Caracterizaciones Eficarga

Proceso:
PLANEACION ESTRATEGICA
Cdigo: PLNV1C5
OBJETIVO
Procedimiento Planeacin
Estratgica PLNV7PV
Cultura Organizacional (Visin,
Misin, Valores, Poltica de
Gestin)
ENTRADAS
REGISTROS
Metas Estratgicas al personal
Acta de revisin gerencial
Plan Estratgico
Anlisis DOFA
ACTIVIDADES
Misin, visin, DOFA,

Poltica y objetivos del
SGI.
Matriz DOFA
Informes de revisin
Metas estratgicas
al personal.
Informe de revisin de Toma de decisiones para nuevos planes de

Planeacin estratgica. accin.
Metas estratgicas a
los procesos.
Mantener documento maestro del plan

estratgico.
Plan Estratgico
Difusin de planeacin estratgica.
Actas de difusin de
Planeacin
estratgica
Definicin de metas estratgicas al personal.
Metas a cumplir por

cada empleado
Definicin de metas estratgicas a los

procesos.
Metas a cumplir
para cada proceso.
Efectuar revisin gerencial al Sistemas de

Gestin Integrado.
Actas de revisiones
gerenciales.
Desviaciones a criterios Tratamiento a no conformidades y Acciones

establecidos al proceso Preventivas.
Software
Hardware
Metas asignadas al
proceso
RESPONSABLES
Equipo de planeacin
estratgica
Gerencia
Papelera
PROCESO CLIENTE
Revisar coherencia y validez de: misin, visin,

Cultura
DOFA, Poltica del sistema de gestin
organizacional
integrado, objetivos del SGI, objetivos
ajustada.
estratgicos.
Identificacin del riesgo Gestin del riesgo
RECURSOS
Matrices de directrices y
requisitos
Verificacin del desempeo de los escenarios

Planeacin estratgica
de planeacin y el desempeo de la
vigente
organizacin vs. lo planeado.
Resultados de
procesos, objetivos,
metas, etc.
Personal.
Mapa de riesgos
Metas Estratgicas a los
procesos.
SALIDAS
Resultados de matrices
de directrices y
Realizar anlisis interno y externo.
requisito.
TODOS LOS
PROCESOS
GERENCIAL
Fecha ultima revisin: 13-Ags-12
PROCEDIMIENTOS
Establecer los lineamientos y

polticas que conduzcan a lograr
los objetivos acordes con la visin
y misin de Eficarga
PROCESO
PROVEEDOR
Clase de Proceso:
Elaborar informes de indicadores de gestin.

PARAMETRO DE SEGUIMIENTO
TODOS LOS
PROCESOS
Resultados de la
gestin del riesgo.
Acciones correctivas
o de mejoras
debidamente
implementadas
Informes de
indicadores de
gestin
META
% de cumplimiento de la planeacin estratgica
80% de las metas establecidas.

Medicin trimestralmente.
% de cumplimiento del Plan de accin establecido en la

revisin gerencial.
80% de las actividades

establecidas. Medicin Anual.
REQUISITOS GENERALES PARA EL PROCESO

DE NORMA
ISO 9001:2008
4.2.3 - Control de documentos
4.2.4 - Control de registros
5.1- Compromiso de la direccin
5.3 - Poltica de calidad
5.4.1 - Objetivos de calidad
BASC V3 2008
4.1 - Poltica de control y seguridad
4.2.1 - Generalidades de la
planeacin
4.2.4 - Previsiones
4.3.6. Control operacional.
DE LEY
INTERNOS
Pliza de
responsabilidad
Civil
Escritura de
Constitucin
Los estipulados en
los procedimientos e
instructivos del
proceso.
DE CLIENTES
5.4.2 Planificacin del SGC

6.1 Provisin de recursos
4.4 Verificacin, accin correctiva

y/o preventiva
4.6 Mejora continua
6.3 - Infraestructura
8.2.3 Seguimiento y medicin de
procesos
8.4 Anlisis de datos
8.5.2 Accin correctiva
ESTANDARES B
2.1 Diagnostico inicial
2.2 Poltica de Seguridad
2.3 Objetivos de seguridad
8.5.3 Accin preventiva
2.7 Manual de seguridad

7 Control de documentos y de
informacin.
Renovacin
Registro
Operador
Portuario
Registro de
existencia y
representacin
Legal
Los estipulados en
instructivos del
proceso.
Proceso:
FINANCIERA
Clase de Proceso:
Cdigo: FINV1C5
GERENCIAL
OBJETIVO
PROCEDIMIENTOS
REGISTROS
Egresos, notas de contabilidad
Instructivo para informes de Revisora Fiscal FINR4I2
Instructivo de trabajo Declaracin de renta: Preparacin Estados financieros (Balance General y Estado de
y Liquidacin FINC3I2
Resultados ( Registros de bancos).
Proporcionar informacin financiera y contable oportuna que Instructivo para pago facturas a proveedores FINC1I3 Estado de cuentas por pagar
permita a la gerencia la toma de decisiones enfocadas al
crecimiento y maximizar el valor de la empresa.
Instructivo para compras con tarjetas de crdito FINC5I1 Estado de ingresos, costos y gastos
Instructivo prstamos y anticipos a trabajadores
FINC2I2
PROCESO
PROVEEDOR
ENTRADAS
Facturas proveedores,
nminas, obligaciones
financieras, recibos de
servicios pblicos.
Talonarios de egresos,
chequeras
ACTIVIDADES
Copias de seguridad programa contable
SALIDAS
PROCESO CLIENTE
Elaborar las causaciones de todos los gastos del Egresos, Notas contables
periodo (facturas de proveedores, seguridad
Estado de cuentas por pagar
social, servicios, nominas.
Elaborar los pagos que se generen en la
empresa.
Estados financieros
Realizar copias de seguridad a programas

contables
Pagos a proveedores, de
impuestos, Transferencias de
nminas.
Conciliaciones bancarias, Transferencia de

nominas
Informacin del programa
de facturacin.
Planeacin
Estratgica
Insumos Requeridos
Cuentas de bancos conciliadas,

Nominas trasferidas
Asesoras de apoyo para la
Depreciaciones, Liquidacin de impuestos
toma de decisiones financieras
gerenciales.
Diligenciar la documentacin necesaria para las Solicitudes de crdito
solicitudes de crdito de la empresa.
debidamente diligenciadas
Realizar anlisis de la situacin financiera de la
empresa.
Informe de situacin financiera
Gestin del riesgo
Resultados de la gestin del

riesgo.
Todos los procesos
Establecer variaciones en el comportamiento de

Resultados de indicadores
los indicadores financieros.
financieros
Establecer prioridades concernientes a la
asignacin de recursos, el pago de
obligaciones, destinacin de utilidades.
Presupuestos
Elaboracin y presentacin de informe financiero

Informe Financiero
a gerencia y junta de socios.
RECURSOS
Personal.
Software
Hardware
Papelera
RESPONSABLES
Indicadores Financieros
Seguimiento
mensual a cuentas por pagar proveedores y
obligaciones bancarias
Seguimiento mensual a ingresos, costos, gastos y utilidad
Aux. Contable
Contador
Revisor Fiscal
Gerencia
META
Solidez:
Endeudamiento:
Rentabilidad:
Mayor a 1
Menor al 70%
Mayor o igual al 20%
DE NORMA
ISO 9001:2008
BASC V3 2008
4.2.4 Previsiones
4.3.5 Control de documentos
DE LEY
Registro Mercantil
INTERNOS
DE CLIENTES

5.6.3 Resultados de la revisin
6.1 Provisin de recursos
6.3 Infraestructura
8.2.3 Seguimiento y medicin de procesos
4.3.6 Control operacional

4.4 Verificacin, accin correctiva y/o
preventiva
Rut
Dec. 2649/93
Ley 43/90
Lo descrito en los instructivos y

procedimientos aplicables al
proceso.
Proceso:
COMERCIAL
Clase de Proceso:
Cdigo: CMCV1C5
OBJETIVO
PROCEDIMIENTOS
Procedimiento comercial CMCV7IV
Instructivo cotizaciones y tarifas enviadas
CMCV12IV
Mantenimiento y consecucin de
clientes, que aseguren la permanencia
y crecimiento de la empresa en el
Instructivo Asignacin Tarifas CMV15IV
mercado
Procedimiento Requisitos para Clientes

CMCV14IV
PROCESO
PROVEEDOR
ENTRADAS
Solicitud de cotizaciones
y/o servicios
Tarifas
Portafolio de servicios
Informacin de clientes
Planeacin del
Servicio Ejecucin del
Servicio Planeacin
Estratgica
GERENCIAL
REGISTROS
Encuestas Satisfaccin al Cliente
Ficha de informacin de clientes, con

sus anexos
Informes de Seguimiento a clientes

(facturacin, abonos y cartera)
Ficha de informacin general Eficarga.
Seguimiento a cotizaciones e ideas de

Cronograma visita clientes
negocios
Tarifas
Acuerdos con clientes sobre

compromisos de seguridad
Contratos y/o Acuerdos Comerciales
Actas de gestiones comerciales
Cotizaciones
Bases de datos de clientes
Oportunidades de negocios
Resultados de revisin de clientes ante

entidades como procuradura,
contralora, lista Clinton.
ACTIVIDADES
Asesora al cliente
Diseo o propuesta de nuevos negocios
SALIDAS
Recomendaciones e informes al
cliente.
Cotizaciones realizadas
PROCESO CLIENTE
Mantenimiento de clientes: Atencin telefnica Informacin para ordenes de

Servicio.
y/o personal, Consulta necesidades,
Comunicacin, Atencin de quejas y
Nuevos negocios atendidos .
reclamos, Visitas.
Confirmacin de datos (tipo de servicio, tarifa, Informes de seguimiento a
lugar, etc.)
Facturacin, abonos y cartera.
Formatos de encuestas de
Medicin de satisfaccin del cliente
satisfaccin de clientes
Resultados de encuestas de
satisfaccin a clientes.
Correos electrnicos
Actas de gestin comercial.
Publicidad y mercadeo
Oportunidades de negocios Atencin post venta
Conocimiento del cumplimiento

de los requisitos del servicio
Cartas tecnolgicas
Elaboracin y legalizacin de contratos.
Contratos legalizados
Pgina Web
Actualizar pgina Web.
Pgina Web actualizada.
Definicin de tarifas y acuerdos
Bases de datos de clientes

actualizadas
Planeacin del Servicio, - Ejecucin del

Servicio y Planeacin Estratgica
Firma de acuerdos con los clientes referentes

al compromiso con el cumplimiento de
normas de seguridad aplicables a Eficarga
Verificacin de antecedentes de clientes ante
entidades de tipo legal.
RESPONSABLES
Jefe Administrativa
Personal
Papelera
Promocin
publicidad
Software y
Hardware
Coordinadores de equipos
y
Cronogramas de visitas a
clientes
Resultados de la gestin del
riesgo.
Gestin del Riesgo

RECURSOS
Acuerdos de seguridad
debidamente firmados
PARMETRO DE SEGUIMIENTO
META
Medicin de satisfaccin de clientes.
Porcentaje de satisfaccin en un 85%. (Preguntas Cerradas)
Jefes de Operaciones
Participacin en facturacin clientes menores 20% mensual.

Seguimiento a comportamiento clientes (facturacin,
abonos y cartera)
Gerencia
Variacin facturacin mes actual & mismo mes ao anterior

superior al 5%

DE NORMA
ISO 9001:2008
DE LEY
BASC V3 2008
4.2.2 Gestin del Riesgo
4.3.5 Control de documentos
5.2- Enfoque al cliente
4.4.1 Monitoreo y medicin
5.6.2 Informacin para la revisin.
4.4.2 Accin Correctiva y

preventiva
7.2.3 Comunicacin con el cliente
4.4.3 Registros
7.5.4 Propiedad del cliente
4.6 Mejora Continua.

procesos
Estndares A

INTERNOS
DE CLIENTES
Los especificados en los

procedimientos e instructivos
aplicables al proceso.
Cumplimiento a lo pactado en los

contratos y/o cotizaciones de servicio.
Cumplimiento de
contratos
establecidos
Cdigo de
comercio
1.a Procedimientos de seguridad

4.a Verificacin par a la Precontratacin

DESCRIPCION DEL CAMBIO
Inclusin de procesos proveedores y
clientes
Cambio total de presentacin, se
cambiaron de formatos PowerPoint a
formatos Excel que permiten mejor
manejo.
Inclusin de requisitos generales
aplicables a los procesos
RESPONSABLE DEL AREA

Jefe del proceso
CONTROL DE CAMBIOS
PROPUESTO POR
Linett Segrera
Fernndez
APROBADO POR
FECHA
VERSION DEL CAMBIO
Linett Segrera Fernndez
10-Jun-09
Jefe del proceso
Linett Segrera
Fernndez
03-Ags-10
Jefe del proceso
Linett Segrera
Fernndez
15-Jul-11
Inclusin de actividades relacionadas

con el sistema de gestin y control en
seguridad
Jefe del proceso
Linett Segrera
Fernndez
13-Ags-12
Proceso:
PLANEACION DEL SERVICIO
Cdigo: SERP1C4
PROCEDIMIENTOS
OBJETIVO
Clase de Proceso:
OPERATIVO

REGISTROS
Orden de servicio
Programacin de personal
Programacin de operaciones SERP14IV
Prever y alistar oportunamente los

recursos necesarios para prestar un Atencin telefnica servicio de montacargas
SERP9IV
servicio ajustado a la calidad
acordada con el cliente
Programacin de Operaciones
Diferencia en longitudes de eslingas SERP16IV
PROCESO
PROVEEDOR
ENTRADAS
ACTIVIDADES
SALIDAS
PROCESO CLIENTE
Inspeccin preliminar para determinar

condiciones del servicio.
Decisiones sobre la
Conocer las caractersticas de la carga o del prestacin del servicio
Contratacin de servicio
servicio.
Ordenes de servicio
Listado de personal
Confirmacin de datos del servicio (lugar,

hora, tiempo de labor, a nombre de quien se Orden de servicio
elabora la factura, nmero de identificacin, y diligenciadas
direccin.
Equipos disponibles
Elaboracin de la programacin de
operaciones y personal (Asignacin de
personal, equipos y materiales).
Programacin de
operaciones y personal
Confirmacin del personal que actuar en el

servicio .
Confirmar disponibilidad de equipos
Acciones preventivas
debidamente
implementadas
Alistamiento y traslado de equipos.
Equipos en sitios de
trabajo
Ingreso de personal.
Lista de personal para

ingreso al puerto
Programacin suministro de alimentacin.
Pedidos de
alimentacin a
Proveedores
Instrucciones al personal
Personal debidamente
instruido
Planos de estiba
Comercial,
Programacin de
Talento
buques SPSM
Humano,
Mantenimiento,
y Planeacin Personal
estratgica.
Libreta de Buques
Cotizaciones de servicio
Reporte y tratamiento a oportunidades de
mejora, Acciones preventivas y correctivas
Oportunidades de
mejora debidamente
tratadas
Gestin del Riesgo
Resultados de la
gestin del riesgo.
Insumos Requeridos
Ejecucin del Servicio,

Facturacin y Cartera
Informe de indicadores
de gestin.
META
90% de los servicios prestados tenga
% de planeaciones elaboradas al mes.
planeacin del servicio.
Indicadores de gestin.
RECURSOS
Personal
Hardware
Equipos
RESPONSABLES
Utileros
Asistente de
operaciones
Supervisores
Papelera
Jefes de operaciones
Quejas de clientes por deficiencias en la planeacin del

servicio.
Inferior o igual al 1% de las

programaciones realizadas
mensualmente

DE NORMA
ISO 9001:2008
BASC V3 2008
planeacin
4.2.3 Requisitos legales y de

otra ndole.
7.1 Planificacin de la realizacin

del producto
7.2 Procesos Relacionados con el

cliente
4.4 Verificacin, accin

correctiva y/o preventiva

procesos
4.6 Mejora continua
DE LEY
INTERNOS
DE CLIENTES
N/A
Todo lo establecido en
instructivos
Requisitos del servicio
N/A

4.6 Mejora continua
Todo lo establecido en
instructivos
Requisitos del servicio
Proceso:
EJECUCIN DEL SERVICIO
Clase de Proceso:
Cdigo: SERE1C5
OBJETIVO
PROCEDIMIENTOS
Ejecutar el servicio acorde a la contratacin y

planeacin para lograr la satisfaccin del
cliente y los beneficios para la empresa
OPERATIVO
Cartas Tecnolgicas para: Halado de pallets de

banano e izado a bodega buque, Halado de
pallets de uchuva y llenado de contenedores,
Llenado de contenedores con banano a granel,
Tarja.
REGISTROS
Libreta de buques
Reporte de llenado de contenedores

Uchuva
Plano de llenado, Consolidados de

tarja (incluye los registros de
chequeo)
Reporte de condiciones inseguras
Actas de Comit Operativo
Email Clientes (recibidos y enviados)
Ordenes de servicio debidamente

diligenciadas.
PROCESO
PROVEEDOR
ENTRADAS
ACTIVIDADES
Programacin de Personal Asignacin, registro y control de tareas en frente de

y equipos
trabajo
SALIDAS
Carga debidamente
estibada en bodegas de
buques y/o contenedores
Insumos Requeridos
Cargue y/o descargue de buques y vehculos
Personal
Tarja, Monitoreo, Inspecciones de calidad.
Informes y
recomendaciones al
cliente.
Orden de servicio
Tratamientos especiales a la carga ( refrigeracin,

seleccin, empaque, entre otras)
Consolidacin de tarja.
Cartas tecnolgicas,
procedimientos e
instructivos de trabajo.
Llenado y vaciado de contenedores
Informacin para factura

y nomina.
Planos de estiba.
Preparacin de informes para clientes
Planeacin del servicio,

Planeacin estratgica, Equipos y herramientas
Mejoramiento Continuo,
Talento Humano
Descripciones de servicio
Formatos aplicables al
proceso.
Libreta de Buques
Asesoras a clientes
Supervisin del servicio
Elaborar costeos por servicio
Registros en libreta de
buques
Actas de Comit
Operativo.
Orden de servicio
debidamente consolidada
y firmada por el cliente
Comit Operativo
Informes de Indicadores
de Gestin.
Reportes de condiciones inseguras para la carga, el

trabajador, la empresa y el cliente.
Situaciones inseguras
debidamente reportadas
Reporte y tratamiento de Oportunidades de mejora y

Acciones Preventivas, elaboracin de informes de
Indicadores de gestin.
calculo de costos
operativos por servicio
Gestin del Riesgo

Consolidacin de datos del servicio
PROCESO CLIENTE
Resultados de la gestin
del riesgo.
Planeacin Estratgica, Mejoramiento

Continuo, Mantenimiento,
Facturacin y Cartera, Talento
Humano, Financiero
RECURSOS
Software (Hojas
electrnicas
programacin de
buques)
Personal
Equipos
Materiales e insumos
RESPONSABLES
Personal operativo,
Asistente de Operaciones
META
Seguimiento a costos y utilidad operativa.
Mensualmente se debe hacer seguimiento mnimo

a dos servicios representativos y la utilidad
operativa no debe ser inferior al 30%
Daos y /o averas a la carga
El 0% del total de la carga manejada

mensualmente.
Supervisores
Jefes de operaciones
Gerencia

DE NORMA
ISO 9001:2008
DE LEY
BASC V3 2008

8.3 Control de producto
no conforme
DE CLIENTES
4.2.2 - Gestin del Riesgo.

Registro
4.2.3 Requisitos legales y de Portuario
otra ndole.
7.5.1 Control de la produccin y prestacin del

servicio
7.5.5 Preservacin del producto
INTERNOS
de
Certificaciones de equipos
4.3.6 Control Operacional.
Seguros de
4.4
Verificacin,
accin vehculos
4.6 Mejora continua
Operador
equipos
Los definidos en los

procedimiento
e Los establecidos
instructivos establecidos cotizaciones.
para el proceso.
en
contratos y
Pliza RC

CONTROL DE CAMBIOS
PROPUESTO POR
APROBADO POR
FECHA
VERSION
DEL CAMBIO
10-Jun-09
Inclusin de procesos proveedores y clientes
Jefe del proceso
Cambio total de presentacin, se cambiaron

de formatos PowerPoint a formatos Excel que
permiten mejor manejo.
Jefe del proceso
03-Ags-10
Inclusin de requisitos generales aplicables a

los procesos
Jefe del proceso
15-Jul-11
Inclusin de actividades relacionadas con el

sistema de gestin y control en seguridad
Jefe del proceso
13-Ags-12
Proceso:
TALENTO HUMANO
Clase de Proceso:
Cdigo: TLHV1C5
OBJETIVO
Fecha ultima revisin: 13-Agosto-12

PROCEDIMIENTOS: Documentos
Programacin y control de capacitaciones
Hojas de vidas
Visita Domiciliaria
Evaluacin Desempeo Personal

Operativo Admn.
Instructivo de Seleccin de Personal
Procedimiento Evaluacin de desempeo
Base de datos de empleados
Actas de induccin y
reinduccin.
Reporte incidentes y accidentes
Reglamento interno de trabajo
Entrega dotacin y elementos

proteccin personal
Boletas de reclamo
Paz y Salvo Retiro personal
Reglamento de higiene y seguridad industrial
Certificacin del Logro
Actas de Reunin General
Lista de Chequeo Requisitos de

Ingreso
Programa de convivencia laboral
Control de asistencia
capacitaciones personal
Requisicin de personal
Programacin de Cursos y Charlas

Tcnicas
Instructivo para Retiro de Personal
Todos los procesos.
REGISTROS
Procedimiento de Talento Humano
Contar con personal idneo con alto grado de motivacin

Instructivo de Induccin al Personal
y sentido de pertenencia que soporte la calidad y
seguridad del servicio.
Instructivo para Trmite de Reclamo de
Boleta de Nmina
PROCESO PROVEEDOR
APOYO
ENTRADAS
ACTIVIDADES
SALIDAS
Formatos para Hojas de vida BASC
Diligenciamiento, actualizacin y control de hojas de vida.
Necesidades de capacitacin
Elaboracin y seguimiento del programa de capacitacin
Planillas de EPS; ARP y AFP
Liquidacin seguridad social
Perfiles de cargo
Elaboracin y actualizacin de manuales de funciones.
Manuales de funciones aprobados,

difundidos y entendidos por el personal.
Requerimientos del personal

(Inquietudes, reclamos, quejas, etc.)
Atencin de inquietudes, quejas y reclamos del personal.
Inquietudes y quejas de personal

debidamente tratadas.
Informacin de empleados
Manejo de base de datos de trabajadores
Base de datos de personal actualizada
PROCESO CLIENTE
Hojas de vidas actualizadas

Plan de capacitacin, Personal
capacitado, Actas de asistencias a
capacitaciones
Personal con seguridad social al da.
Formato de evaluacin de desempeo Elaboracin de evaluaciones de desempeo y toma de

y resultados anteriores
correctivos con los resultados
Personal evaluado y retroalimentado.

Programa de mejoramiento a implementar.
Formato de visitas domiciliarias y

resultados anteriores
Realizacin de visitas domiciliarias
Personal visitado
Requisicin de compra
Solicitud y entrega de dotacin.
Personal con la dotacin necesaria para

cada cargo.
Requerimiento de personal
Proceso de seleccin e ingreso de personal.
Necesidades de personal cubiertas.
Normatividad de la empresa
Velar por el cumplimiento de Reglamento interno de trabajo,

Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial, entre otras
normas.
Sanciones por incumplimientos a la

normatividad de la empresa
Terminacin de contratos laboral
Proceso de retiro de personal.
Personal debidamente retirado.
Reportes de Accidentes e incidentes

de trabajo
Reportar ante las entidades competentes, realizar investigacin, Accidentes e incidentes debidamente
analizar causas y establecer acciones correctivas.
reportados y tratados.
Requerimientos de tipo legal
Dar tratamiento a requerimientos realizados por entidades de

tipo legal como: Ministerio Proteccin social, SENA, ARP, EPS,
Demandas laborales, entre otros.
Requerimientos de entidades de tipo legal,

debidamente atendidos
Matrices de Riesgo
Gestin del riesgo
Resultados de la Gestin del riesgo
Todos los procesos
Proceso:
TALENTO HUMANO
Cdigo: TLHV1C5
RESPONSABLES
RECURSOS
Clase de Proceso:
APOYO
Fecha ultima revisin: 13-Agosto-12
META
Calificacin de desempeo individual superior al 68% del mximo y colectivo
del 70%.
Personal
Evaluacin de Desempeo
Elementos de proteccin
personal.
% Ausentismo del Personal
Hasta el 20% del total de horas/hombre trabajadas en el trimestre.
% De Cumplimiento de los Programas de Bienestar Social
Superior o igual al 70% de las actividades planeadas trimestralmente.
% De Cumplimiento de los Cronogramas de Capacitacin.
Mayor o igual al 85% de las capacitaciones programadas.
% Cumplimiento cronogramas de visitas domiciliarias.
Mayor o igual al 85% de las visitas programadas.
% De Accidentalidad
La accidentalidad debe estar entre 0 y 1 accidentes en el trimestre.
Papelera
Jefe y auxiliar de Talento Humano
Sala Capacitacin
Ayudas audiovisuales
% De Personal Capacitado
DE NORMA
ISO 9001:2008
Mayor o Igual al 70% del total de trabajadores Anualmente.

DE LEY
INTERNOS
DE CLIENTES
BASC V3 2008
Estndar 4, 4a, 4b, 4c, 4d. Parte A
Parafiscales y Seguridad
Social
Pagos de seguridad social.
Estndar 8, 8a, 8b Parte A
Copaso
Suministro de dotacin apropiada.

Dotacin.
6.2 Recurso Humano
Estndar 2.4. Parte B
Reglamento Interno de
Trabajo
6.4 Ambiente de trabajo

8.4 Anlisis de Datos
Estndar 3.1 - 3.2 - 3.3 - 3.4 - 3.5 - Reglamento de Higiene y

3.6 Parte B
Salud
Programa de Salud
Ocupacional
Todo lo establecido en los

Personal idneo para cada operacin.

Inclusin de procesos proveedores y clientes
Jefe del proceso

de formatos PowerPoint a formatos Excel que
permiten mejor manejo.
Jefe del proceso
Inclusin de requisitos generales aplicables a

los procesos
CONTROL DE CAMBIOS
PROPUESTO POR
APROBADO POR
FECHA
VERSION DEL CAMBIO
10-Jun-09
03-Ags-10
Jefe del proceso
15-Jul-11
Jefe del proceso
13-Ags-12
Proceso:
MANTENIMIENTO
Clase de Proceso:
Cdigo: MANV1C5
OBJETIVO
PROCEDIMIENTOS
REGISTROS
Mantenimiento de montacargas
Asegurar la disponibilidad de los equipos a travs de la

Instructivo para revisin diaria de
efectividad del mantenimiento, garantizando el cumplimiento de montacargas MAM1IV
los requisitos esperados por el cliente en la ejecucin del
servicio.
Manuales de fabrica de equipos
PROCESO
PROVEEDOR
ENTRADAS
Libreta de control de combustible

Actas de mantenimiento a equipos
ACTIVIDADES
SALIDAS
Diligenciamiento de planillas de equipos
Planillas de
mantenimiento
actualizadas
Indicadores de gestin
Informes de indicadores
de gestin.
Evaluacin de los equipos
Requisiciones de compras
Requisicin de repuestos y servicios
Equipos en optimas
condiciones y actas de
mantenimiento preventivo,
correctivo.
Solicitudes de
mantenimiento.
Informacin escrita en
tableros de la empresa.
Informacion de los
operadores
Planeacin y
Ejecucin del servicio
Planillas de equipos.
Realizar los mantenimientos preventivos y

correctivos
Alistamiento de equipos para operaciones
Equipos listos para

operaciones
Manuales de
mantenimiento.
Certificacin anual de equipos.
Certificados de equipos
vigentes
Libreta de buques.
Organizacin taller
Taller debidamente
organizado.
Insumos Requeridos
Tratamiento a No conformidades
Acciones correctivas y
preventivas
Gestin del riesgo
Resultados de la Gestin
del Riesgo
RECURSOS
RESPONSABLES
Personal
Mecnicos
Repuestos e insumos Jefe de mantenimiento
Econmicos
APOYO
PROCESO CLIENTE
Planeacin del Servicio,

Ejecucin del servicio
META
Parada de equipos inferior al 20% de
las horas laboradas por el equipo.
Nmero horas fuera de servicio de los equipos.

Seguimiento a consumo de combustible de montacargas
El consumo no debe superar el 10% de

lo establecido por el fabricante.

DE NORMA
ISO 9001:2008
BASC V3 2008
planeacin
6.3 Infraestructura
7.6 Control de los dispositivos de
seguimiento y medicin.


DE LEY
DE CLIENTES

procedimientos e
instructivos aplicables al
proceso.
Disponibilidad de los
equipos a la hora
requerida.
Seguros de los
equipos.
Revisin tecno
mecnicas de
equipos
Certificacin de
inspeccin de
Equipos
4.6 Mejora continua
INTERNOS

CONTROL DE CAMBIOS
Inclusin de procesos proveedores y

clientes
Jefe del proceso

de formatos PowerPoint a formatos Excel
que permiten mejor manejo.
Jefe del proceso
Inclusin de requisitos generales aplicables

a los procesos

PROPUESTO POR
Linett Segrera
Fernndez
APROBADO POR
FECHA
VERSION DEL
CAMBIO
10-Jun-09
Linett Segrera
Fernndez
03-Ags-10
Jefe del proceso
Linett Segrera
Fernndez
15-Jul-11
Jefe del proceso
Linett Segrera
Fernndez
13-Ags-12
Proceso:
COMUNICACIONES
Cdigo: CMNV1C5
OBJETIVO
Clase de Proceso:
PROCEDIMIENTOS
Norma fundamental para documentos. CMND1NV
Control documentos. CMND2PV
Tener un proceso de comunicacin en el interior y con el

exterior de Eficarga que sea claro, gil, suficiente, con
Control de registros. CMNR2PV
documentos y registros adecuados, para facilitar y coordinar
Instructivo para manejo de e-mail CMND6IV
todos los procesos
Polticas de firma y sello
PROCESO
PROVEEDOR
ENTRADAS
APOYO
ACTIVIDADES
REGISTROS
Entrada y salida de correspondencia
Listados maestros de documentos y
registros
Documentos emitidos y recibidos
Pagina Web, Correos electrnicos
SALIDAS
PROCESO CLIENTE
Doc-Reg. Internos y
Emitir, recibir, revisar, actualizar archivar y
externos, libretas
Documentos escritos
controlar documentos.
radicacin de documentos
(salidas y entradas) que
afecten la calidad del
Recibir, clasificar, tramitar y archivar registros
servicio.
Documentos por Internet
y documentos
Internet, Correos
electrnicos, Pagina Web
Todos los procesos
Emitir Boletines informativos, Manejo de

Pagina Web y Correos electrnicos
Controles de telfonos
Control de telfonos, manejo de correos

electrnicos
Publicaciones
Administracin y control del archivo general

Necesidad de comunicar
ordenes, recibir peticiones activo e inactivo de la empresa
de trabajadores y clientes,
proveedores.
Acciones de mejoras al proceso
Anlisis de datos del proceso
RECURSOS
Radios, Telfonos
Velar por el buen uso de logos
Insumos Requeridos
Control de Carteleras.
RESPONSABLES
Recepcionista
Documentos y
Registros
Responsable de
Comunicaciones
Telfono,
archivadores.
Internet, Cartelera,
Pagina Web,
Radios
Todos los procesos
Pagina Web
E-mails enviados y recibidos
Imagen de la empresa
Archivo debidamente Organizado
Resultados de la Gestin del

Gestin del Riesgo
Riesgo
Revisin aleatoria de documentos y registros.
META
Una revisin trimestral
Revisin aleatoria de documentos y registros.
Una revisin trimestral
Software y Hardware
DE NORMA
ISO 9001:2008
5.5.3 Comunicacin interna
BASC V3 2008
4.3.3 Comunicaciones
4.3.4 Documentacin del
Sistema
4.3.5 Control de Documentos

procesos
4.4.3 Registros
ESTNDARES A
8. Seguridad de Tecnologa de
informacin
ESTNDARES B
4.5 Sistema adecuado
comunicacin con supervisores,
encargados de seguridad y
autoridades nacionales y
extranjeras
7. Control de documentos y de
informacin.
DE LEY
Permisos para
portar radios
INTERNOS
Los estipulados en
procedimientos e instructivos del
proceso.
EXTERNOS
Proveedores
Control uso de logos
certificaciones
Proceso:
COMPRAS E INVENTARIO
Clase de Proceso:
Cdigo: CMPV1C5
OBJETIVO
Fecha ultima revisin: 13-AGS-12
PROCEDIMIENTOS
Procedimiento de compras CMPV9PV
Cotizaciones Recibidas
Instructivo para calificacin de proveedores

CMPV13IV
Visita proveedores alimento
Asegurar que el producto adquirido cumpla

con los requisitos de tiempo, precio, garanta Instructivo de pedido y recibo de alimentacin
CMPA2IV
y calidad especificados por la empresa
Procedimiento para manejo de inventarios de
activos fijos
PROCESO
PROVEEDOR
ENTRADAS
Calificacin de Proveedores
Banco de proveedores
Cotizacin Proveedores
Requisicin interna de
compras
Orden de compra
Control de comidas
Resultados de revisin de
proveedores ante entidades
como procuradura, contralora,
lista Clinton.
Acuerdos con proveedores sobre

compromisos de seguridad
ACTIVIDADES
proveedores
REGISTROS
Tabla de factores de criticidad
por grupo de proveedores
Listado de proveedores aprobados
SALIDAS
Solicitud o requisicin de Estudio de necesidad o conveniencia del bien a

insumos.
adquirir.
Formato de Requisicin de Solicitud de
cotizaciones a proveedores
Compra
aprobados.
Lista
de
aprobados.
APOYO
PROCESO CLIENTE
Cotizaciones aprobadas
Anlisis de cotizaciones recibidas.

Seleccin de proveedor.
Formato de Ordenes de
Elaboracin de orden de compra.
Orden de compra tramitada
Compra
Formato para evaluacin de Acuerdos de descuento y de pago, tiempos de
Cuentas por pagar
proveedores.
entrega.
Recibo y revisin de la mercanca.
Tabla de factores de criticidad.
Todos los procesos
Inventario de elementos
Resultados de
Proveedores
Formatos para
inventarios
Evaluacin
entrega
Insumos comprados
Evaluacin y seguimiento del proveedor y Proveedores y productos y/o

producto y/o servicio adquirido.
servicios evaluados
Informe seguimiento producto y
Evaluacin y seguimiento al producto
proveedores
Retroalimentacin con proveedores
Comunicaciones a proveedores
Actualizacin de inventarios.
Inventario Actualizado
de Asignacin
inventarios
de
responsabilidades
sobre
Inventarios entregados
Firma de acuerdos con los proveedores

referentes al compromiso con el cumplimiento
de normas de seguridad aplicables a Eficarga
Acuerdos de seguridad
debidamente firmados
Verificacin de antecedentes de proveedores

ante entidades de tipo legal.
Cronogramas de visitas a clientes
Todos los procesos
Proceso:
COMPRAS E INVENTARIO
Cdigo: CMPV1C5
RECURSOS
RESPONSABLES
Personal
Jefe de Compras
Asignacin
presupuestal
Jefes de Operaciones
APOYO
Fecha ultima revisin: 13-AGS-12
Seguimiento y Control de Inventarios

Identificacin de Riesgos
Clase de Proceso:
Informes de seguimiento

riesgo
Gestin del Riesgo
Seguimiento trimestral al cumplimiento de los requisitos de compra
META
El cumplimiento de los requisitos de compras

debe ser igual o superior al 90%.
Los proveedores deben alcanzar al menos el
70% a nivel general y el 60% en los tems
crticos.
Jefe Administrativa
Desempeo de los proveedores
Al menos el 90% de los proveedores a los que

se les efectu compras en el periodo deben
superar la evaluacin que se realiza al final del
ao.
Software y Hardware Gerencia

DE NORMA
ISO 9001:2008
7.4 Compras
DE LEY
BASC V3 2008
4.3.5 Control de Documentos
Facturas legales
4.4.3 Registros
4,4,2 Accin Correctiva y/o
Preventiva
Retefuente
ESTANDARES A
1,b. Asegurar que los proveedores
sigan las recomendaciones BASC. IVA
Industria y Comercio
INTERNOS
EXTERNOS

establecidos para el proceso.
Los pactados por los

proveedores
Proceso:
FACTURACIN Y
CARTERA
Cdigo: FACV1C6
OBJETIVO
PROCEDIMIENTOS
Procedimiento de facturacin
FACF2PV.
Procedimiento cartera FACC4PV
Instructivo de gestin de cobro
FACC7IV
Clase de Proceso:
APOYO

REGISTROS
Facturas
Cartas de cobro
Informes comits cartera

Facturar y recaudar los dineros
oportunamente, administrar su flujo
en la empresa y bancos.
Instructivo copia de seguridad FACF8IV Ficha de clientes para cartera
Actas de comit cartera.

Ingresos
Control de ordenes de
servicio y facturacin.
Estado de cartera
Fechas limites recibo facturacin

Gestin de Cobro
clientes
Indicadores de facturacin
PROCESO
PROVEEDOR
ENTRADAS
ACTIVIDADES
SALIDAS
PROCESO CLIENTE
Elaboracin de facturas clientes

Facturas emitidas
Facturas Proforma
Ordenes de servicio Recibo de pagos y elaboracin de ingres Recibos de cajas emitidos
Informes de indicadores
Indicador de gestin
de gestin
Programa de
facturacin.
Acciones correctivas
Reporte y tratamiento a no
implementadas
conformidades
Formato de gestin
de cobro
Cotizaciones
Informacin de
clientes
Formato para control
de ordenes de
servicio
Estado de cartera
Comercial,
Ejecucin del
Servicio,
Planeacin
Estratgica, Talento
Humano y
Insumos Requeridos
Mejoramiento
Continuo.
Atencin a clientes (personal y

telefnica)
Informe de estado de cuentas por
cobrar clientes
Estado de cuentas por

cobrar clientes actualizado
Archivo de documentos generados por

el proceso.
Informacin debidamente
organizada.
Elaboracin de copias de seguridad.

Emitir Cartas de cobro a clientes
morosos
Clientes atendidos
Copias de seguridad
actualizadas
Cartas de cobros
enviadas
Manejo de caja menor
Registros en formato de
gestin de cobro
Liderar el comit de facturacin y

cartera
comits de facturacin y
Financiera, Comercial,
Planeacin Estratgica.
Documentos de tipo
cartera desarrollados
legal suministrados por
( informes, actas, etc.)
Elaborar
listado
de
clientes
morosos
el cliente (Rut, Cmara
de Comercio,
Fotocopias de cedulas
Acciones preventivas
de ciudadana , etc.)
Implementacin de acciones preventiva
implementadas
Realizar el cobro de la cartera y dejar

registro de la gestin.
RECURSOS
Software contable
Papelera
Personal
Recomendaciones para
asignacin y
mantenimiento de crdito.
Resultados de la Gestin
del Riesgo
Gestin del riesgo
RESPONSABLES
META
Promedio de das en facturacin
Por cliente (Ver tabla anexa)
Mensajero
Asistente de
Promedio de das en entrega al cliente
Dos das hbiles.
operaciones
Responsable de carte % de facturas anuladas
5% de las facturas emitidas
30 en das y 1 en veces.
Jefe Administrativo Rotacin de cartera
Seguimiento a gestin de cobro en base de datos.
Mnimo 5 registros de cobro semanal.
Gerencia
DE NORMA
ISO 9001:2008
procesos
BASC V3 2008
4.3.5 Control de
documentos
correctiva y/o preventiva.
4.6 Mejora Continua.
8. Seguridad de tecnologa
de informacin
DE LEY
Autorizacin de
facturacin por la
DIAN:
% de Impuestos
estipulados.
INTERNOS
DE CLIENTES
Fechas de cierre de
facturacin.
Los estipulados en los

procedimientos e
instructivos del proceso.
Fechas de recibo de
facturas
Entrega de informacin
necesaria para tramites
de pago.
Entrega de informacin
necesaria para tramites
de pago.

CONTROL DE CAMBIOS
PROPUESTO POR
APROBADO POR
FECHA
VERSION
DEL
CAMBIO
Inclusin de procesos proveedores

y clientes
Jefe del proceso
Linett Segrera
Fernndez
10-Jun-09
Cambio total de presentacin, se

cambiaron de formatos PowerPoint
a formatos Excel que permiten
mejor manejo.
Jefe del proceso
Linett Segrera
Fernndez
03-Ags-10
Inclusin de requisitos generales

aplicables a los procesos
Jefe del proceso
Linett Segrera
Fernndez
15-Jul-11
Inclusin de actividades
relacionadas con el sistema de
gestin y control en seguridad
Jefe del proceso
Linett Segrera
Fernndez
13-Ags-12
Proceso: SISTEMA INTEGRAL DE GESTION SIG (CALIDAD Y

SEGURIDAD)
Cdigo: SIGV1C5
OBJETIVO
Clase de Proceso:
MEJORA
PROCEDIMIENTOS
REGISTROS
Norma ISO 9001:2008

Establecer los lineamientos y polticas que conduzcan a la satisfaccin del
cliente (interno y externo) y aseguren la continuidad de la empresa a travs
de la revisin, el control y el establecimiento de acciones de mejora.
Norma BASC V3 - 2008

Procedimiento Coordinacin y revisin del Sistema Integrado de
Gestin (SIG).
Actas de Revisin gerencial

Actas de Comits: Operativo, Admn., Cartera y
Gerencial.
Informes de Auditorias
Manual del Sistema Integrado de Gestin (SIG)

PROCESO
PROVEEDOR
ENTRADAS
ACTIVIDADES
SALIDAS
Polticas y directrices de calidad

Verificar el cumplimiento de los estndares de calidad.
y seguridad.
Recursos Asignados
Polticas, Normas, estndares y

directrices de Calidad y
seguridad.
Asegurar que las polticas, normas, estndares, y directrices

de calidad y seguridad sean difundidas entre los clientes,
empleados, y proveedores.
Actas de difusin de Polticas,

normas, estndares, directrices de
calidad y seguridad
Cultura Organizacional
Revisar coherencia y validez de: misin, visin, DOFA, Poltica Actualizacin de Cultura
del sistema de gestin integrado, objetivos del SGI.
Organizacional, Manual de SIG.
Manual de calidad
Realizar modificaciones al SIG
Procedimientos e instructivos de Auditorias internas al SGC y SGCS

trabajo, Norma ISO 9001:2008 y
BASC V 3 de 2008
Verificacin del desempeo de los SGC Y SGCS
Equipo directivo
Papelera
Software
Modificaciones al SIG
Planes de Mejoras
Todos los procesos
RECURSOS
Resultados de auditorias internas a

los sistemas de SGC y SGCS
Gestin del Riesgo

Riesgo
Resultados de proceso,
Revisiones gerenciales a SGC y SGCS
Actas de revisiones gerenciales
Seguimiento al Cumplimiento del plan de accin implementado en el acta de

revisin gerencial
Equipo de planeacin
estratgica, Coordinador del SIG
y Gerencia.
% de cumplimiento estndares BASC
Inspecciones de seguridad
Todos los procesos
Informes de resultados de
indicadores de gestin
Planeacin estratgica,
resultados de procesos,
objetivos, metas, etc.
RESPONSABLES
PROCESO CLIENTE
META
Se debe cumplir al menos en un 80%
Mnimo el 85% de los estndares

Mnimo una trimestral

DE NORMA
ISO 9001:2008
BASC V3 2008
4.1 - Poltica de control y seguridad
DE LEY
Registro en Cmara de
Comercio
INTERNOS
DE CLIENTES

5.3 - Poltica de calidad
5.4.1 - Objetivos de calidad
5.4.2 Planificacin del SGC
5.6 Revisin por la direccin
4.2.1 - Generalidades de la planeacin

4.2.4 - Previsiones
4.3.6.
Control operacional.
4.4
Verificacin,
accin correctiva y/o
preventiva
4.6 Mejora continua
ESTANDARES B
2.1 Diagnostico inicial
2.2 Poltica de Seguridad
2.3 Objetivos de seguridad
2.7 Manual de seguridad
7 Control de documentos y de informacin.
Registro en Cmara de
Comercio
Pliza de
responsabilidad Civil
Renovacin Registro
Operador Portuario
Los descritos en los procedimiento

e instructivos aplicables al proceso.
Cumplimiento con todos los

requisitos acordados.

Caracterizaciones Eficarga

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Proceso:

Misin, visin, DOFA,

Informe de revisin de Toma de decisiones para nuevos planes de

Mantener documento maestro del plan

Difusin de planeacin estratgica.

Definicin de metas estratgicas al personal.

Metas a cumplir por

Definicin de metas estratgicas a los

Efectuar revisin gerencial al Sistemas de

Desviaciones a criterios Tratamiento a no conformidades y Acciones

Revisar coherencia y validez de: misin, visin,

Identificacin del riesgo Gestin del riesgo

Verificacin del desempeo de los escenarios

Fecha ultima revisin: 13-Ags-12

Establecer los lineamientos y

Elaborar informes de indicadores de gestin.

% de cumplimiento de la planeacin estratgica

80% de las metas establecidas.

% de cumplimiento del Plan de accin establecido en la

80% de las actividades

REQUISITOS GENERALES PARA EL PROCESO

5.4.2 Planificacin del SGC

4.4 Verificacin, accin correctiva

8.5.3 Accin preventiva

2.7 Manual de seguridad

Fecha ultima revisin: 13-Ags-12

Instructivo para informes de Revisora Fiscal FINR4I2

Copias de seguridad programa contable

Realizar copias de seguridad a programas

Conciliaciones bancarias, Transferencia de

Cuentas de bancos conciliadas,

Informe de situacin financiera

Gestin del riesgo

Resultados de la gestin del

Todos los procesos

Establecer variaciones en el comportamiento de

Elaboracin y presentacin de informe financiero

REQUISITOS GENERALES PARA EL PROCESO

5.1- Compromiso de la direccin

4.3.6 Control operacional

Lo descrito en los instructivos y

Fecha ultima revisin: 13-Ags-12

Procedimiento Requisitos para Clientes

Ficha de informacin de clientes, con

Informes de Seguimiento a clientes

Ficha de informacin general Eficarga.

Seguimiento a cotizaciones e ideas de

Acuerdos con clientes sobre

Contratos y/o Acuerdos Comerciales

Actas de gestiones comerciales

Bases de datos de clientes

Resultados de revisin de clientes ante

Mantenimiento de clientes: Atencin telefnica Informacin para ordenes de

Actas de gestin comercial.

Oportunidades de negocios Atencin post venta

Conocimiento del cumplimiento

Elaboracin y legalizacin de contratos.

Actualizar pgina Web.

Pgina Web actualizada.

Definicin de tarifas y acuerdos

Bases de datos de clientes

Planeacin del Servicio, - Ejecucin del

Firma de acuerdos con los clientes referentes