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Modulbersicht

TOPdesk ist modular aufgebaut und passt sich den Bedrfnissen Ihrer
Organisation perfekt an. Alle Module und Standardfunktionalitten1
sind miteinander verknpft. Die Basiseinrichtung kann jederzeit ohne
Installationsaufwand um ITIL-Module und andere Funktionsmodule erweitert
werden. Aufgrund des bearbeiterunabhngigen Lizenzierungsmodells
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entstehen Ihnen neben dem Modulpreis keine weiteren Lizenzkosten.

Incidentmanagement
Incidents registrieren und
bearbeiten
Aufgabenlisten,
Standardlsungen

Das Incidentmanagement dient dem schnellen Erfassen und Bearbeiten


von Strungen, Meldungen und Anfragen jeglicher Art. Sie werden auf
einfachste Art den richtigen Bearbeitern zugewiesen und ausgewertet. Mithilfe
persnlicher Aufgabenlisten, Standardlsungen und Suchfunktionen werden
Lsungen schnell herbeigefhrt. Im Ressourcenplaner sehen Sie, welcher
Mitarbeiter anwesend ist und wie viel Arbeit anliegt.

Configurationmanagement Mit dem Configurationmanagement registrieren und verwalten Sie alle Hard- und
Registrierung von Objekten
Grafische CMDB

Softwareobjekte sowie Lizenzen in Ihrer Organisation. In einer grafischen bersicht


sind die Wechselbeziehungen auf einen Blick zu erkennen.

SelfServiceDesk

Mit dem SelfServiceDesk ist Ihr Helpdesk weltweit rund um die Uhr erreichbar.
Benutzer reichen Meldungen selbstndig ber das Webportal ein. Dort knnen
Ihre Melder auch den Bearbeitungsstatus verfolgen und Neuigkeiten erfahren.

Incidents selbst anmelden


E-Mail-Import, Statusangabe

Mobile-Interface
TOPdesk unterwegs nutzen
Incidents vor ort bearbeiten

Changemanagement
Grafische Workflows
Changevorlagen
Buildmanagement

Problemmanagement
Bekannte Fehler/Know-how

Operationsmanagement
Regelmige Ttigkeiten
Checklisten

Das TOPdesk Mobile-Interface ermglicht Ihnen von berall Ihre Termine auf Ihrem
Smartphone einzusehen. Sie haben auf einen Blick eine bersicht Ihrer Termine und
der zugehrigen Meldungen und knnen diese direkt bearbeiten.
Ein Change bezeichnet jegliche Anpassung der (IT-)Infrastruktur einer
Organisation - vom Software-Upgrade bis hin zum Diensteintritt eines neuen
Mitarbeiters. Das Modul untersttzt Sie bei der zeitlichen und organisatorischen
Strukturierung und Durchfhrung von Changes. Mittels Vorlagen werden
Routineaufgaben und Prozesse schnell und einfach abgebildet.
Mit diesem Modul erkennen Sie Beziehungen zwischen Strungen und
Ursachen, beheben Probleme dauerhaft oder entwickeln Workarounds.
Wiederkehrende Aktivitten, wie die Kontrolle der Backups, knnen geplant
und revisionssicher dokumentiert werden. Diese Ttigkeiten helfen, Ausflle zu
vermeiden und eine ISO-/SOX-konforme Dokumentation zu gewhrleisten.

Reservierungsmanagement Verleih- und Vermietungsprozesse einfach und strukturiert abarbeiten.


Objekte (Beamer, Laptop usw.)
und Rume reservieren

Im SelfServiceDesk prfen Sie direkt die Verfgbarkeit, buchen Zusatzleistungen


(z. B. Catering) und reservieren Objekte.

Vorrat und Bestellungen

Von Bestellanfragen, automatischen Bestellungen bei Lieferanten bis zum


Verbuchen und Ausliefern bestellter Artikel knnen einzelne Aspekte oder der
gesamte Prozess in diesem Modul bersichtlich abgebildet werden.

Vorrat und Artikel verwalten


Externe Bestellungen aufgeben

Die Standardfunktionalitt umfasst: Ressourcenplaner fr die Einsatzplanung Ihres Teams,


Know-how-Datenbank, Standardlsungen, Reportassistent, Dokumentenmanagement, Exportfunktion,
automatische Benachrichtigungen, Kostendeklaration, Stammdatenverwaltung und das
Inventarisierungstool TOPsis.

Der Funktionsumfang der Module ist editionsabhngig

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Vertragsmanagement & SLM


In-/externe Servicekataloge
Servicelevel-Reporting

CTI-Modul
Anrufe schneller ttigen
Anruferdaten immer griffbereit

Formular-Designer
Individuelle Formulare per Drag
& Drop selbst erstellen

Gebudemanagement
Belegung und Reinigung planen
Flchen und Aufstellungen
verwalten

Barcodemodul
Barcodelabels drucken
Objekte ein- und ausbuchen
Inventuren durchfhren

Projektmanagement
Projekte einplanen und
berwachen

Umfragen
Leistungsspektrum optimieren
Kundenzufriedenheit
verbessern

Besucherregistrierung
Besucher registrieren
Empfang entlasten

Langzeitplanung
Instandhaltungen planen
Szenarien entwerfen und testen

ber das Vertragsmanagement definieren, planen und optimieren Sie in- und
externe Service- und Lieferantenvertrge. Verwalten Sie Servicekataloge
hinsichtlich Servicezeiten, Serviceniveaus, Bearbeitungszeiten und -kosten.
Alle Meldungen, die bei Ihrem Servicedesk eingehen, sollen so effizient wie mglich
abgearbeitet werden. Die Verknpfung Ihrer Telefonzentrale mit TOPdesk ist dafr die
ideale Lsung. Mit dem CTI-Modul sehen Ihre Mitarbeiter, wer anruft, noch bevor sie
den Hrer abgenommen haben.
Sie erstellen individuelle Formulare fr Antrge jeglicher Art und verffentlichen
sie im SelfServiceDesk. So erhalten Sie genau die Informationen, die Sie bentigen.
Sie legen selbst fest, wie die Formulare intern bearbeitet werden.
Mit dem Gebudemanagement erweitern Sie die Stammdaten um detaillierte
Rauminformationen. Diese Informationen dienen als Grundlage fr z. B. die
Planung von Instandhaltungsmanahmen oder Reinigungsplnen sowie zur
Erfassung von raumbezogenen Meldungen, Reservierungen, Vertrgen usw.
Das Barcodemodul untersttzt Sie whrend des gesamten Inventarisierungsprozesses sowie bei regelmigen Inventuren bis hin zur Entsorgung. Es bietet die
Anbindung an Buchhaltungs- und Finanzsysteme an, um z. B. die Einfhrung der
doppelten Buchfhrung bei Stdten und Gemeinden zu untersttzen.
Projekte werden in Phasen und Aktivitten gegliedert, um den zeitlichen Ablauf
sowie die Ressourcen- und Kostenverteilung zu planen. Alle Projektmanagementmethoden werden untersttzt.
In Form von Umfragen fhren Sie Untersuchungen, z. B. zur Zufriedenheit mit Ihrem
Service, durch. Die Kampagnenfunktion erlaubt es Ihnen, zeitlich geplante Umfragen
durchzufhren und so Ihr Leistungsspektrum Schritt fr Schritt genau auf die
Wnsche Ihrer Mitarbeiter und Melder abzustimmen.
Melden Sie erwartete Besucher ber Telefon, E-Mail oder den SelfServiceDesk.
Besucherlisten lassen sich so einfach verwalten und in Notfllen haben Sie sofort eine
Liste der sich im Gebude befindlichen Personen parat.
Mit der Langzeitplanung knnen Sie mehrjhrige Instandhaltungsmanahmen
an Ihren Gebuden verwalten, Kosten veranschlagen und die Ausfhrung
kontrollieren. Durch die Verknpfung mit dem Operationsmanagement ist Ihre
Planung sofort umsetzbar.

Service Management Simplified


Als internationaler Softwarehersteller
im Bereich Servicemanagement
entwickelt, verkauft und implementiert
TOPdesk seit ber 20 Jahren eine
benutzerfreundliche Lsung, mit
der Organisationen jeder Gre
ihren Service effizienter gestalten
knnen. Egal ob IT-, Facility oder HRServicemanagement, TOPdesk ist fr
alle Servicebereiche einsetzbar.

TOPdesk ist mehr als nur IT-Support


In den vergangenen Jahren hat der Servicegedanke in vielen Abteilungen Einzug
gehalten, nicht nur in der IT. So nutzen unsere Kunden TOPdesk immer hufiger auch
fr andere Organisationsbereiche wie z. B. das Facility- oder HR-Servicemanagement.
Durch unser bearbeiterunabhngiges Lizenzierungsmodell entstehen auch keine
zustzlichen Lizenzkosten, wenn Sie weitere Abteilungen mit an Bord holen und das
Einsatzgebiet von TOPdesk erweitern mchten.

berzeugen Sie sich selbst


Wir zeigen Ihnen gerne, was TOPdesk fr Ihre Organisation leisten kann. Unsere
Account Manager stehen Ihnen jederzeit fr eine Vorfhrung zur Verfgung, bei
Ihnen vor Ort oder ber das Internet.
Kontaktieren Sie uns unter Tel. +49 (0)631 624 00-0 oder senden Sie eine E-Mail
an info@topdesk.de. Weitere Informationen finden Sie unter www.topdesk.de.