UNIVERSIDAD

ANDINA DEL
CUSCO
FACULTAD DE INGENIERA
CARRERA PROFESIONAL DE INGENIERA
DE SISTEMAS
APOYO ADMINISTRATIVO EN LA DIRECCIN DE
SERVICIOS ACADMICOS Y DESARROLLO DEL
SISTEMA DE MATRICULAS PARA EL CENTRO DE
IDIOMAS DE LA UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO

Periodo 25 de Septiembre del 2012 al 30 de

Marzo del 2013
AUTOR: BACH. JOS
CORTIJO BELLIDO

JOS

CENTRO
DE
PRCTICAS:
DIRECCIN
DE
SERVICIOS
ACADMICOS
Y
REGISTRO
CENTRAL DE LA UNIVERSIDAD
ANDINA DEL CUSCO

CUSCO PER

ENERO 2014

Jos Jos Cortijo Bellido

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NDICE
PRESENTACIN....................................................................................................................2
INTRODUCCIN..................................................................................................................... 3
CAPTULO I............................................................................................................................ 4
1.1 DATOS GENERALES DEL PRACTICANTE................................................................4
1.2 DESCRIPCIN DE LA EMPRESA...............................................................................5
1.3 MISIN.......................................................................................................................... 5
1.4 VISIN.......................................................................................................................... 5
1.5 PRINCIPIOS, VALORES Y FINES...............................................................................6
1.5.1 PRINCIPIOS..........................................................................................................6
1.5.2 VALORES..............................................................................................................6
1.5.3 FINES....................................................................................................................6
1.6 ORGANIZACIN DE LA UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO................................7
1.6.1 GOBIERNO DE LA UNIVERSIDAD......................................................................7
1.6.2 RGANOS ADMINISTRATIVOS..........................................................................7
1.6.3 RGANOS ACADMICOS EJECUTIVOS...........................................................8
CAPTULO II........................................................................................................................... 9
2.1 MARCO TERICO.......................................................................................................9
2.1.1 INGENIERA DE SISTEMAS.................................................................................9
2.1.2 DEFINICIN DE SISTEMA...................................................................................9
2.1.3 DEFINICIN DE SISTEMA DE INFORMACIN................................................10
2.1.4 COMPONENTES DEL SISTEMA DE INFORMACIN.......................................11
2.1.5 OBJETIVOS DEL SISTEMA DE INFORMACIN...............................................12
2.1.6 DEFINICIN DE BASE DE DATOS....................................................................12
2.1.7 SISTEMA DE GESTIN DE BASE DE DATOS (SGBD)....................................13
2.1.8 ACTIVIDADES DEL DESARROLLO DE SOFTWARE.......................................13
2.1.9 EL SISTEMA INTEGRADO DE LA UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO.......14
CAPTULO III........................................................................................................................ 15
3.1 INFORMACIN DEL REA DE PRCTICAS...........................................................15
3.1.1 LA DIRECCIN DE SERVICIOS ACADMICOS Y REGISTRO CENTRAL......15
3.2 OBJETIVOS DE LAS PRACTICAS PRE-PROFESIONALES...................................15
3.2.1 OBJETIVO GENERAL........................................................................................15
3.2.2 OBJETIVOS ESPECFICOS...............................................................................16
3.3 DETALLE DE LOS TRABAJOS REALIZADOS........................................................16
3.3.1 APOYO EN LA DIRECCIN DE SERVICIOS ACADMICOS Y REGISTRO CENTRAL

16

3.3.2 DESARROLLO DE SISTEMA DE MATRICULAS PARA EL CENTRO DE IDIOMAS DE LA UNIVERSIDAD

ANDINA DEL CUSCO..................................................................................................17
3.3.2.1 FASE DE INICIO..........................................................................................17
3.3.2.2 FASE DE ELABORACIN..........................................................................30
3.3.2.3 FASE DE CONSTRUCCIN........................................................................54
3.3.2.4 FASE DE TRANSICIN...............................................................................55
CONCLUSIONES.................................................................................................................. 64
RECOMENDACIONES.........................................................................................................65
BIBLIOGRAFA..................................................................................................................... 66

PRESENTACIN
Jos Jos Cortijo Bellido

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En cumplimiento con el Estatuto de la Universidad Andina del Cusco y los requisitos exigidos por el
Reglamento de Prcticas Pre Profesionales de la Carrera Profesional de Ingeniera de Sistemas que brinda
para optar el ttulo de Ingeniero de Sistemas. Pongo a vuestra consideracin el presente Informe de
Prcticas Pre Profesionales realizado en la Direccin de Servicios Acadmicos y Registro Central de la
Universidad Andina del Cusco.
El siguiente informe de prcticas Pre Profesionales es una descripcin de la experiencia adquirida y de los
trabajos realizados a lo largo de mi estancia dentro de la Direccin de Servicios Acadmicos y Registro
Central de la Universidad Andina del Cusco en la cual tuve el honor de pertenecer como practicante.
Bach. Jos Jos Cortijo Bellido

Jos Jos Cortijo Bellido

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INTRODUCCIN

El presente informe de Prcticas Pre-profesionales realizado en la Direccin de Servicios Acadmicos y

Registro Central de la Universidad Andina del Cusco obedece al cumpliendo del estatuto de la Universidad
Andina del Cusco y los requisitos exigidos por el reglamento de prcticas Pre Profesionales de la Carrera
Profesional de Ingeniera de Sistemas que brinda para optar el ttulo de Ingeniero de Sistemas.
Es as que las prcticas Pre-profesionales son de gran importancia, permitindonos poner en prctica y por
ende mejorar nuestros conocimientos obtenidos durante nuestros aos de estudios a nivel de pre grado. Por
tanto, las Prcticas Pre-profesionales se realizaron en la Direccin de Servicios Acadmicos y Registro
Central de la Universidad Andina del Cusco, a partir del 25 de Septiembre del 2012 al 30 de Marzo del 2013,
respectivamente; cumpliendo de esta manera con uno de los requisitos para optar el ttulo de Ingeniero de
Sistemas.
Asimismo, el objetivo del presente informe es demostrar las labores realizadas en la entidad, teniendo un
cierto grado de conocimiento y capacidad de anlisis de las funciones acadmicas, as como la estructura y
funcionamiento de la entidad. Experiencia que permite mejorar los conocimientos en la formacin
profesional del futuro Ingeniero de Sistemas.
A continuacin, se presentan datos informativos ms precisos acerca de la institucin, su organizacin y las
actividades desarrolladas por mi persona. As mismo, se presenta un marco terico referencial para ayudar
a la mejor comprensin del documento presentado.

Jos Jos Cortijo Bellido

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CAPTULO I
1.1 DATOS GENERALES DEL PRACTICANTE

Nombres y Apellidos:
DNI:
Fecha de Nacimiento:
Nacionalidad:
Correo Electrnico:
Situacin del Practicante:
Carrera Profesional:
Centro de Formacin:
Lugar de Practicas:
Periodo de Prcticas:
Horario de Practicas:
rea de Practicas:

Jos Jos Cortijo Bellido

Jos Jos Cortijo Bellido

45233160
08/07/1988
Peruano
josecortijo2000@hotmail.com
Bachiller en Ingeniera de Sistemas
Ingeniera de Sistemas
Universidad Andina del Cusco
Universidad Andina del Cusco
Del 25/09/2012 al 30/03/2013
8:00 a.m. 2:00 p.m.
Direccin de Servicios Acadmicos y Registro Central

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1.2 DESCRIPCIN DE LA EMPRESA

La Universidad Andina del Cusco es una Institucin Educativa que forma profesionales de xito en sus
diferentes carreras, esta institucin lleva aos reconocida como una de las mejores a nivel nacional.
En la Universidad Andina del Cusco, estamos convencidos de que la educacin es el fundamento y garanta
del desarrollo de nuestro pas y particularmente de la colectividad andina.
En ese contexto, la educacin superior universitaria tiene particular responsabilidad, puesto que ese
desarrollo depende en gran medida del nivel de competencia y calificacin de los profesionales que forma la
Universidad. Al cabo de 30 aos de servicio educativo, la Universidad Andina del Cusco, puede finalmente
exhibir logros debidamente alcanzados que la consagran como una Institucin Educativa Superior
institucionalmente consolidada y reconocida como opcin de primersimo orden en la educacin
universitaria, en la regin andina y el pas.1

1.3 MISIN
La Universidad Andina del Cusco es una institucin de nivel superior, autogestionaria, que genera
conocimiento y tecnologa, forma profesionales lderes, competentes con calidad humana, con
responsabilidad social y tica identificados con su cultura; con capacidad intercultural y de comprometer y
solucionar problemas e insertarse con eficiencia y eficacia en un mundo globalizado.

1.4 VISIN
La Universidad Andina del Cusco, aspira a ser una Universidad lder, libre, democrtica, humanista,
cientfica, tecnolgica, intercultural, con excelencia acadmica, centrada en la formacin integral de la
persona y la investigacin con valores y principios ticos, articulada al contexto socio-cultural, orientada al
desarrollo sostenible; que responda a las necesidades y expectativas de la sociedad y sea generadora de
cambio en la regin, el pas y el mundo.

1 Presentacin: Universidad Andina del Cusco, Obtenido de http://www.uandina.edu.pe

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1.5 PRINCIPIOS, VALORES Y FINES

1.5.1 PRINCIPIOS

Respeto a los Derechos y Valores Humanos y la autonoma universitaria.

Servicio a la comunidad.
Respeto a la libertad de pensamiento, a la universalidad de los conocimientos, a los principios
constitucionales y a los fines de la Universidad.
Rechazo a toda forma de violencia, intolerancia, discriminacin y dependencia.
Respeto a la integridad en la gestin, cumpliendo de manera cabal el Estatuto y los Planes de
Desarrollo y observando los criterios de equidad, justicia, eficacia, pertinencia, idoneidad, identidad
institucional, coherencia, responsabilidad social universitaria, transparencia y racionalidad.

1.5.2 VALORES

Respeto a la dignidad de la persona.

Solidaridad, honestidad y veracidad.
Identificada con la cultura ancestral andina, asume y promueve los valores fundamentales de su
filosofa:
o Yachay (sabidura)
o Llankay (trabajo)
o Munay (voluntad)
o Ayni (solidaridad y reciprocidad)

1.5.3 FINES

Impartir formacin universitaria superior de alta calidad.

Conservar, acrecentar y transmitir la cultura superior de alta calidad.
Promover la investigacin.
Formar profesionales de excelente nivel acadmico.
Propiciar el anlisis crtico de los problemas locales, regionales y nacionales e internacionales y
participar en la solucin de los mismos.
Promover el desarrollo de la identidad cultura, el crecimiento humano y la transformacin de la
sociedad.

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1.6 ORGANIZACIN DE LA UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO

La organizacin est supeditada a la finalidad acadmica, bajo los criterios de racionalidad, eficiencia y
funcionalidad en la utilizacin de los recursos.

1.6.1 GOBIERNO DE LA UNIVERSIDAD

Asamblea Universitaria
Consejo Universitario
Rector
Consejo y Decano de Facultad
rganos de apoyo del Rector
o Secretaria General
o Relaciones Pblicas e Imagen Institucional
rganos de Asesoramiento
o Asesora Legal
o Direccin de Planificacin y Desarrollo Universitarios
rganos de Control
o Oficina de Auditora Interna
rganos Consultivos
o Comisiones y Comits, Permanentes y Especialidades
rganos autctonos
o Comit Electoral
o Tribunal de Honor

1.6.2 RGANOS ADMINISTRATIVOS

Vicerrectorado Administrativo
o Direccin de Administracin
o Direccin de Recursos Humanos
o Direccin de Produccin de Bienes y Servicios
o Direccin de Bienestar Universitario
o Direccin de Telecomunicaciones y Tecnologas de Informacin Oficina de Infraestructura y
Obras

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1.6.3 RGANOS ACADMICOS EJECUTIVOS

Vicerrectorado Acadmico
Direccin de Servicios Acadmicos y Registro Central
o Direccin de Admisin y Centro Pre Universitario
o Direccin de Desarrollo Acadmico y Pedagoga Superior
o Direccin de Calidad Acadmica y Acreditacin Universitaria
o Direccin de Responsabilidad Social y Extensin Universitaria
o Direccin de Cooperacin Interinstitucional, Convenios y Promocin Universitaria
o Direccin de Investigacin

rganos de Lnea
o Facultades: Consejo de Facultad y Decanato. Secretaria Acadmica
o Subsedes: Coordinador General y Coordinador de Carrera Profesional
o Escuela de Post Grado Director, Consejo, Coordinador de Maestras y de Doctorados
o Filial Universitaria Coordinador General y Coordinador de Carrera Profesional

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CAPTULO II
2.1 MARCO TERICO
2.1.1 INGENIERA DE SISTEMAS
La ingeniera de sistemas o ingeniera de los sistemas o ingeniera en sistemas es un modo de enfoque
interdisciplinario que permite estudiar y comprender la realidad, con el propsito de implementar u optimizar
sistemas complejos. Puede verse como la aplicacin tecnolgica de la teora de sistemas a los esfuerzos de
la ingeniera, adoptando en todo este trabajo el paradigma sistmico. La ingeniera de sistemas integra otras
disciplinas y grupos de especialidad en un esfuerzo de equipo, formando un proceso de desarrollo
estructurado.
Una de las principales diferencias de la ingeniera de sistemas respecto a otras disciplinas de ingeniera
tradicionales, consiste en que la ingeniera de sistemas no construye productos tangibles. Mientras que los
ingenieros civiles podran disear edificios o puentes, los ingenieros electrnicos podran disear circuitos,
los ingenieros de sistemas tratan con sistemas abstractos con ayuda de las metodologas de la ciencia de
sistemas, y confan adems en otras disciplinas para disear y entregar los productos tangibles que son la
realizacin de esos sistemas.
Otro mbito que caracteriza a la ingeniera de sistemas es la interrelacin con otras disciplinas en un trabajo
transdisciplinario.
De manera equivocada algunas personas confunden la ingeniera de sistemas con las ingenieras de
computacin o en informtica, cuando sta es muchsimo ms cercana a la electrnica y la mecnica
cuando se aplica (Definicion.de, 2008).

2.1.2 DEFINICIN DE SISTEMA

Un Sistema es un conjunto de partes que estn integradas con el propsito de lograr un objetivo.
Un conjunto de partes.
Un sistema tiene ms de un elemento. Un volante no es un sistema, pero es una parte vital de un sistema
muy conocido que se llama automvil.
Partes integradas.
Debe existir una relacin lgica entre las partes de un sistema. Los sistemas mecnicos y electrnicos,
como son las lavadoras los juegos de video, tienen muchos componentes que trabajan juntos. Un sistema
de administracin de personal cuenta con procedimientos integrados para contratar y adiestrar empleados
(Definicion.de, 2008).

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El propsito de lograr algn objetivo en comn.

El sistema se disea para alcanzar uno o ms objetivos. Todos los elementos del sistema deben estar
ligados y controlados de manera que se logre el objetivo del sistema. Si definimos al sistema como un
conjunto de elementos ntimamente interrelacionados, podemos agregar que los sistemas artificiales casi
siempre han sido creados para alcanzar propsitos u objetivos y son, por tanto, sistemas orientados y, como
tales, de naturaleza teleolgica por lo tanto un sistema es un plan diseo o mtodo de organizacin cuya
finalidad es lograr algn propsito.
Otras dos caractersticas fundamentales de los sistemas son los siguientes:

Sinergia, o sea el sistema tomado globalmente posee propiedades que no tienen sus partes,
tomadas individualmente. Esto es, el sistema tiene una capacidad de actuacin mayor o menor que
la de la suma de sus partes.
Equifinalidad, es decir, la posibilidad de utilizar diferentes caminos o medios para llegar a un mismo
fin, lo cual le permite una gran variedad de comportamientos. Un sistema de informacin recoge,
procesa, almacena, analiza y difunde informacin para lograr un objetivo especfico.

Adems tambin se lo puede definir como un grupo de gente, una serie de procedimientos o equipo de
procesamiento de datos, que escoge, almacena y recupera datos para disminuir la incertidumbre en la toma
de decisiones mediante el suministro de informacin a todos los niveles de la organizacin (Damin Adriel
Prez Valds, 2007).

Objetivos
Puede decirse que un sistema tiene dos tipos de objetivos: los intrnsecos y los asignados.
Los objetivos intrnsecos son los propsitos que el sistema adquiere con su propia conformacin y que
constituye parte de su naturaleza. Generalmente se trata de propsitos muy bsicos, derivados de la forma
de interaccin de sus partes.
Los objetivos asignados son los que se imponen al sistema o una modificacin al mismo, para que realice
las funciones necesarias a fin de lograr un objetivo (Damin Adriel Prez Valds, 2007).

2.1.3 DEFINICIN DE SISTEMA DE INFORMACIN

Un sistema de informacin es un conjunto de elementos que interactan entre s con el fin de apoyar las
actividades de una empresa o negocio.
Un Sistema de Informacin es el Conjunto total de procedimientos, operaciones, funciones y difusin de
datos o informacin en una organizacin.
Las tres partes fundamentales de un sistema de procesamiento electrnico de datos son el sistema de
computacin, el sistema de numeracin y el sistema Operativo (Definicion.de, 2008).
Estos elementos son de naturaleza diversa y normalmente incluyen:

El equipo computacional, es decir, el hardware es necesario para que el sistema de informacin

pueda operar. Lo constituyen las computadoras y el equipo perifrico que puede conectarse a ellas.
El recurso humano que interacta con el Sistema de Informacin, el cual est formado por las
personas que utilizan el sistema, alimentndolo con datos o utilizando los resultados que genere.
Los datos o informacin fuente que son introducidos en el sistema, son todas las entradas que
necesita l sistema de informacin para generar como resultado la informacin que se desea.
Los programas que son procesados y producen diferentes tipos de resultados. Los programas son
la parte del software del sistema de informacin que har que los datos de entrada introducidos
sean procesados correctamente y generen los resultados que se esperan.

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2.1.4 COMPONENTES DEL SISTEMA DE INFORMACIN

Un Sistema de Informacin realiza cuatro actividades bsicas: almacenamiento, procesamiento y salida de
informacin. A continuacin se definirn cada una de estas actividades.

Entrada de Informacin. La entrada es el proceso mediante el cual el Sistema de Informacin toma

los datos que requiere para procesar la informacin. Las entradas pueden ser manuales o
automticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario,
mientras que las automticas son datos o informacin que provienen o son tomados de otros
sistemas o mdulos. Esto ltimo se denomina interfaces automticas. As, un Sistema de Control de
Clientes podr tener una interface automtica de entrada con el Sistema de Facturacin, ya que
toma las facturas que genera o elabora el Sistema de Facturacin como entrada al Sistema de
Control de Clientes.

Las unidades tpicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas
magnticas, las unidades de disquete, los cdigos de barras, los escner, la voz, los monitores
sensibles al tacto, el teclado y el ratn, entre otras.

Almacenamiento de informacin. El almacenamiento es una de las actividades o capacidades ms

importantes que tiene una computadora, ya que a travs de esta propiedad el sistema puede
recordar la informacin guardada en la sesin o proceso anterior. Esta informacin suele ser
almacenada en estructuras de informacin denominadas archivos. La unidad tpica de
almacenamiento son los discos magnticos o discos duros, los discos flexibles o disquetes y los
discos compactos (CD-ROM). Sin embargo, existen otras formas de almacenamiento.

Procesamiento de Informacin. Es la capacidad del Sistema de Informacin para efectuar clculos

de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos clculos pueden efectuarse
con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que estn almacenados. Esta
caracterstica de los sistemas permite la transformacin de datos fuente en informacin que puede
ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de
decisiones genere una proyeccin financiera a partir de los datos que contiene un estado de
resultados o un balance general de un ao base.

Salida de Informacin. La salida es la capacidad de un Sistema de Informacin para sacar la

informacin procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades tpicas de salida son las
impresoras, terminales, disquetes, cintas magnticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre
otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Informacin puede constituir la entrada
a otro Sistema de Informacin o mdulo. En este caso, tambin existe una interface automtica de
salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene una interface automtica de salida con
el Sistema de Contabilidad, ya que genera las plizas contables de los movimientos procesados de
los clientes (Damin Adriel Prez Valds, 2007).

2.1.5 OBJETIVOS DEL SISTEMA DE INFORMACIN

Algunos de los principales objetivos de los sistemas de informacin, son:

Proporcionar datos oportunos y exactos que permitan tomas decisiones acertadas y mejorar la
relacin entre los recursos de la empresa.

Garantizar informacin exacta y confiable, as como su almacenamiento de tal forma que est
disponible cuando se necesite.

Servir como herramienta para que los gerentes realicen planeacin, control y toma de decisiones en
sus empresas.

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2.1.6 DEFINICIN DE BASE DE DATOS

Se define una base de datos como una serie de datos organizados y relacionados entre s, los cuales son
recolectados y explotados por los sistemas de informacin de una empresa o negocio en particular.
Una base de datos es un almacn que nos permite guardar grandes cantidades de informacin de forma
organizada para que luego podamos encontrar y utilizar fcilmente. A continuacin te presentamos una gua
que te explicar el concepto y caractersticas de las bases de datos.
Desde el punto de vista informtico, la base de datos es un sistema formado por un conjunto de datos
almacenados en discos que permiten el acceso directo a ellos y un conjunto de programas que manipulen
ese conjunto de datos.
Cada base de datos se compone de una o ms tablas que guarda un conjunto de datos. Cada tabla tiene
una o ms columnas y filas. Las columnas guardan una parte de la informacin sobre cada elemento que
queramos guardar en la tabla, cada fila de la tabla conforma un registro (Definicion.de, 2008).

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CARACTERSTICAS
Entre las principales caractersticas de los sistemas de base de datos podemos mencionar:

Independencia lgica y fsica de los datos.

Redundancia mnima.
Acceso concurrente por parte de mltiples usuarios.
Integridad de los datos.
Consultas complejas optimizadas.
Seguridad de acceso y auditora.
Respaldo y recuperacin.
Acceso a travs de lenguajes de programacin estndar.

2.1.7 SISTEMA DE GESTIN DE BASE DE DATOS (SGBD)

Los Sistemas de Gestin de Base de Datos (en ingls Data Base Management System) son un tipo de
software muy especfico, dedicado a servir de interfaz entre la base de datos, el usuario y las aplicaciones
que la utilizan. Se compone de un lenguaje de definicin de datos, de un lenguaje de manipulacin de datos
y de un lenguaje de consulta.
Los SGBD tambin proporcionan mtodos para mantener la integridad de los datos, para administrar el
acceso de usuarios a los datos y recuperar la informacin si el sistema se corrompe. Permite presentar la
informacin de la base de datos en variados formatos. La mayora de los SGBD incluyen un generador de
informes. Tambin puede incluir un mdulo grfico que permita presentar la informacin con grficos y tartas
(Definicion.de, 2008).

2.1.8 ACTIVIDADES DEL DESARROLLO DE SOFTWARE

Actividades del proceso de desarrollo de software representado en el desarrollo en cascada. Hay algunos
modelos ms para representar este proceso.
Planificacin
La importante tarea a la hora de crear un producto de software es obtener los requisitos o el anlisis de los
requisitos. Los clientes suelen tener una idea ms bien abstracta del resultado final, pero no sobre las
funciones que debera cumplir el software.
Una vez que se hayan recopilado los requisitos del cliente, se debe realizar un anlisis del mbito del
desarrollo. Este documento se conoce como especificacin funcional.

Implementacin, pruebas y documentacin

La implementacin es parte del proceso en el que los ingenieros de software programan el cdigo para el
proyecto.
Las pruebas de software son parte esencial del proceso de desarrollo del software. Esta parte del proceso
tiene la funcin de detectar los errores de software lo antes posible.
La documentacin del diseo interno del software con el objetivo de facilitar su mejora y su mantenimiento
se realiza a lo largo del proyecto. Esto puede incluir la documentacin de un API, tanto interior como
exterior.
Despliegue y mantenimiento
El despliegue comienza cuando el cdigo ha sido suficientemente probado, ha sido aprobado para su
liberacin y ha sido distribuido en el entorno de produccin.

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Entrenamiento y soporte para el software es de suma importancia y algo que muchos desarrolladores de
software descuidan. Los usuarios, por naturaleza, se oponen al cambio porque conlleva una cierta
inseguridad, es por ello que es fundamental instruir de forma adecuada a los futuros usuarios del software.
El mantenimiento y mejora del software de un software con problemas recientemente desplegado puede
requerir ms tiempo que el desarrollo inicial del software. Es posible que haya que incorporar cdigo que no
se ajusta al diseo original con el objetivo de solucionar un problema o ampliar la funcionalidad para un
cliente. Si los costes de mantenimiento son muy elevados puede que sea oportuno redisear el sistema
para poder contener los costes de mantenimiento (Wikipedia, 2013).

2.1.9 EL SISTEMA INTEGRADO DE LA UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO

El Sistema Integrado de Gestin Acadmica y Administrativa, con una sola plataforma de informacin, es un
paso de trascendencia en la modernidad del servicio educativo. El resultado es la automatizacin de la
informacin en su totalidad, logrando un modelo de funcionamiento con todos los procesos unificados, en
una gestin comunitaria integrada, tanto en lo acadmico como en lo administrativo.
El Sistema corresponde a los ltimos adelantos de la tecnologa de la informacin y las telecomunicaciones
y acredita virtudes y caractersticas muy importantes: flexibilidad en la administracin de datos, escalabilidad
en el tiempo, tecnologas de ltima generacin en software y hardware, mejores estndares de calidad en
los servicios, alta seguridad de informacin, integracin total con la Filial y Sub Sedes y mxima
optimizacin de recursos.
Con una inversin cercana al milln de dlares, la implementacin corri a cargo de la Direccin de
Telecomunicaciones y Tecnologas de Informacin y una empresa especializada, que aplica las mejores
soluciones de hardware y software. El sistema ha empezado a dar frutos significativos, incrementado el nivel
de eficiencia y calidad en el servicio educativo y constituyendo una valiosa herramienta para el avance de la
acreditacin.
Con la estabilizacin de los servicios de informacin y comunicacin, gracias al Sistema Integrado,
complementado por pizarras interactivas y multimedia en cada aula, la Universidad podr aplicar los
conceptos de CRM Customer Relationship Management o administracin basada en la relacin con los
clientes tanto internos como externos, modernizando el modelo de gestin, incluyendo la certificacin de los
procesos administrativos con normas ISO (Universidad Andina del Cusco, 2013).

CAPTULO III
3.1 INFORMACIN DEL REA DE PRCTICAS
Las Prcticas Pre - Profesionales se realiz en:
Lugar de Practicas: Universidad Andina del Cusco
rea de Practicas:

Direccin de Servicios Acadmicos y Registro Central

Periodo de Prcticas:

Del 25/09/2012 al 30/03/2013

Horario de Practicas:

8:00 a.m. 2:00 p.m.

3.1.1 LA DIRECCIN DE SERVICIOS ACADMICOS Y REGISTRO CENTRAL

Director: Mgt. Ing. Aguilar Villafuerte, GEORGE LUIS.
La Direccin de Servicios Acadmicos y Registro Central es la encargada de planificar, organizar, dirigir y
controlar las actividades relacionadas con los servicios acadmicos y de registro central, se orienta a brindar
un servicio eficiente en el aspecto acadmico.
La Direccin de Servicios Acadmicos y Registro Central cuenta con las unidades de:

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Registro Central Acadmico.

Seguimiento de Egresado.
Coordinacin e Informacin Acadmica.

Su organizacin y funcionamiento se encuentran normados en el Reglamento de Organizacin y Funciones,

Reglamento General de la Universidad, Manual de Organizacin y Funciones y Reglamento especfico.

3.2 OBJETIVOS DE LAS PRACTICAS PRE-PROFESIONALES

3.2.1 OBJETIVO GENERAL
El objetivo principal de mis prcticas Pre-Profesionales fue el Desarrollo del Sistema de Matriculas del
Centro de Idiomas de la Universidad Andina del Cusco y de brindar apoyo administrativo en la Direccin de
Servicios Acadmicos y Registro Central de la Universidad Andina del Cusco.

3.2.2 OBJETIVOS ESPECFICOS

1. Apoyar en el control de calidad de las Actas de Notas.
2. Apoyar en el proceso de capacitacin del Sistema Integrado de la Universidad
Andina del Cusco.
3. Desarrollar el Sistema de Matriculas del Centro de Idiomas de la Universidad
Andina del Cusco.

3.3 DETALLE DE LOS TRABAJOS REALIZADOS

Las actividades realizadas durante las Prcticas Pre-Profesionales se pueden agrupar en dos actividades
principales realizadas durante dos periodos de tiempo, al comienzo de las prcticas brinde apoyo en la
Direccin de Servicios Acadmicos y Registro Central, dicha actividad duro alrededor de 3 meses,
posteriormente me aboque por completo al desarrollo del Sistema de Matriculas para el Centro de Idiomas
de la Universidad Andina del Cusco por encargo del Ing. Alex Palomino Pumachapi, actividad que tuvo una
duracin de alrededor de tres mes.

3.3.1 APOYO EN LA DIRECCIN DE SERVICIOS ACADMICOS Y REGISTRO CENTRAL

Esta actividad se llev a cabo desde el inicio de las Prcticas Pre-Profesionales con una duracin de
alrededor de 3 meses, donde realice las siguientes actividades:

Ordenamiento y clasificacin de Fichas de Notas y Actas de Notas de las diferentes Carreras

Profesionales de las diferentes sedes de la Universidad Andina del Cusco de los periodos 2011 2012.
Apoyo en el fotocopiado de documentos y/o resoluciones.

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Entrega de documentos y/o resoluciones a las respectivas oficinas de las diferentes reas de la
Universidad Andina del Cusco para comunicacin.
Apoyo en la Bsqueda de Actas de Notas para su correccin y posterior reemplazo.
Apoyo en el proceso de capacitacin de docentes en el manejo del Sistema Acadmico de la
Universidad Andina del Cusco.
Apoyo en el proceso de firma de Actas de Notas por parte de los docentes de la Universidad Andina
del Cusco.
Apoyo en el control de calidad de Actas de Notas previa al proceso de Empastado/Archivo.

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3.3.2 DESARROLLO DE SISTEMA DE MATRICULAS PARA EL CENTRO DE IDIOMAS DE LA

UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO
Esta actividad tuvo una duracin de alrededor de 3 meses en el que los primeros dos meses se realiz el
desarrollo del sistema en las oficinas de la Direccin de Servicios Acadmicos y Registro Central, y
posteriormente me traslade al Centro de Idiomas de la Universidad Andina del Cusco para finalizar el
desarrollo del sistema, realizar la migracin de la informacin de los Alumnos, Matrculas y Notas del Centro
de Idiomas al Sistemas de Matriculas e iniciar con el proceso de implementacin.
Luego del cual se procedi a la capacitacin del personal del Centro de Idiomas de la Universidad Andina
del Cusco en el manejo del Sistema de Matriculas, se apoy en el proceso de Ingreso de Notas y Matriculas
en el Sistema ya implantado, y se realizaron las depuraciones y correcciones de errores que se presentaron
durante las actividades.
Estas actividades las lleve a cabo con el apoyo del Ing. Alex Palomino Pumachapi y la Ing. Erika Canal
Muoz.

3.3.2.1 FASE DE INICIO

Descripcin del Problema

El Centro de Idiomas de la Universidad Andina del Cusco es una institucin que brinda los servicios
educativos en los Idiomas de Ingls, Portugus, Italiano, Quechua y Chino Mandarn, cuenta con alrededor
de 1000 alumnos que registran matriculas para cada nivel: Bsico de I a VI, Intermedio de I a VI y Avanzado
de I a VI, cuya duracin por nivel es de 1 mes en el cual se registran dos notas. El periodo de matrculas se
realiza al finalizar cada mes y tiene una duracin de 3 a 4 das, durante el cual los alumnos acuden al
Centro de Idiomas para verificar sus notas y matricularse, los pagos para las matriculas tienen el concepto
de PENSIN y se realizan en la entidad financiera CREDINKA.
Si bien el Centro de Idiomas es una dependencia de la Universidad Andina del Cusco cada cual maneja sus
registros de manera separada, ya que le centro de idiomas no solo brinda sus servicios a los alumnos de la
Universidad Andina del Cusco sino tambin al pblico en general. Aun cuando la Universidad Andina del
Cusco cuenta un Sistema Integrado para manejar toda la informacin de los alumnos, el centro de idiomas
aun maneja sus registros de Alumnos, Matriculas y Notas en archivos de Excel, lo que en un principio
funcionaba bien, pero recientemente se empezaron a presentar problemas debido al incremento de
alumnos, manejar los registros de los alumnos, sus matrculas y notas en archivos de Excel ya no
representa un forma eficiente de manejar dicha informacin.
Entre los problemas que se vienen presentando se destacan los siguientes:
Buscar la nota de un alumno en particular toma mucho tiempo ya se requiere primero saber el
Idioma, Nivel, Modalidad y Grupo al que perteneca el alumno en el Mes Acadmico anterior (o en el
ltimo mes que llevo cursos, si el alumno dejo uno o dos meses el idioma), luego se debe buscar el
archivo que corresponde al grupo al que pertenece el alumno y luego dentro del archivo buscar el
nombre del alumno y su respectivas notas. Todo este proceso le toma al encargado alrededor de 3
min y en algunos casos hasta 10 min, si no se logra encontrar el archivo que corresponde al grupo
del alumno, esta cantidad de tiempo es demasiado si se est realizando una matrcula y se tiene
una larga cola de alumnos esperando para realizar sus matrculas.
Obtener la informacin de las Notas de los alumnos para imprimir un Acta de Consolidado de Notas
al final de un periodo requiere que el encargado revise todos los archivos de notas de meses
anteriores para cada grupo, para as extraer las notas de los alumnos por nivel y verificar los
alumnos que abandonaron a mitad de un periodo. Todo esto toma varios das en realizarse, lo que
su ves hace que el tiempo que demora en expedirse un certificado o diploma sea mayor.
Muchas veces cuando se expiden los Certificados o Diplomas para un alumno en particular se dan
con la sorpresa de que el nombre del alumno no est escrito correctamente, este inconveniente se
genera debido a que durante el proceso de matrcula el encargado digita la informacin del alumno

Jos Jos Cortijo Bellido

Pgina | 19

para cada matricula que este realiza en un mes acadmico, pero lo hace de manera diferente cada
vez, obviando un nombre o escribindolo de manera distinta (ejem. Velsquez - Velasques) y
cuando el alumno solicita el Certificado o Diploma se toma los datos del Acta de Notas
Consolidados que a su vez se obtuvo de los archivos en Excel de cada grupo y que en algunos
casos contiene el nombre del alumno escrito incorrectamente.
Otro problema se genera durante el proceso de creacin de los grupos que se ofertaran en el
siguiente Mes Acadmico, ya que los grupos estn representados por los archivos en Excel, los
encargados copian los archivos (Grupos) del mes anterior a la carpeta del siguiente mes, borran los
datos que contienen y as tienen un nuevo grupo en blanco para ser llenado durante el proceso de
matrcula, el problema radica en que mucha veces no se borran todos los datos y estos permanecen
en los archivos, por lo que se tiene archivos (Grupos) con datos que no corresponden al grupo en
cuestin, como por ejemplo los nombres del docente que dicto clases a ese grupo, el horario que
tena el grupo y la modalidad a la que perteneca.

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Modelado del Negocio

Proceso de Matrcula
Proceso de Negocio
Objetivo
Descripcin

Prioridad
Riesgos
Posibilidades

Tiempo Ejecucin

Matrcula
Registrar la matrcula de los alumnos del Centro de Idiomas de la
Universidad Andina del Cusco.
1. El alumno solicita matrcula.
2. El alumno presenta recibo de pago por pensin de centro de
idiomas, indicando el idioma, nivel y grupo al que desea
matricularse.
3. El encargado de matricular verifica la informacin presentada
por el alumno en sus registros en Excel.
4. Si los datos presentados coinciden con los registros en Excel
se procede a la matricula registrando el cdigo del pago y la
matricula en sus archivos en Excel correspondientes.
5. Si el alumno desea hacer un cambio de grupo debe solicitar el
cambio al coordinador, si este es aprobado se procede a la
matricula.
6. Si el grupo del alumno se desactiva por falta de alumnos se
pasa al alumno a otro grupo, en caso no existir otro grupo en el
idioma y nivel se reserva la matrcula para el siguiente mes.
Fundamental
Registro de datos del alumno incompleto.
Registro de matrcula y notas del alumno no encontrado.
Consulta automtica de notas de la ltima matricula del
alumno.
Asignacin automtica del nivel y grupo al que debe
matricularse el alumno.
Llenado de datos computarizado.
4 - 10 min

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Modelo del Proceso de Matricula

Identificacin de Requerimientos

Jos Jos Cortijo Bellido

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GRUPOS
Nro.

Requerimiento

Descripcin

R1

Registro de Idiomas

Se debe poder registrar los Idiomas ofertado por el Centro de Idiomas,

as como hacer cambios y desactivar los idiomas.

R2

Registro
Modalidades

de

Se debe poder registrar las diferentes modalidades de estudios que el

Centro de Idiomas ofrece.

R3

Configuracin
Currcula

de

Se debe poder configurar los idiomas ofertados por el Centro de Idiomas

con la cantidad de meses de duracin de cada nivel en sus diferentes
modalidades (ejem. Ingls - Regular - Bsico 6 meses, Ingles - Intensivo Bsico 3 meses, Quechua - Regular - Bsico 2 meses, Italiano - Regular
- Bsico 4 meses)

R4

Registro de Grupos

Se debe poder registrar los grupos ofertados para el Idioma, Nivel y

Modalidad en el mes acadmico, indicando la cantidad de cupos
disponibles por grupo, el horario que poseen y el dicente que dictara las
clases.

R5

Reportes

Se debe poder generar un catlogo de todos los grupos que se han

registrado para un Idioma, nivel, modalidad y mes acadmico.

MATRCULA
Nro.

Requerimiento

Descripcin

R7

Registro de Alumnos
Nuevos
Registro Matrcula

R8

Cambio de Grupos

Se debe poder registrar los datos de alumnos que se integren al Centro

de Idiomas por primera vez.
Se debe poder registrar los datos de matrcula de los alumnos del
Centro de Idiomas indicando el Idioma, Nivel, Modalidad, Grupo y Mes
acadmico al cual se matriculan, adems de registrar los pagos
realizados para la matrcula indicando el cdigo de pago, el monto y la
fecha de pago.
Se debe poder modificar la matriculas en el caso de que un alumno
dese cambiarse de grupo.

R9

Reserva de Matrcula

Se debe poder desactivar y reservar la matrcula del alumno para el

siguiente mes en caso de que el grupo del alumno se desactive por
falta de alumnos.

R10

Eliminacin
Matricula

Se debe poder eliminar la matrcula de un alumno en caso de que este

dese anular su matrcula y proceda a solicitar la devolucin del pago de
matrcula.

R11

Reportes

R6

de

Se debe poder generar un registro de alumnos matriculado para cada

grupo.

REUBICACIONES
Nro.
R12

Requerimiento
Registro
Reubicaciones

Descripcin
de

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Se debe poder registrar la reubicacin de un alumno en el caso de que

este de un examen de reubicacin, apruebe y se ele reubique a un
determinado Nivel en un Idioma.

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R13

Registro de Matrcula

Se debe poder registrar la matrcula del alumno al nivel siguiente de la

reubicacin realizada para as continuar con sus estudios en los niveles
superiores.

R14

Desactivacin
Reubicacin

R15

Reportes

Se debe poder desactivar una reubicacin en caso el alumno decida

reiniciar sus estudio desde el principio o se realice una nueva
reubicacin.
Se poder generar un reporte histrico de matrculas y reubicaciones
con sus respectivas notas.

de

NOTAS
Nro.

Requerimiento

R16

Registro de Notas

R17

Modificacin de Notas

R18

Reportes

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Descripcin
Se debe poder registrar las notas (2) de los alumnos por cada matricula
o reubicacin en un mes acadmico.
Se debe poder Modificar las notas ingresadas en caso de correccin de
notas por errores de ingreso o exmenes sustitutorios.
Se debe poder generar un Acta de Notas con la informacin del Idioma,
Nivel, Modalidad, Mes Acadmico, Docente, Alumnos y Notas para
cada grupo.
Se debe poder generar un reporte de notas consolidado con las notas
de los alumnos en los diferentes niveles al momento de culminar un
periodo.

Pgina | 24

Casos de Uso del Sistema

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Diagrama de Casos de Uso Expandido

Registro de Docentes

Registro de Alumnos

Registro de Idiomas

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 Registro de Niveles

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 Registro de Grupos

Configuracin de Currcula

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 Registro de Matrculas

Registro de Reubicacin

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Pgina | 29

 Registro de Notas

Impresin de Acta de Notas

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Cronograma de Actividades

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3.3.2.2 FASE DE ELABORACIN

Diagrama de Secuencia
Registro de Docentes

Registro de Alumnos

Registro de Matriculas

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Pgina | 32

Jos Jos Cortijo Bellido

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 Registro de Notas

Registro de Reubicaciones

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Diagrama de Clases

Jos Jos Cortijo Bellido

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Modelo de Datos

Prototipos de Interfaz de Usuario

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 INICIO DE SESIN

MANTENIMIENTO
Alumnos

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Docentes

Meses Acadmicos

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Carreras

Idiomas

Jos Jos Cortijo Bellido

Pgina | 39

Modalidades

Niveles

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Currcula

Horarios

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 PROCESO
Configuracin de Grupos

Nuevo Grupo

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Agregar Horario

Duplicar Grupo

Matriculas

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Editar Matriculas (Cambio de Grupos)

Eliminar / Desactivar Matriculas

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Ingreso de Notas

Modificacin de Notas

Jos Jos Cortijo Bellido

Pgina | 45

Agregar Reubicacin

Modificar Reubicaciones

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Pgina | 46

 CONSULTA
Bsqueda de Alumnos

SEGURIDAD
Administracin de Usuarios

Generacin y Restauracin de Datos (Backups)

REPORTES

Catlogo de Grupos

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Docentes con Notas Faltantes

Jos Jos Cortijo Bellido

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Jos Jos Cortijo Bellido

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Ficha de Seguimiento

Jos Jos Cortijo Bellido

Pgina | 50

Registros

Jos Jos Cortijo Bellido

Pgina | 51

Acta de Notas

Por Grupos

Por Docentes

Jos Jos Cortijo Bellido

Pgina | 52

Consolidado de Notas

Jos Jos Cortijo Bellido

Pgina | 53

Registro de Actividades de Usuarios

Jos Jos Cortijo Bellido

Pgina | 54

Arquitectura Candidata
Diagrama de Componentes

Diagrama de Distribucin

Jos Jos Cortijo Bellido

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3.3.2.3 FASE DE CONSTRUCCIN

Patrones de Diseo
BASE DE DATOS
Tipos de datos

Procedimientos
Tablas
Base datos
SISTEMA APLICATIVO
Tipos de datos

Clase

Jos Jos Cortijo Bellido

ESTNDAR
VARCHAR.- datos de caracteres no Unicode de longitud variable.
TINYINT.- es un equivalente de los booleanos.
FLOAT.- datos numricos de precisin y escala fija.
DATETIME.- datos que representan fecha y hora.
INT.- datos numricos.
CHAR.- datos de caracteres no Unicode de longitud fija.
p.- usamos este identificador antes del nombre de las tablas para
un mejor acceso e identificacin.
t.- usamos este identificador antes del nombre de las tablas para
un mejor acceso e identificacin.
Base.- usamos este trmino para la creacin de la base de datos.
ESTNDAR
OBJECT.- clase de todos los tipos.
INT.- datos numricos.
STRING.- datos de caracteres no Unicode de longitud variable.
BOOLEAN.- datos cuyo valor solo admite dos tipos true o false.
FLOAT.- datos numricos que admiten punto decimal.
c.- usamos este identificador antes del nombre de las clases para
un mejor acceso e identificacin.

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3.3.2.4 FASE DE TRANSICIN

Proceso de Migracin
Anlisis y Diseo

Descripcin del Problema

El Centro de Idiomas de la Universidad Andina del Cusco vena manejando los registros de Grupos, Pagos y
Matriculas en Archivos Excel, lo que les permita mantener de cierta manera el orden de la informacin,
estos archivos estaban ordenados en carpetas segn la siguiente jerarqua:

Cada archivo representa un grupo y contiene la informacin del Idioma, Modalidad, Nivel, Docente, Alumnos
y Notas, lo que conforma el acta de notas, la informacin de los pagos se almacenaba en archivos
diferentes con una organizacin distinta. Si bien esta forma de organizar la informacin es muy conveniente
al momento de imprimir las Actas de Notas fsicas, genera los siguientes inconvenientes para poder migrar
la informacin:
o

La informacin est muy dispersa, se tienen archivos individuales para cada grupo lo
que obliga que gran parte de la informacin se tenga que llenar de manera manual y
que lo dems tenga que ser reformateado en un solo archivo previo a la migracin.

Inconsistencia de la Informacin de los alumnos, este inconveniente se genera debido a

que durante el proceso de matrcula el encargado digita la informacin del alumno para
cada matricula que este realiza en un mes acadmico, pero lo hace de manera diferente
cada vez, obviando un nombre o escribindolo de manera distinta (ejem. Velsquez Velasques). Esto dificulta que el proceso de migracin se realice de manera automtica,
ya que el nico identificador que se tiene para un alumno es su nombre (no se tiene
registro de los cdigos de los alumnos).

Como ya se mencin anteriormente, la informacin de los pagos se almacenan en

archivos diferentes con una organizacin distinta al de las matrculas, estos archivos
estn organizados de acuerdo al mes acadmico en que inicio un grupo en particular,
registrando la informacin de los pagos de diferentes meses acadmicos en un mismo
archivo hasta la finalizacin de un periodo (Bsico - Intermedio - Avanzado), esta
configuracin distinta de la informacin dificulta en gran medida combinar los datos de

Jos Jos Cortijo Bellido

Pgina | 57

las matrculas con los de los pagos, adems de que muchos de los archivos de pagos
poseen informacin contradictoria con respecto al de los archivos de las matriculas en la
cantidad de alumnos matriculados.

Sistemas Fuente

Los sistemas que se consideran como fuente de informacin para el Sistema de Matriculas del Centro de
Idiomas de la Universidad Andina del Cusco son:

El Sistema Integrado de la Universidad Andina del Cusco, del cual se obtuvo los
nombres, carrera y cdigo de los alumnos de la Universidad Andina del Cusco.

Los Archivos en Excel del Centro de Idiomas de la Universidad Andina del Cusco, del
cual se obtuvo los idiomas, niveles, grupos, pagos, matriculas, notas, docentes y
horarios.

Estrategia de Migracin

Luego del anlisis del volumen de informacin y del tiempo del que se dispona para el proceso de
migracin se decidi que se migrara la informacin de las matrculas y notas de los alumnos a partir de la
fecha hasta 6 meses atrs, que es el tiempo promedio que dura un nivel (Bsico - Intermedio - Avanzado).
Debido a la diferente organizacin de los pagos con respecto de las matriculas se decidi obviar los datos
de los pagos, dejando como datos histricos de los pagos los archivos Excel fuente.
Para acelerar el proceso de migracin se decidi que ciertos datos se llenaran de forma manual y otros de
forma automtica, utilizando para estos ltimos una herramienta de desarrollo propio que permita
transformar los registros en Excel en comandos INSERT de SQL y ejecutar dichos comandos de manera
automtica para cada registro directamente sobre la Base de Datos.

Extraccin
Para poder migrar la informacin de las Matrculas y Notas de los Alumnos se tuvo que validar primero la
informacin de los alumnos que estaban matriculados en cada grupo con la informacin que se tena de los
alumnos proveniente del Sistema Integrado de la Universidad Andina del Cusco comparando los nombres y
asignndoles su respectivo cdigo a cada alumno, corrigiendo los nombres que no se encontraron y que
posean un evidente error de escritura, agregando los nuevos alumnos que no estaban registrados y
generando un cdigo para ellos.

Transformacin
La informacin correspondiente a los grupos que se ofertaron en cada Mes Acadmico para cada Idioma,
Modalidad y Nivel se tom de la organizacin de los archivos en sus respectivas carpetas, trasladando dicha
informacin de manera manual a un solo archivo en Excel que luego fue migrado de manera automtica a la
base datos del Sistema de Matriculas.
Los informacin de las matrculas de los alumnos tambin fueron reformateados en un solo archivo en Excel
con sus respectivos cdigos y con los cdigos de los grupos en los cuales estaban matriculados, dichos
cdigos se obtuvieron de la migracin anterior.
La informacin de las notas de los alumnos en sus respectivas matriculas se reformateo para adaptarse a la
forma de trabajar del Sistema de Matriculas, cambiando la notas vacas, NSP o ( - ) por NS para denotar
que no posee nota y adems se agregaron los datos de la fecha de ingreso de notas y el cdigo de la
matricula a la cual pertenece cada nota.

Jos Jos Cortijo Bellido

Pgina | 58

 Carga
Para el proceso de carga los registros de Docentes, Idiomas, Niveles y Modalidades se llenaron de manera
manual utilizando el SQL Management Studio para llenar los datos, pero los registros de Alumnos, Grupos,
Matriculas y Notas se llenaron de manera automtica utilizando la herramienta de carga que se desarroll
para esta migracin.

Jos Jos Cortijo Bellido

Pgina | 59

Pruebas
Pruebas de Funcionalidad
Prueb
a
P 1.1

P 1.2

P 1.3

P 1.4

P 1.5

P 1.6

Prueba
P 2.1

P 2.2

P 2.3

P 2.4
P 2.5

P 2.6

P.2.7

2.8

2.9

PRUEBA 1. ACCESO AL SISTEMA DE MATRICULAS

Entrada o Accin
Resultado Esperado del Sistema
de Usuario
Nombre de Usuario El sistema permite el acceso al usuario
y
Contrasea identificndolo y mostrando la pantalla de
correctos
bienvenida.
Nombre de Usuario El sistema niega el acceso mostrando un
correcto
y mensaje de usuario o contrasea
Contrasea
incorrectos.
incorrecta
Nombre de Usuario El sistema niega el acceso mostrando un
incorrecto
y mensaje de usuario o contrasea
Contrasea correcta incorrectos.
Nombre de Usuario El sistema niega el acceso mostrando un
correcto
y mensaje de usuario o contrasea
Contrasea Nulo
incorrectos.
Nombre de Usuario El sistema niega el acceso mostrando un
Nulo y Contrasea mensaje de usuario o contrasea
correcta
incorrectos.
Nombre de Usuario El sistema niega el acceso mostrando un
Nulo y Contrasea mensaje de usuario o contrasea
Nulo
incorrectos.
PRUEBA 2. CONFIGURACIN DE GRUPOS
Entrada o Accin de
Resultado Esperado del Sistema
Usuario
Seleccin
de
un El sistema muestra todos los grupos
Idioma/Modalidad/Nive creados para ese Idioma en el Nivel y
l/Mes Acadmico
Modalidad seleccionados en el Mes
Acadmico.
Seleccin de la opcin El sistema Muestra una ventana
ver Horario en grupo emergente con el horario del grupo.
determinado.
Seleccin de la opcin El sistema muestra un mensaje
Agregar Nuevo Grupo
preguntando que si desea crear un
nuevo grupo o duplicar uno existente.
Seleccin de la opcin El sistema muestra la ventana ingresar
Crear Nuevo Grupo.
los datos del nuevo grupo.
Seleccin de la opcin El sistema muestra una ventana con la
Duplicar Grupo.
lista de grupos del mes anterior, para
seleccionar uno de los grupos.
Ingresar
datos El sistema registra el nuevo grupo y
completos
y muestra en la lista el grupo que se ha
seleccionar la opcin creado.
guardar.
Ingresar
datos El sistema no registra el grupo y
incompletos
y muestra un mensaje indicando que se
seleccionar la opcin deben llenar todos los datos.
guardar.
Seleccionar la opcin El sistema muestra un mensaje
editar.
preguntando qu accin desea
realizar: eliminar o modificar.
Seleccionar la opcin El sistema muestra una ventana con
modificar.
todos los datos del grupo para ser

Jos Jos Cortijo Bellido

Confir
macin
SI

SI

SI

SI

SI

SI

Confirm
acin
SI

SI

SI

SI
SI

SI

SI

SI

SI

Pgina | 60

modificados.
2.10

Prueba
P 3.1

P 3.2

P 3.3

P 3.4

P 3.5

P 3.6

P 3.7

P 3.8

Seleccionar la opcin
eliminar.

El sistema muestra un mensaje de

confirmacin y si este es confirmado
elimina el grupo y este desaparece de
la lista.

PRUEBA 3. REGISTRO DE MATRICULAS

Entrada o Accin
Resultado Esperado del Sistema
de Usuario
Buscar
y El Sistema muestra los datos del
Seleccionar
un alumno y habilita la seleccin del idioma
Alumno
sin y modalidad para la matricula. Adems
matrculas.
muestra los grupos pertenecientes al
nivel Bsico I del idioma y modalidad
seleccionado.
Buscar
y El sistema muestra los datos del
Seleccionar
un alumno, su ltima matricula, su nota
Alumno
con promedio y los datos del siguiente nivel
matrculas
y matricularse. Adems muestra los
aprobado.
grupos del nivel siguiente filtrando el
horario al que pertenece el alumno.
Buscar
y El sistema muestra los datos del
Seleccionar
un alumno, su ltima matricula, su nota
Alumno
con promedio y un mensaje indicando que la
matrculas
y nota de su ltima matricula es
desaprobado.
desaprobatoria por lo cual debe llevar
nuevamente el nivel. Adems muestra
los grupos del mismo nivel para el mes
acadmico actual filtrando el horario al
que pertenece el alumno.
Buscar
y El sistema muestra un mensaje
Seleccionar
un indicando que el alumno ya est
Alumno que posee matriculado y deshabilita la opcin de
matrcula en el matricular.
presente
mes
acadmico.
Buscar
y El sistema muestra un mensaje
Seleccionar
un indicando que el alumno ha dejado el
Alumno que ha idioma ms de dos meses y pregunta al
dejado el idioma usuario si desea deshabilitar todas las
ms de 2 meses.
matriculas del alumno para proceder a
realizar una reubicacin o si desea
matricular al alumno de todas maneras.
Buscar
y El sistema muestra una ventana para
Seleccionar
un seleccionar el idioma sobre el cual se
Alumno que posee desea realizar la matricula.
matrculas en ms
de un Idioma.
Seleccin de un El sistema deshabilita la seleccin en
grupo en el cual los dems grupos disponibles.
matricular.
Seleccin de grupo, El sistema habilita la opcin matricular.
ingreso de datos de
pago.

SI

Confirm
acin
SI

SI

SI

SI

SI

SI

SI

SI

PRUEBA 4. CAMBIO DE GRUPO

Jos Jos Cortijo Bellido

Pgina | 61

Prueba
P 4.1

P 4.2

P 4.3

P 4.4

Prueba
P 5.1

P 5.2

P 5.3

P 5.4

P 5.5

Prueba
P 6.1

Entrada o Accin
de Usuario
Seleccin
de
Idioma/Nivel/Modali
dad/Mes
Acadmico.
Arrastrar y soltar un
alumno (o ms) de
un grupo en otro, y
proceder a guardar.
Arrastrar y soltar un
alumno (o ms) de
un grupo en otro sin
guardar.
Arrastrar y soltar un
alumno en el mismo
grupo de origen.

Resultado Esperado del Sistema

El sistema muestra todos los grupos
creado para el Idioma, Nivel y
Modalidad para el Mes Acadmico
seleccionado y los alumno matriculados
en ellos.
El sistema el cambio de grupo de los
alumnos.

SI

El sistema no realiza ningn cambio en

el grupo.

SI

El sistema cambia el estado de la

matricula ha activado.

PRUEBA 6. INGRESO DE NOTAS

Entrada o Accin
Resultado Esperado del Sistema
de Usuario
Seleccin
de El sistema muestra los datos del
Idioma/Nivel/Moda docente a cargo del grupo y alumnos
lidad/Grupo
matriculado al grupo seleccionado
para el mes acadmico seleccionado.

Jos Jos Cortijo Bellido

SI

El sistema no registra el cambio de

grupo de los alumnos.

PRUEBA 5. ELIMINACIN DE MATRICULAS

Entrada o Accin
Resultado Esperado del Sistema
de Usuario
Bsqueda
y El sistema muestra todas las matriculas
Seleccin de un que el alumno realizo en el Idioma
alumno.
seleccionado.
Seleccin de la El sistema muestra un mensaje
opcin editar en preguntando qu accin desea realizar:
una matrcula.
Desactivar o Eliminar.
Seleccin de la El sistema muestra un mensaje
opcin Eliminar.
preguntando si desea conservar los
registros de los pagos realizados para la
matricula seleccionada. Si se selecciona
la opcin eliminar se procede a eliminar
la matrcula y los pagos realizados en
dicha matricula, Si se selecciona la
opcin conservar pago, se elimina la
matrcula y se conservan los pagos para
posteriores matriculas.
Seleccin de la El sistema cambia el estado de la
opcin Desactivar.
matricula a desactivado, este ya no es
considerado por el sistema pero el
registro queda como un histrico.
Seleccin
de
Matricula
desactivada
y
volver a desactivar
la matrcula.

Confirm
acin
SI

Confirm
acin
SI

SI

SI

SI

SI

Confirm
acin
SI

Pgina | 62

P 6.2

P 6.3

P 6.4

P 6.5

P 6.6

P 6.7

Prueba
P 7.1

P 7.2

P 7.3

P 7.4

P 7.5

P 7.6

P 7.7

Seleccin
de
Idioma/Nivel/Moda
lidad/Grupo de un
grupo con Notas
registradas.
Ingreso de Notas
completo
y
seleccin de la
opcin guardar.
Ingreso de Notas
incompleto
y
seleccin de la
opcin guardar.
Ingreso de nota
con
nmeros
mayores a 20.
Ingreso de nota
con letras.
Ingreso de nota
con NS.

El sistema muestra los datos del

docente a cargo del grupo, alumnos
matriculados al grupo y sus
correspondientes notas.

SI

El sistema registra las notas de los

alumnos con la fecha actual.

SI

El sistema no registra las notas y

muestra un mensaje indicando al
usuario que ingrese todas las notas.

SI

El sistema borra la nota, por lo que se

considera ingreso incompleto de
Notas.
El sistema borra la nota, por lo que se
considera ingreso incompleto de
Notas.
El sistema lo considera como No se
Present, el cual es un registro valido
para proceder a guardar las Notas.

SI

PRUEBA 7. MODIFICACIN DE NOTAS

Entrada o Accin
Resultado Esperado del Sistema
de Usuario
Bsqueda
y El sistema muestra el idioma al cual
Seleccin
de est matriculado o posee reubicacin
Alumno.
el alumno seleccionado y las
matrculas y/o reubicaciones que
posee el alumno con sus respectivas
notas.
Seleccin de Nota El sistema muestra los datos de la nota
individual de una seleccionada y habilita la opcin de
matrcula
o editar la nota.
reubicacin.
Cambio de datos El sistema registro el cambio de nota
de Notas completo seleccionada.
y seleccin de
opcin guardar.
Cambio de datos El sistema no registra los cambios en
de
Notas la nota y muestra un mensaje
incompleto
y indicando al usuario que debe llenar
seleccin
de todos los campos.
opcin guardar.
Ingreso de nota El sistema borra la nota, por lo que se
con
nmeros considera ingreso incompleto de los
mayores a 20.
datos de la Nota.
Ingreso de nota El sistema borra la nota, por lo que se
con letras.
considera ingreso incompleto de los
datos de la Nota.
Ingreso de nota El sistema lo considera como No se
con NS.
Present, el cual es un registro valido
para proceder a guardar el cambio de
Nota.

SI

SI

Confirm
acin
SI

SI

SI

SI

SI

SI

SI

PRUEBA 8. REGISTRO DE REUBICACIN

Jos Jos Cortijo Bellido

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Prueba
P 8.1

P 8.2

P 8.3

P 8.4

P 8.5

P 8.6

Prueba
P 9.1

P 9.2

P 9.3

P 9.4
P 9.5

Entrada o Accin
de Usuario
Bsqueda
y
Seleccin de un
alumno con que
posee
reubicaciones
y
matriculas.
Bsqueda
y
Seleccin de un
alumno que posee
matriculas.
Bsqueda
y
Seleccin de un
alumno que posee
reubicaciones.
Bsqueda
y
Seleccin de un
alumno
sin
reubicaciones
ni
matriculas.
Seleccin
de
Idioma, Modalidad,
seleccin
de
niveles e ingreso
de
notas
para
reubicaciones.
Ingreso de datos
incompletos
y
seleccin de la
opcin guardar.

Resultado Esperado del Sistema

El sistema muestra el estado del
alumno como El Alumno posee
Matriculas y deshabilita el ingreso de
reubicaciones.

El sistema muestra el estado del

alumno como El Alumno posee
Matriculas y deshabilita el ingreso de
reubicaciones.
El sistema muestra el estado del
alumno como El Alumno posee
Reubicaciones y deshabilita el ingreso
de reubicaciones.
El sistema habilita la seleccin de
Idioma y Modalidad para el ingreso de
Reubicaciones.

SI

El sistema registra la reubicacin del

alumno en cada nivel seleccionado con
su correspondiente nota por duplicado.

SI

El sistema no registra la reubicacin y

deshabilita la opcin guardar hasta que
se llenen todos los datos.

SI

PRUEBA 9. MODIFICACIN DE REUBICACIONES

Entrada o Accin
Resultado Esperado del Sistema
de Usuario
Bsqueda
y El sistema muestra el estado del
Seleccin de un alumno como El Alumno posee
alumno con que Matriculas
y
muestra
las
posee
reubicaciones realizadas.
reubicaciones
y
matriculas.
Bsqueda
y El sistema muestra el estado del
Seleccin de un alumno como El Alumno posee
alumno que posee Matriculas por lo que no se muestran
matriculas.
reubicaciones.
Bsqueda
y El sistema muestra el estado del
Seleccin de un alumno como El Alumno posee
alumno que posee Reubicaciones
y
muestra
las
reubicaciones.
reubicaciones realizadas al alumno.
Seleccin
de El sistema muestra los datos de la
Reubicacin.
reubicacin seleccionada.
Modificacin
de El sistema registra el cambio
datos completo y realizado sobre la reubicacin.
seleccin
de
opcin guardar.

Jos Jos Cortijo Bellido

Confirm
acin
SI

SI

SI

Confirma
cin
SI

SI

SI

SI
SI

Pgina | 64

P 9.6

Modificacin
de
datos incompleto y
seleccin
de
opcin guardar.

El sistema no registra el cambio

realizado sobre la reubicacin y
muestra un mensaje indicando al
usuario que ingrese todos los datos
de la reubicacin.

SI

Proceso de Capacitacin
Para el proceso de capacitacin se realiz una Exposicin sobre el Sistema de Matriculas en presencia del
personal que se encargara de operar el sistema y de la directora del Centro de Idiomas, abarcando los
siguientes temas:

Descripcin de cada uno de los Mdulos de Sistema

Gestin de Usuarios y Acceso al Sistema.
Operaciones de Registro de Docentes, Alumnos, Idiomas, Niveles y Modalidades.
Operaciones de Configuracin de Grupos, Registro de Matriculas, Reubicaciones e Ingreso

de Notas.
Generacin e Impresin de Reportes.
Instalacin del Sistema de Matriculas y Generacin de Backups.
Despus del cual se respondieron preguntas de los asistentes y se gener un video con toda la exposicin,
el cual se puso a disposicin el Centro de Idiomas.
Adems de la capacitacin al personal, se apoy en el proceso de Ingreso de Notas por parte de los
docentes en el Sistema de Matriculas del Centro de Idiomas y tambin se apoy durante el proceso de
Matriculas del Centro de Idiomas, absolviendo dudas y corrigiendo posibles errores.

Jos Jos Cortijo Bellido

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CONCLUSIONES
Acadmicas
1. Durante el desarrollo de mis Practicas Pre-Profesionales en la Direccin de Servicios Acadmicos y
Registro Central de la Universidad Andina del Cusco he llegado a comprender la importancia que
tiene las Practicas Pre-Profesionales para poder conocer acerca la realidad laboral adems de que
esta ayuda a afianzar las habilidades, destreza y conocimientos adquiridos en la universidad.
2. Esta experiencia me ha servido para identificar puntos claves que debo tener en cuenta durante mi
transicin a la vida laboral activa, cosas como los valores dentro de una organizacin, la iniciativa
propia y la auto superacin constante son puntos de consideracin que siempre deben estar
presente si se quiere mantener un desarrollo personal y laboral constante.
3. Sobre todo esta experiencia ha servido para un poco perder el miedo y la inseguridad, as como
adquirir soltura, adems de que ha contribuido a despejar parte de las dudas respecto a que camino
laboral es el ms adecuado para alcanzar mis objetivos.

Institucionales
4. El trabajo realizado en la Direccin de Servicios Acadmicos en la Universidad Andina del Cusco
abarco varios aspectos relativos a la carrera, si bien en un principio solo realice actividades de
apoyo administrativo, posteriormente realice actividades de desarrollo de software.

5. El ambiente laboral que se vive en la Universidad Andina del Cusco es propicio para el desarrollo y
el fortalecimiento de las habilidades y las relaciones sociales.

Jos Jos Cortijo Bellido

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RECOMENDACIONES
Acadmicas
1. Las Practicas Pre-Profesionales tienen el objetivo de brindar y reforzar los conocimientos
contrastando la teora con la prctica, por lo que se recomienda asignar tareas que de alguna forma
refuercen las habilidades del personal.
2. Las Practicas Pre-Profesionales brindan las puertas al desarrollo laboral y el inicio de las
actividades laborales, por lo que se recomienda poner nfasis en el desempeo laboral y el
desarrollo de las aptitudes del personal, lo que ms adelante puede abrir puertas hacia una
oportunidad laboral.

Institucionales
3. Durante la migracin de la informacin de los archivos en Excel al Sistema de Matriculas del Centro
de Idiomas de la Universidad Andina del Cusco se detect varios casos inconsistencia de
informacin (ejem. alumnos con notas desaprobatorias que pasaron al siguiente nivel cuando
debieron llevar dicho nivel nuevamente) e informacin incompleta (ejem. alumnos con notas
faltantes o nombres incompletos), si bien el sistema evita que estos casos sucedan solo lo hace con
los datos nuevos que se ingresen, mas no con los datos histricos que se migraron de los archivos
en Excel, se recomienda que estos casos sean corregidos para que la informacin de la base de
datos se mantenga lo ms integro posible.
4. Durante el proceso de capacitacin del personal se elabor un video tutorial sobre el manejo del
sistema el cual fue puesto a disposicin de Centro de Idiomas de la Universidad Andina del Cusco,
se recomienda el uso de dicho video para la capacitacin del personal que se integre
posteriormente a la institucin.
5. Si bien el Sistema de Matriculas permite consultar las notas de los alumnos de diferentes maneras
an se muestran las notas a los alumnos de la misma forma como se vena haciendo antes de la
implementacin del Sistema de Matriculas (imprimiendo las actas de notas y pegndolas en un
panel para que los alumnos busquen sus notas), se recomienda la implementacin de un mdulo de
consultas web que permita a los alumnos consultar sus notas desde un navegador web, esto
reducira en cierta medida la aglomeracin de alumnos durante el periodo de matrculas ya que
muchos de ellos acuden primero al centro de idiomas para consultar sus notas, luego se retiran para
realizar sus pagos y despus retornan a matricularse.
6. Se recomienda que se tengan en consideracin los aspectos de seguridad que brinda el sistema,
como la administracin de usuarios y la generacin de backups para mantener las buenas prcticas
de seguridad y que se subsanen las observaciones realizadas sobre la ubicacin del equipo que
cumple la funcin de servidor de base de datos.

BIBLIOGRAFA
Damin Adriel Prez Valds. (26 de Octubre de 2007). Maestros del Web. Obtenido de
http://www.maestrosdelweb.com/editorial/que-son-las-bases-de-datos/
Definicion.de. (2008). DEFINICIN DE SISTEMA. Obtenido de
http://definicion.de/sistema/
Universidad Andina del Cusco. (27 de Mayo de 2013). Presentacion: Universidad
Andina del Cusco. Obtenido de http://www.uandina.edu.pe

Jos Jos Cortijo Bellido

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Universidad del Cauca. (2001). CONCEPTOS BSICOS DE SISTEMAS DE INFORMACIN.

Obtenido de http://fccea.unicauca.edu.co/old/siconceptosbasicos.htm
Wikipedia. (27 de Mayo de 2013). Procesos para el Desarrollo de Software. Obtenido
de http://es.wikipedia.org/wiki/Proceso_para_el_desarrollo_de_software

Jos Jos Cortijo Bellido

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