Que es Asiste Libros?

Es la Herramienta de Operacin y Entrega Electrnica de Libros de Compras y Servicios Adquiridos y de

Ventas y Servicios Prestados, diseada bajo parmetros legales y apoyndose en sistemas informticos
de fcil y prctica utilizacin, para llevar el control del registro de los documentos que forman parte de
los libros del IVA y que deben ser enviados a la SAT, por los contribuyentes obligados.
Adicionalmente esta herramienta cuenta con opcin de impresin de los libros del IVA segn
parmetros legales, puesta a disposicin del pblico en general, para lo cual es necesario que los datos
se graben en la herramienta y contar con folios autorizados por la SAT para la impresin en hojas
movibles.

Para usar Asiste Libros

Si es la primera vez que utiliza Asiste Libros, debe hacer lo siguiente.
Primero...

MEN CATLOGOS
Debe dirigirse al men CATLOGOS y seleccionar la opcin CONTRIBUYENTES
1. Ingresar NIT del Contribuyente
2. Ingresar Nombre o Razn Social del contribuyente
3. Ingresar Establecimiento:
Nmero (Este nmero es el que le asignen en el Registro Tributario
Unificado) y Nombre de Establecimiento.
4. Presionar Enter o Guardar
Ejemplo: Juan Prez, Establecimiento 1 Panadera la Mejorcita (nmeros sin guiones y espacios)
Importante: En esta opcin puede registrar, modificar y eliminar a un contribuyente y sus
establecimientos, como usuario de la herramienta.
Si no tiene establecimiento, debe registrar un
Establecimiento nico.

Segundo...
MEN ARCHIVO
Debe dirigirse a men Archivo en opcin Cambio de Contribuyente y Perodo
All podr seleccionar el NIT de los libros a trabajar, es decir en la herramienta puede trabajar ms de
una empresa, las que necesite para el envo de los libros. Solo debe seleccionar:
1. NIT a trabajar

2. Mes
3. Ao
4. Presiona el botn Fijar y listo, todas las pantallas a las que ingrese sin salirse de la herramienta se le
presentar el encabezado que usted recin fij. Si se sale, ser necesario nuevamente fijar una
empresa y periodo a trabajar.

Tercero...
MEN CATLOGOS
1. Puede dirigirse al men CATLOGOS y seleccionar la opcin Clientes/Proveedores, si lo desea. Si no
desea grabar una lista de proveedores o clientes, la herramienta al momento del ingreso de sus
documentos en la opcin Libros le trasladar automticamente a esta pantalla para grabar al
Proveedor o Cliente que opere en ese momento.
2. Ingresar NIT del Cliente/Proveedor.
3. Ingresar Nombre o Razn Social del Cliente/Proveedor.
4. Presionar Enter o Guardar.
Ejemplo: 7378106 Operadora de Tiendas Walmart (Nombres sin comas)

Importante: En esta opcin puede Guardar, modificar, Limpiar, registros de sus clientes / proveedores.
Cuarto...
Para el ingreso manual de los documentos, es decir uno a uno, debe dirigirse al men Libros y
seleccionar una de las opciones que se le presentan:
Libros de Compras o
Libros de Ventas

Operacin de los libros

MEN LIBROS
Los valores que se ingresan en estas pantallas son positivos, enteros de dos decimales, an cuando el
resultado sea restar al total del libro que se oper, en el caso particular de la nota de Crdito, en ambos
libros. Y tambin tomar en cuenta que las Constancias de retencin del IVA, de Adquisicin de Insumos
y Exencin, solo se colocan como referencia en el Libro de Ventas, no restan al total del Libro de Ventas,
ni se cuentan como parte del resultado del total de documentos presentados a la SAT.

Libros de compras
En el libro de compras puede realizar el ingreso uno a uno de los 10 diferentes documentos de Compras:
1) Factura=FC, 2) Factura Electrnica=FCE, 3) Factura Pequeo Contribuyente=FPC, 4) Factura

Especial=FE, 5) Nota de Dbito=ND, 6) Nota de Crdito=NC, 7)Declaracin Aduanera=DA, 8) FAUCA=FA,

9) Formulario SAT=FO y 10) Escritura Pblica; siguiendo los pasos que se presentan a continuacin.
1. Ingresar al Men Libro
2. Seleccionar la opcin Libro de Compras
3. Verificar el encabezado del periodo que fijo por medio del Men Archivo, en opcin Cambio de
Contribuyente y Perodo (NIT del contribuyente a trabajar, Mes y Ao)
4. Seleccionar Nmero de Establecimiento
5. Seleccionar NIT del Proveedor
6. Seleccionar Tipo de Documento e ingresar los datos que se solicitan segn el Tipo de Documento
seleccionado.
Importante: Para el registro de documentos debe acceder el monto total del mismo, es decir con IVA
incluido, en las casillas con el ttulo Total de Documento Gravado, ya que el sistema realizar la
separacin de la base y el Impuesto. Las Casillas con ttulo Total de Documento Exento, no se les realiza
ninguna separacin o calculo. La casilla del IVA est disponible para cambios toda vez sea para ms
valor del calculado, esto se puede presentar en los casos en que facturan por lnea de producto y al
totalizar el documento existe por diferencia en decimales que el monto del IVA es mayor al calculado
sobre el total del documento. Los documentos registrados en un mes en el libro de compras, pueden
tener fecha de hasta dos meses anteriores al que se est trabajando.

Libros de Ventas
En el libro de ventas puede realizar el ingreso uno a uno de los 5 diferentes documentos de Ventas:
1) Factura=FC, 2) Factura Electrnica=FCE, 3) Factura Especial=FE, 4) Nota de Dbito=ND, 5) Nota de
Crdito=NC; siguiendo los pasos que se presentan a continuacin.
1. Ingresar al Men Libros
2. Selecciona la opcin Libro de Ventas
3. Verificar el encabezado del periodo que fijo por medio del Men Archivo, en opcin Cambio de
Contribuyente y Perodo (NIT del contribuyente a trabajar, Mes y Ao)
4. Seleccionar Nmero de Establecimiento
5. Seleccionar NIT del Cliente Seleccionar
6. Tipo de Documento e ingresar los datos que se solicitan segn el Tipo de documento seleccionado
Importante: Para el registro de documentos debe acceder el monto total del mismo, es decir con IVA
incluido, en las casillas con el ttulo Total de Documento Gravado, ya que el sistema realizar la
separacin de la base y el Impuesto. Las casillas con ttulo Total de Documento Exento, no se les realiza
ninguna separacin o clculo. Los documentos registrados en un mes en el libro de ventas, no pueden
tener fecha mayor o menor a la del mes que se est trabajando.

OTROS MENS
MEN PROCESOS ESPECIALES
Carga y Envo Electrnico de Libros
Esta opcin es dirigida a las empresas que cuentan con bases de datos de los documentos que integran
los libros del IVA y que por medio de una instruccin a sus sistemas pueden conformar la estructura
necesaria para la carga masiva de datos al aplicativo, nicamente para verificar que cumplen con los
informacin correctos por cada lnea, libro y tipo de documento, para el envo de la informacin a la
SAT.
La estructura de carga masiva se conforma de 32 columnas, diseada para contener la informacin de
ambos libros (Compras y Ventas del IVA), por lo que no todas las columnas aplican a un mismo tipo de
documento, por ello es necesario que las columnas que no aplican vengan vacas o bien si son
obligatorias debern llenarse con cero para una misma lnea dependiendo del Libro, tipo de documento.
Para obtener la estructura del archivo de carga dar clic aqu.
Si usted no cuenta con apoyo tcnico informtico, puede elaborar en un formato Excel, respetando el
contenido de la estructura.
Este archivo Excel al concluir de vaciar la informacin requerida deber trasladarla a formato texto con
nombre de extensin .asl, para obtener el instructivo de traslado de archivo Excel a texto dar clic aqu.
Al tener listo el archivo de carga, debe proceder con los siguientes pasos:
1. Ingresar al Men Procesos Especiales.
2. Seleccionar la opcin Carga y Envo Electrnico de Libros
3. Verificar el encabezado del periodo que fijo por medio del Men Archivo, en opcin Cambio de
Contribuyente y Perodo (NIT del contribuyente a trabajar, Mes y Ao)
4. Seleccionar opcin Carga y envo de archivos, habilita botones de acciones (Bsqueda, Validar
Archivo, Limpiar Datos y Descartar Archivo Cargado)
5. Presionar botn Bsqueda, para localizar en el directorio de la mquina o dispositivo externo el
archivo a cargar, presionando el botn Abrir del cuadro de dilogo que le muestre.
6. Luego debe presionar el botn "Validar Archivo" la herramienta verifica la informacin:
6.1. Si detecta errores, le orienta a guardar el archivo texto de lneas con mensajes de error
establecidas.
6.2. Si todo est en orden mostrar cuadro de dilogo con mensaje La informacin ha sido validada
y se gener un archivo para su envo. Desea guardar la informacin en la base de datos local de
su computador, presione Aceptar (dependiendo del tamao del archivo puede demorar
varios minutos), o puede enviar la informacin a la SAT sin guardar en base de datos, con
presionar Cancelar.

6.2.1.Si presiona botn Aceptar la herramienta graba en la base local de su mquina la

informacin del archivo de carga, puede verificar en pantallas de ingreso de datos men
Libros para asegurarse que grab la informacin y posteriormente presionar el botn
Consulta segn inciso 7 continuando el proceso de envo de datos.
6.2.2.Si presiona botn Cancelar, la herramienta habilita opciones de envo. (Consultar, Enva e
Imprimir)
7. Presiona botn de Consulta en opcin de envo, le muestra constancia con informacin a transmitir,
si la informacin esta correcta presiona la equis (X) en la esquina superior derecha y le regresa a la.
pantalla de envo.

8. Despus de verificar la constancia de envo, presiona el botn Enviar y la herramienta transmite la

informacin por medio de Internet a la SAT.
9. Presiona el botn Imprimir en este momento para obtener la constancia del envo realizado, debe
hacerlo en este momento, porque si se sale no podr recuperar esta constancia.
10. Adicionalmente esta pantalla cuenta con la opcin de Limpiar cuando se trate de varios envos

Importante:
Tiempo de Grabacin: Para la grabacin de los documentos la herramienta tiene la capacidad de grabar
en 23 minutos aproximadamente un total de 100,000 lneas.
No es necesario grabar sus documentos en sta herramienta, si su propsito es nicamente enviar la
informacin, bastar con que valide la misma en la opcin Validar Archivo dentro de la opcin Carga
de Documentos y desde all poder transmitirla.

CONSOLIDACIN DE DATOS
PROCEDIMIENTO No. 1 Cuando existen varios archivos de carga de diferentes establecimientos o
sucursales.
1. Es recomendable que el usuario que este en otra mquina prepare el archivo de carga, lo valide
asegurando que toda la informacin est bien.
2. Cada uno de los usuarios debe traslada la informacin previamente validada de sus registros de
los libros de compras y ventas en el archivo de carga correspondiente, a quien ser el encargado
de consolidar y realizar el envo a la SAT.
3. Luego de recibir la informacin de todos los usuarios, el encargado de consolidar la
informacin, traslada todos los archivos a Texto (extensin .ASL) y los unifica creando un solo
archivo de texto.
4. Cuando se tiene preparado el archivo de Texto unificado, el usuario encargado ingresa a la
Herramienta Asiste Libros siguiendo el proceso de Carga y Envo Electrnico de Libros.

PROCEDIMIENTO No. 2 Cuando los archivos de carga son grandes.

1. La herramienta para efectos de guardar archivos despus de validar la informacin, solo acepta
hasta diez mil lneas.
2. Derivado de lo anterior, el o los usuarios de la Herramienta, podrn elaborar ms de un archivo
de carga de documentos en formato .asl.
3. Los archivos podrn ser validarlos y guardarlos uno a uno, para que todos los registros de
compras y ventas estn en una misma base de datos dentro de la herramienta, para ello debe
seguir los pasos de Carga y Envo de Libros.

MEN IMPRESIN
Libro de Compras / Ventas
La herramienta cuenta con la opcin para imprimir los Libros de Compras y de Ventas, para lo cual debe
proceder con los pasos siguientes.

1. Ingresar al Men Impresin

2. Seleccionar la opcin de Libro de Compras/Ventas
3. Verificar el encabezado del periodo que fijo por medio del Men Archivo, en opcin Cambio de
Contribuyente y Perodo (NIT del contribuyente a trabajar, Mes y Ao)

4. Selecciona el Libro a imprimir se le presenta combo de seleccin con:

Libro de Compras
Libro de Compras Detallado Establecimiento
Libro de Ventas
Libro de Ventas Detallado Establecimiento
5. Ingresa el nmero folio a partir del cual imprimir la herramienta, es decir que si el ltimo
nmero que se utiliz fue el 13, ahora le corresponde colocar que debe iniciar a imprimir
a partir del folio 14 hasta donde llegue segn la cantidad de datos que haya ingresado en
el mes a imprimir.
6. Presionar Libro a Imprimir
7. Presionar botn Generar PDF, la herramienta le mostrar los directorios de la mquina para
que seleccione en donde quiere dejar guardado su archivo de impresin para las veces que
desee lo pueda recuperar para imprimir esas hojas movibles.
MEN AYUDA
En este men le indicar la versin con la cuenta de la herramienta, con la cual podr saber si est
actualizada a la que se tenga publicada en el portal de la SAT. Debe recordar que una vez se conecte al
internet, la herramienta se actualizar automticamente, cuando exista en el portal disponible una
actualizacin.
Se le recomienda que si usted va a correr manualmente un proceso de

actualizacin o instalacin, copie su base de datos por seguridad de que en su proceso manual
puede existir un fall, evitando con ello perder toda su informacin.
Adicionalmente le proporcionara telfono en donde se puede comunicar con los profesionales de
cartera de Contribuyentes Especiales 23297070, indicando a que cartera pertenecen si de Grandes o
Medianos Contribuyentes Especiales y Call Center 1550 por cualquier consulta que tenga acerca del
funcionamiento de la herramienta.