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SUPORTE E
LOGSTICA DE
EVENTOS
Planejamento o que ?
Fases do evento
Documentos
Atribuies em eventos
Profa. Esp. Rosemary Lima
O processo de planejamento do
evento
O planejamento, a exemplo de qualquer atividade humana,
a primeira etapa na organizao de um evento e, se bem
realizado, o evento tem mais chances de ser bem sucedido.
o primeiro esforo organizacional que engloba todas as etapas
de preparao e desenvolvimento do evento.
Conceituamos planejamento como um processo desenvolvido
para alcanar uma situao desejada, de modo mais eficiente
e efetivo, com a menor concentrao de esforos e recursos
pela empresa.
O processo de planejar envolve um salutar modo de pensar.
Envolve indagaes , que, por sua vez, envolvem
questionamentos do tipo:
O processo de planejamento do
evento
1.Para quem?
O planejamento de um evento precisa levar em conta quem
sero os participantes pagantes ou convidados de um evento e
qual ser a expectativa de comparecimento (item essencial
para questes de oramento). O Para quem tambm tem
relao com os palestrantes que podero participar, o local a
ser escolhido, a data e o oramento.
2.O que dever ser feito?
3. Como?
O formato e a durao do evento so fatores essenciais e que
tero efeito sobre todas as consideraes. Um evento de
durao muito longa poder provocar o afastamento ou
desmotivao dos participantes, pelo seu custo e exausto.
Um evento muito breve pode deixar a desejar. Estes itens
definiro onde o evento ser realizado e conduzir de forma
definitiva o oramento.
5. Onde?
Etapas
De modo geral, podemos dizer que
um evento acontece em quatro
etapas:
Concepo Incorporao da
ideia
Pr evento: Planejar, conceber,
organizar.
Trans evento: Executar,
realizar.
Ps- evento: Avaliar, fechar.
1. Concepo
A etapa inicial de um planejamento de eventos
acontece com a concepo, que a gerao da ideia
do evento e a obteno das informaes preliminares
para o desenvolvimento do planejamento de evento.
Documentos
gerados:
Pesquisa
Campo;
Questionrio;
Briefing;
Cronograma;
de
Pesquisa de Campo
(Mercado)
Hoje, nada se cria, se lana ou se promove sem o
estudo das necessidades, interesses e desejos do
mercado. Qualquer iniciativa de marketing ter
sua origem na inteno de satisfao das
expectativas do cliente em relao a produtos e
servios.
Em relao ao evento no poderia ser diferente,
j que se constitui em uma importante estratgia
de marketing. A pesquisa de mercado ir
viabilizar elementos decisrios para a concepo
(ou no) de determinado tipo de evento, em uma
ocasio especfica.
Questionrio
Formulrio de pesquisa a ser aplicado ao
possvel pblico - alvo com vistas a
formar um ideal do evento a ser
projetado.
Briefing
Na rea de eventos, a concepo e o briefing so somente um apanhado de
informaes bsicas de direcionamento de eventos, que devem representar
praticamente um interrogatrio da expectativa e da ideia de evento do
cliente para o desenvolvimento das outras etapas do planejamento.
um conjunto de informaes e instrues facultadas e necessrias para
o desenvolvimento do planejamento de eventos. So os aspectos relevantes
do evento listados entre o organizador e o cliente.
Cronograma
Este documento fornece uma lista de atividades importantes
para que se possa estabelecer um planejamento para a
perfeita organizao do seu evento.
Adapte-o s suas necessidades e estabelea suas prprias
datas ideais e, caso existirem, datas alternativas para a
realizao do evento.
Pr- evento
a fase essencial do evento, onde haver a definio do
projeto e o planejamento de todas as atividades, bem
como o detalhamento de receitas e despesas esperadas,
com a deciso de que tipo de fornecedores e profissionais
devero ser contratados. Tambm so equacionados os
controles administrativos e financeiros. Tudo isso girar
em funo dos objetivos gerais e especficos do evento e
da previso de receitas estimadas.
Nesta fase so definidas e realizadas atividades como:
Servios iniciais
Servios de secretaria;
Detalhamento do projeto;
Outras;
Servios iniciais
So as providncias imediatas aps a deciso de
realizar o evento:
Identificao dos rgos governamentais, entidades e
empresas com interesses voltados execuo do
evento para fornecer patrocnio, subvenes, doaes
e outros;
Levantamento de nomes e confirmao de
convidados, conferencistas, autoridades, atraes,
etc.
Definio de responsabilidade de todos os
profissionais de servio envolvidos nas fases de prevento, trans-evento e ps evento;
Abertura de conta bancria especial para o evento
(receita-despesa) sob inteira responsabilidade da
empresa organizadora;
Servios de secretaria
A secretaria do pr evento responsvel por executar antecipadamente
alguns servios e atividades para compor a estrutura administrativa e
institucional do evento:
Preparao de correspondncia preliminar;
Expedio de correspondncia preliminar para as entidades
governamentais, presas e pessoas que possam colaborar de alguma forma
como evento;
Tomada de preo e confeco de material administrativo (papel, carta,
envelopes, impressos em geral e outros) necessrios para o evento;
Controle e arquivo de correspondncia recebida e expedida;
Remessa de circulares e cartas informativas para os participantes
potenciais e outros;
Recebimento, controle e classificao dos trabalhos a serem apresentados;
Recebimento, controle e confirmao de inscries;
Obteno de cadastro de pessoas que possam se inscrever como
participantes (mailing list)
Criao e execuo de fluxogramas de informaes;
Identificao, seleo e contratao de prestadores de servios necessrios
para a organizao do evento.
Detalhamento do projeto
A elaborao do pr - projeto para a organizao do evento o passo inicial,
porque apresenta, em linhas gerais, a ideia do que se pretende realizar. Para
tanto, necessrio que esse pr-projeto seja detalhado, transformando-se o
projeto do evento.
Os principais itens que devem ser focados nesse projeto e que compem a
estrutura organizacional de um evento:
Definio do produto;
Escolha do local;
Definio de data;
Elaborao de temrio e calendrio;
Identificao e anlise dos participantes;
Estratgia de comunicao e marketing;
Infraestrutura de recursos audiovisuais, materiais e servios;
Servios de transportes pra participantes e convidados;
Hospedagem dos participantes e convidados;
Programao social, cultural e turstica;
Agncias de viagens e turismo;
Recursos financeiros;
Cronograma bsico.
Definio do produto;
a etapa do evento em que so contemplados, seus objetivos, tipologia, pblico a ser
atingido e justificativa de realizao, isto , necessidades que o evento atender ao
concretizar-se.
Escolha do local;
O local no envolve apenas o espao fsico onde o evento acontecer, mas tambm a
prpria localizao geogrfica em que se encontra.
Definio de data;
Diversos cuidados devem ser tomados, tendo em vista, o calendrio promocional e a
rea geogrfica a ser atingida.
Elaborao de temrio e calendrio;
Entende-se por temrio fixao antecipada dos assuntos a serem abordados durante o
evento. Todo temrio deve apresentar um tema central, que servir de linha mestra
para o seu desenvolvimento.
Calendrio
O calendrio constitudo pela distribuio das atividades do evento em datas e
horrio. A partir da elaborao do calendrio, tem-se o chamado programa geral do
evento.
Identificao e anlise dos participantes;
Por identificao entende-se a deteco da natureza e das peculiaridades do pblicoalvo ou participantes potenciais, ou seja, saber quem , o que faz, onde vivem e outras.
A anlise, por sua vez, disseca as caractersticas dos participantes aprofundando-se no
sentido d descobrir suas principais causas de motivao e resistncia.
Documentos
gerados:
Oramentos;
Follow up;
Contratos;
Programao;
Script;
Matriz
de
responsabilidades;
Projeto.
Oramento.
O oramento composto pela
apurao de todas as despesas
para o custeio de um projeto,
alm de identificar as fontes de
recursos pra a captao de
verbas (receitas) para amparar
estas despesas planejadas. Os
oramento de despesas devero
ser
expressos
em
vrias
alternativas para estudo e
avaliao pelo interessado das
opes e deciso final, e serve
de base para o contrato de
servios.
Follow up
Follow up uma expresso em
ingls
que
significa
acompanhar
ou
fazer
o
acompanhamento.
um formulrio utilizado para
acompanhamento e avaliao
de algo j foi feito, para obter
uma resposta.
Em Eventos uma ferramenta
de auxlio no desenvolvimento
de negociaes com clientes e
fornecedores
ajudando
a
controlar prazos de entrega,
satisfao com o servio,
alteraes de oramento etc.
Contratos.
Um contrato um compromisso mtuo que obriga ao
vendedor fornecer o produto especificado e obriga ao
comprador pagar por ele. Um contrato um relacionamento
legal sujeito a recurso no tribunal. O acordo pode ser simples
ou complexo, usualmente (mas no sempre) refletindo a
simplicidade ou a complexidade do produto. A maioria das
organizaes tm polticas e procedimentos documentados
definindo quem pode assinar tais acordos em nome da
empresa, tipicamente chamado de um delegao de
autoridade para aquisies.
As questes legais, geralmente, envolvem o organizador, o
local de realizao do evento e o fornecedor. Assim, pela
delicadeza da relao, os conhecimentos do organizador iro
definir do sucesso ou fracasso do evento que est realizando.
3. CONSIDERAO
5. EXECUTVEL
Para ser executvel , um contrato deve ir de encontro com
certas exigncias como ser feito por escrito, ou deve ser para
um propsito vlido.
Recursos Humanos
Decorao;
participantes e convidados;
Buffet;
Segurana e vigilncia;
Entretenimento;
Montagem e instalaes;
Sinalizao;
Transitrio;
Seguro;
Transporte
para
Recursos Materiais:
Aluguel de automveis;
Projetor;
Ambulncia;
Rdios Comunicadores
Iluminao;
Multimdia;
Estrutura;
Apontador laser;
TV/Vdeo;
Quadro mgico;
Som;
Telefone;
Flip Shart;
Computadores
impressoras.
Programao
A
programao
de um evento
consiste
no
detalhamento de
todas
as
atividades
programadas no
decorrer
do
evento indicando
atrao, local, e
horrio de cada
acontecimento.
Script
Trata-se de detalhar no papel tudo que
acontecer em cada momento do evento, como:
quem fala (e o que fala), que hora se ilumina o
palco, que hora entra o fundo musical, paradas,
sequncias, texto entremeando a apresentao,
quem fica ou sai do palco, quando se abre/fecha
cortina, etc. Tudo em sequncia, com aes
gradativas, paralelas ou no, sucesso de
atividades, etc.
Dependendo do evento, exige-se um diretor de
palco, que faz as marcaes de presena
humana, luz, projees, iluminao, som,
efeitos especiais, etc. a imaginao e
detalhamento por escrito de tudo que ocorrer
no evento, sem deixar buracos ou espaos.
Matriz de Responsabilidades
uma espcie de organograma do evento,
mais que isso, contm a descrio de funes
e suas respectivas tarefas assim como do
momento, e sequncia de execuo de cada
uma.
Projeto
Para o planejamento e a
organizao de um evento
e a operacionalizao de
um evento, primordial
elaborar um projeto com
informaes bsicas que
direcionam
o
desenvolvimento
das
atividades necessrias
sua efetivao.
Modelo de Projeto
1. Capa
2. Ttulo (nome do evento);
5.2 Endereo
5.3 Cidade e Estado
6. Tema do evento
7. Objetivos (o que se pretende alcanar com o evento)
7.1Geral
7.2Especfico
(perfil
nmero
previsto
de
18.1 Receitas
18.2 Despesas
19. Cronograma
20. Condies Gerais
Anexos
Transevento
Transevento
Sua durao depende do tamanho do
evento, do tipo de evento, da
programao prevista, das limitaes
impostas pelo espao, entre outras
coisas.
Nesta fase importa:
Controlar Cronograma
Controlar matriz de responsabilidades.
Check list;
Check list
uma relao de providncias, tarefas ou
necessidades do evento.
possvel organizar essa lista de vrias formas:
por ordem alfabtica
por grupos de atividades afins
por setores de organizao
por circunstncia especfica (tais como check-list
da recepo, da programao social, do buffet etc)
Na verdade, o check-list deve atender s
necessidades da equipe organizadora do evento e,
por isso, deve ser formatado da maneira que for mais
eficaz.
reas do evento
Secretaria do Evento
Responsvel por todo apoio administrativo do evento, isto
, toda a infraestrutura necessria instalada no local, que
apoiar, direta ou indiretamente, a realizao do evento.
Servio de recepo
considerado o carto de visitas, por ser o primeiro
contato do participante com o clima do evento. Pode ter
postos de atendimento em aeroportos, hotis e locais onde
acontecem as atividades do evento.
Sala recepo ou sala VIP
o local onde autoridades, convidados especiais e
palestrantes so recebidos pela comisso organizadora do
evento. Deve apresentar decorao agradvel e servio de
copa.
Sala de Imprensa
o local montado e equipado para recepcionar a
imprensa e fornecer as informaes do evento.
Neste local, sero realizadas as entrevistas, o
encontro com os jornalistas para a distribuio de
briefing do dia e da relao das autoridades
presentes, convidados especiais e palestrantes.
Servio de comisses tcnicas
De acordo com o porte do evento, necessria a
montagem de salas para discusso, deliberao,
votao e aprovao de determinados aspectos ou
para grupos de trabalhos, conforme subtemas do
evento.
Ps-evento
Aps a realizao do evento. Inicia-se o processo de
encerramento, que consiste na avaliao tcnica,
administrativa e dos participantes. Isto , ocorre a
confrontao dos resultados esperados com os obtidos,
possibilitando identificar os pontos positivos e negativos
do evento.
Caracteriza-se pela desmontagem de toda a estrutura
montada na fase anterior, dos acertos financeiros e dos
pagamentos dos fornecedores. o momento tambm de
acertar as contas com o cliente (dono do evento):
devolver todos os materiais no utilizados e as
correspondncias oficiais catalogadas e arquivadas
corretamente da apresentao dos relatrios financeiros
e de desempenho evento.
Anlise e avaliao
do evento
Relatrio
O relatrio final de desempenho e
resultados, contendo basicamente
as seguintes informaes:
Programao do evento;
Histrico das atividades;
Resultado
das
pesquisas
realizadas com o pblico no incio,
durante e ao trmino do evento;
Resultado financeiro;
Promotor
O promotor do evento a pessoa ou entidade que compra a ideia do
idealizador. E assume da para frente, todos os riscos e todos os benefcios.
O promotor pode, e at comum que acontea dividir esses riscos e
benefcios com outras entidades, mas, intrinsecamente, o risco todo dele.
O promotor o dono do evento. a pessoa ou a entidade que toma as
decises fundamentais e que responde, financeira e juridicamente pelos
resultados ou consequncias do evento.
Organizador
Organizar um evento consiste em dar forma aos acontecimentos. Fazer
uma definio no que diz respeito ao quanto, como e por quem devem ser
feitas. Ao Organizador do evento cabe o trabalho de dar detalhamento ao
projeto do evento.
Produtor
A produo do evento responsvel pela execuo daquilo que ficou
definido pelo organizador. o produtor (ou a entidade responsvel pela
produo) que toma as providncias, faz compras, contrata servios, enfim,
materializa o evento, naquilo que diz respeito estrutura fsica.
O produtor , em ltima anlise, o responsvel pela materializao do
evento.
Chefe do Cerimonial/Cerimonialista
Responsvel pelo planejamento, coordenao e execuo do evento, em
todas as suas fases, alm do protocolo de implantao com as precedncias
e tratamentos de acordo com a legislao especfica, planejando o roteiro
da solenidade. Nada deve ser feito sem o seu conhecimento.
Mestre de Cerimnias
O Mestre de Cerimnias o condutor do evento. A ele compete conduzir,
com segurana, o evento, do inicio ao fim,, anunciar o roteiro que foi
traado pelo Chefe do Cerimonial, em boa postura e com voz firme.
A funo desse profissional ordenar e orientar a cerimnia. Em
determinados tipos de solenidades, comum usar um casal para conduzir
o evento, visto que, assim, a dupla poder dividir listas de nomes a serem
chamados (agraciados, formandos, etc.), tornando a cerimnia mais
atraente. Pode tambm o mestre de cerimnias elaborar a relao com os
nomes das autoridades presentes, identificar e confeccionar as nominatas
com os nomes das autoridades que devero ser citadas pelo presidente ou
anfitrio da solenidade, conferir o som, orientar as recepcionistas quanto
formao da Mesa, coordenar os garons no servio de gua para Mesa e
conduzir a cerimnia com bom desempenho.
Patrocinador
O patrocnio se caracteriza pela compra do direito de veiculao de um produto,
de uma marca ou de uma idia, associado realizao de um determinado grupo.
O pagamento feito em dinheiro, cujo promotor utiliza da maneira que achar
conveniente.
Apoiador
O apoio freqentemente confundido com patrocnio. Ambos, Apoiador e
Patrocinador contribuem para que o evento seja realizado, mas existe uma
diferena importante: o patrocinador contribui em dinheiro, que o promotor usa
como bem entender. J o apoiador contribui com produtos (mercadorias e
servios) que sejam utilizados no evento. Por exemplo, uma companhia area
pode apoiar um evento fornecendo passagens para os protagonistas
(palestrantes, convidados...) ou patrocinar o mesmo evento, pagando em dinheiro
que ser utilizado onde e como o promotor considerar mais interessantes.
O resultado, para a pessoa que apia ou patrocina um evento muito
semelhante. Para o Promotor do Evento, no entanto a diferena muito
importante: enquanto o apoio viabiliza a realizao daquele evento em especial, o
patrocnio viabiliza a realizao de tudo o que o Promotor faz, inclusive outros
projetos, porque uma contribuio mais ampla e pode ser considerado como um
resultado financeiro do evento.
Bibliografia
MATIAS,
Marilene.
Organizao
de
Eventos: Procedimentos e Tcnicas. 5
edio.Barueri, SP: Editora Manole, 2010.
CESCA, Cleuza G. Gimenez, Organizao
de Eventos. So Paulo: Summus, 1997
ZANELLA, Luis Carlos. Manual de
Organizao de Eventos planejamento e
operacionalizao. Atlas, 2010.