Instituto Colombiano para la Evaluacion

de la Educacin.

www.icfesinteractivo.com

Subdireccin de Desarrollo de
Aplicaciones
Versin R6-V1

Manual para la inscripcin de

estudiantes al Examen de Estado
Saber 11 y al Examen de Ensayo
Pre Saber 11.
PRE SABER SABER 11

Visite nuestro Website

enhttp://www.icfes.gov.co/

Tabla de Contenido.
1

INTRODUCCIN. ........................................................................ 5

CMO INGRESAR AL SISTEMA? ................................................... 7

2.1

Iniciar Sesin. ...................................................................... 7

INGRESO AL PANEL DE CONTROL ................................................. 9

3.1 Usuarios con ms de un perfil ................................................. 9
3.2 Seleccionar aplicacin ......................................................... 10
3.3 Gestionar inscripcin ........................................................... 10
MATRICULA SIMAT ...................................................................... 12
3.3.1 Pasar a la lista de Aspirantes. ............................................ 13
3.3.1.1

Validaciones del Sistema.............................................. 13

3.3.2 Retirar estudiantes. .......................................................... 14

3.3.3 Correccin de Datos ......................................................... 15
ASPIRANTES .............................................................................. 15
3.3.4 Carga Masiva. ................................................................. 16
3.3.4.1

Consultar Carga Masiva. .............................................. 18

3.3.5 Descargar Contraseas. .................................................... 19

3.3.6 Seleccionar Centro de Reclusin para Estudiantes privados
de la libertad. ............................................................. 20
3.3.7 Agregar Aspirantes uno a uno. ........................................... 20
3.3.8 Retirar Estudiantes........................................................... 22
3.3.9 Reportar Estudiantes con Discapacidad. ............................... 22
3.3.10
Marcar estudiantes como pago unitario. .......................... 23
3.3.11
Desmarcar estudiantes con pago unitario. ....................... 24
3.3.12
Inscribir Estudiantes. ................................................... 25
3.3.12.1 Cmo diligenciar el formulario de inscripcin? ................ 26
PREINSCRITOS ........................................................................... 28
3.3.13
3.3.14
3.3.15
3.3.16
3.3.17

Cambio de municipio ................................................... 29

Seleccionar Centro de Reclusin para Estudiantes
privados de la libertad. ................................................ 31
Generar Referencia de Pago Agrupada. ........................... 31
Generar referencia con cargue automtico ...................... 33
Seleccin de medio de pago de referencia ....................... 34

3.3.17.1 Pago por ventanilla de banco ........................................ 36

3.3.17.2 Formato de instructivo de pago en banco ....................... 36

3.3.17.3 Pago por medio electrnico (PSE) .................................. 38

3.3.18
3.3.19

Reconfirmacin para inicio de pago en lnea .................... 39

Listado de operaciones por Pago en Lnea ....................... 39

INSCRITOS ................................................................................ 40
3.3.20
3.3.21
3.3.22
3.3.23
3.4

Seleccionar Centro de Reclusin para Estudiantes

privados de la libertad. ................................................ 41
Cambio de municipio ................................................... 41
Correccin de Datos .................................................... 41
Consultar resumen de inscripcin .................................. 41

Ayuda ............................................................................... 41

REPORTAR ESTUDIANTE CON DISCAPACIDAD. .............................. 43

CORRECCIN DE DATOS. .......................................................... 54

5.1
5.2
5.3

Correccin de nombre. ........................................................ 54

Correccin de Documento de Identidad .................................. 56
Duplicado de Identidad ........................................................ 58

ASOCIAR CENTRO DE RECLUSIN AL ESTUDIANTE. ....................... 60

CMO RECUPERAR LA CONTRASEA DE LA INSTITUCIN EN

CASO DE OLVIDO? ................................................................... 61

CONSULTAR MOVIMIENTOS DE RECAUDO .................................... 62

8.1
8.2

Referencias que usan saldo a favor ........................................ 63

Referencias prximas a expirar ............................................. 64

8.2.1 Alerta en listado de estudiantes de referencias a punto de

expirar ...................................................................... 65
8.2.2 Popup en listado de estudiantes de referencias expiradas ....... 66
8.3
8.4
8.5

Consultar los estudiantes asociados a referencia grupal ............ 68

Anular referencia de pago .................................................... 68
Ver detalle de pago ............................................................. 70

GLOSARIO.
Trmino
MEN
DUE

SIMAT

PERFIL
PREINSCRITO
INSCRITO

PERSONA NATURAL

MARCADO COMO UNITARIO

GRUPOS DE RECAUDO

Descripcin
Ministerio de Educacin Nacional.
Directorio nico de Instituciones
educativas del MEN
SISTEMA INTEGRADO DE
MATRICULA: El sistema integrado de
matrcula SIMAT es una herramienta
que permite organizar y controlar el
proceso de matrcula en todas sus
etapas, as como tener una fuente
de informacin confiable y disponible
para la toma de decisiones.
Tambin llamado Rol
Estudiante que ya diligenci el
formulario de pre inscripcin pero no
ha realizado el pago.
Estudiante que diligenci la pre
inscripcin, realiz el pago y tiene el
nmero nico de inscripcin (NUI).
Usuario de evaluacin que no es
estudiante de una institucin de
educacin media.
Funcionalidad que tiene la institucin
para marcar un estudiante con pago
Unitario. El sistema slo permite
marcar
estudiantes
en
estado
Aspirante.
Las institucin educativas, pueden
seleccionar la modalidad de pago de
los estudiantes segn sus procesos
internos:
1. Pago agrupado: esta opcin
permite que el colegio recaude el
valor de la inscripcin de todos
los estudiantes y realice una sola
consignacin a favor del ICFES
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Trmino

Descripcin
en
la
Institucin
bancaria
autorizada,
asumiendo
la
responsabilidad
de
que
la
consignacin
se
realice
oportunamente.
2. Pago
unitario:
esta
opcin
permite que cada estudiante, al
finalizar la preinscripcin, pueda
generar su propio nmero de
referencia y hacer el pago
directamente
en
la
entidad
bancaria autorizada para el
recudo de los valores por
concepto de la inscripcin, sin
que el colegio tenga que realizar
ninguna clase de recaudo. En
esta opcin, la responsabilidad
de la oportunidad en el recae
directamente en cada estudiante.
3. Pago unitario y pago agrupado:
los colegios pueden seleccionar la
opcin de pago unitario para
algunos estudiantes y de pago
grupal para otros, de acuerdo
con sus procedimientos internos,
pero tiene la obligacin de
informar de manera clara y
oportuna a cada uno de los
estudiantes cmo se va a realizar
su pago y de quin es la
responsabilidad
de
hacerlo
oportunamente.

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Introduccin.

El objetivo de este manual es orientar a las instituciones de educacin media

y a los estudiantes sobre el proceso de inscripcin al Examen de Estado
SABER 11 y PRE SABER 11 teniendo las nuevas funcionalidades del
sistema.
Es responsabilidad del rector de cada institucin educativa leer
cuidadosamente el procedimiento y verificar que las personas que harn
parte de l tienen clara la siguiente informacin que:
1. La inscripcin a los exmenes que realiza el ICFES est compuesta
por cuatro etapas: i) autenticacin, ii) preinscripcin, iii) pago y iv)
verificacin de la inscripcin. Los interesados deben autenticarse
mediante la creacin de un usuario nico con el que ingresarn al
sistema a travs de un solo panel de control. Este usuario nico ser
solicitado para la consulta de citacin y para la consulta de resultados.
Con el usuario nico se ingresa al panel de control para iniciar el
proceso de preinscripcin, diligenciando con datos verdicos el
formulario de informacin personal y sociodemogrfica. Si el usuario
cumple con los requisitos para inscribirse al examen de su inters, el
sistema le generar un nmero de referencia para el pago del valor
del examen. La entidad financiera no admitir pagos sin el respectivo
nmero de referencia. Despus de realizar el pago el sistema activar
la inscripcin y el usuario podr ingresar a la pgina a verificar que
haya quedado correctamente registrado y se haya generado el
nmero nico de inscripcin (NUI).
2. Para inscribir estudiantes que son menores de edad, la institucin
educativa debe informar a los padres de familia que, en cumplimiento
de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto Reglamentario 1377 de 2013,
el ICFES durante la preinscripcin le solicitar a cada persona
autorizacin para tratar los datos personales que suministre, los
cuales podrn ser entregados a terceros que otorguen estmulos e
incentivos a los estudiantes con mejores resultados y para procesos
de investigacin. Por lo anterior, los menores de edad, debe tener la
autorizacin expresa de sus padres o representante legal facultando
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al ICFES para entregar sus datos a terceros para incentivos o

investigaciones acadmicas y para recibir notificaciones relacionadas
con la convocatoria a la que se est inscribiendo. La Institucin ser
responsable de obtener y conservar dicha autorizacin. En los casos
en los que no haya autorizacin de los padres de familia o
representante legal de los menores, el estudiante debe informarlo en
la preinscripcin y la institucin deber enviar al ICFES antes del
cierre de las inscripciones, el listado de estudiantes que no
autorizaron el tratamiento de sus datos personales.
3. A partir de 2015, para inscribirse a las pruebas que realiza el
Icfes es necesario tener un usuario nico para autenticarse. La
creacin de usuarios nicos para la autenticacin en la
plataforma de inscripcin del Icfes se hace a travs del correo
electrnico y busca garantizar la seguridad de la informacin y
facilitarle a las personas, a travs de un solo panel de control, el
acceso a la consulta de la citacin y de los resultados de todas
las pruebas que presenten, as como a los servicios asociados con
las pruebas.
4. Las instituciones educativas tienen la responsabilidad de reportar
en la plataforma del Icfes a los estudiantes que aspiran presentar
un examen y entregarles la contrasea temporal que les asign el
sistema, para que puedan crear el usuario nico e intransferible
con el que debern autenticarse a partir de ese momento en
todas las transacciones que realicen con el Icfes: preinscripcin,
comprobacin de la inscripcin, consulta de la citacin, consulta
del resultado.

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Cmo ingresar al Sistema?

Para tener acceso a los servicios de inscripcin, la Institucin educativa debe

ingresar a http://www.icfesinteractivo.gov.co/ y dar clic en el botn
REGISTRO.

Si ya tiene usuario y contrasea registrada por favor ingrese por la

opcin INICIAR SESIN, si es un usuario nuevo por favor ingrese por
la opcin CREAR USUARIO.

2.1 Iniciar Sesin.

El sistema muestra una pantalla donde solicita la siguiente informacin.
Usuario
Contrasea
Cdigo de verificacin.
Si no recuerda su contrasea, la puede recuperar a haciendo clic en el link
Ha olvido su contrasea? Ver numeral 7 Cmo recuperar la contrasea
de la institucin en caso de olvido?

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El sistema verifica los datos ingresados, si no hay inconsistencias en la

informacin, se le mostrar el panel de control.
Si su usuario se encuentra en estado inactivo Por favor
comunquese con la Unidad de Atencin al Ciudadano para
recibir informacin sobre el proceso de activacin y cambio
de contrasea, lnea gratuita 018000 11 0858 lnea local
3077008.
Para acceder a los servicios del ICFES las instituciones de
educacin media deben estar debidamente REGISTRADOS en
el Directorio nico de Establecimientos Educativos (DUE) y
tener actualizada la informacin de jornada, calendario,
rector, correo electrnico, direccin, municipio.

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Ingreso al Panel de Control

En el panel de control se mostraran los mdulos que tenga acceso segn su

usuario. Para el proceso de registro, seleccione el mdulo que corresponde a
INSCRIPCIN.

En el panel de control encontrar un men para hacer los procesos de

GESTIONAR INSCRIPCIN, ACTUALIZAR DATOS y AYUDA ste ltimo
le permitir descargar el Manual de Usuario.

3.1 Usuarios con ms de un perfil

Un usuario puede tener varios perfiles
establecimiento, perfil de sede, por ejemplo).

en

el

sistema

(perfil

de

Para el proceso de registro seleccione el mdulo que corresponde a

INSCRIPCIN. A continuacin el sistema le mostrar los perfiles con los
que pueden hacer transacciones.

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Si el usuario selecciona un perfil que tiene asociados varios agrupadores,

deber especificar con cul de ellos va trabajar. Una vez que se carga el
men, el usuario puede seleccionar alguna de las opciones disponibles.

Una vez el usuario se ha identificado con un perfil, si requiere

cambiar el rol del perfil con el que est trabajando lo puede hacer
por el desplegable que parece en la esquina superior derecha dando
clic en el enlace CAMBIAR ROL.

3.2 Seleccionar aplicacin

El sistema le desplegara las aplicaciones activas, usted deber seleccionar la
aplicacin para la que va a inscribir sus estudiantes.

3.3 Gestionar inscripcin

En el men principal seleccione la opcin GESTIONAR INSCRIPCIN. En
la seccin de cada examen, el sistema le desplegar una serie de pestaas
con las cuales puede verificar en qu etapa del proceso de inscripcin se
encuentra cada uno de sus estudiantes: aspirantes, preinscritos, o inscritos.
Tambin podr verificar los casos reportados como privados de la libertad
y/o como discapacitados.

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El sistema le solicitar realizar el proceso de actualizacin de datos

institucionales antes de continuar el proceso de inscripcin.
Ver. Manual del usuario Saber 11- Pre saber 11 Cmo
crear Usuario Icfes en Instituciones educativas? Nueva Sede
Jornada
Para la inscripcin a SABER 11, el sistema mostrar una lista de los
estudiantes de ltimo grado aspirantes pre cargada de acuerdo con la
informacin del SIMAT, reportada un mes antes. Si no aparece ninguna lista
pre cargada, podr agregar estudiantes a travs de la carga masiva de un
archivo de Excel o ingresarlos uno a uno en la lista de aspirantes, con el fin
de avanzar en el proceso, no obstante, deber actualizar la informacin en
SIMAT para evitar dificultades en la publicacin de resultados.
Para la inscripcin a PRE SABER 11 no aparecer pre cargada ninguna lista
en MATRICULA SIMAT, por lo cual, el listado de aspirantes debe ser
cargado por la institucin. Para los dos exmenes podr realizar tareas
como descargar contraseas, cargar masivamente estudiantes, adicionar y
retirar aspirantes, modificar inscripcin, consulta de inscritos, consultar
movimientos, generar referencia de pago, marcar como pago unitario a un
estudiante, desmarcar pago unitario, consultar movimientos y reportar
discapacitados. El detalle de cada funcionalidad por cada pestaa se explica
a continuacin.
Pestaas de la Inscripcin:
Matrcula SIMAT: Lista que muestra los datos de matriculados en
grado 11 y/o 26.

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Aspirantes: Lista que corresponde al nmero de estudiantes pre

cargados de SIMAT confirmadas por la institucin como aspirantes,
ms las personas cargadas de forma masiva o cargadas una a una.
Pre inscritos: Lista que corresponde al nmero de estudiantes a los
que ya diligenciaron el formulario de inscripcin.
Inscritos: Lista que corresponde al nmero de estudiantes que ya
pagaron la inscripcin y por lo tanto tienen un nmero nico de
inscripcin (NUI). Los estudiantes que estn en esta lista sern citados
al respectivo examen.

MATRICULA SIMAT

En esta pestaa, las instituciones educativas que cuenten con la carga

offline se les pre cargada el listado de MATRCULA DE SIMAT vern los
nombre y documentos de identidad. Todos aparecern en estado Pendiente
por Autorizar. La Institucin educativa podr realizar las siguientes
acciones sobre esta lista:
Tenga en cuenta que para presentar el examen SABER 11 y
PRE SABER 11 es necesario tener como mnimo 14 aos de
edad.

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3.3.1 Pasar a la lista de Aspirantes.

Por medio de esta accin se confirma que el estudiante est

matriculado en la institucin y que aspira inscribirse al examen, lo
puede realizar a travs de las acciones que se encuentran en la parte
derecha del nombre de cada estudiante. El sistema le solicitar llenar
la siguiente informacin:
Fecha de Nacimiento
Correo electrnico
Genero
A continuacin de GUARDAR. El sistema le mostrar un mensaje
confirmando la adicin del estudian a la lista de ASPIRANTES. De clic en
ACEPTAR.
3.3.1.1

Validaciones del Sistema

En el momento de adicionar un estudiante a la LISTA DE ASPIRANTES el

sistema realiza la bsqueda por documento en la base de datos del Icfes,
ejecutando las siguientes validaciones:
Estudiantes sin coincidencias con el documento. Si el documento de
identidad no aparece en la base de datos del Icfes, el estudiante pasa
a la lista de aspirantes y queda vinculado a la Institucin educativa
Estudiantes con coincidencias con el documento. Si presenta este
caso el sistema le mostrar una lista de coincidencias correspondiente
al documento de identidad ingresado. Si una de las coincidencias
corresponde seleccinelo, si no hay condiciones que restrinjan la
inscripcin el sistema lo agregar a la lista de aspirantes. Si
selecciona ninguno de las anteriores el sistema le solicita diligenciar la
informacin bsica, posteriormente el sistema lo agregar a la lista de
aspirantes.

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En los casos en que el documento de identidad de uno o ms

estudiantes presente conflicto con los datos que aparecen en
las base de datos del Icfes, se les notificar por correo y
debern presentar, lo antes posible, ante la Unidad de
Atencin al Ciudadano, los soportes necesarios para
corroborar su identidad y as evitar inconvenientes para
publicacin de su citacin al examen.
El sistema no permite adicionar estudiantes que se encuentren
en estado retirado de la MATRCULA SIMAT para el mismo
examen, slo se puede adicionar siempre y cuando haya sido
retirado para otro examen diferente al que se desea inscribir o
haya sido retirado de la lista de matrcula de otra Institucin
educativa.

3.3.2 Retirar estudiantes.

Si el usuario desea retirar estudiantes que aparecen pre cargados en
la MATRICULA SIMAT o que fueron cargados por error en un
archivo o de manera individual, lo puede hacer a travs de las
acciones que se encuentran en la parte derecha del nombre de cada
estudiante en RETIRAR.
Cuando el estudiante que se va a retirar est reportado en el SIMAT, es
necesario seleccionar el MOTIVO DEL RETIRO. Si no se encuentra en el
SIMAT, slo debe hacer clic en el botn RETIRAR de la LISTA DE
ASPIRANTES.

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Si el estudiante se encuentra en ESTADO INSCRITO no lo

puede retirar de la lista de aspirantes porque ya est en
proceso de citacin.
3.3.3 Correccin de Datos
Si los datos de identidad de los estudiantes presentan alguna
inconsistencia, la Institucin educativa podr realizar modificaciones
en el nombre o en el documento de identidad a travs de las
acciones que se encuentran en la parte derecha del nombre de cada
estudiante ver el numeral 5 Correccin de Datos.

ASPIRANTES
La pestaa ASPIRANTES ser visible para las instituciones educativas que
confirman estudiantes desde la lista de matrcula o que adicionan
estudiantes por medio de una carga masiva o uno a uno. Las acciones que
pueden realizar sobre esta lista son:

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3.3.4 Carga Masiva.

Para agregar personas masivamente a la lista de aspirantes la
Institucin educativa debe descargar la plantilla en DESCARGAR
PLANTILLA, la cual se encuentra del cono de DESCARGA MASIVA y
diligenciar los campos de acuerdo con la siguiente informacin:
Primer apellido: escriba el primer apellido sin caracteres especiales
smbolos, este dato es obligatorio.
Segundo apellido: escriba el segundo apellido sin caracteres
especialessmbolos, este dato es obligatorio.
Primer nombre: escriba el primer nombre sin caracteres especiales
smbolos, ni espacios, este dato es obligatorio.
Otros nombres: escriba el segundo nombre u otros nombres sin
caracteres especialessmbolos.
Tipo de documento: seleccione uno de los tipos de documento si
adiciona uno diferente el archivo no pasar las validaciones de
formato y ser un proceso fallido. Este dato es obligatorio.
Nmero de documento: escriba el nmero de documento sin
caracteres especialessmbolos, ni espacios. Este dato es obligatorio.
Pas: seleccione uno de los pases de la lista, si adiciona uno diferente
el archivo no pasar las validaciones de formato y ser un proceso
fallido. Este dato es obligatorio.
Fecha de nacimiento: formato fecha corta dd/mm/aaaa. Este dato
es obligatorio.
Correo electrnico: dato opcional.
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Grado: nica nicamente grado 11 y 26 para SABER 11.

El usuario guarda el archivo en su sistema local y selecciona la opcin
INICIAR PROCESO.

Cuando se haya cargado el archivo como adjunto, el sistema asignar un ID

al proceso, a manera de consecutivo para identificar la fecha y hora de
carga de cada archivo, as como el estado del proceso:
En Validacin: El archivo est en proceso de revisin de los datos
ingresados con el fin de detectar inconsistencias de formato.
Fallido: El archivo cargado no cumple las con las especificaciones de
formato, verifique la informacin y crguelo nuevamente.
Validado Con Errores: El archivo fue procesado pero present
inconsistencias, deber consultar el reporte para ver las causas de las
inconsistencias.
Validado: El archivo fue procesado correctamente.
Si en el momento de la validacin del archivo que se est cargando,
el sistema detecta datos de identificacin que ya aparecen en la base
de datos del Icfes, los marcar con estado PENDIENTE POR
VALIDAR, para que la Institucin educativa confirme la identidad del
aspirante. Si el estudiante ya se encuentra inscrito para el examen,
el sistema mostrar si fue registrado por la mismo Institucin
educativa o por otra institucin.

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El sistema realiza una validacin con el fin de garantizar la

consistencia de los datos y especificaciones de formato.
Recuerde que no debe tener errores de formato, presentar
duplicidad en el registro, o tener columnas vacas para que se
carguen los datos de manera exitosa.
3.3.4.1

Consultar Carga Masiva.

Se puede consultar el detalle de los archivos en estado VALIDADO,

VALIDADO CON ERRORES y FALLIDO. Los archivos que se encuentre en
estado EN VALIDACIN, no tienen activo el link de consulta.
Para ver un reporte detallado de los datos exitosos o inconsistentes se debe
situar el puntero del mouse en el ID PROCESO que desea revisar, all
encontrar el resumen del proceso:
Datos validados: Cantidad de registros que fueron ledos en el
proceso
Datos exitosos: Cantidad de registros en estado fueron procesados
correctamente
Datos Inconsistentes: Cantidad de registros en que no cumplen con
especificaciones de formato.
Se podr descargar un archivo con el reporte completo o aplicar el filtro por
estado.
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Se puede descargar el reporte detallado en la opcin DESCARGAR

REPORTE. Esta opcin slo se encuentra habilitada para los archivos que
son cargados exitosamente o validados con errores. Se deben verificar los
datos de los archivos en estado FALLIDO para asegurar se cumplan con el
formato de cada uno de los campos. Para salir de reporte detallado se hace
clic en el botn VOLVER.
3.3.5 Descargar Contraseas.
Permite descargar la contrasea temporal asignada para cada
estudiante de la lista de aspirantes, con la cual podrn ingresar al
sistema para crear su usuario nico y diligenciar el formulario de
inscripcin. Para ello, es necesario seleccionar la opcin de
DESCARGAR CONTRASEAS. El sistema permite elegir el tipo de
formato en que desea descargar el archivo de contraseas
temporales (PDF, XLS o CSV). Seleccione el tipo de formato y d clic
en DESCARGAR.

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Recuerde que las contraseas de este listado son temporales.

El estudiante debe cambiarla y crear su usuario nico
confidencial, con el que consultar la citacin y el resultado.
El usuario nico solo puede ser conocido por el estudiante.
3.3.6 Seleccionar Centro de Reclusin para Estudiantes privados de
la libertad.
Si en la Institucin educativa hay estudiantes que se encuentren
privados de la libertad, podr reportarlos en el proceso de inscripcin
y podrn ser citados en el lugar de detencin. Para ello, en la lista de
aspirantes es necesario marcarlos como privados de la libertad, para
mayor informacin ver numeral 6 Asociar centro de reclusin al
estudiante.
3.3.7 Agregar Aspirantes uno a uno.
Esta funcionalidad le permite al usuario adicionar personas a la lista
de aspirantes que presentarn un examen.
Ingrese los datos del aspirante y de clic en BUSCAR.

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El sistema valida la informacin el documento de identidad de la persona y

si no encuentra inscripciones anteriores con los mismos datos, solicita
ingresar los otros datos de identificacin, una vez que estn completos se da
clic en GUARDAR.

El sistema vincular la persona a la Institucin educativa, la mostrar en la

pestaa ASPIRANTES y le asignar una contrasea temporal.
En el momento de agregar el estudiante el sistema realiza unas
validaciones para garantizar la integridad de los datos.
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Estudiantes sin coincidencias con el documento. Si el documento de

identidad no aparece en la base de datos del Icfes, el estudiante se
puede agregar a la lista de aspirantes.
Estudiantes con coincidencias con el documento. El sistema le
mostrar una lista de coincidencias correspondiente al documento de
identidad ingresado. Si una de las coincidencias corresponde
seleccione la opcin Agregar, si no hay condiciones que restrinjan la
inscripcin el sistema lo agregar a la lista de aspirantes. Si
selecciona la accin Identidad no corresponde significar que el
nombre no corresponde con el documento, as que deber validar un
duplicado ver 5.3 Duplicado de Identidad.
Ahora si lo que necesita es corregir ortografa o completar la
informacin de nombres o apellidos deber seleccionar la accin
Datos inconsistentes ver 5.1 Correccin de nombre.

3.3.8 Retirar Estudiantes.

Para retirar a sus Estudiantes en la LISTA DE ASPIRANTES ver
numeral 3.3.2 Retirar estudiantes. Que se explica en detalle para
la pestaa MATRICULA SIMAT.
3.3.9 Reportar Estudiantes con Discapacidad.
Para reportar estudiantes que presentan discapacidades la
Institucin educativa debe diligenciar el formulario de informacin de
Pgina 22 de 72

discapacidades, puede hacerlo a travs de las acciones que se

encuentran en la parte derecha del nombre de cada estudiante. Para
mayor informacin ver numeral 4 Reportar Estudiante con
Discapacidad.
3.3.10 Marcar estudiantes como pago unitario.
En la pestaa de ASPIRANTES, se podr seleccionar los estudiantes
que decidan realizar el pago de la prueba directamente y no a travs
de la institucin educativa, para ello se debe utilizar el botn de
MARCAR PAGO UNITARIO.

Al terminar esta operacin los estudiantes seleccionados quedarn marcados

como pago unitario y cuando finalicen el formulario de preinscripcin
recibirn una referencia de pago personalizada con la cual deben hacer la
consignacin del valor establecido para el examen.

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En la pantalla podrn diferenciarse con un cono para que posteriormente no

sean asociados a una referencia de pago agrupada.

3.3.11 Desmarcar estudiantes con pago unitario.

Se podr realizar el desmarcado de pago unitario seleccionando el
estudiante que se desea desmarcar con pago unitario y escogiendo
la opcin en la lista de acciones de la parte: DESMARCAR PAGO
UNITARIO, como se muestra a continuacin

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Al terminar esta operacin se desmarca al estudiante de pago unitario de la

inscripcin para que pueda ser asociado a una Referencia agrupada
posteriormente.

3.3.12 Inscribir Estudiantes.

Una vez que el estudiante se encuentra en la LISTA DE
ASPIRANTES se debe continuar con el diligenciamiento del
formulario de inscripcin por parte de la Institucin educativa o por
parte del estudiante. Si el formulario va a ser diligenciado por la
Institucin educativa se debe seleccionar la opcin INSCRIBIR de la
lista desplegable que aparece a la derecha del nombre de cada
persona.
Aunque la institucin tome la decisin de diligenciar
directamente el formulario de inscripcin de los estudiantes,
debe asegurarse de que los estudiantes reciben la contrasea
temporal y creen el usuario nico, porque de lo contrario no
podrn consultar la citacin ni los resultados.

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Si el formulario va a ser diligenciado por el estudiante, la Institucin

educativa debe entregarle de manera segura la contrasea que le asign el
sistema cuando se agreg a la LISTA DE ASPIRANTES, para que pueda
ingresar a www.icfesinteractivo.gov.co, opcin REGISTRO. Es importante
tener en cuenta que si el estudiante se retira de la lista de aspirantes y
nuevamente se agrega; se generar un cambio de contrasea.
Para consultar el listado de contraseas se hace clic en los conos que se
encuentran en la parte superior de la lista

3.3.12.1

Cmo diligenciar el formulario de inscripcin?

El sistema le presenta el contrato de inscripcin y las opciones ACEPTAR o

CANCELAR.
Para inscribir estudiantes que son menores de edad, la institucin educativa
debe informar a los padres de familia que, en cumplimiento de la Ley 1581
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de 2012 y del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, el ICFES durante la

preinscripcin le solicitar a cada persona autorizacin para tratar los datos
personales que suministre, los cuales podrn ser entregados a terceros que
otorguen estmulos e incentivos a los estudiantes con mejores resultados y
para procesos de investigacin. Por lo anterior, los menores de edad, debe
tener la autorizacin expresa de sus padres o representante legal facultando
al ICFES para entregar sus datos a terceros para incentivos o
investigaciones acadmicas y para recibir notificaciones relacionadas con la
convocatoria a la que se est inscribiendo. La Institucin ser responsable
de obtener y conservar dicha autorizacin. En los casos en los que no haya
autorizacin de los padres de familia o representante legal de los menores,
el estudiante debe informarlo en la preinscripcin y la institucin deber
enviar al ICFES antes del cierre de las inscripciones, el listado de
estudiantes que no autorizaron el tratamiento de sus datos personales.
El formulario debe diligenciarse en su totalidad. En la primera parte se debe
especificar la informacin personal, datos de contacto y si tiene algn tipo
de discapacidad. Para mayor detalle ver numeral 4 Reportar Estudiante
con Discapacidad.
En la segunda parte diligencie la informacin acadmica y de citacin a la
prueba. Diligencie la ciudad en que va a presentar el examen. Una vez
diligenciado haga clic en CONTINUAR.
Se recomienda revisar el municipio en el que se desea
presentar la prueba por cuanto esta informacin define las
condiciones de citacin. Por este motivo se solicita confirmar
la opcin elegida y diligenciar dos veces la informacin de
manera coincidente
Despus de registrar la informacin solicitada el sistema le muestra un
resumen de la preinscripcin. Si la informacin requiere alguna modificacin
oprima CORREGIR DATOS, si por el contrario se encuentra correcta oprima
REGISTRARSE.

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El sistema realiza las siguientes actividades:

Se le enva correo de confirmacin a la direccin electrnica reportada
en el formulario.
El estudiante pasa de la lista de aspirantes a la lista de preinscritos,
sin embargo esto no es suficiente para ser citado al examen. Para
completar el proceso debe realizar el pago dentro de los plazos
establecidos y verificar su nmero nico de inscripcin.

PREINSCRITOS
En esta pestaa encontrar la lista de los estudiantes que ya tienen el
formulario de inscripcin diligenciado, ya sea porque la Institucin educativa
lo gestion o porque entreg las contraseas a sus estudiantes y ellos
directamente diligenciaron el formulario de inscripcin. Tambin aparecern
las personas que ingresaron a la plataforma de registro como GRADUADOS y
fueron identificados en SIMAT como estudiantes de ltimo grado de la
institucin educativa.
Recuerde que si desea que sus estudiantes diligencien
directamente el formulario de inscripcin, debe facilitarles las
contraseas para que puedan acceder al sistema e
informarles claramente la fecha lmite y la importancia de
Pgina 28 de 72

crear el usuario nico. Para mayor informacin ver numeral

3.3.5 Descargar Contraseas.

3.3.13 Cambio de municipio

Despus de diligenciar el formulario podr cambiar la ciudad de
presentacin seleccionando la opcin CAMBIO DE MUNICIPIO de
las lista de acciones que se encuentra a la derecha del nombre de
cada estudiante.

Para que las modificaciones sean grabadas exitosamente recuerde que:

El perodo de modificacin debe estar activo, es decir, que la
modificacin se debe hacer antes del cierre de la convocatoria.
Pgina 29 de 72

Despus de diligenciar el formulario de inscripcin se despliegan los datos

del inscrito, se le muestra la ciudad de preferencia donde presentar el
examen, y se le solicita confirmar el departamento, municipio y zona. Para
finalizar el proceso se debe dar clic en el botn ACTUALIZAR.

Tenga presente que solo podr modificar una sola vez la

ciudad de presentacin. Para llevar a cabo exmenes en un
municipio se requiere como mnimo la inscripcin de 20
personas. De no contar con este nmero, los inscritos sern
citados en los municipios o ciudades capitales ms cercanos.
Si la informacin es correcta d clic MODIFICAR. Se despliega la siguiente
pantalla con el resumen de la informacin para la presentacin del examen.

Pgina 30 de 72

3.3.14 Seleccionar Centro de Reclusin para Estudiantes privados de

la libertad.
Si en su Institucin educativa hay estudiantes que se encuentren
privados de la libertad, podr reportarlos en el proceso de inscripcin
y podrn ser citados en el lugar de detencin. Para ello debe
marcarlos como privados de la libertad, ver numeral 6 Asociar
centro de reclusin al estudiante.
3.3.15 Generar Referencia de Pago Agrupada.
Cuando la institucin educativa toma la decisin de asumir la
responsabilidad de hacer el pago del valor del examen de varios o de
todos sus estudiantes, debe seleccionar los estudiantes y luego
REFERENCIA GRUPO para los que quiere generar la referencia
institucional. Esta accin se puede realizar, siempre y cuando exista
un perodo activo de recaudo y se hayan seleccionado uno o ms
preinscritos que no se encuentren marcados para pago unitario. Se
puede modificar la seleccin de los estudiantes cuantas veces se
requiera.

Pgina 31 de 72

A continuacin, el sistema presentar una pantalla con la informacin que se

procesara en la referencia de pago agrupada, oprima CONTINUAR para
generar la referencia de pago o seleccione VOLVER si desea realizar alguna
correccin.
Se pueden generar cuantas referencias de pago se requieran,
hasta que la Institucin complete la inscripcin de todos los
estudiantes de la lista a inscribir. Para poder realizarse esta
actividad, la informacin de los estudiantes seleccionados
debe haber sido registrada completamente en el formulario
de inscripcin, ya sea por el estudiante o por la institucin.

Si est de acuerdo con los datos presentados, seleccione ACEPTAR al

mensaje y se emitir la referencia de tipo Agrupada con un nmero nico de
referencia, por la cantidad de preinscritos seleccionados, el valor total de la
referencia, el saldo a favor y el valor total a pagar. En cualquier momento,
antes de confirmar la referencia de pago generada, se puede retornar a la
lista de ASPIRANTES.

Pgina 32 de 72

Luego se visualizaran los estudiantes que han sido seleccionados y han

quedado agrupados en la referencia de pago institucional con el icono que se
visualiza a continuacin.

3.3.16 Generar referencia con cargue automtico

Al generarse una referencia de pago agrupada, si la institucin educativa
tiene saldo, le ser descontado del mismo el valor correspondiente a la
referencia de pago generada, y el registro del pago ser efectuado
automticamente. Al mismo tiempo, se generar el NUI y se enviar la
notificacin correspondiente a los estudiantes asociados a esa referencia. La
informacin de saldos y movimientos quedar actualizada para su respectiva
consulta y el estado de los estudiantes de la lista pasar de Preinscrito a
Inscrito.
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Si la institucin educativa tiene un saldo a favor que le permita inscribir sin

un nuevo pago un nmero de estudiantes, el sistema solicitar que
modifique su seleccin de preinscritos para hacer uso del saldo disponible
primero, antes de generar una referencia para un pago agrupado.

3.3.17 Seleccin de medio de pago de referencia

Al terminar el paso anterior - Generar Referencia de Pago Agrupada- el
sistema le permitir realizar el pago inmediatamente despus de su
generacin. Para este caso seleccione el medio de pago (en lnea o en
banco) que prefiera para realizar su pago:

Pgina 34 de 72

1.
2.
3.
4.
5.

Valide el Nombre de la Institucin Educativa

Valide el Numero de Referencia de Pago
Seleccione el icono de PDF para realizar pago por ventanilla de
banco
Seleccione el icono PSE para realizar el pago por medio
electrnico
Si lo requiere, se encuentra el Botn de VOLVER si necesita ir al
Men Anterior
Recuerde que la generacin de la referencia de pago no es suficiente
para obtener la citacin al examen. Para completar el proceso debe
realizar el pago dentro de los plazos establecidos.

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Tambin podr retomar el pago de una referencia que no se pag

inmediatamente despus de su generacin a travs de la CONSULTA DE
MOVIMIENTOS. El ingreso se encuentra descrito en el punto 8.
CONSULTA DE MOVIMIENTOS. Al ingresar deber seleccionar en acciones
el PAGO DE REFERENCIA AGRUPADA.

3.3.17.1

Pago por ventanilla de banco

Al seleccionar la opcin de pago en ventanilla por banco, el

sistema permitir descargar el instructivo con el nombre del
agrupador, el nmero nico de la referencia, el servicio/concepto, la
fecha lmite de pago y el valor total a pagar.
3.3.17.2

Formato de instructivo de pago en banco

Al descargar el archivo de PDF, el instructivo ser de la siguiente manera:

Pgina 36 de 72

4
5

7
8

1. Instructivo de pago
2. Numero de Referencia de pago
3. Cdigo de Barras
Pgina 37 de 72

4.
5.
6.
7.
8.

Comprobante para el Banco

Valor a Pagar
Corte Aqu
Valor a Pagar
Comprobante para la Institucin Educativa

Una vez efectuado el pago, se realiza el registro en el sistema de acuerdo

con los tiempos establecidos (24 horas para pago en ventanilla y una hora
para pago por medios electrnicos). Al final, el estado de los aspirantes
relacionados en la referencia de pago cambia de Preinscrito a Inscrito y se
actualizan los saldos y movimientos de la institucin educativa, as como el
de la referencia, para que aparezca CARGADA. Al terminar la actividad, se
generar el NUI y se enva un correo de confirmacin de inscripcin a los
estudiantes asociados a la referencia.
3.3.17.3

Pago por medio electrnico (PSE)

Cuando se elige el pago electrnico (PSE con cuenta de ahorros o

cuenta corriente), el sistema redirige a la institucin educativa a la
pgina del sistema de pagos en lnea, en donde podr ingresar los
datos de la cuenta para debitar el valor de la referencia generada y
obtener respuesta de la transaccin (rechazada-aprobada).

Pgina 38 de 72

3.3.18 Reconfirmacin para inicio de pago en lnea

Para los pagos en lnea, el sistema no generar un instructivo de

pago. Solo deber ingresar los datos de la cuenta desde la cual se va
a debitar el valor.
(No se aceptan pagos tarjeta de crdito).
3.3.19 Listado de operaciones por Pago en Lnea
Al seleccionar VER OPERACIONES en la Consulta de Movimientos, se podr
consultar el estado de su transaccin donde verificara si su transaccin fue
aprobada o rechazada.

Pgina 39 de 72

INSCRITOS

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3.3.20 Seleccionar Centro de Reclusin para Estudiantes privados de

la libertad.
Si en su Institucin educativa hay estudiantes que se encuentren
privados de la libertad, podr reportarlos en el proceso de inscripcin
y podrn ser citados en el lugar de detencin. Para ello debe
marcarlos como privados de la libertad, ver numeral 6 Asociar
centro de reclusin al estudiante.
3.3.21 Cambio de municipio
Si requiere cambiar la ciudad de presentacin de sus estudiantes lo
puede realizar seleccionando la opcin CAMBIO DE MUNICIPIO de
las lista de acciones que se encuentra a la derecha del nombre de
cada estudiante, ver numeral 3.3.13 Cambio de municipio.
3.3.22 Correccin de Datos
Si los datos de identidad de los estudiantes presentan alguna
inconsistencia, la Institucin educativa podr realizar modificaciones
en el nombre o en el documento de identidad a travs de las
acciones que se encuentran en la parte derecha del nombre de cada
estudiante ver el numeral 5 Correccin de Datos.
3.3.23 Consultar resumen de inscripcin
Permite a la Institucin educativa consultar la inscripcin de un
estudiante que se encuentre inscrito a un examen en el periodo
vigente de la aplicacin.

3.4 Ayuda
En el panel de control podr encontrar el manual de usuario el cual puede
consultar o descargar. En l se detalla paso a paso el proceso que debe
desarrollar para la inscripcin de sus estudiantes; adems encontrar
informacin, normas y documentacin necesarias para que conozca y utilice
adecuadamente la aplicacin PRISMA del Icfes.
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Si desea puede descargar el resumen a un PDF a travs del icono

DESCARGAR

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Reportar Estudiante con Discapacidad.

Si la Institucin educativa desea diligenciar el formulario de
discapacidades de sus estudiantes puede ingresar a travs de la lista
de aspirantes, seleccionando por cada aspirante la accin de
REGISTRAR DISCAPACIDAD.

Tambin se puede reportar la discapacidad en el formulario de inscripcin

individual, seleccionando la opcin SI en la pregunta tiene usted alguna
discapacidad?, posteriormente se desplegarn las opciones para ingresar la
descripcin del tipo de apoyo que se requiere.

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En este caso se debe especificar el tipo de discapacidad y el tipo de apoyo

requerido segn se ofrezca para presentar la prueba.
Se deben leer las condiciones y continuar con el proceso si es requerido.

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Lea con detenimiento cada pregunta que se realiza, respondiendo Si o No

segn corresponda.

Discapacidad Motriz
La primera pregunta es si es una persona con discapacidad motriz.

Si responde afirmativamente, se despliegan las preguntas relacionadas con

el apoyo y un campo de texto para que describa detalladamente la
discapacidad del examinando.
Si responde negativamente, y en la pregunta El inscrito tiene otra
discapacidad? Selecciona NO y da clic en CONTINUAR, el sistema
no le permitir avanzar en el formulario, de lo contrario, si responde
que tiene otra discapacidad pasa a la pregunta sobre discapacidad
Invidente.

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Se pregunta si tiene otra discapacidad. Si responde que NO y al seleccionar

CONTINUAR aparece el cuadro con el resumen de la(s) discapacidad(es)
seleccionada(s):

Si responde que SI a la pregunta tiene otra discapacidad y selecciona

CONTINUAR, pasa a la pregunta de la siguiente discapacidad.

Discapacidad Invidente
La segunda pregunta es si la persona tiene la discapacidad Invidente

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Si responde afirmativamente, se despliegan las preguntas relacionadas con

el apoyo y un campo de texto para que se describa detalladamente la
discapacidad del examinando.
Si responde negativamente, y en la pregunta El inscrito tiene otra
discapacidad? Selecciona NO y da clic en CONTINUAR, el
sistema no le permitir avanzar en el formulario, de lo contrario,
si responde que tiene otra discapacidad pasa a la pregunta sobre
discapacidad sordo.

Se pregunta si tiene otra discapacidad. Si responde que NO y al seleccionar

CONTINUAR aparece el cuadro con el resumen de la(s) discapacidad(es)
seleccionada(s):
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Si responde que SI a la pregunta tiene otra discapacidad y selecciona

CONTINUAR, pasa a la pregunta sobre discapacidad sordo.

Discapacidad Sordo
La tercera pregunta es si es una persona con discapacidad sordo.

Si responde afirmativamente, se despliegan las preguntas relacionadas con

el apoyo y un campo de texto para que se describa detalladamente la
discapacidad del examinando.
Si responde negativamente, y en la pregunta El inscrito tiene otra
discapacidad? Selecciona NO y da clic en CONTINUAR, el sistema
no le permitir avanzar en el formulario, de lo contrario, si responde
que tiene otra discapacidad pasa a la pregunta sobre discapacidad
Sndrome de Down.

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En las pruebas SABER 11., PRE SABER y VALIDACIN DEL BACHILLERATO,

las personas que presenten discapacidad auditiva y requieran intrprete,
deben inscribirse en las convocatorias generales pero presentarn una
prueba por computador diseada en coordinacin con el INSOR, en una
fecha distinta. Quienes requieran presentar las mencionadas pruebas en las
fechas previstas para la poblacin general, debern tener en cuenta que no
habr disponibilidad de intrprete.
Se pregunta si tiene otra discapacidad. Si responde que NO y al seleccionar
CONTINUAR aparece el cuadro con el resumen de la(s) discapacidad(es)
seleccionada(s):

Si responde que SI a la pregunta tiene otra discapacidad y selecciona

CONTINUAR, pasa a la pregunta sobre discapacidad Sndrome de Down.
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Discapacidad Sndrome de Down

La cuarta pregunta es si la persona tiene la discapacidad Sndrome de Down

Si responde afirmativamente, se despliegan las preguntas relacionadas con

el apoyo y un campo de texto para que se describa detalladamente la
discapacidad del examinando.
Si responde negativamente, y en la pregunta El inscrito tiene
otra discapacidad? Selecciona NO y da clic en CONTINUAR, el
sistema no le permitir avanzar en el formulario, de lo contrario,
si responde que tiene otra discapacidad pasa a la pregunta
sobre discapacidad autismo.

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Se pregunta si tiene otra discapacidad. Si responde que NO y al seleccionar

CONTINUAR aparece el cuadro con el resumen de la(s) discapacidad(es)
seleccionada(s):

Si responde que SI a la pregunta tiene otra discapacidad y selecciona

CONTINUAR, pasa a la pregunta sobre discapacidad autismo.

Discapacidad Autismo
La quinta pregunta es si es una persona con discapacidad autismo.

Si responde afirmativamente, se despliegan las preguntas relacionadas con

el apoyo y un campo de texto para que se describa detalladamente la
discapacidad del examinando.
Si responde negativamente, y no tiene seleccionada otra discapacidad
el sistema no le permitir avanzar en el formulario, de lo contrario, si
tiene otra discapacidad seleccionada pasa al cuadro con el resumen
de las discapacidades.
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En el resumen de discapacidades se muestra el detalle de la discapacidad y

el tipo de apoyo.

Al seleccionar SI en el cuadro de resumen se retorna a la lista de

aspirantes donde se ver reflejado el discapacitado, o al formulario de
inscripcin, segn desde donde se haya hecho el proceso de registro de la
informacin.
La visualizacin del estudiante con discapacidad se mostrar en la lista de
aspirantes a travs de un icono o en el formulario en el resumen de la
inscripcin se muestra a continuacin como se vern las respectivas
pantallas.
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Lista de Aspirantes:

Formulario de Inscripcin:

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Correccin de Datos.

Si desea presentar un examen para PRESABER, SABER 11 por medio de

una Institucin Educativa y los datos como nombre o de identificacin no
son correctos o completos, puede realizar correcciones para los siguientes
casos:
Correccin de nombre: permite realizar correcciones ortogrficas,
en donde puede escribir nombres y apellidos en caso de que los
registrados en el sistema no estn correctos.
Correccin de documento: Permite hacer correcciones sobre el
numero o el tipo de documento.

Tanto para CORRECCIN DE DOCUMENTO como CORREGIR

NOMBRE DEL USUARIO, se requiere que el usuario haya
realizado previamente los numerales Error! No se encuentra
el origen de la referencia. Error! No se encuentra el origen de
la referencia.

5.1 Correccin de nombre.

Este proceso se puede realizar cuando los estudiantes estn cargados en la
MATRICULA SIMAT, cuando se encuentran INSCRITOS o cuando se
agrega el estudiante a la lista de ASPIRANTES.
LISTA SIMAT: si el documento de identidad del estudiante no est
registrado en la base de datos del Icfes el sistema le permite
realizar un reordenamiento (intercambio de nombres y/o apellidos),
completar o hacer correcciones ortogrficas de nombres y apellidos
para ser agregado a la lista de aspirantes.
Si el sistema encuentra coincidencias del documento de
identidad con informacin ya registrada en la base de datos del Icfes
y se seleccion una de las opciones de la lista de coincidencias, el

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sistema le solicitar actualizar datos de la informacin bsica y lo

agregar a la lista de aspirantes.

Recuerde que si ya ha registrado una modificacion de los

nombre, el sistema no le permitir realizar ms cambios . Por
favor comunquese a nuestro Sistema Integrado de Atencin
al Ciudadano en Bogot al nmero telefnico 3077008 LNEA
GRATUITA 018000110858 o reporte el caso en el mdulo de
Atencin en Lnea del ICFES

Si el sistema encuentra coincidencias del documento de

identidad y el usuario seleccion la opcin NINGUNO DE LOS
ANTERIORES, el sistema le permite hacer las correcciones siempre y
cuando se cumplan las condiciones descritas en el numeral 5.3.
Duplicado de Identidad.
Agregar a un estudiante a la lista de Aspirantes: en el momento de
agregar el estudiante, la Institucin educativa puede realizar
correcciones de nombre, para ello el sistema valida el porcentaje
mximo permitido para realizar las modificaciones, de cumplirse la
condicin, lo adiciona a la lista de aspirantes.
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Inscritos: El usuario selecciona corregir nombre, el sistema le muestra

una pantalla donde podr reordenar, completar y hacer correcciones a
sus nombres y apellidos, seleccione a continuacin GUARDAR, el
sistema realiza las validaciones de negocio y si las cumple le muestra
un mensaje de confirmacin, a continuacin de ACEPTAR.
Recuerde que los periodos de correccin de datos
permanecen activos durante los periodos de inscripcin hasta
antes de la generacin de material. Y luego estar abierta
nuevamente un da despus de la aplicacin de la prueba
hasta una semana antes de la publicacin de resultados.

5.2 Correccin de Documento de Identidad

Permite al usuario registrar una correccin de documento de forma total o
parcial. Este proceso se puede realizar por:
MATRCULA SIMAT: donde el documento corregido del
matriculado no est registrado en la base de datos del Icfes.
Ingrese el nmero de documento de identidad y a continuacin de clic
en BUSCAR.

El sistema muestra el siguiente mensaje. De aceptar.

Diligencia el formulario en el cual se le solicita la informacin bsica y

luego de clic en incluir aspirante, el sistema lo asocia a la lista de
Pgina 56 de 72

aspirantes.

Si el sistema encuentra coincidencias del documento de

identidad y el usuario selecciono uno de la lista el sistema realiza las
validaciones de las reglas de negocio, si las cumple, pasa a actualizar
datos de la informacin bsica.
Si el sistema encuentra coincidencias del documento de
identidad y el usuario seleccion la opcin de NINGUNO DE LOS
ANTERIORES, el sistema le permitir hacer las correcciones siempre
y cuando se cumplan las condiciones descritas en el numeral 0
Duplicado de Identidad
Inscritos por la Institucin educativa: donde el documento
corregido no est registrado en la base de datos del Icfes el
sistema actualiza la informacin.
Inscritos por la Institucin educativa: donde el documento
corregido est registrado en la base de datos del Icfes. SI
encuentra coincidencias el sistema le solicita adjuntar el soporte del
documento; el Icfes revisar la solicitud y cuando se verificada se le
tramitar el cambio.

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Recuerde adjuntar su documento de identidad escaneado

como soporte para realizar la correccin

5.3 Duplicado de Identidad

El duplicado de identidad se presenta cuando un estudiante, en el momento
de iniciar el proceso de inscripcin (Matrcula SIMAT, lista de aspirantes),
recibe una notificacin de que el sistema encontr en la base de datos el
mismo nmero de documento pero asociado otros nombre y/o apellidos, por
lo cual el sistema le solicitar diligenciar la informacin bsica y le permitir
realizar el registro, generando un duplicado de documento.

Luego de validar la informacin. El estudiante quedar agregado a la lista de

aspirantes, para que contine con el proceso normal de inscripcin pero
deber enviar el caso a la Unidad de Atencin al Ciudadano del Icfes.
Recuerde que si ya ha registrado una modificacion de los
nombre, el sistema no le permitir realizar ms cambios . Por
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favor comunquese a nuestro Sistema Integrado de Atencin

al Ciudadano en Bogot al nmero telefnico 3077008 LNEA
GRATUITA 018000110858 o reporte el caso en el mdulo de
Atencin en Lnea del ICFES

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Asociar centro de reclusin al estudiante.

Permite al Institucin educativa reportar a los estudiantes privados de la

libertad que se encuentran vinculadas a su institucin indicando el sitio
donde se encuentran recluidos para su respectiva citacin al examen.
Solo podr reportar estudiantes que
correccionales.

se encuentren en

Para seleccionar los estudiantes que se encuentra privados de la libertad lo

puede realizar en las siguientes listas del panel de control:
ASPIRANTES
PRE INSCRITOS
INSCRITOS
El usuario observa uno o ms estudiantes que debe reportar como privados
de la libertad, los selecciona y luego da clic en la accin general PRIVADOS
DE LA LIBERTAD. El sistema despliega la siguiente ventana.

El usuario diligencia los datos solicitados y da clic en el botn Guardar. Las

personas seleccionadas quedan marcadas como privados de la libertad.
El Icfes validar la informacin suministrada y le informar
para que consulte su citacin.
Si el estudiante ya estaba preinscrito o inscrito se actualizar
la ciudad de presentacin del examen y el sitio de de citacin
ser el Establecimiento penitenciario seleccionado.

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Cmo recuperar la contrasea

institucin en caso de olvido?

de

la

Si la Institucin ha olvidado la contrasea, puede ingresar al vnculo Ha

olvidado su contrasea?
A continuacin se despliega la siguiente pantalla,
electrnico, cdigo de verificacin y de ENVIAR.

digite su

correo

El sistema le enviara una clave temporal a su correo por favor de clic en el

link adjunto en el correo y digite la clave temporal.

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Consultar movimientos de Recaudo

Para ingresar a la consulta de movimientos ingrese a la pantalla inicial

donde se encuentra disponible los estados ASPIRANTES, PRE INSCRITOS
e INSCRITOS. Seleccione el cono de CONSULTA DE MOVIMIENTOS
como se muestra a continuacin:

Al seleccionar la consulta de movimientos, se presenta la informacin de

fechas y tarifas de los diferentes periodos del recaudo, la informacin de los
saldos, las referencias de pago generadas, las acciones disponibles para
estas referencias y la informacin de otros movimientos registrados en el
sistema.

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Si las referencias presentadas en esta consulta no han sido pagadas, dentro

de las acciones disponibles estar la seleccin del medio de pago, para dar
inicio a la actividad.

8.1 Referencias que usan saldo a favor

Si la institucin tiene saldo a favor, al seleccionar $ se reflejar el valor a
pagar, y el valor total y el saldo a favor de la referencia, si la referencia
presentada en esta consulta no ha sido pagada, dentro de las acciones
disponibles estar la seleccin del mtodo de pago, para dar inicio a la
actividad.

Pgina 63 de 72

8.2 Referencias prximas a expirar

En la consulta de movimientos tambin se visualizan las referencias de pago
generadas que estn prximas a expirar como se demuestra a continuacin.

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8.2.1 Alerta en listado de estudiantes de referencias a punto de

expirar
Esta actividad se realiza automticamente para una referencia en estado No
Pagada al final del perodo ordinario y del perodo extraordinario. Al expirar
una referencia, los estudiantes asociados a la lista se desmarcan en el
sistema y se actualiza el saldo disponible (si existe), restando a su vez el
saldo a favor de la referencia, del saldo comprometido. La fecha y hora del
cambio de estado, quedar guardada y se enviar la notificacin
correspondiente.
Faltando 72 horas para que finalice el perodo ordinario extraordinario, se
enviarn alertas electrnicas al correo electrnico reportado por la
institucin educativa, cuando haya referencias prximas a expirar. Las
alertas para referencias unitarias se enviarn al correo del estudiante.
Si el perodo a expirar es el Ordinario: se enviar un mensaje con
la siguiente informacin Una o varias referencias No Pagadas,
correspondientes a [nmero de estudiantes asociados a las
referencias que estn por expirar] estudiantes, expiraran en [No.de
das que faltan para que termine el perodo de recaudo ordinario]
das. Despus de este tiempo deber generar una nueva referencia
con tarifa de perodo extraordinario. Mayor detalle en la opcin
CONSULTAR MOVIMIENTOS
Si el perodo a expirar es el Extraordinario: se enviar un
mensaje con la siguiente informacin Una o varias referencias No
Pagadas, correspondientes a [nmero de estudiantes asociados a las
referencias que estn por expirar] estudiantes, expiraran en [No.de
das que faltan para que termine el perodo de recaudo
extraordinario] das. Deber realizar el pago antes de finalizar el
periodo extraordinario. Mayor detalle en la opcin CONSULTAR
MOVIMIENTOS

Pgina 65 de 72

8.2.2 Popup en listado de estudiantes de referencias expiradas

Cuando una referencia expire, se le notificar a la institucin acerca del
cambio de estado y se le advertir que esta referencia no puede ser pagada.
Si la referencia fue emitida en periodo ordinario, se le informar que debe
generar una nueva referencia con tarifa de perodo extraordinario, mediante
la consulta de movimientos. Si la referencia fue generada en periodo
extraordinario, se le informar que no fue posible realizar la inscripcin de
la(s) persona(s) asociada(s).

Pgina 66 de 72

Botn se habilita una vez

el usuario chequea la
confirmacin de lectura
del mensaje

Los pagos que se realicen de manera presencial y en horario

adicional del ltimo da de recaudo ordinario, ingresarn al sistema
como pagos realizados en el siguiente da hbil a la fecha de la
consignacin, motivo por el cual la inscripcin no quedar activa en
perodo ordinario. En estos casos, el valor consignado ser abonado
como saldo disponible para que la institucin o el estudiante (si es
pago unitario) puedan generar un nuevo nmero de referencia por
el excedente para completar el valor de la tarifa extraordinaria y
realizar la inscripcin.
Las instituciones educativas y las personas que queden con saldo a
favor al finalizar la convocatoria tendrn un perodo mximo de un
ao para hacer uso del mismo. En ningn caso se har reembolso
del dinero consignado.
Los pagos que se realicen en la entidad bancaria sin el respectivo
nmero de referencia no podrn ser asociados a una persona
preinscrita, por lo tanto es indispensable realizar la preinscripcin
antes de consignar.

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8.3 Consultar
grupal

los

estudiantes

asociados

referencia

Al seleccionar el No. Referencia, se puede consultar una tabla del(los)

estudiante(s) asociado(s) a la(s) referencia(s) con la informacin del
documento, los nombres y los apellidos.

8.4 Anular referencia de pago

En la Consulta de Movimientos, se puede anular una o varias referencias
que se encuentran en estado No Pagada. En este caso, seleccione la
referencia de pago para desmarcar los estudiantes que estn asociados a
la referencia y luego seleccione ANULAR.

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Posteriormente se presentara un mensaje de advertencia, confirmando si

est seguro de anular las referencias seleccionadas

El estado de la referencia pasa a Anulada, quedando deshabilitada para un

uso posterior. Si intenta anular una referencia de pago que ya cuenta con un
instructivo generado, se informar que debe destruir el documento y evitar

Pgina 69 de 72

su pago. Si est pendiente de respuesta de pago PSE se le notifica que no se

permite descargar instructivo hasta que se obtenga una respuesta

8.5 Ver detalle de pago

En la lista de estudiantes, en la pestaa de PRE INSCRITOS o INSCRITOS
puede visualizar el detalle de las operaciones en estado pagadas donde se
presenta la informacin de estado, tipo, nmero de documento y nmero de
referencia.

Pgina 70 de 72

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