CRM2011 Eses Ma 03

Captulo 3: Anlisis, informes y objetivos
CAPTULO 3: ANLISIS, INFORMES Y OBJETIVOS

Objetivos
Los objetivos son:
Usar listas, vistas y grficos para comprender la informacin

importante de ventas.
Usar los informes de marketing integrados para revisar el

rendimiento de las campaas y compararlas. Cree informes
personalizados con el Asistente para informes.
Crear y administrar objetivos de ventas para usuarios individuales,

equipos y organizaciones.
Analizar la informacin de marketing con grficos personales y de

sistema.
Usar los paneles para analizar la informacin de marketing.
Introduccin
Microsoft Dynamics CRM proporciona las siguientes herramientas para analizar
y notificar la informacin de marketing:
Listas, vistas y grficos: selas para el anlisis especfico de

informacin.
Informes de ventas: Microsoft Dynamics CRM incluye varios

informes listos para usar, como el de historial de ventas,
productividad de ventas y previsin de ventas, que le ayudarn a
evaluar los esfuerzos de los comerciales.
Informes personalizados: si necesita informes con informacin que

no est incluida en los informes estndares, puede usar el Asistente
para informes para crear informes personalizados.
Bsqueda avanzada: permite realizar bsquedas complejas y

exhaustivas de todo tipo de informacin, como buscar informacin
en distintos tipos de registros y ver los datos combinados. Puede
guardar las bsquedas y sus resultados para usarlos posteriormente.
Exportar a Excel: puede exportar informacin a Microsoft Office

Excel en forma de hojas de clculo estticas o dinmicas y como
tablas dinmicas para usar las funciones de Excel para manipular los
datos y realizar anlisis complejos.
Materiales de formacin para Microsoft Dynamics

El uso de este contenido est sujeto al acuerdo de servicios actual.
3-1
Comercializacin de automatizacin de Microsoft Dynamics CRM 2011
Grficos y paneles: Microsoft Dynamics CRM 2011 presenta estas

eficaces herramientas para ayudar a las organizaciones a visualizar
su informacin ms importante de venta. Los grficos presentan
visualmente la informacin y extraen la informacin de una vista
especfica de un tipo de registro de CRM. Los paneles pueden
mostrar uno o ms grficos para varios tipos de registros y combinar
informacin de pginas HTML personalizadas, sitios web externos y
otros recursos.
Anlisis de la informacin de marketing con listas, vistas y

grficos
En Microsoft Dynamics CRM, se pueden usar vistas y grficos para comprender
la informacin que figura en las listas de datos subyacentes. Todos los tipos de
registro, como cuentas, contactos u oportunidades, tienen varias vistas
predefinidas. Una vista determina las columnas y registros que se muestran. Al
trabajar con una lista de oportunidades, por ejemplo, un usuario puede
seleccionar una de las siguientes vistas predefinidas de datos:
Mis oportunidades abiertas: esta es la vista predeterminada y

muestra informacin bsica de los registros de oportunidades con el
estado "Abierto" asignados al usuario actual.
Oportunidades abiertas: esta vista muestra informacin sobre todas

las oportunidades abiertas, en lugar de las asignadas al usuario
actual.
Oportunidades logradas: esta vista muestra informacin acerca de

oportunidades con el estado "Lograda", que, en muchas
organizaciones, se usa para indicar una venta cerrada.
Los tipos de registro como cuentas, contactos y oportunidades estn

preconfigurados con varios grficos disponibles, que se pueden usar con las
vistas disponibles para mejorar la visualizacin de los datos subyacentes.
Procedimiento: acceso a los grficos de una lista

Al trabajar con una lista para cualquier tipo de registro, de forma predeterminada,
el rea de grficos estar contrada en el lateral derecho de la vista. Siga los pasos
que se describen a continuacin para ver los grficos disponibles para un tipo de
registro:
1. Haga clic en el botn de contenido adicional situado en el lateral
derecho de la lista. (Si est contrado, la informacin sobre
herramientas ser "Haga clic aqu para activar la vista Normal"). Se
muestra el rea de grficos.
2. En la pestaa Vista del grupo Grficos, haga clic en Grficos.
3. En la lista desplegable, seleccione Superiores. El rea Grfico se
desplaza a la parte superior de la lista.
4. En la pestaa Vista del grupo Grficos, haga clic en Grficos.
3-2


5. En la lista desplegable, seleccione Derecha. El rea Grfico se
desplaza hacia la derecha. En la imagen se muestra un ejemplo.
ILUSTRACIN 3.1 CUADRCULA DE DATOS DE CUENTA CON EL

PANEL GRFICO EXPANDIDO
6. Haga clic en el botn de contenido adicional para contraer el rea

Grfico.
Uso conjunto de vistas y grficos

Puede usar grficos y vistas conjuntamente para comprender los datos
subyacentes.
Por ejemplo, con la vista Cuentas activas seleccionada, puede alternar entre tres
grficos distintos para ver cmo se distribuyen los registros de cuenta en
diferentes dimensiones:
Cuentas por sector
Cuentas por propietario
Cuentas por zona
Como alternativa, puede aplicar una vista de datos diferente al mismo grfico.
Por ejemplo, con el grfico Cuentas por sector seleccionado, puede comparar la
distribucin de sus cuentas por sector con la distribucin de todas las cuentas por
sector alternando entre dos vistas distintas:
Mis cuentas activas
Cuentas activas
Considere las siguientes instrucciones para usar grficos y vistas conjuntamente:
Para ver las diferentes representaciones grficas de los mismos datos

subyacentes, use la misma vista y seleccione grficos diferentes.
Para ver una representacin grfica similar de distintos conjuntos de

datos, use el mismo grfico y seleccione vistas diferentes.

3-3

En la imagen se muestra un ejemplo.
ILUSTRACIN 3.2 GRFICO CUENTAS POR SECTOR
Demostracin: anlisis de clientes potenciales con vistas

y grficos
Siga los pasos que se describen a continuacin para analizar clientes potenciales
con distintas vistas y grficos:
1. Haga clic en Marketing en el mapa del sitio y, a continuacin,
seleccione Clientes potenciales.
2. En la parte superior de la cuadrcula Clientes potenciales, haga clic
en la lista desplegable Clientes potenciales y seleccione Clientes
potenciales abiertos. Se mostrar la vista Clientes potenciales
abiertos.
3. Si es necesario, haga clic en el botn de contenido adicional para
abrir el rea Grfico.
4. Haga clic en la lista desplegable Seleccionar un grfico en la parte
superior del rea de grficos y seleccione Clientes potenciales por
clasificacin. Se aplica el grfico Clientes potenciales por
clasificacin a la vista seleccionada.
5. En la parte superior de la cuadrcula Clientes potenciales, haga clic
en la lista desplegable Clientes potenciales y seleccione Mis
clientes potenciales abiertos. El grfico Clientes potenciales por
clasificacin se actualiza automticamente para reflejar los datos de
la vista seleccionada.
6. Haga clic en la lista desplegable Grfico y seleccione el grfico
Clientes potenciales por origen. No se aplica ninguna
visualizacin diferente a la misma vista subyacente de clientes
potenciales abiertos.
7. En la parte superior de la lista Clientes potenciales, haga clic en la
lista desplegable Clientes potenciales y seleccione Clientes
potenciales abiertos. El grfico Clientes potenciales por origen se
actualiza automticamente para mostrar todos los clientes potenciales
abiertos distribuidos entre los valores del campo Origen.
3-4

Trabajo con informes

Microsoft Dynamics CRM tiene varios informes disponibles que le ayudarn a
analizar la informacin importante de las campaas de marketing. En esta leccin
revisar el Informe de rendimiento de la campaa, que se puede usar para
proporcionar informacin detallada sobre el rendimiento de una nica campaa
de marketing. Tambin puede usar el Asistente para informes para crear
informes personalizados. En esta leccin aprender a crear informes
personalizados y ver una demostracin del uso del Asistente para informes para
crear un informe personalizado de los clientes potenciales calificados por
semana.
Procedimiento: trabajo con el informe de rendimiento de

campaa
Las respuestas de campaa se pueden convertir en oportunidades. Si se cierra
como una oportunidad lograda (lo que indica que se lleva a cabo la venta), una
oportunidad creada convirtiendo una respuesta de campaa se vincular
directamente a la campaa de marketing de origen y proporcionar el vnculo
entre las ventas y el marketing. Microsoft Dynamics CRM contiene un informe
integrado, el Informe de rendimiento de la campaa, que se usa para cuantificar
el impacto del marketing sobre las ventas, uno de los objetivos importantes del
marketing de bucle cerrado.
Siga los pasos que se describen a continuacin para generar un Informe de
rendimiento de la campaa:
1. En el rea de navegacin izquierda, haga clic en rea de trabajo y,
a continuacin, en Informes.
2. Busque el informe Rendimiento de la campaa en la lista y haga
doble clic en l.
3. En la seccin Criterios de filtro de informe, haga clic en la tercera
columna y en el icono de bsqueda que aparece.
4. Seleccione la campaa de marketing para la que desee ejecutar el
informe y haga clic en Aceptar.
5. Haga clic en Ejecutar informe.
6. Use el Visor de informes para examinar el contenido del informe
Rendimiento de la campaa. Sobre todo, examine las secciones
Respuesta de campaa y Datos financieros del final del informe.
7. Haga clic en el grfico de anillos Canal de respuesta para examinar
las respuestas de campaa originales. Haga clic en la flecha hacia
atrs azul de la barra de herramientas para volver al informe
principal.
8. Haga clic en la barra Ingreso de oportunidad real del grfico Coste
e ingresos para desglosar los registros subyacentes. En esta
ilustracin se muestra cmo el marketing de bucle cerrado puede
cuantificar el impacto directo del marketing en las ventas.

3-5

Creacin de informes personalizados con el Asistente
para informes
Los informes creados con el Asistente para creacin de informes admiten las
siguientes caractersticas clave:
La capacidad de mostrar una tabla de datos, tambin conocida como

datos tabulares. Se trata de una simple lista de registros que cumplen
con los criterios del filtro.
Pre-filtrado, como se explic en la leccin anterior. Esta

caracterstica permite a los usuarios modificar el filtro predefinido de
un informe con parmetros opcionales para ajustar el informe a sus
necesidades.
Agrupacin, resumen y agregacin de datos para permitir a los

usuarios agrupar y sumar datos en grupos lgicos. Por ejemplo,
puede agrupar las oportunidades por estado y recuperar los ingresos
totales por estado.
Los grficos permiten a los usuarios representar visualmente los

datos con grficos circulares o grficos de barras.
Demostracin: creacin de informes personalizados

En esta demostracin, el administrador de marketing quiere un informe que
muestre los clientes potenciales calificados por semana. Siga los pasos que se
describen a continuacin para crear un informe personalizado de clientes
potenciales calificados por semana:
1. En el rea de navegacin izquierda del mapa del sitio, haga clic en
rea de trabajo.
2. Haga clic en Informes.
3. En el grupo Registros, haga clic en Nuevo.
4. En el cuadro de dilogo Informe, haga clic en el botn Asistente
para informes y, a continuacin, seleccione Siguiente para iniciar
un informe nuevo.
5. En el campo Nombre del informe, escriba Clientes potenciales
calificados por semana.
6. Seleccione Clientes potenciales en la lista desplegable Tipo de
registro principal.
7. Haga clic en Siguiente.
8. En la seccin Criterios de filtro de informe, haga clic en Borrar.
9. Haga clic en la lista desplegable Seleccionar y elija Estado.
10. Presione la tecla TAB dos veces y, a continuacin, seleccione el
estado Calificado. A continuacin, haga clic en Siguiente.
11. En el paso Campos de diseo, haga clic en Haga clic aqu para
agregar una agrupacin.
3-6


12. En el cuadro de dilogo Agregar agrupacin, seleccione Fecha de
modificacin en el campo desplegable de columna y Semana en el
campo desplegable Intervalo de tiempo. A continuacin, haga clic
en Aceptar.
13. Haga clic aqu para agregar una columna. Acepte los valores
predeterminados del cuadro de dilogo Agregar columna y, a
continuacin, haga clic en Aceptar. Haga clic en Siguiente.
14. En el paso Dar formato al informe, acepte el valor predeterminado
de Solo tabla y haga clic en Siguiente.
15. Haga clic en Siguiente y, a continuacin, en Finalizar. El informe se
crea y se puede ejecutar en cualquier momento. Haga clic en
Guardar y cerrar.
Creacin y administracin de objetivos de marketing

Microsoft Dynamics CRM permite definir objetivos y realizar un seguimiento del
progreso de los objetivos de los usuarios, los equipos y la organizacin. Los
objetivos incluyen los componentes siguientes:
Se define una medida numrica, conocida como mtrica del

objetivo, basada en el valor de un campo de un tipo de registro
especfico.
Se especifica un valor concreto de una mtrica del objetivo para un

perodo de tiempo determinado. Se conoce como el valor de destino
del objetivo.
Los objetivos se pueden asignar a usuarios o a equipos. El usuario o

el equipo al que se asigna un objetivo se conoce como propietario
del objetivo.
En el transcurso del perodo de tiempo definido para un objetivo, los

valores Real y En curso se calculan peridicamente. Estos valores
calculados se usan para comparar el valor de destino del objetivo
con el logro conseguido y el pendiente del perodo de tiempo.
Una vez definidos los objetivos de venta de los usuarios individuales y equipos,
habr varios grficos de sistema disponibles para destinos de objetivo con valores
reales y en curso. Estos grficos se pueden personalizar para mostrar los destinos
de objetivo y el progreso de prcticamente cualquier combinacin de usuarios
individuales, equipos, perodos de tiempo, lneas de productos, etc.
Introduccin a la administracin de objetivos

Microsoft Dynamics CRM presenta dos tipos nuevos de registro (mtricas de
objetivo y objetivos) que se combinan para proporcionar una forma eficaz y
flexible de realizar un seguimiento del progreso individual, de equipo y de
organizacin respecto al logro de objetivos especficos.

3-7

Las mtricas de objetivo proporcionan la siguiente informacin bsica:
El tipo de datos en que se define el objetivo. Por ejemplo, una

mtrica de objetivo de venta se definir con frecuencia con el tipo de
datos "Dinero". Tambin es posible que un departamento de
marketing tenga una mtrica de objetivo definida en trminos de
nmero ("Recuento") de nuevos clientes potenciales creados.
El tipo de registro y el campo para los que se especificarn destinos

de objetivos y cuyos valores reales y en curso se seguirn. Se
conocen como campos informe. Se puede definir una mtrica de
objetivo comn de marketing para el tipo de registro Cliente
potencial que defina los nuevos clientes potenciales creados durante
un perodo de tiempo como el valor real que se lograr.
Despus de definir mtricas de objetivo, se crean Objetivos . Los objetivos

contienen informacin ms especfica que las mtricas de objetivo. Se incluye lo
siguiente:
La Mtrica de objetivo en que se basa el objetivo.
El Propietario del objetivo es el usuario o el equipo al que se asigna

el objetivo.
El Perodo fiscal para el que se crea el objetivo.
El Valor de destino del objetivo del perodo fiscal.
Establecimiento de objetivos de marketing para la

organizacin
Cada organizacin es nica y tendr un conjunto nico de objetivos. A menudo
se definirn objetivos de venta comunes en trminos de Oportunidades logradas y
se pueden incluir ejemplos como:
Objetivos mensuales para ventas cerradas para los representantes de

ventas individuales de un equipo de ventas.
Objetivos de venta mensuales para el equipo de ventas.
Objetivos de venta mensuales para un producto o una lnea de

negocio.
En muchas organizaciones, se considera que la funcin de marketing es anterior

en el proceso de ventas a la venta real. Por ejemplo, la generacin de clientes
potenciales suele ser un objetivo responsabilidad de los departamentos de
marketing. A su vez, puede que el equipo de ventas deba encargarse de convertir
en ventas los clientes potenciales que genere el marketing. El proceso de
definicin de objetivos y mtricas de objetivos adecuados a la funcin de
marketing de su organizacin es importante. En contraste con los objetivos de
ventas anteriores, los objetivos de marketing comunes pueden incluir ejemplos
como los siguientes:
3-8

Objetivos mensuales para el equipo de marketing en trminos de

nmero de clientes potenciales creados o convertidos.
Objetivos mensuales para el nmero de clientes potenciales nuevos

creados con ciertas caractersticas, como clientes potenciales muy
interesados o clientes potenciales que responden a una campaa de
correo electrnico.
Objetivos mensuales para el nmero de registros para seminarios de

marketing u otros eventos.
Procedimiento: creacin de un equipo de marketing

En Microsoft Dynamics CRM, la mayora de tipos de registro (objetivos
incluidos) se pueden asignar a usuarios o a equipos. Dado que muchas
organizaciones cuentan con un equipo de marketing responsable de objetivos
compartidos, la capacidad de asignar un objetivo a un equipo puede resultar til.
Siga los pasos que se describen a continuacin para crear un equipo al que se
puedan asignar objetivos de marketing:
1. Haga clic en Configuracin en el mapa del sitio y, a continuacin,
seleccione Administracin.
2. En la pgina Administracin, haga clic en Equipos.
3. En la pestaa Equipos, en el grupo Registros, haga clic en Nuevo.
4. Escriba "marketing" en el campo obligatorio Nombre del equipo.
5. Especifique el nombre del usuario correspondiente en el campo
Administrador. Para muchas organizaciones, el usuario
correspondiente ser el administrador de marketing. La imagen
muestra un ejemplo de registro de equipo guardado.
ILUSTRACIN 3.3 CREACIN DE UN EQUIPO NUEVO

3-9

6. En la pestaa Equipo, grupo Guardar, haga clic en Guardar y
cerrar.
Definicin de mtricas de objetivo de marketing

Los ejemplos que se muestran presentan un escenario tpico de marketing en que
se definen los objetivos y mtricas del equipo de marketing en trminos de
registros de clientes potenciales.
Antes de definir objetivos, es necesario definir mtricas de objetivo. Este proceso
consta de dos pasos.
En el paso 1, proporcione la siguiente informacin:
Proporcione un nombre para la mtrica de objetivo en el campo de

texto obligatorio Nombre.
En el campo Tipo de mtrica, seleccione Recuento o Importe. Para

definir un objetivo para el nmero de clientes potenciales creados en
un perodo, seleccione Recuento.
Si se selecciona Importe como tipo de mtrica, el campo Tipo de

datos de importe es obligatorio y puede tener uno de tres valores
posibles: Dinero, Decimal o Entero.
En el paso 2, se definen los campos informe en un proceso de tres pasos que se

describe en el tema siguiente.
Definicin de campos informe para mtricas de objetivo

Los campos informe definen los campos y tipos de registro para los que se
definen destinos y para los que se realiza el seguimiento de valores reales y en
curso. La mayora de mtricas de objetivo tienen dos campos informe: uno que
define cmo se realiza el seguimiento de los valores reales y otro que define el
seguimiento de los valores en curso.
Definir cada campo informe es un proceso de tres pasos.
En el paso 1, especifique el tipo de campo informe. Los tres tipos posibles son:
Real, En curso y Personalizado. Los tipos ms usados son Real y En curso.
En el paso 2, seleccione el Tipo de registro de origen.
3-10
Si el Tipo de mtrica (especificado previamente) es Importe,

tambin debe especificar el Campo de origen para el que debe
definirse un objetivo. En este caso, la lista desplegable Campo de
origen solo mostrar campos del tipo de registro seleccionado con el
tipo de datos correspondiente.

Si el Tipo de mtrica se ha definido como Recuento, no ver la lista

desplegable Campo de origen, ya que no ser necesaria para obtener
un recuento del nmero de registros. Por ejemplo, si desea definir un
campo de informe de recuento para el tipo de registro Cliente
potencial, la lista desplegable Campo de origen no aparecer.
Tambin debe especificar el valor de Estado que define el campo de informe.

Por ejemplo, para definir un campo de informe En curso para clientes
potenciales, el campo Estado del tipo de registro de origen puede tener el valor
Abierto.
En el paso 3, debe especificar el campo de fecha usado para definir cundo
cambia un valor de En curso a Real. Para un campo de informe En curso para
clientes potenciales, el valor adecuado del campo de fecha ser, probablemente,
"Fecha de creacin".
Demostracin: creacin de una mtrica de objetivo para

clientes potenciales calificados
Escenario: Adventure Works desea establecer objetivos para el nmero de
clientes potenciales que se crea cada mes, as como para el nmero de clientes
potenciales calificados durante el mes. Estos objetivos mensuales de nuevos
clientes potenciales y clientes potenciales calificados se asigna al departamento
de marketing. Sin embargo, a medida que se crean registros de clientes
potenciales, algunos se asignarn a los usuarios y otros, directamente al equipo
de marketing. Adventure Works desea incluir todos los registros de clientes
potenciales, independientemente de a quin se asignen, en sus clculos de
progreso y seguimiento de objetivos.
Siga los pasos que se describen a continuacin para crear una mtrica del
objetivo adecuada para objetivos que miden el nmero de clientes potenciales
calificados de un mes:
1. Haga clic en Ventas en el mapa del sitio y, a continuacin, en
Mtricas de objetivo.
2. En la pestaa Mtricas de objetivo, en el grupo Registros, haga clic
en Nuevo. Se abre el formulario Mtrica de objetivo.
3. En la seccin Paso 1, escriba "Clientes potenciales calificados" en el
campo Nombre.
4. Seleccione Recuento en el campo Tipo de mtrica.
5. En la pestaa Mtrica de objetivo, en el grupo Guardar, haga clic
en Guardar.
6. Haga clic dentro de la cuadrcula en la pestaa Campo informe del
formulario. Aparecer la pestaa contextual Campos informe.
7. En la pestaa Campo informe, en el grupo Registros, haga clic en
Agregar nuevo campo informe.
8. En la seccin Paso 1, haga clic en la lista desplegable Campo
informe y seleccione Real (entero).

3-11

9. En la seccin Paso 2, haga clic en la lista desplegable Tipo de
registro de origen y seleccione Cliente potencial.
10. En la seccin Paso 2, haga clic en la lista desplegable Estado del
tipo de registro de origen y seleccione Calificado.
11. En la seccin Paso 3, acepte el valor predeterminado de Cliente
potencial en la lista desplegable Tipo de registro y seleccione
Fecha de modificacin en la lista desplegable Campo de fecha.
12. En la pestaa Campo informe, en el grupo Guardar, haga clic en
Guardar y cerrar.
13. Haga clic dentro de la cuadrcula en la pestaa Campo informe del
formulario. Aparecer la pestaa contextual Campos informe.
14. En la pestaa Campo informe, en el grupo Registros, haga clic en
Agregar nuevo campo informe.
15. En la seccin Paso 1, haga clic en la lista desplegable Campo
informe y seleccione En curso (entero).
16. En la seccin Paso 2, haga clic en la lista desplegable Tipo de
registro de origen y seleccione Cliente potencial.
17. En la seccin Paso 2, haga clic en la lista desplegable Estado del
tipo de registro de origen y seleccione Abierto.
18. En la seccin Paso 3, acepte el valor predeterminado de Cliente
potencial en la lista desplegable Tipo de registro y seleccione
Fecha de creacin en la lista desplegable Campo de fecha.
19. En la pestaa Campo informe, en el grupo Guardar, haga clic en
Guardar y cerrar.
20. Haga clic en General y, a continuacin, en Guardar y cerrar para
guardar y cerrar el formulario.
Procedimiento: configuracin del ejercicio

Los objetivos de Microsoft Dynamics CRM siempre se establecen con referencia
a un perodo de tiempo especfico. Puede ser un perodo fiscal o un perodo
personalizado. Para usar perodos fiscales, es necesario configurarlos.
Siga los pasos que se describen a continuacin para configurar el ejercicio:
1. Haga clic en Configuracin en el mapa del sitio y, a continuacin,
seleccione Administracin de empresas en la seccin Empresa.
2. En la pgina Administracin de empresas, haga clic en
Configuracin de ao fiscal. Se abrir el cuadro de dilogo
Configuracin de ejercicio.
3. Especifique una fecha en el campo Fecha de inicio o seleccione una
en el control de calendario Fecha de inicio.
4. Seleccione un valor apropiado, como Mensual o Trimestral en la
lista desplegable Plantilla de perodo fiscal.
5. Tambin puede seleccionar los valores adecuados en los campos de
la seccin Cmo mostrar? del cuadro de dilogo.
6. Al finalizar, haga clic en Aceptar.
3-12


Nota: en Microsoft Dynamics CRM 4.0, la configuracin del ao fiscal solo se
poda definir una vez y no poda cambiarse. Microsoft Dynamics CRM 2011
permite modificar la configuracin del ejercicio en cualquier momento.
Definicin de objetivos
Despus de crear mtricas de objetivo y configurar ejercicios, se pueden crear
objetivos. Los objetivos siempre se definen en relacin con una mtrica de
objetivo existente. Se pueden definir muchos objetivos diferentes a partir de la
misma mtrica de objetivo.
Por ejemplo, su organizacin puede tener una mtrica de objetivo llamada
"Ingresos de ventas" basada en la informacin del tipo de registro Oportunidad.
A continuacin, puede crear varios objetivos basados en esa mtrica de objetivo,
como, por ejemplo:
Objetivos mensuales de ventas totales asignados a miembros

individuales del equipo de ventas.
Objetivos mensuales de ventas totales asignados directamente al

equipo de ventas.
Objetivos mensuales de subconjuntos de ventas, como productos

especficos, lneas de producto o tipos de oportunidad. Los objetivos
ms especficos como estos se pueden asignar a usuarios individuales
o equipos.
Los objetivos contienen la siguiente informacin:
La Mtrica de objetivo en que se basa el objetivo.
El Propietario del objetivo es el usuario o el equipo al que se asigna

el objetivo.
El Perodo fiscal para el que se crea el objetivo.
El Valor de destino del objetivo del perodo fiscal.
Criterios de objetivo y consultas de informe

Al definir un registro de objetivo, los campos de la seccin Criterios de objetivos
del formulario determinan la asignacin de importes reales y en curso al objetivo.
A continuacin se incluye su descripcin:
Resumir solo desde objetivos secundarios. Si los nicos valores

que contribuyen a los clculos de informe son registros secundarios,
seleccione S. En caso contrario, seleccione No.
Conjunto de registros para informe. Si los nicos valores que

contribuyen a los clculos de informe pertenecen al propietario del
objetivo, seleccione Propiedad del propietario del objetivo. En
caso contrario, seleccione Todos.

3-13
Si se seleccion Todos para Conjunto de registros para informe,

debe seleccionar "Consultas de informe" para los objetivos reales y
en curso.
Si la opcin Propiedad del propietario del objetivo est seleccionada, el

sistema resumir automticamente todos los registros que pertenezcan al
propietario del objetivo y que contribuyan. Si la opcin Todos est seleccionada,
es necesario definir un criterio distinto al del propietario para determinar los
registros que se resumirn.
Un buen ejemplo de cundo se necesitan Consultas de informe es el escenario
de marketing de este curso. Dado que el objetivo se debe asignar al equipo de
marketing o debe ser de su propiedad, la seleccin de Propiedad del propietario
del objetivo del campo Conjunto de registros para informe resultar en
registros de cliente potencial asociados directamente al equipo de marketing
incluido en los clculos de objetivos. Dado que el escenario requiere que se
incluyan todos los registros de clientes potenciales, la opcin Todos resulta
adecuada y es necesario especificar Consultas de informe.
Para entender cmo funcionan las consultas de informe, tenga en cuenta los
siguientes puntos:
3-14
La mtrica de objetivo especifica cmo se asignan los valores de

estado de un mapa de registros con los valores reales o en curso de
un objetivo.
Los campos Perodo de tiempo del registro Objetivo especifican

cmo determinan los campos de fecha de un registro el perodo de
tiempo que se debe considerar para los valores reales o en curso.
Los campos Criterios de objetivos del registro de objetivo permiten

especificar el resto de informacin sobre los registros que deben
contribuir a los valores reales y en curso.


A continuacin se incluyen dos ejemplos que ilustran este importante concepto:
Para un objetivo global de todos los clientes potenciales creados

dentro de un perodo de tiempo, resulta adecuada una consulta de
informe sin restricciones. Esto se debe a que la mtrica de objetivo se
usa para filtrar registros por valor de estado, mientras que los campos
de perodo de tiempo del objetivo se usan para filtrar registros por
perodo de tiempo. En la imagen se muestra un ejemplo.
ILUSTRACIN 3.4 CREACIN DE CONSULTAS DE INFORME
Para obtener un objetivo ms definido de clientes potenciales muy

interesados creados en un perodo de tiempo, se usara una consulta
de informe para filtrar los registros de cliente potencial que no
cumplan los criterios de "muy interesado" del campo de clasificacin
de cliente potencial.
Demostracin: creacin de consultas de informes para

clientes potenciales calificados
Escenario: El departamento de marketing de Adventure Works ha creado una
mtrica de objetivo, "Clientes potenciales calificados" que se usar para crear
objetivos mensuales para clientes calificados. Dado que se realizar un
seguimiento de los objetivos de todos los clientes potenciales,
independientemente de a quin estn asignados, es necesario definir una consulta
de informe para usarla en el objetivo. A continuacin, esta consulta de informe se
usar como Consulta de informe al crear el registro Objetivo para los clientes
potenciales calificados del mes.

3-15

Siga los pasos que se describen a continuacin para crear una consulta de
informe de clientes potenciales calificados:
1. En el mapa del sitio, haga clic en Ventas y, a continuacin, en
Consultas de informe.
2. En la pestaa Consultas de informe, en el grupo Registros, haga
clic en Nuevo.
3. Escriba "Todos los clientes potenciales" en el campo Nombre y
seleccione Cliente potencial en la lista desplegable Tipo de
entidad.
4. En la pestaa Consulta de informe, en el grupo Guardar, haga clic
en Guardar. Aparecer una nueva seccin denominada Consulta en
el formulario. Se trata de un control especializado de Bsqueda
avanzada con el tipo de registro de cliente potencial seleccionado
automticamente.
5. Dado que esta consulta de informe se usa para determinar los
registros que deben contribuir a un objetivo completo, no debe filtrar
ningn registro. Haga clic en Ver registros para confirmar que, al no
especificar nada en la seccin de consulta, la consulta de informe
devolver todos los registros de clientes potenciales. A continuacin,
haga clic en Volver a la consulta.
6. En la pestaa Consulta de informe, en el grupo Guardar, haga clic
en Guardar y cerrar.
Demostracin: creacin de un objetivo de clientes

potenciales calificados para el equipo de marketing
Escenario: el departamento de marketing ha creado una mtrica de objetivo para
clientes potenciales calificados y una consulta de informe para que se incluyan
todos los registros de clientes potenciales. Ahora estn listos para crear
Objetivos. En esta demostracin se muestra la forma de crear un objetivo para un
nmero de destino de clientes potenciales calificados en un perodo de tiempo.
Usa la Mtrica de objetivo y las Consultas de informe creadas en la
demostracin anterior y asigna el objetivo al equipo de marketing.
Siga los pasos que se describen a continuacin para crear un objetivo de clientes
potenciales calificados para el equipo de marketing:
Objetivos.
2. En la pestaa Objetivos, en el grupo Registros, haga clic en Nuevo.
Se abre el formulario Objetivo.
3. En la seccin General, escriba "Clientes potenciales calificados de
abril" en el campo Nombre.
4. En el campo Propietario de objetivo, escriba "Marketing" y, a
continuacin, desplcese con la tecla TAB hasta el campo siguiente.
5. En el campo Mtrica de objetivo, escriba "Clientes potenciales
calificados" y, a continuacin, desplcese hasta el campo siguiente.
3-16


6. En la seccin Perodo de tiempo, acepte el valor predeterminado de
Perodo fiscal del campo Tipo de perodo de objetivos y seleccione
los valores adecuados en los campos Perodo fiscal y Ao fiscal.
7. En la pestaa Objetivo, en el grupo Guardar, haga clic en
Guardar.
8. En la seccin Destinos, escriba "50" en el campo Destino (entero).
9. En la seccin Criterios de objetivos, seleccione Todos en el campo
Conjunto de registros para informe.
10. En el campo Consulta de informe: datos reales, seleccione la
consulta de informe Todos los clientes potenciales .
11. En el campo Consulta de informe: en curso, seleccione la consulta
de informe Todos los clientes potenciales.
12. En la pestaa Objetivo, en el grupo Guardar, haga clic en Guardar
y cerrar.
Registros participantes y nuevo clculo de objetivos

Los registros que resumen los campos Real y En curso de un registro de objetivo
se denominan "registros participantes". Se determinan mediante una combinacin
de la mtrica de objetivo, el objetivo en s y cualquier consulta de informe usada
en el objetivo. Despus de crear un objetivo, es posible que desee comprobar que
funciona como esperaba especificando y modificando algunos datos de prueba y
examinando el impacto de los registros participantes del objetivo despus de
calcularlo.
En la imagen se muestra un ejemplo de formulario de objetivo con el valor Real
(entero) seleccionado en la seccin Registros participantes.
ILUSTRACIN 3.5 REGISTROS PARTICIPANTES PARA CLIENTES

POTENCIALES CALIFICADOS

3-17

El procedimiento siguiente muestra cmo comprobar su comprensin de los
registros que se resumen en un objetivo y el nuevo clculo de trabajos para
registros de objetivo.
Procedimiento: especificacin de los datos de prueba y

reclculo de objetivos
Despus de crear registros de objetivo, debe comprobar que funcionan como
esperaba. Siga los pasos que se describen a continuacin para examinar los
registros subyacentes que se resumen en los campos Real y En curso y para
reforzar la comprensin del funcionamiento del reclculo de objetivos:
1. En el mapa del sitio, haga clic en Ventas y, a continuacin, en
Objetivos.
2. Seleccione un registro de objetivo y abra su formulario.
3. Haga clic en Objetivos en la seccin Informacin del rea de
navegacin de la izquierda para comprobar el valor de destino del
objetivo.
4. En la seccin de navegacin Registros participantes, haga clic en
En curso (entero). Estos son los registros de clientes potenciales que
actualmente contribuyen al campo calculado En curso.
5. Abra uno de los recursos En curso y cambie su estado al valor
especificado para el campo Real. A continuacin, cierre el
formulario de clientes potenciales.
6. En la pestaa Objetivo, en el grupo Acciones, haga clic en
Recalcular y, a continuacin, en Aceptar para confirmar.
7. Desplcese hasta la seccin Real del formulario. El valor del campo
Real ha aumentado en uno y el del campo En curso ha disminuido
en uno.
8. Haga clic en Real en la seccin Registros participantes.
Compruebe que el registro cambiado aparece.
9. En la pestaa Objetivos, en el grupo Guardar, haga clic en
Guardar y cerrar.
Descripcin de los grficos de objetivos

Existen varios grficos disponibles de forma predeterminada en el panel de
grfico del tipo de registro de objetivo. Entre estos se incluyen:
3-18
Progreso de objetivo (Recuento) y Progreso de objetivo (Dinero)
Porcentaje logrado
Valores de destino y reales (Recuento) actuales y Valores de destino

y reales (Dinero) actuales


Los grficos de "Recuento" solo son vlidos para objetivos basados en una
mtrica de objetivo del tipo Recuento. Del mismo modo, los grficos de
"Dinero" solo son vlidos para objetivos basados en una mtrica de objetivo del
tipo Dinero. Esto significa que, al ver un grfico, debe seleccionar o crear una
vista que solo incluya objetivos basados en el tipo de mtrica adecuado para el
grfico seleccionado.
En general, los grficos de objetivos son ms complejos que otros, ya que
muestran varios puntos de datos para cada registro en la vista seleccionada. Por
ejemplo, el grfico de progreso de objetivo (Recuento) para objetivos de clientes
potenciales calificados desarrollado muestra estos cuatro puntos de datos:
a. El recuento de clientes potenciales calificados se muestra como
la barra verde Real.
b. El recuento de clientes potenciales abiertos se muestra como la
barra gris En curso superior a la barra Real.
c. El valor Destino se muestra como el icono de crculo azul
"destino".
d. El pequeo tringulo negro es el valor del destino actual. El
valor de destino actual es el valor que debe haber alcanzado a
da de hoy para satisfacer el "destino" del perodo de tiempo. Por
ejemplo, si el valor de destino para clientes potenciales
calificados de enero es 31 y la fecha actual es el 23, valor de
destino actual se calcula como 23.
ILUSTRACIN 3.6 GRFICO DE PROGRESO DE OBJETIVO (RECUENTO)

CON UN OBJETIVO APROPIADO SELECCIONADO

3-19
Creacin de grficos
Microsoft Dynamics CRM tiene dos tipos de grficos: personales y de sistema.
Estos grficos tienen las siguientes caractersticas:
Cualquier usuario puede crear un Grfico personal que, de forma

predeterminada, solo est visible para el usuario que lo cre. Los
grficos personales se pueden compartir con otros usuarios o
equipos.
Un Grfico de sistema est visible para todos los usuarios y algunos

tipos de registros (como las cuentas, oportunidades y clientes
potenciales) incluyen grficos de sistema preconfigurados. Solo
pueden crear un nuevo grfico de sistema los usuarios con
suficientes privilegios de seguridad.
Demostracin: creacin de grficos personales para

clientes potenciales
Escenario: la administradora de marketing de Adventure Works Cycles desea
crear un grfico personalizado de los clientes potenciales creados por semana y
ponerlo a disposicin de todos los usuarios. Quiere empezar por crear un grfico
personal disponible solo para ella y, despus de confirmar que cumple con los
requisitos de la organizacin, ponerlo a disposicin de todos los usuarios.
Siga los pasos que se describen a continuacin para crear un grfico personal
para clientes potenciales:
Clientes potenciales.
2. En la pestaa Grficos, haga clic Nuevo grfico. Aparecer el
Diseador de grficos.
3. Escriba "Clientes potenciales creados por semana" en el cuadro de
texto de la parte superior del Diseador de grficos.
4. En la lista desplegable Entradas de leyenda (serie), seleccione
Nombre. Acepte el valor predeterminado de Recuento: Todos en la
lista desplegable de la derecha.
5. En la lista desplegable Etiquetas de eje horizontal (categora),
seleccione Fecha de creacin.
6. En el campo desplegable de la derecha, seleccione Semana.
7. Tenga en cuenta que el tipo de grfico predeterminado es un grfico
de columnas. En la pestaa Diseo de herramientas de grfico, en
el grupo Guardar, haga clic en Guardar y cerrar.
3-20


Creacin de grficos de sistema
De forma predeterminada, los grficos de sistema de Microsoft Dynamics CRM
estn visibles para todos los usuarios. Sin embargo, solo pueden crearlos los
usuarios que dispongan de los privilegios necesarios. De forma predeterminada,
los usuarios con los siguientes roles de seguridad pueden crear grficos de
sistema:
Administrador del sistema y Personalizador del sistema
Director general
Vicepresidente de ventas, Vicepresidente de marketing
Jefe de representante de servicio al cliente, Jefe de ventas,

Administrador de marketing
Los grficos de sistema se pueden crear mediante la personalizacin de la entidad

subyacente, como clientes potenciales, y la adicin de un grfico a la entidad. Si
ha creado un grfico personal y desea ponerlo a disposicin de otros usuarios
como grfico del sistema, tambin puede exportar la definicin de grfico
personal como archivo XML e importarlo al personalizar la entidad.
La siguiente demostracin muestra cmo volver a usar el archivo de definicin
XML del grfico personal de esta forma para crear un grfico de sistema para
clientes potenciales exportando e importando un archivo de definicin de
grficos creado previamente.
Demostracin: creacin de un grfico de sistema

exportando e importando un archivo de definicin de
grfico
Escenario: la administradora de marketing ha creado un grfico personal para
clientes potenciales y quiere ponerlo a disposicin de otros usuarios. No dispone
de privilegios de seguridad para crear grficos de sistema, por lo que comparte el
grfico con el administrador del sistema, que s puede crearlos. En lugar de
volver a crear el grfico, el administrador del sistema exporta el grfico a un
archivo XML y, a continuacin, lo importa para crear el grfico del sistema.
Siga los pasos que se describen a continuacin para exportar un grfico personal
e importarlo para crear un grfico de sistema:
Clientes potenciales.
2. Expanda el rea del grfico y seleccione Clientes potenciales
creados por semana en la lista desplegable Grficos.
3. En la pestaa Grficos, haga clic en Exportar grfico.
4. Haga clic en Guardar en el cuadro de dilogo Descarga de archivos
y, a continuacin, guarde el archivo XML en un archivo de disco
local. Acepte el nombre de archivo predeterminado.

3-21

5. Haga clic en la pestaa Personalizar y, en el grupo Personalizar,
seleccione Personalizar entidades.
6. En la entidad Cliente potencial expandida, haga clic en Grficos.
7. Haga clic en el men desplegable Ms acciones y en Importar
grfico.
8. Haga clic en Examinar en el cuadro de dilogo Importar grfico.
9. En el cuadro de dilogo Seleccionar el archivo que se va a cargar,
examine el archivo de disco guardado en el paso 4, seleccinelo y
haga clic en Abierto.
10. Haga clic en Aceptar y, a continuacin, haga clic en Importar.
11. Despus de importar el grfico, haga clic en Cerrar.
12. Haga clic en Publicar todas las personalizaciones.
13. Cuando desaparezca el cuadro de dilogo de progreso Publicacin
de las personalizaciones..., cierre la ventana Solucin: solucin
predeterminada .
14. Presione F5 para actualizar la ventana de Internet Explorer. En el
panel de grfico de clientes potenciales, observe que, ahora, el
grfico Clientes potenciales creados por semana est disponible
como grfico de sistema para clientes potenciales.
3-22

Prctica 3.1: Creacin de grficos personales para citas

Durante esta prctica, crear un grfico personal para mostrar las citas por mes.
Escenario
Los administradores de ventas y marketing de Adventure Works Cycles creen
que uno de los indicadores clave de la capacidad de los representantes de ventas
para alcanzar sus objetivos de ventas es el nmero de citas que programan y
atienden. De forma predeterminada, no hay grficos disponibles para el tipo de
registro de cita, de modo que la administracin pide a los miembros del equipo
de ventas que creen sus propios grficos personales para visualizar las citas por
mes.
Ejercicios de nivel avanzado

Especifique varios registros nuevos de cita y, a continuacin, cree un nuevo
grfico para el tipo de registro Cita. Use el Diseador de grficos para crear un
grfico de barras, con el campo Asunto como serie y Hora de inicio como
categora. Use Mes para agrupar el campo Hora de inicio.
Ejercicios de nivel intermedio

a. Cree varios registros de cita para comprobar que el grfico
funciona como se espera.
b. Desplcese hasta la cuadrcula de datos de actividades del rea
de trabajo y seleccione la vista Todas las citas.
c. En la pestaa Grficos, haga clic en Nuevo grfico para abrir el
Diseador de grficos.
d. Asigne el nombre "Citas por mes" al grfico, seleccione el
campo Asunto en la lista desplegable Serie y seleccione el
campo Hora de inicio en la lista desplegable Categora.
e. A continuacin, agrupe el campo Hora de inicio por Mes.
Ejercicios de nivel bsico

Realice los siguientes pasos para completar esta prctica:
1. En el mapa del sitio, haga clic en rea de trabajo y, a continuacin,
en Actividades.
2. En el grupo Nuevo, haga clic en Cita.
3. En el campo Asunto, escriba Prueba1 y, a continuacin, haga clic en
Guardar y nuevo.
Guardar y nuevo. Si aparece el cuadro de dilogo Alertas de
programacin, haga clic en Omitir y guardar.
Guardar y cerrar.

3-23

6. Haga clic en la lista desplegable Actividades y, a continuacin,
seleccione Cita.
7. Haga clic en Todas las citas.
8. Haga clic en la pestaa Grficos y, a continuacin, en Nuevo
grfico.
9. En el Diseador de grficos, escriba "Citas por mes" en el campo
Nombre.
10. En la seccin Entradas de leyenda (serie), haga clic en la lista
Seleccionar campo y, a continuacin, seleccione el campo Tema.
11. En la seccin Etiquetas de eje horizontal (categora), haga clic en
la lista Seleccionar campo y, a continuacin, seleccione el campo
Hora de inicio.
12. En la siguiente columna, seleccione Mes.
13. En la pestaa Diseo de herramientas de grfico, haga clic en
Guardar y cerrar. El nuevo grfico personal se muestra en el panel
de grfico.
3-24

Personalizacin y trabajo con paneles

Los paneles son una caracterstica nueva y eficaz que permite ver de un vistazo la
informacin ms importante que necesita para tomar decisiones empresariales
clave.
Los paneles son pginas web que contienen varias secciones que pueden mostrar
uno de varios componentes, como grficos y listas. Adems de los grficos y las
listas, los paneles pueden incluir los componentes siguientes:
Recursos web, que pueden incluir pginas HTML personalizadas.

Por ejemplo, podra incluir una pgina HTML personalizada con
informacin de una aplicacin externa, como un sistema ERP.
IFrames se puede usar para integrar pginas web externas en un

panel. Por ejemplo, podra mostrar un mapa de Bing en IFrame y
pasar datos de codificacin geogrfica dinmicamente para que
presente un mapa de sus cuentas por ubicacin.
La incorporacin de recursos web e IFrames en paneles est fuera del mbito de

este curso. Puede encontrar ms informacin sobre el tema en el curso titulado
Personalizacin y configuracin de Microsoft Dynamics CRM 2011.
Paneles personales y de sistema

Los paneles se presentan en la seccin Paneles del rea de trabajo. Microsoft
Dynamics CRM tiene dos tipos de paneles (personales y de sistema) con las
siguientes caractersticas:
Cualquier usuario puede crear un panel personal y, de forma

predeterminada, solo est visible para el usuario que lo cre. Estos
paneles se pueden compartir con otros usuarios o equipos.
Un panel de sistema es visible para todos los usuarios y existen

varios paneles de sistema preconfigurados y disponibles de forma
predeterminada. Solo los usuarios que dispongan de los privilegios
de seguridad necesarios podrn crear paneles de sistema nuevos.
Los siguientes paneles de sistema preconfigurados resultan especialmente tiles

para la administracin de ventas:
El panel de actividad de ventas presenta informacin visual sobre

las oportunidades de venta del usuario actual, los objetivos y los
clientes potenciales.
El panel de rendimiento de ventas presenta visualizaciones

similares de oportunidades de venta, objetivos y clientes potenciales,
pero ampla el anlisis para incluir informacin de los registros
propiedad de otros usuarios, no solo del usuario actual.

3-25

Trabajo con paneles
Los paneles pueden presentar una variedad de visualizaciones prcticamente
ilimitadas de la informacin importante de ventas, como listas o grficos, datos
de cualquier tipo de registro, registros que posee o pertenecen a miembros de su
equipo o a usuarios de su organizacin.
Adems de ver informacin, puede usar paneles para interactuar con los registros
subyacentes. Por ejemplo, los grficos de panel contienen un grupo de controles
en la esquina superior derecha, que se pueden usar despus de seleccionar un
grfico haciendo clic en l.
Haga clic en el botn Ampliar el grfico para expandir el tamao

del grfico seleccionado a toda la pgina.
Haga clic en el botn Ver registros usados para generar el grfico

para abrir una ventana nueva que muestre la vista de lista del registro
subyacente junto con el grfico.
Desglose el grfico situando el cursor sobre un elemento de datos

del grfico y haciendo clic en l.
La siguiente demostracin muestra algunos usos productivos de estas tcnicas

con el Panel de marketing, uno de los paneles de sistema disponible de forma
predeterminada en Microsoft Dynamics CRM.
NOTA: la visualizacin de informacin sobre grficos y paneles depende de las
vistas predeterminadas desde las que los grficos extraen los datos para
mostrarlos. Si un grfico no muestra los datos que desea ver, a menudo es
porque se ha seleccionado una vista que no contiene datos apropiados. La
siguiente demostracin muestra un ejemplo y cmo puede usar fcilmente las
caractersticas interactivas de grficos y paneles para solucionar situaciones
como esta.
Demostracin: trabajo con el panel de marketing

Escenario: varios usuarios han informado a la administradora de marketing de
Adventure Works Cycles de que no aparece ningn dato en el panel de
marketing. Se da cuenta de que se debe a que las vistas subyacentes a los grficos
del panel estn filtradas para incluir solo informacin de campaas de marketing
dentro del ejercicio actual. Tambin sabe que el ejercicio en que se incluye una
campaa de marketing viene determinado por los valores especificados en los
campos Fecha de inicio propuesta y Fecha de finalizacin propuesta del
formulario de campaa. Decide usar el panel de marketing para ayudar a
actualizar la informacin para que las campaas adecuadas se reflejen en el
panel.
3-26


Siga los pasos que se describen a continuacin para interactuar con un panel de
marketing:
1. Haga clic en rea de trabajo en el mapa del sitio y, a continuacin,
en Paneles.
2. Haga clic en la lista desplegable Panel y, a continuacin, seleccione
Panel de marketing.
3. Haga clic en el grfico Combinacin de tipo de campaa para
seleccionarlo y, a continuacin, haga clic en el botn Ver registros
en el rea superior derecha del grfico. Se abrir una ventana con los
datos subyacentes presentados en una vista de lista con el rea
Grfico ampliada. Tenga en cuenta que la vista seleccionada es
"Todas las campaas del ejercicio actual".
4. En la lista desplegable, seleccione la vista Todas las campaas y
plantillas de campaa.
5. Haga clic en la primera campaa de la lista para abrir su formulario y
actualice los campos Fecha de inicio propuesta y Fecha de
finalizacin propuesta para incluir la campaa en el ejercicio
actual. A continuacin, haga clic en Guardar y cerrar.
6. Repita el paso 5 para todos los registros de campaa apropiados y, a
continuacin, cierre la cuadrcula de datos.
7. Si es necesario, haga clic en el botn Actualizar todo del grfico de
panel. Observe que el grfico Combinacin de tipo de campaa
ahora refleja la informacin actualizada.
Creacin de paneles personalizados y trabajo

Puede crear fcilmente paneles personalizados para presentar visualizaciones de
la informacin que necesita, o necesitan los miembros de su equipo u
organizacin, para trabajar. Antes de crear un panel personalizado, considere el
tipo de informacin que se mostrar, sus destinatarios y las visualizaciones ms
adecuadas de los datos subyacentes. A continuacin se describen algunos de los
elementos ms importantes que se deben considerar al crear paneles
personalizados:
Cuanto ms alto en la organizacin se encuentren los

destinatarios, ms amplio deber ser el resumen de los datos
subyacentes. Por ejemplo, un panel creado para la junta directiva
puede contener conceptos como el historial de y la previsin de
ventas. Otro creado para jefes de departamento puede contener
informacin de ventas ms detallada desglosada por departamento o
lnea de negocio. Un panel ms detallado se podra usar en las
reuniones del equipo de ventas semanales, con informacin como las
oportunidades abiertas de cada comercial, oportunidades por fase de
canalizacin, etc.

3-27
Antes de crear paneles nuevos, familiarcese con los

preconfigurados. Algunos de los grficos existentes podran sugerir
ciertos tipos de informacin de cuya captura puede beneficiarse su
organizacin. Ejemplos de esto son las fases de ventas usadas en el
grfico de Canalizacin de ventas y los valores usados para distribuir
clientes potenciales, como Clasificacin y Origen.
Antes de crear un panel de sistema, cree un panel personal.

Demasiados paneles de sistema pueden crear una experiencia de
usuario confusa. Dado que, de forma predeterminada, los paneles
personales solo estn visibles para el usuario que los cre, suponen
una buena forma de validar y obtener comentarios de paneles antes
de exponerlos a todos los usuarios.
Procedimiento: creacin de paneles personales

Siga los pasos que se describen a continuacin para crear un panel personal:
1. Haga clic en rea de trabajo en el mapa del sitio y, a continuacin,
en la seccin Mi trabajo, haga clic en Paneles.
2. En la pestaa Paneles, en el grupo Administrar paneles, haga clic
en Nuevo. Podr ver el cuadro de dilogo Seleccione diseos de
panel.
ILUSTRACIN 3.7 USO DEL CUADRO DE DILOGO SELECCIONE

DISEOS DE PANEL
3. En el cuadro de dilogo Diseo de paneles, seleccione uno de los

diseos disponibles, como Panel normal de 3 columnas o Panel
normal de 2 columnas y, a continuacin, haga clic en Crear.
Aparece la ventana Nuevo panel.
3-28


4. Especifique un valor adecuado en el campo de texto "Especifique el
nombre del panel" y haga clic en Guardar.
5. Haga clic en una seccin del rea Seccin para seleccionarla.
6. En la pestaa Panel, en la seccin Insertar, haga clic en Grfico.
7. Seleccione la entidad que contiene los datos del grfico en la lista
desplegable Tipo de registro.
8. Seleccione la vista adecuada en la lista desplegable Vista.
9. Seleccione el grfico en la lista desplegable Grfico y, a
continuacin, haga clic en Aceptar.
10. Seleccione una seccin diferente y, a continuacin, repita los pasos
de 6 a 9 tantas veces como sea necesario.
Creacin de paneles de sistema

Los paneles de sistema son uno de los componentes que conforman una
solucin completa. Otros componentes de una nica solucin incluyen
entidades, conjuntos de opciones, recursos web y flujos de trabajo.
De forma predeterminada, solo los usuarios con los roles de seguridad
Personalizador del sistema o Administrador del sistema pueden crear y
publicar paneles de sistema. De forma predeterminada, al publicar un panel de
sistema, est disponible para que lo vean todos los usuarios.
ILUSTRACIN 3.8 TRABAJO CON PANELES DE SISTEMA

3-29
Resumen
Microsoft Dynamics CRM contiene muchas caractersticas que permiten analizar
e informar sobre la eficacia de los esfuerzos de marketing de la organizacin.
La administracin de objetivos permite establecer objetivos para mtricas clave y
realizar un seguimiento de los valores en curso y reales de los objetivos.
Los grficos y los paneles se combinan para proporcionar eficaces capacidades
de visualizacin para todos los tipos de registros de Microsoft Dynamics CRM.
Cualquier usuario puede crear grficos y paneles personales, pero, para crear
grficos y paneles de sistema, es necesario disponer de suficientes privilegios de
seguridad e implementarlos en todos los usuarios o en determinados grupos.
3-30

Prctica 3.2: Administracin de objetivos

A lo largo de esta prctica, crear un objetivo para Alan Jackson para el primer
trimestre de este ejercicio. El objetivo de Alan ser completar 50 llamadas
telefnicas cada trimestre.
Escenario
Una de las mtricas clave que usan las ventas y el marketing de Adventure
Works es el nmero de llamadas telefnicas completadas. La administradora de
marketing quiere crear un destino de 50 llamadas por trimestre y realizar su
seguimiento en Microsoft Dynamics CRM
Ejercicios de nivel avanzado

Use las instrucciones proporcionadas para crear un objetivo de 50 llamadas
telefnicas completadas para Alan Jackson para un perodo trimestral.
Ejercicios de nivel intermedio

1. Cree un nuevo registro de objetivo denominado "Llamadas
telefnicas del 1T de Alan Jackson". Defina a Alan Jackson como
propietario del objetivo.
2. Bselo en una nueva mtrica de objetivo que cree desde dentro del
formulario de objetivo. Asigne el nombre "Nmero total de llamadas
telefnicas" a la mtrica de objetivo y defina el campo de tipo de
mtrica como "Recuento".
3. Para los atributos de resumen de tipo de mtrica, use los valores
siguientes:
a. En la lista desplegable Entidad de origen, seleccione "Llamada
de telfono".
b. En el Estado de tipo de registro de origen, elija "Completado".
c. En el Estado del tipo de registro de origen, seleccione "Listo".
d. En la lista desplegable Campo de fecha, seleccione "Fin real".
4. Guarde el registro de mtrica de objetivo y, a continuacin,
seleccinelo como mtrica del nuevo objetivo. Seleccione un
"perodo personalizado" para el objetivo del 1/1/2011 al 31/3/2011.
Especifique 50 como valor de destino para el nuevo objetivo y, a
continuacin, guarde el objetivo.
Ejercicios de nivel bsico

Realice los siguientes pasos para completar esta prctica:
1. En el mapa del sitio, vaya a Ventas, haga clic en Objetivos y elija
Nuevo.
2. En el campo Nombre, escriba "Llamadas telefnicas del 1T de Alan
Jackson".

3-31

3. Haga clic en el botn de bsqueda del campo Propietario del
objetivo y seleccione "Alan Jackson". A continuacin, haga clic en
Aceptar.
4. Haga clic en el botn de bsqueda Mtrica del objetivo.
5. En la ventana de bsqueda, haga clic en el botn Nuevo para crear
una nueva mtrica del objetivo.
6. En la ventana Mtrica del objetivo, escriba "Valor total de llamadas
telefnicas" en el campo Nombre.
7. Defina el Tipo de mtrica como "Recuento". Haga clic en Guardar.
8. Una vez guardado, haga clic en la cuadrcula Campo informe.
9. En la cinta de campos informe de herramientas de lista, haga clic
en Agregar nuevo campo informe.
10. En el formulario Campo informe, defina el Campo informe como
"Real (entero)".
11. En la lista desplegable Tipo de registro de origen , elija "Llamada
de telfono".
12. En el Estado de tipo de registro de origen, elija "Completado".
13. En el Estado del tipo de registro de origen, elija "Listo".
14. En la lista desplegable Campo de fecha, elija "Fin real".
15. Haga clic en Guardar y cerrar.
16. Cuando la interfaz vuelva al formulario Mtrica del objetivo, haga
clic en la pestaa Mtrica del objetivo y, a continuacin, en
Guardar y cerrar.
17. Cuando la interfaz vuelva al formulario Bsqueda de mtrica del
objetivo, haga clic en Aceptar.
18. En la seccin Perodo de tiempo, seleccione Perodo personalizado
para el campo Tipo de perodo de objetivos.
19. Escriba "31/3/2011" en el campo A.
20. En el campo Destino (entero), escriba "50".
21. Haga clic en Guardar y cerrar.
3-32

Evaluacin de conocimientos
Listas, vistas y grficos
1. Cul de las siguientes son caractersticas de listas, vistas y grficos?
( ) Los grficos se deben actualizar manualmente para reflejar los datos
de la vista asociada.
( ) Cuando se aplica un filtro a una vista, tiene la opcin de actualizar el
grfico.
( ) Al desglosar en un grfico, filtra implcitamente el conjunto de datos.
( ) Cuando se crea un grfico a partir de una vista de lista, es un grfico
personal.
2. Cul de las siguientes afirmaciones sobre grficos y paneles son ciertas?
(Seleccione todas las respuestas vlidas)
( ) Cada usuario individual debe crear grficos y paneles.
( ) Los grficos y paneles se pueden crear como objetos "personales" o de
"sistema".
( ) Solo los administradores del sistema pueden crear grficos. En
cambio, cualquier usuario puede crear paneles.
( ) La mayora de los usuarios puede crear grficos y paneles personales.
3. Un administrador de sistema quiere implementar un grfico para que todos
los usuarios puedan verlo. Qu procedimientos son los adecuados para
hacerlo?
( ) Importe un grfico de Excel y publquelo.
( ) Cree y guarde un grfico personal, exprtelo e imprtelo como grfico
del sistema.
( ) Personalice el sistema y cree un grfico de sistema.
( ) Cree un informe personalizado con el Asistente para informes e
incluya una de las opciones de "tablas y grficos".
4. Ordene los pasos siguientes para crear objetivos para un departamento de
marketing
Paso:
_____: Definir los objetivos que son responsabilidad del departamento de
marketing en trminos de tipos de registro de Dynamics CRM
_____: Crear mtricas de objetivo para registros como clientes potenciales,
respuestas a campaas o de otro tipo
_____: Volver a calcular los campos de informe reales y en curso
_____: Definir objetivos para perodos de tiempo especficos

3-33

5. Asigne los trminos siguientes a las caractersticas que los describan mejor:
_____ 1.
Perodo de
tiempo
_____ 2. En
curso (Dinero)
_____ 3.
Destino
_____ 4.
Mtrica del
objetivo
_____ 5.
Objetivo
3-34
a. Un campo calculado almacenado en un registro de

objetivo.
b. Un campo de entrada de datos almacenado en un
registro de objetivo.
c. Especifica el tipo de registro para el que se define un
objetivo y cmo sus valores de estado se resumen en
valores en curso y reales.
d. Especifica el propietario de un objetivo, el perodo de
tiempo y la mtrica de objetivo subyacente.
e. Se define al crear el objetivo. Puede ser un perodo
fiscal o un perodo personalizado.

Interaccin rpida: Lecciones aprendidas

Dedique unos momentos a escribir tres conceptos principales que haya aprendido
en este captulo
1.
2.
3.

3-35
Soluciones
Evaluacin de conocimientos
1. Cul de las siguientes son caractersticas de listas, vistas y grficos?
( ) Los grficos se deben actualizar manualmente para reflejar los datos
de la vista asociada.
() Cuando se aplica un filtro a una vista, tiene la opcin de actualizar el
grfico.
() Al desglosar en un grfico, filtra implcitamente el conjunto de datos.
() Cuando se crea un grfico a partir de una vista de lista, es un grfico
personal.
2. Cul de las siguientes afirmaciones sobre grficos y paneles son ciertas?
(Seleccione todas las respuestas vlidas)
( ) Cada usuario individual debe crear grficos y paneles.
() Los grficos y paneles se pueden crear como objetos "personales" o
de "sistema".
( ) Solo los administradores del sistema pueden crear grficos. En
cambio, cualquier usuario puede crear paneles.
() La mayora de los usuarios puede crear grficos y paneles personales.
3. Un administrador de sistema quiere implementar un grfico para que todos
los usuarios puedan verlo. Qu procedimientos son los adecuados para
hacerlo?
( ) Importe un grfico de Excel y publquelo.
() Cree y guarde un grfico personal, exprtelo e imprtelo como
grfico del sistema.
() Personalice el sistema y cree un grfico de sistema.
() Cree un informe personalizado con el Asistente para informes e
incluya una de las opciones de "tablas y grficos".
4. Ordene los pasos siguientes para crear objetivos para un departamento de
marketing
Paso:
1 : Definir los objetivos que son responsabilidad del departamento de
marketing en trminos de tipos de registro de Dynamics CRM
2 : Crear mtricas de objetivo para registros como clientes potenciales,
respuestas a campaas o de otro tipo
3-36
: Volver a calcular los campos de informe reales y en curso
: Definir objetivos para perodos de tiempo especficos


5. Asigne los trminos siguientes a las caractersticas que los describan mejor:
e 1.
Perodo de
tiempo
a 2. En
curso (Dinero)
b 3.
Destino
c 4.
Mtrica del
objetivo
d 5.
Objetivo
a. Un campo calculado almacenado en un registro de

objetivo.
b. Un campo de entrada de datos almacenado en un
registro de objetivo.
c. Especifica el tipo de registro para el que se define un
objetivo y cmo sus valores de estado se resumen en
valores en curso y reales.
d. Especifica el propietario de un objetivo, el perodo de
tiempo y la mtrica de objetivo subyacente.
e. Se define al crear el objetivo. Puede ser un perodo
fiscal o un perodo personalizado.

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CRM2011 Eses Ma 03

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