asientos tienen
conciliacin, entonces primero se tendr que cancelar la conciliacin.
2. El periodo o el ejercicio fiscal an no se han cerrado: si est cerrado, entonces no
se puede cancelar la factura.
La cancelacin de una factura tiene el efecto de modificar automticamente los asientos
contables correspondientes.
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Algunos pases requieren que usted tenga las facturas numeradas en forma
contigua (es decir, sin interrupcin en la secuencia).
Nota
Cancelar una factura puede ocasionar un espacio en la secuencia de

nmeros de las facturas. Se recomienda encarecidamente, si es posible,
recrear esta factura, y aprobarla nuevamente para llenar el agujero en la
numeracin.
En lugar de introducir los datos de una nueva factura a cada rato, se puede
buscar una factura similar creada anteriormente y duplicarla. Para ello,
primero se debe buscar una factura existente adecuada, a continuacin,
hacer clic en el botn Duplicar.
Tip
Al duplicar una factura, se crea una nueva factura en estado Borrador. Esto
le permite modificarla antes de aprobarla. La duplicacin documentos en
OpenERP es una funcin inteligente que permite que la factura duplicada
que tenga su propio nmero de serie, la fecha del da hoy, y el Borrador,
incluso si la factura anterior ya se haya pagado.
OpenERP tiene muchas funciones para ayudarle a introducir datos de forma

rpida. Si se facturan los mismos productos con frecuencia para la misma
empresa, pueden guardar las preferencias de la ltima factura utilizando los
valores predeterminados condicionales.
Tip
Para probar esta funcin, cree una factura para una empresa y aada
algunas lneas. A continuacin, haga clic en la accin Establecer pro defecto.
Rellene el formulario indicando las condiciones y los valores que desea
establecer.
Entonces la prxima vez que se crea una factura, se crear
automticamente estas lneas de factura y usted slo tendr que confirmar la
factura.
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Cuando se est creando una factura a menudo usted se necesita

informacin adicional sobre la empresa para ayudarle a completar la factura.
Como se ha descrito anteriormente, se puede navegar a otra informacin
relacionada con la empresa con sobre el icono del folder asociado, la
informacin que se tiene disponible es por ejemplo:
Nota
Facturacin mensual
Beneficio Detalles,
Las facturas ms recientes,
Las ltimas rdenes - Orden de Venta, Orden de Compra.
Haga lo mismo para obtener informacin sobre los productos que est
facturando. Puede contestar por ejemplo: Hay stock suficiente? Cuando
va a estar recibiendo ms mercanca? Cules son los costos y los precios
normales de lista para este producto?
Facturas de proveedores
La forma de gestionar las facturas de los proveedores es muy similar a como se trabajan
las facturas de los clientes. Sin embargo, se ha adaptado para simplificar la entrada de
datos y el seguimiento de las cantidades registradas.
Muchas empresas no acostumbra introducir datos en las facturas de los
proveedores, sino simplemente capturan los datos contables
correspondientes al diario de compras.
Nota
Esto se aplica particularmente a los usuarios que se han centrado en el

sistema de contabilidad en lugar de todas las capacidades proporcionadas
por un sistema ERP. Los dos mtodos tienen el mismo resultado contable.
Sin embargo, cuando se utilizan las funciones de gestin de compras en
OpenERP se debe trabajar directamente con las facturas de proveedor, ya
que se proporcionan las rdenes de compra o recibos de almacn.
Para introducir una nueva factura de proveedor, utilice el men Contabilidad >>
Proveedores >> Facturas de proveedores.
Todo el proceso es similar a la factura del cliente, se empieza por seleccionar el Diario,
normalmente el usado por defecto es aceptable, y luego se selecciona el Proveedor, que
completar automticamente los siguientes campos
Direccin de la factura.
Cuenta contable de la empresa.
A diferencia de la factura del cliente, no tiene que capturar las condiciones de pago,
simplemente una Fecha de vencimiento, si as lo desea. Si usted no da una fecha de
vencimiento, OpenERP supone que esta factura se pagar en efectivo. Si quiere ingresar
unas condiciones de pago ms completas que slo la fecha de vencimiento, puede utilizar
el campo Trmino del pago, que se puede encontrar en pestaa Informacin Adicional.
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Tambin debe introducir el total de la factura con impuestos incluidos. OpenERP utiliza
esta cantidad para comprobar si todas las lneas de la factura han sido introducidas
correctamente antes de que le permitir validar la factura.
Si la factura no va a utilizar la moneda por defecto, debe seleccionar la moneda de la
factura antes de poder ingresar las lneas de la factura.
Al igual que la factura del cliente, tiene la opcin de capturar toda la informacin de forma
manual o utilizar un producto para rellenar muchos de los campos automticamente. Al
introducir un producto, todos los siguientes valores se completan de forma automtica:
La cuenta contable se completa de las propiedades del formulario del producto o

de la categora del producto, si no se define en el propio producto.
Los Impuestos proceden de la forma del producto y / o la forma de la empresa,
basado en los mismos principios que la factura del cliente.
La cantidad se fija en 1 por defecto, pero se puede cambiar manualmente.
El precio unitario se obtiene del precio total una vez deducidos todos los diferentes
impuestos aplicables.
Haga clic en el botn Calcular Impuestos para garantizar que los totales corresponden a
los indicados en la factura de papel. Cuando se aprueba la factura, OpenERP verifica que
la cantidad total indicada en el encabezamiento corresponde a la suma de los importes sin
impuestos en las lneas de factura y de los diferentes impuestos aplicables.
OpenERP completa automticamente la Fecha de la factura y el perodo contable.
Nota
Los perodos contables se consideran los plazos legales para realizar su

declaracin de impuestos. Dependiendo de si sus declaraciones se hacen
mensual o trimestralmente, el ao fiscal contiene o doce o cuatro periodos.
Las fechas que se muestran en la factura se utilizan para el clculo de las
fechas de vencimiento.
Puede suceder que las cantidades calculadas por el sistema no se correspondan con lo
que su proveedor le ha dado en el papel, las razones pueden ser:
El proveedor cometi un error de clculo.

Las cantidades han sido redondeadas de forma diferente.
A menudo sucede que un proveedor aade 1 al total debido a que el clculo
de los impuestos se ha redondeado hacia arriba. Algunas veces las
cantidades de los impuestos no son vlidas debido a esto redondeo.
Tip
Por ejemplo, es imposible llegar a la cantidad de 145,50 si se trabaja con

una precisin de 2 decimales y una tasa del 19,6%:
121.65 x 1.196 = 145.49
121.66 x 1.196 = 145.51
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Para estos casos, se puede modificar un valor en las lneas que se basa el clculo del
total, o la cantidad total de impuestos en la parte inferior izquierda del formulario: los dos
son editables para que pueda modificarlos para ajustar el total.
Cuando el total coincide con las lineas de la factura se puede validar la factura y
OpenERP generar los asientos contables correspondientes.
Notas de crdito y reembolso

La captura de una nota de crdito para los clientes se realiza de forma casi idntica a la
captura de una factura de cliente. Se utiliza el men Contabilidad >> Clientes >> Notas
de crdito del cliente.
Del mismo modo, capturar una nota de crdito de los proveedores se realiza de la misma
manera en que se captura una factura del proveedor, y se utiliza el men Contabilidad >>
Proveedores >> Facturas rectificativas de proveedor.
Es fcil de generar una nota de crdito rpidamente de una factura existente. Para ello,
seleccione una factura de cliente o proveedor que est en estado Abierto o Pagado y
haga clic en el botn Reembolso. OpenERP abre un nuevo formulario de factura en
estado Borrador para que pueda modificarlo antes de su aprobacin.
Tip
Puede realizar la rectificacin de ms de una factura del cliente en el men

Contabilidad >> Clientes >> Pago clientes. All puede agrupar todas las
facturas y operaciones para un cliente en particular. Introduzca el importe
total en el campo Importe pagado y valide la Nota de crdito.
Pagos
Las facturas se marcan automticamente como Pagadas por OpenERP una vez que las
entradas las facturas se han conciliado con entradas de pago. No es necesario que se
marquen de forma manual las facturas como pagadas.
Tip
En general, se concilian los asientos contables de una factura con sus

pagos. Tambin se puede conciliar una factura con las entradas de la nota
de crdito correspondiente.
Si utiliza el botn Pago del formulario de la factura cuando est en estado Abierto puede
capturar los pagos y obtener las entradas conciliadas rpidamente.
Tambin puede gestionar el pago de las facturas cuando se est capturando los estados
de cuenta bancarios y las transacciones en efectivo. Esto le permite tener un mejor control
de las transacciones financieras y una mayor flexibilidad como:
Anticipos y pagos parciales de las facturas.

Pago de varias facturas en varios pagos.
Gestin fina de las diferentes fechas de vencimiento de una factura.
Gestin de los ajustes si hay diferentes cantidades entre los pagos de una factura.
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Asientos contables
Se pueden utilizar varios mtodos para crear los asientos contables. Por ejemplo, ya se
ha visto cmo desde una factura se crean algunas entradas.
Esta seccin se ocupa de
Gestin de estados de cuenta bancarios.

Gestin de efectivo.
Entradas manuales.
Aqu le mostraremos cmo capturar las transacciones financieras. En OpenERP, pueden

manejar varias cuentas bancarias y tambin una caja registradora o caja chica. Se utilizan
diferentes Diarios para llevar el control de estos dos tipos de transacciones. Segn el tipo
de diario seleccionado, tendr una pantalla diferente.
Gestin de cuentas bancarias

OpenERP proporciona una herramienta visual para la gestin de extractos bancarios que
simplifica la entrada de datos en las cuentas. Tan pronto como se valida una entrada, los
asientos contables correspondientes se generan automticamente. As que las personas
sin conocimientos contables pueden capturar transacciones financieras sin tener que
preocuparse por cosas tales como el crdito, el dbito y las contrapartidas.
Para capturar un estado de cuenta bancario, se utiliza el men Contabilidad >> Banco y
Caja >> Extractos bancarios. Se abre un formulario de captura de datos como se
muestra en la Figura 20.
Figura 20: Captura de datos para un Estado de cuenta bancario

El Nombre y la Fecha para el registro se sugieren automticamente por OpenERP. El
Nombre se rellenar con el nmero del estado de cuenta bancario. Se puede configurar
su propia referencia, mediante el formulario de administracin de secuencias en el men
Configuracin >> Configuracin >> Secuencias e identificadores >> Secuencias.
A continuacin, seleccione el Diario correcto. Lo ideal sera que cuando se est
configurando su empresa, debe crear por lo menos un diario por cada cuenta bancaria y
un diario para la caja chica en su empresa. De tal manera que en este paso se pueda
seleccionar el Diario correspondiente a la cuenta bancaria que se est trabajando.
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La moneda que se utiliza para la lnea del estado de cuenta es la del diario seleccionado.
Si se estn capturando las lneas de una cuenta en dlares americanos (USD), los
importes se deben introducir en USD. Las cantidades se convierten automticamente a la
divisa principal de la empresa al confirmar la entrada utilizando las tarifas en vigor en la
fecha de entrada. Esto significa que se deben ajustar las tasas de conversin de moneda
utilizando el men Contabilidad >> Configuracin >> Varios >> Monedas.
OpenERP completa automticamente el balance inicial basado en el balance de cierre del
estado de cuenta anterior. Puede modificar este valor y forzar a que tenga un valor
diferente. Esto le permite capturar los estados de cuenta en el orden que desee. Adems,
si ha perdido una pgina de sus estados de cuenta, puede capturar los siguientes estados
de cuenta de forma inmediata sin tener que esperar a que le llegue un duplicado del
banco.
Por lo tanto se puede capturar el saldo final que corresponde al valor mostrado en el
estado de cuenta bancario. Esta cantidad se utilizar para el control de las operaciones
antes a la aprobacin del estado de cuenta.
A continuacin, debe introducir todos los movimientos de la cuenta. Cada lnea
corresponde a una transaccin bancaria. Hay dos formas de introducir las transacciones
financieras: manualmente, o utilizando el botn de Importar facturas.
Entrada manual
Al escribir el nombre de una empresa, OpenERP propone automticamente la cuenta de
centralizacin correspondiente. La cantidad total a pagar por el cliente o proveedor se
propondr automticamente. Esto le ayuda a capturar ms fcilmente los pago en
efectivo. A continuacin, debe introducir la cantidad que aparece en el estado de cuenta
con un signo negativo para una salida de dinero y un signo positivo para el pago en
efectivo o depsito.
Importar Facturas
Haga clic en el botn Importacin facturas, y a continuacin haga clic en Agregar para
seleccionar las facturas contra las cuales se tiene que conciliar el pago. Haga clic en
Aceptar para confirmar su seleccin, la lnea del estado de cuenta se agregar
automticamente a la conciliacin correspondiente, Figura 21.
Nota
Existen otros mtodos de realizar la conciliacin: desde los asientos

contables, al guardar el pago directamente en una factura, o usando la
herramienta de la conciliacin automtica.
Tambin se puede llevar a cabo una conciliacin completa o una conciliacin
parcial.
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Figura 21: Conciliacin de la captura de un estado de cuenta

Si existiera alguna diferencia entre el pago y las facturas a conciliar, se puede capturar la
diferencia en una segunda lnea utilizando el concepto de Ajuste. Se tiene que establecer
una cuenta para realizar el ajuste. Las principales razones que explican las diferencias
suelen ser:
Prdidas o ganancias.
Diferencias en el tipo cambio.
Descuentos por pronto pago.
Cuando la conciliacin est completa, es decir que el pago es igual a la suma de los
pagos debidos y los ajustes, se puede cerrar el formulario de conciliacin.
La operacin de la conciliacin es opcional, se podra hacer ms tarde o no hacerlo en
absoluto. Sin embargo, la conciliacin tiene dos efectos importantes:
Marca aquellas facturas que ya se han pagado.

Evitar que el pago de facturas por cantidades ya pagadas aparezcan en las cartas
de recordatorio que se envan a los clientes. A menos que se hayan conciliado, un
cliente va a ver la factura y el importe de los pagos pendientes en su carta de
recordatorio.
Por ltimo, una vez que haya capturado el estado de cuenta completo, puede validarlo.
OpenERP genera automticamente los asientos contables correspondientes si el saldo
calculado es igual al saldo final que se indic en el campo Saldo Final. Las facturas
conciliados se marcan como pagadas en ese momento.
Tambin se pueden capturar asientos contables generales, por ejemplo, los costos por los
servicios bancarios. En tales casos, se puede ingresar las cantidades directamente en las
cuentas contables correspondientes.
Un usuario con conocimientos avanzados de contabilidad puede capturar los asientos
contables directamente en el diario el banco utilizando el men Contabilidad >> Banco y
caja >> Journal Items.El resultado es el mismo, pero la operacin es ms compleja, ya
que debe conocer las cuentas a utilizar y debe dominar los conceptos de crdito y dbito.
Administracin del efectivo

Para llevar a cabo el registro de las operaciones realizadas con dinero en efectivo se
utiliza el men Contabilidad >> Banco y Caja >> Registros de caja. Al inicio de la
jornada se establece la cantidad de dinero en efectivo inicial, Balance de apertura. A
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continuacin, se abre la caja para empezar a hacer el registro de las transacciones en la

pestaa Transacciones de caja.
Figura 22: Definiendo el registro de caja

Todas las transacciones que se realicen durante el da se capturan en este formulario. Al
cerrar la caja, por lo general al final del da, se anotan las cantidades en la seccin Saldo
de cierre. A continuacin se confirma el estado de cuenta para cerrar el da y generar
automticamente los asientos contables correspondientes. Tenga en cuenta que el
Balance calculado y el Balance de cierre deben ser iguales antes de poder cerrar la caja.
Tip
Las entradas contables slo se generan cuando se confirma un estado de

caja. As que si no se ha aprobado el estado total, es decir durante el da, en
el caso de la caja chica, los pagos de las empresas no se han deducido de
las cuentas correspondiente.
Asientos manuales en un Diario

Las facturas y estados de cuenta generan asientos contables en diferentes diarios. Pero
tambin se puede crear entradas directamente en una diario, lnea por lnea, sin
necesidad de utilizar las vista especializadas. Esta funcionalidad se utiliza a menudo para
las entradas de asientos varios.
Para hacer asientos manuales, se utiliza el men Contabilidad >> Plizas >> Apuntes
Contables. En el campo de filtro Diario, seleccione el diario en el que desea publicar sus
asientos y haga clic en Buscar. Cuando se selecciona un diario en este filtro, no tiene que
rellenar el diario en el que se van a publicar los nuevas asientos.
Demos el ejemplo de una factura de compra. Tenga en cuenta, que estas entradas suelen
ser generadas automticamente por OpenERP.
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Haga clic en el botn Crear. A continuacin tiene que rellenar estos campos manualmente
en el siguiente orden:
Referencia: Referencia de la factura o de la entrada.

Fecha de vigencia: fecha de vigencia del asiento, se le asignar la fecha de hoy.
Perodo: periodo contable, se le asignar el perodo actual.
Empresa: Empresa de la que se trate.
Cuenta: Cuenta contable, por ejemplo para una compra la cuenta de Compras
Varias.
Nombre: descripcin de la lnea de factura, por ejemplo PC2.
Debe: aqu se escribe la cantidad de dbito.
Diario: aqu se selecciona el diario en que desea publicar.
Haber: aqu se escribe la cantidad de crdito, por ejemplo, 1196.
Presione la techa Intro de su teclado para validar la primera lnea. El siguiente nmero de
movimiento se asigna a su asiento contable. La lnea que acaba de capturar toma un color
rojo y toma el estado Descuadrado. Cuando una lnea est en estado de borrador, an
no se refleja en las cuentas. OpenERP no validar esa lnea hasta que se capture la
contrapartida, por que los importes de crdito deben equilibrar los importes de dbito para
el conjunto de las entradas.
OpenERP ahora propone la creacin de una lnea que representa el equilibrio para la que
acaba de capturar. Si se utiliza una cuenta que incluye algunos impuestos por defecto,
OpenERP propone automticamente los impuestos asociados a la cantidad ingresada. En
esta etapa se puede modificar y validar esta segunda lnea del asiento contable, o
sustituirla por otra informacin, como por ejemplo una segunda lnea de compra.
Tip
Cuando un asiento contable queda cuadrado, OpenERP cambia

automticamente el estado a Vlido y se prepara para entrar en el siguiente
asiento. No se olvide de publicar definitivamente los asientos vlidos
haciendo clic en el botn de accin y la seleccionando la opcin Publicar
Asientos Contables.
Si desea agregar ms lneas al mismo asiento contable, se puede capturar el nmero del
asiento en la nueva lnea que se est capturando. En este caso, el asiento completo se
queda en estado Borrador hasta que todo el conjunto de lneas tiene un balance en cero.
Proceso de conciliacin
La proceso de conciliacin consiste en encontrar los asientos coincidentes en las
diferentes cuentas para indicar que estn relacionados. En general, la conciliacin se
utiliza para:
Hacer coincidir los asientos de las factura con los asientos correspondientes a los
pagos, por lo que las facturas son marcadas como pagadas y los clientes no
reciben recordatorios de pago de las mismas.
Hacer coincidir los depsitos y retiros con sus respectivos pagos.
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Hacer coincidir las facturas y las notas de crdito para cancelarlas.
La conciliacin debe llevarse a cabo en una lista de asientos contables por un contador,
de manera que la suma de los crditos sea igual a la suma de los dbitos para todos los
asientos coincidentes.
La conciliacin en OpenERP slo puede llevarse a cabo en las cuentas que se han
configurado como conciliables utilizando el campo Conciliacin.
Tip
No confunda la conciliacin de cuentas con la conciliacin de los estados de

cuenta bancarios.
Es importante no confundir la conciliacin de registros contables con la conciliacin de los

estados de cuenta bancarios. La conciliacin de cuentas consiste en la vinculacin de los
asientos en una cuenta con las dems cuentas, mientras que la conciliacin de estados
bancarios consiste en verificar que su estado de cuenta correspondiente a las entradas de
la misma cuenta en su sistema contable. Puede llevar a cabo la conciliacin de cuentas
mediante el men Contabilidad >> Procesamiento peridico >> Conciliacin.
Existen diferentes mtodos de realizar la conciliacin, la conciliacin automtica y la
conciliacin manual.
Conciliacin automtica
Para la conciliacin automtica, se le pide a OpenERP buscar asientos para conciliar en
una serie de cuentas contables. OpenERP intentar encontrar todos los asientos para
cada empresa donde las cantidades correspondan.
Dependiendo del nivel de complejidad que usted elija cuando haga correr la herramienta,
el software podra conciliar de dos a nueve entradas al mismo tiempo. Por ejemplo, si
selecciona el nivel 5, OpenERP conciliar, por ejemplo, tres facturas y dos pagos, si los
importes totales correspondientes. Tenga en cuenta que tambin se puede elegir una
cantidad de ajuste mxima, si usted permite que las diferencias de pago que se creen de
forma automtica.
Para iniciar la herramienta de conciliacin automtica, haga clic en el men Contabilidad
>> Procesamiento peridico >> Conciliacin >> Conciliacin automtica.
Se abrir un formulario que le solicitar la siguiente informacin:
Cuentas a conciliar: se puede seleccionar una, varias o todas las cuentas

conciliables.
Las fechas a tener en cuenta (Fecha de inicio / Fecha final).
La fuerza de la conciliacin (de 2 a 9)
La casilla Permitir desfase para determinar si va a permitir diferencias en los
pagos.
Informacin necesaria para el ajuste, detalles para los movimientos con desfase.
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Figura 23: Formulario para la conciliacin automtica

Puede conciliar cualquier cuenta, pero las cuentas ms comunes son:
Nota
Todas las cuentas por cobrar - cuentas de sus clientes de tipo deudor,
Todas las cuentas por pagar - sus cuentas de proveedores de tipo de

acreedor.
La opcin de desfase permite conciliar los asientos, incluso si sus cantidades no son
exactamente iguales. Por ejemplo, OpenERP permite a los clientes extranjeros cuyas
cuentas estn en diferentes monedas tener una diferencia de hasta, por ejemplo, 0,50
unidades de moneda y poner la diferencia en una cuenta de prdidas y ganancias.
Tip
Usted no debe hacer que se permitan los desfases demasiado grandes. Las
empresas que permiten ajustes automticos grandes han encontrado que
todos los reembolsos de gastos de los empleados fueron dados de baja de
forma automtica!
Nota
Si ejecuta la herramienta de la conciliacin automtica de forma regular,

puede establecer los valores por defecto para cada campo para que no
tenga que volver a escribir todos los campos cada vez que la utiliza.
Conciliacin manual
Para la conciliacin manual se utiliza el men Contabilidad >> Procesamiento
peridico >> Conciliacin >> Conciliacin Manual. Tambin puede iniciar el proceso de
conciliacin manual desde cualquier pantalla que muestra los asientos contables.
Seleccione las entradas que desea conciliarse. OpenERP indica la suma de los dbitos y
crditos para las entradas seleccionadas. Cuando la suma de los saldos son iguales
puede hacer clic en el botn Conciliar los asientos para conciliar las entradas.
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Por ejemplo, suponga que est capturando los detalles de una orden de venta. Para ver la
lista de facturas pendientes de pago y los pagos sin conciliar para un cliente vaya a el
formulario de empresa y seleccione la accin Cuentas a cobrar y a pagar. OpenERP
mostrar una historia de los asientos contables no conciliados en pantalla.
Figura 24: Asientos contables no conciliados

Despus de ejecutar el asistente de Conciliacin de asientos, estas lneas ya no pueden
ser seleccionados y no aparecen cuando los asientos se muestran de nuevo. Si hay una
diferencia entre los dos asientos seleccionados, OpenERP sugiere hacer un ajuste. Este
ajuste es una asiento de compensacin que permite a una conciliacin completa. Por lo
tanto, debe especificar el diario y la cuenta contable que se utilizar para la cancelacin.
Por ejemplo, si desea conciliar las siguientes entradas:
Table 2: Asientos para conciliar
Fecha
Ref.
Descripcin
Cuenta
Dbito
May 11
INV23
Alquiler de vehculos
4010
544.50
May 11
INV44
Seguro de automvil
4010
100.00
May 31
PAY01
Las facturas no. 23 y 44
4010
Crdito
644.00
En la reconciliacin, OpenERP muestra una diferencia de 0.50. En esta etapa hay dos
posibilidades:
No hacer la conciliacin, y el cliente recibe una solicitud de 0.50.
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Conciliar y aceptar un ajuste de 0,50 que se va a la cuenta de prdidas y

ganancias.
OpenERP genera automticamente la siguiente entrada:

Table 3: Ajuste automtico
Fecha
Ref.
Descripcin
Cuenta
Jun 11
AJ001
Ajuste: ganancias
prdidas
4010
Jun 11
AJ001
Ajuste: ganancias
prdidas
XXX
Dbito
Crdito
0.50
0.50
Las dos facturas y el pago se conciliarn en la primera lnea del ajuste. Las dos facturas
se marcan automticamente como pagadas.
Gestin de pagos
OpenERP tiene varias formas de preparar, validar y ejecutar las rdenes de pago. Esto
permite gestionar situaciones como:
1.
2.
3.
4.
Pagar en varias fechas de vencimiento.

Fechas de pago automticas.
Separar la preparacin y la aprobacin de los pago.
Preparacin de una orden durante la semana que contiene varios pagos,
realizando un solo pago al final de la semana.
5. Realizar pagos electrnicos.
6. Dividir los pagos en funcin de los saldos disponibles en las diversas cuentas
bancarias.
Gestionar sus rdenes de pago

El sistema le permite introducir una serie de pagos para que se realicen desde de sus
diversas cuentas bancarias. Una vez que se han registrado los diferentes pagos, puede
validar las rdenes de pago. Durante la validacin se puede modificar y aprobar las
rdenes de pago y enviar la orden al banco para la transferencia electrnica de fondos.
Por ejemplo, si usted tiene que pagar la factura de un proveedor por una gran cantidad se
puede dividir el pago entre varias cuentas bancarias en funcin de su saldo disponible.
Para ello, se puede preparar varias rdenes de pago en Borrador y validarlas una vez que
est satisfecho con la divisin.
Este proceso tambin puede ser programado regularmente. En algunas empresas, la
orden de pago se mantiene estado Borrador y los pagos se aaden a la lista provisional
de cada da. Al final de la semana, el contador revisa y confirma todas las rdenes de
pago en espera.
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Una vez que la orden de pago se confirma, todava hay una etapa de validacin de un
contador antes de llevarla a cabo. Estas rdenes de pago se podran preparar por un
empleado de cuentas, y luego aprobados por un administrador para seguir adelante con el
pago.
En OpenERP existe un flujo de trabajo asociado con cada orden de pago, Figura 26. Se
pueden integrar reglas al flujo de trabajo para hacerlo ms complejo, adaptando el flujo de
trabajo al funcionamiento de su empresa. Por ejemplo, en algunas empresas los pagos
deben ser aprobados por un administrador en determinadas condiciones del flujo o
superando ciertos valores lmite.
Preparacin y rdenes de transferencia

Para introducir una orden de pago se utiliza el men Contabilidad >> Pago >> rdenes
de Pago.
Figura 25: Captura de una rden de pago

OpenERP propone un nmero de referencia para su orden de pago. Y se tiene que elegir
un mtodo de pago de los distintos mtodos disponibles para su empresa. Estos tienen
que ser configurados cuando se configura el sistema de contabilidad mediante el men
Contabilidad >> Configuracin >> Varios >> Modos de Pago. Algunos ejemplos de
formas de pago son:
Cheques.
Transferencia bancaria.
Tarjeta Visa en una cuenta bancaria.
Caja chica.
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Figura 26: Flujo de trabajo para las rdenes de pago

A continuacin, se selecciona la Fecha preferida de pago:
Fecha de vencimiento: cada operacin se efectuar en la fecha lmite de la factura.

Directamente: las operaciones se efectuarn cuando se validan los pedidos.
Fecha fija: se debe especificar una fecha de pago en el campo Fecha planificada
si es fija.
La fecha es particularmente importante para la preparacin de las transferencias

electrnicas, porque las interfaces bancarias permiten seleccionar una fecha futura de
ejecucin pata cada operacin. As que para configurar OpenERP en la mayora de los
casos se puede simplemente optar por pagar todas las facturas de forma automtica por
su fecha de vencimiento.
A continuacin, debe seleccionar las facturas a pagar. Pueden capturarse de forma
manual en el campo Lnea de Pago, pero es ms fcil aadirlas de forma automtica.
Para ello, haga clic en Seleccionar Facturas a Pagar y OpenERP propondr las lneas
con base en los plazos de pago. Para cada pago se puede ver:
La Fecha de Pago de la factura.
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La referencia de la factura.
La fecha lmite de pago para la factura.
La cantidad que se pagar en la moneda por defecto de la empresa.
A continuacin, puede aceptar el pago propuesto por OpenERP, o seleccionar los asientos
que tendr que pagar o no pagar en esa orden de pago. OpenERP le da toda la
informacin necesaria para tomar una decisin de pago para cada asiento:
Cuenta
Cuenta bancaria del proveedor
Cantidad que se pagar
La cantidad a pagar
El proveedor
Monto total adeudado al proveedor
Fecha de vencimiento
Fecha de creacin
Puede modificar los tres primeros campos de cada lnea: la cuenta, cuenta bancaria del
proveedor y la cantidad que se pagar. Este sistema es muy prctico, ya que proporciona
una visibilidad completa de todos los acreedores comerciales de la compaa. Por
ejemplo, puede pagar solamente una parte de una factura, y en la preparacin de su
prximo pago OpenERP le sugiere automticamente el pago del resto de la cantidad
adeudada.
Cuando el pago se ha preparado correctamente, haga clic en Confirmar Pagos. El pago
se cambia al Estado Confirmado y aparece un nuevo botn que se puede utilizar para
iniciar el proceso de pago.
En futuras versiones de OpenERP, se espera que el sistema ser capaz de preparar e
imprimir cheques.
Como de costumbre, puede cambiar el punto de inicio del flujo de trabajo del pago
utilizando el men Configuracin >> Personalizacin >> Flujos.
Anlisis Financiero
Si quiere analizar el estado de salud general de su empresa o revisar a detalle el estado
de una cuenta por cobrar, las cuentas contables de su empresa son el lugar ideal para
definir los indicadores ideales para su negocio.
Para mostrar una imagen muy precisa de su negocio, los informes contables de OpenERP
son muy flexibles, y los resultados se calculan en tiempo real. Esto le permite automatizar
las acciones recurrentes y cambiar sus operaciones de forma rpida cuando la empresa
tiene problemas (por ejemplo, si las reservas de efectivo bajan demasiado o las cuentas
por cobrar alcanzan un valor demasiado alto) o tambin para resolver un problema
puntual (un cliente que no ha pagado, o un exceso de gastos del presupuesto del
proyecto).
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Contabilidad General y Reporte de Saldos

Un libro mayor incluye las cuentas con sus dbitos y crditos, y muestra todas las
transacciones en una cuenta, por un perodo, durante varios periodos o para un ejercicio.
Para imprimir el libro mayor se utiliza el men Informes Contabilidad >> Contabilidad >>
Informes Legales >> Informes Contabes >> Libro Mayor. Se le va a presentar el
asistente mostrado en la Figura 27 que se utiliza para filtrar el informe resultante.
Figura 27: La preparacin de un libro mayor

Seleccione las opciones adecuadas y los diarios en el asistente para imprimir el libro
mayor. El reporte se puede filtrar por fecha o por perodo. Cuando se opta por imprimir el
libro mayor de una fecha a otra, o de uno o varios perodos, tambin pueden imprimir los
saldos iniciales considerando las transacciones realizadas en los perodos anteriores a los
seleccionados. Tambin se puede ordenar el reporte por fecha, por diario o por partner,
Figura 28.
Tip
Si desea imprimir el libro mayor para una o varias cuentas, utilice el men
Contabilidad >> Configuracin >> Contabilidad Financiera >> Cuentas
>> Cuentas. Seleccione la cuenta(s) para la que desea imprimir el libro
mayor y haga clic el informe Libro Mayor que se encuentra en la parte
derecha de la pantalla.
Mientras que el libro mayor general muestra todas las transacciones de una cuenta
contable, el reporte de saldos muestra el saldo actual, ya sea de dbito o de crdito, para
cada cuenta. El objetivo del reporte de saldos es demostrar que el total de todos los
saldos deudores es igual al total de todos los saldos de crdito.
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Figura 28: Contabilidad General

Para imprimir el reporte de saldos se utiliza el men Contabilidad >> Contabilidad >>
Informes legales >> Informes Contables >> Balance de sumas y saldos. Este informe
le permite generar un documento PDF, que se puede imprimir posteriormente, que le
permite comprobar rpidamente el equilibrio de cada una de sus cuentas contables. Un
balance de saldos puede incluir todas las cuentas contables, incluso aquellas que no
tienen saldo, slo aquellas cuentas con transacciones o aquellas cuentas en las que el
saldo no es igual a cero. Se puede imprimir un balance de saldos de todas las plizas
contables publicadas, es decir aquellas que ya han sido validadas, o de todas las plizas
en general, en cuyo caso en el informe tambin se imprimirn las plizas en estado
borrador. Esta opcin es til, por ejemplo, cuando se inicia un nuevo ejercicio fiscal y se
estn preparando los balances de cierro del ejercicio anterior.
Tip
Se puede imprimir tambin el informe de balance de saldos directamente del

formulario de la cuenta.
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Figura 29: Balance de saldos
Balance General y Reporte de prdidas y ganancias

Una Hoja de Balance es un reporte financiero que resume el estado de los activos, los
pasivos y el patrimonio o capital neto de una empresa en un punto especfico del tiempo.
Estos tres segmentos del balance dan a los inversores una idea de lo que la empresa
posee y debe, al igual que el monto invertido por los accionistas.
El balance se obtiene con la siguiente frmula:
Activo = Pasivo + Patrimonio Neto.
Un balance general es a menudo descrito como una instantnea de la situacin financiera
de una empresa.
Las cuentas que aparecen en la Hoja de Balance estn vinculadas a un tipo de cuenta
para los que el parmetro Categora Balance se establece en Balance, ya sea para las
cuentas de los activos o de los pasivos. Para configurar los Tipos de cuenta, se utiliza el
men Contabilidad >> Contabilidad Financiera >> Cuentas >> Tipos de cuentas.
La Hoja de Balance se puede imprimir desde el men Contabilidad >> Contabilidad >>
Informes legales >> Informes contables >> Balance de situacin.
Tip
La Hoja de balance necesita que se especifique una cuenta de capital y

una cuenta de prdidas y ganancias. En lugar de seleccionar las cuentas
cada vez que se inicia el informe, se puede configurar las cuentas a utilizar
por defecto a travs del men: Configuracin >> Compaas >>
Compaa, en la ficha de configuracin.
Esta cuenta se utilizar como contrapartida para equilibrar sus cuentas
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El Informe de prdidas y ganancias es un estado financiero que ofrece un resumen de los

ingresos, los costos y los gastos durante un perodo de tiempo especfico. Este informe
proporciona informacin que demuestra la capacidad de una empresa para generar
utilidades a travs del aumento de los ingresos y la reduccin de los costos. El informe de
Prdidas y Ganancias tambin se conoce como Estado de Resultados.
El propsito del Informe de prdidas y ganancias es mostrar a los administradores y
contadores si la compaa gan o perdi dinero durante el perodo para el que se realiza
el informe.
En general, el informe de prdidas y ganancias se utilizarn para determinar las tazas de
rentabilidad, para examinar los precios de venta y los costos, y para establecer los
presupuestos de marketing, entre otras cosas.
Las cuentas que aparecen en el informe de prdidas y ganancias estn vinculadas a un
tipo de cuenta para los que el parmetro Categora Balance se establece en Prdidas y
ganancias, ya sea de las cuentas de gastos o de las cuentas de ingresos. Para configurar
el tipo de cuenta se utiliza el men Contabilidad >> Configuracin >> Contabilidad
Financiera >> Cuentas >> Tipos de cuentas .
El informe de prdidas y ganancias se puede imprimir desde el men Contabilidad >>
Contabilidad >> Informes legales >> Informes contables >> Prdidas y ganancias.
Figura 30: Prdidas y Ganancias Informe
Los diarios de contabilidad

Un diario permite listar las plizas contables en orden cronolgico. Cada pliza publicada
se registra en un diario. Para configurar los diarios contables se utiliza el men
Contabilidad >> Configuracin >> Contabilidad Financiera >> Diarios >>Diarios.
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Figura 31: Definicin de un Diario

OpenERP ofrece tres informes principales para visualizar los diarios:
Para imprimir un diario, utilice el men Contabilidad >> Contabilidad >>

Informes legales >> Diarios >> Diarios. Este informe mostrar todas las plizas
por diario, por ejemplo, los registros de ventas, las entradas de compras, etc. Para
cada transaccin se incluye la fecha, referencia, nmero de documento, cuenta
contable, partner, descripcin y cantidad de dbito y crdito. El informe se puede
imprimir por perodo y por diario, Figura 32.
Figura 32: Impresin de un Diario
Para imprimir un Diario General, se utiliza el men Contabilidad >> Contabilidad

>> Informes legales >> Diarios >> Diarios Generales. En el Diario General se
imprimir una pgina por perodo donde se incluirn cada una de las plizas
publicadas en ese perodo, y se totalizarn por diario. El informe muestra el
periodo, el diario, el total del dbito, el total del crdito y el saldo, pero no mostrar
los detalles de las plizas relacionadas, Figura 33.
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Figura 33: Impresin de un diario general
Para imprimir un Diario centralizado, utilice el men Contabilidad >>

Contabilidad >> Informes legales >> Diarios >> Diarios Centralizado. Un diario
centralizar ofrece un resumen por cada cuenta de cada diario, as como los totales
de dbito y crdito en el periodo, y el saldo, Figura 34.
Figura 34: Impresin de un diario de centralizacin
Declaracin de impuestos
La informacin requerida para la declaracin de impuestos se obtiene automticamente
de las facturas. En la vista de formulario de una factura, se pueden obtener los detalles de
la informacin fiscal en la zona en la parte inferior izquierda de la misma.
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Tambin puede obtener la informacin fiscal desde la vista de una pliza de diario en las
columnas a la derecha de cada lnea, Figura 35.
Figura 35: Asiento de diario con informacin sobre el IVA

OpenERP mantiene una tabla de impuestos que se puede consultar desde el men
Contabilidad >> Planes contables >> Tabla de Impuestos. El asistente le propondr
para mostrar las entradas slo para el perodo en curso, pero tambin se puede dejar
vaco el perodo para ver el ejercicio completo. La estructura de la tabla est diseada
especficamente para el clculo de la declaracin de IVA, pero tambin se pueden calcula
otros impuestos, Figura 36.
La tabla de impuestos se utiliza para representar la estructura de cada rea de la
declaracin del IVA. Se presenta de forma jerrquica que permite ver slo los detalles de
lo que le interesa y ocultar los subtotales. Esta estructura se puede modificar para
satisfacer sus necesidades.
Puede crear varias tablas de impuestos si la empresa est sometida a diferentes tipos de
impuestos o similares, tales como:
los derechos de autor,

impuestos ecolgicos, tales como la DEEE francesa para el reciclaje de equipos
elctricos.
Al crear varias tablas de impuestos, se pueden imprimir las diferentes declaraciones en el

men Contabilidad >> Contabilidad >> Informes Genricos >> Impuestos >> Informe
de Impuestos. Slo tiene que seleccionar la tabla de impuestos que desea imprimir en el
asistente.
Cada asiento contable puede ser vinculado a una de las cuentas fiscales. Esta asociacin
se realiza de forma automtica a partir de los impuestos que hayan sido configurados en
las lneas de factura.
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Figura 36: Ejemplo de una declaracin de IVA
Tip
Algunos sistemas de contabilidad maneja la declaracin de impuestos en

una cuenta dedicada dentro del plan general de cuentas. La declaracin de
impuestos se limita a calcular el saldo en el perodo especificado. En
OpenERP, se puede crear un grfico independiente de los impuestos, lo
que tiene varias ventajas:
es posible asignar slo una parte de la transaccin de impuestos,
no es necesario para gestionar varias cuentas generales en funcin del

tipo de las ventas y el tipo de impuestos,
puede reestructurar su plan de impuestos segn sea necesario.
En cualquier momento, puede revisar su plan de impuestos para un perodo determinado,

utilizando el men Contabilidad >> Contabilidad >> Informes Genricos >> Impuestos
>> Impuestos.
Los datos de este informe se actualizan en tiempo real, esto es til porque permite tener
una vista previa, en cualquier momento del ejercicio, de la cantidad de impuestos que se
adeuda al inicio o al final del mes o del trimestre.
Adems, puede investigar los registros detallados que conforman el importe total
haciendo clic en cualquiera de las cuentas fiscales. Esto le permitir encontrar los errores,
como por ejemplo, cuando se ha ingresado en una factura un impuesto de IVA al 16%
cuando debera haber sido considerado al 11% o exento.
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Indicadores de Gestin
Con OpenERP tambin puede crear sus propios informes financieros a travs del men
Contabilidad >> Configuracin >> Contabilidad Financiera >> Informes Financieros
>> Informes de cuentas, haciendo clic en Crear.
Por ejemplo, para volver a crear el informe de Hoja de Balance de la empresa. El primer
informe que se debe crear es un informe de tipo Vista que contendr los detalles finales.
Debe dejar la secuencia por defecto de 0.
Posteriormente se crea el reporte de Activos y se configurar el reporte de Hoja de
Balance como el padre de este informe. La secuencia se debe establecer a 1.
Finalmente se crea el informe de Pasivos y se configura el reporte de Hoja de Balance
como el padre tambin de este informe. La secuencia se establece en 2. Ambos informes,
de Activos y de Pasivos son de tipo Vista.
Aparte de los informes de tipo vista, se tienen disponibles otros tres tipos:
Cuentas: aqu puede seleccionar las cuentas individuales o de vista que se deben
incluir en el informe. Las cuentas de tipo Vista ofrecen la ventaja de que cuando se
aaden nuevas cuentas como hijas de esa cuenta, automticamente se imprimen
en el informe. Al seleccionar cuentas individuales, es necesario agregar
especficamente cada cuenta para obtener el informe correcto.
Tipo de cuenta: la seleccin de un tipo de cuenta significa que todas las cuentas
relacionadas con el tipo de cuenta seleccionado se imprimirn en el informe.
Valor de Reporte: puede incluir el resultado de otros informes existentes en un
nuevo informe.
Figura 37: Informes Financieros

Continuando con la creacin del reporte de la Hoja de Balance, para imprimir en el
informe los resultados de las cuentas de activos, se crea un nuevo informe con la
secuencia nmero 3 y el informe de Activos como padre. Para utilizar todas las cuentas de
activos, slo se tiene que seleccionar la clase. Tambin se pueden seleccionar varias
cuentas de activos.
Se pueden dejan las opciones como estn para imprimir la suma de los saldos de las
cuentas seleccionadas. Para imprimir los detalles de la cuenta puede seleccionar la casilla
Mostrar detalles. De esta forma se incluirn tambin los nmeros de las cuentas
seleccionadas.
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Para ver los resultados del informe que acaba de crear, vaya al men Contabilidad >>
Contabilidad >> Informes Legales >> Informes Contables >> Informe Financiero. En
el asistente, seleccione el informe que desea imprimir, slo se mostrarn aquellos
informes del tipo Vista. Puede imprimir su informe para un perodo o fechas especficas.
Si selecciona la opcin Habilitar Comparacin, se mostrar una pestaa extra llamada
Comparacin en la que se puede, por ejemplo, seleccionar algunos perodos de un
ejercicio anterior. Hay que darle la columna de la comparacin un nombre a travs del
campo Etiqueta de columna.
Figura 38: Ejemplo de un informe financiero
Administracin de presupuestos
Los presupuestos son importantes para una empresa para conseguir un buen control
sobre los gastos y los ingresos previstos. Los presupuestos permiten medir el rendimiento
financiero real contra el planeado. OpenERP gestiona los presupuestos a travs de la
Contabilidad Analtica.
El primer paso en la definicin de presupuestos es determinar las cuentas generales para
las que desea generar presupuestos, por lo general son las cuentas de gastos o de
ingresos. Para eso se utilizan las opciones de Posiciones presupuestarias que se pueden
encontrar en el men Contabilidad >> Configuracin >> Presupuestos >> Posiciones
presupuestarias. Aqu puede seleccionar las cuentas generales de los que desea
generar presupuestos. El objetivo es agrupar las cuentas generales en forma lgica,
normalmente de acuerdo a las ventas o compras. OpenERP no tiene limitaciones en
cuanto a los tipos de cuentas que pueden ser utilizados para la realizacin de
presupuestos, Figura 39.
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Figura 39: Situacin presupuestaria de Ventas

Para definir sus presupuestos, utilice el men Contabilidad >> Presupuestos >>
Presupuestos. Para definir un nuevo presupuesto haga clic en el botn Crear.
Figura 40: Presupuesto optimista
Tip
A pesar de que puede modificar un presupuesto en cualquier momento,

para hacer una revisin se recomienda crear un nuevo presupuesto, para
poder mantener un historial de cambios.
De esta forma se pueden mantener las previsiones iniciales para poder
llevar a cabo comparaciones y realizar un analizar de los cambios en las
perspectivas de la empresa.
Para definir sus presupuestos, empiece introduciendo un nombre, un cdigo, una fecha
de inicio y una fecha final para el nuevo presupuesto. A continuacin, puede definir los
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montos presupuestados para cada cuenta analtica en un plazo determinado, ingrese las
cantidades previstas, en nmeros negativos para las compras y en nmeros positivos
para las ventas. Para cada cuenta se puede definir:
una Cuenta Analtica

la situacin presupuestaria, por ejemplo, ventas o compras,
una fecha de inicio y una fecha final para el presupuesto,
el importe previsto en la moneda base del plan de cuentas.
Una vez completada esta informacin, se puede guardar el presupuesto.

El presupuesto tiene varias etapas:
Confirmado : el presupuesto debe ser revisado, pero todava se puede cambiar
antes de la aprobacin real;
Aprobado : el presupuesto es aprobado por el responsable del presupuesto, el
nombre del usuario que se aprueba el presupuesto se mostrar en el campo
Usuario que valid.
Puede cancelar un presupuesto y restablecerlo al estado borrador desde cualquiera de las
dos etapas anteriores.
Hecho : el presupuesto est totalmente aprobado y no se permitirn cambios. Ya
no se puede cancelar el presupuesto ni restablecerlo al estado borrador.
La Cantidad Terica indica la cantidad real que debera estar en la cuenta de acuerdo con
el presupuesto en la fecha actual. Por ejemplo, cuando el presupuesto es de $1,200 por
12 meses, y el da de hoy es el 30 de octubre de la cantidad terica sera de $1,000, ya
que es la cantidad real que se podra haber generado hasta la fecha.
Para imprimir un presupuesto y saber que tan cerca del presupuesto han estado los
resultados reales utilice el men Contabilidad >> Presupuestos >> Presupuestos.
OpenERP le da una lista de los presupuestos disponibles de la cual debe seleccionar uno
o ms presupuestos. Posteriormente haga clic en Imprimir Presupuestos para crear el
informe para cada uno, en un rango de fechas de su eleccin.
El reporte Presupuesto ofrece una visin general de cada cuenta analtica incluida en su
presupuesto, de acuerdo con las situaciones presupuestarias individuales para esa
cuenta. Desde el porcentaje y la comparacin de las cantidades reales contra las
previstas de forma que se pueda tener una buena vista de su situacin global.
De la misma lista de acciones, tambin puede imprimir un informe de Resumen, este
informe le dar un total por cada cuenta analtica sin mostrar los resultados esperados en
la fecha actual.
Cada uno de estos informes se pueden imprimir desde una fecha especfica y hasta una
fecha especfica. La Fecha Final seleccionada en el asistente determina cmo se calcula
la cantidad terica, si se selecciona el ltimo da de su ejercicio, la cantidad terica se
calcular en funcin de esa fecha, teniendo as un ejercicio completo. Tenga en cuenta
que la cantidad terica ser cero cuando la Fecha de pago es igual o mayor que la Fecha
Final del presupuesto.
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El porcentaje de un presupuesto se calcula de la siguiente manera: (cantidad real /

cantidad terica) x 100. De esta manera se obtiene una visin de que tanto de la cantidad
prevista ha sido efectivamente generada en su contabilidad.
La Figura 41 y la Figura 42 dan un ejemplo de un presupuesto elaborado por OpenERP.
Figura 41: Impresin de un Presupuesto
Figura 42: Presupuesto resumido

A travs del men Contabilidad >> Contabilidad >> Informes genricos >>
Presupuestos >> Lneas de presupuesto se puede obtener un anlisis de cada una de
las partidas presupuestarias.
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Desde el men Contabilidad >> Configuracin >> Presupuestos >> Situaciones

presupuestarias, puede imprimir los presupuestos de un presupuesto individual. Desde
la pestaa Lneas de Presupuesto puede ver una representacin grfica del presupuesto,
Figura 43.
Figura 43: Representacin grfica de la situacin presupuestaria
Nota
Tambin puede imprimir los presupuestos desde el men Contabilidad >>

Configuracin >> Contabilidad analtica >> Cuentas Analticas.
El Tablero de Contabilidad
Puede acceder al Tablero de contabilidad de varias formas: haciendo clic en el botn
Contabilidad en la parte superior de la pantalla, o desde el men Contabilidad >>
Contabilidad >> Tablero >> Contabilidad.
OpenERP le ofrece un panel de control contable, Figura 44, que ofrece un anlisis de la
situacin financiera de la empresa de forma rpida.
La descripcin de las diferentes partes del tablero de arriba a abajo y de izquierda a
derecha, es la siguiente:
Facturas del cliente en borrador: da la lista de las facturas en espera de ser

aprobadas por un contador.
Anlisis de la empresa: muestra el dbito, crdito y el saldo de todos los tipos de

cuenta.
Tesoro : muestra el saldo por cuenta bancaria de forma grfica.
Edad de las cuentas por cobrar: da un grfico semanal de los crditos

concedidos que an no han sido conciliados.
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Figura 44: Tablero de Contabilidad

En la mayora de los paneles del tablero puede hacer clic en una lnea o un grfico para
ver el detalle de sus indicadores financieros. El tablero de contabilidad se genera de forma
dinmica, lo que significa que usted puede navegar fcilmente a travs de los datos, si
desea ms detalles acerca de ciertas entradas, y editar los valores si fuera necesario.
El botn Cambiar Disposicin en la parte superior derecha le permite cambiar la forma en
que se muestra el panel de control, se pueden elegir varias opciones, como una columna,
dos columnas, etc. Tambin puede aadir otras grficas en el tablero y personalizarlo de
acuerdo a sus necesidades con el botn Aadir Widget. Para deshacer los cambios o
restablecer el tablero a su forma original utilice el botn Reiniciar.
Anlisis Analtico
Hay varios informes diseados para realizar el anlisis financiero de la empresa con base
en las cuentas analticas. La mayora de estos informes estn disponibles directamente
desde el rbol de las cuentas analticas o desde la vista de formulario de la cuenta
analtica.
Tambin puede imprimir los reportes desde el men Contabilidad >> Configuracin >>
Contabilidad analtica >> Cuentas Analticas, seleccione una o ms cuentas analticas
y haga clic en uno de los informes en la seccin que se encuentra en la parte derecha de
la pantalla. OpenERP proporciona los siguientes anlisis financieros de las cuentas
analticas:
Libro de Gastos,
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Hoja de resultados invertidos,

Libro mayor de costos (slo cantidades).
Hoja de resultados analtica
Nota
En el momento de escribir esto, no hay un men por separado para

imprimir informes analticos.
El Libro mayor de gastos

En el libro mayor de gastos se proveen las entradas en las cuentas generales de la
cuenta analtica seleccionada(s). Le permite hacer un anlisis detallado de cada
operacin que se realice en uno o varios proyectos, Figura 45.
Figura 45: Libro mayor de gastos
Equilibrio analtico invertido

El equilibrio analtico invertido proporciona un informe de resumen de las cuentas
generales y las cuentas analticas. Este informe muestra los saldos de las cuentas
generales desglosadas para las cuentas analticas y entre las fechas seleccionadas,
Figura 46.
De esta forma le permite analizar sus costos dentro de la cuenta general. Por ejemplo, si
se examina la cuenta general de los salarios del personal, se puede obtener toda su
salario desglosado por los diferentes proyectos.
Figura 46: Equilibrio analtico invertido
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El Libro mayor de costos (slo cantidades)

Este informe proporciona los detalles de las entradas para una cuenta analtica y una lista
de los diarios seleccionados. Slo las cantidades se presentan en este anlisis, no los
costos ni los ingresos. En el asistente, puede seleccionar entre que perodo y que perodo
requiere el informe, as como entre uno o ms diarios, Figura 47.
Figura 47: Libro mayor de costos con slo cantidades

El informe se utiliza a menudo para imprimir el nmero de horas trabajadas en un
proyecto, sin exponer los costos ni los ingresos. As que usted puede mostrar a un cliente
un registro de las horas trabajadas en un proyecto particular.
Para restringir el informe a las horas trabajadas, sin incluir las ventas ni las compras,
seleccione slo el diario de servicios en las opciones de impresin.
Tip
Para imprimir varias cuentas analticas a la vez, se puede realizar una

seleccin mltiple en las diferentes cuentas en el rbol de cuentas. A
continuacin, haga clic en el informe correspondiente en la barra de
herramientas para exportar toda la seleccin en un solo documento PDF.
Saldos analticos
Este es un informe de resumen que se relaciona las cuentas analticas con las cuentas
contables. Muestra los saldos de las cuentas analticas desglosados por cuenta contable
para un perodo determinado. Los saldos analticos le permiten visualizar a detalle el
impacto de cada proyecto en la contabilidad general, Figura 48.
Cuando se selecciona un grfico analtico, a travs de la cuenta analtica principal, puede
imprimir el saldo analtico para toda la tabla de cuentas analticas.
Este informe le da la rentabilidad de un proyecto incluyendo todas las diferentes
operaciones que utilizaron para llevar a cabo dicho proyecto.
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Figura 48: Balanza analtica
Diarios analticos
Desde el men Contabilidad >> Configuracin >> Contabilidad Analtica >> Diarios
analticos, seleccione uno o ms diarios analticas y haga clic en el informe Diario
Analtico en el lado derecho de la pantalla para imprimir un reporte de los movimientos de
dbito y de crdito del diario analtico, Figura 49.
Figura 49: Diario analtico de ventas
Anlisis de los registros analticos

Puede hacer que el anlisis estadstico de todas las entradas analticas, Figura 50, en el
men Contabilidad >> Contabilidad >> Informes Estadsticos >> Contabilidad
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Analtica >> Anlisis de registros. De forma predeterminada, las entradas analticas

estn agrupados por cuenta analtica y mes, pero existen muchas opciones para ordenar
y agrupar las entradas analticas. Por ejemplo, agrupar la informacin por cuenta general,
y luego por cuenta analtica.
Figura 50: Informe estadstico de los comentarios analticos
Tip
Usted puede convertir fcilmente esta pantalla de anlisis en un grfico

haciendo clic en el botn Grfico en la parte superior de la pantalla.
Configuracin de cuentas de la A a la Z
Un buen software de contabilidad requiere una gran facilidad de uso y sencillez de la
entrada de datos, as como la flexibilidad en la configuracin de sus diferentes
componentes. Usted debe ser capaz de modificar fcilmente el mdulo de contabilidad
para satisfacer sus propias necesidades, para que pueda optimizarlo para la forma en que
desea utilizarlo.
OpenERP le permite adaptar y re configurar muchas funciones para facilitar el trabajo de
entrada de datos:
agregar controles de entrada de datos,

personalizacin de las pantallas,
llenar los campos automticamente durante la entrada de datos con los datos que
ya se sabe que el sistema.
Perodos y ejercicios financieros

Nota
Un ao fiscal o ejercicio, corresponde a doce meses para una empresa y

se corresponde a un ao natural. El ejercicio fiscal se puede dividir en
perodos contables mensuales o trimestrales.
En OpenERP la gestin del ao fiscal es lo suficientemente flexible como para permitir

que usted trabaje en varios aos a la vez. Esto le da una serie de ventajas, como la
posibilidad de crear presupuestos para los siguientes tres aos.
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Definicin de un perodo contable o un ejercicio fiscal

Para definir su ao fiscal utilice el men Contabilidad >> Configuracin >>
Contabilidad Financiera >> Perodos >> Ao fiscal. Puede crear varios aos de forma
anticipada para definir presupuestos a largo plazo, Figura 51.
Figura 51: Definicin de un ejercicio financiero y sus perodos correspondientes

Primero ingrese la fecha del primer da y el ltimo da de su ao fiscal. Entonces, para
crear los perodos, haga clic en uno de los dos botones en la parte inferior, dependiendo
de si desea crear doce periodos de un mes cada uno, o cuatro perodos de tres meses.
OpenERP crea automticamente un perodo de apertura que le permite publicar los
saldos finales del ejercicio anterior para cada una de las cuentas contables. Note que la
casilla de verificacin Periodo de apertura/cierre se encuentra marcada para dicho
perodo.
Cierre de un periodo
Para cerrar un periodo fiscal, por ejemplo, cuando se ha hecho una declaracin de
impuestos, utilice el men Contabilidad >> Configuracin >> Contabilidad Financiera
>> Perodos >> Perodos. Haga clic en la flecha verde para cerrar el perodo de forma
que no se podrn publicar ms plizas en dicho periodo.
Tip
El administrador del sistema puede volver a abrir un perodo que haya sido
cerrado por error.
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Cuando se cierra un periodo, ya no se pueden crear ni modificar las plizas contables de

ese perodo. No es obligatorio cerrar los periodos, e incluso se podra trabajar con los
todos los periodos abiertos sin ningn problema.
Para cerrar un perodo contable, tambin puede utilizar el men Contabilidad >>
Procesamiento peridico >> Fin del perodo >> Cerrar un perodo.
Administrando la estructura impositiva

La estructura impositiva se refiere a los impuestos a los que la empresa est legalmente
obligada. En Open ERP, se pueden adjuntar impuestos a cada una de las transacciones,
de forma que se pueda:
Agregar los impuestos a la cantidad que paga o que recibe,

Informar sobre los impuestos que debe pagar a las autoridades fiscales en varias
categoras diferentes,
Hacer un seguimiento de los impuestos en sus cuentas generales,
Gestionar el pago y el reembolso de los impuestos con los mismos mecanismos
que OpenERP utiliza para otras transacciones monetarias.
Dado que la estructura impositiva es un mecanismo utilizado por los gobiernos para llevar
a cabo sus objetivos, los requisitos de impuestos y los informes solicitados por las
autoridades pueden ser muy complejos. OpenERP tiene un mecanismo flexible para la
manipulacin de la estructura impositiva de forma que pueda ser configurado para cumplir
los requisitos de las jurisdicciones fiscales.
El mecanismo utilizado para llevar el control de los impuestos tambin se puede utilizar
para manejar otras transacciones financieras similares a los impuestos, tales como
regalas a los autores con base en el valor de las transacciones a travs de una cuenta.
Se puede definir su estructura tributaria en el men Contabilidad >> Configuracin >>
Contabilidad Financiera >> Impuestos. Tenga en cuenta que cuando se utiliza una tabla
predefinida de cuentas contables, los impuestos tambin se encontrarn auto
configurados en la mayora de los casos.
El sistema tributario de OpenERP funciona en torno a tres conceptos principales:
Cdigo de Impuesto, que se utiliza para la declaracin de impuestos, puede ser

configurado en forma de una estructura jerrquica de la misma forma que la Tabla
de cuentas contables. La estructura de los cdigos de impuestos se utiliza para
definir su declaracin de IVA, puede ser numrico o alfanumrico. Para definir los
cdigos de impuestos utilice el men: Contabilidad >> Configuracin >>
Contabilidad financiera >> Impuestos >> Cdigos de impuestos.
Impuestos, el objeto bsica que se utiliza para definir los impuestos y contiene las
reglas para aplicar el impuesto sobre una transaccin determinada, y relaciona la
contabilidad general con el clculo de cada uno de los cdigos de impuestos. Un
impuesto puede contener varios impuestos menores y basar su clculo en los
impuestos en lugar de en la transaccin base proporcionando una gran flexibilidad.
Las cuentas contables, que registran los impuesto cobrados y pagados.
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Puede adjuntar diferentes Impuestos de compra o Impuestos de venta a los productos, de

tal forma que se pueden contabilizar por separado los impuestos de cobrados y pagados.
De la misma forma, dado que un producto puede tener asociados ms de un impuesto, se
que puede manejar el IVA sobre las ventas por separado de, por ejemplo, un impuesto
ecolgico sobre el mismo producto.
Para crear un nuevo cdigo de impuestos utilice el men Contabilidad >> Configuracin
>> Contabilidad Financiera >> Impuestos >> Cdigo de Impuestos, Figura 52.
Figura 52: Cdigo Tributario

Debe ingreso los siguientes campos para definir un nuevo impuesto:
Nombre del cdigo: un nombre nico necesario para identificar el impuesto, por
lo general tomado de la declaracin del IVA,
Cdigo: un cdigo de impuesto, es opcional,
Cdigo Padre: permite relacionar este cdigo con algn padre para crear una
estructura de rbol que se puede visualizar en el men Contabilidad >> Planes
contables >> Tabla de Impuestos.
No imprimir en la factura: una casilla de verificacin que le permite indicar si los
impuestos asociados a este cdigo fiscal debern ser impresos en la factura o no,
Coeficiente para padre: elegir 1,00 para aadir el total a la cuenta del padre, o
-1.00 para restar el total,
Descripcin: un campo de texto para documentar el cdigo.
Tambin puede ver dos campos de slo lectura:
Suma del periodo: muestra el impuesto total acumulado para el periodo fiscal en
curso.
Suma del Ao: muestra el impuesto total acumulado para el ejercicio fiscal
completo.
Es probable que tenga que crear dos cdigos de impuestos para cada taza de impuesto
diferente, uno para el propio impuesto y otro para el importe de la factura, el llamado
cdigo de base, a partir del cual se calcula el impuesto. Probablemente tambin sea
necesario crear cdigos de impuestos que no se asociarn a ningn objeto de impuestos
y que se utilizan slo para organizar el rbol o estructura jerrquica, similar a las cuentas
contables de tipo vista.
Para ver la estructura impositiva que se ha construido se puede utilizar el men
Contabilidad >> Planes Contables >> Tabla de Impuestos. Esta vista en rbol refleja la
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estructura de los cdigos de impuestos y muestra la situacin fiscal actual para el periodo
seleccionado, o para el ejercicio completo.
Los impuestos se utilizan para calcular las cantidades generadas por concepto de los
impuestos sobre las transacciones, y estn asociados a las Cuentas Contables
correspondientes, generalmente cuentas de IVA, y a los cdigos de impuestos, tanto por
la cantidad de base como por el importe del impuesto.
Para crear un nuevo impuesto, utilice el men de Contabilidad >> Configuracin >>
Contabilidad Financiera >> Impuestos >> Impuestos, Figura 53.
Figura 53: Definicin de Impuestos

Para definir un nuevo impuesto se ingresar los siguientes campos:
Nombre de impuesto : un nombre nico necesario para este impuesto, por

ejemplo 21% Compra IVA,
Cdigo de impuesto : un cdigo opcional para este impuesto,
Aplicacin de impuestos: define si el impuesto se aplica en las ventas, las
compras o ambas,
Impuesto Incluido en el precio: si se marca, el precio que aparece en el
producto o la factura lleva ya incluido este impuesto,
Tipo de impuesto: un campo obligatorio que indica cmo se debe calcular el
impuesto: Porcentaje, Importe Fijo, Ninguno, Saldo o Cdigo Python, este ltimo
se alimenta en el campo Cdigo aplicable de la pestaa Clculo especial,
Importe: un campo obligatorio cuyo significado depende del tipo de impuesto, es
un multiplicador de la cantidad base cuando el tipo de impuesto es porcentual, y
una cantidad fija aadida a la cantidad de base cuando el tipo de impuesto es
Importe Fijo,
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Cuenta impuestos de facturas: una cuenta contable utilizada para registrar las
cantidades de este impuesto que han sido facturadas, pueden utilizarse una sola
cuenta para varios impuestos o dividirlos en varias cuentas segn el porcentaje de
cada uno,
Cuenta impuestos de reintegros: una cuenta contable utilizada para registrar las
devoluciones de los impuestos facturados, puede ser la mismo cuenta que la
cuenta de impuestos de facturas. Sin embargo, en algunas jurisdicciones fiscales,
tiene que ser una cuenta separada,
Impuesto en hijos: cuando se marca, el clculo del impuesto se aplica a la salida
de otros clculos de impuestos especificados en la tabla de cuentas de impuestos
hijas, de tal forma que pueda configurar impuestos sobre los impuestos, de lo
contrario el clculo se aplicar al importe de base de la transaccin,
Incluido en el importe base: cuando se marca, el impuesto se aadir a la
cantidad de base y no se imprimir por separado,
Cuentas de impuestos hijas: otros impuestos que pueden ser utilizados para
crear una estructura de impuestos compleja.
Tip
Puede utilizar los impuestos hijos cuando se tiene una situacin fiscal
compleja que requiere utilizar varios cdigos de impuestos.
Los campos anteriores se aplican los impuestos que se especifiquen y se registran en la

contabilidad general, pero no le ayudan a generar la informacin necesaria para su
declaracin de impuestos. Para eso, utilice las secciones Declaracin de impuestos de la
pestaa Definicin de impuestos para definir a que cdigos de impuestos se debe asignar
el impuesto por Facturas y Notas de Crdito:
Cdigo base cuenta: cdigo fiscal para registrar la cantidad facturada, sin incluir
impuestos, el importe del impuesto se auto calcular,
Cuenta impuesto contable: cdigo fiscal para registrar el importe del impuesto
calculado,
Cdigo base reintegro: cdigo fiscal para registrar la cantidad del reembolso, sin
incluir impuestos, el impuesto se auto calcular,
Cdigo impuesto reintegro: cdigo fiscal para registrar la cantidad de impuestos
por reembolso.
Cuando haya creado una estructura tributaria que consiste en cdigos de impuesto e
impuestos, puede utilizar los impuestos en sus diferentes objetos de negocio para que las
transacciones se relacionen de forma automtica con los impuestos y similares.
Tip
Cuando est trabajando en un negocio que realiza ventas al por menor a

los usuarios finales en lugar de vender a un negocio, es posible que desee
o ser obligado, a mostrar los precios con los impuestos incluidos en lugar
de desglosar la cantidad base ms los impuestos.
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Puede asignar varios impuestos a un producto. Una vez que haya configurado los
impuestos correspondientes, deber utilizar el men Ventas >> Productos >>
Productos, abrir y editar la definicin de un producto, entonces:
Puede seleccionar uno o ms impuestos de venta para cualquier producto que

venda, estos impuestos pueden incluir el IVA y otros impuestos,
Puede seleccionar uno o varias impuestos de compras para cualquier producto
que compre, estos impuestos puede incluir el IVA y otros impuestos.
Generalmente, cuando usted hace una compra o una venta, los impuestos asociados a
cada producto se utilizan para calcular el impuesto cobrado o pagado.
Tambin puede asignar mltiples impuestos a una cuenta contable, de tal forma que al
transferir dinero a travs de la cuenta, tambin se vean reflejados los impuestos
generados por dicha transaccin. Este principio puede ser utilizado para cuando se
ingresan facturas de compra para las que no se registra ningn producto en el sistema.
Los impuestos sobre los productos y las cuentas contables normalmente sern los
impuestos nacionales. OpenERP es capaz de convertir automticamente los impuestos
nacionales a los impuestos internacionales o de exportacin a travs del concepto de
Posiciones fiscales.
Para configurar una Posicin Fiscal, utilice el men Contabilidad >> Configuracin >>
Contabilidad Financiera >> Impuestos >> Posiciones fiscales. Puede utilizar las
posiciones fiscales para convertir automticamente los impuestos nacionales a los
impuestos internacionales o de exportacin necesarios, de acuerdo con la regulacin
fiscal se especifica para cada cliente o proveedor.
Las posiciones fiscales le permiten hacer un mapeo de los impuestos nacionales a los
impuestos internacionales o de exportacin para organizar sus cuentas contables de
acuerdo con estos criterios. Puede asociar las posiciones fiscales a sus clientes y
proveedores para asegurar la conversin automtica de los impuestos y la publicacin de
las plizas contables.
Plan de cuentas
Al configurar OpenERP le permite seleccionar entre alguno de los planes de cuentas
contables predefinidos, que incluyen toda la configuracin bsica tales como los cdigos
de impuestos y las posiciones fiscales. Por supuesto, tambin se puede definir su propio
plan de cuentas contables.
Utilizar un Plan de cuentas contables pre-definido

En la instalacin, OpenERP le permite seleccionar un plan de cuentas de una enorme lista
de planes predefinidos. Para instalar el plan de cuentas, as como las definiciones de
impuestos para su pas seleccione el plan de cuentas que corresponde en el asistente de
instalacin, Figura 54. El plan de cuentas conjunto de cuentas genrico, pero limitado, que
se puede utilizar como un plan bsico para cualquier pas.
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Figura 54: Seleccin de un plan de cuentas genrico

El asistente va a cambiar un poco de acuerdo con el plan de cuentas que haya
seleccionado. Normalmente le pedir aadir un porcentaje de impuestos que ser
utilizado para cuando se crea un nuevo producto, Figura 55.
Figura 55: Ejemplo de un plan de cuentas genrico
Nota
Algunos de los planes contables pre-definidos son exhaustivos y precisos,

mientras que otros tienen un carcter ms provisional y son simplemente
indicadores de las posibilidades. En cualquiera de los planes contables predefinidos es posible modificar las cuentas, crear sus propias cuentas, o
sustituirlos por completo con un plan de cuentas personalizado.
Creacin de un plan de cuentas

Para crear un plan de cuentas se debe comenzar por crear los tipos de cuenta, los tipos
de cuenta la forma en que las cuentas contables sern tratadas al realizar el cierre del
ejercicio fiscal.
Para agregar, modificar o eliminar tipos de cuentas existentes, utilice el men
Contabilidad >> Configuracin >> Contabilidad Financiera >> Cuentas >> Tipos de
cuentas.
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Figura 56: Definicin de Tipos de cuenta

Los campos que se utilizan para definir un tipo de cuenta son los siguientes, Figura 56:
Tipo de cuenta : el nombre del tipo de cuenta.
Cdigo : el cdigo del tipo de cuenta.
Categora Balance / PyG: esta categora determina el lugar en que se imprime la
cuenta en los informes de Hoja de Balance y Prdidas y Ganancias. Hay cinco
tipos que puede utilizar: Sin tipo(/), Balance (cuentas de activos = activos),
Balance (Cuentas Pasivo = pasivos), Prdidas y ganancias (ingresos) y Prdidas y
ganancias (gastos).
Mtodo cierre: este campo indica si la cuenta ser transferida al ejercicio fiscal
siguiente al cerrar el ejercicio fiscal actual.
Ninguno: significa que la cuenta no ser transferida. Normalmente se utiliza
para las cuentas de prdidas y ganancias.
Balance: significa que el saldo de la cuenta ser transferido al cierre del ao.
Normalmente se utiliza para las cuentas de balance.
Detalle: significa que todas y cada una de las plizas se transferir al siguiente
ejercicio.
No reconciliadas: significa que slo las plizas pendientes de conciliar sern
transferidas al siguiente ejercicio. Normalmente se utiliza para las cuentas de
centralizacin.
Una vez que se han definido los tipos de cuentas, utilice el men Contabilidad >>
Configuracin >> Contabilidad Financiera >> Cuentas >> Cuentas para agregar,
modificar o eliminar las cuentas contables existentes.
Utilice el tipo de cuentas Vista para todas aquellas cuentas que componen la estructura
del plan de cuentas y no deben contener plizas o asientos contables.
Los campos de las cuentas contables, Figura 57, son:
Nombre: el nombre de cuenta.

Cdigo: no tiene limite en la cantidad de dgitos que se pueden utilizar. Utilice el
cdigo 0 para indicar la cuenta raz.
Padre: determina qu cuenta es el padre de la cuenta actual. Se utiliza para crear
la estructura de rbol del plan de cuentas.
Tipo Interno: Los tipos internos tienen efectos especiales en OpenERP. De forma
predeterminada se tienen los siguientes tipos internos:
Vista: puede ser utilizado para crear una estructura jerrquica de sus cuentas
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Regular:cualquier cuenta que no se ajusta a uno de los otros tipos, la mayora

de las cuentas tendr este tipo,
A cobrar, A pagar: este tipo de cuentas se utilizan para indicar las cuentas de
centralizacin, para los clientes y proveedores, que se establecern para cada
socio,
Liquidez: se utiliza para indicar las cuentas financieras, ya sean las cuentas
bancarias o cuentas de efectivo
Consolidacin: se utilizan para crear un grfico virtual o de consolidacin de
las cuentas,
Cierre: para indicar las cuentas que ya no se utilizan.
Tipo de cuenta : Es importante seleccionar el tipo de cuenta correspondiente,
como se explic anteriormente. Esto tendr un impacto en el cierre de ao y
tambin al imprimir los informes.
Moneda Secundaria: fuerza a todos los movimientos de esta cuenta para tener
esta moneda secundaria. Recuerde que tambin puede definir los tipos de cambio
en el men Contabilidad >> Configuracin >>Varios >> Monedas.
Tasa de divisas de salida: slo es posible seleccionar cuando se agrega una
moneda secundaria. Existen dos opciones para las transacciones salientes: En
fecha o Tasa promedio. Las transacciones entrantes siempre se calculan En fecha,
de acuerdo con la fecha de la transaccin.
Permitir conciliacin: determina si se puede conciliar las entradas de esta
cuenta. Active este campo para las cuentas por cobrar y por pagar y cualquier otra
cuenta que necesitan ser conciliados.
Impuestos por defecto: este es el impuesto que se aplica de forma automtica a
las compras o ventas que registren en esta cuenta. Permite que el sistema
proponga de forma automtica los impuestos al introducir datos de forma manual
en un diario.
Figura 57: Definicin de cuentas

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La estructura de rbol de las cuentas se puede modificar siempre que lo necesite sin tener
que volver a calcular las plizas individuales. De esta forma puede reestructurar
fcilmente su estructura de cuentas durante el ao para reflejar de mejor forma la realidad
de la empresa.
Para ver el plan de cuentas activo actualmente utilice el men Contabilidad >> Planes
contables >> Plan Contable, y en el asistente seleccionar la opcin Abrir plan contable
para ver el plan vigente en el ao seleccionado, los movimientos de las cuentas y los
perodos. Haga clic en una cuenta para profundizar en los detalles.
La mayora de los paquetes de software de contabilidad representan los
planes de cuentas en forma de una lista. La vista de rbol de OpenERP
ofrece varias ventajas:
Nota
Le permite mostrar en detalle slo las cuentas que le interesan,
Le permite obtener una visin global de las cuentas (al mostrar slo las
cuentas de resumen),
Es ms intuitivo,
Es flexible porque se puede reestructurar fcilmente.
La estructura del plan de cuentas es jerrquica, los subtotales se calculan de forma

automtica para las cuentas de tipo Vista de tal manera que puede desarrollar un conjunto
de cuentas de vista para mostrar slo los elementos que le interesan.
Para obtener los detalles de las plizas en las cuentas que son importantes para usted,
todo lo que tienes que hacer es clic en el cdigo o el nombre de la cuenta.
Para mostrar el plan de cuentas OpenERP puede tardar varios segundos, esto es porque
se calculan los dbitos, crditos y saldos de cada cuenta en tiempo real.
Planes de cuentas virtuales

En muchas ocasiones la estructura del plan de cuentas contables viene impuesta por la
legislacin vigente en el pas. Por desgracia, esa estructura no siempre se corresponde
con lo que la empresa necesita.
En OpenERP, puede utilizar el concepto de planes de cuenta virtuales para administrar
varias representaciones de las mismas cuentas simultneamente. Estas representaciones
se pueden mostrar en tiempo real sin la necesidad de realizar una captura adicional de
datos.
De esta forma se puede tener un plan de cuentas contables con base en los estatutos
legales de su pas, y su CEO puede tener tantos planes de cuentas virtuales como sea
necesario, todos sobre la base de las cuentas en el plan de cuentas general. Por ejemplo,
puede crear una vista para cada uno de los departamentos, otro para el flujo de caja y la
liquidez, o uno que muestre las cuentas consolidadas de acuerdo a las diferentes
empresas.
Lo ms interesante de los planes de cuentas virtuales es que se pueden utilizar en la
misma forma que el plan de cuentas global para toda la organizacin. Por ejemplo, puede
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establecer los presupuestos de sus cuentas consolidadas, o de las cuentas de una de sus
empresas.
Los planes de cuentas virtuales le permiten ofrecer diferentes
representaciones de una o varios planes de cuentas existentes. Crear y
reestructurar las cuentas virtuales no tiene impacto en las plizas contables.
Puede utilizar los planes virtuales sin riesgo de modificar el Plan General de
Contabilidad o los asientos contables futuros.
Debido a que slo se utilizan para obtener una representacin diferente de
las mismas plizas, son muy tiles para:
Tip
Consolidacin de varias empresas en tiempo real,
Presentacin de informes a los socios en funcin de su participacin,
Clculos de depreciacin,
Vistas de flujo de efectivo,
Obtener vistas ms tiles que las impuestas por la ley,
Presentacin de grficos de resumen a usuarios con diferentes niveles

de permisos dentro de la empresa.
Para crear un nuevo plan de cuentas virtual se debe crear una cuenta raz a travs del
men Contabilidad >> Configuracin >> Contabilidad Financiera >> Cuentas >>
Cuentas. Su cuenta de nivel superior debe tener un nombre, un cdigo (diferente de
cualquier otro cdigo en su plan de cuentas actual), el Tipo interno debe ser del tipo de
Consolidacin para poder realizar el mapeo de las cuentas.
A continuacin, en la pestaa de Consolidation Children, Figura 58, puede asignar las
cuentas a consolidar. Puede aadir las cuentas de tipo Vista o las cuentas normales. Si
agrega una cuenta de tipo Vista, OpenERP incluir automticamente todas las cuentas
vinculadas existentes y futuras.
Una vez que haya definido sus planes de cuenta virtuales, puede ejecutar informes, tales
como la Hoja de Balance General y el Libro Mayor, tanto para el plan general de
cuentas, como para cada uno de sus planes de cuentas virtuales que le proporcionarn
otras representaciones de la empresa. Todas las acciones y plizas contables del plan de
cuentas general tambin estarn disponibles en los planes de cuentas virtuales.
Por ltimo, tambin se pueden hacer planes de cuentas virtuales con base en otros
planes de cuentas virtuales. Eso puede dar una nueva dimensin para el anlisis
financiero. Puede crear un nmero ilimitado de planes de cuentas virtuales, o de
consolidacin, de sus cuentas principales.
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Figura 58: Plan de cuentas virtuales
Diarios
Todos los asientos contables deben aparecer en un diario de contabilidad. Por eso, como
mnimo debe crear un Diario de Ventas para registrar las facturas de sus clientes, un
Diario de Reembolso de Ventas para registrar las notas de crdito de los clientes, un
Diario de Compra para registrar las facturas de los proveedores, un Diario Reembolso de
Compra para las notas de crdito de los proveedores y un Diario del Banco para las
transacciones bancarias.
Configuracin de un Diario
Para ver, editar o crear nuevos diarios utilice el men Contabilidad >> Configuracin >>
Contabilidad Financiera >> Diarios >> Diarios, Figura 59.
Cuando se selecciona un tipo de diario, algunos parmetros de configuracin sern
preestablecidos de forma automtica. Por ejemplo, el tipo de diario le dir al sistema en
que tipo de transacciones se puede utilizar el diario.
Cada diario tiene una forma especfica de mostrar los datos. El tipo de diario determina la
forma de visualizar los datos que indica los campos que deben ser presentados y los
campos que son obligatorios al introducir los datos de contabilidad en este diario. La vista
determina tanto el orden de los campos como las propiedades de cada campo. Por
ejemplo, el campo Estado tiene que aparecer al introducir datos en el diario de las
cuentas bancarias, pero no en los otros diarios.
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Figura 59: Definicin de un Diario de Contabilidad

Tambin puede crear sus propias vista de diario. Sin embargo, antes de crear una nueva
vista para una diario compruebe que no hay definida ninguna otra vista similar. Slo se
debe crear una nueva vista para nuevos tipos de plizas.
Puede crear una secuencia para cada diario, esta secuencia determina la numeracin
automtica de las plizas contables. Se puede usar la misma secuencia en varios diarios
diferentes.
Tip
Las secuencias para los diarios se pueden crear en el men Configuracin

>> Configuracin >> Secuencias e identificadores >> Secuencias.
De forma predeterminada, OpenERP tiene slo una secuencia en la
definicin diario.
Las opciones de Cuenta deudora por defecto y Cuenta acreedora por defecto permiten
que el sistema genere de forma automtica los asientos de contrapartida cuando se estn
introduciendo las plizas a travs de los diarios. En algunos diarios, estas cuentas son
obligatorias. Por ejemplo, en un diario de banco se debe configurar una cuenta bancaria
asociada con el diario de modo que no tenga que crear las contrapartidas para cada
operacin de forma manual.
Un diario puede ser marcado como Centralizado. Al hacer esto, las entradas de
contrapartida no sern propiedad de cada pliza, sino que se generar una sla pliza
para todo el diario en el periodo indicado. De esta forma tendr una lnea de crdito y una
lnea de dbito centralizado para todas las plizas de este diario, lo que significa que tanto
el crdito como de dbito aparecen en la misma lnea. Esta opcin se utiliza cuando se
escriben las entradas iniciales en un diario de apertura.
Nota
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Un diario de banco se crea automticamente a partir de la cuenta

bancaria(s) que defina para su empresa. Utilice el men Contabilidad >>
Configuracin >> Contabilidad Financiera >> Cuentas >> Cuentas
bancarias.
Introduzca el nombre del banco, y al guardar la entrada, el diario bancario se
crear automticamente con el nombre del banco y el nmero de cuenta. La
cuenta del libro mayor de este banco tambin se crear.
Controles y consejos para la entrada de datos

Puede llevar a cabo dos tipos de control en los diarios de OpenERP: controles sobre las
cuentas y controles de acceso para grupos de usuarios. Adems de estos controles,
tambin se puede aplicar el sistema estndar de permisos de usuario.
Para evitar la introduccin de datos en cuentas equivocadas, puede poner restricciones
sobre las cuentas contables de tal forma que indique las cuentas permitidas para un diario
en especfico. Para ello, hay que enumerar todas las cuentas o tipos de cuenta vlidos en
la pestaa Controles de entrada en la definicin del diario. Si no se define ninguna cuenta
en el campo Controles de entrada, OpenERP se no aplica ninguna restriccin sobre las
cuentas que pueden ser utilizadas para publicar plizas en el diario.
Si se genera una lista de cuentas y / o tipos de cuentas que se pueden utilizar en un
diario, OpenERP le permitir usar slo las cuentas o tipos de cuentas que est en dicha
lista para publicar plizas en un diario. Esta verificacin se realiza desde el momento en
que se introducen los datos.
Esta funcionalidad es til para limitar posibles errores de entrada de datos mediante la
restriccin de las cuentas que pueden ser utilizadas en un diario.
En contabilidad no es una buena idea para permitir la entrada de datos
directamente de la cuenta bancaria de A a la cuenta bancaria B
Tip
Para evitar este problema, se pueden configurar los diarios asociados a las
cuentas bancarias para permitir transacciones slo a las cuentas que no son
de tipo Banco. De esta forma, a los usuarios no contables se les impide la
transferencia de pagos de un banco a otro.
Condiciones de pago
Se pueden definir las condiciones de pago que necesita. Las condiciones de pago
determinan las fechas de vencimiento para el pago de una factura.
Para definir nuevas condiciones de pago, utilice el men Contabilidad >> Configuracin
>> Varios >> Plazos de pago y haga clic en Nuevo.
La Figura 60 representa la forma de configurar un plazo de pago con las siguientes
condiciones: pago de $5,000 en 5 das, el pago del 50% en el ltimo da del mes en curso,
y la cantidad restante el da 15 del prximo mes.
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Figura 60: Configurando los plazos de pago
Configuracin de las condiciones de pago

Para configurar nuevos plazos de pago debe empezar por dar un nombre al Plazo de
pago. El texto que introduzca en el campo Descripcin en facturas, ser el que
aparezca impreso en las facturas, por lo que de e ingresar una descripcin clara de las
condiciones de pago.
A continuacin, debe crear lneas individuales para el clculo de los plazos de pago en la
seccin de condiciones de pago. Se debe dar un nombre a cada lnea en el campo
Nombre de la lnea. Estos ttulos son informativos y no afectan el clculo real de los
plazos de pago. El campo secuencia le permite definir el orden en que se evalan las
reglas.
El campo Clculo le permite definir la forma de calcular el importe a pagar por cada lnea:
Porcentaje: la lnea corresponde a un porcentaje de la cantidad total, el factor que

se da en campo Cantidad a pagar debe tener un valor entre 0 y 1.
Importe Fijo: se trata de un valor fijo establecido por el valor del campo Cantidad
a pagar.
Saldo: indica el saldo restante despus de considerar las otras lneas.
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Piense con cuidado la forma de configurar el clculo de los saldos para evitar errores de
redondeo. El nmero de secuencia ms alto es el que se evala al ltimo.
Los dos ltimos campos, Nmero de das y el Da del mes, permite calcular el tiempo de
demora para aplicar cada una de las lneas de pago. El retraso Da del mes se puede
establecer en-1, 0o cualquier otro nmero positivo. Por ejemplo, si hoy es el 20 de
diciembre de 2013, y si desean establecer las condiciones de pago como stas:
$5,000 dentro de 5 das: genere una lnea de pago con el clculo configurado
como Importe Fijo, el Nmero de das 5 y Da del mes 0. Esto crea los asientos de
cobro en la fecha 25 de diciembre 2013.
Pago del 50% en el ltimo da del mes en curso: genere una lnea de pago con el
clculo configurado en Porcentaje, el Nmero de Das 0 y el Da del mes -1. Esto
crea los asientos de cobro en la fecha 31 de diciembre 2013.
Cantidad restante el 15 del prximo mes: genere una lnea de pago con el clculo
configurado en Saldo, el Nmero de Das 0 y el Da del mes 15. Eso crea los
asientos de cobro para la fecha 15 de enero 2011.
Una vez configurados sus plazos de pago, puede aadir los plazos de pago pre definidos
para un socio a travs de la pestaa Contabilidad en el formulario del socio.
Apertura y cierre de un ejercicio financiero

Al final de un ejercicio, que tendr que transferir el saldo de sus cuentas contables al
cierre de ese ao como saldo inicial para el nuevo ejercicio fiscal. OpenERP le permite
publicar automticamente dicha pliza. Puede realizar la transferencia de los saldos de
apertura en varias ocasiones, ya que muchas veces es imposible cerrar un ao de una
sola vez. Para esos casos, debido a que los saldos cambian, es necesario publicar plizas
correctivas. Los nuevos saldos se pueden transferir fcilmente a travs de un asistente,
por lo que no tiene que llevar un registro de cada pliza de correccin efectuada para
cerrar el ejercicio anterior.
Pasos para abrir un nuevo ejercicio fiscal

Antes de poder generar el saldo inicial para sus cuentas contables tiene que realizar
algunas etapas.
1. Crear el nuevo ejercicio fiscal
2. Defina un perodo de apertura
Utilice el men Contabilidad >> Configuracin >> Contabilidad Financiera >>
Perodos >> Perodos y cree un nuevo periodo para el ejercicio fiscal que desea abrir, en
caso de que no se haya generado de forma automtica. Asegrese de conectar el perodo
al ejercicio fiscal que acaba de definir. Seleccione la casilla de Perodo de apertura / cierre
para indicar que este perodo se debe utilizar para las plizas de apertura. Normalmente
las fechas de inicio y fin del periodo coinciden con el primer da del ao fiscal, por ejemplo
01/01/YYYY.
3. Compruebe los tipos de cuenta
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Antes de generar las entradas de apertura, asegrese de comprobar los tipos de cuenta
definidos, ms especficamente el mtodo de lo diferido. El mtodo de lo diferido se
determina si y cmo anotaciones en cuenta se transferirn al nuevo ejercicio. Hay cuatro
mtodos de cierre posibles: Ninguno, Balance, detalle, Sin conciliar.
Mtodo de cierre
Accin
Ninguno
Nada va a ser transferido, por lo general las cuentas de prdidas y

ganancias.
Saldo
El saldo de la cuenta ser transferido, por lo general del Balance

General
Detalle
Todas las entradas se transfieren, tambin entradas conciliadas.
No conciliadas
Slo las entradas que no han sido conciliadas al primer da del

nuevo ao fiscal sern transferidas, por lo general las cuentas por
cobrar y por pagar.
4. Compruebe el vnculo entre la cuenta y tipo de cuenta.

Compruebe que cada cuenta est relacionada con el tipo de cuenta correcto para evitar
generar una entrada de apertura incorrecta.
5. Crear un Diario de Apertura / Cierre
Utilice el men Contabilidad >> Configuracin >> Contabilidad Financiera >> Diarios
>> Diarios. Cree un nuevo diario para publicar las entradas de apertura. Asegrese de
respetar las siguientes opciones:
El Tipo debe ser de Apertura / cierre.
La Cuenta deudora por defecto y la Cuenta acreedora por defecto podran ser
algo as como 140000 Beneficios.
La opcin Homlogo centralizado se marcar automticamente al seleccionar el
tipo de diario para evitar una tener una contrapartida por cada lnea, y en lugar de
tener una lnea de dbito y una de abono en la apertura de la cuenta
correspondiente.
La Secuencia de asientos se crear automticamente al guardar el diario.
Generacin de la Pliza de apertura

Para generar automticamente las plizas de apertura en funcin de sus libros contables
reales, OpenERP proporciona un asistente que puede encontrar en el men Contabilidad
>> Procesamiento peridico >> Fin del perodo >> Generar asientos de apertura.
En el asistente, especifique el ejercicio fiscal para el que se desea realizar la transferencia
de saldos, es decir el Ao Fiscal a cerrar. Seleccione el nuevo ao fiscal, el ao en el que
desea generar la pliza de apertura. Tambin tiene que seleccionar el diario y el perodo
para publicar las plizas de apertura. La descripcin para la pliza de apertura se propone
por defecto, pero por supuesto puede capturar a su propia descripcin. A continuacin,
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hacer clic en el botn Crear para generar la pliza de apertura de acuerdo con la
configuracin definida.
Para ver el borrador de la pliza de apertura que se ha generado utilice el men
Contabilidad >> Plizas >> Plizas. Haga clic en el botn No asentado para filtrar slo
las plizas en borrador. Abra la pliza correspondiente y verifique los datos registrados.
Haga clic en el botn Aprobar para confirmar la pliza.
Nota
Mientras que el proceso de cierre de ao fiscal est en curso, se pueden

publicar plizas adicionales en el periodo de apertura. Para actualizar los
saldos de forma automtica, OpenERP le permite utilizar el asistente
Cancelar asientos de apertura. Este asistente cancelar automticamente
el asiento de apertura existente.
Para actualizar los saldos de y mostrar los resultados correctos, se debe
ejecutar nuevamente el asistente Generar saldos de apertura. La pliza de
apertura incluir los saldos correctos. De esta manera, usted puede generar
su pliza de apertura tantas veces como sea necesario.
Cierre de un ejercicio fiscal

Para cerrar un ejercicio fiscal utilice el men Contabilidad >> Procesamiento peridico
>> Fin del perodo >> Cerrar un ejercicio fiscal. Se abre un asistente, Figura 61, que le
pide el ejercicio para cerrar.
Cuando el ao fiscal est cerrado ya no se puede crear o modificar las plizas de ese
ao. As que se recomienda crear una copia de seguridad de la base de datos antes de
cerrar el ao fiscal. El cierre de un ao fiscal no es obligatorio, y se poda cerrar
fcilmente en cualquier momento del prximo ejercicio, cuando las cuentas contables
hayan sido revisadas, enviadas a las autoridades y ya no se deban permitir
modificaciones adicionales.
Figura 61: Cierre de un Ejercicio fiscal
Configuracin de cuentas analticas

Para realizar la configuracin inicial de las cuentas analticas debe:
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Establecer el plan de cuentas,

Crear los diarios,
Vincular los diarios analticos a sus diarios de contabilidad.
Configuracin del Plan de cuentas

Para crear las diferentes cuentas analticas, utilice el men Contabilidad >>
Contabilidad analtica >> Contabilidad Analtica y haga clic en el botn Crear. Tenga
en cuenta que los datos que aparecen al crear una cuenta analtica dependern de los
mdulos instalados, Figura 62.
Figura 62: Configuracin de una cuenta analtica

Para crear una cuenta analtica, se deben completar los campos principales:
El Nombre de la cuenta,
El Cdigo / Referencia: utilizado como un atajo para seleccionar la cuenta,
La Cuenta Padre: utilice este campo para definir la jerarqua entre las cuentas.
El Tipo de cuenta: al igual que las cuentas contables, las cuentas de tipo vista se
utilizan para las cuentas virtuales que sirven para crear una estructura jerrquica y
de subtotales, y no almacenan asientos contables. El tipo normal se utiliza para las
cuentas analticas que contienen plizas.
Si una cuenta analtica, por ejemplo para un proyecto, tiene un tiempo de vida limitado, se
puede definir una fecha de inicio y fin.
El tiempo mximo puede ser utilizado para contratos con un lmite fijo de horas de
servicio.
Hay varios mtodos disponibles para realizar la facturacin de forma
automatizada:
Tip
Las empresas de servicios suelen utilizar la facturacin de rdenes de

compra, las cuentas analticas o las tareas de gestin de los proyectos.
Las empresas de fabricacin y de comercio utilizan la facturacin de

las entregas o pedidos de compra de los clientes.
Una vez que haya definido las cuentas analticas, puede ver la tabla de cuentas, Figura
63, en el men Contabilidad >> Planes contables >> Plan de cuentas analticas.
Puede mostrar las cuentas analticas para uno o ms perodos o durante todo un ejercicio
fiscal.
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Figura 63: Grfico de Cuentas analticas
Tip
La pantalla de configuracin para una cuenta analtica puede variar en

funcin de los mdulos instalados en su base de datos.
Creacin de diarios
Una vez que ha creado las cuentas analticas para su empresa, debe crear los diarios.
Estos diarios permiten categorizar los diferentes asientos contables por su tipo, tales
como:
Servicios,
Reembolsos de gastos,
Compras de materiales,
Gastos varios,
Ventas.
Nota
Como mnimo, debe crear un diario analtica para ventas y otro para
compras. Si no crea estos diarios, OpenERP no podr validar las facturas
asociadas a una cuenta analtica ya que no sera capaz de crear un asiento
contable analtico de forma automtica.
Para definir los diarios analticos utilice el men Contabilidad >> Configuracin >>
Contabilidad Analtica >> Diarios >> Diarios analticos y haga clic en el botn Crear,
Figura 64.
Figura 64: Creacin de un Diario Analtico

Slo tiene que darle un Nombre al diario, un Cdigo y elegir un Tipo de diario. Los tipos
de diario disponibles son:
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Venta, para las ventas a los clientes y las notas de crdito,

Compra, para las compras y gastos,
Efectivo, para los movimientos financieros,
Situacin, para ajustar las cuentas al iniciar una actividad, o al final del ejercicio,
General, para todas las dems entradas.
Un diario analtico tiene que estar asociado a los diarios generales para permitir que
OpenERP publique las plizas analticas. Por ejemplo, si se introduce una factura para un
cliente, OpenERP buscar automticamente el diario analtico de tipo de ventas
relacionados con el diario de Ventas. En el men Contabilidad >> Configuracin >>
Contabilidad Financiera >> Diarios >> Diarios seleccione, por ejemplo, el diario de
ventas. En el campo Diario Analtico seleccione el diario de ventas analtico, Figura 65.
Figura 65: Vinculacin de un diario analtico de un diario

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