Auditoria de las Cuentas por Cobrar

Contenido
Introduccin.................................................................................................... 3
Generalidades................................................................................................. 4
Naturaleza de las cuentas por cobrar.............................................................5
Importancia de las cuentas por cobrar...........................................................5
Responsabilidades globales de auditoria........................................................5
Objetivos del examen..................................................................................... 6
Sistemas de control........................................................................................ 7
Control interno................................................................................................ 8
Documentacin del control interno.................................................................9
Revision , observacin y verificacin..............................................................9
Auditora Operacional................................................................................... 10
Procedimientos de auditoria.........................................................................10
Balance de comprobacin..........................................................................10
Confirmacin de cuentas a cobrar.............................................................11
Procedimientos alternativos.......................................................................12
Procedimientos especiales para cuentas con recursos.................................12

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Introduccin
Al hablar de la auditoria de las cuentas por cobrar estamos hablando de un examen a las
mismas. La cuenta por cobrar es de origen deudor y est en el balance de comprobacin.
A continuacin veremos la naturaleza de las cuentas por cobrar su importancia, las
responsabilidades globales de las auditorias, los objetivos del examen, sistemas de control y
control interno. Tambin veremos la documentacin de control interno, revisin
observaciones y verificaciones, adems encontraremos la auditoria operacional, los
procedimientos de auditoria, los procedimientos especiales para cuentas con recursos y los
procedimientos alternativos.

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Generalidades
Concepto: "Las cuentas por cobrar representan derechos exigibles originados por ventas,
servicios prestados, otorgamientos de prstamos o cualquier otro concepto anlogo". Dentro
del concepto general anterior se incluyen los documentos por cobrar a clientes que
representan derechos exigibles, que han sido documentados con letras de cambio o pagars.
Las cuentas por cobrar se clasifican atendiendo a su origen, por ejemplo: a cargo de
clientes, a cargo de compaas afiliadas, empleados, etc., separando los que provengan de
ventas y servicios de los que tengan otro origen. Los derechos exigibles por los conceptos
anteriores que forman parte del capital de trabajo, son aqullos que tienen vencimientos a
corto plazo y que, por lo tanto, su cobro es en el trmino de un ao o dentro del ciclo
financiero a corto plazo de la entidad, si ste es mayor a un ao. Las cuentas por cobrar
representan aplicaciones de recursos de la empresa que se transformarn en efectivo para
terminar el ciclo financiero a corto plazo.

Naturaleza de las cuentas por cobrar

En trminos generales, la partida cuenta a cobrar, se refiere a todos los derechos sobre
otros convertibles en dinero, mercancas (es decir, depsitos correspondientes a compras) y
servicios (es decir, gastos pagados previamente, como pliza de seguro). Las cuentas a
cobrar se definen corrientemente como solo aquellas peticiones que pueden cobrarse en
efectivo. Las cuentas a cobrar, concretamente las cuentas de clientes y los efectos,
constituyen los tipos de cunetas a cobrar ms corrientes.

Importancia de las cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar generalmente representan una de las partidas del activo ms
importantes de la empresa. Las cuentas a cobrar de clientes vencidas correspondientes a
productos vendidos o servicios prestados constituyen las ms significativas. No es de
extraar que las cuentas de clientes representen entre el 30% y el 50% de los activos
circulantes de la empresa. De todas las partidas de activo, nicamente la de caja y bancos
ofrece mayor liquidez. Por tanto, no es de extraar que los auditores independientes deban
dedicar una parte considerable de su trabajo a estudiar estas cuentas. Para el auditor interno
como independiente, las cuentas a cobrar representan un reto constante, no solamente

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debido a su importancia y liquidez sino tambin al cambio continuo de su composicin

bsica.

Responsabilidades globales de auditoria

En el rea de las cuentas a cobrar, al igual que en muchas otras en la auditoria, existe un
solapamiento de funciones entre en el trabajo del auditor interno y del independiente. El
trabajo del auditor interno puede ser significativo para el estudio y evaluacin de control
interno por parte del independiente, y aquel puede proporcionar una asistencia directa en
una revisin. Sin embargo, el auditor interno mantiene siempre la responsabilidad global de
asegurar una eficacia del control interno contable interno y la fiabilidad de los registros del
cliente, la suficiencia de las pruebas llevadas a cabo, la importancia e imparcialidad de las
cantidades correspondientes a las partidas de activo en el balance de situacin y la
eficiencia de las reservas para fallidos y morosos. El grado en que se pueden usar y confiar
en los procedimientos llevados a cabo por el auditor interno depender de las
caractersticas de la situacin concreta.
El auditor interno tiene dos funciones principales al efectuar el examen de las cuentas a
cobrar.
La primera es verificarlas. En este aspecto persigue los mismos objetivos que le auditor
independiente y lleva a cabo procedimientos similares a los realizados por este,
generalmente con mayor grado de detalle.
La segunda funcin del auditor interno es estudiar los procesos y procedimientos de las
cuentas a cobrar. Al estudiar estos procedimientos se habr interesado en saber si se han
seguido las reglas y normas de la empresa, si se han incrementado los intereses de la
empresa y si los procedimientos de contabilidad empleados presentan una asistencia
ptima. El auditor independiente debe tener objetivos similares, con el fin de ofrecer
sugerencias practicas a la direccin; sin embrago, tales objetivos deben ser secundarios ante
la funcin de verificacin de las partidas de activo.
Coordinacin de los auditores internos e independientes. Tanto el auditor interno como
el independiente, consideran beneficioso coordinar sus trabajos tradicionales de auditoria
en el rea de cuentas a cobrar. La confirmacin de dichas cuentas requiere una cantidad de
trabajo considerable, especialmente en el caso de empresas que cuentan con filiales que
mantienen sus propios registros. puede eliminarse una gran cantidad de trabajo duplicado y
de tiempo haciendo que el auditor interno confirme las cuentas a cobrar para un grupo de
filiales mientras que el auditor independiente confirma las de otro grupo diferente.
Normalmente este procedimiento se lleva a cabo de forma cclica y los resultados obtenidos

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son comparados por ambos auditores. Por lo general, el auditor independiente determina el
grado y base de las confirmaciones que se han de enviar y el interno las prepara.

Objetivos del examen

El auditor persigue fundamentalmente cuatro objetivos principales, que son los
siguientes:
1. Establecer la adecuacin sustancial de la cantidad que aparece en el balance
de situacin que sirve para justificar los registros contables.
2. Establecer la validez de las cuentas a cobrar, como demandas contra los
deudores registrados. El auditor debe asegurarse de que las cuentas a cobrar
constituyen obligaciones de buena fe de empresas o individuos existentes, segn sea
el caso. Esto logra bsicamente estableciendo una correspondencia con los deudores
(confirmacin de las cuentas).
3. Establecer la viabilidad de cobro y determinar el valor realizado de las
cuentas a cobrar. Este objetivo incluye la determinacin de la suficiencia de la
provisin efectuada en concepto de los deudores morosos.
4. Determinar que los saldos de cuentas a cobrar que aparecen en los estados
financieros son los correctos. La presentacin de los estados financieros debe ser
uniforme con los tres primeros objetivos.

Sistemas de control
Frank H. Moeller, Jr., expone los sistemas empleados para desempear la funcin de
registrar y controlar las cantidades que deben los clientes: sistemas manuales, de mquinas,
de registros en los libros e informticos.
Existen sistemas manuales bsicos: el sistema de tarjetas de Mayor y el de archivo de
facturas abiertas al descubierto; estos conceptos pueden aplicarse tambin a los sistemas
automatizados.
El sistema de Mayor es el que ms se utiliza corrientemente y se basa en el
mantenimiento de una tarjeta de Mayor para cada cliente, generalmente con un saldo
corriente que se obtiene a partir de los cargos por ventas y abonos por pagos. Las fuentes de
registro aparecen especificadas en una nueva columna de referencia. Al final de cada
periodo contable se realiza un balance de comprobacin de las cuentas individuales que se
compara con la cuenta de control del Mayor General.
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En el sistema de archivo de facturas al descubierto, las cuentas a cobrar aparecen

representadas por un archivo de copias de todas las facturas impagadas, generalmente
agrupadas por clientes, y a veces por fecha de venta o de vencimiento. Al final de cada
periodo se totalizan y ajustan todas las cantidades del archivo correspondientes a factura
impagadas con el saldo del Mayor General.
El trabajo administrativo necesario para registrar y controlar las operaciones de cuentas
a cobrar se ve considerablemente reducido si se emplean mquinas de registros en los
libros. El control contable se mantiene en una forma similar en los sistemas manuales.
Los sistemas de proceso de datos funcionan a gran velocidad y proporcionan la mayor
exactitud debido a que se eliminan muchas de las operaciones necesarias en otros sistemas.
En un sistema cclico, se efecta la transcripcin de la informacin a partir de documentos
fuente de ventas, devoluciones de mercancas, descuentos de cajas y cobros, para
convertirlos en tarjetas perforadas, o introducirlos directamente en el registro de cinta o
disco magnticos , y, mediante operadores, exploradores o lectores pticos, permiten sus
registro en las cuentas del clientes. Tambin puede tomar decisiones referentes a la
aplicacin de cobros y ajustes (un procedimiento que en otros sistemas necesita el trabajo
de un encargado). Los sistemas de proceso de datos proporcionan tambin un anlisis de
vencimientos e indican el estado de las cuentas cuyas cantidades ya han vencido.
Entre las ventajas de los sistemas de proceso de datos se incluyen:
1. El ahorro de costos.
2. Una mayor exactitud.
3. Un envo ms rpido de recibos a los clientes.
4. La obtencin ms rpida de las remesas de los clientes.
5. La aplicacin imparcial de efectivo (especialmente en lo que se refiere a
descuentos).
6. Confeccin de recibos ms claros y precisos.
7. Produccin del balance de comprobacin por antigedad de saldos en
relacin con las cantidades establecidas.

Control interno
El grado en que deben aplicarse los procedimientos de auditoria y sus periodificacion
dependen de la evaluacin de los controles contables internos existentes.
Separacin de responsabilidad u obligaciones. La separacin de responsabilidades
constituye un elemento clave de todo procedimiento de control interno. A continuacin se
presenta una lista de una buena relacin de las funciones relacionadas con las cuentas a
cobrar que deberan mantenerse separadas:
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1. No debera permitirse que el cajero acceda a los mayores de cuentas a

cobrar.
2. La direccin del departamento de crditos y la de ventas deberan estar
completamente separadas.
3. Los recibos a los clientes deben ser enviados por una persona que no tenga
acceso a la caja o bancos y que sea tambin independiente de los empleados de
cuentas a cobrar y facturacin.
4. Las conciliaciones debe realizarlas alguien no perteneciente al departamento
de cuentas a cobrar.
5. No debera permitirse el acceso a los recibos a aquellos empleados que se
encargan del mantenimiento de Mayores de clientes.
Procedimientos correctos de autorizacin. Entre las operaciones de cuentas a cobrar que
requiere una debida autorizacin se encuentran:
1. Los pedidos de ventas deben ser aprobados por el departamento de crdito
antes de que puedan ser aceptados.
2. Las cancelaciones por impagados y otros abonos que no sean en efectivo y
los pagos a clientes para compensar saldos acreedores, deberan ser aprobados por
un ejecutivo que no tenga ninguna otra responsabilidad fundamental en el
departamento de cuentas a cobrar.
3. Todas las cuentas nuevas deberan ser aprobadas por el departamento de
crdito.

Documentacin del control interno

Las actualizaciones de procedimientos de control interno, diagramas de flujo donde se
reflejan los puntos de control o cuestionarios pueden, si se usan debidamente, ser muy
tiles para el auditor a la hora de determinar la suficiencia del sistema de control interno
sobre las cuentas a cobrar. Los cuestionarios y diagramas de flujo deberan estar
complementados por descripciones los sistemas y comentarios adecuados, especialmente en
lo que a respuestas desfavorables se refiere. La revisin del control interno no se puede
cumplir nicamente mediante la documentacin del sistema obtenida por el auditor. Este
debe asegurarse tambin de la eficacia del sistema de control interno mediante
observaciones y verificaciones.

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Revision , observacin y verificacin

La documentacin de control interno que se ha facilitado anteriormente debera permitir
al auditor indicar la forma en que obtuvo la informacin, a saber, mediante: 1) revisin; 2)
observacin; 3) verificacin.
El auditor puede obtener una interpretacin del sistema de control contable interno
realizando una investigacin con la ayuda de diversos empleados con responsabilidades en
el departamento de cuentas a cobrar (por ejemplo, el director de crditos, el de ventas, el
encargado de cuentas a cobrar y al cajero). Es posible que alguna de las respuestas no se
ajuste a lo que realmente se hace, sino a lo que debera hacerse. Para justificar la respuesta,
el auditor debera observar la ejecucin de los deberes del departamento de cuentas a cobrar
y como estn organizadas las actividades del mismo. Debera revisar los manuales de
procedimientos y descripciones de trabajos pertinentes a las cuentas a cobrar. Por ltimo,
las diferentes pruebas sobre los registros de contabilidad que forman parte de los
procedimientos regulares de auditora de cuentas a cobrar permitirn conocer el grado de
eficacia del sistema de control interno y la necesidad de ampliar los sistemas de auditora.

Auditora Operacional
El auditor independiente puede prestar servicios especiales a la direccin ampliando
algunas partes de sus trabajos corrientes de auditora de cuentas a cobrar. El auditor debera
revisar brevemente el sistema de crditos y cobros a la vez que revisa las cancelaciones por
deudas incobrables o comprueba el vencimiento de las deudas. En consecuencia, tal
revisin permitira conocer las deficiencias de control que han ocasionado prdidas. Otra
deficiencia que el auditor independiente podra encontrar es la existencia de una poltica de
restriccin de crditos. En este punto el auditor puede ser til revisando la administracin
de crditos de una empresa orgullosa de presentar un ratio de deuda incobrable a ventas
bajo. El auditor podra encontrarse con que no solamente est perdiendo beneficios debido
a que el volumen de ventas es reducido como resultado de una poltica de restriccin de
crditos, sino tambin que se est incurriendo en unos costos elevados en la administracin
de los crditos.

Procedimientos de auditoria
Dentro de los procedimientos de la auditoria tenemos: balance de comprobacin y
confirmacin de las cuentas a cobrar.

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Balance de comprobacin
El primer paso de la auditora de cuentas a cobrar es obtener o preparar un balance de
comprobacin de las cuentas auxiliares de cuentas a cobrar. El balance de comprobacin
puede efectuarse en la fecha del balance de situacin o en la correspondiente a la
confirmacin y preferentemente el personal del cliente debera ser el encargado de
prepararlo. En el caso de que se disponga de un ordenador, es mejor obtener un informe
impreso.
Cuando el cliente prepare el balance de comprobacin, el auditor debera revisar las
sumas verticales y horizontales, a modo de comprobacin y conciliar el total con el saldo de
la cuenta de control del mayor general. El alcance de las pruebas depender de las
suficiencias del control interno sobre las cuentas a cobrar. Puede eliminarse el clculo de
los totales en los impresos del ordenador cuando los controles del centro de proceso de
datos del cliente hayan sido revisados y verificados por separado y el auditor considere que
puede fiarse de la exactitud matemtica de los informes preparados por el ordenador. Si
existe una diferencia entre la cuenta de control y el total de las cuentas individuales, debera
comunicarse el cliente; los empleados del cliente 8 (y no el auditor) deberan detectar la
diferencia (el trabajo que esto implica es ms administrativo y no de auditora). Donde
exista una diferencia y el control interno sea dbil, el auditor debera considerar la
posibilidad de que exista un fraude, especialmente si el saldo de la cuenta de control, es
superior al total de las cuentas individuales.
En la verificacin de las cantidades del balance de comprobacin es importante que el
auditor efecte seguimiento desde este hasta las cuentas individuales u otros documentos
fuente, por dos razones:
1. El propsito de la verificacin es probar que todas las cantidades del balance
se corresponden con cuentas reales en los auxiliares.
2. Si existen irregularidades, es ms probable que la cuenta de control de
cuentas a cobrar aparezca sobrevalorada antes que infravalorada.
El auditor, como parte del trabajo que afecta al balance de comprobacin, debera
obtener la informacin pertinente de la segregacin de cuentas, si es significativa, en el
balance de situacin, mediante saldos acreedores, cuentas a cobrar a directivos, empleados,
consejeros, accionistas importantes y empresas afiliadas, depsitos o adelantos y cuentas
que estn garantizadas o han sido depositadas como fianza.

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Confirmacin de cuentas a cobrar

La confirmacin de cuentas a cobrar constituye probablemente el procedimiento ms
importante de este tipo de auditora. El procedimiento de confirmacin proporciona una
verificacin de la eficacia de control interno y la existencia de las cifras efectivas
correspondientes a las cuentas a cobrar.
En casos excepcionales, como en la periodificacin de la auditoria, podra ser
practicable o imposible que el auditor obtenga una confirmacin de los saldos de cuentas a
cobrar. En tales casos, el auditor puede obtener esta confirmacin mediante procedimientos
alternativos, no existe una limitacin significativa sobre el alcance de su trabajo y no es
necesario el informe emitido haga referencia a la omisin del procedimiento o empleo de
procedimientos alternativos. Sin embargo, cuando el cliente imponga restricciones que
limiten considerablemente el alcance de la auditoria, el auditor debe por lo general
renunciar a emitir una opinin sobre los estados financiero.

Procedimientos alternativos
Es necesario emplear procedimientos alternativos de auditoria cuando no sea practico o
razonable confirmar las cuentas a cobrar, o cuando no pueden obtenerse respuestas para
importes elevados. Deben emplearse procedimientos alternativos, cuando la experiencia
indique que las solicitudes de confirmacin pueden ser destinadas (por ejemplo, en el caso
del gobierno, o cuando se trata de cadenas de supermercados). Dado que ha aumentado el
nmero de empresas que no responden a solicitudes de confirmacin se ha agravado el
problema de encontrar procedimientos alternativos adecuados.
Algunos auditores creen que el procedimiento alternativo de revisar los cobros durante
perodos posteriores a la fecha de confirmacin resulta suficiente por si mismo, este
procedimiento incluye: la inspeccin de los cheques entrantes o avisos de remesas de pago;
el establecimiento de un correspondencia, entre los nmeros de facturas y la cuenta del
cliente; y la asignacin de la cantidades cobradas a la cuenta del cliente, el registro de los
cobros y el deposito en el banco. Estos procedimientos pueden llevarse a cabo de forma
muy eficaz si se seleccionan las cantidades de las facturas para su confirmacin.
Otros auditores creen que basarse nicamente en las cantidades cobradas puede ser
demasiado arriesgado, ya que no justifica suficientemente el saldo de cuentas a cobrar. Es
posible que se haya hecho un pago correspondiente a mercanca enviadas despus de la
fecha de confirmacin, o que el pago registrado no sea legtimo.

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Procedimientos especiales para cuentas con recursos

Existen tres tipos de cuentas a cobrar con recurso: la venta de documentos por cobrar
con un descuento sin recurso al vendedor, la venta con recurso a este si no paga y la entrega
de determinadas cuentas a cobrar como colateral en donde el prestatario conserva el ttulo
de posesin. Estos dos ltimos mtodos, en los que el prestatario mantiene el riesgo de
crdito, son ms comunes que el primero. Las transferencias de cuentas a cobrar con
recurso y el reconocimiento de los beneficios de tales ventas se exponen en la seccin R20
de las Normas de Contabilidad Texto actual de Congreso de Normas de Contabilidad
Financiera.

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