CONTABILIDAD GUBERNAMENTA

DEFINICIN
En su ms amplio significado, la contabilidad gubernamental, constituye el conjunto de principios y procedimientos que permiten el
registro sistemtico de operaciones, situaciones y consecuencias financieras de la administracin, para proveer el adecuado gobierno
de las organizaciones.
Es la tcnica destinada a captar, clasificar, registrar, resumir, comunicar e interpretar la actividad econmica, financiera, administrativa,
patrimonial y presupuestaria del Estado. Registro sistematizado de operaciones derivadas de recursos financieros asignados a
instituciones de la administracin pblica, se orienta a la obtencin e interpretacin de los resultados y sus respectivos estados
financieros que muestran la situacin patrimonial de la administracin pblica
IMPORTANCIA
Es una tcnica especializada a raz de crecimiento y diversificacin de las operaciones financieras que realizan los gobiernos, el monto
de los presupuestos pblicos, la variedad y cuanta de los intereses econmicos, que se manejan en los diferentes estamentos de la
administracin pblica.
El volumen de las operaciones financieras de los estados modernos, a travs de sus numerosas dependencias, agencias, servicios,
establecimientos autnomos, es tan vasto o grande, que la administracin de semejante conjunto quedara fuera de control de
cualquier gobierno, si no se dispusiera de la contabilidad como instrumento insustituible de informacin permanente, de orden y de
previsin. No podra administrarse adecuadamente un pas, si se desconoce el valor del patrimonio pblico, el monto real se sus
rentas y recursos, gastos e inversiones y dems transacciones financieras.
La importancia y desarrollo de la contabilidad oficial, va siempre aumentando en la proporcin en que la actividad del gobierno, asume
campos nuevos, y ms vastos en la vida social, econmica y cultural de la nacin. Dentro de un rgimen constitucional, los ingresos y
los gastos pblicos, deben ser previamente autorizados por el parlamento, el cual debe establecer los lmites para recaudad rentas y
para efectuar gastos.
Principios Bsicos de Contabilidad Gubernamental.
1.- Ente.
2.- Integracin de la informacin.
3.- Cuantificacin en trminos monetarios.
4.- Base de registro.
5.- Perodo contable.
6.- Costo histrico.
7.- Existencia permanente.
8.- Revelacin suficiente.
9.- Importancia relativa.
10.- Consistencia.
11.- Control presupuestario.
12.- Cumplimiento de disposiciones legales.
Definicin.
Los principios de Contabilidad Gubernamental se definen como los fundamentos esenciales para el registro de las operaciones y
presentacin de los correspondientes estados financieros, presupuestales, programticos y econmicos.
Para producir informacin til a los intereses, la contabilidad adopta el criterio de equidad que est sustentado en una base de
objetividad y veracidad razonables sobre la base de los principios de contabilidad gubernamental que se definen como los
fundamentos esenciales para el registro de las operaciones y presentacin de los correspondientes estados financieros,
presupuestales, programticos y econmicos.
Los principios de contabilidad gubernamental que identifican y delimitan a las entidades de la administracin pblica y a sus aspectos
financieros, presupuestales, programticos y econmicos son:
Ente:
Se considera ente a todo organismo pblico con existencia propia e independencia que ha sido creada por Ley o Decreto.
La entidad pblica es un organismo establecido por una legislacin especfica, la cual determina los objetivos de la misma, su mbito
de accin y sus limitaciones.
La informacin contable pertenece a entes claramente definidos que constituyen combinaciones de recursos humanos, materiales y
financieros con el fin de lograr los objetivos que se establecen en el ordenamiento jurdico que los cre.
Base de Registro:
Los gastos deben ser reconocidos y registrados como tales en el momento en que se devenguen y los ingresos cuando se realicen.
Por medio de la aplicacin de este principio al cierre de cada perodo, se habrn incluido todos los gastos que sean aplicables al
mismo, y los ingresos que se hayan recibido efectivamente.
Los gastos se consideran devengados en el momento que se formaliza la operacin, independientemente de la forma o
documentacin que ampare ese acuerdo.
Cuantificacin en trminos monetarios:
Los derechos, obligaciones y en general las operaciones que realice el ente, sern registradas en moneda nacional.
Los entes deben presentar los eventos y operaciones que lleven a cabo en moneda nacional. Uno de los objetivos de la contabilidad
es mostrar la situacin financiera del ente en trminos monetarios; la contabilidad no registra aquellos eventos que no pueden ser
valuados en unidades monetarias y que se refieren a valorizaciones subjetivas o cualitativas; sin embargo algunos de estos eventos
por su importancia requieren ser revelados a travs de notas en los estados financieros.
Perodo Contable:
La vida del ente se dividir en periodos uniformes para efecto del registro de las operaciones y de informacin acerca de las mismas.
La necesidad de conocer los resultados de las operaciones y la situacin financiera del ente, hace indispensable dividir la vida
continua del mismo en perodos uniformes.

En lo que se refiere a la contabilidad de la Hacienda Pblica, el perodo relativo es de un ao calendario.

Los principios de contabilidad gubernamental que establecen la base para cuantificar las operaciones del ente y su presentacin son:
Costo Histrico:
Los bienes se deben de registrar a su costo de adquisicin o a su valor estimado, en caso de que sean producto de una donacin,
expropiacin o adjudicacin.
Las operaciones y transacciones que la contabilidad cuantifica al considerarlas realizadas, se registran segn las cantidades de dinero
que se afecten o a la estimacin razonable que de ellas se haga.
Los Estados Financieros, bajo este principio, muestran los valores y costos en fechas anteriores y no los actuales segn el mercado.
Existencia Permanente:
Se considera que el ente tiene vida permanente, salvo modificacin posterior de la Ley o Decreto que lo cre en la que se especifique
lo contrario.
Control Presupuestario:
Corresponde al sistema contable el registro presupuestario de los ingresos y egresos comprendidos en el presupuesto del ente as
como su vinculacin con el avance fsico financiero de los proyectos programados.
Es necesario que exista un sistema de registro contable que combinado con la medicin del avance fsico, proporcione informacin
oportuna y confiable acerca de la ejecucin presupuestaria, con la finalidad de evaluar los resultados obtenidos respecto de los
objetivos previstos al iniciar el ejercicio.
As mismo, resulta indispensable que el sistema contable del ente incluya en sus procedimientos, la verificacin de la disponibilidad
suficiente para cada rubro de gastos, antes de contraer compromisos que afecten al mismo.
Los principios de contabilidad gubernamental que se refieren a la informacin son:
Revelacin Suficiente:
Los estados financieros presupuestales y patrimoniales deben incluir la informacin suficiente para mostrar amplia y claramente la
situacin financiera, presupuestal y patrimonial del ente.
Es indispensable que los estados arriba sealados muestren la informacin necesaria relativa a la situacin financiera presupuestal y
patrimonial y los resultados de las operaciones del ente, inclusive, si es necesario, dichos estados se acompaarn de notas
explicativas de informacin, que sea conveniente revelar con el fin de que los usuarios estn suficientemente informados.
Integracin de la Informacin:
Cuando se integren informes financieros independientes en uno solo, deben eliminarse las transacciones efectuadas entre las distintas
unidades o entes, y los estados financieros no deben de reflejar un supervit o dficit originados entre ellos.
Los principios de contabilidad gubernamental que abarcan las clasificaciones anteriores como requisitos generales de un sistema son:
Importancia Relativa:
Los estados financieros presupuestales y patrimoniales deben revelar todas las partidas que son de suficiente importancia para
efectuar evaluaciones o tomar decisiones.
La informacin procesada por el sistema contable y especialmente la presentada en los estados financieros, presupuestales y
patrimoniales, debe incluir los aspectos importantes o significativos del ente susceptibles de ser cuantificables en trminos monetarios.
De acuerdo con este principio, es necesario tener en cuenta la relacin que guarden entre s las diversas situaciones que se
presentan, para conforme a su monto y naturaleza, darles la aplicacin debida. En tales circunstancias, lo fundamental para
determinar los lmites de las partidas de poca importancia ser el equilibrio entre la utilidad de la informacin, el grado de detalle de
la misma, la naturaleza de la partida y su monto.
Consistencia o Comparabilidad:
Las polticas, mtodos de cuantificacin y procedimientos contables deben ser los apropiados para reflejar la situacin del ente,
debiendo aplicarse con criterio uniforme a lo largo de un perodo y de un perodo a otro.
La observancia del principio de consistencia no hace imposible el cambio en la aplicacin de los principios, mtodos de cuantificacin
y procedimientos contables, sino que exige que cuando se efecte un cambio que afecte la comparabilidad de la informacin, se
revele claramente en los estados financieros: su motivo, justificacin y efecto.
Cumplimiento de disposiciones legales:
El ente debe de observar las disposiciones legales que le sean aplicables en toda transaccin, en su registro y en general, en
cualquier aspecto relacionado con el sistema contable y presupuestal.
El sistema de contabilidad gubernamental debe hacer posible:
a) Mostrar que se ha dado cumplimiento a todas las disposiciones legales, y
b) Determinar adecuadamente los hechos, exponiendo plenamente su efecto en la posicin financiera y los resultados de las
operaciones del ente contable.
Si se presenta conflicto entre las disposiciones legales y los Principios Bsicos de Contabilidad Gubernamental, se dar preferencia a
las primeras. Sin embargo, hasta donde sea posible el sistema deber permitir la presentacin de la posicin financiera en forma
razonable y los resultados de operacin, de conformidad con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.
PRINCIPIOS Y CONVENCIONES EN QUE SE FUNDAMENTA LA CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL EN VENEZUELA
a)
Sujecin a la ley
Tanto el sistema general como los procedimientos auxiliares y especiales de la contabilidad oficial deben ceirse a las disposiciones
constitucionales y las leyes vigentes, as como a las respectivas estructuras administrativas, buscando, en todo caso, las mejores y
adelantos tcnicos que permiten unificarlas, para los fines de centralizacin.
La normativa procedimental est consignada en los Reglamentos Publicaciones Oficiales de la Contralora General de la Repblica.
b) Adaptacin a la estructura administrativa
Debe adaptarse a la estructura administrativa de la correspondiente entidad, cuyas operaciones y situaciones trata de reflejar. Es
posible que muchos de los servicios administrativos y de las normas legales que los rigen requerirn modificaciones y reformas, pero
estas solo pueden ser ordenadas por el legislativo o el ejecutivo; mientras tanto, los programas de contabilidad deben someterse a las
disposiciones en vigor, a la estructura gubernamental y a las prcticas administrativas existentes.

c)
Aplicacin de la partida doble
Es necesario destacar que, para los fines de la contabilidad gubernamental, es no slo conveniente sino indispensable la aplicacin
del principio de la partida doble.
Es fundamental la necesidad de la aplicacin del principio digrfico para cualquier sistema moderno de contabilidad, conviene formular
algunas aclaraciones y ciertas salvedades al respecto, en lo que tocante a las cuentas oficiales.
Dentro de la organizacin administrativa de los gobiernos existen numerosas dependencias que realizan operaciones elementales y
uniformes, que bien pueden registrarse mediante simples relaciones de partida sencilla, pero dentro de la contabilidad general del
respectivo ente pblico, tosa operacin o transaccin, cambio o mutacin puede o debe tener registro digrfico.
d) Universalidad, unidad y uniformidad
Estos principios en que se fundamenta la contabilidad integral del estado, exigen que el sistema contable central sea uno solo y
abarque, en ultimo termino, todas las cuentas de la administracin pblica, incluyendo institutos, establecimientos autnomos,
empresas, fondos, servicios pblicos, haciendas estadales y municipales, en forma concordante con el conjunto de procedimientos
auxiliares que se prescriban para cada tipo de dependencia o entidades.
La universidad de la contabilidad pblica, tiene restricciones que fijan el lmite o marco convencional de su proyeccin o alcance.
En cuanto a las riquezas naturales (baldos, playas y bosque, minas y yacimientos etc.) son por su ndole imponderables y por
consiguiente no es factible expresar su valor en cifras, ya que es imposible su evaluacin, lo cual por otra parte, seria inoperante, pues
no se trata en este caso de formar un balance de los recursos econmicos de la nacin, sino de presentar las situaciones financieras
y patrimoniales del fisco.
La contralora General de la Repblica ha sostenido la tesis de que la contabilidad del estado ha de ser integral, las finanzas del
estado deben considerarse como un todo, sin perjuicio de la natural divisin de sus actividades, la separacin legal de presupuestos y
patrimonios de las entidades de derecho pblico y sin menoscabo de la descentralizacin de muchos de sus servicios.
Una presentacin contable parcial e inconexa de los diversos sectores de la administracin pblica no solo impide la apreciacin de
las situaciones generales y de sus problemas especficos, sino que hace muy difcil la solucin de estos ltimos.
La unificacin contable requiere la normalizacin de los sistemas en cuanto a la estructura de los balances y la nomenclatura de
cuentas de las entidades de derecho pblico y de sus dependencias, pero conservando, la amplitud y elasticidad necesarias que
demanden las modalidades especiales de los distintos servicios del gobierno y sus entes descentralizados a los niveles nacionales,
regionales y locales.
El sistema contable debe ser de aplicacin uniforme, en el sentido de que los procedimientos que han de utilizarse en las
dependencias que realizan las operaciones, sean los mismos que deben emplearse para la centralizacin a nivel nacional, con las
variaciones que exige la tcnica de consolidacin.
e)
Valoracin de los bienes y obligaciones
La contabilidad del estado debe reflejar el valor de los bienes pblicos con cifras actualizadas y no histricas o convencionales, ya que
tales activos se valorizan o desvalorizan a travs del tiempo.
f)
Incorporacin de los Institutos Autnomos y Empresas del Estado.
La Ley Orgnica de la Hacienda Pblica Nacional dispone que los bienes pertenecientes a los institutos o Establecimientos Oficiales
Autnomos no estn sometidos al rgimen fiscal ordinario previstos para los bienes nacionales, pero es necesario advertir que el
patrimonio neto de aquellos entes en todo caso pertenece a la Nacin. En efecto, la independencia que a tales entidades concede la
ley, debe entenderse en cuanto a la administracin y disposicin de los recursos econmicos de que se les dotado, a los fines de
servicios pblicos que motivaron su creacin, pero ello no desvincula el derecho de pertenencia por parte de la nacin.
g)
Separacin de los grupos de cuentas y estructura sui gneris de los balances
Es claro que debe existir una diferenciacin entre el grupo de cuentas que indican los recursos inmediatos del tesoro, con los cuales
se puede atender el pago de gastos y otras obligaciones a corto plazo y el grupo de las que representan activos fijos o inversiones
permanentes de carcter patrimonial, de las cuales no puede disponerse para erogaciones ordinarias sin previa autorizacin legal. En
cuanto a la deuda pblica y dems obligaciones a largo plazo o diferidas, deben pesar contablemente sobre el patrimonio. Tanto los
activos patrimoniales como los dems pasivos a largo plazo deben figurar en las cuentas de la Hacienda. Es de aclarar que en la
anterior convencin es de orden contable para la estructura de los balances, puesto que, en realidad, el pago de la deuda pblica debe
atenderse con el producto de las rentas futuras y no con el patrimonio.
Siendo indispensable enfrentar las rentas ordinarias y los recursos extraordinarios, con los gastos del gobierno, a lo largo de cada
vigencia fiscal, es preciso que los rubros correspondientes constituyan un grupo de cuentas transitorias, denominadas Cuentas del
Presupuesto se permitan la demostracin del ejercicio.
h)

Clasificacin de las Cuentas Oficiales

Este se clasifican de acuerdo a:

La naturaleza de los activos y los pasivos

El grado de liquidez o situacin financiera

A las necesidades de las cuentas de resultado

A la estructura administrativa
Los sistemas contables deben organizarse de manera que muestran que las transacciones del gobierno se han realizado de acuerdo
con las disposiciones legales vigentes.
Las cuentas que demuestren gastos en efectivo y los compromisos contrados, deben relacionarse con las cuentas presupuestadas,
que entraan solicitudes de autorizacin de nuevos gastos.

Las cuentas deben llevarse de modo que permitan determinar si son adecuados los medios para asegurar, el buen manejo de los
fondos y bienes pblicos, cuya misin esta confiada a funcionarios administrativos. A dems deben llevarse en forma que permita su
comprobacin por auditores externos, incluyendo todos los libros, cajas y fondos, valores y bienes.
i)

Otros Requerimientos de la Contabilidad Integral del Estado

A dems de los fundamentos ya expresados, que tienden a la demostracin integral de las finanzas pblicas a travs de unidad y la
universalidad de los procedimientos contables, se considera hacer mencin de ciertas cuestiones bsicas para el logro de los
objetivos propuestos.
El buen xito de un sistema unificado de contabilidad consiste en su sencillez y claridad, as como su versatilidad y posibilidad de
adaptacin; deben regirse por normas definidas, ser de fcil implantacin en las unidades primarias que realizan las operaciones y
estructurarse para facilitar los procesos de la centralizacin contable.
j)
La ubicacin de la Contabilidad General de la Nacin
El registro inicial de las operaciones es un acto que, naturalmente, compete a las dependencias y organismos que las efectu; pero la
direccin de la contabilidad, la preinscripcin del sistema, el examen de las cuentas, y su certificacin previa deben corresponder a
organismos determinados, en cada estamento de la administracin.
En Venezuela por mandato legal, la centralizacin de la contabilidad nacional est a cargo de la Contralora General de La Repblica.
CLASIFICACIN DE LAS CUENTAS OFICIALES
Es indispensable contemplar los siguientes aspectos para la clasificacin de los rubros y el orden de su presentacin en el Balance:
1.

Clasificacin segn la naturaleza de los activos y pasivos:

La clasificacin de las cuentas del balance, segn su naturaleza, es uno de los principales generalmente aceptados. Sin embargo la
nocin de naturaleza de los bienes y obligaciones a veces se conjuga con la de uso o destino y con los dems conceptos que pasa a
enumerarse.
2.

Clasificacin segn el grado de liquidez:

El gobierno necesita darse cuenta de cul es la situacin financiera inmediata del tesoro. Un balance presentado exclusivamente con
base en el criterio de clasificacin por naturaleza no sera aprovechable para esta finalidad.
3.

Clasificacin segn las necesidades de las cuentas de resultado:

Si no se establecieran mecanismos que permitan entrelazar las cuentas del activo y el pasivo corriente, las rentas y los gastos, los
bienes patrimoniales fijos y las obligaciones a largo plazo, sera imposible utilizar todos estos elementos para producir las cuentas de
resultado, intermedias y finales.
4.

Clasificacin segn la estructura administrativa:

El balance es el reflejo econmico y financiero de la Administracin Pblica, cuya organizacin obedece a normas jurdicas y a
prcticas consuetudinarias. En tal virtud, deben guardarse el orden existente en la estructura administrativa para los efectos de la
descomposicin de ciertas cuentas del balance.
Otros organismos pblicos como los Institutos y Establecimientos Autnomos, Fondos y Empresas del Estado, por el hecho de tener
sus propios estatutos jurdicos y gozar de independencia administrativa, exigen rubros especiales dentro del balance, debidamente
sub-clasificados por actividades econmicas.